HET VERSCHIL TUSSEN

ONEDRIVE EN ONEDRIVE

Verwarring, vragen en onjuiste informatie. Dat merk ik op de werkvloer als het

gaat over OneDrive. En er zijn blijkbaar twee soorten OneDrives. En wat is dan

het verschil? En hoe werkt het? En voortdurend wijzigt de werking er van. En hoe

zit dat nu eigenlijk met het synchroniseren van bestanden met de OneDrive

Cloud? Toen Dropbox uitkwam werkte deze meteen als een tierelier; en dat doet

het nog steeds. OneDrive, de Microsoft tegenhanger, heeft heel wat jaartjes

nodig gehad om uit de pubertijd te komen. Maar nu is deze Online opslagplaats

voor bestanden helemaal volwassen. Je kunt er heel veel over lezen. Maar het

gekke is dat er blijkbaar eerst een algemeen verhaal nodig is voordat mensen de

essentie van OneDrive te pakken krijgen. Uit die behoefte ontstond dit artikel.

Op dit moment met up-to-date informatie maar voor hoelang 😉

DE TERM ‘ONEDRIVE’ IS MISLEIDEND

Als Microsoft-trainer erger ik mij vaak aan misleidende naamgevingen in de

Microsoft wereld. Zo ook de naam ‘OneDrive’. Het klopt dat het een soort

netwerkschijf is maar dan in de Cloud. En daar zijn er veel van. Deze is de schijf

die alleen van jou is. In die zin had het beter ‘MyDrive’ genoemd. Verder heb je

deze OneDrive-plek in je privé-cloud (waar je inlogt met je Microsoft account) én

je hebt een OneDrive-plek in de Office 365 omgeving van je werkgever. Allebei

dezelfde naam is wel verwarrend want op je pc zie je amper verschil. En er is

totaal geen relatie tussen deze twee maar de werkwijze is dezelfde. En voor de

volledigheid van dit verhaal: tot en met 2013 was Skydrive de naam voor de

privé OneDrive en ‘MySite’ was de naam voor de zakelijke OneDrive toen

SharePoint nog op lokale servers draaide. Er was toen tenminste een duidelijk

verschil.

ER ZIJN 2 ONEDRIVE CLOUDS.

OneDrive is het plekje in de Microsoft Cloud waar je je eigen bestanden in kunt

opslaan. Alleen jij kunt deze zien. De verwarring treedt op tussen privé en

zakelijk. Je hebt een OneDrive als je via internet naar je persoonlijke ‘wolk’ gaat

met een Microsoft account (vb. Hotmail, Live of Outlook.com). Je komt er via

2/8

https://onedrive.live.com/about/nl-nl/. Die gegevens staan allemaal in Amerika.

Maar je hebt ook een OneDrive als je in een zakelijke Office 365-wolk werkt.

Behalve TeamSites waarin je samen werkt heb je daar ook een persoonlijk

plekje. En dat plekje, tja, dat heet ook OneDrive. Daar kom je als je bent

ingelogd met een zakelijk e-mailadres. De weg er naar toe is via

https://login.microsoftonline.com/nl. En deze data staat in Amsterdam/Ierland.

3/8

4/8

Twee totaal verschillende plekken dus, maar wel met dezelfde naam. En al je ze

allebei vergelijkt zie je haast geen verschil:

ONEDRIVE BESTANDEN LOKAAL BESCHIKBAAR MAKEN

Werken via internet in de OneDrive Cloud is handig maar we vinden het nog

steeds prettig om er ook via de ‘vertrouwde weg’ heen te kunnen. En dat is via

onze Verkenner (Windows) of Finder (Mac). Daarom is het mogelijk gemaakt om

al je bestanden in je OneDrive ook lokaal beschikbaar te hebben middels een

synchronisatie-tool: de Onedrive-synch.

5/8

Je kunt de OneDrive toepassing installeren op Windows of Mac en op eender

welke smartphone. Dat doe je via https://onedrive.live.com/about/nl-

NL/download/ Je krijgt tijdens het installatieproces de vraag of je een koppeling

wilt maken met een persoonlijk Microsoft account of met je werkaccount. Allebei

kan ook maar dan moet je het proces gewoon tweemaal doorlopen. Je kunt de

OneDrive synchronisatie-tool daarna vinden in je taakbalk. Dat is onderaan op

een Windows machine (a) of bovenaan op een Macbook (b). Het ‘witte wolkje’

op de taakbalk regelt de synchronisatie van je privé Microsoft account; het

blauwe wolkje van je zakelijk Office 365 account.

