Koudwatervrees voor aanbestedingsplicht in de ...€¦ · de praktijk (Kamerbrief Uitkomsten van de...
14
Pagina 1 van 14 Koudwatervrees voor aanbestedingsplicht in de woningcorporatiesector terecht? Onderzoek naar de gevolgen van een aanbestedingsplicht voor de woningcorporatiesector Amsterdam, december 2019 Ivar Osinga Niels Hoppenbrouwers
Transcript of Koudwatervrees voor aanbestedingsplicht in de ...€¦ · de praktijk (Kamerbrief Uitkomsten van de...
Pagina 1 van 14
Koudwatervrees voor aanbestedingsplicht in de woningcorporatiesector terecht?
Onderzoek naar de gevolgen van een aanbestedingsplicht voor de woningcorporatiesector
Amsterdam, december 2019 Ivar Osinga Niels Hoppenbrouwers
Pagina 2 van 14
Koudwatervrees voor aanbestedingsplicht in de woningcorporatiesector terecht?
Momenteel worden Nederlandse woningcorporaties niet gekwalificeerd als
aanbestedende diensten. De Europese Commissie (EC) is echter van mening dat
woningcorporaties op grond van artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012 wel degelijk
aanbestedende diensten zijn. Daarom is de EC een inbreukprocedure gestart tegen de
Nederlandse Staat. De kans op een toekomstige aanbestedingsplicht is dus reëel. Wat
betekent dat voor woningcorporaties?
In de eerste helft van 2019 brachten onderzoekers van AevesBenefit de status van inkoop bij 24
woningcorporaties in kaart. Zij onderzochten de huidige inkoopwerkwijze van de Nederlandse
woningcorporaties, de inkoopvolwassenheid binnen de sector en de visie van inkopers op een
toekomstige aanbestedingsplicht op grond van de Aanbestedingswet 2012. In dit artikel staan de
belangrijkste onderzoeksresultaten. Ook geven de onderzoekers aanbevelingen voor verdere
inkoopprofessionalisering en ter voorbereiding op de mogelijk aanstaande aanbestedingsplicht.
Inbreukprocedure Europese Commissie
Op 7 december 2017 heeft de EC een aanmaningsbrief verstuurd aan de Nederlandse Staat.
Hierin deelt de EC dat zij van mening is dat woningcorporaties gekwalificeerd dienen te worden
als publiekrechtelijke instellingen in de zin van artikel 1.1. van de Aanbestedingswet 2012. In
reactie op de aanmaningsbrief laat de Nederlandse Staat weten het niet eens te zijn met de
uitspraak dat woningcorporaties gekwalificeerd worden als publiekrechtelijke instellingen en
daarmee aanbestedingsplichtig zijn. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties
is van mening dat woningcorporaties zich niet kwalificeren als publiekrechtelijke instellingen
omdat er op grond van de Woningwet niet kan worden geconcludeerd dat de overheid de
beslissingen op het gebied van overheidsopdrachten van woningcorporaties kan beïnvloeden.
Daarnaast is de Nederlandse Staat van mening dat er geen vergelijking kan worden gemaakt
met de wijze waarop andere EU-lidstaten omgaan met woningcorporaties, omdat de wijze
waarop de sociale woningbouw is georganiseerd sterk verschilt per lidstaat. Tevens kaart de
Nederlandse Staat aan dat een aanbestedingsplicht een beperkt effect zal hebben op de
mededinging bij overheidsopdrachten en wijst zij op de financiële consequenties van een
aanbestedingsplicht.
Op 24 januari 2019 heeft de EC een tweede aanmaningsbrief verstuurd aan de Nederlandse
Staat waaruit blijkt dat de EC geen genoegen neemt met de argumenten van de Nederlandse
Staat. Het versturen van de tweede aanmaningsbrief is een opvallende keuze. De tweede stap in
de inbreukprocedure is een formeel verzoek om de wetgeving, binnen een bepaald termijn, aan
te passen aan het Europees recht. Dit wordt ook wel een met redenen omkleed advies
genoemd. Met de tweede aanmaningsbrief hoopt de EC duidelijkheid te krijgen over de
onopgeloste juridische aspecten. Afhankelijk van de reactie van de Nederlandse Staat, bepaalt
de EC de vervolgstappen die ondernomen gaan worden: genoegen nemen met het antwoord
van de Nederlandse Staat of de volgende stap in de inbreukprocedure doorlopen. Indien de EC
besluit een met redenen omkleed advies te versturen en deze wordt niet opgevolgd, kan de EC
de kwestie voorleggen aan het Hof van Justitie van de Europese Unie.
Pagina 3 van 14
De woningcorporatiesector in beeld
De ruim 300 woningcorporaties in Nederland beheren gezamenlijk een woningvoorraad van
ongeveer 2,4 miljoen huurwoningen. Uit Figuur 1 blijkt dat het aantal woningcorporaties van
1922 tot 1997 structureel afnam. Wel werden er in deze periode veel nieuwe woningen
gebouwd. Na de jaren 90 daalde het aantal woningcorporaties nog sterker, onder meer door het
fuseren van woningcorporaties. Deze fusies leidden tot grotere organisaties met een groter
financieel belang. Hierbij werd de rol van de inkoopfunctie steeds belangrijker. Als
woningcorporaties aanbestedingsplichtig worden, overschrijden ze al snel de Europese
drempelwaarden waardoor zij, anders dan in de huidige situatie, vaker Europees moeten
aanbesteden.
