Handreiking rechtmatigheid en interne controle...Inhoudsopgave Deel 1. Rechtmatigheid en interne...

Handreiking rechtmatigheid en interne controle‘EEN WEGWIJZER NAAR EEN REGEL(S)LUWE VERANTWOORDING EN CONTROLE’

Rechtmatigheid en interne controle bij verstrekkingen aan derden in vogelvlucht

Dit advies is opgesteld door de VNG / project Minder Regels, Meer Service in

samenwerking met Deloitte Accountants BV, Audit Public Sector.

Datum: december 2010

Deze publicatie is een uitgave van de VNG. Het onderzoek is verricht in het

kader van het project Minder Regels Meer Service. In dit project werken de

ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Economische

Zaken en Financiën samen met de VNG aan vermindering van de regeldruk

en verbetering van de dienstverlening.

Vormgeving en opmaak

VNG - Chris Koning

Druk

Drukkerij Excelsior, Den Haag

Inhoudsopgave

Deel 1. Rechtmatigheid en interne controle in vogelvlucht 7

1 Inleiding 9

1.1 Invoering rechtmatigheid 9

1.2 Evaluatie rechtmatigheid nu en in de toekomst 10

1.3 Deregulering en rechtmatigheid 10

1.4 Bezuinigingen en inzet van financiële middelen 11

1.5 Doel van de handreiking 11

2 Het wat, hoe en waarom van rechtmatigheid 13

2.1 Uitwerking en inhoud rechtmatigheid 13

2.3 Rechtmatigheid en de actoren 16

2.4 Te maken keuzes 19

2.5 Interne controle 22

2.6 Aandachtspunten, valkuilen en tips 23

3 Het rechtmatigheidoptimum 29

Deel 2. Wet Werk en Bijstand: bijstand 31

1. Inleiding 33

2. Wat en hoe wordt er verstrekt? 39

3. Specifieke onderwerpen en aandachtspunten 47

3.1 Inleiding 47

3.2 Bedrijfsvoering nu en in de toekomst 48

3.3 Fraude 53

4 Risico’s in het kader van de WWB 55

5 Uitwerking scenario’s 57

5.1 Scenario 1: Preventief organiseren 57

5.2 Scenario 2: Zoeklichtcontroles 60

5.3 Scenario 3: Toegespitste aanpak 62

6 Basisvoorwaarden en -vereisten 65

7 Samenvatting 69

Bijlage 1 Uitwerking WWB-uitkeringen scenario 1:

Preventief organiseren 71


Zoeklichtcontroles 73


Toegespitste aanpak 76

Deel 3: Wet maatschappelijke ondersteuning: persoonsgebonden

budget 79

1 Inleiding 81

2 Wat en hoe wordt er verstrekt? 85

3 Risico’s in het kader van het pgb 91






6 Samenvatting 109

Bijlage 1 Uitwerking PGB WMO scenario 1:






Deel 4. Algemene subsidie-verordening: subsidie 121

1 Inleiding 123

2 Wat en hoe wordt er verstrekt? 129

3 Specifieke onderwerpen en aandachtspunten 139

4 Risico’s in het kader van subsidieverstrekking 145





5


7 Samenvatting 163

Bijlage 1 Uitwerking Subsidieverstrekking scenario 1:






7

Deel 1. Rechtmatigheid en interne controle in vogelvlucht

9

1 Inleiding

Rechtmatigheid. Het is inmiddels een gevleugelde term bij gemeenten.

Maar wat is rechtmatigheid nu precies? Kort samengevat: rechtmatig-

heid is het naleven van weten regelgeving. Met die definitie lijkt

het zo eenvoudig en is de opmerking al snel ‘dat wordt toch ook al

gedaan?’. Toch blijkt de invoering van de rechtmatigheidcontrole bij

gemeenten en provincies geen sinecure te zijn geweest en worstelen

gemeenten ook nu nog, mede als gevolg van een dereguleringsoperatie

van de afgelopen jaren, met het verbeteren en doorontwikkelen van

de efficiency en effectiviteit van en transparantie over het rechtmatig

handelen.

1.1 Invoering rechtmatigheidTot en met 2003 was de inrichting van de gemeentelijke organisatie en

de accountantscontrole op de jaarrekening met name gericht op het ge-

trouwe beeld van de jaarrekening. Vanaf 2004 zijn gemeenten verplicht

om naast de getrouwheid ook aan te tonen dat hun financiële hande-

lingen rechtmatig hebben plaatsgevonden. De accountant doet in de

accountantsverklaring bij de jaarrekening vanaf 2004 een formele uit-

spraak over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties.

Over de interpretatie en de reikwijdte van het begrip rechtmatigheid

bestond in 2004 grote onduidelijkheid en onzekerheid bij gemeenten.

Wat moest er nu gecontroleerd worden en waren gemeenten hier wel

klaar voor? Eerst eind 2004 was deze eerste discussie afgerond. Al snel

bleek dat een groot aantal gemeenten nog niet direct kon aantonen dat

hun financiële handelingen rechtmatig waren geweest. Hoofdoorzaak

was dat de toenmalige regelgeving, procedures en instrumenten niet

waren ingericht om te komen tot een verantwoording over het recht-

matig financieel handelen. Veel spelregels werden niet nageleefd en er

was geen directe informatie voorhanden om aan te kunnen tonen dat

naleving wel had plaatsgevonden, zoals aanwezigheid van documenta-

10

tie, naleving van bezuinigingen of dossiervorming.

1.2 Evaluatie rechtmatigheid nu en in de toekomstVele publicaties en adviezen hebben in 2004 en de jaren erna richting gege-

ven aan het uitwerken van het rechtmatigheidbegrip en de acties die in dit

kader door gemeenten moeten worden ondernomen. Zo heeft de VNG een

inventarisatie gemaakt van de van toepassing zijnde weten regelgeving,

hebben het NIVRA (beroepsorganisatie van accountants)en het Ministerie

van BZK adviezen gegeven en is zelfs een Platform Rechtmatigheid Provin-

cies en Gemeenten opgericht dat richting geeft aan de toepassing en bor-

ging van rechtmatigheid. Hiermee is vanaf 2004 steeds meer duidelijkheid

ontstaan in de vereisten die samenhangen met de naleving van de weten

regelgeving, zoals het begrippenkader, de rol van de verschillende actoren

en de reikwijdte van rechtmatigheid. De stofwolken rondom de invoering

van de rechtmatigheidcontrole zijn inmiddels in belangrijke mate neerge-

daald. De implementatie, screening van weten regelgeving, vormgeving

controles en aanpassen van processen en organisatie heeft de afgelopen

jaren in belangrijke mate zijn beslag gekregen. Dit betekent echter niet dat

gemeenten ‘klaar zijn’ met rechtmatigheid. Bestond aanvankelijk de angst

dat de rechtmatigheidverantwoording en -controle vooral een lastenver-

zwaring zou zijn, in de praktijk blijkt het bij een slimme aanpak juist tot een

verbetering van de bedrijfsvoering te leiden, meer rechtszekerheid te bieden

en (grote) besparingen op te leveren.

1.3 Deregulering en rechtmatigheidVanuit het besef dat met minder en vooral slimmere regels effectiever en

efficiënter hetzelfde of zelfs meer bereikt kan worden, is de VNG met de

Ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Economische

Zaken en Financiën gestart met projecten die als doel hebben te komen tot

deregulering. In 2007 is hiertoe onder andere het project Minder Regels

Meer Service gestart. Het doel van dit project is gemeenten te ondersteunen

bij het lastenarmer maken van hun regelgeving, en bij het verbeteren van

die dienstverlening. De afgelopen vier jaar hebben gemeenten een flinke

slag gemaakt met het dereguleren van hun regelgeving. Deregulering aan

11

de voorkant leidt uiteraard tot vragen over toezicht en handhaving aan de

achterkant van het proces. Met name op de domeinen pgb/Wmo en subsi-

diebeleid spitsen deze vragen zich toe op de rechtmatigheid.

1.4 Bezuinigingen en inzet van financiële middelenNaast de wens om de administratieve lasten voor de cliënten te verminderen,

noopt ook de druk op gemeentelijke budgetten en overhead de gemeenten

om haar processen, werkzaamheden en instrumenten zo efficiënt en ef-

fectief mogelijk in te richten. Middelen moeten zoveel mogelijk beschikbaar

zijn en blijven voor de uitvoering en realisatie van het primaire proces. Een

juiste balans tussen verantwoording en controle enerzijds en vermindering

van regeldruk en administratieve lasten anderzijds is daarbij essentieel. Bij

verantwoorden om te verantwoorden is immers niemand gebaat.

1.5 Doel van de handreikingDeze handreiking heeft als doel gemeenten een handvat te bieden om

intern de discussie te voeren over het bereiken van een rechtmatigheidopti-

mum: het punt waar sprake is van balans tussen verantwoording en controle

(inclusief rechtmatigheid) enerzijds en vermindering van regeldruk en admi-

nistratieve lasten anderzijds. Inhoudelijk spitst de handreiking zich toe op de

domeinen PGB/WMO en subsidiebeleid. De werkwijze op het domein WWB/

Bijstand is hierbij als referentiemateriaal gebruikt.

13

2 Het wat, hoe en waarom van

rechtmatigheid

2.1 Uitwerking en inhoud rechtmatigheidRechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole, de financiële

rechtmatigheid, heeft betrekking op baten, lasten en balansmutaties.

Baten, lasten en balansmutaties zijn altijd het gevolg van financiële

beheershandelingen en de vastlegging daarvan in de administratie.

Financiële beheershandelingen zijn te onderscheiden naar de volgende

vier categorieën:

Financiële beheersbehandeling Omschrijving Voorbeeld

Transacties Een handeling waarbij een tegenprestatie wordt geleverd of verkregen

Inkopen, verkopen

Overdrachten Een handeling waarbij financiële middelen van of aan personen en/of rechtspersonen worden overgedragen zonder dat direct sprake is van levering van een tegenprestatie en heffingen

Subsidies, uitkeringen, belastingen

Financieringen Een handeling waarbij gelden worden uitgezet of opgenomen in verband met leningen en de daarbij behorende aflossing en rente

Langlopende leningen, kasgelden, verstrekte kredieten

Vermogensmutaties Een handeling die leidt tot een mutatie in het vermogen en waarbij niet direct liquide midde-len de organisatie binnenkomen of verlaten

Afschrijvingen, mutaties in reserves en voorzieningen

In de praktijk wordt onrechtmatig handelen nog vaak – en ten onrechte

– geassocieerd met fraude. Onrechtmatig handelen en fraude zijn echter

niet hetzelfde.

14

ONRECHTMATIG HANDELEN ≠ FRAUDE

Onrechtmatig handelen en fraude zijn twee begrippen die los van elkaar

moeten worden gezien. Bij fraude wordt met opzet niet voldaan aan wetten en

regels met als doel er zelf beter van te worden. Onrechtmatigheid komt vaak

voort uit onwetendheid waarbij geen sprake is er zelf beter van te worden. In

het geval van fraude is altijd sprake van onrechtmatig handelen terwijl onrecht-

matigheid niet per definitie gelijk is te stellen aan fraude.

Wat is rechtmatigheid dan wel? De definitie van rechtmatigheid in het

Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) is: ‘Rechtma-

tigheid is een aspect dat duidt op de mate waarin het door het bestuur (het

college) gevoerde beheer in overeenstemming is met bestaande normering’.

In de afgelopen jaren is deze wat abstracte definitie steeds verder geconcre-

tiseerd en ingevuld. In feite komt het erop neer dat rechtmatig is gehandeld

wanneer de financiële beheershandelingen door en namens het college

passen binnen de in- en externe weten regelgeving. Hierna zal blijken dat

gemeenten wat betreft de interne weten regelgeving keuzes kunnen ma-

ken in welke spelregels wel en niet van invloed zijn op rechtmatigheid.

Om de naleving van de criteria inzake rechtmatigheid intern en door de

accountant te laten toetsen is het essentieel dat de gemeente de kaders

inventariseert en SMART1 formuleert. Vervolgens moet de gemeenteraad

duidelijk aangeven en vastleggen wat zij onder rechtmatigheid verstaat en

op welke wijze daar inhoud aan wordt geven. Dit wordt vastgelegd in het

normenkader. De voorbereiding daarvan vindt uiteraard door het college

en de ambtenaren plaats, maar de raad beslist. De wettelijke eisen zoals

opgenomen in het BAPG gelden als een minimumpositie. Daarnaast geven

ook de wetgeving en controleprotocollen voor de verantwoording van de

besteding van specifieke uitkeringen aan wat als onrechtmatig moet worden

beschouwd. Rechtmatigheid wordt dan ook voor een groot deel een kwestie

van ‘couleur locale’ voor wat betreft de regelgeving die op gemeentelijk

1 SMART = specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden

15

niveau geldt. De raad kan immers bepalen dat onderdelen van bijvoorbeeld

verordeningen (nog) niet onder de rechtmatigheidcontrole vallen. Daarnaast

is op lokaal niveau sprake van eigen weten regelgeving die specifiek geldt

voor de plaatselijke situatie.

Rechtmatigheid is – los van het expliciete oordeel in de accountantsverkla-

ring bij de jaarrekening – niet geheel nieuw. Het merendeel van de criteria

van rechtmatigheid werd van oudsher ook al in het kader van de getrouw-

heidscontrole getoetst. Deze criteria zijn:

Criteria van rechtmatigheid Omschrijving Voorbeeld

Calculatiecriterium De vastgestelde bedragen zijn juist berekend

LegesbedragenFacturen

Valutacriterium Het tijdstip van betaling en de verant-woording van verplichtingen is juist

Aangegaan en verantwoording van contracten en verplichtingen

Leveringscriterium Juistheid van ontvangen goederen en/of diensten

Inkoop van goederen/diensten

Adresseringscriterium De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende)

Betalingsverkeer

Volledigheidscriterium Alle opbrengsten die verantwoord zou-den moeten zijn, zijn ook verantwoord

LegesopbrengstenOnroerend Zaak BelastingRioolrechtenAfvalstoffenheffingGrondverkopen

Aanvaardbaarheidscriterium De financiële beheershandeling past bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaard-bare tegenprestatie overeengekomen

Inkoop van goederen en/of dienstenVerstrekken van subsidies

Het lokale maatwerk wordt met name bepaald via de hierna vermelde drie

criteria. Hierbij moet worden bedacht dat het M&O-criterium veelal zijn

daadwerkelijke invulling krijgt via het formuleren van nadere voorwaarden

en dus aanvullend ten opzichte van de getrouwheid kaderstellend is ten

behoeve van de rechtmatigheid.

16

Criteria van rechtmatigheid Omschrijving Voorbeeld

Begrotingscriterium Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautori-seerde begroting. Past het totaal bin-nen het opgestelde en geautoriseerde programma?

Overschrijding van programma

Voorwaardencriterium Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheers-handelingen

SubsidievoorwaardenAanbestedingBelastingwetgeving

M&O-criterium De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (= misbruik)

De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (= oneigen-lijk gebruik)

SubsidieregelingenKwijtscheldingUitkeringen

Naast heldere doelstellingen en kaders rond rechtmatigheid moet de ge-

meente zorg dragen voor het interne systeem van risicoafweging, adminis-

tratieve organisatie en interne controle, planning en control en tussentijdse

informatievoorziening. Het belang van het interne beheersingssysteem

wordt ook in het BAPG benadrukt. Een intern systeem van risicoafweging

dient het gemeentebestuur in staat te stellen goede risicoafwegingen te

maken. Op basis hiervan kunnen vervolgens maatregelen worden getroffen

om potentiële risico’s af te dekken.

2.3 Rechtmatigheid en de actorenIn de vorige paragrafen is het begrip rechtmatigheid verduidelijkt en zijn de

rechtmatigheidcriteria toegelicht. Maar wie zijn nu betrokken bij rechtma-

tigheid en wat zijn hun verantwoordelijkheden? Hierna zijn de verantwoor-

delijkheden schematisch weergegeven:

17

Actor Rechtmatigheid Doelmatigheid Doeltreffendheid

Gemeenteraad Stelt kaders en controleert Stelt kaders en controleert Stelt kaders en controleert

College van burgemeesters en wethouders

Waarborgt inrichting en goede werking van het beheersmechanisme

Doet zelfstandig onderzoek conform artikel 213a GW

Doet zelfstandig onderzoek conform artikel 213a GW

Ambtelijke organisatie Niet afzonderlijk, wel als onderdeel van de normale planning- en controlewerk-zaamheden

Niet afzonderlijk, wel als onderdeel van de normale planning- en controlewerk-zaamheden

Niet afzonderlijk, wel als onderdeel van de normale planning- en controlewerk-zaamheden

Rekenkamer Via specifiek gerichte onderzoeken

Via specifiek gerichte onderzoeken

Via specifiek gerichte onderzoeken

Audit committee Geen specifieke verantwoor-delijkheid: houdt toezicht op kwaliteit rapportages en communicatie

Geen specifieke verantwoor-delijkheid: houdt toezicht op kwaliteit rapportages en communicatie

Geen specifieke verantwoor-delijkheid: houdt toezicht op kwaliteit rapportages en communicatie

Accountant Spreekt oordeel uit over financiële rechtmatigheid, beoordeelt opzet beheersme-chanisme en onderzoekt niet-financiële rechtmatigheid op verzoek en binnen grenzen van zijn deskundigheid

Uitsluitend indien afzonder-lijk overeengekomen (op verzoek van de gemeente-raad) en binnen grenzen van deskundigheid

Uitsluitend indien afzonder-lijk overeengekomen (op verzoek van de gemeente-raad) en binnen grenzen van deskundigheid

De gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders zijn

primair verantwoordelijk voor de inrichting, verantwoording en controle van

rechtmatigheid:

Raad

In het duale bestel is de functionele scheiding tussen raad en college aan-

zienlijk scherper gesteld. De raad heeft naast een rol als volksvertegenwoor-

diger ook daadwerkelijk een kaderstellende en controlerende rol, welke zij

niet kan overdragen aan bijvoorbeeld het college. Vanuit de kaderstellende

rol is de raad verantwoordelijk voor het bepalen van welke interne regelge-

ving wel en niet meeweegt in het rechtmatigheidoordeel van de accountant

bij de jaarrekening. Op basis van de controlerende rol is de raad tevens ver-

antwoordelijk voor de controle op de naleving van de in- en externe weten

regelgeving. Deze rol wordt mede ingevuld doordat de raad de controlerend

accountant benoemt.

College

Het college is binnen het duale bestel verantwoordelijk voor de uitvoering

en verantwoording van het beleid, binnen de kaders die door de raad zijn

18

vastgesteld. Daarmee is het college tegelijkertijd dus verantwoordelijk voor

het rechtmatig handelen van de gemeente.

Het ‘web van control’ is dan als volgt weer te geven:

Dit schema is geen vast gegeven en is bovendien niet voor alle gemeenten

gelijk. De externe weten regelgeving is door hogere overheden opgelegd

en maakt daardoor altijd integraal onderdeel uit van het rechtmatigheidka-

der. De reikwijdte en mate van detaillering van het schema kan wat betreft

de interne regelgeving echter wel door keuzes van de gemeente lokaal

worden ingevuld.

19

2.4 Te maken keuzesGemeenten kunnen bij het bepalen en lokaal invullen van het rechtmatig-

heidkader dus keuzes maken, maar welke keuzemogelijkheden zijn er dan?

Het volgende schema maakt dit inzichtelijk:

Externe regelgeving Interne regelgeving

Specifieke uitkeringen

Europese richtlijnen

WettenVerorde-ningen

Beleids-nota’s

Raadsbe-sluiten

B&W besluiten (gedeelte-

lijk)

Controle-protocol (derden)

O.a. VNG-inventarisatie + Besluiten register

Geen keuzes Te maken keuzes

Uit het schema blijkt dat de gemeente voor de externe regelgeving en de

gemeentelijke verordeningen niets te kiezen heeft en deze regelgeving dus

per definitie behoort tot het rechtmatigheidkader. De keuzevrijheid van

gemeenten is daardoor beperkt tot beleidsnota’s, raads- en collegebesluiten

alsmede het interne besluitenregister. Voor deze interne regelgeving kan de

gemeente zelf bepalen welke (onderdelen van de) regelgeving wel en niet

tot het rechtmatigheidkader behoren. Daarbij moet onderscheid worden

gemaakt tussen het normen- en toetsingskader:

• Het normenkader is de inventarisatie van de van toepassing zijnde wet-

en regelgeving; en

• Het toetsingskader is de uitwerking van het normenkader naar die

(onderdelen van) weten regelgeving die daadwerkelijk meeweegt bij

de verantwoording en het oordeel over rechtmatigheid. Het gaat daarbij

met name om het voorwaardencriterium: welke artikelen van de regel-

geving laten we als gemeente in het kader van rechtmatigheid meewe-

gen?

Het is sterk aan te bevelen de keuzes niet zomaar te maken en ervoor te kie-

20

zen regelgeving integraal wel of niet op te nemen in het rechtmatigheidka-

der. Het risico is dan namelijk aanwezig dat aspecten die belangrijk zijn niet

worden opgenomen of aspecten die (financieel) minder of niet belangrijk

zijn wel worden opgenomen. Enkele voorbeelden ter verduidelijking.

VOORBEELDEN KEUZES BIJ RECHTMATIGHEIDKADER

Pgb/Wmo

In de Wmo-verordening van een gemeente is bepaald dat indien een

aanvraag mondeling, waaronder telefonisch, plaatsvindt dit per omgaande

schriftelijk wordt bevestigd. Bij deze bevestiging wordt indien nodig een

aanvraagformulier meegezonden. In het geval dat een aanvraag monde-

ling is gedaan maar geen schriftelijke bevestiging is gestuurd, zou de toe-

kenning van het pgb in eerste instantie als onrechtmatig kunnen worden

aangemerkt. Immers de toekenning heeft niet volledig volgens de verorde-

ning plaatsgevonden.

21

VOORBEELDEN KEUZES BIJ RECHTMATIGHEIDKADER (VERVOLG)

Het recht op het pgb staat door het ontbreken van de schriftelijke bevesti-

ging echter niet ter discussie (er vanuit gaande dat het pgb terecht is toe-

gekend). Een logische keus is om de spelregel dat mondelinge aanvragen

schriftelijk worden bevestigd, niet in het toetsingskader op te nemen.

WWB

Een gemeente heeft een WWB-verordening. Hierin is onder andere be-

paald dat de gemeente halfjaarlijks een doelmatigheidonderzoek uitvoert,

waarbij met de cliënt de mogelijkheden en ondernomen acties tot uit-

stroom naar arbeid worden doorgesproken. Als de gemeente niet in alle

gevallen halfjaarlijks een doelmatigheidonderzoek heeft uitgevoerd, zijn

de betreffende uitkeringen in eerste aanleg onrechtmatig verstrekt/gecon-

tinueerd. Immers het verstrekken c.q. continueren van de uitkering heeft

niet volledig volgens de verordening plaatsgevonden. De vraag is echter

in hoeverre het uitvoeren van doelmatigheidonderzoeken afbreuk doet

aan het recht op (continuering van de) uikering. Gezien de persoonlijke

omstandigheden van de cliënt hoeft het recht op uitkering immers niet ter

discussie te staan. Bovendien kan de cliënt ondanks het ontbreken van de

onderzoeken wel de vereiste inspanningen hebben verricht, welke gericht

zijn op uitstroom.

Een logische keus zou kunnen zijn om de spelregel dat halfjaarlijks doelma-

tigheidonderzoeken worden uitgevoerd, niet in het toetsingskader op te

nemen. Wel is het in dat geval aan te bevelen dat de raad over het aantal

doelmatigheidonderzoeken en de resultaten ervan wordt geïnformeerd.

Op die manier wordt de raad wel voorzien van de benodigde informatie

over de uitstroomactiviteiten van de gemeente en haar cliënten en de

resultaten daarvan.

22

Subsidieverstrekking

Een gemeente heeft een subsidieverordening. Hierin zijn de subsidievoor-

waarden gedefinieerd, waaronder:

1. De subsidie mag worden besteed aan projecten die niet in de aanvraag

zijn opgenomen;

2. De subsidieverantwoording moet op 1 mei van het volgende jaar zijn

ingediend.

Voorwaarde 1 is belangrijk voor de rechtmatigheid. Immers die voorwaarde

ziet toe op het besteden van de subsidie aan de projecten waarvoor het

is bedoeld. De tweede voorwaarde raakt de rechtmatigheid niet direct.

Immers wanneer de verantwoording te laat wordt ingediend, betekent

dit niet dat de subsidie niet is besteed aan de projecten waarvoor het is

bedoeld. Een logische keus zou zijn om voorwaarde 1 wel en voorwaarde 2

niet in het toetsingskader op te nemen.

Los van de keuzes die een gemeente maakt, is het in ieder geval van es-

sentieel belang dat de raad en het college samen discussiëren over het

rechtmatigheidkader en de (onderdelen van de) regelgeving die in het toet-

singskader worden opgenomen. Alleen op die manier is wederzijds duidelijk

waarop de raad het college afrekent wat betreft rechtmatigheid en kan

geen verwachtingskloof ontstaan.

2.5 Interne controleIn de voorgaande paragrafen is het rechtmatigheidbegrip uitgewerkt, is

stilgestaan bij de actoren en is ingegaan op het rechtmatigheidkader en de

keuzes die gemeenten daarbij kunnen maken. Maar hoe wordt nu zichtbaar

gemaakt en vastgesteld dat de financiële handelingen rechtmatig hebben

plaatsgevonden? Het antwoord hierop is kort en krachtig: door interne

controle uit te voeren.

Wat is interne controle?

Voordat in het vervolg van deze paragraaf meer inhoudelijk wordt stil-

gestaan bij de opzet, inrichting en positie van de interne controle, is het

23

belangrijk eerst scherp te hebben wat interne controle nu precies is.

DEFINITIE VAN INTERNE CONTROLE

Volgens de Van Dale heeft controle twee betekenissen:

1. Het uitoefenen van toezicht; en

2. Beheersing

De definitie van interne controle zou dan zijn: het uitoefenen van intern

toezicht én interne beheersing.

De eerste betekenis – het uitoefenen van intern toezicht – is zeker sinds de

invoering van rechtmatigheid vanaf 1 januari 2004 een ‘hot item’ en inmid-

dels algemeen bekend en ingeburgerd begrip. Interne controles worden dan

ook bij het merendeel van de gemeenten uitgevoerd, zowel in de lijn (door

de organisatieonderdelen die belast zijn met de uitvoering van beleid en ta-

ken) en/of verbijzonderd (door een onafhankelijke interne controleafdeling).

De tweede betekenis van interne controle – interne beheersing – is minder

bekend en vraagt veelal nog nadrukkelijk aandacht. Interne controles wor-

den namelijk niet alleen uitgevoerd om vast te stellen of financiële beheers-

handelingen rechtmatig zijn geweest (en dus om toezicht te houden), maar

zeker ook om de inrichting en beheersing van de processen te verbeteren.

In de volgende paragraaf worden aandachtspunten benoemd die bijdragen

aan de inrichting en verdere ontwikkeling van de interne controle, waar-

door de interne controle – naast inzicht in het naleven van het rechtmatig-

heidkader – vooral ook een bijdrage kan leveren aan de verbetering van de

inrichting en beheersing van processen.

2.6 Aandachtspunten, valkuilen en tipsWanneer de voorgaande paragrafen in ogenschouw worden genomen, lijkt

het inrichten, controleren en verantwoorden van rechtmatigheid relatief

eenvoudig. Er zijn echter in de praktijk diverse aandachtspunten en valkui-

len waarmee rekening moet worden gehouden. Uiteraard zijn er vanuit de

ervaringen van de afgelopen jaren ook tips te geven, waarmee invulling

24

kan worden gegeven aan de aandachtspunten en valkuilen kunnen worden

omzeild.

Aandachtspunten

In de vorige paragraaf is ingegaan op de betekenis van interne controle

en het nog vaak onderbelicht zijn van de toegevoegde waarde van interne

controle voor het verbeteren van de inrichting en beheersing van proces-

sen. Hierna wordt stilgestaan bij de wijze waarop de interne controle kan

bijdragen aan het herzien en optimaliseren van processen en het nut en

de noodzaak van het meer verspreid in de tijd uitvoeren (dynamiseren) en

professionaliseren van interne controles.

Herzien van processen

Uiteraard komt het voor dat bij de uitvoering van de interne controles ten

behoeve van de rechtmatigheidcontroles fouten of tekortkomingen wor-

den geconstateerd. Vaak is de oorzaak gelegen in een tekortkoming in de

onderliggende kwaliteit van de uitvoering of inrichting van processen. Stel

dat wordt geconstateerd dat een subsidieregeling niet wordt nageleefd. Er

is bijvoorbeeld geen bevoegd besluit tot subsidietoekenning. Of een inkoop

is niet conform de procedure uitgevoerd. Er zijn bijvoorbeeld te weinig of-

fertes aangevraagd. Uit de interne controle blijkt dat dit geen incidenten

zijn, maar dat dergelijke fouten en tekortkomingen vaker voorkomen. Deze

bevindingen zouden op dat moment direct aanleiding moeten zijn om een

nadere analyse uit te voeren. Wanneer de tekortkoming vaker voorkomt,

kan dat een belangrijk signaal zijn om werkmethoden, procedures, afspra-

ken en informatievoorziening hieromtrent aan te passen. Ook kan het

constateren van een afwijking het signaal zijn om weten regelgeving te

vereenvoudigen. Bijvoorbeeld door bepaalde voorwaarden, zoals het ach-

teraf overleggen van een financiële verantwoording, te schrappen of alleen

van toepassing te laten zijn voor bepaalde soorten activiteiten of projecten.

Bijvoorbeeld voor subsidies groter dan € 50.000,-.

In de praktijk hebben rechtmatigheidbevindingen nog niet altijd deze sig-

naalwerking. Zeker niet wanneer gebreken worden geconstateerd die niet

25

direct tot fouten of onzekerheden leiden, maar na veel uitzoek- of puzzel-

werk uiteindelijk een positief rechtmatigheidoordeel krijgen. In die gevallen

is de uitkomst toch goed? Ja, dat is waar, maar er lijkt wel ruimte voor verbe-

tering te zijn. Bovendien kan het de efficiency van het proces en de controle

daarop aanzienlijk verbeteren.

De interne controlemedewerker of –afdeling zal dan ook bij de uitvoering

van de periodieke controles, hetzij via besprekingen of via rapportages,

aandacht moeten vragen voor concrete verbetervoorstellen om een proces

te optimaliseren, efficiënter te maken, regelgeving te verbeteren en de

naleving en controle daarop beter te borgen. Dit kan bijvoorbeeld door het

stellen van verwondervragen als: waarom doen we dit zo? Vaak is het een

ingeslepen gewoonte dat controles al jaren uitgevoerd worden (zonder

enig resultaat). Het bedenken waarom we een controle uitvoeren en een

eis stellen zorgt ervoor dat hier vernieuwing ontstaat en mogelijk ook besef

komt dat gestelde eisen feitelijk niet nodig zijn. Als hiervoor meer aandacht

ontstaat en dit als het ware een tweede natuur wordt, ontstaat de lerende

organisatie in optima forma.

Dynamisering en professionalisering van de controles

De uitvoering van de controles op rechtmatigheid vindt nog te vaak plaats

in de tweede helft van het onderhavige jaar of pas bij het opmaken of zelfs

de afronding van de jaarrekening. Het gevolg is vaak een race tegen de klok,

terwijl dat absoluut niet nodig is. Wanneer de controles meer gespreid over

het jaar worden uitgevoerd, zorgt dit in de eerste plaats voor een betere

werkverdeling en levert dit in de tweede plaats de mogelijkheid op om eer-

der bij te sturen op grond van de resultaten. Een dergelijke werkwijze voor-

komt bovendien kostbare en nodeloze herstelwerkzaamheden en voorkomt

negatieve berichtgeving wanneer regelgeving niet nageleefd worden. In de

praktijk blijkt herstel achteraf vaak veel meer te kosten dan aan de voorkant

deugdelijk organiseren. Een les van de afgelopen jaren is dat gemeenten

nog meer winst kunnen halen door te leren van de eerder uitgevoerde con-

troles. De interne controles bevatten nog te weinig focus op de verandering

van systemen en processen.

26

Deze maatregelen dragen ook allemaal bij aan een efficiënte en integrale

uitvoering van de kwaliteitsmonitor (interne controle) van processen. De

accountant van de gemeente kan uiteraard als sparring partner een goede

rol vervullen bij het uitvoeren van een adequate risicoanalyse en aanpak van

de interne controle. Mogelijk kunnen hierdoor bepaalde spotlights geplaatst

worden in verband met actuele ontwikkelingen, wijziging van weten re-

gelgeving of onderkende risico’s. Een gedegen en tijdige voorbereiding ver-

groot de efficiency en de kans op het voorkomen en signaleren van fouten.

Valkuilen en aandachtspunten

Een aantal valkuilen c.q. aandachtspunten waarmee rekening moet worden

gehouden is:

• College en raad moeten tijdig en duidelijk met elkaar communiceren

over de inhoud en reikwijdte van het rechtmatigheidkader en afspreken

wanneer en hoe over de uitkomsten van de rechtmatigheidcontrole

wordt gecommuniceerd. Geen of onvolledige communicatie leidt tot

een verwachtingskloof. Een extreem voorbeeld: College en raad heb-

ben geen afspraken gemaakt over de wijze van communicatie over de

rechtmatigheidbevindingen. De raad gaat daardoor uit van tussentijdse

communicatie bij fouten en tekortkomingen. Het college gaat echter uit

van communicatie in de jaarrekening. Uit de jaarrekening blijkt dat de

accountant als gevolg van afwijkingen van Europese aanbestedingsregels

een afkeurend rechtmatigheidoordeel bij de jaarrekening heeft afgege-

ven. Het college denkt hiermee toereikend en juist te hebben gecommu-

niceerd, terwijl de raad hierdoor is verrast.

• De doorlooptijd is vaak te lang waardoor bevindingen niet tijdig beschik-

baar zijn en tussentijds niet kan worden bijgestuurd. Bijvoorbeeld: De

interne controle op de rechtmatigheid van de inkopen over 2010 is uitge-

voerd in februari 2011. Uit de interne controle blijkt dat bij inkopen tot €

25.000 maar één offerte is opgevraagd, terwijl volgens het inkoopbeleid

minimaal drie offertes moeten worden opgevraagd. Doordat de interne

controle over 2010 is uitgevoerd in februari 2011, zijn alle inkopen 2010

op dit punt onrechtmatig. Bovendien kan in 2010 zelf geen bijsturing

meer plaatsvinden (bijvoorbeeld door gemeentebreed expliciet te wijzen

27

op deze inkoopvoorwaarde).

• Bij onderzoeken vindt vermenging plaats van feiten en aanbevelingen,

waardoor niet eenduidig is te bepalen wat geconstateerd is en welke

vervolgactie nodig is. Bijvoorbeeld: in de controlerapportage is vermeld

dat door het ontbreken van een model verantwoording niet duidelijk is

of de subsidie is besteed aan het project waarvoor de subsidie is ver-

strekt. De feitelijke constatering zou moeten zijn: ‘Uit de verantwoording

is niet op te maken of de subsidie is besteed aan het project waarvoor

de subsidie is toegekend’. De aanbeveling zou moeten zijn: ‘Stel een

model subsidieverantwoording op waaruit expliciet blijkt of de subsidie

is besteed aan het project waarvoor de subsidie is toegekend’ en ‘Stuur

de verantwoording mee met de subsidietoekenning’.

• In regelgeving worden eisen gesteld die niet perse noodzakelijk of soms

zelfs onrealistisch zijn. Bijvoorbeeld een subsidieverantwoording vragen

vóór 1 februari van het nieuwe jaar, terwijl bekend is dat de betreffende

instelling pas in maart de jaarrekening opmaakt.

• Regelgeving en controles zijn repressief georiënteerd, de focus ligt op

verantwoording en controle achteraf. De focus zou echter meer preven-

tief moeten zijn. Bijvoorbeeld geen of te weinig gegevens bij de aan-

vraag van een subsidie. Hierdoor loopt de organisatie achter de feiten

aan loopt en alleen kan reageren op hetgeen is gebeurd.

Tips

Als afsluiting een aantal tips:

• Rechtmatigheid en interne controle zijn geen statische onderwerpen,

juist niet, ze zijn enorm dynamisch en continu verder in ontwikkeling.

Opleidingen (soft controls) zijn daarom erg belangrijk, zodat mede-

werkers die bij rechtmatigheid en interne controle betrokken zijn goed

geïnformeerd zijn over actuele ontwikkelingen en de uitwerking en toe-

passingen in de praktijk. Dit geldt overigens voor alle niveaus en functies

binnen gemeenten.

