GEBRUIKSAANWIJZING voor standaard toestelfaciliteiten aangesloten

GEBRUIKSAANWIJZING voorstandaard toestelfaciliteiten

aangesloten op de Vox SOPHO iS3000met systeem software 810

Gebruiksaanwijzing voor standaardtoestellen aangesloten op deVox SOPHO iS3000 met systeem software 810

Uw toestel is aangesloten op een bedrijfscommunicatiesysteem van het type Vox SOPHO iS3000met systeemsoftware 810 of met een Vox 5400 of Vox 6200 die ge-upgrade is tot aansysteemsoftware 810. Dit betekent dat u naast faciliteiten van het toestel - waarvoor u debijgeleverde toestelhandleiding kunt raadplegen - kunt beschikken over een aantal faciliteiten diekenmerkend zijn voor deze iS3000. In deze gebruiksaanwijzing is geprobeert, om naast de algemenebeschrijving van de faciliteiten en het gebruik hiervan op normale analoge toestellen, ook om van demomenteel toegepaste digitale ErgoLine toestellen en iSMobile draadloze toestellen eveneens watspecifiek functionaliteiten te benoemen in relatie tot deze algemene faciliteiten van de iS3000.

Niet ieder toestel heeft toegang tot alle faciliteiten van de iS3000. Een en ander is afhankelijk vankeuzen die binnen uw bedrijf gemaakt zijn. Raadpleeg zonodig de systeembeheerder in uw bedrijfvoor een totaal overzicht van de aan u toegekende functies.

© KPN Telecom

Behoudens uitzondering door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van KPN niets uit deze uitgave

worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins,

hetgeen ook van toepassing is op de gehele of de gedeeltelijke bewerking. KPN is met uitsluiting van ieder ander

gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen van kopiëren, als bedoeld in artikel 17 lid 2 van de

Auteurswet 1912 en in het KB van 20 juli 1974 ex artikel 16b van de Auteurswet 1912 te doen innen door en

overeenkomstig de regelementen van de stichting Reprorecht te Amsterdam.

i

INHOUDSOPGAVE

2. CONVENTIES ........................................................................................................................................... 1

2.1 HOORN OPNEMEN EN KIESTOON ................................................................................................................... 12.2 OPERATOR .................................................................................................................................................. 12.3 TOESTEL/TOESTELGEBRUIKER...................................................................................................................... 12.4 NOTATIE..................................................................................................................................................... 1

3. TELEFONEREN ....................................................................................................................................... 3

3.1 TONEN EN OPROEPSIGNALEN........................................................................................................................ 33.1.a Tonen ................................................................................................................................................. 33.1.b Oproepsignalen .................................................................................................................................. 4

3.2 NUMMERS SELECTEREN ............................................................................................................................... 43.2.a Kiezen vanuit de gids.......................................................................................................................... 4

3.3 ZELF OPBELLEN........................................................................................................................................... 53.3.a Intern ................................................................................................................................................. 53.3.b Wachten tot een bezet toestel vrijkomt ................................................................................................ 53.3.c Automatisch terugbellen bij intern bezet ............................................................................................. 53.3.d Automatisch terugbellen bij intern geen gehoor.................................................................................. 63.3.e Automatische terugbelopdracht annuleren.......................................................................................... 63.3.f Extern ................................................................................................................................................. 63.3.g Herhaling laatstgekozen externe nummer ........................................................................................... 63.3.h Een netlijn of een gesprek aanvragen via de operator)........................................................................ 63.3.i Kiezen via een kostenplaats ................................................................................................................. 63.3.j Kiezen via PIN-code............................................................................................................................ 63.3.k Kiezen zonder het eigen nummer mee te sturen ................................................................................... 73.3.l Verkort kiezen, uit de algemene lijst .................................................................................................... 73.3.m Verkort kiezen, uit de individuele lijst ................................................................................................ 73.3.n Individuele verkortkiezenlijst programmeren ...................................................................................... 73.3.o Individuele verkortkiezenlijst wijzigen ................................................................................................ 73.3.p Individueel verkortkiezennummer wissen ............................................................................................ 8

3.4 GEBELD WORDEN ........................................................................................................................................ 83.4.a Uw toestel is vrij................................................................................................................................. 83.4.b U bent in gesprek................................................................................................................................ 8

3.5 SPECIALE FUNCTIES ..................................................................................................................................... 83.5.a Nachtoproep....................................................................................................................................... 83.5.b Automatisch terugbellen bij geen netlijn of verbindingslijn vrij .......................................................... 93.5.c Alarmtoestel ....................................................................................................................................... 93.5.d Opschakelen ....................................................................................................................................... 93.5.e Bescherming tegen opschakelen en maantoon..................................................................................... 93.5.f Directe verbinding (hot-line) ............................................................................................................... 93.5.g Berichtenfunctie ............................................................................................................................... 10

4. TIJDENS HET GESPREK...................................................................................................................... 13

4.1 DOORVERBINDEN ...................................................................................................................................... 134.1.a Een gesprek doorverbinden met een ander toestel ............................................................................ 134.1.b Een gesprek doorverbinden naar de operator) .................................................................................. 134.1.c Een tweede gesprek (met *43 beantwoord) doorverbinden ................................................................ 13

4.2 RUGGESPRAAK .......................................................................................................................................... 134.2.a Intern ruggespraak ........................................................................................................................... 134.2.b Extern ruggespraak .......................................................................................................................... 134.2.c Wisselgesprek (pendelen).................................................................................................................. 14

4.3 DRIEGESPREK............................................................................................................................................ 14

5. FACILITEITEN....................................................................................................................................... 15

ii

5.1 VOLGSTAND ............................................................................................................................................. 155.1.a Direct, naar een vaste bestemming ................................................................................................... 155.1.b Bij bezet, naar een vaste bestemming................................................................................................ 155.1.c Bij niet beantwoorden, naar een vaste bestemming ........................................................................... 155.1.d Direct, naar zelf te kiezen bestemming, vanaf eigen toestel............................................................... 155.1.e Direct, naar zelf te kiezen bestemming, vanaf de bestemming ........................................................... 165.1.f Volgstand doorbreken, vanaf de bestemming ..................................................................................... 165.1.g Volgstand opheffen, vanaf de bestemming......................................................................................... 16

5.2 NIET STOREN ............................................................................................................................................ 165.3 CONFERENTIE ........................................................................................................................................... 175.4 GROEPSSCHAKELING ................................................................................................................................. 17

5.4.a Groepsnummer ................................................................................................................................. 175.4.b Hoofdtoestel ..................................................................................................................................... 175.4.c Algemene Call Pick-up ..................................................................................................................... 185.4.d Individuele Call Pick-up................................................................................................................... 185.4.e Groepsvolgstand, vanaf willekeurig groepstoestel............................................................................. 185.4.f Groepsvolgstand naar een groepsnummer, vanaf de bestemming....................................................... 185.4.g Opmerking: ...................................................................................................................................... 195.4.h Groepsvolgstand naar een toestelnummer, vanaf de bestemming ...................................................... 195.4.i Algemene opmerkingen ten aanzien van volgstand voor groepsnummers:.......................................... 19

5.5 TEAMVOORZIENING (CHEF-SECRETARESSESCHAKELING) ............................................................................. 195.5.a Teamtoestel afwezig melden.............................................................................................................. 195.5.b Teamtoestel aanwezig melden........................................................................................................... 195.5.c Teamgenoot bellen............................................................................................................................ 19

5.6 OPROEPINSTALLATIE ................................................................................................................................. 205.6.a Meet-me ........................................................................................................................................... 205.6.b Meet-me oproep beantwoorden......................................................................................................... 205.6.c Luidsprekeroproep beantwoorden ..................................................................................................... 205.6.d Non Meet-me tekst ............................................................................................................................ 205.6.e Non Meet-me spraak......................................................................................................................... 215.6.f Andere In House paging mogelijkheden............................................................................................. 21

5.7 ALLE GEKOZEN FACILITEITEN DE-ACTIVEREN ............................................................................................. 215.8 DESKSHARING .......................................................................................................................................... 21

5.8.a DeskSharing zonder beveiliging........................................................................................................ 215.8.b DeskSharing met PIN-code beveiliging............................................................................................. 215.8.c DeskSharing met paswoord beveiliging............................................................................................. 22

5.9 PASWOORDEN ........................................................................................................................................... 225.9.a Paswoord wijzigen ............................................................................................................................ 225.9.b Verkeerskenmerken - up-/downgrading ............................................................................................. 235.9.c Upgraded verkeerskenmerk voor één gesprek vanaf het eigen toestel................................................ 245.9.d Upgraded verkeerskenmerk voor één gesprek vanaf het willekeurig toestel....................................... 24

5.10 BASIS TOESTELNUMMER .......................................................................................................................... 24

6. CALLMANAGER FACILITEITEN....................................................................................................... 25

6.1 INTRODUCTIE............................................................................................................................................ 256.2 WAT IS DE VOX SOPHO CALLMANAGER ................................................................................................... 256.3 HOE WERKT VOX SOPHO CALLMANAGER................................................................................................. 25

6.3.a Wachtrij ........................................................................................................................................... 256.3.b Wall diplays...................................................................................................................................... 266.3.c Tekstmeldingen................................................................................................................................. 266.3.d Aan-, uitloggen en aan-, afwezig schakelen ...................................................................................... 266.3.e Nawerktijd ........................................................................................................................................ 276.3.f Ingeven van het gesprekstype ............................................................................................................ 286.3.g Dag- nachtstand ACD-groep ............................................................................................................ 286.3.h Management Informatie.................................................................................................................... 28

iii

7. THUISWERKER..................................................................................................................................... 30

7.1.a Privé nummer ................................................................................................................................... 307.1.b Toegangsnummer.............................................................................................................................. 307.1.c Ruggespraak..................................................................................................................................... 317.1.d Gebruik van tonen voor nakiezen...................................................................................................... 31

8. VOICEMANAGER FACILITEITEN ..................................................................................................... 32

8.1 INTRODUCTIE............................................................................................................................................ 328.2 DOORSCHAKELEN NAAR UW EIGEN VOICEMAIL BOX..................................................................................... 32

8.2.a Bestemming van de doorschakeling .................................................................................................. 328.3 PERSOONLIJKE VOICEMAIL BOX .................................................................................................................. 328.4 WACHTEND BERICHT INFORMATIE.............................................................................................................. 33

8.4.a Wachtend bericht indicatie op uw persoonlijke toestel van de iS3000 ............................................... 338.5 BASIS HANDELINGEN PERSOONLIJKE VOICEMAIL BOX .................................................................................. 33

A. INSTELLING SYSTEEMGEBONDEN TOESTELLENA.1 Instellingen ErgoLine digitale toestellen

A.1.a Menustructuur ErgoLine model 3

A.1.b Menustructuur ErgoLine model 4

B. SAMENVATTING

1

2. Conventies

2.1 Hoorn opnemen en kiestoon− Zodra u met uw toestel wilt bellen is het noodzakelijk de hoorn op te nemen of op de

handsfreetoets te drukken. Dit is dermate vanzelfsprekend, dat de opdracht 'Neem dehoorn op' zoals die voorheen steeds in de gebruiksaanwijzingen werd vermeld in dezegebruiksaanwijzing is weggelaten.Bij het toepassen van iSMobile draadloze toestellen of ErgoLine digitale toestellen kanvaak het nummer vanuit een gids of vanuit een lijst met bijvoorbeeld niet geslaagdeoproepen geselecteerd worden. In een aparte paragraaf wordt van de meest gebruiktetoestellen die op dit moment geleverd worden deze manier van het selecteren van eennummer toegelicht.

− Het is noodzakelijk op kiestoon te wachten alvorens u een nummer of code kunt kiezen. Dehuidige stand van de techniek zorgt ervoor dat die kiestoon onmiddellijk aanwezig is zodrau de hoorn opneemt. De opdracht 'Wacht op kiestoon' is derhalve ook komen te vervallen.

