INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE...

90
INTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten A. BAUWENS Accountant – Bedrijfsrevisor

Transcript of INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE...

Page 1: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

INTERNE EN EXTERNE CONTROLE

Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012

Stagiairs accountants en belastingconsulenten

A. BAUWENS Accountant – Bedrijfsrevisor

ACC

Page 2: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

1

IAB - Voordrachtcyclus stagejaar 2012

INTERNE EN EXTERNECONTROLE

ABauwens13-10-2012

Page 3: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

2

DOELSTELLING SEMINARIE - verwachting............................................................................................... 4

INTRODUCTIE TOT DE INTERNE CONTROLE ............................................................................................ 5

1. De organisatie.............................................................................................................................. 5

1.1. Doelstelling van een organisatie ......................................................................................... 5

1.2. Taakverdeling – functies - delegeren .................................................................................. 5

2. Interne controle........................................................................................................................... 6

2.1. Definitie ............................................................................................................................... 6

2.2. Externe controle / interne controle .................................................................................... 7

2.3. Maatregelen voor interne controle..................................................................................... 8

2.4. Beperking aan interne controle........................................................................................... 8

2.5. Controlemaatregelen .......................................................................................................... 9

2.5.1. Functiescheiding.......................................................................................................... 9

a. Beschikkend........................................................................................................................ 9

b. Bewarend ............................................................................................................................ 9

c. Registrerend......................................................................................................................... 9

d. Controlerend ....................................................................................................................... 9

2.5.2. Budgetteren als controlemaatregel ............................................................................ 9

2.5.3. Gebruik van geschikte formulieren ........................................................................... 10

2.5.4. Beveiliging van activa ................................................................................................ 10

2.6. Tools van de interne controle (voorbeelden).................................................................... 10

2.6.1. Inventarisatie............................................................................................................. 10

2.6.2. Externe confirmatie................................................................................................... 11

2.6.3. Beoordelen van verantwoordingsstukken ................................................................ 11

2.6.4. Observatie ................................................................................................................. 11

2.6.5. Medewerkers............................................................................................................. 11

2.6.6. Rekenkundig nazicht.................................................................................................. 11

2.6.7. Analytisch testen ....................................................................................................... 12

2.6.8. Key Performance Indicators – Balanced Scorecard................................................... 12

2.6.9. Checklists ................................................................................................................... 12

2.7. Best practices .................................................................................................................... 19

2.7.1. Algemeen................................................................................................................... 19

2.7.2. Aankoopproces.......................................................................................................... 19

2.7.3. Thesauriebeheer........................................................................................................ 21

2.7.4. Personeelsbeleid ....................................................................................................... 21

Page 4: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

3

2.7.5. IT processen............................................................................................................... 21

2.7.6. Case 1 ........................................................................................................................ 22

2.7.7. Case 2 ........................................................................................................................ 23

3. COSO - COSO ERM .................................................................................................................... 24

3.1. COSO (1) ............................................................................................................................ 24

3.2. COSO (2) ERM.................................................................................................................... 27

3.2.1. Van 5 naar 8 componenten....................................................................................... 27

3.2.2. doelstellingen ............................................................................................................ 28

3.2.3. Voorbeeld Vlaamse Overheid.................................................................................... 29

4. Verantwoordelijkheid – Corporate governance........................................................................ 43

INTRODUCTIE TOT DE EXTERNE CONTROLE.......................................................................................... 45

5. Soorten controles ...................................................................................................................... 45

5.1. Controle van de jaarrekening ............................................................................................ 45

5.2. Opdrachten bepaald in Wetboek van Vennootschappen ................................................. 45

6. Auditrisico.................................................................................................................................. 46

6.1. Inherent risico.................................................................................................................... 46

6.2. Controlerisico .................................................................................................................... 46

6.3. Auditrisico.......................................................................................................................... 46

6.4. Materialiteit....................................................................................................................... 46

6.5. Werkdocument - Risicoprofiel en inzicht in de onderneming........................................... 47

6.6. Werkdocument – Materialiteit.......................................................................................... 53

7. Controledoelstellingen .............................................................................................................. 62

8. Controlewerkzaamheden op basis van enkele voorbeelden .................................................... 63

8.1. Jaarrekening als geheel ..................................................................................................... 63

8.2. Cyclus inkopen/leveranciers.............................................................................................. 70

8.3. Cyclus vaste activa............................................................................................................. 74

8.4. Cyclus overige schulden / overige vorderingen ................................................................ 78

8.5. Fraude................................................................................................................................ 81

Bibliografie: ....................................................................................................................................... 89

Page 5: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

4

DOELSTELLING SEMINARIE - verwachting

Een seminarie van een paar uur over de interne en externe controle is zowel voor mijzelf als voor de

stagiairs een niet te onderschatten opdracht.

Het leek mij dan ook nuttig om de materie te richten op de toekomstige interne en externe

accountants belastingconsulenten (lees verder “de auditor”).

In het tweede deel van het seminarie dat over de externe controle heb ik naast de beperkte theorie

getracht om aan de hand van de recente ontwikkelingen vragenlijsten toe te voegen die de

geëvolueerde kijk op de externe controle weergeven.

Wat wordt van U verwacht ?

- Interne controle: Begrijpen wat interne controle omvat en aan welke minimale vereisten

moet voldaan worden (via eenvoudige cases). Dat de kwaliteit/betrouwbaarheid van de

financiële staten niet alleen mag gezien worden vanuit de naakte cijfers maar wel vanuit

een geheel van afspraken en procedures die resulteren in een efficiënte rapportering.

Dat het nemen van risico’s eigen is aan ondernemen maar het van belang is de risico’s te

herkennen en te beheersen.

- Externe controle: De externe accountant kan geconfronteerd worden met een aantal

(wettelijke ) controleopdrachten, het is de bedoeling dat ook hier het belang van de

interne controle wordt erkend (veel voorkomende fout bij mondeling proef).

Alvorens de externe controle kan uitgevoerd worden moet men over een (passend)

controleprogramma beschikken dat werd bijgestuurd aan de hand van de

voorbereidingen die de externe controle voorafgaan.

Het is de bedoeling dat voor “externe controle” de controledoelstellingen en

controletechnieken gekend zijn en dat dit kan aangetoond worden via praktische

voorbeelden. Men moet bij een eenvoudige case een beperkte risicoanalyse kunnen

opstellen.

Page 6: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

5

INTRODUCTIE TOT DE INTERNE CONTROLE

1. De organisatie

1.1. Doelstelling van een organisatie

Bedrijven groot of klein moeten naast hun “corebusiness” zorgen dat afspraken worden

nagekomen, offertes worden gemaakt, goederen worden besteld, betalingen worden

uitgevoerd, facturen worden gemaakt ….resultaten worden opgesteld, aangiftes worden

ingediend…. Enz.

Soms straal een onderneming rust en vaardigheid uit (perceptie van kwaliteit) en andere

lijken permanent afspraken te vergeten, lopen chaotisch over en weer en stapelen

fouten op en komen dan zoals men vaak zegt “van alles tegen”. Klanten ontvangen geen

of foute offerte, facturatie loopt mank en de betalingen worden niet opgevolgd of

voldoende geïnd, officiële stukken worden laattijdig behandeld.

Om vat te krijgen op de onderneming en om te kunnen besturen is er noodzaak aan een

werkmethode, die werkmethode wordt vastgelegd in een aantal gestructureerde

procedures en noemen we een informatiesysteem. Dat informatiesysteem moet er voor

zorgen dat er voldoende en kwalitatief goede informatie in het bedrijf beschikbaar is

zodat er daarop steunend goede beslissingen kunnen genomen worden.

Het is duidelijk dat door zich enkel te baseren op de “financiële staten” van de

“organisatie” de “auditor” onmogelijk kan weten op welke wijze (tijdig, volledig, juist ….)

de informatie tot stand is gekomen. De (controle)werkzaamheden van de auditor

resulteren in een rapport dat door derden zal gelezen en gebruikt worden. De auditor zal

er zich moeten van vergewissen via welke “informatiesystemen” de financiële staten tot

stand zijn gekomen.

1.2. Taakverdeling – functies - delegeren

Omdat de organisatie haar doel zou realiseren moet ze over voldoende en betrouwbare

informatie zou kunnen beschikken en zal binnen de organisatie het werk, de

bevoegdheden en de middelen via een taakverdeling (delegatie) moeten gebeuren.

Delegeren betekent dat er taken aan anderen, meestal ondergeschikten worden

toegewezen. Er zal een geheel van functie en taakbeschrijvingen moeten opgemaakt

worden. Naar gelang de omvang of aard van de onderneming kan deze organisatie al dan

Page 7: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

6

niet complexe structuren aannemen bv: een lijnorganisatie, een lijn-staforganisatie, een

projectgerichte organisatie, …

Zodra er sprake is van delegeren wordt de controle (lees interne controle) op de

gedelegeerde bevoegdheden een zeer belangrijk aspect binnen een organisatie die over

efficiënte, effectieve en betrouwbare informatie wenst te beschikken.

2. Interne controle

2.1. DefinitieEen organisatie staat onder leiding van een manager, directeur, een bedrijfsleider, een

bestuursorgaan of een zaakvoerder.

Deze personen worden gelet op hun functie verantwoordelijk geacht voor wat binnen de

organisatie gebeurt. Het de raad van bestuur of zaakvoerder (verder: bestuursorgaan)

stelt de informatie ter beschikking1 aan externe organisaties of maakt ze publiek. Het

bestuur heeft een aantal doelstellingen te halen, moet haar risico’s kennen of op zijn

minst in staat zijn om ze te kunnen schatten, moet aan wettelijke verplichtingen voldoen,

moet verantwoording afleggen aan de aandeelhouders, ……..

Gelet op de aanzienlijke verantwoordelijkheid zal het bestuur zich organiseren om tot

een vorm van controle/zekerheid te komen.

Deze controle noemt men de “interne controle” en kan als volgt omschreven worden:

Het geheel van maatregelen en procedures om een redelijke mate van zekerheid te

hebben over:

- Het bereiken van de doelstellingen van de onderneming

o Klantentevredenheid

o Volledigheid van facturatie

o Bedrijfsethiek ( bv Triodosbank / Oxfarm)

o Productkwaliteit

o …

- Het naleven van de wettelijke verplichtingen

o Kennis bij personeel van regelgeving ( bv Witwaswetgeving in

accountanskantoor)

o Milieuwetgeving

o …..

- De betrouwbaarheid van de financiële- en beheers informatie

o Juistheid en tijdigheid van financiële informatie

o Volledigheid van opbrengsten

1De auditor zal in zijn rapport ook telkens vermelden dat de financiële staten zijn opgemaakt onder

verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan.

Page 8: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

7

o Betrouwbare rapporten

o ….

- Het efficiënt en economisch gebruik van middelen

o Correcte aanwending van activa

o Kennis en vaardigheid van personeel

o …..

- Het beschermen van activa

o Goed onderhoud van infrastructuur en installaties

o Correct verzekerd

o Zorgvuldigheid bij inventarisatie

o Fysische beveiliging

o ….

- Het voorkomen van fraude

o Juiste aanwerving

o Functiescheiding

o Back-ups

o Volmachten

o …..

De interne controle vormt relatieve bescherming. Relatief omdat men altijd zal dat er

risico’s blijven gezien dit eigen is aan ondernemen.

Het opsporen, beheersen en in kaart brengen van de risico’s is al even belangrijk.

Het is ondertussen duidelijk dat interne controle meer is dan het financiële begrip.

2.2. Externe controle / interne controle

De externe auditor zal in het kader van zijn controleopdracht een risico-analyse

maken over de betrouwbaarheid van het interne controlesysteem en aan de hand

van het resultaat of risicoprofiel de aanpak van de controlewerkzaamheden

organiseren.

Het verwerven van een inzicht in de onderneming zal de externe auditor in staat

stellen of soms verplichten zijn controlewerkzaamheden (controleprogramma) aan te

passen, beter te richten of uit te breiden….(zie verder bij de toelichting rond externe

controle).

De auditor zal pas na het verwerven van een inzicht en evaluatie van het intern

controlesysteem kunnen oordelen over de kwaliteit van de financiële staten en een

risico inschatting kunnen maken.

Page 9: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

8

2.3. Maatregelen voor interne controle

De interne controle heeft een preventief, repressief en corrigerend karakter.

2.3.1. Preventieve: maatregelen ter voorkoming van fouten en fraude

Functiescheiding

Handtekeningsbevoegdheid

Solvabiliteitsonderzoek bij klantenacceptatie

ICT beveiligingen

2.3.2. Repressieve: maatregelen ter ontdekking of opsporen van fouten en

onregelmatigheden

Cijferbeoordeling: controle op brutomarges, controle op

toegestane korting

Periodieke inventarisaties

Tussentijdse confirmaties

2.3.3. Corrigerende: maatregelen die fouten rechtzetten of sanctioneren

Het interne controlesysteem zal in bepaalde gevallen permanent aanwezig

zijn om de risico’s te verminderen en de doelstellingen te halen

Bv klantenbrieven, aanmaningen tot betaling, functiescheiding,

ethische code, budgeten…

Naast deze permanenten controlebewaking is het veelal even belangrijk om

afzonderlijk en sporadisch nog de zogenaamde discontinue

controlebewaking door te voeren.

Bv extern nazicht

2.4. Beperking aan interne controle

Hiervoor was al sprake van “redelijke mate van zekerheid” en het feit dat

risico’s eigen zijn aan het ondernemen.

Bijkomende beperkingen zijn :

o technische (ICT)

o menselijke (beoordelingsfout / onzorgvuldigheid )

o economische (kosten-batenanalyse)

o ingrijpen van (hoger) management

o samenzweringen

Page 10: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

9

o niet routine transacties (niet voor elke transactie bestaan er procedures).

2.5. Controlemaatregelen

De controlemaatregelen zijn acties die genomen worden om de interne controle te

verbeteren, te testen en ze efficiënt te houden.

2.5.1. Functiescheiding

Ondernemingen delen hun personen in volgens hun activiteit, als we dit uittekenen

bekomen we een organigram. Op vlak van interne controle gaan we personen

indelen naar hun controletechnische functie. Het is op de controletechnische functie

dat er bij voorkeur een functiescheiding wordt voorzien en dit doen we door ze

minimaal in te delen als volgt :

a. Beschikkend

De functie wordt ook wel beherend/goedkeurend/autoriserend genoemd.

Deze functie verstrekt de opdracht of beslist over de opdracht.

Bv: aankopers, verkopers, financieel directeur

b. Bewarend

De functie staat voor het bewaren van goederen, gelden, activa, gegevens. Deze

functie mag enkel ontvangen of afgeven op basis van procedures/machtiging en

verstrekt informatie aan de registrerende functie.

Bv: magazijnier, kassier, databeheerder

c. Registrerend

De functie staat voor het verwerken van gegevens en moet zoveel als mogelijk

onafhankelijk werken van beschikkende en bewarende functies.

