4 februari 2021

Informatiesessievaccinatiecentra

4/02/2021 │2

Voor we starten

De inhoud van deze presentatie is in continue evolutieWekelijks wordt een update / stand van zaken gegeven via

webinarDonderdag om 16uLink op https://www.laatjevaccineren.be/lokale-besturen-en-zorgraden-opstart-vaccinatiecentra

Vragen kunnen gesteld worden via:vaccinatiecentra@vlaanderen.beterugkoppeling vragen via frequente webinars

Presentatie en webinar ter beschikking op:www.laatjevaccineren.be

Vragen die in chat gesteld worden en verderop in presentatie behandeld worden, krijgen geen onmiddellijke reply

TopicsInleiding door Dirk DewolfVooraf: opleiding en helpdesksCapaciteitsplanningVaccinatie zorgprofessionals en Go Live vaccinatiecentraHelpdesk covid-vaccinaties: draaiboekPersoneel

Financieringssysteem: forfaitaire enveloppenInzetten personeel ifv efficiëntie

Vaccinatie personeel en vrijwilligers VCThuisvaccinatieDry-run'sMijn burgerprofielVaria

Inleiding door Dirk Dewolf

Vaccinatiestrategie

Plaats van de AstraZeneca-vaccins

Vooraf:Opleiding en helpdesks

To climb the Everest, you need a sherpa (or 2)

In de komende presentatie gaan heel veel ICT-processen beschreven staan, veel info over personeel... Het zal misschien wat gaan duizelen...

Wij voorzien in de komende dagen en weken heel veel opleiding en ondersteuning:

Scripts voor dry-run's (komt verderop in presentatie)Opleiding DoclrOpleiding stockbeheersysteemOpleiding planningssysteem (reeds gegeven, opname is beschikbaar platform

VIVEL)Heel wat helpdesks en aanspreekpuntenPlanningstool (VIVEL), helpdesk arbeidsrechterlijke vragen van Zorgnet-Icuro

en SOM (zie verder), helpdesk DXC, provinciale SPOC's...Alle info op laatjevaccineren.be, overzicht morgen in de nieuwsbrief

Capaciteitsplanning

Update 03/02/2021

Voorspelling vaccinatiecentra –12 uur vaccineren

2727

1,62

2

0,00

0,50

1,00

1,50

2,00

2,50

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

Week van 15/02 Week van22/02

Week van 01/03 Week van08/03

Week van 15/03 Week van22/03

Week van 29/03

Voorspelling vaccinatiecentra

Aantal vaccins/vaccinatiecentrum Aantal prikploegen/dag Aantal vaccins/VC

Vaccinatiecentra - complexe bevoorrading

3 verschillende vaccins = 3 verschillende bevoorradingskanalen3 verschillende locaties

WoonzorgcentraZiekenhuizenVaccinatiecentra

Logistieke Planning en Allocatie

Bevestiging levering vaccins

Preallocatie vaccins aan

vaccinatiecentraFinale allocatie

Preallocatie

VAZG

VACC INAT IECENTRUM

Farmaceutisch Verantwoordelijke

Capaciteits-planning o.b.v.

preallocatie

Capaciteits-planning

Coördinator

PRODUCENT

Openstellen reservatiesysteem +

trigger uitnodigingen

Bestelling/boeking transport

Schematisch

1. Ontvangst Bevestiging vaccins

2. Pré - allocatie vaccins

3. Capaciteits-planning

4. Finale allocatie vaccins

5. Openstellen Reservatie-systeem

Vaccinatiecapaciteit per vaccinatiecentrum

BasisprincipeAangeboden vaccinatiegraad = iedereen gelijke tred (!)

DoelpubliekEerstelijnszorgaanbieders + medewerkers vaccinatiecentrum

VaccintypeAstraZeneca (-55 j)

Aantal vaccinatiesAantal toegekende vaccinaties om doelgroepen met gelijke tred te vaccinerenAantal vaccinatielijnen à rato van 20 vaccinaties per uur

CapaciteitsplanningCijfers beschikbaar voor de vaccinatieweek van 15/02

Definitieve bevestiging volgt nogSpreiding en planning door het vaccinatiecentrum zelf

Alles op één dag ?Elke dag een uurtje?

