Kwaliteitshandboek Veluwe...

Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 1

Kwaliteitshandboek Veluwe collectief

Versie 1.3 datum 9 november 2015

Versie beheer en inhoudsopgave

Versiebeheer

Datum Versie

29 mei 2015 1.0 Opgesteld door Hans Veurink en Cor Heidenrijk

(coördinatoren Veluwe collectief), met bijdragen van Ron

Kamperman en Jonne Mossink Van Ruimte voor Advies

Besproken met Jan Willem Lagerweij (voorzitter Veluwe

collectief).

Besproken met Rob le Rutte (stichting Certificering

collectieven)

19 juni 2015 1.1 Vastgesteld door bestuur Veluwe collectief tijdens vergadering

15 juni 2015 met aantal kleine aanpassingen, zie bijlage

versiebeheer

7 augustus 2015 1.2 Naar aanleiding van beoordelingsverslag certificeerders van

28 juni 2015. Aanpassingen zie bijlage versiebeheer.

9 november 2015 1.3 Aanpassingen vastgesteld door bestuur voorafgaande aan

opstellen contracten. Zie bijlage versiebeheer


Inhoud 1. Gegevens Veluwe Collectief ..................................................................................................................... 3

1.1 Samenstelling van het collectief ............................................................................................................... 3

1.2 Rechtsvorm ............................................................................................................................................. 3

1.3 Werkgebied ............................................................................................................................................. 4

1.4 Organisatie Veluwe collectief .................................................................................................................. 5

1.5 Mandaten binnen het Veluwe collectief.................................................................................................... 5

2. Interne audit en geschillen ............................................................................................................................. 7

2.1 Interne audit ............................................................................................................................................ 7

2.2 Geschillen ............................................................................................................................................... 8

3. Administratie & Financieel beheer ............................................................................................................... 11

3.1 Uitvoering en verantwoordelijkheid administratie ................................................................................... 11

3.2 Archivering ........................................................................................................................................... 12

3.3 Betaling aan deelnemers ......................................................................................................................... 13

3.4 Betaalverzoek ......................................................................................................................................... 13

4. Contracten .................................................................................................................................................. 14

4.1 Deelnemerscontracten ........................................................................................................................... 14

4.2 Contracten met derden ........................................................................................................................... 15

5. Het beheerplan ............................................................................................................................................ 16

5.1 Voorintekening ..................................................................................................................................... 16

5.2 Beheerplan ............................................................................................................................................. 17

5.3 Ecologische toets ................................................................................................................................... 19

6 Controle ....................................................................................................................................................... 22

6.1 Schouw ................................................................................................................................................. 22

6.2 Herstel en sanctiemaatregelen ................................................................................................................ 24

6.3 Controles NVWA .................................................................................................................................. 26

7. Evaluatie ..................................................................................................................................................... 27

7.1 Beheermonitoring .................................................................................................................................. 27

7.2 Evaluatie beheer per beheertype ............................................................................................................. 27

7.3 Evaluatie met deelnemers ...................................................................................................................... 28

7.4 Evaluatie met provincie ......................................................................................................................... 29

8. Kwaliteit van de organisatie ........................................................................................................................ 30

8.1 Kwaliteit van de bestuurders .................................................................................................................. 30

8.2 Kwaliteit van de medewerkers ............................................................................................................... 32

8.3 Aanwezige kennis ..................................................................................................................................33

Bijlage versiebeheer ........................................................................................................................................ 35

Bijlage 2 Checklist interne audit ...................................................................................................................... 36


1. Gegevens Veluwe Collectief

1.1 Samenstelling van het collectief

Het collectief beslaat het werkgebied van de volgende ANV(‘s):

Natuur- en Milieucoöperatie Randmeerkust

Agrarische Natuurvereniging VeluweIJsselzoom (VIJZ)

Stichting Biotoopverbetering Agrarisch Overleg (BAO)

Agrarische Natuur- en Milieuvereniging Vallei Horstee

Agrarische natuurvereniging Het Binnenveld

Naast bovengenoemde verenigingen is ook LTO Noord Gelderland vertegenwoordigd in het

bestuur van het collectief.

Algemeen Bestuur(AB) van het collectief (per 1 mei 2015)

Jan Willem Lagerweij Voorzitter VeluweIJsselzoom

Evert van Wijhe Penningmeester Randmeerkust

Gert Aalten Secretaris BAO

Jan Bouhuis Bestuurslid Binnenveld

Henk Davelaar Bestuurslid Vallei Horstee

Dirk Dekker Bestuurslid LTO Noord Gelderland

Wilbrand van Zeeburg Bestuurslid Randmeerkust

Sam Gerssen Bestuurslid BAO

Evert Jan Weijers Bestuurslid VeluweIJsselzoom

De voorzitter, penningmeester en secretaris vormen gezamenlijk het Dagelijks Bestuur (DB).

Collectief Veluwe hanteert een functiescheiding tussen bestuur en uitvoering. De uitvoerende

functies zijn als volgt ingevuld:

Uitvoerende taken

Administratie Berust bij veldcoördinatoren

Financiële zaken (administrateur) Patrick van Valkengoed

Veldcoördinatoren Peter van de Veen

Jan Willem Schoonhoven

Cor Heidenrijk

Otto Vloedgraven

Hans Veurink

Ecologisch specialist Anja Hospes

1.2 Rechtsvorm

Coöperatie U.A. De volledige naam van de rechtspersoon is “Coöperatief Agrarisch Natuur

Collectief Veluwe UA”

De Coöperatie wordt vertegenwoordigd door het bestuur. De bevoegdheid tot

vertegenwoordiging komt mede toe aan twee gezamenlijk handelende bestuurders.


De akte van oprichting, zie bijlage “1.0 Akte van oprichting Veluwe Collectief”, is een

onderdeel van het kwaliteitssysteem.

Dekking van financiële aansprakelijkheid bestuurders

Veluwe collectief volgt het advies van SCAN voor het afsluiten van een verzekering. Deze

verzekering wordt afgesloten voordat de definitieve beheercontracten voor het eerste

beheerjaar getekend worden.

1.3 Werkgebied

Het werkgebied van het Veluwe collectief is de Veluwe in de provincie Gelderland ten westen

van de IJssel en ten noorden van de Rijn. Zie onderstaande afbeelding. Ter toelichting het

gebied ‘agrarische enclaves’ is een gedeeld werkgebied van de anv’s Vallei Horstee en

VeluweIJsselzoom en het ‘Veluwe massief’ is werkgebied van Vallei Horstee en Het

Binnenveld. Gebieden die op de Veluwe niet tot het werkgebied van het Veluwe Collectief

behoren, zijn de terreinen in eigendom van de Kroondomeinen in de omgeving Apeldoorn,

Vaassen en de Velperwaarden en Koningspley in de omgeving van Arnhem.

Aandachtsgebieden

Het doel is om middels het agrarische natuurbeheer een zo hoog mogelijke natuurkwaliteit te

behalen en te behouden waarbij relatiebeheer en het behouden van draagvlak bij deelnemers

van groot belang is. Collectief Veluwe richt zich daarbij op de doelen en doelsoorten van de

leefgebieden open grasland, droge dooradering en natte dooradering.


1.4 Organisatie Veluwe collectief

- Het bestuur is eindverantwoordelijk voor het gehele proces rondom de uitvoering van het

agrarisch natuurbeheer.

- Het bestuur voert zelf geen werkzaamheden uit.

- Het bestuur maakt afspraken over uitvoering met medewerkers van de onderliggende

ANV’s en/of met externe dienstverleners.

- Ieder bestuurslid is portefeuillehouder van bepaalde aspecten van de uitvoering en heeft

direct contact met de uitvoerenden.

- De continuïteit is gewaarborgd doordat bestuursleden en medewerkers elkaar kunnen

vervangen. Zo zijn de gehele administratie en correspondentie altijd online beschikbaar

voor medewerkers die elkaar kunnen vervangen. Voor de bestuurlijke portefeuilles wordt

jaarlijks een vervangingsschema opgesteld in de verslaglegging van de

bestuursvergadering vastgelegd.

- Collectief Veluwe maakt daarbij gebruikt van de ondersteunende pakketten SCAN-GIS en

SCAN-OFFICE.

- Er is een zorgvuldige scheiding van verantwoordelijkheden waar het gaat om aansturing,

uitvoering en controle.

- Wat betref t financiën is er altijd een drie paar ogen principe en bestuurlijke controle door

de penningmeester.

De bestuurlijke portefeuilleverdeling is als volgt:

Portefeuilles

Algemeen bestuurlijk aanspreekpunt Jan Willem Lagerweij

Financiële zaken Evert van Wijhe

Communicatie Gert Aalten

Schouw Sam Gerssen

Kwaliteit Jan Bouhuis

Klachten Henk Davelaar

Beheerplannen Evert Jan Weijers

Interne Audit Dirk Dekker en Wilbrand van Zeeburg

Aanspreekpunten

De veldcoördinatoren zijn het aanspreekpunt voor de deelnemers van het Veluwe collectief.

Aanspreekpunt voor het betaalorgaan:

Inhoudelijk: Veldcoördinatoren

Bestuurlijk: Penningmeester

1.5 Mandaten binnen het Veluwe collectief

De veldcoördinatoren hebben mandaat voor het invoeren van data in het financiële en

administratieve systeem. Medewerker heeft hiervoor mandaat van het volledige bestuur.

Voor het invoeren en wijzigen van gegevens in de perceelsregistratie geldt tevens een

mandaat/ goedkeuring van de betreffende deelnemer

Voor mandaat voor het uitvoeren van betalingsopdrachten geldt het volgende:

Een betalingsopdracht kan alleen uitgevoerd worden met instemming/paraaf of handtekening

van de penningmeester. Er voor iedere betaling het “Drie paar ogenprincipe”: Betalingen


worden voorgesteld door de veldcoördinatoren of de secretaris en worden uitgevoerd door de

medewerker financiële zaken. Alle betalingen worden ondertekend door de penningmeester.

Mandaat voor het uitvoeren van schouw

Medewerker en/of externen hebben mandaat van het bestuur om op basis van een door het

bestuur vastgestelde steekproef te schouwen bij deelnemers waar een deelnemerscontract mee

is afgesloten

- De veldcoördinatoren houden algemeen toezicht op het naleven van de afspraken door

de deelnemers.. Problemen worden altijd gemeld aan het bestuur.

- Daarnaast is er een onafhankelijk schouwcommissie die steekproefsgewijs jaarlijks

controles uitvoert. Dit gebeurt onder verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder

Schouw vanuit het bestuur. De aanpak van de schouw is beschreven in hoofdstuk 6.

Problemen worden altijd gemeld aan het bestuur.

- Wanneer een medewerker of de schouwcommissie afwijkingen heeft gesignaleerd

wordt dit direct gecommuniceerd met de deelnemer en treedt het herstel- en

sanctieprotocol in werking.

- Het bestuur beslist in meerderheid over sancties op basis van een advies van de

betrokken medewerker of de schouwcommissie.

Mandaat voor het opleggen van sancties n.a.v. de schouw en het doorsanctioneren van

sancties vanuit de subsidieverstrekker

Het bestuur, na raadplegen van de verantwoordelijke veldcoördinator of de schouwcommissie

heeft mandaat om sancties die voortvloeien uit de schouw op te leggen aan de deelnemer en

om sancties die volgen uit de sancties vanuit de subsidieverstrekker door te berekenen,

conform afspraken in de beheerovereenkomst

Mandaat voor het ondertekenen van de intentieverklaring voorintekening.

