Jaarverslag 2013 FOD P&O (PDF, 9.27 MB)

FOD personeel & organisatie Jaarverslag 2013

De kneepjes van het vak

wxbncbvn

FOD personeel & organisatie Jaarverslag 2013De kneepjes van het vak

FOD P&O jaarverslag 2013

U ontdekt het jaarverslag gewoonlijk aan de vooravond van de zomer. Maar hier is het al, bij het begin van de lente! Het gevolg van een speciale planning voor 2014? Dat heeft u zeer goed gezien!

Ik wil van dit voorwoord geen testament maken: dat is mijn stijl niet. Wel wil ik een aantal vaststellingen meegeven.

Een eerste vaststelling: hoewel de voorbije jaren ronduit woelig waren, heeft de FOD P&O geen zware averij opgelopen en is het meer dan ooit springlevend. Dat P&O springlevend is, erkennen ook zijn partners en klanten. U merkt het vast als u dit jaarverslag doorbladert: het is via de blik en soms ook de getuigenis van anderen dat duidelijk wordt wie we echt zijn: “men” vindt ons nuttig, doeltreffend en noodzakelijk. De vriendelijksten onder hen gaan zelfs zo ver ons “onmisbaar” te noemen.

Tweede vaststelling: P&O krijgt erkenning voor zijn betrouwbaarheid. Zo is Fedweb, dat zou kunnen doorgaan voor “His Master’s Voice”, (duizendmaal sorry, het is de leeftijd: “His Master’s Voice” was de naam van een platenfirma met als logo een hondje dat neerzat naast de luidspreker van een grammofoonspeler. Het was ook de bijnaam die de soixante-huitards gaven aan de radio als spreekbuis van de gevestigde orde) uitermate betrouwbaar en kreeg het ook erkenning daarvoor. Daar zijn we enorm trots op. Is dat allemaal vlekkeloos verlopen? Nee, zeker niet. We streven naar modernisering en rationaliteit (wat niet hetzelfde is als “rationaliseren”). Zo kregen we lof van de Inspectie van Financiën voor de follow-up van de personeelsuitgaven met de SEPP-tool.

Derde vaststelling: P&O heeft echt respect voor alle ambtenaren. De meest markante gebeurtenis van het jaar was de loopbaan- en evaluatiehervorming. Hoewel ik niet te vinden ben voor de gekozen overgangsformule (omdat ze veel te lang duurt) zijn de nieuwe loopbanen en het nieuwe evaluatiesysteem het resultaat van het werk van de administratie. We wilden een grote infocampagne en hebben die ook effectief op touw gezet (brochures voor de evaluatoren, de geëvalueerden, enz.). Naast de vermelding “onvoldoende”, een sanctiemaatregel die uitzonderlijk zal blijven, wordt een echt alarmsignaal in het leven geroepen, namelijk de vermelding “te verbeteren”. Het systeem biedt alle ambtenaren die correct werk afleveren een erg mooie loopbaan. En doeltreffende beroepscomités zorgen voor bescherming tegen misbruiken. Het is de bedoeling dat de vermelding “uitzonderlijk” ook slechts uitzonderlijk gegeven wordt en het voordeel dat men eruit haalt zal beperkt blijven (wie keer op keer “uitzonderlijk” haalt, zal er een jaar minder over doen om naar de hogere schaal over te gaan). Geen statuut meer? Geen vaste benoeming meer? Larie en apekool! Of kletskoek, als u dat liever hoort.

Vierde vaststelling: de federale overheid blijft een aantrekkelijke werkgever, een heel aantrekkelijke zelfs. Omwille van de loopbanen uiteraard en allicht ook omwille van de werkzekerheid. Maar vooral omwille van de inhoud van het werk, de moderne arbeidsvoorwaarden, de ruimte die men de personeelsleden steeds meer laat of beter gezegd geeft om creatief te zijn. Dat merkt u gegarandeerd als u dit jaarverslag doorbladert.

Allemaal propagandapraat? Nee! P&O is noch een reclamebureau, noch een marketingbureau. P&O werkt inhoudelijk. P&O pronkt niet met zichzelf en hemelt zichzelf niet op in een poging om toch maar in de media aan bod te komen. P&O doet zijn best om zich voor de ambtenaren in te zetten en hen te helpen de burger ten dienste te staan, en dat elke dag opnieuw. Hoe? Door onze mensen aan te moedigen om de kneepjes van het vak te delen. Veel leesplezier.

zonder franje

JACKY LEROYVoorzitter van het directiecomitéFOD P&O

1


inhouD

Het voortouw nemen

Evaluatie en loopbaan verbondenNaar één selectieprocedureFOD P&O biedt leid-draden e-Procurement: e-Vident!Snel weg met de nieuwe wet op de overheidsopdrachten

........................................ 6

................................ 8....................................... 10

........................................ 10........................................... 12

.................................................. 14

1

2

3

De eindjes aan elkaar knopen

Een efficiënte en spaarzame overheid Eerste Lean-ambassadeurs aan de slagDigitale en vereenvoudigde selectieproceduresEPB-certificaat voor P&O 51Besparen: verplicht en ‘onvermijdbaar’Wanneer ‘less’ niet ‘more’ is

................... 16 ....................... 18

................... 20........ 22

....................................... 23...................... 24

...................................... 25

Samen iets op touw zetten

Klantgerichtheid: net dat ietsje méér!OFO, meer dan opleidingen alleenHelpende handen voor interne opleidingenKM-krijtlijnen uittekenenWelzijn werktMijlpalen voor de OFO-netwerken De groene (rode) draad in de raamcontracten Integratiejaar voor het SEPP-platform

.......................... 26

.......................... 28............................. 30

............... 32.............................................. 32

................................................................ 34.............................. 36

........... 37...................... 38

3

De teugels in handen geven

Het integratietraject opent deuren‘Leidinggevend’ debat Ontwikkeling van mensgericht leiderschapTalent+ uit de startblokkenPatati patata Diverse samenwerkingsverbandenHet .be Team: de maatschappelijke kant van de medailleFED+ voordelen: voor elk wat wils

....................... 40 ............................. 42

................................................. 43............... 44

......................................... 45................................................................ 46

............................ 48 50

.............................. 52

OFO 50 jaar

Het OFO blaast 50 kaarsjes uit!

........................................................... 74

.................................. 76

4

5

Draadloos

OFO zet in op externe communicatieHandiknap!Selectieproces beter in beeldFOD P&O: virtueel dichterbijFedra, Fedweb en FED+: federale favorietenCursus binnen klikbereikOut with the old, in with the new Databanken compatibel maken voor het beleid

.............................................................. 54 .......................... 56

.................................................................. 56..................................... 58

....................................... 59............. 60

............................................ 62................................ 63

......... 64

6

Banden versterken

Selor, VDAB en Forem trekken aan één zeelSelor deelt knowhowSamenwerken binnen en (ver) buiten de federale grenzenDuurzame bloedbanden

.......................................... 66 ............. 68

................................................... 69 70

............................................. 72


Federale personeelscijfers

50.000

35.000

30.000

25.000

20.000

15.000

10.000

5.000

0

2008 2009 2010 2011 2012 2013

2008 2009 2010 2011 2012 2013

55.000

60.000

65.000

70.000

75.000

80.000

85.000

90.000

83.783 83.779 82.425 81.124 79.136 77.617

400

600

800

1.000

1.200

1.400

1.600

Niveau A Niveau B Niveau C Niveau D

18-24

25-29

30-34

35-39

40-44

45-49

50-54

55-59

60-64

65+

0 2.000 4.000 6.000 8.000 10.000 12.000 14.000 16.000

151

5.104

14.508

13.631

11.285

10.421

8.444

7.613

5.176

1.284

Niveau A

Niveau B

Niveau C

Niveau D

Recrutements Départs

1.144

1.411

1.578

1.287

705

763573

802

169

17.447

59.969

Autres (managers, cadres...)

32 Non déterminé

Contractuels

Statutaires

aantal federale personeelsleden 2008-2013 (fys ieke eenheden)

Bron: www.pdata.be (geconsulteerd op 07/04/2014)

verdel ing volgens statuut (31/12/2013)

50.000

35.000

30.000

25.000

20.000

15.000

10.000

5.000

0

2008 2009 2010 2011 2012 2013

2008 2009 2010 2011 2012 2013

55.000

60.000

65.000

70.000

75.000

80.000

85.000

90.000

83.783 83.779 82.425 81.124 79.136 77.617

400

600

800

1.000

1.200

1.400

1.600


18-24

25-29

30-34

35-39

40-44

45-49

50-54

55-59

60-64

65+

0 2.000 4.000 6.000 8.000 10.000 12.000 14.000 16.000

151

5.104

14.503

13.625

11.283

10.421

8.444

7.613

5.176

1.284

Niveau A

Niveau B

Niveau C

Niveau D


1.144

1.411

1.578

1.287

705

763573

802

169

17.447

59.969

Andere (managers, kader ...)

Contractuelen

Statutairen

32 Onbepaald

40.923

36.694 33%werkt deelt i jds

6.139

telewerkers (+61% t.o.v 2012)

http://www.pdata.be/start/index-nlfr.php?lg=nl&pagetitle=intro

5

Federale personeelscijfers

0 10.000 20.000 30.000 40.000 50.000 60.000 70.000 80.000

41.509 36.103

NL FR + DU Onbepaald5

verdel ing volgens niveau 2008-2013

50.000

35.000

30.000

25.000

20.000

15.000

10.000

5.000

0

2008 2009 2010 2011 2012 2013

2008 2009 2010 2011 2012 2013

55.000

60.000

65.000

70.000

75.000

80.000

85.000

90.000

83.783 83.779 82.425 81.124 79.136 77.617

400

600

800

1.000

1.200

1.400

1.600


18-24

25-29

30-34

35-39

40-44

45-49

50-54

55-59

60-64

65+

0 2.000 4.000 6.000 8.000 10.000 12.000 14.000 16.000

151

5.104

14.508

13.631

11.285

10.421

8.444

7.613

5.176

1.284

Niveau A

Niveau B

Niveau C

Niveau D


1.144

1.411

1.578

1.287

705

763573

802

169

17.447

59.969


32 Non déterminé

Contractuels

Statutaires

verdel ing volgens leeft i jd (31/12/2013)

verdel ing volgens taalrol (31/12/2013)

50.000

35.000

30.000

25.000

20.000

15.000

10.000

5.000

0

2008 2009 2010 2011 2012 2013

2008 2009 2010 2011 2012 2013

55.000

60.000

65.000

70.000

75.000

80.000

85.000

90.000

83.783 83.779 82.425 81.124 79.136 77.617

400

600

800

1.000

1.200

1.400

1.600


18-24

25-29

30-34

35-39

40-44

45-49

50-54

55-59

60-64

65+

0 2.000 4.000 6.000 8.000 10.000 12.000 14.000 16.000

151

5.104

14.508

13.631

11.285

10.421

8.444

7.613

5.176

1.284

Niveau A

Niveau B

Niveau C

Niveau D


1.144

1.411

1.578

1.287

705

763573

802

169

17.447

59.969


32 Non déterminé

Contractuels

Statutaires

50.000

35.000

30.000

25.000

20.000

15.000

10.000

5.000

0

2008 2009 2010 2011 2012 2013

2008 2009 2010 2011 2012 2013

55.000

60.000

65.000

70.000

75.000

80.000

85.000

90.000

83.783 83.779 82.425 81.124 79.136 77.617

400

600

800

1.000

1.200

1.400

1.600


18-24

25-29

30-34

35-39

40-44

45-49

50-54

55-59

60-64

65+

0 2.000 4.000 6.000 8.000 10.000 12.000 14.000 16.000

151

5.104

14.508

13.631

11.285

10.421

8.444

7.613

5.176

1.284

Niveau A

Niveau B

Niveau C

Niveau D


1.144

1.411

1.578

1.287

705

763573

802

169

17.447

59.969


32 Non déterminé

Contractuels

Statutaires

6 FOD P&O jaarverslag 2013

1. HET VOORTOUW NEMENOf hoe de regelgeving de krijtlijnen uittekent voor een modern HR-beleid

7

Evaluatie en loopbaan verbonden2013 brengt fundamentele veranderingen voor de ontwikkelcirkels bij de federale organisaties: ze veranderen in ‘evaluatiecycli’ en worden verbonden aan de loopbaan. Als gevolg daarvan verdwijnen de gecertificeerde opleidingen.

Ontwikkelcirkels ontpoppen zich tot evaluatiecycli

De evaluatievermeldingen werden al eind 2012 geïntroduceerd. Met het besluit van 24 september 2013 vindt een nieuwe loopbaanfilosofie ingang, waarbij de evaluatie en de evolutie van de geldelijke loopbaan nauw samenhangen. Er wordt voortaan veel meer rekening gehouden met de resultaten van de personeelsleden.

De belangrijkste veranderingen:

• de evaluatieschaal bevat vier vermeldingen: ‘uitzonderlijk’, ‘voldoet aan de verwachtingen’, ‘te verbeteren’ en ‘onvoldoende’

• elke vermelding voldoet aan criteria die vastgelegd zijn in het koninklijk besluit

• de verschillende rollen zijn duidelijk vastgelegd (geëvalueerde, evaluator, hiërarchische meerdere, functionele chef ...)

• de evaluatieperiode van alle personeelsleden duurt een jaar

• er worden specifieke termijnen bepaald om het evaluatiegesprek op het einde van de evaluatieperiode te houden, als men van functie verandert binnen een federale organisatie of weggaat bij die federale organisatie, en ook om het evaluatieverslag aan het personeelslid te bezorgen

• het besluit voorziet eveneens in trapsgewijze maatregelen ter bescherming van de geëvalueerde (de evaluatie moet opnieuw uitgevoerd worden door de hiërarchische meerdere, medeondertekening bij de vermelding ‘uitzonderlijk’, ‘te verbeteren’ of ‘onvoldoende’ door de directeur-generaal, bemiddeling, ambtshalve vermelding ...)

Loopbaan wordt afhankelijk van resultaten

Ook de geldelijke loopbaan van de federale personeelsleden wijzigt. Het koninklijk besluit van 25 oktober 2013 treedt in werking op 1 januari 2014 en maakt de loopbaanevolutie mede afhankelijk van het behalen van prestatie- en ontwikkelingsdoelstellingen. Het belang van de anciënniteit vermindert.

Het bestaat uit twee grote delen:• de geldelijke loopbaan in de nieuwe weddeschalen,

die van toepassing is op de personeelsleden die worden aangeworven vanaf 1 januari 2014, op de personeelsleden die bevorderd worden naar het hogere niveau of de hogere klasse, op de personeelsleden die van graad veranderen en op de contractuelen die statutair worden,

• de geldelijke loopbaan via bonificaties, die van toepassing is op al wie voor 1 januari 2014 in dienst is en niet van niveau, klasse of statuut verandert.

De volgende principes zijn op iedereen van toepassing:• de geldelijke evolutie hangt niet meer samen met het

slagen voor een gecertificeerde opleiding, maar met het evaluatieproces en dus met de prestaties van de personeelsleden

• de impact van de anciënniteit wordt ingeperkt en de impact van de overgang naar de hogere schaal (of de bonificatie) wordt sterk vergroot.

Voor de contractuelen biedt dit voor het eerst mogelijkheden om naar een hogere schaal te stijgen (of een bonificatie te krijgen).

Aan de administratieve loopbaan (bevordering door overgang naar het hogere niveau, bevordering naar de hogere klasse) verandert er weinig. Wel is nu bijvoorbeeld rechtstreekse bevordering van A1 naar A3 mogelijk.


ziE OOK• www.fedweb.belgium.be › Evaluatiecycli

• www.fedweb.belgium.be › Loopbaanpad

KERNCiJFER aantal personen op de wachtli jst Na het afsluiten van de inschr i jv ingen voor de gecertif iceerde ople id ingen op 4 februari 2013

Gecertificeerde opleidingen worden stopgezet

In 2013 wordt een punt gezet achter de gecertificeerde opleidingen. Sinds 4 februari 2013 (de datum waarop het koninklijk besluit van 21 januari 2013 in werking is getreden) zijn de inschrijvingen afgesloten.

Uiteraard zijn er op dit moment nog heel wat mensen die zijn ingeschreven voor een gecertificeerde opleiding, aan het wachten op hun opleiding en hun test. Toch wordt alles in het werk gesteld opdat al deze mensen tegen eind 2016 de kans zouden hebben gekregen om hun opleiding te volgen. Wie slaagt, krijgt de volledige verschuldigde competentiepremie en bekomt de overgang naar de volgende weddeschaal, indien ze hier recht op hadden.

26.808

9

http://www.fedweb.belgium.be/nl/evaluatie/

http://www.fedweb.belgium.be/nl/loopbaanpad/

FOD P&O biedt leid-dradenDe FOD P&O ondersteunt de HR-diensten van de federale organisaties zodat zij zo goed, zo snel en zo succesvol mogelijk de nieuwe evaluatiecycli kunnen invoeren en de nieuwe loopbanen aan hun personeel kunnen uitleggen. Daarvoor brengt de FOD P&O een hele reeks geactualiseerde handleidingen en tools uit, biedt hij begeleiding op maat en geeft opleidingen.

