1

Handleiding IAB-4 Programma Voor de uitvoerders van aanjaagprojecten

Tilburg, 29 juli 2010

2

Doelstelling van deze handleiding Dit document is bedoeld als handleiding voor de projectleiders van de aanjaagprojecten in het kader van het IAB4-programma. Dit document is opgesteld ter ondersteuning van een succesvolle uitvoering van het project en levert informatie die van praktisch nut is bij het dagelijks beheer ervan. Wij raden de projectleiders aan deze handleiding zorgvuldig te bestuderen en de informatie te delen met de overige projectpartners Contactgegevens programmamanagement Met vragen over of naar aanleiding van deze handleiding kunt u terecht bij het programmamanagement van IAB-4: Dick de Jager (ddejager@bom.nl; tel. 06-52633305) of Lex van der Wolf (lvanderwolf@bom.nl); tel. 06 41508446) Actuele informatie over het IAB-4 programma vindt u op www.innovatieveactiesbrabant.nl

3

1. De projectuitvoering Beschikking U hebt ter bevestiging van de toekenning van de IAB-4 subsidie een beschikking namens Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant ontvangen. Deze beschikking is de basis van de vereisten die de Provincie Noord-Brabant als subsidieverstrekker aan de projectuitvoering stelt. De beschikking bevat algemene subsidieverplichtingen die voor alle IAB-4 projecten gelden en, indien van toepassing, specifieke subsidieverplichtingen en aanbevelingen die alleen voor uw eigen project gelden. Lees deze beschikking zorgvuldig door en kom de verplichtingen allemaal zorgvuldig na. De verplichtingen zijn niet vrijblijvend. Het niet nakomen ervan kan consequenties hebben voor uw subsidie. Looptijd van uw project De start- en einddatum van uw project zijn in de beschikking aangegeven. Projectkosten zijn alleen subsidiabel indien ze in deze periode aantoonbaar gemaakt en betaald zijn. Twee rapportages U dient tweemaal inhoudelijk en financieel over uw project te rapporteren: een tussenrapportage over de periode tot en met 30 september 2010, die uiterlijk op 15 oktober moet zijn ingediend en een eindrapportage met een verzoek tot subsidievaststelling die uiterlijk 3 maanden na afloop van het project moet zijn ingediend. Voor de rapportage moet u inhoudelijke en financiële rapportage formats gebruiken die tijdig ter beschikking zullen worden gesteld en die tijdens de workshop over financiën en administratie op 15 september 2010 zullen worden toegelicht. De rapportages moeten zowel digitaal als schriftelijk worden aangeleverd. Digitaal via IAB4@bom.nl, schriftelijk gericht aan de N.V. Brabantse Ontwikkelings Maatschappij, Programmamanagement IAB-4, t.a.v. Dick de Jager, Postbus 3240, 5003 DE Tilburg. Rapportage over de Inhoudelijke voortgang Bij de uitvoering van uw project is het van belang dat tegemoet wordt gekomen aan de beoogde activiteiten en resultaten die zijn opgenomen in het projectplan, dat als basis heeft gediend voor de goedkeuring van uw project. Zowel bij de tussentijdse rapportage als de eindrapportage dient inzicht te worden gegeven in het daadwerkelijke (tussentijdse) verloop en resultaten van de verrichte projectactiviteiten: in hoeverre zijn de activiteiten uitgevoerd en de doelstellingen gerealiseerd en waar zijn verschillen opgetreden? Financiële rapportage Ook met betrekking tot de financiële tussen- en eindrapportage geldt dat de (tussentijdse) realisatie gespiegeld dient te worden tegen de goedgekeurde begroting in het projectplan. De penvoerder/projectleider moet de gegevens verzamelen van alle projectpartners en deze gegevens in één overzicht consolideren. Het is dus niet de bedoeling dat de projectpartners apart rapporteren. Alle onderbouwende stukken dienen te worden bijgesloten. Zie hiervoor de annex met betrekking tot de subsidiabele kosten. De penvoerder draagt de bewijslast voor de gemaakte kosten en de subsidiabiliteit ervan. In dat kader bevelen wij u aan om de annex, waarin een duidelijke beschrijving wordt gegeven van de subsidiabele kosten, zorgvuldig te lezen en deze informatie met uw eventuele projectpartners te delen.