De veldcoördinatoren hebben mandaat om namens het bestuur een intentieverklaring over het

voorgenomen beheer naar aanleiding van de voorintekening vanaf 2015 te ondertekenen

Mandaat voor het onderteken voor een tussentijdse wijziging in de beheerafspraken*)

De veldcoördinator heeft mandaat om wijzigingen in de deelnemerscontracten aan te brengen

voor zover die betrekking hebben op het lopende jaar, ecologisch verantwoord zijn, op

voorwaarde dat deelnemer instemt met de wijziging.

*) Dit is altijd een tweezijdig wijzigen van contracten, passend binnen de gebiedsaanvraag –

zie ook paragraaf 4.1 Beheercontracten


2. Interne audit en geschillen

2.1 Interne audit

Inleiding

Het in dit kwaliteitshandboek vastgelegde kwaliteitssysteem wordt door het Veluwe

Collectief tijdens de interne audit bewaakt door dit kwaliteitssysteem aan de

certificeringseisen te toetsen. Door het uitvoeren van de interne audit werkt het collectief

continu aan kwaliteitsverbetering en weet zij dat zij voorbereid is op de externe audit die de

certificeringscommissie zal uitvoeren.

Doelen van de interne audit zijn:

- Garanderen kwaliteitsborging en behouden certificaat;

- Processen verbeteren en aanscherpen; en

- Het bevorderen van de efficiëntie van de organisatie.

Er wordt jaarlijks een interne audit uitgevoerd. De portefeuillehouder Kwaliteit van het

bestuur van het Veluwe Collectief is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de interne audit

en geeft opdracht tot het jaarlijks uitvoeren van een interne audit. De interne audit wordt

uitgevoerd door twee auditors. Auditors zijn twee bestuursleden van het Veluwe collectief.

Proces

1. Tijdens de eerste bestuursvergadering van een kalenderjaar agendeert de secretaris

het onderwerp “interne audits”. Tijdens behandeling van dit onderwerp wordt

vastgesteld bij wie (auditees), op welk moment, met welke aandachtspunten, in dat

kalenderjaar de interne audit uitvoert. Dit is het interne auditplan.

2. De auditors nodigen de auditees voor de interne audit uit.

3. Tijdens het uitvoeren van de interne audit beoordelen de auditors aan de hand van een

checklist (zie bijlage 2 “Checklist interne audit”) onder andere de werkwijze van de

coördinatoren van de ANV’s en checken zij of processen worden uitgevoerd zoals

beschreven in het kwaliteitshandboek.

4. De bevindingen die tijdens de interne audit worden aangetroffen en een voorstel voor

verbetermaatregelen, worden door auditors vastgelegd in het zogenaamde

auditrapport.

5. Dit auditrapport wordt besproken met de geauditeerde personen (auditees) en

vervolgens voorgelegd aan de portefeuillehouder Kwaliteit.

6. Het bestuur van het Veluwe Collectief beslist welke maatregelen uiteindelijk

genomen dienen te worden om de kwaliteit en efficiëntie van de organisatie te

verbeteren. De te nemen maatregelen staan in het verslag van de bestuursvergadering,

waar het auditrapport wordt besproken.

7. De uitkomst van de interne audit kan leiden tot het doorvoeren van aanpassingen in

het kwaliteitshandboek. Onder verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder

Kwaliteit worden deze aanpassingen beschreven in een nieuwe versie van het

kwaliteitshandboek.

8. Aanpassingen in het kwaliteitshandboek worden vastgesteld door het bestuur en indien

gewenst ter goedkeuring voorgelegd aan de leden van de coöperatie tijdens de ALV.

De portefeuillehouder Kwaliteit, is verantwoordelijk voor het doorvoeren van

wijzigingen.


2.2 Geschillen

Inleiding

Bij het afsluiten of gedurende de looptijd van contracten met deelnemers, zou een situatie

kunnen ontstaan waarin een deelnemer bezwaar maakt tegen een besluit van het Veluwe

collectief. Het Veluwe collectief heeft daarom een procedure hoe met deze bezwaren wordt

omgegaan, dit is de geschillenprocedure.

De door het Veluwe Collectief gehanteerde definitie van een geschil luidt als volgt:

“Iedere melding van een deelnemer, waaruit blijkt dat niet aan diens verwachting is voldaan,

die niet het karakter heeft van een snel te verhelpen misverstand of een gebrek aan informatie

en waarvan het duidelijk is, gelet op de teleurstelling bij de deelnemer, dat deze melding

aandacht verdient op een hoger niveau in de organisatie van het collectief".

Op contractvoorwaarden (zoals beheereisen, aanvullende beheervoorschriften, hoogte

vergoeding), die zijn vastgesteld door het bestuur, is geen bezwaar of beroep mogelijk. Dat

zijn besluiten die het collectief heeft genomen voordat de deelnemer een contract aanging. We

mogen ervan uit gaan dat een deelnemer hiermee bekend had kunnen zijn bij het afsluiten van

een contract en hiermee akkoord ging bij het ondertekenen van het contract.

Het bestuur van het collectief wijst een persoon (bestuurslid of coördinator) aan die

verantwoordelijk is voor de afhandeling van klachten, de portefeuillehouder Klachten. De

portefeuillehouder Klachten kan geen klachten behandelen, die over een dossier gaan die hij

zelf beheert. Voor zo’n klacht is de bestuurssecretaris de portefeuillehouder klachten.

De portefeuillehouder klachten legt een klachtdossier aan, waarin de volgende gegevens

worden opgenomen:

- de NAW-gegevens van de klager;

- de ontvangstdatum van het geschil;

- de naam van de behandelaar;

- een omschrijving van het geschil;

- de datum en de wijze van afhandeling van het geschil;

- de gevoerde correspondentie met betrekking tot het geschil;

- de status van het geschil (klacht, bezwaar of beroep en in behandeling of afgehandeld).

Deelnemers worden via de website van het collectief geïnformeerd over de klachtenprocedure

en de bezwaar- en beroepsmogelijkheden. Daarbij wordt expliciet aangegeven waar de

deelnemer terecht kan met zijn klacht, en eventueel daarna, met zijn bezwaar en beroep.

De geschillenprocedure wordt ingedeeld in drie onderdelen:

- Klachten;

- Bezwaar; en

- Beroep

Hierna wordt per onderdeel de procedure beschreven.


Procedure klachten

1. Klachten worden telefonisch, schriftelijk of via elektronische communicatie ingediend

bij de portefeuillehouder Klachten. De portefeuillehouder Klachten legt de klacht in

het klachtdossier vast.

2. De portefeuillehouder Klachten bevestigt de klager schriftelijk dat de klacht in

behandeling is genomen en dat hij binnen zes weken (bij eenvoudige klachten) dan

wel binnen drie maanden (bij complexe klachten) na indiening een schriftelijke reactie

ontvangt.

3. De portefeuillehouder klachten bestudeert en beoordeelt het dossier waarop de klacht

betrekking heeft en verzamelt verder alle relevante informatie; wint eventueel nadere

informatie in bij beklaagde en de klager (hoor en wederhoor). De portefeuillehouder

Klachten beoordeelt de verkregen informatie, bespreekt het dossier met een ander

binnen de organisatie als check op de eigen interpretatie (vier ogen principe) en neemt

een standpunt in.

4. De portefeuillehouder Klachten, informeert de klager schriftelijk en gemotiveerd over

dit standpunt, en legt het standpunt vast in het klachtdossier.

Indien de klacht niet naar wens is afgehandeld treedt de bezwarenprocedure in werking.

Procedure bezwaren

1. Betrokkenen moeten schriftelijk bezwaar maken bij het bestuur van het Veluwe

Collectief. Het bezwaarschrift moet binnen zes weken na de betwiste beslissing bij het

bestuur zijn ingediend. Een bezwaar is alleen mogelijk als de bezwaarmaker direct

betrokkene of diens gemachtigde is.

2. In het bezwaarschrift moet in ieder geval vermeld zijn:

a. naam en adres en BRS-nummer en/of KvK-nummer van betrokkene;

b. de datum waarop het bezwaarschrift is geschreven;

c. een omschrijving van de beslissing waartegen bezwaar wordt gemaakt of een

omschrijving van de situatie waar betrokkenen problemen mee heeft;

d. zo mogelijk een kopie van de beslissing bijvoegen of ander bewijsmateriaal;

e. de redenen waarom betrokkene bezwaar maakt;

f. handtekening.

3. Het dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris en penningmeester) van het Veluwe

collectief zal het bezwaar in behandeling nemen. Indien het bezwaar een handeling

betreft van een bepaald bestuurslid, dan is betreffend bestuurslid niet betrokken bij de

behandeling van het bezwaar, maar wordt als betrokkene gehoord.

4. Het dagelijks bestuur kan betrokkene(n) vragen om een mondelinge toelichting. In

geval van (vermeende) schade, kan het dagelijks bestuur (of een vertegenwoordiger

van hen) ter plaatse in het veld gaan kijken. In de beoordeling van het bezwaar kan het

dagelijks bestuur ook deskundigen raadplegen.

5. Het dagelijks bestuur zal binnen zes weken, na ontvangst (dagtekening) van het

bezwaarschrift, beslissen. De betrokkene ontvangt de beslissing schriftelijk of via

email. Het dagelijks bestuur geeft bij de bekendmaking een onderbouwing van het

besluit. De uitspraak wordt in het klachtdossier geregistreerd.

Is betrokkene het niet eens met de beslissing, dan kan binnen zes weken na de beslissing

(dagtekening) in beroep worden gegaan bij het bestuur van het Veluwe Collectief. .

Een bezwaar heeft geen opschortende werking op de uitvoering van het besluit.


Procedure beroep

Indien men het niet eens is met de uitkomst van de bezwarenprocedure, dan kan de

benadeelde deelnemer tegen het besluit in beroep gaan. Voor dergelijke gevallen is er een

beroepsprocedure. Hiervoor wordt een geschillencommissie in het leven geroepen.

De geschillencommissie wordt wisselend samengesteld afhankelijk van de inhoud van het

beroep. De geschillencommissie bestaat uit een lid voorgedragen door het bestuur van het

Veluwe Collectief en een lid voorgedragen door de bezwaarmaker. Deze twee leden kiezen

gezamenlijk een derde lid, die tevens voorzitter is. Deze geschillencommissie wordt na

afhandeling van het geschil weer opgeheven. Het advies van de geschillencommissie is niet

bindend.

1. Betrokkene moet schriftelijk beroep indienen bij het bestuur van het Veluwe collectief

2. Het beroepschrift moet binnen zes weken na verzending van de beslissing op het

bezwaar bij het bestuur zijn.

3. In het beroepschrift moet in ieder geval vermeld zijn:

a. naam en adres en BRS-nummer en/of KvK-nummer van betrokkene.

b. de datum waarop het beroepschrift is geschreven.

c. een omschrijving van de beslissing waartegen beroep wordt aangetekend. Zo

mogelijk een kopie van de beslissing bijvoegen.

d. de redenen waarom betrokkene beroep instelt.

e. handtekening.

4. Het bestuur van het Veluwe collectief en betrokkene benoemen een lid voor de

geschillencommissie. Deze twee leden benoemen gezamenlijk een derde lid als

voorzitter.

5. De geschillencommissie kan een beslissing nemen op basis van de bewijsstukken,

maar kan ook betrokkene(n) vragen om een mondelinge toelichting of deskundigen

raadplegen.

6. De geschillencommissie geeft binnen zes weken, na ontvangst (dagtekening) van het

beroepschrift een niet bindend advies aan het bestuur van het collectief. De

geschillencommissie geeft hierbij de reden aan waarom een bepaald advies is

gegeven..

7. Het bestuur neemt op basis van het advies een besluit. Deze beslissing is bindend. De

betrokkene ontvangt deze beslissing schriftelijk of via email.

Een beroep heeft geen opschortende werking op de uitvoering van het besluit.