De door de FOD P&O ontwikkelde applicatie Crescendo, die aan de federale organisaties ter beschikking wordt gesteld, wordt aan de nieuwe reglementering aangepast. Crescendo is een erg nuttig hulpmiddel om het proces van de cycli beter op te volgen en de kwaliteit van de gesprekken te verbeteren.

Enkele voorbeelden van andere tools en begeleiding: • leidraad chefs en medewerkers om de gesprekken

in goede banen te leiden en drie nieuwe brochures (P&O, chefs, medewerkers) om alle juridische veranderingen te leren kennen

• een oriëntatietabel waarin alle ondersteunende documenten voor de evaluatiecycli te vinden zijn

• een LinkedIn-groep om best practices te delen • individuele begeleiding om tijdswinst te boeken en

doeltreffender te kunnen werken (FOD Financiën, FOD Buitenlandse Zaken, Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen ...)

• geüpdatete brochures loopbaan A en B,C,D die de lezer door de principes van de nieuwe loopbaan gidsen met behulp van een aantal voorbeelden.

Het OFO neemt daarnaast een reeks maatregelen met als doel op korte termijn een groot aantal chefs (evaluatoren) en medewerkers op te leiden.

Naar één selectieprocedureIn 2013 past Selor zijn selectieprocedures aan. Die modernisering van loopbanen en procedures sluit aan bij een meer efficiënte overheid. Een belangrijk gevolg is dat het onderscheid tussen de selectie van contractuele en statutaire ambtenaren verkleint.Traditioneel verliepen statutaire aanwervingen via selectieproeven, terwijl overheidsdiensten die op zoek waren naar contractuele medewerkers ook konden putten uit de databases met kandidaten van Selor. Die laatste mogelijkheid is verdwenen, en in de meeste gevallen volgen kandidaten voor een contractuele job hetzelfde traject met selectietesten, die ze al dan niet bij Selor afleggen.

Deze selectietesten zitten gebundeld in één allesomvattend model, het zogeheten screeningsmodel. Ook de bevorderingsselecties maken daar nu deel van uit. Dat heeft niet meteen een impact voor contractuelen, maar wel voor statutairen. Zo is voor hen de bevordering naar niveau A volledig herwerkt. Naast selecties bij Selor is nu ook het volgen vier opleidingsmodules bij een hogeschool of universiteit een onderdeel van de bevorderingsprocedure.

Net zoals voor statutaire functies is nu ook voor contractuele jobs een ‘instapkaart’ mogelijk. Dat is een attest dat getuigt dat generieke competenties verworven zijn buiten het diploma om. Personen die niet over het vereiste diploma beschikken voor welbepaalde functies, kunnen deelnemen aan een instapkaartproef. Slagen ze, dan behalen ze de instapkaart en kunnen ze wel deelnemen aan sommige selecties.

KERNCiJFERs

contractuele procedures afgesloten

kandidaten ingeschreven voor bevordering naar niveau A

144

6.584


FOD P&O biedt leid-draden

• Het organiseert opleidingen voor de interne opleiders en begeleiders van de organisaties:- opleiden van opleiders om opleidingen van 1 dag te

geven over de evaluatiecyclus - opleiden van begeleiders/coaches om SMART-

doelstellingen op te stellen - opleiden van personen die intervisies leiden

• Het OFO breidt zijn standaardaanbod uit met drie e-learning opleidingen. Om sneller een breder publiek te bereiken zijn deze opleidingen vrij beschikbaar op de e-Campus van het OFO:- SMART-doelstellingen formuleren- de evaluatiecyclus voorbereiden: e-learning

opleiding voor leidinggevenden- de evaluatiecyclus voorbereiden: e-learning

opleiding voor medewerkers.• Het OFO werkt een antwoord op maat uit met de

aanvragende organisaties: bv. opleidingen voor begeleiders/SMART-coaches (voor de FOD Financiën, de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening, de FOD Justitie, Fedasil) en de opleiding ‘Een team leiden’ voor de FOD Werkgelegenheid, waarin de principes van de evaluatiecycli geïntegreerd worden.

De FOD P&O coacht ook zijn eigen leidinggevenden. 12 leidinggevenden worden individueel gecoacht door de stafdienst P&O op de kwaliteit van de prestatie- en ontwikkelingsdoelstellingen die ze formuleren voor hun teamleden.

Verder krijgen leidinggevenden de kans om tijdens een workshop hun gesprekstechnieken te oefenen in het geven van feedback op basis van zelf ingebrachte cases. 13 leidinggevenden nemen er aan deel.

ziE OOK• www.fedweb.belgium.be › Evaluatiecycli ›

Evaluatiecycli voor personeelsleden › Hulp bij invoering evaluatiecycli

• www.fedweb.belgium.be › Loopbaanpad• http://campus.ofoifa.be › Open e-learning

opleidingen

iN 2014• worden workshops georganiseerd die vooral

focussen op de kwalitatieve analyse van de gesprekken

• wordt een Crescendo-module ontwikkeld voor het opstellen van de functiebeschrijvingen en nieuwe opvolgingsverslagen

• is er constante ondersteuning van de stafdiensten P&O of de directiecomités gepland voor verschillende federale organisaties

• wordt een nieuwe e-learning opleiding over interpersoonlijke communicatie in de 4 gesprekken van de evaluatiecyclus vrij beschikbaar op de Campus van het OFO

• wordt een opleiding aangeboden over bemiddelen in het kader van de evaluatiecyclus

• wordt de loonberekeningsmodule op Fedweb aangepast en uitgebreid met nieuwe modules, waarvan één om de impact van de bonificaties te berekenen.

KERNCiJFERs

446 deelnemers aan 15 workshops over competentiemanagement

Crescendo-gebruikers

gemiddelde tevredenheid voor alle activiteiten van het netwerk ontwikkelcirkels

3,8/

39.000

11

5

http://www.fedweb.belgium.be/nl/evaluatie/evaluatiecyclus_voor_personeelsleden/steun_aan_de_implementatie_van_de_evaluatiecycli/

http://www.fedweb.belgium.be/nl/loopbaanpad/

http://campus.ofoifa.be/index.php?include=OPEN_CAMPUS___Cursussen_zonder_inschrijving_dutch.html

e-Procurement: e-vident!In 2013 treden de maatregelen uit de omzendbrief e-procurement in werking. Daarnaast wordt ook een migratie naar een performantere hardware uitgevoerd, om tegemoet te komen aan het toenemende gebruik van de applicaties. Tot slot zijn er nog de jaarlijkse terugkerende aanpassingen aan de applicaties.

De omzendbrief van 30 november 2012 beschrijft de uitrol van de e-Procurement applicaties op federaal bestuursniveau. Sommige diensten (FOD’s, POD’s, wetenschappelijke instellingen, het Ministerie van Defensie, en de Koninklijke Munt) zijn verplicht deze maatregelen toe te passen, andere diensten (ION en OISZ) wordt sterk aanbevolen dat te doen.

Maatregelen uit de omzendbrief die vanaf 1 januari 2013 in werking treden:• het online plaatsen van de opdrachtdocumenten bij

de publicatie op e-Notification• het activeren van e-Tendering voor publicaties boven

de publicatiedrempel van 85.000 € (excl. btw) om het elektronisch indienen van offertes mogelijk te maken.

De omzendbrief verplicht de overheid ook om een communicatiecampagne te houden naar de openbare aankopers en om informatiesessies voor ondernemingen te organiseren. Deze worden gecoördineerd door de dienst e-Procurement van de FOD P&O.

Maatregelen uit de omzendbrief die vanaf 1 juli 2013 in werking treden:• het verplicht gebruik van de ‘Free Market’ omgeving

op e-Notification voor de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (OPZB) voor overheidsopdrachten van 31.000 € (incl. btw) tot en met 85.000 € (excl. btw).

De dienst e-Procurement organiseert opleidingssessies voor de federale organisaties om de ‘Free Market’ omgeving te leren kennen.

In de omzendbrief worden nog maatregelen beschreven die dankzij de nieuwe wetgeving op 1 juli 2013 ook in werking treden:• een omgekeerde elektronische veiling kan

georganiseerd worden via de module e-Auction• elke federale organisatie die FEDCOM gebruikt, de

applicatie voor de federale boekhouding, moet een bestelling plaatsen via e-Catalogue en een bestelbon via FEDCOM exporteren

• opdrachtencentrales dienen hun catalogi op e-Catalogue te plaatsen.

Elk jaar zijn er inhoudelijke aanpassingen aan de bestaande applicaties. De belangrijkste wijziging in 2013 is de nieuwe versie van e-Catalogue. Nieuwe functionaliteiten: de uitbreiding van beheersmogelijkheden voor dossiers, catalogi en bestelbonnen, en de voorbereiding van de link naar FEDCOM.

Tot slot migreren de applicaties naar nieuwe servers en pc’s zodat ze performant blijven, ook bij toenemend gebruik.


ziE OOK• www.fedweb.belgium.be › Over de organisatie ›

Budgettering en overheidsopdrachten › Over-heidsopdrachten › e-procurement

• www.publicprocurement.be• www.fedweb.belgium.be › Statistieken ›

e-Procurement

iN 2014• wordt het nieuwe ‘gebruikersbeheer’

geïmplementeerd, waardoor gebruikers slechts één keer moeten registreren en inloggen om toegang te hebben tot alle applicaties

• wordt een centraal beheerssysteem voor de openbare aankopers ontwikkeld, waardoor ze via één applicatie een overzicht krijgen van al hun dossiers

• wordt overgegaan tot het semi-automatisch evalueren van offertes

http://www.fedweb.belgium.be/nl/over_de_organisatie/budgettering_en_overheidsopdrachten/overheidsopdrachten/e-procurement/

http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc

http://www.fedweb.belgium.be/nl/statistieken/e-procurement.jsp

e-Procurement: e-vident!DANiëL VREYs

De samenwerking tussen de Divisie Overheidsopdrachten van het Ministerie van Defensie en de dienst e-Procurement van de FOD P&O is met de jaren gegroeid. Zo is e-Notification geëvolueerd naar een onmisbare tool voor Defensie. Onze dienst publiceert immers op jaarbasis gemiddeld 240 dossiers op Europees niveau. De samenwerking met de FOD P&O werd nog intensiever, toen Defensie in 2012 besliste om de module e-Tendering verplicht te gebruiken. Al die tijd hebben we kunnen rekenen op de steun van e-Procurement. Ik wens bijgevolg de medewerkers van e-Procurement te bedanken voor hun professionele ondersteuning. De contacten tussen beide diensten zijn al die tijd collegiaal en constructief geweest. We kijken dan ook uit naar een verdere efficiënte samenwerking.

e-Notification i

s

geëvolueerd naar

een onmis-

bare tool voor D

efensie

Majoor Militair Administrateur, diensthoofd Procesbeheer binnen de Divisie OverheidsopdrachtenMinisterie van Defensie

13

snel weg met de nieuwe wet op de overheidsopdrachtenDe nieuwe wet op de overheidsopdrachten is in 2013 de grote uitdaging voor de dienst aankoopbeleid en -advies (ABA) van de FOD P&O. Dankzij de ondersteuning van ABA blijft de impact van de nieuwe wet op aankopers en leveranciers beperkt.

ABA ontwikkelt meer dan 400 nieuwe templates en stelt ze beschikbaar op het portaal www.publicprocurement.be. Enkele voorbeelden:• een nieuwe uitgebreide handleiding• templates voor elke stap van de zeven klassieke

gunningsprocedures• templates voor elke stap van de raamovereenkomst

voor drie verschillende scenario’s• nieuwe boordtabellen.

Daarnaast organiseert ABA infosessies, roadshows en opleidingen op maat waarin de veranderingen in de nieuwe wet uitgelegd worden. Ook de opleidingen overheidsopdrachten aan het OFO die de juristen van ABA geven, worden aangepast aan de nieuwe reglementering.

De tevredenheidsenquête bij het federaal netwerkoverleg met de aankopers toont aan dat de klanten van ABA erg tevreden zijn met de aangepaste templates en de ondersteuning die ABA biedt.

ziE OOK• www.publicprocurement.be• www.p-o.belgium.be › Statistieken › Over-

heidsopdrachten – adviezen ABA

iN 2014• biedt ABA verdere ondersteuning aan de

federale projectleiders i.v.m. de nieuwe wetgeving overheidsopdrachten. De ‘Free Market’ (module van e-Notification) en de elektronische veiling krijgen bijzondere aandacht.

• wordt de site ‘publicprocurement.be’ opgefrist.

KERNCiJFERs

adviezen en ondersteunings-init iatieven

tevredenhe id over de ople id ingen

deelnemers aan ople id ingen

86%

621

6.234



http://www.fedweb.belgium.be/nl/statistieken/overheidsopdrachten_aba.jsp?referer=tcm:120-225171-64#.U0BwVuZ_t4Y

snel weg met de nieuwe wet op de overheidsopdrachten

BART VAN WEMMEL

Regelmatig worden we geconfronteerd met een juridisch probleem tijdens de aankoopprocedure of in de uitvoering van een overeenkomst. Het juridisch advies dat ABA ons verleent, is erg professioneel, to the point en betrouwbaar. Deze dienst is dan ook een vaste partner voor onze cel overheidsopdrachten.

Voor 2013 zijn twee zaken zeker het vermelden waard.

De dienst ABA stelde tijdig aangepaste modeldocumenten ter beschikking waardoor de overgang van de oude naar de nieuwe wetgeving vlot kon verlopen. Bovendien stonden de juristen van ABA steeds ter beschikking voor toelichting van de nieuwe wetgeving, wat wij als klant ten zeerste konden waarderen. We ontvingen onder meer zeer concrete informatie over de juiste toepassing van de nieuwe betalingstermijn bij procedures en overeenkomsten voor leveringen en diensten die werden opgestart of afgesloten onder de oude regelgeving. Nochtans was dit geen evidentie omdat dit ook afhankelijk is van andere wetgeving.

In een belangrijk ICT-aankoopdossier deed zich een moeilijkheid voor omtrent de evaluatie van een elektronische handtekening van een buitenlandse inschrijver. Het juridisch advies van ABA was van een erg hoog niveau en was gebaseerd op zowel de Belgische als op de Europese regelgeving. Hierdoor konden we de juiste beoordeling maken en konden we het dossier zonder verdere problemen afronden.

Het juridisch adv

ies is

erg professionee

l, to the

point en betrouw

baar

Adviseur overheidsopdrachten DG Penitentiaire InrichtingenFOD Justitie

15

FOD P&O jaarverslag 20132016 FOD P&O jaarverslag 2013

Chapitre 1

21

2. de eindjes aan elkaar knopenOf hoe efficiënt omgaan met schaarse middelen

17

Een efficiënte en spaarzame overheidziE OOK• www.fedweb.belgium.be › Over de organisatie

› Ontwikkeling en ondersteuning › Kwaliteit › Optifed

• www.begroting.be

KERNCiJFERs

iN 2014worden verbetervoorstellen ontwikkeld voor de belangrijkste kostenfamilies (bv. IT-diensten, vertalingen, erelonen advocaten, voertuigen ...) en daarna geïmplementeerd in de federale organisaties

Het project Costing Out boekt in 2013 zijn eerste resultaten met efficiëntiewinst en/of besparingen op de federale werkingskosten. Het start ook een overheidsopdracht voor de verdere analyse van deze kosten.

In 2012 werd de cel Optifed opgericht om een duurzame en transversale efficiëntie na te streven en te ondersteunen binnen de federale overheid. Een domein waarop deze cel werkt is de ‘costing out’, die elk type werkingskost bestudeert, een stand van zaken geeft en aanbevelingen formuleert om het verbruik en de uitgaven te doen dalen. Het project wordt uitgevoerd in samenwerking met de FOD Budget en Beheerscontrole en maakt gebruik van FEDCOM, het federale boekhoudsysteem. De eerste domeinen waarin al werd bespaard of efficiëntiewinst werd geboekt zijn de postkosten, de dienstverlening van de NMBS en gsm-kosten.

Aangezien de overheid nog niet over de nodige ‘geautomatiseerde’ tools beschikt om de uitgavenstromen van de kostenfamilies volledig te scannen en te benchmarken, wordt een studieopdracht uitbesteed. De overheidsopdracht start in november en omvat de studie, benchmarking en formulering van indicatieve vorken, gevolgd door voorstellen om de werkingskosten te optimaliseren. Een belangrijk deel van de opdracht is de kennisoverdracht, zodat de federale overheid achteraf de gebruikte methodes en tools kan gebruiken voor andere kostenfamilies.

