Hans Janssen ...Gelukkig sloot per april 2012 de gemeente Roosendaal zich eveneens aan. In goede...

Van: Hans Janssen <[email protected]>Aan: Jac Klijs <[email protected]>, Jan van Hal <[email protected]: Dion van Beers <[email protected]>, Adrie Reniers <adrie.renier...Datum 20-03-2013Onderwerp: begroting 2014 en jaarstukken 2012Bijlagen: aanbieding ontwerp begroting 2014en meerjarenraming 2014-2017.docx; Begroting 2014 versie 1_2.doc; Jaarstukken RAWB 2012 versie 1_3.doc

Geachte bestuurder,

Hierbij stuur ik u de concepten van de begroting 2014 en de jaarstukken 2012 met een aanbiedingsbrief, met het verzoek om uiterlijk 27 juni a.s. de zienswijze van uw gemeente/waterschap op de begroting 2014 en de meerjarenbegroting 2014-2017 kenbaar te maken.Dank voor uw medewerking.

Met vriendelijke groet,

Hans JanssenDirecteur

Regionaal Archief West BrabantBeukenlaan 1d4731 CD OudenboschT. +31(0)165-331283www.regionaalarchiefwestbrabant.nl<http://www.regionaalarchiefwestbrabant.nl/>

Rabobank 1598.21.657

IBAN NL68RABO0159821657 K.v.K. 20171320

BIC RABONL2U BTWnummer NL.8068.34.511.B.01

Beukenlaan 1d

4731 CD OUDENBOSCH

T +31(0)165-331283

F +31(0)165-310680

[email protected]

www.regionaalarchiefwestbrabant.nl

Aan de besturen van de deelnemers aan het

Regionaal Archief West-Brabant

onze datum: 20 maart 2013 uw datum:

onderwerp: begroting 2014 e.v. RAWB uw kenmerk:

Geacht bestuur,

Hierbij bied ik u de ontwerp-begroting 2014 van het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB) aan,

waarin opgenomen de meerjarenbegroting 2014-2017.

In begroting en meerjarenraming wordt tegemoet gekomen aan de bezuiniging van 3 x 3%. In 2016

is de extra bezuiniging van € 16.750, zoals vorig jaar door onze deelnemers opgedragen, eveneens

gerealiseerd. In de Aanbiedingsnota (Hfst. 1) en in de Inleiding (Hfst. 3.1) wordt uitgelegd op welke

wijze de besparingen tot stand zijn gekomen.

Behalve de ontwerp-begroting 2014 treft u hierbij eveneens de jaarstukken over 2012 aan,

bevattende het jaarverslag, de jaarrekening en een reeks bijlagen. De accountantsrapportage volgt

nog. Deze jaarstukken worden u ter kennisname aangeboden. U ziet daarin dat er over 2012 een

voordelig saldo is van ruim € 27.000. In onze vergadering van 7 maart jl. hebben wij besloten om dit

resultaat volledig toe te voegen aan onze algemene reserve. Daarmee krijgt het RAWB weer meer

‘lucht’ en is de fiscale status van belast ondernemer voor meerdere jaren veilig gesteld.

Op donderdag 27 juni 2013 worden zowel begroting 2014 als jaarstukken 2012 door ons algemeen

bestuur vastgesteld. Daarom verzoeken wij u om voor die datum ons te berichten of u met de

begroting 2014 in kunt stemmen.

Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd,


namens het Dagelijks Bestuur van het RAWB,

J.H.M. Janssen

directeur

JAARSTUKKEN 2012

Inhoud Bladzijde

JAARSTUKKEN 2012

JAARVERSLAG 20121.

Aanbiedingsnota 6

Kerngegevens 7

Programmaverantwoording 8

Paragrafen 13

2. JAARREKENING 2012

Inleiding jaarrekening 19

Programmarekening 20

Balans 21

Grondslagen van de financiële verslaglegging 23

Toelichting op de programmarekening 25

Toelichting op de balans 28

Vaststellingsbesluit 32

Controleverklaring 33

BIJLAGEN BIJ DE JAARSTUKKEN 2012 34

2

1.JAARVERSLAG

Aanbiedingsnota jaarverslag 2012

Met genoegen bied ik u het jaarverslag over 2012 aan van het RAWB West-Brabant (RAWB).

De toetreding van de gemeente Rucphen was in dit jaar uiteraard een belangrijke gebeurtenis. Per 1-1-2012 is ca. 500 meter archief en documentatie overgebracht naar de depots van het RAWB in Oudenbosch. Met die archieven kwamen ook twee medewerkers mee en zes nieuwe vrijwilligers. Een gevolg van de aansluiting van Rucphen was dat de uit 2003 daterende Gemeenschappelijke Regeling moest worden aangepast. In nauwe samenwerking met juristen van de deelnemers (incl. Rucphen) werd een gewijzigde regeling opgesteld, die begin 2012 in werking trad nadat alle deelnemers hadden ingestemd.

Behalve op de toetreding van Rucphen lag een ander samenwerkingsaccent op West-Brabants archiefgebied. De gemeenten Bergen op Zoom en Breda toonden al in een vroeg stadium interesse in een samenwerkingstraject. Gelukkig sloot per april 2012 de gemeente Roosendaal zich eveneens aan. In goede harmonie werd toegewerkt naar het overleg van 20 september, waarbij bestuurlijke vertegenwoordigers van de vier betrokkenen akkoord gingen met de samenwerkingsplannen en een intentieverklaring ondertekenden. Een onverwachte bestuurswisseling in Breda liet de ondertekening vanuit die gemeente nog even wachten.Aan de provincie Noord-Brabant werd verzocht om ondersteuning bij het samenwerkingstraject. In eerste instantie stelde de provincie een organisatiedeskundige gratis ter beschikking, eind 2012 werd dit omgezet in een betaalde detachering voor een aantal dagdelen tot en met 2013. Samen met deze functionaris werden eind 2012 twee kerndocumenten opgesteld: een analyse voor de samenwerkingsargumentatie en een opzet voor een businesscase. Op 10 januari zijn deze beide documenten vastgesteld door een tweede overleg met betrokken bestuurders. Vervolgens is aan de colleges van alle betrokken gemeenten om instemming met de samenwerkingsplannen gevraagd. De planning van dit traject voorziet in een afronding eind 2013/begin 2014.

Het jaar 2012 stond ook in het teken van de bezuinigingen en in het bijzonder van de wijze waarop het RAWB de begroting daarnaar inricht. Strak vasthouden aan uitvoering van de bezuinigingsopdracht zou in de jaren vanaf 2013 gaan leiden tot niet alleen onvoldoende budget, maar eveneens tot onverantwoord interen op de reserves. Dat laatste zou dan nadelige gevolgen hebben voor de fiscale status van het RAWB en kunnen leiden tot een mogelijke naheffing van de belastingdienst alsmede een structureel tekort van ruim € 30.000 jaarlijks! In goed overleg met de accountant zijn maatregelen genomen die moeten gaan zorgen voor een gezondere financiële huishouding voor het RAWB, waarbij zo goed als mogelijk aan de bezuinigingsopdracht wordt voldaan. Zoals eerder aangeduid hebben de bezuinigingen wel het verlies van twee volledige fte tot gevolg. En zelfs ondanks die aderlating komt het RAWB vanaf 2016 nog steeds ruim € 16.000 tekort. Dit weinig rooskleurige toekomstbeeld was aanleiding om het reguliere uitgavenpatroon nog eens grondig onder de loep te nemen, om de kosten voor het gebouwbeheer te herzien en om naar een andere wijze van dataopslag over te gaan (zie de programmaverantwoording Algemene Zaken). Naar verwachting zullen deze maatregelen vanaf 2013 positieve effecten hebben voor de financiën van het RAWB en op de langere termijn ook voor de deelnemersbijdragen.

Eind 2012 stelde het bestuur een nieuw Beleidsplan vast voor de periode 2013-2015. Daarin wordt de noodzaak tot regionale archiefsamenwerking bevestigd. Als gevolg van deze focus, maar ook vanwege de effecten van de vermindering van het aantal fte’s door de bezuinigingen, gaat het Beleidsplan 2013-2015 vooral uit van bestendiging van het bestaande beleid en van continueren en afronden van bestaande projecten en werkzaamheden. Het RAWB heeft ook onvoldoende ruimte, zowel in personele als in financiële zin, om andere keuzes te maken.

In het verslagjaar lag het inhoudelijke accent, net als het jaar ervoor, vooral op de concrete invulling van de speerpunten die zijn genoemd in het Beleidsplan 2008-2012. In de programmaverantwoording wordt daar nader op ingegaan

Met het jaarverslag over 2012 hebben wij een evenwichtige verslaglegging op hoofdlijnen willen realiseren.

J.H.M. Janssen, directeur

6

Kerngegevens 2012

De gemeenschappelijke regeling “Regionaal Archief West-Brabant is per 1 januari 1998 ingesteld en is laatstelijk gewijzigd bij bestuursbesluit van 3 november 2011. Aan de gemeenschappelijke regeling nemen vijf gemeenten en één waterschap deel. Het werkgebied heeft na de aansluiting van de gemeente Rucphen in totaal ca. 157.500 inwoners (aantallen volgens VNG). Als bestuursorganen treden op:

het algemeen bestuura.de voorzitterb.