3. Administratie & Financieel beheer

Veluwe collectief maakt gebruik van SCAN-GIS en SCAN-Office als administratief

beheersysteem.

3.1 Uitvoering en verantwoordelijkheid administratie

Feitelijke uitvoering binnen het administratief systeem gebeurt grotendeels door de

veldcoördinatoren. Opgesplitst per deelsysteem aan door de volgende functionarissen:

- Deelnemersregistratie/relatiebeheersysteem door de veldcoördinatoren

- Financiële administratie door de Financieel medewerker

- Beheerregistratie op perceelsniveau door de veldcoördinatoren

Het Veluwe collectief voert geen administratie samen met ander collectief.

De administratie wordt in eigen beheer uitgevoerd. De veldcoördinatoren hebben inzage in

elkaars gegevens. Voor het financiële deel geldt altijd het drie-paar-ogen principe voor ieder

onderdeel en controle door het bestuur.

Bestuurlijk verantwoordelijk is de penningmeester.

De jaarlijkse accountantscontrole wordt uitgevoerd conform het advies van SCAN. De

invulling hiervan zal eind 2015 worden vastgesteld middels een bestuursbesluit.

Er zal een automatische volledige back-up en archivering van alle bescheiden plaats vinden

via SCAN-office. De uitwerking hiervan zal medio 2015 verder vorm krijgen.

Uitdrukkelijk toestemming van het bestuur is nodig voor:

- Indienen van gebiedsaanvragen bij de provincie: Hiervoor is goedkeuring nodig van

het bestuur als geheel;

- Ondertekenen van opdrachten & contracten: Goedkeuring door de bestuurlijke

portefeuillehouder en in opdracht door de veldcoördinatoren

- Verrichten van betalingen Goedkeuring door de penningmeester

- Aangaan van financiële verplichtingen: Door de penningmeester. Tevens door de

velcoördinatoren mits zij hiertoe zijn gemandateerd via een bestuursbesluit.

Medewerkers voeren geen zelfstandige betalingen uit. Wel kunnen zij betalingen voorstellen

in het systeem voor telebankieren. De medewerker financiële zaken doet daarna de uitvoering.

De definitieve fiattering wordt verzorgd door de penningmeester..

Werkwijze betalingen

Bestuurlijk verantwoordelijk: Penningmeester

Wie stelt voor: Veldcoördinatoren of secretaris

Wie voert uit: Administratief medewerker

Fiattering bij alle betalingen: Penningmeester

Bij bedragen boven de € 5.000,= zijn twee handtekeningen vereist (penningmeester en een

tweede bestuurslid).Alle bescheiden worden automatisch gearchiveerd via SCAN OFFICE

Werkwijze perceelsregistratie

Mandaat:De veldcoördinator heeft mandaat om wijzigingen door te voeren

De veldcoördinator koppelt wijzigingen digitaal of per post terug aan de deelnemer


3.2 Archivering

Document Duur Hoe Wie / waar

Alle originele stukken

m.b.t.

de gebiedsaanvraag

7 jaar na laatste

betaling

Digitaal Secretaris / In

SCAN-Office

Lijst met deelnemers 7 jaar na laatste

betaling

Digitaal Veldcoördinatoren /

In SCAN-Office

Deelnemerscontracten 7 jaar na laatste

betaling

Origineel in print

en voorzien van

originele

handtekening

Veldcoördinatoren /

In ordner

“Contracten”

GIS-gegevens m.b.t.

contracten

7 jaar na laatste

betaling


In SCAN-Office

Mutaties in

beheercontracten

7 jaar na laatste

betaling


In SCAN-Office

Mutaties in beheer t.o.v.

gebiedsaanvraag (vóóraf!)

7 jaar na laatste

betaling


In SCAN-Office

Resultaten interne audits 5 jaar Digitaal Portefeuillehouders

Interne audit / In

SCAN-Office

Betalingsopdrachten 7 jaar na laatste

betaling

Digitaal Administrateur / In

SCAN-Office

Accountantscontrole 7 jaar na laatste

betaling

Origineel in print

Penningmeester / In

ordner

“Accountantscontro

le”

Gebiedsaanvraag

incl. onderliggende stukken

7 jaar na laatste

betaling


SCAN-Office

Betaalverzoek 7 jaar na laatste

betaling

Printversie moet zijn

ondertekend door het

bestuur: iemand die

statutair

tekeningsbevoegd is

Penningmeester / In

ordner

“Betaalverzoeken”

Schouwverslagen 7 jaar na laatste

betaling

Digitaal Veldcoördinator /

In SCAN-Office

Resultaten en planning

beheermonitoring

7 jaar na laatste

betaling

Digitaal Veldcoördinator /

In SCAN-Office


Intentieverklaring n.a.v.

voorintekening

1 jaar Digitaal Veldcoördinator

Agenda’s + bijlagen en

verslagen + bijlagen

bestuursvergaderingen

7 jaar na laatste

betaling


SCAN-Office

3.3 Betaling aan deelnemers

De betalingsopdracht aan deelnemers bestaat uit:

- Naam begunstigde

- Adres begunstigde

- KVK-nummer óf BIN-/BSN-nummer begunstigde

- IBAN-rekeningnummer begunstigde

- Het bedrag dat overgemaakt dient te worden

- De termijnen van betalingen (indien van toepassing)

- De prestaties conform achterdeurafspraak waarvoor de betalingen worden verricht

- De naam en handtekening van degene die handelt namens het bestuur

Optioneel andere zaken die het collectief belangrijk acht om op te nemen in de

betaalopdracht. Binnen een maand na ontvangst van de subsidies wordt uitbetaald aan de

deelnemers. De deelnemer ontvangt hiervoor een betaaloverzicht per mail of post.

Eindverantwoordelijk voor betalingen aan deelnemers is de penningmeester.

De uitvoering en voorbereiding kan gedelegeerd worden naar de veldcoördinatoren. De

uiteindelijk definitieve fiattering van de uitbetalingen wordt verricht door de penningmeester.

Het SCAN-Office systeem levert automatisch totaaloverzicht van alle betalingen per

deelnemer. Dit wordt door de veldcoördinator in de maand na elk boekjaar vastgelegd.

3.4 Betaalverzoek

Het voorbereiden van het betaalverzoek geschiedt door het veldcoördinatoren overleg onder

voorzitterschap van de secretaris van het bestuur.

Het betaalverzoek wordt uiterlijk op 15 mei van het lopende beheerjaar door de secretaris

ingediend. Op verzoek van de provincie zal het betaalverzoek worden onderbouwd conform

de beschikking op de gebiedsaanvraag. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van

onderbouwende gegevens uit SCAN-GIS. Per deelgebied wordt een verantwoording

opgesteld op basis van het gebiedsbeheerplan en de indien aanwezig best beschikbare

gegevens van de monitoring.

Verantwoordelijk voor het accorderen van het betaalverzoek is de penningmeester.


4. Contracten

4.1 Deelnemerscontracten

Deelnemerscontracten worden als volgt afgesloten:

- Na goedkeuring van de gebiedsaanvraag door de provincie worden de contracten zo

spoedig mogelijk opgesteld en ondertekend.

- In het contract zit een kaart waarop is vastgelegd welk beheer waar wordt uitgevoerd.

- In de tekst wordt beschreven hoe dit beheer moet worden uitgevoerd.

- In de tekst wordt de vergoeding aangegeven.

- Een van de medewerkers van het collectief spreekt het contract door met de

deelnemer.

- Het contract wordt persoonlijk afgegeven of per post gestuurd.

- Het contract wordt bij overhandiging ondertekend of per kerende post ondertekend

geretourneerd.

Deelnemerscontracten worden voorbereid met behulp van SCAN-office door de

veldcoördinatoren.

Twee leden van het bestuur van het Veluwe Collectief zijn in gezamenlijk handelen, bevoegd

tot het ondertekenen van een deelnemerscontract:

- De deelnemerscontracten worden door de veldcoördinator voorgelegd of toegezonden

aan het bestuur ter ondertekening.

- Na ondertekening door het bestuur wordt het contract ter ondertekening aan de

deelnemer gezonden.

Na beider ondertekening archiveert de veldcoördinator het getekende contract, digitaal in

SCAN-office.

Wijzigingen in beheercontracten:

- Wijzigingen worden doorgevoerd door de veldcoördinator.

- De veldcoördinator adviseert over aanpassingen binnen de kaders van de beheervisie

en gebiedsaanvraag. Leden zelf en medewerkers van het collectief kunnen aanpassing

voorstellen.

- Wijzigingen worden ingevoerd in SCAN-office.

- Wijzigingen worden door het lid en het bestuur ondertekend, op dezelfde wijze als bij

het oorspronkelijke deelnemerscontract.

- Het gewijzigde ondertekende beheercontract wordt digitaal gearchiveerd in SCAN-

office door de veldcoördinator.


4.2 Contracten met derden

Veluwe collectief heeft per 1 mei 2015 nog geen contracten afgesloten voor de uitvoerende

fase van het beheer. Het bestuur zal in de tweede helft van 2015 hiervoor contracten afsluiten

met de agrarische natuurverenigingen.

Collectief Veluwe is voornemens om voor de beheerondersteuning een contract af te sluiten

met SCAN voor hun systeem voor geografisch en databaheer ten behoeve van digitale

dataverwerking en kantoorautomatisering

In de voorbereidende fase is een contract afgesloten met een ecologisch specialist voor

gebieds- en proceskennis van natuur en landschapsbeheer ten behoeve van opstellen

beheervisie en beheerplan.

Kosten van contracten met derden: Voor SCAN (GIS en OFFICE) is het uitgangspunt 1% van

het totale beheerbudget. Andere onderdelen nader te bepalen nadat de gebiedsaanvraag is

goedgekeurd en er een definitieve begroting kan worden opgesteld.

Contracten met derden kunnen worden afgesloten door Ieder bestuurslid mits hiertoe

gemandateerd door het Algemeen Bestuur en mits het contract voldoet aan de door het

Algemeen Bestuur aangegeven kaders en budget.

Alle leden van het bestuur zijn tekeningbevoegd voor contracten met derden.

Werkwijze contracten met derden

- Per geval doet het bestuur een offerteverzoek en kan daarbij voorwaarden opstellen.

Het bestuur geeft de kaders aan voor de aan derden uit te besteden werkzaamheden.

De persoon die de voorbereiding verricht gaat op basis hiervan de eisen of wensen

formuleren en gaat vervolgens één of meer offertes opvragen.

- Na offerte aanvraag en keuze door het bestuur:

- Contracten met derden kunnen inhoudelijk wordt voorbereid door zowel bestuursleden

als medewerkers. Het bestuur verstrekt een ondertekende opdracht, waarin de

gevraagde diensten en financiële overeenkomst worden vastgelegd. Contracten

worden op maat opgesteld. Contracten bevatten altijd een inhoudelijke beschrijving

van de te verrichten werkzaamheden of diensten, een periode van uitvoering (met

begin- en einddatum) en een maximumbedrag voor de te declareren kosten.

- Contracten met derden worden digitaal gearchiveerd in SCAN-office door de

veldcoördinator.

Wijzigingen in contracten met derden worden als volgt doorgevoerd:

- Het bestuur kan wijzigingen in contracten doorvoeren op verzoek van de

dienstverlener of een van de medewerkers van het collectief.

- De wijziging wordt vastgelegd in een door het bestuur ondertekende opdracht die de

eerdere opdracht vervangt.

- De wijziging wordt digitaal gearchiveerd in SCAN-office door de gebiedscoördinator.


5. Het beheerplan

Dit hoofdstuk omschrijft hoe het Veluwe Collectief het proces rond het beheerplan vormgeeft.

De inhoudelijke invulling voor de totstandkoming van (de processtappen leidend tot) het

beheerplan wordt niet in het kwaliteitshandboek beschreven.

