HOE HAAL JE MEER RENDEMENT UIT JE PMO?

Minder uitval en gemotiveerde medewerkers die optimaal presteren. Dat is waar iedere organisatie naar streeft. Maar wat is nodig om jouw medewer-kers optimaal te laten presteren? Voordat je aan de slag gaat met beleid en interventies heb je goed inzicht nodig in de huidige stand van zaken. Voelen jouw medewerkers zich fit? Leveren ze gemotiveerd een bijdrage aan de or-ganisatie? En zitten ze (nog) op de goede plek?

Een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) geeft inzicht in alle relevante on-derdelen om jouw inzetbaarheidsbeleid optimaal te laten aansluiten bij jouw organisatie. Een PMO is dus veel meer dan een verplichting uit de Arbowet. Het biedt jou inzichten om preventief aan de slag te gaan. Met als resultaat: minder uitval en meer bevlogen medewerkers. Dat is uiteindelijk het rende-ment van een goed uitgevoerd PMO.

Maar hoe zorg je dat jouw PMO de juiste feiten en inzichten oplevert? Want geen organisatie is dezelfde. In deze whitepaper kom je erachter waar je op moet letten bij het efficiënter en kwalitatief hoogwaardiger inrichten van jouw PMO. En weet je waar je op moet letten bij de invoering van de nieuwe privacywetgeving.

DE ZIN EN ONZIN VAN EEN PREVENTIEF MEDISCH ONDERZOEK

‘Een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) op zichzelf verricht geen wonderen. Maar als je de uitkomsten goed analyseert en vervolgens de juiste interventies in-zet, dan draagt een PMO bij aan het verbeteren van de duurzame inzetbaarheid van medewerkers’, aldus Allard van der Beek, hoogleraar Epidemiologie van Ar-beid en Gezondheid aan het VU medisch centrum in Amsterdam.

Volgens Allard van der Beek zijn er twee argumen-ten die pleiten voor de inzet van een Preventief Me-disch Onderzoek (PMO):

1. Het verbeteren van de bedrijfsecono- mische positie van een organisatieEen PMO laat zien welke gezondheidsproblemen binnen een organisatie een bedrijfsrisico vormen. Dit helpt je de juiste interventies in te zetten om verzuim te voorkomen én prestaties te verbeteren. Daarmee versterk je de financiële positie van een organisatie.

2. Goed werkgeverschapEen werkgever die de gezondheid van medewer-kers positief probeert te beïnvloeden, laat zien dat zij streeft naar goed werkgeverschap. Dit draagt niet alleen bij aan de gezondheid, maar ook aan de motivatie en bevlogenheid van medewerkers en het imago van de werkgever. Dat laatste kan helpen bij werving van personeel bij krapte op de arbeidsmarkt.

Allard van der Beek laat er geen misverstand over bestaan. Een PMO levert een organisatie en haar medewerkers alleen iets op als de uitkomsten goed worden geanalyseerd én worden opgevolgd door de juiste interventies. ‘Helaas zien we nog steeds bedrijven die uitsluitend een PMO uitvoeren, zon-der daar goede opvolging aan te geven. Waarom organisaties hiervoor kiezen, is me een raadsel.

Hoe zorg je dat een PMO rendement oplevert? We vroegen het hoogleraar Epidemiologie van Arbeid en Gezondheid Allard van der Beek van VU me-disch centrum in Amsterdam. Hij vertelt wat volgens hem de vijf belangrijk-ste succesfactoren zijn voor een renderend PMO

‘EEN PMO MOET LEIDEN TOT GERICHTE INTERVENTIES’

Mijn opvatting is: wil je geen opvolging geven aan de uitkomsten, begin dan niet aan een PMO. Dat is zonde van het geld en slecht voor de motivatie van je medewerkers.’

Wetenschappelijk onderzoekHet is niet voor niets dat er geen wetenschappe-lijk onderzoek wordt gedaan naar uitsluitend het effect van een PMO, stelt Allard van der Beek. In wetenschappelijk onderzoek wordt altijd gekeken naar het PMO als onderdeel van een totaalpakket. Hierin worden interventies ingezet als opvolging van de uitkomsten van het PMO. En dan blijkt een goed uitgevoerd PMO een effectieve, eerste stap om de vitaliteit en gezondheid van medewerkers positief te beïnvloeden via gerichte interventies.