De opdracht wordt voorgesteld op het College van Voorzitters en op de Costing Out SPOC-meeting waar alle klantorganisaties vertegenwoordigd zijn. Dergelijke operatie heeft immers maar kans op slagen als het gesteund wordt door het management én als hetkan rekenen op de inzet en betrokkenheid van de organisaties. Een vermindering van de uitgaven is een goed begin, maar een efficiëntere manier van werken is veel belangrijker. En daarvoor rekent Costing Out op de good practices van de federale organisaties.

werkingskosten van de federale overhe id (zonder iON en O isz) in 2013

daling federale gsm-kosten tussen 1ste semesters 2012 en 2013

-38%

1.065miljoen €


http://www.fedweb.belgium.be/nl/over_de_organisatie/ontwikkeling_en_ondersteuning/kwaliteit/optifed/

http://www.begroting.be/NL/Pages/default.aspx

FRANK DE NEVEAdviseur organisatieontwikkelingFOD Binnenlandse zaken

Het project Costing Out van de FOD P&O is, gelet ophet gedecentraliseerde logistiek beheer bij de FOD Binnenlandse Zaken, zeer waardevol. Bij onze FODis een intern efficiency netwerk opgericht waarbij de verschillende thema’s van het Costing Out-project en de werkwijzen besproken worden. Op die manier wordt binnen onze organisatie heel wat informatie gedeeld en krijgen de diensten zicht op elkaars werkwijze.

In 2013 zijn er heel wat gegevens (contracten, hoeveelheden) bij alle diensten van de FOD verzameldin verband met elektriciteit, gas, water, postverzending, mobiele telefonie, NMBS ... Daarnaast zijn er ook sensibiliseringsacties opgezet op het vlak van postverzending en is er een samenwerkingsovereenkomst met Fedopress afgesloten. Wat dienstreizen betreft zijn de duurdere abonnementen van de MIVB vervangen door 10- rittenkaarten en zijn de modaliteiten voor het reizen met de trein gewijzigd.

zeer waardevol

19

projecten geselecteerd (66 voorstellen)

103

40

Eerste Lean-ambassadeurs aan de slagIn 2013 gaat de Lean Academy van start: 103 deelnemers uit 23 verschillende organisaties volgen een opleidingstraject tot Lean-adviseur en gaan aan de slag in hun organisatie.

Het doel van Lean is om door een efficiënt procesmanagement de dienstverlening te verbeteren en tegelijk ook de kosten te drukken.

De Lean Academy wil federale personeelsleden uit verschillende overheidsdiensten opleiden tot interne Lean-adviseurs en hen de kans geven om wat ze geleerd hebben, meteen toe te passen op een concreet verbeterproject in hun organisatie. Het is een project in het kader van Optifed dat wordt gerealiseerd in samenwerking met het OFO en DG OPO.

Het OFO deed een oproep tot kandidaten en projectvoorstellen. De oproep kent een groot succes: 66 ingediende projecten en 162 kandidaten.In samenspraak met DG OPO, dat mee instaat voor de opvolging en evaluatie, worden om budgettaire redenen uiteindelijk 40 projecten en 103 deelnemers geselecteerd. Zij krijgen in het najaar van 2013 een interactief opleidingstraject van zes dagen: drie dagen opleiding in Lean Management aangevuld met drie dagen coaching.

Deze eerste ambassadeurs van de Lean Academy zijn intussen volop aan de slag om met ‘Lean Thinking’ de processen in hun organisatie te helpen stroomlijnen.

ziE OOK • www.fedweb.belgium.be › Over de organisatie

› Ontwikkeling en ondersteuning › Processen › Lean Academy

• www.fedra.belgium.be › Mijn overheid en ik › Teamwerk › Optifed laat overheidsdiensten van elkaar leren

organisaties

deelnemers (162 kandidaten)

KERNCiJFERs

iN 2014• organiseert het OFO in samenwerking met

DG OPO de ‘Lean Inspiration Conference’• wordt de oproep voor Lean Academy 2

gelanceerd

23


http://www.fedweb.belgium.be/nl/over_de_organisatie/ontwikkeling_en_ondersteuning/processen/lean_academy/

http://www.fedra.belgium.be/nl/mijn-overheid-en-ik/teamwerk/d/detail/optifed-laat-overheidsdiensten-van-elkaar-leren

OLiViA MACHiELsAdviseur moderniseringscelRijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering (RIZIV)

Ons Lean-project vloeit voort uit een Lean-efficiëntieaudit die onze dienst Interne Audit heeft uitgevoerd. Het doel is het proces te stroomlijnen dat plaatsvindt wanneer nieuwe medewerkers bij ons in dienst treden. We willen vooral de risico’s verminderen, zoals wachten (bv. het wachten op informatie), fouten (bv. foutieve verwerking van gegevens) en overproductie (bv. dubbele databestanden). Concreet verwachten we dat de doorstroomtijd van het proces korter zal zijn en dat er geen foutieve acties meer zullen gebeuren. Betere resultaten dus, en dat allemaal met minder databases! Ons Lean-team is een echt ‘dream team’: het bestaat uit vier medewerkers van verschillende diensten, die continue verbeterprocessen in gang willen zetten.

De opleiding en coaching in de ‘Lean Academy’ hebben ons heel wat geleerd, zowel in theorie als in praktijk. Het was dan ook een zeer positieve ervaring die – gekoppeld aan de dynamiek van onze interne projectgroep – ertoe geleid heeft dat concrete verbetervoorstellen op tafel liggen. We kunnen die nu stilaan realiseren. De Lean-ervaring is voor ons geen eenmalig project, maar een structureel gegeven om verder naar andere processen uit te dragen.

BETERE REsULTATEN

EN

DAT ALLEMAAL MET

MiNDER

DATABasEs!

21

ziE OOK • www.selor.be › Werken bij de overheid

› Hoe verloopt het selectieproces › Het screeningsmodel van selor

• www.selor.be › FAQ › Selectieprocedure

KERNCiJFERs

35.501

598

automatische vri jstell ingen voor kandidaten

-73%daling verstuurde poststukken t .o .v . 2012

afgehandelde selectieprocedures

Digitale en vereenvoudigde selectieproceduresBinnen het kader van Optifed maakt Selor werk van online rekrutering. Sinds 2013 verlopen enkele onderdelen van de selectieprocedures digitaal en automatisch, en dus ook sneller.

Een sollicitant die eerder al met succes selectietesten van de generieke screening aflegde, krijgt hiervoor automatisch een vrijstelling. Handig als hij of zij daarna kandidaat is voor een gelijkaardige job. Wie niet slaagt, kan zes maanden lang niet meer deelnemen aan gelijkaardige selecties om in die tussentijd zijn of haar competenties bij te schaven. Dankzij updates van OptimaS, de backoffice van Selor, krijgen ook de rekruterende klanten meer mogelijkheden in 2013 (via ‘Online Werving’). Zo verloopt het wervingsproces voor statutaire kandidaten nu volledig digitaal. Brieven en papier ruimen baan voor e-mail, en betere monitoringtools maken het werk van de selectieverantwoordelijken een stuk eenvoudiger en efficiënter.

iN 2014• wordt interne mobiliteit gemakkelijker dankzij

de uitgebreide vrijstellingen voor statutaire ambtenaren

• wordt ‘Online Werving’ uitgebreid naar alle selectieprocedures


http://www.selor.be/nl/werken-bij-de-overheid/hoe-verloopt-het-selectieproces/het-screeningsmodel-van-selor

http://www.selor.be/nl/faq/selectieprocedure

EPB-certificaat voor P&O 51De vestiging van de FOD P&O Wetstraat 51 krijgt een volledige doorlichting op het vlak van energie-efficiëntie en behaalt daarbij een energie-prestatiecertificaat met klasse E+.

Er wordt een analyse gemaakt van de prestatie van de verwarmingsinstallaties, van de airco ... Hieruit kan perfect afgeleid worden hoe veel de uitstoot van CO2 bedraagt, hoe veel energie gebruikt wordt, waar het gebouw zich situeert ten opzichte van andere gebouwen ...

De FOD P&O scoort heel goed op het vlak van signalisatie, afvalbeleid en reglementaire opvolging.

ziE OOKwww.leefmilieubrussel.be › Professionelen › Duurzaam beheer › Duurzaam gebouw › Energieprestatie van gebouwen (EPB) › EPB-certificaat openbaar gebouw

76CO2 uitstoot

in 2012

kg C02/M2424

ENERGiEVERBRUiK in 2012

KWH EP/m2

KERNCiJFERs

23

LARs VANDEKERCKHOVEAttaché Personeel en OrganisatiePOD Maatschappelijke Integratie

Dankzij het nieuwe systeem ‘Online Werving’ krijgen we zelf meer autonomie en maken we eindelijk komaf met het versturen van enveloppes vol met vellen papier naar de laureaten. Automatisering en digitalisering vind ik een bijzonder goede zaak. Op het vlak van administratieve vereenvoudiging speelt Selor voor mij trouwens een voortrekkersrol, zowel voor werkgevers als voor kandidaten.

komaf met het

versturen van

papier

http://www.leefmilieubrussel.be/Templates/Professionnels/informer.aspx?id=32593

Besparen: verplicht en ‘onvermijdbaar’De besparingstrend zet zich voort bij de FOD P&O, net zoals in de rest van de federale overheid.

In 2012 was er al een reeks maatregelen om de overheidsuitgaven te beperken. In het voorjaar van 2013 worden door de regering ‘doelstellingen van onderbenutting’ afgekondigd, waardoor de gestemde kredieten de facto verminderd worden met 2% voor het personeel, 15% voor de werking en 20% voor de investeringen.

Vanaf het najaar van 2013 gelden nieuwe beperkingen op de uitgaven: uitgaven worden enkel nog goedgekeurd als ze verplicht of ‘onvermijdbaar’ zijn.

Ten slotte wordt het begrotingsjaar vroeger dan gewoonlijk en abrupt afgesloten op 22 november, waardoor verschillende noodzakelijke uitgaven naar 2014 worden verschoven.

Het resultaat is dat de FOD P&O voor 700.000 € minder verbintenissen aangaat dan in 2012, en 2,2 miljoen € minder aan facturen betaalt.

ziE OOK www.fedweb.belgium.be › Statistieken › Budget FOD P&O

Vastgelegde bedragen 2012: 49,7 miljoen €2013: 49,0 miljoen €

inkoopdocumenten (bestelbonnen) 2012: 3 .045 2013: 2 .876

KERNCiJFERs Begroting FOD P&O in 2013

Boekingsdocumenten (facturen, schuldvorderingen, creditnota’s)2012: 5.675 2013: 4.955

Vereffende bedragen2012: 51,0 miljoen €2013: 48,8 miljoen €

-0,7miljoen €

-169

-2,2 miljoen €

-720


http://www.fedweb.belgium.be/nl/fod_p-o/statistieken/budget_fod_po.jsp

Wanneer ‘less’ niet ‘more’ isDe productiecijfers van het OFO staan in verhouding tot de budgettaire restricties toegepast door de regering.

15% van het werkingsbudget van het OFO wordt ‘bevroren’. Ook maatregelen als voorlopige twaalfden bij het begin van het jaar maken dat het tempo waarmee de opleidingen ingepland worden, vertraagt.

Het aantal deelnemers aan de gecertificeerde opleidingen loopt aanzienlijk terug tegenover voorgaande jaren door de keuze van het beleid om een kleiner budget toe te kennen aan dit proces en meer aan de andere opleidingen die door het OFO georganiseerd worden.

ziE OOK www.p-o.belgium.be › Statistieken › Gecertificeerde opleidingen › Opleidingen OFO (globale cijfers) › Opleidingen OFO – andere › Standaardopleidingen OFO

KERNCiJFERs

deelnemers gecertificeerde opleidingen 2012: 12.317 2013: 8.601

-3.716

25

http://www.fedweb.belgium.be/nl/statistieken/gecertificeerde_opleidingen.jsp?referer=tcm:120-225322-64

http://www.fedweb.belgium.be/nl/statistieken/opleidingen_ofo.jsp?referer=tcm:120-225338-64

http://www.fedweb.belgium.be/nl/statistieken/opleidingen_ofo_andere.jsp?referer=tcm:120-225962-64

http://www.fedweb.belgium.be/nl/statistieken/standaardopleidingen_ofo.jsp?referer=tcm:120-225344-64

3. sAMEN iETs OP TOUW zETTENOf hoe samen met klanten het federale HR-beleid vormgeven

27

Klantgerichtheid: net dat ietsje méér!Binnen de FOD P&O ondersteunt DG OPO heel wat projecten bij federale organisaties die ervoor zorgen dat hun klanten net dat ietsje meer krijgen.

De implementatie van het eerstelijnsklachten-management, het beheer van de klachten binnen de organisatie zelf, is bijna voltooid. De meeste federale organisaties hebben ondertussen een aanpak ontwikkeld.

Op 1 juli treedt de omzendbrief klachtenmanagement van 14 maart 2013 in voege. De regering tekent daarmee de krijtlijnen uit voor een kwaliteitsvolle implementatie van klachtenmanagement door 14 kwaliteitscriteria op te nemen. Zo dient bijvoorbeeld op de website van elke federale organisatie duidelijk vermeld te staan wie een klacht kan indienen, wat de procedure is, welke termijnen er zijn ...

Daarnaast stellen de federale organisaties en de Federale Ombudsman nieuwe samenwerkingsprotocollen op. Hierin versterken ze de rol van de klachtencoördinator in de organisatie en maken van hem een evenwaardige partner van de Federale Ombudsman.

Tot slot verovert klachtenmanagement ook belgium.be: een banner op de homepage, een rubriek op de contactpagina en een lijst met links naar alle klachtenpagina’s zetten klachtenmanagement in de kijker. Een eerste belangrijke stap naar een algemene bekendmaking.

In 2013 worden in vier organisaties klantenbevragingen op poten gezet. Zo worden onder andere de import- en exportbedrijven, de lokale besturen, de financiële instellingen, de parketten, de binnenschippers en chauffeurs, de farmaceutische industrie en de zorgverstrekkers bevraagd over de kwaliteit van de dienstverlening van hetzij de FOD Financiën, het Nationaal Instituut voor Criminalistiek en Criminologie, de FOD Volksgezondheid en het Federaal agentschap voor geneesmiddelen en gezondheidsproducten. Deze bevragingen resulteren in een rapport en een concreet actieplan voor elke organisatie.

De uitrol van het klantencharter wordt grondig uitgetest in drie proefprojecten bij de Hulpkas voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering, het Instituut voor de Gelijkheid van Vrouwen en Mannen en de FOD Financiën. DG OPO begeleidt de analyse van de bestaande situatie (toegankelijkheid voor klanten, online dienstverlening, doorlooptijden, telefonische bereikbaarheid, klachtenmanagement …) en adviseert bij de reflectie van de organisaties over de aanpassingen die nodig zijn om te voldoen aan de wetgeving. Uit deze proefprojecten zal DG OPO samen met de organisaties lessen trekken voor de veralgemening van de aanpak.

KERNCiJFERs

klachten of vragen voor informatie bij de federale organisaties via de klachtenprocedure

gegronde klachten

klachtencoördinatoren in het Federaal Netwerk Klachtenmanagement

begele id ing b i j klantenbevragingen Door DG OPO

67

4.389

100ste

10.543


ziE OOK • Hoofdstuk 2 › Eerste Lean-ambassadeurs aan de slag• www.klantgerichtheid.belgium.be• www.klachten.belgium.be • www.fedweb.belgium.be › Publicaties › Verslag

klachtenmanagement 2013• www.fedweb.belgium.be › Statistieken › Klachten bij de FOD P&O

iN 2014• wordt er vooral gefocust op de uitrol van het

klantencharter binnen de federale organisaties• wordt het eerstelijnsklachtenmanagement

gepromoot door de verspreiding van postkaarten in openbare plaatsen over heel het land en door specifieke folders aan het onthaal van elke federale organisatie

• brengt DG COMM-KM een COMM Collection uit over telefonische bereikbaarheid

XAViER DE CUYPERAdministrateur-generaal Federaal agentschap voor geneesmiddelen en gezondheidsproducten (fagg)

Het was een primeur voor het federaal agentschap voor geneesmiddelen en gezondheidsproducten (fagg) om in 2013 een bevraging te houden bij onze vele en diverse partners, daarmee te peilen naar hun verwachtingen en tegelijk de kwaliteit van onze dienstverlening en producten te evalueren. Gelukkig konden we rekenen op het professionalisme van de FOD P&O.

De FOD P&O raadde ons aan om een zelfevaluatie te maken van onze klantenbenadering. Een oefening die zijn vruchten afwierp voor het management en ons er bewust van heeft gemaakt hoe interessant en belangrijk het is om regelmatig onze partners te bevragen.

De vragenlijst opstellen was een complexe onderneming, maar dankzij de degelijke samenwerking tussen het DG OPO en onze Afdeling Kwaliteit werd het een succes.

De resultaten van de bevragingen hebben ons een onschatbare bron van informatie opgeleverd waarmee we verbeteracties kunnen vastleggen en plannen voor de komende jaren.

Ik wil de FOD P&O, die in verschillende domeinen volop zijn ondersteunende rol ten aanzien van de federale organisaties waarmaakt, bedanken. Ik ben erg tevreden over hun medewerking. Hun expertise heeft ons geholpen om de kwaliteit van de dienstverlening van ons agentschap te verbeteren.

