Hoe een diversiteitsbeleid opstarten?Welke strategie past bij mijn organisatie?

Waar staan wij nu al?Welke instrumenten kunnen ons helpen?

Startnota

Een product van Akilian n.v.

Copyright: Akilian n.v.

Auteur: Rudi.dierick@skynet.be en rudi.dierick@gmail.com

Inleiding

Doel van deze notaHieronder vindt u het nodige om een gepaste strategie en aanpak te kiezen voor invoering van diversiteitsbeleid in uw organisatie. De strategie hangt namelijk sterk af van waar u nu reeds staat met uw organisatie, van de actuele noden en mogelijkheden, en van het mandaat dat de verantwoordelijken krijgen voor diversiteitsbeleid. Ook de grootte en aard van uw organisatie kunnen leiden tot verschillen in aanpak en/of strategie.

Aansluitend vindt u suggesties voor instrumenten die uw strategie kunnen ondersteunen: handleidingen, checklists, ondersteunende en vormende informatie (documenten), gebeurlijke problemen en ondersteunende softwaretoepassing.

Het GeHRMs project o.l.v. promotor Akiliaan bvba ontwikkelde een aantal instrumenten ter ondersteuning van genderneutrale praktijken en gender-mainstreaming in HRM, rekrutering, en competentiebeheer. Het wed ondersteund door het Europees Sociaal Fonds en Vesoc.

Na afloop, midden 2008, worden deze instrumenten verder ontwikkeld door Akilian n.v.. De focus verschoof daarbij naar diversiteitsbeleid. Daarbij gaat nog steeds aandacht naar gender, maar ook naar andere doelgroepen. De filosofie is verschoven van een op doelgroepen gericht beleid naar een diversiteitsbeleid dat ingebed wordt in HR-, kwaliteits- en bedrijfsbeleid en met, waar nodig, specifieke aandacht voor de verschillende groepen.

Onze filosofieOp basis van talrijke ervaringen in bedrijven, ngo's en openbare diensten pleiten we voor het inbedden van diversiteitsbeleid in het personeelsbeleid, het globale bedrijfsbeleid en in uw kwaliteitszorg, mét aandacht voor specifieke doelgroepen enkel waar dat nodig is.

Het doel is het potentieel van alle huidige en toekomstige medewerkers maximaal te kunnen ontdekken en valoriseren én een correcte, faire en billijke service te verlenen aan al uw klanten (en externe contacten), ongeacht hun sekse, ras, huidskleur, .... Dat moet dan gerealiseerd worden door alle procedures in personeelsbeleid1 én kwaliteitszorg kritisch te bestuderen (o.m. op hun impact op de verschillende relevante deelgroepen), én door alle diversiteitsprojecten zorgvuldig in te passen in het bestaande personeelsbeleid. Alle deelgroepen moeten daarbij idealiter gelijke kansen krijgen. We blijven wel bescheiden, vandaar 'idealiter'.

De ideale wereld stoot soms op praktische bezwaren zoals gebrek aan middelen. De wettelijke vereisten inzake non-discriminatie moet u evenwel nu al kunnen respecteren, maar het ideaal kan slechts op lange termijn nagestreefd worden. Op maatschappelijk vlak is dat evenredige arbeidsmarktdeelname. Zonder dat pragmatisme gaat het realisme en de haaltbaarheid volledig overboord!

We menen daarbij dat de meeste baten (van valorisatie van competenties en potentieel van allen voor uw organisatie) bereikt kunnen worden via algemene verbeteringen van het personeelsbeleid, kwaliteitszorg en van de cultuur in uw organisatie. Doelgroepspecifieke acties kunnen deze ondersteunen en aanvullen. Deze laatste moeten evenwel zoveel mogelijk vermeden worden, door maximaal acties op te zetten waar iedereen direct beter van wordt.

1 Gemakshalve zullen we de termen 'personeelsbeleid' en 'human Resources Management' (HRM) als synoniemen beschouwen.

Diversiteit inbedden in algemene beleid, HRM en IKZOnze voorkeur gaat dus uit naar het inbedden van diversiteitsbeleid in het personeels-, kwaliteits- en bedrijfsbeleid. De objectieven van diversiteitsbeleid worden als dan het ware opgenomen in de objectieven van uw HRM en uw integrale kwaliteitszorg (IKZ2). Operationeel worden diversiteitsbeleid en de deelaspecten ervan (zoals gendermainstreaming en gelijke kansen waarborgen) onderdelen van uw HRM.

De redenen waarom we pleiten voor deze inbedding vloeien voort uit de ervaringen met de invoering van competentiebeheer in organisaties, onder andere in de diverse deelprojecten van het GeHRMs project. Vereenvoudigd gesteld:

Te sterke focus op doelgroepen (eerder dan een diversiteitsbeleid dat algemene maatregelen verkiest) veroorzaakt namelijk al eens stigmatisatie, verspilling van middelen, ontevredenheid onder personeel en lijnmanagers, het nastreven van voorrechten e.d.m.3.

Losstaand diversiteitsbeleid mist veel mogelijkheden om algemene verbeteringen te realiseren en resulteert soms in onnodig dure maatregelen.

HRM verbeteringen met systematische aandacht voor de diversiteitsobjectieven vermijdt stigmatisatie, laat toe de grootste bijval te verwerven onder het personeel (want het beoogt verbetering voor iedereen ) en het veralgemeent de baten van bepaalde verbeteringen over heel het personeel.

Deze aanpak laat ook toe om diversiteitsprojecten te initiëren, plannen, realiseren en evalueren net zoals alle andere verbeteringsprojecten: zuiver zakelijk dus.