2.2 Operator− Voor de centrale bediening van telefooncentrales in bedrijven en instellingen werden

meestal vrouwen aangesteld. Dat heeft ertoe geleid dat dit beroep werd aangeduid met'telefoniste'. De situatie is anno 1999 echter gewijzigd, ook mannen zijn regelmatig aan tetreffen als 'telefonist'. Een neutrale aanduiding vinden voor deze functie is niet eenvoudig.'Bedienpersoon' komt niet echt in aanmerking, en 'Bediening' is weer te onpersoonlijk.Gekozen is voor de aanduiding 'Operator'.

2.3 Toestel/toestelgebruiker− Communicatie betreft doorgaans menselijke communicatie. Of die communicatie nu oog-

in-oog, of met behulp van telefoon, fax of andere apparatuur gerealiseerd wordt, doet daarniet aan af. Waar in deze handleiding gesproken wordt van 'toestel' wordt merendeelsuiteraard bedoeld de toestelgebruiker.

2.4 Notatie− Telkens worden bij een functie of faciliteit eerst de relevante opdrachten weergegeven, en

pas daarna eventueel een korte uitleg.

− Opdrachten worden in deze handleiding vet aangeduid, voorafgegaan door het teken >.

Bijvoorbeeld > Kies #21

− Optionele opdrachten worden voorafgegaan door het teken •.

− Opsommingen worden in deze handleiding voorafgegaan door het teken -.

− Toestelnummers worden steeds aangegeven met een n. Toestelnummers kunnen een- tot

zes-cijferig zijn. Bijvoorbeeld in de opdracht:

> Kies *21n.

2

− Groepsnummers worden eveneens aangegeven een g. Groepsnummers kunnen eveneens

een- tot zes-cijferig zijn. Bijvoorbeeld in de opdracht:

> Kies *201g.

Volgnummers worden steeds aangegeven met een x. Bijvoorbeeld in de opdracht

> Kies *54x , staat x voor het volgnummer uit de individuele lijst met

verkortkiezennummers .

− Toets R wordt ook wel aangeduid als aardtoets, dat is de toets waarmee u in ruggespraak

kunt gaan. Sommmige analoge toestellen hebben geen aardtoets, maar een zogenaamde‘Flash’-toets om in ruggespraak te gaan. Uw iS3000 moet hiertoe wel staan ingesteld.Raadpleeg de gebruiksaanwijzing van uw analoge toestel om uit te zoeken wat de voor uwtoestel te gebruiken toets is voor ruggespraak.Op de ErgoLine digitale toestellen zit een zogenaamde ‘Wacht’-toets. Dit is de eigenlijke

ruggespraaktoets. Overal waar in deze gebruiksaanwijzing de R staat moet dus op

ErgoLine toestellen de ‘Wacht’-toets gebruikt worden en op sommige analoge toestellen de‘Flash’-toets

3

3. Telefoneren

3.1 Tonen en oproepsignalen

3.1.a Tonen___________________

• kiestoon ofacceptatietoon

onafgebroken toon:

u kunt kiezen; uw opdracht is geaccepteerd

_________ _________

• omleidingstoon

• kiestoon basistoestel

• kiestoon bij wachtendbericht

onderbroken toon (ca 3 x per seconde):

uw toestel is doorgeschakeld;

uw heeft een toestel waar alleen eenbasisnummer aan is toegekend;

er is een wachtend bericht voor dittoetselnummer

___ ___

• vrijtoon

in langzaam tempo onderbroken toon:

het gekozen toestel is vrij, de bel gaat over

__ __ __

bezettoon

in snel tempo onderbroken toon:

het gekozen toestel is bezet

- - - - - - - - - -

congestietoon

zeer snel onderbroken toon:

momenteel geen verbinding mogelijk

. .

• maantoon ofwaarschuwingstoon

zeer korte toon:

er staat een oproep in wachtstand

-_-_-_-_-_-_-_-_-_

• informatietoon

afwisselend hoge en lage tonen:

het gekozen nummer is buiten bedrijf

. . . . . .

• opschakeltoon

snel tiksignaal:

de operator komt in uw verbinding

...................

• afschakeltoon

snel tiksignaal:

uw opdracht wordt niet geaccepteerd

4

3.1.b Oproepsignalen___ ___

• interne oproepen

in langzaam tempo onderbroken belsignaal

__ __ __ __

• externe oproepen

herhaald twee elkaar snel opvolgendebelsignalen1

___ ___ ___

• terugbelsignaal

in snel tempo onderbroken belsignaal

3.2 Nummers selecteren

3.2.a Kiezen vanuit de gidsIn zowel de ErgoLine model 3 als 4 is een namengids aanwezig met de mogelijkheid van maximaal100 namen. In principe moeten deze namen per toestel geprogrammeerd worden. Het is dus echt uweigen persoonlijke gids.

ErgoLine model 3

Eén van de opties geeft toegang tot de gids.

> Kies Opties

Hierna kan met de en toetsen de optie [Gids] geselecteerd worden. Hierna kunt u met behulp

van de bij de numerieke toetsen afgebeelde lettercombinaties een naam of een deel van een naamingeven.

Hierbij geldt bijvoorbeeld het twee keer intoetsen van de 2 als de ‘B’. Uiteraard kan door gebruik te

maken van de en toetsen door de gids heen gestapt worden om de naam te zoeken.

ErgoLine model 4

Een van de softkeys geeft toegang tot de gids.

> Kies Gids

Vervolgens kunt u met behulp van de bij de numerieke toetsen afgebeelde lettercombinaties eennaam of een deel van een naam ingeven.

Hierbij geldt bijvoorbeeld het twee keer intoetsen van de 2 als de ‘B’.

Er zijn nog twee andere manieren om de gewenste gidsvermelding te vinden. Ten eerste door met

en toetsen door de gids heen te stappen en als tweede optie kan gebruik gemaakt worden

van het alfanumerieke QWERTY-toetsenbordje om de naam te zoeken.

iSMobile C322

Een aparte toets geeft toegang tot de gids.

5

> Kies

Vervolgens krijgt u op alfabetische volgorde de ingevoerde namen, waarbij met de en toetsen

de juiste naam geselecteerd kan worden.

> Kies om de geselecteerde naam te kiezen.

iSMobile C922

Door de softkey [Gids] in te toetsen wordt de gids op alfabetische volgorde zichtbaar. Met de -

toets kan de juiste naam geselecteerd worden, waarna met de toets de betreffende

geselecteerde naam gekozen kan worden.

3.3 Zelf opbellen

3.3.a Intern> Kies een toestelnummer.

Uw oproep kan:

• worden beantwoord,

• niet worden beantwoord, of,

• u kunt een bezet toestel treffen.

3.3.b Wachten tot een bezet toestel vrijkomtFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.• Zonder maantoon:

> Kies 6 zodra u bezettoon hoort en wacht tot u verbinding krijgt.

• Met maantoon:

> Kies 8 zodra u bezettoon hoort en wacht tot u verbinding krijgt.

Maantoon is voor het toestel in gesprek een teken dat er een gesprek wacht. Het toestel in gesprekkan echter de maantoon negeren.

Uw systeembeheerder bepaald of u in staat bent om de bovenstaande procedures uit te voeren.

3.3.c Automatisch terugbellen bij intern bezetFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.> Kies 5 zodra u bezettoon hoort.

U wordt automatisch teruggebeld zodra beide toestellen vrij zijn. U kunt in de tussentijd uw toestelnormaal gebruiken. Een terugbelopdracht vervalt na 30 minuten, of wordt opgeheven omdat debetreffende bestemming u aan het opbellen was. Er kunnen meerdere terugbelopdrachtentegelijkertijd actief zijn.

1 Gesprekken vanaf de operator worden eveneens met een extern belritme gesignaleerd.

6

3.3.d Automatisch terugbellen bij intern geen gehoorFout! Bladwijzer nietgedefinieerd.

> Druk op de toets R, kies 5 en wacht op acceptatietoon.

U wordt automatisch teruggebeld zodra vanaf het gekozen toestel weer een gesprek gevoerd is enbeide toestellen vrij zijn. U kunt in de tussentijd uw toestel normaal gebruiken. Een terugbelopdrachtvervalt na 30 minuten, of wordt opgeheven omdat de betreffende bestemming uw inmiddels zelf alteruggebeld heeft. Er kunnen meerdere terugbelopdrachten tegelijkertijd actief zijn.

3.3.e Automatische terugbelopdracht annulerenFout! Bladwijzer nietgedefinieerd.

> Kies #37

• Wacht op acceptatietoon.

Automatische terugbelopdrachten vervallen na 30 minuten, maar u kunt ze ook handmatigannuleren. Alle openstaande terugbelopdrachten worden tegelijk geannuleerd.

3.3.f Extern> Kies 0 voor een netlijn en vervolgens (netnummer en) abonneenummer.

Naast deze 'standaard' procedure kunt u gebruik maken van de navolgende mogelijkheden.

3.3.g Herhaling laatstgekozen externe nummerFout! Bladwijzer nietgedefinieerd.

> Kies *80

3.3.h Een netlijn of een gesprek aanvragen via de operatorFout! Bladwijzer nietgedefinieerd.1)

> Kies 9 (willekeurige operator).

> Kies [individuele operatornummer].

U kunt de operator vragen een netlijn voor uw toestel vrij te geven, of het gewenste gesprek voor uop te bouwen. Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn, omdat u niet gerechtigd bent internationale nummerste kiezen. Zodra u dat probeert hoort u afschakeltoon.

3.3.i Kiezen via een kostenplaatsPer project, afdeling of klant kan een kostenplaats worden toegewezen, waardoor inzicht verkregenkan worden in de telefoonkosten per project, afdeling enzovoort.

> Kies #00 [kostenplaatsnummer].

• Wacht op kiestoon.

> Kies 0.

> Kies vervolgens (netnummer) en abonneenummer.

7

3.3.j Kiezen via PIN-codeBuiten het permanent omschakelen van uw eigen toestel naar een hoger verkeerskenmerk doormiddel van het upgraden (zie 4.9 Verkeerskenmerken - up-/downgrading), kan er eveneens vanafeen willekeurig toestel een tijdelijke opwaardering van het verkeerkskenmerk plaatsvinden doorgebruik te maken van een PIN-code1. Een PIN-code kan gezien worden als een persoonlijkekostenplaats.

> Kies #02 [PIN-code] .


> Kies 0.

> Kies vervolgens (netnummer) en abonneenummer.

Een vermenging van de faciliteiten voor het kiezen via een kostenplaats en het kiezen via een PIN-code kan plaatsvinden door in de BCS een controle te laten uitvoeren op de juistheid (bestaat dekostenplaats) van de ingevoerde kostenplaats. Hiervoor dient eveneens de code #02 gekozen teworden in plaats van de genoemde #00.

Budgetcontrole

Er kan een bepaald budget gekoppeld worden aan de door u gebruikte PIN-code. U hoort een toontjedoor het gesprek als uw budget bijna op is. De verbinding wordt verbroken wanneer uw budgetgeheel verbruikt is.

3.3.k Kiezen zonder het eigen nummer mee te sturenBinnen ISDN is een functie gespecificeerd die het mogelijk maakt om het nummer van de oproeperte laten zien bij de partij die opgebeld wordt. Intern in de BCS is dit al langere tijd een aanwezigfaciliteit. Bij het specificeren van ISDN is echter ook de behoefte aan het voorkomen dat het eigennummer meegezonden wordt in verband met de privacy. Dit kan of voor uw toestel vast ingesteldstaan, of u kan dit kiezen voorafgaande aan het te maken gesprek.

> Kies *65


> Kies vervolgens een intern of extern nummer.

3.3.l Verkort kiezen, uit de algemene lijstFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.> Kies **x (x = volgnummer uit de algemene lijst met verkortkiezennummers1).

