De praktijk IN

■ ■■ ■ ■

23maart 2011 | nummer 3 | Het Register

Tot in detail beschrijft het RB Kwaliteitshandboek welke processen een belastingadviseur moet doorlopen voor een geoliede praktijk. Ab stracte begrippen uit het Reglement voor de Beroepsuitoefening van het RB (RBU) zoals deskundigheid, eerlijkheid en zorgvuldi g-heid zijn concreet gemaakt. Een rugsteun voor elke belasting advi seur en zijn mede-werkers, maar ook voor de startende adviseur die een eigen praktijk wil op-zetten. Diana de Vries van het RB: ‘We heb-ben dit geschreven in de over tuiging dat leden met dit handvat vanuit hun eigen inzicht hun processen nader zullen invullen.’

Door Henk Vlaming

Tot in detail beschrijft het RB Kwaliteitshawelke processen een belastingadviseur m

‘Kwaliteit in beeld

gebracht’

‘Voordat we begonnen met het schrijven van het RB Kwaliteitshandboek, hebben we ons eerst verplaatst in de praktijk van de belastingadviseur. We wilden een

hulpmiddel bieden dat zo dicht mogelijk aansluit bij de dagelijkse praktijk van onze leden. Waar krijg je als fi sca-le dienstverlener zoal mee te maken, zo vroegen wij ons af?’ Diana de Vries, een van de auteurs van het RB Kwaliteitshandboek, legt uit hoe het handboek de leden praktisch ondersteunt. Ze werkt bij het Bureau Vaktechniek van het RB. Alle processen waar belasting-adviseurs mee te maken krijgen heeft ze samen met haar collega’s van het Bureau Vaktechniek beschreven.

Toegankelijkheid en toepasbaarheid waren daarbij een belangrijke leidraad.

Zichtbaar maken‘Er zit een verhaal achter het RB Kwaliteitshandboek’, zegt De Vries. ‘We hebben dit geschreven in de overtui-ging dat leden vanuit hun eigen inzicht hun processen nader zullen invullen. Het is ook bedoeld om hierover in gesprek te komen met leden en onderling informatie uit te wisselen. Zo wordt het begrip kwaliteit verder inge-vuld. We willen stap voor stap zichtbaar maken wat je tegenkomt in de dagelijkse praktijk van een belasting-adviseur en hoe je er het best mee kunt omgaan. Daarbij

moet stracte

ls -

-

b-leden hun

andboekmoet

Fotograaf: Herbert Wiggerman

24 Het Register | maart 2011 | nummer 3

hebben we de wet- en regelgeving als uitgangspunt ge-nomen, plus uiteraard het RBU. Maar we hebben ook de dagelijkse praktijk voor ogen gehouden, de praktische vragen die de belastingadviseurs tegenkomen. Dan kom je al snel op het spanningsveld tussen de regels en de dagelijkse praktijk. Niet altijd lopen processen zoals je ze hebt uitgedacht. Aangiften van je klanten moeten op tijd zijn, maar dan moeten je klanten ook op tijd leve-ren. Wat doe je als je goed wilt adviseren, terwijl je klanten er geen geld voor over hebben? Wat te doen als de klant zijn rekeningen niet betaalt? Dan neem je af-scheid, maar je hebt ook nog je zorgplicht als belasting-adviseur.’

Voor deze en tal van andere vraagstukken biedt het RB Kwaliteitshandboek ondersteuning. Online toegang tot het handboek is exclusief voor leden van het RB. Gede-tailleerd gaat het over de kantoororganisatie en het orga-niseren van kantoorprocessen en klantprocessen. Ook zijn er modellen die de RB-leden kunnen toepassen in de processen die horen bij een fi scale praktijk. Behalve een geoutilleerd kantoor zijn effi ciënte processen nodig om kwaliteit te bieden en om een belastingadvieskantoor winstgevend te laten zijn.

TwijfelDaarnaast biedt het RB Kwaliteitshandboek ook hou-vast bij de twijfels en vragen die de praktijk soms op-roept. Zo is bijvoorbeeld niet altijd duidelijk hoe belas-tingadviseurs moeten omgaan met (re)acties van de Belastingdienst in het kader van de uitstelregeling. Soms blijven beslissingen uit, soms zijn ze verwarrend.

