Mens, organisatie en techniek

TechniekAlles kan!

De mensDit wil ik.

Het Doel

De organisatieDit moet!

Hutspot

Samenwerken doen we steeds meer in een 100% internetomgeving. Dat kunnen we altijd, overal en op elk apparaat. Deze overgang is geen ‘big-bang’ maar gaat wel snel. Mixit helpt organisaties deze (eerste) stappen te zetten. Mixit staat voor een mix van samenwerken, cloud technologie en organisatieverandering. Mixit maakt bedrijfsbrede oplossingen in de vorm van portals, samenwerk- en kennisdeelomgevingen en sociale intranetten. Daarvoor hebben we alles in huis. Maar Mixit kan ook helpen bij een eerste stap zoals mailmigratie, documenten toegankelijk via iPad of een sociaal aspect in het huidige intranet. En om de oplossing echt werkend te krijgen zorgt Mixit ook voor licenties en benodigde verandering in de organisatie.  Mixit ontzorgt organisaties en mensen door hun werk leuker, goedkoper en net iets makkelijker te maken.

Dit doen wij op drie vlakken: mens, organisatie en techniek. Wij gaan uit van de mens die, als het even kan, op een leuke en makkelijke manier wil werken. Wij hebben aandacht voor de verschillende manieren waarop organisaties werken, hoe mensen optimaal samenwerken en op welke manier we de verandering kunnen realiseren. Welke doelstellingen wil de organisatie bereiken en wat biedt écht meerwaarde. Met onze uitstekende kennis van de techniek tenslotte, zetten wij onze ideeën en concepten om in succesvolle samenwerkoplossingen.

De ideale mix!Mixit gebruikt een mix van technologiën om oplossingen te realiseren. Daarbij zijn het Microsoft en het Google apps platform de belangrijkste peilers.

Mixit levert oplossingen die een mix kunnen zijn van applicaties op eigen servers (on premises) met applicaties die via het internet (cloud) beschikbaar zijn.

Aan de basis van Mixit staat een drietal partners,Tam Tam, Agile Software en Hutspot, die deingrediënten verzorgen voor de ideale mix!

Welke ontwikkelingen zien wij?

• De eindgebruiker beslist welke toepassingen en devices hij gebruikt

• Thuis ben ik betere tools gewend dan de zaak me biedt.• Ik krijg teveel informatie, maar heb te weinig relevante kennis.

• Wat betekent het nieuwe werken voor ons?• Hoe bieden we meerwaarde aan onze medewerkers?• Hoe gaan we om met openheid en transparantie van

informatie?

• Cloud technologie wordt de standaard!• Mobiele toegang is vanzelfsprekend• Behoefte aan tools die snel beschikbaar en ‘goed genoeg’

zijn

De organisatie

De mens

Techniek

Wat vragen onze klanten?

• Ik wil mijn mensen beter faciliteren in samenwerken, communiceren en kennisdelen!

• Wat kan Mixit voor ons betekenen?

• Ik wil beter, sneller, goedkoper!

• Wat heeft de cloud mij te bieden?

• Welke tools kunnen helpen mijn organisatie

klaar te maken voor de toekomst?

Concrete oplossingen!

• Effectief samenwerken• Slimme communicatie en interactie met elkaar • Snelle toegang tot voor jou relevante informatie

• Aantrekkelijk voor nieuwe generatie medewerkers door gebruik van moderne technologie

• Slimmere manier van interactie en communicatie met klanten en partners

• Mail/messaging migratie naar de cloud• Samenstellen van cloud oplossingen in

combinatie met bestaande bedrijfsoplossingen• Mobiele/iPad applicaties

De organisatie

De mens

Techniek

Welke diensten leveren wij?