Figuur 1. Totaal aantal woningen ten opzichte van het aantal woningcorporaties in Nederland per jaar
Inkoop binnen de woningcorporatiesector
Ongeveer 70 procent van de totale kosten van woningcorporaties zijn beïnvloedbaar en dus
inkoopgerelateerd. Woningcorporaties richten zich pas sinds kort op het professioneel inrichten
van de inkoopfunctie. Gemiddeld is de inkoopfunctie tussen de 0 en 5 jaar actief. Veel
woningcorporaties riepen de inkoopfunctie in het leven om een besparingspotentieel te
realiseren. Bij een goede aansturing van de inkoopfunctie worden de kosten zo effectief en
efficiënt mogelijk ingezet.
De woningcorporaties vullen de organisatie en positionering van inkoop op verschillende wijzen
in. De omvang van de woningcorporatie en de visie van het bestuur op inkoop bepalen de
beschikbare capaciteit voor zowel het personeel als het budget hiervoor. Waar grotere
woningcorporaties vaak een inkoopfunctie of zelfs inkoopafdeling hebben, is de inkoopfunctie bij
kleine en middelgrote woningcorporaties veelal als extra rol belegd bij finance of human
resources. Dit gaat vaak ten koste van de professionaliteit en ontwikkeling van inkoop. De
bezetting van de inkoopfunctie van de woningcorporaties is gemiddeld slechts 1,66%1 van het
totaal aantal medewerkers (zie Figuur 2).
1 De generaliseerbaarheid van dit gemiddeld valt te betwisten. Aan het onderzoek hebben veelal woningcorporaties van een
middelgroot tot groot formaat (> 5.000 verhuurbare eenheden in beheer) deelgenomen. De beperkte deelname van het aantal kleine woningcorporaties kan in relatie liggen met het feit dat er binnen kleine woningcorporaties nauwelijks tot geen inkopers werkzaam zijn. Tevens is er bij organisaties met een groter financieel belang meer baat bij de rol van een inkoper.
0
500000
1000000
1500000
2000000
2500000
3000000
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
1901 1922 1940 1955 1966 1975 1985 1990 2000 2007 2009 2011 2013 2015 Tota
al a
anta
l wo
nin
gen
Aan
tal w
on
ingc
orp
ora
ties
Jaartal
Totaal aantal woningen ten opzichte van het aantal woningcorporaties in Nederland per jaar
Pagina 4 van 14
Figuur 2. Percentage inkopers ten opzichte van totaal aantal medewerkers2
Visie op aanbestedingsplicht
Inkopers van woningcorporaties hebben verschillende visies op een toekomstige
aanbestedingsplicht op grond van de Aanbestedingswet 2012. De volgende factoren bepalen de
verschillen tussen de visies:
• de omvang van de woningcorporatie;
• de manier waarop inkoop is georganiseerd binnen de organisatie;
• de professionaliteit van inkoop;
• in hoeverre de inkopers beschikken over kennis over (Europees) aanbesteden conform de
Aanbestedingswet 2012.
Uit ons onderzoek blijkt dat het merendeel van de inkopers geen voorstander is van een
aanbestedingsplicht. Zij menen dat de aanbestedingsplicht de woningcorporatiesector niet ten
goede zal komen. Woningcorporaties opereren in een complexe omgeving van het bestuur,
huurders, de Raad van Commissarissen, gemeenten, provincies en het Rijk. Daarbij hebben
woningcorporaties te maken met interne- en externe belangen, duurzaamheidsvraagstukken en
wetten als de Woningwet, het Bouwbesluit en de Grondwet. De combinatie van deze
stakeholders, belangen en wetten vormt momenteel al een brei waar woningcorporaties moeilijk
doorheen komen. Als ook de Aanbestedingswet 2012 van toepassing wordt, komt dit het
inkoopproces zeker niet ten goede en worden de doorlooptijden langer.
Toch zien niet alle inkopers van woningcorporaties een aanbestedingsplicht somber in. Als
woningcorporaties inkoop en het inkoopproces al professioneel hebben ingericht, (deels) in lijn
met de Aanbestedingswet 2012, kijken de inkopers een stuk minder angstig naar een
toekomstige aanbestedingsplicht. Deze respondenten zijn ook geen voorstander van een
aanbestedingsplicht, maar zijn er van overtuigd ook dan de inkooptaken te volbrengen zonder al
te grote problemen.
2 De reactie van respondent 15 wijkt aanzienlijk af van de rest van de respondenten. Respondent 15 betreft een woningcorporatie
met een medewerkersbestand van 350 medewerkers waarvan 50 medewerkers met een inkoopfunctie. De inkooptaken zijn hier hoogstwaarschijnlijk belegt in de lijn waarbij de respondent alle 50 medewerkers aanschouwt als inkopers. De vraag is hier wellicht verkeerd geinterpreteerd, dit verklaart de aanzienlijke afwijking ten opzichte van de rest van de gegevens uit figuur 2.
