H a n d l e i d i n g F u n ct i e p ro f i e l e n e n G e b ru i ke ......I n l e i d i n g Met...

Handleiding Functieprofielen en Gebruikersbeheer

Datum 23-04-2018

MensCentraal versie 4.10

Handleiding functieprofielen en gebruikersbeheer MensCentraal 1

Inhoudsopgave Inleiding 3

1. Functieprofielen 4 1.1 Functioneel vs inhoudelijk recht 4 1.2 Beheren van Functieprofielen 5

1.2.1 Maken van een nieuw Functieprofiel 5 1.2.2 Bekijken van een Functieprofiel 8 1.2.3 Bewerken van Functieprofiel 8 1.2.4 KIP’s en/of Signaalpagina’s koppelen 9 1.2.5 Printoverzicht, contactmomenten en acties in functieprofielen. 9 1.2.6 Verwijderen van een Functieprofiel 10

1.3 Zaak(stap) autorisatie in combinatie met Functieprofielen 10

2. Beheer gebruikers 12 2.1 Nieuwe gebruiker registreren 12

2.1.1 Gebruikersinformatie 12 2.2 Onderhoud bestaande gebruikers 13

2.2.1 Gebruikersdetails van één gebruiker wijzigen 14 2.2.2 Gebruikersdetails van meerdere gebruikers wijzigen 18 2.2.3 Account gegevens versturen en/of wachtwoord resetten voor een groep gebruikers 19 2.2.4 Gebruiker(s) deactiveren en/of verwijderen 20


Inleiding Met release 4.10 introduceren we functieprofielen. Dit biedt tal van voordelen in het autoriseren van gebruikers in MensCentraal, zoals:

● Het biedt mogelijkheden voor een meer verfijnde autorisatie. ● De kans op fouten wordt aanzienlijk verkleind, omdat de instellingen eenmalig in een Functieprofiel worden

vastgelegd. ● Een beheerder kan snel de instellingen van een groep gebruikersaccounts aanpassen. ● Het aanmaken van een nieuwe gebruiker gaat sneller. ● Verbeterde performance bij het zoeken naar gebruikers door een beheerder van MensCentraal. ● Verbeterde efficiëntie tav het creatieproces nieuwe gebruiker. ● Verbeterde weergave lijst gebruikers. ● We loggen “wie wat wanneer” heeft aangepast in het gebruikersprofiel

Functieprofielen vormen een onderdeel van een gebruikersprofiel. Een gebruikersprofiel bestaat uit twee onderdelen:

- Rol - Functieprofiel

Rollen Er zijn drie rollen beschikbaar.

● System admin (Alleen zichtbaar voor en bruikbaar door LostLemon) ● Lokaal Beheerder (Voor uitvoer van beheertaken binnen eigen organisatie) ● Uitvoerder (MC gebruikers)

De hieraan gekoppelde Functieprofielen bepalen de rechten tot gebruik van bepaalde functionaliteiten. Functieprofielen Met behulp van Functieprofielen worden de rechten voor het gebruik van functionaliteiten bepaald. Een leeg account heeft als basis dat je ermee kunt in- en uitloggen, dat je het dashboard (leeg) gepresenteerd krijgt en dat je je eigen gegevens kan bewerken. Een Functieprofiel bevat een verzameling functionaliteiten, instellingen en settings die aangeven wat een gebruiker mag t.a.v. toegang, aanmaken, bekijken, bewerken en verwijderen van items binnen MensCentraal. Dit betekent niet dat men alle toegekende rechten kan gebruiken in de context van alle klanten, groepen, zaken en acties. Daarop zijn autorisatieregels van toepassing. Bijvoorbeeld: een gebruiker mag zaken aanmaken maar kan alleen zaken aanmaken van het type waarvoor zij geautoriseerd is. Aan een gebruikersaccount kunnen één of meerdere Functieprofielen gekoppeld worden. De Functieprofielen zijn aanvullend op elkaar. Zo kan bijvoorbeeld één Functieprofiel ingericht zijn om rechten te geven op de functionaliteiten van de klantpagina en het andere Functieprofiel op de functionaliteiten van de groepspagina. Vervolgens kan de beheerder een gebruikersaccount koppelen aan één van de twee Functieprofielen, waarmee de gebruiker of alleen de functionaliteiten van de klantpagina kan gebruiken of alleen de functionaliteiten van de groepspagina. De beheerder kan er ook voor kiezen om beide Functieprofielen te koppelen aan het gebruikersaccount, waardoor de gebruiker de functionaliteiten van de klantpagina en de groepspagina kan gebruiken. Ook is het mogelijk om tegelijk meerdere gebruikers aan één of meerdere profielen te koppelen. De Lokaal Beheerder kan de profielen dan toevoegen aan de reeds gekoppelde profielen van de gebruikers of vervangen door andere profielen.


