Global Sustainable Enterprise Standard - Organisation level - … · 2019. 6. 3. · Hoewel bij de...

Handboek voor het werken met het Global Sustainable Enterprise System Alfaversie 2.0

“Wij zijn er trots op dat u ons Handboek in handen heeft. Duurzaamheid is een onderwerp dat u aan het hart ligt. De wereld heeft behoefte aan organisaties en mensen die een maximale bijdrage willen leveren aan de VN Duurzaamheidsdoelen 2030. Mensen en organisaties die waarde willen toevoegen aan de maatschappij, een inclusieve samenleving, een circulair en fair economisch systeem en aandacht voor het klimaat, natuur en milieu. Zodat wij met elkaar een duurzame economie en samenleving creëren.”

Nationaal Duurzaamheid Instituut (NDI)

Alfa versie 2.0

Datum: mei 2019

HANDBOEK

GSES-MVO

(CSR) PILLAR

Pagina van 1 32


COPYRIGHTS

Niets uit deze uitgave mag daarom worden openbaar gemaakt en/of verveelvoudigd door middel van druk, fotokopie, digitalisering, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de schemabeheerder. Alle rechten voorbehouden.

Hoewel bij de uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kunnen fouten en onvolledigheden niet geheel worden uitgesloten. Schemabeheerder aanvaardt derhalve geen enkele aansprakelijkheid, ook niet voor directe of indirecte schade, ontstaan door of verband houdend met de toepassing van deze uitgave.

© Mei 2019

®REGISTERED TRADEMARKS

Gebruik van deze gedeponeerde handelsnamen van GSES System of gelieerd aan GSES System door anderen dan de schemabeheerder, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de schemabeheerder, is dan ook verboden.

Hetzelfde geldt voor alle bijbehorende beeldmerken van de schemabeheerder, onder meer het hierna getoonde beeldmerken. Gebruik door anderen dan schemabeheer van deze beeldmerken, zonder nadrukkelijke en voorafgaande schriftelijke toestemming is dan ook verboden. Hierbij hoort een speciale vermelding dat gebruik van de logo’s onder geen enkele omstandigheid gebruikt kunnen worden ter certificering en/of als keurmerk en/of als bewijs voor een duurzame bedrijfsvoering

Pagina van 2 32


De toekomst en leefbaarheid is gebaseerd op de keuzes die nu worden gemaakt. Daarom is duurzaam ondernemen en de transitie naar een circulaire en faire economie en inclusieve samenleving urgent en kunnen we deze transitie niet langer uitstellen.

Organisaties hebben behoefte aan duidelijke richtlijnen voor duurzaamheid, die tegelijkertijd ruimte bieden voor maatwerk en eigen ambitie. De META-benadering van het Global Sustainable Enterprise Systeem (GSES) speelt hier volledig op in. Er wordt gebruik gemaakt van de beste internationale frameworks voor duurzaamheid, met de grootste wereldwijde acceptatie. De 17 Duurzaamheidsdoelen van de Verenigde Naties Agenda 2030 vormen de overkoepelende agenda en het hogere doel. GSES maakt de bijdrage van de organisatie aan de doelen en subdoelen van de VN inzichtelijk.

GSES brengt internationale standaarden voor duurzaamheid op een samenhangende en overzichtelijke wijze bij elkaar. GSES maakt de duurzame prestaties van organisaties zichtbaar op de verschillende deelgebieden en biedt praktische handvatten voor borging en verbetermogelijkheden. Het aantoonbaar maken van de duurzame prestaties naar belanghebbenden (stakeholders) kan door het verkrijgen van (deel)certificaten. Het GSES model (“het GSES Huis”) en dit handboek is er op gericht dat organisaties zoveel mogelijk zelf kunnen doen (self assessments), maar ook steun kunnen vragen van GSES-consultants. Auditing door certificerings-instellingen behoort tot de mogelijkheden. Organisaties kunnen hun bestaande certificaten en keurmerken inbrengen, zoals de CO2 Prestatieladder, MVO Prestatieladder, ISO 14001, ISO 45001 en ISO 9001.

Onderdeel van het GSES-model zijn tevens een drietal product footprints:

Circular Product Footprint ®

Environmental Product Footprint ®

Health Product Footprint ® (in ontwikkeling)

Deze footprints kunnen worden gecertificeerd en zijn beschreven in aparte handboeken. Op deze manier wordt u in staat gesteld om een complete duurzame voetafdruk van uw producten te berekenen. Door de uiterst innovatieve blockchain data-architectuur, de open source benadering en dashboard app’s kunnen duurzame prestaties van de organisatie én van de producten inzichtelijk worden gemaakt voor klanten en consumenten.

Graag bouwen wij met u mee aan een duurzame samenleving!

Het Nationaal Duurzaamheid Instituut

VOORWOORD

Pagina van 3 32


INHOUDSOPGAVE

1. Global Sustainable Enterprise System (GSES) 5

1.1. Het huis van Duurzaamheid 6

2. Pijler Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) 7

2.1. De ISO 26000 MVO-richtlijn als basis 7

2.2. MVO definitie 7

2.3. De context analyse 8

2.4. De zeven MVO principes 11

2.5. De zeven MVO kernthema’s en de MVO onderwerpen 12

2.6. Prioriteiten voor MVO vaststellen 14

2.7. MVO in beleid en doelstellingen 16

2.8. Betrekken en faciliteren van de organisatie 17

2.9. Activiteiten voor integratie van MVO 20

2.10. Meten en monitoren van MVO 20

2.11. Continue verbetering van MVO 21

2.12. Vrijstelling GSES MVO pijler - De MVO Prestatieladder 22

Relatie van MVO pijler met de VN Duurzaamheidsdoelen 22

11. Global Sustainable Enterprise Standaard - Organisatie niveau 23

11.1. Global Sustainable Enterprise Standaard MVO pijler 23

12. Toelichting op de vragenlijsten 30

15. Literatuurlijst 31

Pagina van 4 32


1. GLOBAL SUSTAINABLE ENTERPRISE SYSTEM (GSES)

Het Global Sustainable Enterprise System (GSES) bestaat uit verschillende onderdelen die samen met Huis van Duurzaamheid vormen. Alle onderdelen stellen de organisatie in staat om stappen richting maatschappelijk verantwoord en circulair ondernemen te zetten en tegelijkertijd bij te dragen aan de realisatie van de VN Duurzaamheidsdoelen 2030.

De verschillende onderdelen van het GSES zijn:

Pijler Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)

Pijler Maatschappelijk Verantwoord Inkopen/aanbesteden (MVI)

Pijler Vermindering CO2-uitstoot

Pijler Circulaire Economie (CE)

Pijler Gezond & Veilig Werken (G&VW)

Sustainable Product footprint

GSES Origin (map uw productielocaties)

SDG Impact Scan

GSES MKB Light scan

Pagina van 5 32


1.1. HET HUIS VAN DUURZAAMHEID

Het Huis van Duurzaamheid is een integraal systeem van maatregelen die de organisatie kan toepassen om maatschappelijk verantwoord te ondernemen. Het Huis ziet er als volgt uit:

Binnen het Huis bewegen we ons op vijf niveaus:

De organisatie en de bedrijfsvoering: de vijf pijlers MVO, MVI, CO2, CE en Gezond & Veilig Werken.

De META standaard met bestaande certificaten, keurmerken, labels.

De ketentransparantie en -samenwerking: de ketenanalyse.

Producten en diensten: de product footprints circulair, milieu en gezondheid.

Inhoudelijke impact scan (issues) en de bijdrage aan de VN Duurzaamheidsdoelen (de SDG Target Index).

Zie ook: https://gses-system.com

Pagina van 6 32

Afbeelding 1: Het GSES Huis van Duurzaamheid

https://gses-system.com


2. PIJLER MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN (MVO)

2.1. DE ISO 26000 MVO-RICHTLIJN ALS BASIS

De MVO pijler uit GSES is gebaseerd op de internationale richtlijn voor Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties: ISO 26000:2011.

De GSES MVO pijler omvat alle belangrijke gedragsnormen van de Verenigde Naties. De internationale MVO-richtlijn heeft sterke verbindingen met de andere pijlers van GSES en overige instrumenten zoals de GRI Sustainability Reporting Guidelines, het Integrated Reporting Framework.

Deze MVO pijler geeft u als organisatie inzicht in uw MVO prestaties op organisatie en proces niveau.

ISO IWA-26:2017

Voor de aansluiting van ISO 26000 met de ISO High Level Structure is gebruik gemaakt van:

ISO IWA-26:2017, “International Workshop Agreement, Using ISO 26000:2010 in management systems”.

Zie ook: www.iso.org/iso-26000-social-responsibility.html

2.2. MVO DEFINITIE

MVO is strategisch van aard, heeft betrekking op zowel de bedrijfsvoering als de bedrijfsprocessen en heeft impact op de keten en de maatschappij. MVO is niet vrijblijvend en gaat over rekenschap afleggen (Engels: ‘being accountable’) over de duurzaamheids prestaties en -effecten van de organisatie(de goede én de minder goede).

