GEEF EEN HAND, CREËER EEN BAND - INNOVO, stichting voor ... · prikbord is een optie. Voor de...
16
GEEF EEN HAND, CREËER EEN BAND CONCEPT COMMUNICATIEPLAN GMR INNOVO JANUARI//FEBRUARI 2014 1 “Geef een hand, creëer een band” - communicatieplan GMR Innovo
Transcript of GEEF EEN HAND, CREËER EEN BAND - INNOVO, stichting voor ... · prikbord is een optie. Voor de...
GEEF EEN HAND, CREËER EEN BAND
CONCEPT COMMUNICATIEPLAN
GMR INNOVO
JANUARI//FEBRUARI 2014
1 “Geef een hand, creëer een band” - communicatieplan GMR Innovo
VISIE
De GMR wil medezeggenschap binnen Innovo vormgeven op basis van de triade dialoog,
verbinding en wettelijk kader. Deze basis is gebouwd op zichtbaarheid binnen de organisatie
middels een transparante en heldere communicatie.
MISSIE
Samen op weg naar een organisatie die goed is voor haar personeel, kwaliteit biedt voor de
haar toevertrouwde kinderen en vertrouwen schept voor de ouders die hun kinderen aan ons
toevertrouwen.
De communicatie van de GMR is grofweg in drie belangrijke richtingen te verdelen:
1. een algemene zichtbaarheid
2. de GMR interne communicatie
3. communicatie met de diverse gremia waarmee de GMR een relatie heeft
ad 1.
Algemene zichtbaarheid heeft als doel, dat de omgeving je kent, ziet en weet wat je doet. De
algemene zichtbaarheid voor de GMR kan bestaan uit:
− presentatie op de website van Innovo: een algemene foto of individuele foto's van de
leden met daaraan toegevoegd een korte profielschets
− plaatsing van de notulen van de diverse overlegvormen in een publieksvriendelijke versie
op website
− een frequent algemeen informatiebulletin naar alle gremia
ad 2.
Interne communicatie is mede bepalend voor de cultuur van een groep. Hoe gaan we met
elkaar om, hoe spreken we elkaar aan en hoe betrekken we iedereen in het proces van
medezeggenschap?
Vooralsnog is dit onderdeel van minder gewicht binnen de GMR Innovo, waar in een open
sfeer en oprecht en eerlijk met elkaar wordt omgegaan. Een facet, dat wellicht nog meer
aandacht kan krijgen is het inzetten van ieders talenten en competenties. Dit aspect zal in
een GMR vergadering nog ter sprake komen.
2 “Geef een hand, creëer een band” - communicatieplan GMR Innovo
ad 3.
Een GMR heeft te maken met een brede achterban die in wezen alle personen omvat die
met Innovo verbonden zijn. Van ouders tot een College van bestuur en van leraren via de
medezeggenschapsraden tot aan het servicebureau. Al die groeperingen hebben
verschillende belangen en staan in een andere verhouding tot de GMR. Het kan gebeuren,
dat belangen haaks op elkaar staan en dat er op verschillende manieren aan de GMR
getrokken wordt. Om vast te stellen wat en op welke wijze naar die diverse gremia
gecommuniceerd moet worden, is het eerst van belang de achterban te analyseren en de
relatie van de diverse gremia tot de GMR te omschrijven.
3 “Geef een hand, creëer een band” - communicatieplan GMR Innovo
ANALYSE ACHTERBAN:
De GMR heeft vanuit de WMS bevoegdheden die in werking treden op het moment dat
regelingen voor meerdere scholen bedoeld zijn. Instemming en/of advies wordt gegeven aan
beleid dat gevolgen heeft voor het personeel en de ouders/leerlingen van meerdere scholen.