1. Functieprofielen Een Functieprofiel kan aangemaakt worden door een Lokaal Beheerder en bevat een verzameling functionaliteiten, instellingen en settings die aangeven wat een gebruiker mag zoeken, starten, bekijken, bewerken etc, inclusief de KIP’s en signaal-pagina’s. Aangemaakte Functieprofielen kunnen aan meerdere gebruikers tegelijk gekoppeld worden die dezelfde taak uitvoeren.

1.1 Functioneel vs inhoudelijk recht De inrichting van een Functieprofiel gaat over het toekennen van functionele gebruiksrechten van een MensCentraal functionaliteit. Gebruik van dit recht is vaak gelimiteerd tot de groep, klant of zaak waar de gebruiker aan werkt of bij betrokken is. Met toegekende functionele rechten kan een gebruiker dan ook niet automatisch voor alle groepen, klanten, zaken en acties deze rechten gebruiken. Voor deze aanvullende inhoudelijke rechten zijn in MensCentraal extra autorisaties per klant, groep, zaak en/of actie van toepassing. Functioneel recht: Voorbeeld: Gebruiker X heeft het recht om een nieuwe aantekening binnen een zaak aan te maken op basis van “Sectie Zaak > functie: Notitie - Aantekeningen”.

Inhoudelijk recht: Voorbeeld: Heeft gebruiker X aantekeningen aangemaakt binnen een zaak, dan kan gebruiker Y met het functionele recht "Bekijk aantekening andere gebruiker" de aantekening alleen bekijken als hij geautoriseerd is voor de betreffende zaak op basis van de aan zijn account gekoppelde organisaties.


1.2 Beheren van Functieprofielen Onder "Gebruikers" zit het onderdeel “Functieprofielen”. Hier kunnen nieuwe Functieprofielen aangemaakt worden en bestaande gewijzigd worden.

- Nieuw profiel aanmaken

- Bekijk profiel

- Bewerk profiel

- KIP’s of Signaalpagina’s koppelen

- Verwijder profiel

1.2.1 Maken van een nieuw Functieprofiel Het aanmaken van een nieuw Functieprofiel doe je als volgt:

● Ga naar “Gebruikers” ● Klik op “Functieprofielen”

● Klik bovenaan op om een nieuw Functieprofiel te maken. ● Geef het Functieprofiel een titel. ● Geef per sectie aan hoe je de rechten wilt hebben.

Onderstaande secties kun je vullen voor een Functieprofiel:

1. Klant 2. Groep 3. Zaak 4. Werkvoorraad 5. Notificaties 6. Producten 7. Beheer

● Klap de sectie open met en klap ‘m weer dicht met ● Zet vinkjes bij de functionaliteiten in de sectie die nodig zijn voor het Functieprofiel

● Je kunt een hele regel in één handeling aanvinken door te klikken op

● Je kunt deze regel vervolgens ook weer in één handeling leeg maken door te klikken op

● Wanneer je klaar bent met het aanmaken van het nieuwe Functieprofiel, sla deze dan op met


Ieder vinkje heeft zijn eigen mouse-over met uitleg over de betekenis. Is er geen mouse-over, dan komt er ook geen checkbox om het item aan te vinken. Voor sommige functie-regels geldt dat je alleen “Toegang” hoeft aan te vinken om alle rechten te krijgen. Zoals de afbeelding hieronder toont, heb je bij bv. “Notitie - Contacten” onder de sectie “Klant” alleen de mogelijkheid om het eerste vinkje voor “Toegang” aan te vinken. Met dit vinkje krijg je naast toegang ook de mogelijkheid om een contactmoment aan te maken op de klantpagina.