BestuursledenVoorzitter : de heer Ir. P.J. Bons, vertegenwoordiger van HalderbergeSecretaris-penningmeester : mevr. M.H.M.R. de Hoon-Veelenturf, vertegenwoordiger van ZundertLeden : de heer J.P van Hal, vertegenwoordiger van Etten-Leur

de heer J.P. Klijs, vertegenwoordiger van Moerdijk de heer mr. M.J. de Bruijn, vertegenwoordiger van Rucphende heer L.H. van der Kallen, vertegenwoordiger van Waterschap Brabantse Delta

Adviseur : mevr. drs. M.H. van den Heuvel-Habraken, provinciaal archiefinspecteur

Directeur : de heer J.H.M. Janssen

Totale bijdrage aangesloten deelnemers:Rekening 2011 : € 674.726,--Begroting 2012 : € 771.455,--Rekening 2012 : € 771.453,-- (na bestemming resultaat)

Kosten per inwonerRekening 2011 : € 4,99Begroting 2012 : € 4,90 (geraamd inwoneraantal 157.500)Rekening 2012 : € 4,88 (geraamd inwoneraantal 158.300)

Aantal doorberekende uren 2012: 11.348 uur

Tarief doorberekende uren 2012: € 45,23 (2011: € 46,13)

7

Verslag over programmaplan 2012

Programma Behouden

Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht de overheidsorganen om hun archieven in goede en geordende staat te bewaren. Om het gebruik van archieven ook voor toekomstige generaties te waarborgen, is het noodzakelijk dat archieven in goede staat worden bewaard. Het RAWB coördineert, begeleidt en controleert daartoe namens de aangesloten gemeenten en het waterschap de externe restauratie van beschadigde archiefbescheiden, zorgt voor het maken van gebruikersduplicaten in digitale vorm en verzorgt de juiste verpakking van de archiefdocumenten in omslagen en archiefdozen. In 2012 zijn diverse archieven voorzien van nieuwe omslagen en archiefdozen, o.a. het archief van de voormalige gemeentepolitie van Etten-Leur en enkele Rucphense archieven.In het verslagjaar zijn voor de gemeente Zundert restauratieprojecten uitgevoerd, zoals beschreven in een eerder door die gemeente vastgesteld meerjaren behoudsplan. Een schadeanalyse, opgesteld door een erkend restauratieatelier, wees uit dat er nog voor enkele jaren restauratievoorraad ligt in Zundert. Helaas bleek het vanwege bezuinigingen niet mogelijk om deze restauratie de komende jaren af te ronden. De restauratie van de archieven van de gemeenten Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk en Rucphen en voor het Waterschap Brabantse Delta is reeds afgerond. In het kader van het meerjaren behoudsplan van de gemeenten Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk en Rucphen is geïnvesteerd in de digitalisering van de meest informatierijke archiefbestanden. In het digitaliseringsplan is o.a. beschreven welke bestanden voor digitalisering in aanmerking komen. In totaal werden 359.026 eenheden gescand. Vrijwel al deze nieuwe opnamen staan voorlopig in de wacht en zijn nog niet toegevoegd aan de bestanden die via de website te raadplegen zijn. Reden hiervoor zijn de hoge kosten voor hosting en opslag. (zie verder bij Programma Algemene Zaken)Ook archieftoezicht en verwerving van archieven en verzamelingen behoren tot het programma Behouden. Het toezicht (de inspectie) is een wettelijke taak die tot doel heeft om de toekomstige bewaring van relevante overheidsinformatie te borgen. De verwerving heeft eenzelfde doel, namelijk het veilig stellen van niet-overheidsinformatie. Onder informatie worden in dit verband zowel de papieren als de niet-papieren (veelal digitale) documenten verstaan.In 2012 veranderde er veel op toezichtgebied. Op 1 oktober trad de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) in werking. Met die Wet RGT verschuift de verantwoordelijkheid voor het toezicht op de kwaliteit van de informatievoorziening naar de gemeenten zelf. Het college, als zorgdrager, dient voortaan periodiek aan de raad te rapporteren over zowel zorg als beheer van de informatiehuishouding. Daarvoor heeft de VNG een instrument ontwikkeld, de zgn. Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). De gemeentearchivaris is aangewezen om die KPI’s in de praktijk toe te passen, dus namens het college de rapportage voor de raad samen te stellen. In 2012 werd, als pilot, voor de gemeente Moerdijk een KPI rapportage opgesteld. Deze zal begin 2013 aan de raad worden aangeboden.Ook anderszins staan er vele ingrijpende veranderingen te gebeuren t.a.v. de gemeentelijke informatiehuishouding. Het RAWB zal meer dan ooit daarbij betrokken moeten zijn, digitalisering van informatie wacht niet maar vereist acute bemoeienis van de toekomstige beheerder. Alle gemeenten in het werkgebied van het RAWB bevinden zich in meer of mindere mate in een traject naar volledig digitaal werken met dus ook een volledig digitaal informatiebeheer. In het proces van analoog naar digitaal vervult de archivaris een spilfunctie, bijvoorbeeld als belangrijkste adviseur bij vervanging van papieren documenten in digitale vorm. In 2012 vond diverse keren overleg plaats met de gemeenten rond deze thematiek. Verder organiseerde het RAWB twee studiemiddagen en werd op initiatief van het RAWB samen een bezoek gebracht aan het E depot in Rotterdam.Het gaat in het verband van dit jaarverslag te ver om alle relevante ontwikkelingen en veranderingen uitvoerig te belichten, maar conclusie is dat de rol van het RAWB bij de digitalisering van de gemeentelijke informatie intensiever en intenser wordt. Een veelheid van nieuwe taken komt op ons af. En juist omdat al eerder bleek dat het RAWB niet in afdoende mate die nieuwe rol kan vervullen wordt de samenwerking op regiogebied gezocht. Ook de archieven van Bergen op Zoom, Breda en Roosendaal zijn onvoldoende in staat om de nieuwe taken op te pakken en uit te voeren. In samenwerking hopen we daar wel aan toe te komen.Er werden in 2012 voornamelijk enkele kleine archieven verworven. In de particuliere sfeer zijn van belang om te melden de verwerving van de archieven van o.a. de H. Hart Parochie van Etten-Leur, basisschool De Schakel Oudenbosch en de collectie Straasheijm. Aanvulling op overheidsarchieven

8

was er in de vorm van het grote archief van het Waterschap Land van Nassau (circa 70 meter). De geplande overbrenging van ruim 220 meter bouwvergunningen over de periode 1904-1996 van de gemeente Moerdijk werd op verzoek van die gemeente, en met instemming van de provincie voorlopig uitgesteld. Moerdijk gaat alsnog proberen om die dossiers te scannen en daarna te vernietigen (volgens de procedure vervanging archiefbescheiden).De bereikte effecten van het programma Behouden zijn:

verbetering van de materiële staat van de beheerde archieven en verzamelingen-een goede bewaring en ontsluiting van de gemeentelijke (digitale) archiefbescheiden-

Resultaten vs. planning:Onderdeel Planning ResultaatGerestaureerde archiefstukken 150 documenten 227 documentenGeconserveerde archiefstukken 50 meter 80 meterVerworven archieven 10 meter 90 meterGewerkte productieve uren 1.100 uur 1.374 uur

Programma Bewerken

Het RAWB heeft zich ook in 2012 gericht op het toegankelijk maken (bewerken) van de kernarchieven en het nader toegankelijk maken van informatierijke seriebestanden.De meeste kernarchieven zijn inmiddels afdoende ontsloten door een goede inventaris. Onder de kernarchieven worden verstaan de archieven van de gemeentelijke overheden vanaf ca. 1500 tot ca. 1996. Daaronder ook begrepen de archieven van de notarissen, de schepenbanken, de dorps- en stadsbesturen en de archieven van de voormalige waterschappen.In 2012 werd de bewerking van het archief van het waterschap Land van Nassau gestart en afgerond en werd het archief van het gemeentebestuur van Klundert (1971-1996) definitief bewerkt en in een eigentijdse toegang gegoten. Met de bewerking van het archief van de gemeente Rucphen periode 1975-2000 werd een start gemaakt. De inventaris van het gemeentebestuur van Oudenbosch 1940-1996 is klaar voor de website, evenals van het gemeentebestuur van Klundert 1971-1996. Begonnen is er met de inventaris van het gemeentebestuur van Hoeven 1933-1996.Alle nieuw verworven archieven zijn direct beschreven en toegankelijk gemaakt. De aanvullingen op het archief van de Broeders van St. Louis werden door een extern bureau bewerkt. Dit project wordt door de Broeders zelf gefinancierd, het RAWB zorgt voor de inhoudelijke begeleiding.Veertien enthousiaste vrijwilligers waren actief met de invoer van gegevens uit de notariële akten en uit de raadsnotulen en zorgden voor volledigheid van het aanbod aan genealogische toegangen. De bereikte effecten van het programma Bewerken zijn:

verbetering van de toegankelijkheid van de beheerde archieven en verzamelingen-beschikbaar komen van toegangen voor het publiek t.b.v. de raadpleging en het gebruik van -die archieven en verzamelingen

Resultaten vs. planning:

Onderdeel Planning ResultaatToegankelijk gemaakte archieven 125 meter 152 meterGewerkte productieve uren 3.000 uur 3.781 uur

Programma Benutten

Archieven zijn er om gebruikt te worden, om kennis te nemen van de inhoud ervan. De Archiefwet regelt de openbaarheid van de archieven en geeft iedere burger het recht om gratis archieven te raadplegen. Het RAWB bood in 2012 wederom twee mogelijkheden daartoe, namelijk fysieke raadpleging in de studiezaal te Oudenbosch en digitale raadpleging op de website. Die website werd eind 2010 al vernieuwd: de vormgeving werd gemoderniseerd, de functionaliteit werd aanzienlijk uitgebreid en de site werd aangepast aan de webrichtlijnen overheid. In 2012 werden tal van nieuwe bestanden toegevoegd aan de website. Naast uiteraard die van Rucphen gaat het dan ook o.a. om de volledige toegangen op de archieven van de notarissen van Fijnaart en Willemstad. In samenwerking met de Suikerunie en met de archiefdiensten van Breda en Roosendaal is een internetproject in voorbereiding rond de geschiedenis van de voor West-Brabant zo kenmerkende

