Geleidelijk overstappen op mobiel werken?

Zo doet u dat

In samenwerking met

2

Mobiel werken, het nieuwe werken of flexwerken. Hoe u het ook noemt, het komt in alle gevallen op hetzelfde neer: werknemers de mogelijkheid bieden te werken waar en wanneer ze maar willen. De voordelen van mobiel werken zijn evident. Medewerkers voelen zich er goed bij als ze altijd en overal kunnen werken. Ze krijgen meer zeggenschap over hun tijdsindeling en de plaats waar zij werken. Soms werken ze overdag, soms ‘s avonds. Soms op kantoor, soms onderweg van of naar een klant, soms thuis. Zo kunnen ze werk en privé beter combineren dan vroeger. Ze krijgen meer ruimte voor zelfsturing en initiatief en kunnen zichzelf beter ontwikkelen.

WinstgevendOverstappen op mobiel werken is niet alleen gunstig voor werknemers, ook het bedrijf zelf profiteert ervan. Zo dragen mobiele werkers meer bij aan de winstgevendheid van het bedrijf, juist doordat ze sneller en productiever werken. Daarnaast zijn er grote kostenbesparingen mogelijk door kantoorruimte af te stoten en de overgebleven ruimte efficiënter te benutten. Een werkplek thuis kost 75 procent minder dan een werkplek op kantoor. Ook de reiskosten nemen af. Doen dus.

‘Zo kunnen werknemers rustig wennen aan deze ingrijpende overstap’

‘Mobiele werkers dragen meer bij aan de winstgevendheid

van het bedrijf’

Soepele overgangWaarschijnlijk was u bij het downloaden van deze whitepaper al aardig overtuigd van de voordelen. U overweegt of bent immers voornemens om gefaseerd over te stappen op mobiel werken. Handig, want zo kunnen werknemers rustig wennen aan deze ingrijpende overstap. Maar wat komt er allemaal kijken bij zo’n implementatie van het nieuwe werken? Wat zijn de voor- en nadelen van geleidelijk overstappen? Hoeveel tijd neemt de voorbereiding in beslag en op welke ‘nazorg’ moet u berekend zijn? Een stappenplan om de overgang soepel te laten verlopen.

Door met uw organisatie over te stappen op het nieuwe werken, maakt u uw bedrijf klaar voor de toekomst. Hoe zit dat?

Gefaseerd uw bedrijf voorbereiden op de toekomst

3

De voor- en nadelen van een gefaseerde implementatie

Volledig afschrijvenDoor gefaseerd over te stappen, kunt u rekening houden met apparatuur die nog niet is afgeschreven en softwarelicenties die nog niet zijn verlopen. Zo voorkomt u dat u zaken moet afdanken terwijl ze nog niet zijn afgeschreven. Bij een overstap in één keer wordt hiermee vaak wel wat geld weggegooid.

DuurderGefaseerd overstappen is vaak onder aan de streep duurder dan in één keer overstappen. U moet namelijk gedurende de hele overgangsperiode de oude en nieuwe IT-omgeving naast elkaar laten draaien. En ook het langdurig opslaan van de reeds gekochte hardware voor werknemers die pas op een later moment overstappen kost geld. Hoewel, niet iedere leverancier is hier even streng in. Zo berekent HP Nederland bijvoorbeeld pas na drie maanden opslagkosten.

Gespreid betalenGefaseerd overstappen mag dan duurder zijn dan in één keer overstappen, u kunt de kosten daardoor wel uitsmeren over een langere periode. Dat scheelt een hoop, want niet ieder bedrijf heeft al voldoende geld opzij gezet om in één keer de aanschaf van zoveel nieuwe hard- en software te betalen.

