Gebruikershandleiding Officiële handelsdocumenten Deel I · Er worden regelmatig release notes...

Gezondheid en Consumenten

Gebruikershandleiding Officiële

handelsdocumenten Deel I

Bestemd voor...Marktdeelnemers

(EU/EVA)

Indiening van...I. INTRA

Diergezondheidscertificaten voor intracommunautaire handel

II. UITVOERGezondheidscertificaten voor uitvoer

III. DOCOMCommerciële documenten

TRACESTRAde Control and Expert System

TRAde Control and Expert System(TRACES)

2 / 83

Inhoudsopgave

I. Inleiding ................................................................................................... 4I.1. Toepassingsgebiedvandegebruikershandleidingvoor‘officiëlehandelsdocumenten’—DeelI .........................................................................................................................................4I.2. Afkortingen en begrippen ..................................................................................................5I.3. Werktalen .........................................................................................................................5I.4. VersiesvanTraces.............................................................................................................6I.5. Toegankelijkheid ...............................................................................................................7

I.5.1. Gegevenstoegangen-bescherming .....................................................................7I.5.2. Veiligheidswaarschuwing .....................................................................................7I.5.3. Omgevingen ........................................................................................................8I.5.4. Eenaccountaanmaken .......................................................................................9

I.5.4.1. Door de marktdeelnemer ................................................................................ 10

I.5.4.2. Door de bevoegde autoriteit ............................................................................. 14

I.5.5. In- en uitloggen ................................................................................................ 16I.5.5.1. Inloggen ..................................................................................................... 16

I.5.5.2. Uitloggen .................................................................................................... 16

I.5.5.3. Problemen met het inloggen ............................................................................ 17

I.5.6. DeTraces-menu’saanpassen ............................................................................ 17I.5.7. NieuwsupdatesinTraces ................................................................................... 18

I.5.7.1. Hoofdpagina ................................................................................................ 18

I.5.7.2. Nieuwsbrief ................................................................................................. 18

II. Menu “Veterinaire documenten” ...............................................................19II.1. Inleiding ......................................................................................................................... 19

II.1.1. Certificeringsworkflow ....................................................................................... 19II.2. Indienen van deel I (zending) ......................................................................................... 21

II.2.1. Denomenclatuurcodeselecteren ....................................................................... 22II.2.2. Organisatiesopgeveninveldenvanofficiëlehandelsdocumenten...................... 24

II.2.2.1. Zoeken ...................................................................................................... 24

II.2.2.2. Aanmaken .................................................................................................. 25

II.2.2.3. Automatisch invullen van vakken van het officiële handelsdocument ........................... 28

II.2.3. DeelIinvullen ................................................................................................... 29II.2.3.1. ... van een INTRA ......................................................................................... 29

II.2.3.2. ...van een UITVOER ....................................................................................... 41

II.2.3.3. ...van een DOCOM ........................................................................................ 45

II.2.4. Indieningsopties ................................................................................................ 54II.2.4.1. Algemeen ................................................................................................... 54

II.2.4.2. Specifiek voor DOCOM .................................................................................... 55


3 / 83

II.2.5. Handtekening .................................................................................................... 57II.3. Vervolgactie .................................................................................................................... 58

II.3.1. Volgende stappen voor INTRA, EXPORT ............................................................. 58II.3.2. VolgendestappenvoorDOCOM:KlonennaarINTRA ......................................... 59

II.3.2.1. Toegang via hyperlinks ................................................................................... 59

II.3.2.2. Toegang via het menu .................................................................................... 59

II.3.2.3. Indiening .................................................................................................... 60

II.3.3. Contactopnemenmetdebevoegdeautoriteit ................................................... 62

III. Functionaliteitenvanofficiëlehandelsdocumenten ..................................63III.1.Eenofficieelhandelsdocumentzoeken ............................................................................ 63

III.1.1. Programmaomleidingen en beperkingen ............................................................ 64III.2.Kopiërenalsnieuw .......................................................................................................... 65III.3.Eeningediendofficieelhandelsdocumentwijzigen ........................................................... 66III.4.Eenofficieelhandelsdocumentwissen ............................................................................. 67III.5.Officiëlehandelsdocumentenprinten ............................................................................... 68

III.5.1. Ingediendeofficiëlehandelsdocumenten ........................................................... 68III.5.2. Blancomodellenvanofficiëlehandelsdocumenten............................................. 70

III.6.Automatischee-mailnotificatiesinTraces ........................................................................ 71III.6.1. Controles van aantallen ..................................................................................... 72III.6.2. Beveiligde toegang ............................................................................................ 73

IV. Andere Traces-menu’s ..............................................................................74IV.1. “Rapportage” .................................................................................................................. 74IV.2. “Gebruikers- en organisatiebeheer” ................................................................................ 75

IV.2.1. wachtwoord/geheimevraagenantwoordwijzigen ........................................... 75IV.2.2. Gebruikersprofielwijzigen ................................................................................ 75

IV.3. “Publicatievanlijstenvaninrichtingen” ........................................................................... 76IV.4. “Wetgeving” .................................................................................................................... 77IV.5. “Informatie” .................................................................................................................... 78

V. Vaak gestelde vragen ................................................................................79V.1. Ukuntgeennieuwofficieelhandelsdocumentindienen ................................................... 79V.2. Waarschuwingsbericht:“meervoudigeindieningenniettoegestaan” ................................ 79V.3. Waarschuwingsbericht:“Beveiligingsuitzondering:ubeschiktnietoverdenodigerechtenomde gevraagde handeling uit te voeren” .................................................................................... 79V.4. Waarschuwingsbericht:“Hetcertificaatisnietgevonden” ............................................... 80V.5. Waarschuwingsbericht:“GEN002...”(onverwachtefout) ................................................ 80