Ontwerp, realisatie én implementatie van portals en intranetten; Integratie van cloud/lokale (on-premises) toepassingen; Analyse van de huidige en gewenste situatie; Advies over het inzetten van cloud computing Migratie van data en content, mailmigratie; Ondersteuning acceptatie in de organisatie door begeleiding,

opleidingen en communicatie; Beheer en ondersteuning van de oplossingen; Advies over benodigde licenties en levering ervan.

Concrete cases

Case NOC*NSFE-mail naar de cloud bij sportkoepel

NOC*NSF is de belangen behartiger van de sport in Nederland met 74 sportbonden als leden. Daarnaast is de sportkoepel verantwoordelijk voor het uitzenden van het Olympisch team naar de Olympische Spelen.

De organisatie NOC*NSF maakte gebruik van Novell GroupWise als e-mail platform. De standaard tooling die Microsoft levert is gebaseerd op het migreren van Microsoft platformen naar Microsoft Online omgeving. Voor het migreren van GroupWise naar Microsoft Online is externe tooling aangeschaft om de migratie mogelijk te maken. Om de gebruikers accounts over te plaatsen naar Microsoft Online is er gekozen voor de inrichting van een Active Directory synchronisatie server. Deze oplossing bestaat uit een software component wat door Microsoft wordt aangeboden en op de “on premise” omgeving wordt geïnstalleerd.

Hierdoor worden alle e-mail Active Directory objecten naar de Microsoft Online omgeving geplaatst. De e-mail migratie bestond uit twee stappen. In de eerste stap werd de grootste hoeveelheid e-mail gemigreerd. Dit door alle e-mail voor een bepaalde datum te migreren. Bij de tweede stap is eerst de routering aangepast, zodat alle e-mail berichten bij de Microsoft Online omgeving worden afgeleverd. Hierna zijn alle contactpersonen, kalender items en het laatste e-mail deel gemigreerd naar de Microsoft Online omgeving.

Resultaten:

Goede email voorziening die overal ter wereld beschikbaar is.

Schaalbare oplossing. Makkelijk gebruikers toevoegen of verwijderen

Je betaalt wat je verbruikt. Per gebruiker, per maand.

Case CaryonOndersteuning van het primaire proces met cloud tools

Caryon is een nieuw opgericht zorgbedrijf waar zorgconsumenten bij een zorgvraag een deel van de regie in hadden kunnen leggen van de zorgregisseurs van Caryon. De zorgregisseur kan de zorgconsument bijstaan in het maken van keuzes voor behandelaars, thuiszorgorganisaties, mantelzorg, opvang en daarnaast regelen van financiële vergoedingen via PGB.

Caryon lost haar ICT-ondersteuning zoveel mogelijk op met online applicaties in "The Cloud”. De belangrijkste twee argumenten hiervoor zijn de schaalbaarheid van cloud oplossingen en het feit dat de zorgregisseurs veel onderweg zijn

Voor Caryon hebben we een overzichtelijke oplossing geboden als basis voor de dagelijkse werkzaamheden: makkelijk communiceren met collega’s, mailen, agenda’s beheren. Het ‘sociale intranet’ is gebaseerd op het open source CMS WordPress en de mail, agenda en samenwerkoplossing van Google Apps Premium. Het biedt Caryon een relatief ‘simpel’ en effectief platform voor samenwerken, kennisdelen en communiceren.

Het zorgadvies van Caryon bestaat enerzijds uit het bieden van een overzicht van mogelijke zorgverleners aan cliënten. Anderzijds betekent het ook dat cliënten van Caryon de zorgafhandeling uit handen geven aan Caryon. Hiervoor zetten we Highrise CRM in, gekoppeld aan het intranet. Zo kunnen medewerkers van Caryon het grootste deel van hun werkzaamheden vanuit het intranet uitvoeren.

Patiëntenzorg, onderwijs en wetenschap zijn de drie kerntaken van het UMC St Radboud. Daarin willen zij top zijn. Om dat waar te maken is een aantal veranderingen doorgevoerd in de organisatie, onder de noemer ‘Beter worden in het Radboud’.

