KWALITEITSHANDBOEK...Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 5 - Hoofdstuk 2...

Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 1 -

KWALITEITSHANDBOEK

HUISARTSENPRAKTIJK SPAARNDAM

De Sluis, Medisch Centrum Spaarndam

Ringweg 32

2064KK Spaarndam

www.desluismcs.nl

http://www.desluismcs.nl/


Inhoud

Hoofdstuk 1 Inleiding................................................................................................................................................ 3

Scope ...................................................................................................................................................................... 3

Praktijkmodel ......................................................................................................................................................... 4

Hoofdstuk 2 Profiel van de praktijk ......................................................................................................................... 5

Bevolking ................................................................................................................................................................ 5

Team ....................................................................................................................................................................... 7

Locatie van de praktijk .......................................................................................................................................... 10

Gebouw ................................................................................................................................................................ 10

Hoofdstuk 3 Missie en visie ..................................................................................................................................... 13

Missie Huisartsenpraktijk Spaarndam ................................................................................................................... 13

Visie Huisartsenpraktijk Spaarndam ..................................................................................................................... 14

Hoofdstuk 4 Beleidsplan 2015-2018 ........................................................................................................................ 15

Hoofdstuk 5 Zorgaanbod ........................................................................................................................................ 16

Inhoud van het zorgaanbod ................................................................................................................................... 16

De vorm van het zorgaanbod ................................................................................................................................ 17

Hoofdstuk 6 Professioneel handelen ....................................................................................................................... 18

Hoofdstuk 7 Kwaliteitsbeleid .................................................................................................................................. 19

Primair proces ...................................................................................................................................................... 20

Ondersteunend proces........................................................................................................................................... 21

Het Kwaliteitssysteem ........................................................................................................................................... 22

Hoofdstuk 8 Communicatie .................................................................................................................................... 24

Interne overlegstructuur........................................................................................................................................ 24

Externe overlegstructuur ....................................................................................................................................... 25

Bijlage 1 Verwijzingstabel ...................................................................................................................................... 29

Bijlage 2 Afkortingen .............................................................................................................................................. 31


Hoofdstuk 1 Inleiding

Voor u ligt het kwaliteitshandboek van Huisartsenpraktijk Spaarndam, dat ontwikkeld is om

aan de door het Nederlands Huisartsen Genootschap (NGH) gestelde eisen van

praktijkaccreditatie te voldoen.

De aanleiding om dit handboek te ontwikkelen is het creëren van een goede

organisatiestructuur, die er voor zorgt dat alle praktijkprocessen beheerst verlopen en steeds

beter worden uitgevoerd met een tevreden patiënt als resultaat.

Het handboek wordt elke 3 jaar geactualiseerd. Dit is de 2e versie van 2014.

De scope van de bedrijfsvoering is als volgt te omschrijven:

Scope

Het verlenen van optimale patiëntenzorg

Huisartsenpraktijk Spaarndam staat er om bekend dat er holistisch, innovatief en

professioneel gewerkt wordt en het is van belang dat dit imago in stand gehouden wordt.

Een middel om de bestaande situatie te handhaven en waar mogelijk te verbeteren is het kwaliteitssysteem, dat door Huisartsenpraktijk Spaarndam is opgezet. De praktijkhouder

streeft er naar om alle protocollen en documenten die ten behoeve van het kwaliteitssysteem

zijn opgesteld, na te leven en te beheren. De gedachte hierachter is dat dit een goede basis

vormt tot verbetering. Als iedereen volgens procedure en functieomschrijving werkt, wordt het sneller duidelijk dat zaken voor verbetering vatbaar zijn en kan er zodoende sneller actie

worden ondernomen om gezamenlijk een verbeterde werkwijze in te voeren.


Praktijkmodel

In het onderstaande model staat duidelijk aangegeven wat de essentie is van een

samenhangend kwaliteitsmanagementsysteem.

Primair proces

Plan: Management verantwoordelijkheid

Do: Zorgrealisatie

Check: Meten en analyseren

Act: Verbeteren

Ondersteunend proces

Management

van middelen

Management

van mensen

Kwaliteit

management

Financieel

management

Facilitair

management

Check Meten,

analyseren

Plan Management

verantwoordelijkheid

Do

Zorgrealisatie

Act

Verbeteren

Continu verbeteren van het

kwaliteitsmanagementsysteem

Consult /

behandeling

Patë

nte

ise

n

Pati

ën

ttevre

den

heid


Hoofdstuk 2 Profiel van de praktijk

Huisartsenpraktijk Spaarndam is een plattelandspraktijk gelegen tussen Haarlem-Noord,

Velserbroek, Spaarnwoude en Halfweg. Het is een niet-apotheekhoudende praktijk zonder

verloskundige hulpverlening. In het gebouw is wel een apotheek uitdeelpost. De praktijkpopulatie is opgebouwd volgens tabel 1 ‘Bevolking praktijkgebied’. De praktijk is een

“solo-plus” praktijk. Er werken 1 hidha en 1 vaste waarnemer naast de

huisartspraktijkhouder, drie praktijkassistentes, een praktijkverpleegkundige voor de

somatiek (POH-S), een praktijkverpleegkundige voor de GGZ (POH-GGZ) en 3 receptionistes die tevens de apotheek uitdeelpost bemensen.