Vaccinatiecentrum Aantal vaccins Aantal vaccinatielijnen Aantal vaccinatie-uren/vaccinatielijn

VLVC000 Vaccinatiecentrum

100 1 5

Vaccinatiecapaciteit per vaccinatiecentrum

Lijst wordt eerstdaags opgesteld en verstuurd -> capaciteitsplanning is mogelijk.

HelpdeskCOVID-vaccinatie een draaiboek

web: laatjevaccineren.be

Lokale website: lokale covid info

Burger krijgt uitnodiging

2 contactopties- web- tel. lokale helpdesk

Burger zonder uitnodiging

Telefonische optie: 1700, het gratis nummer van de

Vlaamse overheid, elke werkdag van 9

tot 19u

1700 keuzemenukies corona

Kies vaccinatie => vaccinatie

Burger belt lokaal helpdesk nummer

met vraag

Lokaal nummer bereikbaar?

wachtrij voorlichters 1700

afspraakvraag?

Wachtrij agenten lokale helpdesk

Welkom-boodschap

Agenten bezet?

Wacht-boodschap -wachtmuziek

ja

Sluitings-boodschap

Einde Kan 1e lijn vraag beantwoorden?

Antwoord aan de burger

ja

Door naar escalatiepunt

nee

Burger gebruikt weboptie Weboptie lukt niet?

Agent beschikbaar

Om de 60 sec

Door-verwijzen

naar lokale helpdesk

Hel

pdes

k co

vid-

vacc

inat

ies

Helpdesk ondersteuning covid-vaccinaties

Helpdesk ondersteuning covid-vaccinatiesApart

telefoonnummer

• Minstens van 9-16u bemand op weekdagen (best ook minstens zo breed als uren vaccinatieslots)

• groepsnummer• Welkomboodschap• Wachtboodschap• Sluitingsboodschap• Voldoende lijnen

Planning

• Ga uit van zeker 1 op 20 genodigden die belt

• Volg pieken op om planning bij te sturen (vraag rapportering)

• Voorzie materiaal voor thuiswerkers, incl. headset

• Voorzie een mogelijkheid voor helpdeskmedewerkers om via chat direct met elkaar in contact te staan

Scripting en escalatieproces

• Gebruik FAQ ‘s van laatjevaccineren.be

• Leer het Doclrreservatiesysteem aan, elke stap ervan

• Vul aan met eigen scripts rond lokale info en processen. Zorg dat deze doorzoekbaar zijn

• Voorzie een registratie en 2e lijn voor moeilijke vragen.

Inbound en outbound

•Maak afspraken wanneer uitgaande oproepen voor bepaalde mensen voorrang krijgen

•Bel bij voorkeur uit met zelfde nummer als het inkomende tel. nummer

•Voorzie eigen scripts met instructies(bvb. opvullen open timeslots, escalatievragen thuisvaccinaties en vervoer)

•Maak een crisisscenario helpdesk voor als afspraken dringend moeten afgebeld

Helpdesk ondersteuning covid-vaccinaties

Geef voor een goede organisatie zo snel mogelijk door per vaccinatiecentrum

- Welk telefoonnummer de lokale helpdesk zal zijn- Tijdens welke dagen/uren dit bereikbaar zal zijn- Welk e-mailadres 1700-voorlichters kunnen gebruiken om eventueel een vraag naar

deze lokale helpdesk te kunnen doorsturen&- (indien we jullie ondertussen al bericht zouden hebben dat een centraal nummer

voorhanden zal zijn als back-up): hoe en wanneer jullie telefoons naar dit centrale nummer zullen doorrouteren

We zullen 1 van de volgende dagen een wat uitgebreider draaiboek met voorbeelden van telefonieboodschappen en andere tips online publiceren.

