Mike HermesPrincipal Business Consultant P2P

Inkopen, eruit halen wat erin zit!

11 februari 2014

Even voorstellen…

Naam: Mike Hermes

Afkomstig uit: Nederland / Canada

Inkoop sinds: 1986

Functies: Europees Inkoop manager

EMEA Inkoop manager

EMEA Supply Chain Manager

Manager Operations

Bij Ricoh: Sinds 2012Huidige rol: Principal Business Consultant P2P

Mijn passie: Inkoop (als ik aan het werk ben dan)

RicohInnovations, Inc.

USA

Ricoh Imaging Technology

(Shanghai) Co, Ltd.

China

Ricoh Innovations Private Limited

India

Research & Development

Centre

Japan

Ricoh Software Research

Centre(Beijing) Co, Ltd.

China

RicohTechnology

Centre

Japan

RicohTechnology

Centre

UK

Wie is Ricoh?

200 landen en regio’s

Marktleider in documentmanagement

107.000+ medewerkers wereldwijd

Wereldwijde verkoop van1924,4 miljoen Japanse Yen

Opgericht in 1936

Fortune 500 organisatie

ISO 9001:2008Cert no: FS 33325

Quality ManagementSystem

ISO 14001:2004Cert no: EMS 61761

Environmental Management System

BS OHSAS 18001:2007Cert no: OHS 556746

Occupational Health & SafetyManagement System

ISO 27001:200%Cert no: IS 85241

'Information & Data SecurityManagement System

Programma 11 februari 2014

12:45 -13:45 Deel 1: Inkooptrends en ontwikkelingen

13:45 -14:00 Pauze

14:00 -15:00 Deel 2: Inzichten, acties en strategieën

15:00 Tennis!

Deel 1: Inkooptrends en ontwikkelingen

Er is in Nederland onderzoek uitgevoerd naar inkooptrends

In 2013 met deelname van 90 organisaties in de topsectoren

Top 10 Inkoop trends 2013

Reductie van doorlooptijd Time to Market

Proces optimalisatie

Nr. 10

Meer VMI (Vendor Managed Inventory)

Reductie doorlooptijd, risico en kosten

Nr. 9

Reductie risico en kosten

Nr. 8

Toename van gezamenlijke inkoop activiteiten

Toename Early Supplier Envlovement

Proces optimalisatie

Nr. 7

Proces optimalisatie, kosten verlagen

Nr. 6

Verschuiving van focus op kosten naar focus op waarde

Meer behoefte aan transparantie

Verkorten doorlooptijd, kosten verlagen

Nr. 5

Compliancy, proces optimalisatie, kosten verlagen

Nr. 4

Optimalisatie van Finance in de procurement keten

Proces optimalisatie, kosten verlagen

Nr. 3

Grotere behoefte aan flexibiliteit van leveranciers

Proces optimalisatie, kosten verlagen,risico’s verlagen, compliancy

Nr. 2

Verminderen van risico’s

Kosten verlagen

Nr. 1

Verdere kosten besparingen

Inkoop is in beweging

Inkoop is meer dan ooit in beweging

Verschuiving van operationeel naar tactisch / strategisch

Early involvement wordt erkend en krijgt draagvlak

Focus verschuift naar keten kosten i.p.v. prijs (waarde vs. kosten)

Prestatie druk Inkoopmanager wordt steeds groter

Markt krimpt Marges staan onder druk Reserves nemen af Risico’s nemen toe Druk van globalisering Verandering is de standaard geworden

VerledenHeden

Wat is de oorzaak?

Omzet vs. Marge

Inkoop heeft zijn plek verworven aan tafel en levert meer en meer een belangrijke bijdrage aan de P&L van de onderneming.

Vak evolutie

Waar staat inkoop nu?

Ricoh Nederland heeft samen met haar partner Basware eind 2013 een breed marktonderzoek uitgevoerd binnen inkopend Nederland.

(300+ participanten)

Sourcing

Heeft u een vastgelegd proces voor het vinden van de juiste leveranciers?

