1

Implementatieplan LCRDM 2018 en verder

INHOUDSOPGAVE 1. Introductie - 2

2. Evaluatie LCRDM 2015-2017 - 2

2.1. Aanpak - 2

2.2. Resultaten SWOT-analyse - 2

2.3. Werkwijze en resultaten 2015-2017 - 4

3. Nieuwe aanpak 2018 - 5

3.1. Waarom een nieuwe aanpak? - 5

3.2. Nieuw werkmodel 2018 - 6

3.3. Schematische uitwerking - 7

3.4. Overzicht van criteria voor samenstelling, profiel en inspanning per groep

3.4.1. Pool van experts / expertnetwerk - 8

3.4.2. Adviesgroep - 8

3.4.3. Taakgroepen - 9

3.4.4. Coördinerend bureau - 10

3.4.5. [Stuurgroep – on hold] - 10

4. Werkwijze - 10

4.1. Focus - 10

4.2. Prioritering - 10

4.3. Financiering - 11

4.4. Communicatie - 11

4.5. Thema’s - 11

4.6. Praktisch - 11

4.7. Tijdpad - 12

Bijlage I: SWOT-analyse per onderdeel - 13 Bijlage II: Wensen en aanbevelingen SWOT-analyse evaluatie 2017 - 15 Bijlage III: Quickscan van onderwerpen - 17

Voor informatie en feedback:

Ingeborg Verheul, Coördinator LCRDM

m. ingeborg.verheul@surfsara.nl ; t. +31 6 10606207

Versie 20180626

2

1. Introductie

Dit Implementatieplan LCRDM 2018 e.v. beschrijft een nieuwe manier van werken van het Landelijk Coördinatiepunt Research Data Management (LCRDM) in 2018. Hiertoe is besloten op basis van de evaluatie van de eerste fase van het LCRDM. De nieuwe werkvorm zorgt ervoor dat de kracht van het bestaande LCRDM netwerk optimaal wordt benut, versterkt en geoptimaliseerd. Cross-thematische samenwerking wordt erdoor vergemakkelijkt. Tegelijkertijd wordt het mogelijk het netwerk van experts flexibeler en op een efficiëntere manier in te zetten, en kunnen zowel de thema’s als het netwerk zelf, waar nodig en wenselijk, makkelijk worden uitgebreid. Het Implementatieplan is tot stand gekomen na uitgebreide consultatie van zittende LCRDM werkgroepleden1 en bevat tevens een samenvatting van de evaluatie. 2018 wordt gezien als een experimenteerjaar en dient ter voorbereiding van de tweede fase van het LCRDM (2019-2022). Deze fasering loopt conform de strategische plancyclus van SURF.2 Eind 2018 zal het experiment met de nieuwe werkvorm worden geëvalueerd en zal op basis van een plan met geprioriteerde activiteiten voor landelijke aanpak van RDM en een voorstel voor bestuurlijke inbedding van het LCRDM een nieuwe roadmap worden opgesteld voor de periode 2019-2022. 2. Evaluatie LCRDM 2015-2017 2.1 Aanpak De eerste fase van het LCRDM liep van 2015-2017.3 Ter afronding hiervan vond een interne evaluatie plaats op basis van een SWOT-analyse.4 Ten behoeve van de SWOT-analyse is gebruikgemaakt van een zevental LCRDM-gerelateerde bronnen.5 De SWOT is toegepast op drie onderdelen: het LCRDM concept, de LCRDM werkgroepen en de LCRDM output. Zie bijlage I voor de volledige uitwerking van de SWOT op onderdelen. 2.2 Resultaten SWOT-analyse De missie van het LCRDM is het voorbereiden, faciliteren en monitoren van ontwikkeling en uitvoering van Research Data Managementbeleid voor wetenschappelijk onderzoek in Nederland, in nauwe samenspraak met het werkveld, en het landelijk uitwisselen van kennis en ervaringen, zodat Nederland tot efficiënte en effectieve ontwikkeling en uitvoering van research data management kan komen.

1 Eerdere versies van dit Implementatieplan zijn besproken in het LCRDM Trekkersoverleg op 14 maart 2018, de Brainstormsessie op 27

maart 2018 (30+ deelnemers), vervolgbijeenkomsten op 11 april 2018 en 26 april 2018 en met de programmamanager van het SURF Open Science innovatieprogramma op 17 mei 2018. De LCRDM Adviesgroep heeft op 26 juni 2018 geadviseerd onderliggende versie vast te stellen. 2 Het LCRDM is een project dat gefinancierd wordt uit het SURF innovatieprogramma Open Science, voorheen Duurzame Data, dat loopt

van 2015-2018. Getracht wordt in de nieuwe beleidsstrategie van SURF voor 2019-2022 opnieuw ruimte te creëren voor (continuering van) het LCRDM als onderdeel van communitymanagement open science binnen de SURF-organisatie. Zie verder ook §4.3 van dit plan. 3 Aan de activiteiten van de eerste fase van het LCRDM ligt een roadmap ten grondslag voor de periode 2015-2017:

https://www.lcrdm.nl/binaries/content/assets/surf/nl/2016/roadmap-landelijk-coordinatiepunt-research-data-management_herziene-versie-november-2015_-def.pdf 4 De evaluatie vond plaats in een aantal vergaderingen en SKYPE-bijeenkomsten, op 14/12/2017; 17/1/2018 (2x); 1/2/2018 en 5/2/2018.

Hieraan namen in totaal ca. 35 werkgroepleden deel (= ongeveer de helft van de LCRDM community). 5 (1)SURF Mid Term Review Innovatieprogramma’s (april 2017); (2) RDM monitor LCRDM Werkgroepvoorzitters (4) (mei 2017); (3) Input

Mentimeter Netwerkdag (juni 2017); (4) Discussie LCRDM Werkgroepen (4) (sept-nov 2017); (5) Discussie Trekkersoverleg (juni/september 2017); (6) Discussie UKB Werkgroep Research Data (oktober 2017); (7) SURF Controlling Documents (2015, 2016,2017).

