Handleiding voor het

opstellen van een

kwaliteitshandboek voor

bodemsaneringsdeskundigen

Documentbeschrijving

1. Titel publicatie

handleiding voor het opstellen van een kwaliteitshandboek voor bodemsaneringsdeskundigen

2. Verantwoordelijke uitgever 3. Aantal blz.

Herman Gobel, OVAM, Stationsstraat 110, 2800 Mechelen 37

4. Wettelijk depot nummer 5. Aantal tabellen en figuren

D/2009/5024/28 18

6. Publicatiereeks 7. Datum publicatie

februari 2009

8. Trefwoorden

kwaliteitshandboek voor erkende bodemsaneringsdeskundigen, handleiding

9. Samenvatting

Handleiding bij het opstellen van een kwaliteitshandboek te gebruiken door erkende bodemsaneringsdeskundigen

10. Begeleidingsgroep en/of auteur

OVAM werkgroep kwaliteitsborging, VITO, ECO2, Joris Tallon

11. Contactperso(o)n(en)

Joris Tallon, Dirk Dedecker, Filip De Naeyer

12. Andere titels over dit onderwerp

kwaliteitshandboek systematiek

Gegevens uit dit document mag u overnemen mits duidelijke bronvermelding.

De meeste OVAM-publicaties kan u raadplegen en/of downloaden op de OVAM-website: http://www.ovam.be

1

1 INLEIDING ................................................................................................................. 2

2 AFKORTINGEN EN DEFINITIES........................................................................... 3

2.1 AFKORTINGEN........................................................................................................ 32.2 DEFINITIES.............................................................................................................. 3

3 KWALITEITSZORG BIJ BODEMONDERZOEK................................................. 7

3.1 ALGEMEEN............................................................................................................. 73.2 HET BODEMDECREET EN KWALITEITSZORG............................................................ 73.3 HET GEBRUIK VAN EEN KWALITEITSHANDBOEK DOOR BODEMSANERINGS-DESKUNDIGEN.................................................................................................................... 8

4 OPBOUW EN VORM KWALITEITSHANDBOEK ............................................... 9

4.1 OPBOUW VAN EEN KWALITEITSHANDBOEK............................................................ 94.2 VORM VAN HET KWALITEITSHANDBOEK............................................................... 12

5 BASISSTRUCTUUR VOOR HET KWALITEITS HANDBOEK VAN DEBODEMSANERINGSDESKUNDIGEN (NIET LIMITATIEF)................................... 15

6 TOELICHTING BIJ DE ONDERDELEN VAN HETKWALITEITSHANDBOEK ............................................................................................ 17

6.1 INLEIDING............................................................................................................. 176.2 BODEMSANERINGSDESKUNDIGE........................................................................... 17

6.2.1 Omschrijving bedrijfsspecifieke kenmerken................................................. 186.2.2 Personeel- en vakbekwaamheid................................................................... 196.2.3 Klantenrelaties............................................................................................. 206.2.4 Leveranciers................................................................................................. 21

6.3 KWALITEITSZORGSYSTEEM.................................................................................. 216.4 PROJECTUITVOERING............................................................................................ 23

7 BIJLAGE A: VOORBEELD VAN EEN MEER GEDETAILLEERDEINHOUDSTABEL VAN HET KWALITEITSHANDBOEK ........................................ 26

8 BIJLAGE B: TABELLEN ........................................................................................ 27

2

Om als bodemsaneringsdeskundige (type I of II) erkend te worden, moet menbeschikken over een kwaliteitshandboek (KHB). Dit werd alserkenningsvoorwaarde ingeschreven in het VLAREBO van 14 december 2007.Ingeval van een nieuwe erkenning moet de bodemsaneringsdeskundige (BSD)beschikken over een KHB binnen het jaar na datum van de erkenning. Bij eenbestaande erkenning moet de eBSD uiterlijk op 1 juni 2009 hierover beschikken.

Deze handleiding heeft als doel de bodemsaneringsdeskundige een basisstructuuraan te reiken voor de uitwerking van een kwaliteitshandboek gebaseerd op deeigen werking en organisatiestructuur. Dit kwaliteitshandboek moet weer te gevenop welke wijze de bodemsaneringsdeskundige kwaliteit nastreeft bij deuitvoeringen van taken in het kader van het Bodemdecreet (o.a. bij het opstellenvan een technisch verslag, bij de uitvoering van bodemonderzoeken, bijbodemsaneringswerken, risicobeheer, site-onderzoek, onderzoek vanwaterbodems, bodempreventie- en bodembeheersplan, schadegevallen…).

De structuur van het docuument is zodanig opgesteld dat er voldoende ruimte isvoor een eigen uitwerking. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van een eventueelreeds bestaand kwaliteitszorgsysteem. Tevens zullen bestaande richtlijnen (e.g.standaardprocedures, Achilles-preventie- en -zorgsysteem, compendium voormonstername en analyse, en codes van goede praktijk) vertaald worden naar hetkwaliteitszorgsysteem. Het voorliggende document moet bij het opstellen van hetkwaliteitshandboek als basis gezien worden.

1 INLEIDING

3

2.1 Afkortingen

Begrip AfkortingBeschrijvend bodemonderzoek BBOErkend bodemsaneringsdeskundige eBSD(beperkt) bodemsanerinsgproject (b)BSPGrondwatermodelleringen GWMJaarverslag JVKwaliteitshandboek KHBKwaliteitszorgsysteem KZSOnderaannemer OAOriënterende bodemonderzoeken OBOOriënterend beschrijvende bodemonderzoeken OBBOPilootproeven PPProjectverantwoordelijke PVRisico-evaluatie RETechnisch verslag TVVeiligheidsmaatregelen VEMVoorzorgsmaatregelen VZMSite onderzoek SOZSchadegeval SGWaterbodemonderzoek WBOStudie ontvangende grond SOGGrondverzet GVZEindevaluatieonderzoek EEORisicobeheersplan RBPRisicobeheersmaatregelen RBMStrudie ontvangende groeve of graverij SOGGBodemsaneringswerken BSWBodempreventie – en bodembeheersplan BPBP

2.2 DefinitiesVoor de definities die betrekking hebben op bodemonderzoek en bodemsaneringals dusdanig wordt verwezen naar het Bodemdecreet van 27 oktober 2006 en debestaande standaardprocedures en codes van goede praktijk (www.ovam.be).

Corrigerende maatregelMaatregel om geleverde producten of diensten die niet voldoen aan de gesteldekwaliteitseisen te verbeteren of om klachten op te lossen.

Deontologische codeHet geheel van beginselen, gedragsregels, richtlijnen en principes, die de erkendebodemsaneringsdeskundige tot leidraad dienen bij de uitoefening van taken in hetkader van het Bodemdecreet.

InfrastructuurSysteem van voorzieningen, uitrustingen en diensten die noodzakelijk zijn voor hetfunctioneren van de erkende bodemsaneringsdeskundige (NBN en ISO 9000:2000– 3.3.3).

2 AFKORTINGEN EN DEFINITIES

4

JaarverslagVerslag dat de erkende bodemsaneringsdeskundige jaarlijks moet op stellen. Ditverslag moet volgende informatie bevatten:1) een overzicht van de personen, vermeld in art 30 of 31 (VLAREBO), diebeschikken over de vereiste kennis en beroepservaring;

2) een evaluatie van de genomen acties omtrent kwaliteitsborging, de opleidingvan het personeel en de inhoud van het klachtenregister.

KlachtEen klacht is een uiting van ontevredenheid met betrekking tot enerzijds dekwaliteit van een geleverd product / dienst of anderzijds het niet nakomen vanafspraken, klantvriendelijkheid.

KlachtenregisterDatabank waarin alle klachten, die aan de erkende bodemsaneringsdeskundigeworden overgemaakt, zijn opgenomen. Per klacht wordt hierbij relevante informatieopgenomen (zie verder).

KlantOrganisatie of persoon die de bodemsaneringsdeskundige de opdracht geeft omtaken in het kader van het Bodemdecreet uit te voeren. Als product ontvangt deklant een gedetailleerd rapport dat voldoet aan de standaardprocedures en codesvan goede praktijk die hierbij van toepassing zijn.

KwaliteitDe mate waarin een geheel van eigenschappen en kenmerken voldoet aan eisen(NBN en ISO 9000:2000 – 3.1.1). Met betrekking tot taken uitgevoerd in het kadervan het Bodemdecreet betekent kwaliteit dat deze taken werden uitgevoerdconform de opgestelde richtlijnen en de van toepassing zijnde wetgeving.KwaliteitsbeleidHet kwaliteitsbeleid streeft ernaar op een gestructureerde wijze dekwaliteitsborging te beschrijven waarbij continue verbetering van de geleverdediensten centraal staat. De meetresultaten die verkregen worden uit interne audits,praktische ervaringen, klachten en externe informatie worden op regelmatige basisgeëvalueerd en vormen de basis voor het bijsturen van het KZS binnen deorganisatie.