Personeel

Voldoende middelen?Absoluut, gezien

alle budgetten berekend zijn op basis van:100% professionele inzethet behalen van 100% vaccinatiegraad20 vaccinaties/uur (wat gemiddeld gezien zeer haalbaar is)m.u.v. uren VPK (berekeningsbasis: # gevaccineerde burgers), voor alle andere onderdelen is berekeningsbasis VC die 26 weken open zijn

we werken met forfaitaire enveloppen waarbinnen je kan schuivenwe voldoende grote voorschotten zullen uitbetalen

Maar er zijn belangrijke voorwaarden:de efficiëntie van de vaccinatielijnen moet goed bewaakt worden (sub-optimale vaccinatielijnen kosten geld)bewaken van de loonkost (=> ga uit van de richtprijzen)

Richtprijzen lonenBasis: vergoedingen gelijkaardig aan de RIZIV test- en triagecentra

Vergoeding voor vaccinator is 47,25 euro/uur, ongeacht profielprovinciale consortia engageren zich om alle thuisverpleegkundigen die via hun worden ingezet aan deze uurprijs ter beschikking te stellen, alle kosten inbegrepen, avond- en weekendwerk aan zelfde tariefAndere formules zijn mogelijk maar te bekijken tussen aanbieders en vaccinatiecentra

Vergoeding arts/apotheker in de rol toezichthoudend medisch verantwoordelijke/farmaceutisch expert

80,33 euro/uur (incl. BTW)Weekendwerk 119,93 euro/uur (incl. BTW)Bemerk: Rol als vaccinator is tegen 47,25 euro/uur (incl. BTW)

Vrijwilligerswerk: de wettelijk vastgelegde vrijwilligersvergoeding is 35,41 euro/dag binnen het jaarmaximum (verlenging verhoging plafond in onderhandeling)BTW-vrijstelling -> aangevraagd en u wordt geïnformeerd

Inzetten vrijwilligers?

Andermaal: kostprijs berekenend op basis van professionele inzet=> er is dus zeker budget om vrijwilligers te betalen want dagvergoeding vrijwilliger < uurprijs professioneel

Maar: zorg voor evenwicht tussen professionele inzet en inzet maatschappelijk engagement

=> het is een marathon, geen spurt: professionele inzet als basis om inspanning vol te houden

HR-ondersteuning vanuit Zorgnet-Icuro/SOM en VIVEL

Zorgnet-Icuro/SOMSociaal overleg i.f.v. afsluiten van een raamakkoord (detachering)Helpdesk voor zorgraden voor wat betreft arbeidsrechtelijke vragen m.b.t. inzet medewerkersVerder opleiding inzake:

Loon- en arbeidsvoorwaardenArbeidsduurBeroepsgeheim en discretieplichtPreventie

VIVELWebinar VIVEL voor zorgraden: Juridisch HR-kader voor de vaccinatiecentraPersoneelsplanningstool voor de HR-manager (opleiding + helpdesk)

Vaccineren van de vaccineerders

Vanaf week van 15/2 start de vaccinatie in de vaccinatiecentraEnerzijds : eerstelijnszorgverstrekkersAnderzijds medewerkers van de vaccinatiecentra (in eigen VC, niet in domicilie)

ProfessionelenVrijwilligers=> neem zeker ook vrijwilligers mee van vervoer minder mobielen

•Tip:1. Check bij onboarding van nieuwe medewerkers zeker vaccinatiestatus2. Doe de inplanning vaccinatoren de eerste 3 weken met reeds gevaccineerde artsen en VPK (provinciale

consortia houden hiermee rekening)3. Plan de vaccinatie van de medewerkers ifv hun inplanning in de komende weken

Nog enkele belangrijke issues

Mensen met beperking (doven/blinden/…)

In de ideale wereld, een extra vaccinatielijn maar weinig realistisch gezien de capaciteitsplanning.Mogelijke scenario's:

Allereerst: meerderheid is zelfredzaam, mits een eenvoudige attente houding van medewerkersMensen mogen eigen mantelzorger/helper meebrengen, deze persoon mag mee gaan door vaccinatielijnIndien er specifieke ondersteuning nodig is:

dit kan vooraf aangegeven worden in call centerstewards kunnen ingeschakeld worden om te assisteren

Verzekering

Aanbod grote verzekeraar wordt rondgestuurd naar de vaccinatiecentraDekking van

de burgerlijke aansprakelijkheid (BA) in verband met de organisatie en het beheer van vaccinatiecentra;de beroepsaansprakelijkheid van alle personen die betrokken zijn bij de activiteiten van deze centra (met inbegrip van de medische BA van de zorgverleners);de lichamelijke ongevallen die voornoemde personen in het kader van deze activiteiten zouden kunnen oplopen