80%82%84%86%88%90%92%94%96%98%
100%
Res
po
nd
en
t 1
Res
po
nd
en
t 2
Res
po
nd
en
t 3
Res
po
nd
en
t 4
Res
po
nd
en
t 5
Res
po
nd
en
t 6
Res
po
nd
en
t 7
Res
po
nd
en
t 8
Res
po
nd
en
t 9
Res
po
nd
en
t 1
0
Res
po
nd
en
t 1
1
Res
po
nd
en
t 1
2
Res
po
nd
en
t 1
3
Res
po
nd
en
t 1
4
Res
po
nd
en
t 1
5
Res
po
nd
en
t 1
6
Res
po
nd
en
t 1
7
Res
po
nd
en
t 1
8
Res
po
nd
en
t 1
9
Res
po
nd
en
t 2
0
Res
po
nd
en
t 2
1
Res
po
nd
en
t 2
2
Res
po
nd
en
t 2
3
Res
po
nd
en
t 2
4
Percentage inkopers ten opzichte van totaal aantal medewerkers
Totaal medewerkersbestand Percentage inkoopmedewerkers
Pagina 5 van 14
Kansen aanbestedingsplicht
Als belangrijkste kans zien inkopers van woningcorporaties dat een aanbestedingsplicht zorgt
voor meer structuur in en professionalisering van het inkoopproces. Waar in de huidige situatie
inkoop bij veel woningcorporaties nog niet professioneel is ingericht, draagt een
aanbestedingsplicht zeer zeker bij aan de verdere professionalisering van inkoop. Het openbaar
uitzetten van opdrachten geeft woningcorporaties ook een bredere blik op de markt. Daarnaast
kan aanbesteden de marktwerking verbeteren.
De Aanbestedingswet 2012 kent vier beginselen: transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en
proportionaliteit. Door de naleving van deze beginselen bieden woningcorporaties de markt
gelijke kansen en vergroten zij het professionele opdrachtgeverschap. Verder helpt een
aanbestedingsplicht woningcorporaties de vraagspecificatie iedere keer scherp te krijgen: het
dwingt hen vooraf nog beter na te denken over de behoeften en specificaties. Dit voorkomt
eventuele discussies en ongewenste (noodzakelijke) aanpassingen na gunning.
Risico’s aanbestedingsplicht
De juridisering van het inkoopproces en het ontstaan van een claimcultuur zorgen ervoor dat
woningscorporaties moeten beschikken over de juiste kennis en voldoende capaciteit. Uit de
onderzoeksresultaten blijkt dat de meeste woningcorporaties (nog) niet beschikken over de
benodigde kennis en expertise van (Europees) aanbesteden. Het opleiden van personeel en/of
het inhuren van experts zal de beheerslasten verhogen. Daarnaast beschikken de meeste
woningcorporaties over onvoldoende capaciteit om invulling te geven aan professioneel
opdrachtgeverschap. Ook hiervoor nemen de beheerslasten toe. Het tekort aan parate kennis en
capaciteit vergroot immers de kans op fouten in de aanbestedingsprocedures.
Andere risico’s voor woningcorporaties van een aanbestedingsplicht zijn:
• Beperking van de handelingsvrijheid bij leverancierskeuze;
• Een mogelijke verhoging van de doorlooptijden;
• De administratieve lasten voor zowel de aanbestedende dienst als voor de inschrijvers
worden hoger. De lasten voor de markt kunnen leiden tot minder inschrijvers op een
opdracht.
• De aanpassing van de huidige procedures vraagt om veranderingen in denken en gedrag.
Deze veranderingen kunnen gepaard gaan met weerstand bij medewerkers.
Kennisachterstand Aanbestedingswet 2012
Uit de onderzoeksresultaten blijkt dat het merendeel van de inkopers van woningcorporaties zelf
aangeeft, over onvoldoende kennis van de Aanbestedingswet 2012 te beschikken (zie Figuur 3).
Dit vergroot het risico dat woningcorporaties tijdens aanbestedingen niet het optimale resultaat
behalen. Sterker nog, de kennisachterstand vergroot het risico op aanbestedingen die uitmonden
in dure en tijdrovende rechtszaken. Hierdoor heeft de verplichting tot (Europees) aanbesteden
een vrij negatief imago, ook bij MKB’ers. Inkopers benaderen de Aanbestedingswet nog wel
eens met koudwatervrees; er heerst onkunde en onwil om te kijken naar de mogelijkheden van
de Aanbestedingswet 2012. Meer bekendheid met de Aanbestedingswet 2012 kan de kwaliteit
van aanbestedingen voor zowel aanbestedende diensten als de ondernemers verbeteren.
Pagina 6 van 14
Figuur 3. Hoe ver rijkt uw kennis en expertise over aanbesteden volgens de Aanbestedingswet 2012?
Bewustzijn
Uit de evaluatie van de Aanbestedingswet 2012 in 2015 blijkt dat veel problemen en ergernissen
niet zo zeer voortkomen uit de regelgeving maar vooral uit de toepassing van de regelgeving in
de praktijk (Kamerbrief Uitkomsten van de evaluatie van de Aanbestedingswet 2012, 2015). De
“winst” in het verbeteren van de kwaliteit van aanbestedingen zit dus vooral in een beter
bewustzijn en het beter toepassen van de Aanbestedingswet 2012 door aanbestedende diensten
en ondernemers.
Dit begint bij het creëren van het bewustzijn dat een goede aanbesteding vraagt om een effectief
ingerichte en gepositioneerde inkooporganisatie. Uit de onderzoeksresultaten blijkt dat
verschillende woningcorporaties hun inkoopprocessen al deels in lijn met de Aanbestedingswet
2012 hebben ingericht en hiermee de gewenste eindresultaten behalen. Inkopers van deze
woningcorporaties vrezen de toekomstige aanbestedingsplicht dan ook een stuk minder dan
inkopers van woningcorporaties waar dit nog niet het geval is. De volgende stap is het creëren
van het bewustzijn dat een doordachte specificatie en het kiezen van een gepaste
aanbestedingsprocedure betere eindresultaten opleveren. Een heldere specificatie draagt bij aan
het bereiken van een eindresultaat dat dicht bij de vraag ligt. Voor iedere individuele
aanbesteding moet ook onderzocht worden welke aanbestedingsprocedure het meest effectief
en efficiënt is voor zowel de aanbestedende dienst als voor de ondernemers.