• Schoon (oude) regelgeving – voor zover nog niet gedaan – op. Enerzijds

leidt dit tot het afschaffen van regels die niet meer van toepassing zijn

en anderzijds kunnen vanuit het opschonen regels geactualiseerd en

28

waar mogelijk worden vereenvoudigd.

• Schrap normen die niet zijn te handhaven dan wel pas normen zo aan

dat ze wel zijn te handhaven. Te denken is bijvoorbeeld aan termijnen,

grensbedragen voor verantwoordingen, etc..

• Zorg voor tijdige en duidelijke communicatie tussen college en raad,

onder andere over de uitkomsten van de rechtmatigheidcontrole. Wacht

hiermee niet tot het aanbieden van de jaarrekening over het boekjaar,

maar evalueer de bevindingen tussentijds met de raad en maak afspra-

ken over de benodigde vervolgacties en eventueel het ‘verschonen’

(achteraf alsnog autoriseren) van fouten en tekortkomingen.

29

3 Het rechtmatigheidoptimum

Bij het bereiken van het rechtmatigheidoptimum gaat het om het

vinden van een balans tussen verantwoording en controle enerzijds

en vermindering van regeldruk en administratieve lasten anderzijds.

Uitwerking en implementatie vergt maatwerk per gemeente. Uiteinde-

lijk zal het doorvoeren van de verlichtingen moeten resulteren in het

naderen van het rechtmatigheidoptimum. Dit is het punt waarop sprake

is van een perfecte balans tussen risico’s, verantwoording, controles en

de hoeveelheid en kwaliteit van de weten regelgeving.

Schematisch ziet het rechtmatigheidoptimum er als volgt uit:

Het is een kwestie van balans tussen kwaliteit en omvang van eigen

regelgeving, (her)inrichting van processen, (interne) controles en soft

controls!

31

Deel 2. Wet Werk en Bijstand: bijstand

33

Op het domein van de WWB/Bijstand is al veel kennis en ervaring met

rechtmatigheid, fraudebestrijding en handhaving. Zie hiervoor www.vng.

nl/sociale zaken/fraudebestrijding en handhaving. Het binnen dit domein

ontwikkelde gedachtegoed is als referentiemateriaal gebruikt voor deze

handreiking.

1. InleidingDe WWB fungeert als een laatste vangnet in het stelsel van sociale zeker-

heid. De WWB bepaalt dat iedereen die rechtmatig in Nederland woont

een WWB-uitkering kan aanvragen. De aanvrager moet cumulatief aan de

volgende eisen voldoen:

• Rechtmatig in Nederland wonen;

• Minimaal 27 jaar oud zijn;

• Onvoldoende inkomen en eigen vermogen hebben; en

• Geen beroep kunnen doen op een andere voorziening of uitkering.

De verstrekkingen in het kader van de WWB bestaan uit een WWB-uitkering,

eventueel aangevuld met toeslagen (bijvoorbeeld een langdurigheidtoeslag)

en / of verlaagd, bijvoorbeeld indien de uitkeringsgerechtigde zijn woonlas-

ten kan delen met een ander of inkomsten heeft. De hoogte van de uitke-

ring is als volgt:

Het begin van de aanvraagprocedure is het eerste contact dat wordt gelegd

op het ‘werkplein’ waar gemeente en het UWV WERKbedrijf samenwerken.

Dit eerste contact wordt zelfstandig door de cliënt gelegd. In het traject

daarna komt de gemeente in beeld en wordt invulling gegeven aan de

(administratieve) lasten inzake de aanvraag en de daarbij te overleggen

bewijsstukken.

34

Bij gemeenten bestaat de wens de huidige richtlijnen, procedures en instru-

menten waar mogelijk sterk te vereenvoudigen. Enerzijds vanuit de wens de

administratieve lasten voor de cliënten terug te dringen. Anderzijds vanuit

de visie dat de WWB is bedoeld als tijdelijk vangnet, waarbij cliënten zo snel

mogelijk via re-integratieactiviteiten en –trajecten uitstromen naar arbeid.

In de tussenliggende periode tot uitstroom wordt de cliënt voorzien van een

inkomen en moet het risico dat de cliënt ten onrechte een uitkering ont-

vangt worden geminimaliseerd.

TRAJECT ADMINISTRATIEVE LASTENVERMINDERING BIJSTAND 2010

Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Vereni-

ging van Nederlandse Gemeenten hebben in 2009 een traject gestart dat

voor gemeenten moet leiden tot een administratieve lastenvermindering

bij de uitvoering van de WWB. Diverse gemeenten hebben aan dit traject

deelgenomen en hebben gezamenlijk gewerkt aan het verminderen van de

(administratieve) lasten van de algemene en bijzondere bijstand. De deel-

nemende gemeenten hadden daarbij één of meerdere ambities voor ogen:

• Minder bewijsstukken vragen

• Het versnellen van de procedures

• Anders omgaan met rechtmatigheidcontroles

• Anders omgaan met accountantsverantwoording

Dit traject heeft in 2010 een vervolg gekregen, waarbij de aandacht is

verlegd naar de thema’s ‘veranderen’ en ‘bedrijfsvoering’. Bij ‘veranderen’

werd specifiek stilgestaan bij een aantal aspecten en situaties die zich voor

kunnen doen bij veranderingen in een organisatie, bij collega’s of bij de

professional zelf. Dit leverde interessante inzichten op over enerzijds de

motivatie en energie die veranderingen mogelijk maakt, maar anderzijds

ook inzichten over de weerstanden en redenen waarom veranderingen

niet slagen.

35

Bij ‘bedrijfsvoering’ werd een werkend voorbeeld uit de verzekeringswe-

reld ter inspiratie gebruikt. Een kijkje buiten de eigen werkelijkheid van

de GSD in een min of meer soortgelijk dienstverlenend proces met kansen

om de administratieve lasten van burger en eigen organisatie serieus te

verminderen. In dit voorbeeld stond bedrijfsvoering met behulp van risico-

sturing centraal en is stilgestaan bij de mogelijkheden hiervan in en rond

de uitvoering van de WWB op procesniveau. Uit de geanimeerde uitwis-

seling werd duidelijk dat er legio kansen en mogelijkheden zijn en dat

vele gemeenten druk doende zijn om een nieuwe balans te zoeken tussen

enerzijds vertrouwen en anderzijds rechtmatigheid in de bedrijfsvoering

van de WWB.

Naast de wens om de administratieve lasten voor de cliënten te verminderen

en de inspanningen en lasten van gemeenten (nog meer) te focussen op

re-integratie, noopt ook de druk op gemeentelijke budgetten en overhead

de gemeenten om haar processen, werkzaamheden en instrumenten zo ef-

ficiënt en effectief mogelijk in te richten. Middelen moeten zoveel mogelijk

beschikbaar zijn en blijven voor de uitvoering en realisatie van het primaire

proces. De uitkeringverstrekking moet daarbij natuurlijk voorzien zijn van de

nodige waarborgen om een rechtmatige en integere verstrekking te kunnen

waarborgen. Een juiste balans tussen verantwoording en controle enerzijds

en vermindering van regeldruk en administratieve lasten anderzijds is daar-

bij essentieel. Bij verantwoorden om te verantwoorden is immers niemand

gebaat.

Vanuit deze overwegingen rijst de vraag hoe ‘regelluw en regelsluw’

invulling kan worden gegeven aan het verantwoordings- en controlepro-

ces rondom uitkeringen, waarbij voorop staat dat processen zo efficiënt

mogelijk moeten verlopen en dat tegelijkertijd aantoonbaar rechtmatig

wordt gehandeld. Hiermee heeft elke belanghebbende in de controletoren

(Raad, College, Rekenkamer, ambtelijk en accountant) zo vroeg en efficiënt

mogelijk inzicht in de randvoorwaarden zonder dat hierbij dubbelingen

plaatsvinden of dat controles inefficiënt worden uitgevoerd. Immers preven-

tief betrekken zorgt ervoor dat een ieder een afgewogen keuze kan maken.

36

Voorbeelden hiervan zijn: afspraken over kaders van verantwoording (wat

aan te leveren), welke controles doen we gemotiveerd niet meer en welke

waarborgen worden gecreëerd (aanvraagvoorwaarden, tussentijdse verant-

woording en vrijstellingen).

Dit hoofdstuk geeft handvatten om het proces van aanvraag, verstrekking

en verantwoording van uitkeringen slimmer, efficiënter en effectiever vorm

te geven door:

• Meer inzicht te hebben in de risico’s

• Bewuste(re) afwegingen te maken

• Vervolgens het proces van uitkeringverstrekking te herzien en / of spelre-

gels en instrumenten aan te passen

Uitgangspunt daarbij is dat gemeenten juist bij het beoordelen van aanvra-

gen en toekennen van uitkeringen een groot aantal keuzes kunnen maken.

De keuzes maken gemeenten op basis van:

• Inzicht in de risico’s

• Afweging van welke verantwoordingseisen de gemeente wenst te stellen

• Het afstemmen van het gemeentelijk beleid en de verantwoording op de

risico’s en de verantwoordingseisen

• Het hierop inrichten van de processen en instrumenten van de gemeente.

De essentie om te komen tot een echte vermindering van regeldruk en admi-

nistratieve lasten, is dat gemeenten moeten prioriteren en durven te kiezen.

37

PRIORITEER – DURF TE KIEZEN

Gemeenten moeten bij de uitvoering van de WWB duidelijke prioriteiten

stellen. Dit houdt onder andere het volgende in:

• Toeslagenverordening op maat maken: welke visie heeft onze gemeen-

te op het gebied van toeslagen en verlagingen (streng of soepel)

• Focus op risico’s: gemeenten moeten in het kader van de controle

duidelijk bezien waar zij focus op leggen. Niet controleren om het con-

troleren maar nagaan waar de belangrijkste risico’s bestaan.

• Welke controles bouwen we in?: ga in het huidige versterkingsproces

na welke maatregelen nu bestaan, of deze toereikend zijn en daar

waar mogelijk slimmer aangepakt kunnen worden.

Door deze aanpak bent u als gemeente in staat om vooraf en slim te organi-

seren waardoor de verantwoording achteraf minder omvangrijk en intensief

kan worden en de gemeente op een doelmatige wijze met haar onder-

zoekscapaciteit om kan gaan. In paragraaf 3 en 5 wordt een en ander nader

uitgewerkt aan de hand van voorbeelden en scenario’s.

39

2. Wat en hoe wordt er verstrekt?

WWB-uitkeringen worden verstrekt door de gemeente (of een daarvoor

opgezette sociale dienst). Vanuit de focus op werk, starten de aanvragen

altijd op het werkplein bij het UWV WERKbedrijf. Het verdere verloop

van het aanvraagproces is afhankelijk van:

• De Wet Eenmalige Gegevens Uitvraag. De belangrijkste bepaling uit

deze wet is dat elk gegeven maar één keer aan de client mag wor-

den gevraagd; en

• De lokale afspraken tussen gemeente en UWV WERKbedrijf (bijvoor-

beeld over aanvullend door de cliënt te overleggen bewijsstukken).

Veel wordt echter al geregeld via het Digitaal Klantdossier (DKD)

waarbij het UWV, de gemeenten en de SVB (de SUWI-ketenpartners)

bij elkaar klantgegevens kunnen inzien.

Het proces van aanvraag, toekenning, verantwoording en controle en

evaluatie van een WWB-uitkering is schematisch als volgt weer te geven:

Een aanvraag voor een WWB-uitkering wordt via internet ingediend bij

het UWV WERKbedrijfwerkplein. Deze heeft op internet een handlei-

ding beschikbaar waarin de stappen zijn beschreven die bij een aan-

vraag moeten worden doorlopen. Tevens is daarin aangegeven welke

gegevens en bewijsstukken door de aanvrager moeten worden over-

legd. Nadat de aanvraag is ingevuld, kan de aanvrager een afspraak

40

maken voor een intakegesprek op het werkplein. Bij dit gesprek moeten

onder meer de gevraagde bewijsstukken worden overlegd. Het gesprek kan

door het UWV WERKbedrijf of door de gemeente (sociale dienst) worden ge-

voerd. De beslissing en toekenning ligt altijd bij de sociale dienstgemeente.

De eisen die worden gesteld aan een aanvraag en toekenning van een

WWB-uitkering zijn grotendeels landelijk bepaald en bieden relatief weinig

ruimte voor lokale invulling. Wel hebben de gemeenten de mogelijkheid om

aanvragers tegemoet te komen bij bijvoorbeeld het kopiëren van bewijsstuk-

ken. De lokale invulling moet vooral worden gezocht in de (tussentijdse) ver-

antwoording en de controle en evaluatie van WWB-uitkeringen. Uiteraard

geldt hierbij als minimum dat altijd moet worden voldaan aan de informa-

tieplicht richting het rijk (zoals de in een ministeriële regeling vastgelegde

maandelijkse statistieken over uitkeringsgerechtigden in het algemeen,

debiteuren, fraude en re-integratie).

In het kader van de vermindering van regeldruk en administratieve las-

tenverlichting wordt hierna een handreiking gegeven om de organisatie,

verantwoording en controle van de WWB slimmer, efficiënter en effectiever

in te richten met als doel dat:

• Met minder regels en eisen toch de doelstellingen van de gemeente wor-

den bereikt; en

• De risico’s voor de gemeente toch toereikend worden afgedekt dan wel

bewust niet worden afgedekt.

Belangrijke randvoorwaarde om te komen tot een slimmere verantwoording

en controle is de weten regelgeving (zoals de WWB-verordening), instru-

menten en verantwoording hierop af te stemmen. Er is veel beleidsvrijheid

en daarmee maatwerk mogelijk. Bijvoorbeeld: vragen we maandelijks wel

of geen Rofje? Of voeren we periodiek rechtmatigheidonderzoeken uit? Een

goede voorbereiding en het maken van bewuste keuzes zijn essentieel voor

de lokale invulling. Voorbeelden van dergelijke keuzes zijn: welke controles

doen we wel en welke doen we gemotiveerd niet (meer), welke risico’s moe-

ten in het proces wel resp. niet (volledig) afgedekt zijn en welk scenario (zie

hoofdstuk 5) passen we toe?

41

VERTROUWEN VAN DE ONTVANGER?

Frequent komen verhalen in de pers over fraude met WWB uitkeringen. Zie

ook bovenstaand artikel uit Binnenlands Bestuur. Dit is natuurlijk ernstig en

geeft veel schade aan het vertrouwen van de bijstandsverstrekkers en de

ontvangers. De eerste primaire reactie zal zijn om de controle- en verant-

woordingseisen op te schroeven wanneer dit geconstateerd wordt. Op zich

is dit ook logisch. Toch kan beter geïnvesteerd worden in een goede en ge-

degen afweging aan de voorkant. Wat moet minimaal gerealiseerd worden

in het kader van de doelstellingen van de gemeenten, welke vrijheid laten

we in de verantwoording en welke risico’s zijn we bereid om te lopen.

Hierbij is cruciaal om op basis van de risicogebieden zo gericht mogelijk

te kijken waar de mogelijkheden tot oneigenlijk gebruik of misbruik het

grootst zijn en daar ook de inspanningen op te richten.

Bij het lokaal invullen van de fraudemaatregelen (zowel preventief als re-

pressief) moet rekening worden gehouden met eisen die het rijk stelt. Met

de invoering van de WWB hebben gemeenten hierin veel vrijheid gekre-

gen. Het nieuwe regeerakkoord van CDA en VVD, met gedoogsteun van de

PVV, slaat een nieuwe weg in en lijkt (de feitelijke wetgeving moet immers

nog worden ingevoerd) aan gemeenten voor te schrijven dat uitkerings-

fraude harder moet worden aangepakt en onterecht verstrekte uitkeringen

daadwerkelijk worden teruggevorderd, ongeacht de hoogte van de fraude.

42

VERTROUWEN VAN DE ONTVANGER? (VERVOLG)

Bijstandgerechtigden worden bij fraude bovendien bestraft met het inhou-

den van de uitkering gedurende drie maanden. Het spreekt voor zich dat

gemeenten de ontwikkelingen volgen en hun beleid en fraudemaatregelen

waar nodig aanpassen.

Scenario’s van organiseren

Hierna zal achtereenvolgens worden ingegaan op de te onderkennen ri-

sico’s, de uitwerking van een drietal scenario’s en een aantal basisvoorwaar-

den. De scenario’s zijn als volgt:

1. Preventief organiseren

Het preventief inrichten en organiseren betekent dat een gemeente

aan de voorkant zodanige waarborgen treft, dat de risico’s op het ten

onrechte verkrijgen van een uitkering zijn afgedekt dan wel tot voor de

gemeente acceptabele proporties zijn teruggebracht.

2. Zoeklichtcontroles

Het hanteren van zoeklichtcontroles houdt in dat – naast de preventieve

maatregelen – tevens een beperkte wijze van controle plaatsvindt. Deze

controle kan – rekening houdend met de afweging van keuzes en het in-

schatten van de risico’s – beperkt blijven tot enkele aspecten of thema’s.

3. Toegespitste aanpak

Bij een toegespitste aanpak worden voor bepaalde cliënten specifieke

(aanvullende) voorwaarden gesteld aan de verantwoording door cliënten

en de controle hierop door de gemeente.

De gemeente zal een keuze moeten maken uit deze scenario’s. Dit kan zij

doen op basis van de inschatting van het risicoprofiel van een individuele

cliënt of een groep cliënten. De volgende aspecten kunnen worden betrok-

ken bij het vaststellen van het risicoprofiel:

• Cliënt heeft (wisselende) inkomsten

Indien een cliënt wisselende inkomsten heeft, is het van belang om

maandelijks – voorafgaand aan de uitbetaling van de uitkering – een

opgave van de werkelijke inkomsten van die maand (of de maand daar-

voor) te verkrijgen. Er bestaat in die gevallen een risico dat bij stijgende

43

inkomsten, het recht op uitkering (tussentijds) komt te vervallen. Het

is daarbij aan te bevelen om niet iedere wijziging van inkomsten te

onderzoeken, maar te werken met marges Bijvoorbeeld: iedere afwijking

van inkomsten ten opzichte van vorige maand van meer dan 10% wordt

onderzocht.

• De woon- en leefsituatie van een cliënt

Op basis van de huidige woon- en leefsituatie van een cliënt en de

ervaringen uit het verleden kan worden bepaald wat het risico is dat

bij een cliënt in deze situatie wijzigingen optreden. Wanneer een cliënt

bijvoorbeeld een ‘knipperlichtrelatie’ heeft, is het belangrijk periodiek

de woon- en leefsituatie vast te stellen en te bepalen of het recht op

een uitkering niet (deels) is vervallen. Voor de controle van de woon- en

leefsituatie kan slim gebruik worden gemaakt van beschikbare bronnen,

zoals de aansluiting met de GBA en informatie van de belastingdienst.

Ten opzichte van de huidige praktijk, waarbij nog vaak langs verschillen-

de wegen de(zelfde) informatie wordt verzameld, zoals Rofjes, heronder-

zoeken, GBA, belastingsignalen etc., kan hiermee een aanzienlijke (tijds)

besparing worden gerealiseerd.

• Kansen op de arbeidsmarkt

Indien de kansen op de arbeidsmarkt vrij groot zijn, zal, in ieder geval

voor de cliënten die langer dan één jaar werkloos zijn2, de nodige bege-

leiding vanuit het UWV WERKbedrijf plaatsvinden. Er is daarbij frequent

contact met de cliënt en voldoende mogelijkheden om te informeren

naar (gewijzigde) omstandigheden. Een cliënt met goede vooruitzichten

op een betaalde baan, heeft een grotere kans om aan het werk te gera-

ken en daarmee uit de WWB te kunnen. Enerzijds betekent dit dus een

laag risico (de cliënt zal mogelijk maar kort in de WWB verblijven), maar

anderzijds bestaat het risico dat cliënt een baan vindt maar dit niet (tij-

dig) meldt bij de gemeente, met als gevolg dat deze cliënt ten onrechte

een (volledige) uitkering ontvangt.

Bovenstaande aspecten vormen de bouwstenen voor een goed risicoprofiel.

2 Het UWV heeft wegen krappe budgetten aangegeven dat iemand die korter dan één jaar werk-

loos is, geen traject aan te bieden.

44

RISICOPROFIELEN

Cliënten kunnen worden gekoppeld aan een risicoprofiel en vervolgens

aan een scenario. Hiermee wordt een goede mix van controle en loslaten

gerealiseerd. Twee voorbeelden:

1. Een gezin, man en vrouw, beiden 57 jaar, komen in de WWB vanwege

het aflopen van de WW-periode van de man. Ze bewonen een huur-

woning en hebben geen overige inkomsten. Aan dit gezin zou een

laag risicoprofiel kunnen worden gekoppeld. De kans dat het gezin in

samenstelling wijzigt is beperkt. Ook de kans dat erbuiten de WWB of

vanuit re-integratieactiviteiten inkomsten worden verkregen is gering.

Het bijpassende scenario is preventief organiseren. Dat wil zeggen

goede waarborgen bij de toekenning van de uitkering en vervolgens

monitoren via re-integratie gesprekken. Eventuele bijzonderheden kun-

nen ook blijken uit bijvoorbeeld de koppeling van systemen (zoals GBA)

of signalen van het Inlichtingenbureau.

2. Een alleenstaande man van 32 jaar ontvangt sinds kort een WWB-

uitkering omdat hij vanwege een reorganisatie is ontslagen bij zijn

vorige werkgever. Zijn WW-periode is inmiddels afgelopen en hij heeft

vanwege de nijpende arbeidsmarkt nog geen werk kunnen vinden. Hij

heeft een eigen auto. Aan deze man zou een gemiddeld risicoprofiel

kunnen worden gekoppeld. Het bijpassende scenario is een zoeklicht-

controle. Hij wordt intensief begeleid in verband met zijn re-integratie

en er is een grote kans dat hij op korte termijn aan werk wordt ge-

holpen. Door gerichte controles op thema’s, bijvoorbeeld controle op

samenwoning, bezit eigen auto, etc. kan worden bepaald of zijn recht

op uitkering eventueel is gewijzigd.

Uiteindelijk hangt de keuze van een scenario in hoge mate af van de risico-

inschatting door de gemeente en de omvang van de risico’s die zij mede op

basis van een kostenbaten analyse bewust wil lopen / niet wil afdekken.

Uit de handreiking zal blijken dat bij een goede balans tussen de geïdenti-

ficeerde (fraude)risico’s, verantwoording en controle écht een vermindering

45

van regeldruk en administratieve lasten kan worden gerealiseerd zónder dat

afbreuk wordt gedaan aan de rechtmatige toekenning van WWB uitkerin-

gen.

Schematisch is dit als volgt weer te geven:

De handreiking heeft tot doel gemeenten handvatten te geven de balans te

vinden tussen verantwoording en controle van de WWB-uitkeringen ener-

zijds en vermindering van regeldruk en administratieve lasten anderzijds.

Het doel van de handreiking is uitdrukkelijk niet een uitputtende en limita-

tieve beschrijving en opsomming te geven van de wijze waarop de gemeen-

ten hun organisatie, spelregels, verantwoording en controle voor de WWB

zouden moeten inrichten. Dit laatste blijft immers een lokale en bestuurlijke

aangelegenheid en dus maatwerk.

Voor de WWB-uitkering zijn hierna de belangrijkste risico’s in beeld ge-

bracht. Vervolgens is per onderscheiden fase (aanvraag, toekenning,

verantwoording en controle en evaluatie) uitgewerkt welke preventieve,

- Criteria- Verordening- Volledigheidaanvraag- Teoverleggenstukken

- Beleid- Toeslagen/verlagingen- Bestedingsvoorwaarden- Geenverantwoordingseisen

- Beleid- Toeslagen/verlagingen- Bestedingsvoorwaarden- Verantwoordingseisen

- Beleid- Toeslagen/verlagingen- Bestedingsvoorwaarden- Verantwoordingseisen

- Hanteereenstandaardwijzigingsformulier

- Verantwoordingdooralleklantenbinnenspecifiekrisicoprofiel.

- Hanteereenstandaardwijzigingsformulier

- AfstemmingmetGBA/RDW- Thema-onderzoeken- Uitkomstengebruikenvoor

vaststellingrechtopuitkering

- Gerichtecontroleopinge-diendeverantwoordingenenoverlegdebewijsstukken

46

tussentijdse en repressieve maatregelen gemeenten kunnen treffen om de

risico’s te beheersen en tot een minimum te beperken. De uitwerking van de

maatregelen heeft plaatsgevonden naar de onderwerpen proces, structuur

organisatie, instrumentarium, informatievoorziening en documentatie. Per

risico en per onderwerp zijn de belangrijkste valkuilen benoemd en zijn

waar mogelijk tips vanuit de praktijk vermeld.

De gedetailleerdere uitwerking van de scenario’s is opgenomen in de bijla-

gen 1 t/m 3 bij deze handreiking. Kortheidshalve wordt hiernaar verwezen.

In het vervolg van deze notitie wordt achtereenvolgens aandacht gegeven

aan:

• Een nadere toelichting van de risico’s;

• De uitwerking van de scenario’s; en

• De basisvoorwaarden en -vereisten.

47

3. Specifieke onderwerpen en

aandachtspunten

3.1 InleidingHet uitkeringenproces is van oudsher omgeven met veel regels. Zowel

op het gebied van aanvraag en toekenning (voorliggende voorziening,

identificatie, etc.) als op het gebied van verantwoording en controle

(periodieke heronderzoeken, het gebruik van Rofjes, etc.). Met name

op het gebied van verantwoording en controle kunnen gemeenten nog

vele keuzes maken en dus komen tot een lokale invulling. Dit heeft

onder meer gevolgen voor de bedrijfsvoering en de automatisering. Een

veelgehoorde term bij het loslaten en/of anders organiseren van contro-

les, is het risico op fraude. Er bestaan legio voorbeelden van cliënten die

fraude hebben gepleegd met betrekking tot hun uitkering. Bijvoorbeeld

door samenwoning te verzwijgen, inkomsten niet op te geven of zwart

te werken.

Natuurlijk zal fraude in de praktijk niet altijd kunnen worden voorko-

men, onder andere omdat de baten hiervan niet altijd opwegen tegen

de (personele) kosten om fraude op te sporen. Door een goede focus op

de risico’s en het slim inrichten van de verantwoording en controle, is

wel een betere balans mogelijk ten opzichte van de bestaande situaties.

Immers door de verantwoording en controle van de cliënten met mini-

male risico’s te beperken, komt meer tijd beschikbaar en kan daardoor

meer focus worden gelegd op de cliënten met hoge(re) risico’s in het

kader van fraude.

In het vervolg van dit deel worden hiertoe in paragraaf 4 de belang-

rijkste risico’s in het kader van uitkeringverstrekking benoemd en

uitgewerkt. Vervolgens wordt voor deze risico’s op basis van een drietal

48

scenario’s in paragraaf 5 de inrichting, verantwoording en controle van het

uitkeringsproces nader uitgewerkt. Voordat de risico’s worden benoemd en

uitgewerkt, wordt in dit hoofdstuk eerst ingegaan op de bedrijfsvoering

zoals deze nu is ingericht en hoe deze in de toekomst slimmer, efficiënter en

effectiever kan worden vormgegeven. Dit deel wordt afgesloten met enkele

aandachtspunten in het kader van automatisering en fraude(bestrijding).

3.2 Bedrijfsvoering nu en in de toekomstVeel gemeenten hebben nog een vrij zware bedrijfsvoering ingericht voor

het proces uitkeringverstrekking. Tot de invoering van de WWB per 1 januari

2004 was dit ook wettelijk zo bepaald. Met de invoering van de WWB heb-

ben gemeenten veel (meer) vrijheid gekregen om het beleid en vervolgens

de werkprocessen en instrumenten op grond van eigen keuzes in te richten.

Als belangrijk kader geldt de wettelijke eis dat het beleid, de werkprocessen

en de instrumenten zodanig moeten zijn ingericht dat gewaarborgd wordt

dat de uitvoering aantoonbaar voldoet aan de rechtmatigheideisen. Met

andere woorden, de gemaakte beleidskeuzes moeten te monitoren zijn, qua

opzet aansluiten bij de in- en externe doelstellingen en praktisch uitvoerbaar

zijn. Hierbij speelt ook de heroverweging en de herinrichting van de (geau-

tomatiseerde) hulpmiddelen een rol.

In de praktijk blijkt dat veel gemeenten de mogelijkheid om processen

anders (eenvoudiger) in te richten nog niet optimaal hebben benut en nog

vaak vasthouden aan ‘het oude vertrouwde’. Door bijvoorbeeld de grote(re)

beleidsvrijheid, de huidige automatiseringsmogelijkheden en de toegeno-

men mogelijkheden om bestanden op elkaar af te stemmen, bestaat bij die

gemeenten het risico dat de ‘ouderwets ingerichte’ processen minder tot

niet doelmatig en doeltreffend zijn ingericht.

Bijgaand geven we de ontwikkelingen aan op een drietal terreinen, te we-

ten Rofjes, interne controle en automatisering en data.

49

TIPS EN VALKUILEN: OUD versus NIEUW

Rofjes Interne controle Automatisering & data

Het invullen, onderte-

kenen en opsturen /

afgeven van Rofjes is

een maandelijkse belas-

ting voor de cliënt en

de gemeente. Het zal

zeker als een belasting

voelen indien er geen

wijzigingen zijn door te

geven ten opzichte van

de voorgaande periode.

Ook het beoordelen

van alle briefjes en

verwerken in de cliën-

tendossiers door de be-

treffende medewerker

/ consulent is een erg

arbeidsintensief proces.

Daarnaast blijkt uit

de praktijk dat in veel

gevallen geen sprake

is van wijzigingen in

omstandigheden en

Rofjes in die gevallen

dus feitelijk overbodig

zijn.

Dergelijke werkwijzen

en gebruik van de Rof-

jes komt nog frequent

voor bij gemeenten.

Interne controle is vaak

in opzet statisch. Dat

wil zeggen dat jaarlijks

dezelfde grote aantal-

len dossiers worden

gecontroleerd. De

gedachte is dat “vele

waarnemingen” au-

tomatisch een “goede

interne controle”

betekent.

Een goede (efficiënt en

effectief) interne con-

trole is echter primair

gericht op onderkennen

en ondervangen van de

risico’s, aanbevelingen

doen voor verbetering

van de processen. De

interne controle is niet

gericht op de ‘wet van

de grote gecontro-

leerde aantallen’. Het is

daarom beter om eerste

de risico’s in beeld te

brengen en vervolgens

vast te stellen welke

maatregelen zijn geno-

men om deze risico’s te

mitigeren. Met interne

controle kan vervolgens

Het gebruik van au-

tomatisering en het

vergelijken van bestan-

den biedt steeds meer

mogelijkheden voor

gerichte data-analyse.

Dit is een kans, maar

tegelijkertijd ook een

enorme valkuil.

Door de hoeveelheid

beschikbare informa-

tie – zoals uitkeringe-

nadministratie, GBA,

kadaster, RDW, UWV,

SVB, etc. – bestaat het

gevaar dat te veel of op

verschillende momen-

ten dezelfde (soort)

afstemmingen worden

gemaakt en daardoor

teveel signalen moeten

worden geanalyseerd.

Terwijl dit niet automa-

tisch meer zekerheid

over de rechtmatig-

heid van de uitkering

oplevert.

Het is daarom van be-

lang om vooraf vast te

stellen welke risico’s

50

TIPS EN VALKUILEN: OUD versus NIEUW

Rofjes Interne controle Automatisering & data

Dat wil overigens niet

zeggen dat het gebruik

van Rofjes in alle geval-

len moet worden af-

geraden. Als een cliënt

bijvoorbeeld wisselende

eigen inkomsten heeft,

dan ligt het voor de

hand – rekening hou-

dend met een zekere

marge - dat maandelijks

een opgave wordt ge-

daan van de werkelijke

inkomsten. In dat geval

is een (beperkt) Rofje

– alleen gericht op

inkomsten – een handig

hulpmiddel.

worden vastgesteld

of deze maatregelen

in de praktijk hebben

gewerkt. Dus richt je

bij de planning van de

controles op de meest

risicovolle processen en

dossiers. Een goede ri-

sicoanalyse is het halve

werk. “Minder” is in

dit geval zeker “meer”.

Ook moet de intern

controleur meer dan in

het verleden niet alleen

benoemen wat er fout

is maar ook wat de ver-

beterpunten zijn.

worden onderkend,

welke onderzoeken

gewenst zijn en op

welke wijze de informa-

tie het meest efficiënt

en effectief kan worden

verkregen en geanaly-

seerd.

Ook is het essentieel om

met elkaar te bespreken

welke data onderzocht

moet worden en welke

variabelen bepaald

moet worden en

welke data verkregen

moet worden om een

adequate en gerichte

controle in te richten en

uit te voeren.

Om inzicht te krijgen in de mogelijke aanpassingen in de bedrijfsvoering,

moet per onderdeel van het proces worden bezien welke instrumenten

reeds beschikbaar zijn en worden toegepast, (wellicht) dubbel en/of overbo-

dig zijn dan wel aanpassing behoeven.

In volgende tabel zijn voorbeelden van aandachtspunten opgenomen.

51

Proces Algemeen Formulier Dossier Beschikking Controle

Aanvraag - Grotendeels uniform via UWV WERK-bedrijfhet werkplein

- Standaard formulier

- Op te vra-gen bewijs-stukken

- Niet alles in dossier opnemen

- Hanteer een checklist

- Voor-waarden opnemen

-

Heronderzoek - Vervangen door thema-onderzoek

- Afschaffen - N.v.t. - N.v.t. - N.v.t.

Exit - Gericht op rechtmatig-heid afgelo-pen periode

- Geen af-zonderlijke informati-euitvraag, maar ge-bruik maken van bekende gegevens

- N.v.t. - Eindafreke-ning vastleg-gen

- Eind-beschikking met evt. voorwaar-den

- Afstemmen met bewijs-stukken / bestanden

Rofjes - Alleen voor cliënten met wisselende inkomsten

- Alleen gericht op inkomsten

- Niet opbergen in dossier

- Alleen bij specifieke wijzigingen

- Afstemmen met bewijs-stuk

Verificatie -en validatiebeleid

- Kritisch beoordelen welke stuk-ken moeten worden overlegd

- Op het for-mulier aan-geven welke stukken benodigd zijn

- Alleen die stukken opbergen die van belang zijn voor recht op uitkering

- Hanteer een checklist

- N.v.t. - Vaststellen of alle documenten cf. checklist aanwezig zijn

- Voort-durende evaluatie op noodzaak opvragen bewijsstuk-ken

Huisbezoeken - Periodiek- Vertrouwen

+ controle

- Gebruik lijst gesprekson-derwerpen

- Leg bevin-dingen vast in dossier

- Alleen bij wijzigingen

- Gebruik bevindingen tevens om bekende in-formatie te bevestigen

Thema-onder-zoeken

- Controle gericht op specifieke risico’s

- Bijvoorbeeld afstem-ming met gegevens kadaster, GBA en RDW

- N.v.t. - Alleen opnemen bij signalering

- N.v.t. - Selectie- Opvolging

signalen

52

Door per processtap te inventariseren welke gevolgen dit heeft voor formu-

lieren, rapportages, beschikkingen, dossier, controle, automatisering, etc.,

kan worden bepaald op welke plaatsen winst kan worden behaald in de

processen. Hiermee kan worden gekomen tot een efficiëntere en tevens ef-

fectievere inrichting van de processen. Uiteraard zonder dat daarmee tekort

wordt gedaan aan de rechtmatigheid van de uitkeringverstrekking.

SLIM KIEZEN VAN INSTRUMENTEN

Casus

Een cliënt heeft naast zijn uitkering periodiek eigen inkomsten, die moeten

worden gekort op de uitkering. Vanuit de gemeente wordt op diverse

manieren onderzoek gedaan naar de wijzigingen in de inkomenssituatie

van deze cliënt.

Risico

De gemeente heeft diverse instrumenten ter beschikking om vast te stellen

dat de cliënt inkomsten heeft (Rofjes, informatie belastingdienst, huisbe-

zoeken, bevestigingen van derden) en wat de omvang daarvan is. In de

praktijk worden deze instrumenten allemaal zo breed mogelijk ingezet.

Het risico bestaat dat dan met hetzelfde instrument twee keer (of vaker)

hetzelfde feit wordt vastgesteld. Dat is niet efficiënt.

Voorbeeld

Hieronder een voorbeeld van de mogelijk in te zetten maatregelen (niet

limitatief). Diverse onderzoeken kunnen signalen geven voor inkomsten.

