Bijlage bij de starterskit en het inrichtingsdocument Qsuite

Hoe geven we de inrichting en de implementatie van de Qsuite vorm?

InleidingEen mooi systeem, met allerlei mogelijkheden, is natuurlijk prachtig. Om tot een goed werkend systeem te komen, hebben we eerst de schone taak om het systeem met elkaar in te richten en te implementeren.

Met een goede inrichting en een goede implementatie passen we met elkaar de stukjes in elkaar. Het proces van inrichten en implementeren is een proces dat aandacht en zorgvuldigheid verdient. In We hebben met elkaar een project te managen. Hoe we dat doen, hebben we in dit document uiteengezet. Deze informatie is ook onderdeel van de leeromgeving.

Bijlage bij de starterskit en het inrichtingsdocument Qsuite (voor contactpersonen) Pagina 1 van 8

Verschillende fasen in het proces om te komen van inrichting, via oplevering en implementatie naar een goede beheers- en verbetercyclusHet inrichtings- en implementatietraject van de Qsuite bevat een aantal fasen. In het volgende schema zijn deze opgenomen.

We onderkennen vier fasen in twee verschillende aandachtsgebieden.

De fasen beschrijven het proces van inrichting tot beheer en verbetering. Door deze fasen heen gaan we van initiële (eenmalige) activiteiten naar structurele activiteiten. Fase 1 Inrichting en fase 2 Oplevering zijn initieel.Fase 3 Implementatie en fase 4 Beheer en verbetering zijn structureel.

De aandachtsgebieden zijn enerzijds de techniek (het systeem moet het technisch goed doen), maar anderzijds de kennis (alle medewerkers moeten goed uit de voeten kunnen in het systeem en daartoe opgeleid zijn).

De fasen kunnen we dan als volgt omschrijven:

Fase 1 InrichtingIn deze fase werkt het inrichtingsteam van Novire en het kernteam aan de optimale inrichting van de Qsuite (techniek). Tegelijkertijd verdiept het kernteam zich in de opleiding van de Improvement Academy in de digitale leeromgeving (kennis). Het kernteam doorloopt de hele opleiding en bepaalt welke delen van deze opleiding aan de medewerkers tijdens de implementatie beschikbaar gesteld moeten worden.

Fase 2 OpleveringIn de oplevering wordt de Qsuite – met deze initiële inrichting – definitief gemaakt, vastgesteld en in beheer genomen

Fase 3 ImplementatieNu de inrichting helemaal klaar is, kan de Qsuite uitgerold worden binnen de organisatie. Tot nu toe had alleen het kernteam toegang, maar nu krijgen ook de andere collega’s een account. De implementatie start door de leeromgeving door te nemen.

Bijlage bij de starterskit en het inrichtingsdocument Qsuite (voor contactpersonen) Pagina 2 van 8

Fase 4 Beheer en verbeteringIedereen werkt met de Qsuite en de inrichting is in deze fase gereed. Natuurlijk staat de ontwikkeling niet stil. De bestaande inrichting en functies moeten worden onderhouden en beheerd, maar we doen meer. Novire werkt continue door aan verbetering en middels de gestandaardiseerde werkwijze doen we dat in gezamenlijkheid, in een kennisnetwerk.

Welke stappen doorlopen we tijdens de inrichting en implementatie?Deze fasen kunnen we verder uitwerken in de volgende stappen:

Fase Aandachtsgebied: Techniek Aandachtsgebied: KennisInitieel 1.Inrichting Stap 1

De contactpersoon ontvangt een mail met daarin dit document en het aanvraagformulier voor accounts.

Stap 2De contactpersoon vult het account-aanvraagformulier met de gegevens van de leden van het kernteam. Deze leden zijn betrokken in de inrichtingsfase. Zij ontvangen van de contactpersoon dit document en van Novire hun eigen account en starterskit.Met behulp van deze starterskit hebben zij toegang tot de Qsuite en zien zij de leeromgeving en de projectmanagementomgeving.

Stap 3De leden van het kernteam verzamelen alle informatie in de eigen organisatie die relevant is of kan zijn voor de inrichting van de Qsuite. Denk hierbij aan documenten, procedures, checklisten en excelbestanden. De leden van het kernteam uploaden deze naar de desbetreffende map in de Qsuite onder Kennisbank – Rapporten. Dit is het centrale verzamelpunt van alle documentatie die we nodig hebben tijdens de inrichting van de Qsuite. Alle documentatie die in de projectmanagementomgeving is

Stap 1Na ontvangst van de starterskit nemen de leden van het kernteam de leeromgeving door. Zo leren zij de scope, reikwijdte en mogelijkheden van de Qsuite vast kennen.