4

Tijdig melden van tussentijdse veranderingen Gaandeweg de uitvoering kan blijken dat voorgenomen activiteiten niet of op een andere manier kunnen of moeten worden uitgevoerd. Het is raadzaam om tussentijdse veranderingen in de projectopzet, de projectuitvoering en/of de kosten en de dekking van de kosten direct met het programmamanagement te bespreken. Voor afwijkingen van enige omvang of impact kan schriftelijke toestemming noodzakelijk zijn. Communicatie Voor de projectdeelnemers gelden de volgende verplichtingen ten aanzien van communicatie en disseminatie: In alle externe communicatie uitingen moet worden vermeld dat het aanjaagproject wordt uitgevoerd in het kader van het IAB-4 programma en dat het gedeeltelijk met financiële steun van de provincie Noord-Brabant wordt gerealiseerd. Ook dient het logo van de provincie Noord-Brabant te worden opgenomen. Dit logo kan worden gedownload van de website www.i-base.nl/brabant De projectpartners dienen daarnaast een actieve bijdrage aan de IAB-4 programma-activiteiten op het gebied van communicatie en kennisdeling te leveren. Er zijn in september en oktober 2010 twee bijeenkomsten voorzien:

• Een workshop projectuitvoering, administratie en financiën op 15 september 2010 • Een inspiratiebijeenkomst eind oktober waarin “patient journeys” betreffende de drie chronische aandoeningen die in IAB-4 centraal staan worden gepresenteerd

Over deze bijeenkomsten wordt u door het programmamanagement nog nader geïnformeerd. De projectpartners moeten tevens bereid zijn om de behaalde projectresultaten in het kader van de verspreiding van good practices op provinciale bijeenkomsten te presenteren Tenslotte is het mogelijk dat wij de projectleider vragen om na beëindiging van het aanjaagproject een afsluitende presentatie te geven.

2. Informatie ten behoeve van de financiële administratie De financiering vanuit IAB4 geschiedt tot maximaal 50% van de subsidiabele kosten. In dat kader is het van belang dat er voldoende waarborgen zijn om ervoor te zorgen dat de juiste kosten in aanmerking komen voor deze bijdrage. In de volgende paragrafen wordt ingegaan op de eisen die worden gesteld aan een transparante financiële projectverantwoording. Projectadministratie De penvoerder draagt zorg voor een afzonderlijke projectadministratie, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig en volledig zijn vastgelegd en die ook te verifiëren zijn aan de hand van bewijsstukken. Daarbij wordt een uitsplitsing gemaakt tussen de formele stukken en stukken die betrekking hebben op de nadere invulling: � formele stukken: - goedgekeurde projectaanvraag met bijlagen - beschikking Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant - (eventuele) samenwerkingsovereenkomsten met projectpartners - alle correspondentie met Provincie Noord-Brabant en NV Brabantse Ontwikkelings Maatschappij

