1

Inleiding

Wat is dat precies, “documentenstroom”?

Elke onderneming koopt en verkoopt goederen of diensten, misschien zelfs allebei. Het verschil

tussen de aan- en verkoopprijs vormt immers de brutowinst van de onderneming. Aan- en

verkoopverrichtingen zijn dus essentieel voor elk bedrijf. Beide verrichtingen gaan gepaard met

het in- en aanvullen en klasseren van een aantal documenten. In deze cursus zullen wij zien welke

weg deze verschillende documenten volgen binnen een onderneming. De documenten zullen

immers binnen een bedrijf verhuizen van de ene dienst naar de andere (vandaar de naam

“documentenstroom”). Afhankelijk van in welke dienst je werkt, zal je andere zaken moeten

doen met dit document. Je zal het document krijgen van een dienst en je zal het terug moeten

doorgeven aan een andere dienst. Wij zullen deze weg schematisch voorstellen aan de hand van

een traject. Het is trouwens de bedoeling dat je zelf deze trajecten opbouwt: enkel de kaders

zijn getekend, de rest wordt door jou aangevuld. Opdat je een goed inzicht zou krijgen in deze

trajecten, kregen de diensten in deze cursus een kleurtje.

Ondernemingen zijn onderverdeeld in verschillende diensten. Hoeveel diensten en welke

diensten er in een bedrijf aanwezig zijn, is afhankelijk van de grootte en de aard van het

bedrijf of de organisatie. De meeste ondernemingen (behalve de éénmanszaken) hebben over

het algemeen de volgende administratieve diensten:

aankoopdienst

verkoopdienst

receptie

voorraadbeheer

magazijn

boekhouding

facturering

Als wij met deze documenten aan de slag gaan, zal hun kleur terugkomen in de marge. Je weet

dus op elk ogenblik in welke dienst je aan het werk bent. Is de marge blauw gekleurd, dan weet

je dat je op dit ogenblik in de dienst boekhouding aan het werk bent. Ook in de trajecten komen

de kleuren terug. Als je een bepaald document in handen krijgt, dan zie je in één oogopslag waar

en wanneer jouw tussenkomst nodig is.

Tegenwoordig gebeurt deze documentenstroom heel vaak elektronisch. Met andere woorden, de

documenten komen niet meer via de post binnen op papier, maar komen elektronisch binnen. Via

speciaal daarvoor gemaakte software, “verhuist” het document binnen het bedrijf van de ene

dienst naar de andere. Deze software heet “ERP” en is een afkorting voor: enterprise resource

planning. Deze computerprogramma’s worden voornamelijk gebruikt ter ondersteuning van àlle

processen binnen het bedrijf. Het gebruik van dergelijke software biedt heel wat voordelen.

Som hieronder twee voordelen op:

-

-

Ben je leerkracht en wens je dit handboek te gebruiken in de klas? Stuur eerst een mailtje naar onderstaand e-mailadres en je ontvangt alle nodige bestanden. sabine.deneve@vsop.be

2

In deze cursus worden alle documenten op papier behandeld, omdat dit veel bevorderlijker is

voor het inzicht in deze documentenstroom. Eens je die onder de knie hebt, dan zal het voor jou

peace of cake zijn om de digitale documentenstroom te begrijpen, die verloopt immers op exact

dezelfde manier, echter niet meer fysiek dus ook niet meer zichtbaar …

Voor de studie van de documentenstroom werken we met een spilbedrijf. De naam van het

bedrijf mag de klas zelf kiezen, het assortiment niet. Het assortiment van jullie bedrijf bestaat

uit babyspulletjes. Het werd bewust klein gehouden, om door de bomen het bos nog te zien …

We werken ook met een beperkt aantal klanten en leveranciers, om dezelfde reden.

We beginnen met de samenstelling van jullie assortiment; er moeten met andere woorden

artikelen worden aangekocht. Telkens je een document verstuurt naar een klant of leverancier,

zal je de les daarop een antwoord krijgen. Je hebt een ringmap nodig waarin je al deze

documenten volgens een bepaald systeem zal moeten klasseren. Een eerste taak voor jou, is nu

de nodige onderverdelingen maken.

Aan de slag nu: we organiseren ons klassement!

Maak voor elke dienst (zie vorig blad) een mooi voorblad. Lettertype en puntgrootte mag je zelf

kiezen. Zoek op het Internet eventueel een passende afbeelding. Kan je in kleur printen? Dan

kan je misschien de juiste kleur gebruiken!

Maak ook een voorblad met de naam “trajecten”. Daar kan je alvast de lege trajecten kwijt die

je van je leerkracht gekregen hebt.

Binnen de afdeling boekhouding maak je nog vier onderverdelingen:

aankoopfacturen en ingekomen creditnota’s

klantenkaarten,

leverancierskaarten,

rekeninguittreksels.

Nu wordt het tijd om een naam te kiezen voor jullie nieuwe onderneming. Jullie worden een

groothandel in babyspulletjes. Jullie leveranciers zijn fabrikanten van babykleertjes en andere

benodigdheden voor jonge ouders, er zit ook een uitgeverij tussen je leveranciers, voor de

boekjes. Jullie klanten zijn kleinhandelaars, onthaalmoeders, crèches enz … Noteer hieronder

de naam die jullie kozen voor je bedrijf:

Ontwerp een logo en mooi briefpapier waarin dit logo verwerkt wordt. Als je een brief moet

schrijven, zal dit in dit sjabloon gebeuren. Er zijn een aantal verplichte vermeldingen waaraan je

moet denken!

Een nieuwe zaak die wordt opgestart, krijgt van het ondernemingsloket een

ondernemingsnummer toegekend, voor jullie bedrijf is dat: 0496.133.026.

De nieuwe zaak moet ook een bankrekening openen op naam van het bedrijf.

Het IBAN-nummer van jullie zaak is BE37 0018 5624 3328, bij BNP Paribas Fortis.

3

Op de volgende pagina vind je een lijst met 20 baby-artikelen: dit wordt jullie assortiment. Op

die lijst staan meteen ook al de verkoopprijzen die jullie zullen hanteren en het gewicht van de

artikelen. Jullie zullen later wel nog het artikelnummer van elk artikel in de eerste kolom

moeten aanvullen.

Voor alle duidelijkheid: jullie nieuw opgericht bedrijf zal de komende maanden zowel aankopen

als verkopen. De ene keer zijn jullie dus de verkoper en hebben jullie te maken met klanten, de

andere keer zijn jullie koper en hebben jullie te maken met leveranciers. Het is heel belangrijk

dat je je telkens de onderstaande vragen stelt bij de verwerking van de documentenstroom.

