Aan de slag met archief en documentatie Inleiding tot beheer en ontsluiting van archief

Hendrik Vandeginste22 april 2015

Wat is archief?• Archief, dat is:• archiefstukken• archiefbestanddeel, vb. de documenten bij de secretaris: ‘mijn archief’• archiefinstelling: stadsarchief van Aalst• archiefbewaarplaats: documentatiecentrum van de HK van Erpe-Mere

Wat is archief?• van Dale:

• documentatie = documentenmateriaal of het bijeenbrengen van documenten• bibliotheek = verzameling boeken• archief = verzameling van geschreven stukken, oor-konden, akten, bescheiden, registers enz. die betrekking hebben op het bestuur van staat, gewest of gemeente, van een instelling of vereniging, van de werkkring van een openbaar ambtenaar of van een geslacht

Wat is archief?• den Teuling (de Bijbel?)• downloaden:www.kvan.nl/publicaties/sap/archiefterminologie.php

• wikipedia:http://archiefwiki.org/wiki/Categorie:Terminologie

Wat is archief?• den Teuling: • documentatie: Verzameling documenten betreffende een feit of een reeks feiten, bijeengebracht met een bepaald doel.• een verzameling of collectie• vaak thematisch of onderwerpsmatig• met een bepaald doel

Wat is archief?• den Teuling: • archiefstuk: Een archiefstuk is een document dat ongeacht zijn vorm en zijn drager, naar zijn aard bestemd is om te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten.

Wat is archief?• den Teuling: • archiefstuk:• Het moet informatie bevatten.• Gegroeid op een organische wijze.

Wat is archief?• De levende doden?:• levend en/of dood archief• statisch archief: zowel de administratieve als de juridische functie van het document/ dossier is verstreken. Het wordt permanent bewaard omwille van zijn historische waarde.

Wat is archief?• De levende doden?: • semi-statisch: het dossier is afgesloten (de zaak is volledig afgewerkt), maar het bezit nog administratieve en juridische waarde.• dynamisch: het document of het dossier is nog actief, is nog in opbouw bij de archiefvormer, is nog niet afgerond.

Stappenplan voor inventariseren• Vijf stappen:• kennismaken met de documenten• onderzoek naar archiefvormer• reconstructie van archief + schonen• ordenen• beschrijven

Stappenplan voor inventariseren• Stap 1: kennismaken met de documenten• maak enkele notities i.v.m. soort document , de inhoud, de samenstelling, de uiterlijke vorm, datering• maak een soort van plaatsingslijst

Wat staat waar?

Stappenplan voor inventariseren• Stap 2: onderzoek naar archiefvormer• Om de documenten te begrijpen, moet je de context mee in de inventaris krijgen• Van de archiefvormer moet je weten:• Ontstaan en evolutie• Functie- en takenlijst

Wat is de context van de documenten?

Stappenplan voor inventariseren• Stap 3: reconstructie van archief + schonen• Bestemmings- en structuurbeginsel:• Archief moet zitten waar het behoort:

je stopt ze volgens archiefvormer• Archief heeft een meerwaarde als de oorspronkelijke structuur behouden blijft.

Hoe passen de documenten in een groter geheel?

Stappenplan voor inventariseren• Stap 3: reconstructie van archief + schonen• Een eerste fysieke ordening is het resultaat.• Schonen: = verwijderen van het overbodige:• schadelijk materiaal: nietjes, plastic mapjes,…• overbodige documenten: dubbels, blanco’s, sommige omslagen, kladversies,…

Stappenplan voor inventariseren• Stap 4: ordenen• structuurbeginsel: opnieuw het vertrekpunt• Archief krijgt extra waarde als je de context kan meegeven• Opsporen van oorspronkelijke orde en structuur, om ze daarna te evalueren op bruikbaarheid

Stappenplan voor inventariseren• Stap 4: ordenen• Gebruik een ordenings- of archiefschema• zie p. 22 in de handleiding• zie voorbeeld p.30 in de handleiding

Hoe zorgen dat de documenten terug gevonden kunnen worden?

Stappenplan voor inventariseren• Stap 4: ordenen (enkele tips)

• steeds werken van het algemene naar het bijzondere: (reeks briefwisseling, notulen,…)• probeer functioneel in te delen, niet via onderwerpen. (anders mogelijk overlappingen)• stukken van genealogische aard komen vooraan (vaak meerdere archiefvormers)

Stappenplan voor inventariseren• Stap 4: ordenen (enkele tips)• Zoeken naar evenwichtige inventaris. Een schema is moet je niet slaafs volgen. Gebruik eventueel een nadere toegang.• Wees consequent in de terminologie• Opletten met afschriften, betekent vaak een ander doel, rekening mee houden• Gezond verstand staat voorop!

Stappenplan voor inventariseren• Stap 5: beschrijven: wat heb je nodig?• het geordende archiefbestand• beschrijvingsfiches: analoog of digitaal• zuurvrij verpakkingsmateriaal: zie 13 mei• potlood + etiketten• archiefterminologie: den Teuling• handleiding ‘Aan de Slag met archief en documentatie’• gezond verstand

Stappenplan voor inventariseren• Stap 5: beschrijven: wat heb je nodig?• Vergeet niet te checken wat er in je omgeving gebeurt op vlak van inventarisatie.• vermijden van dubbel werk in de toekomst• wat neem je op: vb. cultuurraadverslagen in verenigingsarchief

Stappenplan voor inventariseren• Stap 5: beschrijven: basis van zes velden:• het nummer• de redactionele vorm• inhoudsomschrijving: 5 w’s• datering• ontwikkelingsstadium• uiterlijke vorm

Stappenplan voor inventariseren• Stap 5: beschrijven: basis van zes velden:• de redactionele vorm:•= soort van archiefdocument• voorbeelden: brief, rekening, dossier,…

• ontwikkelingsstadium:• vermelden indien afwijkend• klad, origineel, kopie, minuut,…

Stappenplan voor inventariseren• Stap 5: beschrijven: basis van zes velden:• uiterlijke vorm: materiële eenheid (papier):

• stuk• omslag (minstens 5 stukken)• pak (meer dan 2cm)• katern• deel (niet = register)• band (achteraf ingebonden)

Stappenplan voor inventariseren• Stap 5: vb. analoge beschrijvingsfiche

Stappenplan voor inventariseren• Stap 5: vb. excelinventaris in opbouw

Stappenplan voor inventariseren• Voorbeelden van wat anders kan:• structuur is niet opgenomen• kortere beschrijving mogelijk: ‘van’ kan weg• krant is waarschijnlijk geen archief • noteren van datum: jjjjmmdd• register niet gebruiken voor uiterlijke vorm

Inventariseren in meer lagen• Bedoeling is te weten wat je hebt.• niet iedereen op hetzelfde niveau• niet alles op hetzelfde niveau• Per niveau kan een ander instrument gebruikt worden: nadere toegangen, beschrijvingen van collecties

Hendrik VandeginsteConsulent behoud en beheer

hendrik.vandeginste@heemkunde-vlaanderen.be