Effectieve aanpakWelke aanpak van een PMO het meest effectief is, hangt af van de specifieke kenmerken van een or-ganisatie, aldus Allard van der Beek. ‘De werkcul-tuur, de arbeidstijden, de leeftijd van medewerkers en de aard van het werk zijn van invloed op de bes-te aanpak en frequentie van een PMO. In de bouw, waar veel fysiek belastende arbeid bestaat, is het zinnig om één keer in de vier jaar een PMO uit te voeren. Oudere medewerkers worden soms zelfs één keer in de twee jaar getest. Maar kijk je naar kantoorfuncties, dan is een tweejaarlijks PMO niet nodig. Werkdruk verandert niet van de ene op de

ADAPTICS 3/13

ADAPTICS 4/13

Allard van der Beek is naast hoogleraar Epidemiologie van Arbeid en Ge-zondheid, hoofd van de afdeling Sociale Geneeskunde aan het VU medisch centrum (VUmc). Daarnaast is hij aandeelhouder en consultant van EVALUA Nederland B.V., een spin-off van het VUmc.

5 MAATWERK

Een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) dat goed is afgestemd op de specifieke situa-tie binnen een organisatie levert het meeste op.

GESTANDAARDISEERDE VRAGENLIJSTENGestandaardiseerde vragenlijsten maken het mogelijk om de uitkomsten van het PMO in de tijd te vergelijken, en te vergelijken met an-dere organisaties uit dezelfde branche.

COMMUNICATIE Een goede interne communicatie vooraf-gaand aan en tijdens het PMO heeft grote invloed op het aantal medewerkers dat deel-neemt aan een PMO. Lijnmanagers die een goede vertrouwensrelatie hebben met hun medewerkers en wervende aandacht beste-den aan het PMO tijdens de reguliere over-legmomenten zullen zorgen voor een grotere deelname aan het PMO. (lees meer op pagina 7, 8 en 9 over communicatie)

STEL VOORAF VAST HOE JE DE UITKOMSTEN GAAT DUIDENWanneer is een cholesterolpercentage hoog of laag? Of wanneer is er sprake van veel of weinig stress? Zorg dat je vooraf scherp vast-stelt hoe je de uitkomsten gaat beoordelen en gericht gaat opvolgen met evidence-based interventies.

FACILITEER MEDEWERKERS OM DEEL TE NEMEN AAN HET PMOAls medewerkers in de tijd van de baas kun-nen deelnemen aan een PMO, dan is de kans op een hoge deelname aanzienlijk groter. Ook als de werkgever medewerkers faciliteert in de opvolging van de uitkomsten (denk aan deelname aan training bij rugpijn of coaching bij werkdruk), dan zullen medewerkers meer gemotiveerd zijn om deel te nemen.

BELANGRIJKSTE SUCCES-FACTOREN VOOR EEN RENDEREND PMO VOLGENS ALLARD VAN DER BEEK

1

2

3

4

5

andere dag. Maar een jaar na een grootscheepse reorganisatie of verandering in het werk kan een PMO wél zinvol zijn. Denk bijvoorbeeld aan de over-gang van handmatige arbeid naar robotwerk. Dan wil je weten wat de impact is van deze verandering.’

Keuze PMO aanbiederBij de keuze voor een PMO-uitvoerder dien je op een aantal zaken te letten, vertelt Allard van der Beek. ‘Is de methodiek wetenschappelijk onder-zocht en bewezen effectief? Dan kun je met een PMO mensen met een verhoogd risico op toekom-stig ziekteverzuim eruit pikken. Ook is het waarde-vol als de aanbieder een automatische koppeling maakt tussen onderzoeksuitkomsten en mogelijke evidence-based interventies.’

Volgens Allard van der Beek zijn gestandaardiseer-de vragenlijsten belangrijk om de uitkomsten in de tijd te kunnen vergelijken. ‘Vaak zie je dat opdracht-gevers om allerlei redenen de vragenlijsten willen aanpassen. Dan lever je in op relevante stuurin-formatie voor het management. Bovendien is het bij een aangepaste vragenlijst lastig om een goede benchmark uit te voeren, terwijl die waardevolle in-zichten oplevert.’

STAP 1 | FOCUS KIEZEN De eerste stap is meteen ook de belangrijkste. Zorg dat je antwoord vindt op de vraag: welke uitdagin-gen binnen mijn organisatie of specifieke afdelingen moeten een plek krijgen binnen het PMO? Een orga-nisatie met veel kantoormedewerkers kunnen een PMO verwachten met een visustest en een HRV-test, met de nadruk op psychosociale arbeidsbelasting. Terwijl een organisatie met veel productiemedewer-kers in ploegendiensten een focus op onregelmatig werken verdient met bijvoorbeeld een conditietest en een ECG.

Je hebt verschillende mogelijkheden om informa-tie boven tafel te krijgen. Zo levert de jaarlijkse, verplichte Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) waardevolle input op. Maar ook een gesprek met HR-adviseurs of leidinggevenden levert belangrijke inzichten op.

Hoe beter een PMO aansluit bij de kenmerken en uitdagingen van een organisatie, hoe meer rende-ment het PMO oplevert. Om je op weg te helpen, kun je gebruik maken van de checklist ‘Focus kiezen’.

