Jaarverslag en jaarrekening 2017

Inhoudsopgave pagina

1. VOORWOORD 3

2. WERKGROEPEN 4

2.1 Archeologie (AWZ) 4

2.2 Film 4

2.3 Collectie en websites 5

2.4 Genealogie (GWZ) 7

2.5 Cultureel Historisch Erfgoed (CHE) 11

2.6 Lastige letters 12

2.7 Redactie 12

2.8 Activiteiten 13

3. BESTUUR en ONDERSTEUNING 14

3.1 Verslag van het Bestuur 14

3.2 Samenstelling van het bestuur 14

3.3 Algemene Ledenvergadering 15

3.4 Relatiebestand 15

3.5. Automatisering 15

3.6 Ledenadministratie 15

4. JAARREKENING (BIJLAGE)

4.1 Jaarrekening 2017 4.2 Balans per 31 december 2017 4.3 Toelichting

2

1. VOORWOORD

Het jaar 2017 was het eerste jaar dat de vereniging is gehuisvest in het pand aan de Dorpstraat 132, we hebben het pand de naam gegeven van ’t Nieuwe Huys.

Begin van het jaar hebben we voor en aantal vrijwilligers enkele avonden instructies georganiseerd met als doel een goede gastheer en gastvrouw te zijn gedurende de openingstijden op zaterdagmiddag, woensdagavond en later in het jaar ook op maandagavond. Op 18 februari 2017 was de officiële opening door Wethouder R. PaalvastVeel leden en niet leden hebben reeds de weg gevonden ons Nieuwe Huys te bezoeken. Veel vragen zijn er beantwoord door de werkgroepen en onderling zijn veel wetenswaardigheden over Zoetermeer en haar inwoners uit het verleden gewisseld.

Steeds is ervoor gezorgd dat er ook iets te zien was in de vorm van fototentoonstellingen, er waren presentaties over het verleden van de Dorpsstraat, de Meerpolder welke 400 jaar bestaat, mooie plekjes in Zoetermeer gefotografeerd in drie verschillende jaren en winter in Zoetermeer.

Met de openstelling hebben we ook een nieuwe uitdaging. Waren we in het verleden een vereniging die intern was gericht met vrijwilligers die hun “hobby” deden, zijn we nu een vereniging welke naar buiten is gericht met een lage drempel voor het publiek. Steeds weer moet het interessant zijn om ons te bezoeken.

Naast alle activiteiten welke door de werkgroepen worden georganiseerd vragen de nieuwe activiteiten ook weer vrijwilligers. Gelukkig hebben we veel leden die iets willen doen, maar uitbreiding is beslist noodzakelijkDit geldt ook voor het ledenbestand, de laatste jaren daalt het ledenaantal als gevolg van de relatieve ouderdom van onze leden. Ledenwerving onder “jongere” Zoetermeerders staat de komende jaren hoog in het vaandel.

In dit jaarverslag vindt U een verantwoording van activiteiten welke de werkgroepen hebben georganiseerd. Hieruit blijkt dat het een druk jaar is geweest met veel inzet van de vrijwilligersWe zijn hen hiervoor dankbaar, zonder vrijwilligers is de vereniging onmogelijk

B. van Eken (voorzitter)

3

2. WERKGROEPEN

2.1 Archeologie (AWZ)

De archeologische werkgroep leidt wegens de wettelijke beperkingen bij het meewerken aan opgravingen een slapend bestaan.

2.2 Film

Opslag en archivering en publicatie van historische filmsIn de afgelopen jaren zijn er 223 historische films gedigitaliseerd en opgeslagen op de server van het HGOS.De films zijn te onderscheiden in: archief- en publicatiefilms en deze laatste categorie is bestemd voor verkoop, bv. op DVD en USB-stick.

Om deze historische filmcollectie onder de aandacht te brengen van de leden van het HGOS en de Zoetermeerse bevolking, streeft de Filmwerkgroep ernaar om die te publiceren in de groene bijlage van ’t Seghen Waert. Tot heden is hier weinig tot geen gevolg aan gegeven.

Zoeken van films via het FotoBase systeem In 2012 werd gestart om van alle films in het filmarchief HGOS een inhoudsbeschrijving te maken en die op te nemen in het FotoBase zoeksysteem. Eind 2017 waren er 223 films opgenomen in het archief en van dat aantal is er van 136 films een inhoudsbeschrijving gemaakt.

Filmvertoningen en presentatiesIn 2017 ging de Werkgroep Film en de werkgroep Activiteiten samenwerken om de planning en kwaliteit van de film c.q. lezing/filmavonden te optimaliseren. Ook de aankondigingen hiervan in ’t Seghen Waert en de Zoetermeerse bladen zijn hiervan een onderdeel.