Bv: boekhouding, voorraadbeheer

d. Controlerend

De functie staat voor het nazicht op juistheid en volledigheid.

De leiding van de onderneming zal er moeten voor zorgen dat binnen eenzelfde proces de

diverse controletechnische functies bij verschillende personen zal gelegd worden.

2.5.2. Budgetteren als controlemaatregel

Page 11: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

10

Een goed opgemaakt budget blijft altijd nog een schatting maar kan als controlemaatregel

zeer nuttig zijn. De toetsing met het budget (dat goedgekeurd is door de hoogste leiding)

zorgt voor vroege opsporing van afwijkingen en het waarom van deze afwijkingen.

Het werken met een algemeen aanvaard budget vermindert het risico dat er afgeweken

wordt van de doelstellingen en krijtlijnen voor wat de kosten, investeringen en

personeelsbeleid betreft.

2.5.3. Gebruik van geschikte formulieren

Het gebruik van voorgedrukte formulieren in een organisatie zorgt vaak voor een efficiënte

en correcte werkwijze.

In sommige gevallen zal het vooraf nummeren van deze voorgedrukte documenten de

controle (volledigheid / cut off ) van bepaalde processen vergemakkelijken en de kans op

fouten en fraude beperken.

Op deze voorgedrukte documenten wordt meestal ook de persoon of functie vermeld die

moet paraferen of handtekenen zodat ook de controle of feit van gecontroleerd te zijn

efficiënt kan gebeuren.

2.5.4. Beveiliging van activa

Het beveiligen van activa zal vanuit controletechnisch standpunt gaan van een goed

afgesloten domein tot het goed beveiligen van de itc ….

Het gaat dus over fysieke toegang tot locaties, onderhoud van gebouwen en machines en

over elektronische toegangsbeveiliging.

2.6. Tools van de interne controle (voorbeelden)

2.6.1. Inventarisatie

Door middel van inventarisatie of fysieke telling kan nagegaan worden hoe

het staat met de activa van de onderneming en dit afstemmen met de

gegevens die voorkomen in de administratie of financiële staten.

Bv : telling kasgelden

oplijsten laptops of gsm’s

computers of meubilair voorzien van serienummer en oplijsten

In de KMO-praktijk zal men meestal vaststellen dat er buiten een

afschrijvingstabel er geen enkele opvolging bestaat van de activa en zeker

niet van activa die nog aanwezig zijn (zouden moeten zijn) en volledig zijn

Page 12: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

11

afgeschreven. Deze situatie kan in geval van een vraag tot attest of

controleopdracht bij overdracht, vereffening of waardering voor veel

ongemak en verhoogd risico op fouten zorgen.

2.6.2. Externe confirmatie

De KMO maakt (ten onrechte) zelden gebruik van de techniek van externe

confirmatie in het kader van de interne controlemaatregelen.

Het periodiek vragen van saldobevestigingen bij klanten of leveranciers laat

nochtans aan het bestuursorgaan toe om de kwaliteit van haar administratie

te testen en haar vertrouwen in de financiële staten (waar ze

verantwoordelijk voor zijn) te verhogen.

Afwijkingen die vastgesteld worden tijdens de normale werking kunnen

wijzen op een verkeerde werkwijze, een externe fout, noodzaak aan

opleiding personeel, opzet of niet toepassen van de voorziene procedure of

zelfs noodzaak om de procedure aan te passen….

2.6.3. Beoordelen van verantwoordingsstukken

Het nagaan of er gewerkt wordt met origineel en gedateerde stukken die

ondertekend worden door de juiste personen.

Bv: Periodiek nazicht of bankafschrift overeenstemt met gegevens in

boekhouding.

Kostennota voor terugbetaling van kosten aan personeelslid gebeurt

met de daarvoor voorziene documenten en met de correcte en

gedateerde machtiging.

De verzendbon is door klant afgetekend en vormt zo correcte

verantwoording voor verkoopfactuur

2.6.4. Observatie

Op de werkvloer de vaststelling doen of de werkwijze overeenstemt met de

voorziene procedures en voorschriften.

Maandelijkse centralisatie vragen van bepaalde rekeningen, afstemming met

bankafschriften, btw overzichten..

2.6.5. Medewerkers

Het inwinnen van inlichtingen of interviews op de werkvloer.

2.6.6. Rekenkundig nazicht

Het periodiek natellen van bepaalde berekeningen (afschrijvingen /

interesten / kortingen….).

Bv : de veelvoorkomende formulefouten bij gebruik van rekenbladen

Page 13: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

12

2.6.7. Analytisch testen

Het maken van verbandcontroles.

Bv : winstmarge (relatie aankoop/voorraad/omzet)

Kortingen (aankopen / bekomen korting)

Omzet per klant en verleende korting

2.6.8. Key Performance Indicators – Balanced Scorecard

Deze techniek betreft een evaluatiemiddel om de effectiviteit van een

organisatie te beoordelen en te verhogen.

De meest gebruikte KPI’s zijn :

Financiële: bv winst / kosten / ratio’s…

Klantgericht: klantentevredenheid/klachten/responstijd…

Intern: productienormen/doorlooptijd…

Ontwikkeling en groei: opleiding/verloop…

2.6.9. Checklists

Betreft het hanteren van standaard vragenlijsten……….

Page 14: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

13

Page 15: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

14

Page 16: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

15

Page 17: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

16

Page 18: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

17

Page 19: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

18

Page 20: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

19

2.7. Best practices

2.7.1. Algemeen

Zoals al vermeld is de interne controle te zien binnen de doelstellingen, de

aard en de omvang van de onderneming.

De kosten-batenanalyse is een belangrijke factor evenals de bedrijfscultuur en

de ethiek die heerst in een bedrijf.

Elk bedrijf heeft een aantal basisprocedures, deze procedures worden bij

voorkeur ook uitgeschreven en periodiek geëvalueerd (op hun doelmatigheid)

en getest ( op hun effectieve toepassing).

Deze procedures moeten steunen op of rekening houden met volgende:

Er moet een aangepast organisatieschema zijn

Er moeten taakomschrijvingen zijn met hun bevoegdheden

Er moet een ( sluitend) systeem van volmachten en goedkeuringen zijn

Er moet een gepaste scheiding van functies zijn

De betrokken personen moeten competent zijn

2.7.2. Aankoopproces

Gelet op het korte tijdsbestek behandel ik één van de basisprocedures aan de

hand van een “best practice”.

Er wordt onderscheid gemaakt volgens de soort aankopen ( bv investeringen,

aankopen goederen, aankopen algemene kosten.

Verschillende autorisatieniveaus toestaan

Er wordt op de leveranciersmarkt onderzocht.

De criteria en selectie van de leveranciers is vastgelegd.

Eindejaarkorting, contractuele afname verplichting, prijsafspraken…

Er worden offertes gevraagd.

prijs, kwaliteit en hoeveelheid

Er worden aankopen gedaan via een bestelaanvraag

De aankoop moet zijn oorsprong vinden in een behoefte en daarbij

moet de aankoopverantwoordelijke zijn goedkeuring geven en dit op

basis van zijn budget, de voorraadevolutie, investeringsplan…..

Page 21: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

20

Er wordt een standaard bestelformulier gehanteerd.

Vooraf genummerd document met aankoopvoorwaarden

Er wordt bij ontvangst van de goederen op aantal en kwaliteit gecontroleerd

Bij vastleggen van de aankoopfacturen

Registratie van alle facturen gebeurd onmiddellijk (eventueel als nog

goed te keuren)

Nazicht van conformiteit factuur ( btw / condities…)

Nazicht met bestelformulier en goederenontvangst

De creditnota’s worden opgevolgd

Aankoopfactuur wordt goedgekeurd door afdelingsverantwoordelijke en

aankoopdirecteur.

Personeel krijgt regelmatig training of opleiding

De aankoper krijgt een bonus volgens meetbare doelstelling

Voorschotten worden opgevolgd

Leveranciersbestand kan slechts met beperkte toegang gewijzigd worden

De maandelijkse centralisatie wordt voorgelegd aan bestuur

Bestuur ontvangt vervaldaglijsten

Bestuur doet steekproeven op de bankafschriften

Controleomgeving:

Er is een inkoopafdeling?

De inkoopprocedures zijn vastgelegd?

In bovenstaande cyclus worden een aantal acties genomen om te kunnen

voldoen aan een aantal controledoelstellingen ( de maatregelen zijn zowel

van preventieve als van repressieve aard) zoals :

Autorisatie :

Volledigheid

Bestaan

Correctheid

Tijdigheid

Waardering

Rubricering

In bovenstaande cyclus worden een aantal acties genomen in het kader van

functiescheiding :

Beherend/autoriserend

Goedkeuring bestelling

Goedkeuring factuur (afdelingsverantw. en directeur = 4 ogen)

Opvragen creditnota

Aanvaarding leverancier

Page 22: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

21

Bewarend

Magazijn receptie goederen

Nummering en klassering facturen

Registrerend

Opmaak bestelbon

Boeking factuur

Verwerking bestelbon

Verwerking voorschot

Maandelijkse centralisatie

Controlerend

Nazicht factuur

Nazicht centralisatie

Nazicht bankafschriften

Telling ontvangst

Nazicht leveranciersvoorwaarden / kortingen ..

2.7.3. Thesauriebeheer

2.7.4. Personeelsbeleid

2.7.5. IT processen

Page 23: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

22

2.7.6. Case 1

NV SLA-BAK is een kleine onderneming met goede resultaten.

De boekhouder valt vrij plots ziek en hij zal gedurende langere tijd afwezig zijn.

Hij heeft zich wel geëngageerd om de achterstand in te halen zodra hij terugkomt.

De bedrijfsleider wil ondertussen tussentijdse cijfers en vraagt aan een extern accountant om een

tussentijdse staat van activa en passiva op te stellen. Hij heeft immers zelf weinig tijd en kennis van

de materie.

De externe accountant gaat over tot het opstellen van de tussentijdse staat en om de vorderingen

op klanten te controleren, en vraagt aan een selectie van klanten om de openstaande saldi te

confirmeren. Meerdere klanten waarvan men dacht dat ze nog geld moesten aan de onderneming,

beweerden al betaald te hebben. Na bijkomende controle blijkt, dat de boekhouder een aantal

betalingen had gebruikt om saldi van andere klanten aan te zuiveren. Hij kon dit doen aangezien de

betalingen per cheque gebeurden. Het komt erop neer dat de boekhouder zichzelf een quasi

permanent voorschot heeft bezorgd van ca. €80.000.

Bij vergelijking met de balans van het laatste jaar blijkt dat een aantal oude openstaande

leveranciers-schulden voor een totaal bedrag van € 200.000 uit de boekhouding verdwenen zijn.

Na verder onderzoek blijkt de boekhouder dit bedrag op zijn rekening te hebben overgemaakt.

Een groot aantal verkoopfacturen met toepassing van 21% BTW zijn opgenomen in de

BTW aangifte in de rubriek " Uitvoer naar derde landen" niet onderworpen aan BTW. Met

andere woorden de BTW diende overgemaakt te zijn aan de Staat maar was dit niet. In

tegendeel, op de bankrekening van de boekhouder was de BTW gestort.

Na een substantieel onderzoek wordt vastgesteld dat gedurende het laatste semester een

groot aantal creditnota's was opgesteld voor relatief kleine bedragen voor bepaalde klanten.

Deze creditnota's waren opgesteld door de boekhouder en uitbetaald op zijn bankrekening.

Verder komt aan het licht dat de onkostennota's van een aantal collega's uitzonderlijk hoog

waren de voorbije maanden. Toen zij hierover ondervraagd werden, bleken zij hier niet van

op de hoogte. Een gedetailleerde analyse toonde aan dat de boekhouder deze

onkostennota’s had aangepast door een cijfer toe te voegen. Opnieuw had hij zichzelf het

verschil uitgekeerd.

Verder belde een klant om de terugbetaling te vragen van € 27.000, die hij 6 maand geleden

per ongeluk dubbel had betaald. In eerste instantie kon hier niet op ingegaan worden

aangezien er in de boekhouding geen spoor van deze dubbele betaling was terug te vinden.

Inderdaad, de boekhouder had deze dubbele betaling doorgestort naar zijn bankrekening.

Vraag

Geef voor 3 van de hiervoor vermelde vaststellingen de formulering van het probleem en geef

de te nemen maatregelen.

Page 24: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

23

2.7.7. Case 2

NV WAKE-UP (kleine KMO) verkoopt koelkasten van verschillende merken en types. De heer

CLEVER is verantwoordelijk voor het beheer van de aankopen, bestelling, prijszetting en het

voorraadbeheer.

Gezien de heer CLEVER er ’s morgens als eerste bij is neemt hij altijd alle correspondentie

met de leveranciers op zich.

Door zijn uitstekende productkennis kan hij in zowat alle omstandigheden beoordelen welke

prijs dient gevraagd te worden in functie van de noden en vereisten van de verschillende

klanten. De markt van de onderneming situeert zich in de detailhandel van elektrische

huishoudtoestellen.

De kracht van de onderneming is dat ze flexibel kunnen omgaan met hun prijzen aangezien

ze steeds grote volumes aankopen.

De heer CLEVER is al 15 jaar werkzaam bij de onderneming, leverde steeds een goede en

loyale dienst en neemt de goede werking van de onderneming ter harte0 De heer CLEVER

komt zelfs regelmatig op zaterdagmorgen als het bedrijf gesloten is om zijn administratie bij

te werken.

Vraag

Identificeer 3 belangrijke tekortkomingen, motiveer uw antwoord en formuleer de

nodige aanbevelingen.

Page 25: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

24

3. COSO - COSO ERM

3.1. COSO (1)

COSO is een managementmodel dat zijn oorsprong vindt in het Watergateschandaal in de VS. De

Amerikaanse overheid (1976) wou een doeltreffende controle instellen om omkoperij te voorkomen.

In 1978 werd een aanbeveling opgesteld door het American Institute of Certifed Public Accountants.

De Treadway Commission, bestaande uit diverse instituten rond accountancy, audit en management

hebben hun aanbeveling gedaan in 1992 met betrekking tot interne controle en interne beheersing,

dit resulteerde in 1994 uiteindelijk in het COSO-rapport.

Het COSO-rapport is het enige internationaal erkende raamwerk (1992) en dat in 2012 (definitieve

versie voorzien half 2013) werd herwerkt conform de evolutie van het bedrijfsleven en de daaruit

voortvloeiende behoeften en maatschappelijke vereisten.

Het COSO-model als één van de standaardmodellen of referenties gebruik bij het onderzoek naar de

interne controlesystemen.

