KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR® HANDBOEK 2012
Transcript of KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR® HANDBOEK 2012
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR®
HANDBOEK 2012 Leidraad voor het Keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar
1 oktober 2012
Uitgave van:
KVNW
Overgoo 13
2266 JZ Leidschendam
Postbus 262
2260 AG Leidschendam
Telefoon: 070-7621060
E-mail: [email protected]
Website: www.kvnw.nl / www.mijnkvnw.nl
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 2
Inhoudsopgave
Deel I ........................................................................................................................................................ 3
Voorwoord .............................................................................................................................................. 3
1. Waarom dit Keurmerk? ................................................................................................................... 4
2. Voorwaarden Keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar ................................................................ 6
DEEL II .................................................................................................................................................... 14
3. Achtergrond KVNW Register Wijnhandelaar ................................................................................ 14
3.1. Meerwaarde .......................................................................................................................... 14
3.2. Samen voor kwaliteit ............................................................................................................. 15
3.3. Aanleiding actualisatie 2012 ................................................................................................. 16
3.4. Wat is Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen? ........................................................... 16
3.4.1. MVO in de wijnsector .................................................................................................... 17
4. KVNW Register Wijnhandelaar® .................................................................................................... 18
4.1. Uitgangspunten ..................................................................................................................... 18
4.2. Licentie en certificaat ............................................................................................................ 19
4.3. Vrijstellingen certificatieonderdelen ..................................................................................... 19
4.4. Communicatie en publiciteit ................................................................................................. 20
5. Procedures ..................................................................................................................................... 21
5.1. Procedurestappen ................................................................................................................. 21
5.2. Certificerende instantie ......................................................................................................... 23
5.3. Duur en frequentie controleonderzoek ................................................................................ 23
5.4. Kosten .................................................................................................................................... 23
5.5. Aansprakelijkheid .................................................................................................................. 24
5.6. Conflicten .............................................................................................................................. 24
Bijlage A Controlelijst Hygiënecode KVNW Register Wijnhandelaar ............................................... 26
Bijlage B Begrippenlijst ..................................................................................................................... 28
Bijlage C Relevante links ................................................................................................................... 31
Bijlage D Website mijnkvnw.nl ......................................................................................................... 32
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 3
Deel I
Voorwoord
Werken in de wijnbranche is uitdagend. Als handelaar in wijn zult u deze stelling waarschijnlijk wel
onderschrijven. De wereld om ons heen is in ontwikkeling en consumenten stellen andere en
scherpere eisen. Als branchevereniging van 113 jaar oud gaat de KVNW uitdagingen niet uit te weg.
Juist door eerlijk de dynamiek onder ogen te zien wil de KVNW continu blijven werken aan
verbetering van kwaliteit en dienstverlening. Dit doen we ondermeer door het keurmerk KVNW
Register Wijnhandelaar grondig te actualiseren.
Het keurmerk “KVNW Register Wijnhandelaar” biedt leden van de KVNW sinds 2001 de mogelijkheid
een beschermd en onderscheidend kwaliteitsmerk te voeren. Dit keurmerk geeft uzelf de zekerheid
dat uw bedrijfsprocessen conform regelgeving zijn ingericht maar biedt vooral ook aan uw afnemers
de garantie dat ze zaken doen met een betrouwbare en deskundige wijnhandelaar. Nadat in 2006
voor het laatst de voorwaarden zijn aangepast, is nu het moment aangebroken om het geheel te
actualiseren. In de eerste plaats is dit gedaan door de meest recente versie van de Hygiënecode en
Reclamecode te integreren in de voorwaarden. Maar er is het afgelopen decennium meer veranderd.
Uit onderzoek dat Trendbox in 2011 deed voor de KVNW bleek dat 80% van de consumenten
verwacht dat producten op een duurzame wijze geproduceerd worden. Deskundigen verwachten dat
deze trend zeker zal doorzetten en ook de wijnbranche niet voorbij zal gaan. De KVNW wil zich
proactief opstellen en haar leden optimaal faciliteren. Wij zijn ons bewust van de maatschappelijke
verantwoordelijkheid die we als wijnhandelaren hebben en zetten ons actief in voor een duurzame
ontwikkeling van de wijnbranche.
Veel wijnhandelaren hebben, sommigen zelfs onbewust, al een begin gemaakt met Maatschappelijk
Verantwoord Ondernemen (MVO). Omdat MVO een integraal onderdeel is geworden van kwaliteit
wil de KVNW dit verder vormgeven en stimuleren. Niet door ‘iets aan MVO te doen’ maar door ‘MVO
te zijn’ willen wij een positieve bijdrage leveren. Niet iedereen is gelijk, veel van u hebben een eigen
specialiteit. Met deze diversiteit is rekening gehouden. Toch ben ik er van overtuigd dat vragen als
‘welke keuzes maakt u inzake het transporteren van uw wijn?’ of ‘op welke wijze hebt u rekening
gehouden met de arbeidsomstandigheden binnen het bedrijf van uw producent?’ nuttig zijn voor ons
allemaal.
KVNW Register Wijnhandelaar zijn is niet vrijblijvend. U onderscheidt zich van wijnhandelaren zonder
dit keurmerk. Dit brengt, zoals we verwachten, niet alleen een groei aan bedrijfsactiviteiten met zich
mee, maar geeft u ook een voorbeeldfunctie binnen de wijnbranche. Laten we ons inspannen om de
komende jaren verder te groeien en ontwikkelen. Zo maken we onze bedrijven toekomstbestendig,
garanderen we kwaliteit, staan we sterk wanneer er onverhoopt toch incidenten voordoen en blijven
we genieten van ons vak.
KVNW
P.F.L. van Houtert, voorzitter
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 4
1. Waarom dit Keurmerk?
Elke wijnhandelaar wil en moet zich kunnen onderscheiden. De veranderende wet- en regelgeving,
toenemende verwachtingen en eisen van afnemers op het gebied van onder andere duurzaamheid
en kwaliteit in het verlengde van zich kritisch opstellende consumenten spelen hierbij een belangrijke
rol. Certificering door de Koninklijke Vereniging van Nederlandse Wijnhandelaren (KVNW) en het
voeren van het daarbij behorende keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar leveren aan dit streven
een belangrijke bijdrage.
Het Handboek en de voorwaarden uit 2006 zijn, waar relevant, aangepast en geactualiseerd om
zodoende onderscheidend te blijven en de KVNW Register Wijnhandelaren hierin te ondersteunen.
Op deze manier blijft er aansluiting bij maatschappelijke ontwikkelingen, actualiteit en de
veranderende wet- en regelgeving. In 2012 zijn daar aanpassingen bijgekomen welke resulteren in
deze huidige geactualiseerde uitgave. In gezamenlijk overleg met de leden, het bestuur en experts is
besloten om het kwaliteitsonderwerp Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) en/of
Duurzaam Ondernemen verder te integreren in het Handboek en de voorwaarden voor KVNW
Register Wijnhandelaren. Dit houdt in dat enkele voorwaarden zijn herschreven, bijgewerkt en/of
toegevoegd. De laatste versies van de Hygiënecode en Reclamecode zijn eveneens opgenomen. Om
wijnhandelaren bij te staan wordt op de website www.mijnkvnw.nl aanvullende informatie gegeven.
Hier kunnen leden bovendien alle relevante documenten downloaden en eigen gegevens ten aanzien
van de registervoorwaarden bijhouden. Daarnaast zijn er op dit online platform instrumenten
opgenomen om leden te helpen invulling te geven aan de voorwaarden voor het keurmerk.
De voorwaarden waaraan een lid moet voldoen om het recht te verkrijgen de titel “KVNW Register
Wijnhandelaar” te mogen voeren betreffen:
1. Arbeidsomstandigheden, gezondheid en veiligheid
2. Werkgelegenheid en verhouding tussen werkgever en werknemer
3. Opleiding, onderwijs en ontwikkeling personeel
4. Bescherming gezondheid en veiligheid klanten en consumenten
5. Inkoopvoorwaarden
6. Naleving en klachtenafhandeling
7. Transparantie en eerlijke communicatie
8. Privacy klant en consument
9. Milieu, afvalverwerking, energie en water
10. Transport en logistiek
11. Administratieve bedrijfsvoering en verantwoording afleggen
12. Stakeholders en ketenbeheer
Iedere wijnhandelaar die lid is van de KVNW wordt geacht “KVNW Register Wijnhandelaar” te
worden.