- Wat ben ik aan het doen: kopen of verkopen? (kijk naar schema op volgend blad en bekijk

de verrichting vanuit jouw standpunt, niet dat van de tegenpartij)

- Met wie heb ik dus te maken: een klant of een leverancier? (ook: schema volgend blad)

- Welk document heb ik voor mij liggen? (kijk goed naar het document: ergens staat het

vermeld!)

- Van welke dienst komt het document? (hier kan je naar je traject kijken)

- Wat is mijn aandeel nu, wat moet ik ermee doen? (is afhankelijk van de dienst waarin je

werkt, kijk naar je traject)

- Niet alleen wàt ik moet doen is belangrijk, maar ook hoe ik daarvoor te werk moet gaan (dit

staat beschreven in de tekst in deze cursus).

- Naar welke dienst moet ik het doorgeven? (ook dit kan je vinden in je traject)

De documentenstroom tussen koper en verkoper wordt op de volgende bladzijde schematisch

uitgelegd.

Het is echter de documentenstroom BINNEN HET BEDRIJF ZELF die wij zullen aanleren in dit

handboek.

4

Overzicht van de documentenstroom tussen de handelaars, als jij aankoopt

Vul op de juiste plaats de naam in van jouw bedrijf

KOPER

Jouw bedrijf:

………………………………..

VERKOPER

Leveranciers:

- Uitgeverij Teddy

- Baby-Care

- Petit Frère

We bekijken telkens hoe de documentenstroom verloopt BINNEN JOUW BEDRIJF, dus NIET

hoe het eraan toegaat bij de tegenpartij. Immers, op een bepaald moment ga je verkopen, en

ook hier zullen we kijken hoe de documentenstroom verloopt binnen jouw bedrijf.

Overzicht van de documentenstroom tussen de handelaars, als jij verkoopt

Vul op de juiste plaats de naam in van jouw bedrijf

KOPER

Klanten:

- Anje & Anja

- Berdiens Babyzaak

- House of Children

- Kinderopvang Lieve

- Kinderkribbe Jan

- Petit K’do

VERKOPER

Jouw bedrijf:

…………………………………..

5

Dit is jullie assortiment

Artikelnr. Omschrijving Gewicht in

gram

Aanbevolen

verkoopprijs

in EUR

Btw = 6 %

Eerste lezertjes: Joris is ziek –

J. Devriendt 150 g 5,95

Eerste lezertjes: Joris gaat naar school –

J. Devriendt 150 g 5,95

Eerste lezertjes: Joris in de speeltuin –

J. Devriendt 150 g 5,95

Stickerboekje "met opa naar de dierentuin"

- W. Dewinter 180 g 7,85

Btw = 21 %

Kinderzitje voor in de wagen 520 g 59,50

Dekbedovertrek Bob De Bouwer 250 g 39,80

Dekbedovertrek Donald Duck 250 g 39,80

Kinderbuggy model D693 980 g 49,50

Babybadje 320 g 37,60

Verzorgingstafel 1 250 g 48,90

Flessenverwarmer 110 g 39,50

Bijtring 80 g 6,99

Babyshampoo “Olli” 250 g 6,90

Trappelzak blauw gestreept 160 g 38,70

Trappelzak roze gestreept 160 g 38,70

Donsdekentje wit 125 g 57,00

Donsdekentje blauw 125 g 57,00

Hemel voor wiegje, met wolken 460 g 46,30

Hemel voor wiegje, met beertjes 460 g 46,30

Set van roze handdoek + washandje 320 g 29,55

6

7

Het verwerken van de documentenstroom

Bij de start van een nieuwe zaak, moet je beginnen met je assortiment samen te stellen.

Daarvoor moet je je informeren bij verschillende leveranciers. Het is niet alleen belangrijk

dat je de verhouding prijs/kwaliteit vergelijkt, ook andere zaken moeten eens tegen het

licht worden gehouden, zoals:

Hieronder staan 3 adressen van leveranciers waarnaar je een prijsaanvraag moet sturen. Je

kan voor het schrijven van die brief gebruik maken van de modelbrief op de volgende

bladzijde.

Leveranciers

44001 Uitgeverij Teddy Gasmeterlaan 125 9000 GENT

44002 Baby-Care Schoolstraat 12 8000 BRUGGE

44003 Petit Frère Rue des Invalides 35 4000 LIÈGE

Maak hieronder een algemeen plan op voor een prijsaanvraag: wat ga je allemaal in zo'n

brief vermelden?

-

-

-

Typ nu naar elk van je leveranciers zo'n prijsaanvraag. Druk de prijsaanvragen twee maal af:

eentje om op te sturen naar je leverancier en een exemplaar om te klasseren in je map, bij

de dienst “aankoop”. Onderteken elke brief met je eigen naam, met als functie:

“aankoopverantwoordelijke”. Voor het typen van teksten/brieven maak je gebruik van de

NBN-normen. Als geheugensteuntje staan ze achteraan dit boek nog eens opgesomd

(blz. 38).

8

Voorbeeld van een prijsaanvraag naar je leveranciers

Naam van je bedrijf Woonplaats, dag en maand 20…. Straat en nr. Postnummer en WOONPLAATS Telefoonnummer (schikken als 012 34 56 78 of 01 234 56 78) Baby-Care Schoolstraat 12 8000 BRUGGE Prijsaanvraag Geachte heer of mevrouw Sinds kort baten wij in ……….. een groothandel in baby-artikelen uit. Ons assortiment bevat babykleertjes en andere spulletjes voor jonge ouders. We bezochten uw website en vonden uw artikels en voorwaarden erg interessant. Stuurt u ons daarom een offerte met prijzen en voorwaarden en eventueel een catalogus? Indien uw voorwaarden voor ons voordelig zijn, mag u op een bestelling rekenen. Wij hopen dan ook op een aangename samenwerking in de toekomst. Met vriendelijke groeten Voornaam en familienaam Verantwoordelijke aankoopdienst

9

De drie uitgaande brieven worden geregistreerd in het “register uitgaande post”. Dit

gebeurt door de dienst receptie. Dit kan op papier of elektronisch in Word of zelfs in

Access! Gebruik in de database “oefenbedrijf” hiervoor de tabel “tblUitgaandePost”.