Bedankt aan het hele team!

fod P&O maakt volop zijn ondersteunende rol ten aanzien van de federale organisaties waar

29

http://www.fedweb.belgium.be/nl/over_de_organisatie/ontwikkeling_en_ondersteuning/klantgerichtheid/

http://www.belgium.be/nl/klachten/

http://www.fedweb.belgium.be/nl/publicaties/verslag_klachtenmanagement_2013.jsp?referer=tcm:120-244062-64#.U0ByPOZ_t4Y

http://www.fedweb.belgium.be/nl/fod_p-o/statistieken/klachten_fod_po.jsp?referer=tcm:120-225397-64#.U0BySuZ_t4Y

OFO, meer dan opleidingen alleenHet OFO neemt in 2013 verschillende projecten op bij klantorganisaties. Twee projecten springen er uit: het project ‘Take Care’ bij de FOD Binnenlandse Zaken en het verfijnen van de evaluatie van opleidingen bij de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA).

Het project ‘Take Care’ bij de FOD Binnenlandse Zaken heeft tot doel de stress bij de medewerkers te verlagen en daarmee de arbeidstevredenheid te verhogen. Het project wordt gelijktijdig in vier diensten opgestart. De taak van het OFO bestaat erin om samen met de projectleider van de FOD en een externe firma het opzet en de projectplanning uit te werken, de projectuitvoering op te volgen en de effecten op het terrein te meten.

Na een onderzoek naar de psychosociale belasting bij de werknemers wordt een actieplan uitgewerkt. Vervolgens worden de diensten begeleid bij de implementatie van dit plan. Ondersteuning van de leidinggevende, teambuilding en intervisie maken er o.a. deel van uit. Uit de vervolgenquête blijkt duidelijk dat daar waar acties worden opgezet, ze effect hebben op de arbeidstevredenheid. Het directiecomité is dan ook tevreden met het project en maakt het toegankelijk voor andere afdelingen. Zij kunnen deelnemen als ze dat willen.

De RVA wil de evaluatiecultuur integreren in zijn opleidingen. Waar zich dat tot nu toe beperkte tot een tevredenheidsevaluatie, wil de RVA nu meer de resultaten gaan meten: hebben de deelnemers aan de opleiding geleerd wat de opleiding tot doel had? Een eerste stap is de systematische evaluatie van het opleidingstraject voor nieuwe ambtenaren niveau B in de sectie Toelaatbaarheid van de werkloosheidsbureaus. Alle lesgevers moeten een valide test kunnen opstellen die kan nagaan welke doelstellingen de deelnemers met hun opleiding bereikt hebben.

De samenwerking tussen de docimologen van het OFO en het Nationaal Opleidingscentrum (NOC) van de RVA resulteert in een opleiding van twee halve dagen waarin theoretische modellen besproken worden en een aantal tools (specificatietabel, gidsen voor het opstellen van vragen) worden aangereikt en uitgetest. Op de laatste dag is een coaching voorzien. Na de opleiding kunnen de medewerkers van het NOC zelf interne trainers opleiden. Het OFO blijft beschikbaar voor advies.

KERNCiJFERs

aantal organisaties met aanvragen

vragen voor opleidingen of projecten op maat

17

28


ELLEN DENOStafmedewerker opleiding en ontwikkelingRijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA)

Instrumenten om de leerresultaten van een opleiding bij de deelnemers op te volgen werden binnen de RVA nog niet systematisch geïmplementeerd. Daarom hebben we vanuit het opleidingscentrum van de RVA aan het OFO de vraag gesteld om een methodologische ondersteuning te bieden bij het evalueren van opleidingen gericht op het verwerven van technische competenties.

Het OFO ontwierp, in samenwerking met het opleidingscentrum van de RVA, een leertraject voor de RVA-lesgevers. Er werd een werkgroep ‘waarderen’ opgestart die een opleidingsplan en lesmateriaal heeft opgesteld over waarderen binnen de RVA (Waarom waarderen we binnen de RVA? Hoe stel ik een meerkeuzevragentest op? Hoe kan ik als lesgever waarderen/ feedback geven tijdens een cursus?). Voor de opleidingen rond technische competenties werden posttesten opgesteld om het waarderen van de leerresultaten mogelijk te maken, bijvoorbeeld aan de hand van testen met meerkeuzevragen.

OFO ontwierp een

leertraject voor d

e

RVA-lesgevers

31

In 2013 begeleidt de FOD P&O verschillende organisaties bij hun kennismanagement (KM).De begeleiding bij het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ) springt eruit door de omvang van het project en de actieve medewerking van het hele managementteam.

De doelen van het project zijn het omschrijven van een KM-visie voor de organisatie en het identificeren van de prioritaire KM-projecten in een actieplan. Van meet af aan beslist de projectgroep, die bestaat uit twee RSVZ-medewerkers en twee leden van de FOD P&O (DG Interne Communicatie en Kennismanagement), een tweeledige aanpak te hanteren: top-down en bottom-up.

De projectgroep verzorgt twee workshops met het management om een eerste ontwerp van een KM-visie uit te werken en de prioritaire KM-thema’s in kaart te brengen.

Om de prioriteiten om te zetten in concrete acties en eventuele aanvullende acties voor te stellen, worden er focusgroepen georganiseerd met 44 teamverantwoorde-lijken en deskundigen.

De resultaten van de workshops en focusgroepen worden gebundeld, geanalyseerd en voorgesteld aan het management dat hieruit drie prioritaire KM-projecten voor 2014 kiest: • het in kaart brengen van de kritieke kennis • het optimaliseren van de dossierbehandeling • het documentbeheer.

De visie wordt uiteindelijk zo omschreven: ‘Wij bezitten allemaal veel kennis, het is aan ons om ze dynamisch en beschikbaar te maken, om ze te delen en van het RSVZ een expertisecentrum te maken dat ten dienste staat van de Zelfstandige Ondernemer’.

KM-krijtlijnen uittekenen

Helpende handen voor interne opleidingen Het OFO biedt technische ondersteuning bij de interne opleidingen die zijn klantorganisaties organiseren. Zo kunnen klanten een beroep doen op een uitgebreid e-learning- en blended learning-aanbod via Campus@YourService. Daarnaast bestaat ook ITMA as a service, waarmee klanten de inschrijvingen van hun eigen opleidingen kunnen beheren.

Campus@YourService is een volledig dienstenaanbod op het vlak van e-learning en blended learning-trajecten dat het OFO sinds 2013 aan zijn klantorganisaties voorstelt.

De diensten die aan de klantorganisaties worden aangeboden zijn: • hosting van e-learningmodules • toegangsbeheer voor de deelnemers• opvolgings- en reportingtools• advies bij de selectie en de ontwikkeling van

e-learningmodules• gebruik van authoringtools (tools waarmee klanten

e-learning cursussen kunnen creëren met weinig of geen programmering)

• advies en ondersteuning bij de ontwikkeling van blended learning opleidingen.

Verschillende klanten maken al gebruik van het aanbod. Zo ontvangen het Federaal agentschap voor de veiligheid van de voedselketen (FAVV), het Centrum voor gelijkheid van kansen en voor racismebestrijding en het Rijksarchief al begeleiding bij de opmaak van e-learning cursussen.

Het OFO heeft een dienstenaanbod uitgewerkt zodat zijn partners hun interne opleidingen zelf kunnen beheren. Zij kunnen de deelnames in ITMA invoeren en opvolgen. Deze oplossing staat bekend als IAAS (ITMA As A Service). Dit jaar kiest de FOD Buitenlandse Zaken IAAS voor het beheer van zijn opleidingen.

iN 2014 biedt het OFO al zijn partners hun eigen deel van de campus, met een eigen ‘look and feel’, voor hun opleidingen

ziE OOK www.fedweb.belgium.be › Over de organisatie › Kennismanagement › Analyse en KM-plan › Op niveau van de organisatie


http://www.fedweb.belgium.be/nl/over_de_organisatie/kennismanagement/Analyse_KM_plan/niveau_organisatie/

KM-krijtlijnen uittekenen

LEENTJE MOTTE EN LiLiANNE LEMMENsAttaché Administratie Generaal en Coördinator Communicatie en OpleidingRijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ)

Wij zijn heel tevreden over het project, zowel over de resultaten, als over de gebruikte methodologie en de begeleiding van de FOD P&O.

We hebben een kennismanagementvisie, een actieplan en drie prioritaire projecten waarmee we in 2014 van start gaan. Dankzij de workshops en de focusgroepen hebben we het management en heel wat medewerkers kunnen sensibiliseren voor kennismanagement. De samenwerking met DG COMM-KM was leuk én efficiënt en liet ook toe onze blik op onze organisatie te verhelderen.

Leuke én efficiënt

e

samenwerking die toeliet

onze

blik op onze orga

nisatie te

verhelderen

33

Welzijn werktHet netwerk PreviUs.be schakelt naar een hogere versnelling. Daarnaast begeleidt de FOD P&O vier federale organisaties bij hun welzijnsbeleid.

In november 2012 werd het federale netwerk voor preventieadviseurs en vertrouwenspersonen, PreviUs.be, boven de doopvont gehouden. Het netwerk legde al snel zijn doelstellingen, prioriteiten en strategie vast. Het doel is erop toe te zien dat alle medewerkers van alle organisaties in goede omstandigheden kunnen werken en dus goed en langer werken. Dankzij de toewijding, de passie en de talenten van de leden van het netwerk kon het netwerk met slechts weinig middelen groeien. Geleidelijk aan kwamen er nieuwe leden bij. 2013 is een jaar vol uitdagingen. Het netwerk organiseert een reeks bijeenkomsten met bemoedigende resultaten, bijvoorbeeld over luchtkwaliteit, duurzame ontwikkeling en welzijn ...

In 2013 begeleidt de FOD P&O vier federale organisaties (POD Duurzame Ontwikkeling, FOD Mobiliteit en Vervoer, Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie en Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen) om het welzijn in de organisatie te analyseren en/of te ontwikkelen. Concreet bestaat de begeleiding onder andere uit adviezen over de teamsfeer, maatregelen tegen stress en de implementatie van telewerk.

Daarnaast zijn er ook de samenwerkingsprojecten die het aanbod van de FOD P&O mee helpen uitbreiden:• sensibiliseringssessies ‘Discriminatie of pesten:

Maak jij het onderscheid?’, in samenwerking met het Centrum voor gelijkheid van kansen en voor racismebestrijding

• het colloquium ‘Op uw gezondheid?’, in samenwerking met de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg

• het opstellen van een vijfdaagse opleiding psychosociale bemiddeling in samenwerking met het OFO.

Het netwerk Personeel en Welzijn, dat preventieadviseurs, vertrouwenspersonen en HR-verantwoordelijken samenbrengt, behandelt ook actuele thema’s op zijn vergaderingen:• ‘Zelfmoord op het werk: open de dialoog’, in

samenwerking met het Centre de Prévention suicide en het Centrum ter Preventie van Zelfdoding

• ‘Werken na 65, is de zaak van alle generaties’, in samenwerking met FEDIPLUS

• ‘Het absenteïsme, voorkomen is niet eenvoudig!’, in samenwerking met SDWorx en Medex.

KERNCiJFERs

tevredenhe id

deelnemers

tevredenhe id

inschr i jv ingen

inschri jv ingen

PreviUs.be – 9 activiteiten

Netwerk Personeel en Welzijn – 3 activiteiten

samenwerkingsprojecten – 3 activiteiten

619

104

75%

70%

220


JACqUEs KRYGiERPreventieadviseur, lid van PreviUs.beDienst voor de Overzeese Sociale Zekerheid (DOSZ)

PreviUS, PreviUs??? Laat me raden … een ziekte, een zeldzame plant? Nee: een geniaal idee.

De preventieadviseurs, de vertrouwenspersonen … al wie in dit domein werkt … doet dezelfde job, maar elk in zijn eigen organisatie.

Onze ideeën samenleggen, wie had daar aan gedacht! Ik ben preventieadviseur bij de DOSZ en voor mij is deelnemen aan PreviUs erg belangrijk: het bespaart me tijd in mijn zoektocht naar de optimalisatie van het welzijn van alle personeelsleden van mijn organisatie. En voor zover de werkgever volgt, gaan we erop vooruit, tot ieders tevredenheid.

Lang leve PreviUs.be!

PreviUs, PreviUs??

? Laat me

raden … een ziek

te, een

zeldzame plant?

Nee: een geniaal

idee

ziE OOK • www.fedweb.belgium.be › Welzijn › Previus.be • www.p-o.belgium.be › Producten and diensten ›

Netwerk Personeel en Welzijn• www.p-o.belgium.be › Producten and diensten ›

PreviUs.be

iN 2014Previus.be• 6 activiteiten over burn-out, absenteïsme of

presenteïsme, alcohol en drugs …• 2 begeleidingsprojecten welzijn: risicoanalyse bij

de FOD Economie en een project bij de gevange-nis van Dinant

• een basisopleiding voor vertrouwenspersonen in samenwerking met het OFO

• een sensibiliseringssessie over stereotypes in samenwerking met de cel Diversiteit en het Centrum voor gelijkheid van kansen.

35

http://www.fedweb.belgium.be/nl/welzijn/organisatie_van_welzijn/previ-us/

http://www.fedweb.belgium.be/nl/fod_p-o/aanbod/netwerk_personeel_en_welzijn.jsp#.U0By--Z_t4Y

http://www.fedweb.belgium.be/nl/fod_p-o/aanbod/previus_be.jsp?referer=tcm:120-238789-64#.U0BzDeZ_t4Y

Mijlpalen voor de OFO-netwerken De OFO-netwerken hebben alle iets te vieren in 2013: FEDEL wordt geboren, Firion zet zijn eerste stapjes en het netwerk Leren en Ontwikkelen viert zijn tiende verjaardag.

FEDELHet netwerk FEDEL (Federal e-learning) is een nieuw netwerk dat als doel heeft synergieën te creëren tussen alle federale organisaties die gebruik maken of wensen gebruik te maken van informatie- en communicatietechnologieën bij het opleiden van hun personeelsleden. De synergieën zijn mogelijk op verschillende niveaus: • uitwisselen van cursussen • uitwisselen van best practices en advies (bv. het OFO

deelt expertise met het ministerie van Defensie )• uitwisselen van tools• uitwisselen van inhoud (bv. het OFO deelt

videofragementen met de FOD Financiën die deze gebruikt voor een cursus over de evaluatiecyclus, waarop het OFO de cursus voor de hele overheid aanpast)

• ter beschikking stellen van de Campus@YourService-diensten

In 2013 houdt FEDEL al twee bijeenkomsten, waarop alle federale opleidingsverantwoordelijken worden uitgenodigd. Een vijftiental onder hen neemt deel.

FirionFirion, het interne opleidersnetwerk bedoeld voor federale ambtenaren die af en toe of regelmatig een opleiding geven, heeft zijn start niet gemist.

Als voorbereiding op deze Firion-bijeenkomsten werd gedurende drie maanden in duo’s gewerkt aan korte, interactieve workshops rond het thema ‘groepsdynamica’, steeds met de achterliggende bedoeling om de deelnemers te inspireren.

De interesse voor de bijeenkomst in februari is erg groot en de inschrijvingen moeten wegens het grote succes sneller worden afgesloten. Het Firion-team, samengesteld uit federale collega’s en collega’s van het OFO zelf, beslist om in juni 2013 een tweede bijeenkomst rond hetzelfde thema (en met gelijkaardige inhoud) te organiseren. Niet alleen op kwantitatief, maar ook op kwalitatief vlak zijn de bijeenkomsten een succes: de deelnemers zijn erg tevreden.

Netwerk Leren en OntwikkelenIn 2013 viert het netwerk Leren & Ontwikkelen zijn tiende verjaardag. Het netwerk van federale opleidingsverantwoordelijken zet het jaar feestelijk in tijdens de nieuwjaarsreceptie. De bijeenkomsten in 2013 staan in het teken van ‘Netwerken en netwerkleren’, ‘de HR(D)-adviseur als business partner’ en een blik op de toekomst (in het kader van de 50ste verjaardag van het OFO).

iN 2014 • komt Firion twee keer bijeen, net zoals het

netwerk FEDEL• wordt de klemtoon nog meer gelegd op

ervaringsuitwisseling

ziE OOK• OFO 50 jaar• www.ofoifa.belgium.be

KERNCiJFERs

tevredenhe id over de begele id ing van de workshops

van de deelnemers vindt dat ze voldoende ervaring kon delen ( juni 2013)

deelnemers

FiRiON

75%

153

86%


http://www.ofoifa.belgium.be/nl

De groene (rode) draad in de raamcontractenIn 2013 legt de opdrachten-centrale FOR van de FOD P&O nog meer de focus op duurzame producten.

Enkele voorbeelden:• alle pc’s beantwoorden aan het Energystar of aan een

gelijkwaardig label• alle schermen beantwoorden ten minste aan het

TCO 5.0 label• meer dan 75% van alle toetsenborden beantwoorden

aan het Blauwe Engel label• bij de evaluatie van de voertuigen wordt grote

aandacht geschonken aan ecologische aspecten• in de catalogus voor de onderhoudsproducten nemen

de groene producten een steeds belangrijkere plaats in• alle grafische papieren, hygiënische papieren en

enveloppes in de basislijst van de catalogus van FOR zijn ‘groen’

• de inktpatronen voor printers en fotokopieerapparaten worden op verzoek van de klant teruggenomen en volgens strenge ecologische normen gerecycleerd of opnieuw gebruikt.

