GS1 Kennisgroep traceerbaarheid

Welkom!

25 september 2018

© GS1 2018

Agenda

• Diana van Dijk van Breda University: onderzoeken naar logistiek in de zorg en

inzet master student.

• Esther Peelen en Rachel van Rhijn over ADC en LIR

• Dyonne van Heest: status en tips en tricks uitwisselen artikelgegevens

• Geke Denissen: wat betekent UDI voor LROI en LIR?

• Hennie Mulder: hoe registreert MMC implantaten en instrumenten? SEC codes?

Breda University of Applied Sciences: Opleiding Logistics

Diana van Dijk

25th

September

2018

Welkom

Diana van DijkDocent zorglogistiekBreda University of Applied Sciences

Doel van deze presentatie:

Voorbeelden laten zien van hbo projecten/stages zorglogistiek binnen zorginstellingen

•4

Voorbeelden van toegepast onderzoek binnen zorglogistiek

❑ Leerlijn zorglogistiek binnen Breda University of Applied Sciences, opleiding Logistiek

❑ Projecten op het gebied van zorglogistiek met andere hogescholen binnen het Kennis DC Logistiek

Huidige leerlijn zorglogistiek

• Jaar 1: Kennismaking Zorglogistiek, onderdeel

van module dienstenlogistiek

• Jaar 2: Cursus en project zorglogistiek (externe

opdrachtgever)

• Jaar 3: Twee stageperiodes van +/- 12 weken

• Jaar 4: Afstudeerstage van 14 weken

6

Voorbeeld project zorglogistiek

2e jaars studenten naar No - Shows

2017 Poli’s revalidatie, fysiotherapie, ergotherapie

en diëtetiek

2018 Poli Kindergeneeskunde

Het management van de poli’s heeft behoefte aan

inzicht in de no-shows van poli’s en de

consequenties voor de capaciteit van de

verschillende poli’s. Daarnaast wil het management

aanbevelingen krijgen voor het effectief terugdringen

van no-shows.

7

Input:

databestan

d

2015/16/17

Definitie no- show

❑ Onder een no-show wordt binnen het Bravis

ziekenhuis het volgende verstaan:

Een patiënt die niet komt opdagen bij een

gemaakte afspraak of zich minder dan 24 uur van

tevoren afmeldt

8

Landelijkekosten

300 miljeuro

Probleem

❑ Een no-show zorgt onder andere voor

capaciteitsverlies (niet gebruikte capaciteit) en dus

voor kosten voor de zorginstelling

❑ Een no-show kan tot zorgschade voor de patient

leiden

Bijkomend probleem:

❑ Er is geen duidelijke/uniforme wijze van

registratie van no-shows

9

Enkele uitkomsten onderzoek Bravis

ziekenhuis

❑ 2017: Onderzoek data van 2015 en 2016. Poli

Revalidatie meeste no-shows (4,2% van het

totaal aantal afspraken). Capaciteitsverlies van

410,7 uur. Meeste uren gaan verloren in

afspraken van 15 min

❑ 61,2% van de no-shows door controle patiënten.

❑ Leeftijdscategorie: 41 t/m 70 jaar

❑ Registratie is niet duidelijk (vervuilde data)

❑ In dit project zijn de patiënten die no shows

veroorzaken niet bevraagd. Ook zijn de

wijzigingen/verplaatsingen van de artsen niet

meegenomen

10

Aanbevelingen

• Verschillende soorten maatregelen. Afhankelijk

van ziekenhuis en sense of urgency.

• Planningshorizon verkorten

• Patienten zelf een afspraak in laten plannen

• My Bravis: Digi tuin

❑Nieuwe reden van een no-show is mogelijk het

niet willen aanspreken van het eigen risico. Zie

relatie no-show/herhaalconsult. Projectvoorstel

voor verdere uitrol.