Vrijblijvend aanbodConform de wet op de overheidsopdrachten om hierop in te tekenen

Kost schade/verlies/diefstal vaccins: wordt centraal geregeld

In de kijker: ventilatie

Vaccinatiesite = lokale verantwoordelijkheidRichtlijnen -> zie draaiboek

Mechanische ventilatie of door het openen van deuren en/of ramen.Centrum zelfGesloten ruimtes goed ventileren

CO2-meterEr wordt gestreefd naar een CO2 waarde van 900 ppm

Hogere waarden -> extra ventilerenZie operationeel draaiboek: www.laatjevaccineren.be

Communicatiemateriaal

https://www.laatjevaccineren.be/materialen-voor-de-signalisatie-in-een-vaccinatiecentrum

Signalisatiemateriaal en inrichtingIs vervat in infrastructuurbudgetDruk lokaal te voorzien

Video https://www.facebook.com/laatjevaccineren/videos/437240067716628

Tot slot

Voorzie een PC voor HR-verantwoordelijkeFFP2-mondmasker voor vaccinator is vervangen door chirurgisch op advies HGR/RAG en RMG2D-scanners voor BAR- en QR-codes (nodig bij gebruik van Doclr) worden aangeschaft door Vlaamse Overheid en verdeeld naar de centraNoodtrousse: in onderlinge afspraak tussen HAK's, apothekersverbond en Rode Kruis te voorzien=> we gaan ervan uit dat dit standaard materiaal is dat kan voorzien worden⇒ indien toch nood aankoop => werkingsbudget programmamanagement of

vaccinatieteams⇒ Richtprijs 300 euro inclusief BTW

Thuisvaccinatie

Vaccinatie op maat

ThuisvaccinatieBij patiënt/cliënt thuis1 vpk/arts per burger30min/vaccin

AandachtspuntenWeinig efficiëntVraag-aanbod bij start probleemEigenschappen vaccins beperken

AstraZenecaModerna

Mobiele vaccinatieVaccinatie van groep

CollectiviteitenKwetsbare doelgroepen

Door team (3vpk/1arts)

AandachtpuntenMogelijk wanneer voldoende vaccins beschikbaarEfficiënter dan thuisvaccinatieKosten-baten mobiele vaccinatie vs. groep naar vaccinatiecentrum te laten komen

Criteria fase 1B

Het hoofdcriterium = mobiliteit van de burger: hij kan of mag zich niet verplaatsen naar het vaccinatiecentrum.

Verfijning van de medische criteria zijn: Risicopatiënt voor transport of besmetting omwille van medische behandeling of ziekte (bv kanker)DementieErnstige autismeErnstige psychiatrische problematiekBedlegerigErnstige fysieke handicap

Criteria fase 2

Idem fase 1B = thuisvaccinatie + moeilijk bereikbare doelgroepen

Vaccins worden geleverd, bewaard en bereid in het vaccinatiecentrumLangere houdbaarheid van het vaccin na bereiding is essentieel Infrastructuur moet beschikbaar zijn (tent, lokaal buurthuis,…)Planning

gebeurt obv de beschikbare vaccins past binnen de beschikbare quota van het VCwordt meteen een 2e moment van vaccinatie ingeboekt indien nodigde planning laat toe om zonder vaccin-overschotten te werken op locatie

Capaciteit

Per uur(Geen

verplaatsingstijd)

Per uur (inclverplaatsingstijd

)Per 2 uur Per 5 uur

1 vpk 2 1 3 8

2 vpk afzonderlijk 4 3 7 16

3 vpk afzonderlijk 6 5 11 24

3 vpk + arts afzonderlijk 8 7 15 32

Mobiel team (gezamenlijk) 100?

