Administratieve lastenverminderen?

ICT verbeteren!

Meet up informatieberaad zorg26 juni 2017

Anneke van Mourik

www.pwc.nl

Onderzoek overhead inde langdurige zorg 2016

PwC

Onderzoek naar overhead in de langdurige zorg

De Tweede Kamer pleit voor verlagen van deoverheadkosten en denkt aan een maximumnormvoor overhead

De staatssecretaris heeft zich steeds verzet tegen een‘Haagse norm’

De Directie Zorgverzekeringen heeft een onderzoeklaten uitvoeren naar overhead in de Wlz

Inmiddels heeft de Tweede Kamer het manifest Borstomarmd middels een motie Klever c.s. Daarin is weleen norm genoemd: maximaal 10%

De staatssecretaris komt nu uit bij het ontwikkelenvan een richtlijn die zorgkantoren kunnen gebruikenbij hun periodieke contacten met zorginstellingen enin het proces van de inkoop van Wlz-zorg

Administratieve lasten verminderen?2

juni 2017

PwC

Onderzoek naar overhead in de langdurige zorg 2016

Uitgangspunten:

cliëntgebonden ICT is geen overhead

het uitvoeren van overheadtaken op de werkvloer iswel overhead

Overhead is dus in het onderzoek:

centrale overhead +

decentrale overhead +

overhead op de werkvloer

Kortom: overheadkosten zijn alle niet-cliëntgebondenkosten

3juni 2017

Begrip Definitie of omschrijvingCentrale overhead Kosten RvB, administraties, HRM,

kwaliteit en andere staffuncties enalgemene kosten

Decentrale overhead of directtoerekenbare kosten

Locatiemanagers, planning,locatiekosten, energie- enonderhoudskosten enautomatiseringskosten

PwC

Enkele uitkomsten (raadpleeg het rapport voor toelichting en meerverbanden)

Vraag/hypothese Uitkomst

Hoe hoog is het aandeel overhead in de nieuwedefinitie?

41,6% Zie volgende slide

Hoe meer zelfsturing, hoe lager de overheadkosten W.b. de overheadkosten op de werkvloer: ja, zeerwaarschijnlijk. W.b. de overheadkosten centraal:geen verband zichtbaar. W.b. de ervaren overhead:ja, zeer waarschijnlijk

Hoe meer de medewerkers zich gefaciliteerdvoelen, hoe lager de overheadkosten

Idem

Hoe hoger het aantal contractpartijen van eenzorgaanbieder, hoe hoger de overheadkosten

Ja, zeer waarschijnlijk

Een financieel gezonde organisatie heeft lagereoverheadkosten

Niet bewezen, er is geen verschil te zien

Medewerkers willen 100% cliëntgebonden tijd Nee, zie slide 7

4juni 2017Bron: Onderzoek PwC niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016

PwC

Opbouw niet-cliëntgebonden kosten

5juni 2017Bron: Onderzoek PwC niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016

Overheadkostenverminderd met

kosten vancliëntgebonden ICTen vermeerderd met

kosten vanoverheadtakenuitgevoerd door

zorgmedewerkers opde werkvloer

PwC

Beperkte spreiding huidige cliëntgebonden tijd(schatting medewerkers)

2,3%2,4%

3,4%

2,3%*

-

10

20

30

40

50

60

70

80

Ervaren cliëntgebonden tijd

Gem. 62,7%

N=22

3.271 respondenten

45,1%

75,4%

Bron: Onderzoek PwC niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016

PwC

Verschil tussen huidige en ideale cliëntgebonden tijd is gemiddeld6,7%, met beperkte spreiding

2,3%2,4%

3,4%

2,3%*

-

10

20

30

40

50

60

70

80

90

Ervaren cliëntgebonden tijd Gap gewenst cliëntgebonden tijd

Gem. 69,4%

54,8%

78,1%

met gewenste cliëntgebonden tijdN=22

3.271 respondentenBron: Onderzoek PwC niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016

PwC

Een norm voor overhead?