3.3.m Verkort kiezen, uit de individuele lijstFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.> Kies *50x (x = volgnummer uit de individuele lijst met verkortkiezennummers).

3.3.n Individuele verkortkiezenlijst programmerenFout! Bladwijzer nietgedefinieerd.

> Kies een externe bestemming en verbreek na het gesprek.

> Kies *54x (x = volgnummer uit de individuele lijst voor verkortkiezennummers).

8

3.3.o Individuele verkortkiezenlijst wijzigenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.− Wijzigen van geprogrammeerde nummers kan door ze te overschrijven met een nieuw

nummer.

− Geprogrammeerde nummers kunnen voorzien worden van een ander volgnummer:

> Kies *55xy (x = huidig volgnummer 0-9, y = nieuw volgnummer 0-9).

3.3.p Individueel verkortkiezennummer wissenFout! Bladwijzer nietgedefinieerd.

> Kies #54x (x = volgnummer uit de individuele lijst voor verkortkiezennummers).

3.4 Gebeld worden

3.4.a Uw toestel is vrij− Herhaald twee snel op elkaar volgende belsignalen: externe oproep.

− In langzaam tempo onderbroken belsignaal: interne oproep.

− In snel tempo onderbroken belsignaal: terugbeloproep.

> Neem de hoorn op.

3.4.b U bent in gesprek− U hoort opschakeltoon: de operator breekt in in uw gesprek en informeert u over een

gewenste verbinding (voor alle partijen hoorbaar).

• Vervolg uw gesprek.

• Verbreek uw gesprek door op het haakcontact te drukken. Zodra u het haakcontact weerloslaat, hebt u verbinding met de nieuwe partij.

− U hoort maantoon: er staat een nieuwe oproep te wachten.

• Vervolg uw gesprek.

• Verbreek uw gesprek door op het haakcontact te drukken. Zodra u het haakcontact weerloslaat, hebt u verbinding met de nieuwe partij.

Druk op toets R en kies *43 , de eerste partij staat in wachtstand, u hebt verbinding met denieuwe partij. Door telkens op toets R te drukken en *43 te kiezen kunt u afwisselend metbeide partijen spreken.

U kunt de partij waarmee u verbinding hebt verbreken door kort op het haakcontact tedrukken. Zodra u het haakcontact weer loslaat hebt u automatisch verbinding met deovergebleven partij.

Uw toestel kan ook beschermd zijn/worden tegen maantoon en opschakelen, zie 2.4 Specialefuncties.

9

3.5 Speciale functiesFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

3.5.a Nachtoproep− U hoort de algemene (nacht-)bel.

> Kies *83, krijgt nu direct verbinding.

Alle faciliteiten zoals doorverbinden, opschakelen enzovoort zijn mogelijk.

3.5.b Automatisch terugbellen bij geen netlijn of verbindingslijn vrijFout!Bladwijzer niet gedefinieerd.

> Kies 5 zodra u bezettoon hoort.

Indien alle netlijnen en/of verbindingslijnen bezet zijn, hoort u na het kiezen van 0 of deverbindingslijncode bezettoon. U kunt nu automatisch terugbellen inschakelen en zodra een netlijn ofverbindingslijn vrijkomt wordt dit op uw toestel gesignaleerd met het terugbelsignaal. Zodra u dezeterugbeloproep beantwoordt, krijgt u meteen de gevraagde lijn en kunt u het gewenste nummerkiezen. U kunt in de tussentijd uw toestel normaal gebruiken. Een terugbelopdracht vervalt na 30minuten.

3.5.c Alarmtoestel> Kies *87 en wacht op beantwoording.

Indien u verbreekt voor beantwoording, blijft het alarmtoestel uw oproep signaleren. Zodra dit toestelantwoordt, wordt uw toestel teruggebeld.

3.5.d Opschakelen> Kies 1 zodra u bezettoon hoort, u kunt nu deelnemen aan het gesprek, alle partijen horen

de opschakeltoon.

Indien u na het kiezen van 1 vrijtoon hoort, is het toestel beveiligd tegen opschakelen. In dit gevalkunt u blijven wachten tot het toestel beantwoordt.

3.5.e Bescherming tegen opschakelen en maantoonFout! Bladwijzer nietgedefinieerd.

Permanente bescherming:

De systeembeheerder kan voor uw toestel permanente bescherming tegen maantoon enopschakelen activeren. In dat geval is deze bescherming altijd ingeschakeld.

Bescherming tegen maantoon en opschakelen zelf activeren:

> Kies #1.

Bescherming geldt slechts voor één verbinding.

De bescherming kan ook tijdens het gesprek ingeschakeld worden via ruggespraak

> Druk op R.

> Kies #1.

10

> Druk weer op R.

3.5.f Directe verbinding (hot-line)Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.Uw toestel kan zijn geprogrammeerd als directe verbinding.

Er zijn daarbij drie mogelijkheden:

− Directe verbinding: zodra u de hoorn opneemt wordt de verbinding automatischopgebouwd.

− Directe verbinding met vertraging: zodra u de hoorn opneemt hoort u kiestoon en kunt uzelf een verbinding kiezen. Maakt u geen begin met zelf kiezen binnen de ingestelde tijd (8seconden), dan wordt alsnog de voorgeprogrammeerde verbinding opgebouwd.

− Directe verbinding met nakiezen: zodra u de hoorn opneemt wordt eenvoorgeprogrammeerd nummer gekozen, echter dit nummer is niet compleet. U dient zelf deresterende cijfers te kiezen (bijvoorbeeld toestelnummers bij een doorkiescentrale:geprogrammeerd is 070-343 u kiest de 4-cijferige toestelnummers zelf).

3.5.g BerichtenfunctieDoor het kiezen van aankiescodes kunnen er berichten vanaf het toestel doorgegeven worden aanhet centrale beheersysteem. Deze zorgt daarna weer voor verspreiding naar de aanwezigebemiddelingsterminals Vox SOPHO Supervisor 60E.

Hierdoor wordt de Operator op de hoogte gesteld van uw eventuele afwezigheid. De Voxmaster kanaan de hand van het type bericht besluiten uw toestel in de ‘niet-storen’-stand te plaatsen. Eenvoorbeeld van deze functie is dat u via aankiescode meldt dat u gedurende een aantal uren invergadering bent. De exacte uitleg van de aankiescode met de daarbij behorende reden wordt perklant op maat gedefinieerd. Enige standaard afspraken zijn.

Standaard boodschap

> Kies *593xx

(xx is tweecijferig volgnummer van de boodschap).

Bijvoorbeeld:

Niet storen

> Kies *59302.

Toestel wordt in niet storen gezet, toestel moet zelf weer aanwezig gemeld worden.

Alleen storen indien zeer dringend

> Kies *59307.


Afwezig voor de rest van de dag

> Kies *59308.


11

Lunch pauze

> Kies *59309.


Aanwezig

> Kies *59301.

Toestel wordt uit niet storen gehaald.

Verwijder alle bestaande berichten

> Kies *59300.

Alle bestaande berichten worden verwijderd en een eventueel geactiveerde ‘niet-storen’-stand wordt gede-activeerd.

Boodschappen met tijdsaanduiding

> Kies *563xxyyzz

− xx is twee-cijferigvolgnummer van de boodschap.

− yyzz is de eindtijd [UUMM] in uren en minuten. De begintijd is het tijdstip waarop u de

procedure uitvoerd.

Bijvoorbeeld:

In vergadering tot__:__

> Kies *56304[UUMM]

Boodschappen met datumaanduiding

> Kies *573xxyyzz


− yyzz is de einddatum [DDMM] in dag en maand. De begindatum is de datum waarop u de

procedure uitvoerd.

Bijvoorbeeld:

Met vakantie tot__/__

> Kies *57303[DDMM]

Boodschap met datum- en tijdsaanduiding

> Kies *513xx[DDMM][UUMM]

[DDMM] is einddatum in dagen en maanden.

[UUMM] is eindtijd in uren en minuten.

Bijvoorbeeld:

Terug op __/__ __:__

12

> Kies *51312[DDMM][UUMM].

Algemene afwezigheid melding, waarbij het toestel in niet storen wordt gezet en automatisch op eenbepaalde dag en tijdstip weer aanwezig geschakeld wordt.

Boodschap met algeme informatie

Het toestel wordt hierbij in de niet storen stand gezet. De toestelgebruiker moet zelf zijn toestel weeruit de niet storen stand halen. Er is extra informatie aanwezig over de reden van de afwezigheid.

> Kies *583xxyyyy


− yyyy is de extra informatie in nummerieke vorm.

Bijvoorbeeld:

Tijdelijk bereikbaar onder nummer YYYY

> Kies *58306[YYYY]

13

4. Tijdens het gesprek

4.1 Doorverbinden

4.1.a Een gesprek doorverbinden met een ander toestelFout! Bladwijzer nietgedefinieerd.

> Druk op toets R en kies een toestelnummer.

• Wacht op beantwoording.

• Verbreek meteen.

Indien u verbreekt voor beantwoording, wordt de oproep na een aantal oproepsignalendoorgeschakeld naar de operator!

4.1.b Een gesprek doorverbinden naar de operatorFout! Bladwijzer nietgedefinieerd.1)

> Druk op toets R en kies 9.


• Verbreek meteen.

4.1.c Een tweede gesprek (met *43 beantwoord) doorverbindenFout! Bladwijzerniet gedefinieerd.

> Druk op toets R en kies een toestelnummer, en

• Wacht op beantwoording en druk vervolgens kort op het haakcontact.

− U krijgt nu uw eerste gesprek terug.

Indien u verbreekt voor beantwoording, wordt de oproep na een aantal oproepsignalendoorgeschakeld naar de operator! Zie ook 2.3 onder 'U bent in gesprek'.

4.2 Ruggespraak

4.2.a Intern ruggespraak> Druk op toets R.

> Kies een [toestelnummer].


− Terug naar uw eerste gesprek:

> Druk weer op toets R.

1 Het nummer voor de operator kan per organisatie anders zijn. Meestgebruikt is 9.

14

4.2.b Extern ruggespraak> Druk op toets R.

> Kies 0. (Ook verkort kiezen is mogelijk) 1

> Kies (netnummer en) abonneenummer


− Terug naar uw eerste gesprek:

> Druk weer op toets RSEQALPHABETIC.

4.2.c Wisselgesprek (pendelen)> Bouw een ruggespraakgesprek op.

> Druk telkens op toets R SEQALPHABETICom afwisselend met beide partijen te spreken.

Verbreken kan alleen door een van beide gesprekspartijen. Indien u zelf verbreekt worden beideovergebleven partijen met elkaar verbonden.

4.3 Driegesprek> Druk op toets RSEQALPHABETIC.

> Kies *30n

(n = toestelnummer = nummer derde partij)

> Druk na beantwoording weer op toets RSEQALPHABETIC.

Nu zijn alle partijen met elkaar verbonden.

Tijdens een driegesprek horen alle deelnemers periodiek een tiksignaal. Elk van de deelnemers kanzich uit het gesprek terugtrekken door de hoorn op te leggen.

1 Het nummer voor het kiezen van een externe verbinding kan per organisatie anders zijn. Meestgebruikt is de 0.

15

5. Faciliteiten

5.1 Volgstand(zie ook bijlage 'Schema volgstand')

Door volgstand in te schakelen kunt u oproepen voor uw toestel laten signaleren op een andertoestel.

5.1.a Direct, naar een vaste bestemmingFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

Activeren:

> Kies *22 .

De-activeren:

> Kies #22 .

De systeembeheerder kan een nummer vastleggen waarnaar uw toestel wordt doorgeschakeld. Dezevolgstand kunt u zelf activeren en de-activeren, de bestemming kunt u niet zelf wijzigen.

5.1.b Bij bezet, naar een vaste bestemmingFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

Activeren:

> Kies *25.

De-activeren:

> Kies #25.