Definitie van MVO

In ISO 26000 wordt maatschappelijke verantwoordelijkheid als volgt gedefinieerd:

'verantwoordelijkheid van een organisatie voor de effecten van haar besluiten en activiteiten op de maatschappij en het milieu via transparant en ethisch gedrag dat:

een bijdrage levert aan duurzame ontwikkeling (sinds 2015: de 17 VN doelen) , inclusief gezondheid en het welzijn van de maatschappij;

rekening houdt met de verwachtingen van stakeholders;

in overeenstemming is met het toepasselijke wetten en overeenkomt met internationale gedragsnormen;

is geïntegreerd in de hele organisatie, en in haar betrekkingen in praktijk wordt gebracht’.

Bovengenoemde zijn de vier karakteristieken van MVO. Deze zijn allen gericht op actie en borging. Het herkennen, erkennen en inzichtelijk maken van MVO prestaties is een belangrijke eerste stap in de groei naar een duurzame strategie voor de organisatie.

Pagina van 7 32

http://www.iso.org/iso-26000-social-responsibility.html


2.3. DE CONTEXT ANALYSE

Bedrijven en overheden zijn allemaal onderdeel van een groter geheel. Geen organisatie staat op zichzelf en heeft klanten of leden en toeleveranciers. De contextanalyse is de eerste stap om de omgeving in kaart te brengen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in:

Issues (zowel in- als extern) en

Belanghebbenden/Stakeholders (zowel in- als extern).

ISSUES, EXTERN EN INTERN

Externe issues

Externe issues hebben te maken met de omgeving zoals de waardeketen (bijv. branche afspraken, evt. convenanten zoals Green Deals, IMVO convenant), overheid (bijv. wet-en regelgeving, bestemmingsplannen), maatschappelijke organisaties (NGO’s bijv. m.b.t. mensenrechten, dierenwelzijn, natuur), markt/sector ontwikkelingen (bijv. van fossiel naar biobased, robot-technologie), publieke opinie en media (bijv. bonussen bestuurders), lokale gemeenschappen (bijv. veiligheid, werkgelegenheid, overlast). De analyse van deze issues kan zinvolle input leveren voor de prioritering van de MVO-onderwerpen in paragraaf 3.7.

De fysieke omgeving van de organisatie speelt ook een rol: infrastructurele veranderingen, effecten op omliggende bedrijven of burgers, effecten op natuur en milieu, natuurlijke bedreigingen, veiligheid.

Interne Issues

Interne issues zijn gericht op de eigen organisatie. Dan komen er aspecten voorbij als bedrijfscultuur (openheid/transparantie, ethiek, elkaar aanspreken, voorbeeldgedrag), bedrijfsmiddelen (vastgoed, resources, energieverbruik, afval, recycling) en personeel (eigen personeel en tijdelijke krachten, arbeidsomstandigheden, gelijkheid mannen en vrouwen, competenties en ontwikkeling, opleiding, werving).

NB. Issues kunnen ook betrekking hebben op normen en waarden principes voor de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de organisatie. Zo kan er een extern issue spelen inzake het naleven van nieuwe weten regelgeving. Of een intern issue inzake ethisch gedrag. Zie voor het waarderen van de normen en waarden principes paragraaf 3.5.

Eisen context-analyse, issues Max. pnt. 6 Score Aan te leveren documenten

1. Inventariseer de externe issues inclusief toelichting (max. pnt. 3)

1.1 Heeft de organisatie een analyse gemaakt van de externe issues?

1 Contextanalyse externe issues

1.2 Is een toelichting op de externe issues aanwezig? 2 Toelichting

2. Inventariseer de interne issues inclusief toelichting (max. pnt. 3)

2.1 Heeft de organisatie een analyse gemaakt van de interne issues?

1 Contextanalyse interne issues

2.2 Is een toelichting op de interne issues aanwezig? 2 Toelichting

Pagina van 8 32

Handboek voor het werken met het Global Sustainable Enterprise System Alfaversie 2.0STAKEHOLDERS (BELANGHEBBENDEN)

Eén van de algemene MVO-principes is het respecteren van de belangen van stakeholders, ook wel ‘belanghebbenden’ genoemd. In feite nemen zij een centrale rol in als het gaat over de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de organisatie.

“Stakeholders zijn personen of organisaties die een belang hebben bij de besluiten en activiteiten van de organisatie”.

Een organisatie hoort haar stakeholders te identificeren en toegankelijk te zijn zodat nieuwe stakeholders zich ook kunnen melden. In de praktijk blijkt het aantal stakeholders verrassend groot, zoals het voorbeeld van een ‘stakeholdermap’ van een MKB-bedrijf in de afbeelding laat zien.

In de context analyse wordt een eerste inventarisatie gedaan van de eisen, wensen en belangen van de verschillende stakeholders. Het betrekken van stakeholders is verweven als een soort ‘groene draad’ door de gehele MVO-pijler heen. Stakeholder communicatie is in de praktijk een continu proces.

Afbeelding 9: Voorbeeld stakeholder map voor MKB bedrijf

Eisen context-analyse, stakeholders Max. pnt. 7 Score Aan te leveren documenten

3. Inventariseer de interne stakeholders inclusief toelichting per type stakeholder (max. pnt. 2)

3.1 Heeft de organisatie een inventarisatie gemaakt van haar interne stakeholders en hun eisen en wensen in relatie tot MVO?

1 Interne Stakeholderanalyse

3.2 Is er een opsomming van hun eisen en wensen inzake MVO?

1 Toelichting op eisen en wensen inzake MVO

4. Inventariseer de externe stakeholders inclusief toelichting per type stakeholder (max. pnt. 5)

4.1 Heeft de organisatie een inventarisatie gemaakt van haar externe stakeholders?

1 Stakeholderanalyse of stakeholdermap

4.2 Heeft de organisatie de waardeketen in kaart gebracht?

1 Waardeketen overzicht

4.3 Is een toelichting gegeven op de verschillende stakeholder categorieën?

1 Toelichting stakeholder categorieën

4.4 Heeft de organisatie een inventarisatie gemaakt van de eisen en wensen van de stakeholders inzake MVO?


Pagina van 9 32


RISICO- EN KANSEN ANALYSE

Risicomanagement is dynamisch en iteratief en reageert op verandering. Organisaties behoren hun MVO c.q. duurzaamheidsrisico's (met inbegrip van kansen) te beheersen.

Zie voor de definities Begrippen/Definities lijst 10.

De doelstelling van risicomanagement in de context van MVO is de interne en externe risico's (met inbegrip van kansen) met betrekking tot de activiteiten van de organisatie te identificeren, hiervoor prioriteiten vast te stellen en deze risico's (en kansen) te beheersen. Dit geldt niet alleen voor de risico’s en kansen voor de eigen organisaties, maar óók voor de risico’s en kansen voor de samenleving, de lokale omgeving, het economisch systeem en natuur en milieu. Dit omvat tevens nadenken over hoe stakeholders in de waardeketen en daarbuiten in staat zijn te voldoen aan MVO-eisen van weten regelgeving, internationale gedragsnormen, branchevereniging afspraken en de doelstellingen van de eigen organisatie.

Als het op de juiste wijze wordt toegepast, behoort risicomanagement te bewerkstelligen dat de significante MVO-effecten naar behoren worden beheerst, middelen doelmatig worden toegepast en genomen besluiten en acties gerechtvaardigd kunnen worden.

Risicomanagement omvat risicobeoordeling (identificeren, analyseren, evalueren) en -behandeling. Het behoort te worden geïntegreerd in de besturing van de organisatie. Zie onderstaand voorbeeld:

Voorbeeld: de direct fysieke omgeving

Omschrijving Analyse

Nieuw Bestemmingsplan Organisatie komt komen onder een zwaardere milieucategorie te vallen, vanwege milieuhinder voor omwonenden

Beoordeling

Risico’s 1. Aanpassing van diverse installaties is noodzakelijk 2. Op termijn wordt het lastig om hier te blijven

Kansen Een nieuwe locatie biedt mogelijkheden het gebouw beter af te stemmen op de veranderende eisen van de bedrijfsactiviteiten

Eisen context-analyse, risico-analyse Max. pnt. 7 Score Aan te leveren documenten

5. Inventariseer de MVO risico’s en kansen voor de eigen organisatie (max. pnt. 3)

5.1 Heeft de organisatie een inventarisatie gemaakt van de MVO risico’s en kansen voor de eigen organisatie?

1 Risico en Kansendossier (eigen organisatie)

5.2 Heeft de organisatie stakeholders geraadpleegd? 1 Stakeholder gespreksverslagen

5.3 Is een toelichting aanwezig? 1 Toelichting

6. Inventariseer de MVO risico’s en kansen voor de omgeving (max. pnt. 4)

6.1 Heeft de organisatie een inventarisatie gemaakt van de MVO risico’s en kansen voor de omgeving?

1 Risico en Kansendossier (omgeving)


Pagina van 10 32


2.4. DE ZEVEN MVO PRINCIPES

Er zijn in ISO 26000 zeven basisprincipes van maatschappelijke verantwoordelijkheid die dienen als ‘ethische paraplu’ voor goed bestuur van elke organisatie. Zij vormen een basishouding bij het nemen van maatschappelijk verantwoorde bedrijfsbeslissingen. Deze ‘normen en waarden’ principes dienen in de hele organisatie te worden toegepast, dus niet alleen in bestuur en management, maar ook op de werkvloer.