STAPPENPLAN PMO

Voor welke fysieke uitdagingen staan jouw medewerkers?

Voor welke emotionele/mentale uitdagingen staan jouw medewer-kers?

Wat is de leeftijdsopbouw van jouw medewerkers?

Wat is het opleidingsniveau van de medewerkers?

Welke soorten arbeid kent jouw organisatie?

Op welke afdeling zie je de groot-ste uitdagingen?

Diverse fysieke en mentale uitdagingen

Een PMO levert het meeste rendement op als je de juiste vragen stelt. Daarnaast moet de uitvoering van het PMO en de communicatie goed aansluiten op de organisatiecultuur en de manier van werken. Op basis van tien jaar ervaring met PMO’s ontwikkel-den wij een stappenplan dat bijdraagt aan:

• een maximaal aantal deelnemers • een zo efficiënt mogelijke uitvoering• een optimaal resultaat voor alle spelers in jouw organisatie

We verwachten dat je met dit stappenplan gestruc-tureerd, efficiënt en effectief aan de slag kunt met jouw PMO.

Kenmerken organisatie

FOCUS KIEZEN CHECKLIST

ADAPTICS 5/13

STAP 2 | PROJECTMANAGEMENT Nu je inhoudelijke keuzes hebt gemaakt, kun je aan de slag met de inrichting van het projectmanage-ment. Die twee hangen nauw samen met elkaar, want ieder PMO-project is anders. Is jouw organi-satie niet al te omvangrijk en wil je een uitgebreid PMO? Of is jouw bedrijf een grote corporate, dat een integraal traject wil? Ook de frequentie van het PMO is van invloed op het projectmanagement. Een jaarlijks traject kan voortborduren op de resul-taten van vorig jaar. Of is de aanleiding voor het PMO een reorganisatie of een grote organisatiever-andering?

Goed projectmanagement zorgt ervoor dat de or-ganisatie wordt ontlast. Zo kun jij je bezighouden met wat er echt toe doet, namelijk de duurzame inzetbaarheid van jouw medewerkers.

Een maatwerk projectplan afgestemd op het PMO

Eén projectmanager gedurende het gehele project

Flexibiliteit & integriteit

Planning en afstemming communicatie rondom het PMO

PROJECTMANAGEMENT PMO

CHECKLIST

STAP 3 | COMMUNICATIENatuurlijk wil jij dat zoveel mogelijk mensen deel-nemen aan het PMO. Daarvoor zijn een wervende communicatiecampagne en zorgvuldige, persoon-lijke communicatie via de lijnorganisatie cruciaal. Beide zorgen voor vertrouwen en een groot aantal deelnemers aan het PMO.

5 TIPS VOOR HELDERE COMMUNICATIE TIJDENS HET PMO. 1. Ontdek mogelijke weerstand en voorkom dezeDat jouw organisatie een PMO aanbiedt, vind jij een mooi gebaar. Helaas denkt niet iedere medewerker er meteen zo over. Sterker nog, een medewerker kan weerstand voelen en zo kunnen ongemerkt allerlei barrières ontstaan om deel te nemen aan het PMO. Vaak melden de meest ongezonde me-dewerkers zich als laatste aan voor het PMO. Ter-wijl je als werkgever juist ook deze groep, met een lage intrinsieke motivatie, wilt laten deelnemen. Kom erachter wat hun weerstand is en hoe je deze wegneemt.

2. Geef leidinggevenden een rolOm te voorkomen dat weerstand ontstaat of een eigen leven gaat leiden, is het belangrijk dat direct leidinggevenden zorgvuldig communiceren over het PMO. Vertel tijdens een regulier werkoverleg waar en wanneer het onderzoek zal plaatsvinden en waarom de organisatie investeert in een PMO. Vraag wat collega’s vinden van het PMO en vraag door op mogelijke weerstanden. Vertel waarom de leidinggevende deelname belangrijk vindt en bena-druk (in alle communicatie) vooral wat het PMO de medewerkers oplevert. Dat laatste punt blijkt van onschatbare waarde te zijn voor een hoog percen-tage deelnemers.

Ook de rol en houding van leidinggevenden is cru-ciaal. Wanneer een leidinggevende de meerwaarde van deelname aan een PMO overtuigend kan over-brengen, zijn medewerkers eerder geneigd mee te doen.

3. Stel ambassadeurs aanHoe laat je het project nog meer leven binnen jouw organisatie? Stel ambassadeurs op! Deze zorgen voor herkenning en activatie. Een goede ambassa-deur toont eigenaarschap op vitaliteit en inspireert zo zijn/haar collega’s.