Deze inbedding van diversiteitsobjectieven in HRM is dus een strategische keuze. Het is niet de enige mogelijkheid. Het lijkt ons wel afgetekend de meest raadzame.

Definitie van diversiteitsbeleidNu we hebben aangegeven met welke visie en strategie we werken, kan volgende definitie één en ander samenvatten:

Diversiteitsbeleid is een deel van het beheer (management) van een organisatie waarbij men -met behulp van planning van acties, projecten en procedures, voor motivatie, opleiding en coaching van medewerkers en door het kiezen van gepaste doelstellingen- ervoor wil zorgen dat (huidige en toekomstige) medewerkers en klanten uit alle kenbare deelgroepen op gelijkwaardige wijze aan hun trekken komen én op hun kwaliteiten aangesproken worden in de werking van en dienstverlening door uw organisatie.

Focus op evaluaties en faire kansen gevenOnze analyse van achterstellingsfactoren van bepaalde doelgroepen (vooral ethnisch-culturele minderheden en Vrouwen4) verduidelijkt welke factoren u in uw personeels- en bedrijfsbeleid zinvol kan aanpakken (mits een strategie op lange termijn).

2 We spreken hier over 'IKZ' omdat we nadrukkelijk het personeelsbeleid en het diversiteitsbeleid integreren in de kwaliteitszorg, én omdat we die integratie nadrukkelijk willen uitbreiden tot alle mogelijke relevante bedrijfsprocessen. Dat blijven natuurlijk slechts enkele aspect envan IKZ.3 In managementliteratuur wordt geregeld gesteld dat de overgrote meerderheid van de succesvolle maatregelen generieke en géén groepsspecifieke maatregelen zijn. De succesratio van de generieke maatregelen ligt blijkbaar véél hoger dan de groepsspecifieke maatregelen.4 Zie 'DiscussieNota 3 - Achterstellingsfactoren nieuwe Vlamingen M en V'.

De discussie- en oriëntatienota 'HR antwoorden op achterstellingsfactoren'5 sluit daarop aan suggereert een (groot) aantal mogelijke antwoorden op alle concrete vragen rond diversiteit en gelijke kansen en op de achterstellingsfactoren. De antwoorden zijn geselecteerd uit cases in bedrijven en NGO's. Ze zijn dus 'beperkt' in functie van de typische mogelijkheden van private werkgevers en het mandaat van een HR manager, kwaliteitsverantwoordelijke, leidinggevende of diversiteitsverantwoordelijke.

Vereenvoudigd kunnen deze antwoorden samengevat worden als op proactieve wijze ervoor zorgen dat alle verantwoordelijken gelijke en faire kansen geven aan alle medewerkers en kandidaten (wat direct bijdraagt tot de resultaten van uw organisatie, én indirect diversiteit maximaal valoriseert / gelijke kansen waarborgt) en timmeren aan een sfeer waarin dat mogelijk wordt.

Cruciaal is de wijze waarop verantwoordelijken de competenties, geschiktheid en prestaties van medewerkers en kandidaten evalueren. Het evalueren bepaalt wie er kansen krijgt. Professioneel correct evalueren is dus noodzakelijk. Dat vereist én volgehouden sensbilisering, motivatie, opleiding en coaching.

Professioneel evalueren zorgt er ook voor dat bias, discriminatie e.d. vermeden wordt. Daardoor kan men ook de meesste talenten aantrekken en blijven motiveren. Het valoriseren van de meerwaarde van diversiteit in én professionele HR biedt dus een dubbel zakelijk voordeel: men zal de bestaande medewerkers en kandidaten beter kunnen inzetten, én men kan méér en betere talenten aantrekken, met name ook uit groepen die men minder bereikte met klassieke werkwijze en die op de arbeidsmarkt al eens achtergesteld worden. Beide dragen ook op structurele (duurzame) wijze bij tot een beter imago.

Strategie kiezen

Waar staat uw organisatie nu?Een belangrijk gegeven in de keuze van een juiste strategie is een inschatting van waar u nu staat inzake professionalisme van de HR functie6 in uw organisatie en eventuele realisatie van diversiteitsobjectieven.

In de Quick Check Waar staan we nu? vindt u een eenvoudige vragenlijst die u zal toelaten om deze inschatting te onderbouwen. Op basis van een aantal beperkt vragen kan dan een eerste situering bepaald worden. Deze is uiteraard slechts benaderend.

We onderscheiden hierbij 3 fasen, op basis van een enigszins benaderende inschatting:

1. Starten met diversiteit 2. Groeien naar diversiteit' 3. Maturiteit en en valorisatie van diversiteit

Dit onderscheid is uiteraard enigszins arbitrair. Men kan net zo goed vier of een ander aantal ontwikkelingsfasen definiëren. In sommige presentaties gebruiken we er vier (daarin wordt de 1ste fase dan vervangen door 2 fasen). Essentieel is wel om een zinvolle inschatting te maken.

5 Deze nota is beschikbaar vanaf 1 Sept. 2009.6 Hiermee verwijzen we zowel naar de taken van de HR staf, als naar de taken in motivatie, coaching, evaluatie en opleiding van de lijnmanagers.

Strategie in functie van uw organisatie

Starten met diversiteitOrganisaties die niet kunnen hard maken dat ze alle groepen werknemers en kandidaten correct (en dus gelijk) behandelen of met aanwijzingen van het tegenovergestelde, met geen of slechts enkele eerste diversiteitsacties, of organisaties zonder een professionele HR staf situeren zich meestal in deze fase. Als er al iets gebeurt rond gender en diversiteit staat dat typisch los van het personeelsbeleid.