Op papier en in Word ga je als volgt te werk, kijk ook naar een ingevuld voorbeeld

hieronder. Hier wordt een prijsaanvraag geregistreerd, gericht aan uitgeverij Teddy, op

5 oktober.

kolom 1: de datum van vandaag,

kolom 2: geef het document een volgnummer, gebruik bv. het nummer van de maand,

gevolgd door het nummer van het ingekomen stuk, bv. 10-001 (het is hier het 1ste

uitgaande poststuk van de maand oktober). Iedere nieuwe maand herbegin je

opnieuw bij nr. 001.

kolom 3: naam van de geadresseerde,

kolom 4: omcirkel de dienst in wiens opdracht je het poststuk verstuurt,

kolom 5: aard van het poststuk,

kolom 6: je personeelsnummer (gebruik je klasnummer).

Het register uitgaande post wordt geklasseerd in je ringmap bij de onderverdeling

“receptie”.

Als je het register in Word ingevuld hebt, dan kan je wachten tot het register helemaal is

ingevuld, vooraleer je het afdrukt en in je map klasseert.

Als je in Access gewerkt hebt, kan je op het einde een rapport maken en dat dan afdrukken

en klasseren op de juiste plaats in je map.

Je verstuurt de drie brieven per post. Uiteraard kunnen die ook doorgemaild worden naar

je leverancier. De afdeling “aankoop” kan dit ook rechtstreeks naar de leverancier mailen,

zonder tussenkomst van receptie.

Noteer in je schema op blz. 4 op de juiste plaats “prijsaanvraag”.

10

Welke documenten hebben jullie teruggekregen? Noteer ze op de juiste plaats in het

schema op blz. 4.

………………………………………………………………….

Van wie kregen jullie deze documenten? (klanten of leveranciers)

…………………………………………………………………..

Op elk ingekomen document wordt rechts bovenaan “Ingekomen op + postdatum”

genoteerd en eronder het nummer van het ingekomen poststuk (de nummering gebeurt

op dezelfde manier als bij uitgaande post, eerst nummer maand en dan nummer

poststuk).

Noteer deze documenten op het blad “register ingekomen post”: naar welke dienst

wordt dit document doorgegeven? ………………………………………………….

Gebruik het ingevulde model hieronder als voorbeeld.

Ook hier kan je ervoor kiezen om het register digitaal – in Word of in Access – in te

vullen.

Gebruik de onderstaande tabel om deze documenten met elkaar te vergelijken. Zoek

uit welke leverancier het voordeligst is.

Noteer nu het artikelnummer van jullie assortiment op je artikellijst op blz. 5. Voor

“ons artikelnr.” neem je gewoon het nummer van de leverancier over en omdat het

niet helemaal hetzelfde zou zijn, plaats er gewoon een letter voor, bv. de T voor

artikels die Teddy levert, een B voor Baby-Care en een P voor Petit Frère. Zo wordt

nr. 201024 bv. B-201024. De offertes klasseer je in je map bij de afdeling “aankoop”.

Steek ze telkens achter het dubbel van jouw prijsaanvraag.

11

Het is de bedoeling dat je nu een bestelling plaatst bij deze leveranciers, maak eerst

hieronder een algemeen plan op voor zo'n brief: wat komt er allemaal in dergelijke brief?

-

-

-

Bestel van elk artikel 15 stuks. Van elke bestelbrief worden twee exemplaren geprint,

één om te versturen naar je leverancier en één om in je eigen map te klasseren. De drie

brieven krijgen de nummers UO-001 voor Teddy, UO-002 voor Baby-Care en UO-003

voor Petit Frère (UO = uitgaande order). Gebruik het voorbeeld op blz. 12. Bekijk nog

eens de NBN-normen op het einde van het boek!

De drie uitgaande bestelbrieven worden opnieuw genoteerd in “register uitgaande post”.

Je zal ondertussen zitten aan de nummers 4, 5 en 6, tenzij er ondertussen een nieuwe

maand begonnen is. Het spreekt voor zich dat je deze nummering niet op de brief zelf

schrijft, dit exemplaar is immers voor je leverancier bestemd. Eventueel kan je het

nummer waaronder de brief geregistreerd staat bij uitgaande post, wèl op je dubbeltje

schrijven. Dit doe je dan best in de rechter bovenhoek, zoals je dat met de inkomende

post deed.

Verstuur de bestelbrieven naar je leveranciers, de dubbels worden geklasseerd in je map

bij de onderverdeling “aankoop”. Die zal je later nodig hebben om te vergelijken met de

orderbevestiging die je zal krijgen van je leveranciers. Je steekt deze dubbels telkens

achter de offerte.

Noteer in je schema op blz. 4 op de juiste plaats “bestelling”.

Wij plaatsten nu een bestelling bij onze leveranciers, maar misschien zijn we binnen een

paar dagen alweer vergeten dat dit gebeurde. Of misschien deed een collega dit voor

ons … We zullen daarom op onze voorraadkaarten moeten noteren dat die bestelling

gebeurde, om te vermijden dat de goederen een tweede maal besteld worden!

12

Voorbeeld van een bestelling naar je leveranciers

Naam van je bedrijf Woonplaats, dag en maand 20…. Straat en nr. Postnummer en WOONPLAATS Telefoonnummer (schikken als 012 34 56 78 of 01 234 56 78) Baby-Care Schoolstraat 12 8000 BRUGGE Bestelling nr. UO-002 Geachte heer of mevrouw Hartelijk dank voor uw offerte van ….. Omdat uw voorwaarden en prijzen interessant zijn, hebben wij besloten om bij u een bestelling te plaatsen. In bijlage vindt u onze order. OF Hieronder vindt u onze order: (tabelletje maken met artikelnr., aantal, omschrijving, eenheidsprijs). Mogen wij hopen op een stipte levering? Met vriendelijke groeten Voornaam en familienaam Verantwoordelijke aankoopdienst Bijlage: onze order (enkel indien je met een bijlage werkt)

13

Je kreeg 20 voorraadkaarten. Je kan die kaarten invullen op papier of in het programma

Excel. Voor alle kaarten moet je nu de hoofding invullen, kijk daarvoor naar het ingevuld

voorbeeld hieronder. De voorraadkaarten worden geklasseerd in je map bij de

onderverdeling “voorraad”. Indien je ze digitaal invult, kan je wachten met afdrukken om

dan alles op het laatst te klasseren in je map op de juiste plaats.

Vul de twintig voorraadkaarten aan: datum, nr. UO, in kolom “leverancier besteld” 15

noteren, de voorraad staat nog steeds op nul want onze artikelen zijn wel al besteld maar

onze leverancier heeft nog niet geleverd. Kijk hiervoor naar onderstaand voorbeeld.