KwaliteitsborgingHet aspect van kwaliteitsmanagement gericht op het geven van vertrouwen dataan kwaliteitseisen wordt voldaan (NBN en ISO 9000:2000 – 3.2.11).Kwaliteitsdoelstelling

Wat wordt beoogd of waarnaar wordt gestreefd met betrekking tot kwaliteit (NBNen ISO 9000:2000 - 3.2.5).

(Kwaliteits)eisBehoefte of verwachting die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingendvoorgeschreven is (NBN en ISO 9000:2000 – 3.1.2).Kwaliteitsgarantie

Een overzicht van de wijze waarop de kwaliteit van het uit te voeren werk zalworden gegarandeerd.

5

KwaliteitshandboekDocument dat het kwaliteitsmanagementsysteem van een organisatie specificeert(NBN en ISO 9000:2000 – 3.7.4).Document waarin het kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelstellingen van debodemsaneringsdeskundigen zijn vastgelegd en waarin het kwaliteitszorgsysteemdat door de bodemsaneringsdeskundige wordt toegepast is beschreven, om dekwaliteit van de onderzoeken / taken uitgevoerd in het kader van hetBodemdecreet te waarborgen

KwaliteitsplanningHet aspect van kwaliteitsmanagement gericht op het bepalen vankwaliteitsdoelstellingen en het specificeren van noodzakelijke operationeleprocessen en daarmee samenhangende middelen om te voldoen aan dekwaliteitsdoelstellingen (NBN en ISO 9000:2000 – 3.2.9).Kwaliteitsverantwoordelijke

De persoon die door het management aangesteld is om het kwaliteitsbeleid teverwezenlijken.

KwaliteitszorgsysteemManagementkader dat zorgt voor een georganiseerde zorgvuldigheid vansamenwerken met als doel een systematische en continue verbetering van dekwaliteit bij de uitvoering van taken i.k.v. het Bodemdecreet.

LeverancierOrganisatie of persoon die een dienst of product levert (NBN en ISO 9000:2000 –3.2.9) ter ondersteuning van de werking van de erkendebodemsaneringsdeskundige. Leveranciers voeren geen taken of deeltaken uit inhet kader van het Bodemdecreet.

MethodiekGeheel van te volgen stapsgewijze en planmatige handelingen.

OnderaannemerEen bedrijf/persoon die taken of deeltaken in het het kader van het Bodemdecreetuitvoert in opdracht van de eigenlijke aannemer (i.e. erkendbodemsaneringsdeskundige dewelke houder is van de initiële opdracht). Totonderaannemers worden gerekend de boorfirma’s, de laboratoria, de aannemersvoor de uitvoering van BSPs,….).

OpdrachtgeverDe natuurlijke of rechtspersoon die opdracht geeft tot de uitvoering van veldwerk inhet kader van het Bodemdecreet. Dit kan eveneens de erkendebodemsaneringsdeskundige zijn die het veldwerk uitbesteedt.Preventieve maatregelGenomen actie om klachten te voorkomen of om te voorkomen dat de geleverdeproducten / diensten niet zouden voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen.

ProcedureDocument dat de doelstellingen, het onderwerp en het toepassingsgebied van eenactiviteit beschrijft. Hierbij wordt per taak specifiek aangegeven door wie deze taakdient te worden uitgevoerd, welke materialen, richtlijnen en documenten vantoepassing zijn.

6

RichtlijnBindend voorschrift dat aangeeft waaraan een bepaalde studie, rapport, handelingmoet beantwoorden. Richtlijnen kunnen zowel interne als externe opgelegdedocumenten zijn. Externe documenten omvatten richtlijnen opgesteld door klanten,experts of de overheid (i.e. standaardprocedures, codes van goede praktijk, CMA,leidraad, ministerieel besluit).

UitbestedingTaken of deeltaken in het kader van het Bodemdecreet die in opdracht van eenerkend bodemsaneringsdeskundige worden uitgevoerd door een andere erkendebodemsaneringsdeskundige. Deze uitbestedingen kunnen betrekking hebben ophet opstellen van grondwatermodelleringen en/of risico-evaluaties, de rapportagevan decretale bodemonderzoeken naar aanleiding van de schorsing van deerkenning van de opdrachtverlenende deskundige of bij een te hoge werkdruk.

VeldwerkAlle activiteiten die betrekking hebben op de uitvoering van werkzaamheden op ofin de omgeving van de in het kader van het Bodemdecreet te onderzoeken of tesaneren site, met als doel het verwerven van veldgegevens.

Veldwerk omvat o.a.:

— de aanvaarding van de opdracht van het veldwerk;

— de planning en voorbereiding van het veldwerk (i.e. de taken die verbandhouden met materiaalkeuze, recipiënten, keuze locatie boringen enpeilputten…);

— het plaatsen van boringen en peilbuizen;

— het plaatsen van pompputten;

— het nemen, verpakken, conserveren (inclusief filtreren, toevoegen vanconserveringsmiddelen) en transporteren van (deel)stalen (grond, grondwater,bodemlucht, bodemvocht, oppervlaktewater, lucht, influent, effluent);

— de uitvoering van veldmetingen;

— het toepassen van in-situ alternatieve onderzoeksmethoden;

— de registratie van gegevens en rapportage van het uitgevoerde veldwerk;

— de overdracht van stalen, data en rapporten.

VeldwerkopdrachtDe opdracht waarin het veldwerk, dat moet worden uitgevoerd in het kader van hetBodemdecreet, wordt omschreven en gespecificeerd.

VeldwerkrapportageSchriftelijke weergave van het uitgevoerde veldwerk in het kader van hetBodemdecreet en de daarbij verzamelde gegevens.

WerkomgevingHet geheel van omstandigheden waarbij de taken zowel op het terrein als oplocatie worden uitgevoerd.

7

3.1 AlgemeenMet de uitwerking van het Bodemdecreet en het bijhorende uitvoeringsbesluitVLAREBO heeft de Vlaamse regering zich tot doel gesteld te streven naar eenduurzaam bodembeheer. Er wordt getracht tegemoet te komen aan de behoeftenvan de huidige generaties zonder dat de mogelijkheden van de toekomstigegeneraties om aan hun behoeften te voldoen in het gedrang gebracht worden.

Door bodemsanering en bodembescherming wordt de kwaliteit van onze bodemsverzekerd, behouden of hersteld zodat deze in de toekomst nog zoveel mogelijkfuncties kunnen uitoefenen en verschillende types landgebruik mogelijk zijn.Tevens is het bodembeleid er op gericht een zo breed mogelijk maatschappelijkdraagvlak te creëren, waarbij educatie en voorlichting van de doelgroepen inzakebodembeheer wordt gestimuleerd.

Het beleid inzake bodemsanering is er enerzijds op gericht om zoveel mogelijk derichtwaarden voor de bodemkwaliteit te realiseren. Anderzijds is het beleid er ookop gericht de bodem te beschermen tegen bodemverontreiniging en verstoring ende waardevolle bodems te vrijwaren. De bescherming van de bodem tegenverontreiniging heeft tot doel zoveel mogelijk de streefwaarden voorbodemkwaliteit te behouden.

Om deze doelstellingen te verwezenlijken is het van cruciaal belang datbodemsaneringsdeskundigen taken in het kader van het Bodemdecreet op een zokwaliteitsvolle manier uitvoeren. Om deze kwaliteitsvolle werking op een objectievemanier te kunnen evalueren heeft de wetgever de erkendebodemsaneringsdeskundige opgelegd om binnen het jaar na het bekomen van deerkenning over een kwaliteitshandboek te beschikken.

Deze verplichting heeft tot doel:

— de erkende bodemsaneringsdeskundige te responsabiliseren;

— het kwaliteitsbewustzijn te verhogen;

— het bekomen van een verminderd toezicht van OVAM op de individueelingediende dossiers;

— opdrachtgever kwaliteitsvolle gegevens aan te leveren.

In het VLAREBO wordt evenwel geen concrete invulling gegeven van de inhoudvan dit kwaliteitshandboek. Het voorliggend document heeft tot doel de erkendebodemsaneringsdeskundigen een leidraad aan te reiken om eenkwaliteitshandboek specifiek voor de eigen organisatie en werking op te stellen.