Hierbij is het essentieel om een zorgvuldige keuze te maken van één of enkele doelstellingen m.b.t. diversiteit, om daarbij goed te luisteren naar de noden en voorkeuren van directie, lijn en werkvloer, om een voorzichtige strategie uit te zetten, daarvoor een overtuigde werkgroep samen te stellen, om de nodige middelen voor deze en de volgende stappen te bekomen en om werkgroep en bedrijf gemotiveerd te houden. Met kleine, realistische stappen lukt dat best. En verzorg elk succes, hoe klein ook.

Groeien naar diversiteitHierbij kan u de eerste acties en initiatieven met oog op diversiteit evalueren. Nu komt het erop aan, indien dat nog niet gebeurd is, om:

Een strategie op lange termijn en bijhorende planning uit te werken. Deze moet onderdeel zijn van ruimer beleid (bedrijf en HRM).

Per fase enkele doelstellingen te kiezen. Criteria te kiezen voor permanente evaluatie (Key Performance Indicators, KPI’s). Alle reeds lopende diversiteitsprojecten kritisch beoordelen: ondermaatse

stopzetten; matig succesvolle bijsturen en de beste veralgemenen.

De zuivere diversiteits-PKI's worden best beperkt gehouden in aantal (dat geldt ook, zij het iets minder voor de algemene HR KPI's). Zoniet, dan durft cijferfetisjisme en minder relevante of minder waarheidsgetrouwe rapportering opduiken..

Maturiteit en valorisatie van diversiteitsbeleid In deze fase moet u voluit de eerste (bedrijfsmatige) vruchten van diversiteitsbeleid kunnen plukken. Het verloop onder uw personeel zou nu voelbaar lager moeten liggen. Uw slaagt erin te verkopen aan niet-klassieke groepen klanten (andersoortige bedrijven in B2B of klandizie uit allerlei ethnisch-culturelme minderheden).

De uitdaging is nu het diversiteitsbeleid te consolideren: maximale uitbreiding van geslaagde acties/pilots naar de volledige organisatie; bijsturen van minder geslaagde verbeteringen; vervangen van mislukte door andere maatregelen; eventuele bijkomende acties ten bate van groepen die nog enigszins minder kansen kregen

De eerder vastgelegde KPI's moeten nu systematische vooruitgang tonen. U legt nu ook minstens één diversiteitsobjectief op aan elke lijnmanager en aan elk lid van de directie.

Wanneer stoppen met diversiteitsbeleid?Wanneer stopt het dan? Al dat diversiteitsgedoe? Dat stopt in zekere zin bij het einde van de derde fase, maar tegelijk blijft het én permanente verantwoordelijkheid. In deze is het enigszins vergelijkbaar met kwaliteitszorg. Dat stopt ook nooit.

Anderzijds kan wel én soort 'eindpunt' voorop gezet worden. Wat daarna komt, zou géén grote inspanningen meer moeten vragen. Dat punt (en het aflopen van die derde fase) is bereikt wanneer uw organisatie erin slaagt om het potentieel, de competenties en de ambities van alle werknemers, behorende tot alle mogelijke relevante deelgroepen in gelijkwaardige mate aan te spreken, en wanneer u én soortgelijke correcte en gelijkwaardige omgang hebt met al uw klanten en externe contacten, ongeacht tot welke deelgroep al deze personen behoren. Wat daarna volgt (aan taken op vlak van diversiteitsbeleid) kan, bij wijze van spreken, ondergebracht worden in uw integrale kwaliteitszorg (IKZ).

Praktijkgerichte aanpakOngeachte de keuze van de strategie, zijn een aantal acties quasi altijd noodzakelijk. Een schitterende handleiding hiertoe is 'Organisatie en diversiteit. Een diversiteitsplan opstellen' van Michiel Van De Voorde, leidinggevend ambtenaar bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. We vatten het hierbij samen voor u.

Overtuigen van de meerwaarde van een diversiteitsbeleidIndien u het ernstig meent met diversiteit, dan moet u in ieder geval alle stakeholders overtuigen van de meerwaarde (en de relatieve noodzaak7) van diversiteitsbeleid.

Deze meerwaarde toont u best aan op basis van een 'business case' die volledig rekening houdt met de context en mogelijkheden van uw organisatie. Een zuiver zakelijke argumentatie is dus noodzakelijk. Maatschappelijke plichten en ethische idealen kunnen deze business case versterken. Wanneer men de case echter enkel op deze laatste kan verantwoorden, dan staat het hoogstwaarschijnlijk te zwak. U krijgt het dan moeilijk om lijnmanagers, werkvloer en de directie te overtuigen.

Mogelijk bruikbare elementen in de business case zijn:

Demografische evoluties en knelpunten: gegeerde vaklui sneller en beter kunnen aanspreken dan uw concurrenten; dus géén relevante groepen verwaarlozen.

Verborgen talenten: deze blijven één van de goedkoopst te vinden potentiëlen. Betere klantenservice en nieuwe markten kunnen aanspreken. Minder verloop door grotere tevredenheid onder de werknemers.

Business case! en diversiteitsplan?Uw business case formaliseren onder vorm van een diversiteitsplan is zeker te overwegen. De Vlaamse overheid ondersteunt dit en biedt een model dat vanuit zakelijk oogpunt ruim OK is. Deze steun is zelfs gratis.

Let bij het uitwerken van de business case op:

Een geschikte aanleiding te vinden (onverantwoord hoog verloop in bepaalde groepen, verlies aan marktaandeel bij bepaalde segmenten, klachten wegens bias of discriminatie, ...)