Voorts verzorgde de Werkgroep Film in 2017 weer een aantal vertoningen in kerken, verzorgingscentra en tehuizen, tijdens de Oldtimer-dag en de Open Monumentendag.

Aanschaf apparatuurOm een optimale filmvertoning te kunnen verzorgen, zowel in eigen huis, als daarbuiten heeft het HGOS In 2017 nieuwe apparatuur kunnen aanschaffen, te weten: een HD-beamer, een versterker met boxen, een HD TV en een multi media player. De eerste vertoning met deze nieuwe apparatuur was een groot succes.

Nieuwe filmproductiesTijdens de filmavonden in ’t Centrum gingen in 2017 de volgende films in première, te weten:

- ‘Oude Kerk, nieuwe vloerverwarming’;- ‘Gewijde Zoetermeerse Grond” De geschiedenis van de RK-begraafplaats.- ‘Van Gas naar Gras’, De geschiedenis van de Zoetermeerse Petroleumgasfabriek.

De Filmwerkgroep is nu bezig met het maken van nieuwe films of filmproducties.- 'Zoetermeers Groen', een productie over het Groen, de parken in Zoetermeer. Presentatie:

Begin 2019.

4

- 'Onze Jaren-60 in Zoetermeer', een productie over jong zijn in het Zoetermeer van de Jaren-60. Presentatie: oktober 2018

Verder werden of worden films samengesteld en gepresenteerd voor speciale activiteiten, zoals de Oldtimer-dag, 100 jaar kiezen in Zoetermeer, enz.

Samenstelling FilmwerkgroepVoorzitter: Jan van Batenburg; Niek Nieuwenhuijsen (vertegenwoordiger in het bestuur HGOS) Gerrit van Doornen; Eddy Jansen; Theo van de Wetering en Ben Verbeek.

Naast de vele filmactiviteiten, zowel thuis als buiten Het Nieuwe Huys kwam de Filmwerkgroep in 2017, 8 keer bijeen.

2.3 Collectie en websites

De website oudsoetermeer.nl fungeert als portaal voor geïnteresseerden en bevat vele artikelen en informatie over de stadsgeschiedenis van Zoetermeer. Ook is het de website voor leden van de vereniging met nieuws en activiteiten. De site is actueel gehouden.

Op de website zoetermeermijnstad.nl, een samenwerking met de Bibliotheek Zoetermeer en het Gemeentearchief zijn laagdrempelige artikelen over de geschiedenis van de stad, een tijdlijn en informatie over monumenten te vinden. Helaas is het in het afgelopen jaar niet gelukt de site actief aan te vullen. Besprekingen daarover met de convenant partners lopen.

De website allezoetermeerders.nl is bedoeld voor de dieper gravende onderzoeker en biedt bewerkingen van brondocumenten over Zoetermeer, ondersteund door een uitgebreide zoekfunctie. Op de website kan behalve in de burgerlijke stand ook centraal worden gezocht in zo'n 100 andere brondocumenten met informatie over Zoetermeerse geschiedenis vanaf de middeleeuwen en in de uittreksels uit notariële akten. Het aantal doorzoekbare bronnen wordt regelmatig aangevuld.In samenwerking met het Stadsarchief Zoetermeer zijn in het afgelopen jaar scans van de doop-, trouw- en begraafboeken 1586-1811 op de site gezet. Ook de scans van de dingboeken met de plaatselijke rechtspraak 1572-1811 kwamen beschikbaar. Van veel jongere datum zijn de gegevens uit de telefoongids van de jaren (19)50, waarvan een index op de website kwam.

De gezamenlijke sites waren in 2017 goed voor bijna 15.000 (2016: 14.500 bezoekers), die bijna 24.000 (2016: 24.000) bezoeken aflegden. De lichte daling in 2016 is weer omgebogen in een stijging. Wederom waren veel bezoekers nieuw, bij de website oudsoetermeer.nl zelfs ruim 86%! De site voorziet dus duidelijk in een informatiebehoefte. Naar schatting bedraagt de overlap in bezoekers van de 2 sites 10%.

5

Bezoekers 10.045 11.976 10.248 10.621 3,60%

Nieuwe bezoekers 72% 86,30%

De beeldbank is een onderdeel van de website van de gemeente Zoetermeer en is in juli 2012 in de lucht gegaan. Het aantal gepubliceerde foto’s stijgt gestaag.

2.4 Genealogie (GWZ)

Inleiding

De GWZ stelt zich ten doel om gegevens van genealogische aard te verzamelen, toegankelijk te maken en te beheren, met name van de inwoners van Zoetermeer en het voormalige Zegwaart.

In 2017 ondervond de werkgroep nog steeds de gevolgen van de verhuizing, die wel voor vertraging zorgde. Wel blijkt dat het nieuwe onderkomen tot meer actie heeft geleid.