De achterban van de GMR is dan ook heel breed te noemen en bestaat (in willekeurige
volgorde) uit:
1. het personeel van de scholen die vallen onder het overkoepelend bestuur
2. de directeuren van die scholen
3. de ouders en leerlingen van die scholen
4. de MR’en van die scholen
5. de bovenschools aangestelde medewerkers
6. het College van Bestuur
7. de Raad van Toezicht
8. diverse externe partijen zoals de GMR’en van andere omliggende besturen en de
OPR’en van de Samenwerkingsverbanden waarmee Innovo een duurzame relatie
onderhoudt
Voor al deze gremia is het van belang te weten
- hoe ziet de relatie met de GMR uit?
- wat is het doel van de communicatie (WAAROM)
- welke informatie we willen ontvangen en welke we willen geven (WAT)
- op welke wijze we de informatie willen geven respectievelijk ontvangen (WELKE)
- wie de informatie geeft en wie ontvangt (WIE)
- op welk tijdstip en/of met welke frequentie vindt de communicatie plaats?
(WANNEER)
Op de volgende pagina's is voor ieder gremium de relatie en de vijf W’s (WAAROM,
WAT, WELKE (Hoe?), WIE, WANNEER) nader uitgewerkt.
4 “Geef een hand, creëer een band” - communicatieplan GMR Innovo
- Het personeel van de scholen die vallen onder het overkoepelend bestuur
Relatie met de GMR:
Personeelsregelingen in de breedste zin worden bovenschools vastgesteld. Al
deze regelingen komen bij de GMR langs, die gevraagd wordt in te stemmen
met de voorgenomen besluiten
WAAROMDoel van de communicatie is informeren.
WATDe GMR geeft informatie over bovenschoolse regelingen en beleid en de
wijze waarop de GMR dit beleid benaderd. De GMR functioneert merendeels
als zender
5 “Geef een hand, creëer een band” - communicatieplan GMR Innovo
WELKE (Hoe?)De informatie kan verspreid worden middels een periodieke Nieuwsbrief die
via tussenkanalen als de directeur van de school en/of de MR van de school
bij het personeel bekend kan worden gemaakt. Mondeling, maar ook
ophangen van de Nieuwsbrief in de docentenkamer of op een algemeen
prikbord is een optie. Voor de toekomst zal ook gekeken worden naar de
mogelijke inzet van social media. (Zie daartoe ook het aparte hoofdstukje
“GMR en Social Media”.)
WIEDe secretaris van de GMR verzorgt de inhoud van de Nieuwsbrieven aan de
hand van de input verkregen tijdens de GMR-vergadering
WANNEERPeriodiek kan verschillende tijdsperiodes inhouden. Van wekelijks tot enkele
malen per jaar of zelfs jaarlijks. Om de ontvanger niet te overladen, maar toch
te blijven prikkelen lijkt in de onderwijsbranche een drie tot viertal keren per
jaar een interessante optie.
- De directeuren van de scholen
Relatie met de GMR:
Directeuren van de scholen worden
geconfronteerd met door de GMR van een
positief advies of positieve instemming
voorzien beleid dat zij binnen hun scholen
verder dienen door te voeren
WAAROMOm draagvlak te creëren voor de
standpunten van de GMR is het van
belang input te krijgen vanuit de
6 “Geef een hand, creëer een band” - communicatieplan GMR Innovo
directeuren. Hun deskundigheid, ervaring en zicht op de praktische gevolgen
kan van enorme waarde zijn voor de GMR.
WATDe GMR legt haar visie inzake het beleid bij de directeuren neer en tracht in
dialoog te komen, waarbij het uitwisselen van visie en meningen centraal
staat.
WELKE (Hoe?)Naast persoonlijke contacten en het informele circuit is het goed om inzake
belangrijke beleidszaken als het strategisch beleidsplan en de kadernota's
daadwerkelijk met (een delegatie van) directeuren om tafel te gaan en elkaars
standpunten naast elkaar te leggen.
WIEIn eerste instantie kan het DB van de GMR hier initiëren. Daarnaast kunnen
de GMR-leden gebruik maken van hun netwerk en zich (laten) informeren op
hun eigen werkplek(ken).
