handigheidjes Outlook

Slimmer werken met OUTLOOK!

Outlook heeft vele handigheidjes.

Een aantal van deze handigheidjes zijn uitermate tijdbesparend.

1.Een duidelijk onderwerp is het halve werk.

Een goede onderwerpregel in een e-mail scheelt veel tijd voor de ontvanger. Vermeld in de

onderwerpregel

Onderwerp

Datum

Enkele details of specifieke gegevens

Geef specifieke opdracht aan de ontvanger.

Re = reactie,

Bevestiging

Annulering

Afspraak verzetten

Lezen of Ter info

Agenda

Notulen

Werkschema

ETC…

Bijvoorbeeld:

In deze onderwerpregel staat alles wat u eigenlijk wilt zeggen.

Een e-mail typen is dan niet meer nodig en de ontvanger hoeft alleen de onderwerpregel te lezen.


Vermijd onderwerpen als Re:Re:Re:Re: Offerte

Grote kans dat deze e-mail niet meer gaat over de oorspronkelijke offerte. Daarbij geeft de

onderwerpregel geen opdracht aan de ontvanger, zodat deze eigenlijk niet weet wat hij er mee zou

moeten na een eerste lezing.

Pas altijd de onderwerpregel aan, ook bij Beantwoorden en Doorsturen !

CC-en alleen in noodzakelijke gevallen en HIghlight (Geef kleur)aan de tekst die voor de ontvangers

van belang is!

Is alleen maar een deel van de tekst belangrijk, knip en plak deze dan in een nieuwe e-mail.

Dan heb je eerder kans dat deze ook gelezen wordt!

60 % van de CC’s wordt namelijk nooit gelezen!


2. Zoeken in e-mailmappen

Ctrl + E opent een zoekfunctie voor je persoonlijke mappen

Type het woord of de naam of de titel in die je zoekt. Alle e-mail met het zoekwoord erin worden

vermeld.

Outlook Office 2003

Outlook Office 2007 met een uitgebreidere zoekfunctie


3.Het maken van een mappen structuur op alfabetische volgorde

Het indelen van je e-mailarchief kan op veel manieren.

Het is zaak een manier te vinden waarbij de structuur niet te ingewikkeld is. Zeker als je straks gebruik

gaat maken van de knop kopiëren en verplaatsen waardoor je veel vlugger je e-mail kunt verwerken.

Archiefmappen op alfabetische volgorde plaatsen is een simpele optie.

Gebruik geen submappen, daardoor moet je vaker en meer zoeken en wordt archiveren bemoeilijkt.

Denk voor het aanmaken van mappen dus goed na over de structuur die je wilt toepassen.

Gebruik algemene namen die logisch zijn en die het liefst overeenkomen met de mappenstructuur

onder je documenten. Dat scheelt nadenken over waar je een e-mail ook alweer hebt gelaten.

Suggesties voor E-mail en postitems mappen

Mappen met namen van

Projecten

Klanten

Speciale onderwerpen

Houd de naam simpel en voor de hand liggend.

Suggesties voor speciale Taakitems mappen.

Wachten op

De map waar je je e-mails in bewaart die je hebt verstuurd en gekopieerd naar deze map, omdat je op

antwoord wacht.

Deze map ga je eens per week bij langs om te kijken of er zaken in staan die afgehandeld moeten

worden/ hadden moeten zijn.

Ooit / Misschien

Hierin plaats je e-mail items die je misschien ooit wilt gebruiken voor het een of ander.

Ga deze map minimaal een keer per half jaar door om hem op te ruimen of juist ideeën op te doen.

Hierna wordt uitgelegd hoe je deze nieuwe mappen maakt


Klik rechts op Persoonlijke mappen

om een Nieuwe map.. aan te maken.


Geef de map een naam

Geef aan of het een E-mail en post-items

map is

of een map voor Taakitems

Klik OK

Herhaal dit zo vaak tot je alle gewenste

mappen hebt.


4.Regels en waarschuwingen instellen

Regels instellen in uw E-mail programma, zorgen ervoor dat e-mail van bepaalde adressen

direct in de juiste map wordt gedeponeerd. U hoeft ze niet meer te verplaatsen. U kunt in uw

map zien of er ongelezen E-mails zijn doordat de naam van de map vet wordt weergegeven.