Ja Nee

28%

72%

RFx

Heeft u een vastgelegd proces voor het opvragen van offertes?

Ja Nee

48%

52%

Contracting

Maakt u tijdens het contractvormingsproces gebruik van versie beheer, waarbij alle versies beschikbaar zijn?

Ja Weet niet Nee

36%

12%

52%

Contracting

Is toegang tot contracten geregeld middels autorisaties en rechtenstructuren?

Ja Nee

52%

48%

Contracting

Krijgt u automatisch meldingen aangaande verlengen, opzeggen etc.?

Ja Weet niet Nee

40%

4%

56%

Operationeel inkoop

Ontvangt u digitale facturen in dataformaat zoals bijvoorbeeld XML of EDI?

Ja Nee Weet niet

32%

56%

12%

Operationeel inkoop

In hoeverre voorkomt uw proces foutieve betalingen (bijv. spookfacturen en duplicaat facturen?

Goed Voldoende Onvoldoende Slecht

36% 36%

24%

4%

Pauze

Deel 2: Inzichten, acties en strategieën

Waar willen we in de toekomst als organisatie staan?

Hoe komen we daar? (Definitie primaire doelen)

Welke resources gaan we wanneer en hoe inzetten om genoemde doelen te bereiken?

Ondersteuning bieden aan hoger liggende strategie binnen het domein inkoop

Waar ligt de toegevoegde waarde van inkoop?

Inzichten, acties en strategieën

Strategie

Inkoopstrategie

Missie

Visie

Aandachtsgebieden inkoop

Sox / Opta

Volume bundelingLeveranciers reductieOptimalisatie T&C’sLEAN

Compliancy

Spend

ISOLEAN

Verbredeninvloed inkoop Kwaliteit

Earlyenvolvement

JIT / VMIContracten

Reductie doorlooptijd

Risicoreductie

Timeto Market

True or False?

Een inkoper is een ondernemer…

Prijs is alles!

Sneller is beter

Procurement en purchasing, dat is hetzelfde!

Speculatief inkopen moet je nastreven

Een inkoper is een generalist, geen specialist

Digitaliseren is de oplossing!

Procurement

Van Weele inkoop model

OperationeelTactisch / Strategisch

Primaire optimalisaties

Leveranciers reductie

Volume bundeling

Optimalisatie T&C’s (service level)

Verlagen kosten

Verhogen keten waarde

Verlagen voorraden

Eerder inzicht in problematiek, proactief handelen

Primaire optimalisaties

Uren / FTE’s

Productiviteit medewerker(s)/-sters

Beschikbaarheid data / informatie

Verlagen kosten per transactie / document etc.

Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg

Maar waar moet ik beginnen?

Heeft u primair een focus op operationele activiteiten binnen uw afdeling?

Ja Nee

63%

37%

Waar zit de pijn?

Als inkoop verantwoordelijke bent u vaak op zoek naar laaghangend fruit!

Waar liggen de “Quick wins”?

Dieper onderzoek wordt vaak belet door operationele druk, brandjes blussen, of omdat er simpelweg geen noodzaak is (luxe positie)

“Necessity is the mother of invention”

De Business Maturity Scan

Een Business Maturity Scan helpt u inzichtelijk te krijgen:

Waar de pijn zit

Hoe acuut de pijn is

Welke prioriteiten u moet stellen

Wat de impact is op uw organisatie

Business Maturity scan

Door middel van een Business Maturity scan in de bedrijfskritieke gebieden zijn we in staat de vinger te leggen op gebieden waar verbetering haalbaar is.

