Instellen e-mail financieel (Facturen per e-mail)

Interesse of wilt u meer informatie? Neem contact op met Cash Software: Zeestraat 76 (T) 070 – 3 560 570 helpdesk@cash.nl 2518 AD Den Haag (F) 070 – 3 560 571 www.cash.nl

Inleiding

Om facturen per e-mail te kunnen versturen zijn er enkele instellingen noodzakelijk.

Onderstaand de stappen die u moet doorlopen.

Werkwijze

Instellen smtp server

Instellen factuursoort per relatie

of

Instellen factuursoort totaal

Instellen tekst (factuur)bericht e-mail

Werkt u met CASHWeb, dan is het instellen van de smtp-server niet nodig. Versturen van

e-mails gebeurt via de smtp-server van CASH.

Instellen smtp-server

Om vanuit CASH e-mails te kunnen versturen is het noodzakelijk om in de CASH SETUP de

naam van uw eigen mailserver (smtp-server) in te vullen. Volg stap 1 om vast te stellen hoe

deze naam luidt. Is deze bekend, volg dan stap 2 om deze naam in de CASH SETUP in te

vullen.

1. Wat is de naam van mijn smtp-server?

Waar is de naam van de smtp-server te vinden?

Ga in Outlook naar het tabblad Extra > Accounts > tabblad E-mail

Dubbelklik in de kolom Account op uw provider en kies hier voor tabblad Servers.

De waarde achter 'Uitgaande e-mail [SMTP]' is de naam van uw smtp-server welke moet

worden opgegeven in CASH.

Instellen e-mail financieel (Facturen per e-mail)

Interesse of wilt u meer informatie? Neem contact op met Cash Software: Zeestraat 76 (T) 070 – 3 560 570 helpdesk@cash.nl 2518 AD Den Haag (F) 070 – 3 560 571 www.cash.nl

2. Instellen smtp-server in de CASH SETUP

Start CASH met de gebruikerscode Setup.

Klik op OK en ga naar Onderhoud > Instellen configuratie

Instellen e-mail financieel (Facturen per e-mail)

Interesse of wilt u meer informatie? Neem contact op met Cash Software: Zeestraat 76 (T) 070 – 3 560 570 helpdesk@cash.nl 2518 AD Den Haag (F) 070 – 3 560 571 www.cash.nl

Vul de naam van smtp-server en het E-mail adres in en bevestig met enter.

Kies vervolgens Escape om af te sluiten. De smtp-server is nu ingesteld!

Instellen smtp-server via een gebruiker:

Start CASH op en ga naar Bestand > Instellingen > kies F4-Confg:

Vul de rubrieken 'smtp-server' en 'E-mailadres' in. Start CASH opnieuw om de wijzigingen

door te laten voeren.

Instellen factuursoort per relatie

Om een factuur per e-mail te kunnen versturen moet bij de relatie een

e-mailadres zijn opgegeven. Tevens moet aangegeven worden dat de factuur per e-mail

verzonden moet worden.

Ga naar: Menu: Relaties > Betreffende relatie > Veld E-mailadres

Instellen e-mail financieel (Facturen per e-mail)

Interesse of wilt u meer informatie? Neem contact op met Cash Software: Zeestraat 76 (T) 070 – 3 560 570 helpdesk@cash.nl 2518 AD Den Haag (F) 070 – 3 560 571 www.cash.nl

Vervolgens kiest u voor F7-Deel 2. Kies dan bij Factuursoort voor 'E-PDF'.

Instellen e-mail financieel (Facturen per e-mail)

Interesse of wilt u meer informatie? Neem contact op met Cash Software: Zeestraat 76 (T) 070 – 3 560 570 helpdesk@cash.nl 2518 AD Den Haag (F) 070 – 3 560 571 www.cash.nl

Instellen factuursoort totaal

Bij relaties waar al een e-mailadres is ingevuld kan automatisch de factuursoort op E-PDF

worden ingesteld. Ga hiervoor naar: Menu: Facturering > Diversen > Controle e-

mailadressen].

Door te kiezen voor 'J' wordt bij alle relaties met een correct e-mailadres de rubriek

Factuursoort naar 'E-PDF' gezet. Als gevolg hiervan wordt de factuur voortaan per e-mail

(PDF) verzonden.

Let op:

Onder correcte e-mailadressen wordt verstaan volgens de syntax (naam@domeinnaam.nl).

Er kan niet worden gecontroleerd of het e-mailadres ook daadwerkelijk bestaat. Facturen die

worden verzonden naar niet-bestaande e-mailadressen worden op de gebruikelijk manier als

'onbestelbaar' geretourneerd.

Instellen e-mail financieel (Facturen per e-mail)

Interesse of wilt u meer informatie? Neem contact op met Cash Software: Zeestraat 76 (T) 070 – 3 560 570 helpdesk@cash.nl 2518 AD Den Haag (F) 070 – 3 560 571 www.cash.nl

Instellen tekst (factuur)bericht in e-mail

Met de functie 'Instellen tekst factuurbericht' kan een tekst worden opgegeven die wordt

geplaatst in het begeleidende bericht bij een e-mail factuur.

De tekst is van toepassing bij relaties zonder taalcode. Tevens kan hier een Cc en/of een Bcc

e-mailadres opgegeven worden.

Teksten voor relaties met een taalcode kunnen apart worden vastgelegd.

Voor het instellen van de tekst gaat u naar: Menu: Facturering > Instellingen > Parameters

algemeen > Kies voor F3-Tekst.

Hier kunt u een tekst opgeven van maximaal 4.000 tekens lang. Ook een Cc en/of Bcc e-

mailadres kunt u hier opgeven. Ten slotte kunt u hier opgeven of een Adobe tekst

opgegeven wordt.

Wilt u de teksten ook in een andere taal, dan kiest u bij : Menu: Facturering > Instellingen >

Parameters algemeen > F4 Taal. Hier kunt u een taalcode invoeren en de tekst in een andere

taal opstellen. Ook kan hier een Cc en/of Bcc e-mailadres worden opgeven.

Instellen e-mail financieel (Facturen per e-mail)

Interesse of wilt u meer informatie? Neem contact op met Cash Software: Zeestraat 76 (T) 070 – 3 560 570 helpdesk@cash.nl 2518 AD Den Haag (F) 070 – 3 560 571 www.cash.nl

Tot slot:

o Bij het factureren per relatie kan bij het afdrukken afgeweken worden van de

standaard bij deze relatie. De keuze is e-mail of printen.

o Bij een factuurrun wordt er gekeken of de relatie een e-mailadres heeft. Zo ja, dan

wordt de factuur per e-mail verstuurt. Heeft de relatie geen e-mailadres, dan wordt

de factuur geprint.

o Is er ingesteld dat er een kopie geprint moet worden, dan wordt er één geprint en

één per e-mail verstuurt.