Het bestuur besloot dit jaar om ’t Nieuwe Huys ook op zaterdag open te stellen. Daarvoor werden gastvrouwen en gastheren geworven. Voor allen betekende dit kennismaking met de genealogie. Op 16 februari 2017 werd als onderdeel van een van de cursusavonden voor gastvrouwen/heren voorlichting gegeven over genealogische gegevens waarover de vereniging beschikt.Zeven leden van de werkgroep hebben zich in 2017 bereid verklaard, zich als gastvrouw/gastheer in te zetten. Naast de inloopavond is de werkgroep wekelijks op de maandagavond van 19.00 uur tot 22.00 uur aanwezig voor bezoekers van ’t Nieuwe Huys, zodat iedere maandagavond bezoekers verder kunnen worden geholpen.

Leden

6

Allezoetermeerders.nl 2014 2015 2016 2017 t.o.v. 2016Bezoeken 7.570 8.967 9.830 9.044 -8%Bezoekers 4.137 4.992 4.213 4.228 GelijkNieuwe bezoekers 58% 54,60%

De werkgroep heeft in 2017 geen nieuwe actieve leden opgeleverd. Eén lid heeft om gezondheidsreden zijn actieve lidmaatschap op moeten geven. Het actief en later belangstellend lid de heer Triest de Jonge is op 20 september 2017 overleden. Hij was onze eerste secretaris van de werkgroep en betrokken bij de oprichting van de werkgroep. In hem verliezen wij een genealoog die zich in het bijzonder richtte op Zeeland. Per 31-12-2017 bestaat de werkgroep uit zestien actieve leden en veertien belangstellende leden.

2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2016 2016 201705

101520253035 TOTAAL ACTIEF BELANGSTELLEND

Bestuur Per 31 december 2017 was de bestuurssamenstelling als volgt:De heer C.A.M. Klein (voorzitter, namens de GWZ-bestuurslid) De heer H.M.J. Windmeijer (secretaris)Mevrouw M.E. Vijverberg-Kalkema (contactpersoon)De heer A. Hogeveen (systeembeheerder werkgroep)

Activiteiten - Het overstappen van het programma HAZA21 naar Legacy family Tree leverde nog steeds veel

werk op. Het gaat om het koppelen van genealogische gegevens vanuit HAZA21. Eind november 2017 meldde Marjolijne Vijverberg, die hiervoor het meeste werk verzet binnen de werkgroep, dat Legacy nu 421735 personen omvat. Het totaal in het oude HAZA21 bedraagt 257192 personen, waarvan nog te verwerken 195599 personen en 2204 bronnen, waarvan nog 889 moeten worden gekoppeld. Dus, nog werk genoeg! Mede daarom bleef de werkgroep in 2017 nog steeds op zoek naar leden die zich voor dit project willen inzetten en blijft de werkgroep ook op zoek naar technische mogelijkheden om dit proces van koppelen van bestanden tussen beide programma’s te versnellen. Helaas heeft dit laatste in 2017 nog niet tot een oplossing geleid.

- Alle personen worden per familiedossier omgezet in het nieuwe programma Legacy. Daarmee zijn in 2017 weer familiedossiers geactualiseerd.

- In 1996 gestarte project “Publicatie Bos” heeft in de loop der jaren vaak door verschillende oorzaken vertraging opgelopen. De laatste foto’s, informatie en enkele akten zijn in 2017 in Legacy verwerkt en gecontroleerd. Het uitbrengen van een DVD van de genealogie Bos is aanstaande. De technische kant en de vorm van de inleidende teksten zijn dit jaar besproken in de redactiecommissie van de vereniging. Inmiddels heeft de werkgroep medio 2017 de conceptversie van de DVD ter beoordeling aangeboden aan de redactiecommissie van de vereniging.

- De werkgroep startte in 2005 met het digitaal vastleggen van alle doop- en trouwboeken (1586-1811) van Zoetermeer. Het Remonstrantse doopboek (boeken 16-17) is geheel getranscribeerd en ingevoerd in Legacy. De controle op dit boek is afgerond en daarmee het

7

project afgerond. In 2017 is verder gewerkt aan de transcriptie van de doop- en trouwboeken van de Rooms Katholieke kerk (boek 18). Het bestand bestaat uit 62 foto’s met even zoveel pagina’s. Op elke pagina staan gemiddeld 2 tot 3 doop- en sporadisch enkele huwelijksinschrijvingen. Eind november waren 54 foto’s verwerkt en moet er nog ca. 100 transcriberen.

- Twee leden van de werkgroep hebben een index opgesteld van de inventaris van de kadastrale registers van de gemeenten Zoetermeer en Zegwaart over de periode 1832-1973.

- Eén lid van de werkgroep heeft een controle uitgevoerd op akten van de burgerlijke stand van Zoetermeer en Zegwaart die beschikbaar kwam voor openbaarheid voor onze website.