Uit het onderzoek blijkt:

Overheadkosten lijken geen verband tehouden met een gezonde exploitatie

Medewerkers voelen zich tot op zekerehoogte ondersteund door overhead

Eerdere benchmarks in de VVT bevestigendeze uitkomsten

Onderzoeksconclusie:

Het stellen van een norm voor overheadlijkt niet zinvol

Beter is het de oorzaken van onnodigeoverhead aan te pakken

Volgens medewerkers zijn de oorzaken:

tekortschietende ICT

inefficiënte werkprocessen

te hoge regeldruk

Hoe aanpakken?

8juni 2017Bron: Onderzoek PwC niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016, ActiZ Benchmark in de Zorg 2010- 2015

PwC

Drie wegen naar reductie van onnodige niet-cliëntgebonden tijd

Elk goed voor ongeveer een derde van deverwachte vermindering van overhead

En elk goed voor heel veel minder irritatie

De drie wegen naar reductie hangen metelkaar samen

We concentreren ons nu verder op de ICT

Met als focus: facilitering van medewerkersop de werkvloer

Iedere verbetering op de werkvloerheeft effect op de tijdsbesteding vanduizenden medewerkersmultipliereffect

9juni 2017Bron: Onderzoek PwC niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016

PwC

Kernuitspraken van medewerkers op de werkvloer over ICT

10juni 2017

Ik ben dit werk gaan doen omdat ik betermet mensen om kan gaan dan met de

computer. Daarom heb ik behoefte aancomputertraining afgestemd op mij.

Niet alles op een verschillend tabblad,geen lijstjes die je eerst apart moet invullenen dan nog in het systeem moet zetten, geen

dubbele invoer. En minder TRAAG.

Wie zorgt ervoor dat er iets gaatveranderen?

Concreet merk ik dat als je de techniekgoed inzet en voor je laat werken,

je de regeldruk en overhead kan reducerenten bate van directe zorg

Bron: Onderzoek PwC niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016

PwC

1. Training en ondersteuning

Vraag/opmerking Actie

‘Ik ben – op mijn leeftijd en als zorgverlener – nietgewend met ICT te werken. En net als ik het snap,komt er weer iets nieuws’

• Sluit aan bij wat medewerkers wél kunnen(Facebook, apps op iPhone)

• Leer van de seniorencursussen• Ontwikkel aantrekkelijke e-learnings• School medewerkers regelmatig bij• Wijs in elk team een key user aan, die collega’s

op weg helpt

‘Ik wil graag leren werken met ICT maar staat datde communicatie van mens tot mens niet in deweg?’

• Luister naar de cliënt en zijn omgeving. Uit debenchmark VVT bleek dat zij behoefte hebbenaan meer moderne ICT: begeleidingsapp,familienet, ECD waar ook zij in kunnen schrijven

‘Ik heb niet alleen computerproblemen onderkantooruren’

• Een klantvriendelijke ICT-helpdesk ook buitenkantooruren

11juni 2017Bron: Onderzoek PwC niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016, diepteonderzoek bij zorgorganisatie en workshop informatieberaad 26 juni 2017

De quotes op slide 11 t/m 18 zijn afkomstig uit1) het overheadonderzoek, 2) een diepte-onderzoek bij een zorgorganisatie en 3)

aanvullingen van deelnemers aan de workshopop 26 juni

PwC

1. Inrichting ICT 1

Vraag/voorbeeld Actie

‘In ons zorgregistratiesysteem zijn de modulesindicatie, zorgarrangement en planning niet aanelkaar gekoppeld. Elke wijziging moet demedewerker handmatig drie maal doorvoeren. Ditwas in een stabiele intramurale situatie geenprobleem, maar in de wijkverpleging verandert erelke week wel iets bij de cliënt’

• Het kan zijn dat het systeem technisch geziende mogelijkheden wel biedt, maar dat deorganisatie of de medewerker de mogelijkhedenonvoldoende benut

• Het kan ook zijn dat het systeem dezemogelijkheden niet biedt

• Dit is voor een individuele organisatie vaakmoeilijk op te lossen

• Bundel de krachten, zie ook bij 3. Regie

‘Berichten van buiten de organisatie (familieleden,huisarts) moeten via pdf handmatig in het dossierworden geplakt. Uploaden is niet mogelijk.’