3

De visie van het LCRDM luidt als volgt: In 2020 zal RDM een vanzelfsprekend onderdeel vormen van de manier van denken en doen bij onderzoek en onderwijs binnen de Nederlandse universiteiten en onderzoeksinstellingen en wel op dusdanige wijze dat er:

synergie is tussen beleid, ICT en onderzoeksondersteuning die onderzoekers in staat stelt

goed RDM te bedrijven;

verbinding is tussen - experts van – onderzoeksuitvoerende organisaties, facilitaire

organisatie en onderzoeksfinanciers;

bestuurlijke verankering van RDM-beleid is gerealiseerd.

In deze visie heeft het LCRDM dit proces, in nauwe samenspraak met het veld, succesvol gefaciliteerd en ondersteund en heeft het een voorbeeldfunctie voor landelijke aanpak in het internationale veld. Zowel missie als visie blijven voor 2018 onveranderd, maar worden mogelijk voor de periode 2019-2022 herzien.

Het LCRDM fase 1 heeft vooral waardering gekregen voor het opgebouwde netwerk van experts op RDM-gebied en voor de behaalde resultaten van de werkgroepen. Gezien de missie en visie van het LCRDM en dat wat er tot nog toe is opgeleverd, is continuering van het LCRDM evident. Dit wordt onderbouwd door de volgende overwegingen:

RDM is een onmisbare voorwaarde voor hergebruik van data binnen het bredere kader van

open science en daarom nog steeds actueel.

Een aantal LCRDM-activiteiten is nog niet afgerond; een aantal producten van het LCRDM

vraagt om doorontwikkeling en/of onderhoud; er zijn nieuwe aspecten van RDM die vragen

om landelijke aanpak/uitwerking. Het bestaande netwerk daarvoor benutten is zinvol.

De behoefte aan kennisuitwisseling is onverminderd groot, getuige de opkomst bij de diverse

bijeenkomsten die het LCRDM heeft georganiseerd/organiseert.

4

De landelijke bekendheid van het LCRDM groeit, waardoor er geregeld vraag om aansluiting

is vanuit diverse stakeholdergroepen.

2.3 Werkwijze en resultaten 2015-2017 In de eerste fase van het LCRDM is gewerkt met min of meer vaste werkgroepen per thema. De werkgroepen waren dusdanig samengesteld dat zoveel mogelijk stakeholdersgroepen van SURF in één groep vertegenwoordigd waren.6 Ook is ernaar gestreefd in iedere werkgroep representatie te krijgen van mensen werkzaam in ICT, beleid (incl. juridisch) en onderzoeksondersteuning. LCRDM omarmt het ketendenken: voor implementatie van open science in Nederland is het ontzorgen van de onderzoeker bij RDM-beleid gedurende de gehele onderzoekscyclus cruciaal. De beste manier om dat te bereiken is door binnen de onderzoeksinstellingen samenwerking te bewerkstelligen tussen ICT, beleid en onderzoeksondersteuning, en op landelijk niveau tussen de diverse stakeholders in open science. De vijf thematische werkgroepen stelden ieder op basis van de Roadmap een werkagenda7 op en werkten vervolgens een aantal onderwerpen uit deze agenda uit. De werkgroepen vergaderden doorgaans een volle dag en kwamen in 2016-2017 gemiddeld 8 keer bij elkaar. Thema-overstijgende onderwerpen werden opgepakt in het voorzittersoverleg (trekkersoverleg).8 In totaal zijn zo’n 40 producten opgeleverd, variërend van beleidsadviezen, rapporten, inventarisaties, referentiekaarten, beslisbomen, architectuurplaten en een dienstencatalogus. Een aantal producten is klaar en dient alleen actueel gehouden te worden, een aantal producten vraagt om verdere uitwerking en concreet onderhoud.9 Het LCRDM organiseerde in de eerste fase een vijftal landelijke congressen en netwerkbijeenkomsten rond RDM op specifieke thema’s en voor verschillende doelgroepen.10 Een projectwebsite werd ingericht, inclusief een platform/wiki als ‘zandbak’ voor de werkgroepen en voor landelijke kennisdeling over RDM.11 Nationaal en internationaal werden ruim 20 presentaties gehouden over RDM en het LCRDM.12 Het LCRDM kreeg tientallen keren aandacht in de pers.13 Het LCRDM leverde een bijdrage aan de totstandkoming van het Nationaal Plan Open Science (NPOS), met name waar het gaat om verankering van RDM als belangrijk onderdeel van open

6 De werkgroepleden zijn experts op RDM-gebied vanuit hun eigen vak. Zij weten wat er op de werkvloer speelt en hebben een goede

connectie met de bestuurlijke laag in hun instelling. De werkgroepen werden samengesteld uit experts werkzaam in universiteiten, umc’s, onderzoeksinstellingen van KNAW en NWO en hbo’s. De werkgroepen hadden vanwege de praktische uitvoering een omvang van tussen de 10-17 leden. Gedurende het verloop van het project haakten met name bestuurlijk sterke leden af. Het belang van deelname aan LCRDM werd wel erkend, waardoor instellingen vervangers zochten. Deze mensen hadden veelal een meer praktische achtergrond. Gezien de directe relatie met de VSNU (VSNU verzocht SURF om inrichting LCRDM) bleken de universiteiten het best vertegenwoordigd. Aanhaken van werkgroepleden uit onderzoeksinstellingen van KNAW en NWO was moeizaam en deze haakten voor een groot deel ook relatief snel weer af. In de hbo-sector was ten tijde van de inrichting van de werkgroepen nog maar weinig belangstelling voor deelname aan het LCRDM. Deze is eigenlijk pas ontstaan na omarming van het NPOS door hbo-stakeholders. De werkgroepen hadden toen hun werkagenda’s al vastgesteld en waren – veelal in subgroepen - full swing aan het werk, waardoor uitbreiding van de werkgroepen en/of instappen van nieuwe leden praktisch nauwelijks tot niet haalbaar was. 7 Werkagenda’s: https://www.edugroepen.nl/sites/RDM_platform/LCRDM/_layouts/15/start.aspx#/Wikipages/Werkagenda.aspx 8 Vergaderverslagen:

https://www.edugroepen.nl/sites/RDM_platform/LCRDM/_layouts/15/start.aspx#/Wikipages/Werkgroepverslagen.aspx 9 Productenoverzicht: https://www.edugroepen.nl/sites/RDM_platform/Bewustwording/Productenoverzicht.aspx 10 Landelijke bijeenkomsten: https://www.edugroepen.nl/sites/RDM_platform/SitePages/Bijeenkomsten.aspx 11 Website: www.lcrdm.nl; platform: https://www.edugroepen.nl/sites/RDM_platform/SitePages/Home.aspx 12 Presentaties: https://www.edugroepen.nl/sites/RDM_platform/LCRDM/Wikipages/Presentaties.aspx 13 In de Pers: https://www.edugroepen.nl/sites/RDM_platform/LCRDM/Wikipages/In%20de%20pers.aspx

5

science. Het LCRDM fungeert als één van de supportorganisaties binnen het platform NPOS, en draagt bij aan drie thema’s van het NPOS, inclusief de onderliggende ambities. Dit zijn: onderzoeksdata optimaliseren voor hergebruik; stimuleren en ondersteunen van de onderzoeker en erkennen en waarderen van de onderzoeker. De meerwaarde van het LCRDM voor NPOS is te vinden in:

het netwerk van RDM-experts van het LCRDM;

de kennisdeling en faciliterende samenwerking op verschillende data-gerelateerde open

science aspecten;

de ondersteuning van gecoördineerde beleidsontwikkeling en implementatie van RDM;

de stimulering van het debat over financiële implicaties van data-gerelateerde aspecten van

open science;

het online platform waar alle producten van het LCRDM beschikbaar zijn en dat mogelijkheid

biedt tot kennisdeling over RDM.

Begin 2018 zijn met een grote conferentie over RDM de resultaten van het LCRDM gepresenteerd en is de eerste fase feestelijk afgerond.14 3. Nieuwe aanpak 2018 3.1. Waarom een nieuwe aanpak? 2018 kan gezien worden als tussenjaar tussen twee fases van het LCRDM en biedt ruimte voor experiment en vernieuwing – als opmaat van een nieuwe periode van vier jaar LCRDM. Er is vanuit het LCRDM een landelijk netwerk ontstaan van experts op het gebied van RDM dat – niet alleen vanuit het perspectief van SURF, maar ook vanuit het perspectief van de experts zelf, benut moet blijven: ook met het oog op de huidige sprint naar open science, zowel in Nederland (NPOS) als daarbuiten (EOSC). Inmiddels is de termijn van de zittende werkgroepleden en –voorzitters verstreken.15 Bovendien raken de vijf werkgroepen na twee jaar actieve inzet enigszins verzadigd. Tijd dus voor nieuw elan. Om de kracht van het bestaande LCRDM optimaal te blijven benutten wordt een nieuwe werkvorm voorgesteld. Dit om cross-thematische samenwerking tussen de experts te bevorderen, een goede basis te bieden voor effectieve(re) en efficiënte(re) uitvoering van actuele landelijke activiteiten, en uitbreiding van de huidige groep van experts – en werkthema’s – te vergemakkelijken. Drie aspecten die als verbeterpunt uit de evaluatie op basis van de SWOT-analyse naar voren zijn gekomen. Tegelijkertijd met de evaluatie is een quickscan uitgevoerd om relevante onderwerpen en thema’s in kaart te brengen. Binnen de huidige thema’s bestaat nog volop behoefte aan landelijke afstemming. Nog lang niet alles is uitgezocht en uitgewerkt. Ook dient zich een aantal nieuwe onderwerpen/thema’s aan. Evident is dat de opgeleverde producten een goede basis vormen voor bijvoorbeeld een landelijk RDM-loket, maar dat de juiste samenhang nog ontbreekt. Zie voor de quickscan en voor het overzicht van aanbevelingen bijlagen II en III. 14 Conferentie National Cooperation in RDM, 8 februari 2018: https://www.edugroepen.nl/sites/RDM_platform/SitePages/National%20Cooperation%20in%20RDM%20Conference%20-%20terugblik.aspx 15 De zittende werkgroepleden zijn in 2016 gevraagd voor een zittingstermijn van een jaar, of zo lang de werkagenda daarom vraagt. De werkgroepvoorzitters zijn gevraagd om commitment voor een jaar, met na tussentijdse evaluatie verlening op basis van de werkagenda’s.