1. Het afleggen van rekenschap

2. Transparantie

3. Ethisch gedrag

4. Respect voor de belangen van stakeholders

5. Respect voor rechtsorde

6. Respect voor internationale gedragsnormen

7. Respect voor mensenrechten

Naast deze MVO principes kan iedere organisatie ook eigen principes of kernwaarden hanteren, zodat een eigen ‘klank en kleur’ wordt gevormd. Als de organisatie al gedragsregels of Codes of Conduct toepast, is het zinvol om deze te vergelijken met deze principes en aan te scherpen waar nodig.


Eisen MVO principes Max. pnt. 6 Score Aan te leveren documenten

7. Integreer de zeven MVO principes in gedragscodes voor de eigen organisatie (max. pnt. 3)

7.1 Heeft de organisatie bestaande gedragscodes gecheckt en waar nodig aangepast met de zeven MVO principes?

2 Gedragscode(s) inclusief de zeven MVO principes

7.2 Heeft de organisatie dit gecommuniceerd naar de interne stakeholders?

1 Interne stakeholder communicatie gedragscode(s)

8. Pas de MVO principes toe in besluitvorming en werkwijze in alle geledingen van de organisatie (max. pnt. 3)

8.1 Past de organisatie de MVO principes toe in de besturing van de organisatie?

2 Directie/MT gespreksverslagen

8.2 Worden mensen in de praktische uitvoering van hun werkzaamheden aangesproken op het toepassen van de principes?

1 Werkoverleg gespreksverslagen

Pagina van 11 32


2.5. DE ZEVEN MVO KERNTHEMA’S EN DE MVO ONDERWERPEN

Zeven MVO kernthema’s:

1. Bestuur van de organisatie

2. Mensenrechten

3. Arbeidsomstandigheden

4. Het milieu

5. Eerlijk zakendoen

6. Consumentenaangelegenheden en

7. Betrokkenheid bij en

ontwikkeling van de gemeenschap.

Elk MVO kernthema bevat één of meerdere MVO-onderwerpen. In totaal zijn er 37 MVO-onderwerpen. Zie de volgende tabel:

Afbeelding 11: De MVO bloem met de 7 MVO kernthema’s

MVO kernthema’s en onderwerpen (issues)

MVO kernthema MVO onderwerp

1. Behoorlijk Bestuur Besluitvormingsprocessen en -structuren

2. Mensenrechten 1. Due Diligence (Gepaste zorgvuldigheid)

2. Risicosituaties voor schending mensenrechten

3. Vermijden van medeplichtigheid

4. Oplossen van geschillen

5. Discriminatie en kwetsbare groepen

6. Burgerrechten en politieke rechten

7. Economische, sociale en culturele rechten

8. Fundamentele principes en rechten op het werk

3. Arbeidsomstandigheden 1. Werkgelegenheid en arbeidsverhoudingen

2. Arbeidsomstandigheden en sociale zekerheid

3. Sociale dialoog

4. Gezondheid en veiligheid op het werk

5. Menselijke/Persoonlijke ontwikkeling en opleiding op het werk

4. Milieu 1. Voorkomen van vervuiling

2. Duurzaam gebruik van hulpbronnen

3. Beperking van en aanpassing aan klimaatverandering

Pagina van 12 32


De zeven MVO-kernthema’s zijn van toepassing (relevant) voor elke organisatie! Echter niet alle 37 MVO-onderwerpen hoeven van toepassing te zijn.

De organisatie kan niet alles tegelijk en daarom is het belangrijk om tot een goede prioritering van de MVO onderwerpen te komen. Besef echter dat een integrale of holistische benadering van MVO noodzakelijk is. De kernthema’s zijn onderling afhankelijk en acties op specifieke MVO-onderwerpen, dienen andere MVO-onderwerpen niet nadelig te beïnvloeden.

Bijvoorbeeld: het bijmengen van bio-fuel in benzine en diesel, mag er niet toe leiden dat bossen massaal worden gekapt om plantages op te richten en de lokale bevolking te verdrijven.

4. Bescherming van het milieu en herstel van natuurlijke habitats

5. Eerlijk zaken doen 1. Anti-corruptie

2. Verantwoorde politieke betrokkenheid

3. Eerlijke concurrentie

4. Bevorderen van MVO binnen de invloedssfeer

5. Respect voor eigendomsrechten

6. Consumentenaangelegenheden 1. Eerlijke marketing, feitelijke en ongekleurde informatie en eerlijke contracten

2. Beschermen van de gezondheid en veiligheid van consumenten

3. Duurzame consumptie

4. Klantenservice, -ondersteuning en oplossen van klachten en disputen

5. Beschermen van consumenteninformatie en privacy

6. Toegang tot essentiële diensten

7. Voorlichten en bewust maken

7. Maatschappelijke betrokkenheid en ontwikkeling

1. Maatschappelijke betrokkenheid

2. Onderwijs en cultuur

3. Creëren van werkgelegenheid en vaardighedenontwikkeling

4. Ontwikkelen van en toegang tot technologie

5. Welvaart- en inkomenscreatie

6. Gezondheid

7. Maatschappelijke investeringen

MVO kernthema’s en onderwerpen (issues)

MVO kernthema MVO onderwerp

Pagina van 13 32


2.6. PRIORITEITEN VOOR MVO VASTSTELLEN

De organisatie wordt gevraagd om de relevantie, significantie en prioriteit van de MVO-onderwerpen te bepalen. Hiertoe worden alle 37 MVO-onderwerpen van de zeven MVO-kernthema’s doorlopen om te bepalen:

Welke MVO-onderwerpen zijn relevant?

Bij welke relevante MVO-onderwerpen is er significante impact op stakeholders, maatschappij, milieu en economie?

Welke prioriteit voor aandacht en actie is nodig?

Factoren die helpen bij het vaststellen van relevantie, significantie en prioriteit zijn onder andere:

Relevantie. Kijk hierbij naar factoren als: de mate van verbondenheid van het onderwerp met de (kern)processen en (kern)producten/diensten (de ‘core business’ van de organisatie), weten regelgeving eisen, branche-specifieke afspraken, gedragscodes, locatie en aard van de activiteiten.

Significantie. Kijk naar de volgende criteria: de mate van impact op stakeholders, maatschappij, economie en milieu; het potentiële effect van actie, dan wel het achterwege blijven van actie; de mate van bezorgdheid van de stakeholders en de maatschappelijke verwachtingen.

Eisen MVO kernthema’s Max. pnt. 14

Score Aan te leveren documenten

9. Toon aan dat alle zeven MVO kernthema’s worden meegenomen in de bedrijfsvoering en activiteiten in de waardeketen. (max. pnt. 14)

9.1 Heeft de organisatie behoorlijk bestuur meegenomen in de bedrijfsvoering en activiteiten in de waardeketen?

2 Toelichting op aandacht voor behoorlijk bestuur

9.2 Heeft de organisatie mensenrechten meegenomen in de bedrijfsvoering en activiteiten in de waardeketen?

2 Toelichting op aandacht voor mensenrechten

9.3 Heeft de organisatie arbeidsomstandigheden meegenomen in de bedrijfsvoering en activiteiten in de waardeketen?

2 Toelichting op aandacht voor arbeidsomstandigheden

9.4 Heeft de organisatie het milieu meegenomen in de bedrijfsvoering en activiteiten in de waardeketen?

2 Toelichting op aandacht voor het milieu

9.5 Heeft de organisatie eerlijk zaken doen meegenomen in de bedrijfsvoering en activiteiten in de waardeketen?

2 Toelichting op aandacht voor eerlijk zaken doen

9.6 Heeft de organisatie klanten/consumenten-aangelegenheden meegenomen in de bedrijfsvoering en activiteiten in de waardeketen?

2 Toelichting op aandacht voor klanten/consumenten-aangelegenheden

9.7 Heeft de organisatie maatschappelijke betrokkenheid meegenomen in de bedrijfsvoering en activiteiten in de waardeketen?

2 Toelichting op aandacht voor maatschappelijke betrokkenheid

Pagina van 14 32

Handboek voor het werken met het Global Sustainable Enterprise System Alfaversie 2.0Prioriteit. Neem de volgende overwegingen mee: de huidige prestaties en het gewenste ambitie-niveau; de mate van bijdrage aan de realisatie van de organisatiedoelen; het voorkomen van medeplichtigheid bij negatieve effecten.