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 5
Het mogen voeren van het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar betekent dat de wijnhandelaar
voldoet aan een aantal omschreven kwalitatieve voorwaarden met betrekking tot de bedrijfsvoering,
zoals kwaliteit van aangekochte en geleverde wijnen, transport, milieu, inkoopvoorwaarden en
voedselveiligheid. Dit is verwoord in de licentieovereenkomst die de KVNW individueel sluit met
iedere Register Wijnhandelaar. De voorwaarden zijn in de eerste plaats gebaseerd op
kwaliteitsnormen als HACCP, BRC, IFS en ISO 9001/22000 (zie bijlage ‘Begrippenlijst’). Daarnaast zijn
er voorwaarden toegevoegd op MVO-gebied.
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 6
2. Voorwaarden Keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar
De voorwaarden waaraan een lid moet voldoen om het recht te verkrijgen de titel “KVNW Register
Wijnhandelaar” te mogen voeren betreffen de onderstaande punten.1 Tevens maken deze
voorwaarden deel uit van de driejaarlijkse externe controle door de certificerende instantie. Op
onderstaande onderwerpen zijn criteria en inspanningsverplichtingen opgenomen. Deze punten
worden in dit hoofdstuk nader toegelicht.
Onderwerpen:
1. Arbeidsomstandigheden, gezondheid en veiligheid
2. Werkgelegenheid en verhouding tussen werkgever en werknemer
3. Opleiding, onderwijs en ontwikkeling personeel
4. Bescherming gezondheid en veiligheid klanten en consumenten
5. Inkoopvoorwaarden
6. Naleving en klachtenafhandeling
7. Transparantie en eerlijke communicatie
8. Privacy klant en consument
9. Milieu, afvalverwerking, energie en water
10. Transport en logistiek
11. Administratieve bedrijfsvoering en verantwoording afleggen
12. Stakeholders en ketenbeheer
1 De voorwaarden van de licentieovereenkomst kunnen door het Bestuur van de KVNW worden herzien. Jaarlijks worden de
ervaringen geëvalueerd en kunnen de voorwaarden, indien nodig, worden aangepast. De voorwaarden zijn in oktober 2012 bijgewerkt en geactualiseerd.
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 7
1. Arbeidsomstandigheden, gezondheid en veiligheid
Een KVNW Register Wijnhandelaar draagt zorg voor de veiligheid en gezondheid van klanten,
werknemers en direct omwonenden door gebruik te maken van veilige faciliteiten,
technologieën en werkwijzen en door voorbereid te zijn op calamiteiten. Met betrekking tot
specifiek werknemers draagt een KVNW Register Wijnhandelaar zorg voor het welzijn door
voorzieningen, verantwoorde arbeidsomstandigheden en mogelijkheden te bieden voor
persoonlijke ontwikkeling. Een KVNW Register Wijnhandelaar heeft de beschikking over de
ARBO catalogus Wijn en geeft hier uitvoering aan.
De voorwaarden zijn:
A. De onderneming heeft de beschikking over de ARBO catalogus Wijn
B. Daaruit is de voor de eigen organisatie gekozen toepassing vastgelegd
C. Uit interviews met medewerkers blijkt implementatie
2. Werkgelegenheid en verhouding tussen werkgever en werknemer
Een KVNW Register Wijnhandelaar draagt zorg voor het welzijn van haar werknemers door het
bieden van werkgelegenheid en het nakomen van de contractuele verplichtingen. Voorts
draagt een KVNW Register Wijnhandelaar zorg voor het welzijn van haar werknemers door
goede sociale voorzieningen en het vastleggen van rechten en plichten tussen de werkgever en
de werknemer in een arbeidsovereenkomst en eventuele voorwaarden, een functie en/of
taakomschrijving en door het uitvoeren van beleidsmaatregelen gericht op gelijke kansen,
elimineren van discriminatie en achterstelling van werknemers. Een KVNW Register
Wijnhandelaar dient de CAO Drankenindustrie te volgen, tenzij de KVNW Register
Wijnhandelaar onder een andere werkingsfeer en daaraan gekoppelde CAO opereert.
KVNW Register Wijnhandelaren worden aangeraden te werken met functieomschrijvingen
voor medewerkers en zij worden gestimuleerd te werken met functioneringsgesprekken en
beoordelingsgesprekken.
De voorwaarden zijn:
A. De interne werkwijze getuigt van constructieve samenwerking / ontwikkeling
B. De van toepassing zijnde CAO wordt nageleefd2
C. De sociale voorzieningen en samenwerkingsmodellen zijn vastgelegd per functie
2 Eventuele afwijkingen van de CAO (al dan niet met officiële dispensatie van de Vaste Commissie) worden door
de auditor gerapporteerd maar vormen geen beletsel voor de certificering.
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 8
3. Opleiding, onderwijs en ontwikkeling personeel
De KVNW Register Wijnhandelaar beschikt, of kan (intern) beschikken, over voldoende
vakbekwaamheid, opleidingsplannen en wijnkennis. Hieraan is bijvoorbeeld voldaan wanneer
de ondernemer of diens medewerkers beschikken over door de Stichting WijnExamens
Nederland (SWEN) erkende diploma’s. Ook de opgedane praktijkervaring is van belang.
Daarnaast kan de KVNW Register Wijnhandelaar aantonen dat medewerkers de mogelijkheid
krijgen om passende opleidingen te volgen die aansluiten bij de competenties van die
medewerkers.
Een KVNW Register Wijnhandelaar kan dit aantonen door aan de hand van de
opleidingsbudgetten die ingezet worden. Deze opleidingsbudgetten worden ingezet om
enerzijds vakkennis bij te houden en anderzijds oog te hebben voor ontwikkelings- en
opleidingsmogelijkheden voor personeel.
De voorwaarden zijn:
A. Binnen de onderneming is voldoende vakbekwaamheid met betrekking tot wijn
aanwezig (bijvoorbeeld SWEN)
B. Er zijn opleidingsplannen en –budgetten en het effect ervan wordt getoetst
C. Binnen de onderneming is ten minste één persoon verantwoordelijk voor het
deelnemen aan Education Permanente
4. Bescherming gezondheid en veiligheid klanten en consumenten
Naleving
Een KVNW Register Wijnhandelaar draagt zorg voor de ontwikkeling, naleving en continue
aanscherping van beleidsmaatregelen om zeker te stellen dat de gezondheid en veiligheid van
afnemers van producten of diensten niet in gevaar worden gebracht.
Een KVNW Register Wijnhandelaar heeft de Hygiënecode voor de Wijnsector van het
Productschap Wijn aantoonbaar ter beschikking. De Hygiënecodes betreffen zes typen
wijnhandelaren:
1. Agenturen
2. Flessenimporteurs: handelaren die wijn op fles inkopen en vervolgens de wijn in deze
vorm op de Nederlandse markt brengen.
3. Bottelaars: handelaren die wijn in bulk inkopen om deze vervolgens in Nederland te
bottelen.
4. Verwerkers: handelaren die wijn in Nederland verwerken tot gearomatiseerde wijn,
waarbij diverse aroma’s en kruiden gebruikt worden.
5. Vruchtenwijnproducenten: ondernemingen die wijn uit andere vruchten dan druiven
maken.
6. Wijnproducenten: commerciële producenten van Nederlandse wijn. De
geproduceerde hoeveelheden hiervan zijn zeer beperkt. Deze groep valt buiten de
reikwijdte van deze Hygiënecode. Voor deze groep is de Hygiënecode voor de
Nederlandse Wijngaardeniers opgesteld.
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 9
Traceerbaarheid
Voor een toelichting op deze voorwaarde wordt primair verwezen naar het door de KVNW
uitgegeven “Handboek Traceerbaarheid” in de wijnhandel. Een KVNW Register Wijnhandelaar
zorgt voor voldoende traceerbaarheid van toelevering en aflevering van haar wijnen. Daarbij
wordt de Meldwijzer van de NVWA gebruikt.