Open uw Outlook.

Ga naar Extra Regels en waarschuwingen …Klik hierop

Onderstaand menu verschijnt.

Klik op Nieuwe regel


Nieuwe regel instellen

Stap 1. Selecteer Berichten van iemand naar een map verplaatsen

Stap 2.Selecteer bij

Afkomstig van personen of distributielijst , de namen van de afzenders die in uw

Outlookadresboek staan, door er op te klikken Uw adresboek verschijnt dan en u kunt een

selectie maken

Selecteer bij verplaats het bericht naar naam map , de naam van de map waarin de e-mails van

de geselecteerde afzenders in moeten worden opgeslagen.

Klik op Volgende


Regel instellen, details aanvinken

Klik op Volgende

Klik op Volgende


Geef naam aan de regel

En vink opties onderstaand aan of uit naar wens


Klik op Voltooien

Klik in het hoofdvak op Regels nu uitvoeren


5.E-mail Waarschuwingen uitzetten

Zonder waarschuwingen dat er een e-mail binnenkomt werk je rustiger. Jij bepaalt wanneer de mail

wordt afgehandeld, niet diegene die het bericht verstuurd! Op deze manier kun je je taken clusteren en

wordt je niet afgeleid door binnenkomende e-mail.

Op onderstaande wijze zet je alle manieren van waarschuwen uit.

Open Outlook

Ga in het hoofdmenu naar Extra Opties

Ga naar E-mail opties


Ga naar Geavanceerde e-mailopties

Vink alle opties uit onder Bij het

ontvangen van nieuwe items in mijn Postvak

In

Klik op OK

En klik alle andere vensters dicht met OK


6.Integratie met MSN uitzetten.

Open Outlook

Ga in het hoofdmenu naar Extra Opties

Ga naar Overige


Deselecteer

Onlinestatus naast de persoonsnaam weergeven of

Aanwezigheidsstatus weergeven in het vak Van

Klik op OK


7.Categorieën voor taken instellen

Ga via de werkbalk naar Extra en kies Indelen

Maak een nieuwe categorie aan via Categorieën gebruiken

Vermeld de nieuwe naam i..d.g. “Opgeruimd werkt beter !” en klik op Maken.


Verwijderen van kolommen

Ga naar de takenbalk en de kolom die je wilt verwijderen. Klik hem aan en versleep hem van de

Taakbalk af. Hij verdwijnt dan.

Toevoegen van kolommen

Klik rechts op de taakbalk van je taaklijst en ga naar Veldkiezer


Een bestaande kolom toevoegen doe je zo. Klik op de naam van de gewenste kolom en sleep hem naar

de takenbalk van je takenlijst

Een nieuwe kolom maken kan ook

Klik op nieuw en voeg de naam toe van de nieuwe kolom


Klik op OK

Selecteer de nieuwe kolomnaam en sleep hem naar de taakbalk van je

Takenlijst. (De kolomnaam wordt tijdelijk zwart tijdens het slepen.

8.Nieuwe taak maken in Outlook

Ga naar tabblad Taken

Sneltoets CTRL + N

Er verschijnt een nieuwe Taak

In dit witvlak kun je details van een taak typen.


Vul de onderwerpregel in. Doe dat zo:

Noem de gewenste uitkomst van de taak / daarna de eerstvolgende actie of taak die je daarvoor

wilt doen met een werkwoord

Zoals in het voorbeeld.

Huis inrichten / opmeten voordeur nieuw gordijn

Vul een Begindatum of een Einddatum in door op het pijltje naast deze regel te klikken.

De Taak zal dan op de betreffende dag in je Outlook agenda komen te staan.


Plaats de taak in een Categorie van je takenlijst.

In Outlook 2003 staan deze onderin de taak vermeld bij Categorieën

Taken die zich regelmatig herhalen? Dat kunt u automatisch instellen met behulp van het

terugkeerpatroon. Zie hieronder


9.Gereedschap om e-mails snel te archiveren

Maak een nieuwe werkbalk met de optie Kopiëren en Verplaatsen van e-mails.