WANNEEROp uitnodiging gedurende het traject waarin beleid ontwikkeld wordt. Vooraf
dient altijd gekeken worden naar wat we willen bereiken met een overleg met
directeuren.
7 “Geef een hand, creëer een band” - communicatieplan GMR Innovo
- De ouders en de leerlingen van de scholen
Relatie met de GMR:
Beleid omvat ook regelingen die ouders en leerlingen treffen. Om inspraak
een zo breed mogelijk draagvlak te geven, schrijft de wet voor, dat ook ouders
en leerlingen deel dienen te nemen aan de medezeggenschap.
WAAROMVanuit de relatie GMR - ouders/leerlingen is het zeker van belang, dat de
GMR ook bij ouders gekend en bekend is, mede gezien vanuit de verplichting
om ouders te interesseren voor, te betrekken in en te informeren over
medezeggenschap en wat dat voor hun en de kinderen betekent.
WATInformeren over beleid inzake de in de WMS genoemde artikelen die
ouders/leerlingen aangaan.
WELKE (Hoe?)Ouders en leerlingen zijn een grote groep die voor de GMR moeilijk in zijn
geheel te bereiken is. Hier kan de website goede diensten doen en kunnen
tussenkanalen als de directeuren en de MR'en ingezet worden. Wellicht is hier
in de toekomst de inzet van de huidige social media als facebook en twitter
een mogelijke optie. Zie daartoe ook het aparte hoofdstukje “GMR en Social
Media”.
WIEHier ligt een taak voor het DB, maar kunnen ook ouders hun netwerk inzetten
door via de school van hun kind(eren) ouders te informeren over zaken die op
beleidsniveau spelen. (Weten die scholen dat een of meerdere ouders deel uit
maken van de GMR?)
WANNEERHet streven zou moeten zijn een aantal vaste momenten in het jaar vast te
stellen, waarop informatie naar ouders gaat. Hier zitten vanuit de GMR nog
ontwikkelingsmogelijkheden, die nog onderzocht moeten worden.
8 “Geef een hand, creëer een band” - communicatieplan GMR Innovo
- De MR’en van de scholen
Relatie met de GMR:
Merkwaardigerwijs hebben de medezeggenschapsbevoegdheden die door de
GMR worden uitgeoefend op bovenschools niveau weinig of geen invloed op
het werken van de MR’en in de scholen. Beide gremia oefenen hun invloed uit
op hun eigen terrein. Toch vormen de MR’en een belangrijke doelgroep
binnen de achterban van de GMR. Bij een goede relatie kunnen zij twee rollen
vervullen:
1. zij kunnen als zender input leveren die gebaseerd is op de wensen en
meningen van het personeel en de ouders van de school, waardoor ook de
GMR meer draagvlak voor haar beslissingen kan verkrijgen
2. zij kunnen als tussenkanaal functioneren in het overbrengen van de informatie
vanuit de GMR naar die grote, voor de GMR vaak lastig te bereiken, groep
personeel, ouders en leerlingen
9 “Geef een hand, creëer een band” - communicatieplan GMR Innovo
WAAROMDoel van de communicatie is het verbeteren van de relatie, het hebben van
inzicht in elkaars werk en het verlagen van de drempel om elkaar te
benaderen.
WATZie kader “adoptieregeling”.
WELKE (Hoe?)Naast de periodieke Nieuwsbrief heeft de GMR gemeend een adoptieregeling
te ontwikkelen. Deze regeling houdt in, dat ieder GMR-lid contactpersoon
wordt tussen de GMR en een vijftal MR’en.
Deze adoptieregeling wordt hieronder in een apart kader nader uitgewerkt.
Andere mogelijkheden zijn gezamenlijke thema-avonden, trainingen en
bijeenkomsten met voorzitters en secretarissen.
WIEDe individuele GMR-leden leggen en onderhouden de contacten met de MR.
