Handleiding voor het digitaal tekenen van huurcontracten bij UGentInleidingOndersteunde systemenStap 1: noodzakelijke software installeren

Stuurprogramma installeren van je eID readerStap 2: Testen van je kaartlezer met behulp van de eID software.

Problemen met het uitlezen van je eIDStap 3: ophalen van je huurcontract of start digitaal tekenen via Digitek

Problemen bij het ophalen van je huurcontractStap 4: digitaal tekenen van je huurcontract

Digitaal tekenen van een huurcontract met meerdere huurdersProblemen met je eID PIN codeProblemen bij het tekenen van jouw huurcontract

Stap 5: controleren van jouw tegengetekend huurcontractWat te doen bij waarschuwingen?

Problemen oplossenInstalleer een recente versie van de gebruikte software & browserLees de FAQ-pagina om een oplossing voor een gekend probleem te vindenNeem contact op met de helpdesk

Inleiding

Deze handleiding beschrijft de nodige stappen om een huurcontract voor een kamer of appartement bij UGent digitaal te tekenen.

Je dient over een eID kaartlezer te beschikken en je PIN code te weten om het huurcontract digitaal te tekenen.

Indien je niet beschikt over een eID kaartlezer kan je   jouw huurcontract digitaal tekenen met je .eID in 1 van de vele PC knooppunten in UGent

Bekijk de kaart en het overzicht met adressen waar je digitaal kan tekenen op de .Digitek website

Op deze PC knooppunten zijn er een aantal PC's voorzien met een keyboard met een ingebouwdeeID lezer en is de nodige software reeds geïnstalleerd.

Kijk uit naar het "in 1-2-3 met je eID" logo om de PC's waarmee je digitaal kan tekenen terug tevinden.

Je kan ook jouw huurcontract tekenen en ons terug bezorgen op het volgende adres:manueel

Ontving je jouw eID voor je 18 was, laat dan je elektronische identiteitskaart activeren bij de gemeente/stad waar je jehoofdverblijfplaats hebt. Dit is nodig om een digitale handtekening op jouw huurovereenkomst te kunnen plaatsen.

Afdeling Huisvesting

Gelieve te zorgen voor een !kwaliteitsvolle printJe dient enkel stap 3 van deze handleiding te volgen, dit om je huurcontract af te halen.

Ondersteunde systemen

Het gebruik van Digitek en het plaatsen van een digitale handtekening werd getest op volgende systemen en browsers.

Windows  7 / 8.1 / 10:

Internet Explorer 11 (11.371) / Firefox (52.6.0) / Chrome (63)

MacOS High Sierra  (10.13.3):

Firefox (60.0.1) / Safari (11.0.3)

We raden aan om altijd een recente versie van je browser te gebruiken!

Voor het plaatsen van de digitale handtekening werd gebruik gemaakt van volgende eID lezers: en de .ACR38 Ewent Eminent EW1052

Gebruik van andere recente kaartlezers zou in principe ook moeten werken, echter deze werden niet getest.

Stap 1: noodzakelijke software installeren

De volgende software is noodzakelijk voor het digitaal tekenen van uw huurcontract:

eID software van de federale overheidstuurprogramma van je eID reader

Indien deze software niet aanwezig is op je computer, dien je deze te installeren. Heb je deze software al geïnstalleerd, dan is het aan te raden om de meest recente versie te gebruiken.

Stuurprogramma installeren van je eID reader

Indien je voor de gebruik maakt van je kaartlezer, kan je eenvoudig het stuurprogramma van je reader installeren door deze in te pluggen.eerste maal

Het stuurprogramma wordt normaal gezien automatisch geïnstalleerd:

 

Stalhof 6, 9000 Gent

Indien dit niet automatisch gebeurt,  is het stuurprogramma waarschijnlijk al geïnstalleerd op je computer.

Wanneer je kaartlezer niet bruikbaar blijkt te zijn op het einde van stap 2, dien je het stuurprogramma manueel te installeren.

Zoek op de volgende termen in een zoek-website (Google, Yahoo, Duckduckgo ...):

smart card readerde merknaam/modelnaam van je eID readerdriver (=stuurprogramma)

Niet alle kaartlezers worden ondersteund door alle computers / besturingssystemen, het kan dus zijn dat je een andere eID kaartlezer moet gebruiken.

Stap 2: Testen van je kaartlezer met behulp van de eID software.

Na de installatie van de eID software kan je direct een eenvoudige test uitvoeren en je eID uitlezen:

  

We raden je aan om ook te testen of je met jouw eID digitaal kan tekenen, dit kan via het "eID Viewer" programma.

Het eID viewer programma vind je ook terug op , hiermee kan je al de kaartgegevens van jouw eID uitlezen.de site van de federale overheid

Controleer of je digitaal kan tekenen door jouw "Signature certificate" te controleren in het derde tabblad : "Certificates"

Onder "Citizen CA" bevinden zich twee certificaten: "Authentication" en "Signature".

Controleer het "Signature" certificaat: deze dient "Valid" en "Trusted" te zijn , aangeduid door het groen vinkje zoals hierboven.

Indien het "Signature" certificaat ontbreekt of niet geldig is (geen groen vinkje):  lees punt 4 en 5 van de .FAQ pagina

Indien deze test positief is kan je verdergaan om je huurcontract digitaal te tekenen.

Problemen met het uitlezen van je eID

Indien je problemen hebt met het uitlezen van je eID, kan je de oplossing van je probleeem misschien terugvinden op .de FAQ van de federale overheid

Stap 3: ophalen van je huurcontract of start digitaal tekenen via Digitek

Je kreeg een mail van de dienst Huisvesting met daarin een link naar de Digitek applicatie.

