Het implementeren van Duurzaam Beheer en Onderhoudscontracten.Wat houdt het in en wat levert het op?

Ed Rooijakkers Halmos Adviseurs, 16 november 2015

Duurzaam Beheer en Onderhoud

• Is er op gericht de situatie in grip te krijgen en te houden

• Is feitelijk een pragmatisch commissionings- en vooral

een retro-commissioningsproces

• Volgt de aanpak om in een aantal stappen verbeteringen

aan te brengen en de prestaties ‘DBO 0-status’

(specificaties) vast te stellen (en te houden)

• Heeft als doel (onderhouds- en beheerprestaties)

objectief meetbaar en toetsbaar te maken

Duurzaam Beheer en onderhoud in vogelvlucht (en sneltreinvaart…)

ISSO publicatiereeks DB&O e.d.

10 oktober 2014

ISSO publicatiereeks Duurzaam Beheer en Onderhoud

10 oktober 2014

Drie Pijlers onder Duurzaam Beheer en Onderhoud

1. De installatie moet goed volgens de specificaties functioneren, met juiste gebruikstijden en geen storingen of instabiel gedrag vertonen;

2. De randvoorwaarden van gebruik, bouwkundige situatie en overige omgevingsaspecten moeten overeenstemmen met de ontwerpuitgangspunten van de installatie zodat met het correct functioneren van de installatie de prestatiecriteria van het binnenklimaat worden gehaald;

3. De prestatiecriteria van het binnenmilieu die worden bereikt moeten voldoen aan de verwachtingen van de gebruikers, zodat de gebruikers het comfort als goed ervaren.

10 oktober 2014

10 oktober 2014

Een driedeling in verantwoordelijkheid

10 oktober 2014

10 oktober 2014

= 106

= 104

10 oktober 2014

Boom van oplossingen

Duurzaam MJOP

Planmatige verbeteringen

Quick Wins en ander laaghangend

fruit

10 oktober 2014

Nieuwbouw

Bestaande bouw

10 oktober 2014

De Kern van degelijk beheer klimaatinstallatie

• Juiste werking; De juiste werking van de technische installaties

bij de actuele gebruikswijze moet in detail vastliggen.

• Geen op klachten gebaseerde verstellingen!; Storingen

betreffen afwijkend gedrag van de juiste werking.

• Gebruikswijze gebouw afgestemd op installaties of vica-versa;

welke prestatie volgens de ontwerpspecificaties?

• Verwachtingen gebruikers; informeren hoe te bedienen en wat

te mogen verwachten (in relatie tot de gebruikswijze)

De huurder staat centraalGrip op de zaak!Optimaal functioneren

KSF’s

Wat was de verwachting?

Specificaties vs Prestaties

Monitoring en eisen

10 oktober 2014

Twee soorten prestatie indicatoren

Proces

Een werkwijze of procedure wordt vastgesteld.

Getoetst wordt of zo wordt gehandeld.

Vergelijkbaar met ISO 9001/14001

Bijvoorbeeld de manier waarop preventief onderhoud wordt uitgevoerd en geïnspecteerd

Kwaliteit (product of situatie)

De situatie of kwaliteit wordt gemeten

Bijvoorbeeld de technische conditie van de installaties.

Prestatie-indicatoren volgens ISSO publicatie 102

10 oktober 2014

Prestatie-indicatoren volgens ISSO publicatie 102

10 oktober 2014

Vasthouden van prestaties• Prestaties: vasthouden (borgen) en verbeteren:

– Prestatie-indicatoren (keuzepakket afhankelijk van gebouw, gebruik).

– Monitoring (wijze waarop de waarde van de prestatie-indicatoren bepaald wordt, omschreven).

– Prestatie-eisen (keuze opdrachtgever, contracten).

Vasthouden van prestaties

Contractvorming DB&O

• Maatwerk binnen vaste kaders

• Cursus aanbesteden van Duurzaam Beheer en onderhoud op 21 januari 2016 (ISSO)

• Resultaat gericht samenwerken volgens Best Value Procurement is een vertrekpunt

Risico’s overnemen bij een resultaatcontract

• Risico’s treden op tussen de partijen of door onverwachte/onbekende situaties

• Contractpartners benoemen wat de risico’s zijn en wie daar het meeste invloed op heeft.

