1

HOOFDSTUK 1

De maandelijkse resultaatbepalingin de algemene boekhouding

Blz. 257 tot 383

MAANDELIJKS AFSLUITEN ?

• Er is een wettelijke verplichting om minstens eenmaal per jaar een jaarrekening op te maken

• Maandelijks moet men ook alle verrichtingen getrouw boeken

• We hebben gezien dat bij de “jaarlijkse” inventaris, er belangrijke correcties kunnen voorkomen

2

MAANDELIJKS AFSLUITEN (vervolg)

• Deze correcties uit inventaris kunnen het “voorlopig” resultaat grondig veranderen. Dit doet dan ook de vraag ontstaan:– wat is nog het nut van maandelijks een tussenresultaat te kennen,

als dit bij de inventaris toch zal veranderen?– Kunnen we inventarisveranderingen niet anticiperen.

• DIT DOET MEN VIA DE MAANDELIJKSE RESULTAATBEPALING

De maandelijkse resultaatbepaling in de algemene boekhouding

Bij de boekhoudkundige verwerking van de ondernemingstransacties wordt allesgeregistreerd in functie van de jaarlijkse resultaatbepaling.

→ Hieruit blijkt dat de registratie van het jaar moet gecorrigeerd worden aan de inventarisgegevens.

Dit betekent dat de tussentijdse resultaten niet noodzakelijk een juist beeld geven.→ juist dit tussentijds resultaat (meestal maandelijks) van belang voor een

juist inzicht.

Het basisprobleem bij de maandelijkse resultaatbepaling is dat men een zo getrouw mogelijk resultaat wenst, zonder dat een inventaris op het einde van de maandnoodzakelijk is. Men verlegt de boekhoudperiode van één jaar naar bijvoorbeeld éénmaand. Dit betekent dat men maandelijks alle opbrengsten en kosten tot uitdrukking wenst te brengen.

3

Maandelijkse resultaatbepaling: verkopen, aankopen en voorraadwijzigingen bij maandelijkse resultaatbepaling

• Verkopen:

Boeking van een verkoop:40000

HandelsdebiteurenD C D C

70000Verkopen en

dienstprestaties

D C

49942Verschuldigde BTW

bij verkopen

X X

X

De eis van maandelijkse afsluiting wordt door de onderneming gebruikt om zo snel mogelijk alle definitieve verantwoordingsstukken te bekomen. Als dit niet kan, dan wordt gebruik gemaakt van de rekeningen:

- 40400 te innen opbrengsten- 44410 op te maken CN’s- 44400 te ontvangen facturen

Maandelijkse resultaatbepaling: verkopen, aankopen en voorraadwijzigingen bij maandelijkse resultaatbepaling

Commerciële kortingen wegens hoeveelheidsafname

Deze worden meestal op het einde van het jaar verstrekt aan de afnemers. De kostontstaat formeel op het einde van het jaar, maar onstaat systematisch bij de verkoopin iedere periode.→ Opnemen via een zo getrouw mogelijke schatting

Jaar Jaaromzet eindejaarskortingen

Eindejaarskortingen x 100 jaaromzet

20N020N120N2enz.

2 000 000,002 100 000,003 100 000,00

20 000,0021 630,0037 510,00

1,00%1,03%1,21%

→ onderneming verandert haar politiek niet → mogelijke schatting voor het jaar 20N0 het ervaringscijfer 20N0. Dit ervaringscijfer toepassen op de gerealiseerde maandomzet en einde van het boekjaar de nodige aanpassingen doen.

4

Maandelijkse resultaatbepaling: verkopen

Boekingen:

D C

49920 TTR

kortingen D C

70002Comm.kortingenop verkopen(-)

70800Toegekende kortingen,ristorno’s en rabatten

X X

(1)… ...

X X

(1) maandelijks % op opzet van de maand

D C

44410Op te makencreditnota’s

X X(2)

(2) inventarisboeking einde jaar

CS X(3)

(3) afsluiting van de wachtrekening ten laste nemen > inventaris

DST

XT

(4)

(4) afsluiting van de wachtrekening ten laste nemen < inventaris

Boekjaar 20N0:

Maandelijkse resultaatbepaling: verkopen

boekjaar 20N1:

D C

44410Op te maken

CN’s D C

49920Toe te rekenen

kortingen

X XBS (5)

(5) opening boekjaar

D C40000

Handelsdebiteuren D C

49955Reg. versch.

