Getting Things Done Bedrijfsvoering in publieke organisaties Albert Meijer en Martijn Ridderbos...

Getting Things DoneBedrijfsvoering in publieke

organisaties

Albert Meijer en Martijn Ridderbos

College 2: 22 september 2011

Programma van de ochtend

• Start, terugblik en feedback opdracht 1

1. Organisatie en omgeving (systeem)• Keuning H1, plaats en functie van bedrijf in de maatschappij

2. Organisatie en control• Merchant, The control function of management

3. Organisatie en bedrijfsprocessen• Keuning H2, Bedrijf en besturing van bedrijfsprocessen

• Voorbereiding op de casus

Terugblik en feedback

• Kernpunten vorige week: – …– …

• Feedback uitwerking opdrachten:

Rode lijn college 2

• De organisatie staat niet los van de samenleving• Een organisatie stelt doelen om richting te

bepalen• NPM/VBTB versterken aandacht voor

doelrealisatie• De organisatie heeft een management control

system (MCS) nodig om te kunnen sturen op de realisatie van doelen

• Doelen worden gerealiseerd door zicht te hebben op de bedrijfsprocessen van een organisatie (procesbeheersing)

1. Organisatie en omgeving

H1 Keuning: Plaats en functie van bedrijf in de samenleving

• Leren (wat heb je geleerd?)

• Opvallen (wat is je opgevallen?)

• Verbazen (wat heeft je verbaasd?)

• Toevoegen (wat zou je willen toevoegen?)

1. Organisatie en omgeving: Stakeholder analyse

• Industriepark Kleefse Waard is een eigentijds en eigenzinnig Nederlands industriepark met internationale innovatieve productiebedrijven.

• Schipper Bosch Vastgoed, eigenaar van het Industriepark, wil het unieke van het park terug laten komen, o.a. in bebouwing, dienstverlening en communicatie.

Bron: internet bureau Dieben en Partners

OPDRACHT

• Maak in de groep voor jullie organisatie een eerste aanzet tot een stakeholder analyse.

2. Organisatie en management control*

• Begrippen

• Management control

• Management control systemen (MCS)

• Ontwerpen MCS

* Bron: Strategische control in de publieke en non-profit sector, prof. dr. C.A van Egten, november 2006

2. Organisatie en management control: Begrippen

BegripsverwarringEr bestaan diverse woorden die min of meer hetzelfde verschijnsel in organisaties duiden.

Deze woorden zijn:• Management Control • Besturen en beheersen• Bedrijfsvoering


Management Control• “Is the process by which managers influence other

members of the organization to implement the organizations strategies” (Anthony)

• “Je vingers erachter krijgen en houden” (Lewy)• Merchant & Van der Stede (2003) zijn van mening dat

de centrale Management Control vraag is: ‘Are our employees likely to behave appropriately?’


Besturen• Het maken van keuzes aan de hand van een

(gewenst) beeld van de (toekomstige) werkelijkheid en het vertalen van deze keuzes in plannen, acties, activiteiten en handelingen

Beheersen• Het vaststellen of de uitvoering in overeenstemming is

en blijft met de gemaakte plannen en het zonodig treffen van maatregelen voor de bijsturing


Bedrijfsvoering

Het ministerie van Financiën definieert het begrip bedrijfsvoering in het kader van de mededeling bedrijfsvoering als de sturing en de beheersing van bedrijfsprocessen binnen een ministerie om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren. Het betreft sturing en beheersing van zowel de primaire processen als de ondersteunende processen die hiervoor faciliterend zijn.

2. Organisatie en management control: Management Control

Merchant & Van der Stede stellen bij Management Control drie vragen centraal:• Begrijpen de medewerkers wat van hen wordt

verwacht?• Handelen de medewerkers op een wijze die

overeenstemt met de strategie?• Zijn de medewerkers capabel genoeg om de job

behorende bij de strategie te klaren?


Indien het antwoord op de vragen neen is, dan is er sprake van een Management Control probleem, een besturing- en beheersingprobleem.

Management Control problemen zijn in belangrijke mate intern georiënteerd en richten zich op de vraag hoe hetgedrag van medewerkers zodanig te beïnvloeden dat zij op de gewenste wijze handelen.


Vakgebied Management Control is een jonge discipline.

Het eerste boek waarin Management Control als een aparte discipline wordt gepresenteerd dateert van 1965 en is van de hand van Robert Anthony met als titel Planning and Control Systems: ‘A framework for Analysis’.