De traceerbaarheidsvoorschriften is een eis uit de General Food Law. Uit de boekhouding
moet blijken van wie wanneer welke wijn is ontvangen en aan wie deze waar, wanneer en op
welke wijze is afgeleverd. Er dient in de hele keten traceerbaarheid te zijn van “glas tot druif”
en vice versa op basis van de verantwoordelijkheid voor het eigen deel van de keten.
De invoering van de voorschriften uit het Warenwetbesluit Hygiëne van Levensmiddelen kan in
veel gevallen het beste door externe adviseurs worden begeleid. De KVNW kan behulpzaam
zijn bij de keuze van een dergelijke instantie om te komen tot een snelle, efficiënte opzet.
Analysecertificaat
Dit criterium is opgenomen omdat het van wezenlijk belang is voor de kwaliteit van het
product en de betreffende KVNW Register Wijnhandelaar. De beoordeling van de analyse vindt
plaats door de werkwijze te verifiëren. Hierbij zal moeten worden gekeken of de analyses zijn
gebaseerd op de in de wijnsector gebruikelijke analysemethoden. Dit zijn de officiële
communautaire analysemethoden zoals gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese
Gemeenschappen. Bij het inschakelen van erkende laboratoria is dit geen probleem (bij
voorkeur geaccrediteerde laboratoria volgens het certificaat ISO 17025).
De voorwaarden zijn:
A. De onderneming heeft de beschikking over de Hygiënecode voor de Wijnsector
B. Intern wordt de naleving ervan getoetst en het resultaat vastgelegd (zie bijlage
‘Controlelijst Hygiënecode’)
C. Uit de registraties en de praktijk blijkt aansluiting op het toepassingsgebied
i. Verschillende deelchecklijsten per soort onderneming
D. Uit de productboekhouding blijkt volledige traceerbaarheid door de keten op basis
van de verantwoordelijkheid voor eigen deel van de keten
E. In geval van recall wordt de Meldwijzer van de NVWA gebruikt
F. De ondernemer verplicht zijn leverancier ervoor te zorgen dat de wijn aan alle
wettelijke eisen voldoet. Bij voorkeur worden de inkoopvoorwaarden van de KVNW
gebruikt. De door de KVNW beschikbaar gestelde Terms of Engagement gelden als
absolute ondergrens.
G. De gegevens van de Monitoring Pesticiden en Ochratoxine zijn beschikbaar en
worden gebruikt bij inkoopactiviteiten en –beslissingen.
H. Voor elke verhandelde wijn moet binnen afzienbare tijd een analysecertificaat
overlegd kunnen worden.
I. In geval van een nieuwe leverancier is in het contract vastgelegd dat de wijn moet
voldoen aan wettelijke eisen van voedselveiligheid (SBM-1, Hygiënecode Wijn)
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 10
5. Inkoopvoorwaarden
Een KVNW Register Wijnhandelaar dient bekend te zijn met de Inkoopvoorwaarden van de
KVNW en past deze in principe toe, tenzij de KVNW Register Wijnhandelaar onder een
andere werkingsfeer en daaraan gekoppelde inkoopvoorwaarden opereert. Bedrijven
(bijvoorbeeld grootwinkelbedrijven) die reeds gebonden zijn aan een gelijkwaardig keurmerk
en/of inkoopvoorwaarden hoeven geen gebruik te maken van de KVNW-
inkoopvoorwaarden.
In de inkoopvoorwaarden zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van mensenrechten,
internationale gedragsnormen en richtlijnen zoals van de International Labour Organization
(ILO)en het tegengaan van kinderarbeid in de schakels van de wijnketen.
Een KVNW Register Wijnhandelaar draagt bovendien zorg voor de ontwikkeling, naleving en
continue aanscherping van beleidsmaatregelen om zeker te stellen dat gedwongen en
verplichte arbeid wordt tegengegaan alsook het uitbannen van eventuele kinderarbeid. Een
KVNW Register Wijnhandelaar spant zich in om in dialoog met leveranciers de inhoud en
naleving van de inkoopvoorwaarden bespreekbaar te maken.
De voorwaarden zijn:
A. Bepalingen omtrent mensenrechten zijn in het inkooptraject aan de orde
B. Internationale gedragsnormen (zoals gedwongen arbeid) worden door leveranciers
gerespecteerd
C. Bepalingen omtrent vermijden van kinderarbeid zijn in inkooptraject aan de orde
D. Naleving van inkoopvoorwaarden is herkenbaar onderwerp van gesprek (minimaal
gebruik van de KVNW beschikbaar gestelde Terms of Engagement)
6. Naleving en klachtenafhandeling
Naleving
Een KVNW Register Wijnhandelaar zal in geval van opgelegde sancties tengevolge van het
niet naleven van de principes die zij onderschrijft toelichten wat de oorzaak was en welke
corrigerende maatregelen worden genomen. Naleving en verbeterplannen hebben met
name betrekking op de onderwerpen milieu, arbeidsomstandigheden, voedselveiligheid en
consumenten- en/of klantenaangelegenheden.
Klachten
Een KVNW Register Wijnhandelaar kan aantonen op welke wijze hij klachten afhandelt.
Afhankelijk van de grootte van de onderneming kan dit variëren van schriftelijk vastgelegde
procedures tot mondelinge afspraken. Een adequate afhandeling van klachten is een
procesdiagram conform de norm ISO 9001. Deze is zodanig vormgegeven dat uit klachten ook
lering wordt getrokken en dat het geheel leidt tot corrigerende (en mogelijk preventieve)
maatregelen. De werking van een dergelijk mechanisme dient aan de hand van
praktijkvoorbeelden te worden getoetst.
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 11
De voorwaarden zijn:
A. Bij geconstateerde afwijkingen of sancties op het gebied van milieueisen,
arbeidsomstandigheden, voedselveiligheid en consumenten en/of
klantenaangelegenheden volgen corrigerende maatregelen (met oorzaakonderzoek)
B. De verpakking voor de wijn voldoet aan de eisen van de Richtlijn EG 1935/2004
C. Klachten worden vastgelegd en op basis van de aard van de klacht worden correcties
doorgevoerd om de fout te herstellen, corrigerende maatregelen genomen op basis
van oorzaakonderzoek in streven naar continue verbetering en klanttevredenheid.
D. Uit een jaarlijks op te maken samenvatting kunnen preventieve maatregelen volgen
7. Transparantie en eerlijke communicatie
Een KVNW Register Wijnhandelaar draagt zorg voor de ontwikkeling, naleving en continue
aanscherping van beleidsmaatregelen om zeker te stellen dat normen en vrijwillige
gedragscodes op het gebied van transparantie, communicatie en marketing worden
nageleefd. Een KVNW Register Wijnhandelaar is bekend met de meest recente Reclamecode
voor Alcoholhoudende Dranken van STIVA ((Stichting Verantwoorde Alcoholconsumptie). In
het verlengde hiervan verbindt een KVNW Register Wijnhandelaar zich aan de onderlinge
afspraak in de wijnbranche dat geen uiting wordt gegeven aan de gezondheidsclaim van wijn
alsook geen stimulering van alcohol gebruik onder de leeftijd van 18 jaar. Daarnaast verklaart
het lid dat datgene wat er op het wijnetiket staat, waaronder herkomst van het product en
inhoud, overeenkomt met de werkelijkheid.
De voorwaarden zijn:
A. De onderneming heeft beschikking over de actuele versie van de STIVA Reclamecode
voor Alcoholhoudende Dranken en leeft die na in de juiste toepassing voor alle
uitingen
B. De ondernemer staat in voor de authenticiteit en kwaliteit van de wijn
8. Privacy klant en consument
Een KVNW Register Wijnhandelaar draagt zorg voor de ontwikkeling, naleving en continue
aanscherping van beleidsmaatregelen om zeker te stellen dat de privacy van
klanten/consumenten niet wordt aangetast. Een KVNW Register Wijnhandelaar beschikt over
een integriteitscode of een integriteitsbeleid waarin dit onderwerp is geïntegreerd.