Stel voor de geprioriteerde MVO onderwerpen vast in welke volgorde de organisatie ze gaat oppakken, uitwerken en implementeren. Van invloed op de prioriteit voor actie zijn tevens algemene management-criteria als:

- de benodigde resources,

- kosten/investeringen en eventuele opbrengsten,

- gemak (laag hangend fruit) of complexiteit van uitvoering, en

- de doorlooptijd.

Leg deze prioritering vast, bij voorkeur in een Directiebesluit. Stel een planning op voor aanpak van de geprioriteerde MVO-onderwerpen, zodat voor iedereen duidelijk is aan welke onderwerpen de organisatie met welk tijdspad gaat werken.

NB. Een prioritering is pas echt van goede kwaliteit als deze wordt afgestemd met de betrokken stakeholders. Stakeholders kunnen een MVO-onderwerp relevant maken voor de organisatie en kunnen de significantie anders beoordelen.

DILEMMA’S

Wat goed is voor de ene stakeholder, heeft soms negatieve gevolgen voor de ander. Organisaties lopen tegen dilemma’s aan en de ervaring leert dat proactief daarover communiceren met stakeholders een goede aanpak is. Zoek actief het gesprek op met stakeholders en leg uit wat het dilemma is. Vaak blijkt dat de koudwatervrees ongegrond is en dat ook stakeholders oog hebben voor dilemma’s van de organisatie en daar wellicht creatieve oplossingen voor hebben.

Eisen MVO prioritering Max. pnt. 12


10. De organisatie heeft prioriteiten vastgesteld voor de MVO-onderwerpen (max. pnt. 5)

10.1 Heeft de organisatie bepaald welke MVO-onderwerpen van de zeven MVO-kernthema’s relevant zijn?

1 Overzicht relevante MVO-onderwerpen of GRI Materialiteitsanalyse

10.2 Heeft de organisatie bepaald welke (relevante) MVO-onderwerpen van de zeven MVO-kernthema’s significant zijn?

2 Overzicht relevante MVO-onderwerpen met significantie of GRI Materialiteitsanalyse

10.3 Heeft de organisatie bepaald welke (relevante en significante) MVO-onderwerpen prioriteit hebben?


11. De organisatie heeft stakeholders betrokken bij de MVO prioritering (max. pnt. 4)

11.1 Heeft de organisatie externe stakeholders geraadpleegd om de MVO onderwerpen te prioriteren?

2 Stakeholder gespreksverslagen

11.2 Heeft de organisatie concrete afspraken gemaakt met externe stakeholders inzake prioriteit en actie op bepaalde MVO-onderwerpen?


Pagina van 15 32


2.7. MVO IN BELEID EN DOELSTELLINGEN

VISIE, MISSIE EN MVO

Zoals in de introductie van deze pijler is aangegeven: MVO is strategisch en raakt de core business van de organisatie: het gaat uiteindelijk om een duurzame strategie in plaats van een strategie voor duurzaamheid. Dit begint al bij de visie en missie van de organisatie. Idealiter gezien betekent dit dat:

- de visie laat zien hoe de organisatie naar de wereld en haar maatschappelijke verantwoordelijkheid kijkt,

- de missie aangeeft wat de organisatie wil toevoegen aan de wereld.

Vandaar dat deze pijler vraagt om aan te geven in hoeverre MVO c.q. duurzaamheid al is opgenomen (‘verankerd’) in de visie en missie.

BELEID, STRATEGIE EN MVO

Het is cruciaal dat MVO wordt geïntegreerd in de besturing van de organisatie. Een organisatie beschikt over beleid, al dan niet globaal of gedetailleerd vastgelegd, en wellicht ook een strategie. Welke ambities en doelen streeft de organisatie na inzake duurzaamheid?.

Herinner hierbij wat de ISO 26000 richtlijn stelt, namelijk dat:

- elke organisatie haar bijdrage aan duurzame ontwikkeling dient te maximaliseren en - dit een overkoepelend doel van de organisatie dient te zijn.

Deze certificeerbare MVO-pijler maakt hiermee duurzaamheid strategisch en prikkelt de ambitie.

Bij het implementeren van MVO in de organisatie gaat het uiteindelijk om het integreren van MVO in beleid, strategie en doelstellingen. Dit behoort te leiden tot opname van MVO doelstellingen in bijvoorbeeld jaarplannen, afdelingsplannen, projectplannen of innovatieve pilots.

Dit neemt niet weg dat sommige organisatie het zinvol vinden om – als tussenstap – eerst een apart MVO-beleid te formuleren. Voor deze MVO-pijler maakt dat géén verschil, zolang maar duidelijk is, waar de organisatie met MVO aan werkt.

12. De directie committeert zich aan de MVO prioritering (max. pnt. 2)

12.1 Heeft de directie c.q. de top van de organisatie zich concreet gecommitteerd aan de MVO prioritering?

2 Directiebesluit commitment MVO prioriteiten

13. Dilemma’s voor MVO-onderwerpen zijn onderzocht (max. pnt. 1)

13.1 Heeft de organisatie dilemma’s onderzocht en vastgesteld voor MVO-onderwerpen?

1 Beschrijving dilemma’s MVO-onderwerpen

Eisen aan MVO in beleid en strategie Max. pnt. 7 Score Aan te leveren documenten

14. Geef aan in hoeverre MVO is verankerd in visie en missie (max. pnt. 2)

14.1 Heeft de organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid in haar visie benoemd?

1 Visie

Pagina van 16 32


LEIDERSCHAP

(indien van toepassing op de organisatie) Leidershap, in alle lagen van de organisatie, speelt ook bij MVO een belangrijke rol. Voorbeeldgedrag van leidinggevenden dient in lijn te zijn met het beleid, strategie en de gedragsregels van de organisatie voor maatschappelijke verantwoordelijkheid. Voorts hebben leidinggevenden ook de verantwoordelijkheid om rekenschap af te leggen (‘accountability’) inzake goede en minder goede MVO-prestaties.

2.8. BETREKKEN EN FACILITEREN VAN DE ORGANISATIE

Alle functionele geledingen (inkoop, ontwikkeling, productie, HRM, financiën, communicatie, distributie, verkoop, services etc.) van de organisatie dienen te worden betrokken, evenals mensen uit alle lagen van de organisatie. Een goede prioritering, focus en duidelijke doelen helpen de verschillende geledingen om MVO activiteiten op te nemen in plannen en projecten.

Het gaat erom draagvlak en bewustzijn te creëren op alle niveaus van de organisatie. Zorgdragen voor kennis en praktische informatie over relevante MVO-onderwerpen (bijv. over mensenrechten of circulariteit) is vaak een eerste stap. De leiding van de organisatie dient zich een grondig begrip te vormen van de implicaties en voordelen van MVO.

14.2 Heeft de organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid in haar missie benoemd?

1 Missie

15. MVO is opgenomen in beleid, strategie en plannen (max. pnt. 3)

15.1 Heeft de organisatie MVO opgenomen in het beleid en – voor zover aanwezig - de strategie, of heeft de organisatie een apart MVO-beleid opgesteld?

1 Beleids- en strategiedocument(en) of MVO beleid

15.2 Heeft de organisatie MVO opgenomen in plannen, zoals afdelingsplannen en jaarplannen?

1 Jaarplannen, afdelingsplannen

16. De ambitie en doelstellingen voor MVO zijn bekend (max. pnt. 3)

16.1 Is er een lange termijn ambitie voor MVO geformuleerd?

1 MVO ambitie lange termijn

16.2 Zijn er MVO doelstellingen vastgesteld? 1 MVO doelstellingen

16.3 Heeft de organisatie MVO prestatie-indicatoren (KPI’s) vastgesteld om de MVO doelstellingen SMART te kunnen beheersen?

1 MVO KPI’s

Eisen aan leiderschap voor MVO Max. pnt. 3 Score Aan te leveren documenten

17. Leidinggevenden zijn actief betrokken inzake MVO (max. pnt. 3)

17.1 Tonen leidinggevenden voorbeeldgedrag in relatie tot de MVO prioriteiten en doelen van de organisatie?

1 Opsomming voorbeeldgedrag leidinggevenden

17.2 Leggen leidinggevenden rekenschap af (zijn ze ‘accountable’) voor bepaalde MVO-prestaties?

1 Verslaglegging m.b.t. rekenschap afleggen

17.3 Stimuleren leidinggevenden interne stakeholders om proactief bij te dragen aan de MVO-doelen?

1 Voorbeelden stimuleren van interne stakeholders

Pagina van 17 32

Handboek voor het werken met het Global Sustainable Enterprise System Alfaversie 2.0Dit kan betekenen dat de organisatie bepaalde werkzaamheden (bijv. omgaan met afval, gelijke beloning mannen en vrouwen) anders gaat doen, of verantwoordelijkheden en rollen anders gaat invullen (bijv. budgethouders Total Cost of Ownership verantwoordelijkheid geven).

Begeleiden en opleiden van mensen voor bepaalde competenties (bijv. faciliteren van stakeholder dialogen) en kennis en bewustwording hoort hier bij. Evenals het ter beschikking stellen van tools om MVO beter te kunnen implementeren, zoals levenscyclusanalyse tools of marktanalyse tools.