In de praktijk is het goed mogelijk om met de cliënt af te spreken dat zijn

inkomsten maandelijks voor een vast bedrag worden gekort en dat hij zelf

verantwoordelijk is voor het doorgeven van belangrijke wijzigingen in zijn

inkomsten. Dit kan hij doen door een kopie van zijn salarisstrook af te ge-

ven. Bij een afwijking van slechts enkele euro’s, is dat niet nodig. Dergelijke

geringe afwijkingen worden aan het einde van het jaar alsnog gecorri-

geerd op basis van de jaaropgaaf van de betreffende werkgever.

53

Gevolg

• Verantwoordelijkheid ligt nog duidelijker bij de klant.

• Minder werk voor de gemeente, omdat deze alleen hoeft te handelen

op het moment dat belangrijke wijzigingen worden doorgegeven en /

of gesignaleerd.

Kortom: minder moeite – minder werk - en de rechtmatigheid is niet in het

geding!

Meer met minder!

3.3 FraudeUitkeringsfraude is een vorm van fraude waarbij iemand ten onrechte een

uitkering of een te hoge uitkering ontvangt, terwijl die persoon weet dat hij

er eigenlijk geen recht op heeft. Bekende fraudegevallen zijn:

• Niet melden van samenwoning met een partner met (voldoende) eigen

inkomsten;

• Niet melden van eigen inkomsten (blijkt later bij bestandsvergelijking

door inlichtingenbureau);

• Zwart werken;

54

• Te lang op vakantie; en

• Niet voldoen aan (sollicitatie)verplichtingen.

Dergelijke vormen van fraude kunnen op diverse wijzen worden opge-

spoord. Bijvoorbeeld door bestandsvergelijkingen (met GBA, via inlichtin-

genbureau), huisbezoeken (in de volksmond tandenborstelcontroles) of door

(anonieme) tips. Het constateren van fraude leidt veelal tot terugvordering

van de uitkering, maatregelen (verlaging) voor de toekomst en in sommige

gevallen tot een aangifte (Openbaar Ministerie).

Het treffen van maatregelen ter voorkoming van fraude kan leiden tot veel

verantwoording en een (te) scherpe controle. Het is daarom van belang

om juist bij dergelijke maatregelen nut en noodzaak altijd in ogenschouw

te nemen en een goede kostenbaten analyse te maken. Immers niet alle

fraudegevallen zullen te voorkomen zijn. Het is belangrijk dat een gemeente

zo gericht mogelijk haar acties inricht en uitvoert en beziet waar de grootst

mogelijke risicogebieden bestaan. Zie ook eerder voorbeeld over de risico’s

en de mogelijke aandachtspunten bij bepaling van het risicoprofiel.

De houding van gemeenten ten opzichte van fraude moet blijken uit het

gemeentelijk beleid en handelen. Dit varieert van het nemen van alle

mogelijke maatregelen om fraude te voorkomen of constateren, tot het

loslaten van deze controles en alleen bij sterke aanwijzingen over te gaan

tot actie. Het ligt voor de hand dat het frauderisico wordt meegenomen bij

het bepalen van risicoprofielen. Aan deze profielen kan een scenario worden

gekoppeld. Met name het zoeklichtscenario is erop gericht met specifieke

en gerichte (thema-)onderzoeken bijzonderheden aan het licht te brengen.

Deze onderzoeken kunnen het karakter hebben van een fraudeonderzoek.

55

4 Risico’s in het kader van de WWB

Gemeenten verstrekken een uitkering in het kader van de WWB met

als doel de inkomensvoorziening van de aanvrager. Indien deze eigen

inkomsten heeft, vervalt dit recht op WWB. Wanneer dit wordt vertaald

in risico’s voor de gemeente, dan zijn de risico’s in essentie beperkt tot

de volgende twee:

1. Een aanvrager verkrijgt ten onrechte een WWB-uitkering, bijvoor-

beeld omdat er nog een voorliggende voorziening onbenut is geble-

ven of omdat het vermogen te hoog is;

2. Het recht op een WWB-uitkering komt tussentijds te vervallen of de

hoogte van de uitkering wijzigt tussentijds als gevolg van gewijzigde

omstandigheden, bijvoorbeeld omdat iemand is verhuisd of eigen

inkomsten heeft.

De genoemde risico’s kunnen worden afgedekt door maatregelen te

treffen in de vorm van onder andere voorlichting, procedures, verant-

woordingseisen en controle.

Hierna worden de risico’s en de hierop te nemen maatregelen uitge-

werkt volgens de scenario’s preventief organiseren, zoeklichtcontroles

en toegespitste aanpak. Vervolgens wordt een aantal basisvoorwaarden

en -vereisten beschreven: de spelregels, functiescheiding en interne

controle. Het is bij de uitwerking van risico’s en te nemen maatregelen

voor een gemeente van belang continu het evenwicht te bewaken tus-

sen verantwoording en controle enerzijds en vertrouwen in de aanvra-

ger anderzijds. Anders gezegd, het gaat om controle waar het moet en

vertrouwen waar het kan. En dat is vaak meer dan nu het geval is.

57

5 Uitwerking scenario’s

5.1 Scenario 1: Preventief organiserenEen WWB-uitkering wordt ten onrechte toegekend

Het risico dat een WWB-uitkering ten onrechte wordt toegekend, is

in het scenario preventief organiseren het belangrijkst. Immers in dit

scenario worden door de gemeente aan het begin van het proces bij

de inrichting zodanige waarborgen getroffen, dat de risico’s op het on-

rechtmatig toekennen van een uitkering tot voor de gemeente accepta-

bele proporties zijn teruggebracht.

De aanvraagprocedure voor een WWB-uitkering is landelijk bepaald

en verloopt grotendeels via het UWV WERKbedrijfwerkplein. Er wordt

(online) een aanvraagformulier ingevuld en naar het UWV WERKbedrijf-

werkplein gemaild. Daarna kan de aanvrager contact opnemen met de

gemeente (of het UWV WERKbedrijf) om een afspraak te maken voor

de intake. Bij dit intakegesprek moet de cliënt diverse documenten en

bewijsstukken overleggen. Op basis van de overlegde stukken en ont-

vangen informatie, kan de gemeente een besluit nemen op de aanvraag

voor een uitkering.

Belangrijke handvatten voor het slim(mer) en daardoor efficiënter en

effectiever inrichten van het aanvraag- en toekenningproces voor een

WWB-uitkering zijn in bijlage 1 uitgewerkt. De belangrijkste handvatten

worden hier nader toegelicht:

• Informeer proactief (potentiële) aanvragers van een WWB-uitkering

over de voorwaarden van de uitkering. Hierdoor zijn aanvragers

tijdig en volledig op de hoogte welke eisen er vanuit de gemeente

aan de uitkering worden gekoppeld, bijvoorbeeld op het gebied van

re-integratie, maar ook voor wat betreft het doorgeven van wijzigin-

gen in de woonsituatie en het opgeven van inkomsten en/of vermo-

58

gen. Dit helpt wijzigingen, terugvorderingen, etc. ook te voorkomen.

• Na het invullen van informatie bij het UWV WERKbedrijfwerkplein,

hebben aanvragers een intakegesprek bij (veelal) de gemeente. Hierbij

moeten diverse documenten worden overlegd. Het is om twee redenen

belangrijk om het aantal documenten te beperken. Enerzijds vanuit de

klant bezien (lagere administratieve belasting) en anderzijds omdat alle

aangeleverde documenten ook door de gemeente op juist- en volledig-

heid moeten worden beoordeeld. Veel gemeenten hanteren nog de

boodschappenlijst van het voormalige UWV, echter hiermee worden

mogelijk (veel) te veel stukken opgevraagd. Het is belangrijk om alleen

die documenten en bewijsstukken op te vragen en in het klantdossier

op te nemen, die echt relevant zijn voor het bepalen van het recht op

uitkering.

• Te adviseren is hiervoor een checklist dossiercontrole te hanteren waarop

deze documenten en bewijsstukken zijn vermeld en waarmee eenvoudig

de juist- en volledigheid van het dossier kan worden vastgesteld.

MODEL CHECKLIST DOSSIERCONTROLE

De benodigde inhoud van een uitkeringsdossier is afhankelijk van de

voorwaarden die de gemeente aan een uitkering stelt en de bewijsstuk-

ken die bij een aanvraag en verantwoording moeten worden overlegd. Er

is daarom niet één checklist dossiercontrole te geven, dat is maatwerk op

basis van de lokale regelgeving en situatie. Een aantal gegevens en stuk-

ken zal echter altijd in een uitkeringsdossier aanwezig moeten zijn, omdat

daarmee de onderbouwing wordt gegeven van het besluit een WWB-

uitkering toe te kennen (of af te wijzen) en, voor zover van toepassing, de

verantwoording en controle ervan.

59

MODEL CHECKLIST DOSSIERCONTROLE (VERVOLG)

Gegevens en stukken die altijd in een uitkeringsdossier aanwezig moeten

zijn:

Aanvraagformulier WWB-uitkering

Juist- en volledigheid bewijsstukken aanvraag

Besluit op aanvraag (eventueel voorzien van een korte rapportage /

onderbouwing, bijvoorbeeld in bijzondere situaties als een aanvraag

(deels) wordt afgewezen of als bijzondere toeslagen of verlagingen

worden toegekend)

Toekenningsbeschikking

Ingediende wijzigingsformulieren

Uiteraard moet bij de dossierinhoud ook rekening worden gehouden met

eventuele stukken, of zelfs complete dossiers, die digitaal worden vastge-

legd en bewaard (het is niet de bedoeling naast het digitale dossier een

fysiek schaduwdossier bij te houden). Bij een (gedeeltelijk) digitaal dossier

kan uiteraard ook de checklist in digitale vorm worden ingevuld en bijge-

houden.

• Gemeenten beschikken over veel informatie die door verschillende afde-

lingen en met wisselende doelen wordt verzameld en vastgelegd. Voor

een efficiënte inrichting is het van belang dat gebruik wordt gemaakt

van (afstemmingen met) reeds beschikbare informatie, zoals eerdere

aanvragen, aanvragen om kwijtschelding van belastingen of aanvragen

bijzondere bijstand. Diverse stukken en gegevens zullen reeds bekend en

beschikbaar zijn. Door van deze gegevens gebruik te maken, hoeven bij

klanten alleen nog de ontbrekende gegevens te worden opgevraagd.

Het recht op een WWB-uitkering is tussentijds vervallen of de hoogte van

de uitkering is gewijzigd als gevolg van gewijzigde omstandigheden

In het scenario preventief organiseren wordt het risico dat het recht op een

WWB-uitkering als gevolg van gewijzigde omstandigheden tussentijds is

vervallen, dan wel dat de hoogte is gewijzigd, NIET expliciet afgedekt. Dit

scenario richt zich immers op het treffen van maatregelen aan de voorkant

van het proces (aanvraag en toekenning) en gaat er vanuit dat daarmee de

60

rechtmatigheid van de toekenning van de uitkering voldoende is gewaar-

borgd. Het is aan de gemeente om op basis van de lokale situatie en regel-

geving te bepalen wanneer het scenario preventief organiseren kan worden

toegepast. Een handvat hiervoor is het toekennen van een risicoprofiel aan

een (groep) cliënten, waarbij rekening wordt gehouden met de mogelijk-

heid dat er wijzigingen optreden in de woonsituatie of het inkomen, of met

een verhoogd risico op fraude.

Het achterwege laten van expliciete verantwoording en controle betekent

niet dat gemeenten niets kunnen doen om in dit scenario te voorkomen dat

het recht op een uitkering tussentijds is vervallen, zonder dat de gemeente

dit signaleert en de uitkering (gedeeltelijk) intrekt en zonodig terugvordert:

• Informeer aanvragers van een uitkering over de verplichting om iedere

wijziging in de persoonlijke omstandigheden direct bij de gemeente te

melden en leg deze verplichting vast in de toekenningbeschikking.

• Vermeld in de toekenningbeschikking de mogelijkheid dat de gemeente

steekproefsgewijs de (wijzigingen in de) persoonlijke omstandigheden

controleert. Hier gaat een preventieve werking van uit.

• Bij preventief organiseren wordt geen verantwoording afgelegd en blijft

mede daardoor controle en evaluatie achterwege. Hierdoor vindt ach-

teraf ook geen controle plaats op het eventueel tussentijds vervallen van

het recht op een uitkering. Uit reguliere bronnen, zoals fraudesignalen

of anonieme tips, kan echter blijken dat een klant de uitkering mogelijk

toch ten onrechte heeft ontvangen. In dat geval kan alsnog controle

plaatsvinden.

5.2 Scenario 2: ZoeklichtcontrolesEen WWB-uitkering wordt ten onrechte toegekend

Het risico dat een WWB-uitkering ten onrechte wordt toegekend, wordt

afgedekt met preventieve maatregelen in de aanvraag- en toekenningfase.

Het maakt daarbij geen verschil welk scenario is gekozen. Immers het terecht

toekennen van een uitkering moet in de aanvraag- en toekenningfase

worden gewaarborgd en die fase is gelijk voor de drie scenario’s. Voor de

uitwerking van het risico dat een uitkering ten onrechte wordt toegekend,

61

wordt daarom kortheidshalve verwezen naar de uitwerking van dit risico bij

scenario 1 resp. de gedetailleerde uitwerking in bijlage 2.



In het scenario zoeklichtcontroles is de focus breder dan alleen het risico dat

een WWB-uitkering ten onrechte wordt toegekend. Bij toepassing van het

scenario zoeklichtcontroles worden ook maatregelen en acties benoemd

waarmee de overige risico’s worden afgedekt dan wel tot een minimum

beperkt (risico van tussentijds vervallen van het recht op een WWB-uitkering

en het risico dat de hoogte van de uitkering moet worden aangepast).

Belangrijke handvatten voor het slimmer en daardoor efficiënter en effec-

tiever inrichten van het uitkeringsproces in relatie tot het risico dat het recht

op een uitkering tussentijds komt te vervallen zijn in bijlage 2 uitgewerkt.

De belangrijkste handvatten worden hier nader toegelicht:

• Leg in de toekenningbeschikking de verplichting vast dat de ontvanger

van een WWB-uitkering iedere wijziging in de persoonlijke omstandig-

heden direct aan de gemeente dient te melden en vermeld daarbij de

mogelijkheid dat de gemeente steekproefsgewijs de (wijzigingen in de)

persoonlijke omstandigheden controleert. Hier gaat een preventieve

werking van uit.

• Gebruik andere bronnen (binnen of buiten de gemeente) om wijzigingen

in de persoonlijke situatie van de cliënten te controleren. Gebruik bij-

voorbeeld informatie vanuit de GBA over de woon- en/of gezinssituatie,

of informatie van de RDW over (eventueel) autobezit. De mogelijkheden

hiervoor zijn reeds beschikbaar door het gebruik van het DKD (suwi-

net inkijk). Vanuit een risico-inschatting kunnen op deze wijze diverse

gerichte onderzoeken of controles worden ingezet, zonder dat de cliënt

daarvoor informatie hoeft te verzamelen of overleggen. De controles

kunnen in veel gevallen overigens grotendeels geautomatiseerd worden

uitgevoerd, zodat de werkzaamheden voor de gemeente beperkt blijven

tot het analyseren van signalen en meldingen.

62

MOGELIJKHEDEN BESTANDSVERGELIJKING

Door de hoeveelheid informatie, bestaat het risico dat het “rücksichtslos”

vergelijken van alle beschikbare bestanden leidt tot een grote hoeveel-

heid signalen en daarmee dus veel werk voor het uitzoeken en analyseren

ervan. Het is daarom van belang om vooraf duidelijk te bepalen welk risico

moet worden onderzocht, welke bestanden daarvoor beschikbaar zijn en

op welke wijze deze zijn te koppelen. Deze risico’s kunnen bijvoorbeeld

betrekking hebben op:

• Huizenbezit

• Samenwoning

• Gezinssamenstelling

• Autobezit

• Waterverbruik

• Vakantie

• Cliënten met een WWB-uitkering zullen veelal worden begeleid in een

re-integratietraject. In dat verband is er (veelvuldig) contact met de cliënt

over zijn mogelijkheden en acties voor toeleiding naar de arbeidsmarkt.

Bij deze contacten kunnen tevens eventuele wijzigingen in de persoonlij-

ke omstandigheden worden besproken. Zoals hiervoor is vermeld, staan

de trajecten en daarmee de contacten op dit moment onder druk als

gevolg van krappe budgetten bij het UWV. Het zal dus afhankelijk zijn

van de diagnose en selectiviteit bij het inzetten van ondersteuning, voor

welke cliënten sprake is van (veelvuldig) contact.

5.3 Scenario 3: Toegespitste aanpakEen WWB-uitkering wordt ten onrechte toegekend

Het risico dat een WWB-uitkering ten onrechte wordt toegekend, wordt

afgedekt met preventieve maatregelen in de aanvraag- en toekenningfase.

Het maakt daarbij geen verschil welk scenario is gekozen. Immers het terecht

toekennen van een uitkering moet in de aanvraag- en toekenningfase

worden gewaarborgd en die fase is gelijk voor de drie scenario’s. Voor de

uitwerking van het risico dat een uitkering ten onrechte wordt toegekend,

wordt daarom kortheidshalve verwezen naar de uitwerking van dit risico bij

63




Het aantal wijzigingen in persoonlijke omstandigheden is vaak beperkt.

Van de wijzigingen die door de cliënten worden doorgegeven en/of uit een

verantwoording door de cliënt blijken, wordt daarom integraal vastgesteld

dat of de wijzigingen hadden moeten leiden tot het (gedeeltelijk) vervallen

van het recht op een uitkering. De aanpak en maatregelen zijn zodoende

gelijk aan het scenario zoeklichtcontroles. Voor de uitwerking van het risico

dat het recht op een WWB-uitkering tussentijds is vervallen, wordt daarom

kortheidshalve verwezen naar scenario 2 resp. de gedetailleerde uitwerking

in bijlage 3.

De reden van de uitgebreidere verantwoording en controle is dat het bij de

toegespitste aanpak om de qua risico’s belangrijkste groep cliënten.

65

6 Basisvoorwaarden en -vereisten

Na de inventarisatie van risico’s en de keuzes voor een scenario of een

combinatie van scenario’s, kunnen de basisvoorwaarden en –vereisten

worden ingevuld. In de praktijk zullen deze voorwaarden en vereisten

normaliter al geregeld c.q. aanwezig zijn. Echter ook hiervoor geldt

dat een en ander kritisch moet worden bezien op nut en noodzaak en

mogelijkheden om de inrichting, verantwoording en controle slimmer,

efficiënter en effectiever te organiseren. Vanuit de geïnventariseerde

risico’s en het gekozen scenario of combinatie van scenario’s kan worden

bepaald welke spelregels hiervoor passend zijn.

Een aantal basisvoorwaarden en -vereisten moet altijd ingevuld zijn om

het proces WWB-uitkeringen te kunnen beheersen. Dit zijn:

Spelregels (visie, verordening en besluit en / of beleidsregels)

Een gemeente zal allereerst een visie op de uitvoering van de WWB

bepalen en vastleggen: ‘Wat willen wij als gemeente met de WWB be-

reiken?’ en ‘Hoe stellen we ons op tegenover onze cliënten als het gaat

om controle en afleggen van verantwoording?’ Vanuit deze visie en

rekening houdend met de risico’s en het gekozen scenario of combinatie

van scenario’s, kunnen de concrete spelregels worden bepaald. De voor-

waarden voor het aanvragen en toekennen van een WWB-uitkering zijn

grotendeels wettelijk bepaald. De gemeente heeft nog enige vrijheid

voor het toekennen van toeslagen en verlagingen. Het beleid hiervoor

wordt vastgelegd in een toeslagenverordening. Hiervoor is een VNG-

model beschikbaar, dat vele gemeenten hanteren.

66

TIP

Bij het opstellen van een verordening is het van belang om uit te gaan van

de visie van de gemeente op het verlenen van toeslagen of toepassen van

verlagingen. Kiest de gemeente voor een strenge of een soepele variant.

De modelverordening van de VNG gaat uit van een strenge benadering.

Het verdient dus de aanbeveling om de verordening aan te passen naar de

variant die de gemeente vanuit haar visie op de WWB wenst toe te passen.

Functiescheiding beslissen, registreren en beschikken

In het proces WWB-uitkeringen is sprake van geldverkeer vanuit de gemeen-

te naar de cliënt. Dit bekent dat in het proces van aanvragen tot en met uit-

betaling sprake moet zijn van adequate maar toegesneden functiescheiding,

zodat geen onrechtmatige betalingen kunnen plaatsvinden. Uitgangspunten

hierbij zijn: ‘geen controle om de controle’ en ‘geen paraaf om de paraaf’.

Kortom functiescheiding, procedures, etc. zijn goed en noodzakelijk, mits ze

van echte toegevoegde waarde zijn. In ieder geval moet en zal veelal reeds

functiescheiding aanwezig zijn tussen:

• Beslissen op de aanvraag voor c.q. tot toekenning van een WWB-uitke-

ring;

• Registreren (= administratieve verwerking); en

• Beschikken (= feitelijke betaling).

PRIORITEER / DURF TE KIEZEN

Gemeenten moeten bij de uitvoering van de WWB duidelijke prioriteiten

stellen. Dit houdt onder andere het volgende in:

• Toeslagenverordening op maat maken: welke visie heeft onze gemeen-

te op het gebied van toeslagen en verlagingen (streng of soepel)



troleren maar nagaan waar de belangrijkste risico’s bestaan.

• Welke controles bouwen we in: ga in het huidige verstrekkingproces na

welke maatregelen nu bestaan, of deze toereikend zijn en daar waar

mogelijk slimmer aangepakt kunnen worden.

67

Interne controle in de lijn en/of verbijzonderd

De verordening c.a. vormen het kader waaraan de aanvraag en toekenning

van een WWB-uitkering dient te voldoen. Deze spelregels worden door de

gemeenten zelf bepaald en ingevuld. U bepaalt als gemeente dus zelf de

zwaarte van de last! Ter vaststelling of de spelregels in de praktijk daadwer-

kelijk worden nageleefd en aanvragen en toekenningen dus rechtmatig zijn,

is het noodzakelijk dat gemeenten periodiek interne controles uitvoeren.

Bij de interne controles wordt op basis van bijvoorbeeld dossieronderzoek

vastgesteld of de verordening c.a. bij de onderzochte aanvragen en toeken-

ningen is gevolgd. De uitkomsten van de interne controles geven gemeen-

ten input om waar nodig bij te sturen en daarmee het proces te beheersen.

Interne controles kunnen worden uitgevoerd door de uitvoerende afdeling

zelf (interne controle in de lijn) en/of door een afzonderlijke interne contro-

leafdeling (verbijzonderde interne controle).

Interne controle in de lijn is altijd nodig, omdat daarmee tussentijds infor-

matie wordt verkregen over de beheersing van het proces en tijdig bijsturing

kan plaatsvinden. Verbijzonderde interne controle is wenselijk, omdat daar-

mee een onafhankelijk en objectief oordeel wordt verkregen. In de prak-

tijk zal verbijzonderde interne controle echter niet altijd kunnen worden

gerealiseerd, bijvoorbeeld in verband met de omvang van het gemeentelijk

apparaat.

Los van de vraag hoe de interne controle is georganiseerd is het vooral van

belang te bepalen waar controle écht nodig is en welke controles overbo-

dig zijn. Hiervoor is het van belang dat gemeenten niet alles moeten willen

controleren, maar ook controles durven los te laten. Keuzes die hierbij

gemaakt kunnen worden zijn te vinden in allereerst de risico’s die bestaan,

aard en omvang van de regels, signalen of klachten die zijn ontvangen en

zoeklichtcontroles. Het is van belang dat er een gedegen en goede discus-

sie bestaat binnen de gemeente om de controles vorm te geven. Vanuit het

verleden blijkt dat de hoeveelheid gegevensgericht werk bij de uitkeringen

relatief nog aan de hoge kant is. Ook geautomatiseerde controles dan wel

uniformering van werkwijzen bij bijvoorbeeld consulten kan hierbij een rol

68

spelen in het verbeteren van de verschillende processen en vergroten van de

efficiency.

69

7 Samenvatting

In dit hoofdstuk worden handvatten gegeven om gemeenten te helpen

de balans te vinden tussen verantwoording en controle enerzijds en

vermindering van regeldruk en administratieve lasten anderzijds op het

domein van de WWB/Bijstand. Het uitgangspunt voor de handvatten

zijn de risico’s die in het proces worden onderkend. De kunst hierbij is

het benoemen van die risico’s die écht relevant zijn voor de rechtmatig-

heid van de WWB-uitkeringen. De insteek daarbij is dat een maatregel

of actie altijd moet bijdragen aan het afdekken of minimaliseren van

een risico. Wanneer dit niet het geval is, mag er vanuit worden gegaan

dat sprake is van een overbodige maatregel of actie.

De verschillen tussen de scenario’s zijn hiervoor beschreven. Kort samen-

gevat zijn de belangrijkste kenmerken en verschillen:

• Preventief organiseren: focus op aanvraag (rechtmatigheid toeken-

ning) en vervolgens geen actieve controlewerkzaamheden;

• Zoeklichtcontroles: gerichte controles, gebaseerd op jaarlijks te be-

palen thema’s en gericht op cliënten met een specifiek risico-profiel;

en

• Toegespitste aanpak: gerichte verantwoording door de cliënt – inclu-

sief bewijsstukken – en controle daarop door de gemeente.

Voor het daadwerkelijk realiseren van een vermindering van regeldruk

en administratieve lasten is een aantal (vervolg)stappen nodig. Schema-

tisch zijn deze stappen als volgt weer te geven:

70

De vermindering van regeldruk en administratieve lasten wordt bepaald

door de stappen ‘Toepassing(sgebied) scenario’s bepalen’ en ‘Actualiseren,

vereenvoudigen en/of aanvullen kaders en instrumenten’. In die stappen

worden namelijk de keuzes gemaakt die de definitieve inrichting, verant-

woording en controle van de WWB uitkeringen bepalen. Essentieel daarbij

is dat gemeenten die keuzes durven te maken en op basis van een kostenba-

ten analyse maatregelen durven te verminderen of achterwege laten.

71

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 1

Pr

even

tief

org

anis

eren

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Een

WW

B-u

itke

rin

g

wo

rdt

ten

on

rech

te

toeg

eken

d.

Aan

-vr

aag

Info

rmat

ie-

voo

rzie

nin

gIn

form

eer

(po

ten

tiël

e) a

anvr

ager

s va

n e

en W

WB

-uit

keri

ng

ove

r d

e vo

orw

aard

en v

an d

e u

itke

rin

g. D

it h

elp

t w

ijzig

ing

en, t

eru

gvo

rder

ing

en, e

tc. o

ok

te v

oo

rko

men

.

TIP

/ TO

OL:

Info

rmee

r (p

ote

nti

ële)

aan

vrag

ers

via

flye

rs, w

ebsi

te, e

tc.

Aan

-vr

aag

Inst

rum

enta

-ri

um

Geb

ruik

een

sta

nd

aard

aan

vraa

gfo

rmu

lier,

waa

rin

on

der

an

der

e d

e vo

orw

aard

en z

ijn

verm

eld

om

vo

or

een

WW

B-u

itke

rin

g in

aan

mer

kin

g t

e ko

men

en

wel

ke b

ewijs

stu

kken

m

oet

en w

ord

en o

verl

egd

.

VA

LKU

IL: H

ante

er e

en b

eper

kt a

anta

l du

idel

ijke

en in

beg

rijp

elijk

e ta

al g

este

lde

vrag

en.

Dit

vo

ork

om

t o

nd

uid

elijk

hed

en, o

ntb

reke

nd

e o

f o

nju

iste

geg

even

s, e

tc.

Aan

-vr

aag

Do

cum

enta

tie

Nee

m a

lleen

die

do

cum

ente

n /

bew

ijsst

ukk

en in

het

kla

ntd

oss

ier

op

, die

ech

t re

leva

nt

zijn

vo

or

het

bep

alen

van

het

rec

ht

op

een

WW

B-u

itke

rin

g. H

ante

er h

ierv

oo

r ee

n ‘c

hec

klis

t d

oss

ierc

on

tro

le’ w

aaro

p d

e vo

or

het

rec

ht

op

een

WW

B-u

itke

rin

g r

elev

ante

zak

en e

n

do

cum

ente

n z

ijn v

erm

eld

.

VA

LKU

IL: D

e in

het

ver

led

en g

ehan

teer

de

“bo

od

sch

apen

lijst

” va

n h

et U

WV

bev

at e

en

gro

ot

aan

tal b

ewijs

stu

kken

. Dez

e lij

st is

nie

t ve

rplic

ht

(mee

r), m

aar

wo

rdt

no

g w

el d

oo

r ve

el g

emee

nte

n g

ehan

teer

d. K

ijk k

riti

sch

naa

r d

e lij

st e

n v

raag

alle

en d

ie s

tukk

en o

p d

ie

wer

kelij

k n

od

ig z

ijn o

m h

et r

ech

t o

p u

itke

rin

g v

ast

te s

telle

n.

TIP:

‘Vin

k’ d

e ch

eckl

ist

af z

od

at d

e co

ntr

ole

op

de

juis

t- e

n v

olle

dig

hei

d v

an h

et d

oss

ier

exp

licie

t zi

chtb

aar

wo

rdt

gem

aakt

.

VA

LKU

IL: H

et o

pvr

agen

van

(te

)vee

l do

cum

ente

n e

n d

ocu

men

ten

die

nie

t d

irec

t re

leva

nt

zijn

, bet

eken

t d

at a

lle s

tukk

en o

p ju

ist-

en

vo

lled

igh

eid

mo

eten

wo

rden

gec

on

tro

leer

d,

on

tbre

ken

de

en /

of

on

juis

te s

tukk

en a

lsn

og

mo

eten

wo

rden

op

gev

raag

d, e

tc.

Aan

-vr

aag

Pro

ces

Maa

k g

ebru

ik v

an (

afst

emm

ing

en m

et)

reed

s b

esch

ikb

are

info

rmat

ie, z

oal

s ee

rder

e aa

nvr

agen

.

TIP:

Vaa

k zi

jn a

anvr

ager

s re

eds

bek

end

bij

de

gem

een

te, b

ijvo

orb

eeld

do

ord

at z

e ee

rder

b

ijzo

nd

ere

bijs

tan

d o

f kw

ijtsc

hel

din

g v

oo

r g

emee

nte

lijke

bel

asti

ng

en h

ebb

en a

ang

e-vr

aag

d. D

iver

se s

tukk

en e

n g

egev

ens

zulle

n r

eed

s b

eken

d /

bes

chik

baa

r zi

jn. V

raag

bij

klan

ten

alle

en d

e n

og

on

tbre

ken

de

geg

even

s o

p.

Toek

en-

nin

gSt

ruct

uu

r o

rgan

isat

ieLe

g d

e b

eslis

sin

gsb

evo

egd

hei

d t

ot

het

to

eken

nen

van

een

WW

B-u

itke

rin

g z

o la

ag m

og

e-lij

k in

de

org

anis

atie

.

TIP:

Een

vou

dig

e aa

nra

gen

ku

nn

en w

ord

en g

oed

gek

eurd

do

or

een

(se

nio

r) c

on

sule

nt.

Bijlage 1 Uitwerking WWB-uitkeringen scenario 1: Preventief organiseren

72

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 1

Pr

even

tief

org

anis

eren

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Toek

en-

nin

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Leg

de

voo

rwaa

rden

waa

ron

der

de

uit

keri

ng

wo

rdt

vers

trek

t va

st in

de

toek

enn

ing

sbe-

sch

ikki

ng

.

Het

rec

ht

op

een

W

WB

-uit

keri

ng

is

tuss

enti

jds

verv

alle

n

- o

f d

e h

oo

gte

van

d

e u

itke

rin

g w

ijzig

t tu

ssen

tijd

s -

als

gev

olg

va

n g

ewijz

igd

e o

m-

stan

dig

hed

en.

Aan

-vr

aag

Info

rmat

ie-

voo

rzie

nin

gIn

form

eer

aan

vrag

ers

van

een

WW

B-u

itke

rin

g o

ver

de

verp

lich

tin

g o

m ie

der

e w

ijzig

ing

in

de

per

soo

nlij

ke o

mst

and

igh

eden

dir

ect

bij

de

gem

een

te t

e m

eld

en.

Toek

en-

nin

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Leg

in d

e to

eken

nin

gsb

esch

ikki

ng

de

verp

lich

tin

g v

ast

dat

de

on

tvan

ger

van

een

WW

B-

uit

keri

ng

ied

ere

wijz

igin

g in

de

per

soo

nlij

ke o

mst

and

igh

eden

dir

ect

aan

de

gem

een

te

die

nt

te m

eld

en.

TIP:

Ver

mel

d in

de

bes

chik

kin

g d

at h

et n

iet

mel

den

van

wijz

igin

gen

kan

leid

en t

ot

een

ve

rlag

ing

van

de

uit

keri

ng

. Hie

r g

aat

een

pre

ven

tiev

e w

erki

ng

van

uit

.

Co

ntr

ole

en

eva

-lu

atie

N.v

.t.

Bij

pre

ven

tief

org

anis

eren

wo

rdt

gee

n v

eran

two

ord

ing

van

de

clie

nt

gev

raag

d o

ver

inko

mst

en e

n w

ijzig

ing

en in

d e

afg

elo

pen

per

iod

e. M

ede

daa

rdo

or

blij

ft c

on

tro

le e

n

eval

uat

ie a

chte

rweg

e. H

ierd

oo

r vi

nd

t ac

hte

raf

oo

k g

een

co

ntr

ole

pla

ats

op

het

eve

ntu

eel

tuss

enti

jds

verv

alle

n v

an h

et r

ech

t o

p e

en W

WB

-uit

keri

ng

.

TIP:

Uit

bijv

. sig

nal

en v

an h

et In

lich

tin

gen

bu

reau

, fra

ud

esig

nal

en o

f an

der

e (a

no

nie

me)

ti

ps

kan

blij

ken

dat

een

kla

nt

mo

gel

ijk d

e W

WB

-uit

keri

ng

– o

nd

anks

de

pre

ven

tiev

e m

aatr

egel

en –

to

ch t

en o

nre

chte

hee

ft o

ntv

ang

en. I

n d

at g

eval

kan

als

no

g c

on

tro

le

pla

atsv

ind

en.

Bijlage 1 Uitwerking WWB-uitkeringen scenario 1: Preventief organiseren

73

Bijlage 2 Uitwerking WWB-uitkeringen scenario 2: Zoeklichtcontroles

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 2

Zo

eklic

htc

on

tro

les

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Een

WW

B-u

itke

rin

g

wo

rdt

ten

on

rech

te

toeg

eken

d.

Aan

vraa

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Info

rmee

r (p

ote

nti

ële)

aan

vrag

ers

van

een

WW

B-u

itke

-ri

ng

ove

r d

e vo

orw

aard

en v

an d

e u

itke

rin

g. D

it h

elp

t w

ijzig

ing

en, t

eru

gvo

rder

ing

en, e

tc. o

ok

te v

oo

rko

men

.

TIP

/ TO

OL:

Info

rmee

r (p

ote

nti

ële)

aan

vrag

ers

via

flye

rs,

web

site

, etc

.

Aan

vraa

gIn

stru

men

ta-

riu

mG

ebru

ik e

en s

tan

daa

rd a

anvr

aag

form

ulie

r, w

aari

n

on

der

an

der

e d

e vo

orw

aard

en z

ijn v

erm

eld

om

vo

or

een

WW

B-u

itke

rin

g in

aan

mer

kin

g t

e ko

men

en

wel

ke

bew

ijsst

ukk

en m

oet

en w

ord

en o

verl

egd

.

VA

LKU

IL: H

ante

er e

en b

eper

kt a

anta

l du

idel

ijke

en in

b

egri

jpel

ijke

taal

ges

teld

e vr

agen

. Dit

vo

ork

om

t o

nd

ui-

del

ijkh

eden

, on

tbre

ken

de

of

on

juis

te g

egev

ens,

etc

.

Aan

vraa

gD

ocu

men

tati

eN

eem

alle

en d

ie d

ocu

men

ten

/ b

ewijs

stu

kken

in h

et

klan

tdo

ssie

r o

p, d

ie e

cht

rele

van

t zi

jn v

oo

r h

et b

epal

en

van

het

rec

ht

op

een

WW

B-u

itke

rin

g. H

ante

er h

ierv

oo

r ee

n ‘c

hec

klis

t d

oss

ierc

on

tro

le’ w

aaro

p d

e vo

or

het

re

cht

op

een

WW

B-u

itke

rin

g r

elev

ante

zak

en e

n d

ocu

-m

ente

n z

ijn v

erm

eld

.