9

suikerindustrie. In 2013 hopen de samenwerkende instellingen een (deel)website over de suikerhistorie te presenteren.Op de website zijn naast de toegangen ook de gescande documenten die nuttig zijn voor stamboomonderzoek en veel foto’s online raadpleegbaar. Het aantal bezoekers van de website www.regionaalarchiefwestbrabant.nl bedroeg ruim 178.000 maal. Ruim 90% van de gebruikers van de website is afkomstig uit Nederland. De webstatistiek leert dat onze website steeds vaker wordt gevonden via een zoekmachine, vooral Google. Gebruikers raadplegen de site gemiddeld ruim 18 minuten. Veel bezoekers komen ook regelmatig terug op de website, bijna een derde ervan vaker dan 25 maal in het jaar. Eind 2012 is er onderzocht of betaalde webraadpleging een haalbare optie is. Op meerdere plaatsen vind namelijk een ontwikkeling plaats richting betaling voor webservices. Het RAWB bestuur concludeerde dat vooralsnog geen betaling zal worden ingevoerd. De studiezaal was gedurende twee en halve dag per week geopend. Er was sprake van een redelijke stijging van het fysieke archiefbezoek, voornamelijk doordat nieuwe archieven van Rucphen vaak door klanten werden geraadpleegd. Speciaal voor klanten die een kopie vroegen van een bouwtekening werd een groot formaat scanner/printer aangeschaft. Daarnaast was er veelvuldig sprake van alternatief bezoek aan de studiezaal door schoolklassen. 15 Klassen van vooral Halderbergse basisscholen bezochten het archief en maakten gebruik van de twee onderwijsprojecten nl. ‘Huys van Bewaeringh’ en ‘Wie schrijft die Blijft’. Voor t eerst werd een project rond de eerste wereldoorlog georganiseerd samen met vierdeklassers van het Markland College.De cursus “Genealogisch onderzoek op internet” werd in het voorjaar voor de laatste keer gegeven. Vervolgens zal het RAWB alleen nog maar cursussen of workshops aanbieden in het kader van de lezingenreeksen rond een bepaald thema. Het RAWB participeerde in het voorjaar samen met het gemeentearchief van Roosendaal en het Markiezenhof Bergen op Zoom in een lezingenreeks rond het thema Conflicten en Gevechten. Deze trok grote belangstelling. In het najaar werd wederom een lezingenreeks georganiseerd, nu samen met de archieven van Breda en Roosendaal en het Markiezenhof Bergen op Zoom rond het thema Groen van Toen. Deze nieuwste lezingenreeks is geheel gefinancierd door de Mastboom Brosensstichting en heet daarom voortaan de “Henri Mastboom Lezingencyclus”. De activiteiten trokken veel belangstelling en kregen goede waardering.Zoals altijd zorgde het RAWB voor uitlening van dossiers aan de deelnemers (ruim 650 in 2012) en verstrekte het RAWB adviezen inzake historische onderwerpen. Ook participeerde het RAWB in tal van historische initiatieven in de regio, o.a. de Canon van Moerdijk, de historie van de gemeentehuizen van Rucphen (in het kader van het nieuw te openen DVC) en de herdenking van 200 jaar Napoleonsweg in Zundert. Medewerkers van het RAWB gaven lezingen en hadden zitting in de redactie van historische periodieken. Tenslotte is vermeldenswaard dat het RAWB medewerking verleende aan twee televisiedocumentaires: een over armoede in de jaren ’50 (programma: Andere Tijden) en een over de beschieting van een bus tijdens WO II (programma: Oorlogsgeheimen). Voor die laatste documentaire werden in het RAWB depot opnamen gemaakt.De bereikte effecten van het programma Benutten zijn:

hoog gewaardeerde en zeer goed bezochte website www.regionaalarchiefwestbrabant.nl -met daarop gratis online raadpleging en inzage van films, foto’s en genealogische bronnenvergroting van de rol en betekenis van het RAWB op het gebied van de promotie en -verspreiding van de lokale en regionale historie


Onderdeel Planning Resultaatbezoeken website 180.000 bezoeken 178.089 bezoekenbezoeken studiezaal 1.250 personen 1.379 personenCultuurhistorische activiteiten 20 activiteiten 37 activiteitenGewerkte productieve uren 5.350 uur 4.844 uur

10

Programma Algemene Zaken

Het bestuur van het RAWB vergaderde in het verslagjaar driemaal. Belangrijkste agendapunten van die vergaderingen waren:

de samenwerkingsplannen tussen de West-Brabantse archiefdiensten, -het Beleidsplan 2013-2015-de begrotingssystematiek voor 2013 en volgende jaren en daaraan gekoppeld de -bezuinigingsopdracht 2012-2016de herziening van het onderhoud aan het RAWB-pand en de financiering ervan-

Op de samenwerkingsplannen en het Beleidsplan is in de aanbiedingsnota al ingegaan. De financiën van het RAWB vormen uiteraard een permanent punt van aandacht voor de bestuurders. Het relatief hoge nadelige saldo over 2011 baarde zorg. Juist daarom werd in 2012 veel energie gestoken in het op orde brengen van de financiën met name de begrotingssystematiek en inspanningen voor vermindering van kostenposten zoals onderhoud van gebouw en databeheer.Begrotingsbesluiten van de laatste jaren boden het RAWB onvoldoende ruimte voor een verantwoorde budgetbeheersing. Vooral een eerder besluit om loonstijgingen niet in de begroting te verwerken zorgde voor financiële problemen. In het voorjaar werd daarom, in samenwerking met de accountant en de financieel adviseur van het RAWB, een nieuwe gedragslijn uitgezet voor de komende jaren. Daarin is uitgegaan van een normaal stijgingsniveau van de uitgaven gecombineerd met een structurele verlaging van de eerder genoemde hogere kostenposten. Hierdoor zal het RAWB de komende jaren nog steeds in staat zijn om aan de bezuinigingsopdracht van de deelnemers te voldoen, maar zullen de feitelijke effecten pas later merkbaar worden. Evenwel is nu al een bezuinigingstekort van ruim € 16.000 te voorzien voor 2016, maar daarvoor zullen tijdig maatregelen worden genomen.Met behulp van het Inkoopbureau West-Brabant werd de herijking van het meerjarig onderhoud van het RAWB pand aanbesteed. Complan uit Eindhoven heeft vervolgens een nulmeting verricht en op basis daarvan de meerjaren onderhoudsplanning opgesteld. Daaruit bleek dat het RAWB pand nog in een zeer goede staat verkeert en dat daarom de onderhoudskosten de komende jaren lager uit zullen vallen dan bij de oplevering van het gebouw in 2006 voorzien. Daarnaast assisteerde het inkoopbureau bij het opnieuw aanbesteden van onderhoudswerkzaamheden. Deze werden tegen gunstiger condities (deels opnieuw) afgesloten. Al eerder kwam de dataopslag en webhosting aan de orde. Het RAWB digitaliseert op grote schaal. Daarvoor stellen gemeenten afzonderlijke budgetten beschikbaar. Dit resulteert in vele honderden gigabytes aan data, die toegevoegd moeten worden aan het dataopslag- en beheersysteem, dat door onze webhost wordt gefaciliteerd. De kosten van opslag stijgen evenredig met de toename van het aantal data. Op den duur zou dit tot erg hoge structurele kosten gaan leiden. Om die reden is eind 2012 besloten over te gaan naar een ander opslagformaat: JPEG2000. Daarmee reduceert het opslagvolume met meer dan de helft, zonder dat de kwaliteit inboet. Dat die verminderde opslag ook minder kosten betekent is evident. De effecten zijn echter pas in 2014 echt merkbaar.Gunstig neveneffect van de hiervoor genoemde maatregelen is dat de fiscale status van het RAWB gehandhaafd blijft en de bestaande belastingvoordelen ook voor 2013 en verder blijven gelden.De bereikte effecten van het programma Algemene Zaken zijn:

gezonde financiële huishouding van RAWB met continuering van fiscale status van belast -ondernemerexploitatie van een efficiënt en modern nieuw archiefgebouw-efficiënte inzet van ICT-


Onderdeel Planning ResultaatAantal medewerkers in fte 8 fte 7,8 ftePercentage ziekteverzuim 3,5 % 2,38 %Gasverbruik in m³ 15.000 m³ 13.168 m³Electraverbruik in Kwh 100.000 Kwh 107.527 KwhGewerkte productieve uren 950 uur 1.349 uur

11

Recapitulatieoverzicht baten en lasten programma’s

Behouden Begroting 2012

Rekening 2012

Lasten 57.901 64.486Baten 0 0Saldo 57.901 64.486

Bewerken Begroting 2012

Rekening 2012

Lasten 154.024 172.257Baten 0 0Saldo 154.024 172.257

Benutten Begroting 2012

Rekening 2012

Lasten 280.662 227.178Baten 4.100 5.145Saldo 276.562 222.033

Algemene zaken Begroting 2012

Rekening 2012

Lasten 298.510 300.335Baten 6.125 5.527Saldo 292.385 294.808

Samenvatting programma’s:

Totaal Begroting 2012

Rekening 2012

Totaal programma’s 780.872 753.584Bijdrage deelnemers 771.455 771.453Saldo voor mutatie reserves -/- 9.417 17.869Mutaties in reserves 9.417 9.417Resultaat na mutaties in reserves 0 27.286

12

Paragrafen

Bij de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur zijn de verordeningen conform artikel 212 en 213 van de Gemeentewet door het algemeen bestuur goedgekeurd. In titel 3 van de verordening terzake het financieel beleid zijn de verplichte paragrafen voor de begroting vastgelegd. De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn: Financiering en Bedrijfsvoering. In de begroting 2012 is tevens aandacht besteed aan de paragraaf Weerstands-vermogen. Artikel 26 BBV schrijft voor dat in jaarrekening en jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden die ook in de begroting opgenomen zijn. Het BBV schrijft daarnaast nog voor dat ook de paragrafen Verbonden Partijen, Grondbeleid en Lokale Heffingen hier dienen te worden opgenomen. Voor het RAWB zijn deze echter niet relevant: het RAWB IS een verbonden partij, aan grondbeleid wordt niet gedaan en er worden geen lokale heffingen geheven.

Weerstandsvermogen

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het RAWB beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie.

Het Regionaal Archief beschikt over een algemene reserve die kan worden ingezet ter dekking van tegenvallers. In 2012 zijn de bestemmingsreserve opvang gevolgen uittreden Steenbergen en de reserve automatisering opgeheven en toegevoegd aan de algemene reserve.

De algemene reserve van het Regionaal Archief bedraagt voor bestemming van het resultaat 2012 per 31 december 2012 circa € 16.700 en dient ter opvang van incidentele tekorten en / of tegenvallers.

Financieringsparagraaf

Liquiditeitsplanning

De exploitatielasten van het Regionaal Archief worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen bijdrage in het exploitatietekort wordt in twee voorschotten aan de deelnemers in rekening gebracht. Het eerste voorschot ter grootte van 50% van het begrote aandeel dient door de deelnemers te worden voldaan vóór 1 februari; het tweede voorschot ad 50% dient te zijn voldaan vóór 1 augustus van het begrotingsjaar. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot dat op een bedrijfsspaarrekening wordt belegd. Het regionaal archief heeft verder te maken met een financieringsoverschot. Het totaal aan vaste geldleningen en reserves / voorzieningen is hoger dan de boekwaarde van de investeringen. Dat overschot aan middelen bedroeg per 1-1-2012 € 132.800. Per 31-12-2012 bedraagt het financieringsoverschot € 97.500. De terugloop van het financieringsoverschot wordt voornamelijk veroorzaakt doordat het nadelig resultaat 2011 ad € 20.700 uit de algemene reserve is gedekt en omdat een bedrag van € 9.400 aan de algemene reserve is onttrokken ter dekking van de inmiddels afgelopen uittredingsbijdrage van Steenbergen. Het tijdelijke financieringsoverschot wordt eveneens op de bedrijfsspaarrekening belegd.