De systeembeheerder kan een nummer vastleggen waarnaar uw toestel wordt doorgeschakeld indienuw toestel bezet is. Deze volgstand kunt u zelf activeren en de-activeren, de bestemming kunt u nietzelf wijzigen.

5.1.c Bij niet beantwoorden, naar een vaste bestemmingFout! Bladwijzer nietgedefinieerd.De systeembeheerder kan een nummer vastleggen waarnaar uw toestel wordt doorgeschakeld indienu een oproep niet binnen 20 seconden beantwoordt. U kunt deze volgstand niet zelf activeren of de-activeren, de bestemming kunt u niet zelf wijzigen.

5.1.d Direct, naar zelf te kiezen bestemming, vanaf eigen toestelFout!Bladwijzer niet gedefinieerd.

Activeren:

> Kies *21n.

De-activeren:

> Kies #21 .

16

In plaats van een toestelnummer kunt u bijvoorbeeld ook de code en het nummer van een pager(pieper) ingeven.

5.1.e Direct, naar zelf te kiezen bestemming, vanaf de bestemmingFout!Bladwijzer niet gedefinieerd.

Activeren:

> Kies *23 op uw eigen toestel (voorbereiden).

> Kies *24n (eigen toestelnummer) vanaf bestemmingstoestel.

Wijzigen:

> Kies *24n (eigen toestelnummer) vanaf het nieuwe bestemmingstoestel.

De-activeren:

> Kies #21 (vanaf uw eigen toestel).

of

> Kies #24n (eigen toestelnummer) vanaf bestemmingstoestel.

of

> Kies #23 vanaf bestemmingstoestel om elke geactiveerde volgstand naar datbestemmingstoestel te de-activeren.

5.1.f Volgstand doorbreken, vanaf de bestemmingFout! Bladwijzer nietgedefinieerd.

> Kies het toestelnummer.

Alleen vanaf het bestemmingstoestel kan het toestel vanwaar de volgstand is ingeschakeld gebeldworden.

5.1.g Volgstand opheffen, vanaf de bestemmingFout! Bladwijzer nietgedefinieerd.

> Kies #24n (toestelnummer vanwaar oproepen worden doorgeschakeld).

of

> Kies #23 om alle geactiveerde volgstand naar een bestemmingstoestel te de-activeren.

5.2 Niet storen"Niet storen" betekent dat alle oproepen voor uw toestel worden omgeleid naar de operator. Innoodgevallen kan de operator "niet storen" negeren en toch een gesprek naar uw toesteldoorverbinden.

Terwijl "niet storen" is ingeschakeld kunt u uw toestel normaal gebruiken, de omleidingstoonherinnert u aan de ingeschakelde faciliteit.

17

De systeembeheerder kan "niet storen" ook voor uw toestel vastleggen. In dat geval kunt u het nietzelf activeren of de-activeren. Naast deze permanente "niet storen" zijn er nog twee varianten van"niet storen" te onderscheiden, die door de u zelf te activeren en de-activeren zijn.

− semi-permanent "niet storen"

U activeert en de-aciveert zelf het "niet storen".

− tijdelijke "niet storen"

U activeert het "niet storen", en na een vaste tijd de-activeerd het systeem zelf het "niet storen".Wilt u eerder het "niet storen beëindigen, dan kan dit eveneens.

Welk van de twee voor u van toepassing is is door de systeembeheerder vastgelegd.

Activeren:

> Kies *53.

De-activeren:

> Kies #53.

5.3 ConferentieAan één conferentie kunnen maximaal 8 partijen deelnemen. U kunt de operator vragen eenconferentie op te bouwen:

> Kies 91).

Alle partijen kunnen zich uit een conferentie terugtrekken door de hoorn op te leggen.

(Onder bepaalde condities kan u als toestelgebruiker eveneens in staat gesteld worden omzelfstandig een conferentiegesprek op te zetten. In hoeverre u dit als gebruiker zelfstandig kunt isafhankelijk van uw specifieke configuratie. De voor het opzetten van een conferentie noodzakelijkeprocedure is dan eveneens afhankelijk van uw situatie. Raadpleeg uw systeembeheerder.)

5.4 GroepsschakelingEen groep toestellen kan behalve onder het eigen toestelnummer ook bereikbaar zijn onder eengroepsnummer. Daarnaast is het mogelijk dat toestellen zijn gegroepeerd onder een fictiefgroepsnummer.

5.4.a Groepsnummer

Eigen toestel in de groep schakelen:

> Kies *48.

Eigen toestel uit de groep schakelen:

> Kies #48.

1 Het nummer voor de operator kan per organisatie anders zijn. Meestgebruikt is 9.

18

Een toestel dat uit de groep geschakeld is, blijft bereikbaar onder het eigen toestel-nummer, of deoproepen voor dit toestel worden doorgeschakeld naar een speciaal daarvoor aangewezenopvangtoestel. Oproepen via het groepsnummer bereiken dit toestel niet meer, maar wordenverdeeld over de overgebleven groepsleden.

5.4.b HoofdtoestelAan groepen kan een hoofdtoestel worden toegewezen. Eén toestel kan hoofdtoestel zijn voormeerdere groepen. Een hoofdtoestel hoeft geen deel uit te maken van een groep.

Groepsleden in de groep schakelen door Hoofdtoestel:

> Kies *49n.

Groepsleden uit de groep schakelen door Hoofdtoestel:

Kies #49n.

5.4.c Algemene Call Pick-upFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.> Kies *42.

U kunt een oproep naar een onbemand toestel in uw groep met Algemene Call Pick-up naar u toehalen. Indien er meer oproepen zijn, wordt de langstwachtende doorgegeven.

5.4.d Individuele Call Pick-upFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.> Kies *41n (toestelnummer van het toestel dat belt).

Indien er oproepen zijn voor meer dan één onbemand toestel, kunt u oproepen op het toestel dat beltmet Individuele Call Pick-up naar u toe halen. Als u in deze situatie gebruik maakt van AlgemeneCall Pick-up weet u niet van welk toestel een oproep naar u toe komt.1

5.4.e Groepsvolgstand, vanaf willekeurig groepstoestelFout! Bladwijzer nietgedefinieerd.

Activeren:

> Kies *201n.

De-activeren:

> Kies #201.

In plaats van een toestelnummer kunt u bijvoorbeeld ook een ander groepsnummer, of de code enhet nummer van een pager (pieper) ingeven.

1 Ook toestellen buiten een groepsschakeling kunnen van de individuele call pickup gebruik maken als de

groepsparameters dit toestaan.

19

5.4.f Groepsvolgstand naar een groepsnummer, vanaf de bestemmingFout!Bladwijzer niet gedefinieerd.

Activeren:

> Kies *203 op een groepstoestel (voorbereiden).

> Kies *204n vanaf het bestemmingstoestel (het toestelnummer kan ook een groepsnummer

zijn).

Wijzigen:

> Kies *204n vanaf het nieuwe bestemmingstoestel (het toestelnummer ook groepsnummer

zijn).

De-activeren:

> Kies #201 vanaf uw eigen toestel of

> Kies #204n vanaf bestemmingstoestel of

> Kies #203 vanaf bestemmingstoestel om alle geactiveerde groepsvolgstand naar datbestemmingstoestel te de-activeren.

5.4.g Opmerking:In plaats van de volgstand voor een voorbereid groepsnummer (*203) kunt u ook de volgstand vooreen voorbereid toestelnummer (*23) naar een groepsnummer activeren met *204[groepsnummer].

5.4.h Groepsvolgstand naar een toestelnummer, vanaf de bestemmingFout!Bladwijzer niet gedefinieerd.

Activeren:

> Kies *203 op een groepstoestel (voorbereiden).

> Kies *24n (n = groepsnummer) vanaf het bestemmingstoestel.

Wijzigen:

> Kies *24n (n = groepsnummer) vanaf het nieuwe bestemmingstoestel.

De-activeren:

> Kies #201 (vanaf uw eigen toestel) of

> Kies #24n (n = groepsnummer) vanaf bestemmingstoestel.

> Kies #23 vanaf bestemmingstoestel om alle geactiveerde groepsvolgstand naar datbestemmingstoestel te de-activeren.

5.4.i Algemene opmerkingen ten aanzien van volgstand voorgroepsnummers:Of het groepsnummer waartoe uw toestelnummer behoort in een groepsvolgstand geschakeld kanworden, wordt bepaald door de instellingen die de systeembeheerder aan het groepsnummer heefttoegekend.

20

5.5 Teamvoorziening (chef-secretaresseschakeling)Fout! Bladwijzerniet gedefinieerd.

5.5.a Teamtoestel afwezig melden(oproepen via secretaresse, of taakoverdracht tussen secretaresses)

> Kies *77.

5.5.b Teamtoestel aanwezig meldenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.> Kies #77.

5.5.c Teamgenoot bellen

Eén chef - één secretaresse

> Kies *1.

Meer chefs - één secretaresse

− Secretaresse bellen:

> Kies *1.

− Chef 1 bellen:

> Kies *10.

− Chef x bellen:

> Kies *1x.

Meer chefs - meer secretaresses

− Teamgenoot bellen:

> Kies *1x (x = nummer van de teamgenoot 0 - 9).

Met de verkorte codes kunnen secretaresses hun chefs bellen en chefs hun secretaresses. Chefsonderling en secretaresses onderling kunnen elkaar niet bellen met deze codes!

5.6 OproepinstallatieOp uw bedrijfstelecommunicatiecentrale kan een oproepinstallatie zijn aangesloten. Via de telefoonkunt u dan ambulante personen binnen het bedrijf oproepen of een boodschap aan iemanddoorgeven (afhankelijk van het type installatie).

Voor gedetailleerder informatie zie de handleiding van de installatie.

De meestgebruikte codes voor In House Paging zijn:

5.6.a Meet-me> Kies *811[nummer van de ontvanger].

> Wacht op beantwoording, dat kan even duren!

21

5.6.b Meet-me oproep beantwoorden> U krijgt een pager-oproep.

> Ga naar het dichtstbijzijnde telefoontoestel.

> Kies *82[nummer van uw ontvanger].

5.6.c Luidsprekeroproep beantwoordenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.> U hoort een voor u bestemde luidsprekeroproep.

> Ga naar het dichtstbijzijnde telefoontoestel.

> Kies *84[oproepcode].

5.6.d Non Meet-me tekst(boodschap doorgeven aan pager met de mogelijkheid van displaytekstontvangst)

> Kies *812[nummer van de pager].

> Kies de cijfers die de boodschap vormen.

> Sluit af met #.

5.6.e Non Meet-me spraak(boodschap doorgeven aan pager met de mogelijkheid van spraakontvangst)

> Kies *812[nummer van de pager].

> Kies 0.

> Spreek een boodschap in.

5.6.f Andere In House paging mogelijkhedenEr zijn nog andere oproepmethoden mogelijk naar In House paging systemen. Bijvoorbeeld voor hettoevoegen van het nummer waarvandaan de oproep gestart is, of voor het geven van enigenakiesinformatie die dan eveneens op het display van de betreffende paging ontvanger getoondkunnen worden.

Hoe een en ander is geconfigureerd in u situatie hangt dus ook af van de mogelijkheden van hetbetreffende pagingsysteem.

5.7 Alle gekozen faciliteiten de-activerenFout! Bladwijzer nietgedefinieerd.Alle faciliteiten die u zelf kunt in- en uitschakelen kunt u met een code weer de originele waardegeven.

> Kies #88.

5.8 DeskSharingMet behulp van DeskSharing bent u als gebruiker in staat uw eigen toestelnummer naar een andertelefoontoestel te verplaatsen. Afhankelijk van de instellingen in de BCS blijft of het bestaande

22

toestelnummer op het telefoontoestel gehandhaaft, of wordt het bestaande nummer geparkeerd alsnummer zonder fysieke aansluiting.