Lastiger samenwerkenZodra de eerste werknemers zijn overgestapt op mobiel werken, kunnen er wat uitdagingen om de hoek komen kijken. Want terwijl het ene deel van het bedrijf al met de nieuwe software werkt, draait ook nog de oude versies voor de werknemers die nog niet over zijn gestapt. ‘Praten’ die systemen wel met elkaar? En die agenda voor flexwerkers, is die ook in te zien voor werknemers die nog niet zijn overgestapt? Zeker iets om over na te denken dus.

Ieder in zijn eigen tempoVoor sommige werknemers kan al die vernieuwing te veel zijn om in één keer te verwerken. Afgebakende stappen zijn voor hen makkelijker te overzien en biedt hen de mogelijkheid op eigen tempo te anticiperen op nieuwe ontwikkelingen. Ook de succesverhalen van werknemers die al zijn overgestapt, kan het voor hen makkelijker maken om over te stappen. Let er wel op dat werknemers niet het gevoel krijgen dat anderen worden voorgetrokken omdat zij wel eerder mogen overstappen. Goede communicatie met waarom en hoe dingen gedaan worden voorkomt onvrede bij werknemers.

Voor u geleidelijk overstapt op mobiel werken, is het goed u te realiseren wat hiervan de voor- en nadelen zijn. We zetten ze voor u op een rij.

‘Zodra de eerste werknemers zijn

overgestapt, komen er wat uitdagingen bij’

4

‘De succesverhalen van werknemers die al zijn overgestapt, maakt het voor andere werknemers makkelijker om over te stappen’

5

Zo stapt u geleidelijk over op mobiel werken Overstappen op het nieuwe werken wordt steeds makkelijker. Steeds meer bedrijven stappen over en met die opgedane kennis kunt u uw voordeel doen. Hoe stapt u gefaseerd over op mobiel werken? Een stappenplan.

01 De voorbereidingIs de organisatie klaar voor mobiel werken? Mobiel werken biedt veel voordelen voor de werknemer én het bedrijf. Maar die voordelen komen pas goed uit de verf als het bedrijf echt klaar is voor de overstap. Om het nieuwe werken succesvol in te kunnen voeren, moeten 3 belangrijke zaken op orde zijn: de benodigde technologie, de ruimtelijke aspecten en de menselijke factoren. Soms wordt ook wel gesproken van ‘bytes, bricks en behaviour’.

Bytes: de benodigde technologieVoor mobiel werken is er meer nodig dan een snelle verbinding met de cloud, een smartphone en handige software. Om medewerkers mobiel te kunnen laten werken, is vaak een upgrade, uitbreiding of aanpassing van de bestaande IT-infrastructuur nodig, waaronder – voor zover dat er nog niet is - een draadloos netwerk binnen het bedrijf (wifi). Voor een goede voorbereiding is het dus zaak te inventariseren welke hard- en software moeten worden aangeschaft en hoe die (nieuwe) IT-infrastructuur het beste kan worden geïmplementeerd. Een paar zaken waar u in de voorbereiding rekening mee dient te houden:

Van wie is het device? Een belangrijke vraag is uiteraard welk mobiel device uw medewerker krijgt en wie dat regelt. Er zijn een paar manieren om werknemers van mobiele devices te voorzien:

» BYOD (Bring Your Own Device): werknemers laten werken op hun privéapparaat heeft als voordeel dat ze daar reeds vertrouwd mee zijn en de ins en outs van het besturingssysteem kennen. Bovendien hoeft het bedrijf geen dure nieuwe apparatuur aan te schaffen. Grootste nadeel is echter dat het voor de IT-afdeling een grote uitdaging is om alle verschillende devices te beveiligen.

» CYOD (Choose Your Own Device): als het bedrijf een beperkt aantal ‘devices’ aanbiedt waaruit gebruikers kunnen kiezen, is het beheer ervan makkelijker. Bovendien heeft de werkgever meer zeggenschap over het (gewenste) gebruik van het device. Zo kan het makkelijker overgaan tot het op afstand wissen van inhoud bij verlies of diefstal.