Financieringsbehoefte

Omdat het liquiditeitsoverschot van tijdelijke aard is dienen investeringen in de nieuwbouw en in overige uitgaven met een meerjarig economisch nut gefinancierd te worden met vaste geldleningen, waarvan de looptijd wordt gekoppeld aan de afschrijvingstermijn van die activa.Er zijn bij de gemeente Moerdijk vaste geldleningen gesloten voor de financiering van de nieuwbouw en de inrichting daarvan. Verder is een lening gesloten voor de financiering van de vervanging van het netwerk. De kosten van de aanschaf van programmatuur zijn gefinancierd met eigen middelen.

Rentevisie, -kosten en -opbrengsten

13

Ten tijde van het opstellen van de begroting 2012 werd verwacht dat de korte rente zou gaan dalen. Als gevolg van de kredietcrisis daalde de rente op korte beleggingen in de loop van 2012 sterk. De rente volgt de besluitvorming daaromtrent van de Europese Centrale Bank. De gemiddelde rente op depositobeleggingen bedroeg in 2012 ± 0,5%. De gemiddelde rente die wij op de bedrijfsspaarrekening ontvingen was 1,7%.

De rente voor langlopende leningen bedroeg eind december 2012 tussen 1% en 3,50% naar gelang de looptijd van de lening. In de meerjarenramingen gaan we uit van rentekosten over investeringen gebaseerd op het huidige renteniveau.

Bedrijfsvoeringsparagraaf

In artikel 15 van de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid en beheer is opgenomen dat in de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting aandacht moet worden besteed aan tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. Tevens zijn de onderwerpen opgesomd waaraan speciaal aandacht dient te worden gegeven, zoals aantal personeelsleden, verloop, ziekteverzuim, personeelskosten en kosten inhuur. Daarnaast zijn de huisvesting, automatisering systemen en de kosten daarvan onderwerp van de bedrijfsvoeringsparagraaf.

Personeel

In 2012 zijn 8 medewerkers in vaste dienst van het RAWB. De medewerker studiezaal is via de regeling ID-banen werkzaam. De formatie bedraagt 7,8 fte. Naast deze formatie krijgt het RAWB hulp van een veertien enthousiaste vrijwilligers. In de loop van het jaar vielen helaas enkele vrijwilligers af. Ronduit dramatisch was het plotse overlijden van onze vrijwilliger Ruud Martens op 7 september 2012.

Het ziekteverzuim van het personeel in 2012 bedroeg 2,38 % (in 2011: 3 %).

Huisvesting

Het pand aan de Beukenlaan in Oudenbosch is eind mei 2006 in gebruik genomen en voldoet aan alle wettelijke eisen die worden gesteld aan archiefbewaarplaatsen. Vanaf de ingebruikname vinden de reguliere onderhoudswerkzaamheden plaats. In 2012 vond een herijking plaats van het onderhoud. Dit leidde tot een nieuw meerjarig onderhoudsplan. De reguliere onderhoudskosten komen daardoor lager uit en ook is het resultaat een verlaging van de jaarlijkse storting in de onderhoudsvoorziening. Hierdoor ontstaat een incidentele vrijval en een verlaging van de toekomstige stortingen.

In 2012 is het reguliere onderhoud opnieuw aanbesteed. Daarin werd de archiefdienst ondersteund door het Inkoopbureau West-Brabant. De nieuwe contracten zijn gunstiger dan voorheen, met instandhouding van de kwaliteit.

Automatisering

De nieuwe website is op 16 oktober 2010 officieel “de lucht ingegaan“. De vormgeving is aangepast en de functionaliteit verbeterd en aanmerkelijk uitgebreid. De website wordt veelal gebruikt door genealogen. Alle voor genealogen relevante registers uit de periode 1587 – 1962 zijn online te raadplegen. Daarnaast functioneert een databestand waarin op persoonsnaam kan worden gezocht en waarbij direct vanuit de gevonden persoon kan worden doorgeklikt. Met name het raadplegen van registers online en de koppeling van de persoonsgegevens aan het register was uniek in Nederland en heeft sindsdien veel navolging gekregen.

Het RAWB biedt bezoekers de mogelijkheid om online beeldcollecties te raadplegen. Foto's van personen, gebouwen, straten en gebeurtenissen en tal van andere historische afbeeldingen kunnen via een eenvoudige zoekfunctie worden gevonden en bekeken. Tot maart 2012 konden reproducties worden besteld via een webwinkel, maar daarvan bleken de opbrengsten lager dan de kosten en heeft het RAWB om die reden de webwinkel beëindigd.

14

De fotocollectie van Rucphen werd eind 2012 gedigitaliseerd, maar moet nog beschreven worden. Pas in 2013 zullen daarom ruim 33.000 foto’s van alle twaalf voormalige gemeenten 24/7 toegankelijk zijn.

Het RAWB streeft er al enkele jaren naar om de digitale dienstverlening uit te breiden. Dit moet o.a. zichtbaar worden in een verdere doorontwikkeling van de nieuwe website in de richting van interactie met gebruikers én in een toename van het aanbod aan digitale archieven. De beoogde interactiviteit is nog niet gerealiseerd, maar in 2012 zijn wel vele nieuwe digitale documenten beschikbaar gekomen; liefst 359.026 scans werden aan het imagebestand toegevoegd. Echter vanwege de kosten voor hosting en opslag werden deze nieuwe beelden nog niet online geplaatst. Zoals eerder uitgelegd zal een conversie naar het nieuwe opslagformaat JPEG2000 de oplossing bieden voor de almaar stijgende kosten voor dataopslag en webhosting.

De financiële administratie wordt bijgehouden in het softwarepakket Davilex Account.

Begrotingsrechtmatigheid

De begroting wordt ieder jaar al in een zeer vroeg stadium (februari voorafgaand aan het begrotingsjaar) opgesteld. De kans dat om die reden werkelijke lasten afwijken van begrote lasten is daarmee aanzienlijk. In 2012 is één begrotingswijziging vastgesteld waarin de geraamde gevolgen van de nieuwe cao zijn opgenomen. In totaal zijn de begrote lasten ± € 27.000 lager dan geraamd. De begrote baten waren ± € 400 hoger. In onderstaande tabel zijn de verschillen opgenomen per programma.

Programma Verschil Verschil Saldo V / NBegroot Werkelijk Begr-Werk Begroot Werkelijk Begr-Werk

Behouden 57.901 64.486 6.585- - - - 6.585- NBewerken 154.024 172.257 18.233- - - - 18.233- NBenutten 280.662 227.178 53.484 4.100 5.145 1.045 54.529 VAlgemene Zaken 298.510 300.335 1.825- 6.125 5.527 598- 2.423- N

totaal 791.097 764.256 26.841 10.225 10.672 447 27.288 V

Lasten Baten

De overschrijding op de lasten op de programma’s Behouden, Bewerken en Algemene Zaken zijn het gevolg van de hogere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten omdat meer uren aan deze producten zijn besteed dan geraamd. Daartegenover zijn minder uren besteed aan het programma Benutten. In totaal is de doorbelasting naar de producten € 12.800 lager dan geraamd.

15

2.JAARREKENING

17

Inleiding jaarrekening 2012

Inleiding

Met deze jaarrekening willen wij verantwoording afleggen over het in 2012 gevoerde financiële beheer. U heeft in de loop van het jaar twee keer een tussentijdse rapportage mogen ontvangen. Daarin bent u zowel organisatorisch als inhoudelijk en financieel op de hoogte gebracht van de belangrijkste ontwikkelingen binnen het RAWB. In deze jaarrekening is rekening gehouden met art. 17 BBV waarin wordt bepaald dat mutaties in reserves ná de resultaatbepaling dienen te worden verwerkt.

Het boekjaar 2012 sluit met een positief resultaat vóór mutaties in de reserves van € 17.870. Na verwerking van de mutaties in de reserves bedraagt het resultaat over 2012 € 27.287. De belangrijkste oorzaken die tot het positieve resultaat hebben geleid zijn (afgerond):

Lagere salariskosten o.a. vanwege premievrijstelling / premiekorting € 9.700,--�

oudere werknemers waarmee in de begroting geen rekening wasgehoudenLagere overige personeelskosten waaronder reiskosten dienstreizen en - 3.100,--�

kosten cursusssen en opleidingenLagere kosten onderhoud t.o.v. de begroting - 11.100,--�

In 2012 is een nieuw meerjaren onderhoudsplan opgesteld op basis waarvande benodigde storting in de voorziening (vervangend) onderhoud is vastgesteld.Dat bedrag is voor 2012 en de volgende 10 jaar bepaald op € 7.450 per jaar. Tezamen met het reguliere preventief en correctief onderhoud bedroegen de onderhoudskosten in 2012 € 24.000. In de begroting was nog rekening gehoudeneen bedrag voor onderhoudskosten van € 35.100Overige kleinere verschillen per saldo voordeliger - 3.300,--�

De in bij de 1e begrotingswijziging geraamde hogere lasten zijn € 9.765 lager uitgevallen om dat in de ramingen ten onrechte geen rekening was gehouden met premiekorting en -vrijstelling voor oudere werknemers.

In de bestuursvergadering van november 2012 is het nieuwe MJOP besproken en daarbij is besloten om bij de jaarrekening voor te stellen het voordelig resultaat op onderhoud toe te voegen aan de algemene reserve.

In zijn vergadering van 7 maart 2013 heeft het algemeen bestuur besloten om het voordelige saldo over 2012 van € 27.287 in zijn geheel toe te voegen aan de algemene reserve.