VI. Nadere informatie en contactgegevens .....................................................81


4 / 83

I. InleIdIng

I.1. ToepassIngsgebIed van de gebruIkershandleIdIng voor ‘offIcIële handelsdocumenTen’ — deel I

IndezegebruikershandleidingwordendebelangrijkstebeginselenenfunctiesvanTracesbeschrevenvoorde indiening(deelI)vandevolgendeofficiëlehandelsdocumentenbijdebevoegdeautoriteitenopEU/EVA-niveau:

• INTRA:1 Diergezondheidscertificatenvoorintracommunautairehandel• UITVOER:2 Gezondheidscertificatenvooruitvoer• DOCOM:3 Commercieeldocument

DebeschrijvingengaanwaarnodigvergezeldvanscreenshotsvandeTraces-gebruikersinterface,zodatuhet systeem gemakkelijker in de vingers krijgt.

Dezegebruikershandleidingmoetuhelpenomsnellertewerkenenonnauwkeurighedenentikfoutentevermijden.

We bevelen u aan om de Traces-toolkit bij de hand te houden wanneer u deze gebruikershandleiding leest.4 Deze toolkit biedt u toegang tot meergebruikershandleidingen,filmpjesensjablonenvanhetTraces-systeem.

DeTraces-toolkitbundeltalleinformatiedieunodighebtinéén“platformdocument”.

Tracesfungeertals“enigloket”voordeEuropesewetgevingophetgebiedvande gezondheid van dieren, mensen – met betrekking tot producten van dierlijke en niet-dierlijke oorsprong, levende dieren en dierlijke bijproducten – en planten.VoordetenuitvoerleggingvandealgemeneEU-wetgevingkuntuevenwelcontactopnemenmetuwnationalebevoegdeautoriteitenofofficiëledienstenvandeEUomdejuisteinformatieteverkrijgenmetbetrekkingtotvervoersvoorschriftenenandere gegevens.

UkuntmeertewetenkomenoverTracesviadeofficiëlewebpaginavanhetdirectoraat-generaalGezondheiden Consumenten van de Commissie.5

UkuntookpresentatiesoverTracesraadplegendoorhier te klikken.6

1 Verordening(EG)nr.599/2004vandeCommissie:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32004R0282:NL:NOT2 HetbetreftgeharmoniseerdecertificatenopEU-niveau(bv.Chili,MexicoenCanada).3 Verordening(EG)nr.142/2011vandeCommissie:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32011R0142:NL:NOT.4 Traces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd5 GegevensoverTraces:http://ec.europa.eu/traces/6 PresentatiesoverTraces:http://prezi.com/user/TRACES/

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32004R0599:EN:NOT

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32011R0142:EN:NOT

https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd

http://ec.europa.eu/traces/


http://prezi.com/user/TRACES/



5 / 83

I.2. afkorTIngen en begrIppen

Eenvolledige lijstmetalleafkortingenenacroniemendie inTraceswordengebruikt istevinden indesubrubriek“Let’stalkTraces”enderubriek“VaakgebruiktefunctiesvanTraces”indeTraces-toolkit.7

I.3. WerkTalen

VoordatuinlogtopTraces,enookindegebruikersinterface,kuntuuittweeëndertig8 talen de taal kiezen waarinuwiltwerken:

Taalcode Taal Taalcode Taalba Bosnisch lv Letsbg Bulgaars mk Macedonischcs Tsjechisch mt Malteesda Deens nl Nederlandsde Duits nw Noorsel Grieks pl Poolsen Engels pt Portugeeses Spaans ro Roemeenset Ests ru Russischfi Fins sk Slowaaksfr Frans sl Sloveenshr Kroatisch sr Servischhu Hongaars sv Zweedsil IJslands sq Albaneesit Italiaans tr Turkslt Litouws zh Chinees

Alsueenanderetaalkiest,wordtuterugverwezennaardealgemenestartpaginavanTraces.

7 Traces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd8 Dewerktalenzijn22officiëletalenvandeEuropeseUnie(hetIers(ga)isnietinTracesopgenomen),plushetAlbanees,Bosnisch,Chinees,Kroatisch,IJslands,Macedonisch,Noors,Servisch,TurksenRussisch.



6 / 83

I.4. versIes van Traces

Traceswordtvoortdurendbijgewerktomhetteverbeterenenaantepassenaandewettelijkevoorschriftenenaandebehoeftenenwensenvandegebruikers.Ditgebeurtstapvoorstap.Zodraereenupgradebeschikbaaris,wordteronlineeennieuweversievanTracesgeïnstalleerd.

ErwordenregelmatigreleasenotesgepubliceerdvoorTraces,waarindegebruikerseenoverzichtkrijgenvandeverbeteringenenwijzigingendiezijnaangebrachtindegebruikersinterfaceendefunctionaliteiten.9

U doet er goed aan te controlerenwelke releaseversie van Traces online is geïnstalleerd, zodat u deinformatieindereleasenoteskuntverifiëren.AlsudubbelkliktopdeafbeeldingmetdekaartvanEuropaendekoeinderechterbovenhoekvanhetTraces-venster,krijgtuindebovenbalkdevolgendeinformatietezien:

• hetversienummervanTraces(bv.06.00.01)• dereleasedatum,inhetformaatdd/mm/jjjj(bv.23/04/2013)• deTraces-omgevingenserver(bv.TRACES_NT2_2_WEB)

DezeinformatiezietuookalstooltipalsumetuwcursoroverdeafbeeldingvandekaartvanEuropaende koe beweegt.