De in dit hoofdstuk beschreven processtappen vormen de basis van het beheer binnen het

collectief. Om deze reden is de wijze waarop het collectief dit proces vormgeeft van

doorslaggevend belang om de beoogde kwaliteit van het einddoel te behalen:

- Effectief agrarisch natuurbeheer door de deelnemers van het collectief dat bovendien

op efficiënte wijze gerealiseerd wordt.

Voor de uitvoering van de werkzaamheden rondom het beheerplanproces is voldoende

ecologische en landbouwkundige kennis bij de betrokken medewerker(s) vereist.

5.1 Voorintekening

Onder de activiteit voorintekening wordt verstaan dat het collectief in haar werkgebied

inventariseert welke deelnemers zich willen verbinden aan agrarisch natuur- en

landschapsbeheer en welke beheerpakketten ze willen of kunnen uitvoeren. Deze

voorintekening is voor de toekomstige deelnemer niet vrijblijvend: op het moment dat hij/zij

zich hier voor opgeeft moet het collectief er op kunnen rekenen dat zij na het ontvangen van

de beschikking op basis van de gebiedsaanvraag (voordeurafspraak met de Provincie) hier

ook daadwerkelijk contracten kan afsluiten met de individuele deelnemer

(achterdeurafspraken).

Met het streefbeeld voor het gebied, de beheerpakketten en vastgestelde spelregels gaat het

collectief naar de potentiële deelnemers om invulling aan dit streefbeeld te geven. Hun

wensen worden geïnventariseerd en de deelnemers worden enthousiast gemaakt voor het

uitvoeren van het benodigde beheer.

De voorintekening is belangrijk omdat deze maatgevend is voor de uiteindelijke

gebiedsaanvraag. Met de gebiedsaanvraag dient het collectief een subsidieaanvraag in bij de

Provincie voor het realiseren van de doelen. Als namelijk pas later zou blijken dat er veel

meer of veel minder animo is onder agrarische grondeigenaren dan wat in de gebiedsaanvraag

is vastgelegd, komt het collectief in de problemen met de Provincie en/of grondeigenaren op

het moment dat er een beschikking is afgegeven door de Provincie.

De voorintekening is dus belangrijk voor het collectief om voorafgaand aan de

gebiedsaanvraag duidelijk te hebben door wie en waar beheerpakketten uitgevoerd kunnen

worden. Daarnaast is de voorintekening belangrijk om een beeld te krijgen van de kwaliteit

van het beheer bij de uitvoerder. Hierbij wordt gestreefd naar een ecologisch en

bedrijfseconomisch optimale samenstelling aan beheerpakketten. Het gaat dan om de juiste

motivatie bij de uitvoerder om aan agrarisch natuurbeheer te doen, de inpasbaarheid van het

beheer in de bedrijfsvoering, de juiste manier van uitvoering van het beheer, de samenhang in

beheerpakketten en daarvan afgeleid de eventuele scholingsbehoefte bij de uitvoerders voor

verbetering van bovenstaande.

Het meest geschikte niveau voor afstemming van de beheerpakketten is bepaald in de

beheerstrategie van het Veluwe Collectief. Het Natuurbeheerplan van de Provincie dient als

kader van de beheerstrategie, onder andere voor de begrenzing van kansrijke gebieden. De

ANV inventariseert potentiële deelnemers binnen kansrijke gebieden met de beheerstrategie

van het collectief als leidraad. Grondeigenaren of beheerders die nog geen lid zijn van het


Veluwe Collectief maar waarvan grond binnen kansrijke zones ligt worden door de

coördinator van de betreffende ANV per brief of telefonisch geïnformeerd. Bovendien

worden potentiële deelnemers via de websites van het collectief en de ANV’s, en via

aankondigingen in regionale huis-aan-huisbladen attent gemaakt op informatiebijeenkomsten.

Deelnemers met een lopende overeenkomst worden persoonlijk benaderd per brief.

Tijdens deze informatiebijeenkomsten voorafgaand aan de voorintekening kunnen de

veldcoördinatoren van de ANV’s en potentiële deelnemers met elkaar in dialoog gaan. Indien

gewenst volgt een individueel gesprek tussen de veldcoördinatoren van de ANV’s en de

potentiële deelnemer.

Het Veluwe collectief beoordeelt het aanbod op kwaliteit en stuurt als volgt op gewenste

beheerkwaliteit:

1. Vooraf het streefbeeld/ de beheerstrategie van het collectief bepalen.

2. Dit streefbeeld/ de beheerstrategie goed aan de potentiële deelnemers uitleggen.

3. Aan de hand van de kansenkaart de mogelijkheden voor het beheer bespreken.

4. Eventueel aanvullende scholing vaststellen en afspraken over het volgen hiervan

maken (bijvoorbeeld het volgen van cursussen, zie ook hoofdstuk 8).

5.2 Beheerplan

Het beheerplan wordt door het collectief opgesteld als nadere invulling van de goedgekeurde

gebiedsaanvraag. Aan de basis van die gebiedsaanvraag ligt het concept-beheerplan dat wordt

opgesteld aan de hand van de informatie die wordt verkregen uit de voorintekening. Dit

concept-beheerplan is noodzakelijke voor het collectief zelf om een goed onderbouwde

gebiedsaanvraag te kunnen opstellen. Na goedkeuring van de gebiedsaanvraag kan het

concept-beheerplan na eventueel noodzakelijke aanpassingen worden vastgesteld als definitief

beheerplan.

In het (concept-)beheerplan werkt het collectief de ‘achterdeurafspraken’ uit en maakt zo

inzichtelijk welk beheer nodig is en wat de kwaliteit van het beheer is. Het bevat een kaart

met het te contracteren (in concept plan) of gecontracteerde (in definitief plan) beheer en een

onderbouwing van het beheermozaïek op basis van de beheerstrategie, met daarbij de

volgende punten beschreven:

- Samenhang in beheerpakketten, bijvoorbeeld door een beschrijving van de opbouw

van beheermozaïeken: hoe wordt voldaan aan het provinciale beheerplan.

- De beheerstrategie voor het gebied: hierin zijn de voorwaarden uit het provinciale

natuurbeheerplan uitgewerkt in een gebiedseigen aanpak van het beheer, spelregels

voor de achterdeur (bijvoorbeeld: hoe ziet een ecologisch en bedrijfseconomisch

optimaal beheermozaïek er uit, welke typen beheerpakketten zijn voor dit gebied het

meest geschikt (afweging ecologie/ bedrijfsmatige inpasbaarheid)) en eventueel

regionaal maatwerkpakketten.

- Samenwerking in het gebied met andere gebiedspartijen voor de afstemming en

uitvoering van het beheer inclusief taakverdeling.

- Inrichtingsmaatregelen of achterstallig onderhoud (onafhankelijk van financiering via

gebiedsaanvraag of andere bronnen).

- Aanvullende maatregelen (aanvullend op de beheerpakketten of het realiseren van

ecologische randvoorwaarden – bijvoorbeeld predatiemaatregelen).

- Eventuele aanvullende onderdelen op basis van voorwaarden in het provinciale

natuurbeheerplan.


Het conceptbeheerplan vormt de basis voor de gebiedsaanvraag, maar wordt niet meegeleverd

met de gebiedsaanvraag. De aanvraag omvat de ‘voordeurafspraken’ en wordt op een hoger

abstractieniveau ingediend (bijvoorbeeld x hectare van leefgebied type y onderverdeeld in

beheertypen en clusters van beheerpakketten z1 t/m z3). De afspraken in het concept-

beheerplan (bijvoorbeeld beheermaatregel a op locatie b) worden hierin samengevoegd.

Met het oog op een goede afstemming tussen het beheer door verschillende gebiedspartijen is

bespreking van de wederzijdse (concept-)beheerplannen onderdeel van het voortraject. Ook

met de Provincie wordt het (concept-)beheerplan vroegtijdig besproken.

Opstellen beheerplan

Het concept beheerplan wordt opgesteld door een ecologisch specialist. Verantwoordelijk

voor het beheerplan is de portefeuillehouder Beheerplannen.

Voor het opstellen en aanpassen van het beheerplan zijn de volgende beslismomenten van

belang:

- Beheerstrategie;

- De voorintekening als voorbereiding op het indienen van de gebiedsaanvraag: in het

jaar voorafgaand aan de openstellingsperiode. Op basis van de voorintekening wordt

een concept plan opgesteld;

- Op basis van de beschikking wordt het concept eventueel aangepast en vervolgens

definitief gemaakt;

- Jaarlijks voor aanvang van ieder nieuwe beheerjaar worden op basis van de evaluatie

en wijzigingsverzoeken van deelnemers waar nodig aanpassingen aan het beheerplan

doorgevoerd; en

- In bepaalde gevallen kan aanpassing tijdens het beheerjaar gewenst zijn. Dit is het

geval bij last minute beheer, wijzigingen in eigendomsoverdrachten, verbeteringen in

beheer en wijzigingsverzoeken van deelnemers, indien ecologisch gezien

verantwoord.

Het beheerplan wordt opgesteld in samenspraak met deelnemers, Waterschap, relevante

terreinbeherende organisaties zoals Staatsbosbeheer, Natuurmonumenten, Gelders Landschap,

met provincie en gemeenten en ook met in het gebied actieve vrijwilligersorganisaties zoals

KNNV, IVN/etc.

De coördinator van het collectief kijkt of het beheerplan aansluit op bestaande beheerplannen

van tbo’s. Zo niet dan wordt intern gekeken of het beheerplan zo kan worden aangepast dat

het wel aansluit bij bestaande plannen. Sluit het na aanpassing nog niet voldoende op elkaar

aan dan wordt contact opgenomen met de betreffende organisatie om alsnog tot

overeenstemming te komen.

Daarnaast worden waar mogelijk vrijwilligersorganisaties met inzicht in het vóórkomen van

doelsoorten in het gebied (bijvoorbeeld KNNV, IVN, maar ook Sovon, Ravon enz.) betrokken

bij de totstandkoming van een beheerplan. Zij kunnen nuttige tips en inzichten geven wat

betreft de huidige natuurwaarden en mogelijkheden voor de toekomst.

N.B. Contactpersonen van TBO’s, gemeenten en vrijwilligersorganisaties enz zijn in het

“Register contactpersonen “ vermeld.


Toetsen en bewaken van beheerplan

Toetsing van de samenhang in de beheerpakketten geschiedt handmatig. De

portefeuillehouder beheerplannen voert samen met de coördinator deze toetsing uit. Hierbij

wordt ook beoordeeld of het beheerplan voldoet aan de voorwaarden uit het provinciale

natuurbeheerplan

De ruimtelijke samenhang wordt beoordeeld tot de meest actuele veldgegevens van de

verspreiding van doelsoorten door de portefeuillehouder Beheerplannen. Hij/zij vergelijkt

daarbij de meest actuele veldgegevens van de verspreiding van doelsoorten met het beleid met

betrekking tot die doelsoorten zoals deze zijn beschreven in het concept beheerplan.

De coördinator zoekt samen met de ecologisch deskundige naar oplossingen voor eventuele

negatieve toetsresultaten, afwijkingen of knelpunten en legt deze voor aan de

portefeuillehouder beheerplannen van het collectief. Na goedkeuring van de

portefeuillehouder beheerplannen wordt resultaat gemeld aan de deelnemers. Deelnemers

kunnen instemmen of eventuele bezwaren kenbaar maken bij het collectief (zie

klachtenprocedure). Zo nodig kan door coördinator een tegenvoorstel worden teruggelegd bij

de individuele deelnemer of groep van deelnemers in het betreffende deelgebied. Dit nieuwe

voorstel wordt getoetst, waarna de beheerpakketten per deelnemer worden vastgelegd in een

ondertekende intentieovereenkomst. Na goedkeuring van de gebiedsaanvraag wordt de

intentieovereenkomst omgezet in een definitief deelnemerscontract.