Bevolking

Tabel 1 Bevolking praktijkgebied (gegevens 2013)

Totaal Spaarndam en Haarlemmerliede

Leeftijdscluster Man Vrouw Subtotaal

Percentage

(man + vrouw)

0-4 65 64 129 4,1%

5-14 197 206 403 12,8%

15-24 204 213 417 13,3%

25-44 348 386 734 23,5%

45-64 520 495 1015 32,4%

65-74 130 140 270 8,6%

75+ 69 91 160 5,1%

Totaal 1533 1595 3128 100%

Percentage 50% 51%


0

500

1000

1500

2000

2500

Aan

talle

n

Geografische spreiding patiënten

2011

2012

2013


Team

In tabel 2 ‘BIG-geregistreerde medewerkers’ staan alle medewerkers van de praktijk die in het BIG-register staan ingeschreven. Tevens is, indien bekend, de geldigheidsduur van de

inschrijving vermeld. Pascale Hendriks (naam in de tabel met een * gemarkeerd) is

verantwoordelijk voor het personeelsbeleid. Daartoe wordt ook het houden van beoordelings-

en functioneringsgesprekken gerekend. Mutatiedata in de samenstelling van het personeel

zijn in tabel 3 aangegeven. In tabel 3 worden ook de werkdagen, de parttime percentages en de (relevante) nevenfuncties/beroepen van de medewerkers vermeld.

Tabel 2 BIG-geregistreerde medewerkers

Functie Medewerker BIG-registratienummer Geldig tot

Huisarts

Pascale Hendriks 29045620801 14-2-2017

Mildred Beeldman 19049008501 1-9-2017

Rick Pronk 39067048601 1-9-2016

POH-S Cockie van Rooijen 19008803030 n.v.t.

POH-GGZ Anna Bongers 79911297530 n.v.t.

Assistente Willeke van der Lee 19038025330 n.v.t.


Tabel 3 Personeelsoverzicht

Functie Werkdagen

Datum

laatste

beoordelings In dienst sinds Nevenfunctie

Naam m d w d v FTE

gesprek Bijz.heden

ochtend/middag/dag

Datum

Praktijkarts

Pascale Hendriks d o d d

0,83 n.v.t. 1-10-2002 Beleid & Beheer

Huisarts in dienst

Mildred Beeldman

d

0,23 November '14 1-10-2002 Waarnemer

Waarnemer

Rick Pronk d d

d 0,68 November '14 1-3-2014 Waarnemer

Totaal FTE artsen 1,73

POH

Cockie van Rooijen

o

d d 0,50 November '14 1-10-2002 POH-S

Anna Bongers

m d m

0,42 November '14 1-1-2014 POH-GGZ

Totaal FTE POH 0,92

Praktijkassistente

Willeke van der Lee

o d 0,45 November '14 1-10-2003

Willy van Dijk

o d

0,45 November '14 31-1-2005

Madeleine Graaman d d d o 0,80 November '14 1-8-2008

Totaal FTE praktijkassistentes 1,70

Receptioniste

Nurgül Catak o

m

m 0,58 November '14 10-2-2014

Sati Kat m m o o

0,43 November '14 10-2-2014

Hanneke v.d. Schaaf

o m o 0,43 November '14 10-2-2014

Totaal FTE receptionistes 1,45

Totaal FTE personeelsbestand 5,79


Organogram

Rick Pronk Pascale Hendriks Mildred Beeldman

Cockie van Rooijen Anna Bongers

Willeke vd Lee Madeleine Graaman Willy van Dijk

Hanneke vd Schaaf Sati Kat Nurgül Catak


Locatie van de praktijk

De praktijk bevindt zich in Spaarndam-Oost. Spaarndam-West hoort bij de gemeente

Haarlem. Spaarndam-Oost behoort tot de gemeente ‘Haarlemmerliede en Spaarnwoude’,

samen met de dorpskernen Haarlemmerliede en Penningsveer (en Halfweg). Ook het

nabijgelegen recreatiegebied Spaarnwoude hoort bij deze gemeente. In totaal wonen in dit

gebied ruim 4000 mensen (zie ook tabel 1). De huisartsenpraktijk heeft vnl. patiënten uit Spaarndam-Oost en -West, Haarlemmerliede, Penningsveer en Spaarnwoude.

Gebouw

Het gebouw “Medisch Centrum de Sluis” is eigendom van Pascale Hendriks. De aankoop vond

plaats op 24 april 2013, de verbouwing van het voormalige bank gebouw begon in september

2013 en werd afgerond in februari 2014. Op 12 februari 2014 is het gebouw in gebruik

genomen. De oppervlakte van het hele gebouw is 435 m2, waarvan 275 m2 in gebruik is door de huisartsenpraktijk (incluis apothekersruimte) op de begane grond. Ruimtes op de begane

grond worden deels verhuurd aan het laboratorium, een diëtist en verloskundigen. Op de

eerste verdieping wordt 67 m2 verhuurd aan een tandartspraktijk en 47 m2 aan fysiotherapie

praktijken. De overige 38 m2 is gemeenschappelijke verkeersruimte en 8 m2 is een technische ruimte. De kelder en voormalige kluis worden gebruikt als opslag- en

voorraadruimte.