In onderstaand (fictief) verrekenoverzicht treft u een opstelling aan van de bijdrage per deelnemer en van het resultaat 2012 vóór bestemming. Afgezet tegen het over 2012 in rekening gebrachte voorschot kunt u per deelnemer het bedrag terugvinden dat verrekend zou worden als niet met de voorgestelde bestemming van het saldo zou worden ingestemd.

deelnemers bijdrage 2012 Vaste bijdrage aandeel mutaties bijdrage 2012 bijdrage 2012 Saldo Toevoeging aan voor mutaties 2012 in reserves na mutaties voorschot 2012 algemene reserve

Etten-Leur 104.251,56€ 1.522,14-€ 102.729,42€ 106.544,35€ 3.814,93-€ 3.814,93€ Halderberge 177.556,87€ 2.592,45-€ 174.964,42€ 181.462,06€ 6.497,64-€ 6.497,64€ Moerdijk 219.403,82€ 3.203,45-€ 216.200,37€ 224.230,20€ 8.029,83-€ 8.029,83€ Rucphen 86.620,25€ 21.994,00€ 108.614,25€ 112.296,34€ 3.682,09-€ 3.682,09€ Zundert 83.986,52€ 1.226,26-€ 82.760,26€ 85.834,09€ 3.073,83-€ 3.073,83€ Brabantse Delta 59.770,90€ 872,70-€ 58.898,20€ 61.085,96€ 2.187,76-€ 2.187,76€

731.589,92€ 21.994,00€ 9.417,00-€ 744.166,92€ 771.453,00€ 27.286,08-€ 27.286,08€

De deelnemersbijdrage 2012 is met toepassing van een nieuwe verdeelsleutel omgeslagen over de deelnemers. Niet alleen is Rucphen toegetreden als deelnemer, tevens zijn de percentuele bijdragen aangepast aan de werkelijk per deelnemer beheerde archieven op 1 januari 2011. De vorige verdeelsleutel dateerde van 2006 ten tijde van de verhuizing van het RAWB van Zevenbergen naar Oudenbosch. In de tussenliggende periode zijn de archieven van de ene deelnemer meer gegroeid

18

dan de andere, waardoor een aanpassing van de verdeelsleutel zinvol en nodig werd. Het bestuur heeft die nieuwe verdeling op 3 maart 2011 vastgesteld.Rechtmatigheid

In het kader van de uitvoering van de begroting is een inventarisatie gemaakt van de interne regel-geving en de vaststelling van een toetsingskader voor de controle van de rechtmatigheid. Vanuit Wet, regelgeving en besluiten is aangegeven welke artikelen van belang zijn en vervolgens op welke processen deze uiteindelijk van invloed zijn. Voor de processen inkoop, verkoop, salarisbetalingen, investeringen, opstellen verantwoording en begroting zijn beschrijvingen gemaakt die dienen als toetsingskader voor rechtmatigheidcontrole. In dit verband is in de vergadering van het algemeen bestuur van 16 maart 2006 de Mandaatregeling van het RAWB aangepast en opnieuw vastgesteld. Ondernemerschap voor de omzetbelasting

Naar aanleiding van een ingesteld boekenoverzicht over de jaren 2001 – 2005 heeft de inspectie omzetbelasting in januari 2006 geconcludeerd dat de vrijstellingsbepaling van artikel 11 lid 1 letter u van de wet omzetbelasting niet op het regionaal archief van toepassing is. Het regionaal archief maakt fiscaal gezien winst of verlies doordat de bijdrage van de deelnemers niet wordt beperkt tot het aandeel in de kosten van de exploitatie. Dat houdt in dat het regionaal archief belast ondernemer is voor de omzetbelasting en als gevolg daarvan alle in rekening gebrachte omzetbelasting mag verrekenen.

19

Programmarekening over het begrotingsjaar 2012

Raming begrotingsjaar voor wijziging

Raming begrotingsjaar na wijziging

Realisatie begrotingsjaar

Programma Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Baten Laste n Saldo

Behouden 0 56.471 -56.471 0 57.901 -57.901 64.486 -64.486

Bewerken 0 150.126 -150.126 0 154.024 -154.024 172.257 -172.257

Benutten 4.100 273.711 -269.611 4.100 280.662 -276.562 5.145 227.178 -222.033

Algemene zaken 6.125 297.275 -291.150 6.125 298.510 -292.385 5.527 300.335 -294.808

Subtotaal programma's 10.225 777.583 -767.358 10.225 791 .097 -780.872 10.672 764.256 -753.584

Algemene dekkingsmiddelen

Bijdragen deelnemers 757.941 0 757.941 771.455 0 771.455 771.453 0 771.453

Resultaat voor bestemming 768.166 777.583 -9.417 781.68 0 791.097 -9.417 782.125 764.256 17.869

Toevoeging / onttrekking

Programma Behouden 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Programma Bewerken 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Programma Benutten 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Programma Algemene Zaken 9.417 0 9.417 9.417 0 9.417 9.417 0 9.417

Subtotaal mutaties reserves 9.417 0 9.417 9.417 0 9.417 9. 417 0 9.417

Resultaat na bestemming 777.583 777.583 0 791.097 791.09 7 0 791.542 764.256 27.286

20

Balans per 31 december 2012

ACTIVA31-12-2012 31-12-2011

Omschrijving (€) (€)

Vaste activa

Immateriële vaste activa Kosten sluiten geldleningen 11.521,51 11.679,51

Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut 1.480.354,92 1.534.886,32

Financiële vaste activa Leningen u/g 250.000,00 250.000,00

Totaal vaste activa 1.741.876,43 1.796.565,83

Vlottende activa

Uitzettingen korter dan één jaar Overige vorderingen 3.112,72 2.681,02

Liquide middelen Bank- en girosaldi 132.032,41 112.084,52 Kas 56,30 209,85

Overlopende posten Nog te ontvangen bedragen 10.416,35 9.698,00 Vooruitbetaalde bedragen 11.873,09 9.576,58 Kruispost kasafdracht - -

Totaal vlottende activa 157.490,87 134.249,97

Totaal generaal 1.899.367,30 1.930.815,80

21

PASSIVA31-12-2012 31-12-2011

Omschrijving (€) (€)

Vaste passiva

Eigen vermogenAlgemene reserve 16.682,06 5.451,70 Bestemmingsreserves - 41.318,36 Te bestemmen resultaat 27.286,07 20.670,97-

VoorzieningenOnderhoud gebouw en inventaris 83.954,44 89.093,05

Vaste schulden - Kapitaalverstrekking gem. Moerdijk 1.738.769,52 1.793.521,80

Totaal vaste passiva 1.866.692,09 1.908.713,94

Vlottende passiva

Netto vlottende schuld - Overige schulden 2.829,47 3.734,90

Overlopende posten - Vooruitontvangen bedragen 1.368,54 - - Nog te betalen bedragen 28.477,20 18.366,96

Totaal vlottende passiva 32.675,21 22.101,86

Totaal generaal 1.899.367,30 1.930.815,80

22

Grondslagen van de financiële verslaglegging.

Inleiding

Onderstaande samenvatting van de grondslagen, waarop de financiële verslaglegging is gebaseerd, is bedoeld als leidraad voor een juiste interpretatie van de financiële overzichten. De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft.

Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaar rekening

De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het betreffende balanshoofd anders is vermeld worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden.

De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben.

Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume worden sommige personeelskosten echter toegerekend aan het jaar waarin de uitbetaling plaatsvindt. Er is geen voorziening opgenomen voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen of op andere wijze een verplichting opgenomen.

Balans

Vaste activa

Immateriële vaste activa

In afwijking van het bepaalde in de verordening art. 212 heeft het bestuur bij de vaststelling van de jaarrekening 2005 besloten de afsluitprovisie van de lening voor de nieuwbouw in 40 jaar annuïtair af te schrijven.

Materiële vaste activa

De activa zijn gewaardeerd tegen historische uitgaafprijs verminderd met de afschrijvingen. De investeringen in de nieuwbouw worden wat het gebouw en depotstellingen betreft annuïtair afgeschreven in 40 jaar. De investeringen in de inrichtingskosten van de nieuwbouw worden afgeschreven in 15 jaar lineair.

De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren:Stichtingskosten nieuwbouw 40 jaar annuïtair•Inrichtingskosten nieuwbouw 15 jaar lineair•Computernetwerk en programmatuur 5 jaar lineair•

Financiële vaste activa

De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.

Vlottende activa

De vlottende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. De risico’s op kortlopende vorderingen kunnen als verwaarloosbaar worden beschouwd.

Reserves

23

De algemene reserve is ontstaan uit enkele voormalige bestemmingsreserves die zijn opgeheven en is verder gevoed met eerdere rekeningoverschotten. In 2012 zijn op basis van het bestuursbesluit van 8 november 2012 de reserve automatisering en der reserve uittreding Steenbergen opgeheven en overgeheveld naar de algemene reserve.

VoorzieningenDe voorziening onderhoud gebouw en inventaris is gebaseerd op het in 2012 nieuw opgestelde meerjaren onderhoudsplan. De jaarlijkse storting voor het vervangend onderhoud is gebaseerd op een reeks van 10 jaren te rekenen vanaf 2013. Per jaar wordt € 7.451 gestort. De werkelijke kosten vervangend onderhoud worden ten laste van de onderhoudsvoorziening gebracht.

Langlopende schulden en vlottende passiva

De langlopende schulden en vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.

Grondslagen voor resultaatbepaling

Het saldo van lasten en baten is berekend op basis van het stelsel van lasten en baten. Dat houdt in dat de kosten en opbrengsten verantwoord worden in het boekjaar waarop zij betrekking hebben. In de jaarrekening is zoveel mogelijk met verplichtingen rekening gehouden. Eventuele afwikkelingsverschillen worden in het volgende boekjaar functioneel verantwoord.

De verdeling van de kostenplaats personeelskosten is gebaseerd op de door de werknemers werkelijk gemaakt uren in 2012 en op die basis doorberekend aan de producten.

24

Toelichting op de programmarekening 2012

In dit deel van de jaarrekening presenteren wij u de belangrijkste verschillen tussen de realisatie en de begroting na wijziging over het boekjaar 2012. De analyse vindt plaats voor ieder afzonderlijk deel van de programmarekening.

Programma Behouden

Realisatie 2012

Begroting 2012 na

wijziging

Begroting 2012 voor wijziging

Lasten 64.486 57.901 56.471Baten 0 0 0

Resultaat voor bestemming 64.486 57.901 56.471

Toevoeging/onttrekking reserves 0 0 0

Resultaat na bestemming 64.486 57.901 56.471

Het nadelig resultaat op het programma Behouden bedraagt € 6.600. Dit verschil wordt veroorzaakt door:

Hogere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten € 6.500 Nadelig•Hogere uitgaven conservering en restauratie € 100 Nadelig•

Doorbelasting kostenplaats personeelslasten:Het nadelig verschil wordt enerzijds veroorzaakt doordat het aantal werkelijk doorbelaste formatieve uren 274 uur hoger uitkwam dan begroot (1.374 t.o.v. 1.100 uur); Daartegenover kwam het werkelijke tarief van de uren € 5,36 lager uit dan begroot (€ 45,23 t.o.v. € 50,59).