Bijlage bij de starterskit en het inrichtingsdocument Qsuite (voor contactpersonen) Pagina 3 van 8

geüpload maakt onderdeel uit van het inrichtingstraject. Belangrijk is dus om zo volledig mogelijk te zijn. Zorg er voor dat de documenten de actuele en/of de gewenste werkwijze weergeven; dan haal je het meeste rendement uit het inrichtingstraject!

Stap 4Het kernteam en Novire bespreken met elkaar de gewenste inrichting van de Qsuite in workshop 1

Stap 5Novire legt de inrichting in theorie vast in het inrichtingsdocument

Stap 6Het kernteam beoordeelt deze theoretische inrichting zoals beschreven in het inrichtingsdocument en geeft reactie in inrichtingsdocument (wijzigingen bijhouden of opmerkingen toevoegen)

Stap 7Novire richt de werkomgeving in de applicatie in en houdt hierbij rekening met de reacties in het inrichtingsdocument.Novire verwerkt de opmerkingen in het reactiedocument en legt ook de reactie van Novire weer vast in dit reactiedocument. Novire publiceert alle gegevens in de Qsuite onder Kennisbank > rapporten.

Stap 8Indien er sprake is van een migratie, dan maakt Novire een migratiedocument op.

Stap 9Het kernteam beoordeelt het migratiedocument en legt eventueel de vertalingen vast.

Stap 10Het kernteam levert de data vanuit het oude systeem aan t.b.v. de migratie. Novire draagt zorg voor de migratie volgens een stappenplan. Novire en het kernteam testen de migratie. Dit gebeurt in een aantal stappen die via de Qsuite navolgbaar zijn.

2.Oplevering Stap 1Na de test stellen het kernteam en Novire vast dat de Qsuite gereed is om mee te gaan werken. Het kernteam en

Stap 1De leden van het kernteam bepalen de inhoud van de opleiding voor de rest van

Bijlage bij de starterskit en het inrichtingsdocument Qsuite (voor contactpersonen) Pagina 4 van 8

Novire plannen de datum voor de definitieve start of overgang. In het geval van een migratie draagt het kernteam er zorg voor dat voor de tweede maal – op het laatste moment – de data wordt aangeleverd. De dag erna zal achteraf moeten worden geregistreerd in de Qsuite (we streven naar één dag, maar dit is onder voorbehoud dat er geen onverwachte problemen optreden).

Stap 2Novire maakt het opleverdocument op.

Stap 3Het kernteam accepteert de initiële inrichting van de Qsuite door het opleverdocument te ondertekenen. Na de oplevering wordt de applicatie in beheer genomen door Novire. De contacten gaan over van het inrichtingsteam naar de servicedesk.

de collega’s. Er kunnen twee varianten van de opleiding worden opgesteld; een volledige versie (die het kernteam heeft gebruikt) en een versie die de andere collega’s kunnen benutten. Die opleiding wordt afgestemd op de rol die iemand vervult.

Structureel 3.Implementatie Stap 1Alle collega’s ontvangen hun accounts en starten met het doornemen van de leeromgeving. In de leeromgeving staan concrete opdrachten om zo met de werkomgeving vertrouwd te raken.Afhankelijk van de wensen van de organisatie kan deze digitale leerervaring worden aangevuld met trainingsmomenten (al dan niet via train-de-trainer).

4.Beheren en verbeteren

Stap 1Conform de ServiceLevelAgreement pakt de servicedesk ingezonden vragen (via de knop Ondersteuning) op.

Stap 2Volgens de daarvoor beschreven policy ontwikkelt Novire nieuwe functionaliteiten en stelt deze beschikbaar. Ook publiceert Novire nieuwe cursussen of aanpassingen in de cursussen via de leeromgeving. Novire informeert over nieuwe releases middels berichten aan de contactpersoon danwel aan de personen die een licentie op een opleiding hebben. De contactpersoon bespreekt de nieuwe mogelijkheden intern en neemt contact op met de

Stap 1Vragen worden door collega’s aan de servicedesk gesteld of aan de leden van het kernteam die kunnen optreden als superuser.