De laatste stap is het creëren van het bewustzijn dat communicatie tussen de aanbestedende
dienst en de markt zorgt voor een betere aansluiting tussen vraag en aanbod. In de huidige
situatie benutten aanbestedende diensten en opdrachtnemers de mogelijkheid tot communicatie
tijdens een aanbestedingstraject nog niet voldoende. Dit leidt tot suboptimale resultaten.
Zowel inkopers, ondernemers en de politiek-bestuurlijke omgeving binnen de woningcorporaties
moeten zich bewust worden van de bovenstaande inzichten. De bestuurlijke omgeving bepaalt
namelijk de positionering van inkoop en de beleidsmatige kaders waarbinnen gehandeld dient te
worden. Deze kaders maken het vaak lastig om een goede aanbesteding in de markt te zetten
(Actieagenda Beter Aanbesteden, 2018).
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Res
po
nd
en
t 1
Res
po
nd
en
t 2
Res
po
nd
en
t 3
Res
po
nd
en
t 4
Res
po
nd
en
t 5
Res
po
nd
en
t 6
Res
po
nd
en
t 7
Res
po
nd
en
t 8
Res
po
nd
en
t 9
Res
po
nd
en
t 1
0
Res
po
nd
en
t 1
1
Res
po
nd
en
t 1
2
Res
po
nd
en
t 1
3
Res
po
nd
en
t 1
4
Res
po
nd
en
t 1
5
Res
po
nd
en
t 1
6
Res
po
nd
en
t 1
7
Res
po
nd
en
t 1
8
Res
po
nd
en
t 1
9
Res
po
nd
en
t 2
0
Res
po
nd
en
t 2
1
Res
po
nd
en
t 2
2
Res
po
nd
en
t 2
3
Res
po
nd
en
t 2
4
Hoe ver rijkt uw kennis en expertise over aanbesteden volgens de Aanbestedingswet 2012?
Reactie Gemiddelde
Pagina 7 van 14
Maatregelen
Zolang de aanbestedingsplicht nog niet definitief is, doen de meeste woningcorporaties geen
grote investeringen ter voorbereiding op de mogelijke aanbestedingsplicht. Wellicht is het
helemaal niet nodig. Toch treffen verschillende woningcorporaties maatregelen die een minimale
inspanning en investering vergen. Zo staan woningcorporaties erom bekend langlopende
contracten van soms tientallen jaren af te sluiten. Deze langdurige contracten zijn in beginsel niet
mogelijk bij een aanbestedingsplicht. Sommige woningcorporaties nemen nu al een artikel op in
nieuwe contracten dat het contract vroegtijdig beëindigd kan worden als de woningcorporaties
aanbestedingsplichtig worden. Daarnaast verkorten verschillende woningcorporaties de looptijd
van nieuw af te sluiten (Resultaat Gerichte Samenwerking) contracten. Ook kiezen verschillende
woningcorporaties ervoor om het inkoopbeleid te schrijven in lijn met de Aanbestedingswet 2012.
Zij geven aan de beginselen van het aanbestedingsrecht na te willen leven. Tot besluit zijn
verschillende inkopers van woningcorporaties bezig met een inkoop-/aanbestedingsopleiding of
hebben zij deze reeds afgerond.
Inkoopsamenwerkingen
Uit de onderzoeksresultaten blijkt verder dat het aantal inkoopsamenwerkingen tussen kleine en
middelgrote woningcorporaties (tot ongeveer 10.000 verhuurbare eenheden in beheer) in een
aanbestedingsplichtige situatie zal toenemen. Het tekort aan inkoop- en aanbestedingskennis en
de onderbezetting van de inkoopfuncties/inkoopafdelingen binnen verschillende
woningcorporaties zorgen ervoor dat veel woningcorporaties niet het maximale resultaat uit
inkoop halen. Inkoopsamenwerkingen tussen woningcorporaties leiden dan tot besparingen op
de bedrijfslasten, het mogelijk maken van specialisatie en het verminderen van de
kwetsbaarheid van de organisatie. Capaciteit- en/of kennisdeling en de gezamenlijke uitvoering,
inkoop of uitbesteding van leveringen, diensten of werken helpen de kleine en middelgrote
woningcorporaties om toch het maximale uit inkoop te halen.
Grote impact of koudwatervrees?
Het lijkt erop dat de impact van een aanbestedingsplicht op de hele woningcorporatiesector
allemaal wel mee valt, mits de voorbereiding gedegen is. De impact van de aanbestedingsplicht
verschilt per woningcorporatie, afhankelijk van de omvang van de woningcorporatie, de manier
waarop inkoop is georganiseerd binnen de organisatie, de professionaliteit van inkoop en in
hoeverre de inkopers beschikken over kennis over (Europees) aanbesteden met de
Aanbestedingswet 2012.
Als inkoop niet professioneel is ingericht, is de impact voor de woningcorporatie uiteraard groot.