Correcte analyse van behoeften en mogelijkheden, op maat van uw organisatie! Gebruik van interne en externe netwerken en expertise. Vakbonden hebben puike

diversiteitsconsulenten die niet zelden over een mooie HRM kennis beschikken. Experimenteer en 'verkrijg' het recht op te leren uit fouten.

7 De relatieve noodzaak betreft de wettelijke voorschriften inzake non-discriminatie en de individuele rechten van alle werknemers.

Soigneer en communiceer uw eerste successen, en weet vlot externe succesverhalen, -methodieken en voorbeelden te verspreiden.

Geloofwaardigheid: ‘walk your talk’! De directie moet dus al vroeg overtuigd zijn, net zoals syndicale vertegenwoordigers.

Keep it smart & simple (KISS). Zorg voor strategie op korte en lange termijn. Uw planning moet de zaak 'actueel houden' en overhaast vermijden. Communiceer intensief en permanent; zet daarbij o.m. bezwaren om in

voorwaarden en praktische modaliteiten.

Kritische succesfactorenEr bestaat al bijzonder veel vakliteratuur en wetenschappelijk onderzoek over dit thema. De resultaten van onderzoeken lijken al wel eens tegenstrijdig -wat verwachten we nu anders van academici8- maar er tekenen zich toch vaste besluiten af over succesvol diversiteitsbeleid.

1. Een zakelijke aanpak en organisatie zijn strikt noodzakelijk.2. Qua sociale dynamiek eist een succesvol diversiteitsbeleid een breed draagvlak:3. Ideaal is een zogenaamd 'gedeeld eigenaarschap'. Net zoals succesvol HRM, heeft

succesvol diversiteitsbeleid véle vaders: directie, vakbonden, lijn, werkvloer, ...4. Weerstanden, misverstanden en vooroordelen bestaan er altijd en in grote mate: ga

er positief mee om (of leer dat te doen!).5. Vermijdt een te idealistische argumentatie. Dat kweekt wantrouwen en erodeert de

zo noodzakelijke geloofwaardigheid op de werkvloer en in het (lijn)management.

Voor dit laatste verwijzen we naar de GeHRMs discussienota's (met name 'Bananenschillen, dogma's en hinderpalen op weg naar diversiteit').

Het opstellen van een diversiteitsplan wordt - zoals al aangegeven - best beschouwd zoals eender zakelijk verbeteringsproject. Dat vereist dus het formuleren van een duidelijke probleemstelling (wat de aanleiding van het uitwerken van een diversiteitsbeleid kan zijn), een goede analyse van de problemen, het uitwerken van een oplossingsstrategie en een actieplan. Dat laatste voorziet zoveel mogelijk eenvoudige stappen, zodat snel bijgestuurd kan worden waar nodig.

Waar knelpunten raken aan diversiteitIn personeelsbeleid vormen ook knelpuntenberoepen een grote zorg, en een evenredige uitdaging. Zelfs in tijden van crisis blijven duizenden bedrijven en organisaties kampen met problemen bij invulling van bepaalde vacatures. De aanpak daarvan vraagt evenwel een redelijk performant en geïntegreerd beleid. Dit thema is de tweede rode draad doorheen alle onderzoek en ontwikkeling bij Akilian n.v..

Talrijke resultaten van de onderzoeken naar knelpunten werden verwerkt in de Checklist Rekrutering en de Checklist personeel en Competenties.

Beleidsmatig is er overigens een essentieel raakvlak tussen beide grote uitdagingen (knelpunten en diversiteit) t.a.v. Uw beleid: ze stellen beide redelijk verregaande en deels gelijklopende eisen aan uw beleid. Dat moet namelijk voor beide alle procedues in vraag durven stellen. Uw rekrutering moet voor beide overduidelijk in nieuwe vijvers leren vissen

8 Zo bestond er initieel zeer grote onenigheid over de vraag ofeen divers samengesteld groep werknemers (of én diverse directie) gegarandeerd bijdraagt tot betere bedrijfsresultaten. Recenter onderzoek stelt dat, onder bepaalde redelijke en haalbare voorwaarden, dat wel degelijk zo is.

(want met uw klassieke visvijver komt diegenen die knelpunten heeft er nog maar zelden). Tegelijk moet u ook meer uiteenlopende genres medewerkers kunnen motiveren, en blijven motiveren. Wanneer vrouwen en/of ethnisch-culturele minderheden nog steeds weinig kansen hebben om door te groeien naar hogere en/of creatieve, uitdagende functies, dan

Instrumenten kiezen in functie van uw strategie

Keuze naar ontwikkelingsfaseHet GeHRMs project ontwikkelde een aantal instrumenten die bruikbaar zijn in elk van deze drie fasen. Hieronder geven we schematisch overzicht en suggestie voor de keuze van de zinvolle instrument in functie van de ontwikkeling van uw HR- en diversiteitsbeleid.

Checklists, handleidingen e.d.: zijn doorgaans van in de vroegste fasen bruikbaar; Softwaretoepassingen: meestal pas zinvol in latere (laatste) fasen.

We gebruiken volgende afkortingen voor de verschillende producten en de (experimentele) softwaretoepassingen:

CL Checklists; bestaan in beknopte basisversie (9), ook 'Quich check' genaamd, en in volledige versie, telkens voor 2 grote domeinen (rekrutering en personeels- & competentiebeheer). Bruikbaar voor audit op procedures, voorbereiding van een strategisch plan voor personeels- en/of diversiteitsbeleid, nulmeting enz.