Begane grond


Eerste verdieping

Kelder en kluis


Hoofdstuk 3 Missie en visie

Missie Huisartsenpraktijk Spaarndam

*Patiënt staat centraal

Wij vinden het essentieel dat u als patiënt door ons gehoord wordt op het moment dat u een

beroep op ons doet. Daarbij kijken we naar de mens als geheel en de interactie tussen

psyche en lichaam. Wij hechten aan een persoonlijke en kleinschalige benadering en gaan uit

van uw eigen kracht en mogelijkheden. In overleg met u verwijzen we u door, waarbij we de

zorg zoveel als mogelijk binnen Spaarndam proberen te realiseren.

*Sterk, innovatief en hoge kwaliteit

We werken met betrokken personeel in goed uitgeruste werkruimtes in een prettige sfeer.

Door goed onderling overleg, inzicht in elkaars taken en respect voor elkaar vormen we een

dynamisch team. Samen werken we professioneel, zijn we vooruitstrevend en innovatief,

waardoor we telkens de kwaliteit van de zorg verbeteren.

*Effectief samenwerken

We werken samen met andere eerstelijns hulpverleners. Door de aanwezigheid van de

apotheek, fysiotherapeuten, diëtist, laboratorium en verloskundigen in ons pand zijn de lijnen

kort en is er snel contact. Wij streven naar een open, eerlijke en toegankelijke communicatie

die ook ruimte laat voor feedback. Dat vormt in combinatie met onderling vertrouwen de

basis voor het leveren van zorg op maat voor de patiënt.

*Opleiding en deskundigheidsbevordering

Wij streven ernaar het aanbod van medische voorzieningen en deskundigheid in Spaarndam

uit te breiden en het kwaliteitsniveau te waarborgen. De kennis binnen het team wordt door

middel van cursussen en trainingen continu op peil gehouden. Daarnaast wordt er structureel

een huisarts en een doktersassistente in opleiding ingezet. Op deze manier wordt er een

natuurlijke koppeling gelegd tussen de dagelijkse praktijk en de laatste stand van de

medische kennis.


Visie Huisartsenpraktijk Spaarndam

Naar verwachting zal het aantal inwoners van Spaarndam in de komende jaren groeien door

uitbreiding van de nieuwbouwwijk “Spaarne Buiten” en zal de gemiddelde leeftijd van de

inwoners en hiermee ook de zorgvraag toenemen. De ontwikkeling van de zorgbehoefte in

Spaarndam heeft onze constante aandacht.

Samenwerking en participatie van de patiënt zijn sleutelbegrippen voor de toekomst. De

huisartsenvoorziening zal steeds meer de spil worden van het lokale zorgaanbod, waarbij de

chronisch zieke patiënten en de kwetsbare ouderen zoveel mogelijk zelfstandig thuis blijven functioneren. Extra aandacht zal nodig zijn voor de ondersteuning van mantelzorgers.

Door taakverschuiving in de zorg ontstaat een intensievere samenwerking met gemeente, WMO en Jeugdzorg.

E-health en zorginnovatie zijn manieren om op regionaal en wijk niveau de kwaliteit te

bevorderen en de zorgkosten in toom te houden. Huisartsenpraktijk Spaarndam zal hier in de

komende jaren actief aan deelnemen.


Hoofdstuk 4 Beleidsplan 2015-2018

In de komende 3 jaar richten we ons op de volgende speerpunten;

EXTERN

1. Inspelen op behoeftes in de wijk in samenwerking met professionals uit de eerste lijn

(huisartsen, apotheek, diëtist, thuiszorg, fysiotherapie) via het opstellen van een wijkscan en het daarop richten van onze zorgplannen.

2. Samenwerken met huisartsen uit de regio om grote innovatieve projecten uit te voeren

met behulp van E-health ter verbetering van de kwaliteitsuitkomsten en het individualiseren van zorgplannen.

3. Contacten met de gemeente intensiveren en afspraken maken met de CJG (Centrum voor

Jeugd en Gezin)-coach in het kader van de Jeugdzorg en ons verwijsbeleid.

INTERN

4. Uitvoeren van interne audits en het opstellen van een jaarplanner om beter zicht te

krijgen op de onderlinge taakverdeling en werkzaamheden.


Hoofdstuk 5 Zorgaanbod

Inhoud van het zorgaanbod

Zorggebied van Huisartsenpraktijk Spaarndam

Het zorggebied van Huisartsenpraktijk Spaarndam is zeer divers: In de gemeente

Spaarndam-West wonen m.n. ouderen, in Spaarndam-Oost m.n. gezinnen. Momenteel is

daar bijgekomen de nieuwbouwwijk Spaarne Buiten. Deze nieuwbouwwijk zal zich nog uitbreiden met een paar honderd huizen. In Haarlemmerliede en Spaarnwoude betreft het

een van oorsprong boerenbevolking. In de woonboten aan het Zijkanaal B en C betreft het

veel kunstenaars en eigenzinnige mensen. De doelgroep van de praktijk zijn alle bewoners

van de dorpskernen, passanten vanuit de camping in Spaarnwoude en schippers die aanmeren in de haven. In het zorggebied bevindt zich geen verzorgingshuis voor ouderen,

ouderen wonen allen thuis zo nodig met hulp van mantelzorgers. Er is een tweetal lagere

scholen.