6

3.2. Nieuw werkmodel 2018 In 2018 laat het LCRDM het oude werkgroepenmodel los. Er zal gewerkt worden volgens een nieuw model, geïnspireerd op het werkmodel van Knowledge Exchange (KE) dat daar tot goede resultaten leidt.16 Het KE-model van strategiegroep, expertgroepen en task-en-finish groepen wordt voor het LCRDM model als volgt vertaald:

1. Pool van experts

2. Adviesgroep

3. Taakgroepen

4. Coördinerend bureau

5. [Stuurgroep]

In dit model wordt één grote groep van experts gevormd (Pool van experts). Deze experts delen kennis en ervaring op het gebied van RDM – met elkaar en met derden – zijn beschikbaar voor advies en kunnen ad hoc deelnemen aan kortlopende taakgroepen. Deze taakgroepen kunnen ofwel een advies uitwerken op een bepaald thema dan wel werken aan de voorbereiding van een landelijke bijeenkomst. Taakgroepen zullen waar nodig vanuit het coördinerend bureau worden ondersteund door een scrummaster/procesbegeleider/consultant. Er zal in 2018 financiële ruimte zijn voor een beperkt aantal taakgroepen. Voor de start van de taakgroepen zal een pitch uitgezet worden per voorziene taak. De pitch kan zowel uit de adviesgroep als uit de pool van experts komen, als door externen worden aangedragen. Om een werkagenda te kunnen opstellen voor de komende vier, vijf jaar en om de taakgroepen in 2018 te kunnen formeren, is het wenselijk dat er een plan komt met geprioriteerde activiteiten voor landelijke aanpak van RDM. Hiervoor wordt uit de verschillende LCRDM stakeholdersgroepen een adviesgroep samengesteld. De adviesgroep fungeert als kwartiermaker en committeert zich in eerste instantie voor 2018. De adviesgroep wordt gevoed door input van de experts. Eind 2018 zal een evaluatie plaatsvinden van het nieuwe werkmodel van het LCRDM en zal op basis van het prioriteringsplan een nieuwe roadmap worden opgesteld voor de volgende fase van het LCRDM (2019-2022). Tevens zal dan een voorstel worden gedaan voor bestuurlijke inbedding van het LCRDM (en de invulling van een stuurgroep).

16 Knowledge Exchange: http://knowledge-exchange.info/about-us

7

3.3. Schematische uitwerking

Flow

Resultaat:

* vrager

* LCRDM

community

*RDM veld

Vraag:

*Intern:

PvE, AG, SG

Coord. Bureau

*Extern:

Veld

Structuur

Stuurgroep (on hold) Adviesgroep

LCRDM Pool van Experts

Taakgroep

Taakgroep

Taakgroep Taakgroep Redactieraad

*)

CoördinerendBureau

Toets vraag Adviesgroep

Uitzetten vraag LCRDM Bur. Bureau

Uitvoer Taakgroep

Lage prioritering

Afwijzen met reden

**)

*) aanvulling mogelijk met in te huren expert **) opdracht geheel uitbesteed

8

3.4. Overzicht van criteria voor samenstelling, profiel en inspanning per groep 3.4.1: Pool van experts Samenstelling:

Alle huidige werkgroepleden (2015-2017) participeren in één pool van experts – tenzij men

aangeeft geen prijs meer te stellen op participatie in het LCRDM. Het coördinerend bureau

verstuurt uitnodigingen. Suggesties voor nieuwe experts zijn welkom

Ook mensen die aangegeven hebben geïnteresseerd te zijn in deelname aan het LCRDM

nemen deel aan de pool van experts. Te denken valt aan mensen werkzaam in hbo,

Biomedische Informatiespecialisten etc. (aanmelding via coördinerend bureau)

Profiel:

De mensen die deelnemen aan de pool van experts werken in hun eigen instelling aan RDM

en zijn bereid lokale inspanningen te combineren met landelijke inspanning, profilering en

ambassadeurschap van het belang van landelijke samenwerking

Inspanning:

De experts leveren input aan de (eerste) bijeenkomst van de adviesgroep door het scoren

van mogelijke thema’s en activiteiten

De experts dragen vanuit hun eigen dagelijkse praktijk/hun instelling nieuwe onderwerpen

aan om landelijk aan te pakken

De experts zijn komend half jaar beschikbaar om deel te nemen aan de ad-hoc-taakgroepen

(zie hieronder)

De pool-leden kunnen experts buiten de pool voorstellen voor de taakgroepen (via LCRDM

coördinator)

De experts profileren de inspanningen en resultaten van de taakgroepen in hun eigen

instelling, net zoals het belang van landelijke samenwerking

Om de kennisdeling mogelijk te maken wonen de experts ieder kwartaal een LCRDM expert-

c.q. netwerkmeeting bij (halve dag – format nader te bepalen)

3.5.2: Adviesgroep Samenstelling:

Voor de adviesgroep wordt geput uit de huidige groep LCRDM-werkgroepleden, aangevuld

met – waar nodig – externe experts. Het coördinerend bureau nodigt adviesgroepleden uit.

Er moet een link zijn met de NPOS-themagroep data. Te denken valt aan één van de twee

trekkers van deze ambitie.

De leden van de adviesgroep vertegenwoordigen verschillende stakeholders van RDM en

verschillende werkgebieden (ICT, beleid, onderzoeksondersteuning). Waar mogelijk wordt

ook gekeken naar bekendheid met de wetenschapsdisciplines.

De adviesgroep moet qua omvang werkbaar blijven, en moet dus niet te omvangrijk zijn. Te

denken valt aan 8 - 15 leden

Profiel:

De adviesgroepleden vertegenwoordigen geen stakeholders, maar fungeren als

sleutelfiguren in hun organisatie. De adviesgroepleden zijn mensen die zich echt willen

committeren en daar ook de ruimte voor hebben.

9

De adviesgroepleden hebben een brede kijk op de ontwikkeling van RDM in het speelveld

van open science.

De adviesgroepleden functioneren op strategisch tactisch niveau. Participatiecriterium: “Ik

kan andere mensen hierover adviseren”

De adviesgroepleden fungeren als kwartiermakers voor landelijke samenwerking op het

gebied van RDM.