De voorwaarde is:
A. De onderneming heeft een integriteitscode of ingevoerde beleidsverklaring ter
bewaking en bescherming van de persoonlijke gegevens van klanten en consumenten
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 12
9. Milieu, afvalverwerking, energie en water
Een KVNW Register Wijnhandelaar maakt haar grondstoffenverbruik inzichtelijk en neemt
maatregelen om het gebruik van grondstoffen afkomstig uit recycle processen of afval te
verhogen.
Een KVNW Register Wijnhandelaar gaat verantwoord om met afval (bijvoorbeeld van
verpakkingsmaterialen), energie en water. Een KVNW Register Wijnhandelaar wordt
gevraagd voor het specifieke bedrijfstype inzicht te geven in resultaten op het gebied van
uitstoot, afvalwater en afvalstoffen.
De voorwaarden zijn:
A. Het grondstoffenverbruik is inzichtelijk, gerelateerd aan de bedrijfsactiviteiten
B. Het beleid is gericht op verhoging van gebruik van gerecyclede materialen
C. Er is beleid geïmplementeerd met betrekking tot verbetering van resultaten op het
gebied van uitstoot, afvalwater en afvalbeperking en verantwoorde afvoer
D. In de keten wordt milieurelevante informatie verschaft over mogelijkheden van
hergebruik en recycling
10. Transport en logistiek
Een KVNW Register Wijnhandelaar draagt zorg voor de ontwikkeling, naleving en continue
aanscherping van beleidsmaatregelen om zeker te stellen dat de effecten van transport en
logistiek op milieu en ecosystemen zo veel mogelijk gereduceerd worden.
De voorwaarden zijn:
A. Beleid is ingevoerd tot beperking van effecten op ecosystemen en milieu
B. Keuzes bij uitbesteden van transport en eigen transport zijn omschreven
C. Keuzes voor vervoersmogelijkheden van medewerkers zijn omschreven
11. Administratieve bedrijfsvoering en verantwoording afleggen
KVNW Register Wijnhandelaren zouden hun organisatie- en besluitvormingsprocessen
inzichtelijk moeten kunnen maken. KVNW Register Wijnhandelaren worden geacht
transparant te zijn teneinde verantwoording af te kunnen leggen naar stakeholders.
De voorwaarden zijn:
A. De KVNW Register Wijnhandelaar heeft zijn administratieve en logistieke
bedrijfsvoering voldoende vastgelegd
B. De KVNW Register Wijnhandelaar heeft passende werkafspraken met de douane
inzake accijnsverrekening, of is AEO (Authorized Economic Operator) gecertificeerd
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 13
12. Stakeholders en ketenbeheer
Een van de algemene principes van MVO is het respecteren van de belangen van
stakeholders. Stakeholders vormen het uitgangspunt voor beleid en vervullen een essentiële
rol bij het bepalen van de verantwoordelijkheden van een organisatie. Het identificeren van
stakeholders, het kennen van hun verwachtingen en het creëren van
stakeholderbetrokkenheid spelen daarom een belangrijke rol in de voorwaarden voor het
keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar.
De voorwaarden zijn:
A. In handelscontacten wordt een duurzame relatie met leveranciers nagestreefd
hetgeen ondermeer tot uiting komt in de prijs die voor producten betaald wordt
B. Met leveranciers wordt overeengekomen op duurzame wijze te produceren
C. Met ketenpartners is overeengekomen de nadelige effecten op de leefomgeving te
beperken
D. Er is een verantwoord plan voor het bezoeken van leveranciers
E. Aan ketenpartners is bekend wie aanspreekbaar is voor welke onderwerpen
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 14
DEEL II
3. Achtergrond KVNW Register Wijnhandelaar
Elke wijnhandelaar wil en moet zich kunnen onderscheiden. De veranderende wet- en regelgeving,
toenemende verwachtingen en eisen van afnemers op het gebied van onder andere duurzaamheid en
kwaliteit in het verlengde van zich kritisch opstellende consumenten spelen hierbij een belangrijke rol.
Certificering door de Koninklijke Vereniging van Nederlandse Wijnhandelaren (KVNW) en het voeren
van het daarbij behorende keurmerk leveren aan dit streven een belangrijke bijdrage.
Naarmate de wijnmarkt groter wordt en grenzen vervagen, is onderscheidende waarde van
toenemend belang. De individuele wijnhandelaar bevindt zich in een zeer competitieve markt, waarin
de kritische consument eisen stelt wat betreft onder meer kwaliteit en duurzaamheid. De KVNW-
certificering en het daarbij behorende keurmerk ondersteunt wijnhandelaren om aan de behoefte van
de consumenten te voldoen en waar mogelijk te overtreffen.
Ontwikkeling van onderscheidend vermogen is geen nieuw gegeven. Diverse branches en
beroepsorganisaties kennen eigen certificeringen, gedragscodes en vermeldingen.
Sinds 2001 heeft ook de KVNW een certificering die de leden de mogelijkheid geeft om een
onderscheidend kwaliteitsmerk te voeren uit hoofde van hun geregistreerde lidmaatschap. De titel
“KVNW Register Wijnhandelaar” is een beschermd en geregistreerd woord- en beeldmerk en biedt de
titelhouder handvatten om zich kwalitatief te onderscheiden in de wijnhandel.
KVNW Register Wijnhandelaren voldoen aan de voorwaarden die verderop in dit document worden
omschreven. Eenmaal in de drie jaar vindt er een herkeuring plaats op basis van de in bijlage A
opgestelde controlepunten.
3.1. Meerwaarde
Het voeren van de titel “KVNW Register Wijnhandelaar” vertaalt zich direct in een betere
concurrentiepositie ten opzichte van collega-importeurs die niet over dit recht beschikken. Deze
betere positie vloeit voort uit de zekerheid voor derden dat de KVNW Register Wijnhandelaar voldoet
aan omschreven kwaliteitsvoorwaarden.
Dit is maar één van de voordelen. Er zijn nog vele andere directe en indirecte financiële en andere
voordelen die tezamen leiden tot een betere en meer efficiënte en kwalitatief hoogwaardiger
bedrijfsvoering.
Het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar is voor de directie en aandeelhouders van de
wijnhandelaar zelf de garantie dat wordt voldaan aan de wettelijke voorschriften op het
gebied van onder andere arbeidsomstandigheden, hygiëne, voedselveiligheid en marketing.
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 15
Het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar is voor afnemers van de importeur de garantie
dat de principes en voorschriften van HACCP en traceerbaarheid worden nageleefd, een
inkoopvoorwaarde die in toenemende mate door de afnemers van KVNW-leden wordt
gesteld.
Het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar is voor leveranciers de garantie en het
vertrouwen dat zij zaken doen met een gedegen en betrouwbare partner.
Het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar is voor controlerende overheidsinstanties zoals
de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit (NVWA) een waardevolle bron van informatie en
straalt vertrouwen uit. De beoordeling vindt immers plaats door een onafhankelijke en door
een bij Raad van Accreditatie geregistreerde externe instelling.
Het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar maakt het mogelijk de kwaliteit van de
onderneming en de duurzame bedrijfsvoering nog duidelijker naar buiten zichtbaar te maken.
Het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar kan een steun zijn bij kwesties inzake
productaansprakelijkheid.
De lijst van KVNW Register Wijnhandelaren wordt gepubliceerd op het voor iedereen
toegankelijke deel van de websites van de KVNW en het Productschap Wijn.
De vermelding van de titel “KVNW Register Wijnhandelaar” of het aanbrengen van het
beeldmerk kan en mag op alle communicatiemiddelen van het bedrijf.
3.2. Samen voor kwaliteit
Iedere wijnhandelaar die lid is van de KVNW wordt geacht “KVNW Register Wijnhandelaar” te worden.
Slechts de kosten van externe controle op de naleving van de gestelde voorwaarden komen ten laste
van de wijnhandelaar. De KVNW brengt geen extra kosten in rekening voor de certificering.
Wettelijke HACCP voorschriften en traceerbaarheidsvoorschriften gelden voor alle wijnhandelaren.