» COPE (Company-owned, Personally-enabled): het privégebruik van een bedrijfsapparaat brengt risico’s met zich mee. Toch willen de meeste werknemers graag één apparaat voor alles gebruiken. Naast goede afspraken hierover, kun je er ook rekening mee houden bij de keuze van het type device. Zo heeft de HP Elite X3 bijvoorbeeld dual-sim-ondersteuning waardoor je 2 simkaarten (privé en zakelijk nummer) tegelijkertijd in het apparaat kunt plaatsen.

Hoe mobiel werken? Elke type medewerker heeft zijn eigen behoeften afhankelijk van het soort werk dat hij verricht en de manier van werken. Deze verschillen tussen medewerkers hebben consequenties voor het soort device en de werkplek. Vaak kun je niet af met één soort nieuwe werkplek en/of één mobiel device. Maar hoe bepaal je welke manier van werken past bij welke medewerker? Door medewerkers te segmenteren:

» Inventariseer behoeften: breng in kaart welke taken de verschillende type medewerkers uitvoeren en welke behoef-ten ze hebben voor wat betreft de hardware en software.» Stel medewerkersmatrix op: v verdeel de medewerkers in groepen op basis van functie, overeenkomstige werk-zaamheden, veelgebruikte applicaties en tools en behoeften. » Houd aanvullende vraaggesprekken: door met een selec-tie van de verschillende type werknemers te spreken, krijgt u nog meer inzicht in de groepswensen en –behoeften.

6

» Maak persona’s: maak van iedere groep een profiel met menselijke eigenschappen. U kunt dit zo uitgebreid doen als u zelf wilt, van karaktertrekken tot veelgebruikte apps.» Bepaal de benodigdheden: de beslissers kunnen zich aan de hand van de persona’s beter inleven in de behoeften en wensen van de verschillende type werknemers. Op basis daarvan bepalen ze welke werkplekken en apparaten aangeschaft moeten worden.

Koop of huur? Inventariseer voor u allerhande nieuwe hard- en software bestelt eerst even welke zaken u al in huis heeft. Zo voorkomt u dat u zaken dubbel afneemt in plaats van een upgrade naar bijvoorbeeld een cloudversie van bepaalde software te regelen. Houd daarnaast rekening met de benodigde flexibiliteit bij mobiel werken. Want hoewel het vroeger gebruikelijk was alle benodigdheden te kopen, de afgelopen jaren zijn allerlei vormen van huur en huurkoop in zwang geraakt. Bijvoorbeeld in de vorm van Infrastructure as a Service (IAAS) en Device as a Service (DAAS). Hierbij betaalt u alleen voor het gebruik van apparatuur - zonder extra kosten voor onderhoud of reparatie. Veel bedrijven kiezen er bovendien contractueel voor om apparaten na een jaar al te laten vervangen, als deze nog een hoge inruilwaarde hebben. Zo beschikken ze tegen geringe meerkosten steeds over de nieuwste apparatuur.

Wanneer bestellen? Om de overgang naar mobiel werken volgens plan te laten verlopen, is het belangrijk op tijd alle benodigde hard- en software te bestellen. Houd rekening met verschillende levertijden van diverse producten. Bedenk dus vooraf goed wanneer wat binnen moet zijn om iedere ‘nieuwe fase’ in de uitrol naar mobiel werken op tijd te kunnen starten.

‘Het kantoor wordt meer een ontmoetingsplaats’

Bricks: de ruimtelijke aspectenIdealiter stemt u ook het kantoor (de bricks) af op mobiel werken. Want doordat medewerkers minder tijd op kantoor spenderen dan in de oude situatie, krijgt het kantoor een andere functie. Het wordt meer een ontmoetingsplaats. Door de werkplek hierop in te richten, stimuleert u samenwerking en productiviteit. Hoe u dat doet? Door af te stappen van de vaste werkplek en verschillende ruimtes te creëren die passen bij de verschillende taken die werknemers moeten uitvoeren. Denk aan:

» Een kantoortuin met flexplekken» Concentratiezones» Brainstormruimtes» Vergaderruimtes » Belruimtes» Loungeplekken

Werknemers kiezen iedere ochtend waar ze die dag willen gaan werken. En sterker nog, ze wisselen vaak zelfs meerdere keren per dag van werkplek.