VA

LKU

IL: D

e in

het

ver

led

en g

ehan

teer

de

“bo

od

-sc

hap

enlij

st”

van

het

UW

V b

evat

een

gro

ot

aan

tal

bew

ijsst

ukk

en. D

eze

lijst

is n

iet

verp

lich

t (m

eer)

, maa

r w

ord

t n

og

wel

do

or

veel

gem

een

ten

geh

ante

erd

. Kijk

kr

itis

ch n

aar

de

lijst

en

vra

ag a

lleen

die

stu

kken

op

die

w

erke

lijk

no

dig

zijn

om

het

rec

ht

op

uit

keri

ng

vas

t te

st

elle

n.

TIP:

‘Vin

k’ d

e ch

eckl

ist

af z

od

at d

e co

ntr

ole

op

de

juis

t- e

n v

olle

dig

hei

d v

an h

et d

oss

ier

exp

licie

t zi

chtb

aar

wo

rdt

gem

aakt

.

VA

LKU

IL: H

et o

pvr

agen

van

(te

)vee

l do

cum

ente

n e

n

do

cum

ente

n d

ie n

iet

dir

ect

rele

van

t zi

jn, b

etek

ent

dat

al

le s

tukk

en o

p ju

ist-

en

vo

lled

igh

eid

mo

eten

wo

rden

g

eco

ntr

ole

erd

, on

tbre

ken

de

en /

of

on

juis

te s

tukk

en

alsn

og

mo

eten

wo

rden

op

gev

raag

d, e

tc.

74

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 2

Zo

eklic

htc

on

tro

les

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Een

WW

B-u

itke

rin

g

wo

rdt

ten

on

rech

te

toeg

eken

d.

Aan

vraa

gPr

oce

sM

aak

geb

ruik

van

(af

stem

min

gen

met

) re

eds

bes

chik

-b

are

info

rmat

ie, z

oal

s ee

rder

e aa

nvr

agen

.

Het

rec

ht

op

een

W

WB

-uit

keri

ng

is

tuss

enti

jds

verv

alle

n

- o

f d

e h

oo

gte

van

d

e u

itke

rin

g w

ijzig

t tu

ssen

tijd

s -

als

gev

olg

va

n g

ewijz

igd

e o

m-

stan

dig

hed

en.

TIP:

Vaa

k zi

jn a

anvr

ager

s re

eds

bek

end

bij

de

gem

een

-te

, bijv

oo

rbee

ld d

oo

rdat

ze

eerd

er b

ijzo

nd

ere

bijs

tan

d

of

kwijt

sch

eld

ing

vo

or

gem

een

telij

ke b

elas

tin

gen

h

ebb

en a

ang

evra

agd

. Div

erse

stu

kken

en

geg

even

s zu

l-le

n r

eed

s b

eken

d /

bes

chik

baa

r zi

jn. V

raag

bij

klan

ten

al

leen

de

no

g o

ntb

reke

nd

e g

egev

ens

op

.

Toek

en-

nin

gSt

ruct

uu

r o

rgan

isat

ieLe

g d

e b

eslis

sin

gsb

evo

egd

hei

d t

ot

het

to

eken

nen

van

ee

n W

WB

-uit

keri

ng

zo

laag

mo

gel

ijk in

de

org

anis

atie

.

TIP:

Een

vou

dig

e aa

nra

gen

ku

nn

en w

ord

en g

oed

ge-

keu

rd d

oo

r ee

n (

sen

ior)

co

nsu

len

t.

Toek

en-

nin

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Leg

de

voo

rwaa

rden

waa

ron

der

de

uit

keri

ng

wo

rdt

vers

trek

t va

st in

de

toek

enn

ing

sbes

chik

kin

g.

Ver

ant-

wo

ord

ing

Inst

rum

enta

-ri

um

Stel

een

pro

ced

ure

en

/ o

f st

and

aard

wijz

igin

gs-

form

ulie

r va

st v

oo

r h

et t

uss

enti

jds

do

org

even

van

w

ijzig

ing

en.

TIP:

Leg

dez

e w

erkw

ijze

vast

in d

e to

eken

nin

gsb

esch

ik-

kin

g.

Co

ntr

ole

en

eva

lu-

atie

Pro

ces

Ga

per

iod

iek

van

alle

enst

aan

de

klan

ten

na

of

uit

de

GB

A w

ij-zi

gin

gen

blij

ken

in d

e g

ezin

s-sa

men

stel

ling

. In

die

n (

mo

gel

ijk)

spra

ke is

van

sam

enw

on

ing

w

ord

t n

ageg

aan

of

het

rec

ht

op

d

e W

WB

-uit

keri

ng

al d

an n

iet

is

verv

alle

n, d

an w

el d

at d

e h

oo

gte

m

oet

wo

rden

aan

gep

ast.

TIP:

Naa

st b

ove

nst

aan

de

afst

em-

min

g k

un

nen

oo

k si

gn

alen

wo

r-d

en g

ebru

ikt

uit

de

afst

emm

ing

m

et g

egev

ens

van

bijv

oo

rbee

ld d

e R

DW

(au

tob

ezit

).


75

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 2

Zo

eklic

htc

on

tro

les

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Het

rec

ht

op

een

W

WB

-uit

keri

ng

is

tuss

enti

jds

verv

alle

n

- o

f d

e h

oo

gte

van

d

e u

itke

rin

g w

ijzig

t tu

ssen

tijd

s -

als

gev

olg

va

n g

ewijz

igd

e o

m-

stan

dig

hed

en.

TIP:

Bep

aal -

aan

de

han

d

van

de

risi

cop

rofi

elen

- w

elke

th

ema-

on

der

zoek

en w

ense

lijk

/ m

og

elijk

en z

ijn e

n v

oer

dez

e u

it

voo

r d

e cl

ien

ten

die

bin

nen

dat

ri

sico

pro

fiel

pas

sen

.

Co

ntr

ole

en

eva

lu-

atie

Pro

ces

Van

uit

de

re-i

nte

gra

tie

van

de

clie

nt

zulle

n p

erio

die

k g

esp

rekk

en

pla

atsv

ind

en o

ver

toel

eid

ing

naa

r d

e ar

bei

dsm

arkt

. Bij

dez

e co

n-

tact

en k

un

nen

tev

ens

even

tuel

e w

ijzig

ing

en in

de

per

soo

nlij

ke o

m-

stan

dig

hed

en w

ord

en b

esp

roke

n.

Ver

zam

el d

e u

itko

mst

en

van

de

zoek

lich

tco

ntr

ole

s en

ste

l vas

t o

f -

reke

nin

g

ho

ud

end

met

eve

ntu

-el

e w

ijzig

ing

en in

de

per

soo

nlij

ke o

mst

an-

dig

hed

en -

het

rec

ht

op

een

WW

B-u

itke

rin

g

tuss

enti

jds

is v

erva

llen

of

gew

ijzig

d.


76

Bijlage 3 Uitwerking WWB-uitkeringen scenario 3: Toegespitste aanpak

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 3

To

eges

pit

ste

aan

pak

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Een

WW

B-u

itke

rin

g

wo

rdt

ten

on

rech

te

toeg

eken

d.

Aan

vraa

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Info

rmee

r (p

ote

nti

ële)

aan

vrag

ers

van

een

WW

B-u

itke

-ri

ng

ove

r d

e vo

orw

aard

en v

an d

e u

itke

rin

g. D

it h

elp

t w

ijzig

ing

en, t

eru

gvo

rder

ing

en, e

tc. o

ok

te v

oo

rko

men

.

TIP

/ TO

OL:

Info

rmee

r (p

ote

nti

ële)

aan

vrag

ers

via

flye

rs,

web

site

, etc

.

Aan

vraa

gIn

stru

men

ta-

riu

mG

ebru

ik e

en s

tan

daa

rd a

anvr

aag

form

ulie

r, w

aari

n

on

der

an

der

e d

e vo

orw

aard

en z

ijn v

erm

eld

om

vo

or

een

WW

B-u

itke

rin

g in

aan

mer

kin

g t

e ko

men

en

wel

ke

bew

ijsst

ukk

en m

oet

en w

ord

en o

verl

egd

.

VA

LKU

IL: H

ante

er e

en b

eper

kt a

anta

l du

idel

ijke

en in

b

egri

jpel

ijke

taal

ges

teld

e vr

agen

. Dit

vo

ork

om

t o

nd

ui-

del

ijkh

eden

, on

tbre

ken

de

of

on

juis

te g

egev

ens,

etc

.

Aan

vraa

gD

ocu

men

tati

eN

eem

alle

en d

ie d

ocu

men

ten

/ b

ewijs

stu

kken

in h

et

klan

tdo

ssie

r o

p, d

ie e

cht

rele

van

t zi

jn v

oo

r h

et b

epal

en

van

het

rec

ht

op

een

WW

B-u

itke

rin

g. H

ante

er h

ierv

oo

r ee

n ‘c

hec

klis

t d

oss

ierc

on

tro

le’ w

aaro

p d

e vo

or

het

rec

ht

op

een

WW

B-u

itke

rin

g r

elev

ante

zak

en e

n d

ocu

men

ten

zi

jn v

erm

eld

.

VA

LKU

IL: D

e in

het

ver

led

en g

ehan

teer

de

“bo

od

sch

a-p

enlij

st”

van

het

UW

V b

evat

een

gro

ot

aan

tal b

ewijs

-st

ukk

en. D

eze

lijst

is n

iet

verp

lich

t (m

eer)

, maa

r w

ord

t n

og

wel

do

or

veel

gem

een

ten

geh

ante

erd

. Kijk

kri

tisc

h

naa

r d

e lij

st e

n v

raag

alle

en d

ie s

tukk

en o

p d

ie w

erke

-lij

k n

od

ig z

ijn o

m h

et r

ech

t o

p u

itke

rin

g v

ast

te s

telle

n.

TIP:

‘Vin

k’ d

e ch

eckl

ist

af z

od

at d

e co

ntr

ole

op

de

juis

t- e

n v

olle

dig

hei

d v

an h

et d

oss

ier

exp

licie

t zi

chtb

aar

wo

rdt

gem

aakt

.

VA

LKU

IL: H

et o

pvr

agen

van

(te

)vee

l do

cum

ente

n e

n

do

cum

ente

n d

ie n

iet

dir

ect

rele

van

t zi

jn, b

etek

ent

dat

al

le s

tukk

en o

p ju

ist-

en

vo

lled

igh

eid

mo

eten

wo

rden

g

eco

ntr

ole

erd

, on

tbre

ken

de

en /

of

on

juis

te s

tukk

en

alsn

og

mo

eten

wo

rden

op

gev

raag

d, e

tc.

77

Bijlage 3 Uitwerking WWB-uitkeringen scenario 3: Toegespitste aanpak

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 3

To

eges

pit

ste

aan

pak

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Een

WW

B-u

itke

rin

g

wo

rdt

ten

on

rech

te

toeg

eken

d.

Aan

vraa

gPr

oce

sM

aak

geb

ruik

van

(af

stem

min

gen

met

) re

eds

bes

chik

-b

are

info

rmat

ie, z

oal

s ee

rder

e aa

nvr

agen

.

TIP:

Vaa

k zi

jn a

anvr

ager

s re

eds

bek

end

bij

de

gem

een

-te

, bijv

oo

rbee

ld d

oo

rdat

ze

eerd

er b

ijzo

nd

ere

bijs

tan

d

of

kwijt

sch

eld

ing

vo

or

gem

een

telij

ke b

elas

tin

gen

h

ebb

en a

ang

evra

agd

. Div

erse

stu

kken

en

geg

even

s zu

l-le

n r

eed

s b

eken

d /

bes

chik

baa

r zi

jn. V

raag

bij

klan

ten

al

leen

de

no

g o

ntb

reke

nd

e g

egev

ens

op

.

Toek

en-

nin

gSt

ruct

uu

r o

rgan

isat

ieLe

g d

e b

eslis

sin

gsb

evo

egd

hei

d t

ot

het

to

eken

nen

van

ee

n W

WB

-uit

keri

ng

zo

laag

mo

gel

ijk in

de

org

anis

atie

.

TIP:

Een

vou

dig

e aa

nra

gen

ku

nn

en w

ord

en g

oed

ge-

keu

rd d

oo

r ee

n (

sen

ior)

co

nsu

len

t.

Toek

en-

nin

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Leg

de

voo

rwaa

rden

waa

ron

der

de

uit

keri

ng

wo

rdt

vers

trek

t va

st in

de

toek

enn

ing

sbes

chik

kin

g.

Het

rec

ht

op

een

W

WB

-uit

keri

ng

is

tuss

enti

jds

verv

alle

n

- o

f d

e h

oo

gte

van

d

e u

itke

rin

g w

ijzig

t tu

ssen

tijd

s -

als

ge-

volg

van

gew

ijzig

de

om

stan

dig

hed

en.

Aan

vraa

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Info

rmee

r aa

nvr

ager

s va

n e

en W

WB

-uit

keri

ng

ove

r d

e ve

rplic

hti

ng

om

ied

ere

wijz

igin

g in

de

per

soo

nlij

ke

om

stan

dig

hed

en d

irec

t b

ij d

e g

emee

nte

te

mel

den

.

Toek

en-

nin

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Leg

in d

e to

eken

nin

gsb

esch

ikki

ng

de

verp

lich

tin

g

vast

dat

de

on

tvan

ger

van

een

WW

B-u

itke

rin

g ie

der

e w

ijzig

ing

in d

e p

erso

on

lijke

om

stan

dig

hed

en d

irec

t aa

n

de

gem

een

te d

ien

t te

mel

den

.

TIP:

Ver

mel

d in

de

bes

chik

kin

g d

at h

et n

iet

mel

den

van

w

ijzig

ing

en k

an le

iden

to

t ee

n v

erla

gin

g v

an d

e u

itke

-ri

ng

. Hie

r g

aat

een

pre

ven

tiev

e w

erki

ng

van

uit

.

Ver

ant-

wo

ord

ing

Inst

rum

enta

-ri

um

Stel

een

pro

ced

ure

en

/ o

f st

and

aard

wijz

igin

gs-

form

ulie

r va

st v

oo

r h

et t

uss

enti

jds

do

org

even

van

w

ijzig

ing

en.

TIP:

Leg

dez

e ``w

erkw

ijze

vast

in d

e to

eken

nin

gsb

e-sc

hik

kin

g.

Co

ntr

ole

en

eva

lu-

atie

Pro

ces

Van

uit

de

re-i

nte

gra

tie

van

de

clie

nt

zulle

n p

erio

die

k g

esp

rekk

en

pla

atsv

ind

en o

ver

toel

eid

ing

naa

r d

e ar

bei

dsm

arkt

. Bij

dez

e co

n-

tact

en k

un

nen

tev

ens

even

tuel

e w

ijzig

ing

en in

de

per

soo

nlij

ke o

m-

stan

dig

hed

en w

ord

en b

esp

roke

n.

Beo

ord

eel d

e ve

ran

t-w

oo

rdin

g d

oo

r d

e cl

ien

t –

incl

usi

ef b

ewijs

stu

kken

–

ger

ich

t o

p d

e w

ijzig

ing

en

in d

e af

gel

op

en p

erio

de

en s

tel v

ast

of

het

rec

ht

op

een

WW

B-u

itke

rin

g

tuss

enti

jds

is v

erva

llen

. To

eges

pit

ste

aan

pak

:

79

Deel 3: Wet maatschappelijke onder-steuning: persoonsgebonden budget

81

1 Inleiding

Gemeenten verstrekken diverse bijdragen in het kader van de Wet

maatschappelijke ondersteuning (Wmo) aan burgers. De focus van dit

deel van de handreiking ligt op één soort verstrekking in het kader van

de Wmo, namelijk het persoonsgebonden budget (pgb).

DEFINITIE PGB

Een pgb is een geldbedrag waarmee de aanvrager één of meer

voorzieningen kan verwerven. Het gaat dus in feite om ‘een zakje

geld’ waarmee de aanvrager van een voorziening zelf de benodigde

voorziening(en) kan inkopen / aanschaffen. Afhankelijk van de aard en

duur van een voorziening kan de financiële omvang van een pgb varië-

ren van enkele honderden euro’s (voor bijvoorbeeld een douchestang)

tot duizenden euro’s (voor bijvoorbeeld woonvoorzieningen).

In totaliteit gaat het landelijk op jaarbasis om veel geld. De volgende

tabellen3 geven een beeld van de uitgaven en de aantallen budgethou-

ders over de periode 2004-2009:

3 Sociaal en Cultureel Planbureau: ‘Op weg met de Wmo – Evaluatie van de Wet maatschap-

pelijke ondersteuning 2007-2009’

82

Hieruit blijkt de explosieve groei aan aanvragen en ook omvang van de

verstrekkingen. Dit noopt tot herbezinning en ook tot een zo efficiënt en

effectief mogelijke controle en verantwoording.

Deze verstrekkingen moeten natuurlijk voorzien zijn van de nodige waar-

83

borgen om een rechtmatige en integere verstrekking te kunnen waar-

borgen. Een juiste balans tussen controle en verantwoording enerzijds en

vermindering van regeldruk en administratieve lasten anderzijds is daarbij

essentieel. Bij verantwoorden om te verantwoorden is immers niemand

gebaat. Regelmatig zijn bij gemeenten vragen gerezen hoe ervoor gezorgd

kan worden dat invulling wordt gegeven aan rechtmatig handelen zodat

elke partij in de controletoren (Raad, College, Rekenkamer, ambtelijk en

accountant) tevreden wordt gesteld zonder dat dubbelingen plaatsvinden of

dat controles inefficiënt worden uitgevoerd.

Dit hoofdstuk geeft nader inzicht in de wijze waarop het proces van pgb

verstrekkingen efficiënter vormgegeven kan worden, zodanig dat:


den bereikt; en



Uitgangspunt hierbij is dat gemeenten juist aan de voorkant van het proces

reeds een groot aantal keuzes kunnen en moeten maken. Deze keuzes ma-

ken gemeenten op basis van:

• Inzicht in de risico’s

• Afweging van welke verantwoordingseisen de gemeente wenst te stellen

• Het afstemmen van het gemeentelijk beleid en de verantwoording op de

risico’s en de verantwoordingseisen

• Het hierop inrichten van de processen en instrumenten van de gemeente

Door deze aanpak bent u als gemeente in staat om vooraf en slim te orga-

niseren waardoor de verantwoording achteraf minder gaat worden en uw

gemeente op een doelmatige wijze met de onderzoekscapaciteit om kunt

gaan.

85

2 Wat en hoe wordt er verstrekt?

In het kader van de Wmo kunnen personen – indien zij aan bepaalde

(doelgroep)criteria voldoen – een zorgvoorziening aanvragen en (deels)

door een gemeente vergoed krijgen. Individuele voorzieningen4 kan de

aanvrager ontvangen:

• In natura;

• In de vorm van een financiële tegemoetkoming

• In de vorm van een persoonsgebonden budget (pgb); of

• In de vorm van een combinatie van het vorenstaande.

Zoals in de Inleiding vermeld, richt deze handreiking zich op voorzienin-

gen in de vorm van een pgb.

Processtappen Wmo verstrekkingen en verantwoording

Het proces van intake, aanvraag, toekenning, verantwoording en

controle en evaluatie van een individuele voorziening is schematisch als

volgt weer te geven:

Aan de intake, aanvraag, toekenning, besteding, verantwoording en

4 Individuele voorziening: een voorziening die individueel wordt aangeboden indien een

algemene voorziening geen adequate oplossing biedt. Het betreft dus ‘maatwerk’ waarbij

aard en omvang van de voorziening wordt afgestemd op de individuele behoeften van de

persoon. Bijvoorbeeld een scootmobiel en (rolstoel)taxivervoer.

86

controle van voorzieningen worden eisen gesteld door gemeenten, die

worden vastgelegd in hun Wmo-verordening. De verordening kent altijd een

nadere uitwerking in een Wmo-besluit en/of -beleidsregels. De VNG biedt

modellen van deze spelregels waarmee de basis van de weten regelgeving

is gelegd. Uiteraard is het nodig dat de modellen specifiek worden gemaakt

naar de lokale situatie.

De intake heeft in het gehele proces een belangrijke functie. Een uitgebrei-

de en adequate intake leidt tot een duidelijke en eenduidige definitie van

de zorgbehoefte(n) van de individuele klant en daarmee tot maatwerk. In de

praktijk kan dit betekenen dat het intakegesprek leidt tot:

• Het afzien van een Wmo-aanvraag, bijvoorbeeld omdat de beperking

van de aanvrager gecompenseerd kan worden via het eigen netwerk of

via algemene, collectieve en/of voorliggende voorzieningen; of

• Tot de aanvraag van een andere voorziening dan waarvoor de klant

oorspronkelijk een aanvraag wilde doen.

In het kader van de zogenoemde kanteling van de Wmo van min of meer

standaard een voorziening aanbieden naar maatwerk per klant, is het

intakegesprek één van de belangrijke pijlers en veranderingen ten opzichte

van de uitvoering van de Wmo tot nu toe. Deze handreiking richt zich

primair op het proces na de intake, van aanvraag tot en met controle en

evaluatie.

Belangrijke randvoorwaarde om te komen tot een slimmere controle en ver-

antwoording is de weten regelgeving (zoals een verordening), instrumen-

ten en verantwoording hierop af te stemmen. Er is veel maatwerk mogelijk

maar dan zijn een goede voorbereiding en bewuste keuzes essentieel.

87

VERTROUWEN VAN DE ONTVANGER?

Frequent komen verhalen in de pers over fraude met pgb budgetten. Dit is

natuurlijk ernstig en geeft veel schade aan het vertrouwen van de verstrek-

kers van de budgetten, de ontvangers en degene die werkzaamheden ver-

richten die ten laste van pgb’s worden gebracht. De eerste primaire reactie

zal zijn om de controle- en verantwoordingseisen op te schroeven wanneer

dit geconstateerd wordt. Op zich is dit ook logisch. Toch kan beter geïnves-

teerd worden in een goede en gedegen afweging aan de voorkant. Wat

moet minimaal gerealiseerd worden in het kader van de doelstellingen

van de gemeenten, welke vrijheid laten we in de verantwoording en welke

risico’s zijn we bereid te accepteren.

Scenario’s van organiseren

Hierna zal achtereenvolgens worden ingegaan de te onderkennen risico’s,

de uitwerking van drietal scenario’s en een aantal basisvoorwaarden. De drie

scenario’s zijn:

1 Preventief organiseren

Het preventief inrichten en organiseren (zonder verantwoording) bete-

kent dat een gemeente aan de voorkant zodanige waarborgen treft, dat

88

de risico’s op het onrechtmatig besteden van de gelden en/of het niet

realiseren van de beoogde prestaties zijn afgedekt dan wel tot voor de

gemeente acceptabele proporties zijn teruggebracht.

2 Zoeklichtcontroles

Het hanteren van zoeklichtcontroles houdt in dat, naast de preventieve

maatregelen, tevens een beperkte wijze van verantwoording plaatsvindt.

De controle op deze verantwoordingen kan rekening houdend met de

afweging van keuzes en het inschatten van de risico’s, beperkt blijven tot

enkele aspecten of thema’s.

3 Toegespitste aanpak

Bij een toegespitste aanpak worden voor bepaalde cliënten specifieke

(aanvullende) voorwaarden gesteld aan de verantwoording en de con-

trole ervan door de gemeente.

Uit de handreiking zal blijken dat bij een goede balans tussen de financiële

omvang van voorzieningen, geïdentificeerde frauderisico’s, verantwoording

en controle écht een vermindering van regeldruk en administratieve lasten

kan worden gerealiseerd zónder dat afbreuk wordt gedaan aan de rechtma-

tige toekenning en bestedingen van pgb’s. Schematisch is dit als volgt weer

te geven:

89

De handreiking heeft tot doel de gemeenten handvatten te geven de balans

te vinden tussen controle en verantwoording van het pgb Wmo enerzijds

en vermindering van regeldruk en administratieve lasten anderzijds. Het

doel van de handreiking is uitdrukkelijk niet een uitputtende en limitatieve

beschrijving en opsomming te geven van de wijze waarop de gemeenten

hun organisatie, spelregels, verantwoording en controle voor het pgb Wmo

zouden moeten inrichten. Dit laatste blijft immers een lokale en bestuurlijke

aangelegenheid en dus maatwerk.

Voor het pgb Wmo zijn de belangrijkste risico’s in beeld gebracht. Vervol-

gens is per onderscheiden fase (aanvraag, toekenning, verantwoording en

controle en evaluatie) uitgewerkt welke preventieve, tussentijdse en repres-

sieve maatregelen gemeenten kunnen treffen om de risico’s te beheersen

en tot een minimum te beperken. De uitwerking van de maatregelen heeft

plaatsgevonden naar de onderwerpen proces, structuur organisatie, in-

strumentarium, informatievoorziening en documentatie. Per risico en per

onderwerp zijn de belangrijkste valkuilen benoemd en zijn waar mogelijk

tips vanuit de praktijk vermeld.

- Verordening- Criteria- Volledigheidaanvraag- Teoverleggenstukken- Bedragvoorziening

- Beleid- Budget- Bestedingsvoorwaarden- Geenverantwoordingseisen

- Beleid- Budget- Bestedingsvoorwaarden- Verantwoordingseisen


- Tussentijdseverantwoordingincl.analyset.o.v.aanvraagentoekenning

- Overleggenbewijsstukkenteronderbouwingvoortzettingrechtopvoorziening

- Tussentijdsgesprek,vooralovereventueelgewijzigdeomstandigheden

- Controleverantwoording,medeo.b.v.nota’s

- Evaluatiet.o.v.aanvraag (isdoelPGBbereikt?)

- Tussentijdsgesprek,vooralovereventueelgewijzigdeomstandigheden

- Zoeklichtcontrole,bijv.doorsteekproefsgewijsopgavetevragenvanvervoerdoortaxibedrijf

90




aan:




91

3 Risico’s in het kader van het pgb

Gemeenten verstrekken het pgb met als doel dat de aanvrager één of

meer aan hem te verlenen voorzieningen kan verwerven. Wanneer dit

wordt vertaald in risico’s voor de gemeente, dan zijn de risico’s in essen-

tie beperkt tot de volgende drie:

1. Een aanvrager verkrijgt ten onrechte een pgb, bijvoorbeeld omdat er

geen (medische) noodzaak (meer) bestaat voor taxivervoer;

2. Het recht op een pgb komt tussentijds te vervallen als gevolg van

gewijzigde omstandigheden, bijvoorbeeld doordat op enig moment

geen (medische) noodzaak meer bestaat voor taxivervoer of door sa-

menwoning waardoor het recht op huishoudelijke verzorging (deels)

komt te vervallen; en

3. De aanvrager besteedt het pgb niet (geheel) aan het doel waarvoor

het volgens de toekenningbeschikking is bedoeld, namelijk aan een

andere voorziening dan waarvoor het pgb is toegekend en/of de

bestedingen ten laste van het pgb vinden niet (geheel) plaats binnen

de duur waarvoor de verstrekking is toegekend.


treffen in de vorm van onder andere voorlichting, procedures, beste-

dingsvoorwaarden, verantwoordingseisen en controle. Hierna worden

de risico’s en de hierop te nemen maatregelen uitgewerkt volgens de

scenario’s preventief organiseren, zoeklichtcontroles en toegespitste

aanpak. Vervolgens wordt een aantal basisvoorwaarden en -vereisten

beschreven: de spelregels, functiescheiding en interne controle. Het is

bij de uitwerking van risico’s en te nemen maatregelen voor een ge-

meente van belang continu het evenwicht te bewaken tussen controle

en verantwoording enerzijds en vertrouwen in de aanvrager anderzijds.

Anders gezegd, het gaat om controle waar het moet en vertrouwen

waar het kan. En dat is vaak meer dan nu het geval is.

92

Een adequate indicatiestelling kan een belangrijke bijdrage leveren aan het

voorkomen van fraude met pgb’s. Het investeren in de voorkant van het pro-

ces kan zo al een belangrijke bijdrage leveren aan de rechtmatige besteding

van pgb’s. De controle in het vervolg van het proces kan hierdoor afnemen.

In het kader van de kanteling van de Wmo is het intakegesprek daarom één

van de belangrijke instrumenten om maatwerk aan klanten te leveren en

tegelijk de frauderisico’s te beperken. De gedachte hierbij is dat het bieden

van maatwerk, dus zorg die écht nodig is, in de praktijk zal betekenen dat

het risico van fraude beperkt is. Immers zonder de benodigde zorg kan de

client in feite niet functioneren.

93


4.1 Scenario 1: Preventief organiserenEen pgb wordt ten onrechte toegekend

Het risico dat een pgb ten onrechte wordt toegekend is in het scenario

preventief organiseren het belangrijkst. Immers in dit scenario worden

door de gemeente aan het begin van het proces bij de inrichting zoda-

nige waarborgen getroffen, dat de risico’s op het onrechtmatig beste-

den van de gelden en/of het niet realiseren van de beoogde prestaties

tot voor de gemeente acceptabele proporties zijn teruggebracht.

Belangrijke handvatten voor het slimmer en daardoor efficiënter en ef-

fectiever inrichten van het aanvraag- en toekenningproces voor het pgb

zijn in bijlage 1 uitgewerkt.

De belangrijkste handvatten worden hier nader toegelicht:

• Informeer proactief (potentiële) aanvragers5 van een pgb over het

doel, de inhoud en de voorwaarden van het pgb. Hierdoor zijn aan-

vragers tijdig en volledig op de hoogte van wat een pgb voor hen

kan betekenen maar zeker ook de voorwaarden en eisen die hieraan

gesteld worden. Dit helpt wijzigingen, terugvorderingen, etc. ook te

voorkomen.

• Gebruik een standaard aanvraagformulier, waarin onder andere

de voorwaarden uit de verordening c.a. zijn vermeld om voor een

pgb in aanmerking te komen. In de praktijk hanteren (vrijwel) alle

gemeenten al een standaard aanvraagformulier. Belangrijk is het

formulier kritisch te beoordelen op:

5 In het kader van de Wmo gaat het om het recht om gecompenseerd te worden vanwege

een beperking. Dit kan onder andere in de vorm van een pgb. Gemakshalve wordt in deze

handreiking gesproken over een aanvraag, de aanvrager resp. het aanvragen van een pgb.

94

• Het aantal vragen: zijn alle vragen echt nodig voor het bepalen van

het recht op een pgb? In het kader van de kanteling in de Wmo vindt

een uitgebreid intakegesprek plaats. Het aantal vragen bij de wer-

kelijke aanvraag kan door de intake (sterk) verminderd worden; in

sommige gevallen zal de aanvraag van een voorziening zelfs beperkt

kunnen worden tot enkel de aan te vragen voorziening, de onderteke-

ning door de aanvrager en de datering van de aanvraag.

• Het gebruik van begrijpelijke taal: met duidelijke vragen kan worden

voorkomen dat onduidelijkheden over de uitleg van en het antwoord

op vragen ontstaan, wordt voorkomen dat gegevens ontbreken of

onjuist zijn, etc.

• Documenten en bewijsstukken die worden opgevraagd bij aanvragers

moeten door de gemeente op juist- en volledigheid worden beoordeeld.

Het is daarom belangrijk om alleen die documenten en bewijsstukken

op te vragen en in het klantdossier op te nemen, die echt relevant zijn

voor het bepalen van het recht op een pgb. Te adviseren is hiervoor een

checklist dossiercontrole te hanteren waarop deze documenten en be-

wijsstukken zijn vermeld en waarmee eenvoudig de juist- en volledigheid

van het dossier kan worden vastgesteld.

MODEL CHECKLIST DOSSIERCONTROLE

De benodigde inhoud van een pgb-dossier is afhankelijk van de voorwaar-

den die de gemeente aan een pgb stelt en de bewijsstukken die bij een

aanvraag en verantwoording moeten worden overlegd. Er is daarom niet

één checklist dossiercontrole te geven, dat is maatwerk op basis van de lo-

kale regelgeving en situatie. Een aantal gegevens en stukken zal echter al-

tijd in het dossier aanwezig moeten zijn, omdat daarmee de onderbouwing

wordt gegeven van het besluit een pgb toe te kennen (of af te wijzen) en

– voor zover van toepassing – de verantwoording en controle ervan.

Gegevens en stukken die afhankelijk van het gekozen scenario en de ge-

maakte keuzes in een pgb-dossier aanwezig kunnen zijn (P = preventief,

Z = zoeklichtcontroles en T = toegespitste aanpak):

95

P Z T Inhoud dossier

Een beperkt aanvraagformulier pgb

Juist- en volledigheid bewijsstukken aanvraag

Besluit op aanvraag (eventueel voorzien van een korte rap-

portage / onderbouwing, bijvoorbeeld in bijzondere situaties

als een aanvraag (deels) wordt afgewezen of sprake is van

relatief grote bedragen)

Toekenningbeschikking

Uitbetalingsbewijs

Verslagen van zogenoemde keukentafelgesprekken

Verantwoording pgb-uitgaven

Juist- en volledigheid bewijsstukken pgb-uitgaven

Verslag controle en evaluatie (korte rapportage / onderbou-

wing, bijvoorbeeld in bijzondere situaties als het pgb (deels)

wordt teruggevorderd)

Uiteraard moet bij de dossierinhoud ook rekening worden gehouden

met eventuele stukken – of zelfs complete dossiers – die digitaal worden

vastgelegd en bewaard (het is niet de bedoeling naast het digitale dossier

een fysiek schaduwdossier bij te houden). Bij een (gedeeltelijk) digitaal

dossier, kan uiteraard ook de checklist in digitale vorm worden ingevuld en

bijgehouden.

• Gemeenten beschikken over veel informatie die door verschillende afde-

lingen en met wisselende doelen wordt verzameld en vastgelegd. Voor

een efficiënte inrichting is het van belang dat gebruik wordt gemaakt

van en afgestemd wordt met reeds beschikbare informatie, zoals eerdere

aanvragen. Vaak zijn aanvragers al bekend bij de gemeente, bijvoorbeeld

doordat ze eerder een voorziening hebben aangevraagd of tegelijk

(bijzondere) bijstand ontvangen. Diverse stukken en gegevens zullen

bekend en beschikbaar zijn. Door van deze gegevens gebruik te maken,

hoeven bij klanten alleen nog de ontbrekende gegevens te worden op-

gevraagd.

• De aanvragers van een pgb moeten worden geïndiceerd. Dit bekent kort

samengevat dat moet worden vastgesteld of de aanvrager op basis van

96

de persoonlijke omstandigheden (zoals gezondheid, handicap, etc.) recht

heeft op een voorziening. Voor een (groot) aantal aanvragers zal direct

duidelijk en zichtbaar zijn, welke beperking(en) zij ondervinden. In dat

geval is het niet noodzakelijk een (kostbare) externe indicatie aan te

vragen maar kan de gemeente zelf indiceren.

• Veel pgb-aanvragen zijn standaard in die zin dat vanwege zichtbare

beperkingen van de aanvrager direct duidelijk is dat de aanvrager recht

heeft op de voorziening(en) en/of dat het een financieel beperkt pgb

betreft. In dat geval is het niet efficiënt meerdere personen de aanvraag

te laten beoordelen en een besluit te laten voorbereiden en nemen. Het

is daarom efficiënt de beslissingsbevoegdheid tot het toekennen van

een pgb zo laag mogelijk in de organisatie te leggen. Hiervoor kan een

grensbedrag worden gehanteerd. Toekenningen daarboven moeten wel

door een tweede persoon worden goedgekeurd.

Het recht op een pgb is tussentijds vervallen als gevolg van gewijzigde

omstandigheden

In het scenario preventief organiseren wordt het risico dat het recht op een

pgb als gevolg van gewijzigde omstandigheden tussentijds is vervallen NIET

expliciet afgedekt. Dit scenario richt zich immers op het treffen van maatre-

gelen aan de voorkant van het proces (aanvraag en toekenning) en gaat er

vanuit dat daarmee de rechtmatigheid van de toekenning en de rechtmatige

besteding van het pgb voldoende is gewaarborgd. Het is aan de gemeente

om op basis van de lokale situatie en regelgeving te bepalen wanneer

het scenario preventief organiseren kan worden toegepast. Een handvat

hiervoor is het rubriceren van de soorten voorzieningen en budgetten naar

klein, beperkt en veel frauderisico. Bij het bepalen van het frauderisico spe-

len de financiële omvang van het pgb en de controle-inspanningen van de

gemeente (kostenbaten) uiteraard een belangrijke rol.


niet dat gemeenten niets (kunnen) doen om in dit scenario te voorkomen

dat het recht op een pgb tussentijds is vervallen, zonder dat de gemeente dit

signaleert en het pgb (gedeeltelijk) intrekt en zonodig terugvordert:

97

• Informeer aanvragers van een pgb over de verplichting om iedere

wijziging in de persoonlijke omstandigheden direct bij de gemeente te

melden en leg deze verplichting vast in de toekenningbeschikking.