Alle wijnhandelaren moeten een HACCP stappenplan opstellen en uitvoeren. Daarin moet zijn
vastgesteld welke specifieke beheersmaatregelen (SBM’s) en algemene beheersmaatregelen (ABM’s)
relevant zijn en hoe deze moeten worden bewaakt. Daarnaast eisen de traceerbaarheidsvoorschriften
ook de nodige maatregelen en gelden er op het gebied van arbeidsomstandigheden en –
verhoudingen, als ook reclame en integriteit, wettelijke en maatschappelijke verplichtingen. Door een
onafhankelijke externe partij wordt getoetst of er aan de gestelde voorwaarden is voldaan.
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 16
3.3. Aanleiding actualisatie 2012
Om blijvend te kunnen onderscheiden en de KVNW Register Wijnhandelaren hierin te ondersteunen
zijn het Handboek en de voorwaarden uit 2006, waar relevant, aangepast. Op deze manier blijft er
aansluiting bij maatschappelijke ontwikkelingen en de veranderende wet- en regelgeving. In 2012 zijn
daar aanpassingen bijgekomen welke resulteren in deze huidige bijgewerkte en geactualiseerde
uitgave. In gezamenlijk overleg met de leden, het bestuur en experts is besloten om het
kwaliteitsonderwerp Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) verder te integreren in het
Handboek en de voorwaarden voor registerleden. Dit houdt in dat enkele voorwaarden zijn
herschreven, bijgewerkt en/of toegevoegd. De laatste versies van de Hygiënecode en Reclamecode zijn
eveneens opgenomen. Om (register)wijnhandelaren bij te staan wordt op de website
www.mijnkvnw.nl aanvullende informatie gegeven. Hier kunnen leden bovendien alle relevante
documenten downloaden en eigen gegevens ten aanzien van de registervoorwaarden bijhouden.
Daarnaast zijn er op dit online platform ook instrumenten opgenomen om leden te helpen invulling te
geven aan de registervoorwaarden.
3.4. Wat is Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen?
Goed ondernemerschap draagt bij aan een betere maatschappij, waarin de factoren mens, milieu en
maatschappij net zo centraal staan als het streven naar winst. De Sociaal-Economische Raad (SER)
heeft de volgende definitie van MVO geformuleerd:
“Het bewust richten van ondernemingsactiviteiten op waardecreatie op langere termijn in drie
dimensies – people, planet, profit – en daarmee op de bijdrage aan de maatschappelijke welvaart op
langere termijn [waarbij bedrijven] een relatie met de verschillende belanghebbenden onderhouden op
basis van doorzichtigheid en dialoog, waarbij antwoord wordt gegeven op gerechtvaardigde vragen uit
de maatschappij”.
Deze definitie past goed bij de visie op kwaliteit binnen de KVNW. Het gaat in essentie om de gevolgen
van bedrijfsactiviteiten voor: mensen binnen en buiten de onderneming (people), het leefmilieu
(planet) en de productie en economische effecten van goederen en diensten (profit).
MVO speelt bij alle kernprocessen van bedrijven een rol, van inkoop en productie tot personeelsbeleid,
marketing en communicatie, ongeacht de omvang van het bedrijf. Waar mogelijk dienen de negatieve
externe effecten van het eigen handelen beperkt te worden en de (mogelijke) positieve externe
effecten versterkt. MVO gaat hierbij verder dan alleen het voldoen aan een minimale vorm van wet-
en regelgeving (bijvoorbeeld de Hygiënecode en de Arbowetgeving Wijn). Het gaat er tevens om welke
‘additionele’ activiteiten worden ondernomen. Bovendien gaat MVO niet alleen over het nemen van
verantwoordelijkheid, maar ook over het publiekelijk afleggen van verantwoording over de effecten
van de bedrijfsvoering (transparantie). Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een maatschappelijk
jaarverslag of via andere on- en offline kanalen. Het idee hierachter is dat bedrijven een mandaat van
hun omgeving krijgen om te kunnen blijven opereren, de zogenoemde ‘license to operate’.
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 17
Van bedrijven wordt verwacht dat zij openheid van zaken geven en antwoord geven op vragen uit de
samenleving.
3.4.1. MVO in de wijnsector
Op het gebied van MVO hebben we ons als vereniging laten inspireren door de meest recente MVO-
richtlijnen als ISO26000, MVO Prestatieladder, SA8000, OESO, IAO en GRI (zie bijlage B
‘Begrippenlijst’). Inspanningen rondom het terugdringen van de impact van de bedrijfsvoering op het
milieu en op sociale waarden is integraal onderdeel van de kwaliteit van een wijnhandelaar. In dit
Handboek is beschreven wat wij hier als KVNW onder verstaan. De KVNW Register Wijnhandelaar
onderstreept de onderstaande principes.
Een KVNW Register Wijnhandelaar:
legt rekenschap af over haar effecten op mens, milieu en maatschappij;
is transparant in haar besluiten, ketenpartners en activiteiten die een effect hebben op
mens, milieu en maatschappij;
is eerlijk over de herkomst van haar geleverde producten alsook de inhoud;
gedraagt zich ethisch en respecteert de belangen van haar stakeholders;
respecteert reclamecodes waarin onder andere naar voren komt dat gezondheidsclaims
rondom wijn niet in marketing benut worden;
respecteert de internationale gedragsnormen, waaronder mensenrechten.
Een KVNW Register Wijnhandelaar volgt de MVO-visie van de KVNW en wordt gestimuleerd een
eigen visie op MVO te formuleren en uit te voeren.
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 18
4. KVNW Register Wijnhandelaar®
Het mogen voeren van het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar betekent dat de wijnhandelaar
voldoet aan een aantal omschreven kwalitatieve voorwaarden met betrekking tot de bedrijfsvoering.
Zoals hierboven beschreven zijn de voorwaarden door experts zorgvuldig geselecteerd uit de
algemeen aanvaarde normen en toegepast op de wijnsector. Het resultaat zijn twaalf voorwaarden die
realistisch en haalbaar zijn voor de gehele wijnsector. Er zijn geen concessies gedaan op
kwaliteitsaspecten maar er is wel voor gekozen het geheel overzichtelijk en toepasbaar te maken,
zonder dat hier buitenproportionele kosten aan verbonden zijn.
Aangezien de bedrijfsvoering van een onderneming vele aspecten kent, valt niet uit te sluiten dat in de
toekomst andere (onderdelen van) voorwaarden zullen worden toegevoegd.
4.1. Uitgangspunten
Een titel heeft alleen zin wanneer het voeren ervan een aantoonbare inhoudelijke betekenis heeft en
er sprake is van wettelijke bescherming. Aan deze beide voorwaarden voldoet de titel “KVNW
Register Wijnhandelaar”.
De KVNW heeft een aantal uitgangspunten rondom het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar
geformuleerd. Deze uitgangspunten worden in de komende paragrafen nader toegelicht.
Alle leden van de KVNW komen in aanmerking voor het keurmerk KVNW Register
Wijnhandelaar.
De voorwaarden waaraan moet worden voldaan zijn voor alle leden gelijk. Er is geen
onderscheid tussen kleine (familie-)bedrijven, middelgrote ondernemingen of multinationals.
Uiteraard bepaalt de aard van de activiteiten en het type wijnhandelaar wel de mate waarin
bepaalde voorwaarden relevant zijn. Een bottelaar heeft bijvoorbeeld meer te maken met
hygiënevoorwaarden dan een agentuur (zie Deel I, Hoofdstuk 2 ).
Bij het toekennen van het keurmerk is het voor de KVNW niet voldoende dat leden verklaren
te voldoen aan de voorwaarden. Controle en toetsing vindt plaats door een geaccrediteerde
instantie (geregistreerd door de Raad voor Accreditatie).
De geaccrediteerde externe instantie moet minstens elke drie jaar uitmaken of er door leden
aan de voorwaarden wordt voldaan middels een formele audit.
Er zijn op onderdelen van de voorwaarden vrijstellingsmogelijkheden.
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 19
4.2. Licentie en certificaat
De KVNW is als merkeigenaar de enige die aan derden toestemming kan verlenen om haar woord- en
beeldmerk te gebruiken. De KVNW is de licentiegever en de onderneming die het merk gebruikt de
licentienemer. Het resultaat van een licentieovereenkomst is dat de onderneming als “KVNW Register
Wijnhandelaar” is gecertificeerd.