(NV BOM) � stukken m.b.t. de nadere invulling: - urenregistratie

5

- onderbouwing van de uurtarieven - alle documenten rondom aanbestedingen - facturen en betaalbewijzen - voortgangsrapportages - communicatieve uitingen. De administratie dient zodanig te zijn opgezet dat daarmee voldoende waarborgen bestaan voor een juiste financiële rapportage. De administratie moet voldoende basis bieden voor een eventuele accountantscontrole (door de subsidieverstrekker) en een eventuele controle op de naleving van de voorwaarden waaronder de bijdrage vanuit IAB4 is verstrekt. Een nadere toelichting op deze vereisten zal worden gegeven tijdens de workshop projectuitvoering, administratie en financiën op 15 september 2010. Voorschotten op de subsidie Een eerste voorschot wordt verstrekt na de afgifte van de beschikking. De hoogte hiervan bedraagt 40% van de totale subsidie. De volgende bevoorschotting zal automatisch geschieden op basis van de voortgangsrapportage aan het programmamanagement (deadline 15 oktober 2010). Het volgende voorschot bedraagt eveneens 40%, mits tot en met 30 september 2010 minimaal 40% van de projectkosten zijn gemaakt. De maximale bevoorschotting bedraagt derhalve 80%. De resterende 20% volgt na vaststelling van de subsidie op basis van de eindrapportage. Eindafrekening Op basis van de ingediende inhoudelijke en financiële eindrapportage wordt de definitieve subsidiebijdrage formeel vastgesteld. De uiteindelijke totale bijdrage aan het project kan nooit hoger zijn dan het bedrag zoals dat in de subsidieverlening is aangegeven. Indien de subsidiabele kosten lager worden vastgesteld dan wordt ook het subsidiebedrag proportioneel naar beneden bijgesteld. Evaluaties en controles De penvoerder en projectpartners zijn verplicht alle medewerking te verlenen aan evaluatieonderzoeken en fysieke en financiële controles van het project door Provincie Noord-Brabant en NV BOM. Zij hebben het recht om (onaangekondigd) ter plaatse de rechtmatige besteding van de IAB4 bijdrage te controleren, de administratie in te zien en daarvan kopieën te maken. De penvoerder en projectpartners verlenen derhalve het toegangsrecht aan genoemde organisaties en hun vertegenwoordigers. De penvoerder draagt er tevens zorg voor dat die onderdelen van het project die zijn ondergebracht bij de partners in het project, dan wel zijn uitbesteed aan derden, op een gelijkwaardige manier als hierboven beschreven, kunnen worden gecontroleerd.

6

Annex: Subsidiabiliteit van kosten Alle kosten die direct verband houden met de verwezenlijking van het project zijn in principe subsidiabel. In deze annex wordt kort stilgestaan bij een aantal meest voorkomende kosten en de wijze waarop deze onderbouwd dienen te worden in het kader van het IAB4 programma. In zijn algemeenheid geldt dat de volgende kosten in elk geval niet subsidiabel zijn: - rentekosten - terugvorderbare BTW - boetes, financiële sancties en gerechtskosten - kosten die reeds vanuit een andere financieringsbron in aanmerking komen voor financiering. Personele kosten Door zowel de penvoerder als de projectpartners zullen de nodige uren besteed gaan worden in de realisatie van het project. Voor zover op een eenduidige manier vastgelegd, kunnen deze uren worden opgevoerd als kosten. De waardering van deze uren kan op verschillende wijzen: � tegen standaard loonkosten Uitgangspunt is het bruto maandsalaris of het uurloon van de betrokken medewerk(st)ers zoals vermeld op de salarisstrook van de eerste maand van elk kalenderjaar, waarop de uitvoering van het project betrekking heeft. Het uurtarief bedraagt 1,20% van dat bruto maandsalaris. Benodigde bewijsstukken: - loonfiche van de maanden januari, zoals hierboven vermeld, van de betrokken medewerk(st)ers

die bij de uitvoering van het project betrokken zijn - urenstaat. Ingeval de penvoerder/projectpartner een eigen urenregistratiesysteem heeft: een

uitdraai van de gemaakte uren op het project in de referentieperiode én een beschrijving van de interne validatie van de geregistreerde uren. Indien er geen systematiek voorhanden is, dient per medewerk(st)er een uurstaat per maand te worden verstrekt, die getekend en gedateerd is door zowel de betrokken medewerk(st)er als diens leidinggevende.

� tegen integraal uurtarief In het integrale uurtarief zijn de salariskosten (bruto jaarloon, inclusief premies en verzekeringen omgerekend naar kosten per uur) van de betrokken medewerk(st)er per uur, verhoogd met een percentage overige bedrijfskosten. Deze methodiek kan worden gebruikt wanneer ten tijde van de indiening van de projectaanvraag voor het Oriëntatieproject deze al in de organisatie werd gebruikt. Het bewijs van de opbouw van het tarief dient te worden gecertificeerd door een accountant; veelal is dit in de jaarrekening vastgelegd. Het strekt tot aanbeveling de tarieven te baseren op de goedgekeurde jaarrekening over 2009. Zodoende hoeven geen extra kosten te worden gemaakt, c.q. wordt het proces van vaststelling van de tarieven niet vertraagd. Benodigde bewijsstukken: - loonfiche van de maanden januari, zoals hierboven vermeld, van de betrokken medewerk(st)ers

die bij de uitvoering van het project betrokken zijn - urenstaat: een uitdraai uit de sluitende urenregistratiesystematiek van de gemaakte uren op het

project in de referentieperiode én een beschrijving van de interne validatie van de geregistreerde uren.

