Invoering SharePointbij het NIOD

Kick off presentatie, 23 september 2008Richard Kranendonk

1Noot: deze presentatie bevat hyperlinks, herkenbaar door onderstreping van tekst. Door erop te klikken wordt u naar een webpage geleid, waarin de tekst naar verwezen wordt.

NIOD = Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatiewww.niod.nl (Dutch) or www.niod.nl (English).

2008 Richard Kranendonk / Cross Content. This work is licensed under the Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Netherlands License. To view a copy of this license, visit http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/nl/ or send a letter to Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California, 94105, USA.

Waarom dit project?

2

ICT Beleidsplan

• DMS voor verbetering interne communicatie en informatievoorziening

• Delen van informatie en kennis als basis voor samenwerking, m.n. binnen projecten

• Hergebruik van informatie en kennis

• Overal en altijd beschikbaar zijn van de informatie

• Digitalisering van analoge en papieren werkprocessen

3Deze doelen zijn overgenomen uit het NIOD ICT-beleidsplan 2007–2010: “Digitaal is maatgevend”

Wat is SharePoint?

4

Legodoos

• Bouwstenen voor het opzetten van (interne) websites

• Samenwerking

• Informatie uitwisseling

• Kennisdeling

• Workflow

5SharePoint is geen standaard applicatie zoals Word of Excel, die er altijd min of meer hetzelfde uitziet. SharePoint is een bouwdoos waarmee je verschillende omgevingen kunt bouwen - zoals Lego - in de vorm van websites (in het geval van het NIOD, websites voor intern gebruik).

We gaan daarmee omgevingen bouwen voor samenwerking, informatie uitwisseling, kennisdeling en workflow.(workflow is ieder werkproces dat uit meer stappen bestaat, en waar vaak meerdere personen en afdelingen bij betrokken zijn).

Succesvol op Internet

• Wiki’s

• Blogs

• RSS Feeds

6Wat voor soort bouwstenen treffen we aan in SharePoint?Bouwstenen met functionaliteiten, die op Internet de laatste jaren zeer succesvol zijn gebleken voor het delen informatie, samenwerking, en het opbouwen en structureren van kennis.

Dit zijn met name Wiki’s, Blogs en RSS Feeds (ik leg deze termen zo uit).

Wiki7

Het bekendste voorbeeld van een Wiki is WikiPedia.org, de online encyclopedie die door gebruikers zelf is samengesteld.Hier ziet u een voorbeeld van een lemma op WikiPedia, in dit geval de pagina van het NIOD zelf.

Bijzonder is, dat deze met een minimum aan centrale organisatie en vooropgelegde regels tot stand is gekomen, terwijl de nauwkeurigheid van deze encyclopedie vergelijkbaar is met de Encyclopedia Britannica (zo is uit onderzoek gebleken).

Interessant zijn de discussie-tracks (zie tab bovenaan de WikiPedia pagina) waarop te zien is hoe de lemma’s tot stand komen, en hoe er aan een lemma geschaafd wordt, in onderling overleg tussen gebruikers.

De gemeenschap van WikiPedia auteurs, mensen die graag hun kennis over een bepaald onderwerp delen met de wereld, heeft een groot zelfreinigend vermogen. Het komt regelmatig voor dat kwaadwillenden (of onwetenden) een lemma vandaliseren, maar het is vaak slechts een kwestie van minuten tot dit weer rechtgezet is.

Een belangrijke motivatie van de auteurs is trots, trots over de kennis van een onderwerp. Hun beloning zit in de erkenning van hun expertise door hun ‘peer group’, vergelijkbaar met de wetenschappelijke gemeenschap.

Blog8

Een blog (afkorting van weblog) is een individueel logboek, waarop je korte of langere mededelingen kan doen over wat je meemaakt, wat je doet, of hoe je ergens over denkt. Ook beeld, geluid en links naar andere bronnen kunnen opgenomen worden.

Zo’n logboek kan een persoonlijk karakter hebben, maar het kan evengoed ingezet worden voor zakelijke of bedrijfsmatige toepassingen.In dit voorbeeld gaat het om een blog met een humoristisch karakter. De inhoud zal geen maatstaf vormen voor gebruik op het NIOD, waar het om gaat is dat je met minimale middelen, zonder een lastig en tijdrovend redactioneel of technisch proces, anderen kunt vertellen wat je aan het doen bent of hoe je ergens over denkt.