Een gedegen investering in een volwassen inkoopfunctie zal ertoe leiden dat de nadelige
gevolgen van een aanbestedingsplicht tot een minimum worden beperkt en dat aanbesteden ook
vele voordelen met zich meebrengt. Verschillende woningcorporaties kennen momenteel een
professionaliteitsachterstand op inkoopgebied. Bij een aanbestedingsverplichting ontstaan er
dan waarschijnlijk problemen door deze professionaliteitsachterstand, in combinatie met een
kennistekort van de Aanbestedingswet en de kloof tussen de huidige inkoopwerkwijze en de
Europese aanbestedingsprocedures. Daarom raden we woningcorporaties aan zich te focussen
op een professionalisering van inkoop en het werken naar een aanbesteding conform de
Aanbestedingswet 2012. Inkoop op basis van de aanbestedingswet kan effectief en efficiënt zijn,
mits men beschikt over de juiste kennis en kunde van de regelgeving.
Pagina 8 van 14
Het aantal opdrachten dat Europees aanbesteed moet worden, hangt af van de omvang van de
beïnvloedbare spend van een woningcorporatie. Zolang woningcorporaties de Europese
drempelwaarden niet overschrijden, kunnen woningcorporaties zich blijven houden aan het eigen
inkoop- en aanbestedingsbeleid. Woningcorporaties van een grotere omvang overschrijden
echter eerder de Europese drempelwaarden. Zij dienen wellicht andere en langere procedures
met hogere kosten te volgen dan in de huidige situatie.
Overigens leidt het doorlopen van de aanbestedingsprocedures zelf tot meer kennis en kunde.
Door terug te kijken op handelingen uit het verleden, richten inkopers ook nu al processen
effectiever en efficiënter in. In een aanbestedingsplichtige situatie kunnen inkopers eveneens
lering trekken uit eerdere aanbestedingen zodat ze toekomstige aanbestedingen effectiever en
efficiënter inrichten. De aanbestedingsplicht zal door de gestelde wettelijke kaders, de vereiste
procedurele werkwijze en het goede opdrachtgeverschap ook bijdragen aan de verdere
professionalisering van inkoop in de woningcorporatiesector. Woningcorporaties maken in de
beginfase zeker nog wel eens een fout met juridische gevolgen. Dat is echter inherent aan de
leercurve.
Hierna geeft AevesBenefit 13 aanbevelingen voor de verdere professionalisering van de
inkoopfunctie van woningcorporaties, gevolgd door 13 aanbevelingen ter voorbereiding op de
aanbestedingsplicht (zie Tabel 1). In bijlage 1 en 2 worden de aanbevelingen nader toegelicht.
Inkoopprofessionalisering Voorbereiding aanbestedingsplicht
1. Breng de strategische-, tactische- en operationele
inkoopprocessen in kaart
2. Voer een spendanalyse uit
3. Richt een inkoopfunctie/inkoopafdeling in
4. Leidt uw inkoopmedewerkers vakspecifiek op
5. Sluit in het inkoopbeleid aan op de Aanbestedingswet
2012
6. Verbeter de positie en het imago van inkoop in de
organisatie
7. Verbeter de communicatie tussen inkoop, budgethouder
en behoeftesteller
8. Informeer de organisatie tijdig voor een mogelijk
toekomstige aanbestedingsplicht en stuur aan op
verandermanagement
9. Stel een inkoopkalender op
10. Schakel bij gebrek aan capaciteit of kennis externe
inkoopprofessionals in
11. Ontwikkel inkoop naar fase 3 van het
inkoopontwikkelingsmodel van Van Weele en Rozemeijer
12. Maak de naleving van de regels uit het inkoopbeleid
onderdeel van audits
13. Onderzoek de mogelijkheden voor een
inkoopsamenwerking met één of meerdere
woningcorporaties
14. Woon een kennissessie (Europees) Aanbesteden van een
inkoopadviesbureau bij
15. Raadpleeg PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden
16. Vergelijk uw huidige inkoop- of aanbestedingsproces met
een aanbesteding volgens de Aanbestedingswet 2012
17. Streef ernaar de beginselen van het aanbestedingsrecht na
te leven
18. Deel uw inkoopbeleid en -kalender vroegtijdig met de markt
19. Stel bij aanbestedingen zorgvuldig een aanbestedingsteam
samen
20. Voorkom risico-avers gedrag tijdens een
aanbestedingsprocedure
21. Start met het digitaal aankondigen van opdrachten
22. Ga zowel voor, tijdens als na een aanbesteding de dialoog
aan met de markt
23. Breng een heldere en realistische offerteaanvraag uit
24. Neem in nieuwe contracten een artikel op dat het contract
vroegtijdig beëindigd kan worden als woningcorporaties
aanbestedingsplichtig worden
25. Beperk de looptijd van nieuw af te sluiten contracten tot 4
jaar
26. Evalueer een aanbesteding na afronding
Tabel 1. Aanbevelingen voor inkoopprofessionalisering en voorbereiding aanbestedingsplicht
Pagina 9 van 14
Kortom, de impact van een mogelijk toekomstige aanbestedingsplicht is afhankelijk per
woningcorporatie. Mits woningcorporaties een gedegen voorbereiding treffen, valt de impact van
een aanbestedingsplicht mee en kunnen er zelfs voordelen worden behaald. Bij deze
voorbereiding moet de focus liggen op de professionalisering van inkoop en het aanbesteden
conform de Aanbestedingswet 2012. Een aanbestedingsplicht zal door de gestelde wettelijke
kaders, de vereiste procedurele werkwijze en het goede opdrachtgeverschap ook bijdragen aan
de verdere professionalisering van inkoop in de woningcorporatiesector. Het voorgaande leidt tot
de conclusie dat de aanwezige koudwatervrees voor een aanbestedingsplicht in de
woningcorporatiesector onterecht is.
