INREGELEN EMAIL IN OUTLOOK (IEO001) EN BESPRAAR …

INREGELEN EMAIL IN OUTLOOK (IEO001)

EN BESPRAAR ZOMAAR DE “HELFT” VAN DE

VERWERKINGSTIJD VAN JOUW EMAIL

2019

- DEFINITIEF -

Datum : 11-12-2019

Versie : 1.0

Opgesteld en ontwikkeld door: Wim Rutten

INREGELEN EMAIL IN OUTLOOK EN BESPAAR 50% VAN JOUW VERWERKINGSTIJD

Opgesteld door WR

Versienummer V1.0

Datum versie 03-11-2019

Status Definitief

Datum laatste wijziging 11-12-2019

11-12-2019 09:47 IRE001_Inregelen Email in Outlook_V1.0_191211_0800 Pag. 2 / 14

ADMINISTRATIE & AKKOORDERING

SysSimple Reductie Email verwerkingstijd Versie: 1.0

Doc. Naam: IRE001_Inregelen Email in Outlook_V1.0_191211_0800

Datum: 11-12-2019

Voor akkoord:

Naam : Wim Rutten

Datum : 11-12-2019

Voor akkoord:

Naam :

Datum :

Betrokken BU’s Alle

Projectcode (door PPM en/of F&C) Syssimple19001

Dit project valt onder Strategisch thema: Syssimple19001-Een nieuwe start

VERSIEBEHEER

VERSIE DATUM AUTEUR OPMERKINGEN

0.1 11-01-2018 WRU Concept

1.0 11-12-2019 WRU Definitief

AKKORDERING

OPDRACHTGEVER

Naam Wim Rutten

Afdeling Bedrijfsvoering

Functie Directeur eigenaar

Locatie Wageningen

Telefoon 06 – 248 532 68

E-Mailadres [email protected]

Handtekening Datum: 11-12-2019

mailto:[email protected]


Opgesteld door WR

Versienummer V1.0


Status Definitief



1. RUST IN DE TENT (TERUG) BRENGEN

1a. Algemeen

In het volgende hoofdstuk krijg je, een zeer efficiënte en effectieve inregeling van je email in Outlook aangeboden.

Deze zorgt ervoor voor je een besparing kan op leveren van wel 50 % van de verwerkingstijd van al je email en wel

op een heel eenvoudige manier. Uitgangspunten hierin zijn de speerpunten van SysSimple. Namelijk:

1. Creëren overzicht

2. Aanbrengen doelgerichtheid (focus)

3. Verantwoordelijkheid toekennen

1b. Ervaring

Heel vaak zie ik bij organisaties de email box open staan van mijn (ex) collega’s. Zonder naar de inhoud te kijken heb

ik geconstateerd dat het overgrote deel een (soms zeer) groot aantal e-mails in hun Postvak In hebben staan. Mijn

record wat ik gezien heb bedraagt maar liefst 16.500 E-mails, waarvan de helft niet gelezen. Een ander record is het

aantal sub (sub-sub) mapjes dat aangemaakt is waar de e-mails in worden gearchiveerd. Degene die dit had

ingeregeld, had meer dan 120 (sub) mapjes. Hij was heel druk bezig om de e-mails allemaal naar een mapje te

verslepen, en stond geregeld voor het dilemma in welk mapje deze e-mail nu thuis zou horen. Het lijkt

gestructureerd, maar er was totaal geen overzicht en het bracht onnodig veel spanningen met zich mee.

Ik moet bekennen dat ik ook een indeling had met een 20-tal hoofdmappen met diverse sub (sub-sub) mappen. In

alle gevallen koste het veel tijd om e-mails op te zoeken, te verslepen en ik had totaal geen overzicht en focus op

de e-mails waar ik actie (taken) op moest uitvoeren. Door de toenemende mate van de complexiteit van mijn

werkzaamheden, had dit tot gevolg dat dingen vergat en/of verkeerde prioriteiten stelde.

Bij een van mijn opdrachten heb ik, als mentor van 2 herintredende collega’s, deze nieuwe indeling toegepast.