COMMUNICATIE EN MVO

Bij MVO is openheid en transparantie erg belangrijk. Daarom speelt communicatie een grote rol. Communiceren over MVO maakt het gemakkelijker om stakeholders te betrekken en met hen in dialoog te gaan. Door open te communiceren over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid beantwoordt een organisatie aan de verwachtingen die er leven bij belanghebbenden en in de samenleving.

Er zijn veel verschillende manieren om over MVO te communiceren. Denk aan vergaderingen en gesprekken met stakeholders, communicatie met leveranciers over MVO in de inkoopeisen, klantrn/consumenten-informatie, website, intranet, social media, MVO in tijdschriften of nieuwsbrieven, advertenties of andere openbare verklaringen om duurzaamheid te promoten.

Eisen aan faciliteren en betrekken organisatie

Max. pnt. 7 Score Aan te leveren documenten

18. Bewustzijn en draagvlak voor MVO worden gefaciliteerd (max. pnt. 3)

18.1 Voedt de organisatie kennis en bewustzijn van de medewerkers met betrekking tot MVO en het belang dat de organisatie hier aan hecht?

1 Overzicht van kennis/ informatiesessies voor MVO en het belang

18.2 Krijgen medewerkers de kans om aanvullende informatiesessies of opleidingen te volgen voor MVO-onderwerpen die voor hen relevant zijn?

1 Overzicht specifieke informatiesessies en opleidingen voor MVO

18.3 Ondersteunt HRM competenties die medewerkers helpen om beter te kunnen bijdragen aan MVO?

1 HRM competenties voor MVO

19. Alle geledingen van de organisatie worden betrokken bij het integreren van MVO (max. pnt. 4)

19.1 Betrekt de organisatie alle geledingen bij het integreren van MVO?

1 Overzicht van afdelingen die betrokken zijn bij MVO

19.2 Heeft de organisatie specifieke rollen of taken voor MVO benoemd om MVO verder te bevorderen (zoals bijv. ambassadeurs of experts)?

1 Specifieke rollen of taken voor MVO

19.3 Houdt de organisatie ‘challenges’ of reikt ze ‘awards’ uit om MVO-prestaties te belonen en goede praktijken te delen?

1 Voorbeelden van MVO challenges of awards

19.4 Stelt de organisatie specifieke tools voor MVO ter beschikking aan medewerkers om MVO beter te kunnen integreren in de processen en projecten?

1 Opsomming specifieke MVO tools

Pagina van 18 32

Handboek voor het werken met het Global Sustainable Enterprise System Alfaversie 2.0In het bijzonder kan worden gesteld dat communicatie over duurzame aspecten, behoeften en prestaties het beste in de reguliere contacten met de belanghebbenden kan worden opgenomen.

Communicatie over MVO is voor veel verschillende MVO-taken belangrijk is, o.a.: - vergroten van bewustzijn zowel binnen als buiten de organisatie met betrekking tot

strategieën en doelstellingen, plannen, prestaties en uitdagingen op het vlak van maatschappelijke verantwoordelijkheid;

- duidelijk maken hoe de organisatie haar verplichtingen betreffende maatschappelijke verantwoordelijkheid nakomt en inspelen op de belangen van stakeholders en verwachtingen van de maatschappij in het algemeen;

- verstrekken van informatie over de effecten van de activiteiten, producten en diensten van de organisatie, met inbegrip van informatie over hoe de effecten in de loop der tijd veranderen;

- mogelijk maken van vergelijkingen met verwante organisaties waardoor verbetering van de prestaties betreffende MVO kan worden gestimuleerd;

- transparant zijn over MVO dilemma’s en de minder goede MVO prestaties.

Communicatie dient onder andere begrijpelijk, toegankelijk en actueel te zijn en in te haken op de belangen van stakeholders, met mogelijkheden voor respons.

Eisen aan communicatie voor MVO Max. pnt. 9 Score Aan te leveren documenten

20. MVO wordt meegenomen in de interne communicatie (max. pnt. 4)

20.1 Communiceert de organisatie op regelmatige basis over MVO aan de gehele organisatie?

1 Interne MVO communicatie (nieuwsbrieven, intranet, emails, posts, rapportage etc.)

20.2 Heeft de organisatie duidelijke contactpunten ingericht als medewerkers MVO-informatie willen opzoeken?

1 MVO informatie contactpunten

20.3 Kunnen de medewerkers een actieve bijdrage leveren aan de inhoud van de MVO communicatie?

1 MVO input van medewerkers

20.4 Communiceert de organisatie ook doelgericht over MVO aan groepen interne stakeholders?

1 Doelgerichte MVO communicatie (nieuwsbrieven, intranet, emails, info-sessies, posts)

21. MVO wordt meegenomen in de externe communicatie (max. pnt. 5)

21.1 Communiceert de organisatie op regelmatige basis over MVO aan de buitenwereld, via haar website?

1 Website links

21.2 Is de MVO informatie actueel (in plaats van achterhaald)?

1 Actuele MVO informatie op de website

21.3 Communiceert de organisatie doelgericht over MVO aan groepen externe stakeholders?

1 Externe MVO communicatie (nieuwsbrieven, emails, social media, open huis etc.)

21.4 Wordt er responsief gereageerd als stakeholders zich melden voor bepaalde MVO informatie?

1 Stakeholder respons systeem of servicedesk

Pagina van 19 32


2.9. ACTIVITEITEN VOOR INTEGRATIE VAN MVO

KWALITEIT MANAGEMENTSYSTEEM

Ter aanvulling op de vorige paragraaf: MVO dient tevens te worden geïntegreerd in de kernprocessen en (dagelijkse) werkwijze van de gehele organisatie. Dit betekent het realiseren van een goede aansluiting met het (kwaliteit) managementsysteem van de organisatie. De praktijk wijst hierbij uit dat bestaande (gecertificeerde) aanpakken voor KAM (Kwaliteit, Arbo, Milieu) c.q. QHSE (Quality, Health, Safety & Environment) een buitengewoon goed fundament vormen voor de integrale MVO-benadering met de zeven MVO-kernthema’s. Daarnaast kan het zinvol zijn om duurzame innovaties eerst uit te proberen als pilots in projectvorm, alvorens te borgen in processen. Dit behoort te leiden tot opname van MVO doelstellingen in bijvoorbeeld jaarplannen, afdelingsplannen, projectplannen of bijvoorbeeld in innovatieve pilots voor duurzaamheid.

2.10. METEN EN MONITOREN VAN MVO

Op basis van periodieke beoordelingen behoort een organisatie manieren te overwegen om haar prestaties met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid te verbeteren.

Voor het beoordelen van de MVO prestaties kan de organisatie ook gebruik maken van interne of externe audits.

De meningen van stakeholders bij beoordelingen kunnen behulpzaam zijn bij het identificeren van nieuwe kansen en gewijzigde verwachtingen. Hierdoor kan de organisatie haar MVO-prestaties verbeteren.

21.5 Maakt de organisatie een MVO rapportage voor de buitenwereld op reguliere basis; apart of geïntegreerd in de normale rapportage (minimaal 1 x per jaar)?

1 MVO rapportage apart of MVO in Integrale rapportage

Eisen aan integratie in managementsysteem


22. MVO doelen en activiteiten koppelen aan het (kwaliteit) managementsysteem (max. pnt. 6)

22.1 Koppelt de organisatie de MVO doelen en activiteiten aan een (kwaliteit) managementsysteem?

2 (kwaliteit) management-systeem en MVO doelen en activiteiten

22.2 Integreert de organisatie MVO doelen en activiteiten in de afdelingsplannen en projectplannen?

2 Afdelingsplannen en projectenplannen met MVO

22.3 Wordt het (kwaliteit) managementsysteem intern ge-audit inclusief MVO?

1 Interne audits (kwaliteit) managementsysteem

22.4 Wordt het (kwaliteit) managementsysteem extern ge-audit inclusief MVO?

1 Externe audits (kwaliteit) managementsysteem

Eisen aan meten en monitoren van MVO Max. pnt. 6 Score Aan te leveren documenten

Pagina van 20 32


2.11. CONTINUE VERBETERING VAN MVO

MVO is een leer- en groeiproces zowel voor de eigen organisatie als voor de stakeholders. Maatschappelijk verantwoord zijn, is eigenlijk nooit af.

De resultaten van beoordelingen door externe stakeholders en van interne en externe audits behoren te worden gebruikt om continue verbetering met betrekking tot MVO teweeg te brengen.

Verbeteringen kunnen aanpassingen van taakstellingen en doelen inhouden in verband met veranderende omstandigheden of het nastreven van grotere prestaties. De reikwijdte van activiteiten en programma’s inzake MVO kan worden verbreed. Verbeteringen kunnen heel goed hand in hand gaan met nieuwe duurzame innovaties van producten en diensten.