Dankzij het groeperen van gelijkaardige behoeften van verschillende federale diensten in één enkel raamcontract worden alle producten van FOR tegen zeer interessante prijzen aangeboden.

iN 2014 • komt er een nieuw contract voor dranken en

snacks• worden verschillende contracten vernieuwd

ziE OOK• www.publicprocurement.be• www.p-o.belgium.be › Statistieken ›

Raamcontracten FOR

KERNCiJFERs

omzet

aantal aankoopdomeinen

117miljoen €

10

37


http://www.fedweb.belgium.be/nl/statistieken/raamcontracten_for.jsp#.U0Bzs-Z_t4Y

integratiejaar voor het sEPP-platformIn 2013 is er een drastische inkorting van de globale termijn voor de opmaak van de plannen voor 2013. Dat is met name te danken aan de nieuwe versie van SEPP en een verbeterde klantenbenadering.

Het SEPP-platform biedt ondersteuning bij een complex proces van inzameling, normalisatie, controle, integratie en productie van beslissingsondersteunende informatie over het personeelsbestand van de federale overheid en de kosten ervan. Het garandeert dat de geproduceerde beslissingsondersteunende informatie aan een vastgelegde reeks regels en normen voldoet. Maar bovenal biedt SEPP de mogelijkheid de geproduceerde informatie te onderscheiden naargelang van de doelgroepen en de contexten waarin ze actief zijn, bijvoorbeeld: • de basiswaarden voor de gegevensbeheerders die

instaan voor de planning in de stafdiensten P&O • de elementen van een hoog niveau voor de personen

met beslissingsbevoegdheid in de diensten en de inspecteurs van Financiën

• de evaluatiecriteria voor de plannen voor de ministers van Ambtenarenzaken en Begroting.

In 2013 ontwikkelt, implementeert en veralgemeent de FOD P&O het SEPP-platform. In de nieuwe versie zijn alle FOD’s en POD’s opgenomen en wordt het mogelijk om voor de personeelsplannen, de monitoring van die plannen, de rapportering voor de federale monitoring en andere HR-rapporteringen telkens vanuit dezelfde basisgegevens te vertrekken.

In 2013 worden alle personeelsplannen opgesteld op basis van het SEPP-platform via een gestructureerd proces met alle betrokken actoren (de P&O-directeurs, de voorzitters ... van de federale organisaties). De directie Planning en Selectie (P&S) van de FOD P&O toont haar expertise en vervult een normaliserende rol. Tegelijkertijd wordt een proces voor de monitoring van de plannen vastgelegd, getest en geïmplementeerd met de FOD’s Financiën, Economie en Mobiliteit. Er wordt gestandaardiseerde IT-ondersteuning (glossaria, informatiefiches ...) ontwikkeld met betrekking tot de activiteiten en de taken van het proces. Daarmee wil men

tegemoet komen aan de behoeften van de actoren. Dit biedt alle FOD’s en POD’s de mogelijkheid om hun plan voor 2013 eenmaal of meermaals te monitoren. In totaal worden 39 monitorings uitgevoerd.

Daarnaast sleutelt de directie P&S grondig aan haar klantenbenadering. Zo worden de modaliteiten voor de samenwerking tussen de diensten en de directie P&S geformaliseerd in SLA’s (Service Level Agreements). Deze SLA’s, die een van de belangrijkse resultaten van 2013 zijn, bieden de mogelijkheid om de akkoorden over rollen, verantwoordelijkheden en verwachte termijnen voor de opmaak van een plan of een monitoring op basis van een gegeven maand vast te leggen en in contracten te gieten (voor de 24 enveloppen van de 16 klanten worden er 39 SLA’s opgesteld).

Dankzij de duidelijke afspraken over taken en deadlines in de SLA’s en het feit dat de nieuwe versie van SEPP alle gegevens centraliseert, is er een drastische inkorting van de globale termijn voor de opmaak van de plannen voor 2013. Door de verspreiding van een jurisprudentie en gegevens die bij alle stakeholders gevalideerd werden kunnen vele moeilijkheden en problemen die voordien voor sterke vertragingen zorgden opgelost worden. Erg belangrijk in dit verband is dat men al in december 2013 bezig is met het opstellen van tal van plannen voor 2014. Dat lukt dankzij het feit dat de basisregels en het besluitvormingsproces (Omzendbrief 629) al lange tijd voor de planningsoefening vastgelegd werden.

SEPP produceert ook beslissingsondersteunende informatie die bestemd is voor de regering. Zo krijgt de overheid via de Task force Personeelsplan een belangrijke ondersteuning om een uniform evaluatieschema dat op meetbare criteria berust vast te leggen en toe te passen. Over elk plan dat aan de Task force wordt voorgelegd, wordt een evaluatieverslag opgesteld en dat op exact dezelfde manier. Bovendien wordt het dankzij het ingevoerde proces mogelijk de evaluatietermijn sterk in te korten (van gemiddeld zeven dagen naar gemiddeld twee dagen), net als de termijn voor het communiceren naar de overheid.

Naast de ondersteuning op het vlak van de personeelsplannen wordt in 2012 ook de maandelijkse rapportering over de federale monitoring uitgebreid. Zo kan de regering in 2013 beschikken over een rapportering die naast de door de CDVU betaalde entiteiten ook de entiteiten van de politie, Defensie en de openbare instellingen van sociale zekerheid omvat.


ERWiN MOEYAERT Inspecteur-generaal van FinanciënFOD Financiën en POD Wetenschapsbeleid

Het SEPP-Platform biedt de Inspectie van Financiën een uniforme interdepartementale methodiek aan, die met een grotere zekerheid dan voorheen de correcte budgettaire gegevens bevat inzake de inventaris en de onomkeerbare acties. In deze zin kan IF meer focussen op de aan te brengen correcties en het actieplan als onderdelen van het personeelsplan. De informatie inzake individuele budgettaire gegevens en onderdelen van kostencomponenten (bv. vergoedingen) zijn, voorlopig, minder beschikbaar dan voorheen. In haar geheel genomen is met de introductie van SEPP niettemin een duidelijke stap voorwaarts gezet in de inventarisering en beheersing van de personeelskredieten.

een duidelijke

stap voorwaarts

Daarnaast worden de aspecten ‘geslacht’, ‘statuut’ en ‘niveau’ geïntegreerd in de rapportering, net als een analyse van de evolutie op 12 maanden. Alle verslagen die de staatssecretaris in 2013 aan de regering bezorgt waarin de maandelijkse evolutie van het personeelsbestand en de kosten van alle federale personeelsleden worden getoond, worden geproduceerd door het SEPP-platform.

Tot slot wordt het nieuwe SEPP-platform gebruikt om de overheid te ondersteunen bij de voorbereiding van voorstellen tot besluitvorming op het vlak van HR. Een van de belangrijkste resultaten is dat SEPP de referentiegegevens verstrekt voor het evalueren van de trekkingsrechten en de eindejaarspremie m.b.t. de enveloppen. Ook wordt het platform benut om de componenten van de nieuwe personeelsloopbanen te analyseren en om de personeelskosten van de nieuwe gevangenissen te evalueren.

KERNCiJFER

gerealiseerde monitor ings

39

39

4. DE TEUGELs iN HANDEN GEVENOf hoe federale personeelsleden ondersteunen in hun ontwikkeling en loopbaan

41

het integratietraject opent deuren

BERT sTiENAERsZelfstandig coach en begeleider bij Vice Versa

Drie thema’s staan tijdens de eerste drie dagen van het integratietraject centraal: ik in relatie tot de ander, het team en mijn werkcontext, nl. de federale overheid.

De deelnemers kunnen stilstaan bij hun persoonlijke bijdrage in een team, hoe zij bijdragen aan goede samenwerking en hoe ze vorm geven aan hun manier van communiceren, in relatie tot anderen ... en dit aan de hand van samenwerkingsopdrachten.

Door het maken van een takenkaart bij aanvang van het programma krijgen de nieuwkomers een beter

zicht op hun taken. Daar koppelen we dan de nodige competenties aan en zoeken we naar wat er nodig is aan samenwerkings- en communicatievaardigheden. Deze brengen ons dan weer bij imago, drijfveren en motivatie om in de context van de federale overheid een bijdrage te leveren. Wat mooi is om te zien is dat de meeste nieuwkomers naast een goede balans tussen werk en leven, ook hun bijdrage aan iets collectiefs in een maatschappelijke context erg belangrijk vinden.

DE deelnemers kunnen stilstaan bij hun persoonlijke bijdrage in een team

Het integratietraject voor nieuwkomers laat vanaf 2013 ook individuele inschrijvingen toe.

Het is niet meer nodig een overeenkomst af te sluiten met het OFO om nieuwe medewerkers in te schrijven voor het integratietraject: in 2013 worden individuele inschrijvingen mogelijk. Dit betekent dat nieuwe personeelsleden uit federale organisaties die voordien geen samenwerkings-akkoord hierover met het OFO hadden, het integratietraject ook kunnen volgen, wat natuurlijk voor meer netwerkmogelijkheden tussen de organisaties zorgt.

Het goed integreren van een nieuwe medewerker staat of valt met de betrokkenheid van alle actoren in de organisatie en die betrokkenheid creëer je in de eerste plaats via communicatie. Het OFO heeft in die optiek een folder gepubliceerd waarin het traject, de doelstellingen ervan en de inschrijvingsprocedure beschreven staan. Deze folder wordt in alle federale organisaties beschikbaar gemaakt.


ziE OOKwww.ofoifa.belgium.be › Onze opleidingen › Trajecten › Integratietraject voor nieuwkomers van niveau A en B

iN 2014• wordt op de OFO-website een specifieke

pagina gecreëerd voor de hiërarchische meerderen om de transfer naar de werkplek te vergemakkelijken

• wordt een exclusieve studiedag georganiseerd voor de nieuwe personeelsleden van 2013, met als thema ‘Sociale media in vraag gesteld’

KERNCiJFER

iN 2014• wordt cyclus 2 afgerond (februari) en geëvalueerd• wordt cyclus 3 opgestart

‘Leidinggevend’ debat In 2013 loopt de tweede cyclus verder van de trajecten voor operationele en tactische leidinggevenden, om leiderschapsvaardigheden en managementcompetenties te ontwikkelen.

Het OFO organiseert op vraag van een aantal deelnemers een debat tussen staatssecretaris Hendrik Bogaert en de deelnemers aan de trajecten: hoe ziet de staatssecretaris voor Ambtenarenzaken zijn rol in de veranderende federale context? Welke boodschap heeft hij voor de federale leidinggevenden? In het debat komen de vragen aan bod die de deelnemers vooraf aan hun trajectbegeleiders bezorgd hebben. Ze behandelen vijf thema’s: de nieuwe evaluatiecyclus, de loopbaan, besparingen, samenwerking en communicatie, en modernisering.

ziE OOK• www.ofoifa.belgium.be › Onze opleidingen

› Trajecten › Ontwikkelingstraject voor leidinggevenden

• www.fedweb.belgium.be › Statistieken › Integratietraject OFO

deelnemers120

43

http://www.fedweb.belgium.be/nl/statistieken/raamcontracten_for.jsp#.U0Bzs-Z_t4Y

44

KERNCiJFERs

Ontwikkeling van mensgericht leiderschapIn 2013 begeleidt het In Vivo-team de FOD Financiën bij het ontwikkeltraject voor zijn potentiële leidinggevenden. De nieuwe module ‘peer coaching’ gaat van start en er is ook een nieuwe lichting Vitruvius-deelnemers.

Het ontwikkeltraject voor potentiële leidinggevenden bij de FOD Financiën omvat de opleiding van de toekomstige leidinggevenden en de oprichting van een team van interne begeleiders en coaches. De overeenkomst die de FOD P&O en de FOD Financiën bindt, bevat de uitvoering van een programma van het type ‘Train the Trainer’ en de ondersteuning en begeleiding van de interne stuurgroep van de FOD Financiën.

De competenties van de coaches en begeleiders worden ontwikkeld door bestaande begeleidingspraktijken te delen, regelmatig coachinggesprekken te houden en te oefenen via situationele cases.

In 2013 start de nieuwe module ‘peer coaching’ voor (middle) managers. 26 middle managers uit verschillende federale organisaties nemen deel aan dit coachingtraject van zeven dagen. De deelnemers gaan in duo’s na wat de ontwikkelings-behoeften zijn van mensgericht leiderschap, concretiseren die behoeften en kiezen relevante acties. Het traject bevordert de transfer van coachingpraktijken naar de organisaties.

Het programma bestaat uit een theoretisch luik en integratieoefeningen, maar moedigt vooral praktijk-oefeningen aan tijdens supervisiesessies in duo’s of in groep. Het opent ook de deur naar een netwerk van mensgerichte leidinggevenden in de federale organisaties.

In 2013 loopt cyclus V van het Vitruviustraject af en start cyclus VI. De deelnemers evalueren hun traject als zeer positief.

iN 2014• wordt het ‘Train the Trainer’-traject bij de

FOD Financiën voortgezet- Fase 1 tot maart 2014 (learning by observing)- Fase 2 tot maart 2015 (learning by doing)

• worden, afhankelijk van de vraag, peer coaching-trajecten aangeboden per taalrol of in beide talen

• start Vitruvius cyclus VII

2710begeleiders potential leaders

56 86%tevredenhe iddeelnemers

Train the trainer FOD Financiën

Vitruvius

26 deelnemers uit 10 organisaties

Peer coaching


ziE OOK• www.fedweb.belgium.be › Over de

organisatie › Ontwikkeling en ondersteuning › Medewerkersgericht › Leiderschap › Vitruvius

• www.fedweb.belgium.be › Over de organisatie › Ontwikkeling en ondersteuning › Medewerkersgericht › Leiderschap › Vitruvius › Cyclus V › Presentatie

http://www.fedweb.belgium.be/nl/over_de_organisatie/ontwikkeling_en_ondersteuning/medewerkers/Leiderschap/vitruvius/

http://www.fedweb.belgium.be/nl/binaries/Pr%C3%A9sentation-2012-06-26vfinal-FedWebNF_tcm120-186062.pdf

45

Talent+ uit de startblokkenIn het voorjaar van 2013 behalen 18 federale collega’s hun certificaat van loopbaanbegeleider, en kan Talent+ van start gaan.

De begeleiders maken deel uit van de FOD Binnenlandse Zaken, de FOD Sociale Zekerheid, de Rijksdienst voor Pensioenen en de FOD P&O.

Sedert 15 mei kan iedere medewerker van deze vier organisaties zich laten begeleiden bij het vinden van antwoorden op persoonlijke loopbaanvragen: ‘Wat kan ik?’, ‘Wat wil ik?’ en ‘Welke waarden zijn voor mij belangrijk bij mijn werk?’. Een loopbaancoaching neemt ongeveer vijf sessies in beslag, gespreid over maximaal zes maanden.

Voor de medewerkers vanaf niveau A leidinggevend en hoger gebeurt de loopbaanbegeleiding transversaal. Confidentialiteit is in deze groep extra bepalend voor het succes en daarom wordt gekozen voor een loopbaanbegeleider uit één van de drie andere organisaties. Het OFO coördineert deze begeleidingsopdrachten, waarvan er in 2013 al 12 opstarten.

Het OFO neemt ook de rol op van expertisecentrum: alle loopbaanbegeleiders hebben zich geëngageerd om minimum drie maal per jaar deel te nemen aan een vormingsdag, waarbij ervaringsuitwisseling en het aanleren van nieuwe begeleidingsinstrumenten centraal staan.

KERNCiJFERs

iN 2014• bereiden 2 nieuwe organisaties zich voor om

in Talent+ te stappen (FOD Financiën en FOD Volksgezondheid)

• worden 4 leermomenten georganiseerd• wordt het communicatieplan geactualiseerd

10

7loopbaanbegele idersin fod p&o • 3 transversaal• 4 intern

aanvragen voor begele id ing in fod p&o

46

iN 2014vanaf januari organiseert het Patatifed-team een promotietournee in alle FOD’s: de taalopleiders van het OFO komen de website voorstellen en animeren een groot taal- en cultuurspel in het Nederlands en het Frans

KERNCiJFERs

ambtenaren geregistreerd

deelnemers

bezoekers

leidinggevenden bereiden zich autonoom voor m.b.v. het zelfstudiepakket

Patatifed.be

Artikel 12

Het OFO introduceert twee nieuwigheden in de taalopleidingen: de website Patatifed.be en een zomeropleiding die leiding-gevenden voorbereidt op de taaltest artikel 12.

Patatifed.be

In samenwerking met het Huis van het Nederlands Brussel ontwikkelt het OFO Patatifed.be: een website waarop de federale personeelsleden talen kunnen leren.• Patatifed.be biedt tientallen activiteiten om je te oefenen

in het Frans en in het Nederlands: op het werk of thuis, in je eentje, met z’n tweeën of in teamverband, voor beginners of voor gevorderden ...

• Patatifed.be geeft boekentips, tips voor tv-programma’s, apps, websites en gezelschapspelletjes waarmee je talen kunt leren.

• Op Patatifed.be kun je ook een ‘patati’ zoeken. Dat is een federale collega die dezelfde (professionele) interesses heeft, maar een andere taal spreekt en met wie je samen Frans of Nederlands kunt leren.