De jongere leeftijdscategorie is in het dorp relatief ondervertegenwoordigd, in vergelijking tot

de landelijke leeftijdsopbouw. Er heerst een dorpse cultuur met grote sociale controle en samenhang. Er is een slechte openbaar vervoer verbinding met Haarlem. Er is een grote

behoefte aan een zo groot mogelijk zorgaanbod in het dorp zelf.

De inhoud van het zorgaanbod bestaat naast het basisaanbod uit aanvullend zorgaanbod,

bijzonder zorgaanbod en transmuraal zorgaanbod.

Basisaanbod Huisartsenpraktijk Spaarndam

Het basisaanbod van onze praktijk bestaat uit de eerste opvang van alle gezondheidsklachten. Voor veelvoorkomende klachten bestaat het aanbod uit diagnose en

behandeling; bij minder voorkomende klachten waarvoor onvoldoende kennis in huis is en die

ernstig lijken te zijn, verwijst onze praktijk door. Het aanbod bestaat uit de zorg zoals

beschreven in de NHG standaarden en de eindtermen van de huisartsopleiding waarvoor geen richtlijnen bestaan. Tijdens de avond-, nacht- en weekenddiensten kunnen onze

patiënten terecht bij de huisartsenpost (Spoedpost Zuid-Kennemerland); de zorg door de

huisartsenpost beperkt zich tot spoedeisende hulp.

Het basisaanbod van onze praktijk sluit volledig aan bij “Aanbod huisartsgeneeskundige zorg (LHV, 2009)”

Aanvullend zorgaanbod van Huisartsenpraktijk Spaarndam

- POH-GGZ

- HVZ screening alle 50-plussers

- Extra Ouderenzorg 75-plussers

- Chirurgie, eerste hulp

- Avondspreekuur

- Reizigersgeneeskunde


Bijzonder en transmuraal zorgaanbod Huisartsenpraktijk Spaarndam - Deelname huisarts aan Sociaal Team

- DBC Diabetes Mellitus

- DBC COPD/ astma

- DBC CVRM

- Hartfalen zorg

Het zorgproces in Huisartsenpraktijk Spaarndam bestaat uit de volgende fasen: - Inventarisatie van klachten, problemen en hulpvragen

- Vraagverheldering

- Diagnostiek, werkhypothese en behandelplan

- Eventuele verwijzing / terugverwijzing

- Advies

- Behandeling

- Begeleiding

- Preventie

De vorm van het zorgaanbod

Huisartsenpraktijk Spaarndam biedt haar zorg in volgende vormen aan: - Consult tijdens een bezoek van de patiënt aan de praktijk

- Per telefoon

- Consult tijdens visite bij de patiënt

- E-mail consult


Hoofdstuk 6 Professioneel handelen

Huisartsenpraktijk Spaarndam, alle huisartsen en overige medewerkers voeren hun

werkzaamheden uit in overeenstemming met de vastgestelde NHG-standaarden en

richtlijnen, en binnen de kaders van de geldende wettelijke regelgeving. Van de aldus gedefinieerde werkwijzen zal alleen kunnen worden afgeweken indien daarvoor gegronde

redenen bestaan. Alle eventuele afwijkingen zullen onder vermelding van redenen worden

geregistreerd in het dossier van de betreffende patiënt.

Bij de realisatie van haar missie en visie hanteert Huisartsenpraktijk Spaarndam de volgende

aanvullende beleidsuitgangspunten:

- Patiënten worden altijd bij de besluitvorming rond behandelingen betrokken;

- Onze zorg is gericht is op patiëntveilig handelen, doeltreffendheid, doelmatigheid en het

voorkomen van medicalisering;

- Huisartsenpraktijk Spaarndam en al haar medewerkers onderschrijven de noodzaak om

de afspraken, zoals deze in het kwaliteitssysteem van de praktijk zijn vastgelegd, na te

leven en te verbeteren.


Hoofdstuk 7 Kwaliteitsbeleid

In de onderstaande illustratie staat duidelijk aangegeven hoe de samenhang en interactie

tussen de verschillende processen is georganiseerd. Aan de hand van dit model zal per punt

aangegeven worden wat het beleid is van Huisartsenpraktijk Spaarndam.