9 EenoverzichtvandereleasenotesvanTracesistevindenopdeinleidendepaginavandeTraces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd


7 / 83

I.5. ToegankelIjkheId

I.5.1. gegevensToegang en -beschermIng

Om te voldoen aan de strikte regels met betrekking tot de toegankelijkheid en de weergave van zowel commerciële als niet-commerciële gegevensenomdegegevensbeschermingteverzekeren,10 worden er striktetoegangsrechtentoegekendaanelkgebruikersprofielinTraces.Ditgeldtzowelvoormarktdeelnemersals voor gebruikers van de bevoegde autoriteit.

DeprivacyverklaringvanTraceskanwordengeraadpleegdindeverschillendebeschikbaretalenvanTracesdoor,wanneerubentingelogd,opdeknop“Privacyverklaring”teklikkeninderechterbovenhoekvanhetTraces-venster.

I.5.2. veIlIgheIdsWaarschuWIng

WanneeruzichaanmeldtinTraces,krijgtumogelijkeenveiligheidswaarschuwingtezienwaarinuwordtgevraagdof uwilt verdergaannaardewebsite.Dit is een configuratie-instelling vanTraces en is dusvolledig betrouwbaar.

Tracespastverschillendebeveiligingsfunctiestoevoordetoegangtottoepassingen,degoedkeuringvanofficiëlehandelsdocumentenendeprivacyvandecommunicatiedoorbeveiligdeinformatietussencliëntenserverteversleutelen(https,SSL).Er wordt gebruikgemaakt van elektronische handtekeningen, wat de snelheid, de efficiëntie en detraceerbaarheidtengoedekomt,envanantivervalsingsmaatregelenopbasisvanbeveiligingsregelsdievoldoenaandewettelijkevoorschriftenvoorelektronischehandtekeningen.

Alsudeveiligheidswaarschuwingtezienkrijgt,kuntu,voordatuverdergaat,op“Certificaatbekijken”klikkenvoormeerinformatie,waarnauop“Ja”dientteklikkenomTracestekunnengebruiken.

10 Verordening(EG)nr.45/2001:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32011R0142:NL:NOT.


8 / 83

HetHTTPSSSL(“SecureSocketsLayer”)enTLS(“TransportLayerSecurity”)-certificaatwordtdoordecliëntvandeservergehaaldennaardelokaletoepassingofomgevinggeïmporteerden“betrouwbaar”verklaard.Dezewaarschuwingwordtdanookniet doorTracesgegenereerd,maarwel doorde serverwaarophetcertificaatwordtgehost.

I.5.3. omgevIngen

De“Productieomgeving”vanTracesistevindenophttps://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/.Dit is de werkelijke omgeving van Traces, aangezien de betrokken marktdeelnemers en bevoegdeautoriteitenautomatischopdehoogtewordengebrachtvanwijzigingenindegegevens.

Traces-gebruikers kunnen de functies en functionaliteiten van Traces uitproberen in een van de tweetestomgevingenvanTraces.

MeerinformatieoverhetgebruikvandeTraces-omgevingen“OPLEIDING”en“GOEDKEURING”istevindenonderderubriek“DefunctiesvanTracestesten”indeTRACES-toolkit.11

11 Traces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd

https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/



9 / 83

I.5.4. een accounT aanmaken

ZowelmarktdeelnemersalsbevoegdeautoriteitenkunneninTraceseenaccountvooreenmarktdeelnemeraanmaken.

Marktdeelnemer (MD)

Gebruikersstatus:‘NIEUW’

‘Indienen’

Registratie marktdeelnemersTraces-workflow

“Klik hier om een nieuwe ge-bruiker te registreren” OpTraces-loginpagina

Lokale bevoegde autoriteit (LBA)

De MD heeft geen toegang tot Traces tot zijn LBA zijn regis-tratie heeft geactiveerd (zijn

verzoek heeft gevalideerd)

Gebruikersstatus: ‘GELDIG’

‘Bewaren’ “Nieuw” in Traces-menu “Ge-

bruikersbeheer”

Gebruikersstatus: ‘BEVESTIGD’

Verzoek om bevestiging

verzonden naar MD


Kennisgevingverzonden naar

MD



MD


‘Activeren’

Lokale bevoegde autoriteit


LBA


10/83

I.5.4.1. Door De marktDeelnemer

Demarktdeelnemer12kanopdeinlogpaginavanTracesopdeknop“Klik hier om een nieuwe gebruiker te registreren” klikken.13

De marktdeelnemer voert alle gegevens van zijn Traces-gebruikersaccount in en klikt vervolgens op“Verzenden”.

12 Of hun bevoegde autoriteit.13 Accountsvanbevoegdeautoriteitenkunnennietopdezemanierwordenaangemaakt.Ditmoetgebeurendoordenatio-nalebeheerdervanTraces.


11 / 83

Tracesbevestigthetverzoekomeennieuweaccountvooreenmarktdeelnemeraantemaken.

TerbevestigingvanderegistratieinTraceswordteenbevestigingsmailverzondennaarhete-mailadresvan de marktdeelnemer.

Nadathijindebevestigingsmailopdeknop“Klikhier”heeftgeklikt,wordtdemarktdeelnemerdoorverwezennaardevolgendepagina:

De marktdeelnemer kan echter niet inloggen op Traces tot zijn bevoegde autoriteit het registratieverzoek heeft gevalideerd.14

DebevoegdeautoriteitontvangtdaartoeeenmeldingvanhetfeitdatereenregistratieverzoekisbevestigdinTraces.

14 Omveiligheidsredenenmoetdebevestigdeaccountvandemarktdeelnemerwordengevalideerddoordebevoegdeauto-riteitvoordatdemarktdeelnemertoegangtotTraceskrijgt.Meerinformatieistevindenindegebruikershandleiding“Organisatie-,gebruikers-enautoriteitenbeheer”,dieeveneensonderdeelvandeTraces-toolkitis.