De eerste 5 opties bepalen wat de gebruiker zelf met de aangevinkte functionaliteit kan doen:

- Activeert de betreffende functionaliteit / geeft toegang tot de functionaliteit.

- Gebruiker mag een item van de functionaliteit aanmaken

- Gebruiker mag zelf aangemaakte items bekijken

- Gebruiker mag zelf aangemaakte items bewerken

- Gebruiker mag zelf aangemaakte items verwijderen De laatste 3 opties bepalen wat de gebruiker met items van andere gebruikers (collega’s) mag doen:

- Gebruiker mag items van iemand anders bekijken

- Gebruiker mag items van iemand anders bewerken

- Gebruiker mag items van iemand anders verwijderen


1.2.2 Bekijken van een Functieprofiel

Ga naar Gebruikers en klik op “Functieprofielen”. Klik op het voor het Functieprofiel dat je wilt bekijken. Het Functieprofiel wordt getoond in een Pop-up.

1.2.3 Bewerken van Functieprofiel

Ga naar Gebruikers en klik op “Functieprofielen”. Klik op het voor het Functieprofiel dat je wilt bewerken.

Ben je klaar met het wijzigen van het profiel, klik dan op . Let op! Wanneer een Functieprofiel is gewijzigd, dan moeten gebruikers eerst even uitloggen en opnieuw inloggen om de wijzigingen in het Functieprofiel te activeren.


1.2.4 KIP’s en/of Signaalpagina’s koppelen

Ga naar Gebruikers en klik op “Functieprofielen”. Klik op het om een KIP en/of signaalpagina te koppelen aan het

betreffende functieprofiel. De pagina “Koppelingen” verschijnt. Klap sectie “Klantinformatie pagina’s” open met . Koppel met behulp van de Picklist de Klantinformatie pagina’s (KIP) aan het Functieprofiel.

In de picklist zijn meerdere manieren om je selectie samen te stellen, zo kun je:

● Slepen van links naar rechts ● Dubbelklikken

● Enkele aanvinken en vervolgens klikken op en weer terug

● Meerdere aanvinken m.b.v. de Shift-toets en vervolgens klikken op en weer terug

● Alles in 1 keer toevoegen en weer terug

Je kunt de selectie die je maakt met de picklist toevoegen aan het huidige profiel. Maar je kunt ook de

huidige set van KIP’s vervangen met een nieuwe selectie. Hiervoor gebruik je de knop . Bevestig je keuze in het popup scherm met de controlevraag.

1.2.5 Printoverzicht, contactmomenten en acties in functieprofielen. Gebruik van printoverzicht Binnen MensCentraal kunt u medewerkers autoriseren voor het gebruik van functies. Dit doet u via de beheerfunctie van functieprofielen. Het maken van bijvoorbeeld aantekeningen en het gebruik van het printoverzicht behoren tot dit soort functies. Daarnaast kunt u het gebruik van een bepaald zaaktype autoriseren. Hierbij kunt u ervoor kiezen een volledige afdeling of alleen de zaakcoördinator of zaakondersteuner van een specifieke klant toegang te geven. Bij deze laatste keuze is er dus sprake van een dubbele autorisatie namelijk:


● op het niveau van het zaaktype en ● voor het gebruik van de betreffende zaak voor een specifieke klant.

Autoriseert u een medewerker om gebruik te maken van het printoverzicht dan autoriseert u deze medewerker ook voor het inzien van de bijvoorbeeld aantekeningen met betrekking tot deze persoon. Ook al heeft deze medewerker niet separate rechten op de aantekeningen functie. We gaan ervanuit dat dit ook altijd uw bedoeling is. Maar zeker bij zaaktypen waarvoor u rechten geeft aan een afdeling moet u zich hier dus wel bewust van zijn. Hetzelfde geldt voor contactmomenten en acties die bij de zaak worden vastgelegd.

1.2.6 Verwijderen van een Functieprofiel Een Functieprofiel verwijderen kan alleen als er geen gebruikersaccounts meer aan gekoppeld zijn.

Ga naar Gebruikers en klik op “Functieprofielen”. Klik op het voor het Functieprofiel dat je wilt verwijderen.

