IDM C : ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENTKLAAS JAN MOLLEMA

inhoud

college 1tools voor kennisdeling

college 2documentmanagement & pakketselectie

college 3inrichting digitale collecties in Sharepoint

college 4workflows in sharepoint

college 5lab met begeleiding

situatieanalyse

definities

gegevenslosstaande feiten

informatiegegevens die van betekenis zijn voor de gebruiker

documentinformatiewaarde kan worden toegekend

metadataer kan iets over het document worden gedocumenteerd

ontsluitinghet ontlenen of toekennen van documentkenmerken aan / van een document en deze registreren

ontlenenregistratie van direct van het document af te lezen documentkenmerken (formele ontsluiting)

toekennenregistreren van documentkenmerken die niet direct van het document zijn af te lezen (inhoudelijke ontsluiting)

definities

gegevenslosstaande feiten

informatiegegevens die van betekenis zijn voor de gebruiker

documentinformatiewaarde kan worden toegekend

metadataer kan iets over het document worden gedocumenteerd

ontsluitinghet ontlenen of toekennen van documentkenmerken aan / van een document en deze registreren

ontlenenregistratie van direct van het document af te lezen documentkenmerken (formele ontsluiting)

toekennenregistreren van documentkenmerken die niet direct van het document zijn af te lezen (inhoudelijke ontsluiting)

definities

gegevenslosstaande feiten

informatiegegevens die van betekenis zijn voor de gebruiker

documentinformatiewaarde kan worden toegekend

metadataer kan iets over het document worden gedocumenteerd

ontsluitinghet ontlenen of toekennen van documentkenmerken aan / van een document en deze registreren

ontlenenregistratie van direct van het document af te lezen documentkenmerken (formele ontsluiting)

toekennenregistreren van documentkenmerken die niet direct van het document zijn af te lezen (inhoudelijke ontsluiting)

definities

gegevenslosstaande feiten

informatiegegevens die van betekenis zijn voor de gebruiker

documentgegevens die zijn vastgelegd en reproduceerbaar zijn

metadataer kan iets over het document worden gedocumenteerd

ontsluitinghet ontlenen of toekennen van documentkenmerken aan / van een document en deze registreren

ontlenenregistratie van direct van het document af te lezen documentkenmerken (formele ontsluiting)

toekennenregistreren van documentkenmerken die niet direct van het document zijn af te lezen (inhoudelijke ontsluiting)

definities

gegevenslosstaande feiten

informatiegegevens die van betekenis zijn voor de gebruiker

documentgegevens die zijn vastgelegd en reproduceerbaar zijn

metadataer kan iets over het document worden gedocumenteerd

ontsluitinghet ontlenen of toekennen van documentkenmerken aan / van een document en deze registreren

ontlenenregistratie van direct van het document af te lezen documentkenmerken (formele ontsluiting)

toekennenregistreren van documentkenmerken die niet direct van het document zijn af te lezen (inhoudelijke ontsluiting)

definities

gegevenslosstaande feiten

informatiegegevens die van betekenis zijn voor de gebruiker

documentgegevens die zijn vastgelegd en reproduceerbaar zijn

metadataer kan iets over het document worden gedocumenteerd

ontsluitinghet ontlenen of toekennen van documentkenmerken aan / van een document en deze registreren

ontlenenregistratie van direct van het document af te lezen documentkenmerken (formele ontsluiting)

toekennenregistreren van documentkenmerken die niet direct van het document zijn af te lezen (inhoudelijke ontsluiting)

definities

gegevenslosstaande feiten

informatiegegevens die van betekenis zijn voor de gebruiker

documentgegevens die zijn vastgelegd en reproduceerbaar zijn

metadataer kan iets over het document worden gedocumenteerd

ontsluitinghet ontlenen of toekennen van documentkenmerken aan / van een document en deze registreren

ontlenenregistratie van direct van het document af te lezen documentkenmerken (formele ontsluiting)