Programma Bewerken

Realisatie 2012

Begroting 2012 na

wijziging


Lasten 172.257 154.024 150.126Baten 0 0 0




Het nadelig resultaat op het programma Bewerken bedraagt € 18.200. Dit verschil wordt veroorzaakt door:

Hogere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten € 19.300 Nadelig•Lagere kosten externe indicering € 1.000 Voordelig•

Doorbelasting kostenplaats personeelslasten:Het nadelig verschil wordt veroorzaakt doordat het werkelijke bestede aantal uren 781 uur hoger uitkwam dan begroot (3.781 t.o.v. 3.000). Daartegenover kwam het werkelijke tarief van de uren € 5,36 lager uit dan begroot (€ 45,23 t.o.v. € 50,59).

Kosten externe indiceringDe kosten externe indicering zijn in 2012 beperkt gebleven tot de afgesproken vergoedingen voor de vrijwilligers.

25

Programma Benutten

Realisatie 2012

Begroting 2012 na

wijziging


Lasten 227.178 280.662 273.711Baten 5.145 4.100 4.100




Het voordelig resultaat op het programma Benutten bedraagt € 54.500. Dit verschil wordt veroorzaakt door:

Lagere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten € 51.500 Voordelig•Overige verschillen € 3.000 Voordelig•

Doorbelasting kostenplaats personeelslasten:Het verschil wordt veroorzaakt doordat het aantal werkelijk doorbelaste formatieve uren 506 uur lager uitkwam dan begroot (4.844 t.o.v. 5.350 uur). Daarbij kwam het werkelijke tarief van de uren € 5,36 lager uit dan begroot (€ 45,23 t.o.v. € 50,59).

Overige verschillenHet gaat om een aantal geringe verschillen ten opzichte van de begrote bedragen. Aan PR en educatiemateriaal werd € 1.800 minder uitgegeven dan geraamd terwijl we ook nog € 500 hebben kunnen doorbelasten aan derden wegens educatieve activiteiten. Verder werd in 2012 een bedrag van € 1.700 ontvangen aan doorberekende kosten digitalisering . De overige baten en lasten op het programma benutten kwamen per saldo € 1.000 nadeliger uit dan begroot.

Programma Algemene Zaken

Realisatie 2012

Begroting 2012 na

wijziging


Lasten 300.335 298.510 297.275Baten 5.527 6.125 6.125


Toevoeging/onttrekking reserves 9.417 9.417 9.417


Het nadelig resultaat op het programma Algemene Zaken voor bestemming bedraagt € 2.400. Dit verschil wordt veroorzaakt door:

Hogere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten € 13.000 Nadelig•Hogere kosten IT en digitaal beheer € 2.300 Nadelig•Lagere renteopbrengst spaarrekening € 800 Nadelig•Lagere kosten kantoorbenodigdheden € 2.300 Voordelig•Lagere kosten onderhoud gebouw € 11.200 Voordelig•Overige verschillen € 200 Voordelig•

Doorbelasting kostenplaats personeelslasten:Het verschil wordt enerzijds veroorzaakt doordat het aantal werkelijk doorbelaste formatieve uren 399 uur hoger uitkwam dan begroot (1.349 t.o.v. 950 uur). Daartegenover kwam het werkelijke tarief van de uren € 5,36 lager uit dan begroot (€ 45,23 t.o.v. € 50,59)..

26

Kosten IT en digitaal beheer:De overschrijding van de begrote lasten van de post IT en digitaal beheer worden voornamelijk veroorzaakt door hogere kosten van webhosting en opslag.

Rente spaarrekeningDe rente op de spaarrekening is als gevolg van teruglopende rente in 2012 bijna € 800 lager uitgevallen dan geraamd.

KantoorbenodigdhedenIn de begroting 2012 is rekening gehouden met een gemiddelde aanschaf van kantoorbenodigdheden tot een bedrag van € 3.000. Vanwege het ontbreken van een post voor correctief onderhoud, was het budget kantoorbenodigdheden eveneens bedoeld daarvoor. Doordat in de loop van 2012 de onderhoudsbeleid en –begroting zijn gewijzigd, werden die correctieve onderhoudskosten overgeheveld.

Overige verschillenDe overige voor- en nadelige verschillen op het programma algemene zaken bedroegen per saldo € 200 voordelig.

27

Toelichting op de balans

Activa

Vaste activa

Immateriële vaste activa

De post immateriële vaste activa bestaat uit:

Boekwaarde ultimo 2012 2011Kosten afsluiten geldleningen € 11.522,00 € 11.680,00Totaal € 11.522,00 € 11.680,00

Het onderstaande overzicht geeft het verloop weer van de immateriële vaste activa gedurende het jaar 2012:

Boekwaarde1-1-2012

Investeringen Afschrijvingen Boekwaarde31-12-2012

Kosten sluiten geldleningen 11.680,00 0,00 158,00 11.522,00

Totaal 11.680,00 0,00 158,00 11.522,00

Materiële vaste activa

De materiële vaste activa bestaan uitsluitend uit investeringen met economisch nut. En kunnen als volgt worden onderverdeeld:

Boekwaarde ultimo 2012 2011Bedrijfsgebouwen € 1.210.750,00 € 1.227.353,00Machines, apparaten en installaties € 269.605,00 € 307.533,00Totaal € 1.480.355,00 € 1.534.886,00

Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de investeringen met economisch nut weer:

Boekwaarde1-1-2012

Investeringen Afschrijvingen Boekwaarde31-12-2012

Bedrijfsgebouwen 1.227.353,00 0,00 16.603,00 1.210.750,00

Machines, apparaten en installaties 307.533,00 0,00 37.928,00 269.605,00

Totaal 1.534.886,00 0,00 54.531,00 1.480.355,00

Financiële vaste activa

Het verloop van de financiële vaste activa gedurende het jaar 2012 wordt in onderstaand overzicht weergegeven:

Boekwaarde1-1-2012

Investeringen Afschrijvingen/aflossingen

Boekwaarde31-12-2012

Overige langlopende leningen 250.000,00 0,00 0,00 250.000,00

Totaal 250.000,00 0,00 0,00 250.000,00

28

Vlottende activa

Uitzettingen korter dan één jaar

Saldo 31-12-2012

Voorziening oninbaarheid

Saldo 31-12-2011

Overige vorderingen 3.113,00 0,00 2.681,00

Totaal 3.113,00 0,00 2.681,00

Liquide middelen

Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten:

2012 2011Kassaldo 56,00 210,00Banksaldi 132.033,00 112.084,00Totaal 132.089,00 112.294,00

Overlopende activa

De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden:

2012 2011Vooruitbetaalde bedragen 11.873,00 9.577,00Nog te ontvangen bedragen 10.416 9.698,00Kruispost kasafdracht 0,00 0,00Totaal 22.289,00 19.275,00

Passiva

Vaste passiva

Eigen vermogen

Het in de balans opgenomen Eigen Vermogen bestaat uit de volgende posten:

2012 2011Algemene reserve 16.682,00 5.452,00Bestemmingsreserves:overige bestemmingsreserves 0,00 41.318,00Eigen vermogen voor bestemming 16.682,00 46.770,00Resultaat na bestemming 27.286,00 -/- 10.917,00Totaal 43.968,00 35.853,00

Het verloop in 2012 wordt in onderstaand overzicht per reserve weergegeven.

Reserves Saldo1-1-2012

Toevoeging Onttrekking Bestemming resultaat

2011

Vermindering tbv dekking

afschrijvingen

Saldo31-12-2012

Algemene reserve 5.452,00 41.318,00 9.417,00 -/- 20.671.00 0,00 16.682,00Automatisering 5.465,00 0,00 5.465,00 0,00 0,00 0,00Opvang uittreden Steenbergen 35.853,00 0,00 35.853.00 0.00 0,00 0,00Totaal 46.770,00 41.318,00 50.735,00 -/- 20.671,00 0,00 16.682,00

Het bestuur van het RAWB heeft in 2012 besloten de bestemmingsreserves op te heffen en die toe te voegen aan de algemene reserve. Aan de algemene reserve werd vervolgens een bedrag onttrokken van € 9.417,-- ter opvang van de uittredingsbijdrage Steenbergen en € 20.671,-- ter dekking van het nadelig saldo 2011.

29

Voorzieningen

De in de balans opgenomen voorzieningen bestaan uit de volgende posten:

2012 2011Onderhoud gebouw en inventaris 83.954,00 89.093,00Totaal 83.954,00 89.093,00

Het verloop in 2012 wordt in onderstaand overzicht per voorziening weergegeven.

Voorzieningen Saldo1-1-2012

Toevoeging Onttrekking Saldo31-12-2012

Onderhoud gebouw en inventaris 89.093,00 7.451,00 12.590,00 83.954,00Totaal 89.093,00 7.451,00 12.590,00 83.954,00

In 2012 is voor het RAWB een nieuw meerjaren onderhoudsplan gebouw opgesteld.

In het nieuwe MJOP is onderscheid gemaakt in preventief, correctief en vervangend onderhoud. Preventief en correctief onderhoud worden ten laste van de jaarlijkse exploitatie verantwoord. Voor het vervangend onderhoud is een voorziening gevormd. Voor de periode 2012 – 2022 is op grond van het nieuwe MJOP een bedrag benodigd van ruim € 171.000. Het saldo van de voorziening bedroeg per 1 januari 2012 € 89.000. Voor 2012 en de aansluitende 10 jaar is daarvoor jaarlijks een storting nodig van € 7.451,-- per jaar. De werkelijke kosten van vervangend onderhoud worden ten laste van de voorziening gebracht. Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar

Saldo 1-1-2012

Vermeerde-ringen

Aflossingen Saldo31-12-2012

Onderhandse leningen 1.793.522,00 0,00 54.752,00 1.738.770,00

Totaal 1.793.522,00 0,00 54.752,00 1.738.770,00

De rentelast van de vaste schulden 2012 bedroeg € 75.104,00

Vlottende passiva

Onder de vlottende passiva zijn opgenomen:

2012 2011Schulden < 1 jaar 2.829,00 3.735,00Overlopende passiva 29.846,00 18.367,00Totaal 32.675,00 22.102,00

De in de balans opgenomen kortlopende schulden kunnen als volgt worden gespecificeerd:

2012 2011Bank- en girosaldi 0,00 0,00Overige schulden 2.829,00 3.735,00Totaal 2.829,00 3.735,00

De belangrijkste schuld per balansdatum betrof de kosten van vervaging van een onderdeel van de verwarming. Alle per 31 december 2012 te betalen crediteuren waren eind januari 2013 afgewikkeld. De specificatie van de overlopende passiva is als volgt:

2012 2011Vooruit ontvangen bedragen 1.369,00 0,00Nog te betalen bedragen 28.477,00 18.367,00

29.846,00 18.367,00

30

Het per balansdatum vooruitontvangen bedrag betreft een bijdrage van de Mastboomstichting voor het organiseren van lezingen. In totaal werd € 1.800,00 ontvangen waarvan in 2012 ruim € 400,00 werd besteed. In de jaarrekening 2011 bedroeg de afdracht loonheffing over december 2011 € 16.601,00. Ultimo december 2012 was de loonheffing over december 2012 verschuldigd. Die bedroeg € 26.408,00. Dat verklaart grotendeels het verschil in saldo per balansdatum.