‘In onze zorgregistratie kunnen wij geen meldingvan binnengekomen berichten ontvangen. Hetdagelijks checken kost veel tijd.’

12juni 2017

?

Bron: Onderzoek PwC niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016, diepteonderzoek bij zorgorganisatie en workshop informatieberaad 26 juni 2017

In de voorbeelden gaat het omverschillende veelgebruikte applicaties

in de langdurige zorg.

PwC

1. Inrichting ICT 2

Vraag/voorbeeld Actie

‘Wij kunnen niet zien of een bericht door eencollega is gelezen; daardoor moeten we dit alsnogper mail of telefoon checken.’ Of… medewerkersgebruiken whatsapp met alle risico’s van dien

• Het kan zijn dat het systeem technisch geziende mogelijkheden wel biedt, maar dat deorganisatie of de medewerker de mogelijkhedenonvoldoende benut

• Het kan ook zijn dat het systeem dezemogelijkheden niet biedt

• Dit is voor een individuele organisatie vaakmoeilijk op te lossen

• Bundel de krachten, zie ook bij 3. Regie

‘In ons systeem kunnen we geen overzichtgenereren van bijvoorbeeld cliënten per huisarts.Als we overleg hebben met de huisarts, doen wedit dan maar handmatig.’

‘Soms leveren we diensten aan cliënten die niet inzorg zijn. Bijvoorbeeld alarmopvolging inserviceflat. De applicatie laat niet toe dat er daneen factuur wordt aangemaakt.’

13juni 2017

?

Bron: Onderzoek PwC niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016, diepteonderzoek bij zorgorganisatie en workshop informatieberaad 26 juni 2017

In de voorbeelden gaat het omverschillende veelgebruikte applicaties

in de langdurige zorg.

PwC

1. Inrichting ICT 3

Vraag/voorbeeld Actie

‘Ik zou een programma willen waarin je snellerdoor kunt gaan naar de rapportage van eenvolgende cliënt. Nu moeten we steeds stappenterug om een volgende cliënt te kunnenrapporteren.’

• Het kan zijn dat het systeem technisch geziende mogelijkheden wel biedt, maar dat deorganisatie of de medewerker de mogelijkhedenonvoldoende benut

• Het kan ook zijn dat het systeem dezemogelijkheden niet biedt

• Dit is voor een individuele organisatie vaakmoeilijk op te lossen

• Bundel de krachten, zie ook bij 3. Regie

‘Ik moet veel schermen bekijken om te weten tekomen wat ik moet weten voor mijn dienst.Waarom niet de belangrijke dingen op éénscherm?

‘Wat zou het handig zijn als er een spellingcontroleop zit.’

‘We kunnen alleen activiteiten per uur registreren,maar dat is een veel te grove tijdseenheid’

14juni 2017

?

Bron: Onderzoek PwC niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016, diepteonderzoek bij zorgorganisatie en workshop informatieberaad 26 juni 2017

In de voorbeelden gaat het omverschillende veelgebruikte applicaties

in de langdurige zorg.

PwC

1. Inrichting ICT 4

Vraag/voorbeeld Actie

‘We hebben te veel verschillende systemen die nietop elkaar afgestemd zijn en elk hun eigenwerkwijze hebben. Dit betekent dubbel werk.’

• Weeg bij aanschaf van ICT de afstemmings-mogelijkheden goed mee

• Luister naar de werkvloer bij de aanschaf

‘Er zitten veel functies op het systeem waar ik mebij afvraag wat ik ermee moet. Het zou fijn zijn alser een overzichtelijk rapportagesysteem komt, watsimpel maar functioneel is’.

