Identificeren van kwetsbare functies

Workshop integer werken als p&o’er27 mei 2011

12 april 2023 2

Kwetsbare functiesKwetsbare handelingen

Kwetsbare functies/handelingenFuncties Handelingen

Wat Rechtstreeks burgers voordelen toekennen of ontnemen

Handelingen die integriteit van organisatie kan schaden

Wie Personeelsleden met zo’n functies

Alle personeelsleden

Voorbeelden -Gunning van overheidsopdrachten-Constructies van publiek-private samenwerking-Controle uitoefenen- Toekenning van subsidies, toelagen, premies, vergunningen…

- Contacten met derden - Belangenvermenging - Contact met belangrijke informatie - Gebruik van geld en andere middelen -Ongewenste omgangsvormen- Monopolieposities

Risico Inherent aan de functie Niet functiegebonden12 april 2023

3

Wat zegt omzendbrief (weldra nieuwe code)?

• Entiteiten moeten:

- kwetsbare functies identificeren

- specifiek (integriteits)beleid op maat op zetten

- beleid opnemen in systeem van interne controle

12 april 2023 4

IAVA: maturiteitsinschattingenMaturiteitsinschatting: cultuurbeleid

Integriteit en identificatie van integriteitsrisico’s en kwetsbare functies deel van rapport IAVA in audits aandacht voor EIKE:EfficiëntieIntegriteitKwaliteitEffectiviteit

12 april 2023 5

Wie doet wat?• Management entiteiten

• Top

• Leidinggevenden

• Ondersteuning: p&o-verantwoordelijken, contactpersonen integriteit, vertrouwenspersonen, interne controle…

• Individuele verantwoordelijkheid12 april 2023 6

Kruising integriteit en organisatiebeheersing

• Risicoanalyse kwetsbare functies/handelingen: kruising van integriteit en organisatiebeheersing

12 april 2023 7

Omgaan met kruising integriteit en organisatiebeheersing?

Naleven Stimuleren

Organisatiegerichte integriteit

Moreel weerbare organisatiestructuur

Cultuur van verantwoordelijkheid

Persoonsgerichte integriteit Aanname- en sanctiebeleid Morele competentie

12 april 2023 8

Hulpmiddelen• Handleiding identificeren van kwetsbare

functies http://www2.vlaanderen.be/integriteit/instrumenten.htm

• Handboek integriteitsonderzoek (BIOS, Nederland) (pdf)

• tabel planningsinstrument (A3)http://koepel.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?id=8402&order=

12 april 2023 9

Handleiding identificeren van kwetsbare functies: 9 stappen

1) Samenstellen projectteam 6) analyseren bestaande beheersingsmaatregelen

2) Verzamelen achtergrondinformatie 7) Bepalen gewenste beheersingsmaatregelen

3) Belangrijke processen vaststellen 8) Kosten-baten analyse

4) Identificeren processen en functies hoog integriteitsrisico

9) Opmaak stappenplan: uitvoering, evaluatie en bijsturing

5) Bepalen specifieke processtappen en handelingen hoog integriteitsrisico

12 april 2023 10

Stap 1: Samenstellen projectteam

• Projectverantwoordelijke+

• Projectgroepleden: materiespecialisten (interdisciplinair)

12 april 2023 11

Stap 2: Verzamelen achtergrondinformatie

• Kennis vergaren over:

– Visie, missie en strategie

– Strategische, tactische en operationele doelstellingen

– Processen in de organisatie

12 april 2023 12

Stap 3: Belangrijke processen vaststellen

• Kernprocessen

• Ondersteunende processen

12 april 2023 13

Stap 4: Identificeren processen en functies hoog integriteitsrisico

Welke kwetsbare situaties in processen? (handelingen)

Welke kwetsbare werkgebieden in organisatie? (functies)

Contacten met derden Verlenen

Belangenvermenging Uitkeren

Contact met belangrijke informatie Uitbesteden

Gebruik van geld en andere middelen Innen

Ongewenste omgangsvormen Handhaven

Monopolieposities

12 april 2023 14

Vervolg stap 4: matrix kwetsbare werkgebieden

en processen

Kwetsbare situatie/werkgebied (functies)

verlenen uitkeren

Kwetsbare processen (handelingen)

Contacten met derden

Concreet risico 1: bv omkoping

Belangen-vermeninging

Concreet risico 2: bv uitbetalen aan eigen familie

12 april 2023 15

Vervolg stap 4: bepalen prioriteit

kans dat het risico zich voordoet

hoog

laag

laag hoog

grootte van de schade als risico gebeurt12 april 2023 16

Tamelijk prioritair

Weinig prioritair Tamelijk prioritair

Zeer prioritair

Stap 5: Bepalen specifieke processtappen en handelingen

hoog integrititeitsrisico

Stap 4 = op hoog niveau

Stap 5= idem op niveau specifieke processtappen en handelingen

=> Inschatting concrete risico’s

12 april 2023 17

Stap 6: analyseren bestaande beheersingsmaatregelen

Belang van het risico

hoog

laag

laag hoog

Mate waarin extra maatregelen nodig zijn12 april 2023 18

Tamelijk prioritair Zeer prioritair

Weinig prioritair Tamelijk prioritair

Stap 7: bepalen gewenste beheersingsmaatregelen

• Stap 6 +stap 7

= beeld van kloof tussen bestaande en gewenste beheersingsmaatregelen

12 april 2023 19

Stap 8 Uitvoeren kosten-batenanalyse

12 april 2023 20

Stap 9: opmaak stappenplan, uitvoering, evaluatie en

bijsturing

12 april 2023 21

Tips

DO DON’T

Zorg dat een continu proces wordt Vermijd onnodige bureaucratie

Betrokkenheid management Beperk analyse niet tot financiële risico’s

Draagvlak Bekijk risico’s niet alleen als bedreiging

Besef dat vele maatregelen al deel zijn van werking en beleid

Probeer niet elk risico te vermijden

Betrek materiespecialisten

Betrek medewerkers

12 april 2023 22

Ondersteuning?

• Werkgroep interne controle

• IAVA (aanbevelingen nav audit of maturiteitsinschattingen)

• AgO (risicoanalyse)

• Collega’s (bv BLOSO)

• Externe partners?

12 april 2023 23