BTW

X X

X

(6)

(6) uitgaande creditnota

5

Maandelijkse resultaatbepaling: aankopen

De problematiek bij de aankopen is identiek met deze bij de verkopen.Er wordt getracht alle facturen en creditnota’s tijdig te boeken. Indien dit onmogelijkis, zal gebruikgemaakt worden van de rekeningen:

- 44400 te ontvangen facturen- 40410 te ontvangen creditnota’s

Voor de te ontvangen eindejaarskortingen, wordt gewerkt met ramingen die viawachtrekeningen verwerkt worden:

- kostenrekening: 60402 commerciële kortingen op aankopenhandelsgoederen (-) of 60800 ontvangen kortingen,ristorno’s en rabatten (-)

- wachtrekening: 49910 verkregen kortingen- definitieve rekening: 40410 te ontvangen creditnota’s

Maandelijkse resultaatbepaling: aankopen

Boekjaar 20N0:

Boekingen:

XD C D C

60402Comm.kortingen op

aankopen handelsgoederen (-)

60800Ontvangen kortingen, ristorno’s

en rabatten (-)

49910Verkregen kortingen

X… ...

X X(1)

(1) maandelijks: % op aankopen van de maand

D C

40410Te ontvangen

CN’s

X(2)X

(2) inventarisboeking einde jaar

X X(3)

(3) afsluiting van de wachtrekening: maandelijks verworven opbrengst inventaris

X DST

(4) of

CST

(4) afsluiting van de wachtrekening: maandelijks verworven opbrengst inventaris

6

Maandelijkse resultaatbepaling: aankopen

Boekjaar 20N1:

D C49910

Verkregen kortingen D C

40410Te ontvangencreditnota’s

BSX X(5)

(5) opening boekjaar

D C

49952Reg. TV BTW

D C44000

Leveranciers

X

X X(6)

(6) inkomende creditnota

De boekingen (1) tot en met (4) worden hernomen

Maandelijkse resultaatbepaling: aankopen

• Voorraadwijzigingen handelsgoederen

De werking van de voorraadwijzigingen bij de eindejaarsinventaris

D C D C34000

Handelsgoederen60940

Voorraadwijzigingen

BS = BV (1)

(1) opening van de rekening: Beginsaldo = Beginvoorraad (BS=BV)

X X(2)

(2) noteren van de voorraaddaling

X X(3)

(3) noteren van de voorraadstijging

Voor een maandelijkse resultaatbepaling → maandelijks deze boekingen verrichten

7

Maandelijkse resultaatbepaling: diensten en diverse goederen

• Het maandelijks verrekenen van kosten heeft als doel het maandelijks resultaatexact te bepalen. Sommige kosten worden regelmatig verbruikt → slechts periodiek aangerekendVerschil tussen het moment van aanrekening van de kost en het moment van verbruik van de kost

• De kost in de boekhouding moet aangeduid worden op het moment van «verbruik»en niet op het moment van «aanrekening».

• Voorbeeld:

Kosten aangerekend vóór het verbruik of «over te dragen» kosten

Drukwerk, abonnementendiverse verzekeringen…

Kosten verbruikt vóór de aanrekeningof «toe te rekenen» kostenElektriciteit, gas, watertelefoon en fax...

Maandelijkse resultaatbepaling: diensten en diverse goederen

• Het maandelijks ten laste nemen van over te dragen kosten

Kenmerk van deze kosten is dat de factuur of de rekening ontvangen wordt vóór de kost effectief gerealiseerd is.Deze kosten worden opgevolgd via een verdeelblad. Voor een voorbeeld zie handboek boekhouden blz 263

In dit verdeelblad wordt het aantal maanden waarover de kosten moeten wordenverdeeld, aangeduid evenals het maandelijks ten laste te nemen bedrag.Het niet verbruikte deel einde boekjaar wordt getoetst aan de inventaris. Dit inventarisbedrag moet naar volgend boekjaar overgedragen worden.

