Taken op maat van beschikbare tijd

Ontwikkeling van een instrument om werkdruk in kaart te brengen en te beheren/beheersen'

Huget Désiron

ET – Eur. Reg. Ergonome

Drs. Arbeid & Gezondheid

Arbeids Consulting Team bvba

1. Doelstelling project Taken Op Maat van beschikbare tijd

2. The making of…

3. Probleemanalyse

4. Voorstelling instrument (versie voor verzorgenden)

5. Verduidelijking aan de hand van een casus

Overzicht

- Doelstelling is preventie van ziekteverzuim door verminderen van werkdruk bij basiswerkers.

- Hoe ? Door het afstemmen van draagkracht en draaglast.

- TOM- score ‘Basisfoto’ van de arbeidsbelasting is daarvoor de 1e stap (zie casus Gilbert)- Naar de cliënt toe: objectivering van de taken/tijd middel om

goede afspraken te maken en tijdsdruk te vermijden.- Naar de medewerker toe: objectivering van de risico’s op

belasting

- Aan de hand van de TOM –score wordt het mogelijk om de draaglast af te stemmen op de individuele draagkracht (zie casus Anita)

Doelstelling

Projectstructuur• Projectteam:

– 3 basiswerkers CPBW– 1 bediende CPBW (=continuïteitsverantwoordelijke)– 1 sectorverantwoordelijke – 1 PIT – coach– 1 stafmedewerker ZDV– 1 stafmedewerker HRM– 1 preventieadviseur

• Stuurgroep: – 1 manager ZDV– 1 manager HRM– 1 manager PIT– 1 ZR directeur– Advisering door hoofd IDPB

• Projecteigenaar: directeur HRM

• Projectmedewerker

• Partnerorganisatie: ACT Desiron bvba

The making of…. Maatwerk

• Betrokkenen betrekken– Uitvoerders– Team-leaders– PBW & hiërarchische lijn– Management

• Aanreiken van wetenschappelijke en theoretische informatie op maat en tempo van projectgroep– Iedereen werkt met zelfde info– Iedereen kan vragen stellen– Verwerking van info– Neuzen in dezelfde richting

The making of… Maatwerk• Participatieve aanpak : Alle geledingen in de organisatie hebben hun

eigen ….

– Rol– Inzichten– Weerstanden

• Meenemen wat er al in organisatie is aan :– Kennis– Methodes– Materiaal / instrumenten

• Accepteren van uiteindelijke resultaat– Kunnen– Willen– Durven

Maatwerk voor Familiehulp door :• Participatieve ergonomie:

– Ervaringsdeskundigheid– Betrekken van de betrokkenen

• In kaart brengen van :– Arbeidsbelasting via

• Aanwezige kennis• Aanvullende informatie

– Arbeidsbelastbaarheid via• Overleg met preventiedienst• Inbreng personeel

• Werkbare en geloofwaardige methodiek voor inschatten van taken op maat binnen de beschikbare tijd & bestaande structuur/cultuur

Innovatief omwille van :

• Meenemen van alle bedrijfsgeledingen (incl. PA, Q, HR, …)

• Toepassen van holistische benadering (gekend in zorgsituaties) op situatie personeel

• Benutten van instrumenten gericht op bedrijfsgerichte setting in zorggerichte aanpak (out of the own box thinking…)

Kennisachtergrond

• Wetenschappelijke basis– Ergonomie (model van Van Dijk)– Begripsinhouden

• Arbeidsinhoud

• Arbeidsbelasting

• Arbeidsomgeving

• Arbeidsverhoudingen

• Arbeidsomstandigheden

• Stress & psychosociale belasting

Kennisachtergrond

• Instrumenten – Eigen aan de organisatie

• BEL-score / zorgprotocol• Knipperlichtmeter

– Evalueren van deelaspecten:• Houdingsbelasting (OWAS)• Tijdsbesteding (MMO)• Taakanalyse (Dul)• Tijdsinschatting (MTM)

• Ervaringsdeskundigheid– Eigen mensen

– Anderen in zorgsector (lijsten tijdsregistratie NL)

Probleemomschrijving

Probleemomschrijving

Probleemomschrijving

• Centraal element: afstemming taken/tijd• Maar er is méér:

– Cfr. Karasek– Fysiek belastende cliëntsituaties– Psychisch belastende cliëntsituaties– …

Vraag: “Welke elementen in de cliëntsituatie zorgen ervoor dat risico op de ‘ervaring van werkdruk’ verhoogt ?”

Probleemomschrijving

-Arbeidsinhoud

-Arbeidsomstandigheden

-Arbeidsverhoudingen

-Arbeidsvoorwaarden

4 A’s (Kwaliteit van de arbeid)

-Fysieke belasting

-Psychosociale belasting

-Organisatorische belasting

-Belasting door werkomgeving

Draaglast in specifieke cliëntsituatie

“Welke elementen in de cliëntsituatie zorgen ervoor dat risico op de ‘ervaring van werkdruk’ verhoogt ?”

Probleemomschrijving

• Resultaat probleemanalyse: – Tijdsdruk is een centraal onderdeel van

werkbelasting maar dit laatste is zéker niet te herleiden tot tijdsdruk.