Thuiswerkplek Ook de thuiswerkplek verdient aandacht. Volgens de ARBO-wet is de werkgever namelijk ook verantwoordelijk voor de bricks thuis. Zo heeft u als werkgever de plicht te onderzoeken of de arbeidsomstandigheden correct worden nageleefd en moet u toezien op de opstelling van de werkplek en naleving van de arbeidstijden.

7

Behaviour: de menselijke factorenHet laatste punt dat op orde moet zijn om succesvol te kunnen overstappen op mobiel werken zijn de menselijke factoren. De behaviour vormt tegelijkertijd de belangrijkste uitdaging. Cultuur en gedrag bepaalt voor 80 procent of een overstap naar mobiel werken een succes wordt. Het succes staat of valt dus met de bereidheid van medewerkers én managers om te veranderen. Hoe zit dat?

Verandering voor leidinggevendenHet nieuwe werken vereist een nieuwe manier van aansturen. Als manager moet u vertrouwen en ruimte durven geven en verantwoordelijkheden toekennen aan uw medewerkers. Uiteraard wel met duidelijke afspraken over de resultaten die u van uw werknemers verwacht. Veel managers hebben moeite met loslaten. Ze zijn gewend om te kijken naar het aantal uren dat iemand aanwezig is - onder hun ogen en duidelijk controleerbaar.

Verandering voor werknemersVoor werknemers kan een beoordeling op prestaties zeker in het begin nogal intimiderend overkomen. Werknemers moeten bereid zijn inzicht te geven in hun eigen werkzaamheden aan collega’s en leidinggevenden, informatie willen delen en feedback geven op elkaar. Kortom, om zich de ruimte toe te eigenen die ze krijgen toegekend. Onderschat dit niet: de juiste mentaliteit bij de werknemers blijkt het belangrijkste, wil de invoering van het nieuwe werken slagen.

Het management moet volledig

achter het nieuwe werken staan’

Blijven communicerenCommuniceer daarom gedurende het gehele proces met de werknemers om na te gaan waar zij behoefte aan hebben en op welke punten ze weerstand voelen. Het management heeft een coördinerende rol in dit proces en moet volledig achter het nieuwe werken staan om de voordelen goed over te brengen op de werknemers. Zorg ook dat de visie van de organisatie helder is om de werknemers voldoende voor te kunnen bereiden op de nieuwe situatie, waardoor minder weerstand zal ontstaan. Werknemers gaan bij een verandering, zoals de overgang naar mobiel werken, bijna altijd door een aantal stadia heen: ontkenning, weerstand, gedeeltelijke aanpassing en betrokkenheid/volledige aanpassing. Houd hier rekening mee.

02 Het planWie gaat wanneer over op mobiel werken? De voorbereidende fase zit er bijna op. U moet nu alleen nog bepalen in welke volgorde iedereen overstapt op mobiel werken. Feitelijk dus het stappenplan. Een paar suggesties:

Begin met de early adoptersHet ligt voor de hand mobiel werken eerst aan te bieden aan de medewerkers die hiervan het meeste profiteren. Dat zullen vooral taak- en kennismedewerkers zijn die nu al veel onderweg zijn en/of flexibel werken. Andere optie is te starten met zogenoemde ‘koplopers’; de mensen die al heel lang roepen graag mobiel te willen werken. Zij hebben in ieder geval al de juiste behaviour en kunnen goed aangeven wat wel en niet goed werkt. Vaak blijken die twee doelgroepen overigens één en dezelfde te zijn.