8

Maandelijkse resultaatbepaling: over te dragen kosten• Boekingen:

Boekjaar 20N0:

D C

61…Diensten

en diverse goederen

X X(2)D C

44000Leveranciers D C

49900Over te dragen diensten

en diverse goederen

D C

49948TV BTW bij

aankopen

X X

X

(1)

D

49000Over te dragen

kosten C

X X(3)CS X(4)

DST

X(4)

T

Maandelijkse resultaatbepaling: over te dragen kosten

Boekjaar 20N1:

D C

49000Over te dragen

kosten D C

49900Over te dragen diensten

en diverse goederen

BS X X(5)

(5) opening

(1) ontvangst van de factuur

(2) maandelijks in kosten nemen(3) juiste inventaris einde boekjaar

(4) afsluiting einde boekjaar

9

Maandelijkse resultaatbepaling: over te dragen kosten

• Voorbeeld:Per 1 maart 20N0 ontvangt men een factuur voor drukwerk: 2 100,00 EUR + 21% BTWMen schat dat dit 12 maanden behoeften dekt. Bij inventarisopname op 31 december 20N0 geeft men als niet-verbruikt saldo 400,00 EUR op. Men schat aanvang 20N1 dat 400,00 EUR gedurende 4 maanden zal opgebruikt worden.

Maandelijkse resultaatbepaling: over te dragen kostenBoekjaar 20N0:

175,00 175,00

D C

61200Leveringen aan de onderneming

175,00 175,00

175,00 175,00175,00 175,00

175,00 175,00

175,00 175,00

175,00 175,00

175,00 175,00

175,00 175,00

175,00 175,00

31 03 N030 04

31 05

30 0631 07

31 08

30 09

31 1030 11

31 12D C

49000Over te dragen

kosten

400,00 400,00

CS 50,00 50,00

31 12 N0

31 12 N0

49900Over te dragen diensten

en diverse goederenD C

D

49948TV BTW bij

aankopen C

441,00

D C

44000Leveranciers

2 541,00 2 100,00

10

Maandelijkse resultaatbepaling: over te dragen kosten

Boekjaar 20N1:

D C D C

49000Over te dragen

kosten

49900Over te dragen diensten

en diverse goederen

400,00 400,00BS 400,00

D C

61…Diensten en

diverse goederen

100,00 100,00

100,00 100,00

100,00 100,00

100,00 100,00

Maandelijkse resultaatbepaling: toe te rekenen kosten

• Het maandelijks ten laste nemen van toe te rekenen kosten

Dit zijn kosten die reeds verbruikt zijn zonder dat daarvoor een factuur is ontvangen.→ deze kost toerekenen

De verwerking in de boekhouding zal ook hier gebeuren op basis van een verdeelblad.

Voorbeeld verdeelblad, zie handboek boekhouden blz.267.

11

Op basis van de ervaring schat men de grootte per maand van elke kostensoortwaarvan men later afrekeningen zal ontvangen. Als de facturen of afrekeningen ontvangen worden, worden ze ingeschreven.

Maandelijkse resultaatbepaling: toe te rekenen kosten

Op het einde van het boekjaar→ verschil bepalen tussen: - de begrote kosten van het jaar

- de ontvangen facturen→ inventarisopname

Maandelijkse resultaatbepaling: toe te rekenen kosten• Boekingen:

Boekjaar 20N0:

D C44000

Leveranciers

49948TV BTW bij

aankopenD C

X X

X

(2)ontvangst factuur

D C

49921TTR diensten endiverse goederen D C

61…Diensten en

diverse goederen

X X(1)maandelijkse opname

van het geschatte bedragin de kosten

49200TTR kostenD C

X X(3)inventaris

CSinventarisverschillen (4)

XDS X(4)

T T

12

Maandelijkse resultaatbepaling: toe te rekenen kosten

Boekjaar 20N1:

D C D C

49200Toe te rekenen

kosten

49921Toe te rekenen diensten

en diverse goederen

BS

X X(5)

opening

Maandelijkse resultaatbepaling: toe te rekenen kosten

• Voorbeeld:Men schat het maandelijks telefoonverbruik op 175,00 EUR. De tweemaandelijkseafrekeningen zijn (exclusief BTW):

- januari-februari: 03 03 N0 417,00 EUR- maart-april: 14 05 N0 394,00 EUR- mei-juni: 08 07 N0 470,00 EUR- juli-augustus: 03 09 N0 244,00 EUR- september-oktober: 18 11 N0 431,00 EUR- november-december: nog niet ontvangen op 31 12 N0

Inventaris op 31 december N0: men schat het bedrag (exclusief BTW) op 472,00 EURvoor de laatste twee maanden.De eerste ontvangen afrekening in 20N1 bedraagt (exclusief BTW) 481,00 EUR (datum 27 01 20N1).