Er zijn 3 varianten voor het activeren van DeskSharing

5.8.a DeskSharing zonder beveiliging

Activeren DeskSharing

> Kies *26n (n = uw eigen DeskSharing nummer)

Deactiveren DeskSharing

> Kies #26 (n = uw eigen DeskSharing nummer)

5.8.b DeskSharing met PIN-code beveiliging

5.8.c DeskSharing met paswoord beveiliging

5.9 PaswoordenMet een paswoord kan een aantal faciliteiten van een toestelgebruiker beschermd worden tegenongeoorloofd gebruik door anderen. In de Vox SOPHO iS3000 kan deze faciliteit of in combinatiemet de module beveiligingsbeheer van de Voxmaster ingevuld zijn, of op beperkte schaal intern inhet systeem.

5.9.a Paswoord wijzigenElk paswoord wat gekoppeld is aan een toestelnummer krijgt bij het instellen van de faciliteit door desysteembeheerder een standaard paswoord. Voor dat de faciliteiten die in combinatie met depaswoorden werken gebruikt kunnen worden moet eerst een persoonlijk paswoord ingevoerd wordendoor het wijzigen van het standaard paswoord. Natuurlijk kan dit paswoord later eveneens weergewijzigd worden.

Er zijn twee varianten voor het wijzigen van het paswoord.


> Kies *27[PIN-code]n (n = uw eigen DeskSharing nummer)


> Kies #27[PIN-code]n (n = uw eigen DeskSharing nummer)


> Kies *28[paswoord]n (n = uw eigen DeskSharing nummer)


> Kies #28[paswoord]n (n = uw eigen DeskSharing nummer)

23

Paswoord wijzigen vanaf uw eigen toestel

Ten eerste kan uw paswoord gewijzigd worden vanaf uw eigen toestel. Dit zal de meest gebruiktemethode zijn.

> Toets *33[oude paswoord].

> Toets uw nieuwe paswoord in.

> Toets uw nieuwe paswoord voor de tweede maal in.

Paswoord wijzigen vanaf een ander toestel

Een tweede methode is om uw paswoord te wijzigen is alleen toepasbaar als u uw paswoord nog nietgewijzigd heeft. Uw standaard paswoord zoals door de systeembeheerder is opgegeven is dus noggeldend.

Deze methode is specifiek ten behoeve van de door een paswoord beveiligde DeskSharingmogelijkheden gemaakt. Hier heeft u als gebruiker namelijk nog geen eigen toestel waarop uwnummer actief is om uw door de systeembeheerder uitgereikte standaard paswoord te wijzigen. Uwpaswoord moet dus eerst gewijzigd worden vanaf een andere aansluiting.

> Toets *29[standaard paswoord].

> Toets uw nieuwe paswoord in.

> Toets uw nieuwe paswoord voor de tweede maal in.

> Toets uw DeskSharingnummer in.

5.9.b Verkeerskenmerken - up-/downgradingDe individuele toestelgebruiker kan zijn eigen verkeerskenmerk veranderen door middel van up- ofdowngrading. De hier beschreven handelingen zullen meestal beveiligd zijn door middel van eenpaswoord.

"Enable" up-/downgrading

Voordat u uw verkeerskenmerk kan up- of downgraden, moet eerst het toestel in de stand "enablevoor up-/downgrading" gebracht worden.

> Kies *38[paswoord]

"Disable" up-downgrading

Om te voorkomen dat van de aan uw toestel toegekende faciliteit up-/downgrading van hetverkeerskenmerk ongeoorloofd gebruik gemaakt wordt kunt u uw toestel in de stand "disable up-/downgrading1)" brengen.

> Kies #38[paswoord]

Activeer upgraded verkeerskenmerk

Het upgrade verkeerskenmerk wordt als volgt geactiveerd:

1 Staat uw toestel in de stand "disable up-/downgrading", dan heeft uw toestel of het verkeerkenmerk van de dagstand

voor uw toestel, of het verkeerskenmerk van de nachtstand. De omschakeling tussen deze beide vindt automatischvanuit de BCS plaats, bijvoorbeeld op basis van een tijdsklok.

24


Vervolgens kunt u van het (meestal) hogere upgraded verkeerkenmerk gebruik maken1. Hetverkeerskenmerk blijft het ge-upgrade verkeerskenmerk totdat het verkeerkenmerk weer ge-downgrade wordt, of totdat het up-/downgraden wordt ge-disabled.

Activeer downgraded verkeerskenmerk

Het downgraded verkeerskenmerk wordt als volgt geactiveerd:

> Kies #35[paswoord]

Vervolgens kunt u van het (meestal) lagere downgraded verkeerkenmerk gebruik maken. Hetverkeerskenmerk blijft het ge-downgrade verkeerskenmerk totdat het verkeerkenmerk weer ge-upgrade wordt, of totdat het up-/downgraden wordt ge-disabled.

5.9.c Upgraded verkeerskenmerk voor één gesprek vanaf het eigen toestelHiermee wordt alleen gedurende één gesprek het ge-upgrade verkeerskenmerk geactiveerd.



> Kies 0.

> Kies vervolgens (netnummer) en abonneenummer. Hierbij wordt voor het te kiezennummer uitgegaan van het ge-upgrade verkeerkenmerk van het betreffende toestel.

Na het beëindigen van het gesprek heeft het toestel weer het verkeerskenmerk dat het toestel hadvoor het uitvoeren van deze procedure. Het is niet noodzakelijk dat het ‘up-/downgraden’ geactiveerdis. Ook vanuit bijvoorbeeld het nachtverkeerskenmerk kan deze procedure geactiveerd worden.

5.9.d Upgraded verkeerskenmerk voor één gesprek vanaf het willekeurigtoestelHiermee wordt alleen gedurende één gesprek het ge-upgrade verkeerskenmerk van zijn eigen toestelgeactiveerd op een willekeurig toestel.

> Kies *362[paswoord][eigen toestelnummer]


> Kies 0.

> Kies vervolgens (netnummer) en abonneenummer. Hierbij wordt voor het te kiezennummer uitgegaan van het ge-upgrade verkeerkenmerk van het eigen toestelnummer.

Na het beëindigen van het gesprek heeft het toestel weer het verkeerskenmerk dat het toestel hadvoor het uitvoeren van deze procedure. Het is niet noodzakelijk dat het ‘up-/downgraden’ geactiveerdis. Ook vanuit bijvoorbeeld het nachtverkeerskenmerk kan deze procedure geactiveerd worden.

5.10 Basis toestelnummerIn het geval u samen met meerder gebruikers van een beperkt aantal toestelwerkplekken gebruikmaakt door de faciliteit DeskSharing toe te passen, kan het voorkomen dat alle DeskSharing-

25

nummers gede-activeerd staan. In deze situatie kan uw systeem zo geconfigureerd staan dat er geenenkel toestelnummer gekoppeld is aan het betreffende fysieke toestel.

Om te voorkomen dat u toch niet meer uw DeskSharing-nummer naar deze werkplek toe kunt halen,krijgt de betreffende aansluiting een zogenaamd ‘Basis’ toestelnummer. De functionaliteiten van dittoestelnummer zijn over het algemeen genomen zeer beperkt. U kunt bijvoorbeeld alleenDeskSharing activeren en alleen de telefoniste en 112 kiezen.

Als gebruiker van het toestel met het basis toestelnummer hoort u een afwijkende kiestoon, ten tekendat uw beperkt bent in uw functionaliteiten. Haal eerst uw DeskSharing-nummer naar deze werkplektoe voordat u het toestel verder gaat gebruiken.

26

6. CallManager faciliteiten

6.1 IntroductieDe Vox SOPHO CallManager is een optionele faciliteit die in uw BCS aanwezig kan zijn. Dit deel vandeze gebruiksaanwijzing is bedoeld voor de mensen die werken met de CallManager en die devragen moeten beantwoorden:

• Wat is de CallManager?

• Hoe werk ik met de verschillende functies van de CallManager?

Er wordt voorzien in tips en aanwijzingen, die u in staat stellen u te concentreren op de opbeller,zonder zich zorgen te hoeven maken over de verschillende functies.

6.2 Wat is de Vox SOPHO CallManagerFout! Bladwijzer nietgedefinieerd.De Callmanager is een geïntegreerd ACD systeem voor de Vox SOPHO iS3000bedrijfstelefooncentrales. ACD staat hierbij voor Automatic Call Distribution (automatischegespreksverdeler), een systeem om inkomende gesprekken te verdelen over een groep mensen('agenten' in ACD termen). De ACD-functies garanderen dat inkomende gesprekken gelijkwaardigverdeeld worden over de aanwezig mensen; de 'langst wachtende agent' krijgt het eerst een nieuwgesprek. Dit verzekerd u ervan dat de werkdruk evenredig verdeeld wordt over de groep.

Het voorziet in een aantal faciliteiten, die tot doel hebben om de geboden service aan de opbeller teverbeteren, en u ondersteunen in uw taak.

6.3 Hoe werkt Vox SOPHO CallManagerFout! Bladwijzer nietgedefinieerd.Deze paragraaf geeft u een beeld van de faciliteiten die de CallManager biedt en hoe u die kuntgebruiken. Het is mogelijk dat niet alle faciliteiten zoals hier beschreven op uw systeem aanwezigzijn. Vraag uw groeps-supervisor wat voor faciliteiten voor u van toepassing zijn.

Afhankelijk van het type telefoontoestel (eenvoudig analoog of digitaal toestel, of een geavanceerddigitaal toestel), worden de beschreven functies of geactiveerd het opnemen van de hoorn, waarnavervolgens een code ingetoetst moet worden, of het intoetsen van een voorgeprogrammeerdefunctietoets volstaat om de betreffende faciliteiten te activeren. Schrijf de door u te gebruiken code,of functietoetsen in de verschillende situaties op.

6.3.a WachtrijBellers die het telefoonnummer van de ACD-groep bellen worden normaal gesproken directdoorverbonden met een van de agenten. Echter, als alle agenten bezet zijn, dan wordt het gesprek ineen wachtrij geplaatst. Zodra er een agent zijn bestaande gesprek beëindigd, wordt het 'langst'wachtende gesprek uit de wachtrij met deze agent doorverbonden.

De betreffende opbeller krijgt in de wachtrij geen bezettoon te horen, en wordt eveneens nietdoorverbonden met de operator (centraliste, bediening) bij het bezet zijn van alle agenten.

27

6.3.b Wall diplaysDeze engelse term staat voor een balk zoals veelvuldig in winkels als reclamemiddel gebruikt wordtom teksten op te tonen. Het wall display kan u voorzien van informatie over het wel en wee van deACD-groep. Uw supervisor kan uit een aantal soorten informatie kiezen om op het wall displayeventueel zelf afwisselend zichtbaar te maken. Een voorbeeld is het aantal bellers dat wacht opbeantwoording (wachtrijlengte). Zodra u ziet dat de wachtrij langer gaat worden kunt u hieropinspelen. (Bijvoorbeeld door aanwezig te schakelen, of door uw bestaande gesprek sneller proberenaf te ronden).

6.3.c TekstmeldingenDe CallManager voorziet in de mogelijkheid om een welkomstboodschap te geven aan de opbellervoordat hij wordt doorverbonden met de agent. Deze welkomstboodschap is een gesproken tekst diedoor de iS3000 gegeven wordt. De opbeller weet hierdoor dat hij met de juiste bestemming isverbonden, terwijl u direct ter zake kunt komen zonder deze welkomstboodschap telkens uit tehoeven spreken.

De CallManager voorziet eveneens in de mogelijkheid om de opbeller te informeren dat hij in dewachtrij geplaatst wordt in geval er geen agenten direct beschikbaar zijn. Dit heet eenwachtrijboodschap. Ook nu weer is dit een gesproken tekst die door het systeem zelf gegeven wordt.De opbeller weet door deze melding dat er mensen aanwezig zijn om zijn vragen te beantwoorden,maar dat deze mensen momenteel druk bezet zijn. Een bij uw systeem aanwezige optie kan zijn datde tekstmelding in de wachtrij zelfs aangeeft hoeveel wachtende er nog voor de opbeller staan. Ditheet ‘beurtmelding’. Bijvoorbeeld: “Er zijn nog 3 wachtende voor u”.