4. Maak inzetbaarheid bespreekbaarLeidinggevenden voelen zich vaak ongemakkelijk als zij aan hun medewerkers vragen hoe het zit met hun inzetbaarheid. Daardoor durft ook niet iedere leidinggevende de stap te zetten.

VOORBEELDEN VAN BARRIÈRES OM

DEEL TE NEMEN AAN HET PMO

o ‘Ik voel mij al gezond.’ o ‘Ik loop al bij een dokter.’o ‘Wat gebeurt er met mijn gegevens?’o ‘Waarom bemoeit mijn werkgever zich met mijn gezondheid?’*

*Het Centrum voor Ethiek en Gezondheid schreef in 2016 een ad-vies over dit onderwerp (CEG, 2016). Eén van de conclusies was dat werkgevers die doelbewust invloed willen uitoefenen op de leefstijl van medewerkers, hier verantwoording over dienen af te leggen. Ook moeten zij aangeven welk effect zij verwachten. Communiceer duidelijk over de vervlechting van gezondheid en de werkvloer in deze situaties.

En dat is een gemiste kans. Juist in het persoonlijke contact met direct leidinggevenden kunnen onder-werpen als langer doorwerken, omgaan met een hoge werkdruk en een gezonde werk-privébalans goed worden besproken. Een PMO kan een mooie aanleiding zijn om samen stil te staan bij de inzet-baarheid van medewerkers.

5. Bedenk een creatieve communicatie- campagneNaast een zorgvuldige communicatie via de lijnor-ganisatie stimuleert een creatieve communicatie-campagne medewerkers deel te nemen aan een PMO. Ook hierbij is het belangrijk om het juiste haakje te vinden, zodat jouw communicatiecam-pagne herkenning oproept en mensen motiveert om deel te nemen. Lees meer over campagnes op pagina 9: ‘3 waardevolle inzichten uit de sociale we-tenschappen’.

ADAPTICS 7/13

‘Laat mensen zien wat ervoor henzelf te halen valt. Hun belangen verwerk je in de communicatieboodschap. En zorg dat je eigen medewerkers fotografeert en filmt voor de campagne. Zo maak je de campagne persoonlijk en breng je het onderzoek dichtbij de mensen die je wilt be-reiken’, vertelt communicatieadviseur Esther Miedema van NS over de communicatie voor en tijdens een Pre-ventief Medisch Onderzoek (PMO).

NS werkt al jaren met de Alles-Best-Test, het Pre-ventief Medisch Onderzoek (PMO) van NS. ‘Om de Alles-Best-Test te promoten, ontwikkelden we een landelijke campagne bestaande uit allerlei middelen zoals posters, flyers, roll-up banners, stressballetjes en een grappig promofilmpje. Vervolgens gingen de adviseurs van de afdeling HR Fit Preventie met de Alles-Best-Test op reis door het land. Zij verzorgen de projectcommunicatie in de lijn, waardoor de Al-les-Best-Test dichtbij de medewerkers komt’, vertelt Esther Miedema.

ZiekteverzuimHet is heel belangrijk om het juiste haakje te vinden, legt adviseur Jeannette van den Hoek van HR Fit Pre-ventie uit. Zij is binnen NS verantwoordelijk voor de lijncommunicatie. ‘Voor leidinggevenden is het juiste haakje op dit moment een daling van het ziektever-zuim. We leggen leidinggevenden uit dat werkvermo-gen (de mate waarin mensen zichzelf in staat ach-ten om hun werk nu en in de toekomst te kunnen (blijven) doen) een belangrijke voorspeller is van ver-zuim. Tevredenheid over het werk, gezondheid en ontwikkelingsmogelijkheden zijn van grote invloed op het werkvermogen. Inzicht in de werkbeleving is dus heel belangrijk voor leidinggevenden.’

Langer doorwerkenVoor medewerkers hanteert Jeannette van den Hoek een andere invalshoek. ‘Bij veel conducteurs en ma-chinisten is ‘langer doorwerken’ een belangrijk the-ma. Met name conducteurs kunnen door de aard van hun werk last hebben van werkdruk en stress. We leggen uit dat stress niet komt door het werk, maar door de manier waarop je omgaat met de werkdruk. Zodra dat kwartje valt, zien medewerkers dat zij zelf invloed kunnen uitoefenen op hun werk-beleving. Dat is het haakje om hen te motiveren deel te nemen aan de Alles-Best-Test. We leggen uit dat zij na de fysieke testen alles kunnen bespreken met een onafhankelijke vitaliteitscoach van Adaptics.’

NS werkt al jaren met de Alles-Best-Test, de naam die NS geeft aan haar Preventief Medisch Onderzoek (PMO). Communicatieadviseur Esther Miedema en HR-adviseur Jeannette van den Hoek van HR Fit Preventie delen hun ervaringen en inzichten.