Beiden waren, vanuit hun rol, naar inschatting de helft van hun tijd (ca. 20 uur per week) bezig met het verwerken

van allerlei e-mails. Na invoering waren ze nog geen uur per dag bezig! Meer dan de helft van de tijd kwam

beschikbaar voor andere werkzaamheden en….. “We kregen rust in de tent en in hun hoofden (terug). Zowel voor

hun zelf als voor hun omgeving. Je kunt wel raden wat dit deed bij collega’s, de sfeer en de resultaten.

1c. Opschonen

Toen ik begon met de onderstaande inregeling heb ik eerst 1 map aangemaakt genaamd 99_Historie voor zowel

de Postvak In als de Verzonden items map. Ik heb de complete Postvak In, met alle (sub) mappen, naar deze map

99_Historie verplaatst. Dit heb ik ook gedaan voor de Verzonden Items. Dit waren mijn eerste 2 acties.

Na enige tijd deze nieuwe indeling gebruikt te hebben, bleek eigenlijk hoe weinig ik terug keek naar oude mails. Als

het 1 op de 100 was dan is dat veel. Ik vroeg mij steeds meer af; Als je zo weinig terug kijkt, waarom archiveren

wij deze e-mails dan in allemaal aparte mappen? Je zult ervaren dat dit echt zo is, wanneer je gebruik maakt van

deze nieuwe indeling.

1d. Doel

Het doel van deze inregeling is het terug brengen van de rust. Zowel voor je zelf (je eigen tent) als voor jouw

omgeving (alle overige tenten). Het overtuigde mij van mijn speerpunten, waar ik al jaren mee aan het

experimenteren en onderzoeken ben, en waar ik ook onderzoek naar heb laten doen. Het is een begin om

persoonlijk overzicht te krijgen van je dagelijkse handelingen met betrekking tot de e-mail. Deze gratis toegift is

onder ander een start voor het nog meer overzicht krijgen, aanbrengen van focus en het toekennen van

verantwoordelijkheden voor alle andere processen, zowel privé als zakelijk.

In het volgende hoofdstuk brengen we achtereenvolgens :

Hoofdstuk 2 – HISTORIE EN NIEUWE MAPPEN

Hoofdstuk 3 - INREGELEN SNELLE STAP ‘01_ARCHIEF’

Hoofdstuk 4 - INREGELEN SNELLE STAP ‘02_WACHTEN’

Hoofdstuk 5 - INREGELEN SNELLE STAP ‘03_TAAK’

Hoofdstuk 6 - INREGELEN REGELS EN WAARSCHUWINGEN 02_WACHTEN

Hoofdstuk 7 - INREGELEN REGELS EN WAARSCHUWINGEN 03_CC

Hoofdstuk 8 - VOORBEELD VERPLAATSEN NAAR 01_ARCHIEF

Hoofdstuk 9 - VOORBEELD NAAR 02_WACHTEN

Hoofdstuk 11 - VOORBEELD NAAR 03_CC

Hoofdstuk 11 - VOORBEELD AANMAKEN TAAK


Opgesteld door WR

Versienummer V1.0


Status Definitief



2. HISTORIE EN NIEUWE MAPPEN

2a.

HIS

TOR

IE

Open outlook en maak in zowel Postvak In en Verzonden items

een map aan 99_Historie Postvak In en 99_Historie Verzonden

Items.

2b. Verplaats alle email vanuit de Postvak In naar de map 99_Historie

Postvak In onder Postvak In.

2c. Verplaats alle email vanuit de Verzonden items naar de map

99_Historie Verzonden Items onder Verzonden Items

2d.

NII

EWE

MA

PP

EN

Maak direct onder Postvak In drie nieuwe mappen aan door op

postvak in te gaan staan – rechter muistoets – Nieuwe Map.

2e. 01_Archief

2f. 02_Wachten

2g. 03_CC

3. INREGELEN SNELLE STAP ‘01_ARCHIEF’

3a.

INR

EGEL

EN A

LGEM

EEN

We gaan eerst een aantal sneltoetsen aanmaken in Outlook. Ga in de menubalk naar “Snelle Stappen”, en klik op “Nieuwe

aanmaken”. In dit voorbeeld hieronder zijn de 3 stappen die we nu aan gaan maken al in beeld. Het kan zijn dat je standaard

al stappen er in hebt staan of zelf aangemaakt hebt. Deze kunnen blijven staan, maar als je ze niet gebruik, dan zou ik ze

verwijderen. Hoe minder ballast hoe beter. SysSimple. Door in de namen een volgnummer aan te geven komen deze boven

aan in de lijst terecht.