Als een bedrijf werkt met ERP-software, zal de voorraad zich automatisch aanpassen. Dit is

alvast een werkje dat niet meer manueel moet gedaan worden dan!

Neem het traject van een uitgaande order.

De verschillende diensten die het document doorloopt, staan al getekend. In het oranje

kader (aankoop) schrijf je de taken die je gedaan hebt in de dienst aankoop, nl. “schrijven

prijsaanvraag”, “vergelijken offertes” en "opmaken bestelbrief”. Daarnaast in het roze

kader (voorraad) en schrijf je “registreren op voorraadkaarten”. In het laatste rode kader

(receptie) schrijf je “registreren van uitgaande post”.

Ondertussen heb je post gekregen van je leveranciers. Welke documenten heb je gekregen?

Noteer ze in je schema op blz. 4.

................................................................................................

Om te beginnen wordt opnieuw het register ingekomen post ingevuld en wordt de datum van

ontvangst en het postnummer genoteerd. Voor de nummering van de ingekomen poststukken

werk je weer met het nummer van de maand en dan gewoon doornummeren. Aangezien er al

drie offertes binnengekomen zijn, zal je nu moeten beginnen nummeren bij 4 enz..., tenzij

er ondertussen een nieuwe maand begonnen is! Registreer dus drie documenten: van elke

leverancier een orderbevestiging.

14

Vergelijk nu deze documenten met het dubbel van je eigen bestelling. Ze krijgen ook

elk een nummer: IOBV-001 van Teddy, IOBV-002 van Baby-Care en IOBV-003 van

Petit Frère (IOBV staat voor inkomende orderbevestiging). Plaats dit nummer

telkens rechtsonder op het document. Deze nummering wordt gegeven door de

aankoopdienst en heeft niets te maken met de nummering die de dienst receptie gaf

aan dit document.

Deze ingekomen documenten moeten in je map komen bij de onderverdeling

“aankoop” geklasseerd worden. Maak bundels per leverancier. Een bundel bestaat

uit:

- het dubbel van je prijsaanvraag,

- de offerte van je leverancier,

- het dubbel van je order,

- de orderbevestiging. Neem je traject van een ingekomen orderbevestiging . In het rode kader (receptie)

schrijf je “nummeren” en “registreren ingekomen post”, daarnaast in het oranje

kader (aankoop) noteer je “controle en nummering” en “klasseren bundel”.

15

Je leveranciers leverden de goederen af in je magazijn. Bij de goederen zat er telkens een

document, welk document is dit?

............................................................................

Noteer deze documenten op de juiste plaats in je schema op blz. 4

Deze documenten komen dus niet binnen via de receptie van het bedrijf, maar ze worden

samen met de goederen afgeleverd in het magazijn. Teken de leveringsbon af als bewijs dat

je de goederen hebt ontvangen. Het is de aankoopdienst ofwel de magazijnier die

controleert of de geleverde goederen wel degelijk dezelfde zijn van de bestelde goederen.

In jullie bedrijf is er afgesproken dat de magazijnier de gekregen documenten na een

eerste oppervlakkige controle, doorgeeft aan de aankoopdienst die verder controleert.

Soms is de leveringsbon vergezeld van een ander document dat bestaat uit 4 exemplaren:

de CMR. Later komen we hierop terug. Ook de CMR moet worden afgetekend door de koper,

dit gebeurt in vak 16.

Vergelijk nu deze documenten met het dubbel van je eigen bestelling. Ze krijgen ook elk een

nr.: ILB-001 van Teddy, ILB-002 van Baby-Care en ILB-003 van Petit Frère (ILB staat voor

inkomende leveringsbon). Plaats dit nummer telkens rechtsonder op het document.

Deze inkomende documenten moeten in je map komen bij de onderverdeling “aankoop”.

Vervolledig de bundels per leverancier. Een bundel bestaat uit:

- het dubbel van je prijsaanvraag,

- de offerte van je leverancier,

- het dubbel van je order,

- de orderbevestiging,

- de leveringsbon.

Op je voorraadkaarten worden de datum en het nummer van de leveringsbon (ILB)

ingeschreven, in de kolom “leverancier aantal geleverd” wordt 15 genoteerd en de voorraad

komt op 15. Kijk naar onderstaand ingevuld model. Je werkt op papier of digitaal.

Neem je traject ingekomen leveringsbon. In het bruine kader (magazijn) schrijf je “eerste

oppervlakkige controle” en “aftekenen voor ontvangst”, daarnaast in het oranje kader

(aankoop) noteer je “controle en nummering”. Als laatste in het roze kader (voorraad)

schrijf je “registratie leveringsbon” en "klasseren bundel".

16

Je hebt opnieuw post van je leveranciers. Wat kreeg je dit keer? Noteer ze op de

juiste plaats in je schema op blz. 4.

…………………………………………………………………………….

Eerst wordt het register ingekomen post ingevuld en de poststukken worden

genummerd.

Nu werken jullie in de boekhouding. Eerst worden de facturen gecontroleerd a.h.v.

de leveringsbons èn nagerekend. Kijk daarvoor in je bundels die je klasseerde in je

map. Worden de juiste aantallen gefactureerd? Zijn er geen rekenfouten?

………………………………………………………………………

Je kan niet alle 5 de facturen vergelijken met eerder geplaatste bestellingen. We

plaatsten immers maar 3 bestellingen. Welke facturen zijn die andere twee dan?

………………………………………………………………………..

De 5 facturen krijgen een interne nummering: AF-001 enz., dit nr. wordt in de

rechterbenedenhoek genoteerd. Deze nummering heeft niets te maken met de

nummering die de dienst receptie gaf aan deze documenten.

Bereid je boeking voor door op de keerzijde van de factuur de boekhoudfiche te

plaatsen:

Als je in je lessen bedrijfseconomie al geleerd hebt over T-rekeningen, dan kan je

de 5 verschillende facturen ook daar al boeken! Volg hiervoor de instructies van je

leerkracht. Gebruik de T-rekeningen op de volgende bladzijde.

Nog nooit gehoord van een T-rekening? Geen nood, misschien kan je ze later invullen

als je eenmaal de leerstof gezien hebt.