‘HET JUISTE HAAKJE VINDEN EN BREED BEKEND MAKEN’Uitleg over privacyHoe beter je in staat bent de zorgen over privacy weg te nemen, hoe meer medewerkers zich na het vragenlijstonderzoek aanmelden voor de fysieke tes-ten en het gesprek met de vitaliteitscoach van Adap-tics. ‘Voor machinisten is het benadrukken van de privacybescherming bijvoorbeeld heel belangrijk. Zij zijn huiverig dat zij door de uitkomsten van een PMO hun rijbe-voegdheid kunnen kwijtraken. Daarom moet je heel goed uitleggen dat uit-komsten pas op groepsniveau wor-den gedeeld met het management, als er tenminste 15 me-dewerkers van een afdeling deelnemen aan het PMO. Een uitkomst is nooit te herleiden tot een in-dividuele medewer-ker. Die zorg moet je echt wegnemen in de persoonlijke communicatie tus-sen leidinggevenden en medewerkers.’

ResultatenZo’n 4.510 NS-medewerkers hebben sinds 2015 mee-gedaan aan de Alles-Best-Test, het Preventief Medisch Onderzoek van NS. 79% van de deelnemers geeft aan zich meer bewust te zijn geworden van zijn of haar eigen gezondheid en vitaliteit. In 2018 zijn 120 NS-me-dewerkers gestart met vitaliteitscoaching, één van de follow-ups van een Preventief Medisch Onderzoek. 62% van de medewerkers, die heeft deelgenomen aan de vitaliteitscoaching, geeft aan dat zijn of haar werk-vermogen is verbeterd.

ADAPTICS 8/13

KEN JE DOELGROEP DOOR EN DOOR Om jouw medewerkers te kunnen stimuleren tot deelname aan een PMO, zul je de doelgroep eerst door en door moeten kennen. Wat moti-veert jouw medewerkers om al dan niet deel te nemen aan een PMO? Wat betekent vitaliteit en werkgeluk voor hen? Pas als je op deze vragen een helder antwoord hebt, kun je aan de slag met een creatieve communicatiecampagne.

Als je onvoldoende inzicht hebt in de doelgroep, dan sla je de plank gemakkelijk mis. Denk bij-voorbeeld aan de stoppen met roken campag-nes. Lange tijd dachten we dat het advies van de huisarts om te stoppen met roken en het wijzen op de gezondheidsgevaren het meest effectief waren. Maar uit onderzoek blijkt dat kinderen de voornaamste reden zijn (CBS, 2016). Pas als je dit weet, kun je effectief communiceren. We noemen dit vakgebied ook wel sociale marke-ting. Daarin worden inzichten uit de menselijke psychologie gecombineerd met marketingtech-nieken. Zo kun je de juiste snaren raken en heb je meer impact.

GEDRAG KUN JE WEL BEÏNVLOEDENAls je je doelgroep door en door kent, dan snap je hoe je hen kunt verleiden tot ander gedrag. Dan weet je hoe je mensen een klein duwtje in de goede richting kunt geven. Deze communi-catietechniek noemen we ook wel nudging. Met nudging maak je het gewenste gedrag aantrek-kelijker, zonder de vrijheden van mensen in te perken.

A. Maak gebruik van de sociale omgeving Door gebruik te maken van de sociale omgeving appelleer je aan de sociale norm, waaraan men-sen graag willen voldoen. Een manier waarop je dit kunt doen, is het plaatsen van een banner op het intranet met daarop bijvoorbeeld de tekst “Al 116 collega’s gingen je voor!”.

B. Maak gebruik van de werkomgeving Stuur met je ontwerp of communicatieconcept op automatisch, onbewust gedrag van mensen. Zo nemen mensen vaak automatisch de roltrap in plaats van de trap. Maar wat gebeurt er als je op de trap het aantal calorieën weergeeft, die je kwijtraakt door de trap te nemen? Deze com-municatietechniek noemen we ook wel landsca-ping.

3WAARDEVOLLE INZICHTEN UIT DE SOCIALE WETENSCHAPPEN

1

2

C. Maak deelname aantrekkelijk en beloon het Deel tijdens de aanmeldperiode voor het PMO appels uit en beplak ze met een sticker. Op de sticker vermeld je de projecttitel van het PMO en de website, waarop mensen zich kunnen aanmelden. Deze manier van belonen sluit aan bij de fun theory. Deze theorie ontstond na onderzoeken van het automerk Volkswagen, waaruit bleek dat mensen eerder positief ge-drag laten zien als je de gewenste alternatieven leuk maakt om te doen.

Zorg ervoor dat medewerkers het PMO zien als een cadeautje van hun werkgever. ‘Pak het uit en maak er gebruik van. Het is voor jou.’