3b.

3c. Klik bij “Snelle stappen” op “Nieuwe aanmaken”. Het

onderstaande pop up scherm wordt getoond.

3d.

AA

NM

AK

EN B

UT

TON

01

_AR

CH

IEF


Opgesteld door WR

Versienummer V1.0


Status Definitief



3e.

Voer bij Naam in; 01_Archief en selecteer onder Acties; Naar map verplaatsen. Kies in het volgende invoer scherm de map

01_Archief die je al hebt aangemaakt. Wanneer je een mail hebt ontvangen, waar je geen acties voor hoeft uit te voeren,

maar de mail wel wilt bewaren, dan wordt deze mail naar de map 01_Archief verplaatst.

3f.

3g.

Onder aan dit pop up scherm kan je kiezen voor een sneltoets. Mijn ervaring is dat dit niet echt sneller werkt. Je kunt er voor

kiezen om uit de vaste lijst die getoond wordt Ctrl + Shift + 1 te kiezen voor 01_Archief.

Daaronder kunt een korte uitleg geven over het nut van deze stap. Wanneer je straks met de muis op deze stap gaat staan,

dan wordt deze tekst getoond. Niet echt nodig, wanneer het totaal aantal taken beperkt blijft tot deze 3. Aan jou de keus!

3h.

3i. Als je op een binnenkomende mail gaat staat en deze Snelle stap aanklik, dan zal deze e-mail direct in de map 01_Archief

geplaatst worden. Je kunt als optie de e-mail in je Postvak In ook in deze map 01_Archief slepen.

4. INREGELEN SNELLE STAP ‘02_WACHTEN’

4a.

INR

EGEL

EN A

LGEM

EEN

Ga weer in de menubalk naar “Snelle Stappen”.

4b.




Opgesteld door WR

Versienummer V1.0


Status Definitief



4d.

AA

NM

AK

EN B

UT

TON

02

_WA

CH

TEN

4e.

Voer in onder Naam; 02_Wachten en selecteer onder Acties; Naar map verplaatsen. Kies in het volgende invoer scherm de

map 02_Wachten die je al hebt aangemaakt. Wanneer je een mail hebt ontvangen, waar in als voorbeeld aangegeven staat

dat je nog spullen krijg toegestuurd waar je op moet wachten, dan wordt deze mail naar de map 02_Wachten verplaatst.

4f.

4g.

Onder aan dit pop up scherm kan je kiezen voor een sneltoets. Mijn ervaring is dat dit niet echt sneller werkt. Je kunt er voor

kiezen om uit de vaste lijst die getoond wordt Ctrl + Shift + 2 te kiezen voor 02_Wachten.



4h.

4i. Als je op een binnenkomende mail gaat staat en deze Snelle stap aanklik, dan zal deze e-mail direct in de map 02_Wachten

geplaatst. Je kunt als optie de email in je Postvak In ook in deze map 02_Wachten slepen.


Opgesteld door WR

Versienummer V1.0


Status Definitief



5. INREGELEN SNELLE STAP ‘03_TAAK’

5a.

INR

EGEL

EN A

LGEM

EEN

Ga weer in de menubalk naar “Snelle Stappen”.

5b.



5d.

AA

NM

AK

EN B

UT

TON

03

_TA

AK

5e.

Voer in onder Naam: 01_Taak en selecteer onder acties: Een taak met bijlage maken.

5f.

5g.


Opgesteld door WR

Versienummer V1.0


Status Definitief



Onder aan dit pop up scherm kan je kiezen voor een sneltoets. Mijn ervaring is dat dit niet acht sneller werkt. Je kunt er voor

kiezen om uit de vaste lijst die getoond wordt Ctrl + Shift + 3 te kiezen voor 03 _Taak.



5h.

5i.

Er wordt met deze Snelle stap een Taak aangemaakt, met daarin de mail opgenomen als een bijlage (als button). Deze bijlage

bestaat uit de e-mail waar je net een taak voor hebt aangemaakt. Onderaan in het browser scherm zie je onderstaande menu

balk. Wanneer je op Taken klikt, wordt de lijst met taken weergegeven. Alle taken die je via deze optie aanmaak, komen in

deze takenlijst te staan.

5j.