23. MVO prestaties worden gemeten en gemonitord (max. pnt. 3)

23.1 Meet en monitort de organisatie de MVO prestaties met specifieke MVO KPI’s op reguliere basis?

2 Monitor rapportages MVO prestaties

23.2 Vindt er escalatie naar de directie plaats als de MVO-prestaties strategische doelen niet (voldoende) halen?

1 Escalatie MVO-prestaties naar directie

24. Stakeholders worden betrokken bij het beoordelen van MVO prestaties (max. pnt. 3)

24.1 Betrekt de organisatie externe stakeholders bij het beoordelen van de MVO prestaties?

1 Stakeholder beoordelings- verslagen

24.2 Maakt de organisatie haar goede en minder goede MVO prestaties openbaar, zodat externe stakeholders kunnen reageren?

1 MVO prestaties op website of in rapportagevorm openbaar beschikbaar

24.3 Laat de organisatie MVO prestaties extern valideren of auditen?

1 Validatie of auditrapportage van MVO prestaties

Eisen aan continue verbetering van MVO Max. pnt. 7 Score Aan te leveren documenten

25. De organisatie streeft continue verbetering van MVO prestaties na (max. pnt. 4)

25.1 Stelt de organisatie op regelmatige basis verbeterplannen op, om de MVO prestaties sneller/effectiever te bereiken of op een hoger plan te tillen?

1 MVO verbeterplannen

25.2 Zorgt de organisatie ervoor dat MVO leerpunten van de verschillende afdelingen onderling worden gedeeld?

1 Interne MVO leerpunten uitwisseling

25.3 Verdiept de organisatie zich in good practices van de eigen sector, om hiervan te leren voor de eigen organisatie?

1 Leren van sector good practices voor MVO

25.4 Werkt de organisatie aan duurzame innovaties, bijvoorbeeld door eerst met pilot-projecten te werken?

1 Voorbeelden pilots voor duurzame innovatie

26. Stakeholders worden betrokken bij leren en verbeteren van MVO prestaties (max. pnt. 3)

26.1 Betrekt de organisatie externe stakeholders om na te denken over verbetering van de MVO prestaties?

1 Stakeholder gespreksverslagen

Pagina van 21 32


2.12. VRIJSTELLING GSES MVO PIJLER - DE MVO PRESTATIELADDER

Organisaties die al een MVO Prestatieladder certificaat hebben, krijgen automatisch punten voor de score op de MVO pijler toegekend, afhankelijk van het niveau van het certificaat. Zie 11.1 Vragenlijst MVO.

RELATIE VAN MVO PIJLER MET DE VN DUURZAAMHEIDSDOELEN

Vanwege de integraliteit aan MVO-onderwerpen binnen ISO 26000 is het mogelijk om bij te dragen aan alle VN doelen voor duurzame ontwikkeling. Hiertoe is een uitgebreide beschrijving beschikbaar genaamd de SDG Voyager, die het NDI op aanvraag ter beschikking zal stellen.

26.2 Werkt de organisatie aan samenwerkingsverbanden binnen of buiten de waardeketen om te leren van elkaar en om op te kunnen schalen?

1 Keten samenwerkingsverbanden

26.3 Werkt de organisatie mee aan MVO-initiatieven die gerelateerd zijn aan de core business?

1 MVO-initiatieven (core business)

Pagina van 22 32


11. GLOBAL SUSTAINABLE ENTERPRISE STANDAARD - ORGANISATIE NIVEAU

11.1. GLOBAL SUSTAINABLE ENTERPRISE STANDAARD MVO PIJLER

Eisen context-analyse, issues Max. pnt. 6 Score Aan te leveren documenten

1. Inventariseer de externe issues inclusief toelichting (max. pnt. 3)

1.1 Heeft de organisatie een analyse gemaakt van de externe issues?

1 Contextanalyse externe issues

1.2 Is een toelichting op de externe issues aanwezig? 2 Toelichting

2. Inventariseer de interne issues inclusief toelichting (max. pnt. 3)

2.1 Heeft de organisatie een analyse gemaakt van de interne issues?

1 Contextanalyse interne issues

2.2 Is een toelichting op de interne issues aanwezig? 2 Toelichting

Eisen context-analyse, stakeholders Max. pnt. 7 Score Aan te leveren documenten

3. Inventariseer de interne stakeholders inclusief toelichting per type stakeholder (max. pnt. 2)

3.1 Heeft de organisatie een inventarisatie gemaakt van haar interne stakeholders en hun eisen en wensen in relatie tot MVO?

1 Interne Stakeholderanalyse

3.2 Is er een opsomming van hun eisen en wensen inzake MVO?


4. Inventariseer de externe stakeholders inclusief toelichting per type stakeholder (max. pnt. 5)

4.1 *

Heeft de organisatie een inventarisatie gemaakt van haar externe stakeholders?

1 Stakeholderanalyse of stakeholdermap

4.2 Heeft de organisatie de waardeketen in kaart gebracht?

1 Waardeketen overzicht

4.3 Is een toelichting gegeven op de verschillende stakeholder categorieën?

1 Toelichting stakeholder categorieën

4.4 Heeft de organisatie een inventarisatie gemaakt van de eisen en wensen van de stakeholders inzake MVO?


Pagina van 23 32


Eisen context-analyse, risico-analyse Max. pnt. 7 Score Aan te leveren documenten

5. Inventariseer de MVO risico’s en kansen voor de eigen organisatie (max. pnt. 3)

5.1 Heeft de organisatie een inventarisatie gemaakt van de MVO risico’s en kansen voor de eigen organisatie?

1 Risico en Kansendossier (eigen organisatie)



6. Inventariseer de MVO risico’s en kansen voor de omgeving (max. pnt. 3)

6.1 Heeft de organisatie een inventarisatie gemaakt van de MVO risico’s en kansen voor de omgeving?

1 Risico en Kansendossier (omgeving)



Eisen MVO principes Max. pnt. 6 Score Aan te leveren documenten

7. Integreer de zeven MVO principes in gedragscodes voor de eigen organisatie (max. pnt. 3)

7.1 Heeft de organisatie bestaande gedragscodes gecheckt en waar nodig aangepast met de zeven MVO principes?

2 Gedragscode(s) inclusief de zeven MVO principes

7.2 Heeft de organisatie dit gecommuniceerd naar de interne stakeholders?

1 Interne stakeholder communicatie gedragscode(s)

8. Pas de MVO principes toe in besluitvorming en werkwijze in alle geledingen van de organisatie (max. pnt. 3)

8.1 Past de organisatie de MVO principes toe in de besturing van de organisatie?

2 Directie/MT gespreksverslagen

8.2 Worden mensen in de praktische uitvoering van hun werkzaamheden aangesproken op het toepassen van de principes?

1 Werkoverleg gespreksverslagen

Eisen MVO kernthema’s Max. pnt. 14


9. Toon aan dat alle zeven MVO kernthema’s worden meegenomen in de bedrijfsvoering en activiteiten in de waardeketen. (max. pnt. 14)

9.1 Heeft de organisatie behoorlijk bestuur meegenomen in de bedrijfsvoering en activiteiten in de waardeketen?

2 Toelichting op aandacht voor behoorlijk bestuur

9.2 Heeft de organisatie mensenrechten meegenomen in de bedrijfsvoering en activiteiten in de waardeketen?

2 Toelichting op aandacht voor mensenrechten

9.3 Heeft de organisatie arbeidsomstandigheden meegenomen in de bedrijfsvoering en activiteiten in de waardeketen?

2 Toelichting op aandacht voor arbeidsomstandigheden

Pagina van 24 32


9.4 Heeft de organisatie het milieu meegenomen in de bedrijfsvoering en activiteiten in de waardeketen?

2 Toelichting op aandacht voor het milieu

9.5 Heeft de organisatie eerlijk zaken doen meegenomen in de bedrijfsvoering en activiteiten in de waardeketen?

2 Toelichting op aandacht voor eerlijk zaken doen

9.6 Heeft de organisatie klanten/consumenten-aangelegenheden meegenomen in de bedrijfsvoering en activiteiten in de waardeketen?

2 Toelichting op aandacht voor klanten/consumenten-aangelegenheden

9.7 Heeft de organisatie maatschappelijke betrokkenheid meegenomen in de bedrijfsvoering en activiteiten in de waardeketen?

2 Toelichting op aandacht voor maatschappelijke betrokkenheid

Eisen MVO prioritering Max. pnt. 12


10. De organisatie heeft prioriteiten vastgesteld voor de MVO-onderwerpen (max. pnt. 5)

10.1 Heeft de organisatie bepaald welke MVO-onderwerpen van de zeven MVO-kernthema’s relevant zijn?

1 Overzicht relevante MVO-onderwerpen of GRI Materialiteitsanalyse

10.2 Heeft de organisatie bepaald welke (relevante) MVO-onderwerpen van de zeven MVO-kernthema’s significant zijn?


10.3 Heeft de organisatie bepaald welke (relevante en significante) MVO-onderwerpen prioriteit hebben?


11. De organisatie heeft stakeholders betrokken bij de MVO prioritering (max. pnt. 4)

11.1 Heeft de organisatie externe stakeholders geraadpleegd om de MVO onderwerpen te prioriteren?


11.2 Heeft de organisatie concrete afspraken gemaakt met externe stakeholders inzake prioriteit en actie op bepaalde MVO-onderwerpen?