‘Iedere belastingadviseur krijgt er wel eens mee te ma-ken. Ze noodzaken je om extra handelingen te verrich-ten en verstoren daarmee het bedrijfsproces. Zulke on-voorziene zaken kun je niet doorberekenen aan klanten, dus is het van groot belang dat je er effi ciënt mee omgaat.’

Het RB Kwaliteitshandboek komt dan ook tegemoet aan de vele vragen die binnenkomen bij het RB. Die zijn vaak van technische aard, aldus De Vries, maar ze vormden voor het Bureau Vaktechniek ook een leidraad voor het samenstellen van het handboek. Mede hierdoor konden de auteurs nauw aansluiten op de praktijk. ‘Bovendien

kom ik zelf ook uit de praktijk, net als de andere mede-werkers van het Bureau Vaktechniek. We weten dus uit ervaring met welke onderwerpen belastingadviseurs te maken krijgen.’ Daarnaast heeft het RB het concept van het handboek laten toetsen door leden.

Panklare modellenWaarmee De Vries niet gezegd wil hebben dat wat in het RB Kwaliteitshandboek staat een dictaat is. ‘Het RB Kwa-liteitshandboek schrijft niets voor, dat is ook niet de be-doeling. Wij zeggen niet: “gij zult”, maar bieden attentie-punten en modellen als handvat. We laten volop ruimte aan belastingadviseurs om dit handboek toe te passen zo-als zij dat willen. Dus geen voorschriften, maar wel een duidelijk omschrijving van de processen zoals wij denken dat ze het best aansluiten bij een goede kwaliteit van de praktijk van belastingadviseurs.’

Daarvoor reikt het RB Kwaliteitshandboek ook panklare modellen aan. Zo zijn er werkprogramma’s voor aangif-ten IB en VPB. Er zijn aandachtspunten voor het aanleg-gen van dossiers en checklists voor het uitvoeren van werkzaamheden voor klanten.

ReminderDe Vries realiseert zich dat veel informatie in het RB Kwaliteitshandboek bekende kost is voor veel belasting-adviseurs. ‘Veel van onze leden hebben de kennis over processen in het hoofd zitten, soms staat die opgeschre-ven in kantoorhandboeken. Voor hen is het RB Kwali-teitshandboek vooral een reminder, ongeacht het aantal jaren ervaring dat een belastingadviseur heeft. Als je de informatie ziet, kom je onherroepelijk uit bij zaken waar je niet altijd bewust bij stilstaat. Neem dus de tijd om de website te bezoeken en de inhoud van het RB Kwaliteits-handboek aandachtig door te nemen. Inderdaad, het gaat om omvangrijke informatie, maar door kennis te nemen van de beschreven processen en de aangeboden modellen kun je als belastingadviseur je eigen praktijk toetsen. Misschien inspireert dit tot het aanbrengen van verbete-ringen. En anders kun je verdergaan op je eigen weg in de wetenschap dat je op een goede manier je kantoor hebt ingericht. Bovendien kan het helpen bij het inwerken van nieuwe medewerkers.’ Het is ook mogelijk, zo denkt De Vries, dat kantoren zelf betere modellen hanteren dan die nu in het RB Kwali-teitshandboek staan. Dat is alleen maar goed, meent ze, nog mooier als de kennis hierover gedeeld kan worden. Dat draagt bij aan de kwaliteit van de hele beroepsgroep.

TransparantieHet RB Kwaliteitshandboek komt op een moment dat transparantie en kwaliteit sterk in de belangstelling staan. Zeker sinds de fi nanciële crisis zijn autoriteiten en toezichthouders alert. Maar de crisis was geen aanleiding voor het schrijven van het RB Kwaliteitshandboek. Het handboek is gebaseerd op de visie van het RB over dienst-verlening. De Vries: ‘Een directe aanleiding om het RB

Houvast bij twijfels en vragen die de praktijk oproept

Spanningsveld tussen regels en de dagelijkse praktijk

■ ■ ■ In de praktijk

25maart 2011 | nummer 3 | Het Register

Kwaliteitshandboek te schrijven was er niet, maar als je kijkt naar de ontwikkelingen in ons vakgebied dan past een kwaliteitshandboek voor belastingadviseurs wel bij de maatschappelijke ontwikkelingen. Steeds vaker wor-den er convenanten afgesloten voor horizontaal toezicht, de Wwft stelt strenge eisen aan de fi scale praktijk en een kantoororganisatie moet daarop zijn ingericht. Dan heb-ben we nog de eisen die banken stellen aan kredietrap-portages. Als je als RB je leden hierin wilt ondersteunen, dan is het alleen maar logisch om een kwaliteitshand-boek samen te stellen.’