Inventariseer de best practicesZodra de eerste groep goed en wel is geïnstalleerd, kunt u de best practices gaan verzamelen. Wat werkt goed en wat niet? Zijn er verbeterpunten die moeten worden doorgevoerd alvorens de volgende groep overstapt op mobiel werken? Is er software die niet naar behoren werkt? Accessoires die onontbeerlijk zijn om het werk goed uit te kunnen voeren? Of apps die enige uitleg behoeven om de productiviteit daadwerkelijk te

8

bevorderen? Verzamel alle input van de early adopters en kijk welke zaken noodzakelijk en wenselijk zijn om direct aan te passen.

Ga verder met de uitrolZodra alle noodzakelijke punten zijn aangepast, kan de volgende groep overstappen op mobiel werken. Hoe gefaseerd u deze uitrol doet, kunt u zelf bepalen. Gemiddeld doen bedrijven er 2 tot 5 jaar over om mobiel werken geleidelijk in te voeren. En ook het aantal groepen waarin het bedrijf is opgesplitst verschilt. De keuze aan wat praktisch en haalbaar is, is aan u en uw team. Zolang u maar ruimte inbouwt om na iedere nieuwe uitrol te inventariseren wat er nog beter kan, zodat iedere volgende uitrol nog soepeler en succesvoller verloopt.

04 De uitrolKan mobiel werken worden geïmplementeerd? Na een gedegen voorbereiding, kunt u mobiel werken eindelijk gaan invoeren. Een kwestie van werknemers van de geselecteerde apparaten voorzien. Toch komt daar meer bij kijken dan u denkt. Een overzicht van de belangrijkste zaken waarmee u in deze fase rekening moet houden:

Hardware: om te beginnen moet u het verpakkingsmateriaal van de hardware verwijderen. Als u alle laptops, tablets en mobiele telefoons wilt voorzien van een bedrijfslogo, kunt u ze direct bestickeren en het startscherm aanpassen zodat het bedrijfslogo zichtbaar is. Software: vervolgens installeert u de software die nodig is om de apparatuur gebruiksklaar te maken en/of die werknemers nodig hebben om hun werk goed te kunnen uitvoeren.

Beveiliging: misschien wel het meest onderschatte aspect bij mobiel werken. Beveiliging kan op verschillende niveaus, denk aan:

» Hardware: BIOS beveiliging met HP Surestart en Self Encrypting SSD’s van HP» Software: harddrive encryptie en antivirusbescherming» Autorisatie: (biometrisch) multifactor-authenticatie en Identitity management» Data: versleuteling, dataclassificatiebeleid en Windows Information Protection

Data: de beschikbare data op de oude devices moet worden overgezet naar de nieuwe apparatuur en/of de cloud. Vervolgens wist u de oude (vertrouwelijke) gegevens. CMBD: zorg voor een Configuration Management DataBase (CMDB), waarin applicaties, clients, servers, netwerken, gebruikers, groepen, locaties, printers etc. staan geregistreerd. Image based back-ups: maak image based backups van besturingssystemen, software en instellingen. De hoeveelheid images, kunt u het beste laten afhangen van het aantal persona’s. Als een telefoon of computer crasht, kan deze per type gebruiker makkelijk worden hersteld. En de data? Die staan als het goed is in de cloud, dus die kunnen zo worden ingelezen. Verwijderen: de oude apparatuur kan eventueel - nadat de restwaarde is bepaald - worden verkocht. Een andere mogelijkheid is de oude apparatuur weg te geven aan een goed doel.Werkplekken: afhankelijk van de mogelijkheden en wensen, richt u het kantoor opnieuw in met verschillende soorten werkruimtes. Denk daarbij ook aan de thuiswerkplekken.Medewerkersondersteuning: staan de hulptroepen stand-by om de medewerkers de eerste dagen te helpen bij eventuele opstartproblemen?

U kunt al deze activiteiten natuurlijk zelf op u nemen, maar een leverancier als HP Nederland kan u dit werk ook uit handen nemen. Zeker wanneer het om tientallen werkplekken gaat, kan uitbesteden aantrekkelijk zijn. Het is immers niet uw core business, waardoor een andere partij het wellicht beter en goedkoper kan doen dan u.

