HR implementatieplan invulling key positions Versie 16-9-2015

Eigenaar: Daïm Willemse

Samenvatting

Planning & Voorbereiding

• Welke functie, wanneer?

• Welke eisen per functie?

• Welke ontwikkelingen per afdeling?

• Inzicht in huidige kwaliteit

• Meenemen medewerkers

Ontwikkeling

• Investeringsplanning en budgettering

• Uitwerking leerplan

• Uitvoering leerplan

Invulling functies

• In- en externe vacaturestelling

• Meenemen medewerkers over invulling

Sturing Realisatie

• Ambitie Procurement medewerkers in kaart

• Duidelijkheid medewerkers Procurement over hun kansen

• Gap in beeld, duidelijk welke competenties ‘van buiten’ moeten gaan komen

• Opvolgen performance dossiers

Realiseren van kwalitatieve bezettting wat bijdraagt aan bereiken van doelen van Procurement

Resultaat

se

p-1

5

okt-1

5

nov-1

5

dec-1

5

jan-1

6

feb-1

6

mrt-1

6

apr-1

6

me

i-16

jun-1

6

jul-1

6

aug

-16

se

p-1

6

okt-1

6

nov-1

6

dec-1

6

Plan vaststellen

Functielijst en tijdslijn

Vastlegging kwaliteitseisen

Informatiebijeenkomst(en)

Invullen 9-grid

Plan van aanpak verbeterplannen

Ambitiegesprekken

Uitvoering verbeterplannen

Beheersing kwaliteit/bezetting

Invullen vacatures binnen PR PM

Invullen vacatures binnen PR PM

Updates medewerkers PM

Globaal leer/ontwikkelplan begroting

Uitgewerkt leer/ontwikkelplan

RGW afspraken

Uitvoering in-company PM

Tijdslijn

Doel Resultaat Managementinspanning Resources

Overeenstemming aanpak HR transitie Procurementplan

• Vastgesteld plan • Oriënterende bespreking (bosdag) • Vaststelling (MT)

Duidelijkheid over functies en volgorde

• Lijst met functies • Welke tranches, wanneer

open komen • Formatieplekken in SAP

• Vaststellen functielijst en volgorde (MT)

Uitsluiten Matchpoint kandidaten • Terugkoppeling LBC op basis van lijst functies

• Lijst opsturen aan LBC • Loopbaancentrum

Duidelijkheid over kwaliteitseisen voor de verschillende functies die geschikt is voor in- en externe werving

• Per functie uitwerking kwaliteitseisen

• Een bijeenkomst kwaliteitseisen • Vastleggen kwaliteitseisen

Inzicht in impact op ‘niet gewijzigde’ functies

• Omschrijving per afdeling van belangrijkste veranderingen/ ontwikkelingen

• Vastleggen belangrijkste veranderingen per afdeling

• Afstemming (MT) • Vaststelling (MT)

Inzicht bij medewerkers in concrete eisen en stappen HR transitie Procurement

• Informatiebijeenkomst(en) • Delen informatie met OC

• Voorbereiden (inhoudelijk) informatiebijeenkomst

• Leiden / bijwonen informatiebijeenkomst

• Informeren OC

• Secretariaat (organisatie)

Inzicht in kwaliteit (performance/potentieel) binnen (hele) afdeling in licht van nieuwe en bestaande functies

• Ingevulde 9-grid • Sub sessie binnen afdelingen Procurement (voorbereidend)

• Afstemmingssessie met MT leden

• 9-grid in ProLeren

Planning en voorbereiding

Doel Resultaat Managementinspanning Resources

Actieplan op verbeterplannen bij medewerkers (underperformers)

• Plan van aanpak per afdeling, incl. goede timing per case

• Initiëren en uitvoering acties

• Afstemming welke medewerkers wel/niet

• Per afdeling acties uitzetten

• Adviseur individuele casuïstiek (HR)

Snel totaalinzicht waar interne en externe invulling te verwachten is, inzicht in welke kwaliteitsinspanning nodig is (per functie en tbv. balans in de te vormen teams procurement/ categoriemgt) en optimale invloed medewerkers op eigen ambitie

• Uitnodiging aan medewerkers om ambitie kenbaar te maken (ongeacht in welke tranche, ahv. motivatie en CV)

• Uitgevoerde ambitiegesprekken met medewerkers voor alle in tijd te openen posities

• Lijst met kandidaten met ambitie per functie (incl. evt. condities)

• Lijst met functie waarvoor geen interne ambitie bestaat (incl. evt. condities)

• Voorbereidende instructie management

• Voeren gesprekken in duo's (ca. 1 uur per mdw)

• Afstemming met MT over medewerkers met ambitie per functie, open vacatures, condities

• Secretariaat (verzamelen CV’s/brieven / planning)

Inzicht bij medewerkers tav. eigen kansen voor ambitie

• Gevoerde terugkoppelings-gesprekken

• (Desgewenst) voorbereiding • Voeren gesprek 1-op-1 (ca. half

uur per mdw.)

• Secretariaat (planning)

Beheerste voortgang kwaliteit/ontwikkeling en daling bezetting naar doelformatie

• Voortgangrapportage in MT • Knelpunten in kaart,

opvolgacties vastgesteld en gerealiseerd

• Voortgang in MT brengen (per kwartaal)

• Formuleren, besluiten (MT) en opvolgen knelpunten

Sturing realisatie

Doel Resultaat Managementinspanning Resources

Invullen vacature (intern ProRail) • Selectie eventuele interne kandidaten

• Gesprek met voorkeur kandidaat

• Terugkoppeling eventueel andere geschikte kandidaten

• Communicatie benoeming

• Gesprek voorkeur kandidaten (30-60 minuten)

• Terugkoppelingsgesprek met ambitie en positieve terugkoppeling (ca. 30 minuten)

• Mondeling en opvolgend per mail communiceren benoeming

• Benoeming doorgeven aan Services (standaard proces)

• HR Services • Recruitment

Invullen vacature (extern ProRail) • Profiel • Vacaturestelling • Plaatsing op social media en

in netwerken • Uitvoering

selectiegesprekken • Arbeidsvoorwaarden en

benoeming

• Profiel opstellen/goedkeuren • Verspreiding op social media (mbv

medewerkers) en in netwerken • Selectiegesprekken,

arbeidsvoorwaarden aanbod

• Recruitment • Secretariaat

(planning) • HR Services

Inzicht bij medewerkers over invulling vacatures

• Update in team overleggen • Informeren teams

Up-to-date ambitie medewerkers • Bij wijziging ambitie medewerkers herijking (initiatief medewerkers)

• Evt bijstelling ambitie per functie

• Voeren ambitiegesprek (afhankelijk omstandigheden)

• Afstemming in MT

Invulling functies

Doel Resultaat Managementinspanning Resources

Inzicht in en planning van investering in medewerkers om Procurementplan te realiseren

• Leerplan op hoofdlijnen, vertaald naar budgeten

• Uitgewerkt leerplan per functie(groep)

• Per team inventariseren nodige leerinspanning, globaal vertaald naar budgeten

• Budgeten in begroting opnemen • Uitwerking detaillering leerplan

per functiegroep

• Controller • HR O&O

Groei medewerkers is competenties per afdeling

• RGW afspraken obv leerplan • Evt. ‘in-company’ trajecten

en/of leer/share sessies.

• Maken RGW afspraken • Aansturing in-company en

maatwerk trajecten

• RGW • ProLeren

Ontwikkeling