11

Voorbeelden stageopdrachtenzorglogistiek

Bron: http://www.logistiek.nl/supply-

chain/blog/2012/12/kromme-

logistiek-in-het-ziekenhuis-101130322

Goederenlogistiek

12

Bron:

https://www.skipr.nl/actueel/id

8455-ontoereikende-logistiek-

voedt-beddensurplus.html

Patientenlogistiek

Voorbeeld afstudeerstage (jaar 4)

▪Afstuderen bij GS1 Nederland, Amstelveen▪Onderzoek bij het Jeroen Bosch Ziekenhuis, ‘s-Hertogenbosch▪Scope geneesmiddelen

Bron: https://www.geneesmiddelendebat.nl/nieuws/barcodering-primaire-verpakking-

geneesmiddelen-ziekenhuizen/

Bron: scriptie C. Meeuwisse, ‘Barcode scanning van primair belang’, 2017

Bron: https://www.gs1.nl/actueel/perskamer

Probleemverkenning

▪ Binnen het Jeroen Bosch start met barcode scanning;▪ Onnodige patiëntenschade;▪ Barcode op primaire verpakking;▪ Laag percentage producenten

barcode primaire verpakking;▪ Traag software systeem.

Bron: scriptie C. Meeuwisse, ‘Barcode scanning van primair belang’, 2017

Opdracht

▪ Huidige situatie van het Jeroen Bosch in kaart brengen

▪ Hick-ups rondom toedieningsregistratie ▪ Inventarisatie van barcodes→ Bouwen van een dataset & analyseren▪ Benchmark leveranciers→ Vergelijken andere ziekenhuizen ▪ Model GS1 – volledige begeleiding

ziekenhuizen

Wat heeft de inventarisatie opgeleverd?

31% van de geneesmiddelen bevat een barcode op de primaire verpakking (kleinste afleverbarehoeveelheid)

24% van de barcodes bevat de GTIN (productcode die geneesmiddelen identificeerten traceerbaar maakt).

Aantal Acties

Inkoopbeleid aanpassen: geneesmiddeleninkopen die beschikken over een juiste barcode op de primaire verpakking

Reduceren van aantal leveranciers

Softwaresystemen koppelen

Tot slot: Voorbeelden projecten zorg

❑Afstudeertafels Zorglogistiek met studentenvan 3 hogescholen❑Onderzoek naar rendement aanbevelingenonderzoek afstudeerders (focus Breda University of Applied Sciences: zorglogistiek)❑Ontwikkelen van een e-learning platform modules zorglogistiek❑Benchmark goederenlogistiek ziekenhuizen❑Onderzoek naar terugdringen wachttijden in de zorg (overschrijding Treeknorm)❑Projectvoorstel terugdringen no shows

Herkenning??

Vragen en Oproep

Stages zorglogistiek

Interesse/deelname projecten zorglogistiek

Contact: dijk.d@buas.nl

Update ADC en LIR

Vragen en antwoorden

Beschikbare hulpmiddelen

Esther Peelen en Rachel van Rhijn

© GS1 2018

ADC

21

• Upgrade verwacht in najaar 2018

• Wat is gewijzigd?