NB: de uren die medewerk(st)ers van projectpartners maken ten behoeve van het goedgekeurde

project kunnen alleen gewaardeerd worden tegen één van bovengenoemde tarieven. Het is niet mogelijk dat de uren van projectpartners door de penvoerder worden opgevoerd tegen een extern commercieel tarief. In de afspraken tussen de projectpartners moet daarmee terdege rekening worden gehouden. Projectpartner houdt dan ook in dat geen commerciële tarieven in rekening gebracht kunnen worden bij de penvoerder.

7

Overheadkosten In het geval dat de partner de geleverde uren inbrengt tegen loonkosten, mag een flat rate van 20% voor de gemaakte overheadkosten worden opgevoerd. Het gedeclareerde bedrag aan loonkosten mag tegen het genoemde percentage worden gewaardeerd. Externe ondersteuning Indien het voor de realisatie van het project noodzakelijk is om externe kosten te maken (leveringen of diensten) en deze kosten zijn opgenomen in de goedgekeurde begroting, kunnen deze worden opgevoerd in de rapportages c.q. eindafrekening. De kosten zijn aan een maximum dagtarief gebonden van € 1.400,-- inclusief eventuele niet-verrekenbare BTW. Van belang is dat de aanbestedingsregels in acht worden genomen. Het bewijs daartoe dient in alle gevallen te worden overgelegd. Daarnaast is het van belang om in de rapportages de volgende gegevens te verstrekken: - kopie van de betreffende factuur, waarbij bij voorkeur duidelijk blijkt dat deze op het project

betrekking heeft - kopie van het betreffende betalingsbewijs. Dat kan zijn het bankafschrift, waarop het bedrag

van de factuur duidelijk is vermeld. Ingeval van een batch-verwerking dient te worden aangeleverd: eerste pagina van de batch, de pagina waarop het bedrag van de factuur is vermeld en de laatste pagina met het totaalbedrag van de batch, die overeenkomt met het bedrag op het bankafschrift.

Let op: facturatie tussen projectpartners onderling is niet toegestaan. Reis- en verblijfskosten Indien het voor de uitvoering van het aanjaagproject noodzakelijk is dat er gereisd wordt, kunnen de daarmee gemoeide kosten worden opgevoerd. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen een kilometervergoeding en reiskosten op basis van openbaar vervoer. De kilometerkosten worden vergoed tegen de binnen de partnerorganisatie gebruikelijke vergoedingssystematiek. Als onderbouwing voor de gemaakte kosten geldt de declaratie en de daadwerkelijke betaling. Voor reiskosten met openbaar vervoer dient het ticket overgelegd te worden, alsook het bewijs van feitelijke betaling. Indien sprake is van verblijfskosten, kunnen de kosten voor overnachting worden opgevoerd. Ook hierbij geldt dat facturen en betalingsbewijzen overgelegd moeten worden. Promotie en publiciteit Noodzakelijke kosten voor het onder de aandacht brengen van de resultaten van het aanjaagproject zijn subsidiabel. In alle uitingen dient evenwel melding gemaakt te worden van de medefinanciering door de Provincie Noord-Brabant. Van deze kosten dienen facturen en betaalbewijzen overgelegd te worden. Niet-verrekenbare BTW Ingeval een van de partners niet BTW-plichtig is en derhalve geen recht op vooraftrek BTW heeft, is de in rekening gebrachte en betaalde BTW op diensten en produkten, noodzakelijk voor de uitvoering van het project (bijv. externe ondersteuning), eveneens subsidiabel. Deze BTW wordt niet apart opgevoerd, maar bij de betreffende uitgavencategorie.