13

Maandelijkse resultaatbepaling: toe te rekenen kostenBoekjaar 20N0:

175,00 175,00

49921TTR diensten en diverse goederenD C

61200Leveringen aande ondernemingD C

31 01 N0

175,00 175,0028 02

175,00 175,00175,00 175,00

31 0330 04

175,00 175,00175,00 175,00

31 0731 08

175,00 175,00175,00 175,00

30 0931 10

175,00 175,0030 11

175,00 175,0031 12

470,00244,00431,00

394,00417,0044000

leveranciers49948

TV BTWbij aankopen

D C49200

TTR kosten

472,00 472,0031 12

328,00 DS 328,00

175,00 175,00175,00 31 05

30 06175,00

Maandelijkse resultaatbepaling: toe te rekenen kosten

Boekjaar 20N1:49200

TTR kostenD C

BS 328,00

49921TTR diensten en diverse goederenD C

328,00 328,0001 01 N1

44000LeveranciersD C

49948TV BTW bij

aankoopD C

582,01481,00

101,01

27 01 N1

14

PERSONEELSKOSTEN: personeelsadministratie gevoerd doorde onderneming zelf

• Als de onderneming zelf alle verplichtingen in verband met de personeels-administratie voert, worden de WG-bijdragen voor sociale verzekeringen slechtsom het kwartaal juist berekend en op de kostenrekening geboekt

→ ongewenste resultaatverschuivingen

• Om dit te vermijden, worden de WG-bijdragen RSZ maandelijks verrekend→ obv. ervaring een opslagpercentage berekenen op de brutobezoldiging:

WG-bijdrage kwartaal X 100 = a%brutobezoldiging kwartaal

→ iedere maand de WG-bijdrage obv. dit % berekenen en boeken op een tijdelijke rekening «49923 toe te rekenen WG-bijdragen voor sociale verzekeringen»

→ op het einde van het kwartaal, de aanpassing op de rekening «49923 toe te rekenen WG-bijdragen voor sociale verzekeringen» tegenover«62100 WG-bijdrage RSZ»

PERSONEELSKOSTEN: personeelsadministratie gevoerd doorde onderneming zelf

•Boekingen:

WG-bijdrage

WG-bijdrage(2)

D

45401RSZ

1e kwartaal C

49923TTR WG-bijdrage

sociale verzekeringenD C

62100WG-bijdrage

RSZD C

05 02 voorsch.05 03 voorsch.

05 04 voorsch.

inhoud jan.inhoud febr.

inhoud mrt.

X(1)X(1)X(1)

(1)Xjan.

febr.mrt.

(1)X(1)X

CS of DS

T T

(3)X of X

15

PERSONEELSKOSTEN: personeelsadministratie door een erkend sociaal secretariaat

In deze situatie zijn er geen problemen, men kent maandelijks alle elementen van depersoneelskost.

PERSONEELSKOSTEN: vakantiegeld

• Dit wordt slechts één maal per jaar aangerekend. Het opnemen van het vakantiegeld via de inventaris laat opnieuw niet toe een juist maandresultaat te bepalen

→ via «49922 toe te rekenen vakantiegeld» maandelijks een gedeelte in het resultaat opnemen.Het fiscaal aanvaarde % wordt toegepast op de maandelijksebrutobezoldigingen en dit wordt maandelijks aangeduid.

16

PERSONEELSKOSTEN: vakantiegeld

D C45600

Vakantiegeld

BS (1)

D C45400RSZ

X X(3)

X X(5a)

D C49922

TTR vakantiegeld

62031Vakantiegeld

arbeidersD C

jan. jan.(2)

… ...

dec.(2)

dec.

62021Vakantiegeld

bediendenD C

jan. jan.… ...

dec. dec.