31

Vaststellingsbesluit

Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het Regionaal Archief West-Brabant in de openbare vergadering van 27 juni 2013:

De voorzitter,

(ir. P.J. Bons)

de secretaris,

(M.H.M.R. de Hoon-Veelenturf)

32

Controleverklaring

Deze is afzonderlijk bijgevoegd.

33

BIJLAGEN BIJ DEJAARSTUKKEN 2012

34

BIJLAGEN

Toelichting op de kostenplaats personeelskosten

Overzicht van salarissen en sociale lasten

Overzicht geactiveerde kapitaaluitgaven

Overzicht reserves en voorzieningen

Overzicht opgenomen geldleningen

Investerings- en financieringsoverzicht

Overzicht kapitaallasten

Overzicht deelnemersbijdragen

Verdelingsmatrix

36

Toelichting op de kostenplaats personeelskosten

Omschrijving Categorie Begroting 2012 Rekening 2012 Ver schilLastenSalarissen 1.0 515.898,00 506.373,00 -9.525,00Niet duurzame goederen en diensten 3.4.1 10.250,00 6.925,00 -3.325,00Kapitaallasten 6.1 9.575,00 9.575,00 0,00

Totaal - lasten 535.723,00 522.873,00 -12.850,00

BatenOntvangen rente 2.1 9.575,00 9.575,00 0,00Overige inkomsten 3.4 0,00 0,00 0,00Overige inkomensoverdrachten 4.2.2 0,00 0,00 0,00

Totaal - baten 9.575,00 9.575,00 0,00

Per saldo door te berekenen 526.148,00 513.298,00 -12. 850,00

Toelichting verschillen:

SalarissenHet voordelige verschil tussen begrote en werkelijke lasten wordt tot een bedrag van € 9.000 verklaard doordat voor een drietal medewerkers premiekorting / premievrijstelling en ouderen-korting wordt genoten, terwijl daar in de begroting geen rekening mee was gehouden.De overige verschillen op de kostenplaats personeelslasten bedroegen per saldo € 500.

Niet duurzame goederen en dienstenHet voordelig verschil ten opzichte van de begroting bedraagt € 3.300 en wordt voornamelijk veroorzaakt door lagere reiskosten dienstreizen en lager kosten van opleidingen / cursussen.

37

Overzicht van salarissen en sociale lasten 2012

Uitgaven uit hoofde van:

Bruto inhouding toelagen1 2 3 4 5 5 7

Huidig personeel € 389.667,20 € 0,00 € 50.322,77 € 75.739,83 € 10.402,11 € 526.131,91

Totaal € 389.667,20 € 0,00 € 50.322,77 € 75.739,83 € 10.402,11 € 526.131,91

Specificatie netto lasten:2012 Aantal vaste personeelsleden 8

bruto salaris 349.944,69€ Aantal fte's 7,8overwerk 4.950,25€ overwerk decl Moerdijk 5.365,08-€ eenmalige bijdrage 1.761,11€ ZVW bijdrage 24.888,73€ werkg.bijdr.zorgverzekering 1.264,00€ BHV vergoeding 765,00€ inzet cafetariamodel 2.480,00€ gratificaties 4.216,32€ vakantietoelage 23.886,15€ eindejaarsuitkering 21.179,20€ levensloopbijdrage 5.257,42€ sociale lasten 75.739,83€ werkgeversbijdrage FPU 6.177,15€ reiskosten woning werk 10.402,11€ korting WOA/WIA en WWW/UFO 1.375,08-€ afdrachtverschil belastingdienst 39,89-€

526.131,91€

Salarissen en uitkeringenSociale lasten Reiskosten

woning-werkNetto lasten

38

Overzicht van geactiveerde kapitaaluitgaven

Omschrijving Oorspronkelijk Vermeer- Verminde- Oorspronkelijk Percentage Totaal dervan de bedrag der deringen ring (anders bedrag der en maat- aflossingen/

kapitaaluitgaven kapitaal- 2012 dan door af- kapitaal- staf van afschrijvinguitgaven lossing/af- uitgaven afschrijving op kapitaal-1-1-2012 schrijving 31-12-2012 uitgaven

2012 1-1-20121 2 3 4 5 6 7

Verstrekte hypothecaireGeldleningen personeel: 01-09-2006 250.000,00€ 250.000,00€ 3,83% -€

Vervanging computernetwerk 33.816,00€ - 33.816,00€ 2,29% 6.763,20€

Nieuwbouw O'bosch stichtingskosten 1.325.983,97€ - 1.325.983,97€ 4,29% ann 40 jr 86.950,65€

Nieuwbouw O'bosch inrichtingskosten 467.467,12€ 467.467,12€ 4,28% lin. 15 jr 186.987,41€

2.077.267,09€ -€ -€ 2.077.267,09€ 280.701,26€

39

Omschrijving Afschrijving Aflossing Boekwaarde Boekwaarde Toegere- Totaal van Ten laste van de kapitaal- op kapitaal- 1-1-2012 31-12-2012 kende de kapitaal- van

kapitaaluitgaven uitgaven uitgaven rentelasten lasten2012 2012 2012 2012

1 8 9 10 11 12 13 14Verstrekte hypothecaireGeldleningen personeel: 01-09-2006 -€ 250.000,00€ 250.000,00€ 9.575,00€ 9.575,00€ kpl. pers.lasten

Vervanging computernetwerk 6.763,20€ 27.052,80€ 20.289,60€ 619,51€ 7.382,71€ bedrijfsvoering

Nieuwbouw O'bosch stichtingskosten 16.762,17€ 1.239.033,32€ 1.222.271,15€ 53.154,52€ 69.916,69€ gebouwenbeheer

Nieuwbouw O'bosch inrichtingskosten 31.164,00€ 280.479,71€ 249.315,71€ 12.004,56€ 43.168,56€ gebouwenbeheer

54.689,37€ -€ 1.796.565,83€ 1.741.876,46€ 75.353,59€ 130.042,96€

40

Overzicht reserves en voorzieningen

Naam reserve of Dienstjaar 2012voorziening Saldo per Vermeer- Overige vermeer- Vermin- Saldo per

1-1-2012 deringen 2012 deringen 2012 deringen 31-12-2012wegens rente 2012

1 2 3 4 5 6Bestemmingsreserves:Automatisering 5.465,26€ -€ 5.465,26-€ -€ -€ Opvang gevolgen uittreden Stb. 35.853,10€ -€ 35.853,10-€ -€

Algemene reserve 5.451,70€ -€ 41.318,36€ 30.088,00€ 16.682,06€

Voorzieningen:Onderhoud gebouw / inventaris 89.093,05€ -€ 7.451,00€ 12.589,61€ 83.954,44€

135.863,11€ -€ 7.451,00€ 42.677,61€ 100.636,50€

Kosten vervangend onderhoud 2013 - 2022 158.466€ Bij: kosten vervangend onderhoud 2012 12.590€

171.056€ saldo voorziening 31-12-2011 89.093€ Bij te storten periode 2012-2022 81.963€

Storting per jaar 2012 - 2022 7.451€

41

Overzicht opgenomen leningen

Oorspronkelijk Datum besluit Jaar van Renteper- Restantbedrag In de loop van Rente of het Aflossing of Restant bedrag Opmer-Lening bedrag van de algemeen (laatste) centage geldleningen 2012 rentebestand- aflossings- van de geld- kingen

nr. geldlening bestuur aflossing per 1-1-2012 opgenomen deel 2012 bestanddeel lening per 2012 31-12-2012

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 114 250.000,00€ 01-09-2006 2036 3,83 250.000,00€ 9.575,00€ -€ 250.000,00€ aflossingsvrij6 1.800.000,00€ 04-11-2003 2045 4,29 1.234.601,26€ 52.964,39€ 16.702,22€ 1.217.899,04€ annuïtair7 700.000,00€ 04-11-2003 2020 4,28 282.120,54€ 12.076,04€ 31.350,06€ 250.770,48€ lineair9 33.500,00€ 09-03-2010 2015 2,29 26.800,00€ -€ 488,46€ 6.700,00€ 20.100,00€ lineair

2.783.500,00€ 1.793.521,80€ -€ 75.103,89€ 54.752,28€ 1.738.769,52€

42

Investerings- en financieringsoverzicht

Nr. Omschrijving Stand per mutaties overige Stand per31-12-2011 rente mutaties 31-12-2012

1. vaste activa 1.796.565,83€ -€ 54.689,37-€ 1.741.876,46€ 2. reserves en voorzieningen 135.863,11€ -€ 35.226,61-€ 100.636,50€ 3. opgenomen langlopende geldleningen 1.793.521,80€ -€ 54.752,28-€ 1.738.769,52€

132.819,08€ 97.529,56€ fin.overschot

43

Overzicht kapitaallasten

Geraamde Werkelijke Geraamde WerkelijkeLASTEN lasten 2012 lasten 2012 BATEN baten 2012 baten 2012

Rente gespecificeerd naar: Doorberekende kapitaallasten aan:- rente (en premies) van aangegane 75.229,00€ 75.103,89€ - kostenplaatsen 9.575,00€ 9.575,00€ langlopende geldleningen - producten 120.468,00€ 120.467,96€ - rente en kosten kortlopende leningen -€ -€ Renteresultaat op producten -€ -€ - rente over eigen financiële middelen -€ -€ Rekening courantrente -€ -€ - renteresultaat 125,00€ 249,70€ - afschrijvingen 54.689,00€ 54.689,37€