De officiële inwijding van patatifed.be vindt plaats op 16 mei in de Koninklijke Bibliotheek van België. Meer dan 150 aanwezigen nemen er deel aan een grote taal- en cultuurquiz. Zelfs staatssecretaris Hendrik Bogaert speelt mee!

Intensieve zomeropleiding voor leidinggevenden

Op vraag van verschillende federale organisaties zorgt het OFO in augustus 2013 voor een intensieve zomeropleiding voor leidinggevenden die de taaltest artikel 12 Nederlands of Frans van Selor willen afleggen. De opleiding bestaat uit tien halve dagen gespreid over drie weken, met een infosessie, een klassikale opleiding met schrijfopdrachten op afstand en individuele feedback, en simulaties van de mondelinge en schriftelijke test.

De leidinggevenden van wie het taalniveau te hoog is om de opleiding te volgen, krijgen toegang tot de e-Campus, het virtuele leerplatform van het OFO, zodat ze zich met behulp van een zelfstudiepakket autonoom op de taaltest kunnen voorbereiden. Ook de deelnemers aan de intensieve opleiding kunnen gebruik maken van dit zelfstudiepakket.

PATATi PATATA

850

256

20.000

65

ziE OOK • www.patatifed.be • www.huisnederlandsbrussel.be• www.ofoifa.belgium.be › Talen• www.fedweb.belgium.be › Statistieken ›

Taaltesten bij Selor


http://www.patatifed.be/

http://www.huisnederlandsbrussel.be/

http://www.ofoifa.belgium.be/nl/training/50452965

http://www.fedweb.belgium.be/nl/statistieken/taaltesten_selor.jsp?referer=tcm:120-225676-64#.U0K5D6Uq92M

47

JEAN-FRANçOis WARNYHead of Division a.i. ICT Development FOD Financiën

Ik heb het programma van de zomeropleiding en de gebruikte pedagogische technieken erg gewaardeerd. Ze werkten de uitwisselingen in de hand en waren erg resultaatgericht.

De kennis die ik opgedaan heb, gebruik ik voornamelijk in mijn schriftelijke communicatie. Bedankt aan het OFO voor het organiseren van deze opleiding!

erg resultaat-

gericht

48

De FOD P&O werkt met verschillende organisaties samen aan initiatieven die het federale diversiteitsbeleid een duwtje in de rug geven. Zo wordt onder andere de eerste Federale dag van de diversiteit georganiseerd.

In 2013 wordt bij verschillende federale organisaties de eerste editie georganiseerd van de Federale dag van de diversiteit. De stuwende kracht achter dit nieuwe initiatief is het netwerk van diversiteitsverantwoordelijken. Voor de coördinatie staat het DG OPO van de FOD P&O in. Deze dag wordt georganiseerd op 3 december 2013, de Internationale Dag van Personen met een handicap. De focus van de dag ligt namelijk op het thema handicap.

De FOD P&O heeft een werkgroep opgericht waarin meer dan 30 organisaties zetelen die een actieve rol hebben gespeeld bij de concrete verwezenlijking van dit evenement. In samenwerking met de werkgroep heeft het DG OPO de volgende dingen ter beschikking gesteld van de federale organisaties: een communicatiepack (posters, banner, logo, handtekening, flyer, koptekst, artikel ...) en een sensibiliseringspack (een quiz, contacten met verenigingen, videogetuigenissen van medewerkers met een handicap, een spel ...).

De activiteiten van de Begeleidingscommissie voor de aanwerving van personen met een handicap in het federaal openbaar ambt (BCAPH) worden voortgezet met de steun van de FOD P&O. Opmerkelijke resultaten zijn de mogelijkheid voor personen met een handicap om de stage met het oog op de benoeming deeltijds te verrichten en het in aanmerking nemen van het VOP-attest (Vlaamse ondersteuningspremie) als extra erkenning van een persoon met een handicap.

In 2013 krijgen de FOD Financiën en de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV) begeleiding van het DG OPO voor de toepassing van hun diversiteitsbeleid.

Bij de RJV wordt er in nauwe samenwerking met een intern gevormde werkgroep een actieplan

Diversiteit op maat uitgewerkt. Dit actieplan komt voort uit een grondige analyse van de diversiteit bij de RJV via focusgroepen en een cijferanalyse en workshops ... Enkele van de acties die op touw worden gezet: een opleiding diversiteitsmanagement voor chefs, communicatiecampagnes om het personeel te sensibiliseren, een project tegen cyberhaat, sensibiliseringsactiviteiten rond handicap ...

In de FOD Financiën gaat in juli de begeleiding om het diversiteitsbeleid te verbeteren van start. Het doel is de huidige situatie te analyseren om te komen tot een specifiek actieplan om de tewerkstelling van personen met een handicap te bevorderen. De analyse stoelt op het gebruik van diagnosetools zoals de diversiteitschecklist en een enquête die wordt afgenomen onder de medewerkers met een handicap.

KERNCiJFERsFederale dag van de diversiteit

Diverse samenwerkingsverbanden

5.155

38

97%1.922

deelnemende organisaties

tevredenhe id

deelnemers

views op YouTube voor de v ideo ’s


49

LiEN DE LANDTsHEER Maatschappelijk assistentRijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV)

De RJV heeft in zijn vierde bestuursovereenkomst een project opgenomen dat als doel heeft een diversiteitsplan uit te werken. De RJV heeft zijn visie, strategie en sensibiliseringsacties over diversiteit uitgewerkt met de steun van de FOD P&O.

De FOD P&O werd van in het begin van het project gecontacteerd om de RJV te informeren over een aantal problematieken, zoals het dragen van een hoofddoek. Al van bij de eerste contacten bezorgde de FOD P&O nuttige info voor de behoefteanalyse. Zo heeft de RJV kunnen leren van initiatieven die reeds op touw werden gezet door andere organisaties en van documentatie, analysetools, juridisch advies en best practices.

Mede dankzij de samenwerking met de FOD P&O en het Centrum voor gelijkheid van kansen en voor racismebestrijding kon er op een positieve manier gepraat worden over hoe men, met respect voor iedereen, kan omgaan met diversiteit en kon dit delicate onderwerp met een open geest en met professionalisme aangesneden worden.

kunnen leren van

initiatieven

die reeds op touw

werden gezet

door andere orga

nisaties

ziE OOK• www.diversite.belgium.be › Publicaties › Een

diversiteitsbeleid uitwerken. Methodologische handleiding

• www.diversiteit.belgium.be

http://www.fedweb.belgium.be/nl/binaries/broch_po_diversiteit_methodologische_handleiding_nl_tcm120-107375.pdf

http://www.fedweb.belgium.be/nl/over_de_organisatie/over_de_federale_overheid/missie_visie_waarden/gelijke_kansen_en_diversiteit/

50

Het .be Team: de maatschappelijke kant van de medailleSinds 2009 brengt FED+ jaarlijks 500 federale personeelsleden op de been voor de 20 km door Brussel, met aandacht voor maatschappelijke verantwoordelijkheid.

Het groepsgevoel onder de federale personeelsleden stimuleren, het imago van de federale overheid versterken en bijdragen tot het welzijn van de personeelsleden zijn de drie missies van FED+ die in dit evenement gestalte krijgen. Al vijf jaar lang legt FED+ een .be Team van zo’n 500 lopers in de watten die de 20 km. door Brussel voor het goede doel lopen.

Balans van dit event in het kader van maatschappelijke verantwoordelijkheid: • Sensibilisering rond het goede doel. In 2013 is dit ‘De

Vrienden der Blinden en Slechtzienden’: via verschillende communicatiekanalen (oa. FED+ news, Fedweb Light, Fedra News) wordt het goede doel voor dat jaar voorgesteld aan alle personeelsleden. Een aantal federale lopers vormden zelfs een team met slechtzienden.

• Een gezonde geest in een gezond lichaam: federale personeelsleden tot sportiviteit aanmoedigen.

• De omkadering gebeurt door de medewerkers van FED+, die enthousiast geholpen worden door collega’s van de FOD P&O, van de FOD Financiën en door een groep scoutsleden. Het anders eerder ‘ambtelijke’ kantoorgebouw van de Wetstraat 51 wordt die dag bontgekleurd door reuze .be-ballonnen, de fluo-outfit van lopers en hun supporters.

• De leverancier van de catering is geen commercieel bedrijf maar een werkervaringsproject.

• Wat overblijft van de catering wordt meteen na het event opgehaald door Samu Social, en komt dus ten goede aan Brusselse behoeftigen.

KERNCiJFERs

deelnemers aan 5 ed it ies van het .be Team

ingezameld voor goede doelen

CHRisTiNE MAssiN Directeur Externe Communicatie De Vrienden der Blinden en Slechtzienden

Deelnemen aan de 20 km door Brussel in duo was een volledig nieuwe ervaring, zowel voor de normaal ziende lopers als voor hun blinde of slechtziende looppartners. Geen van beide groepen kende elkaar echt vooraf. De federale begeleiders maakten eerst kennis met de kleinschalige wereld van personen met een visuele handicap: Hoe beschrijf je de trajecten met een precies jargon? Hoe gebruik je de begeleidingscodes? … Hierna gingen de ziende, slechtziende en blinde deelnemers samen deze fysiek slopende uitdaging aan.

Momenteel zijn sommigen van hen goed op elkaar ingespeeld en blijven ze verder samen trainen. ‘De Vrienden der Blinden en Slechtzienden’ ziet de mooie herinneringen die elke deelnemer en begeleider aan dit evenement overhouden als voorbeeld van hoe men personen met een handicap op een geslaagde wijze mee laat participeren en ook als voorbeeld van een duurzame solidariteit met de federale ambtenaren.

2.409

12.669 €


51

ziE OOKwww.fedplus.be › .be Team › 20 km

iN 2014trekt FED+ nog meer de kaart van duurzaam-heid in haar vele facetten. Afspraak met alle sportievelingen op 18 mei 2014!

De ziende, slecht

ziende

en blinde deelne

mers gingen

samen deze fysie

ke

uitdaging aan

Alain Eyckerman .be team-loper met een visuele beperking

christine massin federaal werk de vrienden der blinden en slechtzienden

http://www.fedplus.be/default.asp?MenuItemGUID=%7bA6CF79E9-962F-4334-B5EC-9B6ADE006B6A%7d


ziE OOKwww.fedplus.be › Alle voordelen

FED+ voordelen: voor elk wat wilsDe verscheidenheid aan voordelen voor de federale ambtenaar was nog nooit zo groot. Duurzame voordelen, online webshops en wedstrijden zijn er steeds vaker bij.

In de wandelgangen wordt FED+ wel eens ‘de federale voordelendienst’ genoemd. Het werken aan een uitgebreid, kwalitatief, divers en regionaal gespreid aanbod van voordelen maakt dan ook het gros van het werk van het FED+ team uit. Elk van deze voordelen is het resultaat van een individuele onderhandeling tussen FED+ en een partner (bedrijf of organisatie).

Anno 2013 is deze diversiteit groter dan ooit: • Steeds vaker kunnen geïnteresseerden via een FED+

wedstrijd kans maken op gratis toegangstickets voor een expo, evenement, concert of theatervoorstelling. Deze wedstrijden worden aangekondigd op www.fedplus.be en via de FED+ news.

• Sommige voordelen zijn permanent en bieden de mogelijkheid om er dag in dag uit van te kunnen genieten. Andere voordelen zijn dan weer éénmalig of keren jaarlijks terug tijdens een bepaalde periode.

• FED+ houdt een vinger aan de pols bij wat leeft op de consumentenmarkt. Zo wordt het aanbod ‘hotel en vakantie’, ‘sport, wellness en beauty’ en ‘kids’ dit jaar gevoelig uitgebreid. Ook webshops zijn booming business anno 2013 en maken dus ook steeds meer deel uit van het voordelengamma.

• Met nagenoeg alle pretparken en ook heel wat culturele partners bestaat er een rechtstreekse samenwerking in de vorm van online ticketverkoop. Met andere partners verloopt de samenwerking via de tussenkomst van een logistieke partner.

iN 2014streeft FED+ ernaar: • het aanbod nog beter af te stemmen op de

interesse van de ambtenaren• maximaal die ambtenaren te bereiken voor

wie toegang tot digitale kanalen niet vanzelf-sprekend is

• In de bestuursovereenkomst 2012-2014 staat dat het aanbod van FED+ de dimensie duurzame ontwikkeling (rechtvaardige handel, bio geproduceerd …) integreert. Dit komt tot uiting in recente samenwerkingen met oa. Blue Bike, SeBio, Grote Routepaden, Fietsersbond, Villo! …

• Via een online contactformulier kan elke ambtenaar een bericht sturen naar FED+: vragen of klachten over een bepaalde aanbieding maar ook suggesties zijn welkom.

http://www.fedplus.be/?lcid=nl

53

KERNCiJFERs

zoo/Planckendael abonnementen (recreatieve sector)

BOzAR-bezoekers (culturele sector)

deelnemers aan 45 wedstri jden

overnachtingen in Best Western (toeristische sector)

aankopen b i j E5mode (commerciële sector)

900

1.992 1.023

11.565

996

55

5. DRAADLOOsOf hoe klanten correct en snel informeren

56

OFO zET iN OP EXTERNE COMMUNiCATiEHet OFO wordt in 2013 de trotse ouder van twee nieuwe communicatiespruiten: zijn eigen website en een nieuwsbrief voor de externe opleiders.

In 2013 lanceert het OFO zijn nieuwe elektronische nieuwsbrief ‘Trainer Info’. Deze nieuwsbrief richt zich tot de externe opleiders met wie het OFO samenwerkt. Een communicatiekanaal op organisatieniveau met deze groep ontbrak immers nog. Via deze nieuwsbrief wil het OFO de relatie met de externe opleiders versterken. Naast praktische informatie is er ook aandacht voor evoluties en nieuwigheden in het domein van leren en ontwikkelen. In elk nummer komt telkens ook een opleider aan het woord. Het eerste nummer komt uit eind juni, het tweede in december.

Precies op zijn 50ste verjaardag, op 12 december, onthult het OFO zijn eigen website www.ofoifa.belgium.be. De website richt zich tot verschillende doelgroepen: potentiële deelnemers aan de opleidingen, opleidingsverantwoordelijken, leidinggevenden bij de federale overheid, opleiders ... De vernieuwde elektronische opleidingscatalogus vormt het hart van de website.

385externe ople iders ontvangen de elektronische nieuwsbrief

KERNCiJFER

iN 2014breidt het OFO de functionaliteiten van de website nog verder uit

HANDiKNAP!Selor lanceert de campagne HANDIKNAP! om mensen met een handicap te stimuleren om te solliciteren bij de overheid.

Alle federale overheidsdiensten hebben als doelstelling dat minimaal 3% van hun personeel uit personen met een handicap bestaat. Selor helpt hier al sinds 2004 actief aan mee door voor personen met een handicap, leerstoornis of ziekte ‘redelijke aanpassingen’ te voorzien aan de selectieprocedures.

Om personen met een handicap nog meer te motiveren om zich kandidaat te stellen bij de overheid pakt Selor in 2013 uit met affiches en banners met daarop de positieve boodschap ‘HANDIKNAP!’. De campagne stimuleert ook (potentiële) werkgevers om personen met een handicap in dienst te nemen.

Bij die campagne hoort ook een belevingsspel. Dat bestaat uit diverse opdrachten, waarbij de spelers op een aangename manier meer te weten komen over de leefwereld van personen met een handicap.

Selor gaat nog een stap verder en biedt ook ondersteuning aan zowel personen met een handicap als aan organisaties bij het installeren van arbeids-postaanpassingen. Zo bundelt Selor zo veel mogelijk informatie (wat is het, hoe vraag je het aan …), in handige infofiches. In 2013 verschijnt ook de gids ‘Arbeids-postaanpassingen Optima HA’, een leidraad voor werkgevers die personen met een handicap in dienst hebben of willen nemen.

ziE OOK • www.selor.be › Gelijke kansen › Handiknap• www.selor.be › Gelijke kansen › Personen met

een handicap, leerstoornis of ziekte


http://www.selor.be/nl/gelijke-kansen/handiknap/

http://www.selor.be/media/238106/SELOR_ProductFicheHA.pdf

57

iN 2014• loopt de campagne HANDIKNAP! verder, met

de focus op werkgevers en intermediaire organisaties zoals de Brailleliga, Phare, het GTB (Gespecialiseerde Trajectbegeleiding en -Bepaling) ...

• onderneemt Selor een ‘tour’ bij toeleiders-organisaties: bouwen aan wederzijdse expertise

• organiseert Selor in april het event HANDIKNAP!: het moment bij uitstek voor de federale organisaties en de specialisten uit het veld om aan networking en kennisdeling te doen

• is Selor opnieuw present op de beurs ‘Salon Autonomies’ voor dit specifieke doelpubliek

personen d ie recht hebben op voorrang bi j aanwerving 534

personen met een handicap vroegen redelijke aanpassing aan hun selectie-procedure

personeelsleden met een handicap in federale overhe id (bron BCAPH)

KERNCiJFERs

1.149

ViCKY DE ROOProcess Manager Recruitment & Selection bpost

Bij bpost hebben we niet altijd de aangepaste apparatuur voor het afnemen van selectieproeven van kandidaten met een handicap. We rekenen hiervoor op de expertise, ervaring en infrastructuur van Selor. Zo kunnen we ons geïntegreerd gelijkekansenbeleid inpassen in onze selectieprocedures.