12 / 83

Zodradebevoegdeautoriteitopdeknop“Activeren”klikt,krijgtdemarktdeelnemertoegangtotTraces.

Opties voor opslaanAnnuleren Gaat terug naar het menu «Gebruikersbeheer» en annuleert alle wijzigingen die

zijnaangebrachtindegegevensvandegebruiker.

Opslaan Slaat alle wijzigingen in de gegevens van de gebruiker op, met uitzondering van de status.

Wissen WistdegebruikersaccountvanTraces.N.B.:Hetisnietmogelijkomeennieuweaccountteregistrerenmethetzelfdee-mailadres.Ukunthete-mailadresdataandegebruikersaccountisgekoppeldwelwijzigen.NeemdaartoecontactopmethetTraces-team.


13 / 83

Opties voor opslaanWachtwoordresetten Reset het gebruikerswachtwoord voor Traces en verzendt een automatische

notificatiemeteennieuwstandaardwachtwoordnaarhete-mailadresdataandegebruikersaccountisgekoppeld.

Wanneeruvoorheteerstinlogt,moetditnieuwestandaardwachtwoordwordengewijzigdineenpersoonlijkwachtwoord(datmoetwordenbevestigd).Degeheimevraagenhetantwoorddaaropblijvenongewijzigd.GelievecontactoptenemenmethetTraces-teamomdegeheimevraagenhetantwoorddaaropte wijzigen.

Verwerpen De bevoegde autoriteit kan beslissen om een bevestigd registratieverzoek inTraces teverwerpen.DeaanvragerkrijgtdaneenmeldingwaarinhemwordtmeegedeelddatzijnTraces-registratieverzoekisverworpendoorzijnbevoegdeautoriteit.

Activeren De bevoegde autoriteit kan beslissen om een bevestigd registratieverzoek inTraces te valideren. De aanvrager krijgt dan eenmelding waarin hem wordtmeegedeelddatzijnTraces-registratieverzoekisgeactiveerd(gevalideerd)doorzijn bevoegde autoriteit.


14 / 83

I.5.4.2. Door De bevoegDe autorIteIt

Debevoegdeautoriteitkannaarhetmenu“Gebruikers- en Organisatiebeheer” en vervolgens naar hetsubmenu“Gebruikersbeheer”gaanomeennieuweaccountaantemakenvooreenmarktdeelnemer.15

DebevoegdeautoriteitgeeftallegegevensvandeTraces-gebruikersaccountvandemarktdeelnemerinenklikt vervolgens op “Opslaan”.

Deaccountvandemarktdeelnemerdiedoordebevoegdeautoriteitisgeregistreerd,wordtrechtstreeks“gevalideerd” bij het indienen.DemarktdeelnemerkrijgteenmeldingwaarinhemwordtmeegedeelddatereenTraces-gebruikersaccountvoor hem is aangemaakt.16 Deze melding bevat een rechtstreekse link naar Traces, samen met degebruikersnaamenhetwachtwoord.

15 Klikopdeknop“Nieuw”omdegegevensvoordegebruikersaccountvandemarktdeelnemerintevoeren.16 Meer informatie is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”, die eveneens onderdeelvandeTraces-toolkitis.


15 / 83


16 / 83

I.5.5. In- en uITloggen

I.5.5.1. Inloggen

GanaardehoofdpaginavanTraces,vulhetveld“E-mail”inmetuwlogin(e-mailadres),voeruwwachtwoordinenklikopdeknop“Login”:17

Zodraubentingelogd,wordtuwgebruikersnaamweergegeveninderechterbovenhoekvanhetscherm.

I.5.5.2. uItloggen

Klikopdeknop“Uitloggen”bovenaanrechtsophetschermenbevestiguwverzoekdooropdeknop“OK”te klikken.18

17 Navijfachtereenvolgendemisluktepogingenwordtuwaccountgeïnactiveerd.Udientcontactoptenemenmetuwbev-oegdeautoriteitvoorTracesomdeaccountopnieuwteactiveren.18 Nadertigminuteninactiviteitwordtuautomatischuitgelogd.


17 / 83

I.5.5.3. Problemen met het Inloggen

Meer informatie over problemen bij het inloggen is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers-enautoriteitenbeheer”,dieeveneensbeschikbaarisindeTraces-toolkit.19

I.5.6. de Traces-menu’s aanpassen

UkuntdeTraces-menubalkaandelinkerkantzoinstellenalsuzelfwilt.Minder“populaire”menu’skuntuinklappen,terwijlumenu’sdieuvakergebruikt kunt uitklappen.

Deze wijzigingen worden opgeslagen in uw Traces-gebruikersprofiel enworden bijgevolg toegepast telkens als u inlogt, totdat u nieuwe wijzigingen aanbrengt.




18 / 83

I.5.7. nIeuWsupdaTes In Traces

I.5.7.1. hoofDPagIna

ZodraubentingelogdindeProductieomgeving(dewerkelijkeomgeving),20 krijgt u op de hoofdpagina van TraceszowelinformatieoverTracesalsbelangrijkegezondheidsinformatietezien.

WeverzoekenudenieuwsupdatesdieopdehoofdpaginavanTraceswordengepubliceerd,regelmatigteraadplegenvoorinformatieover:

Algemene informatie en tips

Gevaren en uitbraken

Informatieovergezondheid,zoalsmodellenvoorofficiëlehandelsdocumenten

TechnischeupdatesenreleasesvannieuweversiesvanTraces

Werkgroepen en vergaderingen

I.5.7.2. nIeuwsbrIef

DetweemaandelijkseTraces-nieuwsbriefbevatalgemeennieuwsoverTraces,feitenencijfersen informatie over seminars, opleidingen en workshops, wetgeving en vraagstukken die binnenkort behandeld zullen worden.