Experimenten hebben aangetoond dat een opbeller geneigd is langer te wachten indien er eenwachtboodschap gegeven wordt. Met name de zogenaamde beurtmelding wordt als meest eerlijkemanier van informatie voorziening gezien.

6.3.d Aan-, uitloggen en aan-, afwezig schakelenFout! Bladwijzer nietgedefinieerd.Zodra u met uw werktijd start dient u aan te loggen in het systeem met behulp van u eigen PIN

(Persoonlijk Identificatie Nummer). Het systeem weet dan dat u gestart bent met het werk. Zodra uaangelogd heeft kunt u zich aanwezig schakelen om de ACD-gesprekken te kunnen ontvangen.

U kunt afwezig schakelen indien u geen ACD-gesprekken meer wenst te ontvangen, zonder dat u

hoeft uit te loggen.

U weet dat u toestel afwezig geschakeld is, want u hoort een tikker-signaal bij het opnemen van de

hoorn.

Op geavanceerde digitale toestellen komt er zelfs een tekstmelding in het display van het digitaletoestel te staan in geval u afwezig geschakeld staat.

Aan het einde van uw werkdag logged u uit. Het systeem weet nu dat uw werk beëindigd heeft.

AanloggenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

> Kies *951 [PIN-code]

28

Deze PIN-code1 is een 3-cijferige code die alleen voor de ACD gebruiker van toepassing is. U bentnu bekend gemaakt in het CallManager Management pakket

UitloggenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

> Kies *952 [PIN-code]

U heeft bekend gemaakt aan het CallManager Management pakket dat het toestel niet meer actief isvoor de ACD functionaliteit.

Aanwezig schakelenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

> Kies *48

Dit is dus exact gelijk aan het in de groep schakelen zoals in hoofdstuk 4 bescheven is. Het toesteldoet nu mee in de gespreksverdeling van de ACD-groep.

> Kies #48

Dit is dus eveneens gelijk aan het uit de groep schakelen zoals in hoofdstuk 4 bescheven is. Hettoestel doet nu niet meer mee in de gespreksverdeling van de ACD-groep.

Automatisch afwezig schakelenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

Wanneer u uw werkplek verlaat en u vergeet afwezig te schakelen, dan kan er nog steeds een ACD-gesprek uitkomen op uw toestel. Om te voorkomen dat er in deze situatie gesprekken verloren gaanwordt, nadat het gesprek een bepaalde tijd heeft staan bellen op uw toestel, het gesprekteruggenomen door het systeem, om vervolgens opnieuw naar de eerst vrijkomende agentdoorverbonden te worden. Het systeem schakelt gelijktijdig uw telefoon automatisch afwezig om te

voorkomen dat dit opnieuw plaatsvindt. Vergeet niet uw telefoontoestel opnieuw aanwezig te

schakelen nadat u terugkomt.

6.3.e NawerktijdAlhoewel u aanwezig geschakeld staat, kan het systeem voorkomen dat u opnieuw een ACD-gesprek

krijgt nadat u er net een afgehandeld heeft. Dit is de 'nawerktijd' (b.v. 30 seconden). De nawerktijdstart automatisch na het verbreken van het ACD-gesprek en wordt door de systeembeheerderingesteld.

De 'nawerktijd' stelt u in staat om enige administratieve handelen ten aanzien van het voorgaandeACD-gesprek af te ronden, en om u voor te bereiden op het volgende ACD-gesprek. Gedurende de'nawerktijd' bent u wel in staat om zelf een telefoongesprek te beginnen.

Bent u al eerder gereed om het volgende ACD-gesprek te ontvangen, dan kunt u op eigen initiatiefde ‘nawerktijd’ beëindigen.

Nawerktijd beëindigen

> Kies de 'groeps aanwezigheidscode'

1 De hier bedoelde PIN-code heeft geen enkele relatie heeft met de PIN-code voor het uitgaande kiezen.

Afwezig schakelenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

29

6.3.f Ingeven van het gesprekstypeDe CallManager geeft u de mogelijkheid om een 2-cijferig 'gesprekstype' in te geven, die vervolgensdoor de ACD-supervisor gebruikt kan worden in statistische rapporten. Bijvoorbeeld kangesprekstype '01' betekenen dat er een nieuwe order geboekt kan worden, '02' dat er informatie overeen order opgevraagd is, '03' dat er een order teruggetrokken wordt enzovoort.

Het gesprekstype kan tijdens het gesprek zelf ingevoerd worden, of in de nawerktijd.

Gesprekstype ingevenFout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

> Kies *950[gesprekstype]

Het gesprekstype bestaat uit 2 cijfers.

6.3.g Dag- nachtstand ACD-groepEen ACD-groep kan in de zogenaamde nachtstand geschakeld worden. Oproepen die nog in dewachtrij aanwezig zijn worden nog afgehandeld. Eventuele nieuwe oproepen worden naar eendaarvoor aangewezen overloopbestemming omgeleid. Dit kan een intern of extern opvangnummer,een nachtboodschap of gewoon bezettoon. Het in de nacht schakelen kan of vanaf het CallManagermanagement pakket uitgevoerd worden, of door vanaf het supervisortoestel een bepaalde code in tegeven. Een tweede code zet de ACD-groep weer in werking.

ACD-groep in nacht

> Kies #98[Groepsnummer]

ACD-groep in dag

> Kies *98[Groepsnummer]

6.3.h Management InformatieUw supervisor heeft een Vox SOPHO CallManager Management Information System (MIS-pakket).Deze PC applicatie wordt gebruikt om de geboden service te optimaliseren van uw ACD-groep enom mogelijke problemen te detecteren. Het MIS-pakket verschaft 3 soorten informatie:

1. Real-time informatie over de status van de ACD-groep

− Hoeveel agenten zijn beschikbaar om gesprekken af te handelen, hoeveel gesprekkenstaan er in de wachtstand enzovoort.

2. Korte termijn statistieken

− Hoeveel van de gesprekken zijn er vandaag binnen 20 seconden beantwoord, enzovoort.

3. Historische rapporten

− Hoeveel gesprekken zijn er de laatste maand afgehandeld, hoeveel opbellers hebbenvoordat er opgenomen werd al weer neergelegd, enzovoort.

De historische rapporten bevatten informatie die de ACD-supervisor in staat stellen om zijnhoeveelheid personeel beter af stemmen op het aantal oproepen en om zodoende een betereservicegraad te krijgen. Het verteld de supervisor niet alleen hoelang de opbeller heeft moetenwachten op beantwoording door een ACD-agent, maar tevens kan de supervisor eruit halen hoelangeen opbeller gemiddeld bereid is te wachten op beantwoording.

30

Het CallManager MIS-pakket geeft de supervisor eveneens de mogelijkheid om informatie van deindividuele agenten te verkrijgen. Deze informatie kan in dagelijkse rapporten opgevraagd worden enbevat de volgende gegevens:

− uw totale werktijd (tijdstip van aanloggen en totale aangelogde tijd);

− het aantal ACD-gesprekken dat u afgehandeld heeft en de gemiddelde duur van diegesprekken;

− het totaal aantal door u zelf opgebouwde gesprekken en de gemiddelde duur hiervan;

− het aantal niet ACD-gesprekken (opbellers die uw individuele toestelnummer bellen en niethet ACD-nummer) en de gemiddelde duur hiervan;

− de gemiddelde nawerktijd;

− de gemiddelde tijd die u heeft staan wachten op ACD-gesprekken;

− het percentage op basis van tijdsduur van ACD-gesprekken en niet ACD-gesprekken, zelfopgebouwde gesprekken, nawerktijd en de tijdsduur waarop u afwezig geschakeld was.

U kunt dit als zeer bedreigend ervaren dat er over uw functioneren als ACD-agent informatie wordtverzameld, echter de informatie is niet alleen bedoeld om de service aan de opbellers voor uspecifieke ACD-groep te optimaliseren, maar tevens is het de enige manier om u specifieke bijdrageaan het behalen van de servicegraad te bepalen. Neem contact op met uw supervisor om na tevragen wat voor informatie er verzameld wordt en hoe deze informatie gebruikt gaat worden.

31

7. ThuiswerkerAls u thuis een werkplek heeft ingericht, waarbij uw telefoon thuis onderdeel uitmaakt van de internenummerstructuur van de iS3000 van uw bedrijf, dan wordt dit een thuiswerkplek genoemd. Uiteraardkan dit concept ook toegepast worden in combinatie met een GSM toestel.

Als thuiswerkplek gebruiker heeft u eigenlijk een tweetal nummers in gebruik op de iS3000. Uw eigen

(iS3000) nummer waaronder uw bereikbaar bent als thuiswerker (privé nummer) en een “geheim”

nummer wat u alleen toepast om toegang tot de iS3000 te krijgen (toegangsnummer).

7.1.a Privé nummerDit nummer is eigenlijk het nummer waaronder u in de interne nummersturctuur van de iS3000bekend bent. Het is het nummer in de gids van de operator en het nummer wat u op uw kaartje heeftstaan.

Wanneer iemand u telefonisch wilt bereiken kiest hij dit nummer. Via de thuiswerkplekoplossingwordt het gesprek doorgerouteerd naar uw telefoonnummer thuis. Afhankelijk van de manier waaropuw thuiswerkplek geconfigureerd is krijgt u bijvoorbeeld nummerhekenning, of doordat de oproeponder een apart nummer binnenkomt op uw ISDN aansluiting herkenbaar als zakelijk gesprek.

Uw kunt op een normale manier het gesprek aannemen en verder afwikkelen.

7.1.b ToegangsnummerUw toegangsnummer is eigenlijk uw geheime nummer om zakelijk zelf een telefoongesprek op tezetten. Wanneer u belt naar dit toegangsnummer zorgt de thuiswerkplek oplossing ervoor dat uonder uw eigen privénummer een oproep in de iS3000 omgeving kunt opzetten. Interne gebruikerszien deze oproepen als interne gesprekken onder het interne nummer van het privé nummer.

Uiteraard kunnen er ook vanaf de iS3000 uitgaande oproepen gemaakt worden. Dit is meestalbeveiligd door PIN-codes of paswoorden om misbruik te voorkomen. Na het kiezen van hettoegangsnummer moet dus eerst een PIN-code of een paswoord ingegeven worden voordat er eenuitgaand gesprek opgezet kan worden. De gemaakte gesprekskosten van deze uitgaande oproepenworden via het beheersysteem van de iS3000 aan uw privé nummer of via de toegepaste PIN-codeverrekend.

Interne oproepen vanaf de thuiswerkplek

> Toets uw [toegangsnummer]uw krijgt nu de interne kiestoon van de iS3000

> Toets het door u gewenste interne toestelnummer

Externe oproepen vanaf de thuiswerkplek

> Toets uw [toegangsnummer]uw krijgt nu de interne kiestoon van de iS3000

Optioneel:

> Toets uw PIN-code of paswoord

> Kies 0

32

> Kies het externe nummer

7.1.c RuggespraakIn een bestaand gesprek dat u via de thuiswerkplek oplossing via de iS3000 maakt bent u nietzomaar in staat om ruggespraak te activeren. Een eventuele op de thuiswerkplke wel aanwezigspeciale toest voor ruggespraak heeft namelijk geen invloed op de ruggesprak functionaliteit zoalsdeze in de iS3000 aanwezig is.

Om dus een tweede gesprek op te zetten, bijvoorbeeld om twee partijen met elkaar door teverbinden moeten er dus nog enige speciale handelingen verricht worden.