6/8

ONEDRIVE BESTANDEN OP JE TELEFOON BESCHIKBAAR

MAKEN

Ook op je smartphone wil je altijd toegang tot je persoonlijke bestanden in

Onedrive. Je begrijpt dat als je al die bestanden ook hier gaat synchroniseren, ja

dan vlug over de opslaglimiet van je telefoon zit. Daarom is dit geen

synchronisatie-tool enkel een snelle toegangspoort tot de Online OneDrive

opslagplaats. Installeer de app vanuit de app-store. De app vraagt automatisch

om te koppelen met je Microsoft account of een werkaccount indien je zakelijk in

Office 365 werkt. Heb je geen internet; dan heb je ook geen toegang tot de

bestanden in de OneDrive-app. Download je bestanden uit de OneDrive-app op

je telefoon (omdat je bijvoorbeeld niet afhankelijk wilt zijn van wel of geen

internet ) dan zijn dit kopieën!

OOK DE BESTANDEN IN JE

TEAMSITES SYNCHRONISEREN

De verwarring over OneDrive slaat helemaal

toe als je weet dat de OneDrive synchronisatie

tool ook bestanden uit je Teamsites kan

synchroniseren. De bestanden worden dan

uiteindelijk niet in Onedrive gezet (want dat is

je persoonlijke map) maar in een aparte

bibliotheek die beschikbaar wordt gesteld in je

Windows Verkenner of de Mac Finder. Op de

afbeelding zie je een printscreen van een

Windows Verkenner waarin a) bestanden

worden gesynchroniseerd uit Teamsites b)

bestanden worden gesynchroniseerd uit de

zakelijke, persoonlijke OneDrive en c)

bestanden worden gesynchroniseerd uit de

privé OneDrive.

7/8

SPELEN MET JE GESYNCHRONISEERDE BESTANDEN

We werken onder andere in The Cloud omdat we niet zoveel meer offline willen

opslaan. De digitale devices van nu en in de toekomst kunnen ook standaard

steeds minder opslaan. Als we dan toch offline, via de Verkenner, aan onze

Cloud bestanden willen komen dienen we dit slim te doen. Sinds het najaar 2017

is hierin veel verbeterd door de Fall-update van Windows 10. Vooreerst bepaal je

welke mappen en bestanden je daadwerkelijk wilt synchroniseren. Klik hiervoor

met je rechtermuis op het OneDrive wolkje in de taakbalk >> Instellingen >>

Mappen kiezen >> vink aan wat je lokaal wilt kunnen zien.

Als je de Windows 10 Fall-update hebt kun je bij instellingen ook nog aanvinken

dat deze ‘on-demand’ dienen te zijn. De bestanden staan dan niet écht op je pc

maar als een bitmap-plaatje; zij staan ‘on-demand’ zodat ze geen ruimte

innemen op je toestel. (meer info)

8/8

In de printscreen uit een Windows Verknenner

zie je alle verschillende mogelijkheden die je kunt

tegenkomen:

a) Enkel Online (wolkje)

b) Online gesynchroniseerd (groen vinkje niet

gevuld)

c) Offline beschikbaar (groen vinkje gevuld)

d) Aan het synchroniseren (blauwe pijltjes in

een kring)

Op de samenvattende afbeelding zie je ook het

‘wolk-icoontje’ (a). Deze bestanden zijn enkel te

openen als je verbinding hebt met internet. Als je

het opent wordt het meteen naar je pc

gedownload. Het zal daarna de status (b)

aannemen. Deze soort bestanden kunnen ook

zonder internet verbinding worden geopend en

bewerkt. Zij zullen automatisch synchroniseren

met de bronbestanden die Online staan. Wil je

dergelijk bestand toch weer de status (a) geven,

klik dan met de rechtermuis op het bestand en

kies voor ‘ruimte vrijmaken’. Wil je een map of

bestand altijd offline beschikbaar hebben, klik er

dan met de rechtermuis op en kies voor ‘altijd

behouden op dit apparaat’. De status (c) wordt dan aangegeven via het icoontje.

ZIE JE NIET WAT HIER BESCHREVEN WORDT?

Dan werk je wellicht niet in een up to date Windows-omgeving, of niet in de

laatste Office versie 2016 of niet in een Office 365 omgeving of je hebt nog geen

Microsoft account. Dan is het voor jou wellicht allemaal een kwestie van tijd.