3.2 Het Bodemdecreet en kwaliteitszorgOm van de erkenning gebruik te kunnen maken, heeft debodemsaneringsdeskundige niet alleen de verplichting om een kwaliteitshandboekop te maken en actueel te houden. Hij moet verder ook een jaarverslag opstellen

3 KWALITEITSZORG BIJBODEMONDERZOEK

8

en een klachtenregister bijhouden dat ter inzage ligt van de toezichthoudendeoverheid (artikel 36,8° t.e.m. 10° VLAREBO).

Het jaarverslag moet ten minste volgende elementen bevatten:

— een overzicht van de personen vermeld in artikel 30 of 31 van het VLAREBO;

— een evaluatie van de genomen acties omtrent de kwaliteitsborging, deopleiding van het personeel en de inhoud van het klachtenregister.

— Het jaarverslag moet op eenvoudig verzoek aan de OVAM wordenovergemaakt.

3.3 Het gebruik van een kwaliteitshandboek doorbodemsanerings-deskundigenEen verminderd toezicht van OVAM op individuele dossiers kan enkel maarvoortvloeien uit het vertrouwen dat OVAM heeft in de goede kwaliteit van de takendie door de erkende bodemsaneringsdeskundige i.k.v. het Bodemdecreet wordenuitgevoerd en bijgevolg dus ook de resultaten die door de erkendebodemsaneringsdeskundige bekomen worden.

Voor de bodemsaneringsdeskundigen heeft het opstellen en het gebruik van eenkwaliteitshandboek tot doel:

— de organisatie van de kwaliteitszorg binnen het bedrijf weer te geven;

— het kwaliteitsbeleid en de kwaliteitsdoelstellingen vast te leggen;

— het kwaliteitszorgsysteem (KZS), dat door de bodemsaneringsdeskundigewordt toegepast ten einde de kwaliteit van de onderzoeken / taken uitgevoerdin het kader van het Bodemdecreet te waarborgen, op transparante wijze tebeschrijven;

— de maatregelen op te lijsten die noodzakelijk zijn om de vooropgesteldekwaliteitsdoelstellingen te realiseren.

Voor de medewerkers is het een referentiesysteem waaraan ze de wijze waaropde - aan hen toebedeelde - taken worden uitgevoerd, kunnen toetsen. Zo wordteen kwaliteitsbevorderend gedrag in het bedrijfsproces op peil gehouden. Elkemedewerker is verplicht om steeds volgens de actuele procedures en instructiesvan het kwaliteitszorgsysteem te werken en te handelen.

Door het kwaliteitshandboek in de praktijk om te zetten zal het prestatievermogenvan de onderneming en de tevredenheid van de klanten worden verhoogd.Bijgevolg zal dit ook leiden tot een toename van de kwaliteit van uitgevoerdeonderzoeken in het kader van het Bodemdecreet.

9

4.1 Opbouw van een kwaliteitshandboekBij de uitwerking van een kwaliteitshandboek moet men rekening houden metvolgende aandachtspunten:

— de uitwerking van een kwaliteitshandboek is geen doel op zich, maar eenhulpmiddel voor de stapsgewijze uitbouw van kwaliteitszorg bijbodemsaneringsdeskundigen;

— de opbouw en omvang van het kwaliteitshandboek is onder andere afhankelijkvan het type erkende bodemsaneringsdeskundige (type I of type II), van degrootte van het bedrijf en van de diversiteit en complexiteit van taken dieworden uitgevoerd. Daarom is het vaak aangewezen om hetkwaliteitshandboek op te splitsen in verschillende niveaus (Figuur 1). Hierbijwordt in het kort:

- het bedrijfsprofiel van de bodemsaneringsdeskundige beschreven. Waarbijo.a. aandacht besteed wordt aan het management, het personeel en deomschrijving van de geleverde taken en diensten;

- een inzicht gegeven in het kwaliteitszorgsysteem dat door debodemsaneringsdeskundige gehanteerd wordt. Volgende elementen komenhierbij aan bod: de beschrijving van het KZS, de verantwoordelijken binnenhet kwaliteitszorgsysteem en documentbeheer;

- een overzicht gegeven van de taken/diensten die doorbodemsaneringsdeskundige in het kader van het Bodemdecreet wordenuitgevoerd en op welke wijze de kwaliteit van het eindresultaat gewaarborgdwordt;

— een continue en systematische uitwerking volgens de kwaliteitscyclus (dezogenaamde Plan-Do-Check-Act-Cyclus; Figuur 2) is aan te bevelen. Dit houdtin dat een kwaliteitshandboek nooit af is en voortdurend onderhevig is aanwijzingen en vernieuwingen die in relatie staan met de dynamiek binnen hetbedrijf zelf;

— het kwaliteitshandboek dient bij voorkeur multi-disciplinair enafdelingsoverstijgend te zijn;

— de samenhang van de verschillende onderdelen van het kwaliteitshandboek.Naarmate de erkende bodemsaneringsdeskundige de kwaliteitszorg en hetkwaliteitshandboek verder uitwerkt, zal dit gebeuren voor diversebedrijfsniveaus en/of taken. De onderwerpen die hierbij aanbod komen zullenechter vaak afhankelijk van elkaar en met elkaar verbonden zijn. Een goedesamenhang van het kwaliteitshandboek zal bijdragen tot een betere werkingvan het kwaliteitszorgsysteem;

— indien de erkende bodemsaneringsdeskundige ervoor kiest eenkwaliteitshandboek uit te bouwen in verschillende niveaus (e.g. beheers-,beleids- en uitvoerend) is het belangrijk om onderlinge verwijzingen aan tebrengen;

4 OPBOUW EN VORMKWALITEITSHANDBOEK

10

KWALITEITSHANDBOEK

Bedrijfsprofiel kwaliteitszorgsysteem taken

management

opdrachten

personeel

beschrijving

verantwoordelijken

documentbeheer

overzicht

apparatuur

software

… … …

KWALITEITSHANDBOEK

Bedrijfsprofiel kwaliteitszorgsysteem taken

management

opdrachten

personeel

beschrijving

verantwoordelijken

documentbeheer

overzicht

apparatuur

software

… … …

ondersteunende documenten

procedures werkvoorschriften formulieren ….

ondersteunende documenten

procedures werkvoorschriften formulieren ….

verwijzingen

— het kwaliteitshandboek moet verwijzen naar een overzichtslijst en eenoverzichtstabel (voorbeeld zie bijlage B, tabel 1) te bevatten van procedures,werkvoorschriften, formulieren e.a. die in het kader van hetkwaliteitszorgsysteem in de organisatie van toepassing zijn;

— de documentatiestructuur moet duidelijk worden weergegeven. Hierbij moettevens aandacht besteed worden aan een logische en consequentenummering.

De basisstructuur is zo opgesteld dat er voldoende ruimte is voor een eigenuitwerking door de bodemsaneringsdeskundige. Hierbij kan gebruik gemaaktworden van een eventueel reeds bestaand kwaliteitszorgsysteem en vanbestaande richtlijnen. Figuur 3 geeft de relatie weer tussen hetkwaliteitszorgsysteem en het kwaliteitshandboek.

Figuur 1 :Schematisch overzicht mogelijke opbouw kwaliteitshandboek

11

PLAN

opstellen plan van aanpak m.b.t. de uitwerking van een KHB

DO

implementatie KHB in werking van het bedrijf

CHECK

evaluatie toepasbaarheid KHB bij de dagelijkse werking

ACT

indien nodig aanpassingen aanbrengen aan het KHB

PLAN

opstellen plan van aanpak m.b.t. de uitwerking van een KHB

DO

implementatie KHB in werking van het bedrijf

CHECK

evaluatie toepasbaarheid KHB bij de dagelijkse werking

ACT

indien nodig aanpassingen aanbrengen aan het KHB

PLAN

opstellen plan van aanpak m.b.t. de uitwerking van een KHB

DO

implementatie KHB in werking van het bedrijf

CHECK

evaluatie toepasbaarheid KHB bij de dagelijkse werking

ACT

indien nodig aanpassingen aanbrengen aan het KHB

Figuur 2: Uitwerking van het kwaliteitshandboek volgens de kwaliteitscyclus “Plan-Do-Check-Act”

Figuur 3: “Plaats” die het kwaliteitshandboek inneemt in het kwaliteitszorgsysteem

12

4.2 Vorm van het kwaliteitshandboekWanneer men overgaat tot de uitwerking van een kwaliteitshandboek moet men ineerste instantie de vorm vastleggen waaronder het kwaliteitshandboek zal wordenopgesteld. Belangrijke aspecten hierbij zijn de eenvoud van procedures eninstructies, en de toegankelijkheid tot het kwaliteitshandboek voor alle werknemersvan het bedrijf. Om hieraan te voldoen wordt aanbevolen om hetkwaliteitshandboek zowel tekstueel als electronisch op een zodanige wijze op temaken dat aanpassingen en aanvullingen op een eenvoudige wijze kunnenworden doorgevoerd. Enkele vormaspecten die van belang zijn bij de opmaak vaneen kwaliteitshandboek worden weergegeven in Figuur 4.