- De projectgroep “Grafstenen” heeft haar werkzaamheden gecontinueerd. De projectgroep onderhoudt regelmatig contact met de medewerkers van de begraafplaatsen. In het voorjaar 2017 zijn te verwijderen of te verplaatsen grafmonumenten van algemene graven op de Hoflaan op de Oost- en West galerij gefotografeerd. Op de begraafplaats naast de Oude Kerk werden medio september te ruimen grafstenen geïnventariseerd om in 2018 te worden gefotografeerd. De begraafplaats achter de R.K. Kerk werd dit jaar bijna geheel geruimd en gerenoveerd. Bijna alle grafstenen zijn verwijderd, waardoor alleen nog de foto’s van de grafstenen in de collectie van werkgroep resten. De fotocollectie is alleen te raadplegen op onze nieuwe locatie.

- In 2017 is hard gewerkt aan de achterstand van de krantenknipsels uit de groene ordners te ordenen op alfabetische volgorde. Dit blijft een continu proces. De bedoeling is dat deze knipsels t.z.t. worden gescand en in Legacy opgenomen. Een groot aantal bidprentjes zijn inmiddels op alfabetische volgorde gearchiveerd. Uiteindelijk wordt deze bidprentjescollectie overgebracht naar het gemeentearchief en ondergebracht in de archiefbewaarplaats in Moordrecht.

- De werkgroep de fotoalbums met geboortekaartjes van de verloskundige mevrouw A.M.P. Boon-van Heugten verworven en vervolgens ondergebracht bij het gemeentearchief. Inmiddels zijn alle albums gescand en aan het laatste fotoalbum is de laatste hand gelegd, waarna deze collectie is verwerkt in Legacy en weer terug kan naar de archiefbewaarplaats in Moordrecht van het gemeentearchief Zoetermeer.

- In 2017 is wederom door de werkgroep gevolg gegeven aan de samenwerking met het gemeentearchief Zoetermeer. Meerdere leden zijn indexen aan het vervaardigen, die uiteindelijk op de website van de vereniging worden geplaatst.

o De start in 2014 van de indexering van de boelhuisboeken uit het rechterlijk archief van Zegwaart is in 2017 voortgezet. Over de gehele periode 1646-1661 geldt dat de index nog moet worden bewerkt voordat tot publicatie op de website kan worden overgegaan. In 2017 is verder gewerkt aan de index van de volgende drie boelhuisboeken over de periode augustus 1661 tot april 1664 (101), mei 1664 tot april 1666 (102) en mei 1666 tot februari 1668 (103). Hierdoor zijn over de periode 1646 tot 1668 de indexen in concept op het gemeentearchief beschikbaar. Bewerking voor de HGOS-website volgt in 2018.

o In 2015 zijn de scans van de repertoria van de notariële archieven op de website geplaats over de periode 1815-1935. Daarnaast zijn vanaf 2016 ook alle notariële akten over deze periode op onze website in te zien. De index over de periode 1815-1857 en 1863-1876 is nu in te zien. Twee leden van de werkgroep zijn in 2015 van start gegaan om naast de vrijwilliger van het gemeentearchief de resterende periode 1876-1935 te indexeren. De index over de periode 1876-1884 is inmiddels ter controle aangeboden.

- De werkgroep nam deel aan de volgende activiteiten:

8

o Op zaterdag 20 mei 2017 werd in de Dorpsstraat in Zoetermeer voor de zeventiende keer een Oldtimer dag georganiseerd. De werkgroep presenteerde zich op deze dag.

o Op 9 september stond de Open Monumentendag in het teken van “Boeren, Burgers en Buitenlui”. De werkgroep nam deel aan deze dag. De werkgroep heeft zich op die dag toegelegd op de genealogie Rijneveen. De familie Rijneveen heeft op een aantal boerderijen aan de Voorweg onder Zoetermeer gewoond en gewerkt.

o Zaterdag 30 september heeft de werkgroep niet deelgenomen aan het Historisch Festival. De zekerheid dat e.e.a. doorging, was pas laat bekend.

o Het thema “Meerpolder 400 jaar” werd in 2017 voortgezet. De werkgroep heeft aandacht besteed aan de Meerpolder door een onderzoek naar een herenhuis en boerderij in de Meerpolder wat resulteerde in hoofdstuk in het boek “400 jaar Meerpolder” en een bijdrage in het ‘t Seghen Waert.

- De werkgroep kwam in 2017 vijfmaal in vergadering bijeen. - Elke eerste maandag van de maand uitgezonderd de vakantiemaanden en organiseerde de

werkgroep een inloopavond. Het resultaat tien inloopavonden en een groei aan bezoekers van de inloopavond. De grotere belangstelling voor de inloopavond voltrok zich voornamelijk in het eerste halfjaar. De laatste vier inloopavonden van dit jaar nam het bezoek af mogelijk veroorzaakt door het niet meer maandelijks vermelden van onze inloopavond in de media en de verschuiving naar de wekelijkse openstelling op de maandagavond. De inloopavonden leverden naast nieuwe contacten ook nieuwe leden op.