Waarom een apart team en niet de huisarts of thuisverpleegkundige

De mRNA-vaccins die momenteel geleverd worden, laten dit niet toe:Bewaring op lage temperaturen

Vraagt specifieke medische koelkasten Grote verantwoordelijkheid voor de koude keten

Na bereiding van het vaccin is het maar beperkt houdbaarModerna mag niet meer getransporteerd worden na bereiding

Selectie door zorgaanbieders

Zorgaanbieders in de eerstelijnszone stellen een lijst samen van de patiënten/cliënten die in aanmerkingen komen volgens de criteria

HuisartsThuisverplegingDiensten voor Gezinszorg

Het is de taak van de populatiemanager onder supervisie van de arts om per ELZ en per vaccinatiecentrum om de planning hiervoor op te stellen i.s.m. de betrokken zorgactoren

Hoe de burger toeleiden naar een thuisvaccinatie

Medische evaluatie altijd noodzakelijkVia de huisartsAangevraagd via het lokale callcenter -> toeleiding naar medische evaluatie

Lokale callcenter heeft NIET de eindbeslissing

Burger behoort tot de doelgroep

Heeft problemen met begeleiding

Is er mantelzorg die vervoer

kan opnemen

MZ neemt vervoer op

naar VC

Cliënt bij dienst voor

gezinszorg

Opnemen binnen uren-contingent

Voldoet aan de criteria

Contact opnemen populatiemanager

ja

ja

ja

ja

ja

neen

Later terugbellenneenOproep burger met vraag voor thuisvaccinatie

neen

Staat de burger op de lijst voor thuisvaccinatie?

Thuisvaccinatie ok

neen

ja

Contact opnemen met HA

neen

Heeft een huisarts

Vaccinatie in het VC

neen

ja

Dry Run

De Dry-Run praktisch

2 kandidaten geselecteerdIzegemBeringen

samenwerking tussen Agentschap, lokale besturen en eerstelijnszoneVolgende week woensdag – feedback naar alle vaccinatiecentraAanleveren scripts en tools alle vaccinatiecentra

05/02 dry-run scripts08/02 toegang doclr12/02 alle materialen (inclusief barcode en QR-scanners)

Iedereen kan Dry-Run organiseren met dezelfde info.

Mijn burgerprofiel

Communicatie COVID vaccinatie via Mijn BurgerprofielWebinar vaccinatiecentra lokale besturen en zorgraden04.02.2021

Siri Craen

Mijn Burgerprofiel op jouw website

Link naar persoonlijke COVID-19 vaccin pagina in Mijn Burgerprofiel

Hulp bij aanmelden is voorzien via 1700

Vragen over Mijn Burgerprofiel pagina’s zijn ondersteund via 1700

Mijn BurgerprofielSchermen kunnen wijzigen in functie van nog lopende en te nemen beslissingen!

Scenario 1: vaccinatiedatum nog

niet gekend

Burger heeft nog geen uitnodigingsbrief ontvangen

Burger heeft eBox niet gekoppeld in Mijn Burgerprofiel

Burger heeft nog geen uitnodigingsbrief ontvangen

Burger heeft eBox gekoppeld in Mijn Burgerprofiel

Scenario 2:afspraak voor vaccinatie

wordt toegewezen

Burger heeft uitnodigingsbrief met datum ontvangen

Scenario 3:burgers die eBox reeds

koppelden met Mijn Burgerprofiel

Burgers met gekoppelde eBox ontvangen de brief ook via een melding

Burgers met gekoppelde eBox ontvangen de brief ook via een melding

Burgers met gekoppelde eBox ontvangen de brief ook via een melding

Burgers met gekoppelde eBox ontvangen de brief ook via een melding

Burgers met gekoppelde eBox ontvangen de brief ook via een melding

Ook Mijn Burgerprofiel op jouw website?

Ook Mijn Burgerprofiel op jouw website?

Hoe:Stuur een ingevuld intakeformulier global header-integratie naar aansluitingen.mijnburgerprofiel@vlaanderen.be

Algemene informatie:Meer informatie op de websiteInfo.mijnburgerprofiel@vlaanderen.be

Vraag nú aan voor een go-live tegen maart!

Tot slot

Volgende webinar?

Wekelijkse sessie met het Agentschap Zorg en Gezondheid even op pauze o.w.v. de operationele begeleiding van de vaccinatiecentra tijdens de opstartweek

Volledige focus op het opstarten van de vaccinatiecentra om de zorgaanbieders te vaccineren

Volgende datum van zal via onze gebruikelijke kanalen worden aangekondigd.

EindeBedankt voor uw deelname

www.laatjevaccineren.be/covid-19/vaccinatie-covid-19-voor-professionals

U vindt alle info terug via laatjevaccineren.be