Vakgebied Management Control kent de volgende invalshoeken:• Economie: rationeel economisch gedrag• Sociologie: groepsnormering, samenwerking• Cybernetica: meet- en regeltechniek• Psychologie: motivatietheorie, feedback, cognitie• Cultuur: samenwerking tussen (bedrijfs)culturen• Speltheorie: dynamische analyse actie en reactie• Politicologie: machtsverhoudingen in organisaties

2. Organisatie en management control: MCS

Management Control Systemen zijn bedoeld om onbeheersbaarheid van organisaties, afdelingen, departementen, faculteiten, divisies, processen en gebeurtenissen te verminderen of te voorkomen. Beheersingsproblemen zijn een uiting van onbeheersbaarheid.

Aanpak beheersingsproblemen• Wegnemen oorzaak (automatisering, eliminatie)• Voorzieningen ter beperking van de schade

(verzekeren, risicodeling)• Toepassen beheersingsystemen


Planning

Waarneming Beoordeling Bijsturing

productiesysteem

Pla

nn

ing data uit de

omgeving

doelstellingen

herplanningplannen en instucties

normen en regelgrenzen

methoden van waardering en dataverwerking

bijsturings-report

data-registratie

data-verwerking

bijsturingsactie

Keuze bijsturingsmethodedata

Rapportage Ja Ja

neenee

datadatadata

Be h

eers

i ng

Ui t

voer

ing

inputs outputs

Samenhang van Management- en Productiesystemen

verzoek om nieuwe data

Ver-schilmet norm

Ver-schilbeheers-baar


Ontwikkelingen binnen en buiten organisaties maken dat processen complexer worden. Dit heeft invloed op complexiteit van MCS. Er ontstaan namelijk kluwen van:• Ketens van processen (primair proces strekt zich uit

over diverse organisatorische eenheden)• Projecten (eenmalig samenstel activiteiten met vooraf

bepaald doel)• Organisatiebrede programma’s (meerdere eenheden

zijn meerjarig betrokken) • Overige interne en externe samenwerkingsverbanden

2. Organisatie en management control: Ontwerp MCS

DoelstellingenDoelstellingen ResultatenResultaten

BeheersingsproblemenBeheersingsproblemen

Vermijdbaar?Vermijdbaar?

BeheersingsysteemBeheersingsysteem

Bepaling van mate van strakheid

Bepaling van mate van strakheid

Keuze vanbeheersingsmethode

Keuze vanbeheersingsmethode

Netto resultaatNetto resultaat

KostenKostenGewensteeffecten

GewensteeffectenDisfunctiesDisfuncties

• eliminatie

• automatisering

• verzekering

• risicodeling

• loose

• tight

• proces

• resultaat

• personeel

• cultureel

ja

nee

kosten/baten analyseeffectiviteit


Beheersingssystemen• Procesbeheersing (rechtstreekse beïnvloeding op het

proces, aanwijzingen, instructies)• Resultaatbeheersing (nadruk op output, effecten in

kwantitatieve, financiële of kwalitatieve termen)• Personele beheersing (nadruk op kwaliteit en

ontwikkeling medewerkers)• Culturele beheersing (nadruk op ontwikkelen

zelfbeheersing van individuen en sociale beheersing in groepen)


ProcesbeheersingVoordelen:• Directe aansturing van processen – direct resultaat• Management doet kennis van processen op• Procesgerichtheid verbetert coördinatie interne

activiteiten

Nadelen:

• Analyseren en aansturen van processen is kostbaar

• Alleen op routinematige processen toepasbaar

• Ontmoedigt creativiteit en innovativiteit


Resultaatbeheersing

Voordelen:• Minder kostbaar dan procesbeheersingssystemen• Toepasbaar op routine en niet-routine activiteiten• Is gericht op gewenste resultaten en bevordert doelcongruentie

tussen management en taakuitvoerder• Geven uitvoerders eigen beslissingsruimte: motivatie

Nadelen:

• Buitengewoon moeilijk om een goed prestatie-meetsysteem te ontwerpen

• Resultaatmeting maakt geen onderscheid tussen inspanning medewerker en toeval en pech


Personele beheersing: instrumenten management• Selectie en plaatsing• Training• Gemeenschappelijke tradities• Groepsgewijze beloning

Voordelen van personele beheersing:• Goed toepasbaar• Lage kosten• Weinig negatieve effecten

Maar effecten zijn onzeker en laten op zich wachten

VRAAG

• Welke vormen van control denken jullie tegen te komen in jullie organsiatie en waarom?