Bij het NIOD zou het bijvoorbeeld kunnen gaan om mededelingen als “de subsidieaanvraag voor project X is goedgekeurd, we kunnen nu aan de slag!”, of: “sinds vandaag is persoon Y bij ons in dienst getreden op de afdeling Z. Y stelt zich op deze pagina aan jullie voor”, of: “Bas is jarig, er is om 10 uur gebak in de koffiekamer”.

Iedere afdeling en bedrijfsfunctie krijgt zo’n blog, zodat de rest van het instituut op een eenvoudige en laagdrempelige manier de hoogte kan worden gehouden van waar die afdeling mee bezig is, en wat er eventueel verandert.

RSS Feed9

Er zullen binnen het NIOD dus een flink aantal blogs ontstaan. Maar het is niet handig, als medewerkers steeds allerlei pagina’s van afdelingen na moeten lopen, om uit te vinden of er nieuws is, en of dat voor hen relevant is.

Daarom gaan we gebruik maken van ‘RSS Feeds’. RSS Feeds zijn automatische samenvattingen van nieuwe of gewijzigde informatie op websites, die als een stroom naar de gebruiker gestuurd worden.Je kunt je abonneren op de nieuwsstromen die voor jou interessant zijn. Aanvankelijk zul je op alle feeds geabonneerd zijn, en gaandeweg kun je voor jezelf bepalen welke je wilt blijven volgen.Sommige feeds zullen een verplicht karakter hebben, bijv. de mededelingen van de directie.

De feeds zijn binnen de browser beschikbaar, op de persoonlijke startpagina die iedereen op SharePoint krijgt.

RSS staat voor “Really Simple Syndication” of “Rich Site Summary”.

Waarom succesvol?

10

Van Push naar Pull

• Oceaan van informatie

• Selectie door deskundigen niet geaccepteerd

• Zelf informatie halen

• Hulpmiddelen voor filtering en selectie

• Feeds en search

11Wat heeft deze elementen (Wiki’s, blogs en RSS feeds), en de combinatie daarvan nu tot zo’n succes gemaakt?Waarom zien we op Internet spontaan samenwerking en kennisdeling ontstaan, wat met traditionele kennismanagement systemen en intranet maar niet wil lukken?

Allereerst zie je een ontwikkeling van ‘Push’ naar ‘Pull’, van de traditionele broadcast/redactie aanpak (waarbij content door een kanaal heen naar een afwachtende consument geduwd wordt) naar een situatie waarin de consumenten - zakelijk en privé - zelf de informatie selecteren die ze relevant, interessant of vermakelijk vinden.

Van oudsher was de toegang tot informatie beperkt, voorbehouden aan een selecte groep die bijvoorbeeld toegang tot de nieuwsdiensten van Reuters had. Tegenwoordig kan iedereen met Internet toegang vrijwel in gelijke mate beschikken over een oceaan van informatie.Het wordt eenvoudigweg niet meer geaccepteerd dat een kleine groep ‘deskundigen’ bepaald welke informatie voor ons van toepassing is. Dat kunnen we zelf beter.

We kunnen dat, omdat we daarbij geholpen worden door hulpmiddelen voor filtering en selectie: RSS feeds uit veel verschillende bronnen, ‘recommendations’ en doorverwijzingen van andere gebruikers, en krachtige zoekmachines (Google).

Interactie

• Zelf bijdragen

• Kennis groeit door het te delen

• Laagdrempelige gereedschappen

• Blogs en Wiki’s

12Een tweede belangrijk aspect aan dit succes, is dat gebruikers zelf kunnen bijdragen. We nemen geen afwachtende, reactieve rol meer aan, maar helpen zelf de kennis te vormen en informatie te sturen in de richting die voor ons belangrijk is.Traditioneel houdt iemand die ‘iets’ weet, die kennis zoveel mogelijk bij zichzelf, dat is immers wat je onderscheidt van de anderen. Uitgeverijen, omroepen en adviesbureaus doen hetzelfde, met allerhande beveiliging en juridische maatregelen.

Maar het besef, dat kennis groeit door het te delen, raakt steeds breder verspreid. Als niemand weet, dat jij iets weet, wat is dat dan waard? Juist door je kennis te etaleren en te delen, maar onder de strikte voorwaarde dat jij erkend wordt als bron van die informatie, groeit de waarde van die kennis en van jou als deskundige.

Ook hiervoor zijn laagdrempelige gereedschappen beschikbaar: blogs, waarmee individuen anderen deelgenoot kunnen maken van informatie, kennis en meningen; en Wiki’s, om kennis te structureren, en op elkaars kennis voort te kunnen bouwen.

