InfosessieOpstart VaccinatiecentraProcessen & ToolsMaandag 8 februari 2021

Agenda

09.00u – Welkom 09.10u – Macro-Planningprocessen (Logistieke planning en Allocatie)09.30u – Overzicht van de processen / scripts in een vaccinatiecentrum10.00u – IT applicaties in het centrum en voorziene ondersteuning10.15u – Demo van basisinstellingen voor opstart in Doclr

Macro-Planningprocessen(Logistieke planning en Allocatie)

Logistieke Planning en Allocatie

Bevestiging levering vaccins

Preallocatie vaccins aan

vaccinatiecentraFinale allocatie

Preallocatie

VAZG

VACC INAT IECENTRUM

Farmaceutisch Verantwoordelijke

Capaciteits-planning o.b.v.

preallocatie

Capaciteits-planning

Coördinator

PRODUCENT

Openstellen reservatiesysteem +

trigger uitnodigingen

Bestelling/boeking transport

D=0

D-4

D-8

D-9

D-8

D-9

D-10

Go Live ELZ (onder voorbehoud)

Schematisch

1. Ontvangst Bevestiging vaccins

2. Pré - allocatie vaccins

3. Capaciteits-planning

4. Finale allocatie vaccins

5. Openstellen Reservatie-systeem

Pré-allocatie: Vandaag!Capaciteitsplanning: vanaf vandaag, bevestiging vóór 10/2 door niet te reagerenFinale allocatie: 10/2Levering ten vroegste 18/2, Vaccinatie kan starten de dag nadienMedista bevestigt de exacte leverdatum begin volgende week. Vervolgens: werkschema invullen en uitnodigingen uitsturen. Met e-mail (+/- 70%) en brief (allemaal)

Overzicht van de processenin een vaccinatiecentrum>Scripts

Vanaf 15/Feb

Vaccinatie zichtbaar in MyHealthViewer

Auto-upload vaccinaties naar

Vaccinnet

Manuele upload vaccinaties naar

Vaccinnet

Naar huis

Afgave anamnese vragenlijst + vaccinatie +

registratie vaccinatie

Naar huis

Dry run scripts vs. opstart week 15 februari

Overlopen anamnese vragenlijst

Overlopen informatie over vaccinatie

anamnese vragenlijst

Openstellen reservatiesysteem +

trigger uitnodigingen

Bevestigen / verplaatsen & bevestigen / annuleren van

afspraken 1e en 2e dosis

Aanmelden bij VC voor 1e

dosis afspraak (<38°C, geldig ID, uitnodiging

en/of e-ticket, en geen (andere) Covid-19 symptomen)

Openstellen reservatiesysteem + upload

uit te nodigen burgers

Aanduiding voor snel-boek-procedure

Afspraken vastleggen & bevestigen

D+2

D-4 D=0

Anamnese vragenlijst met aanduiding lijn

NegatiefadviesPositief

advies

Vaccinatiekaartje

Vanaf 15/Feb

Vanaf 15/FebVanaf 15/Feb

Vanaf 9/Feb

Dry run scripts

I. Inhoud van dit document

1. Tabblad Persona burger

2. Tabblad Medewerkers

3. ScriptsBevat 34 individuele scripts die stap per stap een bepaalde situatie doorlopen.

II. Hoe dit document te gebruiken

1. Er wordt aan elke burgerpersona in tabblad "Persona burger" één of meerdere vrijwilligers toegekend.2. De medewerkers nemen de toegekende scripts in tabblad "medewerkers" door.3. De vrijwilligers nemen hun individuele persona, samen met de gelinkte scripts, door. 4. In functie van hun persona doorloopt de vrijwilligger het vaccinatieprocess zoals beschreven in de scripts.

Bevat alle mogelijke omschrijvingen van situaties waarmee de burger in aanraking komt voor, tijdens en na de vaccinatie. Elke rij komt overeen met 1 mogelijke situatie & is gelinkt aan één of meerdere scripts die stap per stap de situatie overloopt.

Bevat alle medewerkers die zich in het vaccinatiecentrum begeven.Elke rij komt overeen met 1 rol & is gelinkt aan één of meerdere scripts waarmee de medewerker in aanraking zal komen.