1993

1994

1995

1996

1997

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

0

10

20

30

40

50

60

70

80

bezoekers op de inloopavonden

aantal

- Onze wekelijkse werkavonden stellen alle leden van de vereniging in de gelegenheid om onze bibliotheek te bezoeken en kennis te nemen van de lectuur op genealogisch gebied, maar ook op historisch gebied van de vereniging.

- Op de werkavonden hebben leden van de werkgroep onderzoek verricht om vragen via e-mail uit binnen- en buitenland op genealogisch gebied te beantwoorden.

- Op heraldisch gebied kan de GWZ haar advies geven en deskundigheid verlenen bij het ontwerpen van familiewapens.

9

- Het lesprogramma voor groep 8 van de basisscholen dat door de werkgroep is ontwikkeld. Het programma is aangepast en klaar voor toekomstig gebruik. Hiervan is nog geen gebruik gemaakt in 2017.

DeskundigheidInmiddels werkt de werkgroep alleen nog met genealogieprogramma Legacy. Een aantal leden is zich aan het bekwamen op de werkavonden aan de hand van instructies en met onze deskundigen om het programma eigen te maken. Bij ruimere openstelling van het verenigingsgebouw is het belangrijk dat iedereen het programma goed kent. Inmiddels werken een aantal leden van de werkgroep met het nieuwe genealogieprogramma Legacy. In 2017 verdiepten maandelijks vijf werkgroepsleden zich in de paleografie om hun deskundigheid te verbeteren bij de Werkgroep Lastige Letters van HGOS.

FinanciënDe financiën van de werkgroep worden verantwoord in de jaarrekening van de vereniging (zie jaarrekening 2017).

ContactenHet vrijwilligersproject: "Ontsluiting archieven Zoetermeer en Zegwaart van het gemeentearchief" in de vorm van het samenwerkingsconvenant tussen HGOS/GWZ en het Gemeentearchief Zoetermeer is in 2017 gecontinueerd. Een aantal leden van de werkgroep verricht volgens het convenant voor het gemeentearchief indexeringswerkzaamheden. Het uitwisselen van informatie op het gebied van genealogie bleef voorop staan.

Waar nodig was contact met werkgroepen van onze zusterverenigingen. In het bijzonder de samenwerking tussen de vereniging Noitdorpsche Historiën te Pijnacker-Nootdorp.

DiversenDe bibliotheek van het GWZ in de vorm van tijdschriften en boeken op genealogisch- en heraldisch gebied is in 2017 door schenking en aankoop uitgebreid. In maart heeft de heer J.J. Schneider zijn genealogische collectie waaronder een aantal familiedossiers aan de werkgroep geschonken.In het nieuwe pand is verder gewerkt om onze bibliotheek op genealogisch gebied beter toegankelijk en beschikbaar te maken

2.5 Cultureel Historisch Erfgoed (CHE)

De werkgroep Cultureel Historisch Erfgoed heeft als hoofdopdracht het monitoren en beschermen van het historisch erfgoed in Zoetermeer, zodat toekomstige generaties ook kunnen genieten van onze stadsgezichten en monumenten. Door het aantrekken van de bouwmarkt, en door de ambities van de gemeente om 10 tot 16.ooo woningen bij te laten bouwen is nieuwbouw, waar die raakt aan historisch waardevolle gebieden, een zeer belangrijk aandachtspunt geworden.

De samenstelling van deze werkgroep bestaat ultimo 2017 uit: - De heer A.J. van der Burg interim-voorzitter

- De heer E. Oskam- Mevrouw K. Kranen- De heer J. F. Hoogendoorn- Mevrouw. I. Visser

Eén werkgroepslid, de heer J. van der Velde is helaas overleden, terwijl de heer A. Bierman om persoonlijke redenen het voorzitterschap in de vrieskast moest leggen.

10

In 2017 heeft de werkgroep veel aandacht besteed aan het beïnvloeden van plannen met betrekking tot o.a. de Voorweg – met name het bouwplan Zilversterlocatie - en de Zegwaartseweg. Een zienswijze is ingediend over de Zilversterlocatie. Door het regelmatig bijwonen van de vergadering van de Stadsbouwmeester kon goed zicht worden gehouden op de ontwikkeling van plannen voor monumenten en de historische linten (zoals de boerderij Ouderzorg, Rokkeveenseweg Zuid). Bij diverse vergaderingen van de gemeenteraad is ingesproken over concrete initiatieven. Met de wethouder van Stedelijke Ontwikkeling is contact geweest over diverse bouwplannen. Met initiatiefnemers van particuliere bouwplannen is ook herhaaldelijk contact.