U kunt u op deze gratis communicatiedienstvan het directoraat-generaal Gezondheid enconsumentenabonnerenviadeze link.21

20 Meer informatie vindt u in rubriek “I.5.3 Omgevingen”.21 Traces-nieuwsbrief:http://ec.europa.eu/coreservices/mailing/index.cfm?form=register&serviceid=1

http://ec.europa.eu/coreservices/mailing/index.cfm?form=register&serviceid=1

http://ec.europa.eu/coreservices/mailing/index.cfm?form=register&serviceid=1


19 / 83

II. Menu “VeterInaIre docuMenten”

II.1. InleIdIng

II.1.1. cerTIfIcerIngsWorkfloW

InTraceskunnenmarktdeelnemers22deelI(Zending)vandeofficiëlehandelsdocumenteninitiërenentercertificeringindienenbijhunbevoegdeautoriteit.

BijdeindieningvandeelIkuntutweebelangrijkeactiesondernemen:1. Via “Opslaan als ontwerp”kandemarktdeelnemerhetofficiëlehandelsdocument“lokaal”opslaan.Alleende“initiator”enzijnofhaarrechtstreeksecollega’sbinnendezelfdeorganisatiezullenhetofficiëlehandelsdocumentkunnenraadplegenenwijzigenvoordatheteffectiefwordtingediendbijdebevoegdeautoriteit.

2. Met “Inleverenvoorcertificatie”kandemarktdeelnemerhetofficiëlehandelsdocument inleverenbij de bevoegde autoriteit. Aangezien Traces een onlinesysteem is, worden documenten onmiddellijkingeleverd.23

VoorDOCOMzijndevolgendeoptiesbeschikbaar:“Bewaar als in uitvoering” en “Beslissing valideren/indienen”,24

22 DeelIvanhetofficiëlehandelsdocumentkandoorgebruikersvandebevoegdeautoriteitwordengeïnitieerd.23 Meerinformatieistevindenindegebruikershandleiding“Notificatiesbeheer”.24 EenDOCOMkanookworden“gekloond”naareenINTRA.Voormeerinformatiezierubriek“II.2.4Inleveropties”enru-briek“II.3.2VolgendestappenDOCOM:klonennaarINTRA”.


20/83

Teru

gger

oepe

nCE

RTI

FICA

ATS

TATU

S: t

erug

gero

epen

CER

TIFI

CAA

TIN

HO

UD: d

elen

I e

n II

inge

vuld

WA

TER

MER

KA

FDR

UK: “

teru

gger

oepe

n”ZI

CHTB

AA

RH

EID V

OO

R G

EBR

UIK

ERS:

* H

ande

l bin

nen

de U

nie/

INVO

ER:

BA v

an o

orsp

rong

, bes

tem

-m

ing

en la

nden

van

doo

rvoe

r*

GD

B/G

VD

B:

BA v

an p

unt v

an b

inne

nkom

st, b

este

mm

ing

en

land

en v

an d

oorv

oer

OPM

ERK

ING: B

A va

n oo

rspr

ong

kan

cert

ifica

ten

tot m

axim

aal 3

m

aand

en n

a go

edke

urin

g te

rugr

oepe

n

DEE

L II

Ove

rzic

ht

cert

ific

erin

gsw

orkf

low

TRA

CES

- V

5O

psl

aan

als

on

twer

pC

ERTI

FIC

AA

TSTA

TUS:

ont

wer

pC

ERTI

FIC

AA

TIN

HO

UD:

onvo

lledi

g de

el I

WA

TER

MER

KA

FDR

UK:

“ont

wer

p”Z

ICH

TBA

AR

HEI

D V

OO

R G

EBR

UIK

ERS:

* al

leen

direc

te c

olle

ga’s

die

ver

bond

en z

ijn m

et d

ezel

fde

inrich

ting

of a

utor

iteit

Ind

ien

en v

oor

cert

ific

erin

gC

ERTI

FIC

AA

TSTA

TUS:

nie

uwC

ERTI

FIC

AA

TIN

HO

UD:

deel

I in

gevu

ldW

ATE

RM

ERK

AFD

RU

K:

“ni

euw

”Z

ICH

TBA

AR

HEI

D V

OO

R G

EBR

UIK

ERS:

* H

ande

l bin

nen

de U

nie/

INVO

ER:

BA v

an o

orsp

rong

(LV

E)*

GD

B/G

VD

B:

BA v

an p

unt

van

binn

enko

mst

(G

IP)

Wis

sen

CER

TIFI

CA

ATS

TATU

S:

Gew

ist

CER

TIFI

CA

ATI

NH

OU

D:

n.v.

t.W

ATE

RM

ERK

AFD

RU

K:

n.v.

t.Z

ICH

TBA

AR

HEI

D V

OO

R

GEB

RU

IKER

S:

* ge

en

Afw

ijze

nC

ERTI

FIC

AA

TSTA

TUS:

afge

wez

enC

ERTI

FIC

AA

TIN

HO

UD:

dele

n I

en I

I in

gevu

ldW

ATE

RM

ERK

AFD

RU

K:

“afg

ewez

en”

ZIC

HTB

AA

RH

EID V

OO

R G

EBR

UIK

ERS:

* H

ande

l bin

nen

de U

nie/

INVO

ER:

BA v

an o

orsp

rong

, be

stem

min

g en

land

en v

an d

oorv

oer

* G

DB/G

VD

B:

alle

EU

-GIP

’s e

n BA v

an p

unt

van

binn

enko

mst

, be

stem

min

g en

land

en v

an

door

voer

Bew

aar

als

in u

itvo

erin

gC

ERTI

FIC

AA

TSTA

TUS:

in u

itvoe

ring

CER

TIFI

CA

ATI

NH

OU

D:

onvo

lledi

g de

el I

IW

ATE

RM

ERK

AFD

RU

K:

