www.ranas-akki.nl

Outsourcing en Acceptatie ManagementCase LNV‘Grip & Control’

CIO Summit

Joost Pigmans

6 februari 2013

www.ranas-akki.nl 2

Inhoud

Even voorstellen Outsourcing model Scope outsourcing LNV Acceptatie Management & Outsourcing Toetsinstrumenten voor Acceptatie Management Hoe richt je Acceptatie Management in? Toegevoegde waarde voor Management Samengevat

www.ranas-akki.nl

Even voorstellen

3

www.ranas-akki.nl

Outsourcing model

4

Algemeen Uitbesteding Beleid

Uitbesteding strategie per domein

RFI-RFP

Contractering

Transitie & Transformatie

Exploitatie

Beëindiging

Besturing & Regie

Programm

a managem

ent

Bemensing

Comm

unicatie

Acceptatie managem

ent

Architectuur

5www.ranas-akki.nl

Scope Outsourcing LNV

9000 werkplekken, 1200 applicaties (700 gepackaged) Inclusief: WAN/LAN, Printing, Telefonie, smartphones, etc. Meerdere werkplekdiensten: Thin Client, Laptop, desktop, thuiswerkplek,

VIP-werkplek, ontwikkelwerkplek, etc. Meer dan 150 locaties Single Point of Contact: Service Desk E-Portal voor standaard diensten en aanvragen

Migratie naar nieuwe (Thin Client) infrastructuur (incl. datacenter) Overgang beheer huidige werkplekken (incl. 48 fte werkplekondersteuning) Beheer toekomstige werkplekken

5

6www.ranas-akki.nl 6

Algemeen Acceptatie Protocol (AAP)

Programma en Acceptatie

Migratie en Acceptatie

Dienst-verlening en Acceptatie

HRM

Architectuur en Techniek

Leveranciers Management

Delivery & Relatie

Management

Transitie & Migratie

Inventarisatie

Contractuele Acceptatie

Migratie en Site Specifieke Acceptatie

Validatie

Design

‘Ist’-Dienst-verlening

Programma Discharge

Overige Migraties

‘Soll’-Dienst-verlening

Inte

rop

erab

ilit

eit

Gee

n n

oem

ensw

aard

ige

vers

tori

nge

n

Dienst-verlening en Acceptatie

Beveiliging en Acceptatie (Fysiek en Logisch)

www.ranas-akki.nl

Acceptatie Management & Outsourcing

7

PvERFI / RFP

PvERFI / RFP ContractContract Acceptatie

CriteriaAcceptatie

Criteria

“GO”Eerste

Migratie

“GO”Eerste

Migratie

ContractueleAcceptatie

ContractueleAcceptatie

AcceptatieMigratie-eenheden

AcceptatieMigratie-eenheden

Functionele, meetbare criteriaOp basis van eisen en contractFunctionele, meetbare criteriaOp basis van eisen en contract

Drie formele toetsmomentenDrie formele toetsmomentenAlgemeen Acceptatie Protocol (AAP)

Algemeen Acceptatie Protocol (AAP)

8www.ranas-akki.nl 8

Op basis van het Algemeen Acceptatie Protocol (AAP) uit het Contract

Detaillering AAP naar 800 criteria, ieder criterium: Alle uit PvE, aanbod Capgemini en contract gedestilleerd Met eis, norm en wijze van toetsing Geprioriteerd op basis van bedrijfsrisico’s LNV Toegekend aan deliverable en mijlpaal

Afgestemd met en goedgekeurd door Capgemini Ook stuurmiddel van de leverancier!(vooraf weerstand, daarna adoptie)

PvERFI / RFP

PvERFI / RFP ContractContract Acceptatie

CriteriaAcceptatie

Criteria

“GO”Eerste

Migratie

“GO”Eerste

Migratie

ContractueleAcceptatie

ContractueleAcceptatie

AcceptatieMigratie-eenheden

AcceptatieMigratie-eenheden

9www.ranas-akki.nl

Toetsinstrumenten voor Acceptatie Management

Inspecties: bijv. van HLD

Validaties: bijv. van technische tests leverancier

Audits: bijv. op organisatie en inrichting

Tests: zoals FAT, IAT, PAT, GAT van applicaties

Metingen: bijv. KTO, keten-, applicatie-monitoring

9

10www.ranas-akki.nl

Hoe richt je Acceptatie Management in?

Werkwijze en kaders reeds in RFP opnemen In contracteringsfase Algemeen Acceptatie Protocol (AAP)

uitwerken Na contract ondertekening:

Detail Acceptatie Criteria uitwerken PvA Test & Acceptatie Rapportage op voortgang PvA en op verloop Acceptatie

Criteria Toetsingsverslagen en Vrijgave adviezen

Contract acceptatie en project acceptaties (decharges)

10

11www.ranas-akki.nl

Toegevoegde waarde voor Management

SMART tool voor beoordelen prestaties leverancier (en vv) Emoties in contract onderhandelingen veel minder Constante, gestandaardiseerde oplevering vanuit

programma van Vrijgave Adviezen, decharges, etc. Van veelal ‘technische discussies’ naar ‘functionele

discussies’ Dus: een meer evenwichtig acceptatie mechanisme (voor

beide partijen) i.p.v. “afrekenmechanisme”.

11

12www.ranas-akki.nl

Samengevat

Acceptatie Management (AM) is veel meer dan testen Start zo vroeg mogelijk met AM (in RFP-fase) Bepaal domeinen en aspecten van AM (o.b.v. PvE, Offerte, contract, ed) Pak AM projectmatig aan Gebruik AM ook als management ‘tool’, SAMEN met leverancier SMART tool voor Contract Management

Daardoor: Vanaf start managen van de verwachtingen en beheersing van de risico’s Borg je vooraf dat de outsourcing niet uit de hand loopt

12

13www.ranas-akki.nl 13

Contact?

Joost PigmansRanas-Akki Sourcing & Interim Management

E: Joost.pigmans@ranas-akki.nlM: 06-577 89 109

Artikel

Acceptatie ManagementKritische succesfactor bij uitbesteding door Ministerie EL&I

Basile Lemaire & Joost Pigmans

14www.ranas-akki.nl 14

15www.ranas-akki.nl

Mantenga las ranas en la carretilla

15