Om ruggespraak te activeren vanaf de thuiswerkplek moet uw telefoon thuis in staat zijn een toontjete zenden naar de iS3000 gedurende tijd dat uw in gesprek bent (TDK-toontje door het indrukken vaneen van de toetsen van het kiesklavier.) De iS3000 zet dit toontje om naar een ruggespraaksituatie.

Alle beschreven functies in combinatie met de ruggespraakfunctie zijn dan weer mogelijk vanaf dethuiswerkplek. Het opnieuw geven van het specifieke toontje is voor de iS3000 weer het teken datruggespraak weer geactiveerd is.

Of ruggespraak in uw situatie is toegestaan is door de systeembeheerder bepaald.

Bijvoorbeeld

Tijdens een bestaand gesprek:

> Druk op toets 9 van uw telefoon thuis1

> Kies een interne of externe bestemming


7.1.d Gebruik van tonen voor nakiezenWanneer u voor een ander situatie dan het activeren van ruggespraak TDK tonen moet gaanuitzenden, bijvoorbeeld voor het geven van opdrachten naar een voice-mail of voice-responseapplicatie, kan het voorkomen dat de toets die gebruik wordt om de ruggespraak te activereneveneens noodzakelijk is als code om een bepaalde actie in de voice-mail applicatie te realiseren.

Hiertoe kan een thuiswerker een code intoetsen, waardoor gedurende de rest van het gesprek er nietmeer gekeken wordt naar de eventuele toon voor ruggespraak.

De-activeren van ruggespraak via toontjes

Tijdens een gesprek:

> Druk op toets 8

• Het gesprek kan nu voortgezet worden, waarbij alle TDK-toontjes weer toegepast kunnenworden voor het besturen van de applicatie.

1 Of voor uw iS3000 de 9 geprogrammeerd is, is afhankelijk van uw specifieke programmering van de iS3000. Deze 9 is

als voorbeeld bedoeld.

33

8. VoiceManager faciliteiten

8.1 IntroductieDe VoiceManager 500 is een optionele faciliteit die aan uw iS3000 systeem gekoppeld kan zijn. Ditdeel van de gebruiksaanwijzing is bedoeld voor die mensen die een individuele voicemail boxbezitten op de VoiceManager 520/540. Het geeft tevens een algemeen beeld van de mogelijkhedendie andere voicemail applicaties kunnen bezitten. De te kiezen codes en de exacte functionaliteitenzullen echter afwijken van hetgeen hier beschreven staat.

De mogelijkheid voor “fax on demand” zoals optioneel op de Voicemanager 540 mogelijk is zullen indeze basis uitleg niet meegenomen worden.

8.2 Doorschakelen naar uw eigen voicemail boxHet eigen toestelnummer kan op diverse manieren doorgeschakeld worden naar de persoonlijkevoicemailbox.

• volgstand bij bezet

• volgstand bij niet beantwoorden

• directe volgstand (vaste bestemming)

• volgstand bij niet bereikbaar (met name voor iSMobile handhelds of ge-deactiveerde DeskSharingnummers)

Hoe dit binnen uw bedrijfsomgeving toegepast moet worden wordt bepaald door uwsysteembeheerder.

Omdat al deze doorschakelingen voor het merendeel al uitgelegd zijn bij de beschrijving van defaciliteiten wordt op het activeren van de doorschakelingen hier verder niet ingegaan.

8.2.a Bestemming van de doorschakelingDe doorschakeling om bij de voicemail applicatie uit te komen wordt meestal gemaakt naar eengroepsnummer. Aan de ondernummers van de betreffende groep is dan de voicemail applicatiegekoppeld. Doordat er bij een doorschakeling altijd nummerinformatie meegezonden wordt van hetdoorgeschakelde toestel weet de voicemail applicatie naar welke voicemail box het gesprek geleidmoet worden.

8.3 Persoonlijke voicemail boxHeeft men eenmaal een doorschakeling naar de voicemail applicatie gemaakt, dan wordentelefoongesprekken doorgerouteerd naar uw persoonlijke voicemail box. De opbellers kunnenvervolgens voicemail berichten achterlaten, waarna u graag geïnformeerd wordt over het feit dat ereen voicemail bericht in uw voicemail box staat. Vervolgens wilt u graag uw voicemail uit kunnenluisteren. Hiertoe moet u in uw persoonlijke voicemail box uitkomen. Omdat u niet wilt dat anderenuw voicemail uitluisteren is de toegang tot uw voicemail box beveiligd door middel van eenpersoonlijke toegangscode (persoonlijke ID) en een beveiligingscode. Heeft u deze toegepast, dankunt u uw berichten uitluisteren en ander instellingen van uw mail box aanpassen.

34

8.4 Wachtend bericht informatieEr zijn in de VoiceManager 520/540 een viertal verschillende mogelijkheden om terug te koppelendat er een wachtend bericht is. Deze indicatie wordt ook wel aangeduid met de kreet “berichtennotificatie”.

Tussen de verschillende bestemmingen kan door middel van een tijdsinstelling geschakeld worden.Zo kan er overdag een wachtend bericht indicatie afgegeven worden op het persoonlijke toestel opde iS3000, terwijl ‘s-avonds een semafoonoproep wordt gemaakt om u te melden dat er een berichtis. Uiteraard zijn er instellingen mogelijk om bijvoorbeeld alleen dringende berichten in de avondurenbij uw semafoon worden afgeleverd.

De meest standaard manier is om een wachtend bericht indicatie op uw persoonlijke toestel van deiS3000.

8.4.a Wachtend bericht indicatie op uw persoonlijke toestel van de iS3000De melding dat er een Voicemail bericht in uw voicemail box staat is afhankelijk van het door utoegepast type telefoontoestel. Voor bijvoorbeeld digitale toestellen is hiertoe vaak een lampjegeprogrammeerd. Is er voicemail dan gaat het lampje op een bepaalde manier branden (snelknipperend, langzaam knipperend en continu aan)1.

Voor de ErgoLine digitale toestellen is er bij de modellen 1 en 2 standaard een wachtend berichtlampje op het toestel aangebracht. Voor de modellen 3 en 4 moet er een functietoetsgeprogrammeerd worden voor dit doel. U kunt dit zelf vanaf uw toestel instellen, of u kunt dit door uwsysteembeheerder vanuit de iS3000 voor u laten programmeren.

Voor bepaald type analoge telefoontoestellen is er eveneens een lampje aangebracht die kansignaleren dat er een wachtend bericht is. Met name in Hotel omgevingen wordt dit type toesteltoegepast.

Standaard analoge toestellen hebben geen mogelijkheden voor het signaleren van een wachtendbericht. Er kan optioneel voor gekozen worden om op de standaard analoge toestellen een (kort)belsignaal te laten horen te teken dat er een wahtend bericht is. Voor met name zakelijkekantooromgevingen waarbij er meerder personen in een en dezelfde ruimte zitten wordt dit echtervaak als hindelijk ervaren.

Wanneer u zelf uw instellingen van uw persoonlijke mailbox moet beheren, dan moet als te kiezentelefoonnummer eerst een aankiescode ingegeven worden gevolgd door uw eigen persoonlijketoestelnummer.

8.5 Basis handelingen persoonlijke voicemail boxKies het nummer waaraan de voicemail applicatie gekoppeld is. Vervolgens hoort u de begroetingvan de Voicemail applicatie. Hierna kunt u uw persoonlijke toegangscode ingeven. U komt nu uit inhet zogenaamde hoofdmenu van de VoiceManager applicatie. Hiervandaan kunt u al uw berichtenbeluisteren, zelf berichten inspreken voor anderen en al uw persoonlijke instellingen van depersoonlijke voicemail box aanpassen.

1 In principe zijn er 3 zogenoemde knipperritmes mogelijk die voor 3 verschillende toepassingen kan aangeven dat er in

de betreffende toepassing een bericht staat te wachten.

35

De toetshandelingen 1, 2, 3, * en # zijn in alle menu’s gelijk.

> Het intoetsen van de 1 staat voor het bevestigen van de gestelde vraag.

> Het intoetsen van de 2 staat voor het negatief beantwoorden van de gestelde vraag.

> Het ingeven van de 3 staat voor het opnieuw laten horen van de huidige menuopties of omandere helpteksten te horen.

> Het intoetsen van de * staat wanneer er een menu te horen is geweest voor het terugstappen naarhet hoofdmenu. Bij het opnemen van berichten staat * voor het stoppen van het opnemen van hetbericht.

> Het intoetsen van de # staat bij de menukeuzes voor het terugstappen in de menustructuur naareen hogere menulaag. Bij het opnemen van berichten staat de # voor het opnieuw opnemen vande ingeven van het betreffende bericht.

De overige toetsen worden voornamelijk gebruikt om bepaalde menustappen te kunnen selecteren.

De menustructuur is als volgt opgebouwd:

Hoofdmenu

4

5

6

7

Controleer nieuwe berichten Laat bericht achter

Beluister oude berichten

Instellingen wijzigingen Instellingen

4

5

6

7

BegroetingenGroepen

Doorschakeling & bezorging

Persoonlijke opties

Deze optie wordt hier niet verder behandeld.Dit zijn de uitgebreide mogelijkheden van de Voicemanager. Zie hiervoor de uitgebreide gebruiksaanwijzing van de VoiceManager.

Doorschakeling & Bezorging

4

5

Wijzig doorschakeling oproepBezorgen van berichten Bezorgen van berichten

4

5

6

7

Toestel werk aan/uitToestel thuis aan/uit

Pager aan/uit

Reserve toestel aan/uit

Persoonlijke opties

4

5

6

7

Wijzig beveiligingscodeNeem nieuwe naam op

Doorschakeling & bezorging

Lijst met nummers aan/uit

Bij elk van dezemogelijkheden om eenberichten notificatie in testellen wordt vervolgens noggevraagd om eentelefoonnummer, kan eentijdschema ingesteld wordenen kan aangegeven wordendat het alleen om dringendeberichten gaat.

Begroetingen

Beluister standaard begroetingSchakel altern. begroeting in

Wijzig standaard begroeting

Wijzig altern. begroeting

4

5

6

7

Dit is een deel van de totale menustructuur zoals in de VoiceManager 520/540 toegepast is

Elke menustap wordt aangegeven door een gesproken tekst. U hoeft uiteraard niet te wachten tot degehele menutekst totaal afgelopen is. Zo kunt u bijvoorbeeld vanuit het hoofdmenu door hetintoetsen van 745 direct uw alternatieve begroeting inschakelen.

a

A. INSTELLING SYSTEEMGEBONDEN TOESTELLENA.1 Instellingen ErgoLine digitale toestellen

Op de ErgoLine model 3 zit een speciale Opties

-toets. Hiermee kan vanuit een lijst met functies een

bepaalde functie geselecteerd worden. Door de cursortoetsen en toe te passen kan naar de

gewenste optie toegestapt worden. Door de OK in te toetsen wordt de betreffende optie geactiveerd.

Opties zijn bijvoorbeeld het zoeken in de interne gids van het toestel, de bellerslijst, het instellen vantoestelfunctionaliteiten of het programmeren van functietoetsen.

In de Ergoline model 4 zijn bovengenoemde functies toegankelijk door het gebruik van zogenaamdesoftkeys. Dit zijn specifieke toetsen die overeenkomen met menu opties zoals dit in het displayweergegeven wordt. De functionaliteit van de softkey wijzigt dus afhankelijk van het menu.

22/09/99

Notitie: Ik Ben A fw ezigTijd 10:28

Gids Bericht Kenmerk Toetsen

Display ErgoLine model 4 met softkeys

Via de menustructuur en de softkeys zijn vergelijkbare functionaliteiten als bij de ErgoLine model 3toegankelijk: gids, berichten en bellerslijst, instellen toestelkenmerken en het programmeren vanfunctietoetsen.

A.1.a Menustructuur ErgoLine model 3

In de ErgoLine model 3 kan door middel van de Opties

-toets en met behulp van de cursortoetsen en

naar de betreffende menustap gestapt worden. De OK -toets selecteert vervolgens de betreffende

menustap. Het hoogste menuniveau bestaat uit de keuzes “Gids”, “Kenmerk” en “Toetsen”. Hieronderstaan de overige menustappen weergegeven.