Ook intern heeft het UMC St. Radboud een verandering doorgevoerd in de manier waarop ze haar personeel beloont en beoordeelt. Met betrekking tot het aantrekkelijker maken van Radboud voor de medewerker heeft Radboud als speerpunten: Talent (ontwikkeling van de medewerker), Werkresultaten (hoe goed doet de medewerker het) en Inzetbaarheid (bijdrage van de medewerker aan de organisatie). Met die speerpunten als basis realiseerden we het Radboudkompas. Daarmee ondersteunen we functioneel de cyclus van voortgangs- en beoordelingsgesprekken inclusief feedback voor zowel leidinggevenden als medewerkers van begin tot eind. De medewerker heeft op overzichtelijke wijze toegang tot de informatie die hem helpt zich voor te bereiden op zijn gesprekken, zoals afdelingsspecifieke informatie, zijn formulieren voor verslaglegging en 360 graden feedback.

Leidinggevenden krijgen via centrale overzichten uitsluitend toegang tot de gespreksformulieren van die medewerkers waarvoor hij verantwoordelijk is en kunnen daarin hun feedback verwerken.

De oplossing is gerealiseerd op het bestaande SharePoint intranet. Middels routeringslijsten waarin de autorisatiestructuur is vastgelegd, is de veiligheid van de informatie gewaarborgd. Het proces wordt gestuurd met behulp van Nintex Workflow, dat gebruik maakt van de routeringslijsten, waardoor alle InfoPath formulieren op juiste wijze routeren binnen het systeem.

Resultaten:

Uniek in de zorg: maatwerk afspraken tussen werkgeveren werknemer

Digitalisering van het proces

Persoonlijke ontwikkeling

Case UMC St. RadboudOndersteuning van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker

Case HutspotNaar eigen inzicht applicaties en tools mixen door cloud-benadering

Hutspot is een klein adviesbureau, gespecialiseerd in het begeleiden van organisaties die een kijkje willen nemen in de wereld van het nieuwe werken. Grenzen van organisaties vervagen, binnen en buiten worden één. Hutspot vertaalt deze ontwikkelingen naar organisatie- en verandervraagstukken en biedt oplossingen op maat. Mens, techniek en organisatie zijn daarbij in balans.

Hutspot heeft TamTam drie overtuigingen meegegeven. Medewerkers moeten eigen keuzes kunnen maken in hoe ze ondersteund worden, er moet een gezamenlijke taal worden gesproken, maar met ruimte voor het individu en Hutspot wil in verbinding staan met de buitenwereld. Daarnaast wilde Hutspot niet investeren in een grote dure oplossing, en wil flexibel zijn door op ieder moment makkelijk aanpassingen te doen als de wensen veranderen. Tot slot moet iedereen altijd overal beschikking hebben over alles. Dat was het vertrekpunt voor TamTam om een samenwerkomgeving te maken. Een oplossing die grotendeels is samengesteld uit een verzameling cloud toepassingen ligt voor de hand.

Werken vanuit de cloud-benadering kwam het beste tegemoet aandeze wensen. Je gebruikt wat beschikbaar is en je kunt zelf de tools en applicaties kiezen, waardoor je de best werkende samenwerkomgeving kan bouwen. De ontwikkeling in de cloud gaat altijd door, waardoor je verzekerd bent van een state-of-the-art omgeving. Iedere dag heb je automatisch de beschikking over de laatste update. De oplossing is dan ook samengesteld uit een verzameling cloudtoepassingen: heel flexibel.

Intranet ‘De Keuken’ van Hutspot breekt met de traditie dat een intranet een allesomvattend, stand-alone platform moet zijn. Er zijn geen grote budgetten en dure platforms nodig om mensen effectief met elkaar te laten samenwerken. Juist een klein budget dwingt tot innovatie en nodigt uit tot slim kiezen uit beschikbare, lichte oplossingen in de cloud. Door deze verzameling tools te bundelen in één geintegreerd platform, en een samenhangende gebruikservaring stelt de Keuken de medewerkers van Hutspot in staat geconcentreerd zijn of haar werk te doen vanuit één centraal vertrekpunt.