Inspanning:

De adviesgroep komt in juni voor het eerst bij elkaar

De adviesgroep wordt ingesteld voor de duur van 6 maanden (= pilotperiode)

De adviesgroep komt elke 6 weken bij elkaar (voor een halve dag) = ca. 4 plenaire

bijeenkomsten

De eerste taak van de adviesgroep is om een prioriteringsplan voor de landelijke aanpak van

RDM op te stellen. De groep identificeert wat het eerste probleem is dat wordt aangepakt en

werkt vervolgens een model van building blocks uit voor verdere uitwerking

De adviesgroep bewaakt dat alle deelaspecten van RDM betrokken worden bij de landelijke

aanpak

De adviesgroep bepaalt de prioriteit van de uit te zetten pitches

De adviesgroep houdt zicht op afstemming van de verschillende ad hoc taakgroepen (i.s.m.

het coördinerend bureau)

De adviesgroepleden kunnen waar nodig taakgroepleden aandragen uit hun eigen netwerk

De adviesgroep evalueert het pilotjaar en bereidt de roadmap 2019-2022 voor (i.s.m. het

coördinerend bureau)

3.5.3: Taakgroepen Samenstelling:

De taakgroepen worden ad hoc samengesteld per uit te werken vraagstuk/deelprobleem

Voor de samenstelling van de taakgroep wordt geput uit de pool van experts aangevuld met

deskundigen uit de werkomgeving van de adviesgroepleden/experts uit de pool

De taakgroepen worden begeleid door een scrum-master/procesbegeleider/consultant

(taakomschrijving nader in te vullen).

Link met adviesgroepleden (nog nader uit te werken)

Profiel:

De taakgroepleden zijn gemotiveerd om aan een onderwerp te werken op grond van

behoeften/vraagstelling vanuit hun eigen instelling/werkomgeving en of hun eigen dagelijkse

werk. Incentive: met dit onderwerp moet ik ook iets in mijn eigen werkomgeving.

Inspanning:

De taakgroepen worden ad hoc samengesteld en werken aan kleine

deelproblemen/vraagstukken die in korte tijd opgelost kunnen worden (1-6 weken)

De taakgroepleden zijn beschikbaar voor intensieve tijdsinspanning in een korte periode

(model snelkookpansessies)

De taakgroepen stellen op basis van een pitch een projectplan vast, met daarin omschreven:

doel project, samenstelling taakgroep, gewenste resultaat, planning en budget.

10

De taakgroepen richten zich op het opstellen van adviezen op specifieke taken of het

voorbereiden van landelijke bijeenkomsten.

3.5.4: Coördinerend bureau Samenstelling:

Het coördinerend bureau bestaat uit een landelijk coördinator, secretariële ondersteuning en

social media/platformondersteuning, en een procesbegeleider/scrummaster

De procesbegeleider stelt de projectplannen voor de taakgroepen op en bewaakt de

voortgang en de planning. FTE-verdeling/taakomschrijvingen nader in te vullen

SURF runt het coördinerend bureau

3.5.5: [Stuurgroep – on hold] Samenstelling:

De samenstelling van een stuurgroep wordt gebaseerd op de omgevingsscan van het open

science/RDM-landschap in Nederland

Op basis van de omgevingsscan en de evaluatie van de werkwijze 2018 wordt vastgesteld of

de focus van een stuurgroep passend is, of dat de vorming van een strategiegroep beter is.

Overwogen moet worden of een aparte LCRDM-stuurgroep wenselijk is, of dat kan worden

aangesloten bij reeds bestaande bestuurlijke initiatieven: a) op SURF-niveau; b) landelijk:

bijvoorbeeld Stuurgroep NPOS, UKB-overleg; stuurgroep NDE (Netwerk Digitaal Erfgoed)

De samenstelling van de programmacommissie van het NFU-programma D4LS kan als model

dienen voor het betrekken van onderzoekers in een stuurgroep

Voor het LCRDM-model is ook een duidelijke lijn met beleid en ondersteuning wenselijk. Te

denken valt aan directeuren strategie, decanen en bibliothecarissen

Een effectieve stuurgroep kent een evenwichtige vertegenwoordiging van organisaties,

rollen en wetenschapsdisciplines

Inspanning:

De stuurgroep zorgt voor bestuurlijke en institutionele implementatie van de adviezen van

het LCRDM, en/of zorgt voor financiering van grotere uit te werken RDM-projecten.

4. Werkwijze 4.1. Focus De focus van het LCRDM ligt op RDM-beleid. Daarbij gaat het niet alleen om gezamenlijke en coherente ontwikkeling van dat beleid, maar ook om het formuleren van implementatiestrategieën. Het LCRDM verbindt onderzoeksondersteuners, beleidsmakers, ICT-ers, bestuurders en financiers. Het LCRDM maakt de koppeling tussen beleid en oplossing, maar verbindt zich voor de oplossing (nader uit te werken diensten en producten die om onderhoud vragen, te implementeren beleid) met de andere stakeholders zoals UKB (ondersteuning), SURFexpertisecentra, RDNLpartners, Go FAIR (diensten en services), NPOS (beleid) etc. 4.2. Prioritering Onderzoekers moeten in toenemende mate voldoen aan regels en eisen van overheden, onderzoeksfinanciers, uitgevers en de eigen onderzoeksinstelling. Het betreft onderwerpen als omgang met privacygevoelige data, ethische kwesties, integriteit en FAIRification van data

11

voorafgaand, tijdens en na afloop van het onderzoek. Ondersteuning hierbij wordt vaak gefragmenteerd geleverd door ondersteuners binnen en buiten de eigen organisatie. Om onderzoekers efficiënt en adequaat ondersteuning te bieden bij RDM is het van belang dat de ondersteuners zich ervan bewust zijn dat ze onderdeel uitmaken van een keten.