(2)

(2)

CS of DS X of X(5b)

X of X(5b)

T T

XX(4)

D C

45300Ingehouden

BV

X

D C

45500Verschuldigdebezoldigingen

X

(4)

(4)

PERSONEELSKOSTEN: vakantiegeld

(1) toestand bij de opening van het boekjaar(2) januari-december: toeslag% wegens vakantiegeld(3) april: ontvangst afrekening RSZ vakantiegeld arbeiders(4) juli: berekening van enkel en dubbel vakantiegeld bedienden en berekening

van bijkomend vakantiegeld arbeiders(5) december: inventarisberekening vakantiegeld arbeiders en bedienden over

bezoldigingen verlopen boekjaar(5a) inventarisberekening: het eventueel nog resterende saldo op 45600 wordt

aangevuld tot het bedrag nodig volgens de inventarisberekening(5b) afsluiting CS of DS naargelang via de maandelijkse procentuele toerekening

te veel of te weinig vakantiegeld berekend werd.

17

PERSONEELSKOSTEN: vakantiegeld

• Eindejaarspremie:

Deze wordt slechts 1 maal per jaar aangerekend in december. Door deze jaarkostmaandelijks ten laste te nemen, verkrijgt men een juister perioderesultaat

→ «499221 toe te rekenen eindejaarspremie» → maandelijkse brutobezoldiging x 1/12 → dertiende maand→ “ “ “ x 2/12 → dertiende + veertiende maand

AFSCHRIJVINGEN

• Als de afschrijvingen maandelijks opgenomen worden in het resultaat:- bij het begin van het boekjaar een afschrijvingstabel obv. de aanwezige

vaste activa (zie tabel handboek boekhouden blz. 274)- alle mutaties van het jaar- einde van het jaar wordt een inventaris opgemaakt

• Gebruiken van de wachtrekening «49925 toe te rekenen afschrijvingen»

18

AFSCHRIJVINGEN • Boekingen:

49925TTR afschr.

D C63020

Afschr. op MVAD C

X X(1)

(1) bij het maandelijks verrekenen van de afschrijvingen

2…9Geboekte afschr.

op ...D C

X X(2)

(2) inventaris: juiste berekening van de afschrijvingen

CS X(3)

te veel verrrekendof

DS X(3)

te weinig verrekend

T T

(3) afschrijvingsverschil

AFSCHRIJVINGEN• Toegepast op het voorbeeld:

D C49925

TTR afschr. D C63020

Afschr. op MVA

5 083,00 5 083,005 083,00 5 083,005 083,00 5 083,005 083,00 5 083,005 083,00 5 083,004 666,00 4 666,004 666,00 4 666,005 707,67 5 707,675 707,67 5 707,675 707,67 5 707,67

5 083,00 5 083,00

5 707,67 5 707,67

(1)jan.

dec.5 831,32 5 831,32(3)

68 492,00 68 492,00

D C

22109Geboekte afschr.

op gebouwen

62 500,00 62 500,00(2)

24009Geboekte afschr.

op meubilairD C

5 992,00 5 992,00(2)

19

WAARDEVERMINDERINGEN OP VORDERINGEN

• Het ramen van het verlies impliceert het bijhouden van een tijdreeks over de jaaromzet en de waardevermindering erop.

• Voorbeeld:omzet waardever

mindering% van de omzet

20N020N120N220N320N4

500 000,00684 000,00

1 044 000,0047 000 00055 000 000

2 500,002 052,006 264,008 183,00

10 960,00

0,50,30,60,70,8

(1) Op basis van deze reeks meent men dat het verlies in het jaar 20N5 0,9% zal bedragen van de omzet. Men besluit dit maandelijks toe te passen op de omzetvan de maand.

(2) Einde van het jaar maakt men de definitieve berekening aan de hand van de inventarisgegevens

(3) en boekt men het inventarisverschil

WAARDEVERMINDERINGEN OP VORDERINGEN

• Boekingen:

D C

40900Handelsvord.:geboekte

waardeverm. (-)

X X(2)

CS of DS X of X

T T

(3)

D C D C49926

TTR waardeverm.

63400Waardeverm. op

handelsv. op ten hoogste 1 jaar: toevoeging

X (1) X

… ...