12. De directie committeert zich aan de MVO prioritering (max. pnt. 2)

12.1 Heeft de directie c.q. de top van de organisatie zich concreet gecommitteerd aan de MVO prioritering?

2 Directiebesluit commitment MVO prioriteiten

13. Dilemma’s voor MVO-onderwerpen zijn onderzocht (max. pnt. 1)

13.1 Heeft de organisatie dilemma’s onderzocht en vastgesteld voor MVO-onderwerpen?

1 Beschrijving dilemma’s MVO-onderwerpen

Eisen aan MVO in beleid en strategie Max. pnt. 7 Score Aan te leveren documenten

14. Geef aan in hoeverre MVO is verankerd in visie en missie (max. pnt. 2)

14.1 Heeft de organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid in haar visie benoemd?

1 Visie

14.2 Heeft de organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid in haar missie benoemd?

1 Missie

Pagina van 25 32


15. MVO is opgenomen in beleid, strategie en plannen (max. pnt. 2)

15.1 Heeft de organisatie MVO opgenomen in het beleid en – voor zover aanwezig - de strategie, of heeft de organisatie een apart MVO-beleid opgesteld?

1 Beleids- en strategiedocument(en) of MVO beleid

15.2 Heeft de organisatie MVO opgenomen in plannen, zoals afdelingsplannen en jaarplannen?

1 Jaarplannen, afdelingsplannen

16. De ambitie en doelstellingen voor MVO zijn bekend (max. pnt. 3)

16.1 Is er een lange termijn ambitie voor MVO geformuleerd?

1 MVO ambitie lange termijn

16.2 Zijn er MVO doelstellingen vastgesteld? 1 MVO doelstellingen

16.3 Heeft de organisatie MVO prestatie-indicatoren (KPI’s) vastgesteld om de MVO doelstellingen SMART te kunnen beheersen?

1 MVO KPI’s

Eisen aan leiderschap voor MVO Max. pnt. 3 Score Aan te leveren documenten

17. Leidinggevenden zijn actief betrokken inzake MVO (max. pnt. 3)

17.1 Tonen leidinggevenden voorbeeldgedrag in relatie tot de MVO prioriteiten en doelen van de organisatie?

1 Opsomming voorbeeldgedrag leidinggevenden

17.2 Leggen leidinggevenden rekenschap af (zijn ze ‘accountable’) voor bepaalde MVO-prestaties?

1 Verslaglegging m.b.t. rekenschap afleggen

17.3 Stimuleren leidinggevenden interne stakeholders om proactief bij te dragen aan de MVO-doelen?

1 Voorbeelden stimuleren van interne stakeholders

Eisen aan faciliteren en betrekken organisatie


18. Bewustzijn en draagvlak voor MVO worden gefaciliteerd (max. pnt. 3)

18.1 Voedt de organisatie kennis en bewustzijn van de medewerkers met betrekking tot MVO en het belang dat de organisatie hier aan hecht?

1 Overzicht van kennis/ informatiesessies voor MVO en het belang

18.2 Krijgen medewerkers de kans om aanvullende informatiesessies of opleidingen te volgen voor MVO-onderwerpen die voor hen relevant zijn?

1 Overzicht specifieke informatiesessies en opleidingen voor MVO

18.3 Ondersteunt HRM competenties die medewerkers helpen om beter te kunnen bijdragen aan MVO?

1 HRM competenties voor MVO

19. Alle geledingen van de organisatie worden betrokken bij het integreren van MVO (max. pnt. 4)

19.1 Betrekt de organisatie alle geledingen bij het integreren van MVO?

1 Overzicht van afdelingen die betrokken zijn bij MVO

19.2 Heeft de organisatie specifieke rollen of taken voor MVO benoemd om MVO verder te bevorderen (zoals bijv. ambassadeurs of experts)?

1 Specifieke rollen of taken voor MVO

19.3 Houdt de organisatie ‘challenges’ of reikt ze ‘awards’ uit om MVO-prestaties te belonen en goede praktijken te delen?

1 Voorbeelden van MVO challenges of awards

Pagina van 26 32


19.4 Stelt de organisatie specifieke tools voor MVO ter beschikking aan medewerkers om MVO beter te kunnen integreren in de processen en projecten?

1 Opsomming specifieke MVO tools

Eisen aan communicatie voor MVO Max. pnt. 9 Score Aan te leveren documenten

20. MVO wordt meegenomen in de interne communicatie (max. pnt. 4)

20.1 Communiceert de organisatie op regelmatige basis over MVO aan de gehele organisatie?

1 Interne MVO communicatie (nieuwsbrieven, intranet, emails, posts, rapportage etc.)

20.2 Heeft de organisatie duidelijke contactpunten ingericht als medewerkers MVO-informatie willen opzoeken?

1 MVO informatie contactpunten

20.3 Kunnen de medewerkers een actieve bijdrage leveren aan de inhoud van de MVO communicatie?

1 MVO input van medewerkers

20.4 Communiceert de organisatie ook doelgericht over MVO aan groepen interne stakeholders?

1 Doelgerichte MVO communicatie (nieuwsbrieven, intranet, emails, info-sessies, posts)

21. MVO wordt meegenomen in de externe communicatie (max. pnt. 5)

21.1 Communiceert de organisatie op regelmatige basis over MVO aan de buitenwereld, via haar website?

1 Website links

21.2 Is de MVO informatie actueel (in plaats van achterhaald)?

1 Actuele MVO informatie op de website

21.3 Communiceert de organisatie doelgericht over MVO aan groepen externe stakeholders?

1 Externe MVO communicatie (nieuwsbrieven, emails, social media, open huis etc.)

21.4 Wordt er responsief gereageerd als stakeholders zich melden voor bepaalde MVO informatie?

1 Stakeholder respons systeem of servicedesk

21.5 Maakt de organisatie een MVO rapportage voor de buitenwereld op reguliere basis; apart of geïntegreerd in de normale rapportage (minimaal 1 x per jaar)?

1 MVO rapportage apart of MVO in Integrale rapportage

Eisen aan integratie in managementsysteem


22. MVO doelen en activiteiten koppelen aan het (kwaliteit) managementsysteem (max. pnt. 6)

22.1 Koppelt de organisatie de MVO doelen en activiteiten aan een (kwaliteit) managementsysteem?

2 (kwaliteit) management-systeem en MVO doelen en activiteiten

22.2 Integreert de organisatie MVO doelen en activiteiten in de afdelingsplannen en projectplannen?

2 Afdelingsplannen en projectenplannen met MVO

Pagina van 27 32


22.3 Wordt het (kwaliteit) managementsysteem intern ge-audit inclusief MVO?

1 Interne audits (kwaliteit) managementsysteem

22.4 Wordt het (kwaliteit) managementsysteem extern ge-audit inclusief MVO?

1 Externe audits (kwaliteit) managementsysteem

Eisen aan meten en monitoren van MVO Max. pnt. 6 Score Aan te leveren documenten

23. MVO prestaties worden gemeten en gemonitord (max. pnt. 3)

23.1 Meet en monitort de organisatie de MVO prestaties met specifieke MVO KPI’s op reguliere basis?

1 Monitor rapportages MVO prestaties

23.2 Gebruikt de organisatie hierbij ook MVO KPI’s van GRI, zodat prestaties vergelijkbaar zijn?

1 Monitor rapportages MVO prestaties voor GRI KPI’s

23.3 Vindt er escalatie naar de directie plaats als de MVO-prestaties strategische doelen niet (voldoende) halen?

1 Escalatie MVO-prestaties naar directie

24. Stakeholders worden betrokken bij het beoordelen van MVO prestaties (max. pnt. 3)

24.1 Betrekt de organisatie externe stakeholders bij het beoordelen van de MVO prestaties?

1 Stakeholder beoordelings- verslagen

24.2 Maakt de organisatie haar goede en minder goede MVO prestaties openbaar, zodat externe stakeholders kunnen reageren?

1 MVO prestaties op website of in rapportagevorm openbaar beschikbaar

24.3 Laat de organisatie MVO prestaties extern valideren of auditen?

1 Validatie of auditrapportage van MVO prestaties

Eisen aan continue verbetering van MVO Max. pnt. 5 Score Aan te leveren documenten

25. De organisatie streeft continue verbetering van MVO prestaties na (max. pnt. 4)

25.1 Stelt de organisatie op regelmatige basis verbeterplannen op, om de MVO prestaties sneller/effectiever te bereiken of op een hoger plan te tillen?