Onderzoeksverantwoording
Het onderzoek “Waarschijnlijke aanbestedingsplicht voor woningcorporaties” is gebaseerd op
desk- en fieldresearch van de auteurs. Voor het fieldresearch namen zij 7 interviews af met
strategische, tactische en operationele inkopers van verschillende Nederlandse
woningcorporaties. Ook interviewden zij de adviseur inkoopsamenwerkingen van Aedes (de
vereniging van woningcorporaties). 24 inkopers van verschillende Nederlandse
woningcorporaties vulden ook een online enquête in.
Over de auteurs Ivar Osinga is in 2019 afgestudeerd op het onderzoek “Waarschijnlijke aanbestedingsplicht voor
woningcorporaties” aan de Haagse Hogeschool.
Niels Hoppenbrouwers is senior consultant en aanbestedingsjurist bij inkoopadviesbureau
AevesBenefit.
Over AevesBenefit
AevesBenefit is hét inkoopadviesbureau voor advies, werving & selectie en detachering. De
resultaten van onze klanten staan centraal. Alleen het beste voor onze klanten vindt
AevesBenefit goed genoeg. Om succesvol te blijven, investeren we dan ook continu in de
professionele en persoonlijke ontwikkeling van onze consultants. Dit inspireert de beste
consultants in ons vak om zich aan AevesBenefit te binden. Gezamenlijk vormen wij een
bruisend netwerk van ruim 500 inkoopconsultants, die ‘fun to work with’ zijn. Met onze
consultants, partners en klanten vormen we het kloppend hart van het inkoopvakgebied.
Gedreven door performance, met een snelle, betrouwbare en professionele dienstverlening.
Contactgegevens AevesBenefit
Hogehilweg 3, 1101 CA Amsterdam
Telefoon: +31(0)20 311 64 99
E-mail: [email protected]
Website: www.aevesbenefit.com
Pagina 10 van 14
Bijlage 1: Aanbevelingen professionalisering van inkoop
Aanbeveling 1
Breng de strategische-, tactische- en operationele inkoopprocessen in kaart
Als inkoper wil je controle hebben over de inkoopprocessen. Breng daarom de
inkoopprocessen in kaart. Hoe wordt de inkoopbehoefte gespecificeerd? Wie zijn er betrokken
bij het inkoopproces? Is er een functiescheiding tussen de inkoper en degene die de
inkoopbehoefte vaststelt? Zijn er budgetafspraken? Dit zijn voorbeeldvragen voor het in kaart
brengen van de inkoopprocessen. Leg daarnaast de focus op de standaardisatie van de
inkoopprocessen met checklists en templates. Een gelijke werkwijze onder alle medewerkers
is gemakkelijker te managen en controleren.
Aanbeveling 2
Voer een spendanalyse uit
Een spendanalyse levert inzicht op in alle inkoopuitgaven. Met de informatie hieruit kan
Inkoop sturen op het realiseren van besparingen. Daarom ligt een spendanalyse aan de
grondslag van de professionalisering van inkoop. Verder biedt een spendanalyse zicht op de
inkopen die in een aanbestedingsplichtige situatie volgens een Europese
aanbestedingsprocedure in de markt gezet moeten worden. Indien uw organisatie niet
beschikt over de capaciteit of kennis voor de uitvoering van deze analyse is het verstandig om
hiervoor een externe inkoopprofessional in te schakelen.
Aanbeveling 3
Richt een inkoopfunctie/inkoopafdeling in
Overweeg een inkoopfunctie/inkoopafdeling in te richten indien deze nog niet bestaat binnen
uw organisatie. Ongeveer 70% van de totale kosten van woningcorporaties zijn beïnvloedbare
kosten en dus inkoopgerelateerd. Deze kosten kunnen door correcte aansturing van inkoop
effectief en efficiënt worden ingezet. Als uw organisatie niet over de capaciteit beschikt voor
een inkoopafdeling, onderzoek dan de mogelijkheden voor het inrichten van een inkoopfunctie
volgens het gecoördineerde inkoopmodel. Hierbij is één persoon
(inkoopadviseur/inkoopcoördinator) verantwoordelijk voor de strategische inkoop. De
tactische- en operationele inkoop is belegd bij tijdelijke inkoopteams in de lijn.
Aanbeveling 4
Leidt uw inkoopmedewerkers vakspecifiek op
Biedt uw inkoopmedewerkers de mogelijkheid om een inkoop- en/of aanbestedingsopleiding
te volgen en daarna hun kennis actueel te houden. Specialistische kennis draagt bij aan de
professionalisering van inkoop.
Aanbeveling 5
Sluit in het inkoopbeleid aan op de Aanbestedingswet 2012
Probeer in het inkoopbeleid aansluiting te zoeken bij de Aanbestedingswet. Ook in de huidige,
niet-aanbestedingsplichtige situatie leveren verschillende aspecten voordelen op voor uw
organisatie: ze dragen bij aan het professionele opdrachtgeverschap. Daarnaast verkleint u
de stap die uw organisatie dient te nemen als woningcorporaties aanbestedingsplichtig
worden.