Het kwaliteitshandboek is in wezen een uitgewerkt werkplan dat alle activiteitenbinnen het bedrijf beschrijft. Hierbij mogen enkele elementen niet uit het oogverloren worden:

— Introspectie: er bestaat een systeem dat in staat is pijnpunten, fasen in deprocessen die aanleiding kunnen geven tot kwaliteitsverlies of fouten, bloot teleggen (aspectenanalyse).

— Opvolging: er bestaat een systeem dat in staat is werk uit het verleden kritischdoor te lichten om na te gaan of fouten ontstonden.

— Actieplannen: van zodra er fouten gedetecteerd worden zal er een systeemzijn dat alles in het werk stelt om deze fouten te voorkomen. Dit kan door hethandboek aan te passen, procedures aan te passen, formulieren teintroduceren of training te geven aan het personeel. Tal van mogelijkheden zijnhier voorhanden.

— Incidenten: zijn alle toevalligheden die aanleiding kunnen geven tot schade,dwz tijdverlies, kwaliteitsverlies, klachten, ... Er bestaat een systeem waarbijincidenten kunnen gemeld worden en daarna onderzocht. Het spreekt voorzich dat er actieplannen kunnen opgesteld worden. Klachtenbehandeling metbetrekking tot deze incidenten is hierbij een punt van grote aandacht.

— Werkomschrijving: er bestaat een systeem dat de opdracht van de klantvertaalt in de verschillende deelactiviteiten die binnen het bedrijf moetenuitgevoerd worden. De verantwoordelijken worden aangeduid, de normen, deprocedures en te volgen checklists alsook mede de timing wordt ingepland.

— Opleiding: er bestaat een systeem dat de kwalificaties van het personeelopvolgt en zo nodig bijwerkt tot het gewenste/verplichte niveau.

— Kwaliteitsgarantie: er bestaat een systeem dat in staat is de klant en de OVAMte verzekeren dat het verslag, project, maatregel,... uitgevoerd werd volgensde premissen beschreven in het handboek, haar documenten, procedures enformulieren. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van checklists die het volgenvan cruciale stappen in de OVAM richtlijnen, procedures en wettelijkebepalingen aftoetsen. Het principe geldt dat hoe hoger het detail, hoe hogerde garantie, maar ook hoe administratiever de taak wordt. Tevens kan hier hetbelang van revisie (“de tweede lezer”) benadrukt worden, en aansluitendhierop de voorwaarden om een handtekening onder het verslag te plaatsen.

13

— Communicatie: er bestaat een systeem dat aangeeft hoe gecommuniceerdwordt binnen en buiten het bedrijf. De verschillende verantwoordelijken wordenaangeduid. Tevens wordt aangegeven wanneer het communicatieplan wordtaangevat. Meestal is dit onder specifieke omstandigheden, zoals PV,vorderingen van politie, kontakten met de pers of klachten, .…

— Management review: jaarlijks zal het management zich akkoord verklaren metde gang van zaken, actieplannen voor het volgend jaar goedkeuren, de foutenuit het verleden oplijsten en de lessen hieruit trekken. Zij zal het personeelhiervan op de hoogte brengen.

Verder moet het kwaliteitshandboek een toelichting geven omtrent het gebruik vande verschillende relevante documenten, formulieren en procedures:

— Een document beschrijft in haar algemeenheid het probleem en dedoelstellingen van het onderwerp. Het werkingsmechanisme wordtblootgelegd;

— De procedures vormen een mechanische beschrijving van het document. Hoealles in zijn werk gaat, wie de actoren zijn, welke formulieren er wordengebruikt, welke termijnen er worden gerespecteerd,...;

— De formulieren vormen zowel een geheugensteun om het verslag verder uit tewerken als ook de weerslag en het bewijs van het werk dat uitgevoerd werdvolgens de procedure.

14

Figuur 4: Voorbeelden van vormaspecten die van belang zijn bij de opmaak vaneen kwaliteitshandboek

vormaspecten KHB

versie

weergave

documentopmaak

tekstueel: bvb losbladige mappen

electronisch: netwerk voor iedereen toegankelijk

tekst: duidelijk en zakelijk

figuren

inhoudsopgave

weergave definities & afkortingen

identificatie/codering van afzonderlijke documenten

uitwerking van in de inhoudsopgave opgenomen onderdelen

vormaspecten

versie

weergave

documentopmaak

tekstueel: bvb losbladige mappen

electronisch: netwerk voor iedereen toegankelijk

tekst: duidelijk en zakelijk

figuren

inhoudsopgave

weergave definities & afkortingen

identificatie/codering van afzonderlijke documenten

uitwerking van in de inhoudsopgave opgenomen onderdelen

15

Zoals reeds eerder werd aangegeven is de inhoud van een kwaliteitshandboekfunctie van de grootte van het bedrijf, van het type bodemsaneringsdeskundige envan de diversiteit van opdrachten die kunnen worden uitgevoerd.

De basisstructuur is opgebouwd rond drie grote eenheden (zie ook figuur 1),waarvan telkens verschillende aspecten aan bod zullen komen.:

1. het bedrijfsprofiel van de bodemsaneringsdeskundige (zie paragraaf 6.2):

— omschrijving bedrijfsspecifieke kenmerken waaronder:

- voorstelling van het bedrijf;

- historiek en bedrijfsprofiel;

- werkomgeving;

- opdrachten – taken als erkende bodemsaneringsdeskundige;

- infrastructuur;

- onafhankelijkheid, integriteit en vertrouwelijkheid;

- ….

— personeel en vakbekwaamheid;

- organigram;

- personeelsbeheer;

- overzicht functies en functiebeschrijving;

- personeelsleden en vakbekwaamheid;

- ….

— klantenrelaties;

- overzicht en registratie;

- communicatie;

- klantentevredenheid.

— leveranciers;

- overzicht en registraties;

- communicatie;

- tevredenheid;

- ….

5 BASISSTRUCTUUR VOOR HETKWALITEITS HANDBOEK VAN DEBODEMSANERINGSDESKUNDIGEN(NIET LIMITATIEF)

16

2. Kwaliteitszorgsysteem (zie paragraaf 6.3):

- algemeen;

- kwaliteitsverantwoordelijke(n);

- planning;

- documentbeheer;

- klachten;

- ….

3. Projectuitvoering (zie paragraaf 6.4)

- functies en taakverdeling;

- uitvoering veldwerk;

- taken i.k.v. grondverzet;

- bodemonderzoeken;

- bodemsaneringsprojecten;

- uitvoering risico-evaluaties;

- uitvoering grondwatermodelleringen;

- uitbesteding van deelopdrachten;

- rapportage;

- …..

Een voorbeeld van een meer gedetailleerde inhoudstabel wordt gegeven in bijlageA.

17

In dit hoofdstuk worden elementen, opgenomen in de basisstructuur, vermeldsamen met een omschrijving van de mogelijke inhoudelijke invulling die men eraankan geven.

6.1 InleidingVerklaring van uitgiftehierin wordt de geldigheid en volledigheid van het kwaliteitshandboekonderschreven en wordt de toepassing ervan aan het bedrijf of aan afdelingenervan opgelegd. De verklaring van uitgifte moet worden ondertekend door debevoegde persoon (dit kan zijn de afgevaardigd bestuurder, de kwaliteits-verantwoordelijke, het afdelingshoofd,….).

Doelstellingen en toepassingsgebied - wat beoogt de organisatie met de toepassing en de implementatie van een

kwaliteitshandboek;- in hoeverre is het voorliggende kwaliteitshandboek bedoeld voor de ganse

organisatie of voor specifieke afdelingen.

Beheervermelding van de personen die instaan voor het beheer en de actualisatie van hetkwaliteitshandboek.

Vertrouwelijkheid en verspreiding- vermelding van de persoon die verantwoordelijk is voor de goedkeuring en de

vrijgave van het kwaliteitshandboek.

- overzichtslijst van de medewerkers en/of functies die gecontroleerdeexemplaren van het kwaliteitshandboek ontvangen. (Of er wordt gewerkt metéén up-to-date digitale versie op de server, waarbij enkel formulieren afgeprintkunnen worden)

- meestal is een kwaliteitshandboek een vertrouwelijk document dat niet zondervoorafgaande toestemming van de verantwoordelijke van het document magworden verspreid.