130.043,00€ 130.042,96€ 130.043,00€ 130.042,96€

44

Overzicht deelnemersbijdragen

Totaal Etten-Leur Halderberge Moerdijk Rucphen Zundert Brabantse Delta

Aandeel in de kosten: 14,25% 24,27% 29,99% 11,84% 11,48% 8,17%

Materieel beheer 39.292,02€ 5.599,11€ 9.536,17€ 11.783,68€ 4.652,18€ 4.510,72€ 3.210,16€ Inspectie en verwerving 25.194,46€ 3.590,21€ 6.114,70€ 7.555,82€ 2.983,02€ 2.892,32€ 2.058,39€ Toegankelijk maken archieven / verzamelingen 172.256,71€ 24.546,58€ 41.806,70€ 51.659,79€ 20.395,19€ 19.775,07€ 14.073,37€ Dienstverlening 151.297,05€ 21.559,83€ 36.719,79€ 45.373,99€ 17.913,57€ 17.368,90€ 12.360,97€ Advisering, PR en educatie 70.735,84€ 10.079,86€ 17.167,59€ 21.213,68€ 8.375,12€ 8.120,47€ 5.779,12€ Bedrijfsvoering 91.184,91€ 12.993,85€ 22.130,58€ 27.346,35€ 10.796,29€ 10.468,03€ 7.449,81€ Gebouwbeheer 186.906,05€ 26.634,11€ 45.362,10€ 56.053,13€ 22.129,68€ 21.456,81€ 15.270,22€ Geldleningen en uitzettingen 5.277,12-€ 751,99-€ 1.280,76-€ 1.582,61-€ 624,81-€ 605,81-€ 431,14-€

Totaal 731.589,92€ 104.251,56€ 177.556,87€ 219.403,82€ 86.620,25€ 83.986,52€ 59.770,90€

Bijdrage deelnemers vóór en na mutaties in reserves

deelnemers bijdrage 2012 Vaste bijdrage aandeel mutaties bijdrage 2012 bijdrage 2012 Saldo Toevoeging aan voor mutaties 2012 in reserves na mutaties voorschot 2012 algemene reserve

Etten-Leur 104.251,56€ 1.522,14-€ 102.729,42€ 106.544,35€ 3.814,93-€ 3.814,93€ Halderberge 177.556,87€ 2.592,45-€ 174.964,42€ 181.462,06€ 6.497,64-€ 6.497,64€ Moerdijk 219.403,82€ 3.203,45-€ 216.200,37€ 224.230,20€ 8.029,83-€ 8.029,83€ Rucphen 86.620,25€ 21.994,00€ 108.614,25€ 112.296,34€ 3.682,09-€ 3.682,09€ Zundert 83.986,52€ 1.226,26-€ 82.760,26€ 85.834,09€ 3.073,83-€ 3.073,83€ Brabantse Delta 59.770,90€ 872,70-€ 58.898,20€ 61.085,96€ 2.187,76-€ 2.187,76€

731.589,92€ 21.994,00€ 9.417,00-€ 744.166,92€ 771.453,00€ 27.286,08-€ 27.286,08€

45

Verdelingsmatrix lasten

Verdelingsmatrix lasten en balansmutaties 2012

Volgnr en Totaal 1.1 2.1 2.3 3.1 3.3omschrijving loonbetaling en werkelijk afschrijving energie Ov. aankopen en

soc.lasten betaalde rente uitbesteding duurz.goederen

A: productenmaterieel beheer 39.292,02 inspectie/verwerving 25.194,46 toeg. maken archieven / verzamelingen 172.256,72 dienstverlening 155.979,98 advisering, PR en educatie 71.197,93 bedrijfsvoering 113.178,91 gebouwbeheer 187.155,75 18.212,00 mutaties in reserves -

764.255,77 - - - 18.212,00 -

B: kapitaallasten 130.042,96 75.103,89 54.689,37

C: Investerings- en financieringsstaat Geldleningen 54.752,28 Vaste activa - Reserves / voorzieningen 22.006,61

76.758,89 -

D: Kostenplaatsen 542.631,66 526.131,91

Totaal A t/m D 1.513.689,28 526.131,91 75.103,89 54.689,37 18.212,00 - Af: Verrekeningen 660.458,20 Totaal uitgaven 853.231,08 526.131,91 75.103,89 54.689,37 18.212,00 -

47

Verdelingsmatrix lasten en balansmutaties 2012

Volgnr en Totaal 3.4.1 3.4.3 5.6 6.0 6.1 6.2omschrijving Betaalde aankopen niet langlopende reser- kap.lasten kosten-

belastingen duurz. goederen leningen veringen plaatsenen diensten

A: productenmaterieel beheer 39.292,02 2.337,13 - 36.954,89 inspectie/verwerving 25.194,46 25.194,46 toeg. maken archieven / verzamelingen 172.256,72 1.232,92 - 171.023,80 dienstverlening 155.979,98 5.853,58 - 150.126,40 advisering, PR en educatie 71.197,93 2.218,48 - 68.979,45 bedrijfsvoering 113.178,91 54.366,93 - 7.382,71 51.429,27 gebouwbeheer 187.155,75 8.047,77 30.770,46 7.451,00 113.085,25 9.589,27 mutaties in reserves - -

764.255,77 8.047,77 96.779,50 - 7.451,00 120.467,96 513.297,54

B: kapitaallasten 130.042,96 249,70

C: Investerings- en financieringsstaat Geldleningen 54.752,28 54.752,28 Vaste activa - Reserves / voorzieningen 22.006,61 12.589,61 9.417,00

76.758,89 12.589,61 54.752,28 9.417,00

D: Kostenplaatsen 542.631,66 6.924,75 9.575,00

Totaal A t/m D 1.513.689,28 8.047,77 116.293,86 54.752,28 16.868,00 130.042,96 513.547,24 Af: Verrekeningen 660.458,20 16.868,00 130.042,96 513.547,24 Totaal uitgaven 853.231,08 8.047,77 116.293,86 54.752,28 - - -

48

Verdelingsmatrix baten

Verdelingsmatrix baten en balansmutaties rekening 2 012

Volgnr en Totaal 2.1 2.2 3.4 4.2.2omschrijving werkelijk toegerekende overige overige inkomens-

ontvangen rente goederen en overdrachtenrente diensten van de overheid

A: productenmaterieel beheer 32.211,80 32.211,80 inspectie/verwerving 24.990,94 24.990,94 toeg. maken archieven / verzamelingen 152.166,53 152.166,53 dienstverlening 218.979,05 4.682,93 214.296,12 advisering, PR en educatie 59.392,74 462,09 58.930,65 bedrijfsvoering 99.301,84 99.301,84 gebouwbeheer 189.805,83 189.556,13 geldleningen en uitzettingen 5.277,12 5.277,12 mutaties in reserves 9.417,00

791.542,85 5.277,12 - 5.145,02 771.454,01

B: kapitaallasten 130.042,96

C: Investeringen Geldleningen - Vaste activa 54.689,37 Reserves en voorzieningen 7.451,00

62.140,37 - - - -

D: Kostenplaatsen 542.631,66 9.575,00 - 19.759,12

Totaal A t/m D 1.526.357,84 14.852,12 - 5.145,02 791.213,13 Af: Verrekeningen 660.458,20 Totaal inkomsten 865.899,64 14.852,12 - 5.145,02 791.213,13

49

Verdelingsmatrix baten en balansmutaties rekening 2 012

Volgnr en Totaal 5.6 6.0 6.1 6.2omschrijving langlopende reser- kap.lasten kosten-

geldleningen veringen plaatsen

A: productenmaterieel beheer 32.211,80 inspectie/verwerving 24.990,94 toeg. maken archieven / verzamelingen 152.166,53 dienstverlening 218.979,05 advisering, PR en educatie 59.392,74 bedrijfsvoering 99.301,84 gebouwbeheer 189.805,83 249,70 geldleningen en uitzettingen 5.277,12 mutaties in reserves 9.417,00 9.417,00

791.542,85 - 9.417,00 - 249,70

B: kapitaallasten 130.042,96 130.042,96

C: Investeringen Geldleningen - - Vaste activa 54.689,37 54.689,37 Reserves en voorzieningen 7.451,00 7.451,00

62.140,37 54.689,37 7.451,00 - -

D: Kostenplaatsen 542.631,66 513.297,54

Totaal A t/m D 1.526.357,84 54.689,37 16.868,00 130.042,96 513.547,24 Af: Verrekeningen 660.458,20 16.868,00 130.042,96 513.547,24 Totaal inkomsten 865.899,64 54.689,37 - - -

50

(22-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - Pagina 1

Van: Hans Janssen <[email protected]>Aan: Adrie Reniers <[email protected]>, "Brekelmans-Nooijens, Jolanda...CC: Jac Klijs <[email protected]>, Jan van Hal <[email protected] 19-04-2013Bijlagen: accountantsrapport en -verklaring jaarstukken 2012.pdf

Collega's,

Vandaag ontving ik van de accountant de verklaring en het rapport inzake de controle van de jaarstukken 2012 van het RAWB. Enige tijd geleden heb ik die jaarstukken samen met de Begroting 2013 al toegestuurd, ter zienswijze voor de raad / algemeen bestuur. Wil je er svp zorg voor dragen dat deze accountantsstukken ook ter kennisname van raad / algemeen bestuur worden gebracht?Dank voor de medewerking en een heel goed weekend.


Hans JanssenDirecteur

Regionaal Archief West BrabantBeukenlaan 1d4731 CD OudenboschT. +31(0)165-331283www.regionaalarchiefwestbrabant.nl<http://www.regionaalarchiefwestbrabant.nl/>

(22-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - TEXT.htm Pagina 1

Collega’s,

Vandaag ontving ik van de accountant de verklaring en het rapport inzake de controle van de jaarstukken 2012 van het RAWB. Enige tijd geleden heb ik die jaarstukken samen met de Begroting 2013 al toegestuurd, ter zienswijze voor de raad / algemeen bestuur. Wil je er svp zorg voor dragen dat deze accountantsstukken ook ter kennisname van raad / algemeen bestuur worden gebracht?

Dank voor de medewerking en een heel goed weekend.


Hans Janssen

Directeur

Regionaal Archief West Brabant

Beukenlaan 1d

4731 CD OudenboschT. +31(0)165-331283

www.regionaalarchiefwestbrabant.nl

(22-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - accountantsrapport en -verklaring Pagina 1

Hans Janssen ...Gelukkig sloot per april 2012 de gemeente Roosendaal zich eveneens aan. In goede...

Documents

Transcript of Hans Janssen ...Gelukkig sloot per april 2012 de gemeente Roosendaal zich eveneens aan. In goede...