17

Maak 5 leverancierskaarten aan waarop de facturen genoteerd zullen worden. Voor het

bijhouden van de leverancierskaarten ga je als volgt te werk. Kijk ook naar onderstaand

ingevuld model. Je kan ook hier de keuze maken om op papier te werken of in Excel.

kolom 1: factuurdatum, bv. 10 november (zie factuur, niet de datum van ontvangst),

kolom 2: AF-001 (neem de interne nummering, niet die van de leverancier!),

kolom 3: ons ordernummer: UO-001 of indien diverse kosten: bv. “telefoon”,

kolom 5 (credit): totaal factuurbedrag,

kolom 6: de totale schuld ten opzichte van de leverancier vermeerdert. (indien vorig saldo

0 was, is dit hetzelfde bedrag als dat in kolom 5, indien daar een bedrag stond wordt het

bedrag van kolom 5 er bijgeteld).

De leverancierskaarten worden (numeriek of alfabetisch) geklasseerd in de onderverdeling

"leverancierskaarten” binnen de afdeling “boekhouding”. De aankoopfacturen klasseer je bij

de afdeling “boekhouding”, “aankoopfacturen en ingekomen creditnota’s”.

18

Petit Frère factureerde dus 20 stuks van de flessenverwarmers, terwijl er slechts 15 besteld

en geleverd werden. Na een telefoontje beloven zij ons een creditnota te sturen voor de

5 artikels die teveel werden aangerekend. Het document dat dus in de receptie toekomt, is een …………………………………………….

Noteer dit document in je schema op blz. 4.

De weg die een creditnota aflegt, is identiek aan de weg die de factuur aflegt. De

creditnota wordt genummerd op de gebruikelijke wijze en het register ingekomen post

zal moeten worden ingevuld.

De creditnota krijgt een interne nummering: ICN-001, dit nr. wordt in de

rechterbenedenhoek genoteerd. Deze nummering heeft niets te maken met de

nummering die de dienst receptie gaf aan deze documenten.

Bereid je boeking voor door op de keerzijde van de creditnota de boekhoudfiche te

plaatsen:

Boek de creditnota op rekeningen.

19

Ook voor de creditnota moet de leverancierskaart worden ingevuld. Kijk naar ingevuld

model.

kolom 1: datum creditnota, bv. 15 november (zie creditnota, niet de datum van ontvangst),

kolom 2: ICN-001 (neem de interne nummering, niet die van de leverancier!),

kolom 3: verwijzing naar het factuurnummer, bv. AF-003,

kolom 4 (debet): totaal bedrag creditnota,

kolom 6: de totale schuld ten opzichte van de leverancier vermindert.

Klasseer ook de creditnota in de map, bij “boekhouding”, meer bepaald in de onderverdeling

“aankoopfacturen en ingekomen creditnota’s”.

Neem het traject van een ingekomen factuur/creditnota. In het rode kader van receptie

schrijf je “nummeren” en “registreren ingekomen post”. Daarnaast in het blauwe kader

(boekhouding) noteer je “nummeren aankoopfactuur/creditnota”, “factuur vergelijken met

leveringsbon en narekenen”, “plaatsen boekhoudfiche”, “boeken op rekeningen”, dan “boeken

op leverancierskaarten”.

20

De facturen die je gekregen hebt van je leveranciers moeten nu ook betaald

worden. Voor de factuur waar er een creditnota bij hoort, betaal je het verschil

tussen de factuur en de creditnota.

Vul daarvoor het document “betalingsopdracht” in, stuur dit op naar je bank. In de

praktijk wordt deze opdracht zelden nog op papier gegeven, maar gebeurt dat

elektronisch via home-banking, met software die door de bank ter beschikking

wordt gesteld. Maar het principe blijft hetzelfde. De werkwijze voor het invullen

van de betalingsopdracht staat hieronder. Kijk ook naar het ingevuld model.

Vul bovenaan eerst je rekeningnummer en de datum van opdracht in!

Kolom 1: naam van begunstigde,

Kolom 2: rekeningnummer van begunstigde,

Kolom 3: bedrag,

Kolom 4: gebruik bij “mededeling” het nummer dat de leverancier aan de factuur

gaf. Noteer tussen haakjes de interne nummering van je aankoopfactuur, bv. AF-

001.

Het register uitgaande post wordt ingevuld. Indien de betalingsopdracht

elektronisch wordt gegeven, vervalt deze stap uiteraard.

Neem opnieuw je traject van een ingekomen factuur/creditnota en noteer in het

blauwe vak van boekhouding “betalingsopdracht geven”.

21

Maak nu, volledig zelfstandig, volgende uitgaande orders:

Bestelbrief UO-004 naar Baby-Care.

Je bestelt daarin 3 verzorgingstafels, 4 babybadjes en 10 bijtringen.

Bestelbrief UO-005 naar Petit Frère.

Je bestelt daarin nog 8 blauwe en 6 witte donsdekentjes.

Bestelbrief UO-006 naar Uitgeverij Teddy.

Je bestelt daarin nog 10 extra exemplaren van het boekje “Eerste lezertjes – Joris gaat naar

school” van J. Devriendt.

Vul voor deze brieven ook het "register uitgaande post" in. Voor deze opdracht krijg je geen

raad of instructies van je leerkracht! Je mag gebruik maken van je traject van een uitgaande

order. Stuur deze brieven op naar je leveranciers. Het dubbeltje klasseer je in je map bij de

afdeling aankoop. Je hebt geen prijsaanvraag en geen offerte om dit dubbel aan vast te

hechten.

Als je later de orderbevestiging, de leveringsbon en de factuur zal krijgen, verwerk dan deze

documenten en maakt de betalingsopdracht op. Voor het boeken op T-rekeningen kan je

hieronder werken:

22

Welke post kreeg je dit keer binnen?

………………………………………………………………………….

Welke verrichtingen kan je afleiden uit dit document?

…………………………………………………………………………..

Noteer deze verrichting in je schema op blz. 4.

Vul eerst het "register ingekomen post" in en nummer het document op de gebruikelijke

manier. Je werkt nu in de boekhouding. Noteer op de keerzijde van het uittreksel de boekhoudfiche

Kan je reeds overweg met de T-rekeningen? Zo ja, dan kan je hieronder de 5 betalingen aan

je leveranciers hieronder boeken.

We nemen de 5 leverancierskaarten waarop de aankoopfacturen genoteerd werden. Voor

het boeken van de betaling ervan, wordt als volgt gewerkt. Kijk ook naar het ingevuld model.

Kolom 1: datum van het uittreksel

kolom 2: FB-001 (nr. van het uittreksel)

kolom 3: betaling AF-….

kolom 4: (debet): totaal factuurbedrag

kolom 6 (saldo verminderen): totale schuld ten opzichte van de leverancier vermindert. De

leverancierskaarten worden geklasseerd in de onderverdeling “leverancierskaarten” binnen

de afdeling “boekhouding”.