In samenwerking met de Gemeente is de Open Monumentendag op 9 september wederom georganiseerd. Het publiek werd gevraagd te reageren op beelden van een hof, een erf en een straat. Het verslag staat op de website.

Op verschillende plaatsen zijn in 2017 informatieborden over de geschiedenis geplaatst: Voorweg ter hoogte van de Hofstede Meerzigt, en de buurttuin aan de Broekwegzijde.

Bij de Oldtimer dag is de bezoekers gevraagd hun voorkeur aan te geven voor drie voor de tweejaarlijkse Van der Spekprijs genomineerde restauratie. Uiteindelijk heeft HGOS de prijs gegeven aan de Hof van Zoetermeer (v/h De Drie Hooibargen).

2.6 Leesgroep lastige letters

Het lezen en bestuderen van vroegere handschriften en schrijfwijzen is voor velen een lastige opgaaf. Paleografie is een (hulp)wetenschap die zich bezig houdt met het bestuderen en ontcijferen van oude handschriften en archiefstukken. Deze kennis draagt bij aan de ontcijfering van oude stukken en teksten. Het resultaat van de ontcijfering is een transcriptie in modern schrift.De leesgroep is in 2016 behulpzaam geweest bij het “ontcijferen” van oude documenten die gebruikt werden bij het samenstellen van stambomen.

2.7 Redactie

Een van de kerntaken van de Redactie is het verzorgen van de publicatie van ons tijdschrift ’t Seghen Waert voor de 1200 leden en adverteerders. In 2017 verschenen vier afleveringen, samen goed voor 194 pagina’s. In het midden van het blad waren in totaal 28 pagina’s in een afwijkende kleur gewijd aan verenigingsnieuws. In totaal waren er twaalf artikelen geplaatst over de geschiedenis van Zoetermeer en haar bevolking, met onder andere aandacht voor 400 jaar Zoetermeerse Meerpolder, het eigendom van de toren van de oude Kerk, het theatertje De Graanschuur en de manufacturiers en woninginrichters Baxmeier.Het veranderen van drukker heeft de nodige hoofdbrekens gekost, zowel met betrekking tot de drukkwaliteit als de tijdigheid van levering. Samenwerking intern In het verslagjaar is met verschillende werkgroepen en het bestuur intensief samengewerkt. Het betrof onder andere het bijhouden van websites en de Facebookpagina, het opstellen van (pr)teksten in het kader van de Oldtimer dag en de Open Monumentendag. Ook hebben we voor de CHE het historisch informatiebord Broekweg verzorgd. Ook waren we actief in de Presentatiewerkgroep Samenwerking extern

11

Met de sectie Cultureel Erfgoed, mevrouw B. Koopmans, van de gemeente/het stadhuis is ook in dit verslagjaar weer vruchtbaar samengewerkt. Tijdens een minisymposium over Monumenten hebben we een quiz gepresenteerd. Het jubileumboek “400 jaar Meerpolder” verscheen in 2017. Voor het 194 bladzijden tellende boek is veel redactie- en correctiewerk verricht. Een gesprek met de burgemeester heeft ertoe geleid dat onze vereniging een bijdrage heeft geleverd aan de herdenking van het honderdjarig jubileum van het algemeen kiesrecht. Het kiezen en besturen voor- en na 1917 in Zoetermeer is beschreven en er zijn drie interviews gehouden met personen met een politieke achtergrond, waaronder burgemeester Aptroot. Eind 2017 had de redactie het boek, de expositie en de lesbrief gereed voor de presentatie in januari 2018.Met de Facebookgroep “Zoetermeer, die goeie ouwe tijd” is constructief overleg gevoerd over het gebruik en uitwisseling van informatie en beelden die bij deze groep en het HGOS beschikbaar zijn, alsmede over het bewaren van bijzondere foto’s voor het nageslacht. Media Wekelijks zijn er contacten met media, vooral AD/Zoetermeer, Postiljon en Streekblad. Daarbij wordt onder meer materiaal aangeleverd voor het vullen van historische rubrieken en artikelen, zoals voor de dinsdagpagina in het AD “Zoetermeer Toen”. In het kader van het herstel van vaarwegen rondom Zoetermeer hebben we interviews gegeven ten behoeve van krantenartikelen. Samenstelling werkgroep Per 31 december 2017 is mevrouw J. de Kler afgetreden als redactielid en als lid van het Algemeen Bestuur. De werkgroep bestaat thans uit: de heer P. Drapers (voorzitter) - de heer R. Grootveld - de heer R. Tousain - de heer T. Vermeulen

2.8 Werkgroep activiteiten

In 2017 kwam de Werkgroep Activiteiten in 6 vergaderingen bijeen. De commissie bestond in 2017 uit:- Niek Thoen (voorzitter en secretaris)- Fia Brandhorst (coördinatrice)- Jacques van Oosterom (lid)- Pia Slootweg (lid) - Jan van Batenburg (bijzonder lid vanuit Filmwerkgroep)- Bert van Eken (belangstellend toehoorder)

De Werkgroep Activiteiten kan terugkijken op een geslaagd 2017, waarin weer vele activiteiten plaatsvonden, waar we direct en indirect mee te maken hadden, t.w.:- Maandag 20 maart werd de filmavond gepresenteerd, door de Filmwerkgroep.

