Vuistregels voor het delen van informatieICT kan ook helpen

Visie informatievoorziening in organisatie-overstijgende samenwerkingsverbanden rond persoonsgebonden casuïstiek

Paula Giezeman

Jos van Dijk

Ministerie van Justitie en Veiligheid - Directoraat Generaal Straffen en Beschermen

Dag van Zorg en Veiligheid 17-06-2019

Najaar 2017: DG Straffen en Beschermen (onder andere betrokken bij veiligheidshuizen, reclassering, slachtofferbeleid, kinderbescherming, uitvoering van straffen):

• behoefte aan zicht op informatievoorziening in samenwerkingsverbanden, zoals veiligheidshuizen met jeugdtafels en nazorgtafels

• bredere visie nodig voor nieuwe samenwerkingsverbanden, zoals voor Wet verplichte GGZ, voor samenloopdetectie en voor communicatie tussen Politie en Veilig Thuis

• specifiek aandacht voor ZSM-tafels als samenwerkingsverband met informatiebehoefte.

17-06-20192 Dag van Zorg en Veiligheid

Aanleiding onderzoek

Casus: Wat bedoelen we?

Motorclubs

DrugspandUitgaansgebied

Multi-problem gezinIncident of melding

Themagericht:• Ondermijning• Mensenhandel

Bron: GCOS Architectuur & Privacy

Ons onderzoek: Persoonsgebonden en ZSM

17-06-20193 Dag van Zorg en Veiligheid

Wie? In het onderzoek:- Zorg- en veiligheidshuizen- Veilig Thuis- Jeugdzorg Nederland- Openbaar Ministerie- RvdK- Politie- VNG- ZSM tafels- Halt- Reclassering- WillemSchrikkerGroep- DJI- Beleid- Leveranciers “case tooling”- WIGO4IT- Justid- ICTU

17-06-20194 Dag van Zorg en Veiligheid

Samenwerkingsverbanden:variëteit is een feitook voor de SRK-organisaties

Professionals:de kracht zit in de mensen

Samenwerkingsproces:een deel kan digitaalen: er is geen lineair proces

IV/ICT:veel uitdagingen; focus op goede, veilige uitwisseling

Observaties

17-06-20195 Dag van Zorg en Veiligheid

Observaties m.b.t. IV/ICTA. Versnipperd ICT-systemen-landschap met hoge beheerlast

B. Verouderde ICT met minder functionaliteit dan gewenst

C. Begrippen en jargon veroorzaken onduidelijkheid tussen domeinen

D. De meeste ICT is niet ontworpen voor delen met andere organisaties

E. Uitwisselen van informatie is tijdrovend en foutgevoelig

F. Veel onzekerheid over regels voor verwerking van persoonsgegevens

G. Veilig delen tussen domeinen (Zorg, Justitie, Lokaal) is niet geregeld.

17-06-20196 Dag van Zorg en Veiligheid

Een belangrijk patroon

Het organiseren van een netwerk rond een casus

We hebben gereedschap nodig om:• signalen te onderkennen

• op eigen initiatief een netwerk te kunnen organiseren

• indien gevraagd deel te kunnen nemen aan een netwerk

• veilig uit te wisselen

17-06-20197 Dag van Zorg en Veiligheid

17-06-20198 Dag van Zorg en Veiligheid

Vuistregels

Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden

Bekend?

Feiten

Beeld

Omgang

A. Betrokkene - gegevens van

B. Professional - tussen professionals

C. Dossier - in eigen organisatie

Weergeven aan de hand van drie objecten

17-06-20199 Dag van Zorg en Veiligheid

Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden

A.Betrokkene:

Onderscheid verschillende typen gegevens van/over:➢Bekend ja/nee

➢Harde feiten (bijv. geboortedatum, ouders)

➢Zachte informatie, professionele waarneming

➢Gegevens nodig bij contact

17-06-201910 Dag van Zorg en Veiligheid

Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden

Over betrokkene wordt verschillende informatie verschillend gedeeld

1. Dat-informatie (“dat je iemand kent”) kan geautomatiseerd worden gedeeld; een geautomatiseerde check op bekendheid is efficiënt.

2. Harde feiten kunnen schriftelijk/digitaal worden gedeeld.

3. Zachte informatie behoeft context en toelichting en derhalve uitwisseling in persoonlijk contact.

4. Informatie voor contact met de betrokkene vraagt specifieke invulling en analyse per organisatie.

17-06-201911 Dag van Zorg en Veiligheid

Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden

B. Professional:

In de samenwerking met andere professionals, van eigen en andere organisaties

• Maatwerk naar behoefte

• Ondersteunende ICT

• Professionele afwegingen

17-06-201912 Dag van Zorg en Veiligheid

Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden

Het draait om hoe professionals hun werk kunnen doen met informatie

5. De IV staat ten dienste van de professional.

6. Benodigde informatie is maatwerk; de professional vraagt.

7. Afspraken en uitkomsten van overleg worden in een gegevensarm journaal vastgelegd ter ondersteuning van de samenwerking (zoals overzicht van cases, tijdsbewaking).

8. Verstrekken van gevoelige persoonsgegevens is maatwerk; de professional maakt de afweging o.b.v. opleiding en ervaring.

17-06-201913 Dag van Zorg en Veiligheid

Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden

C. Dossier:

In eigen organisatie houden de professionals dossiers bij:• Over de persoon of zaak

• In eigen informatiesystemen

• Om te delen met collega’s en ter verantwoording

• Als basis voor informatie-uitwisseling

17-06-201914 Dag van Zorg en Veiligheid

Vuistregels voor IV in samenwerkingsverbanden

De zelfstandige organisaties hanteren eigen dossiers

9. Elke organisatie en professional is verantwoordelijk voor zijn eigen dossiers en hoe zijn professionals die verzorgen.

10.De interne systemen moeten voldoen aan de behoefte van de eigen professionals, passend bij de rol van de organisatie.

11.De eigen IV/ICT moet werken conform de standaarden, zoals gegevensdefinities, om de samenwerking te ondersteunen.

12.Privacy richtlijnen en ondersteuning is noodzakelijk: bij het verstrekken van gevoelige persoonsgegevens legt de professional intern de nodige verantwoording af.

17-06-201915 Dag van Zorg en Veiligheid

Prioriteiten voor de strafrechtketen1) Zet in op “check op bekendheid”

• Alleen dat-informatie

• Standaardiseren

• Anonimiseren (versleuteld bevragen)

2) Zet in op “veilig mailen” en chatten tussen professionals en casusbetrokkenen

3) Zorg voor hulp qua “privacymanagement” (handreikingen, opleidingen)

• En verder hebben de professionals qua IV/ICT behoefte aan:

• Gereedschap voor de samenwerking: planning overleg, agenda, journaal

• Mogelijkheid om afspraken uit overleg over te nemen in eigen dossier

• Goede ICT voor eigen dossier en koppelingen waar nodig.

17-06-201916 Dag van Zorg en Veiligheid

Discussiestellingen

Ieder samenwerkingsverband zou een secretaris moeten hebben die de afspraken aan iedereen mailt.

Wat professionals mondeling delen, hoeven ze niet vast te leggen.

Om “dat-informatie” te checken moet er een landelijk informatiepunt voor alle personen komen.

Zonder naleving van standaarden kunnen we onvoldoende beleids- en managementinformatie verkrijgen.

17-06-201917 Dag van Zorg en Veiligheid

Vragen, opmerkingen, gesprek

jos.dijk@rijksoverheid.nl

p.l.m.giezeman@minjenv.nl17-06-201918 Dag van Zorg en Veiligheid