6. INREGELEN REGELS EN WAARSCHUWINGEN 02_WACHTEN

6a.

INR

EGEL

EN R

EGEL

ALG

EMEE

N

We gaan vervolgens een aantal regels aanmaken in Outlook. Ga in de menubalk naar “Verplaatsen”, en klik op “Regels”. We

gaan nu 2 regels aanmaken. Het kan zijn dat je al meerdere regels ze zien krijgt die er al in staan of zelf hebt aangemaakt. In

deze handleiding zie je alleen onderstaande 2 regels.

6b.

6c. Klik bij “Regels” op “Regel en waarschuwingen beheren”.

Het onderstaande pop up scherm wordt getoond.

6d.

AA

NM

AK

EN R

EGEL

02

_WA

CH

TEN

6e. Klik op Nieuwe regel invoeren. Onderstaand pop up scherm wordt getoond.

Selecteer: Berichten met bepaalde woorden in het ontwerp naar een map verplaatsen. en klik op Volgende.


Opgesteld door WR

Versienummer V1.0


Status Definitief



6f.

6g.

Selecteer de optie: met specifieke tekst in het ontwerp of in de hoofdtekst, met specifieke tekst in het adres van de

geadresseerde of met specifieke tekst in het adres van de afzender. Onderaan in het vak Stap 2 worden een tekst getoond

met daarin 2 linken: specifieke tekst en naam map.

6h.

6i.

Klik op de eerste link: specifieke tekst waardoor onderstaande pop up scherm wordt getoond. Voeg tussen spekhaken jouw

initialen in. Als voorbeeld [WR] en klik op toevoegen. In de zoeklijst wordt nu [WR] getoond.

6j.

6k. Klik op de tweede link: naam map waardoor de volgende pop up scherm wordt getoond. Selecteer daar de map

02_Wachten.

6l.

6m. Klik op volgende en onderstaand pop up scherm wordt getoond. Haal de vink weg voor : het verwerken van regels

beëindigen en klik weer op volgende, waardoor de onderste regel in stap 2 is verwijderd.


Opgesteld door WR

Versienummer V1.0


Status Definitief



6n.

6o. Klik vervolgens op Volgende en geef een duidelijke omschrijving op (Verplaats email naar de map 02_Wachten als [WR] in

de tekst staat), en klik op Voltooien. Zorg er voor dat er een vink staat voor Schakel deze regel in.

6p.

6q. Zodra deze regel is aangemaakt, en je in het onderwerp of de hoofdtekst de karakters [WR] plaats, dan gaat deze mail

automatisch naar de map 02_Wachten.


Opgesteld door WR

Versienummer V1.0


Status Definitief



7. INREGELEN REGELS EN WAARSCHUWINGEN 03_CC

7a.

INR

EGEL

EN R

EGEL

ALG

EMEE

N

Ga weer naar de menubalk naar “Verplaatsen”, en klik op “Regels”.

7b.

7c. Klik bij “Regels” op “Regel en waarschuwingen beheren”.

Het onderstaande pop up scherm wordt getoond.

7d.

AA

NM

AK

EN R

EGEL

02

_WA

CH

TEN

7e. Klik op Nieuwe regel invoeren. Onderstaand pop up scherm wordt getoond.

Selecteer: Berichten van iemand naar een map verplaatsen en klik op Volgende

7f.

7g. Selecteer alleen de optie: met mijn naam in het vak CC. Onderaan in het vak Stap 2 worden een tekst getoond met daarin 1

link: naam map.


Opgesteld door WR

Versienummer V1.0


Status Definitief



7h.

7i. Klik op de link: naam map waardoor de volgende pop up scherm wordt getoond. Selecteer daar de map 03_CC.

7j.

7k. Klik op Volgende en onderstaand pop up scherm wordt getoond. Haal de vink weg voor : het verwerken van regels

beëindigen en klik weer op Volgende, waardoor de onderste regel in stap 2 is verwijderd.

7l.

7m. Klik vervolgens op Volgende en zorg ervoor dat alle vinken in het volgende veld uit staan.

7n.


Opgesteld door WR

Versienummer V1.0


Status Definitief



7o. Klik vervolgens op Volgende en geef een duidelijke omschrijving op (Verplaats emails naar 03_CC met mijn naam in het vak

CC.), en klik op Voltooien. Zorg er voor dat er een vink staat voor Schakel deze regel in.