Stap 2Volgens de daarvoor beschreven policy ontwikkelt Novire nieuwe functionaliteiten en stelt deze beschikbaar. Ook publiceert Novire nieuwe cursussen of aanpassingen in de cursussen via de leeromgeving. Novire informeert over nieuwe releases middels berichten

Bijlage bij de starterskit en het inrichtingsdocument Qsuite (voor contactpersonen) Pagina 5 van 8

servicedesk om de functionaliteiten ook beschikbaar te krijgen in de eigen applicatie.

aan de contactpersoon danwel aan de personen die een licentie op een opleiding hebben. De contactpersoon bespreekt de nieuwe mogelijkheden intern en neemt contact op met de servicedesk om de functionaliteiten ook beschikbaar te krijgen in de eigen applicatie.

Zo werken we gestructureerd aan continue verbetering!

Waarom is het belangrijk de leeromgeving door te nemen?Zowel voor het kernteam, als ook voor alle medewerkers (tijdens de implementatie), is het heel belangrijk de leeromgeving door te nemen. Middels de leeromgeving hebben we met elkaar het instrument in handen om continue kennis te delen, maar weten we ook zeker dat we hetzelfde referentiekader hebben. Bovendien is het efficiënt: in de leeromgeving staat alles uitgelegd. Door daar met elkaar op terug te vallen, hoeven we niet te herhalen en kunnen we met elkaar maximaal de energie steken in doorontwikkeling en verbetering. Deze groei in kennis kunnen we vervolgens weer met elkaar delen via de leeromgeving: een prachtige opwaartse spiraal dus!

Communicatie van de documenten in de inrichtingsfaseNa de oplevering – wanneer we structureel met elkaar aan de slag zijn – communiceren we middels de leeromgeving en middels vragen aan de servicedesk via de knop ondersteuning. Iedere vraag zetten we weer om in aanvullende kennis in de leeromgeving. Een structurele verbetercyclus dus.

Voor die tijd – tijdens de initiële fase van inrichting en oplevering – werken we veel meer projectmatig. We leggen keuzes en reacties vast. Dat leidt tot verschillende versies van documenten. Om hier goed het overzicht in te houden hanteren we het systeem voor projectdocumentatie binnen de Qsuite. Het kernteam is lid van deze documentenmap (groep). Novire plaatst een bestand en ieder lid van het kernteam krijgt een berichtje. Andersom idem dito. Na reactie plaatst het kernteam het bestand terug. Zo hebben we altijd overzicht in de laatste versies en de keuzes die gemaakt zijn tijdens de inrichting.

Bijlage bij de starterskit en het inrichtingsdocument Qsuite (voor contactpersonen) Pagina 6 van 8

Wanneer je een bestand upload, plaats dan een berichtje.

Ieder lid van de groep, waarbij het abonnement aan staan (staat standaard aan en kan zelf worden uitgezet), ontvang per mail een kopie van het bericht met een link naar het geüploade document. Zo hebben we alle informatie centraal beschikbaar en meteen gearchiveerd, hebben we het versiebeheer goed geregeld, maar toch gemakkelijk beschikbaar voor alle leden van het kernteam.

Spelregels en tipsOm de inrichting en implementatie succesvol te laten verlopen, hebben we een aantal spelregels en tips.

Stel een contactpersoon aan Gedurende de inrichting om alle communicatie intern te stroomlijnen en het eerste aanspreekpunt te zijn voor Novire. Na de oplevering is de contactpersoon degene die geïnformeerd wordt over nieuwe functionaliteiten en die

Bijlage bij de starterskit en het inrichtingsdocument Qsuite (voor contactpersonen) Pagina 7 van 8

het eerste aanspreekpunt is voor de servicedesk.Werk met een klein kernteam Het is belangrijk dat leden van het kernteam mee kunnen

denken in het technisch verfijnen van het systeem én een belangrijke rol kunnen vervullen in de implementatie van de Qsuite. Selecteer dit team zorgvuldig. Belangrijk is dat de leden van het kernteam de processen goed kennen en ook in de fase van inrichten door de aanpassingen ‘heen kunnen kijken’. In deze fase is de software nog niet helemaal 'uitgehard’ namelijk.

Lever actuele en complete informatie aan

Bij de inrichting baseren we het ontwerp op de documenten die in de organisatie worden gebruikt. Dat kunnen procedures, formulieren, instructies en excel-bestanden zijn. Zorg ervoor dat je de laatste versies aanlevert. Herzie ze desnoods nog. Novire zal deze documenten namelijk integreren in de inrichting.

Verzamel de reacties intern en koppel één keer terug

Verzamel alle reacties van de kernteamleden in één reactie in het reactiedocument en upload dat. Wees er zeker van dat de reacties eenduidig zijn en besluit zijn van de organisatie en niet van één persoon.

Bijlage bij de starterskit en het inrichtingsdocument Qsuite (voor contactpersonen) Pagina 8 van 8