We rekenen op de expertise, ervaring en infrastructuur van selor

1,57%

58

selectieproces beter in beeldOm nieuwe kandidaten aan te trekken en zijn naambekendheid te vergroten pakt Selor vlak na de zomervakantie uit met een nieuwe imagocampagne. Met heldere communicatie en nieuwe kanalen wil Selor de drempel verlagen om te solliciteren.

Waar de campagne vroeger de klemtoon legde op selor.be als jobkanaal, is ze nu in de eerste plaats bedoeld om het selectieproces transparanter te maken en kandidaten te helpen bij de voorbereiding op testen.

Kandidaten begeleiden bij hun zoektocht naar een job is dan ook de rode draad van de communicatieacties:• drie animatiefilmpjes, allemaal gekruid met een

vleugje humor, maken kandidaten duidelijk hoe ze via Selor kunnen solliciteren voor een job bij de federale overheid

• pittige spots op nationale radiozenders geven de filmpjes extra weerklank

• advertenties en online banners zorgen voor een multimediale aanpak.

Die ‘jonge’ aanpak trekt Selor ook door op diverse sociale media. Zo worden nieuwe jobaanbiedingen ook verspreid via Twitter en Facebook, en krijgen vragen van kandidaten via deze kanalen een antwoord. Sinds 2013 heeft Selor een eigen app, die het makkelijk maakt om via een smartphone snel vacatures te vinden.

ziE OOK• www.selor.be • www.youtube.com/selorbe • www.facebook.com/selor.be • www.twitter.com/selor • www.selor.be › Procedures › Screeningsprocedures

› Standaard screening

iN 2014• voert Selor een imago-onderzoek• komt er een nieuwe corporate campagne• ligt de nadruk op openheid en transparantie

van het selectieproces

fans op Facebook (stijging met 105% in 2013)

1.800

views voor de filmpjes met sollicitatietips

Twitter-volgers

KERNCiJFERs

21.000

18.600


http://www.selor.be/nl

http://www.youtube.com/user/selorbe

http://www.facebook.com/selor.be

http://twitter.com/selor

http://www.selor.be/nl/procedures/screeningsprocedures/standaard-screening/

59

FOD P&O: virtueel dichterbijIn 2013 zet de FOD P&O verschillende digitale initiatieven op touw.

De verloftool op Fedweb helpt federale personeelsleden het passende verlof of de juiste afwezigheid te vinden voor de specifieke situatie waarin ze zich bevinden. De verlofregeling biedt immers heel wat mogelijkheden, maar weten welk verlof wanneer mogelijk is, is niet altijd even makkelijk.

Daarnaast treedt de FOD P&O meer op de voorgrond. Drie nieuwigheden zorgen daarvoor.

Cijfergegevens staan voortaan op Fedweb, in de rubriek Statistieken. Wie op zoek is naar cijfers, tabellen en grafieken hoeft dus niet meer op het jaarverslag te wachten. Een deel van de cijfers gaat over de FOD P&O zelf, een ander deel geeft informatie over de federale overheid in haar geheel. Per onderwerp biedt de rubriek een overzicht van de meest recente cijfers bv. het aantal deelnemers aan opleidingen bij het OFO, het aantal vrouwen in managementselecties bij Selor, de omzet van de federale raamcontracten ...

Ook het aanbod producten en diensten dat de FOD P&O aan zijn klanten biedt, staat op de website. Wie begeleiding wil bij het organiseren van een personeelstevredenheidsenquête of klantenbevraging, hulp nodig heeft bij zijn welzijnsbeleid of een goede handleiding kennismanagement zoekt, kan het aanbod via verschillende categorieën doorzoeken. Elk product en elke dienst staat uitgebreid beschreven.

Tot slot is de FOD vanaf het najaar 2013 ook op Twitter te volgen. Volgers vinden er de laatste HR- nieuwtjes van de federale overheid.

ziE OOK • www.fedweb.belgium.be › Statistieken • www.fedweb.belgium.be › Tool verloven • www.p-o.belgium.be › Producten en diensten • www.twitter.com/FOD_SPF_PO

KERNCiJFERs

165 Twitter-volgers

ci jferreeksen op Fedweb

iN 2014wordt het aanbod producten en diensten op de website verder vervolledigd

34

http://www.fedweb.belgium.be/nl/statistieken/

http://www.fedweb.belgium.be/nl/verlof_afwezigheid_en_werktijd/tool_verloven/

http://www.fedweb.belgium.be/nl/fod_p-o/producten_diensten/

http://twitter.com/FOD_SPF_PO

fed+

60

97,6% 17.849 70%*

Fedra, Fedweb en FED+: federale favorieten4.733 medewerkers uit meer dan 60 federale organisaties nemen deel aan een enquête over Fedra, Fedweb en FED+ en blijken erg tevreden.

80% is tevreden over de Fedrawebsite.• Positieve punten: de info van Fedra is betrouwbaar

(74% tevreden) en informeert over leven en werk bij de federale overheid (73%).

• Negatieve punten: Fedra is niet kritisch genoeg (25% tevreden), verrast niet genoeg (26%) en moedigt niet aan tot contact met andere federale medewerkers (20%).

Fedweb is een topproduct: 90% is tevreden over Fedweb (tegenover 75% in 2010).• Positieve punten: de info doet ter zake (88% tevreden)

en is betrouwbaar (87%). De tevredenheid van de gebruikers verhoogde dankzij de verbeteracties die volgden na de tevredenheidsenquête in 2010.

• Negatieve punten: de overeenstemming van de intranetten met Fedweb (28% tevreden) en de bekendheid van de newsletter Fedweb Light (63,2% is niet geabonneerd op Fedweb Light).

Ook de tevredenheid over FED+ is hoog. Slechts 7% geeft aan niet tevreden te zijn over de aanbiedingen. 72% van de deelnemers heeft al gebruik gemaakt van een aanbieding van FED+. Een cijfer dat blijft stijgen sinds 2010 (49% in 2010, 59% in 2011).

Daarnaast krijgt een veertigtal deelnemers de gelegenheid om het thema verder uit te diepen in een focusgroep en zo de sites te verbeteren en gebruiksvriendelijker te maken.

De Fedrawebsite wordt beter bekend gemaakt door onder meer een campagne bij de communicatieverantwoordelijken. Ook de redactie wijzigt haar koers: er worden meer artikels voorzien en de toon is kritischer met hier en daar een vleugje humor. De eerste reacties zijn positief.

KERNCiJFERs

92% 10.121 80%FeDRA

87,8% 91.979 90%FEDWEB

Het Fedwebteam neemt initiatieven om het verschil tussen Fedweb, Fedra en FED+ beter te communiceren, onder andere door een extra gezamenlijke pagina die de doelstellingen van de drie kanalen uitlegt. Ook de Fedweb Light nieuwsbrief wordt nog beter bekend gemaakt bij het federale publiek met extra banners die communicatieverantwoordelijken op hun intranet kunnen plaatsen.

FED+ voert het aantal wedstrijden op (van 15 in 2012 naar 45 in 2013) en integreert een rubriek wedstrijden in de website. Verder richt het zich meer op regionale aanbieders, hoofdzakelijk in de culturele sector (musea, concerten, theater …).

Bekendheid Bezoekers site in mei 2013

Tevredenheid website

* de enquêtevraag voor FED+ luidt: ik vind gemakkelijk de info die ik zoek terug op de site


61

Op fedra.belgium.be ontmoet je collega’s die het verschil maken

ziE OOK • Hoofdstuk 5 › FOD P&O: virtueel dichterbij • www.fedweb.belgium.be › Over de organisatie

› Communicatie › Over de federale communicatie › Interne communicatie › Communicatiekanalen

• www.p-o.belgium.be › Statistieken › Fedra• www.p-o.belgium.be › Statistieken › Fedweb• www.p-o.belgium.be › Statistieken › FED+

ANOUK DEWiNTERRedactrice en single point of contactFedra

In oktober 2013 verschijnt de laatste papieren Fedra. Het papieren magazine bestaat niet meer, het online platform des te meer. We pasten onze werkwijze lichtjes aan en zorgen ervoor dat Fedra-lezers voortaan elke dag nieuwe verhalen achter de schermen online ontdekken. Ambtenaren bloggen, krijgen Ernesto op bezoek en wagen zich aan het tekenen van cartoons. Er is ook meer ruimte voor een kritische noot, een eigen stem en achtergrondvisies die een ander perspectief bieden dan de gebruikelijke kanalen.

Op fedra.belgium.be ontmoet je collega’s die het

verschil maken, elke dag opnieuw.

http://www.fedweb.belgium.be/nl/over_de_organisatie/communicatie/over_de_federale_communicatie/interne_communicatie/Activiteiten_interne_communicatie/

http://www.fedweb.belgium.be/nl/statistieken/fedra.jsp?referer=tcm:120-225689-64

http://www.fedweb.belgium.be/fr/statistiques/fedweb.jsp

http://www.fedweb.belgium.be/nl/statistieken/fedplus.jsp?referer=tcm:120-225984-64

62

Cursus binnen klikbereikIn 2013 zet het OFO een eerste belangrijke stap in de automatisering van de inschrijvingen voor standaardopleidingen. Voor het didactische materiaal gaat het OFO nog een stap verder: dat is enkel nog online beschikbaar.

Inschrijven wordt eenvoudiger en verloopt gedeeltelijk automatisch. Sinds juli moet de deelnemer, wanneer hij per brief uitgenodigd wordt, online reageren om zijn inschrijving te bevestigen of te annuleren en moet hij zijn e-mailadres geven, dat dan opgeslagen wordt in ITMA. Hierdoor kan hij sneller op de hoogte worden gebracht bij wijzigingen van datum bijvoorbeeld. En voor toekomstige opleidingen hoeft hij geen mails meer te sturen en toegangscodes te kopiëren maar kan hij vanuit de uitnodigingsmail in een paar klikken zijn inschrijving bevestigen. De volledige automatisering van het inschrijvingsproces volgt in 2014.

In september 2013 beslist het OFO om het didactisch materiaal enkel nog in elektronische versie ter beschikking te stellen van de deelnemers. Dit geldt voor alle opleidingen uit het catalogusaanbod.

De deelnemers kunnen het didactische materiaal raadplegen en downloaden op het elektronische leerplatform van het OFO: de e-Campus.

Er zijn meerdere redenen waarom het OFO gekozen heeft voor een elektronische versie: • Steeds meer deelnemers aan de opleidingen brengen

hun tablet, hun smartphone of hun laptop mee naar de opleiding. Hierdoor is er meer vraag naar een online syllabus.

• De e-Campus biedt tal van online mogelijkheden, die de papieren syllabus de opleider of de deelnemers niet kan bieden, bv. een up-to-date syllabus, links naar interessante websites, de mogelijkheid tot uitwisselen van informatie en standpunten tussen de opleider en de deelnemers voor en na de opleiding ...

• Tot slot betekent dit een besparing van de druk- en papierkosten, waardoor er dus meer financiële middelen geïnvesteerd kunnen worden in het aanbod van het OFO.

iN 2014 worden de uitnodigingen voor de standaard-opleidingen per mail verstuurd

34.218downloads van documenten op e-Campus

KERNCiJFERs

van de professionele e-mailadressen van potentiële deelnemers opgeslagen in iTMA

60%

e-mailadressen door de deelnemers ingegeven ( jul i - november 2013)

4.100


63

Out with the old, in with the new2013 is voor de stafdienst ICT van P&O 51 een overgangsjaar met veel vernieuwingen.

Door het nieuwe evaluatiesysteem moet Crescendo grondig herzien en aangepast worden. Het aantal gebruikers schiet de hoogte in om af te klokken op 54.000. Dit komt doordat het evaluatiesysteem nu een verplichting is voor alle federale personeelsleden maar ook doordat Crescendo zowel de evaluator als de geëvalueerde een pak werk kan besparen.

2013 is ook het jaar waarin cybersecurity op de radar van de computergebruiker verschijnt. Dankzij diverse onthullingen en enkele spraakmakende computerinbraken beseft nu ook de gebruiker dat zijn privacy wel eens geschonden kan worden. Dit leidt ertoe dat de stafdienst ICT ook voor zijn dienstenleveranciers de lat hoger legt.

Er wordt definitief afscheid genomen van Windows XP, de vele verschillende multifunctionele printer-kopieermachines gaan de deur uit en 19 servers worden uitgeschakeld. In ruil worden nieuwe pc’s geïnstalleerd, worden nieuwe multifunctionele printer-kopieermachines aangesloten en worden virtuele servers in dienst genomen. Elke gebruiker start nu met zijn toegangskaart het afdrukken van zijn documenten. Deze nieuwe manier van printen leidt tot een bewuster en zuiniger gebruik van de middelen.

iN 2014• wordt optimalisatie cruciaal. Door de beperkte

budgetten en vooral door de gefragmenteerde manier waarop de budgetten worden vrijgegeven, zal het noodzakelijk zijn de huidige configuraties tot op de limieten te duwen. Ondanks de nieuwe ontwikkelingen en de grotere aantallen gebruikers van de applicaties zijn er slechts kleine investeringen mogelijk.

• kan het gebruik van Open Source software door de overheid zijn doorbraak kennen. Vele open source pakketten zijn ondertussen voldoende matuur om commerciële pakketten te vervangen ook in een professionele omgeving. De stafdienst ICT plant alvast een kennismakingsdag voor de collega’s.

interventies helpdesk iCT P&O 51

KERNCiJFER

1.455

64

Databanken compatibel maken voor het beleidIn 2013 richt de FOD P&O een infocenter-cel op om het gebruik van (bestaande) gegevens voor strategische doeleinden te verbeteren.

Bij zijn activiteiten gebruikt de FOD P&O verschillende authentieke gegevensbronnen (bv. personeelsgegevens, evaluatie, overheidsopdrachten, absenteïsme, loon). De cel heeft als opdracht deze gegevens compatibel te maken, zodat ze later kunnen gebundeld worden in bewerkte tabellen of grafieken. Die fungeren als boordtabellen die de besluitvorming ondersteunen en zullen dienen als input voor communicatietools zoals Fedweb. Het infocenter wordt zo een kruispunt van gegevens.

Scoreverschillen op de indicatoren van verschillende organisaties kunnen geanalyseerd worden. Zo kunnen voor alle organisaties goede praktijken opgesteld en ontwikkelingsstrategieën uitgewerkt worden. Een voorbeeld daarvan: bepalen welke factoren het absenteïsme helpen inperken.

In 2013 worden meerdere interfaces met authentieke gegevensbronnen ontwikkeld. Ook worden, op basis van deze gegevensbronnen, verschillende rapporten opgesteld. Het merendeel van de rapporten zal in de applicaties (bv. Crescendo) of in Fedweb geïntegreerd worden.

Enkele van de opgestelde rapporten: • turnover van het personeel van de federale overheid • kostenanalyse• monitoring van de offerteaanvragen en de

inschrijvingen • monitoring van de personeelsevaluaties

iN 2014worden analyses uitgevoerd, door gegevens te kruisen

6

boordtabellen als hulp b i j de besluitvorming

integratie met 6 business solutions

KERNCiJFERs

50

interfacing met meer dan 5 authentieke gegevensbronnen 5



6.BANDEN VERsTERKENOf hoe samenwerken met organisaties binnen en buiten de federale overheid


selor, VDAB en Forem trekken aan één zeelIn 2013 sluit Selor een samenwerkingsprotocol af met zowel de VDAB als Forem om gezamenlijk vacatures beter te verspreiden.

Zo informeren de consulenten in de 250 werkwinkels van de VDAB en de 60 ‘Maisons de l’emploi’ van Forem de werkzoekenden nu over de vacatures bij de overheid en de selectieprocedures via Selor. Verder staan er pc’s ter beschikking waarop werkzoekenden hun online dossier ‘Mijn Selor’ kunnen beheren. Selor zorgt er ook voor dat de jobs op selor.be ook op de VDAB en Forem-websites verschijnen. Wanneer VDAB en Forem jobbeurzen organiseren, dan is Selor present.

ELLEN BAUTERsStrategisch accountmanagerVlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB)

De meerwaarde van deze samenwerking ligt in de ruimere bekendmaking van vacatures bij de overheid, wat zorgt voor meer transparantie en dynamiek op de arbeidsmarkt. Dit levert voor zowel werkgevers als werkzoekenden een win-winsituatie op. Voor werkgevers in de publieke sector ligt de meerwaarde in een verhoogde instroom van kandidaten via Selor. Voor de werkzoekenden zit die meerwaarde in de extra visibiliteit van vacatures bij de overheid.

iN 2014• zullen de certificaten die VDAB, Forem en

Selor afleveren onderling erkend worden• sluit Selor met Actiris in Brussel een partner-

overeenkomst voor een gelijkaardige samenwerking af

een win-winsituatie

voor werkgevers en

werkzoekenden

ziE OOK• www.selor.be• www.vdab.be • www.leforem.be


http://www.vdab.be/

http://www.leforem.be

selor deelt knowhow De rol van Selor evolueert van actor naar regisseur op het vlak van rekrutering en selectie. De focus ligt meer en meer op het begeleiden en vormen van anderen en het ontwikkelen van tools.