23

Ook op de facturen zelf moet je het nummer van het uittreksel vermelden, doe dit in een

andere kleur. Schrijf bv. in het rood rechts onderaan de factuur: "FB-001".

Op het uittreksel staat er ook een kost zonder factuur, het geld is van onze rekening

gegaan door middel van een domiciliëring, je moest niet eerst een betalingsopdracht geven,

nl. de huur voor de gebouwen van de school. Bereid je boeking voor door op de keerzijde de

boekhoudfiche te noteren:

Ook hier kan je reeds op de T-rekeningen boeken:

Steek het uittreksel in je map, bij boekhouding, bij de onderverdeling

“rekeninguittreksels”.

Neem het traject van een ingekomen rekeninguittreksel”. Noteer in het rode kader van

receptie de taak “nummeren” en “registreren ingekomen post”, daarnaast in het blauwe

kader (boekhouding) schrijf je "nr. uittreksel op factuur noteren", “plaatsen

boekhoudfiche”, "uittreksel boeken op leverancierskaarten en op T-rekeningen”, en

“uittreksels klasseren”.

Verwerk nu volledig zelfstandig de facturen die je krijgt van de oefeningen die je maakte op

blz. 19. Gebruik voor de boeking, dezelfde T-rekeningen op blz. 21.

Nadat je het uittreksel ontvangen hebt van de betalingen, kan je ook de betalingen boeken op

de rekeningen op blz. 21.

24

We hebben nu een assortiment, we kunnen dus beginnen met verkopen. Eerst en vooral

moeten wij ons kenbaar maken bij onze toekomstige klanten.

Hieronder zie je een lijst met 6 verschillende klanten. Al die klanten worden

aangeschreven.

Stel hieronder het algemeen plan op voor deze offerte naar je klanten.

-

-

-

Typ nu dus zes offertes uit (brief en bijhorende prijslijst) en druk deze twee maal af.

Je kan daarvoor gebruik maken van de modelbrief op de volgende bladzijde. Gebruik de

verkoopsvoorwaarden (handelskorting, levering ...) uit de modelbrief. Gebruik voor het

opstellen van de bijgevoegde prijslijst, de lijst op blz. 5. Denk eraan dat je op de

prijslijst voor je klanten geen aankoopprijs maar enkel de verkoopprijs vermeldt!

Uiteraard spreek je hier niet van een “aanbevolen verkoopprijs” maar gewoon van de

“verkoopprijs”. Het is ook niet echt noodzakelijk dat het gewicht van de artikels op

deze lijst komt. De dubbels van de bestelbrieven worden geklasseerd in je map in de

onderverdeling “verkoop”. De offertes zullen worden opgestuurd naar je klanten, maar

je zal dat pas doen als je ook een catalogus maakte. Raadpleeg voor de brief zelf –

indien nodig – nog eens de NBN-normen.

25

Voorbeeld van een offerte naar je klanten

Naam van je bedrijf Woonplaats, dag en maand 20…. Straat en nr. Postnummer en WOONPLAATS Telefoonnummer (schikken als 012 34 56 78 of 01 234 56 78) Anje en Anja Guldensporenstraat 29 9000 GENT Offerte Geachte heer of mevrouw Sinds kort baten wij in ……….. een groothandel in baby-artikelen uit. Ons assortiment bevat babykleertjes en andere spulletjes voor jonge ouders. Overtuig uzelf en neem een kijkje in onze bijgevoegde catalogus. Graag delen wij u ook onze scherpste verkoopsvoorwaarden mee: - wij leveren franco thuis vanaf een bestelling van 2 000 EUR, - onze leveringen gebeuren steeds uit voorraad, - betaling: 1 maand na factuurdatum, - bij een bestelling van meer dan 1 500 EUR staan wij graag een handelskorting van 5 % toe, - al onze prijzen zijn exclusief 6 % of 21 % btw. Mogen wij u binnenkort ook rekenen tot één van onze trouwe klanten? Steeds tot uw dienst Voornaam en familienaam Verantwoordelijke verkoopdienst Bijlage: prijslijst en catalogus

26

Maak nu een geïllustreerde catalogus of folder. Maak gebruik van afbeeldingen die

je vindt op het Internet, maak er een aantrekkelijk geheel van! Deze flyer zal,

samen met de offerte, naar je klant worden opgestuurd. Druk de catalogus 2 x af:

éénmaal voor je klanten en eentje voor in je eigen map, bij de afdeling verkoop.

Vul het "register uitgaande post" in, op papier of elektronisch, je mag de offerte en de

catalogus als 1 brief beschouwen. Bekijk het ingevuld model hieronder.

Noteer deze documenten op de juiste plaats in het schema op blz. 4.

27

Welke post kreeg je binnen? Noteer deze documenten op de juiste plaats in je schema op

blz. 4.

………………………………………………………………………………………….

Vul het register ingekomen post in.

De documenten worden genummerd (rechts onderaan) als IO-001 voor Anje & Anja, IO-002

voor House of Children en IO-003 voor kinderkribbe Jan (IO = inkomend order). Noteer

deze orders op de lijst “Register ingekomen orders”. Kijk naar onderstaand ingevuld model.

kolom 1: datum van ontvangst (zie stempel receptie in rechterbovenhoek)

kolom 2: naam klant

kolom 3: ons ordernummer (IO-001 enz…)

kolom 4: ordernummer van de klant

andere kolommen worden later ingevuld.

Vul de voorraadkaart aan met de datum, het nummer van de order (IO), en dan in de kolom

“klant besteld” het aantal. De voorraad wordt nu reeds aangepast. Wij hebben weliswaar

nog niet geleverd aan onze klant, maar deze aantallen zijn wel al gereserveerd voor die

klant, waardoor we ze niet meer kunnen verkopen aan een andere klant. Kijk naar

onderstaand ingevuld model.

Terwijl de dienst voorraad de voorraadkaarten aanvult, kijkt die ook of alles leverbaar is en

meldt dit aan de verkoopdienst. Met deze informatie kan de verkoopdienst dan de

kolommen 5 t/m 8 van het “register inkomende orders” vervolledigen. Doe dit aan de hand

van onderstaand ingevuld model. Je mag ook al de voorlaatste kolom invullen (het nummer

van de orderbevestiging die je pas in de volgende stap zal maken): UOBV-OO1

28

Neem het traject van een ingekomen order. In het rode kader van receptie schrijf

je “nummeren” en “registreren ingekomen post”, daarnaast in het groen kader

(verkoop) noteer je: “nummeren en registreren order”. Daarnaast in het roze kader

(voorraad) schrijf je de taak “registratie bij klant besteld”. Dit wordt een zeer lang

traject dat in de volgende stap(pen) verder wordt uitgewerkt. Voorlopig laten we

het hierbij.