“in

uitv

oering

”Z

ICH

TBA

AR

HEI

D V

OO

R G

EBR

UIK

ERS:

* al

leen

direc

te c

olle

ga’s

die

ver

bond

en z

ijn m

et

deze

lfde

auto

rite

it

Bes

lissi

ng

goe

dke

ure

n/

ind

ien

enC

ERTI

FIC

AA

TSTA

TUS:

geld

igC

ERTI

FIC

AA

TIN

HO

UD:

del

en I

en

II in

gevu

ldW

ATE

RM

AR

K P

RIN

T: “

Origi

neel

”Z

ICH

TBA

AR

HEI

D V

OO

R G

EBR

UIK

ERS:

* H

ande

l bin

nen

de U

nie/

INVO

ER:

BA v

an o

orsp

rong

, be

stem

min

g en

land

en v

an d

oorv

oer

* G

DB/G

VD

B:

BA v

an p

unt

van

binn

enko

mst

, be

stem

min

g en

land

en v

an d

oorv

oer

OP

MER

KIN

GEN

: *

De

cert

ifica

atve

rsie

(V1,

V2.

..)

zal z

icht

baar

zijn

naa

st h

et T

race

s-re

fere

ntie

num

mer

, w

aarb

ij w

ordt

aan

gege

ven

of d

e BA e

en

wijz

igin

g in

dee

l I o

f de

el I

I he

eft

aang

ebra

cht.

*

Het

cer

tifca

at z

al p

re-g

eldi

g w

orde

n al

s de

bes

lissi

ng o

ver

deel

II

door

een

BA m

et b

eper

kte

toeg

ang

is g

enom

en.

Ann

uler

enCE

RTI

FICA

ATS

TATU

S: g

eann

ulle

erd

CER

TIFI

CAA

TIN

HO

UD: d

elen

I e

n II

inge

vuld

WA

TER

MER

KA

FDR

UK: “

gean

nulle

erd”

ZICH

TBA

AR

HEI

D V

OO

R G

EBR

UIK

ERS:

* H

ande

l bin

nen

de U

nie/

INVO

ER:

BA v

an o

orsp

rong

, be

stem

min

g en

land

en v

an d

oorv

oer

* G

DB/G

VD

B:

BA v

an p

unt v

an b

inne

nkom

st, b

este

mm

ing

en la

nden

van

doo

rvoe

rO

PMER

KIN

G: a

fgew

ezen

zen

ding

en k

unne

n ni

et w

orde

n ge

annu

lleer

d!

Con

trol

eC

ERTI

FIC

AA

TSTA

TUS:

geld

igC

ERTI

FIC

AA

TIN

HO

UD:

dele

n I,

II

en I

II in

gevu

ldW

ATE

RM

ERK

AFD

RU

K:

“origi

neel

”Z

ICH

TBA

AR

HEI

D V

OO

R G

EBR

UIK

ERS:

* H

ande

l bin

nen

de U

nie/

INVO

ER:

BA v

an o

orsp

rong

, be

stem

min

g en

land

en v

an d

oorv

oer

* G

DB/G

VD

B:

BA v

an p

unt

van

binn

enko

mst

, be

stem

-m

ing

en la

nden

van

doo

rvoe

rO

PMER

KIN

G:

mee

rder

e co

ntro

les

kunn

en a

an 1

cer

tifi-

caat

wor

den

toeg

evoe

gd.

Klo

nen

als

GV

DB

CER

TIFI

CA

ATS

TATU

S N

A K

LON

EN:

ontw

erp,

nie

uw,

in u

itvoe

ring

, ge

ldig

, af

han-

kelij

k va

n de

doo

r de

Tra

nsita

ir o

f G

IP g

enom

en b

eslis

sing

CER

TIFI

CA

ATI

NH

OU

D:

deel

I e

n/of

dee

l II

WA

TER

MER

KA

FDR

UK:

ontw

erp,

nie

uw,

in u

itvoe

ring

, or

igin

eel o

f af

gew

ezen

, af

hank

elijk

van

de

door

de

Tran

sita

ir o

f G

IP-f

unct

iona

ris

geno

men

bes

liss-

ing

ZIC

HTB

AA

RH

EID V

OO

R G

EBR

UIK

ERS:

* G

VD

B:

afh

anke

lijk

van

de d

oor

de T

rans

itair o

f G

IP g

enom

en b

eslis

sing

OP

MER

KIN

G:

deze

kno

p is

alle

en b

esch

ikba

ar v

oor

Tran

sita

ir -

en G

IP-

func

tiona

riss

en in

IN

VO

ER -

cert

ifica

ten

DEE

L II

I

DEE

L I


21 / 83

II.2. IndIenen van deel I (zendIng)DeelIvanhetofficiëlehandelsdocumentheeftbetrekkingopinformatieoverdezending,zoalsreferenties,handelaren, goederen, vervoer en doel.ZoweldemarktdeelnemersalsdebevoegdeautoriteitenkunnendeelIvanhetofficiëlehandelsdocumentindienenviahetmenu“Veterinairedocumenten”25:

• “Diergezondheidscertificatenvoorintracommunautairehandel”: INTRA• “Gezondheidscertificatenvooruitvoer”: UITVOER• “Commercieeldocument”: DOCOM

Destappendiemoetenwordendoorlopenomeennieuwofficieelhandelsdocumentintedienenzijninallegevallendezelfde:

1/Klikopdeknop“Nieuw”omeennieuw,leegdeelIvaneenofficieelhandelsdocumentteinitiëren.2/Klikopdeknop“Kopiërenalsnieuw”26 omeennieuwdeelIteinitiërenopbasisvaneenbestaand(vergelijkbaar)document.