- kopijen die extern verspreid worden zijn veelal enkel ter informatie en zullen bijdie bij wijzigingen aan het document niet automatisch worden vervangen.

- inzage in het kwaliteitshandboek kan gevraagd worden door klanten en/ofcontrolerende overheidsinstellingen.

6.2 BodemsaneringsdeskundigeEen kwaliteitshandboek dient steeds een overzicht te bevatten van hetbedrijfsprofiel van de deskundige. In onderstaande paragraaf worden de aspectendie hierbij aan bod kunnen komen (e.g. bedrijfsspecifieke kenmerken, personeel envakbekwaamheid, klantenrelaties en leveranciers) verder toegelicht.

6 TOELICHTING BIJ DE ONDERDELENVAN HET KWALITEITSHANDBOEK

18

6.2.1 Omschrijving bedrijfsspecifieke kenmerken

Voorstelling van het bedrijffeitelijke gegevens van het bedrijf zoals: naam, juridische vorm, adresmaatschappelijke zetel, adressen vestigingsplaatsen, …

Historiek en bedrijfsprofieldata betreffende de oprichting van het bedrijf, eventuele wijzigingen in debedrijfsstructuur, omschrijving van de activiteiten,….

Werkomgeving dit item heeft betrekking op enerzijds de ruimtelijke aspecten van het bedrijf (deeventuele aanwezigheid van verschillende gebouwen/afdelingen, de ligging in eengroter geheel met eventueel specifieke veiligheidsvoorschriften, kwaliteitseisen,….)en anderzijds op het geheel van omstandigheden (= inclusief veldwerk) waaronderwerk wordt uitgevoerd.

Opdrachten, taken als erkende bodemsaneringsdeskund igede taken van de erkende bodemsaneringsdeskundige in het kader van hetbodemsaneringsdecreet zijn divers en verschillend naargelang het een type I oftype II deskundige betreft; een niet-limitatief overzicht wordt gegeven in tabel 2 (zieBijlage B).

InfrastructuurDe erkenning als erkende bodemsaneringsdeskundige houdt in dat de organisatieover de nodige infrastructuur beschikt om de taken vermeld in het Bodemdecreetwaarvoor een erkenning werd bekomen (e.g. type I / type II erkendebodemsaneringsdeskundige) op een kwaliteitsvolle wijze uit te voeren. Hierbij ishet aan te bevelen om in het kwaliteitshandboek een overzicht te geven van dediensten binnen de organisatie (e.g. personeelsdienst, administratieve dienst,laboratorium, informatica,….) de uitrusting en het instrumentarium.

Bij de beschrijving van de infrastructuur moet eveneens aandacht besteed wordenaan:

- de verantwoordelijken voor het gebouwenbeheer en het beheer vaninstrumenten, machines en gereedschappen;

- de wijze van preventief en planmatig onderhoud van de infrastructuur;

- het beheer en de registratie van de bijhorende documentatie en procedures.

Specifiek voor erkende bodemsanerinsgdeskundige is het aan te bevelen om:

- met betrekking tot de uitvoering van veldwerk aan te geven welke taken ineigen beheer worden uitgeoefend en over welke materialen men hiervoorbeschikt (zie paragraaf 6.4);

Er wordt een overzicht gegeven van de beschikbare software modellen die kunnenworden toegepast bij de interpretatie van onderzoeksresultaten en de uitwerkingvan risico-analyses (zie paragraaf 6.4).

19

Onafhankelijkheid, integriteit en vertrouwelijkeidEen kwaliteitsvolle uitvoering van taken in het kader van het Bodemdecreet kanenkel indien de erkende bodemsanerinsdeskundige de onpartijdigheid enonafhankelijkheid ten opzichte van opdrachtgevers voorop plaatst in zijnstrategische doelstellingen.

6.2.2 Personeel- en vakbekwaamheid

Om bodemonderzoek op een wetenschappelijke en kwaliteitsvolle wijze uit tevoeren, moet de erkende bodemsaneringsdeskundige over personeel beschikkendat samen minimaal voldoet aan de kennis- en ervaringsvereisten vermeld in deerkenningsvoorwaarden erkende bodemsaneringsdeskundige, zoals opgenomenhet VLAREBO. In de praktijk komt het erop neer dat een erkendebodemsaneringsdeskundige moet beschikken over personeel met de juistekwalificaties en dit voor elke taak die in het kader van het Bodemdecreetuitgevoerd wordt. Een overzicht van het personeel en de plaats binnen deorganisatie wordt beschreven in het hoofdstuk personeel en vakbekwaamheid.Volgende elementen kunnen hierbij uitgewerkt worden:

Organigramde elementen hierin zijn de weergave van de hiërarchische verhouding van deafdelingen en medewerkers ten opzichte van elkaar. Tevens moet aangegevenworden voor welke gedeelten van het kwaliteitshandboek elke functieverantwoordelijk is.

Personeelsbeheerhierin kan onder meer aandacht besteed worden aan personeelsplanning, wervingen selectie van personeel, regelingen ten aanzien van stagiairs en tijdelijkewerknemers, beheer en uitvoering van arbeidsvoorwaarden, werkdrukbeheersing,oplei-ding van nieuwe werknemers, vorming tijdens de loopbaan, criteria voorpromotie (kennis / ervaring).

Functieseen oplijsting van aanwezige functies met een gedetailleerde functiebeschrijving;de opname van evaluatiemomenten in de persoonlijke fiches.

Personeelsleden en vakbekwaamheidMet betrekking tot de erkenningsvoorwaarden van de erkendebodemsaneringsdeskundige zoals opgenomen in de VLAREBO (artikel 30 – 31), ishet aangewezen een overzicht te geven van alle medewerkers (contractuelen,tijdelijken en stagiairs) met hun kennis en ervaring in onder andere de disciplineszoals vermeld in de erkenningsvoorwaarden. Hierbij is het tevens nuttig om perwerknemer een overzicht te geven van de gevolgde opleidingen, het kennis- enervaringsniveau en de criteria waarop dit beoordeeld wordt. Tabel 3 geeft eenvoorbeeld voor de weergave van het personeel en hun vakbekwaamheid. Tevensis het aan te bevelen een bevoegdheidsmatrix op te stellen met aandacht voorback-up van competenties teneinde de continuïteit van het werk te kunnengaranderen bij afwezigheden. De manier waarop de vakbekwaamheid op peilgehouden en verbeterd wordt, alsook de criteria waarop bevorderingen vanpersoneelsleden worden toegekend moeten opgenomen worden in debevoegdheidsmatrix.

20

6.2.3 Klantenrelaties

In het algemeen wordt een klant gedefiniëerd als “een organisatie of persoon dieeen product ontvangt”. In het kader van het Bodemdecreet wordt een klantgedefiniëerd als “de organisatie of de persoon die aan debodemsaneringsdeskundige de opdracht geeft om taken (zie tabel 2) in het kadervan het Bodemdecreet uit te voeren”. Als product ontvangt de klant eengedetailleerd rapport dat werd opgesteld conform de standaardprocedures encodes van goede praktijk die hierbij van toepassing zijn. In het hoofdstukklantenrelaties kunnen volgende elementen aan bod komen:

- registratie van contactgegevens, opdrachten, offertes, facturatie, ;

- communicatie: contactpersoon erkende bodemsaneringsdeskundige,opdrachtbevestiging, projectcoördinatie- en opvolging, overleg;

- klantenrelaties

Overzicht & registratiemet betrekking tot de klantenrelaties is het zinvol om lijsten (cf. bijlage B, tabel 4)op te stellen met daarin een overzicht van de klanten, communicatiegegevens, detaken die voor een bepaalde klant werden uitgevoerd…. Het opnemen van eentabel met klantgegevens is geen verplichting (cf. vertrouwelijkheid). Er kan echterwel verwezen worden naar het bestaan van zo een overzichtstabel. Per projectkunnen dan eveneens lijsten opgesteld worden met referenties naar specifiekuitgevoerde taken, opgestelde rapporten, eventuele klachten (zie verder hoofdstuk6.3), facturaties,…In het kwaliteitshandboek wordt aangegeven:

- layout van de lijsten;

- elementen die dienen te worden opgenomen;

- referenties van de lijsten die gegevens met betrekking tot klantenrelatiesbevatten.