Het COSO-model geeft de relatie weer tussen

- Doelstelling van de organisatie

- Controlecomponenten

- Activiteiten/eenheden waarvoor de interne controle nodig is

Het COSO-model onderscheidt vier categorieën van risico’s

- Strategische risico’s

o Sector

o Economisch / conjunctuur

o Concurrentie

o Wijziging wetgeving en reglementering

o Imagoschade

o …

- Operationele risico’s

o Problemen met toelevering

o Ontevreden klanten

o Productieproblemen

o Geschillen

o Personeelsverloop

o Kennis en ervaring personeel

o …

- Financiële risico’s

Page 26: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

25

o Ratio’s

o Intresten en koersen

o Prijsevolutie

o …..

- Informatie risico’s

o Financiële rapporten

o Prestatiemeting

o Informatietoegang

o Beschikbaarheid van de informatie

o ….

Page 27: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

26

Page 28: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

27

3.2. COSO (2) ERM

3.2.1. Van 5 naar 8 componenten

1.Interne omgeving (internal environment)

a. Integriteit en ethische waarden

o Gedragscode

o Voorbeeldfunctie management

o Sanctioneringsbeleid

o Bonussen en verleidingen

b. Bekwaamheid van personeel

o Aanwezige kennis

o Opleidingsmogelijkheden

o functiebeschrijving

c. Filosofie en stijl van management

o Controlebewustzijn

o Zin voor risico

o Stabiliteit van het management

o communicatiestijl

d. Deugdelijk bestuur (corporate governance)

o Bestaan van comités

Page 29: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

28

o Onafhankelijkheid van bestuursleden

o Algemene principes (respect, integriteit..)

e. Structuur van de organisatie

f. Toekennen van verantwoordelijkheden en beslissingsmacht

g. HR beleid

o Selectie

o Opleiding

o Verloning - promotie

2.Vastleggen van de objectieven (objective setting)

a. Strategische objectieven

b. Onderliggende objectieven

c. Van onderneming naar persoonlijke objectieven

d. Risico-appetijt

e. Risico-tolerantie

3.Identificeren van gebeurtenissen (event identification)

a. Factoren (intern / extern)

b. Evenementen

c. Wat kan er verkeerd gaan?

4.Inschatten van risico’s (risk assessment)

a. Impact

b. Kans

5.Risico response (risk response)

a. Aanvaarden/weigeren/verminderen/transfereren

6.Controle activiteiten (control activities)

a. Policy legt vast wat er moet gebeuren

b. Procedure legt vast hoe het moet gebeuren

Bv : functiescheidingen

Organogram

Handleidingen

Analytisch inzicht door leiding

Fysieke controle

Cijferbeoordeling

7.Informatie en communicatie (information & communication)

8.Opvolging (monitoring)

3.2.2. doelstellingen

1.Efficiënt (operations)

2.Betrouwbaar (financial reporting)

3.Naleven reglementen (compliance)

Page 30: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

29

3.2.3. Voorbeeld Vlaamse Overheid

D_Thema registratieprocessen

D.3_Subthema: Aankopen

Doelstelling: een tijdige, juiste en volledige registratie van de financiële gegevens met betrekking tot aankopen,, binnen het kader van een goedfunctionerende administratie, zodat een vlotte en relevante rapportering mogelijk wordt

Definities:volledigheid correctheid Tijdigheid efficiëntie effectiviteit rechtmatigheid autorisatie

Alle

boekhoudkundige

transacties met

betrekking tot

aankopen worden

geregistreerd

De boekhoudkundige

registraties of

boekingen zijn reëel,

voor het juiste bedrag

en onder de juiste

rekeningen geboekt.

De registraties of boekingen

gebeuren zonder uitstel en in

de juiste periode. Transacties

worden op het juiste moment

uitgevoerd.

Verkrijgen van het

grootst mogelijk

effect, gegeven de

beschikbare

middelen.

Uitgaven

gebeuren met

reëel resultaat

naar de

doelstellingen van

de entiteit toe.

De transacties

gebeuren in

overeenstemming

met de van

toepassing zijnde

regels.

Transacties,

boekingen gebeuren

door een daartoe

bevoegd persoon.

CONTROLEDOELSTELLINGRISICO

PROBABILITEIT IMPACT (ernst) MOGELIJKE BEHEERSINGSMAATREGEL ACTOR

VOLLEDIGHEID

- sommige transacties en/of gegevenswerden niet geregistreerd (vbbetalingskortingen, intresten bij laattijdigebetaling, investeringen/desinvesteringen)

- Alle transacties moeten zonder uitstel,getrouw en volledig worden opgenomen inde boekhouding. Dit wordt als dusdanig inde procedures (aankopen, vaste activaverwerkt). (1)

- De toepassing van de procedures wordt

-

Page 31: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

30

CONTROLEDOELSTELLINGRISICO

PROBABILITEIT IMPACT (ernst) MOGELIJKE BEHEERSINGSMAATREGEL ACTOR

regelmatig geëvalueerd. Indien blijkt datbepaalde procedures niet worden toegepastwordt de oorzaak ervan onderzocht enworden passende maatregelengenomen.(17)

- niet alle facturen/documenten geraken bijde juiste afdeling (boekhouddienst)

- Alle uitgavenprocessen moeten uitvoerigworden beschreven. Bij de beschrijving vandeze processen moeten de nodigecontrolepunten worden voorzien. (1)

- De processen zijn voldoende gekend bij debetrokken actoren. (18)

- Er is voldoende communicatie tussen deverschillende diensten. (19)

- De organisatiestructuur is duidelijkuitgetekend en gekend bij de betrokkenactoren. (18)

- Alle aankoopfacturen worden bij hunontvangst onmiddellijk geregistreerd(registreren is hier niet noodzakelijksynoniem voor boeken). De leveranciergeeft duidelijke informatie op deaankoopfactuur voor welkepersoon/afdeling de factuur bestemd is. (1)

-

- er worden ten onrechte aan de leveranciersgeen creditnota’s gevraagd

- Er moet voldoende communicatie zijntussen de verschillende diensten/ entiteitenomtrent afwijkingen tussen bestelling,levering en factuur. Dit wordt in deprocedures verwerkt. (1) (19)

- Er bestaat een systeem dat automatisch de

-

Page 32: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

31

CONTROLEDOELSTELLINGRISICO

PROBABILITEIT IMPACT (ernst) MOGELIJKE BEHEERSINGSMAATREGEL ACTOR

discrepanties tussen de te ontvangenhoeveelheid en het gefactureerde bedragaangeeft en daardoor vermijdt dat facturenwaar zich die discrepanties voordoet betaaldworden. Deze principes gelden zowel voorgoederen als voor diensten. (1)

- Er is een systeem/procedure die de actiesten gevolge van discrepanties, rekenfouten,… naar leveranciers opvolgt. (1)

- er is onvoldoende inzicht in de teontvangen facturen

- Er moet voldoende communicatie zijntussen de verschillende diensten/ entiteiten.(19)

- Er wordt maximaal gebruik gemaakt vanbestelbonnen in het systeem.Verbintenissen, met onmiddellijke financiëlegevolgen voor het begrotingsjaar, worden inde boekhouding vastgelegd. (10)

- Er is zicht op de leveringen waarvoor er aldan niet een factuur werd voor ontvangen.(1)

-

CORRECTHEID

- Materiële vergissingen door degegevensinvoerder waardoor de transactiesvoor een verkeerd bedrag in de boekhoudingterecht komen

- De invoerder controleert de ingevoerdegegevens op anomalieën (1)

- Facturen die ter betaling worden voorgelegdworden vooraf goedgekeurd door degemachtigde persoon. (1)

- Controlling detecteert exceptioneleboekingen in de boekhouding (16)

-

Page 33: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

32

CONTROLEDOELSTELLINGRISICO

PROBABILITEIT IMPACT (ernst) MOGELIJKE BEHEERSINGSMAATREGEL ACTOR

- Invoer van onjuiste gegevens - Bijzondere aandacht gaat uit naarverplichtingen die in randsystemen wordenbijgehouden. Interne controlemaatregelendie aansluiten op die van de boekhoudingdienen te worden uitgewerkt. Daarnaastkan dit in beperktere mate opgevangenworden door logische controles in deboekhouding uit te voeren. (1) (16)

-

- Interferenties (automatisch via interface ofsemi-automatische of manuele overnamevan gegevens uit een ander bestand) ingebruik van gegevens die tot fouten kunnenleiden

- Bijzondere aandacht gaat uit naarverplichtingen die in randsystemen wordenbijgehouden. Interne controlemaatregelendie aansluiten op die van de boekhoudingdienen te worden uitgewerkt. Daarnaastkan dit in beperktere mate opgevangenworden door logische controles in deboekhouding uit te voeren. (1) (16)

-

- facturen worden niet uniek gemaakt - Facturen/creditnota’s/betalingen moetenuniek worden genummerd. (6)

- Het boekhoudsysteem moet zodanigworden opgezet dat één en dezelfde factuurslechts éénmaal kan worden geregistreerd.(vb. via referentie leverancier) (8)

- Kredietnota’s worden gelinkt met deoorspronkelijke factuur. (8)

-

- facturen/verplichtingen worden twee keerbetaald

- Facturen/creditnota’s/betalingen moetenuniek worden genummerd. (6)

- Het boekhoudsysteem moet zodanigworden opgezet dat één en dezelfde factuur

-

Page 34: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

33

CONTROLEDOELSTELLINGRISICO

PROBABILITEIT IMPACT (ernst) MOGELIJKE BEHEERSINGSMAATREGEL ACTOR

slechts éénmaal kan worden geregistreerd.(vb. via referentie leverancier) (8)

- Facturen die worden betaald moeten directworden afgepunt (eventueel viatussenrekening ‘betalingen onderweg’). Bijgedeeltelijke betalingen wordt aangevenwelk gedeelte van de factuur reeds isbetaald. (1)

- Leveranciers (begunstigden) moeteneenduidig worden geïdentificeerd (6)

- Bijzondere aandacht gaat uit naarverplichtingen die in randsystemen wordenbijgehouden. Interne controlemaatregelendie aansluiten op die van de boekhoudingdienen te worden uitgewerkt. Daarnaastkan dit in beperktere mate opgevangenworden door logische controles in deboekhouding uit te voeren. (1) (16)

- betalingen gaan naar de verkeerderekening

- Begunstigdenbeheer wordt centraalgecoördineerd. (6)

- Van iedere begunstigde is minstens eendocument voorhanden waaruit debankrekening van de begunstigde is af teleiden (factuur, brief, e-mail). (7)

- Er is een logboek van de wijzigingen die aanbegunstigdenbeheer worden aangebrachtbeschikbaar. Dat logboek wordt regelmatignagekeken. In het bijzonder wordtsporadisch nagetrokken in welke matebankrekeningen meermaals bij verschillende

-

Page 35: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

34

CONTROLEDOELSTELLINGRISICO

PROBABILITEIT IMPACT (ernst) MOGELIJKE BEHEERSINGSMAATREGEL ACTOR

begunstigden van de entiteit wordenteruggevonden. (7)

- Er wordt rekening gehouden met de(officiële) meldingen inzake beslag,overdracht, faillissementen, ...... Proceduresmoeten worden opgesteld, rekeninghoudend met de ter zake geldendewetgeving (20)

- transacties worden op verkeerde rubriek,rekening, code geboekt

- Vooraleer transacties boekhoudkundigworden verwerkt, wordt de juistheid,rubricering, rekening en code nagetrokken.(1)

-

- onjuistheden bij zowel inkomende facturen(eenheidsprijs, eventueel BTW-tarief,totalen, geleverde goederen of diensten).

- De gegevens op de factuur moeten steedsworden gecontroleerd met het bestek (incl.geleverde kwaliteit), bestelbon,vorderingstaten, leveringsbons, …, en zowelop BTW-technisch vlak als rekenkundigworden nagezien. Deze principes geldenzowel voor goederen als voor diensten. (1)

-

- afwijkingen t.o.v. de bestelling wordenonnauwkeurig behandeld

- De discrepanties tussen de geleverdehoeveelheden en bestelde hoeveelhedenmoeten systematisch worden bijgehoudenen geregistreerd. (1) (9)

- Er moet voldoende communicatie zijntussen de verschillende diensten/ entiteitenomtrent afwijkingen tussen bestelling,levering en factuur. Dit wordt in deprocedures verwerkt. (1) (19)

-

Page 36: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

35

CONTROLEDOELSTELLINGRISICO

PROBABILITEIT IMPACT (ernst) MOGELIJKE BEHEERSINGSMAATREGEL ACTOR

- Er is een systeem/procedure die de actiesten gevolge van discrepanties, rekenfouten,… naar leveranciers opvolgt. (9)

- goederen die niet werden besteld wordenaanvaard

- Goederen worden op een centraal puntontvangen. (1)

- Bij levering wordt de leveringsbon ondervoorbehoud van verdere controleondertekend. (1)

- Zo snel mogelijk na levering worden degoederen effectief geteld en vergeleken metbestel- en leveringsbon. (1)

-

- er worden foute hoeveelheden ontvangen– afwijkend van de leveringsnota van deleverancier

- Goederen worden op een centraal puntontvangen. (1)

- Bij levering wordt de leveringsbon ondervoorbehoud van verdere controleondertekend. (1)

- Zo snel mogelijk na levering worden degoederen effectief geteld en vergeleken metbestel- en leveringsbon. (1)

-

- retourbons worden niet of niet tijdigopgemaakt en niet in samenspraak met deafdelingen

- Er moet voldoende communicatie zijntussen de verschillende diensten/ entiteiten.(19)

- Er moet een proces bestaan die deafhandeling van retourzendingen omvat endat geïntegreerd is in hetsysteem/procedure dat de acties tengevolge van discrepanties, rekenfouten, …naar leveranciers opvolgt. (9)

-

Page 37: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

36

CONTROLEDOELSTELLINGRISICO

PROBABILITEIT IMPACT (ernst) MOGELIJKE BEHEERSINGSMAATREGEL ACTOR

- er worden fictieve transacties geregistreerd - Voor elke registratie moet er eenverantwoordingsstuk zijn. Ook internebewegingen moeten worden verantwoord.(11)

-

- Gegevens in boekhouding zijn naar inhoudgelijkaardig aan de gegevens in begroting

- Er bestaat een accounting manual waarinde inhoud van bepaalde kredieten,rekeningstelsel en codes beschreven wordt.(14)

- Vooraleer transacties boekhoudkundigworden verwerkt, wordt de juistheid,rubricering, rekening en code nagetrokken.(1)

-

TIJDIGHEID

- Geen duidelijke procesbeschrijving enprocesopvolging

- Alle uitgaven- en ontvangsten-processenmoeten uitvoerig worden beschrevenzodanig dat ieders rol, verantwoordelijkheidduidelijk is.(1)

- De uitgeschreven processen zijn voldoendegekend, zijn duidelijk en worden opgevolgd(18)

-

- transacties komen in verkeerde periodeterecht

- Alle transacties moeten zonder uitstel,getrouw en volledig worden geregistreerdin de boekhouding (1)

