Workshop Archiefstandaarden

“Heilig huisje of eerder kruisje?”

Brussel, 29 september 2016

Een pleit voor functies!

De inhoud van deze presentatie mag ongebreideld worden hergebruikt onder

Creative Commons 0. Dit met uitzondering van de afbeeldingen op dia's 3, 4, 5,

15, 19-24 en 29, en de logo's op dia 8. De rechten daarop berusten bij anderen.

© Walt Disney, 2007.

‘Functies’?

Pff, nutteloze ondingen!

I ♥FUNCTIES

MEER

FUNCTIES

NU!

Er zijn twee soorten:

Goede vragen, opmerkingen en voorbeelden...

die behandelen wij meteen

Zeer goede vragen / opmerkingen / voorbeelden...

die behandelen wij aan het einde

Heeft iemand in de zaal een ketenproces gevonden?

Vooraf: over vragen, opmerkingen en voorbeelden...

“Stuurvrouw met roeptoeter” (bewerkt)

Bron: Spaarnestad Photo, [SFA022002256], ca. 1930,

fotograaf onbekend

Zeker voor jongere en gecompliceerde (digitale) archieven

ontkomen wij er niet aan om

naast de beschrijving van een archiefbestanddeel of -stuk (ISAD(G))

en de actor/vormer (ISAAR(CPF))

ook een beschrijving van de functie c.q. proces (ISDF) toe te passen

om de ontstaans- en gebruikscontext voldoende te belichten

en zoekmogelijkheden voldoende te benutten.

Functies: de stelling

1. Wat is een ‘functie’ volgens ISDF? (En waarom is dit lastig te definiëren?)

2. Hoe kunnen wij ‘functies’ gebruiken in combinatie met...

‘actoren’ (ISAAR)

‘archiefbestanddelen’ (ISAD)

‘bewaarplaatsen’? (ISDIAH)

3. Waarom vinden sommigen van ons functies wél belangrijk? (Voorbeelden.)

4. Zouden wij het eens kunnen zijn met de stelling?

Opbouw van de parallelsessie voor functies

Een ‘archief’ volgens de ‘klassieke’ definitie

“Procesgebonden informatie”

ISDF (huidige versie vertaling in het Nederlands):

“Elk doeleinde, elke verantwoordelijkheid, of elke taak,

waarvan op hoger niveau de zorg toegeschreven wordt

aan een organisatie door wetgeving, beleid of mandaatstelling.

Functies kunnen worden onderverdeeld

in duidelijk afgebakende onderdelen, zoals subfuncties,

bedrijfs- en werkprocessen, activiteiten, taken of transacties.”

Wat is een functie eigenlijk...?

Maar hoeveel begrippen voor ‘functies’ zijn er dan...?

Zijn de internationale modellen het minstens ‘met elkaar eens’?

Hoe staan de huidige standaarden in relatie tot elkaar?

Functie

ISDF

Functie

ISDF

Vormer /

Actor

ISAAR(CPF)

Archief

(bestanddeel)

ISAD(G)

Archief

instelling

ISDIAH

Archief

bestanddeel

ISAD(G)

Archief

bestanddeel

ISAD(G)

Archief

bestanddeel

ISAD(G)

Archief

bestanddeel

ISAD(G)

Archief

bestanddeel

ISAD(G)

Archief

stuk

ISAD(G)

Archief

bestanddeel

ISAD(G)

Archief

bestanddeel

ISAD(G)

Archief

stuk

ISAD(G)

Archief

bestanddeel

ISAD(G)

Archief

bestanddeel

ISAD(G)

Archief

stuk

ISAD(G)

Functie

ISDF

Functie: ‘ketenproces’

ISDF

Vormer /

Actor

ISAAR(CPF)

Archief

instelling

ISDIAH

Functie

ISDF

Vormer /

Actor

ISAAR(CPF)

Vormer /

Actor

ISAAR(CPF)

Functie

ISDF

Archief

bestanddeel

ISAD(G)

Archief

bestanddeel

ISAD(G)

Archief

bestanddeel

ISAD(G)

Archief

bestanddeel

ISAD(G)

Archief

instelling

ISDIAH

Archief

bestanddeel

ISAD(G)

Archief

bestanddeel

ISAD(G)

Bron: Records in contexts (RiC) conceptual model, v. 0.1, september 2016, p. 96. Te vinden via: http://www.ica.org/en/release-records-contexts-egad

Voorbeeld van een ketenproces als functie

Toezicht op de huisvesting van statushouders

“Verblijfsgerechtigden (asielzoekers met een verblijfsvergunning) hebben recht op reguliere huisvesting. Het is van

belang dat zij normale woonruimte krijgen om een snelle start te kunnen maken in het inburgeringsproces. Gemeenten

zijn daarom wettelijk verplicht elk half jaar een aantal verblijfsgerechtigden te huisvesten, de zogenaamde taakstelling.