Primair proces

Plan: Management verantwoordelijkheid

Do: Zorgrealisatie

Check: Meten en analyseren

Act: Verbeteren


Management

van middelen

Management

van mensen

Kwaliteit

management

Financieel

management

Facilitair

management

Check Meten,

analyseren

Plan Management

verantwoordelijkheid

Do

Zorgrealisatie

Act

Verbeteren

Continu verbeteren van het kwaliteitsmanagementsysteem

Consult /

behandeling

Patë

nte

ise

n

Pati

ën

ttevre

den

heid


Primair proces

Plan: Management verantwoordelijkheid Op basis van resultaten uit het verleden zoals:

- Jaarverslagen

- Patiënt tevredenheidonderzoek

- Praktijk accreditatie-audits

- RI&E

- Klachtenregistratie en VIM

- Andere praktijkregistraties (bv telefonische bereikbaarheid)

- SFK cijfers/ spiegelinformatie Achmea en Nivel

zal de praktijkhouder in samenwerking met de medewerkers beslissingen nemen en zo nodig

nieuwe doelstellingen opstellen, dan wel bestaande aanpassen. Hiertoe wordt regelmatig

overleg met de medewerkers gevoerd.

De praktijkhouder ziet het als haar taak om duidelijke lijnen voor de organisatie van de

praktijk uit te zetten en ervoor te zorgen dat die door een ieder die binnen Huisartsenpraktijk

Spaarndam werkzaam is begrepen worden.

Alle doelstellingen die voor Huisartsenpraktijk Spaarndam opgesteld worden dienen aan het

SMART-principe te voldoen:

Specifiek Meetbaar

Acceptabel

Realistisch

Tijdgebonden

Do: Zorgrealisatie “Patiënt staat centraal”

Wij vinden het essentieel dat u als patiënt door ons gehoord wordt op het moment dat u een

beroep op ons doet. Daarbij kijken we naar de mens als geheel en de interactie tussen

psyche en lichaam. Wij hechten aan een persoonlijke en kleinschalige benadering en gaan uit

van uw eigen kracht en mogelijkheden. In overleg met u verwijzen we u door, waarbij we de

zorg zoveel als mogelijk binnen Spaarndam proberen te realiseren.

Check: Meten en analyseren Behalve aan het meten van patiënttevredenheid, zal er ook aandacht geschonken worden aan

andere kwaliteitsmeetpunten. Onder andere aan de resultaten van in- en externe audits

(jaarverslag, SFK cijfers, cijfers Achmea), de aantallen en soorten klachten, de gerapporteerde incidenten (VIM), de informatie vanuit de maatschappij, de

personeelstevredenheid en de prestatie-indicatoren van werkzaamheden. Voor wat betreft de

prestatie-indicatoren valt te denken aan de wachttijd van patiënten aan de telefoon, de tijd

totdat patiënten teruggebeld worden, Plusmodule, indicatoren uit ketenzorg etc.


Act: Verbeteren De gemeten waarden worden vergeleken met de oorspronkelijk geplande activiteit. Indien

afwijkingen worden geconstateerd, wordt een corrigerende maatregel genomen. Indien het proces stabiel is en plannen worden verwezenlijkt, wordt bekeken of er een verbetercyclus

moet worden ingezet.


Middelen en personeel Om het beleid en de doelstellingen werkelijk uitgevoerd te krijgen, moeten daarvoor de middelen ter beschikking worden gesteld. Hierbij moet men denken aan werkruimte,

communicatie middelen, computer hard- en software, instrumenten, enz.

Dit geldt echter ook voor de opleiding van het personeel en voor de tijd die zij beschikbaar krijgen om de benodigde taken uit te voeren. Periodiek worden daartoe

functioneringsgesprekken gehouden waarin niet alleen de doelstellingen van

Huisartsenpraktijk Spaarndam, maar ook de doelstellingen van de medewerker besproken

worden. Er wordt altijd terugverwezen naar eerder gestelde doelen om te kijken of deze zijn bereikt.

Ook aan de medewerkers, die ervoor zorg dragen dat het kwaliteitsbeleid wordt

geïmplementeerd en verbeterd, worden de benodigde middelen toegekend. Deze

medewerkers hebben allen een verantwoordelijkheid voor een deel hiervan en zij:

- hebben de bevoegdheid de uitvoering van het primaire proces naar eigen inzicht zo nodig

tijdelijk te onderbreken

- hebben de bevoegdheid processen te auditen op een naar haar idee geschikt moment - dienen tijd te krijgen en te benutten ten behoeve van het borgen en verbeteren van het

kwaliteitssysteem

- dienen de praktijkhouder te ondersteunen in het overzichtelijk krijgen van de effectiviteit

en efficiëntie van de praktijkvoering

Het doel van het kwaliteitssysteem van Huisartsenpraktijk Spaarndam in het algemeen is dus

om samen met alle medewerkers ervoor te zorgen dat de organisatie van de praktijk steeds beter wordt.

De praktijkhouder verwacht van haarzelf en van iedere medewerker dat men een goede

werksfeer handhaaft en dat volgens het hier bovengenoemde beleid wordt gewerkt. Mogen er

ideeën zijn ter verbetering van de organisatie of de werksfeer, dan staat de deur altijd open!


Het Kwaliteitssysteem

Binnen Huisartsenpraktijk Spaarndam wordt gewerkt met een Kwaliteitssysteem waarbij een

viertal kwaliteitsdocumenten worden gebruikt, te weten: het kwaliteitshandboek (KHB),

protocollen en werkafspraken, documenten en formulieren en als laatste

kwaliteitsregistraties.