Voortraject

Opladen van de uit te nodigenpopulatie in Doclr

post sms email

Afspraak Checklist

IT-toepassingenin het vaccinatiecentrum& voorziene ondersteuning

Doclr Vaccinnet Voorraad-beheer

AfsprakenbeheerCentrumconfiguratieBeheer en aansturing van de algemene afsprakenkalender

X

OnthaalInchecken van patiëntenUitchecken (optioneel)

X

Medische Anamnesescannen idAnamnese (op papier)OK Ja/nee

X

Vaccinatiescannen idRegistratie vaccinatie via Doclr X

Wachtkamer en verlaten van het centrumUitchecken van patiënten (optioneel) X

Bereiding en voorraadLabelen van opgetrokken spuitenBeheer van voorraden in voorraadbeheersysteem X

Administratieve naverwerking VaccinatiesExport uit Doclr en upload vaccinnet X X

IT-toepassingen

Algemene en gerichtecommunicatie

Documentatie & instructievideo’s

Opleidingssessies via MS Teams

Open sessies voorvraag en antwoordvoor gebruikers

Ondersteuning

Gebruikershelpdeskvoor de toepassingen

Voor de vaccinatiecentrain het gebruik van de toepassingen

Via webinars engeschreven communicatie

Via een webpagina onderwww.laatjevaccineren.be

Via een open opleidingskalender

Op een aantal vastgelegdetijdstippen

Terugkoppel-momenten voorcentrum-verantwoordelijken

Op een aantal vastgelegdetijdstippen

08u-18u -> specifiektelefoonnummer en email adresvolgen

Vaste open opleidingskalender voor de medewerkers in functie van hun rol in het centrum en de te gebruiken tools

Mix van tijdstippen per onderwerp (afwisselend)

Iedere sessie heeft een teams link. Voor deelname is geen inschrijving vereistCentrumverantwoordelijken helpen te verduidelijken wie welke opleiding best volgt. ->

Wordt ook uitgelegd op de nog te voorziene webpagina op laatjevaccineren.be

Opleidingssessies voor gebruik van de IT-tools

8/02 Maandag 9/02 Dinsdag 10/02 Woensdag 11/02 Donderdag 12/02 Vrijdag

09u00

12u00

14u00

16u00

18u00

On-site dry-run Izegem

Toegang tot de test-omgeving Doclr

Oefentijd

Parametrisatie centrum& Manueel uitnodigen

Ik begrijp wat er komt

Oefentijd

Ik kan in test mijn centrum configureren

Ik probeer enkele scenario’s uit en kan terugvallen op assistentie

Ik krijg de laatsteinstructies mee in functie

van maandag 15/2

Collectieve sessie

Ondersteunende sessie

Ondersteunende sessie

Voorbereidingsweek met focus op de centrumverantwoordelijken

Kom binnen enstel je vraag

MS Teams Café, met chat

Rond gebruik van de apps, Parametrisatie, Agenda slots

Overlopenoefenmateriaalwat kan ik uitproberen

Webinar& Doclr Demo

MS Teams Café, met chat

Gebruik van de apps

Parametrisatie, Agenda slots

TerugkoppelmomentOverzichtopleidingsschema15-19/2

What’s new. Finale manier van werken voorweek van 15e

Q&A Businessvragen

Oefentijd

Wie moet welke kennis verwerven in Doclr?Vaccinatoren,Afnemers anamnese

Onthaal- en/of callcentermedewerker

Centrum-verantwoordelijke

Farmaceutisch verantwoordelijke

• Scannen ID• Ingeven van anamneseresultaat (tbd)• Vaccinregistratie x x x

• Scannen ID • Inchecken • Uitchecken (indien van toepassing) x x x

• Configuratie centrum (lijnen, benamingen, doorstroomsnelheden, ..)

• Afsprakenbeheer• Gebruikersbeheer centrummedewerkers

x x

• Exporteren vaccinatiegegevens voor Vaccinnet(Details over vervolgstappen in de van de “Vaccinnet opleiding) x x

InformatiebronnenDraaiboeken via https://www.laatjevaccineren.be/alles-voor-een-vlotte-organisatie-

van-een-vaccinatiecentrum.

Deze presentative + opname als starterspakket.Ondersteuning van de centrumverantwoordelijkenom hun medewerkers te briefen.

Specifieke webpagina op https://www.laatjevaccineren.be/opleidingsmateriaal-voor-een-vlotte-werking-van-een-vaccinatiecentrum

documentatie, opleidingsmateriaalopleidingskalender

Terugkoppelmomenten voorcentrumverantwoordelijken

Tussen de middag op ma, woe, vrij vanaf 15/2

Uitwisseling van ervaringen / tips tussen de centraFeedback rond verloop en verbeterpunten rond o.m. kennisopbouw,

zelfredzaamheidGelegenheid om de centrumverantwoordelijken te briefen rond evoluties

Voorziene releases van de toolsNieuwe functionaliteitenCorrecties voor vaak voorkomende foutenUpdates van documentatieUpdates van trainingsinhoud of aangeraden nieuw te volgen sessies voorspecifieke rollen

https://www.laatjevaccineren.be/opleidingsmateriaal-voor-een-vlotte-werking-van-een-vaccinatiecentrum

Demo Centrumconfiguratie in Doclr

Zie aparte presentatie opwww.laatjevaccineren.be/webinars-covid-19-vaccinatie

Bedankt en success!

EindeBedankt voor uw deelname

www.laatjevaccineren.be/covid-19/vaccinatie-covid-19-voor-professionals

U vindt alle info terug via laatjevaccineren.be