CL-R Checklist rekruteringCL-PC Checklist personeel- en competentiebeheerQC-PC Quick check(list) personeel- en competentiebeheerQC-R Quick check(list) rekruteringQC-W Quick check(list) Waar staan we nu,

DN Discussienota's: korte nota's rond specifieke problemen inzake diversiteitsbeleid waarover nog geen sluitende adviezen gegeven kunnen worden, maar wel bruikbare operationele suggesties, naast andere bruikbare informatie.

AN Actienota of maatregel: een bondige operationeel geformuleerde maatregel of actie ten bate van diversiteitsobjectieven. Deze nota's zijn doorgaans directe antwoorden op operationele vragen vanuit management. Voor elke vraag of probleemstelling worden één of een paar enkele aangewezen acties voorgesteld, evenals meestal enkele aanvullende en ondersteunende maatregelen.

GS Gevalstudies: een maatregel of actie die initieel uitgewerkt werd op basis van één concrete casus in ene bedrijf, NGO of openbare dienst of instelling, of op basis van vragen voorgelegd tijdens seminaries en opleidingen. Typisch met met probleemstelling, analyse en overwegingen en praktische suggesties.

BA Beleidsadviezen, meestal aan publieke overheden gericht.

CML Toepassing voor starters met prestatiemanagement, bruikbaar als opstap naar competentiemanagement. Deze toepassing is volledig ontwikkeld onder het GeHRMs project.

9 De beknopte basisversies zullen in herwerkte versie vanaf 1 Aug. 2009 beschikbaar zijn.

VKM Vacature KwaliteitsMonitor: een online instrument voor de job-advertenties dat enkele automatische verificaties kan uitvoeren, verbeteringen suggereert, en een checklist meegeeft voor datgene wat niet automatisch gecontroleerd wordt. Deze toepassing is volledig ontwikkeld onder het GeHRMs project.

PCM10 Toepassing voor portfolio- en competentiemanagement: competentierepertoria aanmaken en beheren; competentieprofielen aanmaken en laten beoordelen (zelf-evaluatie, evaluatie door seniors, ...), persoonlijke ontwikkelingsplannen etnz.

RS4 Toepassing voor ondersteuning van het rekruteringsproces.GQS Gender Quick Scan: instrument om eventuele genderbias, of bias tegenover

andere deelgroepen, in de beoordelingen (van prestaties of competenties) te onderzoeken. Werkt met gegevens uit de databanken van CML, PCM en RS. Deze toepassing is volledig ontwikkeld onder het GeHRMs project.

Mogelijk bruikbare GeHRMs instrumenten (met nota's (1) e.v. na de tabel)

Waar staan we met diversiteit?

Starten Groeien Maturiteit en valorisatie

Kies uw strategie XX X

Oriëntatienota diversiteit en HRM(1, 3) x XX x

Oriëntatienota genderneutrale HRM(3) XX x

Quick check Rekrutering(1) XX x

Quick check Personeel en Competenties(1) XX x

Checklist Rekrutering XX X

Checklist Personeel en Competenties XX X

Overzicht vraag- en probleemstellingen(4) x X X

Overzicht mogelijke maatregelen / acties X X X

Gevalstudies raadplegen x X

Discussienota's raadplegen x X

- Bananeschillen, vooroordelen en dogma's ... XX X x

- HR antwoorden op achterstellingsfactoren X x

Handleiding starten met prestatiemanagement X x

Gebruik van VKM x X X

Pilootproject met CML x X

Kennismaking met PCM(2) of RS(2) x X

Veralgemeend gebruik v. CML, PCM ern/of RS X

Evaluatie v. evaluatiescores m.b.v. GQS (op gegevens uit CML, PCM of RS)

x X

Problemen voorleggen aan Akilian x x x

Noten:

(1) Deze producten zullen vanaf 7 september '09 beschikbaar zijn.

10 Deze toepassing is sinds 2005 een product van Akilian n.v.. Het werd aangepast tijdens het GeHRMs project aan bepaalde gender-doelstellingen.

(2) Een kennismaking met PCM en RS kan uitgevoerd worden in de demo-omgeving van het GeHRMs project (zie verderop). Daarbij kan een deel van de functionaliteit van deze toepassingen uitgestest worden. De gegevens in de demonstratie-omgeving worden elke nacht hersteld van op een vast voorbeeld. Wil men toch gegevens bewaren, dan moet een aparte omgeving opgezet worden, en zullen typisch bepaalde gegevens geïmporteerd moeten worden (zoals competentierepertoria of CV's).

(3) De 'Oriëntatienota diversiteit en HRM' is gericht op een globale aanpak voor diversiteitsbeleid. Deze nota is recenter en omvattender dan de oudere 'Oriëntatienota genderneutrale HRM'. Deze laatste is vooral op gender-problematiek toegespits. Deze nota werd uitgewerkt onder het GeHRMS project.

(4) Deze nota werd ook 'Discussienota 5 - HR antwoorden op achterstellingsfactoren' genoemd.

Keuze naar maturiteit in diversiteit en HR cyclusVoor een gedetailleerde bespreking van wat er inzake diversiteitsbeleid kan mislopen in de diverse processen binnen rekrutering en binnen personeels- en competentiebeheer verwijzen we naar de 'Oriëntatienota diversiteit en HRM' (binnenkort beschikbaar) en naar de checklists. Hieronder bespreken we enkele algemene acties, los gegroepeerd per fase.