toekennenregistreren van documentkenmerken die niet direct van het document zijn af te lezen (inhoudelijke ontsluiting)

definities

gegevenslosstaande feiten

informatiegegevens die van betekenis zijn voor de gebruiker

documentgegevens die zijn vastgelegd en reproduceerbaar zijn

metadataer kan iets over het document worden gedocumenteerd

ontsluitinghet ontlenen of toekennen van documentkenmerken aan / van een document en deze registreren

ontlenenregistratie van direct van het document af te lezen documentkenmerken (formele ontsluiting)

toekennenregistreren van documentkenmerken die niet direct van het document zijn af te lezen (inhoudelijke ontsluiting)

definities

informatiesysteemhet geheel van mensen, middelen, procedures en regels wat de informatievoorziening verzorgt

systeem- doelmatig samenhangend patroon.- een uit meerdere onderdelen bestaand stelsel dat als geheel toegevoegde eigenschappen heeft

casus

informatie

analyse

gegevens gebruikersbedrijf pakket

informatie

analyse

gegevens gebruikersbedrijf pakket

- bedrijfsanalyse- product- omgeving

informatie

analyse

gegevens gebruikersbedrijf pakket

informatie

analyse

gegevens gebruikersbedrijf pakket

- informatiestromen- welke documenten- workflow vs doc

informatie

analyse

gegevens gebruikersbedrijf pakket

informatie

analyse

gegevens gebruikersbedrijf pakket

- welke gegevens- metadata- veldeigenschappen

informatie

analyse

gegevens gebruikersbedrijf pakket

informatie

analyse

gegevens gebruikersbedrijf pakket

- persona’s- werkprocessen- scenario’s

informatie

analyse

gegevens gebruikersbedrijf pakket

informatie

analyse

gegevens gebruikersbedrijf pakket

- pakketten- kenmerken- wensen en eisen

informatie

analyse

gegevens gebruikersbedrijf

pakket

wensen &eisen

documentmanagement

beschrijft de factoren die van belang zijn voor een ontwikkelende organisatie

- elk gegeven heeft een standaard definitie

- elk gegeven kent een eigenaar en een beheerder

- elk gegeven wordt enkelvoudig opgeslagen

- gegevens worden zo dicht mogelijk bij de bron vastgelegd

enterprise architectuur

informatie architectuur

beschrijft de inhoudelijke relaties tussen toepassingen en gegevensverzamelingen onderling

- welke groepen documenten?

- welke metadata - formele metadata - inhoudelijke metadata - administratieve metadata

- welke relaties zijn er tussen data

- welke kenmerken hebben de metadata - veldlengte - soort invoer (tekst, numeriek, boolean, datum, ...)

- validatie (berekening, woordsysteem, datum)

- verplicht - herhaalbaar

informatie architectuur

beschrijft de inhoudelijke relaties tussen toepassingen en gegevensverzamelingen onderling

- welke groepen documenten?

- welke metadata - formele metadata - inhoudelijke metadata - administratieve metadata

- welke relaties zijn er tussen data

- welke kenmerken hebben de metadata - veldlengte - soort invoer (tekst, numeriek, boolean, datum, ...)

- validatie (berekening, woordsysteem, datum)

- verplicht - herhaalbaar

informatieplattegrond

>> Jos van Helvoort

informatie architectuur

beschrijft de inhoudelijke relaties tussen toepassingen en gegevensverzamelingen onderling

- welke groepen documenten?

- welke metadata - formele metadata - inhoudelijke metadata - administratieve metadata

- welke relaties zijn er tussen data

- welke kenmerken hebben de metadata - veldlengte - soort invoer (tekst, numeriek, boolean, datum, ...)

- validatie (berekening, woordsysteem, datum)

- verplicht - herhaalbaar

documentensets

content types

informatie architectuur

beschrijft de inhoudelijke relaties tussen toepassingen en gegevensverzamelingen onderling

- welke groepen documenten?