Zij koppelen hun ervaringen terug binnen het GMR-overleg.
WANNEERDe contacten kunnen op initiatief van beide partijen, maar zouden structureel
minimaal twee keer per jaar ingebouwd moeten worden
10 “Geef een hand, creëer een band” - communicatieplan GMR Innovo
- De personeelsleden werkzaam op het servicebureau Innovo
Relatie met de GMR:
Het bestuursbeleid betreft ook het bovenschools werkzaam zijnde personeel.
Ook dit beleid wordt aan de GMR voorgelegd.
WAAROMAan het informeren van het bovenschools werkzame personeel, in het geval
van Innovo de mensen die op het Servicebureau werken, liggen de zelfde
argumenten ten grondslag als bij het onderwijzend en onderwijs
ondersteunend personeel.
WATDe GMR geeft informatie over bovenschoolse regelingen en beleid en de
wijze waarop de GMR dit beleid benaderd. De GMR functioneert merendeels
als zender.
WELKE (Hoe?)Specifiek voor deze doelgroep is het contact met de MR-Servicebureau. Het
DB van de GMR kan een aantal keren per jaar een MR-vergadering bijwonen.
Omgekeerd kan het DB (of de hele MR) uitgenodigd worden om zaken die het
bovenschools personeel aangaan met elkaar te bespreken.
Ook uitwisselen van notulen kan hier als middel ingezet worden.
WIEDB van de GMR Innovo.
WANNEERStel twee vaste overlegmomenten per jaar vast. Overige bijeenkomsten naar
behoefte.
11 “Geef een hand, creëer een band” - communicatieplan GMR Innovo
- Het CvB van Innovo
Relatie met de GMR:
Het CvB is de overlegpartner van de GMR in bovenschoolse beleidszaken.
Tevens wordt met het CvB een een faciliteringsconvenant afgesloten dat in
het werkplan in de vorm van een begroting meegenomen wordt.
WAAROMDoel van de communicatie is tweeledig:
1. gezamenlijk zorg dragen voor een beleid dat goed onderwijs voor de
kinderen, tevreden ouders en inspirerende medewerkers mogelijk maakt
2. verantwoording afleggen door de GMR van haar werk in relatie tot de
facilitering in tijd en geld die door het CvB ter beschikking wordt gesteld.
WATGecommuniceerd worden de inhoud en de aard van de werkwijze van de
GMR, de inspanningen die zij heeft gedaan om het werk kwalitatief op hoog
niveau te houden en op welke wijze zij haar achterbannen heeft betrokken in
haar beslissingen.
WELKE (Hoe?)Van belang zijn hier een jaarplan, waarin de GMR haar activiteiten voor een
komend schooljaar benoemd en welke faciliteiten zij daarvoor benodigd, en
een jaarverslag, waarin een terugblik gegeven wordt en een evaluatie van het
jaarplan opgenomen is.
Daarnaast vindt communicatie plaats tijdens de verschillende gezamenlijke
overlegmomenten, waarin het beleid wordt besproken, toegelicht en waarin
gezichtspunten in dialoog worden uitgewisseld.
Tevens kunnen momenten van informeel overleg tussen CvB en het DB van
de GMR ingezet worden.
WIEJaarplan en jaarverslag worden opgezet door de secretaris van de GMR en
worden na goedkeuring door de gehele GMR aan het CvB aangeboden. De
overlegmomenten worden middels een jaarkalender ingepland.
12 “Geef een hand, creëer een band” - communicatieplan GMR Innovo
WANNEERHet jaarplan wordt gepresenteerd voor 1 mei en in de daarop volgende
vergadering met het CvB besproken. Het jaarverslag dient voor december van
het schooljaar volgend op het jaar waarop het verslag betrekking heeft
aangeboden te worden.