• Bij de risico’s worden diverse mogelijke scenario’s benoemd (wanneer en hoe optreden). Bij die scenario's worden principe-afspraken gemaakt.

• Partnership is dus voorwaarde!

10 oktober 2014

Vertrouwen

• Vertrouwen moet groeien en vraagt erom zelf een hand (of je nek) uit te steken. (voorsprong op de sociale agenda)

• Net als reputatie komt het te voet en gaat het te paard

• Een kleinigheid voor de een kan een hindernis voor de ander zijn.

• Respect voor de bedrijfscultuur, waarden en beweegredenen

• Vergeet de onderaannemers niet!

10 oktober 2014

Voorbeeld storingsafhandeling• Uitgangspunt is afkoop van storingen (bijvoorbeeld

750 Euro niet zijnde een klacht)

• Het meerjaren onderhoudsplan en actuele technische conditie zijn sturend bij de storingskosten (afkoop storing)

• Opdrachtgever vindt veel vervangingen niet nodig als genoemd op MJOP of uit de conditiemeting (zijsprong: let op leeftijdsdegradatie)

• Door de onderhoudspartij worden meer vervangingsinvesteringen in het MJOP gevraagd om deze afkoopkosten voor te zijn

10 oktober 2014

Implementatie van Duurzaam Beheer en Onderhoud

10 oktober 2014

Doelstelling: van reactief naar proactief

10 oktober 201432

Lees: een storing signaleren voordat dit aanleiding kan geven tot klachten

Van Prestatie indicatorenNaar een procedureboek…

• De KSF’s zijn gelijk maar de prestatie-indicatoren zijn net een beetje anders gekozen.

• Deze passen beter op de voorliggende onderhoudssituatie

10 oktober 2014

• Organisatiestructuur onderhoudspartijen – Account management onvoldoende technisch deskundig en/of onvoldoende

projectkennis

– Monteurs en onderaannemers onvoldoende kennis van complexere installatieconcepten (laagwaardiger personeel)

– Fragmentatie van verantwoordelijkheden. Primaire kwaliteit naar minder betrokken specialistische afdelingen.

– Regie op eindkwaliteit ontbreekt regelmatig met name met onderaannemers

– Bonnencultuur waardoor informatie verloren gaat

– Zeer lastig dit te doorbreken

• Storingsmonteur of verstoringsmonteur?– Lastig om uitzondering te maken en ongewenste verstellingen te voorkomen

– Niet zelden eigenwijs! En soms onbewust onbekwaam

– Flitsoplossingen (vooral buiten reguliere gebruikstijden)

Ervaringen contractimplementatie

• Aandacht bij Kerndocument invullen blijkt vooral naar techniek te gaan terwijl juist uitgangspunten/prestatie-eisen e.d. de kern zijn

• Inspectierondes worden uitgevoerd met aandacht voor functioneren, maar de bevindingen oplossen blijkt (te) kostbaar….(Stappenplan volgen is beter!)

• Gegevensbeheer is zeer intensief. Veel gegevens beschikbaar maar het is lastig om de juistheid en actualiteit vast te stellen.

• Storingsafkoop i.r.t. de meerjaren onderhoudsplanning en conditiemetingen. In goed overleg wordt steeds afgestemd waar de verantwoording voor storingen ligt.

• Zichtbaar maken van de onderhoudsvoortgang als managementinformatie is sterk gewenst!

• Onderhoudspartijen zijn op de werkvloer zeer gemotiveerd binnen deze contractvorm.

Ervaringen contractimplementatie

Kerndocument in de praktijk• Indelings- en gebruiksafspraken verhelderend. Vooraf

motiveren is beter dan achteraf verdedigen!

• Vastleggen binnenmilieucriteria in relatie tot AI24 “binnenmilieu” levert de arbodienst als bondgenoot op. Afwijkingen in kwaliteit kunnen direct worden benoemd.

• Op niveau krijgen regeltechnische omschrijving en instellingen resulteert in ‘hoofdpijn’ bij opdrachtgever. De problematiek wordt zichtbaar en daarmee ontstaat draagvlak naar verbeterinvesteringen.