Er moet een orderbevestiging voor je klanten worden opgemaakt in dubbel, een voor

je klant (gaat naar receptie, uitgaande post) en een voor in je map. Je maakt hierin

dus een bundel bestaande uit: het dubbel van je offerte naar je klant, de inkomende

order, het dubbel van je orderbevestiging. Voor het opstellen van een

orderbevestiging ga je als volgt te werk:

Open het sjabloon “orderbevestiging” en vul de gegevens van je klant in. Bij de

orderbevestiging naar Anje & Anja vul je naast “ons ordernr.”: IO-001; naar The

House of Children is het IO-002 en naar Kinderkribbe Jan vul je IO-003 in (dit is

het nummer dat je rechts onderaan vindt). Bij “uw ordernr.” vul je het ordernr. van

de klant in. Vul de datum van de order in (zie order zelf) en voor datum OBV gebruik

je de huidige datum. Bij “nr. orderbevestiging” vul je UOBV-001 in voor Anje & Anja,

UOBV-002 voor House of Children en UOBV-003 voor Jan. Raadpleeg – indien nodig

– nog eens de NBN-normen.

Herhaal nu voor de klant de goederen die hij bij jou bestelde.

Dit moet je nu voor elke klant doen. Het register uitgaande post wordt ingevuld.

Verstuur de orderbevestigingen naar je klant. Noteer ze op de juiste plaats in het

schema op blz. 4. Het traject van een inkomende order wordt verder aangevuld: in het groene kader

(verkoop) noteer je de taak “opstellen OBV”.

29

Onze magazijnier moet nu op de hoogte gebracht worden van de artikels die hij moet

klaarmaken voor verzending. Daarvoor stellen we in Excel een magazijnopdrachtenbon op.

Dit kan op papier gebeuren, of in Excel. De werkwijze daarvoor is als volgt:

Vul de gegevens bovenaan de MOB in: je eigen naam, ons ordernummer (IO-…) , ordernr.

klant, naam en woonplaats klant, de datum van de order (datum die klant gebruikt heeft).

Daarna vul je de kolom “ons artikelnr.”, het aantal dat de klant besteld heeft (zie order) en

het aantal dat effectief geleverd zal worden (zie OBV) in. De rest wordt automatisch door

Excel aangevuld. Merk op dat, voor het berekenen van het totaal gewicht per artikel, steeds

met de kolom “aantal besteld” en niet met “aantal geleverd” gerekend wordt. Dit komt

omdat de klant anders riskeert om een handelskorting te missen als we niet alles kunnen

leveren. Om de juiste vrachtkosten te kennen, raadpleeg je de tabel op de volgende

bladzijde. Vul ook de gegevens onderaan in: de datum van uitvoering is de datum van

vandaag, bij “backorder?” zet je “nee” omdat we nog geen nalevering hebben en de huidige

datum komt ook bij “datum versturen leveringsbon”.

Deze magazijnopdrachtenbon is een intern document, het blijft dus in je bedrijf en gaat

niet naar je klant. Klasseer het in je ringmap bij de afdeling magazijn.

Omdat het hier een intern document betreft, wordt het schema op blz. 4 niet ingevuld. Dit

document moet ook niet langs de receptie passeren voor uitgaande post.

Het traject van een ingekomen order wordt verder aangevuld: in het groene kader van

verkoop wordt geschreven: opstellen magazijnopdrachtenbon.

De goederen zijn nu klaar om te leveren, stel dus een leveringsbon op voor je klant.

Open daarvoor het sjabloon “leveringsbon” en vul aan met de gegevens van je klant. Nummer

de leveringsbon voor Anje & Anja als ULB-001, ULB-002 voor House of Children en UO-003

voor Jan (ULB = uitgaande leveringsbon). De leveringsbon wordt 2 x afgedrukt, een voor de

klant en één voor je eigen map in de onderverdeling verkoop. Je hebt nu, per order, een

bundeltje bestaande uit:

- dubbel van je offerte,

- het order van je klant,

- het dubbel van je orderbevestiging,

- het dubbel van de leveringsbon.

Als alles leverbaar is, vul dan in de kolom “Besteld” en “Geleverd” hetzelfde aantal in. Een

aantal cellen wordt door Excel zelf aangevuld.

30

Voor het berekenen van je vrachtkosten heb je een lijst met vrachttarieven nodig,

deze staat hieronder. Controleer of het bedrag van de vrachtkosten klopt met wat

er staat op de magazijnopdrachtenbon.

Deze leveringsbons worden niet verstuurd door de receptie, ze worden gewoon

meegegeven met de goederen, naar onze klant. Noteer ze op de juiste plaats in je

schema op blz. 4. Het traject van een ingekomen order wordt verder aangevuld: in het bruine kader

(magazijn) schrijf je “opstellen leveringsbon”.

31

De voorraadkaart wordt ingevuld: datum van de leveringsbon, ULB-nr. en dan bij “klant

geleverd” het aantal geleverde goederen, de voorraad wordt nu niet meer aangepast, dit

deed je op het moment dat je de inkomende order noteerde. Kijk naar het ingevuld model.

Soms wordt een leveringsbon vergezeld van een CMR, dit is een transportdocument.

De letters CMR staan voor:

De CMR bestaat uit 4 exemplaren. Vul hieronder de bestemming in van de verschillende

exemplaren: (neem een kijkje op de laatste bladzijde van dit boekje.)

Rood:

Blauw:

Groen:

Zwart:

Bekijk en ontleed het ingevulde voorbeeld op de volgende bladzijde. Dit is een CMR die

opgemaakt werd door een leverancier van ons (Teddy) voor één van zijn klanten.

Welke firma verzorgt er het transport?

Wie is de koper?

Wat is het gewicht van de verkochte goederen?

Indien gewenst, kan je voor deze leveringsbons ook de CMR invullen. Baseer je daarvoor op

het ingevuld model.