13 “Geef een hand, creëer een band” - communicatieplan GMR Innovo
- De Raad van Toezicht Innovo
Relatie met de GMR
Formeel is er geen relatie tussen de Raad van Toezicht en de
medezeggenschap. Het hoeft echter geen belet, dat binnen de organisatie het
van belang is, dat men elkaar kent en dat men weet heeft van elkaars
gedachten inzake de organisatie.
WAAROMBinnen het communicatiepatroon van de GMR is ook de RvT een partner.
Partners weten van elkaars positie, gedragingen en meningen, maar ook
van elkaars zorgen en verwachtingen in en over de organisatie.
WATDe algemene gang van zaken binnen de GMR, zoals die via de
Nieuwsbrieven bekend gemaakt wordt. Als GMR zijn we geïnteresseerd in de
visie van de RvT inzake Innovo.
WELKE (Hoe?)De Nieuwsbrieven van de GMR worden ook aan de RvT verzonden, evenals
het jaarverslag en het werkplan van de GMR. Daarnaast is een of tweemaal
per jaar een informeel bespreekmoment aan te bevelen om van elkaars
gedachten op de hoogte te blijven. Een bijeenkomst zal op verzoek van de
GMR plaatsvinden.
WIEHet verzenden van de informatie rust bij de secretaris GMR evenals het
uitnodigen van de RvT voor een informeel overlegmoment. Deze
overlegmomenten zijn voor de gehele RvT en de GMR gedacht.
WANNEEROp verzoek van een van beide partijen, waarbij meestal het initiatief bij
de GMR zal liggen.
14 “Geef een hand, creëer een band” - communicatieplan GMR Innovo
- Externe partijen als andere GMR'en, OPR'en etcetera
De relatie met externe partijen zoals benoemd staat nog in de
kinderschoenen. Uitwisseling van ervaringen is hier een van de belangrijkste
argumenten om een relatie aan te gaan, zeker met het oog op toekomstige
ontwikkelingen, waarin besturen steeds intensiever met elkaar (moeten)
omgaan.
Vooraleerst zal hier een initiatief van het DB moeten uitgaan, echter is het
eerst zaak de communicatie met de interne relaties vorm te geven. De
contacten naar buiten zullen binnen dit schooljaar nog geen structurele vorm
krijgen.
GMR EN SOCIAL MEDIA
De mogelijkheden van social media in de communicatiemogelijkheden van de GMR zullen in
het komend schooljaar onderwerp van studie zijn. Evenals de wijze waarop contacten met de
MR'en worden gelegd, zal dit thema in een nog nader uit te werken deelplan vorm gegeven
worden.
EVALUATIE
Evaluatie van de communicatie naar de diverse gremia zal aan het eind van ieder
werktraject, in het algemeen gelijklopend met het schooljaar, dienen te geschieden. Vragen
die hierbij aan de orde kunnen komen, zijn:
− Is iedereen op de juiste wijze benaderd?
− Was de inhoud van de communicatie relevant voor de ontvanger?
− Was de vormgeving van de communicatie de juiste voor de ontvanger?
− Welke reacties t.a.v. de communicatie zijn binnengekomen en wat kunnen we hiermee in
het zicht van verbetering van de communicatie?
− Heeft de communicatie het effect behaald, dat wij als zender ervan verwacht en gehoopt
hadden?
15 “Geef een hand, creëer een band” - communicatieplan GMR Innovo
TIJDPAD
februari 2014 – eerste Nieuwsbrief
februari, maart 2014 – communicatieplan op agenda → verder uitwerken (= inhoud geven
aan “adoptieregeling”)
maart 2014 – ontwikkelen toekomstvisie GMR in relatie tot werkplan 2014 - 2015
april, mei – aanpassingen op website inzake algemene zichtbaarheid (foto's GMR-leden met
korte toelichting, publieksvriendelijke notulen op website)
mei 2014 – werkplan GMR schooljaar 2014-2015, overleg GMR - CvB inzake werkplan en
facilitering
juni 2014 – communiceren werkplan naar alle geledingen
16 “Geef een hand, creëer een band” - communicatieplan GMR Innovo