Starten met diversiteitsbeleidOngeacht hoe goed uw personeelsbeleid is, wanneer u start met diversiteitsbeleid raden we u volgende acties aan:

Deze 'Oriëntatienota diversiteit en HRM' doornemen; Eerste probleemstelling (waarom wil u starten met diversiteit) en probleemanalyse

uitschrijven. Doorblader de discussienota 'Bananeschillen, vooroordelen en dogmas op het

pad naar diversiteit.' Leerijk om verwachtingen en visie scherp te stellen. Neem eventueel al één van de Basis Checklists door.

Effectieve start met diversiteitsbeleidZinvolle acties in deze fase (deel van de eerdere startfase)

Samenstellen van een werkgroep: deze omvat minstens 1 HR professional (liefst een HR manager), 1 directielid, 1 syndikaal vertegenwoordiger en 2 gewone medewerkers (met een goede reputatie in hun afdeling). Al wie binnen uw organisatie ooit de nood van een diversiteitsbeleid aankaartte zou hierin moeten zitten. Een divers samengestelde werkgroep is zeker mooi, maar niet strikt noodzakelijk.

Probleemstelling (waarom wil u starten met diversiteit) en probleemanalyse verder uitwerken met de werkgroep. In functie van de noden de leden van de werkgroep briefen over literatuurstudie.

Businesscase uitwerken Keuze van prioriteiten (inzake welke HR processen eerst aan te snijden,

rekrutering of personeel & competentiebeheer, of beide, ...). Start eerste projecten met beperkte scope op. Kies projecten die met beperkte

budgetten op korte tijd gerealiseerd kunnen worden. Kies 'diversiteitsobjectieven' (één of hoogstens enkele) en bijhorende KPI's. De

ideale keuze kan volledig beschouwd worden als 'HR objectieven en HR-KPI's'.

De trainingspresentaties van het GeHRMs project en van Akilian en de gevalstudie 811

bevatten voorbeelden van concrete diversiteitsobjectieven.

Opleiden van medewerkersIn functie van de gekozen prioriteiten en de HR processen die men wil verbeteren zal men de nodige medewerkers moeten opleiden. Die opleidingdsnood geldt typisch vooral voor:

1. Alle lijnmanagers e.a. die (grotere aantallen) medewerkers moeten evalueren.2. Alle medewerkers die regelmatig betrokken worden bij rekrutering.3. Leden van de werkgroep diversiteitsbeleid.4. Vertrouwenspersoon, bedrijfsartsen, ….

Een goede opleiding voorziet in én mix tussen: Formele opleiding; hiervoor kan u volgende GeHRMs producten gebruiken:

Presentatie Train-the-Trainer Andere presentaties, zie in de map 'Trainingsmateriaal'

Coaching op de werkvloer. Sollicitatiegesprekken door ervaren specialist en medewerker onder opleiding laten verlopen. De laatste leidt gesprek; de eerste coacht.

Uitleg over de ondersteunende procedures: de kwaliteit hiervan kan onderzocht worden m.b.v. de overeenkomstige Checklists.

Nazorg: bijv. een gemodereerde uitwisseling van ervaringen na een redelijke periode toepassing van het eerder aangeleerde.

Andere HR cycliVoor verdere bespreking van de andere HR cycli verwijzen we naar de 'Oriëntatienota diversiteit en HRM'.

Problemen bespreken en nazorgAkilian n.v. voorziet meerdere vormen van ondersteuning bij gebeurlijke problemen bij de voorbereiding, opstart of uitvoering van verbeteringsprojecten rond diversiteitsobjectieven.

Opleiding : sinds 2006 verzorgen de medewerkers en partners van akilian n.v. opleidingen voor HR professionals, directieleden en medewerkers diversiteit.

Onderzoek naar particiere problemen : specifieke problemen uit uw organisatie kunnen onderzocht worden. Eventueel wordt, indien het probleem voldoende relevant is en de omstandigheden dat toelaten, een gevalstudie gepubliceerd.

Intervisiewerking voor HR professionals met interesse in diversiteitsbeleid en/of knelpunten: deze werking starten in het najaar 2009.

Los van deze diensten voert Akilian ook onderzoek uit naar:

Omgaan met knelpuntenberoepen en ontwikkelen van kritische competenties. Mogelijkheden om knelpuntenberoepen te verhelpen vanuit diversiteitsbeleid. Glazen plafonds bij evenredige arbeidsmarktdeelname (EAD) van doelgroepen. Professioneel omgaan met streefcijfers.

11 Deze discussienota zal beschikbaar zijn vanaf +/- 1 Aug. 2009.

Voorwaarden voor gebruik van GQSHet gebruik van het GeHRMs GQS instrument vereist steeds dat eerst voldoende cijfermatige evaluatiescores beschikbaar zijn. Het GQS product kan gebruikt worden voor alle cijfermatige scores, zowel competentieniveaus, als prestatiescores en andere. Die scores kunnen afkomstig zijn van de gebruiker, of van één van de in het GeHRMs project gebruikte toepassingen (CML, PCM en RS). Dit laatste (gegevens uit CML, PCM en RS) vraagt een beperkte :manipulatie op de onderliggende databanken.

Deze in te voeren gegevens omvatten een lijst van evaluatoren en geëvalueerden en een 2de lijst met evaluatiescores.

Met deze gegevens wordt dan een genderanalyse uitgevoerd: de gemiddelde scores die mannelijke en vrouwelijke evaluatoren geven aan M. vs. V subjecten (werknemers, studenten of kandidaten) wordt vergeleken met het groepsgemiddelde. Indien één of meerdere van de groepsgemiddelden significant afwijkt van het globale gemiddelde, dan schort er wat aan het professionalisme van de (volledige) groep evaluatoren. Parallel wordt ook een individueel gemiddelde per evaluator aangemaakt en vergeleken. Een significante afwijking kan overigens correct zijn. Dit statistisch gegeven levert dus enkel aan aanwijzing voor een mogelijk probleem op. Het is in géén bewijs van het bestaan van bias of discrilinatie.