Selor stelt op de boekenbeurs in Antwerpen het boek ‘De HR-Regisseur’ voor. Dit lijvige naslagwerk bundelt de expertise die Selor door de jaren heen heeft opgebouwd op het vlak van rekrutering en selectie.

De titel slaat op Selor zelf, dat in de rekruteringswereld steeds meer opschuift van een rol als actor naar een rol als regisseur. Kennis delen en anderen vormen en begeleiden, daar ligt vandaag een belangrijke taak. Zo organiseert Selor in 2013 een congres over de nieuwe trend ‘Evidence Based HRM’, dat op veel interesse mocht rekenen.

Daarnaast kiest Selor resoluut voor de vorming en erkenning van externe gecertificeerde rekruteerders. Deze professionals kunnen na een opleiding en na het behalen van een certificaat bepaalde methoden en technieken van Selor zelf toepassen. Selor staat in voor de kwaliteitsbewaking en opvolging, en focust daarnaast op het ontwikkelen van innovatieve, wetenschappelijk onderbouwde procedures en methodes.

Zo heeft Selor een bijzondere expertise opgebouwd in onderzoek en ontwikkeling van rekrutering en selectie, taaltesting en testontwikkeling. Gekoppeld aan de positie van Selor op de publieke arbeidsmarkt levert dit unieke en specifieke producten op die de eigen organisatie overstijgen, en dan ook aan partners en ‘derde’ klanten worden aangeboden zoals bpost, Ethias, Prometric … Het gaat dan om producten als Top Skills, pc-gestuurde development centers … De middelen die Selor hiermee verwerft, vloeien volledig terug naar innovatieprojecten.

iN 2014• worden extra personen gecertificeerd • wordt de productstrategie vernieuwd, met

meer focus op consultingopdrachten

KERNCiJFERs

ziE OOK• www.youtube.com › Boek De HR-Regisseur• http://client.selor.be › HR-consultancy• www.selor.be

HR-professionals (18 van selor en 64 externen) gecertificeerd voor 1 of meer modules in 2013

250

2,5

82

deelnemers op het congres over Ev idence Based HRM

miljoen €

omzet b i j derde klanten

69

http://www.youtube.com/watch?v=ZNqaqxPViKI

http://client.selor.be/nl/expertisecentrum



samenwerken binnen en (ver) buiten de federale grenzen In 2013 werkt het OFO nauwer samen met partners binnen en buiten de federale overheid.

BINNEN DE GRENZEN

Samenwerking met Defensie en de Federale Politie

10% van de OFO-opleidingen wordt kosteloos gevolgd door militairen en personeelsleden van de politie, hoewel zij niet het eigenlijke doelpubliek van het OFO zijn. Om te komen tot een win-win situatie voor beide partijen zet het OFO een samenwerking op.

Opleiders van Defensie werken een 100-tal dagen voor het OFO op projecten op maat, voornamelijk op het vlak van leidinggeven en teambuilding. Zo geven ze een tweedaags opleidingstraject aan de RVA om de managementvaardigheden van huidige en toekomstige leidinggevenden aan te scherpen. Ze geven ook teambuildings van een tot twee dagen voor teams van de FOD Justitie, de FOD Binnenlandse zaken en het RIZIV. Daarnaast is er een samenwerking op het vlak van e-learningopleidingen via het FEDELnetwerk.

In samenwerking met experten van de federale politie worden de opleidingen ‘omgaan met intimidatie en agressie’ en ‘verhoortechnieken’ op maat ontwikkeld voor sociaal inspecteurs en controleurs en worden er filmopnames gemaakt voor de e-learningopleiding rond de evaluatiecyclus via het FEDELnetwerk.

Via deze samenwerking kan het OFO nog beter vraag en aanbod op mekaar afstemmen, en uitwisselingen in het kader van trainingen op gang brengen.

Het OFO als academische partner

Dit jaar starten twee projecten die de positie van het OFO als academische partner willen versterken.

Het project stages@ofoifa wil de impact van de studentenstages verhogen, ze op een correcte manier doen verlopen en de kennisoverdracht ervan verzekeren. De nieuwe blik en ideeën van studenten stimuleren bovendien de innovatie binnen de organisatie en ontwikkelen de coachingvaardigheden van de stagebegeleiders. Aan de studenten biedt het OFO een praktijkervaring binnen een lerende organisatie waarbij ze nieuwe vaardigheden kunnen ontwikkelen. De studenten leren een professionele context, theoretische kaders en het eigen functioneren met elkaar verbinden. De studenten, allen uit het hoger onderwijs, vervullen een onderzoek- of praktijkstage van minimum zes weken bij het OFO.

Het project research@ofoifa wil alle projecten, initiatieven en samenwerkingen rond onderzoek binnen het OFO centraliseren. Verder wil het OFO ook zelf actief op zoek gaan naar onderzoekssamenwerkingen en projecten bij universiteiten en hogescholen. Projecten die aansluiten bij de strategie en behoeftes van het OFO krijgen daarbij de voorkeur. Met research@ofoifa wil het OFO zelf meer kennis opdoen over en inzicht verwerven in methodes, tools … die een meerwaarde kunnen zijn en zich op de kaart zetten in de wetenschappelijke wereld.

Enkele voorbeelden van projecten:• oorzaken van absenteïsme in de standaardopleidingen• de verwachtingen van hoogopgeleide jongeren over

informatica-opleidingen• transfer en impact van een aantal OFO-opleidingen• HR als businesspartner: literatuurstudie, interviews

en organisatie van een workshop• een themadag over sociale media voor nieuwkomers

bij de federale overheid

71

BUITEN DE GRENZEN

Het OFO smeedt banden met professionele netwerken in leren en ontwikkelen. Op deze manier volgt het OFO van nabij wat HR en L&D-professionals in verschillende sectoren wakker houdt en welke oplossingen zij hiervoor uitwerken. Zo sponsort het OFO de ontwikkeling van de app op de VOV-beurs in november die de 2.700 aanwezigen moet helpen hun weg te vinden naar de presentatiesessies en de talrijke standhouders. Om de externe netwerken beter bekend te maken bij het Netwerk Leren & Ontwikkelen binnen de federale overheid, nodigt het OFO op 22 maart de professionele netwerken VOV-Lerend Netwerk, Epsilon, Stimulearning en HR Public uit om zich voor te stellen.

VER BUITEN DE GRENZEN

30 Taiwanese ambtenaren volgen in september bij het OFO een 10-daagse managementopleiding. De deelnemers zijn ambtenaren met leidinggevende functies, afkomstig uit verschillende Taiwanese overheidsorganisaties. Ze volgen het traject dat het OFO voor hen op maat ontwikkelde, in het kader van hun voortgezette opleiding. Op het programma staan onder meer lezingen en workshops rond verschillende managementthema’s en bezoeken aan de Europese Commissie, de FOD’s Financiën en Sociale Zekerheid.

In december ontvangt het OFO op vraag van de Belgische Technische Coöperatie een delegatie van 15 ambtenaren uit Algerije en een uit Benin. De bezoekers volgen workshops over het competentiemodel van de federale overheid, de analyse van de opleidingsnoden en de evaluatie van opleidingen en brengen een bezoekje aan het Studie- en Documentatiecentrum.

ziE OOK• Hoofdstuk 3 › Mijlpalen voor de OFO-netwerken• www.ofoifa.belgium.be › Studentenstage bij

het OFO• www.ofoifa.belgium.be › Partnerships &

Netwerken

iN 2014• gaat de samenwerking met Politie en Defensie

verder:- een 50-tal nieuwe leidinggevenden volgen

bij de RVA het tweedaags traject TRAM - twee specifieke opleidingen worden gege-

ven aan sociaal controleurs en inspecteurs• mikt het OFO opnieuw op tien studentenstages• nemen OFO-medewerkers actief deel aan

het project Levensloopbaan van VOV-Lerend Netwerk dat op 30 januari 2014 van start gaat en het ESF-project ROEM (Return on Expectations Measurement) dat Stimulear-ning gelanceerd heeft in samenwerking met de Universiteit Antwerpen.

KERNCiJFERs

stagiairs (u it 8 verschillende studier icht ingen)

nieuwe leidinggevenden bij de RVA volgen het traject (opleiding op vraag)

105

10

http://www.ofoifa.belgium.be/nl/partnerships-netwerken

http://www.ofoifa.belgium.be/nl/studentenstage-bij-het-ofo


Duurzame bloedbandenOp initiatief van de FOD P&O bundelen verschillende federale organisaties de krachten met het Rode Kruis zodat medewerkers in de buurt van hun kantoor en tijdens de diensturen bloed kunnen geven.

Sinds het verlof voor bloeddonatie afgeschaft werd, is de drempel om bloed te geven wat hoger geworden en is het aantal bloedgevers sterk gedaald. De FOD P&O neemt contact op met andere overheidsdiensten en organiseert zo, in het kader van de dag van de duurzame ontwikkeling, de eerste federale bloedinzamelingsactie.

De bloedinzameling kent een groot succes: 74 bloedgevers uit zeven verschillende organisaties komen langs in de lokalen van de FOD P&O en tonen daarmee hun maatschappelijke verantwoordelijkheid. De helft van de bloedgevers deed dit zelfs voor de eerste keer.

ziE OOKwww.fedra.belgium.be › Mijn overheid & ik › Teamwerk › The needle and the good deed done

iN 2014wordt het initiatief herhaald, wellicht in een andere overheidsorganisatie

KERNCiJFER

bloedgevers74

http://www.fedra.belgium.be/nl/mijn-overheid-en-ik/teamwerk/d/detail/the-needle-and-the-good-deed-done

ofo 50 jaar

75

76

Het OFO blaast 50 kaarsjes uit!Op 12 december 2013 viert het OFO zijn 50-jarige bestaan. 2013 was dus een echt feestjaar! De slogan ‘Happy Learning!’ was heel het jaar door alomtegenwoordig voor de OFO-medewerkers en de deelnemers aan de opleidingen.

Het OFO blikt terug op zijn verleden via een tijdslijn, die de hoogtepunten uit de OFO-geschiedenis in woord en beeld toont, en richt zijn blik op de toekomst via de events die het organiseert.

‘Happy Learning’-wedstrijd

Het OFO organiseert een wedstrijd waaraan alle federale personeelsleden kunnen deelnemen. Het doel is te tonen dat je op tal van manieren kan leren (op je eentje of met anderen, met behulp van boeken, door video’s te bekijken ...), dat er volop geleerd wordt bij de federale overheid en dat het OFO er is om leerinitiatieven te ondersteunen. De wedstrijd bestaat uit drie categorieën:

• Learning Experience: de deelnemers geven uitleg over hun leerervaring, wat ze hebben geleerd en op welke manier. Hoe hebben ze dat wat ze geleerd hebben, kunnen gebruiken op hun werkplek?

• Learning Dream: de deelnemers vertellen wat hun leeridee is. Ze vertrekken daarbij vanuit een behoefte die ze hebben opgemerkt in hun organisatie en ontwikkelen op basis daarvan een leeridee dat aan die behoefte kan voldoen.

• Learning Result: de deelnemers geven uitleg over het leerproject dat ze al op touw hebben gezet in hun organisatie om aan een specifieke behoefte tegemoet te komen.

De winnaar van elke categorie krijgt een tablet cadeau en de winnaar van de Learning Dream krijgt daarbovenop nog begeleiding van het OFO om zijn idee in de praktijk te brengen.

Trainers’ Day

In oktober organiseert het OFO een ‘Trainers’ Day’ voor zijn opleiders, die zowel uit de federale overheid als van daarbuiten komen.

Met dit evenement wil het OFO het belang benadrukken van een partnership met zijn opleiders. De Trainers’ Day heeft als doel ideeën uit te wisselen en de dialoog tussen de opleiders aan te wakkeren, maar ook tussen de opleiders en de collega’s van het OFO.

Op het programma staan vier workshops die gezamenlijk door opleiders en OFO-medewerkersgegeven worden. De thema’s zijn: • het gebruik van nieuwe technologieën bij het leren• de overdracht van verworven kennis op de werkplek • het definiëren van een netwerk van opleiders• nadenken over het OFO van de toekomst.

Naast de workshops zijn er ook stands waar de opleiders verschillende facetten van het OFO beter kunnen leren kennen. Ze kunnen onder andere hun taalniveau op een ludieke manier laten testen, een smartboard gebruiken, opnieuw kennis maken met de bibliotheek of meer te weten komen over de evaluatie van de opleidingen.

Bijeenkomst van het netwerk Leren & Ontwikkelen

Naar aanleiding van de 50ste verjaardag werpt de netwerkbijeenkomst in november een blik op de toekomst. Gastsprekers prof. Erik Duval (KULeuven) en Dan Steer hebben het over learning analytics, open & authentic learning, nieuwe ontwikkelingen en tendensen voor leren in de toekomst. Deelnemers kunnen ook zelf proeven van verschillende workshops rond nieuwe leermogelijkheden en van de lekkernijen tijdens het interactieve LunchCafé.

Verjaardagsfeest op 12 december ‘Het geheugen als inspiratie voor de toekomst’

Dit feest biedt de partners van het OFO een analyse van het huidige federale opleidingsbeleid en een blik op de toekomst door de bijdragen van Hendrik Bogaert, David Walker, Geert Bouckaert en Sandra Schillemans. Verder animeert Jacky Leroy een debat tussen zes mensen die gebeten zijn door leren over ‘Investeren in leren en ontwikkelen bij de federale overheid: welke keuzes?’.


77

deelnemers op de Trainers’ Day

iN 2014viert het OFO zijn 51-jarige bestaan

ziE OOK• www.ofoifa.belgium.be• www.facebook.com/ofoifa• www.twitter.com/ofoifa

aanwezigen op het verjaardagsfeest ‘Happy Learning! Het OFO wordt 50 ’

KERNCiJFERs

LiNDA FEUGGELEN Winnaar Learning Dream-wedstrijdPensioendienst voor de overheidssector

Na een inspirerende netwerkdag op het OFO vond ik mijn passie in de masteropleiding opleidings- en onderwijswetenschappen aan de universiteit van Antwerpen. Het opende een deur naar vernieuwende ideeën over leren en ontwikkelen op de werkplek. Met deze ‘winning dream’ wil de pensioendienst voor de overheidssector met het OFO onderzoeken hoe recente technologie kan ingezet worden bij korte opleidingsfilms. We zien mogelijkheden in

het verduidelijken van een complexe regelgeving, het stimuleren van het leren van elkaar, leuke manieren om wijzigingen in ICT-omgevingen aan te kondigen. De PDOS kijkt dan ook uit naar de transversale samenwerkingsverbanden met het OFO educational design center en andere overheidsdiensten.

mijn WiNNiNG DREAM: hoe recente technologie inzetten bij opleidingsfilms172

146

http://www.ofoifa.belgium.be/nl

http://www.facebook.com/ofoifa

http://twitter.com/ofoifa

Selor

Bischoffsheimlaan 15BE-1000 Brussel

T +32(0)800 505 55 (F)en +32(0)800 505 54 (N)F +32(0)2 788 68 [email protected]

Meer infowww.selor.be

Opleidingsinstituut van de Federale Overheid (OFO)

Bischoffsheimlaan 15BE-1000 Brussel

T +32(0)2 229 73 11F +32(0)2 223 60 [email protected]

Meer info

www.ofoifa.belgium.be

ContactgegevensFOD Personeel en OrganisatieWetstraat 51BE-1040 Brussel

T +32(0)2 790 58 00F +32(0)2 790 58 [email protected]

Meer infowww.p-o.belgium.bewww.fedweb.belgium.be

ColofonCoördinatie en redactieIngrid Willems, Patrick Theys en Tine D’Hooghe

FotografieCarl Vandervoort

ConceptCIBE vzw www.cibecommunicatie.be

Lay-outCarole Studiowww.carolestudio.com

Dankjewelaan alle collega’s die meewerkten aan dit jaarverslag

De pdf-versie van deze publicatie is beschikbaar op www.p-o.belgium.be › Publicaties

Meer cijfergegevens zijn te vinden op www.p-o.belgium.be › Statistieken

www.cibecommunicatie.be

www.carolestudio.com

http://www.fedweb.belgium.be/nl/publicaties/

http://www.fedweb.belgium.be/nl/statistieken/

[email protected]

www.p-o.belgium.be

www.fedweb.belgium.be

www.ofoifa.belgium.be

[email protected]

www.selor.be/nl

wxbncbvn

Wetstraat 51 • BE-1040 Brussel • T +32(0)2 790 58 00 • F +32(0)2 790 58 99 • [email protected] • www.fedweb.belgium.be

Verantwoordelijke uitgever: Jacky Leroy • Wettelijk depot: D/2014/7737/14

Jaarverslag 2013 FOD P&O (PDF, 9.27 MB)

Documents

Transcript of Jaarverslag 2013 FOD P&O (PDF, 9.27 MB)