– Oplijsting van items (kenmerken van de cliëntsituatie) die het risico op belasting verhogen en de ‘ervaring van werkdruk’ met zich meebrengen.

= basis voor het TOM - instrument

Instrument Taken op Maat

Wat is het NIET ?

Instrument Taken op Maat

• Vastleggen van de tijd die een verzorgende krijgt per taak cfr. minutenregistratie in Nederland

• Allesomvattend we meten enkel draaglast in cliëntsituatie (afstemming op verzorgende gebeurt achteraf)

• Vervanging van het menselijk contact Overleg tussen cliënt en aanpassingen aan de praktijksituatie zijn uitgangspunt.

• Statisch Bedoeling is dat het instrument wijzigt doorheen de tijd na herijkingen of overleg met verzorgenden.

Wat is het NIET ?

Instrument Taken op Maat

• Objectivering van de draaglast per cliëntsituatie met als doel: – Naar de medewerker toe = middel om af te stemmen

op de individuele draagkracht (door het vermijden van alarmerende cliëntsituaties of te zorgen voor evenwicht)

– Naar de cliënt toe = middel om te bepalen of de eisen die gesteld worden realistisch zijn of niet

• Basisfoto van de belasting in een gegeven cliëntsituatie

• 3e stap tijdens of vlak na intake

Wat is het WEL ?

Instrument Taken op Maat

Instrument Taken op Maat

Instrument taken op maat

• Versie voor verzorgenden (ook voor huishoudhulpen wordt instrument ontwikkeld)

• Prototype in Excel:– Tabblad 1: BEL-score + andere gegevens die

reeds worden verzameld ivm de cliëntsituatie – Tabblad 2: Zorgprotocol – Tabblad 3: Tijdsinschatting– Tabblad 4: TOM-score

Stap 1: BEL-score(= meten graad van

zorgbehoevendheid)

Stap 2: Taakafspraken Maken

(= zorgprotocol)

Stap 4: TOM-score van de cliëntsituatie

Zorgbehoevendheid levert indicatie voor uit te voeren taken

Taken in combinatie met tijd enzorgbehoevendheid leveren

indicatie voor belasting in de situatie

Algemene score

Subscores:-Huishoudelijke ADL-Lichamelijke ADL-Sociale ADL-Geestelijke gezondheid

Taken

- Toilet- Was- Strijk- Verstelwerk- …

TOM-score van de situatie:

-Fysieke belasting-Psychosociale belasting-Organisatorische belasting-Belasting door de werkomgevingLinken in Excel:

omzetting in TOM-score

Linken in Excel: omzetting

in TOM-score

Stap 3: Tijdsinschatting(afstemming taken/tijd)

Tijdsinschatting

- frequentie- standaardtijd per taak

Linken in Excel

Structuur intake

Verduidelijking adhv een casusCasus : Gilbert (cliënt van Familiehulp sinds 2004 na plotse dood van zijn

vrouw)

Situatieschets / zorgbehoefte:• blind sinds enkele jaren

• hulp in het huishouden, bij het eten en toezicht bij het nemen van zijn medicatie

• nogal veeleisend

• vaak neerslachtig omwille van het verlies van zijn vrouw en het gebrek aan sociale contacten sinds hij blind is geworden.

• Woning is serviceflat in de binnenstad (file/parkeerprobleem) verzorgenden komen vaak te laat bron van ergernis voor :

– Verzorgende zelf– Gilbert

Tabblad 1: BEL - score

Tabblad 2: zorgprotocol

Tabblad 3: tijdsinschatting

Tabblad 4: TOM – score

Toepassingsmogelijkheden

• Tijdsinschatting zorgen voor goede afstemming taken/tijd– In overleg met cliënt wordt een objectieve maatstaf benut

om te bepalen of eisen realistisch zijn of niet. – ‘Bewaken’ van de draaglast in een specifieke cliëntsituatie

Toepassingsmogelijkheden

• TOM-score Evenwicht draagkracht en draaglast bewaken – Preventief: bij de opmaak planning – Bij tijdelijke of verminderde draagkracht – Oorzaken opsporen bij signalen van verhoogde draaglast

Vb: gebruik bij opmaak planning

Belangrijkste troeven

• Beperkte tijdsinvestering • Biedt zicht op de werkomgeving en de mogelijkheden

om verbetering aan te brengen• Communicatiemiddel tussen intaker en degene die

de planning opmaakt • Digitaal (integratie in bestaande software-applicaties

mogelijk)• Continuïteit waarborgen

Verdere stappen• Versie verzorgenden = afgewerkt

– Implementatie opzetten

• Versie huishoudhulpen finaliseren:– HHH zorg– HHH dienstencheques (andere aanpak nodig)

• Extern– FOD WASO erkenning

(Prijs van de Hoge Raad voor Preventie en Bescherming op het werk, Thema 2011 : tweede prijs in categorie “projecten”)

– Disseminatie (ESF) – instrument ontwikkeld voor de sector

• Evaluatie en bijsturen (borgen & evolueren…)

Dank U

Voor uw aandacht