• Revisiegegevens en eigen verantwoording beheerorganisatie worden bespreekbaar zonder dat dit in directe kritiek op eigen opdrachtgever resulteert.

1. Functionele regelomschrijving samen met setpoints en regelinstellingen centraal (vastgesteld).

2. Informatiebeheer en installatieomschrijving op kernpunten (ISSO 105) vastgesteld.

3. Kernpunten zijn de output van installatiesystemen zoals aanvoertemperaturen vanuit opwekking, verdeler/verzamelaars, inblaastemperaturen en flowsignalering/toerenregeling (en debieten maar deze liggen meestal door beproeving vast). De rest zit ‘onder de motorkap’ en is secundair derhalve geen managementinfo.

4. 1, 2 en 3 zijn de basis waar continuous commissioning vanuit gaat plaatsvinden. De technische specificaties

Performance monitoring

1. Monitoring:

a. De gemeten performance (prestaties)

b. De verwachte performance (specificaties)

2. Diagnose/oordeel (=kennis toevoegen)

a. Hoe functioneert het systeem?

b. Is er wat mis? Zo ja, welke oorzaken kunnen worden onderscheiden

3. Impact en handelen

a. Wat zijn de gevolgen/impact (behorende bij een diagnose)

b. Advies hoe te handelen

Monitoring is omschreven in ISSO 31

10 oktober 2014

10 oktober 2014

Kies X- en Y-waarde

Toolset DiagnosTXMonitorXY

Performance monitoring van installaties met DiagnosTX

Bijlage B uit ISSO 31 uitgewerkt samen met PRIVA naar een performance monitoringstool

RESULTAAT WTC SA

• Een betere kwaliteit voor huurders (binnenmilieu/comfort), glashelder beheer en een lager energiegebruik

• Performance monitoring (energie en operationeel) signaleert tijdig instabiel regelgedrag en verminderd slijtage

• Functionele inspectierondes signaleren defecten voordat er klachten zijn

• Vervangingsonderhoud naar verbetering en verduurzaming van assetkwaliteit

• Niet duurder dan regulier onderhoud! Met garantie! De extra inspanningen worden vanuit energiebesparing gefinancierd. Energiebesparing > € 100.000 over eerste contractjaar.

• Co-creatie in een resultaatcontract: de samenwerkingsvorm resulteert in een win-win voor eigenaar, huurder en onderhoudspartij

10 oktober 2014

Binnen de lijntjes kleuren…Voor 95% van de meetwaarden wordt dit geëist.

Aanvoer CV Inblaastemp. Toren A

Voorregeling koelmachine GKW distributie

10 oktober 2014

Performance monitoring totaal systeem (T4 en T1)

elektra

gas

Performance monitoring totaal systeem (T4 en T1)

Cofely Energy Navigator:De nieuwe generatie energiemanagement (meten en rekenen)

Elek

Gas

Meteo

Bruto Vloer Oppervlak

Input(uur data)

Smart engine

Diagnose onvolkomenheden en

asset aanpassingen

Signaleringsfunctie omprestaties te borgen

Gebouw X Windesheim

• Overzicht op technisch beheer en onderhoud

• Spelregels voor gebruik en inrichting

• Tekortkomingen in VAV-regelaars en CO2-opnemers geconstateerd en onder garantie herstelt

• Klimaatklachten verholpen

• Veel lager energiegebruik (30%)

Gemeentehuis Moerdijk

• Meer overzicht op technisch beheer en onderhoud

• Bewustwording bij facilitaire organisatie

• Tegen elkaar inregelen verholpen

• Klimaatklachten grotendeels verholpen

• Veel lager energiegebruik (30%)

• WKO weer in balans

Potentieel

1. De volledige utiliteitsbouw (met complexere techniek) kan met deze duurzaam beheer en onderhoud contractvorm worden verbeterd.

2. Meer werkgelegenheid en er mag weer kwaliteit geleverd worden. De technische harten kloppen sneller. Gefinancierd uit energieverspilling.

3. Energiebesparing resulteert in 1 a 2% CO2-besparing op landelijk niveau!

10 oktober 2014