- Geactualiseerd mbt EU MDR en LIR

- Artikelgegevens delen beter uitgelegd

- Ziekenhuis=>zorgaanbieder/zorginstelling

- SNOMED toegevoegd

© GS1 Nederland 2015

LIR – gevraagde velden

22

Sleutel tot

1. Zorginstelling

2. GS1 Data Source Healthcare3. GS1 Data Source Healthcare4. Barcode5. GS1 Data Source Healthcare6. Barcode7. Barcode

8. Zorginstelling 9. Zorginstelling 10. Zorginstelling

Eisen LIR Bron Aanleveren via

1. Aanduiding van de Zorgaanbieder ( locatie, KvKnr ) Zorginstelling ZIBs

2. Product classificatie van het implantaat GS1 Data Source Healthcare GDSN

3. Fabrikantnaam GS1 Data Source Healthcare GDSN

4. Unieke artikelcode Barcode ZIBs

5. Productnaam van het implantaat GS1 Data Source Healthcare GDSN

6. Batch/Lotnummer van het implantaat Barcode ZIBs

7. Serienummer van het implantaat Barcode ZIBs

8. Datum implantatie Zorginstelling ZIBs

9. Datum explantatie van het implantaat Zorginstelling ZIBs

10. Datum overlijden van de cliënt Zorginstelling ZIBs

© GS1 Nederland 2015

LIR – bron van informatie

23

Zorginstellingen

Landelijke ImplantatenregisterGS1 Data Source Healthcare

2. Product classificatie van het implantaat3. Fabrikantnaam5. Productnaam van het implantaat

Scan UDI: 4. Unieke artikelcode6. Batch/Lotnummer van het implantaat7. Serienummer van het implantaatOperatie:1. Aanduiding van de Zorgaanbieder8. Datum implantatie9. Datum explantatie van het implantaat10. Datum overlijden van de cliënt

GDSN GDSN

GDSN

Fysiek product

Zorginformatiebouwstenen

Vragen bij invoer ADC en LIR

© GS1 2018

Wat als het product geen UDI heeft?

25

• Niet meer inkopen zonder UDI: volg de afspraken uit ADC

• Uitgaan van wet: fabrikant vragen om de juiste labels en gegevens.

• Omlabelen enkel een optie indien de oorspronkelijke velden herleidbaar blijven

(dus fabrikant blijft fabrikant).

• Omlabelen enkel een optie indien oorspronkelijke barcodes onaangetast blijven.

© GS1 2018

Wat te doen bij oude voorraad zonder UDI?

26

- Maak gebruik van de ingroeiperiode om de implantaten op te maken.

SVP volg de afspraken uit het ADC.

- Wanneer 2e helft 2019 nog veel implantaten op de plank liggen zonder

UDI, dan zijn er de volgende opties:

• Handmatig aanleveren via webportal

• Resterende voorraad middels beschikbare software omlabelen

• Tijdig overleg met IGJ

© GS1 2018

Hoever zijn de software leveranciers?

27

© GS1 2018

Andere knelpunten?

28

© GS1 2018

Status implementatie

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

ZORGINSTELLINGEN SCANNEN MEDISCHE

HULPMIDDELEN

ZORGINSTELLINGEN AANGESLOTEN OP GDSN FABRIKANTEN AANGESLOTEN OP GDSN

© GS1 2018 30

Hulpmiddelen

© GS1 Nederland 2015

VWS

31

FAQ Landelijk Implantaten register

https://www.rijksoverheid.nl/documenten/publicaties/2018/05/22/faq-landelijk-

implantaten-register

© GS1 Nederland 2018 32

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/medische-hulpmiddelen/documenten/videos/2018/04/12/video-landelijk-implantaten-register-lir

© GS1 Nederland 2018

Nictiz

33

Veelgestelde vragen over het Implantatenregister: koppeling GMDN-SNOMED CT,

terminologiecentrum

Infographic registratie implantaten volgt binnenkort

SNOMEDCT vertaling implantaten inclusielijst in Nederlands officieel

© GS1 Nederland 2018 34

Informatie en tools GS1 Nederland

© GS1 2018

Update stappenplan

35

• Voor zorginstellingen

• Aangepaste boodschap:

Focus op voldoen aan wetgeving

(ADC/LIR, MDR),

traceerbaarheid geïntegreerd

© GS1 2018

Nieuw:

36

• Veelgestelde vragen ADC (wordt aangevuld)

• Informatie over GS1 barcodes op het Engelse gedeelte

• Ervaringsverhalen:

- Endoss

- Academisch Medisch Centrum

- Flevoziekenhuis (komt eraan)

© GS1 2018

Aantal bezoeken website

37

Onderdeel op de website Van 1 mei t/m 20 september 2018: Gemiddelde tijd op de pagina

Stappenplan voor

zorginstellingen (hoofdpagina)

639x 00:00:53

Pagina Landelijk Implantaten Register (LIR)/

Afspraken eenduidige codering (ADC)