• Vermeld in de toekenningbeschikking de mogelijkheid dat de gemeente

steekproefsgewijs de (wijzigingen in de) persoonlijke omstandigheden

controleert. Hier gaat een preventieve werking vanuit.

• Bij preventief organiseren wordt geen verantwoording afgelegd en

blijft mede daardoor controle en evaluatie achterwege. Hierdoor vindt

achteraf ook geen controle plaats op het eventueel tussentijds vervallen

van het recht op een pgb. Uit reguliere bronnen, zoals fraudesignalen of

anonieme tips, evenals uit de periodieke herindicering kan echter blijken

dat een klant het pgb (mogelijk) toch ten onrechte heeft ontvangen. In

dat geval kan alsnog controle plaatsvinden.

Het pgb wordt niet besteed aan het doel waarvoor het is toegekend

In het scenario preventief organiseren wordt het risico dat het pgb niet

wordt besteed aan het doel waarvoor het is toegekend NIET expliciet af-

gedekt. Dit scenario richt zich immers op het treffen van maatregelen aan

de voorkant van het proces (aanvraag en toekenning) en gaat er vanuit dat

daarmee de rechtmatige besteding van het pgb voldoende is gewaarborgd.

Ook voor dit risico geldt dat het aan de gemeente is om op basis van de

lokale situatie en regelgeving te bepalen wanneer het scenario preventief

organiseren kan worden toegepast. Een handvat hiervoor is het rubriceren

van de soorten voorzieningen en budgetten naar klein, beperkt en veel frau-

derisico. Bij het bepalen van het frauderisico spelen de financiële omvang

van het pgb en de controle-inspanningen van de gemeente (kostenbaten)

uiteraard een belangrijke rol.


niet dat gemeenten niets (kunnen) doen om in dit scenario de rechtmatig-

heid van de bestedingen te waarborgen:

• Leg de (bestedings)voorwaarden voor het pgb vast in de toekenning-

beschikking. Op die manier kan geen onduidelijkheid bestaan over de

voorziening(en) waaraan het pgb moet worden besteed. Het is aan te

98

bevelen in de beschikking tevens de mogelijkheid te vermelden dat de

gemeente steekproefsgewijs de besteding van het pgb controleert; hier

gaat een preventieve werking vanuit.

• De gemeente ontvangt in dit scenario geen verantwoording en voert

daardoor in principe geen controle uit op de bestedingen. Uit reguliere

bronnen, zoals fraudesignalen of anonieme tips, alsmede uit de perio-

dieke herindicering kan echter blijken dat een klant het pgb (mogelijk)

toch ten onrechte heeft ontvangen. In dat geval kan alsnog controle

plaatsvinden.

Afsluitend

Het is aan te bevelen bij het bepalen van het te kiezen scenario rekening te

houden met de financiële omvang van de voorziening. Wanneer de financi-

ele omvang relatief beperkt is, zal het naar verhouding duur zijn (= relatief

hoge interne tijdsbesteding) om de bestedingen te laten verantwoorden

en de rechtmatigheid ervan te controleren. Op basis van een kostenbaten

analyse is het daarom gewenst financiële grenzen te hanteren bij het kiezen

van een scenario.

VALKUIL EN TIP

Het streven van gemeenten is de publieke middelen recht- en doelmatig te

besteden. Vanuit die doelstelling zijn gemeenten geneigd om de besteding

van gelden die aan derden worden verstrekt – zoals het pgb – altijd te

laten verantwoorden en de verantwoordingen te (laten) controleren.

Op basis van risico’s en een kostenbaten analyse is het niet nodig c.q. ge-

wenst dat alle pgb’s worden verantwoord en gecontroleerd. Het is aan te

bevelen financiële grenzen te hanteren voor het bepalen van het scenario

dat van toepassing is op een aanvraag en toekenning van een pgb. Bijvoor-

beeld:

• Voorzieningen tot € 1.000: preventief organiseren (géén verantwoor-

ding);

• Voorzieningen tussen € 1.000 en € 5.000: zoeklichtcontroles; en

• Voorzieningen boven € 5.000: toegespitste aanpak.

99

De grensbedragen moeten lokaal en in overleg met de gemeenteraad

worden bepaald. Van belang hierbij is dat de grensbedragen in redelijke

verhouding moeten staan tot het aantal pgb-klanten per scenario én de

personele inzet die gemoeid is met de afhandeling van een -aanvraag en

-toekenning.

4.2 Scenario 2: ZoeklichtcontrolesEen PGB wordt ten onrechte toegekend

Het risico dat een pgb ten onrechte wordt toegekend, wordt afgedekt met

preventieve maatregelen in de aanvraag- en toekenningfase. Het maakt

daarbij geen verschil welk scenario is gekozen. Immers het terecht toeken-

nen van een pgb moet in de aanvraag- en toekenningfase worden gewaar-

borgd en die fase is gelijk voor de drie scenario’s. Voor de uitwerking van het

risico dat een pgb ten onrechte wordt toegekend, wordt daarom kortheids-

halve verwezen naar de uitwerking van dit risico bij scenario 1 resp. de

gedetailleerde uitwerking in bijlage 2.


omstandigheden

In het scenario zoeklichtcontroles is de focus breder dan alleen het risico

dat een pgb ten onrechte wordt toegekend. Bij toepassing van het scenario

zoeklichtcontroles worden ook maatregelen en acties benoemd waarmee de

overige risico’s afgedekt dan wel tot een minimum beperkt (risico van tus-

sentijds vervallen recht op pgb en risico dat pgb niet wordt besteed aan doel

waarvoor het is toegekend).

Belangrijke handvatten voor het slimmer en daardoor efficiënter en effectie-

ver inrichten van het pgb-proces in relatie tot het risico dat het recht op een

pgb tussentijds komt te vervallen zijn in bijlage 2 uitgewerkt. De belangrijk-

ste handvatten worden hier nader toegelicht:

• Leg in de toekenningbeschikking de verplichting vast dat de ontvanger

van een pgb iedere wijziging in de persoonlijke omstandigheden direct

aan de gemeente dient te melden en vermeld daarbij de mogelijkheid

dat de gemeente steekproefsgewijs de (wijzigingen in de) persoonlijke

100

omstandigheden controleert. Hier gaat een preventieve werking vanuit.

• Stel een standaard beperkt verantwoordingsformat vast voor de beste-

ding van het pgb en vraag hierin in ieder geval naar wijzigingen in de

persoonlijke omstandigheden. Stuur het verantwoordingsformat mee

met de toekenningbeschikking.

• Persoonlijk contact van de gemeente met pgb-klanten zorgt voor we-

derzijds vertrouwen en draagt daardoor bij aan de rechtmatigheid van

de bestedingen (wanneer mensen elkaar vertrouwen, zullen ze naar ver-

wachting minder snel geneigd zijn om onrechtmatig te handelen). Het is

daarom wenselijk periodiek ‘keukentafelgesprekken’ te voeren, waar-

bij naast de periodieke herindicering tegelijkertijd eventuele overige

wijzigingen in de persoonlijke omstandigheden worden besproken en de

invloed ervan op het (continueren van het) recht op een pgb.

• Beoordeel de verantwoording van het pgb en stel daarbij vast of reke-

ning houdend met eventuele wijzigingen in de persoonlijke omstandig-

heden het recht op een pgb tussentijds had moeten vervallen. Het aantal

wijzigingen in persoonlijke omstandigheden is veelal beperkt. De ver-

antwoordingen worden daarom integraal doorgenomen op wijzigingen

in persoonlijke omstandigheden en van de wijzigingen wordt integraal

beoordeeld of het recht op een pgb hierdoor (deels) zou moeten verval-

len.


Bij het scenario zoeklichtcontroles vindt een beperkte verantwoording

plaats van de besteding van het pgb. Hiermee kan de gemeente controleren

en vaststellen dat het pgb is besteed aan het doel en de voorziening(en)

waarvoor het pgb is toegekend. Belangrijke handvatten voor het slimmer en

daardoor efficiënter en effectiever inrichten van de controle zijn in bijlage 2

uitgewerkt. De belangrijkste handvatten worden hier nader toegelicht:

• Leg de (bestedings)voorwaarden voor het pgb vast in de toekenning-

beschikking en vermeld de mogelijkheid dat de gemeente steekproefs-

gewijs de besteding van het pgb controleert. Hier gaat een preventieve

werking vanuit.

• Laat de ontvanger van een pgb na afloop de bestedingen verantwoor-

101

den met het beperkte verantwoordingsformat. Stel hiervoor een stan-

daard beperkt verantwoordingsformat vast en stuur het format mee met

de toekenningbeschikking.

• Bespreek tijdens de keukentafelgesprekken de wijze waarop en de voor-

zieningen waaraan het pgb is besteed. Verricht zoveel mogelijk waar-

neming ter plaatse tijdens de gesprekken. Vraag bijvoorbeeld of ze de

scootmobiel laten zien of kijk rond in huis en beoordeel of daadwerkelijk

wordt schoongemaakt.

• Beoordeel de verantwoording van het pgb en stel vast of het redelij-

kerwijs is besteed aan de voorziening(en) waarvoor het is toegekend.

Controleer niet integraal de verantwoordingen. De eis om verantwoor-

ding af te leggen, heeft al een preventieve werking. Het volstaat om de

volledigheid van de ontvangen verantwoordingen na te gaan. Benoem

jaarlijks één thema / soort voorziening, waarvan de verantwoording

daadwerkelijk inhoudelijk wordt beoordeeld. Bijvoorbeeld het ene jaar

scootmobielen, het volgende jaar taxivervoer, etc.

TIP

Laat alle pgb-ontvangers een beperkte verantwoording indien volgens een

vast format. Hier gaat een preventieve werking vanuit. Stel vast dat alle

verantwoordingen zijn ingediend. Voer de inhoudelijke controle op de ver-

antwoording uit door jaarlijks één thema te benoemen. Bijvoorbeeld het

ene jaar scootmobielen, het volgende jaar taxivervoer, etc. Hiermee ont-

staat een evenwichtige controlemix waarbij de personele inspanningen in

redelijke verhouding staan tot de betaalde en uitgekeerde pgb-bedragen.

4.3 Scenario 3: Toegespitste aanpakEen pgb wordt ten onrechte toegekend

Het risico dat een pgb ten onrechte wordt toegekend, wordt afgedekt met

preventieve maatregelen in de aanvraag- en toekenningfase. Het maakt


nen van een pgb moet in de aanvraag- en toekenningfase worden gewaar-

borgd en die fase is gelijk voor de drie scenario’s. Voor de uitwerking van het

risico dat een pgb ten onrechte wordt toegekend, wordt daarom kortheids-

102

halve verwezen naar de uitwerking van dit risico bij scenario 1 resp. de



omstandigheden

Het aantal wijzigingen in persoonlijke omstandigheden is vaak beperkt.

Van de wijzigingen die door de klanten worden doorgegeven en/of uit de

verantwoording van het pgb blijken, wordt daarom integraal vastgesteld dat

de wijzigingen niet hadden moeten leiden tot het (gedeeltelijk) vervallen

van het recht op een pgb. De aanpak en maatregelen zijn zodoende gelijk

aan het scenario zoeklichtcontroles. Voor de uitwerking van het risico dat

het recht op een pgb tussentijds is vervallen, wordt daarom kortheidshalve

verwezen naar scenario 2 resp. de gedetailleerde uitwerking in bijlage 3.


Bij zowel het scenario zoeklichtcontroles als toegespitste aanpak is sprake

van verantwoording door de pgb-ontvanger en controle hiervan door de

gemeente. De aanpak en maatregelen door de toegespitste aanpak zijn

zodoende gelijk aan het scenario zoeklichtcontroles. Voor de uitwerking

van het risico dat het pgb niet wordt besteed aan het doel waarvoor het is

toegekend, wordt daarom kortheidshalve verwezen naar scenario 2 resp. de


Inhoudelijk zijn er twee belangrijke verschillen:

1. De wijze van verantwoording

Bij zoeklichtcontroles is de verantwoording van het pgb beperkt tot een

opgave van de aard en omvang van de bestedingen en een toelichting

op eventuele verschillen ten opzichte van de aanvraag en toekenning.

De verantwoording bij de toegespitste aanpak is uitgebreider. De aard

van de uitgaven moet worden gespecificeerd en toegelicht, de uitgaven

moeten worden uitgesplitst per nota en de bewijsstukken (zoals nota’s)

moeten worden bijgevoegd.

2. De controle door de gemeente

Bij zoeklichtcontroles is de controle door de gemeente beperkt tot het

103

vaststellen dat alle pgb-ontvangers daadwerkelijk een verantwoording

hebben ingediend. Daarbij wordt op basis van thema’s een aantal ver-

antwoordingen inhoudelijk gecontroleerd. Bij de toegespitste aanpak

worden de verantwoordingen integraal gecontroleerd.

De reden van de uitgebreidere verantwoording en controle is dat het bij de

toegespitste aanpak om de qua financiële omvang belangrijkste voorzienin-

gen.

TIP

De verantwoording en controle van relatief eenvoudige en beperkte pgb’s

kost in verhouding tot de financiële risico’s veel tijd. Het is daarom op basis

van risico’s en kostenbaten aan te bevelen de verantwoording en controle

toe te spitsen op de qua financiële omvang grootste pgb’s.

In het format voor de verantwoording van de qua financiële omvang

grootste pgb’s moet onder andere worden gevraagd naar het overleggen

van bewijsstukken van de bestedingen, zoals nota’s. De controle van deze

pgb’s zal hierdoor relatief eenvoudig kunnen zijn. Zodoende wordt met

een beperkte controle-inspanning een maximaal resultaat gerealiseerd,

namelijk een oordeel over de rechtmatige besteding van het merendeel

van de pgb-uitgaven.

105


Na de inventarisatie van risico’s en de keuzen voor een scenario of een

combinatie van scenario’s, kunnen de basisvoorwaarden en –vereisten






risico’s en het gekozen scenario / de combinatie van scenario’s kan wor-

den bepaald welke ‘spelregels’ hiervoor passend zijn.


het proces pgb Wmo te kunnen beheersen. Dit zijn:

Spelregels (visie, verordening en besluit en/of beleidsregels)

Een gemeente zal allereerst een visie op de Wmo bepalen en vastleg-

gen: ‘Wat willen wij als gemeente met de Wmo bereiken?’ Vanuit deze

visie en rekening houdend met de risico’s en het gekozen scenario of

combinatie van scenario’s, kunnen de concrete spelregels worden be-

paald. De voorwaarden voor het aanvragen en toekennen van een pgb

wordt door gemeenten vastgelegd in een Wmo-verordening. Hiervoor is

een VNG-model beschikbaar, dat veel gemeenten hanteren. De ver-

ordening is in feite de kapstok waaraan het gehele pgb-proces wordt

opgehangen. Veelal is het wenselijk de verordening nader uit te werken

in meer gedetailleerde voorwaarden, afspraken, etc. Gemeenten leggen

deze spelregels vast in een Wmo-besluit en/of Wmo-beleidsregels. Het

samenstel van verordening, besluit en / of beleidsregels vormen het

formele kader waaraan de aanvraag en toekenning van een pgb dient

te voldoen.

106

VALKUIL

Gemeenten nemen de VNG-modelverordening vaak een op een over als

hun eigen gemeentelijke verordening. Het is echter noodzakelijk om bij

een model rekening te houden met de lokale omstandigheden, ervarin-

gen, wensen, etc. De modelverordening nodigt hier ook toe uit. Zo is in de

modelverordening vermeld dat in de beschikking wordt vastgelegd ‘welke

regels gelden ten aanzien van verantwoording van het persoonsgebonden

budget’. De regels voor de verantwoording moeten door de gemeenten

dus zelf worden ingevuld en vastgelegd.

Wanneer geen lokale invulling aan de verordening wordt gegeven, kan het

bijvoorbeeld zo zijn dat iedere pgb-ontvanger verantwoording moet afleg-

gen over de besteding ervan. Het is echter maar de vraag of het college

en de raad dit in alle gevallen wenselijk vinden of bijvoorbeeld alleen bij

een pgb boven een bepaald bedrag. De verordening, het besluit en / of de

beleidsregels vragen dus altijd om lokale afstemming en dus maatwerk.


In het proces pgb Wmo is sprake van geldverkeer vanuit de gemeente naar

de ontvanger van een pgb. Dit bekent dat in het proces van aanvragen tot

en met uitbetaling sprake moet zijn van adequate maar toegesneden func-

tiescheiding, zodat geen onrechtmatige betalingen (kunnen) plaatsvinden.

Uitgangspunten hierbij zijn: ‘geen controle om de controle’ en ‘geen paraaf

om de paraaf’. Kortom functiescheiding, procedures, etc. zijn goed en nood-

zakelijk, mits ze van echte toegevoegde waarde zijn.

In ieder geval moet functiescheiding aanwezig zijn tussen:

• Beslissen op de aanvraag voor c.q. tot toekenning van een pgb;



Normaliter is deze functiescheiding al standaard aanwezig in het proces en

zullen hiertoe geen aanvullende maatregelen hoeven te worden getroffen.

107


Gemeenten moeten bij de uitvoering van de Wmo en de pgb-verstrekkin-

gen duidelijke prioriteiten stellen. Dit houdt in dat zij:

• Focus op risico’s: gemeenten moeten in het kader van de controle dui-

delijk bezien waar zij focus op leggen. Niet controleren om het contro-

leren maar nagaan waar de belangrijkste risico’s bestaan. Ook kan meer

gebruik gemaakt worden van met elkaar verbonden waarnemingen.

Dus indicatiestelling gebruiken om te evalueren waar de risico’s van een

onjuiste verstrekking en verantwoording aan zijn verbonden.

• Wmo Verordening op maat moeten maken: ga nog eens na of de

ondergrenzen voor verantwoording nog wel valide zijn. Pas niet per

definitie de modelverordening toe.

• Welke controles bouwen we in?: ga in het huidige verstrekkingen- en

verantwoordingsproces na welke maatregelen nu bestaan, of deze toe-

reikend zijn en daar waar mogelijk slimmer aangepakt kunnen worden.

Interne controle in de lijn en / of verbijzonderd


van een pgb dient te voldoen. Deze spelregels worden door de gemeenten

zelf bepaald en ingevuld. U bepaalt als gemeente dus zelf de last!

Ter vaststelling of de spelregels in de praktijk daadwerkelijk worden nage-

leefd – en aanvragen en toekenningen dus rechtmatig zijn – is het noodza-

kelijk dat gemeenten periodiek interne controles uitvoeren. Bij de interne

controles wordt op basis van bijvoorbeeld dossieronderzoek vastgesteld of

de verordening c.a. bij de onderzochte aanvragen en toekenningen is ge-

volgd. De uitkomsten van de interne controles geven gemeenten input om

waar nodig bij te sturen en daarmee het proces te beheersen. Interne con-

troles kunnen worden uitgevoerd door de uitvoerende afdeling zelf (interne

controle in de lijn) en / of door een afzonderlijke interne controleafdeling

(verbijzonderde interne controle).



108




gerealiseerd, bijvoorbeeld in verband met de (personele) omvang van een

gemeente.

Los van de vraag hoe de interne controle is georganiseerd, is het vooral van

belang te bepalen waar controle écht nodig is en welke controles overbo-

dig zijn. Hiervoor is het van belang dat gemeenten niet alles moeten willen

controleren, maar ook controles durven los te laten. Keuzen die hierbij

gemaakt kunnen worden zijn te vinden in allereerst de risico’s die bestaan,

omvang van de toegekende verstrekking (rekening houden met een zekere

ondergrens), de ontwikkeling van de individuele lasten, aard en omvang

van de regels, signalen of klachten die zijn ontvangen en zoeklichtcontroles.

Het is van belang dat er een gedegen en goede discussie bestaat binnen de

gemeente om de controles vorm te geven.

‘GEMEENTE SCHAFT CONTROLE PGB AF’

‘Aanvankelijk was er veel weerstand tegen het afschaffen van de controle.

De gemeente bedenkt een regel en die moet dan dus ook gecontroleerd

worden. Maar uit de controles die we deden kwam naar voren dat er niet

of nauwelijks sprake was van fraude van het pgb.’

Uit dit persbericht, waarin de wethouder Wmo van de gemeente Huizen

in januari 2010 een toelichting geeft op het afschaffen van de controles op

het pgb, blijkt dat in de praktijk de controle-inspanningen van gemeenten

vaak niet in verhouding staan tot het aantal gevallen waarin en de bedra-

gen waarvoor het pgb onrechtmatig wordt besteed. Hiermee wordt niet

geadviseerd om alle controles af te schaffen, wel is het noodzakelijk dat

gemeenten nadenken over nut en noodzaak van controles en uiteindelijk

komen tot een ‘controleluwe en controlesluwe’ verantwoording en controle

van het pgb.

109

6 Samenvatting

In dit hoofdstuk worden handvatten gegeven om gemeenten te helpen

de balans te vinden tussen controle en verantwoording enerzijds en

vermindering van regeldruk en administratieve lasten anderzijds op het

domein van de pgb/Wmo. Het uitgangspunt voor de handvatten zijn

de risico’s die in het proces worden onderkend. De kunst hierbij is het

benoemen van die risico’s die écht relevant zijn voor de rechtmatigheid

van de pgb-uitgaven. De insteek daarbij is dat een maatregel of actie

altijd moet bijdragen aan het afdekken of minimaliseren van een risico.

Wanneer dit niet het geval is, mag er vanuit worden gegaan dat sprake

is van een overbodige maatregel of actie.




ning) en géén verantwoording;

• Zoeklichtcontroles: beperkte vorm van verantwoording en controle

verantwoordingen op basis van jaarlijks te bepalen thema’s; en

• Toegespitste aanpak: verantwoording inclusief bewijsstukken en

integrale controle verantwoordingen.

Voor het daadwerkelijk realiseren van een vermindering van regeldruk

en administratieve lasten is een aantal (vervolg)stappen nodig. Schema-

tisch zijn deze stappen als volgt weer te geven:

110

De vermindering van regeldruk en administratieve lasten wordt bepaald

door de stappen ‘Toepassing(sgebied) scenario’s bepalen’ en ‘Actualiseren,

vereenvoudigen en / of aanvullen kaders en instrumenten’. In die stappen

worden namelijk de keuzes gemaakt die de definitieve inrichting, verant-

woording en controle van het pgb bepalen. Essentieel daarbij is dat gemeen-

ten die keuzes durven te maken en op basis van een kostenbaten analyse

maatregelen durven te verminderen of achterwege laten.

111

Bijlage 1 Uitwerking PGB WMO scenario 1: Preventief organiseren

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 1

Pr

even

tief

org

anis

eren

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Een

PG

B w

ord

t te

n

on

rech

te t

oeg

eken

d.

Aan

vraa

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Info

rmee

r (p

ote

nti

ële)

aan

vrag

ers

van

een

PG

B o

ver

het

do

el, d

e in

ho

ud

en

de

voo

rwaa

r-d

en v

an h

et P

GB

. Dit

hel

pt

wijz

igin

gen

, ter

ug

vord

erin

gen

, etc

. oo

k te

vo

ork

om

en.

TIP

/ TO

OL:

Info

rmee

r (p

ote

nti

ële)

aan

vrag

ers

via

flye

rs, w

ebsi

te, e

tc.

Aan

vraa

gIn

stru

men

ta-

riu

mG

ebru

ik e

en s

tan

daa

rd a

anvr

aag

form

ulie

r, w

aari

n o

nd

er a

nd

ere

de

voo

rwaa

rden

zijn

ve

rmel

d o

m v

oo

r ee

n P

GB

in a

anm

erki

ng

te

kom

en.

VA

LKU

IL: H

ante

er e

en b

eper

kt a

anta

l du

idel

ijke

en in

beg

rijp

elijk

e ta

al g

este

lde

vrag

en.

Dit

vo

ork

om

t o

nd

uid

elijk

hed

en, o

ntb

reke

nd

e o

f o

nju

iste

geg

even

s, e

tc.

Aan

vraa

gD

ocu

men

tati

eN

eem

alle

en d

ie d

ocu

men

ten

/ b

ewijs

stu

kken

in h

et k

lan

tdo

ssie

r o

p, d

ie e

cht

rele

van

t zi

jn

voo

r h

et b

epal

en v

an h

et r

ech

t o

p e

en P

GB

. Han

teer

hie

rvo

or

een

‘ch

eckl

ist

do

ssie

rco

ntr

o-

le’ w

aaro

p d

e vo

or

het

rec

ht

op

een

PG

B r

elev

ante

zak

en e

n d

ocu

men

ten

zijn

ver

mel

d.

TIP:

‘Vin

k’ d

e ch

eckl

ist

af z

od

at d

e co

ntr

ole

op

de

juis

t- e

n v

olle

dig

hei

d v

an h

et d

oss

ier

exp

licie

t zi

chtb

aar

wo

rdt

gem

aakt

.

VA

LKU

IL: H

et o

pvr

agen

van

(te

)vee

l do

cum

ente

n e

n d

ocu

men

ten

die

nie

t d

irec

t re

leva

nt

zijn

, bet

eken

t d

at a

lle s

tukk

en o

p ju

ist-

en

vo

lled

igh

eid

mo

eten

wo

rden

gec

on

tro

leer

d,

on

tbre

ken

de

en /

of

on

juis

te s

tukk

en a

lsn

og

mo

eten

wo

rden

op

gev

raag

d, e

tc.

Aan

vraa

gPr

oce

sM

aak

geb

ruik

van

(af

stem

min

gen

met

) re

eds

bes

chik

bar

e in

form

atie

, zo

als

eerd

ere

aan

-vr

agen

.

TIP:

Vaa

k zi

jn a

anvr

ager

s re

eds

bek

end

bij

de

gem

een

te, b

ijvo

orb

eeld

do

ord

at z

e ee

rder

ee

n v

oo

rzie

nin

g h

ebb

en a

ang

evra

agd

of

teg

elijk

(b

ijzo

nd

ere)

bijs

tan

d o

ntv

ang

en. D

iver

se

stu

kken

en

geg

even

s zu

llen

ree

ds

bek

end

/ b

esch

ikb

aar

zijn

. Vra

ag b

ij kl

ante

n a

lleen

de

no

g o

ntb

reke

nd

e g

egev

ens

op

.

Aan

vraa

gPr

oce

sZo

rg v

oo

r ee

n ju

iste

en

tijd

ige

en t

egel

ijk e

ffici

ënte

en

eff

ecti

eve

ind

icat

iest

ellin

g.

TIP:

Vo

or

een

(g

roo

t) a

anta

l aan

vrag

ers

zal d

irec

t d

uid

elijk

en

zic

htb

aar

zijn

, wel

ke

bep

erki

ng

(en

) zi

j on

der

vin

den

. In

dat

gev

al is

het

nie

t n

oo

dza

kelij

k ee

n (

kost

bar

e) e

xter

ne

ind

icat

ie a

an t

e vr

agen

maa

r ka

n d

e g

emee

nte

zel

f in

dic

eren

.

Toek

en-

nin

gSt

ruct

uu

r o

rgan

isat

ieLe

g d

e b

eslis

sin

gsb

evo

egd

hei

d t

ot

het

to

eken

nen

van

een

PG

B z

o la

ag m

og

elijk

in d

e o

rgan

isat

ie.

TIP:

Han

teer

een

gre

nsb

edra

g w

aarb

ove

n e

en t

oek

enn

ing

van

een

PG

B d

oo

r ee

n 2

e p

er-

soo

n m

oet

wo

rden

go

edg

ekeu

rd.

112

Bijlage 1 Uitwerking PGB WMO scenario 1: Preventief organiseren

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 1

Pr

even

tief

org

anis

eren

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Een

PG

B w

ord

t te

n

on

rech

te t

oeg

eken

d.

Toek

en-

nin

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Leg

de

(bes

ted

ing

s)vo

orw

aard

en v

oo

r h

et P

GB

vas

t in

de

toek

enn

ing

sbes

chik

kin

g.

TIP:

Ver

mel

d in

de

bes

chik

kin

g d

e m

og

elijk

hei

d d

at d

e g

emee

nte

ste

ekp

roef

sgew

ijs d

e b

este

din

g v

an h

et P

GB

kan

co

ntr

ole

ren

. Hie

r g

aat

een

pre

ven

tiev

e w

erki

ng

van

uit

.

Het

rec

ht

op

een

PG

B

is t

uss

enti

jds

verv

alle

n

als

gev

olg

van

ge-

wijz

igd

e o

mst

and

ig-

hed

en.

Aan

vraa

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Info

rmee

r aa

nvr

ager

s va

n e

en P

GB

ove

r d

e ve

rplic

hti

ng

om

ied

ere

wijz

igin

g in

de

per

soo

n-

lijke

om

stan

dig

hed

en d

irec

t b

ij d

e g

emee

nte

te

mel

den

.

Toek

en-

nin

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Leg

in d

e to

eken

nin

gsb

esch

ikki

ng

de

verp

lich

tin

g v

ast

dat

de

on

tvan

ger

van

een

PG

B ie

de-

re w

ijzig

ing

in d

e p

erso

on

lijke

om

stan

dig

hed

en d

irec

t aa

n d

e g

emee

nte

die

nt

te m

eld

en.

TIP:

Ver

mel

d in

de

bes

chik

kin

g d

e m

og

elijk

hei

d d

at d

e g

emee

nte

ste

ekp

roef

sgew

ijs d

e (w

ij-zi

gin

gen

in d

e) p

erso

on

lijke

om

stan

dig

hed

en k

an c

on

tro

lere

n. H

ier

gaa

t ee

n p

reve

nti

eve

wer

kin

g v

anu

it.

Co

ntr

ole

en

eva

lu-

atie

N.v

.t.

Bij

pre

ven

tief

org

anis

eren

wo

rdt

gee

n v

eran

two

ord

ing

afg

eleg

d e

n b

lijft

med

e d

aard

oo

r co

ntr

ole

en

eva

luat

ie a

chte

rweg

e. H

ierd

oo

r vi

nd

t ac

hte

raf

oo

k g

een

co

ntr

ole

pla

ats

op

het

ev

entu

eel t

uss

enti

jds

verv

alle

n v

an h

et r

ech

t o

p e

en P

GB

.

TIP:

Uit

bijv

. fra

ud

esig

nal

en o

f an

on

iem

e ti

ps

kan

blij

ken

dat

een

kla

nt

mo

gel

ijk h

et P

GB

-

on

dan

ks d

e p

reve

nti

eve

maa

treg

elen

- t

och

ten

on

rech

te h

eeft

on

tvan

gen

. In

dat

gev

al

kan

als

no

g c

on

tro

le p

laat

svin

den

.

Het

PG

B w

ord

t n

iet

bes

teed

aan

het

do

el

waa

rvo

or

het

PG

B is

to

egek

end

.

Toek

en-

nin

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Leg

de

(bes

ted

ing

s)vo

orw

aard

en v

oo

r h

et P

GB

vas

t in

de

toek

enn

ing

sbes

chik

kin

g.

TIP:

Ver

mel

d in

de

bes

chik

kin

g d

e m

og

elijk

hei

d d

at d

e g

emee

nte

ste

ekp

roef

sgew

ijs d

e b

este

din

g v

an h

et P

GB

kan

co

ntr

ole

ren

. Hie

r g

aat

een

pre

ven

tiev

e w

erki

ng

van

uit

.

Ver

ant-

wo

ord

ing

N.v

.t.

Bij

pre

ven

tief

org

anis

eren

wo

rdt

gee

n v

eran

two

ord

ing

ove

r d

e b

este

din

g v

an h

et P

GB

g

evra

agd

.

VA

LKU

IL: H

et a

chte

rweg

e la

ten

van

een

ver

antw

oo

rdin

g z

ou

het

on

rech

tmat

ig b

este

den

va

n h

et P

GB

in d

e h

and

ku

nn

en w

erke

n. H

et is

daa

rom

van

bel

ang

dat

gem

een

ten

ale

rt

reag

eren

op

(m

og

elijk

) o

nre

chtm

atig

geb

ruik

van

het

PG

B e

n in

vo

ork

om

end

e g

eval

len

sa

nct

ies

op

leg

gen

.

Co

ntr

ole

en

eva

lu-

atie

N.v

.t.

Bij

pre

ven

tief

org

anis

eren

wo

rdt

gee

n v

eran

two

ord

ing

afg

eleg

d e

n b

lijft

med

e d

aard

oo

r co

ntr

ole

en

eva

luat

ie a

chte

rweg

e.

TIP:

Uit

bijv

. fra

ud

esig

nal

en o

f an

on

iem

e ti

ps

kan

blij

ken

dat

een

kla

nt

mo

gel

ijk h

et P

GB

-

on

dan

ks d

e p

reve

nti

eve

maa

treg

elen

- o

nre

chtm

atig

hee

f b

este

ed. I

n d

at g

eval

kan

als

no

g

con

tro

le p

laat

svin

den

.

113

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 2

Zo

eklic

htc

on

tro

les

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Een

PG

B w

ord

t te

n

on

rech

te t

oeg

eken

d.

Aan

vraa

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Info

rmee

r (p

ote

nti

ële)

aan

vrag

ers

van

een

PG

B o

ver

het

do

el, d

e in

ho

ud

en

de

voo

rwaa

rden

van

het

PG

B.

Dit

hel

pt

wijz

igin

gen

, ter

ug

vord

erin

gen

, etc

. oo

k te

vo

ork

om

en.

TIP

/ TO

OL:

Info

rmee

r (p

ote

nti

ële)

aan

vrag

ers

via

flye

rs,

web

site

, etc

.

Aan

vraa

gIn

stru

men

ta-

riu

mG

ebru

ik e

en s

tan

daa

rd a

anvr

aag

form

ulie

r, w

aari

n

on

der

an

der

e d

e vo

orw

aard

en z

ijn v

erm

eld

om

vo

or

een

PG

B in

aan

mer

kin

g t

e ko

men

.

VA

LKU

IL: H

ante

er e

en b

eper

kt a

anta

l du

idel

ijke

en in

b

egri

jpel

ijke

taal

ges

teld

e vr

agen

. Dit

vo

ork

om

t o

nd

ui-

del

ijkh

eden

, on

tbre

ken

de

of

on

juis

te g

egev

ens,

etc

.

Aan

vraa

gD

ocu

men

tati

eN

eem

alle

en d

ie d

ocu

men

ten

/ b

ewijs

stu

kken

in h

et

klan

tdo

ssie

r o

p, d

ie e

cht

rele

van

t zi

jn v

oo

r h

et b

epal

en

van

het

rec

ht

op

een

PG

B.

TIP:

Het

op

vrag

en v

an (

te)v

eel d

ocu

men

ten

en

d

ocu

men

ten

die

nie

t d

irec

t re

leva

nt

zijn

, bet

eken

t d

at

alle

stu

kken

op

juis

t- e

n v

olle

dig

hei

d m

oet

en w

ord

en

gec

on

tro

leer

d, o

ntb

reke

nd

e en

/ o

f o

nju

iste

stu

kken

al

sno

g m

oet

en w

ord

en o

pg

evra

agd

, etc

.

Aan

vraa

gPr

oce

sM

aak

geb

ruik

van

(af

stem

min

gen

met

) re

eds

bes

chik

-b

are

info

rmat

ie, z

oal

s ee

rder

e aa

nvr

agen

.

TIP:

Vaa

k zi

jn a

anvr

ager

s re

eds

bek

end

bij

de

gem

een

-te

, bijv

oo

rbee

ld d

oo

rdat

ze

eerd

er e

en v

oo

rzie

nin

g

heb

ben

aan

gev

raag

d o

f te

gel

ijk (

bijz

on

der

e) b

ijsta

nd

o

ntv

ang

en. D

iver

se s

tukk

en e

n g

egev

ens

zulle

n r

eed

s b

eken

d /

bes

chik

baa

r zi

jn. V

raag

bij

klan

ten

alle

en d

e n

og

on

tbre

ken

de

geg

even

s o

p.

Aan

vraa

gPr

oce

sZo

rg v

oo

r ee

n ju

iste

en

tijd

ige

en t

egel

ijk e

ffici

ënte

en

ef

fect

ieve

ind

icat

iest

ellin

g.