Ook al verplicht het RB Kwaliteitshandboek tot niets, vrijblijvend is het gebruik ervan niet helemaal. Belasting-adviseurs die zijn aangesloten bij het RB zijn via het kwa-liteitssysteem verplicht om zich bij te scholen en zich op de hoogte te stellen van veranderingen en nieuwe regel-geving. ‘Dat is een voorwaarde voor het lidmaatschap van het RB’, zegt De Vries. ‘Het RB staat voor kwaliteit, dat laten we zien door kwaliteit ook in te vullen zodat onze leden de beoogde kwaliteit kunnen bieden.’

ActueelTot echt nieuwe inzichten heeft het schrijven van het RB Kwaliteitshandboek niet geleid. Wel tot een hernieuwd besef van de complexiteit van de praktijk. ‘Lekker om al die kennis die we in huis hebben overzichtelijk te rang-schikken en op te schrijven’, lacht De Vries. ‘Het dwong ons om expliciet te maken hoe en wanneer een belas-tingadviseur goed werk levert.’

Met het online plaatsen van het RB Kwaliteitshandboek is het werk van het RB niet afgerond. De uitdaging is om het handboek actueel te houden. ‘Binnenkort volgt bij-voorbeeld nog een nieuw onderdeel over de samenstel-praktijk. Ook passen we het RB Kwaliteitshandboek aan in verband met wijzigingen in wet- en regelgeving of wij-zigingen in de procedures van de Belastingdienst. Belas-tingadviseurs moeten ieder jaar opnieuw zorgen dat ze die veranderingen bijhouden en ermee kunnen omgaan. Het RB Kwaliteitshandboek helpt hierbij, daarom bestaat er geen papieren versie. Online kunnen we sneller veran-deringen doorvoeren, wat de toepasbaarheid ervan ten goede komt.’

De Vries hoopt dat belastingadviseurs daar actief aan bij-dragen. Het actualiseren van het RB Kwaliteitshand-boek draait niet alleen om het herschrijven van regels, maar ook om het weergeven van best practices. ‘Graag

horen we van belastingadviseurs wat hun ervaringen zijn met processen en modellen. Wellicht hebben zij ideeën voor modellen of processen waar de hele be-roepsgroep voordeel van heeft. Hoe beter we met het RB Kwaliteitshandboek aansluiten bij de praktijk, hoe beter het is.’

Met het RB Kwaliteitshandboek speelt het RB in op de maatschappelijke trend die vraagt om meer zekerheden over kwaliteit van dienstverlening. Vooral waar het gaat om fi nanciële dienstverlening. ‘Ik heb nog geen handboe-ken gezien die zo expliciet zijn over de kwaliteit van de processen in de belastingadviespraktijk’, zegt De Vries. ‘Soms krijgen wij de vraag van een lid dat het RB Kwali-

teitshandboek wil gebruiken voor de hele kantoororgani-satie. Dat noem ik een signaal dat de procesbeschrijvin-gen, de modellen en de checklists echt toegevoegde waarde bieden. Hiermee versterken wij onze leden en daar is het om begonnen. Ik verwacht niet dat belasting-adviseurs opeens al hun werk anders gaan inrichten nu het RB Kwaliteitshandboek er is. Wel zou ik het mooi vinden als de bewustwording over het omgaan met kwa-liteit toeneemt. Dat het besef er is dat kwaliteit niet on-der dwang wordt opgelegd, maar dat je dit zelf kunt vormgeven en afstemmen op de manier waarop je je kan-toor wilt inrichten.’ ■

Het RB Kwaliteitshandboek is vooral een reminder

Hernieuwd besef van de complexiteit van de praktijk

Lid van het RB? Bekijk het RB Kwaliteitshandboek op www.rbkwaliteitshandboek.nl

■ ■ ■