Case Twynstra GuddeIntuïtief zoeken én vinden van de benodigde informatie

Een belangrijk aspect in het dagelijks werk is het goed kunnen vinden van informatie. Een interessante case in dat opzicht is die van Twynstra Gudde (TG), één van de top 10 organisatie-adviesbureaus van Nederland.

Twynstra Gudde wil graag een creatieve, informele en inspirerende organisatie zijn, nu en in de toekomst. Zij wilde haar medewerkers zodanig faciliteren dat zij hun werk (voor uiteindelijk de opdrachtgever) nog beter kunnen uitvoeren.

Samen hebben Tam Tam en TG een traject doorlopen waarin een visie is bepaald over de wijze waarop de TG adviseur werkt in 2010 en welke eerste stap TG moest zetten om die visie te realiseren. Hiervoor is het project ‘Dat Helpt’ opgezet. De aandacht is daarbij gevestigd op het helpen van de medewerkers bij, in eerste instantie, het zoeken en vinden van informatie (mensen, offertes, documenten, rapporten etc.) via het intranet op basis van MOSS 2007. Via één gebruiksvriendelijke zoekinterface is een aantal interne informatiebronnen (o.a. financieel systeem, projectadministratie, document management systeem, CRM systeem) ontsloten. De zoekresultaten bieden de gebruiker vervolgens de mogelijkheid om door te zoomen naar onderwerpen die gerelateerd zijn aan het initiële zoekresultaat.

Introductie. De lancering is door Twynstra Gudde op verschillende manieren begeleid zodat de adviseurs zo goed mogelijk wisten wat er ging veranderen. Diverse introductiesessies, placemats met quiz in het bedrijfsrestaurant, testgroepen etc. zorgden ervoor dat medewerkers goed voorbereid aan de slag gingen.

Succes. De zoekmachine blijkt heel goed te werken en wordt intensief gebruikt. In de eerste drie maanden werden er dagelijks ruim 1600 zoekopdrachten gegeven door bijna 150 unieke gebruikers (per dag). De meeste gefilterde bronnen zijn collega’s en documenten uit DocsOpen. De meest geraadpleegde pagina’s zijn persoonlijke profielpagina’s, relatiepagina’s en opdrachtenpagina’s. Tam Tam won met dit project de Microsoft WorldWide Partner of the Year Award in 2008.

De adviseur en manager van Twynstra Gudde heeft met zijn laptop altijd en overal online toegang tot het netwerk en kan gemakkelijk informatie vinden. Eén van de adviseurs liet weten: "Ik ervaar het systeem als zeer uitnodigend, omdat het heel herkenbaar is en gemakkelijk te gebruiken. Het werkt stimulerend omdat er zoveel te vinden is. Bovendien is het zeer goed voor de kennisdeling".

Case Delft MarketingMaak slim gebruik van aangeboden diensten in de cloud!

Delft Marketing is de organisatie in Delft die verantwoordelijk is voor informatie voor toeristen. Zij wilden op hun website Delft.nl een aantal kaarten in hun eigen huisstijl met toeristeninformatie zoals hotels en restaurants. Uitgangspunt was zoveel mogelijk gebruik te maken van informatie op het web.

Het wiel niet opnieuw uitvindenOnze eerste reactie op de vraag van Delft Marketing was: "Laten we kijken hoe we slim bestaande oplossingen van het web kunnen gebruiken". Dus niet een database en een interface ontwerpen, maar kijken of er al web-aplicaties zijn die iets met ruimtelijke informatie doen. In al zijn eenvoud bleek een mashup van Foursquare en Google Maps de beste combinatie. Relevante locaties in de stad worden met behulp van de Foursquare API gekoppeld aan themakaarten, die vervolgens met een eenvoudige link rechtsreeks op Delft.nl geplaatst kunnen worden.