25 ZieVerordening(EG)nr.599/2004vandeCommissievoordeINTRAenVerordening(EU)nr.142/2011vandeCommissievoorhetDOCOM.26 Meerinformatievindtuinrubriek“III.2.Kopiërenalsnieuw”.


22 / 83

II.2.1. de nomenclaTuurcode selecTeren

Denomenclatuurcodemoetwordengeselecteerdopbasisvandedoordemarktdeelnemerteverzendengoederen, na validatie door de bevoegde autoriteit op de plaats van oorsprong.

De code uit de gecombineerde nomenclatuur (GN-code), die tegenwoordig wordt gebruikt doorgrensinspectiepostenindeEU,garandeertdeinteroperabiliteitvansystemenindeheleEU.

InTraceszijnlijstenmetnomenclatuurcodesopgenomenvoor:• levende dieren;• dierlijkeproductenenproductenvandierlijkeoorsprong;• diervoeders en levensmiddelen van niet-dierlijke oorsprong;• bijproducten.

DeGNiseenmethodeomgoederenenwarenaanteduiden.DezenomenclatuurvoldoetaandeeisenvanhetgemeenschappelijkedouanetariefvandeUnie.DeGNisgebaseerdopdenomenclatuurvanhetGeharmoniseerdSysteem(GS)vandeWerelddouaneorganisatie(WDO),dienaderwordtonderverdeeldop EU-niveau.Deonline-databankvoordouanetarievenvanhetDGTAXUD,hetzogehetenTaric(geïntegreerdtariefvande Europese Unie),27maakteveneensgebruikvandeGS-nomenclatuur,waardoorTracesnoghandigeringebruik wordt voor douane-expediteurs.

DeTraces-gebruikerkanvandevolgendeoptiesgebruikmaken:

Optie Informatie«Toewijzen» Selecteer de nomenclatuurcode rechtstreeks door de code in het veld

«Nomenclatuurcode»intevullenenopdeknop«Toewijzen»teklikkenomverderte gaan.Ditisdesnelstemaniervanwerken.

«Zoeken» Zoekdenomenclatuurcodeopindeboomstructuurvannomenclatuurcodesdoordecodeinhetveld«Nomenclatuurcode»intevullenenopdeknop«Zoeken»teklikken om verder te gaan.

«Filteren» Filter de nomenclatuurcode uit het weergegeven model van een officieelhandelsdocumentofgeefhetnummervandewetgevingshandelingopenklikop«Filteren».Deboomstructuurtoontdanderelevantenomenclatuurcodes.

«+»-teken Zoekdenomenclatuurcodeopindeboomstructuurvannomenclatuurcodesdoorophet«+»-tekennaastdenomenclatuurcodeteklikkenomdeextensieervanweertegevenenselecteerdepassendenomenclatuurcodeomverdertegaan.

27 TARIC:http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/customs_duties/tariff_aspects/customs_tariff/index_en.htm

http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/customs_duties/tariff_aspects/customs_tariff/index_en.htm


23 / 83

AlleenvetweergegevenGN-codeskunnenwordengeselecteerd.

Afhankelijkvandegeselecteerdenomenclatuurcodekaneencode-extensienodigzijnomdegoederentecategoriserenopsanitair(type)enfylogenetisch(klasse,familie,soort)niveau.IngevalvaneenUITVOERdientdeTraces-gebruikerookaantegevenofhetgaatomdoorvoerdoorEU-lidstaten.28

VervolgenskandeTraces-gebruikervandevolgendeoptiesgebruikmaken:

Optie Informatie«Toewijzen en nieuwe codetoevoegen»

Selecteer meerdere goederen op sanitair (type) en fylogenetisch(klasse,familie,soort)niveauvooreenbepaaldmodelvaneenofficieelhandelsdocument.Alleennomenclatuurcodesvoorhetgekozenmodelvaneenofficieelhandelsdocumentkunnenwordengeselecteerd.

«Toewijzen» Bevestigdegekozengoederenophetofficiëlehandelsdocument.

28 Meer informatie vindt u in de rubriek “II.2.3.2. … van een UITVOER”.


24 / 83

II.2.2. organIsaTIes opgeven In velden van offIcIële handelsdocumenTen

II.2.2.1. Zoeken

Voordatueennieuweorganisatieaanmaakt,dientutecontrolerenofdeorganisatienognietbestaatinTracesdoorernaartezoeken.Ditstrooktmethetbeginsel“Eerstzoeken,indiennodigaanmaken”.

Eenorganisatiekanineenderwelkvakwordeningevoerdmetbehulpvantweeopties:

Optie Informatie«Toewijzen» Hiermeekan,doorselectievanhetland(ISO-code)enhet«Erkenningsnummer»van

de organisatie, de organisatie in het vak snel worden toegewezen.

«Selecteren» Hiermeekandeorganisatieviaeenzoekschermwordengeselecteerd.Opgelet! – Bij het zoeken naar een organisatie moeten marktdeelnemers het land selecterenentenminstedrietekensvandenaamofheterkenningsnummervandeorganisatie invoeren om de vertrouwelijkheid van de gegevens te waarborgen.Zonodigkuntuhet«%»-tekengebruikenomdezoekopdrachtteverbreden(bv.:«%Logistics»om«nvLogisticsnaambedrijf»tevinden).

Het beheer van organisaties wordt in detail besproken in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”.


25 / 83

II.2.2.2. aanmaken

Als de organisatie nog niet in Traces is opgenomen, kan ze tijdens het indienen van een officieelhandelsdocumentwordenaangemaakt.