Door het gebruik van de toetsenbord knoppen ALT + 1 voor kopiëren

en Alt + 2 voor verplaatsen kun je zonder de muis te gebruiken e-mails direct in de goede

archiefmap of taakitems map plaatsen.

1.Ga op standaard werkbalk in Outlook staan en klik op je rechtermuisknop

2.Kies de optie Aanpassen In het venster aanpassen klik je op ‘Nieuw”

3.In het venster ‘Nieuwe Werkblak geef je de nieuwe werkbalk de naam

“Opgeruimd werkt beter!”

4.Klik op OK om het venster te sluiten en de nieuwe werkbalk te maken.

Sluit het venster aanpassen nog niet!

5. De werkbalk zweeft nu over je scherm. Sleep hem naar de menubalk van Outlook om hem

vast te leggen.Zie punt 6.

6.Klik de werkbalk aan met je linkermuisknop en sleep de werkbalk naar de menubalk van

Outlook.


.

7.De nieuwe lege werkbalk wordt zichtbaar naast

de standaardwerkbalk. Zie pijl

8. Ga in het venster Aanpassen naar het tabblad Opdrachten.

9.Klik links in de lijst op Bewerken en dan rechts in de lijst op Naar map kopiëren

Houd dit item vast en…

10.Sleep het item naar je nieuwe werkbalk bovenaan in het scherm. Het werkbalkje bevat nu

11. Doe hetzelfde met uit de lijst Opdrachten.


Dan ziet de werkbalk er nu zo uit.

De eerste knop bevat alleen tekst, de volgende knop bevat alleen een afbeelding.

Dit gaan we veranderen. Sluit het venster Aanpassen nog niet!

12.Ga met je muis op het plaatje staan en klik met rechtermuisknop. Dit menuutje verschijnt.

Verander Standaardstijl in Alleen tekst (altijd)

13. Beide knoppen bevatten nu alleen tekst.


14. Ga op “Naar map kopiëren” in je werkbalk staan en klik op je rechtermuisknop.

Verander de naam van de knop in 1&Kopiëren Het ampersand teken(&) is belangrijk om je

toetsenbordcombinatie te kunnen activeren.

&1 Kopiëren

15. Vernader de naam van “ Naar map verplaatsen” op dezelfde manier.

De naam van deze knop wordt

&2 Verplaatsen

16. Je nieuwe werkbalk is klaar.

Sluit het venster Aanpassen...

De knoppen zijn lichtgrijs als je geen items in Outlook hebt geselecteerd. Zodra je een item in

Outlook hebt geselecteerd worden de knoppen actief.

Met de knoppen op je nieuwe werkbalk kun je e-mails snel verplaatsen naar het archief of je

takenmappen.

E-mail verplaatsen en kopiëren naar een map doe je nu handig met het

toetsenbord.

Selecteer een e-mail in je Postvak in of een andere map en

Toets Alt +2 om de nieuwe knop Verplaatsen te activeren en typ daarna direct de eerste letter

van de map waar de e-mail naar toe moet worden gearchiveerd.

Alt + 2 + Eerste letter(s) van de naam van de map GTD zorgt ervoor dat de e-mail in de map GTD

wordt verplaatst.


E-mail kopiëren naar map

Wil je de e-mail ook nog kopiëren naar een andere map, bv je Wachten op map, dan kun je hem

door Alt+ 1 + de eerste letters van de map naar de betreffende map kopiëren.

Alt + 1 + Eerste letter van de naam van de map Wachten op

Een aantal functies om het werken met Outlook effectiever te maken hebben we nu

geïnstalleerd.

Wanneer je Postvak IN als archief werd gebruikt, heb je nu de goede structuur om je e-mail

effectiever te archiveren en er de nodige taken direct uit te filteren.


10.Algemene Tips voor het verwerken van E-mail

Wanneer je je E-mail verwerkt begin dan altijd onderaan. Het First-in- First- out principe.

Gebruik het GTD werkstroomschema ook hier om te beslissen wat je gaat doen.

Je kunt per e-mail direct een nieuwe taak , notitie, agenda item, of e-mail maken door gebruik te

maken van de sneltoetsen. Dat scheelt 20 % computertijd.

handigheidjes Outlook

Documents

Transcript of handigheidjes Outlook