Voor elk document staat hieronder beschreven wat voor functie het heeft:

Kwaliteitshandboek KHB Een algemene beschrijving van de organisatie, het

kwaliteitsbeleid en de deelprocessen binnen Huisartsenpraktijk

Spaarndam. Ook de eisen waaraan moet worden voldaan vanuit

het NHG staan hierin opgenomen.

KHB

Protocollen

Werkafspraken

Documenten

Formulieren

Kwaliteitsregistraties:

Jaarverslag

RI&E

Etc.


Protocol Een gespecificeerde wijze van het uitvoeren van een medische

activiteit of een medisch proces.

Werkafspraak Een gedetailleerde beschrijving van een activiteit, waarin staat wat de werkzaamheden inhouden, wie het uitvoert, wanneer en

waarmee.

Document Informatie en haar gegevensdrager.

Formulier Voorgedrukt document dat gebruikt wordt om informatie te

vergaren.

Kwaliteitsregistratie Document waarin bereikte resultaten kenbaar gemaakt zijn of

waarin het bewijs wordt geleverd van uitgevoerde activiteiten.

Alle documenten die in Huisartsenpraktijk Spaarndam gebruikt worden staan bij elkaar in de

“distributiematrix Huisartsenpraktijk Spaarndam”. Elk document heeft een uniek nummer en

kent een verantwoordelijk medewerker. Via de zgn. “Nas server” zijn de distributiematrix en

alle documenten opgeslagen. Op elke PC is een snelkoppeling gemaakt met de Nas server zodat iedere medewerker met de laatste versie werkt.


Hoofdstuk 8 Communicatie

Interne overlegstructuur

Werknemers komen 10x/ jaar bij elkaar tijdens werkoverleg.

De werkoverleggen kennen de volgende serie van terugkerende onderwerpen:

Kwaliteitsplanning

1. Vaststellen Jaarplan

2. VIM 1e keer 3. Klachtenregistraties en arbo-zaken

4. Praktijkorganisatorische onderwerpen

5. Tussenevaluatie verbeterplannen

6. Bespreking actualisatie Werkafspraken 7. Bespreking actualisatie Protocollen

8. Klinische les

9. VIM 2e keer

10. Eindevaluatie verbeterplannen

Daarnaast is er 1x per jaar een langer overleg met elkaar (teamdag) waarbij grotere

onderwerpen zoals het Kwaliteitshandboek, Missie en Visie, Beleidsplan, jaarverslag, jaarplan

etc. worden besproken met een extern begeleider.

De huisartsen hebben 3x/ jaar een overleg met elkaar om medische inhoudelijke zaken met

elkaar te overleggen.

Als werkafspraken of protocollen door een medewerker gewijzigd zijn, dan wordt dit kenbaar gemaakt aan de andere medewerkers door een memo in de verschillende agenda’s.


Externe overlegstructuur

Tabel 4 Externe overleg structuur

Overleg

van Met Onderwerp

frequentie

/ jaar Doel/ Resultaat

POH en

huisarts

Kcoetz DBC’s Medisch inhoudelijk,

afspraken rond DBC

samenwerking

2x Gezamenlijke protocollen,

notulen

Huisarts HCZK Organisatie,

ondersteuning van regionale zorg

4x Notulen en actie lijst

Huisarts Hagro,apotheker Organisatorisch en farmacotherapie

8x Notulen en afspraken voorschrijfbeleid

Huisarts WMO Afstemming zorg 3x Korte lijnen voor overleg

Huisarts Fysiotherapie Patiënten

besprekingen,

afstemming verwijzing en terugverwijzing

2x Korte overleglijnen

Huisarts en

assistentes

Thuiszorg Patiënten besprekingen,

afstemming verwijzing

en communicatie

2x Korte overleglijnen

Assistente Medial artsenlab Praktische zaken 1x Korte lijnen voor overleg

Huisarts CJG Afstemming van

jeugdzorg

1x Zorg voor de patiënt

POH Ouderen Adviseur WMO

Afstemming van zorg 2x Afspraken rond verwijzing

POH Pedicure in

Spaarndam

Afstemming van zorg 1x Afspraken rond verwijzing

Huisarts SW verband

huisartsen

Afstemming projecten

segment 3

10x Uitvoering projecten,

kwaliteit

Kcoetz

Coöperatie van huisartsen en andere 1e lijns zorgverleners rondom DM en COPD/ astma

en CVRM. Tevens samenwerking op gebied van POH-GGZ.

Functie en doel: verbeteren van de zorg van chronisch zieken d.m.v. betere

samenwerking en geprotocolleerde zorg.

Deelnemers: Huisartsen, fysiotherapeuten, diëtisten, laboratorium, internisten,

longartsen, cardiologen, POH-GGZ

Structureel overleg 1x/ jaar symposium, daarnaast startbijeenkomsten bij de start van

nieuwe DBC en bijeenkomsten om organisatie en voortgang te bespreken.

Taakverdeling: Kcoetz heeft eigen administratieve medewerkster voor notulen, eigen

directeur en penningmeester

Notulen en werkwijze: Ruim van tevoren zijn uitnodiging en agenda bekend. Plaats van

bijeenkomst wisselt, afhankelijk van aantal deelnemers. Notulen door secr.