1.3 Zaak(stap) autorisatie in combinatie met Functieprofielen Goed om te weten is in welke volgorde MensCentraal kijkt naar de autorisaties van een gebruiker. MensCentraal kijkt eerst naar het gekoppelde Functieprofiel. Dit Functieprofiel bepaald wat de gebruiker mag bekijken en bewerken. Belangrijk is bijvoorbeeld dat in het functieprofiel bij sectie “Werkvoorraad” een vinkje staat bij “Werken met To-Do items” en bij sectie “Zaak” een vinkje bij “Werken met zaken”, zodat de gebruiker toegang heeft tot zaken.


Vervolgens kijkt MensCentraal naar de Zaakautorisatie. Op basis van de gekoppelde primaire of secundaire organisatie zal de gebruiker toegang hebben tot een zaak(type). Wanneer er gebruik wordt gemaakt van Zaakstapautorisatie, dan zal MensCentraal tot slot kijken of de gebruiker op basis van Zaakstapautorisatie toegang heeft tot bepaalde zaakstappen. De Zaakstapautorisatie bepaalt namelijk welke zaakstappen van de zaak je mag bekijken en/of bewerken.


2. Beheer gebruikers In het onderdeel "Gebruikers" kun je een nieuw gebruikersaccount aanmaken en bestaande gebruikersaccounts wijzigen. Dit menu item heeft drie submenu’s. Klik op "Gebruikers" en de volgende submenu’s verschijnen:

● Zoek gebruiker ● Nieuwe gebruiker ● Functieprofielen

2.1 Nieuwe gebruiker registreren Het aanmaken van een nieuwe gebruiker wordt in drie stappen uitgevoerd:

● Vastleggen van de gebruikersinformatie zoals: gebruikersnaam, e-mailadres en primaire organisatie ● Koppelen van Secundaire organisaties ● Koppelen van het Functieprofiel

2.1.1 Gebruikersinformatie Hierin worden met name de specifieke gegevens van de gebruiker geregistreerd zoals naam, gebruikersnaam en rol binnen MensCentraal. Daarnaast wordt nu de primaire organisaties aan de nieuwe gebruiker gekoppeld. Klik vanaf het Beheerscherm op "Gebruikers" en vervolgens op het submenu "Nieuwe gebruiker". Het volgende scherm verschijnt.

Vul in dit scherm alle benodigde persoonsinformatie en kies een gebruikersnaam. Let op! een gebruikersnaam kan slechts één keer gebruikt worden, het is dus verstandig om een gebruikersnaam samen te stellen uit voor- en achternaam. Alle velden met een “sterretje” zijn verplichte velden. Let op! Je kunt alleen gebruikers aanmaken met een rol die gelijk is aan jou rol of lager. Een Lokaal Beheerder kan dus alleen een andere Lokaal Beheerder en een uitvoerder aanmaken.


2.2 Onderhoud bestaande gebruikers Alle gebruikersaccounts gekoppeld aan één of meer van de eigen organisaties/werkbakken kunnen in dit onderdeel door de Lokaal Beheerder gevonden worden om eventueel de gegevens en instellingen te wijzigen. Dit betekent dat alle gegevens gewijzigd kunnen worden die eerder waren vastgelegd met uitzondering van de Regio en de gebruikersnaam. Die kunnen nooit gewijzigd worden. Klik op "Gebruikers" en vervolgens op "Zoek gebruiker". Let op! Je kunt alleen gebruikers vinden die gelijk zijn aan jouw rol of die met een lagere rol. Er kan op verschillende manieren naar gebruikers gezocht worden:

● Door (op het eerste deel van) de gebruikersnaam in te typen (zie voorbeeld op afbeelding hieronder) ● Door (op het eerste deel van) de voornaam in te typen ● Door (op het eerste deel van) de achternaam in te typen ● Door een organisatie uit de lijst te selecteren. Dan krijg je een lijst met alle gebruikers die aan die organisatie/werkbak

gekoppeld zijn. ● Door actieve of inactieve accounts te zoeken ● Door op rol te zoeken

Uiteraard is een combinatie van zoekcriteria mogelijk.

Na klikken op verschijnen onderaan de pagina de zoekresultaten.

U kunt er voor kiezen om voor meerdere gebruikers tegelijk een wijziging door te voeren. Verzamel deze gebruikers dan via

het klembord , links naast de gebruikersnaam.