CommunicatieIn het kwaliteitshandboek moet aangegeven worden op welke wijzegecommuniceerd wordt met de klant en hoe het communicatieproces verloopttussen eerste contact en eventuele afwerking van een opdracht. Elementen diehierbij aan bod kunnen komen zijn contactpersoon erkendebodemsaneringsdeskundige, opstellen van offertes, opdrachtbevestiging,projectcoördinatie- en opvolging, overleg, klachten…(zie paragraaf 6.3)

Klantenrelatiesaandacht voor regelmatige klantentevredenheids-meting als instrument voor hetbijsturen van kwaliteitsbeleid.

21

6.2.4 Leveranciers

Met betrekking tot de erkende bodemsaneringsdeskundige wordt een onderscheidgemaakt tussen leverancier en onderaannemer. Met een leverancier wordt dieorganisatie of persoon bedoeld die een dienst of product (software, apparatuur,…)levert ter ondersteuning van de werking van de erkendebodemsaneringsdeskundige. Leveranciers voeren geen taken of deeltaken uit inhet kader van het Bodemdecreet. Met betrekking tot de leveranciers komengelijkaardige elementen aan bod als bij klantenrelaties:

- registratie van contactgegevens, bestellingen, offertes, facturatie, aankoop vanproducten,….

- communicatie: contactpersoon erkende bodemsaneringsdeskundige,bestelling, productopvolging, overleg...

Overzicht & registratieMet betrekking tot de klantenrelaties is het zinvol om lijsten op te stellen met daarineen overzicht van de klanten, communicatiegegevens, de diensten/producten diedoor een bepaalde leverancier worden aangeboden.

CommunicatieIn het kwaliteitshandboek moet aangegeven worden op welke wijzegecommuniceerd wordt met de leverancier en hoe het communicatieprocesverloopt tussen eerste contact en eventuele aankoop van een product. Elementendie hierbij aan bod kunnen komen zijn contactpersoon erkendebodemsaneringsdeskundige, opstellen van offertes, bestelling, productopvolging,overleg,… Tevens moet aandacht besteed worden aan een regelmatigeleveranciersbeoordeling.

6.3 KwaliteitszorgsysteemEen belangrijk onderdeel van het kwaliteitshandboek is de beschrijving van hetkwaliteitszorgsysteem (KZS) dat door de erkende bodemsaneringsdeskundigewordt gehanteerd. Hierbij wordt onder meer aandacht besteed aan de doelstellingvan het kwaliteitszorgsysteem, de invulling van de deontologische code, deplanning en de te volgen strategie voor de realisatie van de kwaliteitsdoelstellingenop korte en lange termijn.

Algemeen en doelstellingweergave van de doelstelling en informatie betreffende de basis (e.g. ISO-systeem, eigen systeem, andere) van het geïmplementeerdekwaliteitszorgsysteem. Tevens wordt de plaats van het kwaliteitshandboekbinnenin het kwaliteitszorgsysteem aangegeven.

Kwaliteitsverantwoordelijkebinnen zijn organisatiestructuur moet de erkende bodemsaneringsdeskundige eenpersoon / personen aan duiden die verantwoordelijk is / zijn voor deverwezenlijking van het kwaliteitsbeleid in zijn geheel en meer specifiek voor dekwaliteit van taken uitgevoerd in het kader van het Bodemdecreet. De manierwaarop de kwaliteit intern wordt beoordeeld moet uitgewerkt te worden.Planning kwaliteitszorgsysteem Zoals reeds aangegeven in § 4.1 gebeurt deuitwerking van een kwaliteitszorgsysteem volgens de zogenaamde PDCA-cyclus,waarbij voor elk van de onderdelen van het kwaliteitszorgsysteem (e.g. uitwerking

22

kwaliteitsbeleid, opstellen kwaliteitshandboek, uitwerking van procedures eninstructies,…) een kwaliteitsplan wordt opgesteld. In de kwaliteitsplannen moetaandacht besteed worden aan:

- de formulering van de doelstellingen en de termijn waarbinnen de erkendebodemsaneringsdeskundige deze wil realiseren;

- de omschrijving van de bestaande situatie;

- de omschrijving en uitwerking van procedures en instructies om de kwaliteit teverbeteren;

- wijze waarop de kwaliteit in de toekomst zal worden geëvalueerd engeïnterpreteerd.

Document- en gegevensbeheerMet betrekking tot het documentbeheer moet een onderscheid gemaakt wordentussen enerzijds de eigen documenten (i.e. documenten gebonden aan hetkwaliteitszorgsysteem en projectgerelateerde documenten) en anderzijdsopgelegde procedures, Codes van goede praktijk, wetgeving,…..Met betrekking tot archivering moet niet enkel worden aangegeven op welke wijzedit gebeurt, maar moet eveneneens de historiek (data opmaak / wijzigingen indocument, versies, reden van herzieningen,…), de periode gedurende dewelke dedocumenten met betrekking tot een welbepaald project worden bewaard alsook debeschikbaarheid worden aangegeven. Belangrijk hierbij is dat de nummering vande documenten volgens een vastgelegd systeem gebeurt zodat deze éénduidig enuniek is, met als doel de traceerbaarheid te optimaliseren.

KlachtenmanagementOm de kwaliteit van de werking van de erkende bodemsaneringsdeskundige envan de resultaten van de taken uitgevoerd in het kader van het Bodemdecreet teverbeteren is een goed klachtenbeheer noodzakelijk. In het kwaliteitshandboekmoet echter, omwille van de vertrouwelijkheid, enkel verwezen worden naar dezeklachtenprocedure (met vermelding van de referentie). De klachtenprocedure alsdusdanig, met inbegrip van alle daaraan verbonden gegevens en informatie, moetniet worden opgenomen in het kwaliteitshandboek.Een goed opgesteld klachtenbeheer beoogt een gepaste registratie (voorbeeld ziebijlage B, tabel 5) en behandeling, waarbij de klacht op een doeltreffende manier,met de nodige zorg en spoed, opgelost wordt tot tevredenheid van allebetrokkenen. Naast de algemene registratie van de ingediende klachten kan ook,per klacht, een gedetailleerd formulier worden opgesteld (bijlage B, tabel 6) waarbijeen gedetailleerde omschrijving van de klacht wordt gegeven, een overzicht vande te nemen / genomen acties, een overzicht van de gevoerde communicaties(o.a. overzicht briefwisseling, opgestelde nota’s,…). Verder moeten zo nodigbijkomende maatregelen genomen worden om herhaling van het probleem tevoorkomen. De wijze waarop het management en de ontvankelijkheidverklaringvan klachten moet gebeuren kan worden vastgelegd in een procedure. Hetopnemen van een tabel met klantgegevens is geen verplichting (cf.vertrouwelijkheid), er kan echter wel verwezen worden naar het bestaan van zoeen overzichtstabel. Jaarlijks kan een evaluatie voorzien worden van de ontvangenklachten en de wijze waarop de klachtenbehandeling en –afwerking plaatsvond.

Kwaliteitsgarantie uitbestedingen en onderaanneming enMet betrekking tot de uitvoering van taken in het kader van het Bodemdecreet ishet mogelijk dat de erkende bodemsaneringsdeskundige een beroep moet doen opde expertise van derden (e.g. labo’s, veldwerkers, aannemers, controle-

23

instanties,…). Om de kwaliteit van het volledige project te kunnen garanderen ishet noodzakelijk dat ook de kwaliteit van producten / diensten aangeleverd doorderden kan worden gegarandeerd. De wijze waarop dit gebeurt, moet wordenaangegeven.

Controle en evaluatie van het kwaliteitszorgsysteemOm de kwaliteit blijvend te garanderen en om na te gaan of de verschillendeelementen opgenomen effectief geschikt zijn om de vooropgesteldekwaliteitsdoelstellingen te halen moet in het kwaliteitshandboek aangegeven teworden op welke wijze het kwaliteitszorgsysteem zowel intern als extern wordtgeëvalueerd. Tevens moet aangegeven worden op welke wijze er wordt omgegaanmet opmerkingen, eventuele negatieve beoordelingen,….

6.4 ProjectuitvoeringDe verschillende elementen die aan bod komen tijdens de projectuitvoeringkunnen worden toegelicht in het kwaliteitshandboek. Hoe deverantwoordelijkheden geregeld worden, wordt overgelaten aan het bedrijf zelf.

Functies en taakverdelingDe uitvoering van taken in het kader van het Bodemdecreet zijn vaak veelzijdig encomplex. Daarom is het belangrijk dat de verschillende deelaspecten wordenuitgevoerd door personeelsleden die elk beschikken over de noodzakelijke kennisen bekwaamheden. Hierbij is het echter mogelijk dat medewerkers metverschillende functies dezelfde taken kunnen uitvoeren. Bijgevolg is het aan teraden in het kwaliteitshandboek een overzicht te geven van de verschillendefuncties en de bijhorende taken en verantwoordelijkheden. Zoals reeds eerderwerd vermeld (paragraaf 6.2.2) moet voldoende aandacht besteed worden aanback-up van personeel met betrekking tot het garanderen van de continuïteit vanhet werk tijdens de uitvoering van projecten.