De films die werden vertoond waren: Fietstocht door de Meerpolder Gewijde Zoetermeerse Grond Vernieuwen vloerverwarming Oude Kerk 400 jaar MeerpolderDe avond werd zeer goed bezocht, door zo’n 110 belangstellenden.

- Maandag 15 mei: lezing/filmavond met als thema: “Waterhuishouding in- en om Zoetermeer”. Na de pauze kwam de Filmwerkgroep met de vertoning van “Droge voeten in de Palensteinse Polder”.Deze avond werd goed bezocht, meer dan 80 bezoekers.

- Op zaterdag 17 september organiseerden we onze jaarlijkse bustocht. Ditmaal naar Pampus. We moesten hiervoor een XL-bus organiseren; 58 belangstellenden gingen met ons mee. Normalier

12

maximaal 52 mensen. Na een korte toer door het Gooi, en het bekende kopje koffie/thee met appelpunt bij ome Ko in Muiderberg gingen we met de boot de oversteek naar Pampus maken waar we de lunch gebruikte en daarna kregen we de excursie door het fort.We konden terugkijken op een geslaagde dag.

- Maandag 16 oktober: lezing/filmavond over Energie en de Filmwerkgroep vertoonde de film: “VAN GAS NAAR GRAS”. Op deze avond waren 60 aanwezigen, die het thema interessant vonden.

Totaal vier activiteiten met zo’n 300 deelnemers/bezoekers inclusief de leden van de werkgroep

Activiteiten, in 2017, waar de werkgroep activiteiten indirect bij betrokken was, waren:- Woensdag 12 april Algemene Ledenvergadering.- Zaterdag 9 september Open Monumentendag, met thema: Boeren, burgers en buitenlui.- Woensdag 27 september Algemene Ledenvergadering.- Zaterdag 30 september Historisch Festival, rond de markt.- Woensdag 27 september Algemene Ledenvergadering.

De opbrengsten van de activiteiten gingen, na aftrek van de onkosten, naar de penningmeester. De Activiteiten Commissie kan terugkijken op een geslaagd jaar en zeggen de leden van de Filmwerkgroep hartelijk dank voor hun medewerking aan onze activiteiten en hopen dat we in 2018 weer een beroep op ze mogen doen als dat nodig is.

3. BESTUUR en ONDERSTEUNING

3.1 Verslag van het bestuur

Het Algemeen Bestuur is in het verslag jaar achtmaal bij elkaar geweest. Het Dagelijks Bestuur is voordat de vergadering van het Algemeen Bestuur plaatsvindt steeds bijeen geweest. De vergaderingen van het Algemeen Bestuur dienen naast besluitvorming ook als coördinatie tussen de verschillende werkgroepen.

Daarnaast heeft het bestuur speciaal aandacht besteed aan diverse onderwerpen. In willekeurige volgorde kan worden genoemd:

Lezingen en filmavond in ’t Centrum Samenwerking met het Gilde met betrekking tot wandelingen in en rond

het Oude Dorp De Public Relations van de vereniging (contacten met pers), Aanleveren van tekst voor het verenigingsblad ’t Seghen Waert, Bevorderen samenwerking tussen de werkgroepen, Deelname aan Monumentendag en Oldtimer dag Het voorraadbeheer van de boeken van HGOS, Het actualiseren van onze websites en Facebook. Overleg met Gemeentearchief, Stadsmuseum en Bibliotheek. Overleg met historische verenigingen uit de regio, Veelvuldig overleg met de gemeente Zoetermeer/ gemeenteraad en

andere partijen

Door de verhuizing naar het nieuwe pand aan de Dorpsstraat 132 is de focus van de vereniging verlegd van intern naar extern. Het bestuur is zich bewust, dat in de komende jaren meer de nadruk moet worden gelegd op het verspreiden van

13

de waarde van het Zoetermeerse Erfgoed aan de Zoetermeerse bevolking. Voor de komende jaren wordt hiervoor een activiteiten kalender gemaakt.