Het LCRDM zal in 2018 vanuit het ketendenken een plan met geprioriteerde activiteiten opleveren voor landelijke samenwerking van RDM op basis waarvan een roadmap voor 2019-2022 kan worden opgesteld. Werken vanuit het ketendenken betekent de facilitering van RDM-ondersteuning voor de onderzoeker gedurende de gehele onderzoekscyclus. Dus niet alleen vóór en na, maar ook nadrukkelijk tijdens het onderzoek. Het gaat hierbij niet alleen om ondersteuning, maar ook om om voorzieningen, bestuurlijk mandaat en kennisdeling. De disciplinespecifieke ondersteuningsbehoeften van datastewards en datamanagers vormen daarbij het uitgangspunt. Om het plan met geprioriteerde activiteiten handen en voeten te geven, zal de RDM-experts gevraagd worden input te leveren voor prioritering van thema’s en onderwerpen voor landelijke aanpak. Bestuurlijke bekrachtiging en commitment van alle stakeholders is de volgende stap voor landelijke implementatie. Het Nederlandse veld van open science, waarbinnen RDM een onmisbaar onderdeel is, is complex en volop in beweging. Dit veld zal eerst in kaart worden gebracht, waarna de beste opties voor bestuurlijke afstemming zullen worden gewogen. Ook hiervoor zal eind 2018 een voorstel worden gedaan. 4.3. Financiering nieuwe aanpak Activiteiten van het LCRDM worden in 2018 gefinancierd uit het SURF innovatieprogramma Open Science (voorheen innovatieprogramma Duurzame Data) uit de SURF-strategisch planperiode 2015-2018. SURF financiert hiermee het coördinerend bureau. In alle activiteiten van het LCRDM wordt in kind bijgedragen door de betrokken instellingen. Voor de periode 2019-2022 zal een breed financieringsmodel worden onderzocht. 4.4. Communicatie Ter versterking van de interne en externe communicatie keert de maandelijkse update per email terug, al dan niet via een discussielijst. Er zullen Wikipedia-achtige schrijfmiddagen worden georganiseerd voor het updaten en uitbreiden van de wiki/het online platform als informatiebron. Alle producten van het platform zullen worden vertaald in het Engels. Er zal een redactieraad ingesteld worden voor de website en de wiki (cf. model openaccess.nl). 4.4. Thema’s Uit de Quickscan 2017 is gebleken dat de huidige thema’s van het LCRDM nog onverminderd relevant zijn. Daarom zal geprobeerd worden elk bestaand thema in de adviesgroep te vertegenwoordigen: financieel, faciliteiten & datainfrastructuur, onderzoeksondersteuning & advies, juridische aspecten, bewustwording/engagement. Daarnaast zijn twee nieuwe onderwerpen benoemd: data stewardship en governance van RDM. 4.5. Praktisch

Om de werking van het LCRDM actueel te houden wordt een onderwerpenlijst voorgelegd

aan de pool van experts met het verzoek of ze hun eigen prioritering willen aangeven en/of

12

kunnen aanvullen met prioriteit uit hun eigen instellingen. De lijst is gebaseerd op de

quickscan 2017.

Op grond van de prioriteringsscores van de pool van experts stelt de adviesgroep een

prioriteringsplan op voor landelijke aanpak RDM. De groep identificeert wat het eerste

probleem is dat wordt aangepakt (bijv. Hoe lang moet welk type data bewaard worden?).

Vervolgens wordt gewerkt met z.g. ‘building blocks’ waaruit advies volgt: als we dit

oplossen/hierop adviseren, kunnen we vervolgens X, Y, Z aanpakken.

Input voor de activiteiten (adviezen, engagementbijeenkomsten … ) kan komen uit:

o Het land / het veld: concrete vragen;

o Vanuit de adviesgroep

o Vanuit de pool van experts

o Vanuit de NPOS groep of andere data-groepen (RDNL/UKB/D4LS/NDE etc.)

De adviesgroep bepaalt de prioriteit van aan te pakken onderwerpen

De aanvrager wordt gevraagd of hij/zij a) aan de pitch kan bijdragen – in samenwerking met

coördinerend bureau LCDRM en adviesgroep b) als niet of hij/zij collega’s beschikbaar heeft

die kunnen bijdragen aan een taakgroep.

Zodra een taak wordt vrijgegeven kunnen de experts uit de pool van experts zich intekenen

en kan men gericht mensen vragen en/of een beroep doen op deskundigen en consultants.

Wijze van communicatie vaststellen: mailgroep via coördinerend bureau/RDM-discussielijst?

Iedere taakgroep wordt begeleid door een procesbegeleider/scrummaster om het

projectplan op te stellen en het project te realiseren.

4.6. Tijdpad Februari/mei: brainstorm Mei/juni: prioritering quickscan Juni: start adviesgroep December: evaluatie December/Q1 – 2019: roadmap 2019-2022

13

Bijlage I: SWOT-analyse per onderdeel

14

15

Bijlage II: Wensen en aanbevelingen SWOT-analyse evaluatie 2017

De nummers tussen () verwijzen naar de bronnen van input – zie ook noot 5. (B) = brainstormsessies.

Algemeen

Organiseer plenaire WG-leden bijeenkomst voor toekomstdiscussie (4)

LCRDM Concept

Aansluiting met internationale initiatieven zoeken - o.a. RDA (1)

Internationaal: deelname aan RDA; presentaties op internationale congressen; publicaties zijn van belang (6)

Blijf verbindingspunt om ook Europese en internationale initiatieven te verzamelen en implementeer daarin de Nederlandse blik (4)

Meer de focus op RDM en data stewardship i.p.v. op RDM en research support (1)

Naast open science ook open support op de agenda (2)

Centrale rol LCRDM: netwerkorganisatie voor kennisuitwisseling tussen instellingen (3)

Gewenste rol LCRDM is tweeledig: landelijk adviserend; inspiratieruimte (5)

Nieuwe schwung geven op basis van bestaande resultaten (4)

Benut het menselijk netwerk (4)

Haal scherpe agendasetting/vraag uit het veld op (5)

Zorg voor commitment van zowel bestuur als vanuit het veld (bestuurlijk en financieel) (5)