Beschrijving taken die worden uitgevoerdMet betrekking tot de taken opgelijst in de paragraaf betreffende debedrijfsspecifieke kenmerken kan onder het hoofdstuk van de praktijkuitvoeringmeer gedetailleerde informatie gegeven worden, bijvoorbeeld de wijze waarop deprojectplanning gebeurt, welke taken al dan niet uitgevoerd worden door andereafdelingen binnen het bedrijf, welke taken eventueel worden uitbesteed aanderden, … welke procedures en werkvoorschriften (zowel eigen documenten alsrichtlijnen opgelegd door OVAM) bij de uitwerking van de verschillende taken vantoepassing zijn. Hierbij moet voldoende aandacht besteed worden aanveiligheidsvoorwaarden, werkvergunningen en eventueel van toepassing zijndenoodplannen op de te onderzoeken locaties.

Beschikbare staalnameapparatuurEen belangrijk onderdeel van de taken in het kader van het Bodemdecreet is deuitvoering van veldwerk. Hierbij kunnen verschillende onderdelen (zoals bvb.bodem-, grondwater en luchtstaalname) onderscheiden worden afhankelijk van hettype onderzoek. De uitvoering van veldwerk kan door de deskundige in eigenbeheer worden uitgeoefend of kan worden uitbesteed aan een onderaannemer.Indien de erkende bodemsaneringsdeskundige veldwerk in eigen beheer uitvoert,dient men in het bezit te zijn van de geschikte apparatuur om het veldwerk conformhet CMA uit te voeren. In het kwaliteitshandboek kan een overzicht opgenomenworden van de taken die men met betrekking tot veldwerk uitvoert (apparatuurwaarover men beschikt, wie verantwoordelijk is voor het beheer en de registraties).

24

Tabel 7 (bijlage B) illustreert de mogelijke taken in het kader van uit te voerenveldwerk. Deze tabel kan aangewend worden om aan te geven voor welk mediumstaalname apparatuur wordt ingezet en over welke soort apparaten men beschikt.Met behulp van tabel 8 (bijlage B) en tabel 9 (bijlage B) kan aangegeven wordenover welke apparatuur men beschikt en waarvoor deze ingezet wordt. Technischespecificaties kunnen worden opgenomen in bijlage, of er kan verwezen wordennaar de gegevens opgenomen in het erkenningsdossier.

Met betrekking tot het beheer van staalname apparatuur is het aan te bevelen om(per toestel) een verantwoordelijke aan te duiden die instaat voor o.a. controle,onderhoud en herstelling. Afhankelijk van het aantal toestellen kunnen eén ofmeerdere personen binnen de organisatie worden aangesteld voor controle,onderhoud, en herstellingen.

Beschikbare softwareprogramma’sBij de uitvoering van taken in het kader van het Bodemdecreet wordt vaak gebruikgemaakt van softwaremodellen voor het bepalen en interpreteren van onderandere:

- het gedrag en de verspreiding van verontreinigingen in de onverzadigde zone,in het oppervlaktewater en in grondwater;

- het eventueel actueel en/of potentiëel humaan risico.

De uitvoering van modelleringen zowel in het kader van risico-analyse,bodemsaneringsprojecten als voorzorgsmaatregelen gebeurt door de deskundigezelf of kan worden uitbesteed. Indien de modelleringen door de deskundige zelfworden uitgevoerd is het noodzakelijk dat men beschikt over de geschiktesoftwareprogramma’s. In het kader van grondwatermodellering moet dedeskundige beschikken over of beroep kunnen doen op een door OVAM erkendepersoon.

Een overzicht van de beschikbare software programma’s moet worden opgenomenin een kwaliteitshandboek. Een voorbeeld van een overzichtslijst wordtweergegeven d.m.v. tabel 10 (bijlage B).

Met betrekking tot het beheer van softwareprogramma’s is het aan te bevelen omper programma een verantwoordelijke aan te duiden die instaat voor o.a.registratie, controle op licentie, aanpassingen, updates, …

Uitbesteding van (deel)opdrachtenBij de keuze van onderaannemers moet de deskundige erover waken dat deuitvoering van (deel)opdrachten gebeurt door medewerkers van deonderaannemer die over de juiste kennis en ervaring beschikken. In principe komthet erop neer dat aan de producten/diensten van de onderaannemer dezelfdekwaliteitseisen worden gesteld als aan deze van de eigen organisatie. In hetkwaliteitshandboek kan een overzicht opgenomen worden van de onderaannemerswaar reeds beroep op werd/wordt gedaan, voor welke taken de onderaannemersworden ingeschakeld, welke appreciatie aan de uitvoering van deze taken werdgegeven….(Bijlage B: Tabel 11 en Tabel 12).Hierbij is het aan te bevelen om een procedure op te stellen waarin aangegevenwordt :

- welke kwaliteitseisen er worden gesteld aan (deel)opdrachten die uitbesteedworden aan derden;

25

- op welke manier de werkwijze en het eindresultaat van (deel)opdrachtenuitbesteed aan derden wordt gecontroleerd en beoordeeld

- op welke wijze de onderaannemers worden gecontroleerd inzakekwaliteitsborging.

De referentie van deze procedure wordt dan opgenomen in hetkwaliteitshandboek.

RapportageMet betrekking tot de rapportage in het kader van Bodemdecreet moet het rapportvoldoen aan de OVAM richtlijnen. Daarnaast kunnen interne richtlijnen opgesteldworden met betrekking tot registratie, vrijgave rapport, verdeling.

HandtekenbevoegdhedenRegeling van de handtekeningen bij de studies, checken van de vereisteprocedures bij elk project.

26

1. Definities & afkortingen 4. Kwaliteitszorgssysteem1.1 Definities 4.1 Algemeen1.2 Afkortingen 4.2 Kwaliteitsverantwoordelijke

4.3 Planning2. Inleiding 4.4 Documentbeheer

2.1 Verklaring van uitgifte 4.4.1 Eigen documenten2.2 Doelstelling en

toepassingsgebied4.4.1.1 Overzicht

2.3 Beheer 4.4.1.2 Goedkeuring en uitgifte2.4 Officiële goedkeuring door

derden4.4.1.3 Historiek

2.5 Vertrouwelijkheid enverspreiding

4.4.2 Opgelegde procedures en protocollen4.4.2.1 Overzicht

3. Bodemsaneringsdeskundige

4.4.2.2 Opvolging3.1 Historiek en bedrijfsprofiel 4.5 Klachten3.2 Onafhankelijkheid, integriteit en vertrouwlijkheid 4.5.1 Registratie3.3 Werkomgeving en infrastructuur 4.5.2 Behandeling3.4 Opdrachten - taken als

bodemsaneringsdeskundige4.5.3 Opvolging

3.5 Personeel en vakbekwaamheid3.5.1 Organisatiestructuur 5. Projectuitvoering3.5.2 Personeelsbeheer 5.1 Functies en taakverdeling3.5.3 Functies 5.2 Uitvoering veldwerk3.5.4 Personeelsleden & vakbekaamheid 5.3 Opstellen technische verslagen

3.5.4.1 Contractuelen 5.4 Bodemonderzoeken3.5.4.2 Tijdelijken 5.5 Bodemsaneringsprojecten3.5.4.3 Stagairs 5.6 Uitvoering risico-evaluaties

3.6 Beschikbare staalname apparatuur 5.7 Uitvoering grondwatermodelleringen3.6.1 Overzicht 5.8 Uitbesteding van (deel)opdrachten3.6.2 Bodembemonstering 5.8.1 Algemeen3.6.3 Grondwaterbemonstering 5.8.2 Onderaannemers3.6.4 Lucht (bodem-, binnen- en buitenlucht) 5.8.3 Contracten3.6.5 Andere 5.9 Rapportage3.6.6 Beheer 5.9.1 Layout

3.6.6.1 Verantwoordelijken 5.9.2 Wijzigingen3.6.6.2 Controle en onderhoud 5.9.3 Controle en goedkeuring

3.7 Beschikbare softwareporgramma's 5.9.4 Verzending3.7.1 Overzicht 5.9.5 Archivering

3.7.1.1 Oppervlaktewaterkwaliteitsmodellen3.7.1.2 Grondwatermodel3.7.1.3 Blootstellingsmodellen3.7.1.4 Andere

3.7.2 Beheer3.7.2.1 Verantwoordelijken3.7.2.2 Registratie

3.6 Klanten relaties3.6.1 Overzicht3.6.2 Communicatie3.6.3 Contracten

3.7 Leveranciers3.7.1 Overzicht3.7.2 Communicatie3.7.3 Contracten

7 BIJLAGE A: VOORBEELD VAN EENMEER GEDETAILLEERDEINHOUDSTABEL VAN HETKWALITEITSHANDBOEK

27

Tabel 1. Voorbeeld overzichtslijst procedures, lijsten, formulieren,….

type documentnummer titel verantwoordelijke versie datum

PROCEDURES

P-BSD-001 Uitvoering van bodemonderzoeken XY 1 10/10/2008

…..