462x 00:02:27

Pagina Medical Device Regulation (MDR) 227x 00:01:48

Toelichting LIR fabrikanten (pdf) 55x

Toelichting LIR implementatiepartners (pdf) 43x

Barcode niet scanbaar? (feedbackformulier) 106x 00:02:27

Quickscan 68x 00:01:08

Overzichtskaart met zorginstellingen 162x 00:01:32

© GS1 2018

Overzichtskaart zorginstellingen

38

• Van elkaar leren

• Update nodig

• Help je ook mee? Informatie s.v.p.

voor 28 september doorgeven

• Klaar in december

• Halfjaarlijkse update

© GS1 2018 39

Quickscan

Actualiseren n.a.v. ontwikkelingen

• Stap artikelgegevens uitwisselen toevoegen

• Toepasbaar voor zorginstellingen: ziekenhuizen → zorginstellingen

(klinieken en ziekenhuizen)

© GS1 2018

Feedbackformulier

40

Barcode niet scanbaar? Geef het ons door!

© GS1 2018

In ontwikkeling

• IHE Barcode Profiel ‘Uniform Barcode Processing is af

• Voor software leveranciers en zorginstellingen

- FHIR Hacktafel 9 november

- Inclusief FHIR standaardkoppeling naar LIR en andere registers

- Use cases Implantatenregistratie en medicatietoediening

• Officiële samenwerking tussen GS1 Global en

IHE International

• Wie wil een training IHE? Flyer

© GS1 Nederland 2018 42

healthcare@gs1.nl

Update GS1 Data Source Healthcare (GDSN)

GS1 Nederland

Dyonne van Heest

25-09-2018

© GS1 Nederland 2018

Ondersteuning GS1 Nederland

44

• Advies op locatie

• Webinars

• Handleiding

• Online stappenplan

• Suggesties?

• https://www.gs1.nl/sectoren/gezondheidszorg

© GS1 Nederland 2018

Status

45

• Zorginstellingen sluiten zich aan op GS1 Data Source Healthcare

- Fabrikanten moeten hierover geïnformeerd worden

• Actieve benadering leveranciers vanuit GS1

- Top 60 leveranciers (wordt uitgebreid naar alle klasse III medische

hulpmiddelen leveranciers)

- Fabrikanten moeten GLN doorgeven aan afnemende partijen (ook het LIR)

© GS1 Nederland 2018

Vragen / knelpunten

46

• Na aanmelding blijft het stil

• Onduidelijkheid over publiceren en ontvangen van data

• Wie is verantwoordelijk binnen zorginstelling

• Is dit herkenbaar? Hoe kunnen wij helpen?

Landelijke Registratie

Orthopedische Implantaten

25 September 2018 – Geke Denissenmanager LROI

Waar begint het verhaal van de LROI?

• Bij de orthopedisch patiënt!

• Op dit moment: knieartrose 546.000 personen;

heupartrose 381.000

Wat is het scenario bij artrose?

1. Oefenen; steviger spieren

2. Leefstijl; overgewicht

3. Pijnmedicatie

4. Oefentherapie

5. Operatie:

1. Totale Knieprothese

2. Totale heupprothese

Sinds

2014

Sinds

2014

Sinds

2014

Sinds

2016Sinds

2016

Wat is de LROI?

1. Een gewrichtsprothese registratie

2. Alle ziekenhuizen in Nederland registreren in de LROI

3. Compleetheid: 99% heup, 99% knie, 94% schouder, 92% enkel en 88% elleboog

Waarom zou je registreren?

1. Inzicht in de patiënt, de prestatie, de kwaliteit en de veiligheid van de in

Nederland gebruikte gewrichtsimplantaten

2. Traceerbaarheid van gewrichtsimplantaten

Hoe registreer je dat implantaat?

UDI implantaatGS1

HIBC

Maar ook…. GS1 EN HIBC

Of een GS1 achtige barcode

Of een zelfgemaakte barcode

Of helemaal geen

barcode!