TIP:

Vo

or

een

(g

roo

t) a

anta

l aan

vrag

ers

zal d

irec

t d

uid

elijk

en

zic

htb

aar

zijn

, wel

ke b

eper

kin

g(e

n)

zij

on

der

vin

den

. In

dat

gev

al is

het

nie

t n

oo

dza

kelij

k ee

n

(ko

stb

are)

ext

ern

e in

dic

atie

aan

te

vrag

en m

aar

kan

de

gem

een

te z

elf

ind

icer

en.

Bijlage 2 Uitwerking PGB WMO scenario 2: Zoeklichtcontroles

114


Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 2

Zo

eklic

htc

on

tro

les

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Een

PG

B w

ord

t te

n

on

rech

te t

oeg

eken

d.

Toek

en-

nin

gSt

ruct

uu

r o

rgan

isat

ieLe

g d

e b

eslis

sin

gsb

evo

egd

hei

d t

ot

het

to

eken

nen

van

ee

n P

GB

zo

laag

mo

gel

ijk in

de

org

anis

atie

.

TIP:

Han

teer

een

gre

nsb

edra

g w

aarb

ove

n e

en t

oek

en-

nin

g v

an e

en P

GB

do

or

een

2e

per

soo

n m

oet

wo

rden

g

oed

gek

eurd

.

Toek

en-

nin

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Leg

de

(bes

ted

ing

s)vo

orw

aard

en v

oo

r h

et P

GB

vas

t in

d

e to

eken

nin

gsb

esch

ikki

ng

.

TIP:

Ver

mel

d in

de

bes

chik

kin

g d

e m

og

elijk

hei

d d

at d

e g

emee

nte

ste

ekp

roef

sgew

ijs d

e b

este

din

g v

an h

et P

GB

ka

n c

on

tro

lere

n. H

ier

gaa

t ee

n p

reve

nti

eve

wer

kin

g

van

uit

.

Het

rec

ht

op

een

PG

B

is t

uss

enti

jds

verv

alle

n

als

gev

olg

van

ge-

wijz

igd

e o

mst

and

ig-

hed

en.

Aan

vraa

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Info

rmee

r aa

nvr

ager

s va

n e

en P

GB

ove

r d

e ve

rplic

hti

ng

o

m ie

der

e w

ijzig

ing

in d

e p

erso

on

lijke

om

stan

dig

he-

den

dir

ect

bij

de

gem

een

te t

e m

eld

en.

Toek

en-

nin

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Leg

in d

e to

eken

nin

gsb

esch

ikki

ng

de

verp

lich

tin

g v

ast

dat

de

on

tvan

ger

van

een

PG

B ie

der

e w

ijzig

ing

in d

e p

erso

on

lijke

om

stan

dig

hed

en d

irec

t aa

n d

e g

emee

nte

d

ien

t te

mel

den

.

TIP:

Ver

mel

d in

de

bes

chik

kin

g d

e m

og

elijk

hei

d d

at

de

gem

een

te s

teek

pro

efsg

ewijs

de

(wijz

igin

gen

in d

e)

per

soo

nlij

ke o

mst

and

igh

eden

kan

co

ntr

ole

ren

. Hie

r g

aat

een

pre

ven

tiev

e w

erki

ng

van

uit

.

Ver

ant-

wo

or-

din

g

Inst

rum

enta

-ri

um

Stel

een

sta

nd

aard

bep

erkt

ver

antw

oo

rdin

gsf

orm

at

vast

vo

or

de

bes

ted

ing

van

het

PG

B e

n v

raag

hie

rin

in

ied

er g

eval

naa

r w

ijzig

ing

en in

de

per

soo

nlij

ke

om

stan

dig

hed

en (

incl

. bew

ijsst

ukk

en).

TIP:

Stu

ur

het

ver

antw

oo

rdin

gsf

orm

at m

ee m

et d

e to

eken

nin

gsb

esch

ikki

ng

.

Co

ntr

ole

en

eva

lu-

atie

Pro

ces

Ga

per

iod

iek

van

alle

en-

staa

nd

e kl

ante

n n

a o

f u

it

de

GB

A w

ijzig

ing

en b

lijke

n

in d

e g

ezin

ssam

enst

ellin

g.

Ind

ien

(m

og

elijk

) sp

rake

is

van

sam

enw

on

ing

wo

rdt

na-

geg

aan

of

het

rec

ht

op

het

PG

B a

l dan

nie

t is

ver

valle

n.

115


Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 2

Zo

eklic

htc

on

tro

les

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Het

rec

ht

op

een

PG

B

is t

uss

enti

jds

verv

alle

n

als

gev

olg

van

ge-

wijz

igd

e o

mst

and

ig-

hed

en.

Co

ntr

ole

en

eva

lu-

atie

Pro

ces

Vo

er t

uss

enti

jds

‘keu

ken

ta-

felg

esp

rekk

en’ e

n b

esp

reek

d

aarb

ij ev

entu

ele

wijz

i-g

ing

en in

de

per

soo

nlij

ke

om

stan

dig

hed

en.

Beo

ord

eel d

e ve

ran

two

or-

din

g v

an h

et P

GB

en

ste

l vas

t o

f re

ken

ing

ho

ud

end

met

ev

entu

ele

wijz

igin

gen

in d

e p

erso

on

lijke

om

stan

dig

hed

en

het

rec

ht

op

een

PG

B t

uss

en-

tijd

s is

ver

valle

n.

TIP:

Het

aan

tal w

ijzig

ing

en in

p

erso

on

lijke

om

stan

dig

hed

en

is v

eela

l bep

erkt

. De

vera

nt-

wo

ord

ing

en w

ord

en d

aaro

m

inte

gra

al d

oo

rgen

om

en o

p

wijz

igin

gen

in p

erso

on

lijke

o

mst

and

igh

eden

en

hie

rvan

w

ord

t in

teg

raal

beo

ord

eeld

of

het

rec

ht

op

een

PG

B h

ierd

oo

r (d

eels

) zo

u m

oet

en v

erva

llen

.

Het

PG

B w

ord

t n

iet

bes

teed

aan

het

do

el

waa

rvo

or

het

PG

B is

to

egek

end

.

Toek

en-

nin

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Leg

de

(bes

ted

ing

s)vo

orw

aard

en v

oo

r h

et P

GB

vas

t in

d

e to

eken

nin

gsb

esch

ikki

ng

.

TIP:

Ver

mel

d in

de

bes

chik

kin

g d

e m

og

elijk

hei

d d

at d

e g

emee

nte

ste

ekp

roef

sgew

ijs d

e b

este

din

g v

an h

et P

GB

ka

n c

on

tro

lere

n. H

ier

gaa

t ee

n p

reve

nti

eve

wer

kin

g

van

uit

.

Ver

ant-

wo

or-

din

g

Inst

rum

enta

-ri

um

Stel

een

sta

nd

aard

bep

erkt

ver

antw

oo

rdin

gsf

orm

at

vast

vo

or

de

bes

ted

ing

van

het

PG

B.

Laat

de

on

tvan

ger

van

een

PG

B n

a afl

oo

p d

e b

este

din

-g

en v

eran

two

ord

en m

et h

et

bep

erkt

e ve

ran

two

ord

ing

s-fo

rmat

.

TIP:

Stu

ur

het

ver

antw

oo

rdin

gsf

orm

at m

ee m

et d

e to

eken

nin

gsb

esch

ikki

ng

.

116


Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 2

Zo

eklic

htc

on

tro

les

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Het

PG

B w

ord

t n

iet

bes

teed

aan

het

do

el

waa

rvo

or

het

PG

B is

to

egek

end

.

Co

ntr

ole

en

eva

lu-

atie

Pro

ces

Vo

er t

uss

enti

jds

‘keu

ken

ta-

felg

esp

rekk

en’ e

n b

esp

reek

d

aarb

ij d

e w

ijze

waa

rop

en

d

e vo

orz

ien

ing

en w

aara

an

het

PG

B is

bes

teed

.

Beo

ord

eel d

e ve

ran

two

ord

ing

va

n h

et P

GB

en

ste

l vas

t o

f h

et

PGB

red

elijk

erw

ijs is

bes

teed

aa

n d

e vo

orz

ien

ing

(en

) w

aar-

voo

r h

et P

GB

is t

oeg

eken

d.

TIP:

Ver

rich

t zo

veel

mo

gel

ijk

‘waa

rnem

ing

ter

pla

atse

’ ti

jden

s d

e g

esp

rekk

en. V

raag

b

ijvo

orb

eeld

of

ze d

e sc

oo

-tm

ob

iel l

aten

zie

n o

f ki

jk

ron

d in

hu

is e

n b

eoo

rdee

l o

f d

aad

wer

kelij

k w

ord

t sc

ho

on

gem

aakt

.

VA

LKU

IL: C

on

tro

leer

nie

t in

-te

gra

al d

e ve

ran

two

ord

ing

en.

De

eis

om

ver

antw

oo

rdin

g a

f te

leg

gen

, hee

ft a

l een

pre

ven

-ti

eve

wer

kin

g. H

et v

ols

taat

om

d

e o

ntv

ang

st v

an v

eran

two

or-

din

gen

na

te g

aan

.

TIP:

Ben

oem

jaar

lijks

één

th

ema

/ so

ort

vo

orz

ien

ing

, w

aarv

an d

e ve

ran

two

ord

ing

d

aad

wer

kelij

k in

ho

ud

e-lij

k w

ord

t b

eoo

rdee

ld.

Bijv

oo

rbee

ld h

et e

ne

jaar

sc

oo

tmo

bie

len

, het

vo

lgen

de

jaar

tax

iver

voer

, etc

.

117

Bijlage 3 Uitwerking PGB WMO scenario 3: Toegespitste aanpak

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 3

To

eges

pit

ste

aan

pak

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Een

PG

B w

ord

t te

n

on

rech

te t

oeg

eken

d.

Aan

vraa

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Info

rmee

r (p

ote

nti

ële)

aan

vrag

ers

van

een

PG

B o

ver

het

do

el, d

e in

ho

ud

en

de

voo

rwaa

rden

van

het

PG

B.

Dit

hel

pt

wijz

igin

gen

, ter

ug

vord

erin

gen

, etc

. oo

k te

vo

ork

om

en.

TIP

/ TO

OL:

Info

rmee

r (p

ote

nti

ële)

aan

vrag

ers

via

flye

rs,

web

site

, etc

.

Aan

vraa

gIn

stru

men

ta-

riu

mG

ebru

ik e

en s

tan

daa

rd a

anvr

aag

form

ulie

r, w

aari

n

on

der

an

der

e d

e vo

orw

aard

en z

ijn v

erm

eld

om

vo

or

een

PG

B in

aan

mer

kin

g t

e ko

men

.

VA

LKU

IL: H

ante

er e

en b

eper

kt a

anta

l du

idel

ijke

en in

b

egri

jpel

ijke

taal

ges

teld

e vr

agen

. Dit

vo

ork

om

t o

nd

ui-

del

ijkh

eden

, on

tbre

ken

de

of

on

juis

te g

egev

ens,

etc

.

Aan

vraa

gD

ocu

men

tati

eN

eem

alle

en d

ie d

ocu

men

ten

/ b

ewijs

stu

kken

in h

et

klan

tdo

ssie

r o

p, d

ie e

cht

rele

van

t zi

jn v

oo

r h

et b

epal

en

van

het

rec

ht

op

een

PG

B.

TIP:

Het

op

vrag

en v

an (

te)v

eel d

ocu

men

ten

en

do

-cu

men

ten

die

nie

t d

irec

t re

leva

nt

zijn

, bet

eken

t d

at

alle

stu

kken

op

juis

t- e

n v

olle

dig

hei

d m

oet

en w

ord

en

gec

on

tro

leer

d, o

ntb

reke

nd

e en

/ o

f o

nju

iste

stu

kken

al

sno

g m

oet

en w

ord

en o

pg

evra

agd

, etc

.

Aan

vraa

gPr

oce

sM

aak

geb

ruik

van

(af

stem

min

gen

met

) re

eds

bes

chik

-b

are

info

rmat

ie, z

oal

s ee

rder

e aa

nvr

agen

.

TIP:

Vaa

k zi

jn a

anvr

ager

s re

eds

bek

end

bij

de

gem

een

-te

, bijv

oo

rbee

ld d

oo

rdat

ze

eerd

er e

en v

oo

rzie

nin

g

heb

ben

aan

gev

raag

d o

f te

gel

ijk (

bijz

on

der

e) b

ijsta

nd

o

ntv

ang

en. D

iver

se s

tukk

en e

n g

egev

ens

zulle

n r

eed

s b

eken

d /

bes

chik

baa

r zi

jn. V

raag

bij

klan

ten

alle

en d

e n

og

on

tbre

ken

de

geg

even

s o

p.

Aan

vraa

gPr

oce

sZo

rg v

oo

r ee

n ju

iste

en

tijd

ige

en t

egel

ijk e

ffici

ënte

en

ef

fect

ieve

ind

icat

iest

ellin

g.

TIP:

Vo

or

een

(g

roo

t) a

anta

l aan

vrag

ers

zal d

irec

t d

uid

elijk

en

zic

htb

aar

zijn

, wel

ke b

eper

kin

g(e

n)

zij

on

der

vin

den

. In

dat

gev

al is

het

nie

t n

oo

dza

kelij

k ee

n

(ko

stb

are)

ext

ern

e in

dic

atie

aan

te

vrag

en m

aar

kan

de

gem

een

te z

elf

ind

icer

en.

118

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 3

To

eges

pit

ste

aan

pak

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Een

PG

B w

ord

t te

n

on

rech

te t

oeg

eken

d.

Toek

en-

nin

gSt

ruct

uu

r o

rgan

isat

ieLe

g d

e b

eslis

sin

gsb

evo

egd

hei

d t

ot

het

to

eken

nen

van

ee

n P

GB

zo

laag

mo

gel

ijk in

de

org

anis

atie

.

TIP:

Han

teer

een

gre

nsb

edra

g w

aarb

ove

n e

en t

oek

en-

nin

g v

an e

en P

GB

do

or

een

2e

per

soo

n m

oet

wo

rden

g

oed

gek

eurd

.

Toek

en-

nin

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Leg

de

(bes

ted

ing

s)vo

orw

aard

en v

oo

r h

et P

GB

vas

t in

d

e to

eken

nin

gsb

esch

ikki

ng

.

TIP:

Ver

mel

d in

de

bes

chik

kin

g d

e m

og

elijk

hei

d d

at d

e g

emee

nte

ste

ekp

roef

sgew

ijs d

e b

este

din

g v

an h

et P

GB

ka

n c

on

tro

lere

n. H

ier

gaa

t ee

n p

reve

nti

eve

wer

kin

g

van

uit

.

Het

rec

ht

op

een

PG

B

is t

uss

enti

jds

verv

alle

n

als

gev

olg

van

ge-

wijz

igd

e o

mst

and

ig-

hed

en.

Aan

vraa

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Info

rmee

r aa

nvr

ager

s va

n e

en P

GB

ove

r d

e ve

rplic

hti

ng

o

m ie

der

e w

ijzig

ing

in d

e p

erso

on

lijke

om

stan

dig

hed

en

dir

ect

bij

de

gem

een

te t

e m

eld

en.

Toek

en-

nin

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Leg

in d

e to

eken

nin

gsb

esch

ikki

ng

de

verp

lich

tin

g v

ast

dat

de

on

tvan

ger

van

een

PG

B ie

der

e w

ijzig

ing

in d

e p

erso

on

lijke

om

stan

dig

hed

en d

irec

t aa

n d

e g

emee

nte

d

ien

t te

mel

den

.

TIP:

Ver

mel

d in

de

bes

chik

kin

g d

e m

og

elijk

hei

d d

at

de

gem

een

te s

teek

pro

efsg

ewijs

de

(wijz

igin

gen

in d

e)

per

soo

nlij

ke o

mst

and

igh

eden

kan

co

ntr

ole

ren

. Hie

r g

aat

een

pre

ven

tiev

e w

erki

ng

van

uit

.

Ver

ant-

wo

ord

ing

Inst

rum

enta

-ri

um

Stel

een

sta

nd

aard

ver

antw

oo

rdin

gsf

orm

at v

ast

voo

r d

e b

este

din

g v

an h

et P

GB

en

vra

ag h

ieri

n in

ied

er g

eval

n

aar

wijz

igin

gen

in d

e p

erso

on

lijke

om

stan

dig

hed

en

(in

cl. b

ewijs

stu

kken

).

TIP:

Stu

ur

het

ver

antw

oo

rdin

gsf

orm

at m

ee m

et d

e to

eken

nin

gsb

esch

ikki

ng

.


119

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 3

To

eges

pit

ste

aan

pak

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Het

rec

ht

op

een

PG

B

is t

uss

enti

jds

verv

alle

n

als

gev

olg

van

ge-

wijz

igd

e o

mst

and

ig-

hed

en.

Co

ntr

ole

en

eva

lu-

atie

Pro

ces

Vo

er t

uss

enti

jds

‘keu

ken

tafe

lge-

spre

kken

’ en

bes

pre

ek d

aarb

ij ev

entu

ele

wijz

igin

gen

in d

e p

erso

on

lijke

om

stan

dig

hed

en.

Beo

ord

eel d

e ve

ran

two

or-

din

g v

an h

et P

GB

en

ste

l va

st o

f re

ken

ing

ho

ud

end

m

et e

ven

tuel

e w

ijzig

in-

gen

in d

e p

erso

on

lijke

o

mst

and

igh

eden

het

rec

ht

op

een

PG

B t

uss

enti

jds

is

verv

alle

n.

TIP:

Het

aan

tal w

ijzi-

gin

gen

in p

erso

on

lijke

o

mst

and

igh

eden

is v

eela

l b

eper

kt. D

e ve

ran

two

or-

din

gen

wo

rden

daa

rom

in

teg

raal

do

org

eno

men

o

p w

ijzig

ing

en in

per

soo

n-

lijke

om

stan

dig

hed

en e

n

hie

rvan

wo

rdt

inte

gra

al

beo

ord

eeld

of

het

rec

ht

op

een

PG

B h

ierd

oo

r (d

eels

) zo

u m

oet

en

verv

alle

n.

Het

PG

B w

ord

t n

iet

bes

teed

aan

het

do

el

waa

rvo

or

het

PG

B is

to

egek

end

.

Toek

en-

nin

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Leg

de

(bes

ted

ing

s)vo

orw

aard

en v

oo

r h

et P

GB

vas

t in

d

e to

eken

nin

gsb

esch

ikki

ng

.

TIP:

Ver

mel

d in

de

bes

chik

kin

g d

e m

og

elijk

hei

d d

at d

e g

emee

nte

ste

ekp

roef

sgew

ijs d

e b

este

din

g v

an h

et P

GB

ka

n c

on

tro

lere

n. H

ier

gaa

t ee

n p

reve

nti

eve

wer

kin

g

van

uit

.

Ver

ant-

wo

ord

ing

Inst

rum

enta

-ri

um

Stel

een

sta

nd

aard

ver

antw

oo

rdin

gsf

orm

at v

ast

voo

r d

e b

este

din

g v

an h

et P

GB

en

leg

hie

rin

on

der

an

der

e al

s ei

s va

st d

at a

lle b

ewijs

stu

kken

zo

als

no

ta’s

mo

eten

w

ord

en b

ijgev

oeg

d.

Laat

de

on

tvan

ger

van

ee

n P

GB

na

aflo

op

de

be-

sted

ing

en v

eran

two

ord

en

met

het

ver

antw

oo

rdin

gs-

form

at.

TIP:

Stu

ur

het

ver

antw

oo

rdin

gsf

orm

at m

ee m

et d

e to

eken

nin

gsb

esch

ikki

ng

.


120

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 3

Toeg

esp

itst

e aa

np

ak

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Het

PG

B w

ord

t n

iet

bes

teed

aan

het

do

el

waa

rvo

or

het

PG

B is

to

egek

end

.

Co

ntr

ole

en

eva

lu-

atie

Pro

ces

Vo

er t

uss

enti

jds

‘keu

ken

tafe

lge-

spre

kken

’ en

bes

pre

ek d

aarb

ij d

e w

ijze

waa

rop

en

de

voo

rzie

nin

-g

en w

aara

an h

et P

GB

is b

este

ed.

Co

ntr

ole

er d

e ve

ran

two

or-

din

g v

an h

et P

GB

en

ste

l va

st o

f h

et P

GB

is b

este

ed

aan

de

voo

rzie

nin

g(e

n)

waa

rvo

or

het

PG

B is

to

egek

end

.

TIP:

Ver

rich

t zo

veel

mo

gel

ijk

‘waa

rnem

ing

ter

pla

atse

’ tijd

ens

de

ges

pre

kken

. Vra

ag b

ijvo

or-

bee

ld o

f ze

de

sco

otm

ob

iel l

aten

zi

en o

f ki

jk r

on

d in

hu

is e

n b

eoo

r-d

eel o

f d

aad

wer

kelij

k w

ord

t sc

ho

on

gem

aakt

.


121

Deel 4. Algemene subsidie-verordening: subsidie

123

1 Inleiding

Gemeenten hebben als taak en verantwoordelijkheid om diverse maat-

schappelijke doelstellingen en effecten te bereiken en te stimuleren.

Subsidieverstrekking is een (financieel) instrument waarmee gemeenten

de ontwikkeling en realisatie van praktische, sociale, sportieve of ideële

doelstellingen kunnen ondersteunen en stimuleren. Meestal moet een

toegekend subsidie voldoen aan een aantal wensen en eisen die de

gemeente heeft gesteld. De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor

het (tussentijds) bewaken dat de toegekende subsidie is besteed of

besteed gaat worden aan de afgesproken activiteiten. Om de besteding

aan te tonen stellen gemeenten veelal als voorwaarde dat de ontvanger

een subsidieverantwoording opstelt. De gemeente zal, mede op basis

van informatie van de subsidieontvanger, moeten beoordelen of vol-

daan is aan de vooraf gestelde subsidievoorwaarden. In de praktijk blijkt

de verantwoording en controle van subsidies regelmatig weerbarstig te

zijn, mede omdat regelgeving niet altijd eenduidig is. In de voorliggen-

de handreiking worden handvatten en oplossingsrichtingen aangereikt

en worden aandachtspunten weergegeven.

Allereerst is het belangrijk dat duidelijk is wat precies onder een subsidie

wordt volstaan. In de model Algemene Subsidieverordening van de VNG

(hierna model ASV) is de volgende definitie opgenomen:

DEFINITIE SUBSIDIE

Er is sprake van een subsidie als het gaat om geldverstrekkingen, die

aan de volgende kenmerken voldoen:

1. Het betreft een aanspraak op financiële middelen;

2. Die door een bestuursorgaan worden verstrekt;

3. Met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager;

4. Anders dan als betaling voor het bestuursorgaan geleverde goede-

ren of diensten.

124

Een subsidie is niet te verwarren met een opdracht. Als er sprake is van

een betaling voor een opdracht (een financiële tegenprestatie) kan deze

betaling niet worden aangemerkt als subsidieverstrekking of omgekeerd.

Subsidie en opdracht sluiten elkaar dus uit.

Subsidies zijn er in allerlei vormen en maten die in essentie zijn terug te

brengen tot twee soorten:

• Eenmalige subsidies: Subsidies ten behoeve van bijzondere eenmalige

projecten of activiteiten die niet behoren tot de reguliere bezigheden

van de aanvrager en waarvoor het college slechts voor een van tevoren

bepaalde tijd subsidie wil verstrekken.

• Jaarlijkse subsidies: Subsidies die per (boek)jaar of voor een bepaald

aantal (boek)jaren aan een instelling voor een maximale periode worden

verstrekt.

De omvang van de uitgaven aan subsidieverstrekking varieert sterk per

gemeente en is afhankelijk van enerzijds de omstandigheden binnen een

gemeente (een actief verenigingsleven, veel of weinig maatschappelijke

problemen, etc.) en anderzijds het gemeentelijk beleid op het gebied van

subsidieverstrekking.

UITGAVEN KUNST EN CULTUUR 1,7 MILJARD PER JAAR

RTL Nieuws heeft onderzoek gedaan naar de uitgaven aan kunst en cultuur

door de rijks- en lokale overheid (zie ook de aanvullende reacties / bericht-

geving in hoofdstuk 4). In mei 2010 zijn naar aanleiding van dit onderzoek

onder andere de volgende cijfers bekendgemaakt:

• In totaal werd er in 2009 ongeveer 272 miljard euro uitgegeven door

de overheid, waarvan 1,7 miljard euro naar kunsten cultuursubsidies

ging;

• De gemiddelde subsidie voor kunst en cultuur is 100 euro voor elke

Nederlander per jaar;

• De gemeenten keerden in 2009 ruim 1 miljard euro aan kunsten

cultuursubsidies uit. Deze gaan voor ongeveer 65% naar bibliotheek en

Centrum voor Kunsten;

125

• Rotterdammers betalen het meest aan kunsten cultuursubsidie per

hoofd van de bevolking. Eindhoven staat op de 3e plaats in de ranglijst

van 30 grootste gemeenten van Nederland, met € 167 per inwoner per

jaar.

Naast subsidies voor kunst en cultuur verstrekken overheden ook diverse

andere subsidies. Zo verstrekken gemeenten bijvoorbeeld ook subsidies

voor buurtactiviteiten, jeugd- en sportverenigingen, etc. Exacte cijfers van

de gesubsidieerde activiteiten zijn niet direct bekend. Het mag duidelijk

zijn dat het hier om een groot aantal verstrekkingen gaat met dito bedra-

gen.

De subsidieverstrekkingen moeten natuurlijk voorzien zijn van de nodige

waarborgen om een rechtmatige en integere verstrekking te kunnen waar-

borgen. Een juiste balans tussen controle en verantwoording enerzijds en

vermindering van regeldruk en administratieve lasten anderzijds is daarbij

essentieel. Bij verantwoorden om te verantwoorden is immers niemand

gebaat.

Daar komt bij dat vooral kleine(re) instellingen vaak grotendeels of volle-

dig afhankelijk zijn van de inzet van vrijwilligers en qua exploitatie moeten

werken met kleine budgetten. Zeker bij deze instellingen moet daarom

altijd de vraag worden gesteld of de wijze van verantwoording en controle

nog in verhouding staan tot de omvang van de subsidie en de risico’s dat

de subsidie onrechtmatig wordt besteed. Vanuit deze overwegingen rijst de

vraag hoe regelluw en regelsluw invulling kan worden gegeven aan het ver-

antwoordings- en controleproces rondom subsidies, waarbij voorop staat dat

processen zo efficiënt mogelijk moeten verlopen en dat rechtmatig wordt

gehandeld. Hiermee kan eenieder in de controletoren (Raad, College, Reken-

kamer, ambtelijk en accountant) tevreden worden gesteld zonder dat hierbij

dubbelingen plaatsvinden of dat controles inefficiënt worden uitgevoerd.

126

Het uitgangspunt voor de voorliggende handreiking is de model ASV van de

VNG, die gemeenten als basis hanteren voor het vorm en inhoud geven van

hun lokale subsidiebeleid.

VALKUIL

Gemeenten nemen de VNG-modelverordening vaak een op een over als

hun eigen gemeentelijke verordening. Op sommige domeinen moet men

echter rekening houden met lokale omstandigheden, ervaringen, wensen,

etc. De modelverordeningen nodigen hier ook toe uit. Zo is in de model-

verordening vermeld dat het college bij het besluit tot verlenen van de

subsidie, aangeeft op welke wijze de verantwoording van de te ontvangen

subsidie plaats moet vinden.

Wanneer geen lokale invulling aan de verordening wordt gegeven, kan het

bijvoorbeeld zo zijn dat iedere subsidieontvanger verantwoording moet af-

leggen over de besteding ervan. Het is echter maar de vraag of het college

en de raad dit in alle gevallen wenselijk vinden of bijvoorbeeld alleen bij

een subsidie boven een bepaald bedrag. De verordening en/of de beleids-

regels vragen dus altijd om lokale afstemming en dus maatwerk.

Dit hoofdstuk geeft handvatten om het proces van subsidieverstrekking slim-

mer, efficiënter en effectiever vorm te geven door:

• Meer inzicht te hebben in de risico’s;

• Het maken van bewuste afwegingen; en

• Vervolgens het herzien van het proces van subsidieverstrekking en/of het

aanpassen van de spelregels en instrumenten.

Uitgangspunt daarbij is dat gemeenten juist bij het beoordelen en toeken-

nen van subsidies een groot aantal keuzes kunnen maken. Door inzicht te

hebben in de risico’s, door af te wegen welke verantwoordingseisen moeten

worden gesteld, het beleid en de verantwoording daarop af te stemmen

en vervolgens de processen en instrumenten hierop in te richten. Alleen

dan is de gemeente in staat om vooraf en slim te organiseren waardoor de

verantwoording achteraf minder omvangrijk en intensief kan worden en de

127

gemeente op een doelmatige wijze met haar onderzoekscapaciteit om kan

gaan.

129

2 Wat en hoe wordt er verstrekt?

Gemeenten verstrekken subsidies aan instellingen om de uitvoering van

het gemeentelijk beleid te bevorderen. Hierbij kan worden gedacht aan

activiteiten en doelstellingen op het gebied van sport, cultuur en maat-

schappij. De omvang van de subsidies varieert van enkele honderden of

duizenden euro’s (bijvoorbeeld voor een Oranjecomité of de Sinterklaas-

intocht) tot soms miljoenen euro’s (bijvoorbeeld voor de bibliotheek of

de uitvoering van maatschappelijk werk). De subsidie wordt veelal ruim

van te voren aangevraagd en vaak per voorschot (deels) uitbetaald aan

de betreffende instelling.

Het proces van aanvraag, toekenning, verantwoording en controle en

evaluatie van een subsidie is schematisch als volgt weer te geven:

De kaders waarbinnen subsidies worden verstrekt, zijn vastgelegd in de

Algemene wet bestuursrecht en de gemeentelijke subsidieverordening,

eventueel aangevuld met beleidsregels voor specifieke beleidsterreinen.

Deze kaders hebben betrekking op:

• De soort activiteiten dat voor subsidie in aanmerking komt;

• Nadere bepalingen voor instellingen om voor subsidie in aanmerking

te komen (bijvoorbeeld de rechtsvorm of het aantal jeugdleden);

• De aanvraagprocedure;

• De verantwoordingsprocedure; en

• Controlebepalingen.

130

In het kader van de vermindering van regeldruk en administratieve las-

tenverlichting wordt hierna een handreiking gegeven om de organisatie,

verantwoording en controle van subsidies slim, efficiënt en effectief in te

richten zodat:


den bereikt;

• De (administratieve) lasten voor de subsidieontvanger tot het echt nood-

zakelijke worden beperkt; en



Een belangrijke randvoorwaarde om te komen tot een slimmere verant-

woording en controleverantwoording is de weten regelgeving (zoals een

verordening), instrumenten en de wijze en mate van verantwoording op af

te stemmen op de lokale situatie. Er is veel maatwerk mogelijk maar dan zijn

een goede voorbereiding en bewuste keuzes essentieel.

131

MISBRUIK EN ONEIGENLIJK GEBRUIK SUBSIDIES

Frequent komen verhalen in de pers over misbruik en oneigenlijk gebruik

van subsidies, soms bewust (fraude) en soms onbewust (bijvoorbeeld door

onduidelijke regelgeving). Dit is ernstig en schaadt het vertrouwen van de

overheid in de burger en vice versa. De eerste reactie zal zijn om de contro-

leen verantwoordingseisen op te schroeven. Toch kan beter geïnvesteerd

worden in een goede en gedegen afweging aan de voorkant. Wat moet

minimaal gerealiseerd worden in het kader van de doelstellingen van de

gemeenten, welke vrijheid laten we in de verantwoording en welke risico’s

zijn we bereid om te lopen.

Als voorbeeld wordt in de voorliggende handreiking de verstrekking van

subsidies aan welzijns- en maatschappelijke instellingen uitgewerkt. Hierna

zal achtereenvolgens worden ingegaan op de te onderkennen risico’s en de

hierop te nemen maatregelen. De maatregelen zullen worden uitgewerkt

132

voor drie scenario’s. Deze scenario’s zijn:

1. Preventief organiseren

Het preventief inrichten en organiseren (zonder verantwoording) bete-

kent dat een gemeente bij de aanvraag en toekenningen waarborgen

treft, zodat de risico’s op het onrechtmatig besteden van de gelden en/of

het niet realiseren van de beoogde prestaties zijn afgedekt dan wel tot

voor de gemeente acceptabele proporties zijn teruggebracht.

2. Zoeklichtcontroles

Het hanteren van zoeklichtcontroles houdt in dat – naast de preventieve

maatregelen – tevens een beperkte wijze van verantwoording plaats-

vindt. De controle op deze verantwoordingen kan rekening houdend

met de afweging van keuzes en het inschatten van de risico’s, beperkt

blijven tot enkele aspecten of thema’s.

3. Toegespitste aanpak

Bij een toegespitste aanpak worden voor bepaalde instellingen specifie-

ke (aanvullende) voorwaarden gesteld aan de wijze van verantwoording

en de toetsing erop door de gemeente.

In de model ASV wordt niet gesproken over scenario’s maar over arrange-

menten. De uitgangspunten voor de onderverdeling van de arrangementen

zijn inhoudelijk nagenoeg gelijk aan de scenario’s. De drie voorgestelde

arrangementen zijn (inclusief grensbedragen, die waar wenselijk naar de

lokale situatie aangepast kunnen worden):

• Arrangement 1: Subsidies tot € 5.000

Kenmerkend voor subsidies tot € 5.000 is dat een vast bedrag (lump sum)

wordt verstrekt en dat de subsidieontvanger achteraf niet standaard

verantwoording hoeft af te leggen aan de gemeente. De ontvanger

hoeft geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) in te

dienen. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als

de gemeente worden bespaard.

• Arrangement 2: Subsidies vanaf € 5.000 tot € 50.000

Bij subsidies vanaf € 5.000 tot € 50.000 legt de subsidieontvanger ach-

teraf verantwoording af aan de gemeente. Het moment en de wijze

waarop worden bepaald afhankelijk van onder andere het soort activi-

133

teit waarvoor subsidie is verstrekt. In een aantal gevallen hoeft de subsi-

dieontvanger geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording)

in te dienen. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager

als de gemeente worden bespaard. Bijvoorbeeld wanneer de verhuur van

een gemeentelijk gebouw aan een instelling wordt gesubsidieerd.

• Arrangement 3: Subsidies vanaf € 50.000

Bij subsidies van € 50.000 of meer wordt uitgegaan van de traditionele

afrekening van subsidies, op basis van gerealiseerde kosten en baten.

De subsidievaststelling vindt in principe plaats op basis van uitgevoerde

activiteiten en gerealiseerde kosten. Bij de financiële verantwoording

mag de gemeente een door een accountant opgesteld stuk vragen. Het

is echter niet verplicht daar in alle gevallen om te vragen. Zekerheid

kan ook worden verkregen door steekproefsgewijze controles van de

uitvoeringsinstanties of door verantwoording in de jaarrekening van een

instelling.

Schematisch is de relatie tussen de arrangementen en scenario’s als volgt

weer te geven:Scenario Arrangement Toelichting

Preventief organise-ren

Arrangement 1, 2 en 3

Het scenario preventief organiseren is op alle arrangementen van toepassing. Immers, bij alle subsidieverstrekkingen zal onafhankelijk van het subsidie-bedrag sprake zijn van preventieve beheersmaatregelen. Voor arrangement 1 blijft het bij preventief organiseren (toekenning = vaststelling en geen verantwoording)

Zoeklicht-controles

Arrange-ment 2

Arrangement 2 bestaat naast de preventieve maatregelen uit aanvullende maatregelen in de vorm van zoeklichtcontroles.

Toege-spitste aanpak

Arrange-ment 3

Arrangement 3 bestaat naast de preventieve maatregelen uit aanvullende maatregelen in de vorm van een toegespitste aanpak. Ten opzichte van arran-gement 3 uit de ASV kent de toegespitste aanpak één bijzonderheid:

Arrangement 3 gaat er vanuit dat alle subsidies vanaf € 50.000 worden verant-woord, eventueel voorzien van zekerheid in de vorm van een accountantsver-klaring en / of rapport en alle verantwoordingen door de gemeente worden gecontroleerd. De toegespitste aanpak gaat er ook vanuit dat alle subsidies vanaf € 50.000 worden verantwoord, maar geeft gemeenten daarbij de mo-gelijkheid om voor bepaalde subsidies of aan bepaalde instellingen specifieke (aanvullende) voorwaarden te stellen, bijvoorbeeld:• Meer gedetailleerd verantwoorden als sprake is van politiek of maatschap-

pelijk gevoelige projecten of activiteiten; of• Beperkt verantwoorden als sprake is van relatief eenvoudige subsidies. zoals

een bijdrage in de huurkosten.