Tactisch Focus Strategisch Expert

Spreadsheets

Geen BI users

One Off rapportages

Kosten hoger dan in markt

Geen contract management

Geen leveranciers rationalisatie

Problemen achteraf addresseren

Afval in proces

Inaccurate data

Spreadsheets

Een paar BI gebruikers

One Off rapportages

Kosten gelijk of beter dan markt

Contract management minimaal

Minimale leveranciers rationalisatie

Periodieke probleem oplos sessies

Afval in proces

Inaccurate data

Simpele rapportages

Een paar BI gebruikers

Kosten beter dan markt

Eenvoudige contract management

Periodieke leveranciers rationalisatie

Periodieke probleem oplos sessies

Minimale afval in proces

Betrouwbaar maar moeilijk bereikbare data

Solide rapportage

Breed BI gebruik

Kosten structureel beter dan markt

Actieve contract management

Periodieke leveranciers rationalisatie

Structureel geplande probleem oplos sessies

Minimale afval in proces

Betrouwbare en beschikbare data

Geavanceerde rapportages

Bedrijfs breed BI gebruik

Kosten zijn BIC

Strategische contract management

Professioneel leveranciers management

RCCA proces geïmplementeerd

Zero defect aanpak

Professionele data management systemen

Onbewust

1Contract

Management

Stap 1 Bepaal prioriteitsindicatie

2Analytics

3E-Facturing

4P2P

Management

Stap 2Bepaal impact indicatie

Het kan zijn dat een lagere prioriteit een hogere impact heeftop uw organisatie, dit kan invloed hebben op de prioriteiten.

3Contract

Management2

Analytics

1P2P

Management

4E-Facturing

Stap 4 Plot “Current state”

E-Facturering

Analytics

Contract Management

Onbewust

Tactisch

Focus

Strategisch

Expert

P2P Management

4

1

2

3

Tijd

Stap 4 Plot “Future state”

Tijd

E-Facturering

P2P Management

Analytics

Contract Management

Onbewust

Tactisch

Focus

Strategisch

Expert4

31

2

4

1

2

3

Stap 5 Uitvoeren volledige scan

Definieer scope, progressieplan en de te verwachten uitkomsten vast per deelgebied

Stap 6Implementatie plan en uitvoering

1

23 4

Best Value Procurement

Ook wel BVP of prestatie inkoop genoemd. Hierbij wordt binnen inkopen / aanbesteden eerst gekeken naar waarde toevoeging en pas later naar prijs.

In plaats van “expert” zijn, ga je op zoek naar de “expert”

Stappen in BVP

1. Voorbereiding van het inkoopproject

2. Selectiefase, hier is de te vinden leverancier/ partner de expert

3. Concretiseringsfase, hier vervult de opdrachtgever de expertrol

4. Uitvoeringsfase, hier vervult de leverancier de expertrol

32 41

Voorbereiding inkoop traject

Kiezen van een sponsor, die zorgt voor draagvlak

Opstellen van een strategisch kader (wat is de business bijdrage?)

Kiezen en opleiden van een kernteam (wat is BVP, hoe werkt het?)

Opstellen van een planning

Bepalen van de wegingsfactoren

Stel een kerndocument op:– Wat is de gewenste output van de leverancier?– Vertel gelijk wat je ervoor wilt betalen

Nodig de aanbieders uit voor een opleidingsbijeenkomst (Wat is BVP?)

32 41

Selectiefase

Prestatieonderbouwing: Laat leveranciers referenties overleggen (past performance), laat ze de prijs bevestigen

Risicodossier Laat de aanbieders een Risico inventarisatie overleggen (waar kunnen dingen mis gaan tijdens het project?)

Kansendossier: Waar zien ze additionele kansen?

Planning: Hoe ziet de planning eruit?

Interviews met de (overgebleven) leveranciers

32 41

Concretiseringsfase

Pre Award fase waarbij op de inhoud in detail wordt ingegaan. Hierbij geeft de aanbieder (leverancier) ook aan wat hij van u als opdrachtgever verwacht.

Na deze ronde vindt de uiteindelijke gunning plaats.

32 41

Uitvoering

Uitvoering vindt plaats door leverancier waarbij reviews m.b.t. voortgang periodiek en prominent plaatsvinden.

32 41

Discussie

Hoe ziet u BVP?

En hoe verandert dit de rol van de inkoop verantwoordelijke?

Vragen?

Dank u.