1 MVO verbeterplannen

25.2 Zorgt de organisatie ervoor dat MVO leerpunten van de verschillende afdelingen onderling worden gedeeld?

1 Interne MVO leerpunten uitwisseling

25.3 Verdiept de organisatie zich in good practices van de eigen sector, om hiervan te leren voor de eigen organisatie?

1 Leren van sector good practices voor MVO

25.4 Werkt de organisatie aan duurzame innovaties, bijvoorbeeld door eerst met pilot-projecten te werken?

1 Voorbeelden pilots voor duurzame innovatie

26. Stakeholders worden betrokken bij leren en verbeteren van MVO prestaties (max. pnt. 1)

26.1 Betrekt de organisatie externe stakeholders om na te denken over verbetering van de MVO prestaties?

1 Stakeholder gespreksverslagen

Totaal aantal behaalde punten MVO pijler (max 95 punten te behalen)

Aantal punten m.b.t KETEN transparantie en samenwerking (max. 38 pnt)

Pagina van 28 32


* De lichtgroen gearceerde vraagnummers tellen mee voor de score op KETEN transparantie en samenwerking.

Het GSES Keurmerk Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen begint bij 33 punten en kent een separate percentage waardering met bijbehorende ranking

Uitslag Keurmerktoets (In te vullen door de Auditor)

Voor het aanvragen van een GSES MVO certificaat kan een onafhankelijke externe validatie worden ingepland via het GSES platform: www.gses-system.com die wordt uitgevoerd door onafhankelijke certificerende instellingen.

Score op basis van de MVO Prestatieladder Score max 90 Pt.

Punten Blijkt uit documenten

1. Heeft de organisatie een MVO Prestatieladder certificaat? Niveau 1: 20 punten Niveau 2: 40 punten Niveau 3: 60 punten Niveau 4: 75 punten Niveau 5: 90 punten

2040607590

Actueel certificaat bewijsstuk

Pagina van 29 32

http://www.gses-system.com


12. TOELICHTING OP DE VRAGENLIJSTEN

De vragenlijst van elk van de vijf pijlers wordt zo goed mogelijk aangesloten op de ISO High Level Structure. Dit betekent bijvoorbeeld dat aspecten als context-analyse, beleid, prioritering, monitoring en verbetering in alle vragenlijsten voorkomen. Dit neemt niet weg dat elke pijler en vragenlijst eigen specifieke vragen heeft die aansluiten op de betreffende ISO of BS standaard.

In dit hoofdstuk wordt toelichting gegeven op een aantal generieke vragen.

0. Bedrijfsgegevens

Deze rubriek geldt éénmalig voor de pijler waarmee de organisatie als eerste begint.

0.1. Identiteit Bent u duidelijk over uw identiteit? Kunnen afnemers, leveranciers, consumenten en de overheid zien wie u bent, waar u bent gevestigd en hoe zij u kunnen bereiken? Niets is zo erg voor uw imago als een vage website waarop lang gezocht moet worden naar een goede omschrijving van de bedrijfsactiviteiten of de contactgegevens. Er zijn talloze bedrijven die op dit gebied bewust geen duidelijkheid willen geven. U vult uw klacht maar in op een webformulier. Deze organisaties zijn bang voor persoonlijk contact en durven geen verantwoording af te leggen. Verantwoording afleggen is - zoals we hebben gezien - een van de kernonderdelen van MVO.

0.2. Kamer van Koophandel Bent u ingeschreven bij de Kamer van Koophandel? Kunt u daarvan een recent (niet ouder dan 3 maanden) uittreksel overleggen? Zo kunnen klanten, leveranciers enige zekerheid krijgen of uw bedrijf nog wel bestaat en zij u kunnen vertrouwen.

0.3. Bedrijfsactiviteiten De organisatie stelt een Contextanalyse op (zie (1.2.1.1). Deze Contextanalyse bevat ook een scope van de activiteiten van de organisatie. Deze zou moeten passen binnen de beschrijving van de bedrijfsactiviteiten bij de inschrijving bij de Kamer van Koophandel.

0.4. Fiscale verplichtingen Hier vragen wij of u netjes aan uw financiële verplichtingen richting de samenleving hebt voldaan. Ook die verantwoordelijkheid is onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Pagina van 30 32


15. LITERATUURLIJST

Hier zijn een aantal publicaties, boeken en connectiedocumenten vermeld.

Anne Marie Rakhorst, De kracht van duurzaam veranderen, Search Knowledge/Scriptum, 2012.

Braungart, Michael & William McDonough, Cradle to Cradle, Search Knowledge/Scriptum, 2007.

BSI, BS 8001:2017: Framework for implementing the principles of the circular economy in organizations - Guide, British Standards Institution, 2017.

GRI G4 Guidelines and ISO 26000:2010, How to use the GRI G4 Guidelines and ISO 26000 in conjunction, www.iso.org/sr, 2014

Hupperts, Pierre, Hans Kröder, De implementatie van MVO: Praktijkcases en tools voor ISO 26000, NEN, 2011.

International Integrated Reporting Council (IIRC), The International <Integrated Reporting> Framework, www.theiirc.org , 2013

International Integrated Reporting Council (IIRC) en ISO, ISO 26000 and the International Integrated Reporting <IR> Framework briefing summary, www.iso.org/sr, 2017

ISO 26000 and OECD Guidelines, Practical overview of the linkages, www.iso.org/sr, 2017

ISO 26000 and SDGs, www.iso.org/sr, 2016.

ISO 45001:2018 Occupational health and safety management systems – Requirements with guidance for use, www.iso.org, 2018

ISO IWA-26:2017, International Workshop Agreement, Using ISO 26000:2010 in management systems, www.iso.org, 2017

ISO, ISO Guide 82:2014, Guidelines for addressing sustainability in standards, www.iso.org , 2014

Jan Jonker,Hans Stegeman, Niels Faber, Ivo Kothman, Eén zwaluw voorspelt veel goed, Resultaten van het landelijk onderzoek 2016-2017 naar Business Modellen voor de Circulaire Economie www.circulairebusinessmodellen.nl , 2017

MVO Prestatieladder - eisen MVO Managementsysteem, voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, www.mvoprestatieladder.nl , 2013

ISO 9001:2015 Kwaliteitsmanagementsystemen – Eisen, NEN 2015

ISO 14001:2015 Milieumanagementsystemen – Eisen met richtlijnen voor gebruik, NEN 2015

ISO 14064-1:2012 Specificatie op bedrijfsniveau met richtlijnen voor kwantificering, verslaglegging en verwijdering van broeikasgasemissies, NEN 2012

ISO 20400:2017: Maatschappelijk verantwoord inkopen - Richtlijn, NEN, 2017.

ISO 26000:2010: Richtlijn voor maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties, NEN, 2010.

Pagina van 31 32

http://www.iso.org/sr

http://www.theiirc.org




http://www.iso.org

http://www.iso.org

http://www.iso.org

http://www.circulairebusinessmodellen.nl

http://www.mvoprestatieladder.nl

Handboek voor het werken met het Global Sustainable Enterprise System Alfaversie 2.0NEN, Nederlandse praktijkrichtlijn NPR 9026+C1 Handleiding zelfverklaring NEN-ISO 26000, NEN, 2012

NEN, De nieuwe ISO-normen: Alles wat je moet weten!, NEN, 2014.

ISO 50001:2011 Energiemanagementsystemen – Eisen met gebruiksrichtlijnen, NEN 2011

OESO/OECD, OECD Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct, Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO), www.oecd.org , 2018

Pauli, Gunther, Blauwe economie: Rapport aan de Club van Rome, Nieuw Amsterdam Uitgevers, 2014.

SER, Werken aan de circulaire economie: geen tijd te verliezen, SER, 2015.

Thomas Rau, Sabine Oberhuber, Material matters, Het alternatief voor onze roofbouwmaatschappij, Bertram + de Leeuw Uitgevers, 2017

DE TRANSITIE NAAR EEN CIRCULAIRE CONSUMPTIEGOEDERENECONOMIE, Transitie-Agenda Circulaire Economie | 2018, www.circulaireeconomienederland.nl/transitieagendas

DE TRANSITIE NAAR EEN CIRCULAIRE ECONOMIE VOOR DE MAAKINDUSTRIE, Transitie-Agenda Circulaire Economie | 2018, www.circulaireeconomienederland.nl/transitieagendas

KUNSTSTOF VAN WAARDE, Transitie-Agenda Circulaire Economie | 2018, www.circulaireeconomienederland.nl/transitieagendas

CIRCULAIRE BOUWECONOMIE, Transitie-Agenda Circulaire Economie | 2018, www.circulaireeconomienederland.nl/transitieagendas

BIOMASSA & VOEDSEL, Transitie-Agenda Circulaire Economie | 2018, www.circulaireeconomienederland.nl/transitieagendas

EINDE DOCUMENT - WWW.GSES-SYSTEM.COM - WWW.GSES.WORLD

Pagina van 32 32

http://www.oecd.org

http://www.circulaireeconomienederland.nl/transitieagendas





http://www.gses-system.com

http://www.gses.world

Global Sustainable Enterprise Standard - Organisation level - … · 2019. 6. 3. · Hoewel bij de...

Documents

Transcript of Global Sustainable Enterprise Standard - Organisation level - … · 2019. 6. 3. · Hoewel bij de...