U kunt ook de gegevens voor slechts één gebruiker bekijken en wijzigen, u klikt dan op het loepje voor de gebruikersnaam.

2.2.1 Gebruikersdetails van één gebruiker wijzigen

Wanneer u in het zoekresultaat één gebruiker opent met dan kom je in onderstaand scherm terecht.

In dit scherm kunnen de persoonsgegevens wijzigen door te klikken op en door vervolgens andere informatie in te vullen. Let op! De gebruikersnaam kan niet worden gewijzigd, deze kun je alleen bij het aanmaken van een gebruikersaccount registreren.

Sla de wijzigingen op met en klap de bewerkfunctie in door te klikken op .

Tevens kun je de gebruiker nogmaals de gebruikersnaam toesturen met de knop . In de mail die naar de gebruiker wordt verzonden staat alleen de gebruikersnaam en geen andere accountgegevens.

Wanneer je het wachtwoord voor een gebruiker wil resetten klik je op .


De gebruiker zal vervolgens een mail ontvangen met daarin een eenmalige (tijdelijke) link waarmee hij het wachtwoord zelf opnieuw kan instellen. Verder kan een account op “Inactief” gezet worden of worden verwijderd op een vooraf aangegevens datum. Bijvoorbeeld op de uitdienstdatum. Zie hiervoor hoofdstuk 2.2.4 Gebruiker(s) deactiveren en/of verwijderen. Goed om te weten: Er wordt gelogd wie wanneer een account heeft gewijzigd.


Secundaire organisaties Klap het panel “Secundaire organisaties” open om de gekoppelde secundaire organisaties te bekijken of om te bewerken.

Klik de Bewerkfunctie open met en er verschijnt een picklist om secundaire organisaties eenvoudig toe te voegen aan de gebruiker.

In de picklist zijn meerdere manieren om je selectie samen te stellen, zo kun je:




● Alles in 1 keer toevoegen en weer terug Je kunt de selectie die je maakt met de picklist toevoegen aan de huidige set van secundaire organisaties d.m.v.

. Maar je kunt ook de huidige set van secundaire organisaties vervangen met een nieuwe selectie. Hiervoor

gebruik je de knop . Bevestig je keuze in het popup scherm met de controlevraag. Verwijderen van een gekoppelde secundaire organisatie Een secundaire organisatie die reeds aan de gebruiker is gekoppeld kan verwijderd worden d.m.v. het prullenbakje. Let op! Dit kan alleen bij het bewerken van een enkele gebruiker en niet bij een selectie van meerdere gebruikers.


Koppelen van Functieprofielen Klap het panel “Functieprofielen” open om de gekoppelde Functieprofielen te bekijken of om deze te bewerken.

● Klik de Bewerkfunctie open met ● Er verschijnt een picklist om Functieprofielen eenvoudig toe te voegen of te vervangen voor de gebruiker met

behulp van de knoppen en . In de picklist zijn meerdere manieren om je selectie samen te stellen, zo kun je:




● Alles in 1 keer toevoegen en weer terug


Verwijderen van gekoppelde Functieprofielen Een Functieprofiel die reeds aan de gebruiker is gekoppeld kan verwijderd worden d.m.v. het prullenbakje. Let op! Dit kan alleen bij het bewerken van een enkele gebruiker en niet bij een selectie van meerdere gebruikers.

2.2.2 Gebruikersdetails van meerdere gebruikers wijzigen U kunt er voor kiezen om voor meerdere gebruikers tegelijk een wijziging door te voeren. Zoek de gebruikers op via de

zoekfunctie en maak een verzameling van deze gebruikers m.b.v. het klembord , links naast de gebruikersnaam. Rechts in het scherm wordt vervolgens een lijstje van de verzamelde gebruikers getoond.


Wanneer je alle gebruikers hebt verzameld klik je op om voor alle geselecteerde gebruikers een wijziging door te voeren op de gekoppelde secundaire organisaties en/of Functieprofielen. Met het prullenbakje kan je een geselecteerde gebruiker uit je verzameling halen.

Met de knop haal je alle geselecteerde gebruikers uit je verzameling.