7p.

8. VOORBEELD VERPLAATSEN NAAR 01_ARCHIEF

8a.

Wanneer je een e-mail ontvangt waar je geen actie op hoeft uit te voeren, dan verplaatst je deze direct naar 01_Archief door

te verslepen of via de snelle stap 01_Archief aan te klikken.

8b. Het advies is om 2 of 3 keer per dag jouw email te bekijken. In ieder geval ’s ochtends, rond het middag uur en rond 16.00

uur. Als er echt iets urgents is dan bellen ze je wel.

9. VOORBEELD NAAR 02_WACHTEN

9a.

Wanneer je een mail verstuurd, waar je een antwoord op verwacht, dan zet je onder aan de mail de specifieke tekst die je

hebt ingeregeld bij 02_Wachten. In dit voorbeeld is dat [WR]. Wanneer de email wordt verstuurd, dan komt deze mail

automatisch in de map 02_Wachten.

9b. Je kunt ook mail die je hebt ontvangen en waar je een antwoord op verwacht (eventueel via derden) dan verplaatst je deze

direct naar 02_Wachten door te verslepen of via de snelle stap 02_Wachten aan te klikken.

10. VOORBEELD NAAR 03_CC

10a.

Wanneer je een e-mail ontvangt waar jij in de CC staat, dan komt deze e-mail automatisch in de map 03_CC terecht. Het zijn

e-mails die niet direct relevant zijn voor jou en zijn vaak ter kennisgeving. Het advies is om de CC box maar 1 keer per week

te doorlopen. Als ze niet belangrijk zijn direct verwijderen, anders verplaatsen naar 01_Archief of 02_Wachten, mocht dat

van toepassing zijn.

11. VOORBEELD AANMAKEN TAAK

11a.

Wanneer je nu een mail ontvangt waar je een actie op moet uitvoeren, dan klik je boven in het scherm op 03_Taak aanmaken.

Er wordt een Taakscherm geopend (zie hieronder) met daarin een icoontje. Als je hier dubbel op klikt wordt de oorspronkelijke

mail geopend. Nu kan je gewoon weer antwoorden en afhandelen als een normale mail.

11b.


Opgesteld door WR

Versienummer V1.0


Status Definitief



11c.

Om een goede verdeling te maken van de taken is het raadzaam om een Categorie aan de taak toe te kennen. Klik hiervoor

in het menu op Categorieën. In onderstaand voorbeeld zijn al een paar categorieën aangemaakt. Je bent vrij om zelf een

handige indeling te maken. Wanneer je op Alle categorieën klikt, kun je zelf categorieën aanmaken. Advies is om weer met

een nummer te beginnen. Degene die boven aan staan komt het meest voor. Beperk je tot de soort acties. Maak geen

categorieën aan per bijvoorbeeld project.

11d.

Om toch inzicht te krijgen waar een taak bij hoort is het advies om direct bij het aanmaken bij het onderwerp tussen

spekhaken een projectnummer, korte omschrijving, afkorting aan te geven. [TEST], [PROJX] etc. Je kunt hier dan eenvoudig

op selecteren. Vul eventueel andere gegevens in zoals Vervaldatum, prioritet etc. Aan jouw de keus om deze functionaliteit

toe te passen. Klik vervolgens op Opslaan en Sluiten en de taak wordt in de tekenlijst opgenomen.

11e.

11f.

Klik vervolgens op de onderste balk in het hoofdmenu op Taken., waarna het takenscherm wordt geopend.Hierin ziet je een

overzicht van alle actuele taken die vanuit de mail zijn aangemaakt. Je kunt ook direct taken aanmaken. Is een taak gereed

dan klik je op Martkeren als voltooid..

11g.

11h.

11i.

Verder wordt verwezen naar de handleiding van Outlook voor de mogelijkheden van de taken. Als je bv op Taken klikt, in

de linker kolom, dan ziet je alle taken die afgehandeld zijn. Doelstelling van deze handleiding heeft betrekking op het in

control houden van jouw e-mails.

INREGELEN EMAIL IN OUTLOOK (IEO001) EN BESPRAAR …

Documents

Transcript of INREGELEN EMAIL IN OUTLOOK (IEO001) EN BESPRAAR …