Zelforganisatie

• Gemeenschappen

• Sociale component

• Vooropgezette, flexibele structuur

13Het derde aspect dat ik essentieel vind, is de zelforganisatie.Mensen vormen gemeenschappen rond bepaalde onderwerpen of bepaalde meningen, visies.Die gemeenschappen hebben een sterke sociale component, waarin erkenning, identiteit en verbondenheid een belangrijke rol spelen.De gemeenschappen vormen zich meestal rond een vooropgezette maar flexibele structuur, die voorkómt dat de uitwisseling van meningen en ideeën ontaard in chaos.

Traditionele functies

• Document management

• Records management

• Workflow

• Integratie Office

• Werken op afstand

14Terug naar SharePoint.

SharePoint combineert deze succesvolle Internet elementen met meer traditionele functionaliteiten uit moderne kantooromgevingen:document management, zaken als versiebeheer, check-in/check-out mechanismen, etc.records management, zodat je kunt nagaan wie, wanneer welke documenten heeft ingezien, gewijzigd, verplaatst, verwijderd, etc.workflow, de al eerder genoemde werkzaamheden die uit meerdere stappen bestaan (voorbeelden zijn bijv. de aanvraag van projectsubsidies, de afhandeling van inkomende facturen)integratie met de Office applicatieswerken op afstand, ook voor thuiswerkers en externe projectmedewerkers.

Hoe ziet dat er uit?

15Een SharePoint site ziet er bijvoorbeeld zo uit...

Aanpak

16

• Actieve participatie van afdelingen

• Structuur om chaos te voorkomen

• Kwaliteitsnormen en richtlijnen

• Tweerichtingsverkeer

• Communicatie en training

• Inbedding in de organisatie

17Hoe gaan we dit aanpakken?

Om te zorgen dat afdelingen eigenaar zijn van hun eigen omgeving, zullen de afdelingen zelf een belangrijke stem krijgen in hoe hun site wordt ingericht.We zorgen wel voor een basisstructuur, zodat er enige voorspelbaarheid komt in de architectuur en waar je zaken kunt vinden.Er worden ook normen en richtlijnen bepaald t.a.v. het gebruik van het platform, welke zaken we daarop gaan zetten en welke niet, individuele keuzes tegenover verplichtingen.

In het gehele project wordt tweerichtingsverkeer de norm. Alle medewerkers worden uitgenodigd actief mee te denken en bij te sturen in de inrichting van het platform. Hiertoe wordt als één van de eerste concrete producten een projectsite opgezet, natuurlijk met SharePoint, waarop je de besluitvorming en de voortgang kunt volgen, deelnemen aan de discussie en vragen stellen. Hierbij wordt wel persoonlijk initiatief verwacht.

We zorgen voor communicatie naar de organisatie, en training en voorlichting aan de gebruikers van het platform (i.e. alle medewerkers).

Zeer belangrijk is, dat het complete beheer en onderhoud wordt ingebed in de organisatie. Het moet een platform zijn van de afdelingen zelf, niet een verplicht nummer dat top-down wordt afgedwongen.

En daarmee kom ik op de projectorganisatie...

Projectorganisatie

18

SharePoint Redactie

• Gebruik platform binnen het NIOD

• Kwaliteit van informatie

• Consistentie van vormgeving en structuur

• Informatie architectuur

• Verbetering op langere termijn

19De projectorganisatie bestaat uit twee teams: de SharePoint redactie en het Functioneel Team.

De SharePoint redactie zal zich richten op het gebruik van het platform binnen het instituut, in bredere zin.Ze zal de kwaliteit van de informatie bewaken, zowel qua inhoud als relevantie en actualiteit, en de verschillende afdelingen daarop aanspreken. Het is belangrijk dat er enige consistentie is in vormgeving en structuur, zodat informatie op voorspelbare plaatsen te vinden is, in een begrijpelijke vorm.

De redactie zal ook de (initiële) overall structuur en metadata inrichting bepalen. Metadata zijn beschrijvende gegevens over de informatie, die context en betekenis geeft en bijv. het zoeken effectiever maakt.

De redactie is verantwoordelijk voor de verbetering van het platform op langere termijn, zodat de functies en informatie relevant en actueel blijven.

Wie?

• Eveline Buchheim

• Petra Links

• Jeroen Kemperman

20Deze personen zitten in de Redactie.