‘Het succes valt of staat met het gedrag

van medewerkers’

9

05 De uitgifteHoe verlopen de eerste dagen na de invoering?Na iedere uitrol is het weer spannend. De geselecteerde groep werknemers krijgt hun geprepareerde device inclusief benodigde accessoires waarmee ze direct aan de slag kunnen. Dat klinkt mooi, maar in de praktijk blijkt het vaak iets minder soepel te verkopen. Werknemers begrijpen de nieuwere software niet of kunnen bepaalde data niet terugvinden. Zoals gezegd: het succes van het nieuwe werken valt of staat met de behaviour van die medewerkers. U kunt hun gedrag in goede banen leiden door:

‘Vaak zijn hiervoor andere medewerkers nodig dan degenen die de vaste helpdesk bemannen’

Trainingen: organiseer voorafgaande en vlak na de uitgifte trainingen op groeps- en/of individueel niveau. Dit kunt u zelf doen of uitbesteden aan bijvoorbeeld de leverancier.Medewerkersondersteuning: ‘eerste hulp’ om gebruikers op weg te helpen is geen overbodige luxe. Let wel: vaak zijn hiervoor andere medewerkers nodig dan degenen die de vaste helpdesk bemannen. Idealiter zijn ze én inhoudelijk deskundig én kunnen ze op elk moment van de dag worden aangeschoten door mensen in nood. Zeker de eerste week kan het handig zijn om de ondersteuning in zichtbare shirts op verschillende plekken te laten werken, zodat de mobiele werkers ze laagdrempelig kunnen benaderen bij issues.

10

COLOFON Dit is een uitgave van MT MediaGroep BV.

Redactie Jan Bletz, redactie Management Team

Met medewerking van Bektas Gultekin van HP

Copyright © Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen en/of op enigerlei wijze worden gereproduceerd zonder toestemming van MT MediaGroep BV en HP.

Contact Tel: 0800-266 7272 (voor alle MKB-producten)

www.hp.nl

December 2016

Het vervolgtraject inzettenGefeliciteerd, het is gelukt. Na een lange periode van verschillende uitrollen en tussentijdse verbetertrajecten zijn al uw medewerkers overgestapt op mobiel werken. Ze lijken er ook blij mee te zijn. Maar wacht, het werk zit er nog niet op.

Zelfs wanneer u tussen alle uitrolfases door de input van mobiele werkers hebt benut om het mobiel werken tot een nog groter succes te maken, bent u nog niet klaar. Het nieuwe werken vergt immers voortdurend onderhoud. Een vinger aan de pols houden van hoe het gaat is belangrijk om mobiel werken echt te laten slagen. Sturen de managers echt op output? Werken de medewerkers efficiënt of zijn er tools die ze nog niet kennen, maar wel nuttig zijn?

Organiseer daarom regelmatig sessies waarin u verschillende type medewerkers en leidinggevenden bevraagt over wat er goed en niet goed gaat. Vlak na een overgang zullen die sessies frequenter nodig zijn dan wanneer mobiel werken meer ingebed is in de organisatie. Vragen die tijdens zo’n sessie aan bod moeten komen, zijn:

» Wat zijn de lessons learned? » Wat gaat er goed en wat niet? » Voldoet de gekozen opzet nog? Zijn er bijvoorbeeld nieuwe (technologische of organisatorische) mogelijkheden om tegemoet te komen aan (nieuwe) behoeften en wensen van de werknemers? » Welke veranderingen moeten er worden doorgevoerd om te zorgen voor het succes van mobiel werken in de toekomst?

Meer weten over de implementatie van mobiel werken en wat daar allemaal bij komt kijken? Bezoek dan een van onze events of webinars die regelmatig plaatsvinden of neem contact op met een HP-mobility specialist.