LIJSTENL-BSD-001 Inventarislijst veld- en monsternamematerieel XY 1 10/10/2008…..

FORMULIERENF-BSD-001 Overzichtsformulier uitgevoerd veldwerk per locatie XY 1 10/10/2008…….

8 BIJLAGE B: Tabellen

28

Tabel 2. Overzicht van taken die worden uitgevoerd door de eBSD erkend als typeI of type II

Mogelijke taken eBSD eBSD

Type I Type II

Adviesverlening X XDienstverlening in het kader van GVZ X XHet leiden van het opstellen van een TV X XHet leiden van het opstellen van een SOG X XUitvoering veldwerk X XHet leiden van OBO’s X XHet opstellen van evaluatierapport maatregelen na SG X XHet voorstellen en het leiden van de uitvoering van VZM X* XHet voorstellen en het leiden van de uitvoering van VEM X* XHet leiden van de uitvoering OBBO XHet leiden van de opstelling van een (beperkt) BSP, evenals het opstellen vankleine of grote wijziging of aanvulling hierop XHet leiden van de uitvoering van BSW XHet leiden van de uitvoering van nazorgHet leiden van de uitvoering van een EEO XHet leiden van de uitvoering van een SOZHet leiden van het voorstel van gebruiks- en bestemmingsbeperkingen XHet leiden van de opstelling van een RBP XHet leiden van de uitvoering van RBM en het opstellen van opvolgingsrapportenHet leiden van de uitvoering van een WBO XHet opmaken van een individueel BPBP XOpstellen, uitvoeren, leiden en/of evalueren van PP XOpstellen, uitvoeren, leiden en/of evalueren van site onderzoeken XOpstellen van GWM XUitvoering van RE X

* uitgezonderd grondwateronttrekkingen

29

Tabel 3. Voorbeeldfiche personeel en vakbekwaamheidNaamVoornaamFunctieDiploma(s)Onderwijsinstelling datum omschrijving

Werkervaringwerkgever datum functie projectvoorbe

elden

Gevolgde opleidingplaats datum organisatie titel cursus

Vakbekwaamheid disciplines VLAREBOBodemkunde MicrobiologieGeologie BouwkundeScheikunde GrondmechanicaBiologie Risicobeoordeling

Type I> 3 jaar ervaring milieusector> 3 jaar ervaring bodemonderzoekenType II> 3 jaar ervaring milieusector> 3 jaar ervaring bodemonderzoeken enrisico-beoordeling> 5 jaar ervaring leiden BSPs> 5 jaar ervaring werfopvolging BSPs> 2 jaar ervaring opstellen bestekken m.b.t.aanneming van werven

Grondige kennis Bodemdecreet & bijlagen, standaardprocedures, codes van goedepraktijkGrondige kennis Vlaamse reglementering milieuvergunningenGrondige kennis stedenbouwGrondige kennis grondwaterbeheerKwalificatie grondwatermodelleringOverzicht uitgevoerde projecten en onderzoekenprojecttitel datum omschrijving Aandeel in

project

30

Tabel 4. Voorstel overzichtslijst klanten en gerelateerde projectenidentificatie

klantopdracht projectnummer* projectopvolging datum

Naam adviesverlening naam medewerkercontactpersoon OBO naam medewerkeradres BBO naam medewerkerTel.: VEM naam medewerkerFax.: VZM naam medewerkere-mail BSP naam medewerker

….* er kunnen meerdere projecten aan eenzelfde type opdracht verbonden zijn.

Tabel 5. Voorbeeld overzicht registraties klachtenidentificatie PV indiener ontvangst

datumomschrijving datum

afsluiting

jaartal/dienst/nr. laattijdigerapportagevertragingprojectveldwerk nietconform CMA……

31

Tabel 6. Voorbeeld klachtenformulierRegistratie klacht

Identificatie klacht (verwijzing naar tabelklachtenregistratie)

Referentiedatum

Omschrijving KlachtEventueel gerelateerd projectnr.

Klager Ontvanger klacht

Organisatie NaamContactpersoon Wijze van ontvangstTel. Nr. briefe-mail adres e-mailGevraagde antwoorddatum fax

telefonischDatum ontvanst

Klachtbehandeling

Verantwoordelijke Evaluatie klachtNaam ongegrond

gegrondDoorverwijzing klachtDatum van doorverwijzingVerantwoordelijke verdere opvolgingCorrigerende maatregelOmschrijving ondernomen actie om de klacht opte lossenUitvoerderDatum van uitvoeringPreventie maatregelOmschrijving ondernomen actie om de herhalingvan dit soort klachten op te lossenUitvoerderDatum van uitvoering

Interne/externe communicatie

Aard gevoerde communicatie DatumNota/brief/e-mail… + referentienr.OverlegAfsluiting klacht

32

Tabel 7. Overzicht taken in het kader van de uitvoering van veldwerkBodem Water Lucht AOM*

plaatsing boringen plaatsing peilbuizen bodemlucht geofysische techn. manueel manueel binnenlucht/

buitenlucht sondeertechn.

mechanisch mechanisch emissies veldanalyse techn.

ondiep(-30 m-mv)

ondiep(-30 m-mv)

diep(+30 m-mv)

diep(+30 m-mv)

staalname staalname vaste deel van de aarde grondwater waterbodem puur product uitgegraven bodem oppervlakte water bodemvocht lozingswater andere: specificeer influent / effluent

saneringen andere: specificeer

veldmetingen drijflaagdikte bepaling zaaklaag bepaling positiebepaling

* AOM: alternatieve onderzoekstechnieken: specificeer

33

Tabel 8. Niet-limitatieve lijst staalnameapparatuur (bodem & grondwater)Bodem Water

handapparatuur monsternameapperatuur monsternemer ongeroerd sediment kogelklepmonsternemer monsternemer semi-geroerd sediment vloeistoflagenmonsternemer Van Veen bodemhappers slangenpomp andere: specificeer vacuümpomp

handboorapparatuur centrifugaalpomp edelmanboor balgpomp riverside boor pulsknikker gindboor dompelpomp gutsboor dubbele monsterfles pulsboor cilindrisch monsternametoestel steektoestel doorstroomcel spiraalboor filterapparatuur zuigerboor andere: specificeer veldmeetapparatuur

mechanische apparatuur pH boormachine: specifieer Eh ramguts °T avegaar mV holle avegaar O² pulsinstallatie allerlei (filterbuizen, blinde

buizen,straatpotten,…) steektoestel andere : specifieer

diepe boringen kroonboren steekboren holle avegaar spoelboor andere : specifieer

34

Tabel 9. Niet-limitatieve lijst staalnameapparatuur (lucht & alternatieveonderzoeksmethoden)

Lucht Alternatieve onderzoeksmethoden

actieve bemonsteringsapparatuur geofysische technieken: specificeer tijdelijk bemonsteringssysteem sonderingstechnieken bodemluchtflters tijdelijke peilbuis boring met plaatsing van filters en

capillair MIP

on-site meetinstrumenten: specificeer CPT andere: specificeer EC-sonde

passieve bemonsteringsapparatuur andere: specificeer EmFlux veldanalysetechnieken Goresorber andere: specificeer andere: specificeer

Tabel 10. Voorbeeld overzichtslijst met beschikbare software programma’ssoftware programma ontwikkelaar toepassing beheer & registratie

grondwaterstroming stroombaanberekening polluenttransport geochemische code blootstellingsmodellen andere

Tabel 11. Overzichtslijst van de samenwerking met onderaannemersonderaannemer aard

(deel)taak/taken +verwijzing naar

lijst metdetailinformatie

opmerkingen

naamadres

contact

Tabel 12. Voorbeeld detailinformatie per onderaannemer

naam onderaannemer

project medewerkersOA &

kwalificaties

omschrijvinguitgevoerde

taken

rapportage datumopdracht

datumafwerking

evaluatie

35