Functioneel Team

• Inrichten sites

• Samen met de afdelingen

• Ondersteuning gebruikers

• Externe training

21Het Functioneel Team zal de sites voor de verschillende afdelingen gaan opzetten, in samenwerking met die afdelingen. Medewerkers van die afdelingen kunnen dus zelf voor een groot deel bepalen welke informatie, documenten en functionaliteit ze op hun omgeving willen. Natuurlijk binnen de kaders die vooraf zijn afgesproken.Het Functioneel Team zal de gebruikers ook gaan ondersteunen bij het gebruik van SharePoint, o.a. door uitleg en instructie.

Om dit te kunnen doen, zal het Functioneel Team getraind worden door een extern bureau.

Wie?

• Anne Helfrich

• Monique van Kessel

• Luuk Arens

• Dikus Waanders

22Deze mensen zitten in het Functioneel Team.

Projectleiding

• Richard Kranendonk

• Ruben de Vos

23De overall projectleiding is neergelegd bij mij. Mijn betrokkenheid is beperkt tot de eerste 6 maanden. Het is de bedoeling dat het NIOD na die tijd in staat is om het project verder met eigen mensen voort te zetten en af te ronden.In die zes maanden zullen de basis structuren gelegd worden, en zullen de eerste 6 afdelingssites worden opgeleverd.

Ruben de Vos wordt de intern projectleider. Hij zal vanaf het begin samen met mij optrekken, en geleidelijk aan steeds meer taken van mij overnemen.

Het project, en daarmee de verantwoordelijkheid van de projectleider, eindigt als alle afdelingen en bedrijfsfuncties hun eigen site hebben - tenminste waar dat relevant is.

De SharePoint redactie en het Functioneel Team blijven echter bestaan, dit worden permanente organen binnen het NIOD, zodat de kwaliteit van het SharePoint platform geborgd is en voor voortdurende verbetering kan worden gezorgd.

Welke sites?

24Welke sites gaan we nu eigenlijk bouwen?

• Afdelingen

• Bedrijfsfuncties

• Persoonlijke werkruimte

• Projecten

25Iedere afdeling en bedrijfsfunctie (denk bijv. aan Communicatie, of de ICT Commissie) krijgt zijn eigen omgeving op SharePoint.

Die omgevingen hebben steeds 2 delen:- een publiek deel, waarop de rest van het instituut kan zien welke diensten die afdeling biedt, welke voorwaarden en procedures daarbij horen, wie er op die afdeling werkzaam zijn, hoe je ze kunt benaderen, etc. Ook kun je daar, indien relevant, je werk in digitale vorm aanbieden, de voortgang bekijken, etc.- een privaat deel, waarin de betreffende afdeling haar eigen werkzaamheden kan coördineren, gezamenlijk aan documenten werken, etc.

Iedere medewerker krijgt bovendien een persoonlijke werkruimte. Hierin kan hij/zij bijvoorbeeld documenten plaatsen, die dan vanaf thuis - of een andere locatie - bereikbaar zijn.

Voor de (onderzoeks-)projecten kunnen eenvoudig sites worden ingericht, waarop de projectmedewerkers kunnen samenwerken, ook wanneer ze zich op verschillende locaties bevinden.

Planning

26

Start

• Tot begin oktober

• Projectsite Redactie en Functioneel Team

27Deze presentatie is meteen de start van het project.Eén van de eerste activiteiten die we zullen doen, is het opzetten van een site voor de SharePoint redactie en het Functioneel Team.Hierop komt alle informatie over het project en de voortgang. Belangrijker is, dat dit een omgeving wordt waarin alle medewerkers kunnen participeren, door discussies te volgen, daaraan deel te nemen, en het projectteam te wijzen op zaken die ze over het hoofd zien, of bij te sturen waar nodig.Als deze site beschikbaar is, zal ook meteen de instituutsbrede mededelingen en de instituutsbrede verspreiding van documenten via deze site gaan lopen, zodat iedereen ook een reden heeft om deze site zeer regelmatig te bezoeken.

Inventarisatie

• Tot half oktober

• Data, informatie, kennis, werkprocessen

• Gebruik van eerdere werkzaamheden en deelinventarisaties

28De redactie gaat een inventarisatie doen, op hoofdlijnen, van de data, informatie, kennis en werkprocessen die binnen het NIOD aanwezig zijn.Deze inventarisatie vormt de bron voor de volgende fase, de beleidsvorming. Welke van die ‘content’ komt in aanmerking om op SharePoint te zetten, en welke voordelen kunnen we daarmee behalen.

We kunnen hierbij gebruik maken van (deel-)inventarisaties die al aanwezig zijn, bijv. de procesinterviews uit 2007, en de inventarisatie Digitale Collecties die onlangs is uitgevoerd.