Ondersteuning.


HCZK

huisartsencoöperatie Zuid-Kennemerland is een overkoepelende organisatie van alle

huisartsen uit Haarlem en omgeving. De Coöperatie behartigt de collectieve huisartsen

belangen en ontwikkelt huisartsgerelateerde activiteiten. De uitvoerende organisaties

voor huisartsenzorg in de avond-nacht en weekenduren en die voor de ketenzorg voor

chronische aandoeningen vormen een onderdeel van de HCZK.

Deelnemers: ongeveer 120 huisartsen uit de regio

Locatie: meestal Kennemer Gasthuis Noord of Zuid, soms op kantoor van HCZK voor

kleinere bijeenkomsten

Taakverdeling; een afgevaardigde van elke hagro is afgevaardigde voor de

ledenvergadering, die verder openbaar is.

Er worden notulen gemaakt door de secretariële ondersteuning.

Hagro en FTO Huisartsen uit Haarlem-Noord komen 8x per jaar bij elkaar

Functie en doel: hagro houdt elkaar op de hoogte van ontwikkelingen op huisartsen

gebied, regionaal mbt spoedpost, Medicom, HCZK, afgevaardigde wisselt per jaar. FTO:

verbeteren van voorschrijfgedrag door onderbouwing en afspraken met elkaar.

Deelnemers: 7 huisartsen alleen voor hagro, tijdens FTO ook apotheker Catharinahuis,

evt. hidha’s huisartsen in opleiding, vaste waarnemers. Soms op uitnodiging een externe

bv specialist.

Lokatie: Bijeenkomsten zijn altijd in het Catharinahuis meestal op maandag van 19.30-22

uur

Taakverdeling: Per jaar worden de taken verdeeld, voorzitter en notulist

Notulen en werkwijze: Min. 1 week van tevoren bekendmaking van agenda. Voor FTO

soms huiswerkopdrachten. Notulen worden per e-mail verstuurd. Van FTO bijeenkomsten

worden verslagen gemaakt door degene die heeft voorbereid en gepresenteerd.

WMO

WMO spreekuur door welzijnscoach elke vrijdag in het Dorpshuis.

Functie en doel van overleg; elkaar (huisarts en MW-er) op de hoogte houden van

ingewikkelde casuïstiek

Deelnemers: Huisarts en welzijnscoach

Locatie: Dorpshuis of HA praktijk

Nu alleen incidenteel overleg, nog wel contact via de mail, lijnen zijn kort

Geen notulen

Fysiotherapie

Er zijn 2 praktijken in Spaarndam. “Stecare” en “FT praktijk Spaarndam”. Daarnaast zijn

er goede contacten met “FT praktijk Haarlem-Noord”. Alle 3 de praktijken huren ruimte

op de 1e verdieping in Spaarndam.

Functie en doel: verbetering van de samenwerking, afspraken maken onderling

Deelnemers: apart overleg HA-en met ene of andere praktijk

Frequentie: 2x/ jaar

Lokatie: wisselend op HA- of FT praktijk

Geen notulen

Thuiszorg Het grootste deel van het dorp krijgt thuiszorg van Amstelring, maar er zijn wel 8

thuiszorg organisaties werkzaam in het dorp.

Doel en functie is samenwerking en goede communicatie m.b.t. verwijzing, behandeling

en afstemming van zorg


Deelnemers; huisarts en case manager dementie, soms incidenteel overleg algemeen in

het kader van de Dagopvang voor ouderen in het dorp

Locatie is huisartsenpraktijk of Dorpshuis

Frequentie: geen structureel overleg op dit moment

Geen notulen

Medial, artsenlaboratorium

Medial is een grote organisatie en heeft een prikpost op de huisartsenpraktijk 2x/ week op

dinsdag van 9-10 uur en vrijdag van 8-9 uur

Overleg 1x/ jaar op de HA praktijk met manager van de buiten-prikposten

Doel en functie van het overleg is praktisch, is de tijd en de ruimte nog voldoende voor

het aanbod

Er is geen agenda en geen notulist

CJG

CJG coaches en huisarts samen gaan beleid uitvoeren van de Jeugdwet. De gemeente

Haarlemmerliede werkt samen met Heemstede en Bloemendaal

Op dit moment is er nog geen overleg structuur, er zijn wel contacten gelegd.

Deelnemers; POH-GGZ, huisartsen

Taakverdeling; nog in overleg

Notulen: nog in overleg

WMO Het WMO loket is open op vrijdag in het naastgelegen Dorpshuis

De medewerkster en de huisarts hebben incidenteel overleg over de organisatie,

verwijzing, soms over specifieke patiënt

Er is geen agenda, geen vaste frequentie en er zijn geen notulen

Pedicure

De pedicure waar voorheen een goede relatie mee was opgebouwd heeft helaas geen DM

aantekening meer. In het dorp is er nu nog 1 pedicure over met DM aantekening.

Het overleg van POH en pedicure was structureel 2x/ jaar en betrof m.n. casuïstiek

Functie en doel: samenwerking en terugverwijzing m.b.t. goede DM zorg

Geen notulen

Samenwerkingsverband huisartsen

Eind 2014 is met 6 huisartspraktijken (11 huisartsen) een Stichting in oprichting gevormd

om samen projecten te gaan uitvoeren in het kader van Zorgvernieuwing, Innovatie en

Substitutie en Samenwerking in de Wijk.