Zorg voor het organiseren van vragen richting en van de bestuurlijke laag (5)

Zoek commitment van bestuurders voor de instelling van werkgroepen (cf. data stewardship TU Delft) (6)

Implementeer werkmodel Knowledge Exchange voor uitwerking nieuwe thema’s RDM (4)

Zoek portemonnee om experts dingen te laten uitwerken (4)

Organiseer per kwartaal werksessies om in instellingen ontwikkelde producten op thema te verzamelen, te delen en in paar sessies om te vormen tot landelijke producten (4)

Organiseer klankbordgroepjes/themagroepjes om bestuurders en onderzoekers erbij te betrekken (6)

Afstemming wenselijk met het erfgoedveld (Netwerk Digitaal Erfgoed) (B)

Zorg voor een sterke koppeling tussen RDM en Open Science. Open Science is namelijk in focus bij de instellingen (B)

LCRDM Werkgroepen

Structurelere inhoudelijke samenwerking tussen de Werkgroepen (2)

Werkgroepen gaan door met andere onderwerpen/thema’s (3)

Werkgroepen beter verbinden (4)

Nieuw bloed toevoegen. Het netwerk van experts kan veel groter zijn (B)

Mensen betrekken die vertaalslag kunnen maken van generieke producten naar producten op maat voor de instellingen (B)

LCRDM Producten Bestaande producten:

Website en platform blijven bestaan (3)

Organiseer onderhoud & beheer van opgeleverde producten (5)

Continueer het werk aan beleids-juridische producten en commentaren (4)

Continueer organisatie engagementbijeenkomsten (4)

16

Ontwikkel een loket voor best practices per bestaand thema (5)

Opties voor loketfunctie:

a) een gezamenlijk online loket voor disciplinespecifieke vragen (of, loket voor speciale (vaak disciplinespecifieke) data formats) waar vragen doorgeleid worden naar de juiste discipline- of data-format expert b) landelijk loket / expertise netwerk voor ondersteuners is interessant. Voor onderzoekers is een lokaal loket bij de instelling voor de meeste onderwerpen beter. Het landelijk loket / netwerk kan natuurlijk wel informatie bundelen en beschikbaar stellen die voor alle NL partijen relevant zijn. Het zou interessant zijn om te kijken naar het voorbeeld van Open Access: hoe functioneert het, bereikt het de doelgroepen, hoe wordt samengewerkt met lokale ‘loketten’? In het verlengde daarvan: hoe functioneert OpenAire, het loket op Europees niveau? (6) c) Het landelijke loket moet aanvullend zijn op de expertise die er in de instellingen zelf al is (E)

Zorg voor doelgroepgerichte implementatie van RDM producten (5)

Borg doorontwikkeling architectuur; implementatie dienstencatalogus in instituten; harmonisering repository infrastructuur voor de long tail (4)

Producten internationaal laten aansluiten per discipline (4)

Integratie dienstencatalogus met DMP tooling (4)

Onderzoek of het front office/back office-model iets kan betekenen voor de vormgeving van het loket (B)

Neem bij de projectvoorstellen voor actualisering/onderhoud/doorontwikkeling van de producten ook mee hoe de onderzoeker benaderd kan worden (B)

Algemene aanpak nieuwe producten:

Nieuwe producten pitchen. Model Zalando (E)

Zorg voor het bestuurlijk agenderen van een oplossing voor synergie architectuur en

infrastructuur tussen instellingen (incl. software archivering en digital research environments

& goede infra voor privacy handling) (5)

Volg agendapunten 2018 van SURF en NPOS/EOSC (5)

Pak landelijke onderwerpen aan die op bestuurlijk niveau aandacht moeten krijgen (5)

RDM praktijk moet aansluiten bij de onderzoekscommunities (5)

Meer aandacht voor toepassing op instellingsniveau i.v.m. verschuiving van RDM naar open

science (5)

Gebruik het bestaande netwerk om scholing/training centraal te regelen (B)

17

Bijlage III: Quickscan van onderwerpen Bestaat uit deel a) nog af te ronden onderwerpen 2015-2017; b) suggesties aan te pakken onderwerpen. Op basis van deze bijlage zal een prioriteringslijst worden samengesteld voor de pool van experts.

A. Overzicht af te ronden onderwerpen 2015-2017/reeds voorgenomen activiteiten voor 2018 Bijeenkomsten:

April 2018: Ronde tafel financiering VSNU/LCRDM - en vervolg

N.t.b.: Bootcamp voor juristen rond GDPR/open science Support4Research/LCRDM

24 april 2018: Workshop juridische aspecten van RDM HBO/NAI en LCRDM (+ 06/11)

N.t.b.: SURF academy architectuur – dienstencatalogus – glossary

November 2018.: Derde Data Stewardship Netwerkdag (icm. RDNL Dutch Dataprijs)

N.t.b.: Seminar diensten voor de AAVG

N.t.b.: Train the trainer programma Gedragscode Persoonsgegevens

Af te ronden/te onderhouden/nog te ontwikkelen: ( + vertaling in projectplannen)

Trainingen

DMP – DMP online implementatie?

FAIR

Veilige Data

Incentives

Shades of Open

Requirements

Comm model use cases

Glossary

Dienstencatalogus

Referentiearchitectuur – HORA project

Handreiking AVG

Privacy by Design/PIA’s

Gedragscode persoonsgegevens + e-module

Zeggenschap + bijbehorende producten: inventarisatie; risicoanalyse &

toelichtingsdocumentatie; Diner Pensant; modelparagraaf (consortium-agreement);

modelinstructie voor cao; modellicentie voor eindgebruiker.