CAMPAGNES Campagnes zorgen ervoor dat alle medewer-kers weten dat ze kunnen deelnemen aan het PMO. De campagne start op het moment dat de managers over het PMO communiceren met hun teams.

Een campagne bestaat uit een creatief concept, dat je vertaalt naar allerlei kanalen en midde-len. Denk hierbij aan het intranet, social media, flyers, posters, narrowcasting, e-mails, nieuws-brieven, banners, fotografie, kick off events, etc. Je maakt hierbij gebruik van de meest effectieve communicatiemiddelen en -kanalen uit jouw organisatie. Daarnaast kun je speciaal voor de campagne nieuwe middelen en kanalen inzet-ten, zoals de acties genoemd bij punt 2.

Zorg dat je campagne een duidelijk start- en eindpunt heeft en blijf gedurende het PMO pro-ject continue communiceren. Zo zorg je ervoor dat het PMO echt gaat leven in jouw organisa-tie.

3

ADAPTICS 9/13

Bij stap 1 heb je de belangrijkste aandachtspunten voor jouw organisatie in kaart gebracht. Dit over-zicht vormt de basis voor het kiezen van de juiste, gevalideerde vragenlijsten. Daarnaast wordt een aantal basisonderdelen bij ieder PMO uitgevraagd.

Denk hierbij aan:

• Werksituatie en klachten aan nek, rug, armen en benen

• Energiebronnen en werkstressoren,

Kies vervolgens de onderdelen die voor jouw orga-nisatie belangrijk zijn. Stel jezelf daarbij de volgen-de vragen:

• Krijg ik met de vragenlijst antwoord op mijn vragen en verschaffen de uitkomsten ervan mij voldoende inzicht?

STAP 4 | VRAGENLIJSTONDERZOEK

ADAPTICS 10/13

zoals leermogelijkheden, zelfstandigheid, verhouding met collega’s en leidinggevende, mentale- emotionele- en fysieke belasting en stress

Wil je meer weten over de diverse vragenlijsten? Klik hier voor een uitgebreid moduleoverzicht.

• Sluit dit onderzoek aan op eerdere onderzoe- ken in mijn organisatie? Dit maakt het mogelijk om uitkomsten in de tijd te vergelijken en trends te signaleren.

• En last but not least: krijgen de medewerkers met deze vragenlijsten zélf voldoende inzicht in hun vitaliteit?

AppNaast het reguliere PMO kun je ook een app ge-bruiken om kortcyclisch te meten. Een app, die wekelijks zo’n drie vragen aanbiedt, stimuleert medewerkers op een laagdrempelige manier aan-dacht te besteden aan hun vitaliteit. Niet alleen tij-dens de periode van een PMO, maar iedere week. Bovendien krijgen medewerkers snel en gemak-kelijk inzicht in hun persoonlijke trends.

Een korte vragenlijst maakt deelname heel laag-drempelig voor zowel hoog- als laagopgeleide me-dewerkers. Want niets is zo gemakkelijk als even een paar korte vragen beantwoorden.

Nu je inzicht hebt in alle uitslagen, is het belang-rijk dat je de uitkomsten persoonlijk deelt met de medewerkers. Want wat zeggen de uitkomsten nu precies? En wat kunnen medewerkers doen om de onderdelen waarop zij minder scoren, positief te beïnvloeden?

Gedragsverandering hangt samen met ‘weten, wil-len en kunnen’. Op basis van de vragenlijstonder-zoeken en de fysieke metingen ‘weten’ medewer-kers hoe het is gesteld met hun gezondheid. Maar om echt te snappen welke conclusies je kunt trek-ken uit de uitslagen, is het belangrijk om de uitkom-sten tijdens een gesprek met een leefstijladviseur te duiden. Een leefstijladviseur vraagt goed door en komt samen met de medewerker tot de kern. Zo ontstaat bewustwording.

STAP 5 | FYSIEKE METINGENEen PMO bestaat niet alleen uit het invullen van vragenlijsten, maar ook uit fysieke metingen. Voor-deel van fysieke metingen is dat medewerkers echt ervaren hoe het is gesteld met hun gezondheid.

Een medewerker kan bijvoorbeeld in een vragen-lijst aangeven gezond te eten en te drinken. Maar als je tijdens het fysiek meten ontdekt dat de me-dewerker te zwaar is, ontstaat er een individueel gesprek over zijn of haar gezondheid. Je meet ver-volgens hoe is het gesteld met het cholesterol- en glucoseniveau. Dit zijn belangrijke indicatoren voor leefstijl gerelateerde ziekten. Ook de bloeddruk en hartslag zijn belangrijk om te meten tijdens fysieke testen.