32

Le petit Papillon Bruggestraat 14 8970 POPERINGE

33

Nu de goederen aan je klant geleverd zijn, kunnen ze gefactureerd worden. Maak daarvoor

eerst een kladfactuur op. Het schema dat je van je leerkracht krijgt, zal je daarbij een

handje helpen. Je merkt dat we ondertussen in de dienst facturering werken.

Maak nu de echte factuur op met het programma Excel. Druk deze factuur 2 x af: een voor

je klant (gaat naar receptie uitgaande post) en een dubbel voor jezelf, dat je klasseert in je

map bij de onderverdeling “facturering”. Nummer de facturen als volgt: VF-001 voor Anje &

Anja, VF-002 voor House of Children en VF-003 voor Jan. “Vergeet” voor je klant House of

Children de handelskorting te verrekenen. Je kan de facturen alfabetisch of chronologisch

klasseren. Neem er ook nog even je “register ingekomen orders bij” en vul telkens het

nummer van de factuur in, in de laatste kolom.

Bereid je boeking van de facturen voor door op de keerzijde ervan de boekhoudfiche te

plaatsen:

De factuur wordt geregistreerd op T-rekeningen.

34

Ook de klantenkaart wordt aangevuld, kijk naar het ingevuld model. Klasseer ze

daarna in je map bij “boekhouding”, onderverdeling “klantenkaarten.

kolom 1: factuurdatum

kolom 2: VF-001

kolom 3: ons ordernummer: IO-001

kolom 4 (debet): totaal factuurbedrag

kolom 6 (saldo): totale vordering op de klant (indien vorig saldo 0 was, is dit

hetzelfde bedrag als dat in kolom 4, indien daar een bedrag stond wordt het bedrag

van kolom 4 er bijgeteld).

Vul je register uitgaande post aan. Noteer de documenten op de juiste plaats in het

schema op blz. 4. Het traject van een ingekomen order wordt verder aangevuld: in het paarse kader

(facturering) noteer je “opstellen verkoopfactuur”, daarnaast in het blauwe kader

(boekhouding) schrijf je “plaatsen boekhoudfiche”, “boeken factuur op T-rekeningen

en op klantenkaart”.

Uiteraard heeft House of Children gereageerd … we vergaten immers de beloofde

handelskorting toe te kennen.

Maak de creditnota op met het programma Excel, je geeft hem het nummer UCN-001.

Druk deze 2 x af: een voor je klant (gaat naar receptie uitgaande post) en een dubbel

voor jezelf, dat je klasseert in je map bij de onderverdeling “facturering”.

Bereid je boeking van de creditnota voor door op de keerzijde ervan de boekhoudfiche

te plaatsen:

35

De creditnota wordt geregistreerd op T-rekeningen.

Ook de klantenkaart wordt aangevuld, kijk naar het ingevuld model.

kolom 1: factuurdatum

kolom 2: UCN-001

kolom 3: VF-002 (verwijzing naar de foutieve factuur)

kolom 5 (credit): totaal bedrag creditnota

kolom 6 (saldo): totale vordering op de klant vermindert

Vul je register uitgaande post aan. Noteer het document op de juiste plaats in het schema

op blz. 4

Het traject van een ingekomen order wordt verder aangevuld: in het paarse kader

(facturering) noteer je “opstellen creditnota”, daarnaast in het blauwe kader

(boekhouding) schrijf je “plaatsen boekhoudfiche”, “boeken factuur op T-rekeningen en op

klantenkaart

36

Welke post kreeg je dit keer binnen?

………………………………………………………………………….

Welke verrichting kan je afleiden uit dit document?

…………………………………………………………………………..

Noteer deze verrichting in je schema op blz. 4

Vul je "register ingekomen post" in en nummer het document. De boeking van de inningen op het uittreksel wordt voorbereid door op de keerzijde ervan

de boekhoudfiche te plaatsen:

Het uittreksel moet door boekhouding geboekt worden op T-rekeningen . Volg hiervoor de

instructies van je leerkracht.

Boek het uittreksel ook op de klantenkaarten. Volg de onderstaande werkwijze en kijk ook

naar het onderstaand ingevuld model:

kolom 1: datum van het uittreksel

kolom 2: nummer van het uittreksel

kolom 3: inning VF-.....

kolom 5 (credit): totaal factuurbedrag

kolom 6 (saldo): totale vordering op de klant (je vordering vermindert!)

37

Ook op de factuur zelf wordt het nummer van het uittreksel genoteerd, doe dit in de

rechterbenedenhoek en in een andere kleur.

Klasseer nu het uittreksel in je ringmap bij de onderverdeling “rekeninguittreksels” bij

de afdeling “boekhouding”.

Bekijk nog eens je traject van een inkomend rekeninguittreksel en overloop nog eens de

verschillende stappen.

Verwerk zelfstandig 3 nieuw inkomende orders, werk a.h.v. van het traject van een inkomende

order. Vergeet niet telkens je uitgaande post aan te vullen want deze stap staat niet vermeld in

het traject. Voor deze opdracht krijg je geen raad of instructies van je leerkracht! Je mag wel

gebruik maken van je traject van een inkomende order. Verstuur de nodige documenten naar je

klanten en druk ook telkens een exemplaar af voor jezelf, dat je klasseert in je ringmap bij de

onderverdeling “verkoop”. Maak opnieuw bundels, maar hier zal de offerte naar je klant

ontbreken.

De boeking van de verkoopfacturen op T-rekeningen kan je hieronder doen:

D C D C

D C D C

D C D C

38

NBN-Normen

Voor een brief staat de linkermarge op 3,3 cm en de overige marges staan op 2 cm.

Bovenaan je brief komt eerst de naam van je eigen firma, daaronder naam en adres van

de geadresseerde. (plaatsnaam telkens in hoofdletters)

Gebruik voor decimale getallen een komma, géén punt!

Bij grote getallen laat je per drie cijfers een spatie, bv. 1 452

Spaties bij gebruikte leestekens: geen spatie voor en één spatie na een komma, punt,

dubbelpunt …

Ofwel schrijf je € 12 ofwel 12 EUR, laat wel telkens een spatie tussen het getal en € of

EUR.

De datum wordt steeds zo genoteerd: jaar-maand-dag: bv. 20XX-02-18 (gebruik daarbij

een liggend streepje) ofwel: 18 februari 20XX.

Zorg dat er een handtekening onder je brief staat. De handtekening staat steeds boven

de naam.

Gram kort je af als “g” (zonder een punt).

Kilogram kort je af als “kg” (zonder een punt).

Een aanspreking (geachte heer) en een slotzin (met vriendelijke groeten) worden nooit

gevolgd door een komma.

39