Het overleg is voorlopig zo vaak als nodig is.

Functie en doel; samen projecten uitvoeren die de uitkomsten van de zorg verbeteren, de

kosten drukken en de multidisciplinaire samenwerking verbeteren.

Er worden notulen gemaakt bij toerbeurt

Locatie wisselend, huisartsenpraktijk


Schematische weergave Primair proces

Check planning en volledigheid

Voorlichting praktijk+ziektes

Inschrijven / uitschrijven

Nazorg

Behandeling zelf

Verwijzing

Preventie

Hulpvraag

Check planning en volledigheid

Check actualiteit en volledigheid

Check werkplanning en dienstrooster

Check volledigheid verwijzing

Check voortgang

Consult en behandeling Check voortgangsbewaking

Check bijwerken en archivering patiëntdossier

Check voortgangsbewaking Check bijwerken Patiëntdossier

Archiveren Patiëntdossier


Bijlage 1 Verwijzingstabel

Verwijzingstabel

Nr. & Omschrijving Documenten

1. Kwaliteitsmanagementsysteem

1.1 Algemene eisen Kwaliteitshandboek (KHB)

1.2 Documentatie-eisen Werkafspraak documentenbeheer

2. Praktijkhouder verantwoordelijkheid

2.1 Betrokkenheid van de praktijkhouder Missie en visie, zie KHB

2.2 Patiëntgerichtheid KHB

2.3 Kwaliteitsbeleid KHB

2.4 Planning

2.4.1 Kwaliteitsdoelstellingen Jaarplan

2.4.2 Planning van het

kwaliteitsmanagementsysteem

KHB Interne overlegstructuur/

kwaliteitsplanning

2.5 Taken, verantwoordelijkheden en

bevoegdheid

Functiebeschrijvingen

2.6 Communicatie KHB interne en externe overlegstructuur

2.7 Beoordeling door het management KHB Managementreview

3. Management van middelen

3.1 Beschikbaar stellen van middelen Distributiematrix documenten, management van middelen

3.2 Personeelsmanagement Distributiematrix documenten, management van mensen

3.2.1 Bekwaamheid, bewustzijn en training

Opleidingsplan

3.3 Infrastructuur Distributiematrix documenten, facilitair management

3.4 Werkomgeving Distributiematrix documenten, facilitair management

4. Realisatie van product en dienst

4.1 Planning realisering dienst Jaarplan+ Distributiematrix documenten,

primair proces

4.2 Beheersing van bewaking- en

meetapparatuur

Distributiematrix documenten, management

van middelen

5. Meting, analyse en verbetering

5.1 Algemeen Distributiematrix documenten, kwaliteit

management

5.2 Bewaking en meting

5.2.1 Patiënttevredenheid Patiënt tevredenheid onderzoek

5.2.2 Interne audit Werkafspraak interne audit

5.2.3 Bewaking en meting van processen

Distributiematrix documenten, kwaliteit management

5.2.4 Bewaking en meting van zorgverlening

Distributiematrix documenten, kwaliteit management

5.3 Beheersen van afwijkingen Werkafspraak VIM

Werkafspraak klachtenbehandeling


5.4 Analyse van gegevens Jaarplan, managementreview, interne

overleggen

5.5 Verbetering

5.5.1 Continue verbetering KHB

5.5.2 Corrigerende maatregelen Werkafspraak corrigerende maatregelen

5.5.3 Preventieve maatregelen Werkafspraak preventieve maatregelen

N.B. de cursief gedrukte documenten worden t.z.t. opgesteld


Bijlage 2 Afkortingen

NHG Nederlands Huisartsen Genootschap

Hidha Huisarts in dienst van een huisarts

BIG Beroepen in de individuele gezondheidszorg

POH Praktijk ondersteuner huisarts CJG Centrum voor Jeugd en Gezin

POH Praktijkondersteuner Huisarts

FTE Fulltime equivalent

LHV Landelijke huisartsen vereniging HVZ Hart- en vaatziekten

DBC Diagnose behandel combinatie

COPD Chronic obstructive pulmonary disease

RI&E Risico inventarisatie en evaluatie VIM Veilig incidenten melden

SFK Stichting farmaceutische kengetallen

KHB Kwaliteitshandboek

PC Personal computer

NAS Network attached storage Arbo arbeidsomstandigheden

Kcoetz Kennemer coöperatief voor 1e lijn transmurale zorg

DM Diabetes mellitus

FTO Farmacotherapeutisch overleg WMO Wet maatschappelijke ondersteuning

GGD Gemeentelijke gezondheidsdienst

GGZ Geestelijke gezondheidszorg

HCZK Huisartsen coöperatie Zuid-Kennemerland MW Maatschappelijk werk

VCRM Cardiovasculair risico management

KWALITEITSHANDBOEK...Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 5 - Hoofdstuk 2...

Documents

Transcript of KWALITEITSHANDBOEK...Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 5 - Hoofdstuk 2...