- Alle transacties moeten worden geboektovereenkomstig de geldendeaanrekeningsregels. Controlling ziet hierop

-

Page 38: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

37

CONTROLEDOELSTELLINGRISICO

PROBABILITEIT IMPACT (ernst) MOGELIJKE BEHEERSINGSMAATREGEL ACTOR

toe. (13) (16)

- transacties worden niet onmiddellijkgeregistreerd

- Alle transacties moeten zonder uitstel,getrouw en volledig worden geregistreerdin de boekhouding (1)

-

- facturen worden te laat betaald waardoorer bijvoorbeeld verwijlinterestenverschuldigd (kunnen) zijn

- Alle inkomende facturen worden met hunnormale vervaldag onmiddellijkgeregistreerd. (1)

- Van geregistreerde, nog niet geboektefacturen, die hun vervaldag naderen, wordtonderzocht waarom de goedkeuring nogniet werd gegeven of waarom de boekingnog niet werd verricht. (1)

- Periodiek wordt er een vervaldagenbalansvan de leveranciers/begunstigdengetrokken. (16)

- De reeds vervallen facturen moeten verderworden onderzocht. (16)

- Bij de betaling wordt rekening gehoudenmet de optimale betalingsvoorwaarden (isbetalingstermijn met de hoogste korting ofbetaling op vervaldag). (15)

- Van leveranciers die korting contantebetaling toegestaan wordt nagetrokken inwelke mate dit voor de organisatievoordelig is. In voorkomend geval wordende betalingsvoorwaarden in het systeemingegeven. (15)

-

EFFECTIVITEIT

- er gebeuren aankopen die niet dedoelstellingen van de entiteit helpen

- Aankopen moeten steeds wordenverantwoord en goedgekeurd. (1)

-

Page 39: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

38

CONTROLEDOELSTELLINGRISICO

PROBABILITEIT IMPACT (ernst) MOGELIJKE BEHEERSINGSMAATREGEL ACTOR

realiseren (onnuttige aankopen) - Aankopen dienen steeds te gebeuren methet oog op het verwezenlijken van hetdoel/de doelstellingen. Dit wordt met debetrokkenen besproken en bij twijfel aan deleidend ambtenaar voorgelegd. (16)

- Doelstellingen moeten duidelijkgedefinieerd worden (18)

EFFICIËNTIE- -

- aankopen gebeuren tegen oninteressanteprijzen

- Bij de bestelling worden steedsverschillende leveranciers geraadpleegd. (2)

- Bij (courante) bestellingen moet nagegaanworden wat de meest optimalebestelhoeveelheid is. (3)

- De markt wordt gevolgd en regelmatiggeraadpleegd. (4)

-

- de prijs/kwaliteit of prijs/nutswaarde is tehoog bij aankopen

- Bij de bestelling worden steedsverschillende leveranciers geraadpleegd. (2)

- Bij (courante) bestellingen moet nagegaanworden wat de meest optimalebestelhoeveelheid is. (3)

- De kwaliteit van de geleverde goederenwordt regelmatig geanalyseerd. Er moetnagegaan worden wat de concurrentie kanleveren tegen eenzelfde prijs.Alternatieven worden geregeld onderzocht.(5)

- De kwaliteit van leveranciers wordtbijgehouden zodanig dat er een signaal kangegeven worden wanneer zich eenleverancier meldt waarmee men minder

-

Page 40: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

39

CONTROLEDOELSTELLINGRISICO

PROBABILITEIT IMPACT (ernst) MOGELIJKE BEHEERSINGSMAATREGEL ACTOR

goede ervaringen heeft. (5)

RECHTMATIGHEID

- wet overheidsopdrachten en andereregelgeving wordt in het kader van aankopenniet gevolgd

- De aankoopprocedures geven duidelijk aanwelke aankopen een voorafgaand nazicht optoepassing wetgeving overheidsopdrachtenen andere wetgeving dienen te krijgen. (1)

-

AUTORISATIE

- transacties(facturen/kredietenota’s/betalingen) wordengoedgekeurd, geboekt en betaald door nietgemachtigde personen

- de organisatiestructuur moet duidelijkworden gedefinieerd (18)

- Binnen de organisatiestructuur moetenfuncties(scheidingen) worden gedefinieerdmet vooropgestelde taken enverantwoordelijkheden (1) (18)

-

- transacties(facturen/kredietenota’s/betalingen) wordengeregistreerd zonder goedkeuring

- Binnen de organisatiestructuur moetenfuncties(scheidingen) worden gedefinieerdmet vooropgestelde taken enverantwoordelijkheden (1) (18)

-

- goederen worden zonder instructies doorom het even wie in ontvangst genomen (envoor ontvangst afgetekend)

- Goederen worden op een centraal puntontvangen. (1)

-

- kredietoverschrijding (ook bijv. project-en/of investeringsbudgetten)

- Er bestaat een systeem waarbijkredietoverschrijdingen niet mogelijk zijn.(1)

- Voor projecten/investeringen is eensysteem van permanente kredietbewakingvan het project/investering voorhanden.(12)

-

Page 41: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

40

Volgende beheersingsmaatregelen worden vooropgesteld ter dekking van bovenvermelde risico’s :

1. Aankooprocedures worden uitgewerkt, rekening houdende met :- Het feit dat ieders rol en en verantwoordelijkheid in het proces moet duidelijk zijn.- Het feit dat alle transacties zonder uitstel, getrouw en volledig in de boekhouding moeten worden opgenomen.- Aankoopfacturen worden bij hun ontvangst onmiddellijk geregistreerd (registratie is hier niet noodzakelijk het synoniem voor boeking).

Men dient ervoor te zorgen dat de leverancier duidelijke informatie over wie de bestemmeling van de factuur is, op de aankoopfactuurgeeft.

- Van geregistreerde, nog niet geboekte facturen, wordt onderzocht waarom de goedkeuring nog niet werd gegeven of waarom de boekingnog niet werd verricht.

- Bij de aankoopprocedures bestaat er een afstemming tussen bestelling, levering en factuur. Er bestaat een systeem dat automatisch dediscrepanties tussen de te ontvangen hoeveelheid en het gefactureerde bedrag aangeeft en daardoor vermijdt dat facturen waar zich diediscrepanties voordoet betaald worden. Hetzelfde geldt voor de discrepanties tussen geleverde en bestelde hoeveelheden. Deze principesgelden zowel voor goederen als voor diensten.

- De aankoopprocedures geven duidelijk aan welke aankopen een voorafgaand nazicht op toepassing van wetgeving overheidsopdrachtendienen te krijgen.

- Goederen worden op een centraal punt ontvangen. Bij levering wordt de leveringsbon onder voorbehoud van verdere controleondertekend. Zo snel mogelijk na levering worden de goederen effectief geteld en vergeleken met bestel- en leveringsbon.

- Er is zicht op de leveringen waarvoor er al dan niet een factuur werd voor ontvangen.- De controlepunten duidelijk omschreven worden, met andere woorden aanduiding in detail van wat precies moet gecontroleerd worden.

Dit behelst onder andere rekenkundige controles, overeenstemming met bestek (inclusief geleverde kwaliteit), bestelbon, vorderingstaat,leveringsbon,…, rubricering, rekening, code, BTW-regime, enz … . Deze principes gelden zowel voor goederen als voor diensten.

- De invoerder wordt bewust gemaakt van het feit dat hij in eerste instantie zichzelf moet controleren op anomaliën die hij heeft ingevoerd.- Facturen die worden betaald direct worden afgepunt (eventueel via tussenrekening ‘betalingen onderweg’). Bij gedeeltelijke betalingen

wordt aangegeven welk gedeelte van de factuur reeds betaald is.- Bijzondere aandacht die naar verplichtingen die in de randsystemen worden bijgehouden, moet uitgaan. Interne controlemaatregelen die

aansluiten op die van de boekhouding dienen te worden uitgewerkt.- Er bestaat een systeem waarbij kredietoverschrijdingen niet mogelijk zijn.- Er moet een duidelijke functiescheiding tussen beheer, registratie en boeking, betaling en controle zijn.- Goedkeuring kan enkel gegeven worden door daartoe gemachtigde personen.

Page 42: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

41

2. Bij bestelling worden steeds verschillende leveranciers geraadpleegd.

3. Bij (courante) aankopen wordt nagegaan wat de meest optimale bestelhoeveelheid is.

4. De markt wordt bij regelmatige aankopen gevolgd en regelmatig geraadpleegd.

5. De kwaliteit van de geleverde goederen wordt regelmatig geanalyseerd. Er moet nagegaan worden wat de concurrentie kan leveren tegen eenzelfdeprijs. Alternatieven worden geregeld onderzocht. Daarnaast wordt de kwaliteit van leveranciers bijgehouden zodanig dat er een signaal kangegeven worden wanneer zich een leverancier meldt waarmee men minder goede ervaringen heeft.

6. Er bestaat een unieke nummering voor:- bestelbons,- inkomende facturen/ordonnanties,- kredietnota’s,- rechten of uitgaande facturen- begunstigden

7. Inzake begunstigdenbeheer is voor niet eerder aangemaakt begunstigden minstens een document voorhanden waaruit de bankrekening van debegunstigde is af te leiden (factuur, brief, e-mail). Er is tevens een logboek van de wijzigingen die begunstigdenbeheer worden aangebrachtbeschikbaar. Dat logboek wordt regelmatig nagekeken. In het bijzonder wordt sporadisch nagetrokken in welke mate bankrekeningen meermaalsbij verschillende begunstigden van de entiteit worden terug gevonden.

8. Het boekhoudsysteem wordt zodanig opgezet dat één en dezelfde factuur slechts éénmaal kan worden geregistreerd (bv. via referentie leverancier).Kredietnota’s worden gelinkt aan de oorspronkelijke factu(u)r(en).

9. Er is een procedure/systeem die de acties tengevolge van discrepanties bij aankopen of aangaan andere verbintenissen (bijv. subsidies) opvolgt.

10. Er wordt maximaal gebruik gemaakt van bestelbonnen. Verbintenissen, met onmiddellijke financiële gevolgen voor het begrotingsjaar, worden inde boekhouding vastgelegd.

11. Voor elke registratie moet er een verantwoordingsstuk zijn. Ook interne bewegingen dienen verantwoord te worden.

Page 43: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

42

12. Voor projecten/investeringen is een systeem van permanente kredietbewaking van het project/investering voorhanden.

13. Alle transacties moeten worden geboekt overeenkomstig de geldende aanrekeningsregels.

14. Er bestaat een accounting manual waarin de inhoud van bepaalde kredieten, rekeningstelsel, codes, … beschreven worden.

15. Bij de betaling wordt rekening gehouden met de optimale betalingsvoorwaarden (is betalingstermijn met de hoogste korting of betaling opvervaldag). Van leveranciers die korting contante betaling toegestaan wordt nagetrokken in welke mate dit voor de organisatie voordelig is. Invoorkomend geval worden de betalingsvoorwaarden in het systeem ingegeven.

16. Controlling wordt geïnstalleerd met daarin bijzondere aandacht voor :

- Het boeken van de investeringen (aanschafwaarde, voldoen aan de definitie van investering, …)- Het detecteren en controleren van exceptionele boekingen- Het uitvoeren van logische controles in de boekhouding.- Het periodiek onderzoeken van de vervaldagenbalans van begunstigden/leveranciers/vorderingen- Aankopen/betalingen die niet met de doelstellingen van de entiteit overeenstemmen in eerste instantie met de betrokkene(n) wordt besproken

en bij twijfel aan de leidend ambtenaar worden voorgelegd.- Het waken over de toepassing van de aanrekeningsregels

17. De toepassing van de procedures moet regelmatig geëvalueerd worden. Indien blijkt dat bepaalde procedures niet worden toegepast wordt deoorzaak ervan onderzocht en worden passende maatregelen genomen.

18. De doelstellingen, processen, de organisatiestructuur en de taakverdeling moeten voldoende gekend en duidelijk zijn bij de betrokken actoren. Deprocessen worden ook opgevolgd.

19. Er is voldoende communicatie tussen de verschillende diensten of afdelingen

20. Er wordt rekening gehouden met de (officiële) meldingen inzake beslag, overdracht, faillissementen, ...... Procedures moeten worden opgesteld,rekening houdend met de ter zake geldende wetgeving.

Page 44: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

43

4. Verantwoordelijkheid – Corporate governance

In het kader van zijn toezichtstaak en corporate governance gaat de raad van bestuur geregeld na of

de onderneming beschikt over een aangepaste interne controle. Ook stimuleert de raad van bestuur

een positieve houding tegenover controle.

In een aantal gevallen zal de onderneming (wettelijk verplicht of vrijwillig) een interne auditafdeling

opstarten.

De interne audit wordt dan een onafhankelijke functie die de activiteiten van de onderneming

onderzoekt en evalueert om ze doeltreffender en beter te maken.

De interne audit afdeling zal onafhankelijk en objectief moeten kunnen werken en toegang krijgen

tot alle informatie en daarbij voldoende steun krijgen van de raad van bestuur. Het is dan ook

optimaal om de interne auditafdeling als een staffunctie van de raad van bestuur te hebben en dit

zonder operationele bevoegdheden.

Grote2 ondernemingen hebben een auditcomité dat zich bij voorkeur installeert tussen de raad van

bestuur en de interne auditafdeling. Bij voorkeur zijn de leden niet-uitvoerende bestuurders met

voldoende expertise. Het auditcomité zal de interne en externe audits opvolgen en toezicht houden.

In ondernemingen die niet onder enige verplichting vallen van corporate governance met het

bestuursorgaan nog altijd haar “toezichtstaak” en de plicht om een aan de omvang en aard passende

organisatie op te stellen nakomen. In geval van ernstige problemen kan een tussenkomende

rechtbank niet altijd terugvallen op een wettelijke minimale verplichting maar zou wel bepaalde

acties of gebrek eraan kunnen toetsen aan de algemeen aanvaarde principes “Deugdelijk bestuur”

('corporate governance') en deze principes zijn terug te vinden in de codes (code 2009 of code

Buysse), zodat deze niet verplicht toe te passen codes als een soort soft-law hun toepassing vinden.

Er bestaat geen algemeen aanvaarde definitie voor 'corporate governance'. Niettemin kan men

'corporate governance' definiëren als het systeem waarmee ondernemingen worden bestuurd en

gecontroleerd, zowel intern als extern aan het bedrijf. Corporate governance heeft betrekking op de

werking en de interne controle van een bedrijf, maar ook op haar relatie met de stakeholders op alle

terreinen van de activiteiten van de onderneming.

Corporate governance heeft voornamelijk betrekking op de betrekkingen tussen de aandeelhouders

van een onderneming, haar bestuur, management en andere belanghebbenden (intern en extern)

van de onderneming.