Strak of Los Een management control systeem strakker maken betekent het verhogen van de kans dat organisatie-doelstellingen worden gerealiseerd

Variëren van strakheid door andere uitvoering van normstelling, evaluatie en beloning

Normstelling: detail, compleetheid en communicatieEvaluatie: precisie, frequentie en tijdigheidBeloning: striktere koppeling, verhoging van belang


Disfunctionele effecten (1)

Deviant gedrag: gedrag dat als gevolg van het beheersingssysteem niet (meer) in overeenstemming is met de organisatiedoelstellingen• Star, rigide bureaucratisch gedrag, precies volgens de regels en

voorschriften• Strategisch gedrag, alleen presteren op waargenomen factoren

Bij resultaatbeheersing:• Gebrekkige definitie van gewenst resultaat• Overkwantificering

Bij procesbeheersing:• Doel-middel verwisseling



Manipulatie: Het beinvloeden van waarnemingen van het controlsysteem zonder dat deze inspanningen bijdragen aan doelrealisatie

• Datamanipulatie: onjuiste gegeven over verleden en toekomst• Vertekening: vervormde datapresentatie door:

– data-overload– verkeerd aggregatieniveau– afleiden van aandacht

• Vereffening van tijdsverschillen (“smoothing”)– versnellen of vertragen van operaties of registratie



Vertraging in de uitvoering• Uitvoering van beheersing kost tijd (waarneming, overleg,

rapportage, voorafgaande goedkeuring)

Verzet en weerstand• (openlijke) Conflicten• (heimelijke) Sabotage• (gedeeltelijke) Onttrekking

Algemeen geldt:• Verstrakking leidt tot grotere kans op meer disfuncties• Personele beheersing heeft minder disfuncties


Succesvolle bedrijven blijken:• Strak te beheersen op een beperkt aantal key actions en

key results• Los te beheersen op de rest

Dit lijkt een ideale middenweg te zijn tussen kosten en opbrengsten van beheersing

• Zij passen hun beheersingssysteem regelmatig aan waardoor het een rommelig karakter krijgt (een MCS is duidelijk niet voor de eeuwigheid!)

3. Organisatie en processen

• Begrip• Vastleggen van processen• Vastleggingstechnieken

VRAAG• Wat is een proces? (gebruik kennis hoofdstuk 2

Keuning)

– Kenmerken?– Soorten?– Vorm?

2. Organisatie en processen: begrip

Input Throughput Output Outcome

Doeltreffendheid van beleid

Doelmatigheid van de bedrijfsvoering

Doelmatigheid van beleid

Zuinigheid

3. Organisatie en processen,vastleggen van processen

* Bron: “vastleggen van bestuurlijke informatieverzorging”, prof. drs. P.L.A.M. van Kessel RE RA, drs W.T. Houwert

3. Organisatie en processen,basis vastleggingstechnieken


3. Organisatie en processen,vastleggingstechnieken t.b.v. inzicht


3. Organisatie en processen, vastleggingstechnieken t.b.v. betrouwbaarheid


3. Organisatie en processen,vastleggingstechnieken t.b.v. efficiency


3. Organisatie en processen,vastleggingstechnieken t.b.v. control


3. Organisatie en processen,vastleggingstechnieken

OSS Organisatiestructuurschema• Een top-down schema van

afdelingen en functies

HPS hierarchisch processchema• Een top-down benoeming van

onderscheiden processen


Totaaloverzicht• Een matrix van

processen en afdelingen/functies

• Codes geven aan welke afdeling/functie wat doet in het proces


GPS globaal processchema• Een globale besschrijving van

de processen

Symbolen

= activiteiten in een afdeling

= bladzijde connector

= start, stop

= verdelen naar twee stromen

= beslissing


DPS detail processchema

• Een detail besschrijving van de processen

Symbolen

= activiteiten in een afdeling

= bladzijde connector

= start, stop

= verdelen naar twee stromen

= beslissing

= computer file

= formulier

= connectie lijn

Getting Things Done Bedrijfsvoering in publieke organisaties Albert Meijer en Martijn Ridderbos...

Documents

Transcript of Getting Things Done Bedrijfsvoering in publieke organisaties Albert Meijer en Martijn Ridderbos...