- welke metadata - formele metadata - inhoudelijke metadata - administratieve metadata

- welke relaties zijn er tussen data

- welke kenmerken hebben de metadata - veldlengte - soort invoer (tekst, numeriek, boolean, datum, ...)

- validatie (berekening, woordsysteem, datum)

- verplicht - herhaalbaarXgeen informatiearchitectuur

geeft dat je eigenlijk weer een fileshare begint

inconsistentie en redundantie

inconsistentiegegevens spreken elkaar onderling tegen

redundantiegegevens staan op meerdere plekken opgeslagen

workflow management

Workflow management is de beheersing van werkstromen, ofwel van de beweging van informatie, vaak met geautomatiseerde middelen.

documenten koppelen aan een workflow

geautomatiseerde afhandeling

document management

A document management system (DMS) is a computer system (or set of computer programs) used to track and store electronic documents.

mappenstructuur

tagging

trefwoorden

workflows

versiebeheer

bewaartermijnen

online samenwerking

term store management

het beheren van een termenset die gebruik kan worden voor de duiding van de betekenis van een document

- thesaurus- folksonomie- term store in Sharepoint

pakketselectie

pakketselectie

aan de hand van verschillende organisatorische randvoorwaarden selecteren van een geschikte software oplossing

input:- opdrachtgevergesprek- analyses van de situatie (bedrijf, informatie, gegevens, gebruikers)

output:- overzicht van geschikte pakketten- uiteindelijke keuze

MOSCOW methode

onderbouwd prioriteren van wensen en eisen

M - must havesdeze eisen (requirements) moeten in het eindresultaat terugkomen, zonder deze eis is het product niet bruikbaar;

S - should havesdeze eisen zijn zeer gewenst, maar zonder is het product wel bruikbaar;

C - could havesdeze eisen zullen alleen aan bod komen als er tijd genoeg is;

W - won't havesdeze eisen zullen in dit project niet aan bod komen maar kan in de toekomst, bij een vervolgproject, interessant zijn.

soorten pakketten

pakketsoftwarekant en klare software

- betaald- open source

maatwerksoftwarespeciaal op maat gemaakte software

hybride softwarepakketsoftware die vervolgens gecustomized wordt voor de situatie

soorten pakketten

pakketsoftwarekant en klare software

- betaald- open source

Windows; Word; Davilex Club

maatwerksoftwarespeciaal op maat gemaakte softwarewebsites; portals; tijdschrijfsystemen

hybride softwarepakketsoftware die vervolgens gecustomized wordt voor de situatieSharepoint; wordpress

soorten pakketten

pakketsoftwarekant en klare software

- betaald- open source

Windows; Word; Davilex Club

maatwerksoftwarespeciaal op maat gemaakte softwarewebsites; portals; tijdschrijfsystemen

hybride softwarepakketsoftware die vervolgens gecustomized wordt voor de situatieSharepoint; wordpress

goedkoopligt al op de plank

goede documentatie beschikbaarkinderziektes zijn er uitverder uitge-evolueerd

niet specifiek voor je organisatie

duurontwikkeltijd nodig

geen / weinig documentatiezelf kinderziektes eruit halen

zelf goede toekomstblik hebbenpast bij de organisatie

goedkoopligt al op de plank

wel ontwikkeltijd nodiggoede documentatie beschikbaar

kinderziektes zijn er uitverder uitge-evolueerdpast bij de organisatie

proces pakketselectie

SituatieanalyseVerzamel eisen en wensenPrioriteer wensen en eisenSysteemrandvoorwaardenWelke pakketten bestaan voor deze toepassing?Naast elkaar leggen en scorenVoorselectie makenDemo’s downloaden / bekijken bij leveranciersKeuze makenOfferte aanvragen / contractonderhandelingenImplementatie

volgende week