Beperkingen van de demonstratieomgevingDe toepassingen die beschikbaar zijn in deze omgeving laten niet toe -om redenen van o.m. wettelijke bescherming van persoonsgegevens- om persoonsgegevens op permanente basis op te slaan. Daartoe moet een eigen databank opgezet worden voor de gekozen toepassing.

U kan evenwel permanent een genderanalyse uitvoeren met de GQS toepassing. U kan ook permanent een advertentie voor een vacature onderzoeken op een aantal kwaliteiten (waartegen al eens geregeld gezondigd wordt).

Bij het gebruik van de toepassingen (PCM, GQS, e.a.) in de demonstratie-omgeving, kan een training voorzien worden. Dat is noodzakelijk voor een grondige evaluatie van de toepassingen. Daartoe moet dan idealiter ook een volledige omgeving opgezet worden, met én aparte databank.

Welke softwaretoepassingen vinden we waar?CML toepassing – 'Competence Management Light'Eenvoudige en nog experimentele toepassing die, anders dan wat de naam suggereert, vooral prestatiemanagement ondersteunt. CML is een relatief eenvoudig instapproduct voor methodische evaluaties van medewerkers (op hun prestaties e.d.) of van kandidaten (op geschiktheid). Het steunt op generieke profielen (die men kan koppelen aan functieprofielen e.d.) en individuele evaluatieprofielen. Deze profielen zijn in essentie lijsten van objectieven (te beschouwen als 'evaluatiecriteria').

Met CML kan u objectieven oplijsten voor elke functie en/of elke medewerker. Een lijst met individuele objectieven kan afgeleid worden van een lijst generieke objectieven (i.v.m. productie/prestatie, quality of service, verhoging van competenties en andere). Zelf-evaluaties van uw medewerkers en evaluatie door hun chef (of andere) zijn ook mogelijk. CML staat gratis ter beschikking voor geïnteresseerde organisaties die willen experimenteren met systematische beoordelingen en bereid zijn om dit proces te laten onderzoeken.

Website:http://www.akilian.be:8080/cms/index.jsp?customer=demo_nl

Inloggen kan met de gegevens die u op de helppagina's vindt. Deze zijn bereikbaar via de menu, onder 'Help' en dan 'Support' kiezen (in de menu links), of direct op:

http://www.akilian.be:8080/cms/index.jsp?customer=demo_nl&action=help&sub=support

Logins voor de demonstratie-omgeving:

Rol User name Password

Subject (te evalueren persoon) sigi sigi

Manager (evalueert en beheert groep v/d eigen medewerkers) rudi rudi

Data manager (systeembeheerder) patrick patrick

Noteer dat de CML toepassing géén directe ‘genderfuncties’ ondersteunt. Men kan ze wel gebruiken voor het opzetten van hetzij prestatiemanagement, hetzij competentiebeheer (dit is dan een licht oneigenlijk gebruik van deze toepassing) en met de evaluatiescores die daarbij gegeven worden, kunnen dan diverse onderzoeken gebeuren (met de checklists of met de GQS toepassing) zoals:

Rapportering op aantallen M en V / leden van deelgroepen in werfreserve, preselectiegroep, hiërarchisch niveau, ...

Onderzoek naar eventuele genderbias in de scores voor groepen subjecten en van individuele evaluatoren / groepen evaluatoren.

Onderzoek naar gemiddelde scores van leden van diverse groepen voor bepaalde criteria. Bij significante verschillen kunnen doorgaans géén directe besluiten getrokken worden. De (soms grote) verschillen kunnen perfect legitiem zijn. Verder onderzoek dringt zich dan dikwijls op, maar men beschikt dan tenminste over aanknopingspunten.

VKM toepassing Deze experimentele toepassing ondersteunt op eenvoudige wijze de kwaliteit van jobadvertenties. Het ondersteunt o.a. volgende acties:

Automatische verificatie van spelling en genderneutraliteit van terminologie (met name beroeps- en functietitels).

Keuze door gebruikers van betere terminologie uit lijst van alternatieven die het systeem voorstelt (enkel genderneutrale alternatieven met gegevens over mate van gebruik in het Nederlandse taalgebied erbij).

Aftoetsen van een aantal andere kwaliteiten aan een lijst van controlevragen.

Website: http://217.19.236.141:8080/vqm/ . Geen gebruikersnaam noch wachtwoord nodig.

Deze toepassing ondersteunt enkel Nederlandstalige terminologie!

Waarschuwing: bepaalde pagina's van deze toepassing lijden onder veel voorkomende technische problemen. Gelieve ons daarvoor te contacteren.

PCM toepassingToepassing voor competentiebeheer en portfolio's. Ondersteunt sets van competenties, competentieprofielen van subjects (geëvalueerden), evaluaties door subjects en seniors,

commentaren bij evaluaties, illustratief en demonstratief materiaal dat opgeladen kan worden (met een vernatwoording), sterktezwakteanalyse, persoonlijke ontwikkelingsplannen e.d.m..