Als de gewenste beheerkwaliteit na de eerste voorintekening niet haalbaar is, kan eventueel

opnieuw een voorintekeningsbijeenkomst in het desbetreffende gebied georganiseerd of

worden (potentiële) deelnemers persoonlijk benaderd om de benodigde verbetering in het

beheer te bespreken. Wanneer dit alsnog geen kwalitatief voldoende beheerplan oplevert dan

is effectief agrarisch natuurbeheer binnen het deelgebied niet mogelijk. De betreffende

(potentiële) deelnemers worden door de betreffende coördinator op de hoogte gesteld.

Het collectief beschrijft een paragraaf 'kansen, knelpunten en risico's’ in het beheerplan.

Gedurende het beheer wordt met name gemonitord op deze paragraaf. Zo nodig wordt

gedurende het beheer door de coördinator ingegrepen om knelpunten op te lossen.

Informatie aan deelnemers

In eerste instantie worden beheerpakketten, omvang en locatie vastgelegd in een

intentieverklaring. De intentieverklaring wordt door de deelnemer ondertekent en naar de

ANV verzonden. Aan de hand hiervan wordt een conceptbeheerplan opgesteld. Na

goedkeuring van het gebiedsplan worden de afspraken vastgelegd in een deelnemerscontract

en ondertekend.

5.3 Ecologische toets

De ecologische toets is een methode waarmee het collectief kan beoordelen of:

- De gebiedsaanvraag tot doelbereik kan leiden;

- De beheerafspraken voldoen aan de voorwaarden uit het provinciale natuurbeheerplan

en de eigen spelregels van het collectief.

- De ecologische toets wordt uitgevoerd op basis van een erkende methode.

Doel van de ecologische toets is: De via de voorintekening verzamelde voorlopige

beheerafspraken (of wijzigingen hierin) worden getoetst op ecologische effectiviteit. Dit

gebeurt enerzijds als onderbouwing van de gebiedsaanvraag, anderzijds wordt deze toets

uitgevoerd voor het collectief zelf om te beoordelen of zij de beoogde kwaliteit kan leveren

dan wel kan voldoen aan de voorwaarden uit het provinciale natuurbeheerplan. De eerste


jaren wordt er zwaar op ingezet om voldoende kwaliteit te realiseren en te borgen en om de

deelnemers bewust te maken van hun rol en bijdrage in het totale beheerplan.

De resultaten van de ecologische toets worden op drie manieren gebruikt:

- Borging van voldoende kwaliteit van het beheer;

- Onderbouwing van de gebiedsaanvraag en de mutaties daarvan;

- Basis voor de gesprekken met de deelnemers voor het afsluiten dan wel wijzigen van

deelnemerscontracten.

De ecologische toets wordt uitgevoerd op verschillende momenten in het proces:

- Vóór de voorintekening als basis voor minimale instap (bepalen streefbeeld van het

collectief);

- Na de voorintekening als voorbereiding van de gebiedsaanvraag;

- Na wijzigingen in het beheer, bijvoorbeeld op verzoek van een deelnemer;

- Na evaluatie van het beheer;

- Na wijzigingen in de verspreiding of aantallen van te beschermen doelsoorten tijdens

het seizoen of voor het volgende seizoen.

De ecologische toets binnen een deelgebied wordt uitgevoerd door drie personen: de

coördinator van de betreffende ANV binnen dat gebied, de ecologisch expert en de

portefeuillehouder Beheerplannen.

De momenten waarop de ecologische toets wordt uitgevoerd zijn:

- Vóór de voorintekening als basis voor minimale instap (bepalen streefbeeld van het

collectief);

- Na de voorintekening als voorbereiding van de gebiedsaanvraag;

- Na wijzigingen in het beheer, bijvoorbeeld op verzoek van een deelnemer;

- Na evaluatie van het beheer;

- Na wijzigingen in de verspreiding of aantallen van te beschermen doelsoorten tijdens

het seizoen of voor het volgende seizoen.

De ecologische toets bestaat uit onderstaande stappen:

1. Het bestuur van het collectief bepaalt wie de ecologische toets uitvoert.

2. Op basis van het Natuurbeheerplan wordt een overzicht gemaakt van alle criteria per

agrarisch natuurbeheercluster, gerubriceerd op instapeis/richtlijn. Dit overzicht wordt

opgenomen in de beheerstrategie van het collectief.

3. Aan de hand van de gemaakte keuzes in de beheerstrategie wordt bepaald op welk

niveau de toetsing van het beheer plaatsvindt.

4. Er wordt een overzicht gemaakt van meetbare criteria (bijv. minimale oppervlakten en

lengten, afstanden, aantallen pakketten). Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen

criteria die op kaart gemeten moeten worden of per (deel)gebied opgeteld moeten

worden.

5. In het beheerplan wordt beschreven hoe knelpunten in de inrichting (waarvoor geen

financiering voor inrichtingsmaatregelen beschikbaar is) zijn meegenomen in het

beheer.

6. Beoordeel op kaart of de gemaakte beheerafspraken op de juiste locaties liggen (daar

waar doelsoorten al aanwezig zijn, of kansrijke gebieden voor doelsoorten). Als de

locaties niet voldoen aan deze eisen dan moet onderbouwd zijn waarom de

beheerafspraken toch worden meegenomen in het beheerplan.


7. Beoordeel op kaart of de gemaakte beheerafspraken voldoende samenhang hebben op

basis van het gemaakte overzicht van criteria bij stap 2 en 4. Indien de

beheerafspraken niet voldoen aan de gestelde instapcriteria, onderbouw dan waarom

deze beheerafspraken toch worden meegenomen in het beheerplan.

8. Degenen die de ecologische toets uitvoeren, brengen de mate van effectiviteit van het

beheer in beeld. Zij beoordelen ook de resultaten van de ecologische toets op hun

inpasbaarheid en uitvoerbaarheid. En onderbouwen de gemaakte keuzes voor

beheerpakketten. Dit wordt in het toetsrapport vastgelegd.


6 Controle

Het Veluwe collectief is eindbegunstigde en daarmee eindverantwoordelijk voor de

afgesproken prestaties op gebiedsniveau zoals weergegeven in een gebiedsaanvraag. De

prestaties op gebiedsniveau vormen de optelsom van de prestaties van de individuele

beheerders. Het eventueel niet nakomen van gemaakte afspraken met individuele beheerders

vormt daarmee een risico voor het realiseren van de gebiedsaanvraag. Met de schouw (6.1)

ziet het collectief er op toe dat individuele beheerders de afspraken uit het deelnemerscontract

nakomen. Indien dit niet het geval is, kan het collectief een aantal maatregelen treffen op basis

van het herstel- en sanctiebeleid (6.2).

6.1 Schouw

Het Veluwe collectief voert minimaal eens per 6 jaar, een schouw uit bij iedere deelnemer

met wie zij een deelnemerscontract heeft afgesloten. De schouw is een interne controle binnen

het collectief.

Doel van de schouw is: Uitvoeren van veldcontroles om de naleving van de voorwaarden te

controleren en daarbij, zo nodig, optreden tegen in gebreke blijvende deelnemende boeren/

grondgebruikers aan de achterdeur. Daarnaast kan de schouw ook helpen het beheer bij te

sturen om zo het gewenste resultaat te behalen.

Om objectiviteit te kunnen waarborgen wordt bij de uitvoering van de schouw een externe

deskundige betrokken. De organisatie van de schouw is in handen van het Veluwe collectief.

De schouw houdt in:

- Het Veluwe collectief controleert of de deelnemer de beheerpakketten volgens

afspraak (deelnemerscontract) uitvoert. Met andere woorden: er wordt gecontroleerd

of een correcte besteding van de beheervergoeding plaatsvindt.

- Het Veluwe collectief beoordeelt de kwaliteit van de uitgevoerde beheerpakketten.

- Het Veluwe collectief doet (indien nodig) handreikingen om het beheer te verbeteren.

Naast het feit dat de schouw een controlerende functie heeft, wordt met de schouw dus ook

een extra moment gecreëerd waarop beoordeeld kan worden of het nodig is om het beheer bij

te sturen om de gewenste natuurdoelen te kunnen realiseren.

Verantwoordelijkheid en uitvoering

Het Veluwe collectief bestuurslid met de portefeuille “Schouw” is verantwoordelijk voor de

schouw.

De schouwcommissie is verantwoordelijk voor de uitvoer. De schouwcommissie bestaat uit

minimaal twee leden:

- de coördinator van de betreffende ANV en

- een onafhankelijk deskundige.

Zo nodig, in specifieke ecologisch ingewikkelde gevallen, wordt de schouwcommissie met

een derde persoon, een ecologisch deskundige op dat specifieke gebied uitgebreid.

De leden van de schouwcommissie voeren de schouw uit.

Bij selectie van de leden van de schouwcommissie wordt rekening gehouden met de volgende

aandachtspunten:


- Kennis van beheerpakketten

- Ecologische kennis per leefgebied en beheertype

- Communicatieve vaardigheden

- Bekendheid met het agrarisch bedrijf

- Bekendheid met het gebied

- Geen direct belanghebbende in het te schouwen gebied voor agrarisch natuurbeheer

- De onafhankelijk deskundige mag, behalve als lid van de schouwcommissie, niet

werkzaam zijn voor het Veluwe collectief.

Uitvoeren van schouw bij individuele deelnemer

Om zeker te weten dat gemaakte afspraken aan de voordeur kunnen worden waargemaakt is

het goed om te controleren of het beheer op juiste wijze wordt uitgevoerd. Het is alleen niet

realistisch om alle deelnemers elk jaar te controleren. Het is wel wenselijk dat alle deelnemers

in de looptijd van de gebiedsaanvraag ten minste één keer worden gecontroleerd.

Voor het selecteren van deelnemers / beheereenheden die worden gecontroleerd wordt

jaarlijks een aselecte steekproef genomen: Bij die selectie vallen deelnemers / beheereenheden

af die in voorgaande jaren zijn geschouwd.

Daarnaast kan er gericht worden gecontroleerd na signalen van onder andere de NVWA, dat

beheer onjuist wordt uitgevoerd.

- De schouwcommissie selecteert jaarlijks de te schouwen deelnemers / beheereenheden

op basis van de steekproef en de toevoegingen. Deze selectie wordt op kaart gezet met

daarbij de afgesloten beheerpakketten.

- De schouwcommissie voert de schouw uit op het moment volgens de SCAN-

schouwkalender.

- De schouwcommissie voert de schouw op de geselecteerde beheereenheden uit. Bij

voorkeur is bij de schouw ook de deelnemer aanwezig. De schouwcommissie

beoordeelt de beheereenheid op basis van de beheereisen en aanvullende

beheervoorschriften uit de pakketvoorwaarden. Naast deze beoordeling kan de

schouwcommissie verbetermaatregelen aan de beheerder adviseren, waarmee hij het

beheer ecologisch kan optimaliseren. Verbetermaatregelen zijn een advies van de

schouwcommissie en vallen niet onder het herstel- of sanctiebeleid.

Per geschouwde deelnemer / perceel wordt een schouwformulier (uit SCAN Office) opgesteld

en ondertekend door de schouwcommissie en indien hij aanwezig is, ook door de deelnemer.

De schouwcommissie archiveert de individuele schouwformulieren in SCAN Office.

- Indien tijdens de schouw geen afwijkingen zijn geconstateerd, mailt of zendt de

schouwcommissie het schouwformulier binnen 2 weken na de schouw aan de

deelnemer.