‘Fouten’ in barcodes

In 2017

Gewicht Total aantal productnummers Percentage GS1 barcodes

Heup 128,796 67*

Knie 95,349 95

Enkel 300 97

Schouder 14,471 97

Elleboog 268 98

Cement 42,716 92

* Overige 33 % bestaat uit: 19% HIBCC, 4% eigen barcodes en 10%

onbekend

Survival van prothese

Plaatsing primaire prothese

Levensduur prothese?

Revisie prothese

Overlijden patiënt

1: Signaleren gaat vooraf aan traceren

Revisie: elke verandering van componenten van de originele prothese

Reden: Loslating, infectie, instabiliteit etc.

2: Terugkoppeling van resultaten

Slechter presterend ziekenhuis = outlier

Doorlevering LIR - Fase I

Orthopedisch chirurgTraumachirurgPlastisch chirurg

CardioloogGyneacoloog

Landelijk Implantatenregister

PatiëntkenmerkenOperatiekenmerkenImplantaatgegevens

ZiekenhuisOperatiedatum

Implantaatgegevens

LIR – Fase II

Orthopedisch chirurgenTraumachirurgenPlastisch chirurgen

CardiologenGyneacologen

UrologenOogartsenKaakchirurgen

KNO artsenNeurochirurgen

MDL artsenEtc…….Etc…….Etc…….

Landelijk Implantatenregister

Heden/Toekomst: Registratie aan de bron

Conclusie

• De LROI is een succesvolle registratie met belangrijke uitkomsten

• Barcode scanning is een belangrijk instrument, reduceert:

– Registratiefouten

– Registratielast

• Zou helpen als de barcodes nog beter op elkaar aansluiten

• LIR Fase II zou gebaat zijn bij Registratie aan de Bron

Bedankt!

IVS

Instrument Volg Systeem

Wat is het IVS?

• Volgsysteem voor instrumentarium

Doelen IVS

• Beroepsprofiel LVO: Tellen en wegen

• Traceren van instrumenten

• Compleetheid van netten

Doelen IVS

• Bijhouden van gebruik, onderhoud instrumentarium

• Recall:

– Bij welke patiënt is het instrumentarium gebruikt?

– Wie heeft er met het instrumentarium gewerkt?

Hoe is IVS ingericht

• Zoveel mogelijk instrumenten op netten met barcodes.

Hoe is IVS ingericht

• Scanlocaties met scanners

Hoe is IVS ingericht

• Weegmodules

• Gekoppeld aan elektronisch patiënt systeem (HiX)

• Meerdere afdelingen hebben hiermee te maken:

– OK, CSA, medische technologie, ICT.

Hoe werkt IVS in de praktijk

• Koppelen net aan patiënt

• Scanlocaties

• Net zoeken

• Opmaak net inzien

• Zichtzending, tijdelijke barcode

© GS1 2018 73

Stellingen

© GS1 2018

S1

74

Er komen nooit verkeerde bestellingen van mamma protheses binnen.

Of wel?

> wat doe je wanneer de patiënt al op de OK is?

> hoe is jullie bestel procedure? Wat kan hieraan verbeterd worden?

© GS1 2018

Vraag

75

Wie werkt er nog niet met voorraad beheer en waarom niet

© GS1 2018

S2

76

Optimaal voorraadbeheer levert wel wat besparing op

in kosten en tijd,

maar weegt niet op tegen de investeringen in logistiek en ICT

© GS1 2018

Vraag 2

77

Hoe zou voor jullie idealiter de registraties in de registers gaan, dus lir, lroi, nhr,

dbir, en andere?

© GS1 Nederland

Vervolg data 2018 en 2019

78

• GS1 Healthcare Bangkok oktober, mmv uit Nederland AMC, DICA, NVPC

• HL7 FHIR Hacktafel 9 november

• Laatste kennisgroep bijeenkomst op 13 november, locatie volgt

2019

• GS1 Healthcare Conference in Nederland van 26 t/m 28 maart.

• IHE Connectathon Rennes, 8-12 april