Pagina 11 van 14
Aanbeveling 6
Verbeter de positie en het imago van inkoop in de organisatie
Creëer bewustzijn van goed inkopen en aanbesteden in de gehele organisatie en met name
bij de politiek-bestuurlijke omgeving. De bestuurlijke omgeving bepaalt de positionering van
inkoop en de beleidsmatige kaders waarbinnen Inkoop dient te handelen. Versterk de
inkooporganisatie zowel op kwantitatief (capaciteit) als kwalitatief (toegevoegde waarde)
niveau om de inkoop hoger in de organisatie te verankeren.
Aanbeveling 7
Verbeter de communicatie tussen inkoop, budgethouder en behoeftesteller
In de praktijk weten de inkoper, budgethouder en behoeftesteller elkaar niet altijd te vinden.
Inkopers worden vaak te laat betrokken waardoor het resultaat van het inkooptraject niet
optimaal is. Verbeter daarom de communicatie en samenwerking om inkoop- en
aanbestedingstrajecten effectiever en efficiënter te laten verlopen.
Aanbeveling 8
Informeer de organisatie tijdig voor een mogelijk toekomstige aanbestedingsplicht en
stuur aan op verandermanagement
Het doorbreken van gewoontes en cultuur is lastig tijdens verandertrajecten. Veranderingen
binnen organisaties gaan daarom vaak gepaard met weerstand van medewerkers. Het 8-
Stappenmodel van Kotter beschrijft de stappen om een verandering succesvol te laten
verlopen.
Aanbeveling 9
Stel een inkoopkalender op
In de inkoopkalender neemt u alle te verwachten inkoop- en aanbestedingstrajecten op. De
inkoopkalender geeft zicht op alle inkoop- en aanbestedingstrajecten. Dit vergroot de mate
van controle en stimuleert een proactieve werkwijze.
Aanbeveling 10
Schakel bij gebrek aan capaciteit of kennis externe inkoopprofessionals in
Als uw organisatie niet beschikt over de benodigde capaciteit of kennis voor de
professionalisering van inkoop is het verstandig om een externe inkoopprofessional in te
schakelen. De externe inkoopprofessional biedt met zijn expertise de benodigde
ondersteuning bij de professionalisering van inkoop.
Aanbeveling 11
Ontwikkel inkoop naar fase 3 van het inkoopontwikkelingsmodel van Van Weele en
Rozemeijer
Het inkoopontwikkelingsmodel van Van Weele en Rozemeijer onderscheidt 6 fasen van
inkoopvolwassenheid en biedt hiermee inzicht in de actiepunten om door te groeien naar een
volgende fase. Fase 3 uit het inkoopvolwassenheidsmodel erkent verschillende kenmerken
die van belang zijn voor het aanbesteden volgens de Aanbestedingswet 2012.
Pagina 12 van 14
Aanbeveling 12
Maak de naleving van de regels uit het inkoopbeleid onderdeel van audits
Door de naleving van de regels uit het inkoopbeleid toe te voegen aan de periodieke audits,
vergroot u de aandacht onder de medewerkers voor de beleidsstukken. Hiermee verhoogt u
de naleving van het inkoopbeleid.
Aanbeveling 13
Onderzoek de mogelijkheden voor een inkoopsamenwerking met één of meerdere
woningcorporaties
Voor kleine en middelgrote woningcorporaties (tot ongeveer 10.000 VHE) biedt het aangaan
van een (regionale) inkoopsamenwerking interessante voordelen. Het delen van capaciteit
en/of kennis of de gezamenlijke uitvoering, inkoop of uitbesteding van diensten leidt vaak tot
besparingen op de bedrijfslasten, een verbetering van de onderhandelingspositie, het beter
mogelijk maken van specialisme en het verminderen van de kwetsbaarheid van de
organisatie. Zoek een flexibele samenwerkingspartner met een vergelijkbare cultuur en
identiteit, vergelijkbare ambities en belangen. Zo voorkomt u risico’s op vertragingen of een
ongewenste output.
Bijlage 2: Aanbevelingen aanbesteden conform de Aanbestedingswet 2012
Aanbeveling 14
Woon een kennissessie (Europees) Aanbesteden van een inkoopadviesbureau bij
Als de kennis van (Europees) aanbesteden conform de Aanbestedingswet 2012 niet of
beperkt in huis is, is het verstandig om u te laten informeren over de procesveranderingen in
een aanbestedingsplichtige situatie.
Aanbeveling 15
Raadpleeg PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden
Neem de tijd om de website van PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden te raadplegen.
Hier vindt u alle informatie over aanbesteden volgens de Aanbestedingswet en de
mogelijkheden die deze wet u biedt.
Aanbeveling 16
Vergelijk uw huidige inkoop- of aanbestedingsproces met een aanbesteding volgens de
Aanbestedingswet 2012
Door uw huidige aanbestedingsproces te vergelijken met het aanbestedingsproces van de
Aanbestedingswet krijgt u zicht op de verschillen tussen uw huidige en het nieuwe
aanbestedingsproces. Deze verschillen analyseert u en zet u om in actiepunten ter
voorbereiding op een mogelijke aanbestedingsplicht. Als uw organisatie niet beschikt over de
capaciteit of kennis voor de uitvoering van deze analyse is het verstandig om een externe
inkoopprofessional in te schakelen.