- Indien wel afwijkingen zijn geconstateerd (zie ook herstel- en sanctiebeleid hoofdstuk

6.2) loopt het proces als volgt:

o De schouwcommissie informeert de deelnemer over de geconstateerde

afwijkingen.

o De schouwcommissie geeft op het schouwformulier een advies over de herstel-

en sanctiemaatregelen

o De schouwcommissie legt de schouwformulieren met afwijkingen + advies

over herstel- en sanctiemaatregelen voor aan het Veluwe Collectief bestuurslid

met de portefeuille “Schouw”.


o De portefeuillehouder “Schouw” bespreekt deze schouwformulieren, inclusief

de geadviseerde herstel- en sanctiemaatregelen, met het dagelijks bestuur van

het Veluwe Collectief.

o De portefeuillehouder “Schouw” en het dagelijks bestuur nemen een besluit

over de geadviseerde maatregelen. Zij kunnen hierbij besluiten tot een schouw

met een derde persoon (ecoloog).

o Na vaststelling van de sanctiemaatregelen door portefeuillehouder “Schouw”

en dagelijks bestuur, informeert de schouwcommissie de deelnemer schriftelijk

over herstel- en sanctiemaatregelen.

o De afspraken over bijsturing van het gevoerde beheer en de herstel- en

sanctiemaatregelen, worden ondertekend door het Veluwe Collectief

bestuurslid met de portefeuille “Schouw”, de schouwcommissie en de

deelnemer.

Jaarlijkse schouwrapportage

Jaarlijks wordt een geaggregeerde schouwrapportage van de individuele beoordelingen

opgesteld door de schouwcommissie en voorgelegd aan het Veluwe Collectief bestuurslid met

de portefeuille “Schouw”.

- De schouwcommissie is verantwoordelijk voor het opstellen van deze

schouwrapportage.

- De bevindingen van de schouw, alsmede de geaggregeerde verbetermaatregelen en de

herstel- en sanctiemaatregelen, worden in deze schouwrapportage gerapporteerd.

Het Veluwe collectief bestuurslid met de portefeuille “Schouw” stelt de uiteindelijke

schouwrapportage vast en bespreekt de schouwrapportage in de bestuursvergadering van het

Veluwe Collectief. De portefeuillehouder “Schouw” stelt de schouwrapportage ter

beschikking aan de secretaris van het Veluwe collectief.

6.2 Herstel en sanctiemaatregelen

Het herstel- en sanctiebeleid van het Veluwe collectief beschrijft de wijze waarop het

collectief handelt bij het niet naleven door de deelnemer van de beheereisen en/of aanvullende

beheervoorschriften geconstateerd tijdens de schouw (zie hoofdstuk 6.1).

Indien een deelnemer zich niet houdt aan beheereisen en aanvullende beheervoorschriften kan

het Veluwe Collectief aan beheerder herstelmaatregelen opleggen. Maar indien herstel niet

(meer) mogelijk is, kan er ook een sanctie worden opgelegd.

Herstel- en sanctiemaatregelen worden, na advies van de schouwcommissie, vastgesteld en

opgelegd door het bestuurslid met de portefeuille “SchouW” samen met de 3 leden van het

dagelijks bestuur van het Veluwe Collectief.

Wanneer herstel of sanctie?

Bij een geconstateerde afwijking beoordeelt de schouwcommissie eerst de mogelijkheid tot

herstel. Er zijn 3 mogelijkheden, die mede afhankelijk zijn van het afgesloten beheerpakket:

1. Er is een mogelijkheid tot herstel op korte termijn, deze termijn is afhankelijk van het

pakket en schouwmoment


2. Er is een mogelijkheid tot herstel buiten het lopende beheerjaar

3. Er is geen mogelijkheid tot herstel of er is zelfs schade toegebracht aan de

biodiversiteit

In de gevallen 1 en 2 treedt het herstelprotocol in werking. Als herstel niet mogelijk is (3) dan

treedt het sanctieprotocol in werking.

Herstelprotocol

Indien er een mogelijkheid is tot herstel, krijgt de beheerder de mogelijkheid tot herstel en

ook een waarschuwing (zie sanctieprotocol)..

Herstel is het gecontracteerde beheer herstellen, zodat alsnog aan de pakketvoorwaarden

wordt voldaan. Er zijn 2 herstelmogelijkheden:

1. De eerste mogelijkheid is binnen het lopende beheerjaar (binnen een vaste termijn).

Dit kan op de gecontracteerde beheereenheid, maar zou ook kunnen door dezelfde

doelstelling op een naburig gecontracteerd perceel uit te voeren, mits dit past binnen

het beheerplan van het collectief. Voorbeeld: het afgesproken plas-dras heeft

onvoldoende waterniveau. De waterstand wordt komende week tot niveau verhoogd.

2. De tweede mogelijkheid tot herstel ligt buiten het lopende beheerjaar en dient op de

gecontracteerde beheereenheid plaats te vinden. Mits dit perceel nog steeds past

binnen het beheerplan van het collectief. Voorbeeld: de niet tijdig geknipte haag,

wordt in de winterperiode alsnog geknipt.

Gedurende de herstelperiode wordt het uitbetalen van de beheervergoeding voor het te

herstellen beheer door het Veluwe Collectief opgeschort.

Wanneer herstel is uitgevoerd heeft de deelnemer een meldplicht aan het collectief. Indien de

melding niet door de deelnemer binnen de afgesproken termijn wordt gedaan, treedt alsnog

het sanctieprotocol in werking (niet uitbetalen van beheervergoeding).

Na melding van de beheerder voert de schouwcommissie een herschouw uit van het herstelde

beheer. Pas daarna kan de eventueel opgeschorte van de beheervergoeding plaats vinden. De

kosten van de herschouw worden door het Veluwe Collectief altijd in rekening gebracht aan

de beheerder.

Sanctieprotocol

Het sanctieprotocol treedt in werking wanneer:

- de deelnemer twee waarschuwingen achtereen (zie herstelprotocol) ontvangt;

- beheerafspraken onherstelbaar niet zijn nagekomen (bijvoorbeeld bij te vroeg maaien

op een weidevogelperceel);

- beheerafspraken definitief onherstelbaar niet zijn nagekomen (bijvoorbeeld door een

knotboom om te zagen).

Een sanctie is de maatregel, die het collectief ten opzichte van de beheerder neemt, als die

deelnemer bij het voldoen aan beheereisen en beheervoorwaarden in gebreke is gebleven.

De sanctiemaatregelen, die het collectief tot haar beschikking heeft zijn:

1. Het niet uitbetalen van de beheervergoeding voor de betreffende beheereenheid

voor één jaar

o Bij 2 waarschuwingen achtereen (zie herstelprotocol); en

o Wanneer de deelnemer in enig beheerjaar onherstelbare schade heeft

veroorzaakt.


2. Het niet uitbetalen van de beheervergoeding voor het lopende beheerjaar, het

terugvorderen van de beheervergoeding over de voorgaande contractjaren en

ontbinding van het contract voor deze beheereenheid

o Wanneer de deelnemer in enig beheerjaar definitief onherstelbare schade

heeft veroorzaakt; of

o Wanneer een deelnemer een tweede keer achtereen onherstelbare schade

veroorzaakt.

Wanneer de deelnemer bezwaar maakt tegen een sanctie treedt de geschillenprocedure

(hoofdstuk 2.2) in werking.

6.3 Controles NVWA

De Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit (NVWA) controleert de collectieven. Naast een

administratieve controle bij het collectief, controleert de NVWA steekproefsgewijs in het veld

of de afspraken/prestaties waarvoor het collectief financiële middelen ontvangt, daadwerkelijk

worden uitgevoerd. Resultaten van de controles worden door NVWA teruggekoppeld aan de

collectieven.

De NVWA controleert ook of de individuele deelnemer zich houdt aan de ‘cross-compliance-

eisen’ (randvoorwaarden op het gebied van milieu, voedselveiligheid, gezondheid en

dierenwelzijn om inkomenssteun uit pijler 1 van het GLB te ontvangen). Hoewel het

collectief momenteel alleen een rol vervult in pijler 2 van het GLB, komt de sanctie bij het

collectief terecht, indien een overtreding van de cross-compliance wordt geconstateerd bij de

agrariër.

Wanneer door de NVWA een afwijking wordt geconstateerd dan wordt daarover een

controlerapport opgesteld. In dat rapport kan een reactie van de gecontroleerde worden

meegenomen. Het betaalorgaan legt aan de deelnemer, indien van toepassing, een boete op,

op basis van de controlerapporten. Deze boete staat open voor bezwaar en beroep.

Wanneer deze controles aanleiding geven tot sanctionering dan zijn dit altijd sancties voor het

collectief en niet voor de individuele deelnemer.

Door NVWA opgelegde kortingen en sancties worden door het Veluwe Collectief altijd

volledig doorberekend aan de deelnemer. Doorberekende kortingen en sancties worden in

SCAN Office geregistreerd.

Om zelf een goed beeld te krijgen van de situatie kan het collectief ook een eigen schouw

uitvoeren om te bepalen of de bevindingen van de NVWA gedeeld worden. Als bevindingen

van NVWA niet gedeeld worden, maakt het Veluwe Collectief bezwaar tegen de opgelegde

korting of sanctie.

Communicatie over NVWA controles

De controlebevindingen worden door de coördinator van de ANV altijd schriftelijk aan de

deelnemer teruggekoppeld.

Als sprake is van een sanctiemaatregel, dan wordt naast een schriftelijke bevestiging, de

maatregel ook altijd telefonisch / persoonlijk toegelicht aan de deelnemer.


De bestuurder van het collectief met de portefeuille Schouw communiceert met de provincie

over de NVWA bevindingen.

7. Evaluatie

7.1 Beheermonitoring

De beheermonitoring wordt gecoördineerd in het werkoverleg van de veldcoördinatoren,

onder voorzitterschap van de secretaris van het bestuur. Bestuurlijk verantwoordelijk is de

portefeuillehouder Beheerplannen.

Voor de uitvoering van de beheermonitoring worden waar mogelijk vrijwilligers ingezet,

waar nodig professionele tellers. Deze invulling is medio mei 2015 nog niet bekend. Indien

vrijwilligers worden ingezet, dan zal een vrijwilligersbeleid worden opgesteld onder

verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder Kwaliteit. Indien professionele tellers worden

ingezet, dan zal hiervoor een contract met derden worden opgemaakt.

Beheermonitoring wordt uitgevoerd volgens de door SCAN aangeleverde protocollen. De

resultaten worden digitaal vastgelegd in SCAN OFFICE. Resultaten zijn binnen 3 maanden

na afloop van het beheerjaar beschikbaar. Deze resultaten worden gearchiveerd in het SCAN

ICT systeem

Terugkoppeling beheermonitoring aan deelnemers:

- Mondeling bij het veldbezoek indien de deelnemer aanwezig is en er belangstelling

voor heeft. Op aanvraag van de deelnemers worden de resultaten per email (of post)

toegestuurd.

- Verder wordt de informatie verspreidt via de totale eindrapportage aan het eind van

het beheerjaar. Dit wordt toegelicht op de algemene ledenvergadering.

- De veldcoördinatoren zullen voor de deelnemers activiteiten organiseren om kennis te

delen, te ontwikkelen en over te dragen. Dat kan in de vorm van een studieavond met

een externe spreker, een evaluatieavond waarbij de resultaten van de beheermonitoring

worden besproken of een (zomeravond)excursies.

Ook andere vormen zijn denkbaar. Dit wordt in overleg tussen de veldcoördinatoren nader

ingevuld.

7.2 Evaluatie beheer per beheertype

De bestuurlijk portefeuillehouder beheerplannen is verantwoordelijk voor de evaluatie per

beheertype. Deze evaluatie wordt door een aangewezen veldcoördinator uitgevoerd.