Je dient deze link te gebruiken voor het ophalen van je huurcontract, indien je manueel wil tekenen; of voor het starten van een signeer sessie indien je digitaal wil tekenen.

Hieronder zie je de landingspagina van Digitek met beide opties:

Problemen bij het ophalen van je huurcontract

Gekende problemen worden behandeld op de .FAQ pagina

1. 2. 3. 4.

1. 2.

Stap 4: digitaal tekenen van je huurcontract

Nadat Digitek je contract heeft opgemaakt (dit kan even duren), wordt je doorverwezen naar de digitale tekenomgeving.

Hier kan je jouw huurcontract nakijken en jouw digitale handtekening plaatsen.

Bemerk de knoppen bovenaan:

zoom niveau instellenbladeren in documenthandtekening(en) plaatsendigitale tekenomgeving verlaten

Je kan je handtekening op twee manieren plaatsen:

via de handtekening knop bovenaanvia het handtekening veld onderaan pagina 2 van het huurcontract

Hierna verschijnt een pop-up die je vraagt om eaZyLink te installeren:

eaZyLink is een programma dat ervoor zorgt dat je eID lezer kan gebruikt worden om online digitaal te tekenen met behulp van eaZySign.

Download het eaZyLink installatie bestand en voer het uit (dubbelklik op het bestand onderaan je browser of in je downloads overzicht).

Indien je problemen zou hebben met de installatie kan je hier terecht: eaZylink help

Nu kan je je eigenlijke handtekening plaatsen: sluit je eID reader aan en breng je eID in.

Klik op het handtekening veld en vink de checkbox "gelezen en goedgekeurd" aan; hierna kan je jouw digitale handtekening plaatsen:

Na het uitlezen van je eID kan je je digitale handtekening plaatsen door je PIN code in te geven:

Het contract is succesvol ondertekend als je volgende boodschap ziet:

Na het ondertekenen van het contract kan je de tekensessie beëindigen via de Exit knop:

Hierna beland je terug bij Digitek:

Na het succesvol ondertekenen van je huurcontract wordt dit verder verwerkt en wordt de digitale UGent handtekening geplaatst, waarna een digitale kopie naar jou wordt opgestuurd via e-mail.

Digitaal tekenen van een huurcontract met meerdere huurders

Indien een huurcontract is opgesteld voor meerdere huurders, bv. bij het verhuur van een appartement, dienen beide huurders hun digitale handtekening te plaatsen. Dit kan gebeuren in een verschillendesigneersessie, beide huurders dienen dus niet op hetzelfde moment hun digitale handtekening te plaatsen. Belangrijk: de hoofdhuurder moet inloggen op Digitek om het huurcontract te tekenen.

Verder verloopt het tekenproces gelijkaardig met huurcontracten voor een enkele huurder.

Hieronder een voorbeeld van een huurcontract met twee huurders: 

Problemen met je eID PIN code

Met behulp van het eID viewer programma kan je je PIN code controleren:

Problemen bij het tekenen van jouw huurcontract

Stap 5: controleren van jouw tegengetekend huurcontract

Het finale huurcontract wordt opgestuurd naar jouw UGent e-mailadres, nadat het is tegengetekend door UGent.

Wanneer je het contract bekijkt, zie je onderaan de digitale handtekening van UGent, naast jouw eerder geplaatste handtekening.

Gekende problemen worden behandeld op de .FAQ pagina

Wanneer je jouw contract opent met Adobe Reader kan je de status van de handtekeningen controleren: deze staat beschreven in de blauwe balk bovenaan.

Hieronder een voorbeeld van een document dat getekend is door UGent:

Meer informatie i.v.m. de digitale handtekeningen kan je opvragen via het "Handtekeningvenster/Signature Panel" :

Hieronder een voorbeeld van dergelijke informatie over de digitale handtekening van UGent:

Dit is een voorbeeld van informatie over de digitale handtekening die je met jouw eID hebt geplaatst:

Wat te doen bij waarschuwingen?

Adobe gebruikt een lijst van "Trusted Certificates/Vertrouwde Certificaten" om de validiteit van handtekeningen te controleren.

Deze lijst wordt regelmatig bijgewerkt; indien je een pop-up krijgt "Trusted Certificates Update/Vertrouwde Certificaten Bijwerken" dien je deze update uit te voeren.

Indien je een waarschuwingsmelding krijgt dat de geldigheid van een digitale handtekening onbekend is dien je deze lijst van vertrouwde certificaten handmatig bij te werken.

Dit doe je door naar het volgend menu te navigeren: "Bewerken" "Voorkeuren"  "Betrouwbaarheidsbeheer"

Daar kan je de update van vertrouwde certificaten uitvoeren: doe dit voor de AATL en EUTL lijsten.

Problemen oplossen

Indien je problemen ondervindt bij het digitaal tekenen van je huurcontract kunnen onderstaande tips helpen.

Installeer een recente versie van de gebruikte software & browser

Software:

eID software van de federale overheid : download hier ook de eID viewer waarmee je je eID lezer kan testeninstalleer de laatste versie van het stuurprogramma (driver) van je eID lezer

Browser:

FirefoxChrome Internet ExplorerSafari

Lees de FAQ-pagina om een oplossing voor een gekend probleem te vinden

Gekende problemen worden behandeld in de .FAQ pagina

Neem contact op met de helpdesk

Indien je problemen blijft ondervinden, kan je contact opnemen met de helpdesk: helpdesk@ugent.be

Gelieve volgende zaken mee te geven:

jouw huurcontract en/of de naam van de hoofdhuurder van het contractscreenshots van eventuele foutmeldingenhet tijdstip (datum + tijd) van je poging om het huurcontract af te halen / digitaal te tekenenversie besturingssysteem (Windows, Mac,...)  en versie van browser