De minister van Binnenlandse Zaken bepaalt per gemeente de taakstelling. Deze hangt af van het aantal inwoners van

een gemeente en het verwachte aantal verblijfsgerechtigden. Het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA)

bemiddelt bij het zoeken van een eerste woonruimte, door verblijfsgerechtigden aan gemeenten te koppelen. De

provincie ziet erop toe dat gemeenten voldoende verblijfsgerechtigden huisvesten en daarmee hun taakstelling

realiseren. Als een gemeente onvoldoende verblijfsgerechtigden gehuisvest heeft, voeren Gedeputeerde Staten overleg

met Burgemeester en Wethouders van de betreffende gemeente. Er worden dan afspraken gemaakt over hoe de

gemeente alsnog aan de verplichting kan voldoen. Bij in gebreke blijven van de gemeente kan de provincie ingrijpen.”

Bron: Provincie Noord-Holland, https://www.noord-holland.nl/Bestuur/Interbestuurlijk_toezicht/Toezicht_op_huisvesting_statushouders,

laatst gecontroleerd 27 september 2016.

Ketenpuzzel: toezicht op de huisvesting van statushouders

COA

Rijswijk

ISAAR

Nationaal

Archief

ISDIAH

Regievoerder

hoofdstad

provincie ISAAR

Provincie

ISAAR

Provincie

archiefbewaar

plaats ISDIAH

Gemeente

archiefbewaar

plaats ISDIAH

Gemeente

ISAAR

Woning-

corporatie

ISAAR

Stelt streefcijfers huisvesting vast o.b.v. analyse instroom statushouders en opdracht minister.

Verstrekt streefcijfers aan regievoerder COA per provincie.

Verwerkt geaggregeerde realisatiecijfers in jaarverslag voor minister.

Voert regisserend overleg met gemeenten en COA o.b.v. streefcijfers.

Aggregeert realisatiecijfers voor COA Den Haag.

Verwerkt interbestuurlijke toezichtinformatie (IBT) over de gerealiseerde huisvesting per jaar.

Intervenieert richting gemeenten als streefcijfers niet worden gehaald.

Voert regisserend overleg met regievoerder en evt. andere gemeenten.

Stelt beleid vast t.a.v. de huisvesting, maakt prestatieafspraken met woningcorporaties.

Stelt realisatiecijfers en KPI’s vast, verstrekt deze aan resp. regievoerder en provincie-IBT.

Maakt prestatieafspraken met gemeente voor huisvesting van statushouders.

Wijst beschikbare woningen toe aan statushouders.

Verstrekt jaarlijkse toewijzingscijfers aan gemeente.

Waarom functies? Gebruik maken van bronnen die er al zijn

Wie is het?

Wat doet-ie?

Waarom doet-ie dat?

Welke bescheiden,

en waar?

Bronnen die er al zijn, recordsmanagement: ISO 23081 en ISO 26122

Afbeelding te vinden op p. 12 van het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO) v. 1.1, via https://archief2020.nl/nieuws/toepassingsprofiel-metadatering-lokale-overheden

Architecturen en procesmodellen, hoger onderwijs: HORA

Afbeeldingen op deze en de volgende twee dia’s te vinden op de HORA-website, via http://www.wikixl.nl/wiki/hora/index.php/Bedrijfsfunctiemodel

Functies kúnnen minder volatiel zijn dan de organisaties zelf

“OrgOrgChart: The Evolution of an Organization” Autodesk Research, 2011, via https://www.autodeskresearch.com/projects/orgorgchart

Zijn functies dan áltijd bruikbaar…?

“Ridderzaal tijdens de vergadering van de Staten-Generaal in 1651” Kunstenaar: Dirck van Delen, ca. 1651

Afbeelding via http://www.geheugenvannederland.nl/nl/geheugen/view?coll=ngvn&identifier=MAU01%3A0026

Nee.

Instrumenten van de macht, Theo Thomassen, 2009

Afbeelding via http://www.huygens-

b2c.nl/product/1648270/instrumenten_van_de_macht.aspx

Functies in Instrumenten van de macht2 Het bondgenootschap constitueren en de privileges, rechten en vrijheden van de

bondgenoten bewarenenootschap constitueren en de privileges, rechten en vrijheden