Pagina 13 van 14
Aanbeveling 17
Streef ernaar de beginselen van het aanbestedingsrecht na te leven
Het naleven van de beginselen van het aanbestedingsrecht leidt tot eerlijke aanbestedingen
met gelijke kansen voor de markt. Hiermee verhoogt u het professionele opdrachtgeverschap
van uw organisatie. Daarnaast heeft u met de naleving van de beginselen een goede
uitgangspositie als u toch een keer voor de rechter moet verschijnen.
Aanbeveling 18
Deel uw inkoopbeleid en -kalender vroegtijdig met de markt
Als u uw inkoopbeleid en -kalender vroegtijdig publiceert, ontvangt u meer en meer gerichte
inschrijvingen. Opdrachtnemers bepalen aan de hand van uw inkoopbeleid en -kalender of
een van de verwachte aanbestedingen interessant is voor hen en spelen hier proactief op in.
Aanbeveling 19
Stel bij aanbestedingen zorgvuldig een aanbestedingsteam samen
Wees zorgvuldig bij het samenstellen van de inkoopteams. Zorg dat de benodigde disciplines
tijdig bij het aanbestedingsproces betrokken worden. De “Praatplaat inkoopproces” van Aedes
geeft het inkoopproces schematisch weer. Hierin is terug te vinden waar in het
aanbestedingsproces welke discipline aangesloten dient te worden.
Aanbeveling 20
Voorkom risico-avers gedrag tijdens een aanbestedingsprocedure
Uit de praktijk blijkt dat aanbestedende diensten risico-avers handelen uit angst voor politieke
problemen bij procedurele fouten, budgetoverschrijdingen of het niet halen van een deadline.
Dit uit zich in minimale communicatie met de markt tijdens aanbestedingsprocedures, keuze
voor aanbestedingsprocedures zonder ruimte voor innovatie en het zoveel mogelijk beleggen
van de risico’s bij de markt. Risico-avers gedrag draagt niet bij aan het behalen van optimale
resultaten. Handel daarom vanuit de kansen die de Aanbestedingswet biedt en voorkom het
denken in risico’s.
Aanbeveling 21
Start met het digitaal aankondigen van opdrachten
Aanbestedende diensten dienen opdrachten met een waarde gelijk aan of boven de Europese
drempelwaarden digitaal aan te kondigen via TenderNed. Overweeg per inkooptraject of een
openbare aankondiging via TenderNed nu al voor u van toegevoegde waarde is. Met deze
aankondiging kijkt u met een bredere blik naar de markt en verbetert de marktwerking de prijs-
kwaliteitverhouding.
Aanbeveling 22
Ga zowel voor, tijdens als na een aanbesteding de dialoog aan met de markt
Door in verschillende fasen van het aanbestedingsproces de dialoog aan te gaan met de
markt, behaalt u meerdere voordelen. Zo zoekt u in een marktconsultatie voorafgaand aan de
aanbesteding met de markt naar de beste oplossingen of specificaties voor de aanbesteding.
Tijdens een aanbestedingsproces gaat u de dialoog aan via inlichtingen- en vragenrondes.
Hierin verheldert u onduidelijkheden, waardoor de markt een betere inschrijving aanlevert. Bij
afronding van een aanbestedingsproces is een evaluatie een dialoogmoment (zie aanbeveling
26).
Pagina 14 van 14
Aanbeveling 23
Breng een heldere en realistische offerteaanvraag uit
Kies de best passende aanbestedingsprocedure. Hierbij houdt u rekening met: het
inkoopbeleid van uw organisatie, de aard en omvang van de opdracht, de opdrachtvorm, het
verwachte aantal inschrijvers, de bijkomende administratieve lasten voor u en voor de
inschrijvers, de marktsituatie, de doorlooptijd van de procedure en het gewenste eindresultaat.
Communiceer naar de markt waarom u kiest voor de betreffende aanbestedingsprocedure en
laat ruimte voor innovatieve oplossingen vanuit de markt. Ken afhankelijk van de gevraagde
inspanning en de complexiteit van de uitvraag een reële tenderkostenvergoeding toe aan
inschrijvers. Al deze factoren bepalen de aantrekkelijkheid van de uitvraag voor de markt.
Aanbeveling 24
Neem in nieuwe contracten een artikel op dat het contract vroegtijdig beëindigd kan
worden als woningcorporaties aanbestedingsplichtig worden
Door een ontbindingsclausule in nieuwe contracten op te nemen beperkt u de risico’s als
woningcorporaties aanbestedingsplichtig worden.
Aanbeveling 25
Beperk de looptijd van nieuw af te sluiten contracten tot 4 jaar
Een lange looptijd beperkt de flexibiliteit om in te spelen op ontwikkelingen in de markt. De
Aanbestedingswet 2012 kent voor raamovereenkomsten een maximale looptijd van 4 jaar. Er
mag, mits hiervoor een deugelijke motivatie is, worden afgeweken van deze looptijd. Binnen
deze looptijd is echter veelal voldoende ruimte om te werken aan een partnerschap.
Aanbeveling 26
Evalueer een aanbesteding na afronding
Evalueer uw afgeronde aanbestedingen zowel intern als met de markt (gegadigden en
inschrijvers). Uit een dialoog met de markt verkrijgt u feedback die u kunt toepassen op
toekomstige aanbestedingen. Daarnaast investeert u tijdens de dialoog in de relatie met een
potentiële opdrachtnemer. De “verliezers” van een aanbesteding krijgen tijdens de dialoog
immers inzicht in verbeterpunten voor toekomstige inschrijvingen.