Corporate governance heeft betrekking op een verdeling van bevoegdheden en

verantwoordelijkheden voor een goed beheer.

2Art 526bis §1-2 W.Venn.

Page 45: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

44

Het is gericht op het verbeteren van de efficiëntie, kwaliteit, transparantie en de verspreiding van

informatie, de betrekkingen tussen de belanghebbenden; eerlijke behandeling onder

aandeelhouders en de versterking van het vertrouwen van de beleggers.

Een belangrijk aspect van corporate governance is gericht op het oplossen van de problemen van de

scheiding tussen de eigenaars van het kapitaal van de vennootschap en de bestuurders die door hen

worden benoemd.

Twee particuliere initiatieven in België

In België bestaan er twee codes van corporate governance die wijd verspreid, maar slechts in

uitzonderlijke gevallen juridisch bindend zijn:

code Buysse

Belgische code voor corporate governance (ook Code Lippens genoemd of code 2009).

De code Buysse doet aanbevelingen voor niet-beursgenoteerde ondernemingen. Ze geeft vooral

aanbevelingen over de rol, functie en de samenstelling van de raad van bestuur, de rol, benoeming,

de evaluatie en de beloning van het senior management, de externe controle, de betrokkenheid en

de rol van de aandeelhouders. Er zijn ook specifieke aanbevelingen aan familiale ondernemingen en

aanbevelingen als basis voor een goed beheer van de onderneming.

Page 46: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

45

INTRODUCTIE TOT DE EXTERNE CONTROLE

5. Soorten controles

5.1. Controle van de jaarrekening

(ISA 200) de controle heeft tot doel de auditor in staat te stellen een oordeel uit te

brengen of de financiële staten in alle van materieel belang zijnde opzichten in

overeenstemming zijn met de van toepassing zijnde stelsel (IFRS BEGAAP..) inzake

financiële verslaggeving.

5.2. Opdrachten bepaald in Wetboek van Vennootschappen

Zonder volledig te zijn komen volgende opdrachten terug te vinden in het wetboek

Inbreng in natura (IBR)

Quasi- inbreng (IBR)

Uitgifte interim-dividend (IBR)

Wijziging maatschappelijk doel (commissaris)

Kapitaalverhoging bij openbare inschrijving (commissaris)

Conversie van obligaties (IBR)

Controle op informatie en verslagen aan ondernemingsraad (commissaris)

Kapitaalverhoging binnen toegestaan kapitaal met beperking voorkeurrecht (IBR)

Voorstel tot ontbinding

Uitgifte aandelen beneden fractiewaarde

Beperking of opheffing van voorkeurrecht

Omzetting van vennootschappen

Fusie en splitsing

Bijstand aandeelhouders in kader van individueel controle recht (IAB)

Specifieke opdrachten

Ook buiten het wetboek zijn een aantal opdrachten voor “auditors” mogelijk.

Bv : onderzoek op specifieke rubrieken van de jaarrekening

Bijstand onafhankelijke bestuurders

Fraudecontrole

IT-audit

Overname audit

Page 47: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

46

6. Auditrisico

6.1. Inherent risico

Aan wat een auditor kan auditen zijn er zowel technisch als budgettair beperkingen. Naast

deze beperking hangt de effectiviteit van de audit in belangrijke mate af van de medewerking

van de gecontroleerde entiteit.

Hoe goed de auditor de audit plant en uitvoert, hij is nooit helemaal zeker van de juistheid

van zijn opinie. De auditor zal daarom gebruik maken van diverse risicomodellen om zo de

risico’s in te schatten en te beperken.

Elke onderneming heeft zijn specifieke kenmerken, procedures en omgevingsfactoren die

risico’s met zich meebrengen, ze zijn dus inherent aan het bedrijf.

Het zal de taak zijn van de auditor om deze “inherente risico’s” zo goed mogelijk in kaart te

brengen (risicoprofiel).

6.2. ControlerisicoHet bedrijf beschikt over een pakket procedures en beslissingen om tot de verwerking van de

boekhouding en informatie voor het management te komen. Daarop steunend zal het

management of het bestuur onder haar verantwoordelijkheid financiële staten en

toelichtingen opstellen. Tijdens dit proces kunnen er (on)bewust fouten gemaakt worden

met het risico dat de interne controlesystemen niet in staat zijn deze te identificeren, dit

wordt het controlerisico genoemd.

6.3. AuditrisicoDe auditor loopt nu uiteindelijk het risico dat tijdens zijn werkzaamheden inherente en

controlerisico’s niet gedetecteerd worden, dit wordt het auditrisico genoemd.

6.4. MaterialiteitDe auditor zal zijn werkzaamheden zo moeten organiseren en plannen dat deze risico’s

geïdentificeerd worden en dat de dan nog resterende risico’s resulteren in een toelaatbare

fout. Een toelaatbare fout maakt dat de lezer van de financiële staten en toelichtingen zijn

oordeel over deze staten niet zal veranderen wanneer deze “fout” aan het licht zou komen.

Dit begrip noemt men materialiteit.

Page 48: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

47

6.5. Werkdocument - Risicoprofiel en inzicht in de onderneming

Naam van de cliënt Boekjaar

Onderwerp ALGEMENE CONTROLEOMGEVING

Controleomgeving Documenten terstaving

Passendecontrole?

Geïmplementeerdecontroles?

Aan te pakkenzwakheden?

Initialen

1. Beschrijf de manier waarop het management communiceert/integer gedrag enethische waarden aanmoedigt.

– Bestaan er richtlijnen over wat als aanvaardbaar/onaanvaardbaar gedragbeschouwd wordt op de werkplaats?

– Acties van dag tot dag ondernomen door het management.

– Bestaat er een gedragscode of een waardenhandvest?

2. Beschrijf de filosofie van het management en de aanpak inzake:

– het uitstippelen van de commerciële strategie en van de doelstellingen;

– de houding van het management tegenover de controle;

– het bepalen van de organisatiestructuur en van de hiërarchische banden;

– de rollen en verantwoordelijkheden van de personeelsleden metsleutelfuncties;

– het toewijzen van middelen (financiering, personeel en opleiding) aan debedienden opdat deze de taken zouden kunnen uitvoeren die hentoevertrouwd worden;

– het verminderen van de risicofactoren verbonden aan de activiteit en aan defraude via een goed ontworpen interne controle, beleidsmaatregelen enprocedures.

Page 49: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

48

3. Beschrijf het beleid van het management op het vlak van bekwaamheid en de actiesondernomen om ervoor te zorgen dat het personeel bekwaam blijft en goedbehandeld wordt. Namelijk:

– het verloop van het personeel en de maatregelen die genomen worden omeen daling van de motivatie op te sporen/te behandelen;

– de maatregelen die genomen worden om het personeel teontwikkelen/discipline bij te brengen en om de werkomgeving zo aantrekkelijkmogelijk te maken;

– de initiële en doorlopende afstemming van de bekwaamheden van depersoneelsleden op hun functiebeschrijvingen;

– de manier waarop het personeel vergoed of beloond wordt voor goedeprestaties;

– alle factoren (bv. lage lonen) die het vermogen van de entiteit om bekwaampersoneel aan te trekken zouden kunnen beperken.

4. Hoe identificeert, voorkomt of vermindert het management de incentives ofverleidingen die het personeel ertoe kunnen aanzetten een onwettig, onethisch ofoneerlijk gedrag aan te nemen?

5. Bestaan er beleidsrichtlijnen, procedures of controles die heel specifiek gericht zijnop het risico op fraude dat zou kunnen ontstaan binnen de entiteit? Verwijs hierbijnaar het register van de frauderisico's en naar de fraudescenario's bedacht tijdensde planning vergadering. Onderzoek de gegrondheid van het antwoord gegevendoor het management.

Page 50: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

49

Controleomgeving Documenten terstaving

Passendecontrole?

Geïmplementeerdecontroles?

Aan te pakkenzwakheden?

Initialen

6. Beschrijf het bestaande HR-beleid om ervoor te zorgen dat er kwaliteitsvolpersoneel aangeworven wordt. Meer in het bijzonder:

– de ervaring en de bekwaamheid van de verantwoordelijke voor de aanwervingbinnen het HR-departement;

– de aanwervingscriteria.

7. Welke procedures worden gevolgd door het management wanneer zegeïnformeerd worden over:

– gebreken op het vlak van de interne controle of van de invoering van teagressieve boekhoudkundige beleidsmaatregelen?

– fraude?

Hebben de voormelde elementen zich voorgedaan in de loop van het voorbije jaar?Indien ja, beschrijf ze.

8. Verkrijg en onderzoek de mandaten toegekend aan alle leden van het management.Identificeer alle zwakke punten en bespreek ze met het management.

Beschrijf meer in het bijzonder de procedures en beleidsrichtlijnen die gevolgdworden om:

– het proces van de opstelling van de jaarrekening te superviseren;

– de risico’s in te schatten;

– het risico op ontduiking door het management te beperken;

– toezicht te houden op de doeltreffendheid van de interne controle.

Page 51: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

50

Risico inschatting Documenten terstaving

Passendecontrole?

Geïmplementeerdecontroles?

Aan te pakkenzwakheden?

Initialen

1. Beschrijf de procedure (zelfs informeel) gevolgd door het management om de risico’sin te schatten die verbonden zijn aan de activiteit en aan fraude, met inbegrip van:

– de aan de activiteit verbonden risico’s die de onderneming zouden kunnenverhinderen om haar doelstellingen te bereiken;

– het significant risico ter hoogte van de interne cyclussen (enkel devoornaamste cyclussen in beschouwing nemen);

– de risico’s dat de jaarrekening materiële afwijkingen bevat.

2. Beschrijf de vastgestelde procedure voor de identificatie van nieuwe risico’s die eeneffect zouden kunnen hebben op de entiteit.

Neem de volgende elementen in beschouwing: snelle groei, nieuwe verrichtingen,aanschaffingen/overdrachten, nieuwe informatica- of controleomgeving, nieuwevereisten op het vlak van financiële verslaggeving en veranderingen in hetsleutelpersoneel.

3.

4.

Informaticasysteem Documenten terstaving

Passendecontrole?

Geïmplementeerdecontroles?

Aan te pakkenzwakheden?

Initialen

1. Beschrijf de informaticasystemen waarover het management beschikt omprestatieverslagen op te stellen, bijvoorbeeld:

– de boekhouding en andere programma’s gebruikt voor de financiëleverslaggeving;

– de kernprestatie-indicatoren;

– de samenhang tussen de huidige prestaties en de vastgestelde doelstellingen(bv. begrotingen, doelstellingen inzake winsten of andere financiële of

Page 52: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

51

Risico inschatting Documenten terstaving

Passendecontrole?

Geïmplementeerdecontroles?

Aan te pakkenzwakheden?

Initialen

operationele criteria);

– de maatregelen genomen in geval van een afwijking.

2. Beschrijf de informatie gebruikt door het management om specifieke risicofactorente controleren en om de interne controleprocessen op te volgen.

3.

Proces van de opstelling van de jaarrekening Documenten terstaving

Passendecontrole?

Geïmplementeerdecontroles?

Aan te pakkenzwakheden?

Initialen

1. Beschrijf de procedures voor de registratie van de diverse courante en niet-couranteverrichtingen die de financiële overzichten beïnvloeden. Onderzoek de initiatie, detoestemming, de registratie en de behandeling.

2. Beschrijf de bestaande procedure voor het maken van de schattingen van materieelbelang. Identificeer de schattingen (met inbegrip van de fiscale provisie) enonderzoek de betrouwbaarheid van de gebruikte achterliggende informatie, deredelijkheid van de hypothesen, de gebruikte methodologie, de bekwaamheid vande persoon die deze schattingen maakt, het eventueel beroep doen op experten ende goedkeuring van alle veranderingen ten opzichte van het vorige jaar. Beschrijf degoedkeuringsprocedure.

3. Beschrijf de procedures die gevolgd worden voor het uitwerken van het ontwerp vanjaarrekening (en toelichtingen) en het nazien van de jaarrekening.

4.

5.

Opvolging Documenten terstaving

Passendecontrole?

Geïmplementeerdecontroles?

Aan te pakkenzwakheden?

Initialen

1. Beschrijf de informatie gebruikt door het management om de internecontroleverrichtingen op te volgen.

Page 53: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

52

Opvolging Documenten terstaving

Passendecontrole?

Geïmplementeerdecontroles?

Aan te pakkenzwakheden?

Initialen

2. Beschrijf de vastgestelde beleidsmaatregelen en procedures om ervoor te zorgen datde materiële activa (inventarissen, vaste activa) periodiek vergeleken worden met debedragen geregistreerd in de boekhouding.

3. Beschrijf de aanpak van het management in geval van identificatie van gebreken inde interne controle.

4.

5.

Veranderingen Documenten terstaving

Passendecontrole?

Geïmplementeerdecontroles?

Aan te pakkenzwakheden?

Initialen

1. Beschrijf de voornaamste veranderingen die zich hebben voorgedaan, tijdens deperiode, bij de controles uitgevoerd op het niveau van de entiteit.

2.

3.

4.

Globale conclusie over de algemene controleomgeving: Goed____ Middelmatig____ Slecht____(Beschrijf de hoofdredenen die u tot deze conclusie hebben gebracht)

Page 54: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

53

6.6. Werkdocument – Materialiteit

Naam van de cliënt Boekjaar

Onderwerp MATERIALITEITSNIVEAU

DOELSTELLING ISA

De doelstelling van deze checklist is het op passende wijze bepalen van het materialiteitsniveau in het kader van deplanning en uitvoering van een controle. Het bepalen van het materialiteitsniveau brengt het toepassen vanprofessionele oordeelsvorming met zich mee en kan gebeuren op basis van kwantitatieve of kwalitatieve criteria.

1. De auditor dient een algeheel materialiteitsniveau te bepalen, dat wil zeggen een materialiteitsniveau voor dejaarrekening als geheel. Als startpunt wordt vaak een percentage toegepast op een bepaald referentiecriterium.Een percentage van 5 % toegepast op de winst vóór belasting kan passend zijn voor een entiteit met eenwinstoogmerk terwijl 1 % van het omzetcijfer of de opbrengsten passend kan zijn voor een entiteit uit de non-profitsector.

Hogere of lagere percentages kunnen echter als passend worden beschouwd afhankelijk van de omstandigheden.Voor een kleine entiteit waar een eigenaar veel van de winst vóór belastingen opneemt in de vorm van eenvergoeding, is het mogelijk dat een referentiecriterium zoals winst vóór vergoedingen en belastingen meer relevantis.

2. De auditor dient een uitvoeringsmaterialiteitsniveau te bepalen, dat wil zeggen een lagermaterialiteitsniveau (dan het algeheel materialiteitsniveau) om rekening te houden met dewaarschijnlijkheid dat het geheel van de individuele afwijkingen die niet van materieel belang zijn (opbasis van het algeheel materialiteitsniveau) ertoe kunnen leiden dat de jaarrekening een afwijking vanmaterieel belang kan bevatten.