Vanaf de opening van het pand voor publiek in april 2017 zijn op zaterdagmiddag ruim 2300 bezoekers geregistreerd en op de woensdagmiddag vanaf oktober 2017 ruim 70 bezoekers. (Voor deze datum zijn de bezoekers niet geregistreerd. Ook op maandagavond zijn we voor bezoekers geopend.Gedurende het jaar zijn er verschillende tentoonstellingen gepresenteerd en bij evenementen in de Dorpsstraat hierop afgestemd

In 2017 is ook meer aandacht besteed aan publicaties op onze Facebookpagina. Per maand variërend wordt deze pagina 2000 – 5000 maal bezocht.

3.2 Samenstelling van het bestuur

Het Algemeen bestuur bestaat uit voorzitter, secretaris en penningmeester (dagelijks bestuur) aangevuld met een vertegenwoordiging vanuit iedere werkgroep.Het bestuur is eind december 2017 als volgt samengesteld:

- de heer B.J. van Eken voorzitter- de heer J. de Ruiter secretaris- de heer P. Bekking penningmeester - de heer N. Nieuwenhuijsen werkgroep film- de heer A. van den Burg werkgroep Cultureel Historisch Erfgoed (CHE)- de heer C.A.M. Klein werkgroep genealogie (GWZ)- mevrouw J. de Kler werkgroep redactie- mevrouw P. Slootweg werkgroep activiteiten

3.3 Algemene Ledenvergadering

De algemene ledenvergadering kwam tweemaal bijeen, op 12 april en 27 september 2017. De voor de leden belangrijke stukken zijn besproken en vastgesteld in de vergadering van 12 april (jaarverslag, jaarplan, begroting en rekening en verantwoording). Tijdens een bijenkomst van monument eigenaren is Mevr. B. Koopmans benoemd als erelid van de vereniging.Tijdens de Algemene Ledenvergadering van 27 september is de drs. Jan van der Spekprijs uitgereikt aan Diner & Partyboerderij Het Wapen van Zoetermeer

3.4 Relatiebestand

Samenwerken staat hoog in het vaandel bij het Genootschap. Goede relaties zijn onmisbaar. In het verslagjaar is wederom ingezet op onze digitale bereikbaarheid. Samenwerkingspartners in 2017 waren vooral meerdere afdelingen van de Gemeente Zoetermeer, de Bibliotheek en het Stadsmuseum. Vanuit het Genootschap wordt in deze samenwerkingsverbanden, met inbreng van onze kennis vooral veel tijd gestoken.

3.5 Automatisering

14

In 2017 is een nieuwe server met computers en randapparatuur en de modernere software geïnstalleerd

3.6 Ledenadministratie

Het ledenbestand van de vereniging gaf in de overgang van 2017 naar 2018 een daling te zien. Er waren naast de maandelijkse aanwas en opzeggingen dit jaar weer veel opzeggingen per 31 december.Het aantal actieve leden bleef echter vrijwel gelijk (77).

Ledenverloop in de laatste jaren

Jaar Leden Waarvan Actief Lid

Einde 2013 1278 85Aanvang 2014 1236 85

Einde 2014 1251 83Aanvang 2015 1217 82

Einde 2015 1239 75Aanvang 2016 1217 75

Einde 2016 1217 75Aanvang 2017 1170 75

Einde 2017 1170 75Aanvang 2018 1143 77

De verschillen in aantallen bij een jaarovergang zijn te verklaren door opzeggingen en een aantal royementen (eind 2017 waren dat er 15).Ultimo iedere maand wordt een overzicht van het aantal leden en alle mutaties daarop samengesteld en aan de vereniging aangeboden. Ook de binnenkomende contributiegelden zijn per lid geadministreerd en wordt iedere maand voorgelegd aan de Penningmeester.

Bezorgers-administratie ’t Seghen WaertAangezien de Ledenadministrateur de meest recente aantallen en mutaties in het ledenbestand heeft, is het logisch dat ook de bezorging van ons verenigingsblad ’t Seghen Waert door de Ledenadministratie verzorgd wordt.Door een vijftal personen wordt elke editie verzendklaar gemaakt. De oplage van de 4 edities is telkens ongeveer 1350 stuks geweest. Met behulp van een 30-tal bezorgers, die elk hun eigen vaste looproute in Zoetermeer hebben, zijn alle verenigingsbladen op tijd bij onze leden bezorgd. De bezorgersgroep is al jaren een steunpilaar voor de vereniging en er is maar zeer weinig verloop in de groep. Er staan ook nog een aantal personen op de reservelijst. Voor bezorging buiten Zoetermeer en voor bezorging van diverse selecties vindt verzending plaats via Post NL.

Bezorgers-aantallen ’t Seghen Waert

15

Nr. Bezorgd in Bezorgd Intern Zoetermeer Post NL gebruik

SW 1 906 285 25 SW 2 906 277 25 SW 3 905 278 25 SW 4 902 281 25

16