Besloten is dat alleen leden van de KVNW titelvoerder kunnen zijn. In beginsel kunnen niet alleen de
stemgerechtigde KVNW leden, maar ook de tot hun concernverband behorende niet-stemgerechtigde
leden licentienemer worden. Kortom: alle ondernemingen die op de KVNW ledenlijst staan vermeld.
Wel is voor iedere rechtspersoon een aparte licentieovereenkomst vereist en kan er niet worden
volstaan met één overeenkomst voor alle rechtspersoonlijkheid bezittende ondernemingen die tot één
concernverband behoren.
Voor het verkrijgen van de titel is een goedkeuringsrapport vereist dat is afgegeven door een
geaccrediteerde certificerende instantie. Op basis van dit rapport kan het lid een ‘certificaat van
goedkeuring’ ontvangen en worden opgenomen in het KVNW register. Zowel de door de KVNW uit te
geven titel “KVNW Register Wijnhandelaar” als het eventueel door de certificerende instantie aan de
onderneming afgegeven document of certificaat heeft een geldigheid van drie kalenderjaren na het
jaar waarin de eerste controle is uitgevoerd.
4.3. Vrijstellingen certificatieonderdelen
Vrijstelling van voorwaarden, zoals benoemd in Bijlage A Controlelijst Hygiënecode, voor het keurmerk
KVNW Register Wijnhandelaar kan worden verkregen indien het KVNW-lid reeds is gecertificeerd voor
HACCP, BRC, IFS, ISO 22000 of FSSC 22000. Indien aanwezig kan ook een van de niveaucertificaten van
de MVO Prestatieladder voor vrijstellingen zorgen.
De reden voor deze vrijstellingen is het gegeven dat de eisen van de genoemde certificaten in meer of
mindere mate zijn ingebed in de voorwaarden van het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar.
Een lid kan in eerste instantie zelfstandig de geldende wettelijke verplichtingen zoals HACCP-, ARBO-,
STIVA- en traceerbaarheidsvoorschriften toepassen in zijn bedrijf zonder aanvullende externe controle
en certificering. Dit is wettelijk voldoende maar biedt geen garantie voor hemzelf of derden aangezien
de implementatie ervan niet extern is getoetst. Om voor de KVNW Register Wijnhandelaar titel in
aanmerking te komen is het noodzakelijk om een externe certificatie-instelling de toepassing van de
voorwaarden te laten toetsen. Daarna kan de ondernemer de licentieovereenkomst sluiten om de titel
“KVNW Register Wijnhandelaar” te voeren. Indien een lid in aanmerking wil komen voor bijvoorbeeld
een officiële HACCP-, BRC-, IFS- of MVO Prestatieladder certificatie dan kunnen deze apart getoetst
worden.
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 20
4.4. Communicatie en publiciteit
De KVNW publiceert het register van de gecertificeerde leden op de eigen KVNW website. Dit is
daarmee een openbare lijst van alle leden die het recht hebben om de titel te voeren. Aanvullingen of
wijzigingen zullen direct bekend worden gemaakt, hetgeen ook van toepassing is in geval van
beëindiging van een licentieovereenkomst.
Door deze publicatie krijgt het voeren van de titel “KVNW Register Wijnhandelaar” steeds opnieuw
aandacht. Behalve het voor derden toegankelijke gedeelte van de website van de KVNW wordt de lijst
eveneens gepubliceerd op de website van het Productschap Wijn.
Wat betreft de vorm en lay-out van de vermelding “KVNW Register Wijnhandelaar” is slechts het
beeldmerk zoals die door de KVNW wordt verstrekt een verplicht gegeven. Voor andersoortige
gedrukte of digitale vermeldingen staat de keuze van het lettertype, gebruik van kleuren en lay-out vrij
aan de licentienemer. De vermelding van de titel of het aanbrengen van het beeldmerk kan op alle
communicatiemiddelen worden toegepast.
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 21
5. Procedures
5.1. Procedurestappen
In het kort ziet de procedure voor toekenning van het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar er als
volgt uit:
Stap 1
Een (aspirant) KVNW Register Wijnhandelaar bestudeert de documentatie van de KVNW en draagt
zorg voor implementatie van de voorschriften en voorwaarden in diens organisatie zoals in dit
handboek uiteengezet. De documentatie is beschikbaar via www.mijnkvnw.nl (zie Bijlage D).
Stap 2
Een (aspirant) KVNW Register Wijnhandelaar neemt contact op met de KVNW voor uitvoering van de
controle tegen de voorwaarden van het keurmerk KNVW Register Wijnhandelaar. De controlerende
instantie is DNV Business Assurance (www.dnvba.nl), een onafhankelijk en bij de Raad voor
Accreditatie geregistreerd bureau.
In overleg met DNV Business Assurance en de (aspirant) KVNW Register Wijnhandelaar wordt een
datum voor uitvoering van de controle gemaakt. Om reiskosten tot een minimum te beperken zal altijd
worden bezien of er meerdere bedrijven in dezelfde regio gecontroleerd kunnen worden.
De controle is in drie onderdelen op te splitsen, te weten:
A – Beoordeling van de documentatie
Voor enkele voorwaarden moet een aantal zaken zijn vastgelegd (bijvoorbeeld een eenduidige
procesbeschrijving en de daarbij behorende praktische HACCP interpretatie).
B – Beoordeling van de toepassing van de voorwaarden in de praktijk
Het bedrijf wordt aan de hand van recente voorbeelden in samenspraak met medewerkers
beoordeeld. Er wordt nagegaan of de uitvoering overeenkomstig de voorwaarden is. Dit vindt
onder meer plaats middels interviews en gezamenlijke beoordeling van praktijkvoorbeelden.
C – Rapportage
De auditor die namens DNV Business Assurance de controle uitvoert wordt geacht inzicht te
geven in hetgeen is besproken en beoordeeld en op hoofdpunten weer te geven wat diens
bevindingen zijn. De tijdens het onderzoek gehanteerde checklist en dit handboek zijn hierbij
het uitgangspunt. Deze checklist wordt tijdens het onderzoek door de auditor ingevuld en
geeft een beknopte kwalitatieve omschrijving van zijn bevindingen.
Stap 3
DNV Business Assurance maakt in een rapportage per voorwaarde aantekeningen van de realisatie.
De cijferwaardering bij de individuele vragen is als volgt:
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 22
1. Vereiste normelement is niet geïmplementeerd
2. Vereiste normelement is onvoldoende geïmplementeerd
3. Vereiste normelement is geïmplementeerd maar verbeteringen zijn mogelijk
4. Vereiste normelement is geïmplementeerd en diverse innovaties zijn geïmplementeerd
5. Vereiste normelement is op uitmuntende wijze ontwikkeld en geïmplementeerd (een dergelijke
waardering wordt zelden gegeven omdat er altijd (op basis van creativiteit en vindingrijkheid)
verbeteringen mogelijk zijn.
Verklaring van de afwijkingen (NCN’s)
Major afwijking: Een belangrijk onderdeel van de norm is niet/onvoldoende geïmplementeerd. De
onderneming heeft 13 weken de tijd om deze afwijking op te lossen. Deze afwijking dient opgelost te
zijn voordat certificaat kan worden uitgegeven.
Minor afwijking: Een onderdeel van de norm is niet/onvoldoende geïmplementeerd. De
onderneming heeft 13 weken de tijd om middels een acceptabel plan van aanpak aan te geven hoe
deze afwijking zal worden opgelost. Dit plan van aanpak dient te worden overlegd aan de auditor
voordat certificaat kan worden uitgegeven.
Observatie: Een onderdeel van de norm is niet/onvoldoende geïmplementeerd echter de bewijslast
hiervoor is tijdens de audit niet verkregen. Het wordt de organisatie sterk aanbevolen de observatie
te onderzoeken en mogelijk en relevant verbeteringen aan te brengen. En observatie zal de uitgifte
van het certificaat niet tegenhouden.
Stap 4
DNV Business Assurance zendt alle informatie naar de KVNW. De KVNW verzorgt als certificerende
instantie de ondertekening van het certificaat door de betrokken partijen en draagt zorg voor de
doorbelasting van de kosten. In overleg wordt er een moment gekozen waarop het certificaat zal
worden overhandigd.
Stap 5
De KVNW plaatst de wijnhandelaar op haar website onder “Register KVNW Register Wijnhandelaren”.