Organisatie en/of Functieprofiel toevoegen aan een groep gebruikers

Na klikken op kom je op een scherm waarin bovenin alle geselecteerde gebruikers getoond worden. Je kunt vervolgens voor al deze gebruikers de set Secundaire organisaties wijzigen en/of de Functieprofielen.

Per geselecteerde gebruiker kan je door te klikken op een pop-up bekijken met daarin de secundaire organisaties of Functieprofielen die reeds gekoppeld zijn aan die specifieke gebruiker. Vervolgens kan je via een picklist een secundaire organisatie of Functieprofiel toevoegen aan alle gebruikers d.m.v. de knop

. Let goed op met de optie “Voeg toe”, hiermee voeg je dus voor alle geselecteerde gebruikers een nieuwe set toe aan de huidige set van secundaire organisaties of Functieprofielen. Let goed op met de optie “Vervangen”! Hiermee vervang je dus voor alle geselecteerde gebruikers de huidige set van secundaire organisaties of Functieprofielen met een nieuw set.

2.2.3 Account gegevens versturen en/of wachtwoord resetten voor een groep gebruikers

Zoek de gebruikers op via de zoekfunctie en maak een verzameling van deze gebruikers m.b.v. het klembord , links naast de gebruikersnaam. Rechts in het scherm wordt vervolgens een lijstje van de verzamelde gebruikers getoond.

Wanneer je alle gebruikers hebt verzameld klik je op .

Je zie onder de geselecteerde gebruikers de knoppen en . Hiermee kun je in handeling voor meerdere gebruikers de inloggegevens versturen of hun wachtwoord resetten.


2.2.4 Gebruiker(s) deactiveren en/of verwijderen Gebruiker Inactief zetten De Lokaal Beheerder kan een gebruikersaccount op “Inactief” zetten. Een Inactief account kan niet meer inloggen.

● Zoek de gebruiker op die je wilt verwijderen.

● Open gebruiker met

● Klik op ● Pas de “Status” aan van “Actief” naar “Inactief”

● Klik op Gebruiker handmatig verwijderen De Lokaal Beheerder kan alleen een gebruikersaccount “logisch” verwijderen, wanneer deze gebruiker geen zaakcoördinator of zaakondersteuner is van lopende zaken en geen actieve werkvoorraad heeft. De te verwijderen gebruiker mag dus geen uitvoerder zijn van actieve zaakstappen en/of acties.

● Zoek de gebruiker op die je wilt verwijderen.

● Open gebruiker met

● Klik op Let op! Verwijderde accounts blijven in de database wel bewaard om historie in dossiers te behouden. Bovendien wordt er gelogd wanneer een account wordt verwijderd en door wie. Meerdere gebruikers handmatig verwijderen De Lokaal Beheerder kan ook meerdere gebruikers tegelijkertijd verwijderen. Dit doe je als volgt:

● Zoek de gebruikers op die je wilt verwijderen.

● Maak hiervan een verzameling m.b.v. het klembord

● de verzameling gebruikers ● Je komt terecht op een overzichtspagina waar je de geselecteerde gebruikers kunt bewerken

● Klik op Let op! Ook hier geldt dat alleen gebruikers zonder actieve dienstverlening verwijderd kunnen worden.


Gebruiker(s) automatisch verwijderen De Lokaal Beheerder kan, vooraf aan het verwijderen, aangeven in een gebruikersaccount dat een medewerker uit dienst treedt op een bepaalde datum in de toekomst. Op de ingestelde datum (dd-mm-jjjj) wordt het account dan geautomatiseerd verwijderd. Dagelijks zullen alle accounts die klaarstaan voor verwijderen automatisch gecontroleerd worden en vervolgens worden verwijderd. Let op! Wanneer uit de automatische controle blijkt dat een te verwijderen gebruiker nog een zaakcoördinator is van lopende zaken en/of nog een actieve werkvoorraad (zaakstappen of acties) heeft. Dan zal de gebruiker niet worden verwijderd, maar op “inactief” gezet worden. Achter het betreffende account komt vervolgens een wekkertje om de Lokaal Beheerder te informeren.


H a n d l e i d i n g F u n ct i e p ro f i e l e n e n G e b ru i ke ......I n l e i d i n g Met...

Documents

Transcript of H a n d l e i d i n g F u n ct i e p ro f i e l e n e n G e b ru i ke ......I n l e i d i n g Met...