Daarnaast kun je kiezen voor aanvullende testen, zoals een visustest (oogtest). Dit kan waardevol zijn voor medewerkers die veel tijd doorbrengen ach-ter een beeldscherm.

Wil je medewerkers hun gezondheid echt laten beleven, dan is het belangrijk om de testen uit te laten voeren in een mobiel test- en meetstation. Adaptics heeft bijvoorbeeld tien jaar geleden de Gezondheidsbus ontwikkeld. Die is helemaal inge-richt op gezondheidsbeleving en is voorzien van alle testapparatuur. Een ander voordeel van een mobiel test- en meetstation is dat je deelname heel laagdrempelig maakt. Je kunt een gezondheidsbus namelijk naar de medewerker toe brengen. Daar-mee laat je aan alle medewerkers zien dat je inves-teert in de gezondheid van jouw medewerkers.

STAP 7 | RAPPORTAGES

STAP 6 | VITALITEITSGESPREK

Vervolgens bespreekt de medewerker samen met de leefstijladviseur welke punten hij of zij wil oppak-ken. Het is belangrijk om goed te kijken naar datge-ne wat haalbaar is voor de medewerker. Wat wil hij of zij verbeteren en wat juist niet? Zo kom je samen tot een plan, waarmee de medewerker intrinsiek gemotiveerd aan de slag kan. Het resultaat: advies op maat, praktische tips & tricks en bovenal moti-vatie om daadwerkelijk in actie te komen.

Een PMO levert een schat aan informatie op. Maar hoe zorg je dat al die informatie optimaal rende-ment oplevert? Zowel voor de individuele mede-werkers als het management van de organisa-tie? Goede rapportages (zowel individueel als op groepsniveau) bieden waardevolle informatie voor het kiezen van interventies en het aanscherpen van inzetbaarheidsbeleid.

Individuele rapportageHet is belangrijk dat iedere medewerker na het vragenlijstonderzoek, de fysieke testen en het vita-liteitsgesprek een individuele schriftelijke rapporta-ge krijgt. Zo kan de medewerker de resultaten nog eens rustig nalezen en eventueel bespreken met mensen uit de privésituatie of, indien gewenst, met de leidinggevende.

Naast de kwantitatieve uitkomsten uit het vragen-lijstonderzoek en de fysieke testen leest de mede-werker in de individuele rapportage ook de analyse en adviezen van de leefstijladviseur. Idealiter krijgt de medewerker de rapportage ongeveer een week na het PMO. De eerste indrukken zijn verwerkt en het rapport is een ‘reminder’ om met de adviezen aan de slag te gaan.

ManagementrapportageEen managementrapportage geeft inzicht in de gezondheidssituatie van jouw medewerkers. Het biedt informatie en inzichten over bijvoorbeeld de energiebronnen en stressoren binnen de verschil-lende afdelingen. Hoeveel procent van jouw mede-werkers heeft last van zijn nek? Hoeveel mensen hebben hoofdpijn, omdat zij een bril nodig heb-ben? Hoeveel mensen willen zich ontwikkelen en hebben de ambitie om te groeien, maar lopen te-gen barrières op?

ADAPTICS 11/13

Naast een schriftelijke managementrapportage bestaat er tegenwoordig ook de mogelijkheid om online informatie op te halen uit een zogeheten managementdashboard. Een voordeel van een on-line managementdashboard is dat je zelf bepaalt welk onderdeel je graag wilt inzien. Ook binnen een organisatie kunnen diverse afdelingen over andere informatie willen beschikken. Dit kun je re-gelen in een online dashboard.

Wanneer kies je voor een online management-dashboard?

Als je geen ‘plat’ rapport wilt, maar duidelijk in-zicht wilt hebben in de resultaten.Als je niet wilt wachten tot een PMO project is af-gerond, maar realtime inzicht wilt krijgen in de tussentijdse uitkomsten. Zo kun je tussentijds al aan de slag met uitdagingen die gedurende het project duidelijk naar voren komen. Als je behoefte hebt aan een overzichtelijke weergave van de verschillen tussen groepen én uitsplitsingen, bijvoorbeeld per afdeling.

Wat zijn de overeenkomsten tussen een onli-ne managementdashboard en een schriftelijke rapportage?

Ook voor het online managementdashboard geldt dat er alleen informatie wordt gegeven bij minimaal 15 deelnemers. Zo voldoet ook het on-line managementdashboard aan de privacyricht-lijnen. Het online managementdashboard bevat net als de schriftelijke rapportage gerichte adviezen op maat.

‘Het dashboard is ontwikkeld om snel en to the point inzicht te bieden in de verzamelde data. Organisaties kunnen ervoor kiezen om de resultaten alleen op hoofdlijnen te bekijken, maar kunnen ook de onderwerpen in detail bestuderen.