Stap 6
De KVNW Register Wijnhandelaar mag hierna de titel voluit of het beeldmerk op al zijn publicaties
gebruiken.
Stap 7
Ruim voor afloop van het contract – looptijd drie kalenderjaren – herinnert de KVNW de KVNW
Register Wijnhandelaar aan de verplichting tot formele audit voor herkeuring.
Bij beëindiging van de overeenkomst zorgt de KVNW voor de bevestiging en verwijdering uit het
Register.
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 23
5.2. Controlerende instantie
De controlerende instantie is DNV Business Assurance (www.dnvba.nl), een onafhankelijke en bij de
Raad voor Accreditatie geregistreerd bureau.
Voor het uitvoeren van de audits zal DNV Business Assurance auditoren inzetten die de volgende
kwalificaties hebben:
Als Lead Auditor (IRCA opleiding) zijn opgeleid en praktische kennis hebben van
voedselveiligheidssystemen;
Over een basiskennis beschikken met betrekking tot arbeidsomstandigheden en
duurzaamheid; en
Kennis van de hygiënecode voor de wijnsector.
5.3. Duur en frequentie controleonderzoek
De controles worden uitgevoerd op basis van de volgende inschatting per bedrijfstype
Type 1: Agenturen – geschatte duur onderzoek 1-2 uren
Type 2: Importeurs – geschatte duur onderzoek 2-3 uren
Type 3: Bottelaars – geschatte duur onderzoek 3-5 uren
Type 4: Verwerkers/ vruchtenwijnproducenten – geschatte duur onderzoek 3-5 uren
Voor het uitwerken van de rapportage (ter plaatse) worden 1 – 2 uren in rekening gebracht,
afhankelijk van het type bedrijf.
Ieder jaar worden de per type bedrijf de duur van de onderzoeken geëvalueerd.
Het controleonderzoek dient eens in de drie jaar te worden uitgevoerd en loopt parallel met de
looptijd van het licentiecontract tussen de KVNW en de KVNW Register Wijnhandelaar.
5.4. Kosten
Het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar is opgezet ten behoeve van alle KVNW-leden. Het streven
van de KVNW is ieder lid te begeleiden naar opname in het register. KVNW heeft de kosten van de
opzet van het certificeringsysteem voor haar rekening genomen. Voor het sluiten van de
licentieovereenkomst, publiciteit en administratie worden evenmin kosten aan de leden in rekening
gebracht.
De overeenkomst en het merkgebruik zijn gratis, hetgeen ook geldt voor het gebruik van het
beeldmerk die de KVNW aan de gecertificeerden verstrekt. De kosten van het implementeren van
expliciete voorschriften daarentegen komen ten laste van de onderneming. De kosten voor uitvoering
van de driejaarlijkse externe verificatie van het keurmerk zijn voor rekening van de KVNW Register
Wijnhandelaar.
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 24
Overzicht van de kosten voor KVNW Register Wijnhandelaren (onder voorbehoud van prijswijzigingen):
Tijdsinschatting / uur Kosten/ €
Audit Rapport Min Max
Agenturen 1-2 1-2 300 600
Importeurs 2-3 1-2 450 750
Bottelaars 3-5 1-2 750 1050
Verwerkers, Vruchtenwijnproducenten en Wijnproducenten
3-5 1-2 750 1050
De genoemde kosten zijn excl. BTW en excl. reiskosten van de auditor. De KVNW heeft besloten om
alle bedrijven een subsidie te verstrekken van € 200 -, op de eerste controle tegen de voorwaarden uit
dit Handboek.
Doordat de afrekening van de controle geschiedt op basis van daadwerkelijk gemaakte kosten
(arbeidsuren) worden (aspirant) KVNW Register Wijnhandelaren gestimuleerd zich voor te bereiden op
het controlemoment.
Hierbij moet worden opgemerkt dat, indien bottelaars, verwerkers, vruchtenwijnproducenten en
wijnproducenten een geldig certificaat hebben tegen een norm als HACCP, ISO 22000, FSSC 22000,
BRC GSF en BRC S&D, de controle aanzienlijk minder tijd in beslag neemt en de kosten van onderzoek
gelijk zijn aan die van de categorie importeurs.
5.5. Aansprakelijkheid
De KVNW Register Wijnhandelaar is en blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de door hem
verstrekte gegevens (overeenkomst) en voor het gebruik van de titel, het woord en beeldmerk. De
KVNW Register Wijnhandelaar vrijwaart de KVNW voor alle aanspraken van derden die voortvloeien
uit de licentieovereenkomst of de toepassing ervan.
5.6. Conflicten
Het kan voorkomen dat een lid geen voor het Keurmerk vereiste voorafgaande goedkeuring krijgt van
de certificerende instantie. Voorts kan bij de latere periodieke controle of anderszins blijken dat een
lid niet meer aan de voorwaarden voldoet. Dan mag de titel niet (meer) worden gebruikt.
Wanneer de ondernemer het niet met de afwijzing of intrekking eens is kan deze beroep aantekenen
bij het Bestuur van de KVNW. Het Bestuur zal dan vaststellen of er inderdaad niet of niet meer wordt
voldaan aan de voorwaarden.
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 25
Is er sprake van een “niet meer voldoen” dan kan het lid respijt krijgen om alsnog orde op zaken te
stellen, zulks ter beoordeling in samenspraak met het Bestuur van de KVNW en de certificerende
instantie. Er vindt dan omwille van een objectieve beoordeling wederom een controle plaats door
dezelfde of een andere certificerende instantie.
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 26
Bijlage A Controlelijst Hygiënecode KVNW Register Wijnhandelaar (onderdeel van voorwaarde #4 keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar)
Onderneming: ……………………………………. te ………………………………… Datum: …………………….
1. Is aantoonbaar met de bestaande leverancier afgesproken dat de wijn aan de eisen van
voedselveiligheid moet voldoen (ABM-7)? Ja / Nee
2. Wordt voor een passende opslag en tijdige keuring gezorgd (ABM-15) en is daarbij ook de
integriteit van de consumentenverpakking (AMB-8) meegenomen? Ja / Nee
3. Is met de leverancier aantoonbaar afgesproken dat de wijn aan de wettelijke eis van het
maximaal toegestane gehalte aan sulfiet voldoet (SBM-4)? Ja / Nee
4. Is met de leverancier aantoonbaar afgesproken dat de etikettering van de wijn aan de
eis van de wet met betrekking tot allergenen (sulfiet) voldoet (ABM-14)? Ja / Nee
Aanvullende vragen voor de volgende toepassingsgebieden:
Bottelaars, Verwerkers, Vruchtenwijnproducenten en Wijnproducenten.
5. Voldoet de inrichting aan eisen met betrekking tot schone ruimtes, opslagruimtes,
vloeren en wanden, leidingwerk, watervoorziening, sanitaire voorzieningen, afzuiging,
verlichting, toegang onbevoegden? (Algemene eis Hygiënecode) Ja / Nee
6. Is er passende verzorging van afvalopslag in verband met afvalverwijdering en
ongediertebestrijding? (Algemene eis Hygiënecode) Ja / Nee
7. Zijn er goede afspraken voor persoonlijke hygiëne in praktijk gebracht? Ja / Nee
8. Is er passende opleiding en training en communicatie in de organisatie? Ja / Nee
9. Is er een passend schema van toepassing voor reiniging en desinfectie? Ja / Nee
10. Is er een passende algemene beheersmaatregel tegen besmetting van het product? Ja / Nee
11. Geschiedt aanlevering van bulkwijn in passende transportmiddelen? (ABM-6) Ja / Nee
12. Is de algehele hygiëne van de installatie in orde? (ABM-1) Ja / Nee
13. Wordt de installatie nagespoeld en gereinigd ter verwijdering van restanten van
schoonmaak- en/of ontsmettingsmiddelen? (ABM-1) Ja / Nee
14. Leidt het inkoopproces tot aantoonbaar veilige grondstoffen? (ABM-4) Ja / Nee
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 27
15. Leidt het inkoopproces tot aantoonbaar veilige verpakkingsmaterialen? (ABM-5) Ja / Nee
16. Leidt het proces rondom de ontvangst van goederen tot hygiënisch goede
verpakkingsmaterialen? (ABM-9) Ja / Nee
17. Worden bij bereiding gevoelige grondstoffen binnen de THT verwerkt? (ABM-10) Ja / Nee
18. Worden flessen/verpakkingen bij het afvullen beoordeeld op schoon zijn? (ABM-12) Ja / Nee
19. Wordt bij het afvullen aandacht gegeven aan afwezigheid van glassplinters? (ABM-13) Ja / Nee
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 28
Bijlage B Begrippenlijst
ABM
Algemene beheersmaatregelen zijn acties of activiteiten die onderdeel zijn van het
basisvoorwaarden programma van de HACCP.