Als evaluatie per leefgebied of de doelsoort zal een evaluatie worden gemaakt op het niveau

van de leefgebieden, met aandacht voor de relevante doelsoorten. Daarbij wordt aandacht

gegeven aan de volgende aspecten:

- Heeft de wijze van beheer (potentieel) maximaal ecologisch effect?


- Zijn de beheervoorwaarden of -pakketten optimaal voor het bereiken van het doel?

- Is ligging van de beheerlocaties optimaal?

- Heeft het gebied voldoende variatie (of juist voldoende eenheid) voor de beoogde

doelsoort?

Gegevens van de inventarisaties, worden eerst beoordeeld en daarna verwerkt in een

rapportage. Deze wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder

Beheerplannen. De rapporten komen beschikbaar via de website, alle rapporten worden in

SCAN Office bewaard.

Naar aanleiding van deze evaluaties:

- Voorstellen tot wijzigingen in het beheerplan kunnen worden gegeven door alle

betrokken partijen, deelnemers, vrijwilligers, veldmedewerkers etc.

- De veldcoördinatoren kunnen, eventueel onderbouwd met extern advies, een verzoek

tot wijziging aan het bestuur voorleggen.

- Het Algemeen Bestuur besluit over de wijziging.

- De veldcoördinator voert het gewijzigde beheer door.

Deze evaluatie zal nog verder uitgewerkt worden, vanuit Alterra wordt hiervoor kennis

ontwikkeld die gebruikt kan worden. Het bestuur zal op basis daarvan een wijze van

evalueren vaststellen.

- Deelnemers, vrijwilligers en betrokken terreinbeheerders ontvangen jaarlijks een

evaluatie van de effectiviteit van het beheer

- Rapporten zijn vrij beschikbaar op website.

- Vrijwilligers worden jaarlijks uitgenodigd voor bespreking van de evaluatie.

7.3 Evaluatie met deelnemers

Evaluatie met deelnemers wordt uitgevoerd door de veldcoördinator. Hij belegt per gebied of

deelgebied een informatieavond om de resultaten te bespreken en verbeteringen aan te dragen.

Beheerplan

Het beheer per leefgebied wordt ieder jaar geëvalueerd door de veldcoördinator,

portefeuillehouder Beheerplannen en eventueel ecologisch specialist

Effecten op waterkwaliteit en waterdoelen worden geëvalueerd door veldcoördinator,

portefeuillehouder Beheerplannen en eventueel ecologisch specialist, in samenspraak met het

Waterschap

Verzoeken tot wijziging

Iedereen kan op elke gewenste wijze voorstellen tot wijziging beheer indienen bij de

veldcoördinator. Op elk voorstel volgt een reactie van de veldcoördinator per e-mail,

gearchiveerd in SCAN-Office.

Het overleg van veldcoördinatoren beoordeelt een wijzigingsvoorstel op de ecologische

effectiviteit. Voorstellen die de effectiviteit van het beheer aantasten, worden verworpen.

Voorstellen waarvan een versterking van de effectiviteit mag worden verwacht worden

voorgelegd aan de bestuurlijk portefeuillehouder kwaliteit. Indien deze akkoord is, wordt de

voorgenomen wijziging voorgesteld aan de betreffende deelnemers.


Vermindering van de intensiteit van het beheer is wenselijk als uit de monitoring blijkt dat

het niet effectief is. Indien beheer effectief is, wordt het niet aangepast.

Per regio hebben de veldcoördinatoren direct overleg en afstemming met beheerder van de

terreinbeherende organisaties. Met hen worden aanpassingen in beheer afgestemd indien een

natuurgebied in de nabijheid ligt.

Deelnemers worden als volgt geïnformeerd over evaluatie van beheerplan en

beheermonitoring:

- Deelnemers ontvangen jaarlijks een overzicht van resultaten en ontwikkelingen, met

daarbij wijzigingen van beheer in hun deelgebied. De veldcoördinatoren beleggen

periodiek een bijeenkomst om met de deelnemers in gesprek te gaan over de relatie

tussen hun beheer en de effecten op de doelsoorten. Uitdagen om met verbeteringen in

beheer te komen.

7.4 Evaluatie met provincie

Evaluatie met de provincie wordt uigevoerd door de secretaris met de veldcoördinatoren.

Als input hiervoor wordt gebruikt:

- Beheerplan en gebiedsaanvraag

- Het jaarlijks betaalverzoek

- De jaarlijkse financiële verantwoording

- De jaarlijkse beheermonitoring, schouwrapportages

Als de voordeurafspraken niet zijn gerealiseerd volgt Direct overleg met de provincie. De

conclusies hieruit worden direct naar de deelnemers gecommuniceerd.


8. Kwaliteit van de organisatie

Bestuurders, medewerkers en deelnemers van het Veluwe collectief dienen bepaalde

kwaliteiten te hebben die ervoor zorgen dat de kwaliteit van de organisatie en dus het

agrarisch natuurbeheer kan voldoen. Dit wordt geregeld door de beoogde kwaliteiten van

bestuurders, medewerkers en deelnemers te beschrijven.

Binnen de organisatie dienen deze kwaliteiten aanwezig te zijn, geborgd en verder te worden

ontwikkeld. De wijze waarop dit wordt bereikt staat beschreven in dit hoofdstuk.

8.1 Kwaliteit van de bestuurders

Het Veluwecollectief werkt bij de benoeming van bestuurders volgens een vastgelegde

procedure.

1. Het bestuur van het Veluwe collectief bestaat uit ten minste 9 bestuursleden. Deze 9

bestuurders zijn afkomstig uit de anv’s VeluweIJsselzoom (2), stichting BAO (2),

Randmeerkust (2), Vallei Horstee (1) en Binnenveld (1). Aangevuld met 1 bestuurslid

uit LTO.

2. Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, secretaris en een penningmeester (=

dagelijks bestuur)

3. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van 4 jaar, waarbij het bestuur een

rooster van aftreden opstelt. Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar. Een

tussentijds benoemd bestuurslid neemt op het rooster de plaats in van zijn voorganger.

4. Bij het ontstaan van één (of meer) vacature(s) in het bestuur, zullen de overblijvende

bestuursleden met algemene stemmen binnen twee maanden na het ontstaan van de

vacature(s) daarin voorzien door de benoeming van één (of meer) opvolger(s).

5. Mocht(en) in het bestuur om welke reden dan ook één of meer leden ontbreken, dan

vormen de overblijvende bestuursleden, of vormt het enige overblijvende bestuurslid

niettemin een wettig bestuur, zie akte van oprichting.

6. De leden van het bestuur genieten geen beloning voor hun werkzaamheden. Zij

hebben wel recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie

gemaakte kosten.

7. Niet tot bestuurslid benoembaar zijn personen die in dienst zijn of werkzaam zijn ten

behoeve van de coöperatie.

Het bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en 6 overige leden met de

aandachtsgebieden (portefeuillehouder) :

- Schouw;

- Kwaliteit;

- Klachten;

- Beheerplannen

- Interne audit (2 bestuursleden)

Een bestuurder van het Veluwecollectief wordt beoordeeld op de volgende competenties in

algemene zin:

- HBO denk- en werkniveau

- Wonend in het werkgebied van het collectief

- Beschikken over een netwerk in de regio en in het groene domein

- Aantoonbaar belangstelling voor, en kennis van landbouw, ecologie, hydrologie,

flora/fauna, landschap, plattelandsontwikkeling, communicatie of agrarisch

specialisme.


- Brede maatschappelijke kijk op de (duurzame) ontwikkeling van de landbouw in het

landelijk gebied

- Bestuurlijke ervaring en een team player die over voldoende communicatieve

vaardigheden beschikt

- Proactieve houding en een oog voor mogelijkheden voor verbetering van de

organisatie

- Beschikbare tijd: minimaal 2 uur per week

Leden van het dagelijks bestuur dienen aantoonbaar voldoende te beschikken over de

volgende competenties:

Voorzitter:

- Ervaring met representatie, leidinggevende kwaliteiten

- Beschikking over een breed ‘netwerk’, binnen de groene sector

- Goede en kritische sparring partner voor personeel en overige bestuursleden

- Als woordvoerder namens de organisatie en als onderhandelaar met derden beschikt

hij/zij over goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht (inspirerend

leiderschap)

- Binnen de organisatie streeft hij/zij na om ieders kwaliteiten optimaal te benutten ten

dienste van de organisatie als geheel (samenbindend leiderschap)

- De voorzitter is samen met de overige bestuursleden mede verantwoordelijk voor het

- functioneren van de organisatie.

Secretaris:

- Bij voorkeur ervaring als secretaris van bestuur bij een vergelijkbare organisatie

- Gewend gestructureerd te werken

- Goede en kritische sparring partner voor uitvoeringsorganisatie m.b.t. de

administratieve organisatie

- Beschikken over voldoende affiniteit met de digitale snelweg

Penningmeester:

- Bij voorkeur een financiële of bedrijfskundige achtergrond

- Ervaring met de financiën van stichtingen en/of verenigingen

Indien een bestuurslid wordt benoemd die niet voldoende beschikt over een of meer van de

genoemde competenties, zal het bestuur deze keuze onderbouwen. Deze onderbouwing zal

een plan van aanpak bevatten waarin staat uitgelegd hoe het nieuwe bestuurslid alsnog aan de

eisen kan voldoen en binnen welke termijn dit dient te gebeuren. Ook krijgt het nieuwe

bestuurslid begeleiding voor zolang als dit nodig is of zoals vastgelegd in het plan van

aanpak.


8.2 Kwaliteit van de medewerkers

Het medewerkersbestand van het Veluwe collectief beperkt zich vooralsnog tot coördinatoren

en een administrateur. Het collectief geeft opdracht aan de aangesloten Agrarische Natuur

Verenigingen om werkzaamheden te laten uitvoeren door hun coördinatoren.

De coördinatoren hebben het volgende profiel:

- Bij voorkeur HBO denk- en werkniveau

- Ervaring met representatie, leidinggevende kwaliteiten.

- Beschikking over een breed ‘netwerk’, binnen de groene sector

- Vertaalslag kunnen maken van doelen naar functies incl. het leggen van koppelingen

tussen functies. Daarbij ook kunnen inleven in belangen van andere gebiedspartijen

- Vertaalslag kunnen maken tussen de te behalen doelen en zich ook kunnen inleven

- in belangen van andere gebiedspartijen

- Bij voorkeur ervaring bij een vergelijkbare organisatie (op regionaal niveau kunnen

werken met verschillende gebiedspartijen en belangen)

- Afwijzingen kunnen communiceren

- Goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht (inspirerend leiderschap)

- Binnen de organisatie streeft hij/zij na om ieders kwaliteiten optimaal te benutten ten

dienste van de organisatie als geheel (samenbindend leiderschap)

- De coördinator is samen met de overige bestuursleden mede verantwoordelijk voor het

functioneren van de organisatie

- Vaardigheid om als volwaardige gesprekspartner met provincie en andere

gebiedspartijen deel te nemen in het gebiedsproces

- Bedrijfseconomische kennis om vergoedingengrondslag te kunnen bepalen of de

kennis hier anderen voor op pad te sturen.

- Kennis van andere gebiedsdoelen in verband met de afstemming hier op

- Het beheerplan inclusief afwijzingen van aanmeldingen kunnen onderbouwen

- Vaardigheden aangaande personeelsmanagement

Voor de profielschets van administrateur en andere externe deskundigen gelden de

volgende aandachtspunten:

- Wonend in het werkgebied van het collectief of daar zeer bekend mee

- Kennis op minimaal HBO niveau over het aandachtsgebied waarvoor deskundige is

aangesteld

- Aantoonbaar belangstelling voor, en kennis van landbouw, flora/fauna en/of

landschap.