Website: https://www.akilian.be/DemoPCM/

Login user name & password: Op de website zelf te vinden, Handleiding: Oude, versie 1: bijgevoegd (software_handleiding_PCM.doc.zip), nieuwe, versie 2: online Flash tutorial, op te vragen eens ingelogd

Logins voor de demonstratieomgeving:

Rol User name Password

Student (verzorgt zelf-evaluaties, legt portfolio aan, ...) StudentAccount503 30442b42

Docent (beoordeelt competenties student & andere) DocAccount203 30442b42

Statementor (beoordeelt focuscompetenties e.a.) MentorAccount685 30442b42

Data manager (systeembeheerder) ManagerAccount272 30442b42

Waarschuwing:

Afhankelijk van de parameters van uw computer en browser kan u bij het inloggen een waarschuwingsboodschap krijgen m.b.t. uw 'beveiligde verbinding'. Dit is geen onoverkomelijk probleem, maar enkel een gevolg van de techniek die verkozen was voor de beveiliging van de gegevens due u met deze toepassing kan bewaren.

In deze waarschuwing (meestal onderaan in het venster) vindt u de mogelijkheid verder te gaan, of om een uitzondering toe te voegen. Door deze optie te kiezen -bijvoorbeeld 'Uitzondering toevoegen' en daarna meestal een optie (knop) 'Doorgaan'- krijgt u toegang tot de PCM toepassing.

De PCM toepassing wordt nu al op beperkte schaal gebruikt. Net zoals de CML toepassing, ondersteunt ze géén directe gender-functies als dusdanig. Men kan de PCM toepassing wel gebruiken voor het opzetten van een methodiek voor portfolio- en competentiebeheer. Daarbij worden systematisch evaluatiescores gegeven, aangevuld met tekstuele beoordelingen en ondersteunende documentatie. Met die scores kunnen dan diverse onderzoeken gebeuren (zie boven). Daartoe kan de GQS toepassing gebruikt worden.

De versie van PCM die ter beschikking staat in de demonstratieomgeving is aangepast aan een omgeving voor studenten. Deze werken tijdens een stage een volledige portfolio uit. Stagementoren geven uitgebreide en stagementoren beperkte inhoudelijke steun. De evaluaties gebeuren volgens een bepaalde procedure, in 4 fasen. Het eindproduct is enerzijds een pedagogische portfolio, en anderzijds een presentatieportfolio.

Op gegevens verzameld met de PCM toepassing werden de meest gedetailleerde statistische onderzoeken gedaan voor opsporing van eventuele genderbias.

RS toepassingExperimentele toepassing voor ondersteuning van rekruteringsprocessen. Ondersteunt databanken met gegevens van kandidaten en vacatures, matching en scoring van profielen, gender / doelgroepspecifieke vlaggen in lijsten van kandidaten / geselecteerden, ...

Website: http://www.akilian.be:8080/rs/index.jsp?customer=demo_en

Inloggen met gebruikersnaam 'candidate' of 'recruiter' en wachtwoord = akilian.

De handleiding van deze toepassing is een zogenaamd Adobe Flash bestand (*.swf). Om dat te lezen hebt u een lezer nodig, Adobe Flash Player. Deze kan u gratis afhalen op:

http://www.adobe.com/nl/products/flashplayer/

Met deze experimentele toepassing kan de gebruiker zijn rekruteringsproces ondersteunen en verbeteren met oog op betere vavlorisatie van de competenties en andere kwaliteiten van alle kandidaten uit alle doelgroepen/ deelgroepen.

De toepassing ondersteunt met name:

Het aanmaken van profielen voor kandidaten, met competentie- en interesseprofielen. Automatische extractie van (partiële) profielen uit CV's (in Nederlands, Frans en

Engels, en in Word, PDF, html, rtf en txt). Het aanmaken van vacatures en bijhorende vraagprofielen (lijst van vereiste

competenties en optionele aanvullende gegevens zoals interesse). Matching van vacatures tegenover kandidaten (kandidaatsprofielen). Rekruteerders kunnen kandidaten beoordelen op hun competenties (m.b.v. numerieke

scores op een gestandaardiseerde schaal, interesse, en tekstuele nota's).

Gender en doelgroepen in RS:De RS toepassing toont in alle lijsten van kandidaten welke daarvan tot een doelgroep behoren (in de demonstratieversie zijn dit de vrouwelijke kandidaten). Dat laat, bij wijze van voorbeeld, toe om te onderzoeken of een vacature geen vereiste bevat die nodeloos beperkend is t.a.v. de doelgroep. Het aspect doelgroep staat hierbij los van de matching-criteria. De toepassing ondersteunt ook andere onderzoeken voor optimalisatie van vacatures.

Belangrijker is dat de evaluatiegegevens (numerieke scores) voor de kandidaten geëxporteerd kunnen worden uit RS en ingevoerd in de GQS toepassing voor verder onderzoek (op eventuele gender-bias van de rekruteerders, ....). Noteer niettemin dat deze gender- en doelgroepsgerichte functies nog experimenteel zijn.

GQS toepassingDeze eveneens experimentele toepassing is bedoeld om in een set van evaluaties eventuele gender bias op te sporen. Men kan ook een demografisch profiel trekken van de subjecten en evaluatoren. De analyseresultaten worden als een rapport in PDF formaat afgeleverd.

Website: https://www.akilian.be/GQS/

Login user name & password: Niet nodig

Handleiding: online op website zelf.

Meer informatie?Deze nota is slechts een momentopname. Beleid en omstandigheden wijzigen continue. Wij staan daarom open voor alle kritieken en suggesties, of vragen. U kan ons bereiken via:

Rudi Dierick, Projectcoördinator GeHRMs project & bestuurder Akilian n.v. rudi.dierick@gmail.com

De ploeg van GeHRMs, 15 juli 2009, aangepast 28 augustus 2009