320

Page 55: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

54

FASE 1 Opmerkingen

Algeheel materialiteitsniveau

Documenteren en onderbouwen van het globaal materialiteitsniveau voor de

jaarrekening als geheel.

Uitvoeringsmaterialiteitsniveau

Documenteren van het uitvoeringsmaterialiteits-niveau (3).

Kwantitatieve criteria:

In een weinig risicovolle omgeving zou 80 % van het algeheel

materialiteitsniveau als passend kunnen worden beschouwd. In een meer

risicovolle omgeving zou 75 % van het algeheel materialiteitsniveau als passend

kunnen worden beschouwd.

Kwalitatieve criteria:

Dit niveau zou ook kunnen worden vastgesteld op basis van de inschatting van

het inherent risico of van het intern beheersingsrisico.

Andere materialiteitsniveaus

Indien een ander materialiteitsniveau dient te worden gebruikt voor de

transactiestromen, de rekeningsaldi of de in de jaarrekening opgenomen

(3)Het bepalen van het niveau vereist professionele oordeelsvorming en wordt beïnvloed door de verkregen kennis van de entiteit, alsook door de omvang en de aard van de

afwijkingen die werden ontdekt bij eerdere controles.

Page 56: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

55

toelichtingen (bv. transacties met verbonden partijen, andere transacties die

van nature een belangrijk inherent risico inhouden) dient dit te worden

gedocumenteerd.

Onbeduidend niveau

Documenteren van het niveau waaronder afwijkingen als duidelijk onbeduidend

worden beschouwd (gewoonlijk 5 % van het algeheel materialiteitsniveau).

Herziening van het materialiteitsniveau

Overwegen van de noodzaak om één van bovengenoemde

materialiteitsniveaus te herzien naarmate de controle vordert als gevolg van de

ontvangst van de definitieve cijfers, van een wijziging van de omstandigheden

of met betrekking tot de risico-inschatting, enz.

Documenteren van de redenen voor herziening van het:

Algeheel materialiteitsniveau;

Uitvoeringsmaterialiteitsniveau;

Materialiteitsniveau voor specifieke posten;

Onbeduidend niveau.

Indien de herziening leidt tot een lager materialiteitsniveau, bepalen of de

omvang van verdere controlewerkzaamheden zoals gedocumenteerd in

checklist C12 “Review en voltooiing van de controle” steeds passend blijft.

Page 57: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

56

FASE 2

Identificatie van de voornaamste gebruikers van de jaarrekening (4)

Gebruikers Commentaar

a)

b)

c)

d)

e)

Beschrijving van de aard en impact van kwalitatieve overwegingen (bv. winstgevendheidstrends,

regelgeving, bijzondere gevoeligheden, naleving van leningsovereenkomsten, verwachtingen van de

gebruikers, enz.)

Aard Impact op het controleprogramma

a)

b)

c)

d)

(4)Het gaat erom de posten te identificeren die belangrijk worden geacht voor de gebruikers van de jaarrekening en dit met het oog op de identificatie van de component van de

jaarrekening waarop het algeheel materialiteitsniveau zal worden berekend.

Page 58: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

57

FASE 3

Inwinnen van informatie voor het bepalen van het algeheel materialiteitsniveau

Planning van de gegevens Huidig voorzien boekjaar

(N)

Laatste boekjaar

(N-1)

Voorafgaand boekjaar

(N-2)

Verkopen/opbrengsten

Kosten

Brutowinst

Opbrengsten na belasting

Aanpassingen (na belasting)

voor eenmalige posten,

nauwkeurige activiteiten en

uitgestelde afwijkingen

Aangepaste opbrengsten uit

gewone activiteiten (na

belasting)

Totaal van de activa

Voorgaand materialiteits-niveau

Page 59: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

58

FASE 4

Bepalen van het algeheel kwantitatief materialiteitsniveau

Soort entiteit Basis Specifieke

percentages

Toegepast

percentage

Mogelijk

materialiteits-

niveau

Handelssector Opbrengsten uit

gewone activiteiten

Tussen 3 en 7 %

Bruto-opbrengsten 1 tot 3 %

Andere (te

beschrijven)

1/2 tot 2 %

Non-profitsector Totale opbrengsten of

kosten

1/2 tot 2 %

Andere (te

beschrijven)

Gespecialiseerde

sectoren

Bepalen van het algeheel kwalitatief materialiteitsniveau

Op basis van bovenvermelde overwegingen bedraagt het voorgaand algeheel materialiteitsniveau ------- €.

Vermeld hierna de redenen:

Opmerking: Wanneer een lager materialiteitsniveau wordt gebruikt dan in eerdere controles, dient de mate

waarin een afwijking in openingsbalans kan voorkomen, te worden overwogen.

Page 60: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

59

FASE 5

Definitief algeheel materialiteitsniveau (na voltooiing van de werkzaamheden)

1. Werd uw aandacht gevestigd op bijkomende informatie die beduidend verschilt van de informatiewaarop het algeheel voorlopig materialiteitsniveau en het controleprogramma waren gebaseerd?

JA NEEN

Zo ja, verklaar hierna:

2. In geval van herziening van het algeheel materialiteitsniveau, verklaar de impact op de aard,omvang en timing van geplande controlewerkzaamheden (bv. significante rubriek van dejaarrekening, steekproefomvang, enz.).

Definitief algeheel materialiteitsniveau (indien verschillend van het voorlopig materialiteitsniveau in fase 4hierboven):

Page 61: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

60

De auditor moet zich een opinie vormen van de financiële staten en de toelichtingen opgesteld door

of onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan.

De auditor zal volgende stappen ondernemen:

- Acceptatie van het dossier: kan/mag de auditor de opdracht uitvoeren

o Risicoprofiel

o Kennis / ervaring / personeel

o Tijdsaspect

o Doelstelling van de opdracht

- Inzicht in de onderneming en haar intern controlesysteem

o Begrijpen van onderneming en omgeving

o Inzicht in de structuren (organogram)

o Inzicht in informatieprocessen

o Management (ethiek / doelstelling….)

o Klanten / leveranciers / concurrenten / belanghebbenden

o Financiële positie

- Bepalen van de controlewerkzaamheden

o Proceduretesten

Testen van de basisprocedures

o Substantieve testen

Overeenstemmingen

Inzicht testen

Page 62: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

61

Herberekeningen

o Bijkomende controlewerkzaamheden

De waarneming

fysieke telling inventaris

Bevestiging van saldi en verrichtingen bij derden

Controle van bestaan van vorderingen

Bevestiging van advocaat over geschillen

Analyses van rekeningen

Geloofwaardigheid van bepaalde rekeningen

Vergelijkingen saldi met operationele gegevens

Verkoopcijfers van verkoopdirectie

Vergelijking met budget

Afstemming van documenten van derden

(verantwoordingsstukken)

Nazicht van offertes, contracten met facturen

Interviews

Kennis van procedures bekomen en de omgang ermee

Checklists

Standaard vragenlijsten

Page 63: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

62

7. Controledoelstellingen

a. Validiteit

Nazicht of de elementen op de financiële staten werkelijk bestaan.

b. Volledigheid

Nazicht of alle elementen die moeten opgenomen worden ook daadwerkelijk zijn

opgenomen.

c. Eigendom

Alle elementen op de financiële staten (recht en verplichtingen) hebben ook

betrekking op de desbetreffende onderneming.

d. Waardering

Overeenstemming met de waarderingsregels nagaan.

e. Classificatie

Nazicht of de gegevens in de juiste rubrieken zijn opgenomen.

f. Cut-off

Nazicht of kosten en opbrengsten in de juiste periode zijn geboekt.

g. Accuraatheid

Nazicht van mathematische juistheid / rekenfouten.

h. Publicatie

Page 64: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

63

8. Controlewerkzaamheden op basis van enkele voorbeelden

Gericht op de controle van een jaarrekening maar kan mits aanpassingen toegepast worden op alle

financiële staten.

8.1. Jaarrekening als geheel

Naam van de cliënt Boekjaar

Onderwerp ANALYSE VAN HET RISICO VAN EEN AFWIJKING VAN MATERIEEL BELANG

Jaarrekening als geheel

DOELSTELLING ISA

De doelstelling van deze checklist is het documenteren van de inschatting van de gecombineerderisico’s van een afwijking van materieel belang in de jaarrekening. Deze inschatting is de laatste stapvan de fase van het inschatten van de controlerisico’s. Zij zal als basis dienen voor het bepalen van deaard, omvang en tijdsfasering van bijkomende controlewerkzaamheden die dienen te wordenuitgevoerd als reactie op de onderkende risico’s.

315

1. INHERENTE RISICO’S

1.1. ORGANISATIE – LEIDING

Vraag

JA

NEE

NvT

indien NEE: Toelichting bij de risico’s van eenafwijking van materieel belang in de jaarrekening of

met betrekking tot de bedrijfscontinuïteit en REF.

Heeft de leiding aandacht voor dewerkzaamheden van de commissaris?

Beschikt de leiding over passende kennis engoede ervaring voor het correct opstellen vande jaarrekening van de entiteit?

Is de kwaliteit van de financiële informatiezoals meegedeeld door de leiding tijdens devoorbije jaren toereikend?

Bieden de organisatie en het bestuur van deonderneming de mogelijkheid om belangrijkegeschillen (cliënten, leveranciers, personeel,producten, enz.) te vermijden?

Tracht de leiding om de risico’s te beperkenop het niveau van de besluitvorming overbelangrijke aangelegenheden (investering,finan-ciering, commercieel)?

Is er een duurzame administratieve leiding?

Zijn er goede verhoudingen met hetpersoneel?

Page 65: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

64

Delen de aandeelhouders eengemeenschappelijk standpunt?

Andere onderkende inherente risico’s:

1.2. OPSTELLEN VAN DE JAARREKENING

Vraag

JA

NEE

NvT

In functie van het antwoord, toelichting bij derisico’s van een afwijking van materieel belang

in de jaarrekening of met betrekking tot debedrijfscontinuïteit en REF.

Hebben voorgaande controles weinig afwijkingenin de administratieve en financiële verslaggevingaan het licht gebracht?

Resulteert de aard van de door de onderneminguitgeoefende activiteiten in eenvoudigeadministratieve boekingen?

Hanteert de vennootschap een regel-matiggewijzigde waarderingsmethode?

Zijn, desgevallend, de gegevens van de analytischeboekhouding coherent met deze van de algemeneboekhouding?

Zijn er bepaalde omstandigheden (sectorspecifiekeproblemen, ontoereikend eigen vermogen, zoek-tocht naar nieuwe financierings-bronnen, enz.) dieeen zekere druk kunnen uitoefenen opbedrijfsleiders die van invloed kan zijn op deweergave van de jaarrekening?

Is de vergoeding van de leiding niet gebonden aande resultaten van de onderneming?

Andere onderkende inherente risico’s:

Page 66: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

65

1.3. ACTIVITEITENSECTOR (aard en omstandigheden van de bedrijfsactiviteiten van de entiteit)

Vraag

JA

NEE

NvT

In functie van het antwoord, toelichting bij derisico’s van een afwijking van materieel belang

in de jaarrekening of met betrekking tot debedrijfscontinuïteit en ref.

Kent de markt waarin de onderneming zich situeerteen gunstige evolutie?

Houdt de activiteit van de entiteit verband met deproblematiek inzake seizoensgebondenheid,onderzoeks- en ontwikkelingskosten,productiecyclussen op lange termijn ensubactiviteiten?

Houdt de activiteit van de onderneming verbandmet technologische vernieuwingen of wijzigingen?

Blijkt uit de analyse van de financiële ratio’s en derentabiliteitsratio’s (sectorverwijzingen) dat deonderneming evolueert overeenkomstig haarsector?

Zijn er ingeval van een snelle groei voldoendemiddelen beschikbaar?

Zijn de voorraden en afzetgebieden van deonderneming stabiel (geen verlies van belangrijkeklant of leverancier)?

Is er een herstructurerings- of reorganisatieprocesaan de gang of gepland?

Andere onderkende inherente risico’s:

1.4. WET- EN REGELGEVEND KADER

Vraag

JA

NEE

NvT

In functie van het antwoord, toelichting bij derisico’s van een afwijking van materieel belang

in de jaarrekening of met betrekking tot debedrijfscontinuïteit en REF.

Staat de leiding voldoende open voor de nalevingvan de wet- en regelgeving?

Is er een belangrijke juridische transactie aan degang of gepland?

Page 67: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

66

Indien de onderneming evolueert in een sector metspecifieke regels op het vlak van administratie,fiscaliteit en milieu, enz., worden deze regels correctbegrepen en nageleefd door de onderneming?

Andere onderkende inherente risico’s:

2. INTERNE BEHEERSINGSRISICO’S

2.1. INTERNE BEHEERSINGSOMGEVING

Vraag

JA

NEE

NvT

indien NEE: Toelichting bij de risico’s van eenafwijking van materieel belang in de

jaarrekening of met betrekking tot debedrijfscontinuïteit en REF.

Vertonen de bedrijfsleiders en kaders integergedrag?

Is de leiding van plan om de wet- en regelgeving,meer bepaald de fiscale en sociale regelgeving, na televen?

Toont de leiding belangstelling voor de kwaliteit vande interne beheersing en de administratievewerkzaamheden?

Controleert de leiding deze kwaliteit op periodiekewijze?

Is de leiding gevoelig voor het belang van decontroles door de commissaris?

Heeft de leiding voldoende aandacht besteed aanvorige aanbevelingen?

Vraag

JA

NEE

NvT

indien NEE: Toelichting bij de risico’s van eenafwijking van materieel belang in de

jaarrekening of met betrekking tot debedrijfscontinuïteit en REF.

Toont de leiding belangstelling voor de kwaliteit vande administratieve en financiële verslaggeving?

Werd de administratie bijgewerkt?

Werd het procedurehandboek, desgevallend,regelmatig bijgewerkt?

Page 68: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

67

Andere onderkende interne beheersingsrisico’s:

2.2. IDENTIFICATIEMIDDELEN VOOR RISICO’S DIE VERBAND HOUDEN MET DE ACTIVITEIT

Vraag

JA

NEE

NvT

indien NEE: Toelichting bij de risico’s van eenafwijking van materieel belang in de

jaarrekening of met betrekking tot debedrijfscontinuïteit en REF.

Is de leiding betrokken bij de activiteit van deonderneming?

Besteedt de leiding voldoende aandacht aan de aande activiteit inherente risico’s (bijv. operationele enfinanciële aspecten die verband houden met deomgeving)?

Krijgt het administratief personeel, en meeralgemeen het personeel van de vennootschap, eenpassende opleiding?

Beschikt de leiding over sturings-instrumenten?

Beschikt de vennootschap over voldoendeadministratieve, fiscale en sociale informatie?