Beleidsvorming

• Tot eind oktober

• Welke documenten, informatie, workflows

• Hoe lang bewaren

• Hoeveel opslagruimte krijgt iedereen

• Wie krijgt toegang tot wat

• Welke data overzetten naar SharePoint

29Op basis van de inventarisatie gaat de redactie beleid formuleren. De redactie kan daarover natuurlijk niet zelf beslissen, het zal het karakter van voorstellen richting de Directie hebben.Nogmaals wil ik benadrukken, dat jullie aan deze discussie deel kunnen nemen, en zo voor een belangrijk deel kunnen beslissen welke kant het op gaat.

We zullen bij de beleidsvorming ook rekening houden met ontwikkelingen in gerelateerde projecten en externe ontwikkelingen (bijvoorbeeld het project Digitale Duurzaamheid van het Nationaal Archief).

Definitie

• Tot half november

• Vaststellen informatie- en metadata-architectuur

30In de definitie fase zullen we bepalen, hoe het platform ingericht zal worden.We zullen voorstellen doen voor de overkoepelende structuur, en de manier waarop je daar doorheen navigeert. Ook zullen we de metadata structuur definiëren, dus welke gegevens we over documenten vastleggen en met welk doel.

Ook doen we voorstellen voor oplossingen voor werkprocessen de meerdere afdelingen raken (bijv. het routeren van inkomende correspondentie en facturen). We gaan aandacht besteden aan welke informatie waar hoort, wie er toegang toe mogen hebben, etc.

Deze eerste ‘definitie’ zullen we tijdens de uitrol als startpunt gebruiken voor de verschillende afdelingen. Aan de hand van de ervaringen en meningen daar, zullen die zaken ongetwijfeld worden aangepast.

Uitrol

• Tot medio 2010

• Eerste zes maanden:Secretariaat, Directie, Projectbureau, Beeldbank, Financiële administratie, Correspondentieteam

31We zullen de uitrol per afdeling aanpakken. In het begin zullen we dat achtereenvolgend doen (dus we gaan pas naar de volgende afdeling als de eerste een werkende site heeft), maar gaandeweg kan dat ook gaan overlappen.

In totaal verwachten we dat er een tiental sites zullen ontstaan (naast de persoonlijke sites en de tijdelijke sites voor projecten).

In de eerste zes maanden willen we voor de afdelingen die je hier ziet, een site realiseren. We hebben hiervoor gekozen, omdat deze afdelingen ofwel een centrale rol in de bedrijfsvoering vervullen, en omdat we daar een duidelijke behoefte zien aan een oplossing voor workflow (Beeldbank) en kennisdeling (Correspondentie Team).

De volgorde daarna is nog niet bepaald.

Tot slot

32

Meer dan techniek

• Andere omgang met informatie

• Verantwoordelijkheid voor vastleggen en ontsluiten van kennis en informatie

• Noodzaak om collega’s te informeren en geïnformeerd te worden

33De onderwerpen die hier in de presentatie aan de orde zijn gekomen, worden uitvoeriger behandeld in de Projectbeschrijving. Ik zal een mail rondsturen met een link naar die beschrijving. Je kunt daarin ook meer lezen over de achtergronden van online samenwerking.

Ik hoop dat ik in deze presentatie ook duidelijk heb kunnen maken, dat het in dit project om veel meer dan de introductie van een stuk techniek gaat. Willen we doelen uit het ICT Beleidsplan realiseren, en willen we werkelijk voordelen hebben van dit platform, dan zullen we op een andere manier met (digitale) informatie om moeten gaan.

Het gaat om het delen van kennis en informatie, en het op zo’n manier opslaan en vastleggen dat het ook voor anderen overzichtelijk en toegankelijk wordt.

Kennis ontstaat in de toepassing

van informatie

34Tot slot nog 2 uitgangspunten om in het achterhoofd te houden.

Bovenstaande stelling is afkomstig uit de informatie theorie, waarin een driedeling gemaakt wordt: data, informatie en kennis.- data zijn kale cijfers, waarden, zonder intrinsieke betekenis- pas als je weet hoe je de data moet interpreteren, wordt het informatie- informatie wordt pas kennis, als je weet hoe je die informatie toe moet passen.

Kennis groeit door het te delen

35Als je “op je kennis blijft zitten”, het bij jezelf houdt omdat je denkt dat het macht betekent of je waarde als expert verhoogt, vergeet dan niet dat het weinig waard is, als niemand wéét wat die kennis is en wat je ermee kunt.Kennis wordt juist meer waard door het te delen met anderen.

36

Vragen?

37

Dank voor uw aandacht

38