In een online dashboard maak je eenvoudig verschillende doorsnedes op de categorieën afdeling, geslacht en leeftijd. Het dashboard geeft realtime inzicht

in alle ingevulde vragenlijsten. Je beschikt dus altijd over de meest recente data. Via de meegeleverde export functionaliteit kun je de getoonde grafieken gemak-

kelijk exporteren en invoegen in PowerPoint of andere rapportagetools.’

De volgende onderwerpen mogen niet ontbreken in een managementrapportage:• Leefstijl• Beeldschermwerk• Klachten aan nek en schouder (KANS)• Werkomgeving en veiligheid• Zintuigen• Werkbeleving• Fysieke conditie• Werkvermogen• WEB-Model (Werkstressoren en Energiebronnen model)

Wil je als (HR) manager aan de slag kunnen met de uitkomsten, dan moet een managementrapporta-ge aan de volgende voorwaarden voldoen:

De rapportage maakt de werkomstandigheden, de tevredenheid en de gezondheid(sbeleving) van medewerkers inzichtelijk De rapportage voldoet aan de privacyvoorwaardenDe rapportage toont de uitdagingen binnen uw

organisatie De rapportage wordt benut als input voor het vormen dan wel aanscherpen van inzetbaar-heidsbeleidDe rapportage faciliteert het gesprek binnen de organisatie over het onderwerp duurzame inzet-baarheid De rapportage zorgt voor focus op gerichte adviezen en maatwerkinterventies

Een managementrapportage zorgt ervoor dat je in-vesteert in de juiste interventies. Zo kun je gericht werken aan een lager ziekteverzuim en meer be-vlogen medewerkers.

Wil je een voorbeeld managementrapportage inzien? Kijk op www.adaptics.nl/pmo.

WARD VENROOIJDashboard Designer voor Adaptics & Data VisualisatieExpert PhD kandidaat Data Visualization Performance

•

• •

•

•

•

•

•

•

•

•

MANAGEMENTDASHBOARD

ADAPTICS 12/13

Een PMO project vraagt ontzettend veel op het ge-bied van privacy. Dit wordt nog belangrijker door de invoering van de nieuwe privacywet in mei 2018. Als werkgever dien je uiterst voorzichtig om te gaan met de persoonlijke (medische) informatie, die beschik-baar komt tijdens een PMO.

Privacy is ook een veelgehoorde zorg van medewer-kers als zij voor de keuze staan om deel te nemen aan een PMO. Maar hoe zorg je dat je zorgvuldig omgaat met de informatie over jouw medewerkers? Het kan voor flinke hoofdbrekens zorgen. Een aantal zaken kan oplossing bieden:

1. ISO27001 certificaatHet is belangrijk om te kiezen voor een partij die de medische gegevens van jouw medewerkers op een goede manier verwerkt. Een norm hierin is het ISO27001 certificaat wat toeziet op bedrijfsprocessen van jouw leverancier. Hierdoor mag je ervan uitgaan dat de gegevens op een goede manier verwerkt en opgeslagen worden.

2. Opslag van gegevensDe (medische) gegevens van jouw medewerkers wor-den opgeslagen bij jouw leverancier en zijn in de re-gel 15 jaar opvraagbaar. Het is essentieel dat deze

gegevens op de juiste manier opgeslagen worden en dat deze beschermd zijn tegen aanvallen van buiten-af. Vraag dus bijvoorbeeld of er penetratietesten op het systeem worden uitgevoerd en hoe de gegevens beschermd worden!

3. Online medewerkersportaalHet delen van persoonsgegevens met derden wordt steeds moeilijker en omslachtiger. Een uitkomst hier-in is een digitaal portaal waar medewerkers zelf hun persoonsgegevens verstrekken bij het aanmelden voor een PMO. Op deze manier hoef je geen per-soonsgegevens meer te delen.

Naast privacy biedt een online medewerkerspor-taal ook andere voordelen:Het faciliteert en automatiseert (delen van) project-management.Medewerkers die de vragenlijst online invullen, heb-ben meteen inzicht in hun resultaten.Medewerkers krijgen zelf meer de regie over hun vitaliteit, doordat zij op ieder moment in het online medewerkersportaal kunnen en hun resultaten zelf kunnen inzien.

HOE BESCHERM JE DE PRIVACY VAN MEDEWERKERS?

Wij hopen dat deze whitepaper je veel inzichten en handvatten heeft gegeven om het rende-ment van jouw Preventief Medisch Onderzoek (PMO) nog verder te vergroten. Mocht je na het lezen vragen hebben of advies op maat willen, dan staan we je graag te woord.

Bel of mail Lukas Gerritsen, adviseur van Adaptics, 06-28262353, lgerritsen@adaptics.nl.

TOT SLOT

•

•

•

ADAPTICS 13/13