- Gewend gestructureerd / projectmatig te werken

- Brede maatschappelijke kijk op de (duurzame) ontwikkeling van de landbouw in het

landelijk gebied

- Gewend gestructureerd / projectmatig te werken

- Kan omgaan met de digitale snelweg

Voor de profielschets van de ecologisch specialist gelden de volgende aandachtspunten:

- Kennis op minimaal HBO niveau en 3 jaar ervaring in vergelijkbare werkzaamheden

- Ecologische kennis om de beheerstrategie en beheerpakketten voor het gebied mede

samen te kunnen stellen

- Kennis van gebied specifieke fysieke situatie om te beoordelen of en welke landelijke

pakketten, of maatwerk pakketten, ingezet kunnen worden voor het beheer.

- Ecologische kennis om vanuit beheerstrategie en voorintekening een concept

beheerplan op te stellen


- Kennis van het uitvoeren van de ecologische toets (hiervoor zullen landelijk erkende

gestandaardiseerde methoden worden gebruikt )en Kennis van de gebruikte methode

in de ecologische toets om de resultaten daarvan te doorgronden, op waarde te

schatten en op basis daarvan het beheerplan bij te stellen. Alsmede technische

vaardigheden om de ecologische toets uit te voeren.

- Het beheerplan en de beheerstrategie kunnen uitdragen naar het gebied.

- Gebiedsmedewerkers ondersteunen bij de onderbouwing van afwijzingen van

aanmeldingen op basis van ecologische gronden.

Voor de profielschets van het onafhankelijk lid van de schouwcommissie gelden de volgende

aandachtspunten:

- Kennis van beheerpakketten

- Ecologische kennis per leefgebied en beheertype

- Communicatieve vaardigheden

- Bekendheid met het agrarisch bedrijf

- Bekendheid met het gebied

- Geen direct belanghebbende in het te schouwen gebied voor agrarisch natuurbeheer

- De onafhankelijk deskundige mag, behalve als lid van de schouwcommissie, niet

werkzaam zijn voor het Veluwe collectief.

8.3 Aanwezige kennis

De taken en rollen binnen het collectief dienen op bekwame wijze worden uitgevoerd. De

bekwaamheid dient op het gewenste niveau gebracht te worden en gehouden. Hiertoe wordt in

het “Kennisregister bestuur en medewerkers” (zie bijlage) beschreven welke kennis aanwezig

is en noodzakelijk is voor de taken en rollen binnen het collectief.

Groeiproces: werken aan kwaliteit bestuurders en medewerkers

Het stellen van kwaliteitseisen aan bestuurders en ingehuurd personeel (bijvoorbeeld: inzet

vanuit ANV’s, dienstencentrum en andere expertise) is een uitgangspunt van de

kwaliteitsborging van het collectief. Voor het invullen daarvan zal soms sprake zijn van een

groeiproces (leren door te doen) vanuit de bestaande situatie.

Wanneer nieuwe bestuurders of medewerkers worden aangetrokken kan worden gewerkt met

de nieuwe profielen en nieuwe kwaliteitseisen. Als beoogd bestuurders of medewerkers

hiervan afwijken, vraagt dat een gemotiveerde voordracht. Daarnaast is het van belang dat het

bestuur van het collectief van begin af aan nadenkt over het gezamenlijke leerproces: niet

alleen voor de bestuurders van het collectief, maar er moet ook gezorgd worden voor de

noodzakelijk scholing van de eventuele medewerkers en natuurlijk van de boeren/deelnemers.

Kennisborging bestuurders en medewerkers

Om er voor te zorgen dat de kennis geborgd blijft en dat bestuurders en medewerkers zich

blijven ontwikkelen, zijn de volgende vragen van belang:

- Hoe worden vaardigheden binnen uw collectief /bijgehouden en ontwikkeld?

- Zijn er projecten en/ of trajecten waarbij werkend geleerd wordt?

- Welke trainingen krijgen bestuurders en medewerkers?

- Zijn er projecten waarbij werkende weg geleerd wordt?

- Nemen bestuurders en medewerkers deel aan praktijknetwerken?

- Hoe wordt de kennis actueel gehouden?


Leden van het bestuur volgen indien nodig voor aanvang van de bestuurstermijn een training

gericht op het actualiseren en/of verbeteren van de vrijwillige bestuursfunctie en administratie

en inhoudelijke kennis omtrent de ontwikkelingen van agrarisch natuur

Jaarlijks wordt van elk bestuurslid en medewerker een verslaglegging gevraagd waarin de

ervaringen van het afgelopen jaar worden behandeld. Dit wordt gevraagd van elk bestuurslid

en medewerker en kan worden uitgevoerd in rapportagevorm of spreekbeurt tijdens een

bestuursvergadering of coördinatorenoverleg waarin speciaal hiervoor tijd wordt ingeruimd.

Kennisborging bij deelnemers

Het Veluwecollectief organiseert periodiek bijeenkomsten, waarbij informatieve presentaties

deel uitmaken van het programma. Deze presentaties worden verzorgd door bestuursleden

en/of coördinatoren van het Veluwe collectief die gebruik maken van actuele kennis.

Via de periodiek te verschijnen nieuwsbrief van het Veluwecollectief worden deelnemers

gewezen op de mogelijkheid opleidingen en trainingen te volgen bij bijvoorbeeld

Landschapsbeheer Gelderland of een ANV binnen het collectief. In deze nieuwsbrief staan

ook de meest actuele ontwikkelingen op het gebied van EU-regelingen, beheerpakketten en

beheermethoden.

Per deelgebied wordt periodiek een veldexcursie georganiseerd voor de deelnemers. Op deze

excursies worden voorbeeldprojecten bezocht van deelnemers die beheerpakketten hebben

afgesloten.


Bijlage versiebeheer

Aanpassingen in versie 1.1

- bladzijde 1 : Jan Bouhuis naam aangepast

- bladzijde 5, 1.4. en blz. 11 3.1 Consequent bij financiële betalingen het “drie paar

ogen principe”opgenomen: Voorstel betaling door secretaris of coördinator.

Uitvoerder betaling medewerker financiële zaken. Akkoord betaling penningmeester.

Hiermee is controle op betalingen voldoende geborgd. .

- bladzijde 7. Bijlage Checklist interne audit toegevoegd

- op de bladzijden 10 en 22 tekst arcering verwijderd.

- Aangepast bladzijde 15, 4.2. afsluiten contracten met anv’s.

Aanpassingen in versie 1.2 (augustus 2015)

- Hoofdstuk 1.3 Beschrijving gebied. Nader toegelicht Enclaves en Veluwemassief +

uitzonderingen werkgebied van collectief op Veluwe opgenomen.

- Hoofdstuk 3.2 Archivering. Agenda’s en verslagen bestuursvergaderingen

toegevoegd; bewaartermijnen naar 7 jaar aangepast en kolom ‘wie / waar’ volledig

gemaakt.

- Hoofdstuk 8.2 Kwaliteit van de medewerkers. Toegevoegd profielschets ecologisch

specialist.

Aanpassingen in versie 1.3 (november 2015)

- Hoofdstuk 6.1 Schouw uitvoeren bij deelnemers door onpartijdig deskundige samen

met coördinator. Selectie van deelnemers door steekproef aangevuld met deelnemers

die gericht worden gecontroleerd. Toegevoegd vaststellen maatregelen bij niet

voldoen tijdens schouw door bestuurder portefeuille Schouw en dagelijks bestuur.

- Hoofdstuk 6.2 Herstel- en sanctiemaatregelen plus voorbeelden niet nagekomen

beheerafspraken toegevoegd.

- Hoofdstuk 6.3 Toegevoegd NVWA korting of sanctie altijd volledig doorberekend

aan deelnemer. Bij door NVWA geconstateerde afwijkingen kan collectief in bezwaar

gaan.

- Hoofdstuk 4.1 Conform statuten Veluwe Collectief worden contracten door twee

bestuursleden, in gezamenlijk handelen, ondertekend. Coördinator adviseert in plaats

van ‘beslist’ over contractwijzigingen.

- Hoofdstuk 2.2 Benaming “beroepscommissie” aangepast in “geschillencommissie”.

De toevoeging “er is geen verder geroep mogelijk” na beroepsprocedure verwijderd.


Bijlage 2 Checklist interne audit

Onderstaande checklist is opgenomen in het bestand “Bijlage 2 Checklist interne audit. Xlsx” Checklist Interne Audit

Wijzigingen Is duidelijk dat volgens de in het kwaliteitshandboek vastgestelde

procedure wordt gewerkt?

KHB PvE Omschrijving eis uit programma van eisen

Wat is er gewijzigd, hoe is dat

vastgelegd?

Uitgevoerd door de

juiste persoon?

Waar blijkt dat uit?

Volgens afspraak vastgelegd? Waar

blijkt dat uit?

1 Wijze waarop het collectief is ingericht en werkt

1.1 1a Beschrijving samenstelling collectief

1.1 1b Beschrijving gebied

1.1 1c Rechtsbevoegde rechtspersoon

1.2 1d Financiële aansprakelijkheid van de bestuurders is gedekt

2.1 1e Het collectief werkt met een interne audit

1.1 1g De verschilende functies binnen het collectief zijn beschreven en er zijn aanspreekpunten benoemd

4.2 1h Wijze van contracteren van beheer door derden (niet boeren-beheerders) is beschreven

6.3 1i Controleresultaten worden teruggekoppeld aan deelnemers

2.2 1j Er is een klachtenregeling waarin onafhakelijkheid en objectiviteit zijn gewaarborgd

2 Wijze waarop de administratie is georganiseerd

3.1 2a Het administratief systeem is beschreven en er wordt naar de beschrijving gewerkt

3.2 2a De vereiste gegevens worden vastgelegd in het administratief systeem

3.2 2b Stukken m.b.t. gebiedsaanvraag, betaalverzoek en mutaties worden tot minimaal 5 jaar na de laatste betaling bewaard.

3.1 2b Digitale administratie is eenduidig en opvraagbaar

3 Contracten

4.1 3c Wijze van vastleggen van afspraken met beheerders is vastgelegd en hier wordt naar gehandeld

4.1 3c Gebruikte contracten voldoen aan voorwaarden van het Programma van Eisen

4 Interne controle

6.1 4a Controleprotocol is beschreven incl verslaglegging

3.1 4b Werkwijze objectieve en onafhankelijke beoordeling interne veldcontrole is vastgelegd.

5 Sancties

6.2 5a Sanctieprotocol is aanwezig

6.3 5b Werkwijze kortingen vanuit Betaalorgaan vastgelegd

6.3 5c Werkwijze sancties cross compliance vastgelegd

6 Betalingen aan deelnemers

3.3 6a Betaalwijze is beschreven

3.3 6b Werkwijze opstellen totaaloverzicht betalingen per beheerder is beschreven


7 Verantwoording

7.2 7a Het bereiken van samenhang van beheermaatregelen op gebiedsniveau is beschreven.

7.2 7b De wijze waarop verbeteringen in maatregelen worden doorgevoerd is voldoende beschreven

8 Borging interne kennisinfrastructuur

8.3 8a Kennisborging binnen het collectief (bestuurders, medewerkers, beheerders) is voldoende beschreven

8.3 8b Verbeterpunten m.b.t. beheer, ondervonden op gebiedsniveau, worden benut door/ voor beheerders

2.1 1e Interne audit uitgevoerd door:

Datum en handtekening

Relatie van uitvoerder interne audit tot collectief: Is deze persoon betrokken bij het te auditten proces?

Is er een planning voor de uitvoering van de interne audits?

Waar worden de resultaten vastgelegd?

Zijn aanpassingen uit voorgaande audits aantoonbaar verwerkt?

Kwaliteitshandboek Veluwe...

Documents

Transcript of Kwaliteitshandboek Veluwe...