X X(1)(1)

20

ANDERE BEDRIJFSKOSTEN

De werkwijze en het boekingschema zijn identiek met deze voor diensten en diversegoederen.De te gebruiken wachtrekeningen zijn:

«49902 over te dragen andere bedrijfskosten»«49928 toe te rekenen andere bedrijfskosten»

FINANCIËLE KOSTEN

Er wordt gebruikgemaakt van de wachtrekening «49929 toe te rekenen financiëlekosten»

• Betaling van de rente na vervallen termijn

Dit gebeurt als volgt:(1) bij aanvang van ieder boekjaar maakt de onderneming een

«renteberekeningstabel» op met twee delen:- toestand aanvang boekjaar- nieuwe leningen gedurende het boekjaar

(2) op de respectieve vervaldagen wordt de rente betaald(3) einde van het jaar → inventaris van de TTR rente(4) op de overlopende rekening «49200 toe te rekenen kosten» (5) aanpassing tov. de wachtrekening

Voor een voorbeeld van een renteberekeningstabel, zie handboek boekhouden blz. 279

21

FINANCIËLE KOSTEN• Boekingen:

D C49200

TTR kosten

BS 24 312,50 (1)

D C

49929TTR financiële

kosten

(2) 24 312,50 (2) 24 312,50

86 625,00 86 625,00

52 500,00 52 500,00(4b)

22 125,00 22 125,00(5)

D C

65000R., C. en K. verbonden

aan schulden

(3) 5 001,75 5 001,75 (3)

4 997,00 4 997,004 997,00 4 997,00

4 997,00 4 997,004 997,00 4 997,004 997,00 4 997,004 997,00 4 997,004 997,00 4 997,004 997,00 4 997,00

4 997,00 4 997,00

6 168,87 6 168,876 168,88 6 168,88

55000KI: R/CD C

12 000,00 12 000,00(4a)

FINANCIËLE KOSTEN• Betaling van de rente bij aanvang van de termijn

Voorbeeld: - een lening aangegaan per 1 februari 20N0- rente met driemaandelijkse vervaldag, betaalbaar vóór vervallen termijn- de termijnen vervallen per 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari- de betalingen worden respectievelijk verricht op 1 februari, 1 mei, 1 augustus en

1 november49000

Over te dragenkostenD C

250,00 250,0031/12

inventarisboeking:van de laatste betaling (nl. op 1/11)

heeft 1/3 betrekking op volgend boekjaar

Jaarlijkse methode Boekjaar 20N0:55000

KI: R/CD C

65000R., C. en K. verbonden

aan schulden

750,00 750,00

750,00 750,00

750,00 750,00

750,00 750,00

1/2

1/5

1/8

1/11

betalingen

D C

22

FINANCIËLE KOSTENJaarlijkse methodeBoekjaar 20N1:

55000KI: R/CD C

750,00 750,00750,00 750,00

750,00 750,00

750,00 750,00

1/21/5

1/8

1/11

65000R., C. en K. verbonden

aan schuldenD C D C

49000Over te dragen

kosten

250,00 250,00BS 250,001/1

250,00 250,0031/12

FINANCIËLE KOSTENMaandelijkse methodeBoekjaar 20N0:

D C55000

KI: R/C

49903Over te dragen

fin. kostenD C

65000R., C. en K.verbonden

aan schuldenD C

750,00 750,00750,00 750,00750,00 750,00

750,00 750,00

1/21/51/8

1/11

250,00 250,00250,00 250,00250,00 250,00250,00 250,00250,00 250,00250,00 250,00250,00 250,00250,00 250,00250,00 250,00250,00 250,00250,00 250,00

28/02

31/1249000

Over te dragenkostenD C

250,00 250,0031/12

van de laatste betaling(op 1/11) heeft 1/3 betrekking op N1

23

FINANCIËLE KOSTENBoekjaar 20N1:

D C

49903Over te dragen

fin. kosten

250,00

49000Over te dragen

kostenD C

BS 250,00 250,00

250,00250,00 31/12

D C55000

KI: R/C D C

65000R., C. en K.verbonden

aan schulden

250,00 250,0031/01

250,00 250,00250,00 250,00250,00 250,00250,00 250,00250,00 250,00250,00 250,00250,00 250,00250,00 250,00250,00 250,00250,00 250,00

750,00 750,00750,00 750,00750,00 750,00750,00 750,00

1/21/51/8

1/11

250,00 250,0031/12