De wijze waarop de gemeente de controle op de verantwoordingen uitvoert, wordt hierop uiteraard afgestemd.

134

De keuze voor één van de scenario’s wordt automatisch gemaakt door de

koppeling van het scenario aan de hoogte van het subsidiebedrag. Dit laat

onverlet dat een gemeente in bepaalde gevallen kan besluiten een ander

scenario van toepassing te verklaren. Bijvoorbeeld: aan een instelling die

in het verleden negatief in de publiciteit is geweest in verband met een

onrechtmatig bestede subsidie, wordt een subsidie toegekend van € 2.500.

Door de hoogte van de subsidie is hierop in principe scenario 1 van toepas-

sing, wat betekent dat de subsidie wordt toegekend en gelijktijdig wordt

vastgesteld. In dat geval zou dus geen verantwoording meer plaatsvinden

van de besteding van de subsidie. In verband met de eerder onrechtmatig

bestede subsidie, kan het wenselijk zijn om af te wijken van het standaard

scenario voor een subsidie van € 2.500 en in dit geval toch een vorm van

verantwoording te vragen (scenario 2 of 3).

Uiteindelijk hangt de keuze van een scenario in hoge mate af van het soort

subsidie, de risico-inschatting door de gemeente en de omvang van de

risico’s die zij – bewust – wil lopen. Een handvat hiervoor is opgenomen in de

volgende tabel.

135

• Uitgangspunten bij bovenstaande tabellen: Jaarlijkse subsidies betreffen

enerzijds de relatief grote(re) subsidiebedragen voor bijvoorbeeld biblio-

theek, schouwburg en instellingen voor maatschappelijk welzijn/werk.

Spelregels, tussentijdse informatie, afspraken over recht, hoogte en duur

en (tussentijdse) verantwoording over de subsidie zijn hierbij belangrijke

elementen. Termijnen en formele vereisten worden op maat gemaakt en

slim ingericht. Directe (subsidie)relaties met derden zijn veelal niet van

toepassing. Anderzijds gaat het bij jaarlijkse subsidies ook om de relatief

kleine subsidies voor sportverenigingen, scouting, etc. Uitgangspunt hier-

voor is dat spelregels, termijnen, etc. tot een minimum worden beperkt.

• De mate van detaillering van de verantwoording bij eenmalige subsidies

is afhankelijk van de aard en daarmee de rechtmatigheidrisico’s van het

project of de activiteit en de omvang van de subsidie die hiervoor is toe-

gekend. Bijvoorbeeld:

• Wanneer een eenmalige subsidie van € 10.000 wordt gevraagd voor de

aanschaf van computers, dan zal de gemeente op basis van het aantal

computers en de technische specificaties goed kunnen beoordelen of

het subsidiebedrag in redelijke verhouding staat tot de aan te schaffen

computers. De risico’s van onrechtmatige besteding zijn in dat geval

beperkt. Daardoor kan de gemeente volstaan met het vragen van een

beperkte verantwoording, bijvoorbeeld het overleggen van nota’s

dan wel waarneming ter plaatse dat de computers daadwerkelijk zijn

aangeschaft en aanwezig zijn.

• Wanneer een eenmalige subsidie wordt gevraagd als bijdrage in de

kosten van personele inzet bij een activiteit, zal de gemeente minder

eenvoudig kunnen vaststellen of de inzet in redelijke verhouding staat

tot de gevraagde subsidie en of de gevraagde ureninzet ook daadwer-

kelijk is geleverd. Over de wijze van verantwoording zullen daarom

expliciete en eenduidige afspraken moeten worden gemaakt, bijvoor-

beeld over tijdschrijven en de autorisatie daarvan.

• In de praktijk blijkt dat de uitvoering, verantwoording en controle van

doorgelegde subsidies vaak tot (praktische) problemen en vraagstukken

leidt. Het is voor gemeenten daarom van essentieel belang bij dergelijke

subsidies strikte en eenduidige afspraken te maken en hierop met name

136

ook tussentijds toezicht te houden (en zonodig handhavend op te tre-

den).

Uit deze handreiking zal blijken dat bij een goede balans tussen de financi-

ele omvang van subsidies, geïdentificeerde frauderisico’s, verantwoording en

controle écht een vermindering van regeldruk en administratieve lasten kan

worden gerealiseerd zónder dat afbreuk wordt gedaan aan de rechtmatige

toekenning en besteding van subsidies.

Schematisch is dit als volgt weer te geven:

Voor de subsidieverstrekking zijn de belangrijkste risico’s in beeld gebracht.

Vervolgens is per onderscheiden fase (aanvraag, toekenning, verantwoor-

ding en controle en evaluatie) uitgewerkt welke preventieve, tussentijdse en

repressieve maatregelen gemeenten kunnen treffen om de risico’s te beheer-

sen en tot een minimum te beperken. De uitwerking van de maatregelen

heeft plaatsgevonden naar de onderwerpen proces, structuur organisatie,

instrumentarium, informatievoorziening en documentatie. Per risico en per

- Verordening- Criteria- Volledigheidaanvraag- Teoverleggenstukken- Bedragsubsidie- Eenmalig/jaarlijks

- Beleid- Budget- Bestedingsvoorwaarden- Geenverantwoordingseisen


- Beleid- Budget- Bestedingsvoorwaarden- Verantwoordingseisenincl.

accountantsverklaring

- Contactmetbestuurders/directiesovervoortgangactiviteiten

- Gebruikmakenvaninformatieuitanderebronnenteronder-bouwingvandeuitvoeringvanactiviteiten

- Contactmetbestuurders/directiesovervoortgangactiviteiten

- Gebruikmakenvaninformatieuitanderebronnenteronder-bouwingvandeuitvoeringvanactiviteiten

- Kritischebeoordelingverant-woording

- Beoordelenrechtmatigheidbestedingenaandehandvanaccountantsverklaring

- Zoeklichtcontrole,bijv.metacti-viteitenverslagenofwaarnemingterplaatse

- Definitievevaststellingo.b.v.beperktetoetsing

137

onderwerp zijn de belangrijkste valkuilen benoemd en zijn waar mogelijk

tips vanuit de praktijk vermeld.




aan:

• Enkele specifieke onderwerpen en aandachtspunten;




139

3 Specifieke onderwerpen en

aandachtspunten

In de praktijk komt het voor dat overheden aan elkaar subsidie verstrek-

ken of een instelling een subsidie doorlegt aan een derde instelling,

maar dat is niet van wezenlijke invloed op de inrichting, verantwoor-

ding en controle. De kern is dat de besteding van de subsidie moet

voldoen aan de afgesproken voorwaarden en prestaties. Hierbij geldt

een meldingsplicht: de subsidieontvanger doet direct melding aan het

college zodra aannemelijk is dat de activiteiten, waarvoor de subsidie

is verleend, niet of geheel niet zullen worden verricht of dat niet of

geheel niet aan de aan de beschikking tot subsidieverlening verbon-

den verplichtingen zal worden voldaan. In een aantal gevallen gaat de

subsidiegrondslag verder dan het verantwoorden en controleren van

de uitgaven en is niet-financiële informatie, zoals aantallen jeugdleden

of gerealiseerde effecten, de basis voor de subsidieverantwoording en

-controle. Ook hierdoor wijzigt het wezen van het proces niet.

In paragraaf 4 worden de belangrijkste risico’s in het kader van subsi-

dieverstrekking benoemd en uitgewerkt. Vervolgens wordt voor deze

risico’s op basis van een drietal scenario’s in paragraaf 5 de inrichting,

verantwoording en controle van het subsidieproces nader uitgewerkt.

Voordat de risico’s worden benoemd en uitgewerkt, wordt in dit hoofd-

stuk eerst ingegaan op een aantal algemene en specifieke aandachts-

punten, waarmee bij het bepalen van het beleid, het stellen van (ver-

antwoordings)eisen en het verantwoorden en controleren van subsidies

rekening moet worden gehouden.

Koppeling activiteiten, geld en prestaties

Gemeenten verstrekken subsidies met als doel het realiseren van maat-

schappelijke prestaties en effecten. Het is daarom van essentieel belang

140

dat bij het beoordelen van aanvragen en het toekennen en vaststellen van

subsidies een expliciete en SMART-gemaakte koppeling wordt gemaakt tus-

sen activiteiten, geld en prestaties.

Kostprijs

Het verstrekken van subsidies kost gemeenten geld. Daarbij gaat het niet al-

leen om de out-of-pocket kosten (de subsidie), maar tevens om bijvoorbeeld

de kosten van interne uren voor het beoordelen van aanvragen, tussentijds

overleg, vaststellen, etc. Voor een adequate afweging door de gemeente

welke activiteiten en projecten wel en niet worden gesubsidieerd en welke

bedragen hier redelijkerwijs aan toegekend worden, is het van belang de

kostprijs van een subsidie te kennen. Deze kostprijs bestaat het subsidie-

bedrag vermeerderd met alle bijkomende kosten, zoals interne uren. Aan

de hand van de kostprijs, de subsidieaanvraag en de beoogde prestaties en

activiteiten kan een evenwichtige afweging plaatsvinden van toe te kennen

en af te wijzen aanvragen evenals de te verstrekken bedragen.

Handhaven termijnen

Gemeenten stellen eisen aan de subsidieontvangers wanneer zij bepaalde

informatie verstrekken of verantwoording afleggen. Deze termijnen worden

onder meer afgesproken om tijdig:

• Inzicht te krijgen in de (voortgang van de) prestaties en activiteiten; en

• Subsidies vast te stellen.

In de praktijk komt het regelmatig voor dat instellingen – uiteraard voor

zover zij verplicht zijn verantwoording af te leggen over de besteding van de

subsidie – één of meerdere keren uitstel vragen en krijgen voor het over-

leggen van (tussentijdse) informatie. Dit is niet wenselijk. Termijn worden

gesteld en afgesproken om de voortgang en realisatie van activiteiten en

besteding van subsidies door instellingen gelijk en op hetzelfde moment

te beoordelen en vast te stellen. Het advies is dan ook dat gemeenten de

afgesproken termijnen niet alleen bewaken maar tevens handhaven (en dus

consequenties verbinden aan het te overschrijden of niet naleven van termij-

nen, bijvoorbeeld door de voorschotten op te schorten).

141

Eigen vermogen

Vooral de qua activiteiten en financiën grote(re) instellingen beschikken

vaak over een eigen vermogen. Het is aan te bevelen dat gemeenten beleid

en spelregels ontwikkelen over de besteding van de subsidie in relatie tot

het beschikken over en aanvullen van het eigen vermogen door de gesubsi-

dieerde instellingen.

VOORBEELDBEPALINGEN VOORWAARDEN EIGEN VERMOGEN

Bepalingen betreffende de financiën van de subsidieaanvrager kunnen zijn:

• Het vormen van eigen vermogen is alleen toegestaan indien de aanvra-

ger hiertoe vooraf toestemming heeft gekregen van het college.

• De genoemde toestemming wordt alleen gegeven indien:

• De bestemming van het eigen vermogen past binnen de doelstelling

van de activiteiten waarvoor het college subsidie verleent, en

• De hoogte van het eigen vermogen naar het oordeel van het college

redelijkerwijs in verhouding staat tot hun bestemming.

• Indien het eigen vermogen van de aanvrager meer bedraagt dan rede-

lijkerwijs voor het uitvoeren van de subsidiabele activiteiten noodzake-

lijk is, kan het college na overleg met de aanvrager de subsidie op een

lager bedrag vaststellen.

• Indien subsidieverlening heeft geleid tot vermogensvorming bij de sub-

sidieontvanger, kan het college terugbetaling vorderen tot maximaal

het bedrag van de vermogenstoename indien:

• De subsidieontvanger voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte

of bestemde goederen vervreemdt of bezwaart of de bestemming

daarvan wijzigt;

• De subsidieontvanger een schadevergoeding ontvangt voor verlies

of beschadiging van voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of

bestemde goederen en deze schadevergoeding niet wordt gebruikt

voor vervanging van de verloren gegane of beschadigde goederen;

• De gesubsidieerde activiteiten geheel of gedeeltelijk worden beëin-

digd;

• De subsidieverlening of de subsidievaststelling wordt ingetrokken of

de subsidie wordt beëindigd; of

142

• De rechtspersoon die de subsidie ontving, wordt ontbonden.

Spelregels bij doorleggen

Het komt regelmatig voor dat voor de uitvoering van onderdelen waarvoor

subsidie is verstrekt, een derde partij wordt ingeschakeld. Bijvoorbeeld:

• Een gemeente verstrekt subsidie aan welzijnsinstelling A voor het uitvoe-

ren van project X;

• Deze instelling schakelt voor de uitvoering en realisatie van het project

een drietal instellingen B t/m D in, die ieder een deel van het totale pro-

ject realiseren;

• Instelling A verstrekt aan de instelling B t/m D een deel van de gemeen-

telijke subsidie, waarmee deze instellingen hun deelprojecten (mede)

kunnen financieren.

In dit voorbeeld vindt een (belangrijk) deel van de activiteiten, registratie en

verantwoording ook bij de instellingen B t/m D plaats. Instelling A is en blijft

in dit geval ongedeeld eindverantwoordelijk voor de rechtmatige besteding

van de subsidie en de verantwoording hierover aan de gemeenten. Hiervoor

is instelling A dan wel afhankelijk van de kwaliteit van de registraties en de

naleving van de subsidievoorwaarden door deze instellingen. De ontvan-

gende eindverantwoordelijke subsidiepartij instelling A doet er verstandig

aan om het doorgeven van deze verantwoordelijkheid en de bijbehorende

verplichtingen adequaat te regelen, door deze op te nemen in een contract

en/of subsidiebeschikking. Aspecten die in deze relatie tussen eindverant-

woordelijke subsidieontvanger en uitvoerende derden van belang zijn, zijn

onder andere:

• Onverkort van toepassing verklaren van de weten regelgeving van de

subsidieverantwoording op deze derden;

• Tijdig informeren over wijzigingen in de subsidieregeling;

• Wijze en het moment van (tussentijdse) verantwoording;

• Bevoorschotting;

• Meldingsplicht;

• Review op werkzaamheden en het verstrekken van gegevens;

• Eisen aan registratie en inrichting administratie; en

143

• Eventuele spelregels bij korten van de uiteindelijke subsidie en terugbe-

taling hiervan.

Het is essentieel dat de gemeente bewaakt en (tussentijds) bespreekt en

vaststelt, dat de subsidieontvanger met de derden adequate afspraken heeft

gemaakt over de inrichting, verantwoording en controle van de ‘doorge-

legde’ subsidies. Hiermee wordt namelijk voorkomen dat bij de vaststel-

ling van de subsidie die is verstrekt aan instelling A problemen en vragen

ontstaan over bijvoorbeeld de mate waarin de gesubsidieerde activiteiten

zijn gerealiseerd, doordat de instellingen B t/m D geen juiste en/of volledige

verantwoording hebben afgelegd aan instelling A.

Uit de hiervoor beschreven aandachtspunten blijkt dat gemeenten een

(grote) diversiteit kennen aan subsidiemogelijkheden, subsidierelaties alsook

afspraken met instellingen over te realiseren prestaties, termijnen, verant-

woordingseisen, etc. Om al deze relaties, afspraken etc. slim, efficiënt en

effectief te kunnen bewaken, is het sterk aan te bevelen dat gemeenten een

subsidieregister bijhouden. In een subsidieregister worden per instelling de

belangrijkste voorwaarden en afspraken vastgelegd en wordt bijgehouden

wanneer en in welke mate aan de gestelde voorwaarden en afspraken is

voldaan. Naast de toegevoegde waarde van het register voor het toezicht en

de handhaving door de gemeente, wordt ook het vaststellingsproces vereen-

voudigd. Immers bij de verantwoording, controle en definitieve vaststelling

van subsidies is veel informatie al beschikbaar, bekend en beoordeeld.

GRIP KRIJGEN EN HOUDEN – SUBSIDIEREGISTER

Niet-limitatief (de exacte invulling is immers afhankelijk van de lokale

invulling van subsidiebeleid, subsidievoorwaarden, etc.) zou in het subsidie-

register – mede afhankelijke van de lokale invulling van het subsidiebeleid

c.a. – in ieder geval per instelling/subsidie het volgende moeten worden

vastgelegd:

Naam aanvrager / instelling

Datum aanvraag

Omschrijving project / activiteit

144

Soort subsidie

Status (aanvraag in behandeling, toegekend, in uitvoering, afgerond)

Bedrag en datum subsidietoekenning

Administratieve gegevens (grootboeknummer, kostencategorie, etc.)

Voorschotgegevens (bedrag, datum, etc.)

Termijnen (tussentijdse) verantwoording

Gegevens accountantsverklaring bij (tussentijdse) verantwoording (in-

dien van toepassing)

Bedrag en datum definitieve vaststelling

145

4 Risico’s in het kader van

subsidieverstrekking

Gemeenten verstrekken subsidies met als doel dat instellingen de door

hen geplande activiteiten kunnen ontplooien. Wanneer dit wordt

‘vertaald’ in risico’s voor de gemeente, dan zijn de risico’s in essentie

beperkt tot een tweetal risico’s:

4. Een aanvrager verkrijgt ten onrechte een subsidie; en

5. De aanvrager besteedt de subsidie niet (geheel) aan het doel waar-

voor deze is verstrekt.


treffen in de vorm van onder andere voorlichting, procedures, beste-

dingsvoorwaarden, verantwoordingseisen en controle. Hierna worden

de risico’s en de hierop te nemen maatregelen uitgewerkt volgens de

scenario’s preventief organiseren, zoeklichtcontroles en toegespitste

aanpak. Vervolgens wordt een aantal basisvoorwaarden en -vereisten

beschreven: de spelregels, functiescheiding en interne controle. Het is bij

de uitwerking van risico’s en te nemen maatregelen voor een gemeente

steeds van belang het evenwicht te bewaken tussen controle en verant-

woording enerzijds en vertrouwen in de aanvrager anderzijds. Anders

gezegd, het gaat – uitgaande van de scenario’s – om ‘vertrouwen waar

het kan en controle waar het moet’. En dat is vaak meer dan nu het

geval is.

146

(TE VEEL) VERTROUWEN IN DE ONTVANGER?

Om inzicht te krijgen en houden in de doeltreffendheid van het subsidiebe-

leid, is het belangrijk vooraf tussen gemeente en subsidieontvanger duide-

lijke en SMART geformuleerde afspraken te maken over de te realiseren ac-

tiviteiten en/of prestaties. Hierbij is het belangrijker om een beperkt aantal

kritische indicatoren te benoemen waarop u echt wenst te sturen dan een

grote diversiteit aan indicatoren te benoemen die moeilijk meetbaar zijn,

veel registratieve inspanningen met zich meebrengen die uiteindelijk niet

direct in de subsidievaststelling en –afrekening worden meegenomen. Ver-

trouwen in de ontvanger van een subsidie is goed en noodzakelijk als basis

om te komen tot vermindering van regeldruk. Om misbruik en oneigenlijk

gebruik van subsidies te voorkomen, ontkomen gemeenten er niet aan om

eisen te stellen aan de besteding en verantwoording van subsidies. Dus:

vertrouwen waar het kan en verantwoorden waar het moet.

De laatste jaren zijn op het terrein van subsidieverstrekking – en dan vooral

de verantwoording aan en controle door gemeenten - de nodige verbete-

ringen gerealiseerd. Dit blijkt bijvoorbeeld uit onderstaand artikel, waarin

een reactie wordt gegeven op de uitkomsten van het onderzoek door RTL

Nieuws.

147

TOEZICHT OP SUBSIDIES STERK VERZAKELIJKT

Nieuwsbrief Accountant.nl, 28 juni 2010 - Het beeld dat gemeenten nauwe-

lijks weten wat er gebeurt met hun subsidies, is gedateerd. Vooral de laat-

ste jaren is toezicht daarop flink aangescherpt. Dat stelt Frank van Kuijck,

partner van Deloitte, in een reactie op een onderzoek naar de besteding

van gemeentesubsidies. De bevindingen van het onderzoeksbureau hebben

betrekking op veertig gemeenten en strekken zich uit over een periode van

2003 tot 2010. 95 procent van de onderzochte gemeenten zou niet weten

of het gevoerde subsidiebeleid doeltreffend is. Controles achteraf vinden

bij negentig procent van de gemeenten niet plaats, aldus het onderzoek.

Van Kuijck nuanceert deze bevindingen. “Er is gekeken naar veertig

gemeenten over een periode van 2003 tot 2010. Nu hebben wij niet zulk

onderzoek gedaan, maar we zien wel heel wat meer dan veertig gemeen-

ten. Vele van hen hebben de laatste jaren goede stappen gemaakt in de

bedrijfsvoering en rechtmatigheid van subsidieverlening. Denk bijvoor-

beeld aan een scherpere aansturing van input en output, een strikte bewa-

king van de termijnen van subsidieaanvragen en -afwikkeling. Ook zien wij

scherpe onderhandelingen in het maken van afspraken met instellingen.”

Het meten van effecten blijft echter moeilijk, vooral als het gaat om maat-

schappelijke doelen waarvoor gemeenten ook andere middelen inzetten,

aldus Van Kuijck. “Als je bijvoorbeeld een beleid hebt om de veiligheid op

straat te vergroten, is subsidie vaak een onderdeel van een heel pallet aan

maatregelen. Zoals meer lantaarnpalen of meer blauw op straat. Je kunt

van een subsidie wel de input en de output meten, maar om het effect

daarvan vast te stellen te midden van andere maatregelen, blijft moeilijk.”

Volgens Van Kuijck draagt effectmeting van subsidies slechts in beperkte

mate bij aan de vraag of het gevoerde beleid van een gemeente effectief

is. “In de sfeer van verantwoording kun je ook gebruikmaken van niet-

financiële informatie. Dat begint met het definiëren van de doelstellingen

van je beleid in termen van streefwaarden. Een subsidie is dan één van de

instrumenten om je doelen te bereiken.” De uitdaging daarbij is om het ef-

fect van het totale pallet aan instrumenten te meten, zo besluit Van Kuijck.

Pas dan is een uitspraak opportuun over de effectiviteit van de hoger gele-

gen beleidsdoelstellingen.

148

Uit het artikel is op te maken dat op het terrein van bedrijfsvoering, verant-

woording en controle verbeteringen zichtbaar zijn. Vooral op het gebied

van afspraken en concrete prestaties is nog het nodige te verbeteren. Bij de

uitwerking van de scenario’s hierna wordt hier meer in detail op ingegaan

en worden handvatten gegeven om hierin op een slimme(re) manier verbe-

teringen in te realiseren.

149


5.1 Scenario 1: Preventief organiserenEen aanvrager verkrijgt ten onrechte een subsidie

Het risico dat een subsidie ten onrechte wordt toegekend, is in het

scenario preventief organiseren het belangrijkst. Immers in dit scenario

worden door de gemeente aan het begin van het proces bij de inrich-

ting zodanige waarborgen getroffen, dat de risico’s op het onrechtma-

tig besteden van de gelden en/of het niet realiseren van de beoogde

prestaties tot voor de gemeente acceptabele proporties zijn terugge-

bracht.

Belangrijke handvatten voor het slim(mer) en daardoor efficiënter en ef-

fectiever inrichten van het aanvraag- en toekenningproces van subsidies

zijn in bijlage 1 uitgewerkt. De belangrijkste handvatten worden hier

nader toegelicht:

• Informeer proactief instellingen over het gemeentelijk subsidiebeleid

en over het doel en de inhoud van de subsidieverordening. Dit kan

bijvoorbeeld door het subsidiebeleid op de gemeentelijke website te

publiceren, gericht flyers te versturen naar (bestaande) subsidierela-

ties en zorg te dragen voor communicatie via huis-aan-huis bladen

of de gemeentegids voor de overige instellingen. Hierdoor zijn

instellingen tijdig en volledig op de hoogte van de subsidiemoge-

lijkheden binnen hun gemeente en hebben zij de mogelijkheid / tijd

goed af te wegen of ze subsidie kunnen en willen aanvragen en zo

ja om vervolgens de aanvraag gedegen voor te bereiden.

• Gebruik een standaard aanvraagformulier, waarin onder andere

de voorwaarden uit de verordening c.a. zijn vermeld om voor een

subsidie in aanmerking te komen. In de praktijk hanteren (vrijwel)

alle gemeenten al een standaard aanvraagformulier. Belangrijk is het

formulier kritisch te beoordelen op:

150

• Het aantal vragen: Zijn alle vragen echt nodig voor het bepalen van

het recht op subsidie?

• Het gebruik van begrijpelijke taal: Met duidelijke vragen kan worden

voorkomen dat onduidelijkheden over de uitleg van en het antwoord

op vragen ontstaan.

• Zijn alle benodigde stukken bijgevoegd: Door bij elke vraag aan te

geven welke bewijsstukken moeten worden bijgevoegd, wordt voorko-

men dat deze later alsnog moeten worden opgevraagd. Voorbeeld is

een activiteitenplan, statuten, etc.

De VNG heeft voor gemeenten formats ontwikkeld voor een aanvraag-

formulier en afwijzingsformulieren. Deze zijn beschikbaar op de site

www.vng.nl, onder subsidiebeleid.

• Documenten en bewijsstukken die worden opgevraagd bij aanvragers

moeten door de gemeente op juist- en volledigheid worden beoordeeld.

Het is daarom belangrijk om alleen die documenten en bewijsstukken op

te vragen, die echt relevant zijn voor het bepalen van het recht op sub-

sidie. Te adviseren is hiervoor een checklist dossiercontrole te hanteren

waarop deze documenten en bewijsstukken zijn vermeld en waarmee

eenvoudig de juist- en volledigheid van de aangeleverde stukken kan

worden vastgesteld.

STANDAARDISEREN – CHECKLIST DOSSIERCONTROLE

De benodigde inhoud van een subsidiedossier is afhankelijk van de voor-

waarden die de gemeente aan een subsidie stelt en de bewijsstukken

die bij een aanvraag en verantwoording moeten worden overlegd. Er is

daarom niet één checklist dossiercontrole te geven, dat is maatwerk op

basis van de lokale regelgeving en situatie.

Een aantal gegevens en stukken zal echter altijd in een subsidiedossier

aanwezig moeten zijn, omdat daarmee de onderbouwing wordt gegeven

van het besluit een subsidie toe te kennen (of af te wijzen) en – voor zover

van toepassing – de verantwoording, controle en definitieve vaststelling

ervan. Gegevens en stukken die – uiteraard mede afhankelijk van de lokale

invulling van het subsidiebeleid – in een subsidiedossier aanwezig zijn:

151

P Z T Inhoud dossier

Aanvraagformulier

Juist- en volledigheid bewijsstukken aanvraag (waaronder

activiteitenplan en financiële begroting)

Besluit op aanvraag (eventueel voorzien van een korte rap-

portage / onderbouwing, bijvoorbeeld in bijzondere situaties

als een aanvraag (deels) wordt afgewezen of sprake is van

relatief grote bedragen) – eventueel Raadsbesluit vaststelling

subsidieprogramma

Toekenningsbeschikking

Verslagen tussentijds overleg

Documentatie waarnemingen ter plaatse, persberichten, etc.

Vastlegging voortgang realisatie prestaties

Termijnen (incl. vervolgacties bij (dreigende) overschrijding)

Subsidieverantwoording (indien van toepassing)

Besluit definitieve vaststelling (eventueel voorzien van een

korte rapportage / onderbouwing, bijvoorbeeld in bijzondere

situaties als de subsidie (deels) wordt teruggevorderd)

Uiteraard moet bij de dossierinhoud ook rekening worden gehouden

met eventuele stukken – of zelfs complete dossiers – die digitaal worden

vastgelegd en bewaard. Het is niet de bedoeling naast het digitale dos-

sier een fysiek schaduwdossier bij te houden. Bij een (gedeeltelijk) digitaal

dossier, kan uiteraard ook de checklist in digitale vorm worden ingevuld en

bijgehouden.

• Gemeenten beschikken over veel informatie die door verschillende

afdelingen en met wisselende doelen wordt verzameld en vastgelegd.

Voor een efficiënte inrichting is het van belang dat gebruik wordt ge-

maakt van (afstemmingen met) al beschikbare informatie, zoals eerdere

aanvragen. Vaak zijn aanvragers al bekend bij de gemeente, bijvoorbeeld

doordat ze eerder een subsidie hebben aangevraagd. Diverse stukken en

gegevens, waaronder stukken met betrekking tot de oprichting, zullen al

bekend en beschikbaar zijn. Door van deze gegevens gebruik te maken,

hoeven bij instellingen alleen nog de ontbrekende gegevens te worden

opgevraagd.

152

De aanvrager besteedt de subsidie niet (geheel) aan het doel waarvoor deze

is verstrekt

In het scenario preventief organiseren wordt het risico dat de subsidie

niet wordt besteed aan het doel waarvoor het is toegekend NIET expliciet

afgedekt. Dit scenario richt zich immers op het treffen van maatregelen aan

de voorkant van het proces (aanvraag en toekenning) en gaat er vanuit dat

daarmee de rechtmatige besteding van de subsidie voldoende is gewaar-

borgd.

Ook voor dit risico geldt dat het aan de gemeente is om op basis van de

lokale situatie en regelgeving te bepalen wanneer het scenario preventief

organiseren kan worden toegepast. Een handvat hiervoor is het rubriceren

van de soorten subsidies naar eenmalig of jaarlijks, de omvang van het subsi-

diebedrag en de openbaarheid en toegankelijkheid van de activiteiten.


niet dat gemeenten niets (kunnen) doen om in dit scenario de rechtmatig-

heid van de bestedingen te waarborgen:

• Leg de (bestedings)voorwaarden voor de subsidie vast in de toekenning-

beschikking. Op die manier kan geen onduidelijkheid bestaan over de

activiteiten en doelen waaraan de subsidie moet worden besteed.

• De gemeente ontvangt in dit scenario geen verantwoording en voert

daardoor in principe geen controle uit op de rechtmatigheid van de be-

stedingen. Omdat een (groot) deel van de gesubsidieerde activiteiten in

de openbaarheid plaatsvindt, is de gemeente wel in staat om zelfstandig

vast te stellen of de afgesproken activiteiten zijn uitgevoerd.

Bijvoorbeeld de besteding van de subsidie voor de Sint-Nicolaasintocht.

Iedere inwoner, bestuurder of medewerker van de gemeente heeft de

mogelijkheid om op eenvoudige wijze – door aanwezigheid ter plaatse

of berichtgeving in de pers – vast te stellen dat deze activiteit heeft

plaatsgevonden. Het is in dat verband niet nodig dat de betreffende

instelling daarvan alsnog een activiteitenverslag voor opstelt en indient.

153

TIP

Hanteer een activiteitenkalender, waarop alle activiteiten en projecten

worden genoteerd die (mede) worden gefinancierd met een subsidie van

de gemeente. Houdt op de kalender bij welke medewerker van de ge-

meente een activiteit heeft bezocht en leg de bevindingen kort vast.

Afsluitend

Het is aan te bevelen bij het bepalen van het scenario rekening te houden

met de financiële omvang van de gevraagde subsidie. Uitgangspunt is dat

het bij een geringe financiële omvang naar verhouding duur zal zijn (name-

lijk een relatief hoge interne tijdsinvestering) om de bestedingen te laten

verantwoorden en de rechtmatigheid ervan te controleren. Op basis van een

kostenbaten analyse is het daarom gewenst in ieder geval financiële grenzen

te hanteren bij het kiezen van een scenario.

154

VALKUIL EN TIP

Het streven van gemeenten is de publieke middelen rechtmatig te beste-

den. Vanuit die doelstelling zijn gemeenten geneigd om de besteding van

gelden die aan derden worden verstrekt – zoals subsidies – altijd te laten

verantwoorden en de verantwoordingen te (laten) controleren.

Op basis van risico’s en een kosten-baten analyse is het niet nodig c.q.

gewenst dat alle subsidieverstrekkingen worden verantwoord en gecon-

troleerd. Het is aan te bevelen criteria op te stellen waarmee kan worden

bepaald welk scenario kan worden toegepast. Bijvoorbeeld:

• Subsidies tot € 5.000: preventief organiseren (géén verantwoording);

• Subsidies tussen € 5.000 en € 50.000: zoeklichtcontroles; en

• Subsidies boven € 50.000: toegespitste aanpak.

De grensbedragen moeten lokaal en in overleg met de gemeenteraad

worden bepaald en vervolgens worden opgenomen in de gemeentelijke

subsidieverordening.

5.2 Scenario 2: ZoeklichtcontrolesEen aanvrager verkrijgt ten onrechte een subsidie

Het risico dat een aanvrager ten onrechte subsidie verkrijgt, wordt afgedekt

met preventieve maatregelen in de aanvraag- en toekenningfase. Het maakt


nen van een subsidie moet in de aanvraag- en toekenningfase worden

gewaarborgd en die fase is gelijk voor de drie scenario’s. Voor de uitwerking

van het risico dat een subsidie ten onrechte wordt verkregen, wordt daarom

kortheidshalve verwezen naar de uitwerking van dit risico bij scenario 1 resp.

de gedetailleerde uitwerking in bijlage 2.


is verstrekt

Bij het scenario zoeklichtcontroles vindt een beperkte verantwoording plaats

van de besteding van de subsidie. Hiermee kan de gemeente controleren en

vaststellen dat de subsidie is besteed aan de activiteiten en doelen waarvoor

de subsidie is toegekend. Belangrijke handvatten voor het slim(mer) en

daardoor efficiënter en effectiever inrichten van de controle zijn in bijlage 2

155

uitgewerkt. De belangrijkste handvatten worden hier nader toegelicht:

• Leg de (bestedings)voorwaarden voor de subsidie vast in de toeken-

ningbeschikking en vermeld daarbij de mogelijkheid dat de gemeente

steekproefsgewijs de besteding van de subsidie kan controleren en dat

de aanvrager hiertoe een deugdelijke administratie moet voeren. Hier

gaat een preventieve werking vanuit.

• Laat de subsidieontvanger, uiteraard voor zover zij verplicht zijn verant-

woording af te leggen over de besteding van de subsidie, na afloop de

bestedingen verantwoorden met het beperkte verantwoordingsformat

en stuur het format mee met de toekenningbeschikking.

• Voer tussentijds gesprekken met bestuurders of directies van instellingen

en bespreek daarbij de voortgang van de activiteiten en de wijze waarop

de subsidie is besteed.

• Beoordeel – uiteraard voor zover zij verplicht zijn verantwoording af

te leggen over de besteding van de subsidie – de verantwoording van

de subsidie en stel vast of de subsidie redelijkerwijs is besteed aan de

activiteiten en doelen waarvoor de subsidie is toegekend. Controleer niet

integraal de verantwoordingen. De eis om verantwoording af te leggen,

heeft al een preventieve werking. Het volstaat om de volledigheid van

de ontvangen verantwoordingen na te gaan. Benoem jaarlijks één thema

of soort subsidie, waarvan de verantwoording daadwerkelijk inhoude-

lijk wordt beoordeeld. Bijvoorbeeld het ene jaar sportverenigingen, het

volgende jaar culturele instellingen, etc.

TIP

Maak zoveel mogelijk gebruik van reeds bekende informatie. Bijvoorbeeld

uit andere bronnen, zoals gesprekken die de gemeente heeft met be-

stuurders over andere onderwerpen (bijvoorbeeld de nieuwbouw van een

sportcomplex), berichten in de pers over activiteiten die zijn uitgevoerd of

bijzondere ontwikkelingen binnen de instelling / branche.

156

5.3 Scenario 3: Toegespitste aanpakEen aanvrager verkrijgt ten onrechte een subsidie

Het risico dat een aanvrager ten onrechte subsidie verkrijgt, wordt afgedekt

met preventieve maatregelen in de aanvraag- en toekenningfase. Het maakt


nen van een subsidie moet in de aanvraag- en toekenningfase worden

gewaarborgd en die fase is gelijk voor de drie scenario’s. Voor de uitwerking

van het risico dat een subsidie ten onrechte wordt verkregen, wordt daarom

kortheidshalve verwezen naar de uitwerking van dit risico bij scenario 1 resp.

de gedetailleerde uitwerking in bijlage 3.


is verstrekt

Bij zowel het scenario zoeklichtcontroles als toegespitste aanpak is sprake

van verantwoording door de subsidieaanvrager en controle hiervan door

de gemeente. De aanpak en maatregelen door de toegespitste aanpak zijn

zodoende gelijk aan het scenario zoeklichtcontroles. Voor de uitwerking van

het risico dat de aanvrager de subsidie niet (geheel) besteedt aan het doel

waarvoor deze is verstrekt, wordt daarom kortheidshalve verwezen naar


Inhoudelijk zijn er twee belangrijke verschillen:

1. De wijze van verantwoording

Bij zoeklichtcontroles is de verantwoording van de subsidie beperkt tot

een opgave van de aard en omvang van de uitgaven en activiteiten en

een toelichting op eventuele verschillen ten opzichte van de aanvraag

(begroting) en het plan. De verantwoording bij de toegespitste aanpak

is uitgebreider. Verantwoordingen moeten tevens worden voorzien van

een accountantsverklaring of andere vorm van zekerheid.