Wat zegt onze klant erover:

“Door Foursquare op deze slimme manier te gebruiken werken we samen met ondernemers om Delft te promoten op onze eigen site, mobiel, het web en social media”.

- Sanne Bakker -

Case Kennedy van der LaanVolledige werkomgeving voor de medewerkerKennedy Van der Laan is een onafhankelijk advocatenkantoor gevestigd in Amsterdam. Met ruim 100 juridische professionals behoort het tot de top tien van zelfstandige advocatenkantoren in Nederland.

Werkomgeving met meerwaardeHet vernieuwde intranet van Kennedy Van der Laan biedt een eenvoudige ingang aan tot dossier-, cliënt-, financiële informatie en juridische kennis. Deze informatie lag eerst verspreidt en versnipperd binnen de organisatie. Het intranet zorgt via een gepersonaliseerde startpagina voor praktische informatie die nodig is voor het efficiënt functioneren binnen de organisatie. Informatie uit verschillende systemen wordt gebundeld, zodat een integraal cliënt en dossier beeld ontstaat. Op basis van het profiel van de medewerker, wordt overzicht van gegeven van alle voor hem/haar relevante activiteiten in dossiers, rondom cliënten en buitenwereld (LinkedIn en twitter koppeling). Ook is direct inzichtelijk wie er werkzaam is in welke sectie, welke nieuwe cliënten en dossiers er in behandeling zijn en wat het laatste nieuws is.

Een belangrijk hulpmiddel tussen de entiteiten, zijn de relaties die gelegd kunnen worden. Veel van deze relaties kunnen aan de hand van een bepaalde context gelegd worden. Scenario’s waar je aan kan denken zijn: wie heeft dit document geschreven > welke dossiers behandelt hij > wie is het team > welke rechtsgebied betreft het, etc… Door gebruik te maken van deze relaties, is een ultieme werkomgeving voor Kennedy van der Laan ontstaan die meerwaarde toevoegt aan de dagelijkse praktijk.

Gebruikers moeten niet alleen plaatsonafhankelijk kunnen werken, maar ook device onafhankelijk. Zij moeten in staat zijn om hun eigen device te kiezen waarmee ze willen werken. Of dat nu een laptop, een Mac is of een smartphone of een iPad!

Resultaten:

Direct inzicht in wie wat doet voor welke klant

Verschillende kennisbronnen in één interface samengebracht

Effectief gebruik van bestaande informatie

Case British SchoolEén geïntegreerd platform voor alle online communicatie

The British School in the Netherlands is een scholengemeenschap met vijf schoollocaties in verschillende delen van Nederland die gestoeld is op de Britse onderwijsmethode. www.britishschool.nl

BSN wilde een platform creëren als basis voor haar ambitieuze plannen om communicatie via het web verder te ontwikkelen. Het plan richtte zich op een nieuwe corporate website en een portal, genaamd de Gateway, voor zowel de ouders, de studenten als ook de medewerkers. BSN selecteerde hiervoor SharePoint 2010 als platform en Tam Tam als implementatiepartner.

De ouders kunnen nu via de Gateway actief deelnemen aan de British School community. Het 'papieren briefje' dat vroeger in de tas van het kind gestopt werd, is vervangen door digitale berichten via de Gateway. De medewerkers van BSN publiceren nieuwsberichten en evenementen richting studenten, ouders, medewerkers en/of het algemene publiek. Studenten kunnen samenwerken met andere leerlingen en communiceren met docenten.

Resultaten:

Digitale communicatie met ruim 2000 ouders

Verbeterde ondelinge samenwerking voor studenten en docenten

Neem contact op:015-7502055

jeanpierre.martens@mixit.nl

www.mixit.nl