Andere onderkende interne beheersingsrisico’s:

2.3. INFORMATIESYSTEMEN

Vraag

JA

NEE

NvT

indien NEE: toelichting bij de risico’s van eenafwijking van materieel belang in de

jaarrekening of met betrekking tot debedrijfscontinuïteit en REF.

Heeft de leiding controle over hetinformaticasysteem?

Werd een beschrijving van de gehanteerde softwareen toepassingen verkregen?

Is er standaardsoftware?

Page 69: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

68

Is er een automatische verwerking van de aankoop-en verkoopfacturen en loonlijsten?

Is de software die wordt gehanteerd voor deverwerking van administratieve en financiëleinformatie betrouwbaar?

Heeft de leiding een passend urgentieplan inzakeinformatie systemen opgesteld en uitgewerktteneinde de bedrijfscontinuïteit te waarborgen ingeval van een ramp?

Heeft de leiding passende methodes opgezet enuitgewerkt voor de autorisatie van transacties,teneinde niet-geautoriseerde wijzigingen ingegevensbestanden en programma’s te vermijden?

Is de duurzaamheid van het informatiesysteemgewaarborgd?

Is het informatietechnologiesysteem geschikt voorhet verwerken van de transacties van de entiteit?

Andere onderkende interne beheersingsrisico’s:

3. OVERZICHT VAN DE ALGEMENE INHERENTE RISICO’S

Items

Risiconiveau ()

Gevolgen voor de algehele controle-aanpakH M L

3.1. ORGANISATIE – LEIDING

3.2. OPSTELLEN VAN DEJAARREKENING

3.3. ACTIVITEITENSECTOR

3.4. WET- EN REGELGEVEND KADER

Conclusie over het inherentrisiconiveau op het niveau van dejaarrekening:

Page 70: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

69

4. OVERZICHT VAN DE INTERNE BEHEERSINGSRISICO’S

Items

Risiconiveau()

Gevolgen voor de algehele controle-aanpakH M L

4.1. INTERNE BEHEERSINGS-OMGEVING

4.2. IDENTIFICATIEMIDDELEN VOORRISICO’S DIE VERBAND HOUDENMET DE ACTIVITEIT

4.3. OVERZICHT VAN DEINFORMATIE

Conclusie met betrekking tot derisico’s van een afwijking vanmaterieel belang op het niveau vande jaarrekening als geheel:

() Risiconiveau: H = hoog / M = middelmatig / L = laag

Page 71: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

70

8.2. Cyclus inkopen/leveranciers

Naam van de cliënt Boekjaar

Onderwerp ANALYSE VAN HET RISICO VAN EEN AFWIJKING VAN MATERIEELBELANG

Cyclus inkopen/leveranciers

DOELSTELLING ISA

De doelstelling van deze checklist is het documenteren van de inschatting van gecombineerde risico’svan een afwijking van materieel belang op het niveau van beweringen over de cyclusinkopen/leveranciers. Deze inschatting zal als basis dienen voor het bepalen van de aard, omvang entijdsfasering van bijkomende controlewerkzaamheden die dienen te worden uitgevoerd als reactie opde onderkende risico’s.

315

1. INHERENTE RISICO’S

Vraag Bewering()

JA

NEE

NvT

In functie van het antwoord, toelichting bijde risico’s van een afwijking van materieel

belang in de jaarrekening of metbetrekking tot de bedrijfscontinuïteit en

REF.

Zijn er normale betalingstermijnen vanleveranciers (ratio leveranciers-krediet)?

A

Werden er van materieel belang zijndeinkopen verricht bij verwantevennootschappen?

A

B

Is de vennootschap afhankelijk van éénof meerdere leveranciers?

B

Heeft de onderneming eeninkoopbeleid opgezet?

V

A

B

Vergemakkelijkt het beperkt aantalleveranciers het nazicht en opvolging? A

Brengen de leveranciers hun facturensnel uit?

A

Andere onderkende inherente risico’s:

( )Beweringen: V = volledigheid / B = bestaan / A = accuratesse / W = waardering

Page 72: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

71

2. INTERNE BEHEERSINGSRISICO’S

Vraag Bewering()

JA

NEE

NvT

Toelichting bij de risico’s van een afwijkingvan materieel belang in de jaarrekening of

met betrekking tot de bedrijfscontinuïteit enREF.

Moeten de bestellingen voorafworden goedgekeurd?

V

A

B

Zijn de ontvangstbonnenvoorgenummerd? A

B

Moeten de kwalitatieve enkwantitatieve controles van deontvangsten worden geparafeerddoor een onafhankelijke persoon?

A

B

Staat er bij ontvangst van de factureneen stempel ORIGINEEL of eenofficiële handtekening op één van deontvangen exemplaren?

A

B

Volgen de nummers van de facturen,ontvangstbonnen en bestelbonnenelkaar op? A

Bestaat er een procedure voorgoedkeuring en opvolging van degevraagde creditnota’s?

A

B

Worden de geboekte facturenvoorzien van een stempel “geboekt”? A

B

Vraag Bewering()

JA

NEE

NvT

Toelichting bij de risico’s van een afwijkingvan materieel belang in de jaarrekening of

met betrekking tot de bedrijfscontinuïteit enREF.

Vermelden de facturen eenA

( )Beweringen: V = volledigheid / B = bestaan / A = accuratesse / W = waardering

( ) Beweringen: V = volledigheid / B = bestaan / A = accuratesse / W = waardering

Page 73: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

72

betalingsreferentie?B

Bevatten de facturen eengoedkeuring tot boeking en betaling? A

B

Is de leveranciersboekhoudingbijgewerkt? A

B

Is er bij betaling een systematischeinzage van een bewijsstuk? A

Hebben de inkoopdienst en deboekhouddienst een procedureopgezet voor het inwinnen vaninformatie om tegemoet te komenaan het principe van scheiding derboekjaren (openstaandeontvangstbonnen, openstaandecreditposten, niet-ontvangenfacturen, enz.)?

V

A

B

Waren de conclusies van de werk-zaamheden in voorgaande jarentoereikend?

A

B

Andere onderkende interne beheersingsrisico’s:

Page 74: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

73

3. CONCLUSIES

Cyclus

inkopen/leveranciersBewering

() Risico(J/N)

Risico-

niveau

(H, M, L)()

Gevolgen voor de controlewerkzaamheden(toetsing van interne

beheersingsmaatregelen/gegevensgerichte controles)

Inh

ere

nte

risi

co’s

V

B

A

W

Inte

rne

beh

ee

rsin

gsri

sico

’s

V

B

A

W

( ) Beweringen: V = volledigheid / B = bestaan / A = accuratesse / W = waardering( ) Risiconiveau: H = hoog / M = middelmatig / L = laag

Page 75: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

74

8.3. Cyclus vaste activa

Naam van de cliënt Boekjaar

Onderwerp ANALYSE VAN HET RISICO VAN EEN AFWIJKING VAN MATERIEELBELANG

Cyclus vaste activa

DOELSTELLING ISA

De doelstelling van deze checklist is het documenteren van de inschatting van gecombineerde risico’svan een afwijking van materieel belang op het niveau van beweringen over de cyclus vaste activa. Dezeinschatting zal als basis dienen voor het bepalen van de aard, omvang en tijdsfasering van bijkomendecontrolewerkzaamheden die dienen te worden uitgevoerd als reactie op de onderkende risico’s.

315

1. INHERENTE RISICO’S

Vraag Bewering()

JA

NEE

NvT

Indien NEE: Toelichting bij de risico’s vaneen afwijking van materieel belang in de

jaarrekening of met betrekking tot debedrijfscontinuïteit en REF.

Bevat de rubriek vaste activa veelbewegingen over het boekjaar?

V

A

Bevat de rubriek vaste activa veel

overdrachten en buitengebruik-

stellingen?

V

A

Kan het fysiek bestaan van vaste activagemakkelijk worden gecontroleerd?

A

Heeft de onderneming een duidelijk enconsistent investeringsbeleid dattoereikend is voor het behoud van hetproductieapparaat en overeenstemt metde standaarden van deactiviteitensector?

A

B

Werden de gehanteerde afschrijvingenonderbouwd en stemmen zij overeenmet deze die in de sector wordengehanteerd?

A

W

( )Beweringen: V = volledigheid / B = bestaan / A = accuratesse / W = waardering

Page 76: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

75

1. INHERENTE RISICO’S

Vraag Bewering()

JA

NEE

NvT

indien NEE: Toelichting bij de risico’s vaneen afwijking van materieel belang in de

jaarrekening of met betrekking tot debedrijfscontinuïteit en REF.

Worden de afschrijvingen regelmatiggetoetst? A

W

Bevat de rubriek vaste activa geenonderzoeks- en ontwikkelingskosten? B

Bevat de rubriek vaste activa geendeelnemingen? B

Bevat de rubriek vaste activa geenbelangrijke leningen en voorschotten? W

B

Andere onderkende inherente risico’s:

2. INTERNE BEHEERSINGSRISICO’S

Vraag Bewering()

JA

NEE

NvT

indien NEE: Toelichting bij de risico’s vaneen afwijking van materieel belang in de

jaarrekening of met betrekking tot debedrijfscontinuïteit en REF.

Werden de begrote investeringendesgevallend afgestemd met deverrichte investeringen?

W

A

Werden de facturen van vaste activaafzonderlijk gerubriceerd?

V

B

2. INTERNE BEHEERSINGSRISICO’S

( ) Beweringen: V = volledigheid / B = bestaan / A = accuratesse / W = waardering

Page 77: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

76

Vraag Bewering()

JA

NEE

NvT

indien NEE: Toelichting bij de risico’s vaneen afwijking van materieel belang in de

jaarrekening of met betrekking tot debedrijfscontinuïteit en REF

Indien er een inventaris van de vasteactiva bestaat, wordt deze regelmatigafgestemd met de boekhouding?

W

B

In geval van inventarisatie van de vasteactiva, werd deze afgestemd met hetbestand van de vaste activa?

W

B

Indien ja, werden er verschillengenoteerd, toegelicht en verbeterd?

A

B

Werden de overdrachten enbuitengebruikstellingen materieelonderbouwd en goedgekeurd?

V

A

Werden de vaste activa voldoendeverzekerd? A

Worden de verwerving en overdrachtenvan vaste activa, alsook de afschrijvingenregelmatig verwerkt?

A

W

Waren de conclusies van dewerkzaamheden in voorgaande jarentoereikend?

A

B

Andere onderkende interne beheersingsrisico’s:

( ) Beweringen: V = volledigheid / B = bestaan / A = accuratesse / W = waardering

Page 78: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

77

4. CONCLUSIES

Cyclus

vaste activaBewering

() Risico(J/N)

Risico-niveau

(H, M, L)()

Gevolgen voor de controlewerkzaamheden(toetsing van interne beheersingsmaatregelen/

gegevensgerichte controles)

Inh

ere

nte

risi

co’s

V

B

A

W

Inte

rne

beh

ee

rsin

gsri

sico

’s

V

B

A

W

( )Beweringen: V = volledigheid / B = bestaan / A = accuratesse / W = waardering

( )Risiconiveau: H = hoog / M = middelmatig / L = laag

Page 79: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

78

8.4. Cyclus overige schulden / overige vorderingen

Naam van de cliënt Boekjaar

Onderwerp ANALYSE VAN HET RISICO VAN EEN AFWIJKING VAN MATERIEEL BELANG

Cyclus overige schulden/overige vorderingen

DOELSTELLING ISA

De doelstelling van deze checklist is het documenteren van de inschatting van gecombineerde risico’svan een afwijking van materieel belang op het niveau van beweringen over de cyclus overigeschulden/overige vorderingen. Deze inschatting zal als basis dienen voor het bepalen van de aard,omvang en tijdsfasering van bijkomende controlewerkzaamheden die dienen te worden uitgevoerd alsreactie op de onderkende risico’s.

315

1. INHERENTE RISICO’S

Vraag Bewering()

JA

NEE

NvT

indien JA: Toelichting bij de risico’s van eenafwijking van materieel belang in de

jaarrekening of met betrekking tot debedrijfscontinuïteit en REF.

Is er een belangrijke wijziging inde overige activa en passiva?

W

A

B

Is er een belangrijke wijziging inde overige opbrengsten enkosten?

A

W

B

Heeft de onderneming detendens om het boekhoudkundigresultaat te optimaliseren doorde activering of spreiding vanhaar kosten?

B

Heeft de onderneming detendens om het uitzonderlijkkarakter van bepaalde kosten teoverschatten teneinde hetbedrijfsresultaat teoptimaliseren?

B

Andere onderkende inherente risico’s:

( )Beweringen: V = volledigheid / B = bestaan / A = accuratesse / W = waardering

Page 80: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

79

2. INTERNE BEHEERSINGSRISICO’S

Vraag Bewering()

JA

NEE

NvT

indien JA: Toelichting bij de risico’s van eenafwijking van materieel belang in de

jaarrekening of met betrekking tot debedrijfscontinuïteit en REF.

Worden de uitzonderlijke kostenen opbrengsten gedocumenteerden onderbouwd?

A

B

Waren de conclusies van dewerkzaamheden in voorgaandejaren toereikend?

V

A

Andere onderkende interne beheersingsrisico’s:

( )Beweringen: V = volledigheid / B = bestaan / A = accuratesse / W = waardering

Page 81: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

80

5. CONCLUSIES

Cyclus

overigeschulden/overige

vorderingen

Bewering() Risico

(J/N)

Risiconiveau

(H, M, L)()

Gevolgen voor decontrolewerkzaamheden (toetsing van

interne beheersingsmaatregelen/gegevensgerichte controles)

Inh

ere

nte

risi

co’s

V

B

A

W

Inte

rne

beh

ee

rsin

gsri

sico

’s

V

B

A

W

( )Beweringen: V = volledigheid / B = bestaan / A = accuratesse / W = waardering

( )Risiconiveau: H = hoog / M = middelmatig / L = laag

Page 82: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

81

8.5. Fraude

Naam van de cliënt Boekjaar

Onderwerp ANALYSE VAN HET RISICO VAN EEN AFWIJKING VAN MATERIEEL BELANG

die het gevolg is van fraude

DOELSTELLING ISA

De doelstelling van deze checklist is het documenteren van de inschatting van risicofactoren die zouden

kunnen leiden tot fraude in de jaarrekening en verduistering van activa. De auditor dient de risico’s van

een afwijking van materieel belang op het niveau van de jaarrekening en beweringen te onderkennen

en in te schatten. In dit kader dient de auditor te bepalen welke onderkende risico’s, op basis van zijn

professionele oordeelsvorming, als risico’s van materieel belang worden beschouwd.