2. De controle door de gemeente

Bij zoeklichtcontroles is de controle door de gemeente beperkt tot het

vaststellen dat alle subsidieontvangers daadwerkelijk een verantwoor-

ding hebben ingediend. Daarbij wordt op basis van thema’s een aantal

verantwoordingen inhoudelijk gecontroleerd. Bij de toegespitste aanpak

157

worden de verantwoordingen integraal gecontroleerd, waarbij uiter-

aard maximaal gebruik wordt gemaakt van de accountantsverklaring of

andere vorm van zekerheid die aan de verantwoording is toegevoegd.

De reden van de uitgebreidere verantwoording en controle is dat het bij

de toegespitste aanpak veelal om de qua financiële omvang belangrijkste

subsidies gaat.

ZEKERHEID TOEVOEGEN

Gemeenten kunnen ervoor kiezen om de subsidieverantwoording van

instellingen door een accountant(indien van toepassing bij voorkeur de

reguliere accountant van de instelling) te laten controleren. Hiermee wordt

zekerheid toegevoegd over de getrouwe weergave van de (financiële)

gegevens in de subsidieverantwoording en eventueel de rechtmatige be-

steding van de subsidie. Overigens kan zo’n verantwoording bestaan uit de

jaarrekening en het jaarverslag van de instelling of een specifiek voor de

subsidie opgestelde verantwoording.

De gemeente kan in dit verband een aantal keuzes maken voor wat betreft

de hoeveelheid zekerheid die zij bij de verantwoordingsinformatie wil ver-

krijgen. De accountant kan hiertoe diverse soorten verklaringen afgeven:

• Samenstellingsverklaring: geeft geen zekerheid;

• Beoordelingsverklaring geeft een beperkte mate van zekerheid; en

• Accountantsverklaring: geeft een redelijke mate van zekerheid.

De gemeente kan er tevens voor kiezen om de accountantscontrole bij de

instellingen uit te breiden met specifieke aandachtspunten. Bijvoorbeeld

of bepaalde onderdelen van de gemeentelijke subsidieverordening of –

beschikking zijn nageleefd. Het is van belang om dergelijke wensen direct

bij de toekenning met de betreffende instelling af te stemmen, zodat deze

haar accountant daarover kan informeren.

158

Wanneer sprake is van meerdere subsidiërende partijen – bijvoorbeeld

naast de gemeente ook de provincie en/of het rijk – dan is het aan te

bevelen om qua verantwoordingseisen van de gemeente aan te sluiten bij

de verantwoordingseisen van de hoofdsubsidieverstrekker. Op die manier

wordt voorkomen dat voor één project verschillende verantwoordingseisen

worden gesteld of dat bepaalde eisen niet worden gesteld, waardoor infor-

matie ontbreekt voor de verantwoording aan de hoofdsubsidieverstrekker.

Het laten uitvoeren van werkzaamheden door de accountant brengt uiter-

aard kosten met zich mee. Het is daarom van belang om de inzet van dit

instrument af te stemmen met de hoogte van de subsidie.

159


Na de inventarisatie van risico’s en de keuze voor een scenario of een

combinatie van scenario’s, kunnen de basisvoorwaarden en -vereisten






risico’s en het gekozen scenario c.q. de combinatie van scenario’s kan

worden bepaald welke spelregels hiervoor passend zijn.


het proces van de subsidieverstrekking te kunnen beheersen. Dit zijn:

Spelregels (visie, verordening en besluit en / of beleidsregels)

Een gemeente zal allereerst een visie op het gebied van welzijn, sport

en maatschappij bepalen en vastleggen: ‘Wat willen wij als gemeente

met de subsidieverstrekking bereiken?’. Vanuit deze visie en rekening

houdend met de risico’s en het gekozen scenario(‘s), kunnen de con-

crete spelregels worden bepaald. De voorwaarden voor het aanvragen

en toekennen van een subsidie worden door gemeenten vastgelegd

in een subsidie- of welzijnsverordening. Hiervoor is een VNG-model

beschikbaar dat veel gemeenten hanteren. De verordening is in feite de

kapstok waaraan het gehele subsidieproces wordt opgehangen. Veelal

is het wenselijk de verordening nader uit te werken in beleidsregels

(bijvoorbeeld voor culturele instellingen, sportsubsidies, etc.), meer

gedetailleerde voorwaarden, afspraken, etc. Het samenstel van verorde-

ning en/of beleidsregels vormt het formele kader waaraan de aanvraag

en toekenning van een subsidie dient te voldoen.

160


In het proces subsidieverstrekking is sprake van geldverkeer vanuit de

gemeente naar de subsidieontvanger. Dit bekent dat in het proces van

aanvragen tot en met uitbetaling sprake moet zijn van adequate maar toe-

gesneden functiescheiding, zodat geen onrechtmatige betalingen (kunnen)

plaatsvinden. Uitgangspunten hierbij zijn: ‘geen controle om de controle’ en

‘geen paraaf om de paraaf’. Kortom functiescheiding, procedures, etc. zijn

goed en noodzakelijk, mits ze van echte toegevoegde waarde zijn.

In ieder geval moet functiescheiding aanwezig zijn tussen:

• Beslissen op de aanvraag voor c.q. tot toekenning van een subsidie;



Normaliter is deze functiescheiding al standaard aanwezig in het proces en

zullen hiertoe geen aanvullende maatregelen hoeven te worden getroffen.


Gemeenten moeten bij de uitvoering van het subsidiebeleid duidelijke

prioriteiten stellen. Dit houdt het volgende in:



troleren maar nagaan waar de belangrijkste risico’s bestaan. Ook kan

meer gebruik gemaakt worden van bekende gegevens en informatie

over activiteiten (in de media).

• Subsidieverordening op maat maken: pas niet per definitie de grens-

bedragen van de model verordening toe, maar zorg voor maatwerk,

wellicht is er in uw gemeente ruimte voor andere grensbedragen.

• Welke controles bouwen we in?: ga in het huidige verstrekkingen- en

verantwoordingsproces na welke maatregelen nu bestaan, of deze toe-

reikend zijn en daar waar mogelijk slimmer aangepakt kunnen worden.

161

Interne controle in de lijn en / of verbijzonderd


van een subsidie dient te voldoen. Deze spelregels worden door de gemeen-

ten zelf bepaald en ingevuld. De gemeente bepaalt dus zelf de hoogte van

de last! Ter vaststelling of de spelregels in de praktijk daadwerkelijk worden

nageleefd – en aanvragen en toekenningen dus rechtmatig zijn – is het

noodzakelijk dat gemeenten periodiek interne controles uitvoeren. Bij de

interne controles wordt op basis van bijvoorbeeld dossieronderzoek vastge-

steld of de verordening c.a. bij de onderzochte aanvragen en toekenningen

is gevolgd. De uitkomsten van de interne controles geven gemeenten input

om waar nodig bij te sturen en daarmee het proces te beheersen. Interne

controles kunnen worden uitgevoerd door de uitvoerende afdeling zelf

(interne controle in de lijn) en / of door een afzonderlijke interne controleaf-

deling (verbijzonderde interne controle).






gerealiseerd, bijvoorbeeld in verband met de (personele) omvang van een

gemeente.

Los van de vraag hoe de interne controle is georganiseerd – in de lijn en/

of verbijzonderd – is het vooral van belang te bepalen waar controle écht

nodig is en welke controles overbodig zijn. Hiervoor is het van belang dat

gemeenten niet alles moeten willen controleren, maar ook controles durven

los te laten. Keuzes die hierbij gemaakt kunnen worden zijn te vinden in al-

lereerst de risico’s die bestaan, omvang van de toegekende subsidie, ontwik-

keling van de individuele lasten, aard en omvang van de regels, signalen of

klachten die zijn ontvangen en zoeklichtcontroles. Het is van belang dat er

een gedegen en goede discussie bestaat binnen de gemeente om de contro-

les vorm te geven.

163

7 Samenvatting

In het hoofdstuk subsidieverstrekking worden handvatten gegeven om

gemeenten te helpen de balans te vinden tussen controle en verant-

woording enerzijds en vermindering van regeldruk en administratieve

lasten anderzijds. Het uitgangspunt voor de handvatten zijn de risico’s

die in het proces worden onderkend. De kunst hierbij is het benoemen

van die risico’s die écht relevant zijn voor de rechtmatigheid van de

subsidieverstrekking. De insteek daarbij is dat een maatregel of actie

altijd moet bijdragen aan het afdekken of minimaliseren van een risico.

Wanneer dit niet het geval is, mag er vanuit worden gegaan dat sprake

is van een overbodige maatregel of actie.




ning) en géén verantwoording;

• Zoeklichtcontroles: beperkte vorm van verantwoording en controle

verantwoordingen op basis van jaarlijks te bepalen thema’s; en

• Toegespitste aanpak: verantwoording inclusief bewijsstukken en

integrale controle verantwoordingen.

Om ‘door de bomen het bos weer te zien’ wordt hierna een samenvat-

tend overzicht gegeven, waarin de (f)actoren zijn benoemd die betrok-

ken zijn bij het proces van subsidieverstrekking. Per (f)actor zijn enkele

belangrijke aandachtspunten benoemd.

164

Voor het daadwerkelijk realiseren van een vermindering van regeldruk en

administratieve lasten is het essentieel dat gemeenten keuzes durven te

maken en op basis van een kostenbaten analyse maatregelen durven te

verminderen of achterwege laten.

165

Bijlage 1 Uitwerking Subsidieverstrekking scenario 1: Preventief organiseren

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 1

Pr

even

tief

org

anis

eren

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Een

aan

vrag

er

verk

rijg

t te

n o

nre

chte

ee

n s

ub

sid

ie.

Aan

vraa

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Info

rmee

r in

stel

ling

en o

ver

het

gem

een

telij

ke s

ub

sid

ieb

elei

d e

n o

ver

het

do

el

en d

e in

ho

ud

van

de

sub

sid

ieve

rord

enin

g.

TIP:

Ver

stu

ur

flye

rs n

aar

de

(bes

taan

de)

su

bsi

die

rela

ties

en

zo

rg v

oo

r co

m-

mu

nic

atie

via

hu

is-a

an-h

uis

bla

den

of

de

gem

een

teg

ids

voo

r d

e o

veri

ge

inst

ellin

gen

.

Aan

vraa

gSt

ruct

uu

r o

rgan

isat

ieZo

rg v

oo

r d

uid

elijk

e ri

chtl

ijnen

en

pro

ced

ure

s w

ie w

ann

eer

mo

et b

eslu

iten

.

TOO

L: W

erk

met

een

su

bsi

die

pro

gra

mm

a w

aari

n a

lle a

anvr

agen

met

ko

rte

bes

chri

jvin

g e

n b

edra

g z

ijn v

erm

eld

en

laat

dit

met

één

bes

luit

do

or

de

Raa

d

vast

stel

len

.

Aan

vraa

gIn

stru

men

ta-

riu

mG

ebru

ik e

en s

tan

daa

rd a

anvr

aag

form

ulie

r vo

or

het

aan

vrag

en v

an e

en s

ub

si-

die

, waa

rin

on

der

an

der

e d

e vo

orw

aard

en z

ijn v

erm

eld

om

vo

or

een

su

bsi

die

in

aan

mer

kin

g t

e ko

men

.

VA

LKU

IL: H

ante

er e

en b

eper

kt a

anta

l du

idel

ijke

en in

beg

rijp

elijk

e ta

al

ges

teld

e vr

agen

en

gee

f b

ij el

ke v

raag

aan

wel

ke b

ijlag

en /

stu

kken

mo

eten

w

ord

en t

oeg

evo

egd

.

Aan

vraa

gD

ocu

men

-ta

tie

Han

teer

een

ch

eckl

ist

waa

rmee

kan

wo

rden

vas

tges

teld

dat

alle

ben

od

igd

e st

ukk

en b

ij d

e su

bsi

die

aan

vraa

g z

ijn o

verl

egd

/ b

ijgev

oeg

d. N

eem

alle

en d

ie

do

cum

ente

n /

bew

ijsst

ukk

en in

het

su

bsi

die

do

ssie

r o

p, d

ie e

cht

rele

van

t zi

jn

voo

r h

et b

epal

en v

an h

et r

ech

t o

p s

ub

sid

ie.

TIP:

Het

op

vrag

en v

an (

te)v

eel d

ocu

men

ten

en

do

cum

ente

n d

ie n

iet

dir

ect

rele

van

t zi

jn, b

etek

ent

dat

alle

stu

kken

op

juis

t- e

n v

olle

dig

hei

d m

oet

en

wo

rden

gec

on

tro

leer

d, o

ntb

reke

nd

e en

/ o

f o

nju

iste

stu

kken

als

no

g m

oet

en

wo

rden

op

gev

raag

d, e

tc.

TIP:

‘Vin

k’ d

e ch

eckl

ist

af z

od

at d

e co

ntr

ole

op

de

juis

t- e

n v

olle

dig

hei

d v

an

het

do

ssie

r ex

plic

iet

zich

tbaa

r w

ord

t g

emaa

kt.

Aan

vraa

gPr

oce

sM

aak

geb

ruik

van

(af

stem

min

gen

met

) re

eds

bes

chik

bar

e in

form

atie

, zo

als

eerd

ere

aan

vrag

en.

TIP:

Vaa

k zi

jn s

ub

sid

ieaa

nvr

ager

s re

eds

bek

end

bij

de

gem

een

te, b

ijvo

orb

eeld

d

oo

rdat

ze

vori

g ja

ar o

ok

een

su

bsi

die

heb

ben

gev

raag

d. B

ewijs

stu

kken

met

b

etre

kkin

g t

ot

bijv

oo

rbee

ld d

e o

pri

chti

ng

/ re

chts

vorm

van

een

inst

ellin

g z

ijn

dan

ree

ds

bek

end

/ b

esch

ikb

aar

bij

de

gem

een

te.

166

Bijlage 1 Uitwerking Subsidieverstrekking scenario 1: Preventief organiseren

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 1

Pr

even

tief

org

anis

eren

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Een

aan

vrag

er

verk

rijg

t te

n o

nre

chte

ee

n s

ub

sid

ie.

Toek

en-

nin

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

In t

oek

enn

ing

sbes

chik

kin

g e

xplic

iet

en e

end

uid

ig v

oo

rwaa

rden

vas

tleg

gen

.

VA

LKU

IL: N

ut

en n

oo

dza

ak v

oo

rwaa

rden

ste

eds

afw

egen

zo

dat

gee

n o

verb

o-

dig

e vo

orw

aard

en w

ord

en g

este

ld.

De

aan

vrag

er b

este

edt

het

su

bsi

die

nie

t (g

ehee

l) a

an h

et d

oel

w

aarv

oo

r d

eze

is

vers

trek

t.

Ver

ant-

wo

ord

ing

N.v

.t.

Bij

pre

ven

tief

org

anis

eren

wo

rdt

gee

n v

eran

two

ord

ing

ove

r d

e b

este

din

g v

an

het

su

bsi

die

gev

raag

d.

VA

LKU

IL: H

et a

chte

rweg

e la

ten

van

een

ver

antw

oo

rdin

g z

ou

het

on

rech

tma-

tig

bes

ted

en v

an h

et s

ub

sid

ie in

de

han

d k

un

nen

wer

ken

. Het

is d

aaro

m v

an

bel

ang

dat

gem

een

ten

ale

rt r

eag

eren

op

(m

og

elijk

) o

nre

chtm

atig

geb

ruik

va

n h

et s

ub

sid

ie e

n in

vo

ork

om

end

e g

eval

len

san

ctie

s o

ple

gg

en.

Co

ntr

ole

en

eva

lu-

atie

N.v

.t.

Bij

pre

ven

tief

org

anis

eren

wo

rdt

gee

n v

eran

two

ord

ing

afg

eleg

d e

n b

lijft

m

ede

daa

rdo

or

con

tro

le e

n e

valu

atie

ach

terw

ege.

TIP:

Uit

bijv

. fra

ud

esig

nal

en, b

eric

hte

n in

de

per

s o

f an

on

iem

e ti

ps

kan

blij

ken

d

at e

en in

stel

ling

mo

gel

ijk h

et s

ub

sid

ie -

on

dan

ks d

e p

reve

nti

eve

maa

treg

e-le

n -

to

ch t

en o

nre

chte

hee

ft o

ntv

ang

en. I

n d

at g

eval

kan

als

no

g c

on

tro

le

pla

atsv

ind

en.

167

Bijlage 2 Uitwerking Subsidieverstrekking scenario 2: Zoeklichtcontroles

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 2

Zo

eklic

htc

on

tro

les

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Een

aan

vrag

er

verk

rijg

t te

n o

nre

chte

ee

n s

ub

sid

ie.

Aan

vraa

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Info

rmee

r in

stel

ling

en o

ver

het

gem

een

telij

ke s

ub

sid

ieb

elei

d e

n o

ver

het

do

el e

n d

e in

ho

ud

van

de

sub

sid

ieve

rord

enin

g.

TIP:

Ver

stu

ur

flye

rs n

aar

de

(bes

taan

de)

su

bsi

die

rela

ties

en

zo

rg v

oo

r co

mm

un

icat

ie v

ia h

uis

-aan

-hu

is b

lad

en o

f d

e g

emee

nte

gid

s vo

or

de

ove

rig

e in

stel

ling

en.

Aan

vraa

gSt

ruct

uu

r o

rgan

isat

ieZo

rg v

oo

r d

uid

elijk

e ri

chtl

ijnen

en

pro

ced

ure

s w

ie w

ann

eer

mo

et

bes

luit

en.

TOO

L: W

erk

met

een

su

bsi

die

pro

gra

mm

a w

aari

n a

lle a

anvr

agen

met

ko

rte

bes

chri

jvin

g e

n b

edra

g z

ijn v

erm

eld

en

laat

dit

met

één

bes

luit

d

oo

r d

e R

aad

vas

tste

llen

.

Aan

vraa

gIn

stru

men

ta-

riu

mG

ebru

ik e

en s

tan

daa

rd a

anvr

aag

form

ulie

r vo

or

het

aan

vrag

en v

an

een

su

bsi

die

, waa

rin

on

der

an

der

e d

e vo

orw

aard

en z

ijn v

erm

eld

om

vo

or

een

su

bsi

die

in a

anm

erki

ng

te

kom

en.

VA

LKU

IL: H

ante

er e

en b

eper

kt a

anta

l du

idel

ijke

en in

beg

rijp

elijk

e ta

al g

este

lde

vrag

en e

n g

eef

bij

elke

vra

ag a

an w

elke

bijl

agen

/ st

uk-

ken

mo

eten

wo

rden

to

egev

oeg

d.

Aan

vraa

gD

ocu

men

-ta

tie

Han

teer

een

ch

eckl

ist

waa

rmee

kan

wo

rden

vas

tges

teld

dat

alle

be-

no

dig

de

stu

kken

bij

de

sub

sid

ieaa

nvr

aag

zijn

ove

rleg

d /

bijg

evo

egd

. N

eem

alle

en d

ie d

ocu

men

ten

/ b

ewijs

stu

kken

in h

et s

ub

sid

ied

oss

ier

op

, die

ech

t re

leva

nt

zijn

vo

or

het

bep

alen

van

het

rec

ht

op

su

bsi

die

.

TIP:

Het

op

vrag

en v

an (

te)v

eel d

ocu

men

ten

en

do

cum

ente

n d

ie n

iet

dir

ect

rele

van

t zi

jn, b

etek

ent

dat

alle

stu

kken

op

juis

t- e

n v

olle

dig

-h

eid

mo

eten

wo

rden

gec

on

tro

leer

d, o

ntb

reke

nd

e en

/ o

f o

nju

iste

st

ukk

en a

lsn

og

mo

eten

wo

rden

op

gev

raag

d, e

tc.

TIP:

‘Vin

k’ d

e ch

eckl

ist

af z

od

at d

e co

ntr

ole

op

de

juis

t- e

n v

olle

dig

-h

eid

van

het

do

ssie

r ex

plic

iet

zich

tbaa

r w

ord

t g

emaa

kt.

Aan

vraa

gPr

oce

sM

aak

geb

ruik

van

(af

stem

min

gen

met

) re

eds

bes

chik

bar

e in

form

atie

, zo

als

eerd

ere

aan

vrag

en.

TIP:

Vaa

k zi

jn s

ub

sid

ieaa

nvr

ager

s re

eds

bek

end

bij

de

gem

een

te, b

ij-vo

orb

eeld

do

ord

at z

e vo

rig

jaar

oo

k ee

n s

ub

sid

ie h

ebb

en g

evra

agd

. B

ewijs

stu

kken

met

bet

rekk

ing

to

t b

ijvo

orb

eeld

de

op

rich

tin

g /

rech

tsvo

rm v

an e

en in

stel

ling

zijn

dan

ree

ds

bek

end

/ b

esch

ikb

aar

bij

de

gem

een

te.

168


Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 2

Zo

eklic

htc

on

tro

les

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Een

aan

vrag

er

verk

rijg

t te

n o

nre

chte

ee

n s

ub

sid

ie.

Toek

en-

nin

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

In t

oek

enn

ing

sbes

chik

kin

g e

xplic

iet

en e

end

uid

ig v

oo

rwaa

rden

va

stle

gg

en.

VA

LKU

IL: N

ut

en n

oo

dza

ak v

oo

rwaa

rden

ste

eds

afw

egen

zo

dat

gee

n

ove

rbo

dig

e vo

orw

aard

en w

ord

en g

este

ld.

De

aan

vrag

er b

este

edt

het

su

bsi

die

nie

t (g

ehee

l) a

an h

et d

oel

w

aarv

oo

r d

eze

is

vers

trek

t.

Toek

en-

nin

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Leg

de

(bes

ted

ing

s)vo

orw

aard

en v

oo

r h

et s

ub

sid

ie v

ast

in d

e to

eken

-n

ing

sbes

chik

kin

g.

TIP:

Ver

mel

d in

de

bes

chik

kin

g d

e m

og

elijk

hei

d d

at d

e g

emee

nte

st

eekp

roef

sgew

ijs d

e b

este

din

g v

an h

et s

ub

sid

ie k

an c

on

tro

lere

n e

n

dat

de

aan

vrag

er h

iert

oe

een

deu

gd

elijk

e ad

min

istr

atie

mo

et v

oer

en.

Hie

r g

aat

een

pre

ven

tiev

e w

erki

ng

van

uit

.

Ver

ant-

wo

ord

ing

Inst

rum

enta

-ri

um

Stel

een

sta

nd

aard

bep

erkt

ver

antw

oo

rdin

gsf

orm

at v

ast

voo

r d

e b

este

din

g v

an h

et s

ub

sid

ie.

Laat

de

sub

sid

ieo

nt-

van

ger

na

aflo

op

d

e b

este

din

gen

ve

ran

two

ord

en m

et

het

bep

erkt

e ve

ran

t-w

oo

rdin

gsf

orm

at.

TIP

1: S

tuu

r h

et v

eran

two

ord

ing

sfo

rmat

mee

met

de

toek

enn

ing

sbe-

sch

ikki

ng

.

TIP

2: V

ul d

e g

eraa

md

e b

edra

gen

- o

p b

asis

van

de

sub

sid

ieaa

nvr

aag

-

alva

st in

op

het

ver

antw

oo

rdin

gsf

orm

ulie

r. D

e in

stel

ling

kan

daa

r ve

rvo

lgen

s d

e w

erke

lijke

uit

gav

en n

aast

zet

ten

.

169


Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 2

Zo

eklic

htc

on

tro

les

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

De

aan

vrag

er b

este

edt

het

su

bsi

die

nie

t (g

ehee

l) a

an h

et d

oel

w

aarv

oo

r d

eze

is

vers

trek

t.

Co

ntr

ole

en

eva

lu-

atie

Pro

ces

Vo

er t

uss

enti

jds

ges

pre

k-ke

n m

et b

estu

urd

ers

/ d

irec

ties

van

inst

ellin

gen

en

bes

pre

ek d

aarb

ij d

e vo

ort

gan

g v

an d

e ac

tivi

teit

en e

n d

e w

ijze

waa

rop

het

su

bsi

die

is

bes

teed

.

Beo

ord

eel d

e ve

ran

two

ord

ing

van

h

et s

ub

sid

ie e

n s

tel

vast

of

het

su

bsi

die

re

del

ijker

wijs

is

bes

teed

aan

de

acti

vite

iten

/ d

oel

en

waa

rvo

or

het

su

bsi

-d

ie is

to

egek

end

.

TIP:

Maa

k zo

veel

mo

ge-

lijk

geb

ruik

van

ree

ds

bek

end

e in

form

atie

. B

ijvo

orb

eeld

uit

an

der

e b

ron

nen

, zo

als

ges

pre

k-ke

n d

ie d

e g

emee

nte

h

eeft

met

bes

tuu

rder

s o

ver

and

ere

on

der

wer

-p

en (

bijv

oo

rbee

ld d

e n

ieu

wb

ou

w v

an e

en

spo

rtco

mp

lex)

, ber

ich

ten

in

de

per

s o

ver

acti

vite

i-te

n d

ie z

ijn u

itg

evo

erd

of

bijz

on

der

e o

ntw

ikke

lin-

gen

bin

nen

de

inst

ellin

g /

bra

nch

e.

VA

LKU

IL: C

on

tro

leer

n

iet

inte

gra

al d

e ve

ran

two

ord

ing

en.

De

eis

om

ver

ant-

wo

ord

ing

af

te

leg

gen

, hee

ft a

l een

p

reve

nti

eve

wer

-ki

ng

. Het

vo

lsta

at

om

de

on

tvan

gst

va

n v

eran

two

ord

in-

gen

na

te g

aan

.

TIP:

Ben

oem

jaar

lijks

éé

n t

hem

a / s

oo

rt

sub

sid

ie, w

aarv

an

de

vera

ntw

oo

rdin

g

daa

dw

erke

lijk

inh

ou

del

ijk w

ord

t b

eoo

rdee

ld. B

ijvo

or-

bee

ld h

et e

ne

jaar

sp

ort

vere

nig

ing

en,

het

vo

lgen

de

jaar

cu

ltu

rele

inst

ellin

-g

en, e

tc.

170

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 3

To

eges

pit

ste

aan

pak

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Een

aan

vrag

er

verk

rijg

t te

n o

nre

chte

ee

n s

ub

sid

ie.

Aan

vraa

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Info

rmee

r in

stel

ling

en o

ver

het

gem

een

telij

ke s

ub

sid

ieb

elei

d e

n o

ver

het

do

el e

n d

e in

ho

ud

van

de

sub

sid

ieve

rord

enin

g.

TIP:

Ver

stu

ur

flye

rs n

aar

de

(bes

taan

de)

su

bsi

die

rela

ties

en

zo

rg v

oo

r co

mm

un

icat

ie v

ia h

uis

-aan

-hu

is b

lad

en o

f d

e g

emee

nte

gid

s vo

or

de

ove

rig

e in

stel

ling

en.

Aan

vraa

gSt

ruct

uu

r o

rgan

isat

ieZo

rg v

oo

r d

uid

elijk

e ri

chtl

ijnen

en

pro

ced

ure

s w

ie w

ann

eer

mo

et

bes

luit

en.

TOO

L: W

erk

met

een

su

bsi

die

pro

gra

mm

a w

aari

n a

lle a

anvr

agen

met

ko

rte

bes

chri

jvin

g e

n b

edra

g z

ijn v

erm

eld

en

laat

dit

met

één

bes

luit

d

oo

r d

e R

aad

vas

tste

llen

.

Aan

vraa

gIn

stru

men

ta-

riu

mG

ebru

ik e

en s

tan

daa

rd a

anvr

aag

form

ulie

r vo

or

het

aan

vrag

en v

an

een

su

bsi

die

, waa

rin

on

der

an

der

e d

e vo

orw

aard

en z

ijn v

erm

eld

om

vo

or

een

su

bsi

die

in a

anm

erki

ng

te

kom

en.

VA

LKU

IL: H

ante

er e

en b

eper

kt a

anta

l du

idel

ijke

en in

beg

rijp

elijk

e ta

al g

este

lde

vrag

en e

n g

eef

bij

elke

vra

ag a

an w

elke

bijl

agen

/ st

uk-

ken

mo

eten

wo

rden

to

egev

oeg

d.

Aan

vraa

gD

ocu

men

-ta

tie

Han

teer

een

ch

eckl

ist

waa

rmee

kan

wo

rden

vas

tges

teld

dat

alle

be-

no

dig

de

stu

kken

bij

de

sub

sid

ieaa

nvr

aag

zijn

ove

rleg

d /

bijg

evo

egd

. N

eem

alle

en d

ie d

ocu

men

ten

/ b

ewijs

stu

kken

in h

et s

ub

sid

ied

oss

ier

op

, die

ech

t re

leva

nt

zijn

vo

or

het

bep

alen

van

het

rec

ht

op

su

bsi

die

.

TIP:

Het

op

vrag

en v

an (

te)v

eel d

ocu

men

ten

en

do

cum

ente

n d

ie n

iet

dir

ect

rele

van

t zi

jn, b

etek

ent

dat

alle

stu

kken

op

juis

t- e

n v

olle

dig

-h

eid

mo

eten

wo

rden

gec

on

tro

leer

d, o

ntb

reke

nd

e en

/ o

f o

nju

iste

st

ukk

en a

lsn

og

mo

eten

wo

rden

op

gev

raag

d, e

tc.

TIP:

‘Vin

k’ d

e ch

eckl

ist

af z

od

at d

e co

ntr

ole

op

de

juis

t- e

n v

olle

dig

-h

eid

van

het

do

ssie

r ex

plic

iet

zich

tbaa

r w

ord

t g

emaa

kt.

Aan

vraa

gPr

oce

sM

aak

geb

ruik

van

(af

stem

min

gen

met

) re

eds

bes

chik

bar

e in

form

a-ti

e, z

oal

s ee

rder

e aa

nvr

agen

.

TIP:

Vaa

k zi

jn s

ub

sid

ieaa

nvr

ager

s re

eds

bek

end

bij

de

gem

een

te, b

ij-vo

orb

eeld

do

ord

at z

e vo

rig

jaar

oo

k ee

n s

ub

sid

ie h

ebb

en g

evra

agd

. B

ewijs

stu

kken

met

bet

rekk

ing

to

t b

ijvo

orb

eeld

de

op

rich

tin

g /

rech

tsvo

rm v

an e

en in

stel

ling

zijn

dan

ree

ds

bek

end

/ b

esch

ikb

aar

bij

de

gem

een

te.

Bijlage 3 Uitwerking Subsidieverstrekking scenario 3: Toegespitste aanpak

171

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 3

To

eges

pit

ste

aan

pak

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

Een

aan

vrag

er

verk

rijg

t te

n o

nre

chte

ee

n s

ub

sid

ie.

Toek

en-

nin

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

In t

oek

enn

ing

sbes

chik

kin

g e

xplic

iet

en e

end

uid

ig v

oo

rwaa

rden

va

stle

gg

en.

VA

LKU

IL: N

ut

en n

oo

dza

ak v

oo

rwaa

rden

ste

eds

afw

egen

zo

dat

gee

n

ove

rbo

dig

e vo

orw

aard

en w

ord

en g

este

ld.

De

aan

vrag

er b

este

edt

het

su

bsi

die

nie

t (g

ehee

l) a

an h

et d

oel

w

aarv

oo

r d

eze

is

vers

trek

t.

Toek

en-

nin

gIn

form

atie

-vo

orz

ien

ing

Leg

de

(bes

ted

ing

s)vo

orw

aard

en v

oo

r h

et s

ub

sid

ie v

ast

in d

e to

eken

-n

ing

sbes

chik

kin

g.

TIP:

Nee

m v

oo

r g

rote

su

bsi

die

s d

e vo

orw

aard

e o

p d

at d

e ve

ran

t-w

oo

rdin

g /

jaar

reke

nin

g m

oet

wo

rden

vo

orz

ien

van

een

acc

ou

n-

tan

tsve

rkla

rin

g. H

ierb

ij ku

nn

en t

even

s sp

ecifi

eke

aan

wijz

ing

en

voo

r d

e co

ntr

ole

ren

d a

cco

un

tan

t w

ord

en m

eeg

egev

en. H

ierm

ee

vers

chu

ift

de

con

tro

le o

p -

bijv

oo

rbee

ld -

de

nal

evin

g v

an d

e ve

ror-

den

ing

van

de

gem

een

te n

aar

de

(acc

ou

nta

nt

van

de)

inst

ellin

g.

Ver

ant-

wo

ord

ing

Inst

rum

enta

-ri

um

Stel

een

sta

nd

aard

bep

erkt

ver

antw

oo

rdin

gsf

orm

at v

ast

voo

r d

e b

este

din

g v

an h

et s

ub

sid

ie.

Laat

de

sub

sid

ieo

nt-

van

ger

na

aflo

op

d

e b

este

din

gen

ve

ran

two

ord

en

met

het

bep

erkt

e ve

ran

two

ord

ing

s-fo

rmat

.

TIP

1: S

tuu

r h

et v

eran

two

ord

ing

sfo

rmat

mee

met

de

toek

enn

ing

s-b

esch

ikki

ng

.

TIP

2: V

ul d

e g

eraa

md

e b

edra

gen

- o

p b

asis

van

de

sub

sid

ieaa

nvr

aag

-

alva

st in

op

het

ver

antw

oo

rdin

gsf

orm

ulie

r. D

e in

stel

ling

kan

daa

r ve

rvo

lgen

s d

e w

erke

lijke

uit

gav

en n

aast

zet

ten

.


172

Ris

ico

Fase

On

der

wer

pSc

enar

io 3

To

eges

pit

ste

aan

pak

Prev

enti

efTu

ssen

tijd

sR

epre

ssie

f

De

aan

vrag

er b

este

edt

het

su

bsi

die

nie

t (g

ehee

l) a

an h

et d

oel

w

aarv

oo

r d

eze

is

vers

trek

t.

Co

ntr

ole

en

eva

lu-

atie

Pro

ces

Vo

er t

uss

enti

jds

ges

pre

k-ke

n m

et b

estu

urd

ers

/ d

irec

ties

van

inst

ellin

gen

en

bes

pre

ek d

aarb

ij d

e vo

ort

gan

g v

an d

e ac

tivi

-te

iten

en

de

wijz

e w

aaro

p

het

su

bsi

die

is b

este

ed.

Co

ntr

ole

er d

e ve

ran

two

ord

ing

van

h

et s

ub

sid

ie e

n s

tel

vast

of

het

su

bsi

die

is

bes

teed

aan

de

acti

vite

iten

/ d

oel

en

waa

rvo

or

het

su

bsi

-d

ie is

to

egek

end

.

TIP:

Maa

k zo

veel

mo

gel

ijk

geb

ruik

van

ree

ds

bek

end

e in

form

atie

. B

ijvo

orb

eeld

uit

an

der

e b

ron

nen

, zo

als

ges

pre

k-ke

n d

ie d

e g

emee

nte

h

eeft

met

bes

tuu

rder

s o

ver

and

ere

on

der

wer

pen

(b

ijvo

orb

eeld

de

nie

uw

-b

ou

w v

an e

en s

po

rtco

m-

ple

x), b

eric

hte

n in

de

per

s o

ver

acti

vite

iten

die

zijn

u

itg

evo

erd

of

bijz

on

der

e o

ntw

ikke

ling

en b

inn

en

de

inst

ellin

g /

bra

nch

e.

TIP:

Maa

k zo

veel

m

og

elijk

geb

ruik

va

n d

e d

oo

r d

e in

stel

ling

gel

e-ve

rde

zeke

rhei

d,

bijv

oo

rbee

ld in

de

vorm

van

een

ac-

cou

nta

nts

verk

lari

ng

b

ij d

e ve

ran

two

or-

din

g o

f aa

n d

e h

and

va

n b

ijgev

oeg

de

bew

ijsst

ukk

en /

acti

vite

iten

vers

la-

gen

/ et

c.


Handreiking rechtmatigheid en interne controle...Inhoudsopgave Deel 1. Rechtmatigheid en interne...

Documents

Transcript of Handreiking rechtmatigheid en interne controle...Inhoudsopgave Deel 1. Rechtmatigheid en interne...