AEO
Wijnhandelaren die deelnemen aan het internationale handelsverkeer, kunnen bij de douane de
status van Authorized Economic Operator (AEO) aanvragen. De AEO-status geeft wijnhandelaren
voordelen in het internationale handelsverkeer.
BRC
Het British Retail Consortium, BRC, is een Britse brancheorganisatie van detailhandelaren. Het BRC
vertegenwoordigt zijn leden bij regeringen op lokaal, landelijk en Europees niveau. Het BRC heeft
enkele standaarden opgesteld voor leveranciers van levensmiddelen, zoals BRC Food (voor
voedselveiligheid) en BRC-IoP (voor producenten van verpakkingsmaterialen voor levensmiddelen).
FSSC 22000
De FSSC 22000 standaard is de eerste wereldwijde standaard voor de voedingsmiddelenindustrie. De
standaard is toepasbaar voor bedrijven in de voedingsmiddelenindustrie die een gedegen en
internationaal erkend voedselveiligheid managementsysteem willen opzetten en laten certificeren.
De FSSC 22000 standaard is ontwikkeld door de Stichting Certificatie Voedselveiligheid (SCV).
GRI
Het Global Reporting Initiative (GRI) is een internationale organisatie die richtlijnen voor
duurzaamheidsverslaglegging opstelt. In een duurzaamheidsverslag communiceert een organisatie
publiekelijk over haar economische, milieu- en sociale prestaties. De missie van GRI is om
duurzaamheidsverslaglegging voor alle organisaties – ongeacht omvang, sector of locatie – zo
routinematig en vergelijkbaar te maken als financiële verslaggeving.
HACCP
HACCP, een afkorting voor Hazard Analysis and Critical Control Points (Gevarenanalyse en kritische
beheersingspunten), is een risico-inventarisatie voor voedingsmiddelen. Bedrijven die zich
bezighouden met de bereiding, verwerking, behandeling, verpakking, vervoer en distributie van
levensmiddelen dienen volgens regelgeving van de Europese Unie alle aspecten van het
voortbrengingsproces te identificeren en op gevaren te analyseren. Dit beheersingsproces zorgt er
voor dat het productieproces van alle voedingsmiddelen gepaard gaat met zo weinig mogelijk risico
op besmetting.
Hygiënecode Wijn
De Hygiënecode Wijn, de hygiënecode voor de wijnsector, heeft tot doel wijnhandelaren een
handvat te bieden voor de productie van een hygiënisch product. De hygiënecode is in zijn geheel
aangepast en door het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport goedgekeurd op 17 mei
2011. Deze goedkeuring is op 23 juni 2011 in de Staatscourant gepubliceerd.
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 29
IFS
De International Food Standard, IFS, is een standaard op het gebied van voedselveiligheid. De standaard is opgesteld door HDE, de Duitse brancheorganisatie van distributeurs van voedingsmiddelen
ILO
De ILO (International Labour Organization) of Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) is een
gespecialiseerde organisatie van de Verenigde Naties die zich bezighoudt met arbeidsvraagstukken.
ISO 9001
ISO 9001 is een certificeerbare norm voor kwaliteitsmanagement.
ISO 22000
ISO 22000 is een standaard op het gebied van voedselveiligheid. ISO 22000 is toepasbaar op de
gehele voedingsketen, inclusief toeleveranciers als koelhuizen, transportbedrijven, machinebouwers
en producenten van verpakkingsmaterialen.
ISO 26000
ISO 26000 is een internationale, niet certificeerbare richtlijn voor Maatschappelijk Verantwoord
Ondernemen. Deze richtlijn, of ‘guidance document’, geeft organisaties van alle grootte en type
adviezen om MVO te implementeren.
MVO Prestatieladder
De MVO Prestatieladder is een certificatienorm voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.
Deze voorziet in de behoefte om vanuit maatschappelijke betrokkenheid duurzame ontwikkelingen
concreet, objectief en aantoonbaar te kunnen maken. Het MVO managementsysteemcertificaat is
een objectief bewijsmiddel dat een bedrijf of organisatie een managementsysteem heeft voor MVO,
waarin stakeholdereisen en -verwachtingen gemanaged worden op resultaat.
OESO
De Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) is een
samenwerkingsverband van 34 landen om sociaal en economisch beleid te bespreken, bestuderen en
coördineren. De aangesloten landen proberen gezamenlijke problemen op te lossen en trachten
internationaal beleid af te stemmen.
SA8000
SA8000 is een certificeerbare norm voor het tot stand brengen en garanderen van eerlijke en
fatsoenlijke werkomstandigheden in de gehele productieketen.
SBM
Specifieke beheersmaatregelen zijn acties of activiteiten, vaak meetbare fysische of chemische
parameters - zoals temperatuur, tijd, vochtigheid, pH, Aw, aanwezig chloor - en sensorische
parameters zoals visueel voorkomen en samenstelling. Specifieke beheersmaatregelen zijn
gerelateerd aan Kritische Beheersingspunten (CCP’s).
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 30
STIVA
Nederlandse producenten en importeurs van bier, wijn en gedistilleerde dranken zijn verenigd in de
Stichting Verantwoorde Alcoholconsumptie (STIVA). De STIVA levert een actieve bijdrage aan het
bevorderen van een verantwoord alcoholgebruik en het terugdringen van alcoholmisbruik. Middels
de Reclamecode voor Alcoholhoudende Dranken bevordert STIVA een maatschappelijk verantwoord
marktgedrag.
SWEN
SWEN staat voor Stichting WijnExamens Nederland
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 31
Bijlage C Relevante links
Algemeen
http://www.kvnw.nl
http://www.mijnkvnw.nl
http://www. wijn.nl/
Voorwaarden keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar
http://www.arbocatalogus.wijn.nl/
http://wijn.nl/site/sociaaleconomischeaangelegenheden/cao_voor_de_drankindustrie_en_de_groot
handel_in_dranken.php
www.swen.nl
www.wijnacademie.nl
http://www.kvnw.nl/ledenservice/folders_en_uitgaven.php
http://stiva.nl/De_Reclamecode_voor_Alcoholhoudende_Dranken
http://ec.europa.eu/agriculture/markets/wine/lists/index_nl.htm (lijst 10)
MVO
http://www.mvonederland.nl
KVNW REGISTER WIJNHANDELAAR Handboek 2012 32
Bijlage D Website mijnkvnw.nl
Een geactualiseerde versie van het Handboek voor het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar is
online beschikbaar via www.mijnkvnw.nl. Via deze site is onder andere informatie te vinden over het
keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar, de procedures tot toetreding en de voorwaarden.
Daarnaast wordt achtergrondinformatie gegeven over MVO in de wijnsector en links naar diverse
relevante en nuttige instrumenten.
KVNW-leden krijgen via de eigen inloggegevens toegang tot een zelfanalyse waarmee bepaald kan
worden in hoeverre leden in aanmerking komen om een aanvraag te doen voor het keurmerk KVNW
Register Wijnhandelaar. De uiteindelijke score voor de zelfanalyse biedt geen garantie voor het
behalen van het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar, het geeft slechts een indicatie van de
haalbaarheid op basis van de voorwaarden van het keurmerk. Uiteindelijk wordt het verkrijgen van
het keurmerk KVNW Register Wijnhandelaar bepaald na verificatie door een onafhankelijke auditor.
Leden krijgen via www.mijnkvnw.nl bovendien toegang tot diverse instrumenten en links die leden
kunnen helpen bij het invulling geven aan de voorwaarden van het keurmerk.