B. Quick scan mogelijke nieuwe onderwerpen [cursief = al op agenda 2015 -2017; gemarkeerd = nieuwe thema’s vgl. met Quickscan 2015-2016] Zie voor de input van de conferentie op 8 februari 2018: https://www.edugroepen.nl/sites/RDM_platform/SitePages/LCRDM%20conferentie%20werkcafé-kaartjes.aspx Faciliteiten & Datainfrastructuur:

o digital preservation & curation (workflow tools), inclusief sustainable software

o repository-advies

18

o samenwerking standaardiseren; landelijke uniformiteit o open RDM resources o gebruik BSN TTP – SIG WG VDK o global authorisation o text en data mining o het samenbrengen en nog beter doorzoekbaar/linkbaar maken van data van

verschillende instituten, middels portals zoals NLBIF o deselectie van onderzoeksdata o reproduceerbaar onderzoek o efficiënte workflows o orkestratie op de verschillende lagen van de architectuur o de toepasbaaheid van tools o projectuitvoering met Netwerk Digitaal Erfgoed op de thema’s: houdbaar,

bruikbaar, zichtbaar o FAIR assessment, certificering en kwaliteit van repositories o afstemming services op de vraag o harmonisatie RDM o domeinprotocollen datamanagement o service-orkestratie in een federatief gedistribueerd landschap o blockchain o deeleconomie o implementatie van architectuurmodel in de HORA o verdere uitwerking en onderhoud dienstencatalogus o uitbreiding glossary RDM termen

Juridische aspecten van RDM:

o sensitieve data and privacy issues (shades of open-inventaris) o eigenaarschap; commerciële belangen o licenties; deponeer- en gebruikslicenties voor data Welke (gebruiks)licentie

behartigt de belangen van onderzoeker, universiteit en maatschappij met betrekking tot de exploitatie van onderzoeksdata het best?

o AVG o DMP planning, tool en relatie met ethiek (gaat verder dan AVG) o Implementatie gedragscode persoonsgegevens en gedragscode integriteit

Financiering van RDM:

o kostmodellen voor RDM o kostmodellen voor RDM infrastructuur

Onderzoeksondersteuning:

o RDM rollen en nieuwe functies; UFO profielen o FAIR: metadata; metadata synergie o het managen van metadata en de toolingkeuze daarvoor o disciplinaire verschillen administratieve lasten o data science

19

o meer aandacht voor data management tijdens het onderzoek. Nu concentreert RDM zich vooral of DMP’s (voor het onderzoek) en data archivering (na het onderzoek) o uitwerking advies DMP-tooling o Besteedt ook aandacht aan de eerste stappen in datamanagement voor de

instellingen die nog in de instapfase zitten. Daarin kan nut en noodzaak van samenwerking worden benadrukt o Meten van hergebruik van data

Engagement:

o RDM portal onderzoekers o weet het niet, vraag het onderzoekers/financiers o borging van datakwaliteit o booking site voor bijeenkomsten voor de onderzoeker met een boekingskalender o SURFacademy-achtige reeks rond de referentiearchitectuur o Use cases voor elk aspect van RDM, ook in het kader van het nieuwe concept

‘data scenario’s) o Organisatie van netwerk en bewustwordingsbijeenkomsten, naar de

verschillende thema’s, evt. als roadshow langs de instellingen om onderzoekers meer te betrekken; of format ontwikkelen voor dergelijke bijeenkomsten met lijst van sprekers

o Incentives, met onderzoek naar rol van alle stakeholders (bijv bibliotheken: registreren)

o input; HRM bij instellingen: rol RDM / Open Science in unctioneringsgesprekken; VSNU: SEP etc… )

o data impactfactor o het belonen van de onderzoeker voor FAIR data, en open data waar dit kan o data citatie o Afstemming ethiek – AVG en RDM themabreed (ethiek > privacy cf. ERC/H2020-

eisen) o Ethische implicaties OS voor onderzoekers (ongewenst gebruik data;

‘harrassment’ van onderzoekers, steeds gedetailleerd verantwoording afleggen) - Linking pin internationale partijen als RDA e.d. voor onderwerp ‘bewustwording’,

uitnodigen experts voor gedachtenwisseling - Vermarkten van producten / hoe kunnen we de onderzoekers helpen in de wirwar

van regels en tools wegwijs te worden? - Waar sta je als organisatie en hoe kun je een echte RDM-organisatie worden?

Produceren – indelen – feedback over aansluiting

- Waar zitten de gezamenlijke belangen en uitdagingen

o Organisatie SURFacademy producten architectuur-dienstencatalogus-

glossary (september 2018)

Data Stewardship:

o Organisatie Datstewardship Netwerkdag – verdieping (september/oktober 2018) –in combinatie met uitreiking tweejaarlijkse Data Prijs RDNL (november 2018 en connectie met NPOS)

20

o vormgeving van de functie van data stewardship en wat van elkaar te leren valt plotten van de rol van de datasteward in de referentiearchitectuur is wenselijk. Hulpmiddel om te tonen wat er bij deze rol komt kijken

o Ondersteuning curriculum datastewards: Opleidingsplan met 3 a 4 bijeenkomsten per jaar: Startpunt voor netwerken + verdiepingsbijeenkomst(en) +intervisie + FAIR/IT trainingen voor niet technische datastewards

o De datamanager in de datastewardrol:

bijeenkomsten voor de datasteward van operationeel tot tactisch

RDM grants – plannen/financieringsaanvraag/juridisch; hoe de

organisatie in te richten zodat de onderzoeker optimaal RDM kan doen?

o Research IT-kant: tooling, kennisuitwisseling, geen dienstenlevering (=

expertisecentrum SURF IT). LCRDM zorgt voor bewustwording van de diensten

(dienstencatalogus?). Geen verkoper van het product. Aan RDM landschap duidelijk

maken wat voor en tegens zijn.

o Hiaten aan kennis bij instellingen en individuen verhelpen. Mensen bij elkaar

brengen.

Governance van RDM:

o afstemming diverse landelijke initiatieven (brainstorm)