van de bondgenoten bewaren

2.2 Beslissen over de toetreding van nieuwe leden

2.3 Constitutionele regelingen uitvaardigen, aanpassen en interpreteren

2.4 Bestuurs- en rechtscolleges instellen en van een instructie voorzien

2.5 De eigen werkzaamheden organiseren en reguleren

2.6 De privileges, rechten en vrijheden van de bondgenoten bewaren

3 De eenheid in het bondgenootschap en de goede omgang tussen haar leden en

geassocieerden handhaven

3.1 De handhaving van de eenheid en de goede correspondentie

3.2 De goede verstandhouding tussen de bondgenoten onderling handhaven

3.3 Leningen aan provincies garanderen en verstrekken

3.4 De goede verstandhouding tussen Groningen en de Ommelanden handhaven

3.5 De goede verstandhouding binnen de andere provincies handhaven

3.6 De goede verstandhouding met en binnen Drenthe handhaven

3.7 De goede verstandhouding met en tussen de vrije heerlijkheden handhaven

3.8 De invloedssfeer van de staat in de grensgebieden handhaven

3.8.1 De invloed van het bondgenootschap in Oost-Friesland handhaven

3.8.2 De invloed handhaven van het bondgenootschap in de Rijnvestingen, de

graafschappen Meurs, Lingen en Bentheim

3.9 De invloed handhaven van het bondgenootschap in de Barrièresteden

4 Gouverneurs-generaal, stadhouders, kapiteins-generaal, admiraals-generaal en

veldmaarschalken aanstellen

4.2 Gouverneurs-generaal van de Unie aanstellen

4.3 Gouverneurs-generaal over Oost-Indië aanstellen en bevestigen

4.4 Kapiteins-generaal en admiraals-generaal van de Unie aanstellen

4.5 Stadhouders en kapiteins- en admiraals-generaal van de stemhebbende provincies,

Drenthe en de Generaliteitslanden aanstellen

4.6 Veldmaarschalken aanstellen

5 Leden van de regering admitteren en hoge generaliteitsambtenaren en militaire officieren

aanstellen

5.1 Leden van de regering admitteren

5.2 Hoge generaliteitsambtenaren en de eigen ambtenaren aanstellen en van een

commissie voorzien

5.3 Hoge militaire officieren aanstellen en van een commissie voorzien

6 Generaliteitsdienaren beëdigen

6.1 Eden afgenomen door of namens de Staten-Generaal

6.2 De ambtseed afnemen van de gedeputeerden

6.3 De ambtseed afnemen van de dienaren van de Generaliteit

6.4 De eed van geheimhouding afnemen

6.5 De eed op de patenten afnemen

6.6 De zuiveringseed afnemen

6.7 Eden afnemen tot nakoming van bijzondere regelingen

7 In zaken van hoogverraad en ambtsmisdrijven recht spreken in eerste instantie en

pardon en amnestie verlenen

7.1 Recht spreken in zaken van hoogverraad

7.2 Recht spreken in eerste instantie in ambtsmisdrijven

7.3 Pardon en amnestie verlenen in zaken van misdrijven tegen de staat

8 De eenheid van kerk en religie bevorderen

8.3 Een generale synode bijeenroepen en op de besluiten toezien

8.4 De tekst vaststellen van de Bijbelvertaling en de psalmberijming

8.5 Toezicht houden op de goede staat van de acta van de generale synodes, de

Statenvertaling en de psalmberijming

8.6 Dank- vast- en bededagen uitschrijven

8.7 Generale collectes uitschrijven

Enzovoorts, enzovoorts…

Waarom vinden sommigen van ons het wél belangrijk?

De context van een archiefstuk verandert na ontstaan door de tijd heen:

door raadpleging en (her)gebruik. Er komt een aanvullend ‘proces’ bij het

archiefstuk. Waar leggen wij dit vast?

De relatie tussen een functie en een vormer/actor verandert vaak door de

tijd heen. Kunnen wij die geschiedenis bij de EAC-CPF beschrijving kwijt?

(En is dat wel wenselijk, bij meerdere actoren per functie?)

Waarom vinden sommigen van ons het wél belangrijk?

Nu kunnen functies zowel in EAD als in EAC-CPF worden vastgelegd.

Standaardisering wordt daardoor vrijwel onmogelijk gemaakt, als wij dit

zouden willen.

De huidige modellen voor EAD en EAC-CPF voldoen niet om de

(potentiële) hiërarchie en complexe verhoudingen tussen functies

voldoende weer te geven, als wij dit zouden willen.

Zeker voor jongere en gecompliceerde (digitale) archieven

ontkomen wij er niet aan om

naast de beschrijving van een archiefbestanddeel of -stuk (ISAD(G))

en de actor/vormer (ISAAR(CPF))

ook een beschrijving van de functie c.q. het proces (ISDF) toe te passen

om de ontstaans- en gebruikscontext voldoende te belichten

en zoekmogelijkheden voldoende te benutten.

Zouden wij het eens kunnen zijn met de stelling?

Ik dank u voor uw aandacht en bijdrage!

Vragen...

... over de ‘technical subcommittee on encoded archival standards’

... over de vertaling van ISDF en ISDIAH (of RiC?)

... over processen of functies in recordsmanagement

of informatiearchitectuur?

Of komt u voorbeelden tegen van ‘functies’?

Ik ontvang ze graag!

j.vankoutrik@hetutrechtsarchief.nl