Gids

• Zoeken

• Toevoegen

• Aanpassen

• Verwijderen

b

Toestel

Kenmerk

AanUitLst

TaalEngelsDuitsNederlandsFrans

BelVolumeMelodie

KiesModeInvoeren password

Spraak uitgangHoorn met haakcontactHoorn zonder haakcontactHeadset

PasswordVoer nieuw password in

Service (alleen met speciaal password)

Bel

Zacht oproepsignaal

2e oproep indicatie

Automatisch beantwoorden

Automatisch beantwoorden voor 1 uur

Bellen met één toetsaanslag

Sla omgeleide gesprekken op

Bellerslijst

Niet storen

Inkomende intercom oproepen

Microfoon voor intercom

Status weergave

TAPI (toestel)

Luide bel i.p.v. 3 belsignalen

Snelkeuze

Toetsen

Functie Groepsfaciliteiten

Invoeren, wijzigen,of verwijderen vansnelkiestoetsen

Omleiden van alle oproepen

Terugbellen

Doorschakelen bij bezet

Niet storen

TDK zenden

Wachtend bericht

2e oproep indicatie uit


Bel uit

Hoorn opnemen/opleggen voorspraakoproepen

Password


Hoorn zonder haakcontact

Headset

TAPI (toestel)

Afwezig voor meeste oproepen

Afwezig voor groepsoproepen

Inkomende intercomoproepen

Zacht oproepsignaal

Status weergave

Toon aanwezig/afwezigheidsstatus

Groepsfaciliteit

Intercomoproep naar groepsdeelnemer

Privé oproep

Persoonlijke oproep

Oproepen voor chef

Oproepen voor groepslid

Oproepen voor groep

Privé parkeertoets

Algemeen parkeren

Alternatieve secretaresse

A.1.b Menustructuur ErgoLine model 4Met behulp van de 4 softkeys kunnen de volgende stappen in het menu geselecteerd worden.

Gids

• Zoeken

• Toevoegen

• Aanpassen

• Verwijderen

c

Bericht

Notitie Bellers• Toevoegen

•Aan/uitzetten

• Selecteren

• Verwijderen

• Kiezen

• Verwijderen

Kenmerk

Omleiden AanUitLst Toestel AllKosten

Naar specifiek nummer

Omleiden voorbereiden

Accepteren voorbereideomleiding

• Toon kosteninformatie

• Opnieuw startenTaal

EngelsDuitsNederlandsFrans

BelVolumeMelodie

KiesModeInvoeren password

Spraak uitgangHoorn met haakcontactHoorn zonder haakcontactHeadset

PasswordVoer nieuw password in

ToetsenbordAlfanumeriek toetsenbordInfrarood kanaal (1, 2 of 3)Toetsenbord typeToetsenbord toetsklikScroll vertraging

Service (alleen met speciaal password)

Bel

Zacht oproepsignaal

2e oproep indicatie



Spraakmode na beëindiging

Bellen met één toetsaanslag

Sla omgeleide gesprekken op

Bellerslijst

Niet storen

Inkomende intercom oproepen

Microfoon voor intercom

Status weergave

TAPI: Spraak via accesoires

TAPI: Spraak via toestel

Luide bel i.p.v. 3 belsignalen

d

Toetsen

Snelkeuze Functie Groepsfaciliteiten

Invoeren, wijzigen,of verwijderen vansnelkiestoetsen

Omleiden van alle oproepen

Terugbellen

Doorschakelen bij bezet

Niet storen

TDK zenden

Schakelen van spraak/data

Hoorn opnemen/opleggen voor dataoproepen

Wachtend bericht

2e oproep indicatie uit


Bel uit

Hoorn opnemen/opleggen voorspraakoproepen

Password

Notitie


Hoorn zonder haakcontact

Headset

TAPI: Spraak via accesoires

TAPI: Spraak via toestel

Afwezig voor meeste oproepen

Afwezig voor groepsoproepen

Inkomend e intercomoproepen

Zacht oproepsignaal

Status weergave

Toon aanwezig/afwezigheidsstustus

Groepsfaciliteit

Intercomoproep naar groepsdeelnemer

Privé oproep

Persoonlijke oproep

Oproepen voor chef

Oproepen voor groepslid

Oproepen voor groep

Privé parkeertoets

Algemeen parkeren

Alternative secretaresse

A.2 Instellingen iSMobile handheldsIn principe zijn de diverse iSMobile handhelds niet volgens eenzelfde gebruikersinterfacetoegankelijk. Elk type heeft dus zijn eigen instellingen en gebruiksmogelijkheden.

Op het moment van samenstellen van deze gebruiksaanwijzing zijn de C322 en C922 als gangbaarleverbare iSMobile handsets opgenomen in het assortiment.

Voor de C322 geldt dat de instellingen te benaderen zijn door de programmeringstoets . Hierna

kunnen de diverse instellingen geselecteerd worden door de en toetsen waarna met de OK

toets vervolgens de betreffende programmering geselecteerd kan worden.

Voor de C922 geldt dat het grotere display het mogelijk maakt op vergelijkbare wijze als bij deErgoLine model 4 een soort softkeys te laten zien. Het kunnen echter maar twee softkeys toegepastworden. In de standaard displaytekst is een van de softkeys de optie om naar het menu te gaan.Vervolgens kunnen de diverse instellingen geselecteerd worden.

e

B. SAMENVATTINGACD agenten

Gesprekstype ACD gesprek invoeren *950xx xx = 2-cijferiggesprekstype

Inloggen in ACD MIS pakket *951[PIN-code] PIN-code is 3-cijferig

Uitloggen van ACD MIS pakket *952[PIN-code] PIN-code is 3-cijferig

ACD groep in dag *98[groepsnummer]

ACD-groep in nacht #98[groepsnummer]

Alarmoproep

Alarmoproep *87

Bediening

Operator 9

Beveiliging (paswoorden)

Paswoord wijzigen *33[paswoord]

Verkeerkenmerk ‘upgraden’ *35[paswoord]

Upgraded verkeerskenmerk voor één gesprekvanaf het eigen toestel

*361[paswoord]

Upgraded verkeerskenmerk voor één gesprekvanaf een willekeurig toestel

*362[paswoord]

Upgraded verkeerskenmerk voor één gesprekvanaf een willekeurig toestel

*362[paswoord]

Verkeerskenmerk ‘downgraden’ #35[paswoord]

Verkeerskenmerk via ‘dag/nacht’-stand #38[paswoord]

Boodschappen

Boodschap met datum en tijdsaanduiding *513xx DDMM][UUMM] xx = boodschapnummer

xx=12 → terug op DDMM

UUMMDDMM = dag, maandUUMM = uur, minuten

Boodschap met tijdsaanduiding *563xx [UUMM] xx = boodschapnummer

xx=04 → in vergadering

tot UUMMUUMM = uur, minuten

Boodschap met datumaanduiding *573xx [DDMM] xx = boodschapnummer

xx=03 → met vakantie tot

DDMM

f

DDMM = dag, maand

Boodschap met algemene informatie *583xx yyyy xx = boodschapnummer

xx = 06 → tijdelijk

bereikbaar onder nummeryyyyyyyy = toestelnummer

Standaard boodschap *593xx xx = standaard boodschap

xx = 00 → verwijder alle

bestaande berichten

xx = 01 → toestel uit niet

storen

xx = 02 → toestel niet

storen

xx = 07 → alleen storen

indien zeer dringend

xx = 08 → afwezig voor de

rest van de dag

xx = 09 → lunch pauze

Buitenlijn kiezen

Externe oproep 0

Chef-/secretaresseschakeling

Aankiezen teamgenoot *1x x = volgnummerteamgenoot

Teamtoestel afwezig melden *77

Teamtoestel aanwezig melden #77

Driegesprek

Driegesprek R*30n n = toestelnummer dat inhet driegesprek betrokkenwordt

Faciliteiten de-activeren

De-activeren alle gekozen faciliteiten #88

Groepsschakeling

Volgstand voor groepen

Activeren volgstand voor groep *201n n = toestel- ofgroepsnummer wat alsbestemming van devolgstand gebruikt wordt

g

Voorbereiden volgstand voor groep *203

Activeren volgstand vanaf bestemming voor groep *204n n = groepsnummerwaarvandaan de volgstandgeactiveerd wordt

De-activeren volgstand voor groep #201

De-activeren alle volgstanden naar groep #203

De-activeren volgstand naar groep #204n n = groepsnummerwaarvandaan de volgstandgeactiveerd is

Toestellen in of uit de groep schakelen

Eigen toestel in groep schakelen *48

Bijschakelen in groep door hoofdtoestel *49n n = individueeltoestelnummer uit degroep dat in de groepgeschakeld moet worden

Toestel uit groep schakelen #48

Toestel uit groep schakelen door hoofdtoestel #49n n = individueeltoestelnummer uit degroep dat uit de groepgeschakeld moet worden

Call pick-up

Individuele Call Pick-up *41n n = individueel

toestelnummer waarop de

oproep staat te bellen.

(Ook vanaf toestellen

buiten de groep)

Algemene Call Pick-up *42

Inbreken

Opschakelen 1

Bescherming tegen opschakelen en maantoon #1

Bescherming tegen opschakelen en maantoontijdens gesprek

R#1

Kostenbeheersing

Kostenplaats #00[kostenplaats]

Kiezen via PIN-code #02[PIN-code]

h

Nachtoproep

Beantwoorden oproepen in nachtstand *83

Niet storen

Niet storen inschakelen *53

Niet storen de-activeren #53

Paging

Aankiescode meet-me oproep *811[pagernummer]

Aankiescode non meet-me oproep *812[pagernummer]

Aankiescode urgente meet-me oproep *813[pagernummer]

Beantwoordingscode meet-me oproep *82[pagernummer]

Beantwoordingscode luidsprekeroproep *84

Terugbellen

Automatisch terugbellen bij bezet 5

Automatisch terugbellen bij geen gehoor R5

Automatisch terugbellen annuleren #37

Verkort kiezen

Verkort kiezen algemeen **x x = volgnummer algemeenverkort kiezenlijst

Verkort kiezen uit individuele lijst *50x x = volgnummerindividueel verkort kiezen

Programmeren individuele verkort kiezen lijst *54x x = volgnummerindividueel verkort kiezen

Wijzigen individuele verkort kiezen lijst *55xy x = huidige volgnummer,y = nieuwe volgnummerindividueel verkort kiezen

Individueel verkortkiezen nummer wissen #54x x = volgnummerindividueel verkort kiezen

Herhaling laatstgekozen externe nummer *80

Volgstand /doorschakelingen

Volgstand (Follow me)

Activeren volgstand naar variabele bestemming *21n n = toestelnummerbestemming

Activeren volgstand naar vaste bestemming *22

i

Voorbereiden volgstand *23

Activeren volgstand vanaf bestemming *24n n = toestelnummerwaarvandaan de volgstandgeactiveerd moet worden

De-activeren volgstand voor toestel #21

De-activeren volgstand naar vaste bestemming #22

De-activeren alle volgstanden naar toestel #23

De-activeren volgstand naar toestel #24n n = toestelnummerwaarvandaan de volgstandgeactiveerd is

(Zie ook volgstand voor groepen)

Doorschakeling bij bezet

Activeren volgstand naar vaste bestemming bijbezet

*25

De-activeren volgstand naar vaste bestemming bijbezet

#25

Wachten

Wachten op vrijkomen toestel 6

Wachten op vrijkomen toestel met indicatie 8

Beantwoorden wachtend gesprek *43

GEBRUIKSAANWIJZING voor standaard toestelfaciliteiten aangesloten

Documents

Transcript of GEBRUIKSAANWIJZING voor standaard toestelfaciliteiten aangesloten