• Luister bij de ontwikkeling van ICT naar degebruikers

• Houd de ICT eenvoudig

Ondanks het ECD en allerlei registratie-programma’s moeten we toch nog handmatigelijstjes bijhouden. Of aparte digitale lijstjes die jelater weer in de ECD’s moet verwerken.’

• Weeg informatiebehoefte altijd af tegenadministratieve lasten

• Hanteer in principe geen aparte lijstjes

‘Het ICT-onderhoud gebeurt hier binnenkantooruren. Kun je mooi een paar uur niet bij jeprogramma’s in de piektijd van de zorg.’

• Ga na of onderhoud ook buiten de kantoorurengepland kan worden

15juni 2017

?

Bron: Onderzoek PwC niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016, diepteonderzoek bij zorgorganisatie en workshop informatieberaad 26 juni 2017

PwC

1. Inrichting ICT 5

Vraag/voorbeeld Actie

‘Cliënten komen met vragen over hun tablet ofiPhone bij ons als zorgmedewerkers, maar wijweten het antwoord ook niet.’

• Laat ICT-helpdesk ook toegankelijk zijn voorcliënten als het gaat om zorggerelateerde ICT

‘Nieuwe systemen hebben vaak nog allerleikinderziektes.’

• Voer systemen pas in als ze goed getest zijn

‘De zorg digitaliseert maar wij beschikken niet eensover het minimum aan apparatuur.’

• Een veel gehoorde klacht. Maar: investeren inICT loont!

‘Computers lopen vast of de verbinding valt uit’

‘Eindeloos wachten. De computers werken zótraag.’

16juni 2017

?

Bron: Onderzoek PwC niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016, diepteonderzoek bij zorgorganisatie en workshop informatieberaad 26 juni 2017

PwC

3. De regie

Vraag/opmerking Actie

‘Partijen aarzelen om te investeren omdatinkoopcontracten vaak eenjarig zijn. Volgend jaarkan alles anders zijn.’

• Werk gezamenlijk aan meerjarigeinkoopcontracten

‘Verbeteren ICT voor individuele organisaties iszeer kostbaar. Verbeteren ICT sectorbreed is datniet, maar leveranciers doen dat alleen in eenstabiele omgeving. Die is er niet in de zorg, erverandert elk jaar van alles in de regelgeving.’

• Bundel onderhandelkracht in het overleg metleveranciers, bijvoorbeeld regionaal; er zijngoede voorbeelden. Of vorm landelijkegebruikersgroepen, zoals die er ook al zijn voorhuisartsen en apothekers

• Leg contact met het Informatieberaad• Let op het binnenkort te lanceren

ondersteuningsprogramma (VWS)• Begin vandaag met een paar collega’s een

gemeenschappelijk experiment

17juni 2017Bron: Onderzoek PwC niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016, diepteonderzoek bij zorgorganisatie en workshop informatieberaad 26 juni 2017

PwC

Verdere aanvullingen vanuit de workhop

Tip Tip

Wat wij hanteren is een rapportagesysteem dat jemet knoppen invult en automatisch samenvat.Opzet is 30 minuten per kwartaal en samenvattingverwerken is 10 minuten per kwartaal.

Zorg dat medewerkers ook iets terugkrijgen voorhun registratie. In Denemarken wordt momenteeleen dashboard ontwikkeld waarmee medewerkersop de werkvloer de resultaten kunnen zien (in hetkader van het programma Ny Styring)

18juni 2017Bron: Onderzoek PwC niet-cliëntgebonden kosten in de langdurige zorg 2016 en workshop informatieberaad 26 juni 2017

Laat ICT voor je werken

© 2017 PwC. All rights reserved. Not for further distribution without the permission of PwC."PwC" refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL), or, as the contextrequires, individual member firms of the PwC network.

Please see www.pwc.com/structure for further details.

Meer informatie:

Anneke van Mourik

Tel. 06 22 49 66 16

E-mail anneke.van.mourik@pwc.com

‘Vreemd eigenlijk, dat ik moet leren ommet de ICT om te gaan in plaats van

dat de ICT mij van dienst is’

Uitspraak deelnemer workshop