Deze checklist bevat een aantal voorbeelden van risicofactoren die kunnen leiden tot een afwijking van

materieel belang in de jaarrekening. Deze risicofactoren worden ontleed in functie van de

“fraudedriehoek”, dit wil zeggen vanuit het oogpunt van drie voorwaarden die, wanneer hieraan werd

voldaan, het bestaan van fraude waarschijnlijk maken. Deze risicofactoren zijn slechts voorbeelden en

de auditor kan andere risicofactoren onderkennen in functie van de omvang of kenmerken van de

entiteit.

240

315

Page 83: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

82

1. FRAUDERISICOFACTOREN

Frauduleuze financiële verslaggeving

1.1. DRUK

VraagBewering

()

JA

NEE

NvT

indien NEE: Toelichting bij de

risico’s van een afwijking van

materieel belang

De financiële positie of winstgevendheid van de

entiteit wordt bedreigd door de economische

omstandigheden, de activiteiten of de werking van

de entiteit, zoals:

hoge mate van concurrentie ofmarktverzadiging, in combinatie met dalendewinstmarges;

grote kwetsbaarheid voor veranderingen, zoalstechnologische veranderingen, product-veroudering of rentevoeten;

aanzienlijke daling van de vraag en een toenamevan het aantal faillissementen in de activiteitenof in de economie als geheel;

exploitatieverliezen die de dreiging van eenfaillissement, een inbeslagneming of eenvijandig openbaar overnamebod acuut maken;

terugkerende negatieve kasstroom of deonmogelijkheid om kasstromen te genererenterwijl winst of een winstgroei wordtgerapporteerd;

een snelle groei of ongewone winstgevendheidin het bijzonder in vergelijking met andereentiteiten in dezelfde activiteitensector;

nieuwe vereisten op het gebied van financiëleverslaggeving of nieuwe wettelijke ofregelgevende bepalingen.

BW

De leiding staat onder overmatige druk om aan de

vereisten of verwachtingen van derden te voldoen

als gevolg van:

verwachtingen van belegging-analisten,institutionele beleggers, significanteschuldeisers of andere derden ten aanzien vande winstgevendheid (met name ongepaste,ambitieuze of onrealistische verwachtingen),met inbegrip van verwachtingen die door deleiding zelf zijn gewekt, bijvoorbeeld door teoptimistische persberichten of berichten injaarverslagen;

de behoefte aan aanvullende financiering meteigen of vreemd vermogen om concurrerend teblijven, met inbegrip van de financiering van

BW

( )Beweringen: V = volledigheid / B = bestaan / A = accuratesse / W = waardering

Page 84: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

83

belangrijke onderzoeks- of ontwikkelingskostenof kapitaaluitgaven;

moeilijkheden om aan de voorwaarden voortoelating tot de verhandeling op eengereglementeerde markt te voldoen of omschulden af te lossen of andere clausules inschuldverbintenissen na te leven;

verwachte of werkelijke gevolgen van slechtefinanciële resultaten op lopende transactieszoals bedrijfscombinaties of de gunning vancontracten.

De beschikbare informatie duidt erop dat de

persoonlijke financiële situatie van de directieleden

of de met deugdelijk bestuur belaste personen wordt

bedreigd door de financiële prestaties van de entiteit

als gevolg van:

significante financiële belangen in de entiteit;

significante bestanddelen van hun beloning (bv.bonussen, aandelenopties en indexclausule metbetrekking tot de winst) die gekoppeld zijn aande aandelenkoers, de bedrijfsresultaten, definanciële positie of de kasstromen;

persoonlijke borgstellingen voor schulden vande entiteit.

VBA

Er is een overmatige druk op de leiding of het

uitvoerend personeel om financiële doelstellingen te

halen die door de met deugdelijk bestuur belaste

personen zijn bepaald, met inbegrip van

doelstellingen die betrekking hebben op de verkoop

of winstgevendheid.

B

1.2. GELEGENHEDEN

VraagBewering

()

JA

NEE

NvT

indien NEE: Toelichting bij de

risico’s van een afwijking van

materieel belang in de

jaarrekening of met betrekking tot

de bedrijfscontinuïteit en REF.

De aard van de activiteiten van de entiteit biedt

opportuniteiten tot frauduleuze financiële

verslaggeving die kan voortkomen uit:

significante transacties met verbonden partijenbuiten normale marktvoorwaarden of metverbonden partijen die al dan niet door eenander kantoor worden gecontroleerd;

beloningsregelingen voor de leiding gekoppeldaan de realisatie van doelstellingen die alleenbetrekking hebben op specifieke activiteiten van

VBW

()Beweringen: V = volledigheid / B = bestaan / A = accuratesse / W = waardering

Page 85: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

84

de entiteit, ook al zijn die activiteiten niet vanmaterieel belang voor de entiteit;

een sterke financiële of monopolistischeaanwezigheid in een activiteitensector waardoorde entiteit in staat is aan leveranciers of klantenvoorwaarden op te leggen die kunnen leiden tottransacties die niet marktconform zijn ofongepaste transacties;

activa, passiva, lasten of opbrengsten diegebaseerd zijn op significante schattingen dievoortvloeien uit moeilijk te staven subjectieveoordeelsvormingen (beoordelingen);

significante, ongebruikelijke of zeer complexetransacties, met name transacties die vlak vóórhet eind van het boekjaar plaatsvinden;

significante activiteiten in het buitenland ofgrensoverschrijdende activiteiten in jurisdictieswaar andere bedrijfsomgevingen en -culturen bestaan;

de inschakeling van zakelijke tussenpersonenwaarvoor geen duidelijke zakelijke reden lijkt tebestaan;

significante bankrekeningen of activiteiten metdochtermaatschappijen of activiteitensectorengevestigd in buitenlandse jurisdicties zonderzakelijke reden.

De monitoring van de leiding is niet effectief als

gevolg van het feit dat:

de leiding door één persoon of een groeppersonen wordt gedomineerd (zoals in eenfamilie-entiteit) zonder dat compenserendeinterne beheersings-maatregelen zijn genomen;

het toezicht door de met deugdelijk bestuurbelaste personen op het proces van financiëleverslaggeving en op de interne beheersing nietdoeltreffend is.

B

Er bestaat een complexe of instabiele structuur,

zoals blijkt uit:

de moeilijkheid om vast te stellen welkeorganisatie of personen een belang metoverheersende zeggenschap hebben in deentiteit;

een overmatige complexe structuur waarbijgebruik wordt gemaakt van ongebruikelijkelegale entiteiten of verschillende hiërarchischebeslissingsniveaus;

een hoge rotatie van de leiding, juridischeadviseurs of met deugdelijk bestuur belastepersonen.

B

Page 86: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

85

De componenten van de interne beheersing schieten

tekort als gevolg van:

onaangepaste monitoring van de internebeheersingsmaatregelen, met inbegrip van degeautomatiseerde internebeheersingsmaatregelen en deze die betrekkinghebben op de tussentijdse financiëleverslaggeving (indien verslaggeving vereist is);

een hoge rotatie van het personeel vooradministratieve verwerking, interne audit of vande informatica-afdeling;

ingewikkelde boekingswijze en ondoeltreffendeinformatiesystemen.

VBA

1.3. RECHTVAARDIGING

VraagBewering

()

JA

NEE

NvT

indien NEE: Toelichting bij de

risico’s van een afwijking van

materieel belang in de

jaarrekening of met betrekking tot

de bedrijfscontinuïteit en REF.

ondoeltreffende of ongepaste communicatie ofimplementatie van de waarden of ethischevoorschriften door de leiding;

geen betrokkenheid of vooringenomenheid vande financiële leiding bij de keuze vangrondslagen voor financiële verslaggeving of debepaling van significante schattingen;

historiek van overtredingen van wet- enregelgeving of aanklachten tegen de entiteit,haar leiding of de met deugdelijk bestuurbelaste personen betreffende de niet-nalevingvan wet- of regelgeving;

bovenmatige belangstelling van de leiding voorhet handhaven of verhogen van dewinstontwikkeling van de entiteit;

de tendens/het engagement van de leiding omzich tegenover schuldeisers of andere derdentot onrealistische of ambitieuze winstprognoseste verplichten;

de leiding laat na om gekende tekortkomingenvan materieel belang in de interne beheersingtijdig te corrigeren;

de leiding heeft er vanuit fiscaal oogpunt belangbij ongepaste middelen te hanteren om de

BA

()Beweringen: V = volledigheid / B = bestaan / A = accuratesse / W = waardering

Page 87: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

86

gerapporteerde winst zo laag mogelijk tehouden;

een laag moreel onder de leiding;

de bestuurder (of zaakvoerder) maakt geenonderscheid tussen persoonlijke en zakelijketransacties;

onenigheid tussen aandeelhouders in een kleineentiteit;

herhaalde pogingen door de leiding ommarginale of ongepaste administratieveverwerkingen te onderbouwen op basis van hetmaterialiteitsniveau;

de relatie tussen de leiding en de vorige ofhuidige auditor is gespannen als gevolg van:

veelvuldige geschillen met de vorige ofhuidige auditor over aangelegenheden inzakede administratieve verwerking, controle ofverslaggeving;

onredelijke eisen gesteld aan de auditor zoalsonredelijke termijnen voor het uitvoeren vande controle of het uitbrengen van decontroleverklaring;

aan de auditor opgelegde formele ofinformele beperkingen die aldus opongepaste wijze grenzen stellen aan zijntoegang tot personen of informatie dan welaan de mogelijkheid om effectief met de metdeugdelijk bestuur belaste personen tecommuniceren;

bazig gedrag van de leiding in de omgang metde auditor, in het bijzonder als er sprake isvan pogingen om de reikwijdte van decontrolewerkzaamheden te beïnvloeden ofinvloed uit te oefenen op de keuze van depersonen die aan de controleopdrachtworden toegewezen of die in het kader vande controle worden geraadpleegd.

2. ONEIGENLIJKE TOE-EIGENING VAN ACTIVA

2.1. DRUK

VraagBewering

()

JA

NEE

NvT

indien NEE: Toelichting bij de

risico’s van een afwijking van

materieel belang in de

jaarrekening of met betrekking tot

de bedrijfscontinuïteit en REF.

Persoonlijke financiële verplichtingen kunnen de

leiding of personeelsleden die toegang hebben tot

liquide middelen of andere diefstalgevoelige activa

onder druk zetten om deze activa oneigenlijk toe te

B

()Beweringen: V = volledigheid / B = bestaan / A = accuratesse / W = waardering

Page 88: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

87

eigenen.

Een gespannen relatie tussen de entiteit en

personeelsleden die toegang hebben tot liquide

middelen of andere diefstalgevoelige activa kan voor

deze personeelsleden een reden zijn om deze activa

oneigenlijk toe te eigenen. Een gespannen relatie

kan bijvoorbeeld ontstaan door:

aangekondigde of verwachte ontslagen;

recente of verwachte wijzigingen in depersoneelsbeloningen ofvoorzieningenregelingen;

promoties, vergoedingen of andere beloningendie van de verwachtingen afwijken.

B

2.2. GELEGENHEDEN

Sommige kenmerken of omstandigheden kunnen

activa vatbaarder maken voor oneigenlijke toe-

eigening. Zo doen gelegenheden om activa

oneigenlijk toe te eigenen zich voor in de volgende

situaties:

grote hoeveelheden contant geld in kas of grootkasverkeer;

kleine voorraadartikelen die een hoge waardehebben of waarnaar veel vraag is;

gemakkelijk te verzilveren activa, zoalsobligaties, diamanten, computerchips, enz.;

vaste activa die klein en gemakkelijk te verkopenzijn en waarvan niet is aangegeven wie deeigenaar is.

VBW

Onaangepaste interne beheersings-maatregelen met

betrekking tot activa kunnen die activa vatbaarder

maken voor oneigenlijke toe-eigening. Zo is het

bijvoorbeeld mogelijk dat activa oneigenlijk worden

toegeëigend in de volgende situaties:

onvoldoende functiescheiding of gebrek aanonafhankelijke controles;

onvoldoende toezicht op de uitgaven van deleiding, zoals vergoeding van reiskosten enandere kosten;

onvoldoende toezicht door de leiding opwerknemers die verantwoordelijk zijn vooractiva zoals bijvoorbeeld inadequaat toezicht opof inadequate monitoring van afgelegenvestigingen;

onvoldoende onderzoek van sollicitanten die naaanwerving toegang hebben tot activa;

onvoldoende administratieve vastlegging vanbepaalde activa;

onvoldoende of onaangepast systeem van

VBA

Page 89: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

88

autorisatie en goedkeuring van transacties (bv.aan de inkoopzijde);

onvoldoende fysieke veiligheidsmaatregelenvoor liquide middelen, beleggingen, voorradenof vaste activa;

geen tijdige aansluiting van bepaalde activa metde boekhouding;

geen tijdige en voldoende documentatie vantransacties, bijvoorbeeld creditering vanteruggezonden goederen;

geen verplichte vakantie voor werknemers insleutelfuncties binnen de interne beheersing;

ontoereikende kennis van informatietechnologiedoor de leiding waardoor het IT-personeel instaat is activa oneigenlijk toe te eigenen;

onvoldoende toegangsbeveiligingsmaatregelenvoor geautomatiseerde bestanden, met inbegripvan het computersysteem.

2.3. RECHTVAARDIGING

het negeren van de noodzaak om risico’s diebetrekking hebben op de oneigenlijke toe-eigening van activa te monitoren of te beperken;

het negeren van de noodzaak tot invoering vande interne beheersing om aldus de oneigenlijketoe-eigening van activa te vermijden;

tendens om bestaande internebeheersingsmaatregelen te doorbreken of omtekortkomingen niet te corrigeren;

gedrag waaruit ongenoegen blijkt ofontevredenheid met de entiteit of met de wijzewaarop ze met haar werknemers omgaat;

veranderingen in het gedrag of in de levensstijldie een aanwijzing kunnen vormen voor deoneigenlijke toe eigening van activa;

het tolereren van kleine overtredingen.

B

Page 90: INTERNE EN EXTERNE CONTROLE - taxxpert.be en externe controle 13 10 12.pdfINTERNE EN EXTERNE CONTROLE Voordracht van zaterdag 13 oktober 2012 Stagiairs accountants en belastingconsulenten

89

Bibliografie:

Externe controle in de praktijk , Dirk Van Vlaenderen – Thierry Van Loocke, Uitgeverij De Boeck

Interne controle in de praktijk , Griet Beerten – Thierry Van Loocke, Uitgeverij De Boeck

www.corporategovernancecommittee.be

www.icci.be

www.ic.coso.org

Leidraad interne controle-organisatiebeheersing Vlaamse Overheid

Seminaries IBR / ICCI : Beoordeling effectiviteit interne controle

Externe controle stageseminarie 2011/2012 H. HERIJGERS/G. MARIS

ISA 210: Engagement acceptance and continuance

ISA 315: Risico-analyse

ISA 320: Materialiteit

ISA 240, 315: Fraude

Controlenormen IAB

Caseware / Pragmatools

BOBR vzw - vragenlijsten