Klikopdeknop“Selecteren”inhetgewenstevakinhetofficiëlehandelsdocumentenkies:

• “Nieuw” om een organisatie in een EU/EVA-lidstaat aan te maken; of• “Nieuw niet-lidstaat” om een organisatie in een niet-EU-lidstaat aan te maken.

Voerdegegevensvandenieuweorganisatiein:


26 / 83

Gegevensveld Informatie

«Aggregatiecode» Komt overeen met het algemene identificatienummer van de (EU/EVA-)organisatieen:- is optioneel;- moet uniek zijn in een gegeven land;- mag hetzelfde zijn als het (de) erkenningsnummer(s) van de organisatie.Voor niet-EU-lidstaten is dit vak grijs gemaakt.

«Erkenningsnummer» Verwijstnaarhetsoortactiviteitvaneenorganisatiedienietineenofficiëlelijst(LSM)hoefttewordenopgenomenen:-kanverplichtzijn,afhankelijkvanhetsoortactiviteit;-kanverschillenvandeaggregatiecodeenandereerkenningsnummersvandezelfde organisatie.


27 / 83

Gegevensveld Informatie

«Incertificaat» Maaktdetoewijzingvaneenspecifiekesoortactiviteitaandeorganisatieinhetofficiëlehandelsdocumentmogelijk.Integenstellingtotdeprocedurevoorhetaanmakenvaneenorganisatievanuithet menu «Gebruikers- en organisatiebeheer» en het submenu «Organisaties» moetereenspecifiekesoortactiviteitvandeinrichtingwordenopgegeveninhetvak«Certificaat».Dezesoortactiviteitstemtovereenmetdegoederendieophetofficiëlehandelsdocumentzijnaangegeven.Mogelijke soorten activiteiten die in het vak «Certificaat» kunnen wordentoegewezen, zijn met een asterisk (*) aangegeven en zijn de enige die kunnen wordengeselecteerdvoorhetofficiëlehandelsdocument.

«Soort» Hiermee kunnenmeerdere soorten activiteiten worden gespecificeerd,metbehulp van de knoppen «Toevoegen» en «Verwijderen».Soorten activiteiten die onder de LMS-procedure vallen voor officieelgepubliceerdeinrichtingenkunnennietviadezeprocedurewordentoegewezen.Zulkeorganisatiesmet soortenactiviteitendieonder LMSvallendienendeofficiëleprocedurevoorhetopnemenindelijsttevolgen.Als u het soort activiteit “Voor de zending verantwoordelijke persoon” wiltopgeven,dientueersteengrensinspectiepostaandeorganisatietoetewijzen.Daardoorwordtdeafrollijstmetsoortenactiviteitenopnieuwingevuld.

«Postcode/regio» MaakthetmogelijkomdepostcodeteselecterenvoorEU/EVA-lidstatenenomregio’s,provinciesofstatenteselecterenvoorniet-EU-lidstaten.Als u een ander soort activiteit dan «Voor de zending verantwoordelijkepersoon» hebt opgegeven voor de organisatie, wordt de bevoegde autoriteit die voor de organisatie verantwoordelijk is aan de hand van deze informatie «Postcode/regio»automatischtoegewezenenwordtzijnagoedkeuringvandeorganisatie weergegeven.

Klikopdeknop“Opslaan”omdegegevensoverdeorganisatieopteslaanennaarhetvorigeschermterug te keren.

Het beheer van organisaties wordt in detail besproken in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”.


28 / 83

II.2.2.3. automatIsch Invullen van vakken van het offIcIële hanDelsDocument

Omdeindieningtebespoedigenkaneenorganisatieautomatischvanhetenevakinhetanderewordengekopieerd.

DezefunctievanTracesisafhankelijkvaneencombinatievanparameters:

• Hetsoortofficieelhandelsdocument:INTRA,UITVOER,DOCOM• Hetsoortvakvanhetofficieelhandelsdocument:afzender/plaatsvanoorsprong/plaatsvan lading/

vervoerder, geadresseerde/plaats van bestemming• Het soort activiteit van de organisatie die werd gebruikt in het eerste vak van het officiële

handelsdocument.

Deverbandentussendeverschillendevakkenvoorelksoortofficieelhandelsdocumentwordenhieronderbeschreven,inderubriek“II.2.3.DeelIinvullen”.29

Deautomatischingevuldegegevenskunnenuiteraardnaareigeninzichtwordengewistengewijzigd.

29 Meerinformatieoverelkesoortofficieelhandelsdocumentistevindeninelkesubrubriek.


29 / 83

II.2.3. deel I Invullen

II.2.3.1. ... van een Intra

DeelI“Zending”vanINTRAinTracesgroepeertallevakkenovereenkomstigVerordening(EG)nr.599/2004onder de tabs zoals hierna samengevat.

Deofficiëlebeschrijvingvandevakkenistevindeninde“Richtsnoereninzakehetintracommunautairecertificaat”bijVerordening (EG) nr. 599/2004 van de Commissie.Enkele vakkenwordenhiernaechternader toegelicht.

referenTIes

“I.2.Referentienummervanhetcertificaat”

ErwordtautomatischeenuniekreferentienummertoegekenddoorTraces,datnaindieningvandeelIverschijnt.Zolanghetofficiëlehandelsdocumentzichindeindieningsfasebevindt(“Nieuw”),kandeelIdoorTraces-gebruikerswordengewijzigd. Erwordt automatisch eenversienummer (-Vx) toegevoegdaanhetuniekereferentienummervanINTRA,dattelkensalshetdocumentopnieuwwordtingediendwordtverhoogd,ongeachtofhetaldannietgewijzigdis.

“I.2.a.Lokaalreferentienummer”

DitiseennummerdatdeTraces-gebruikerkantoekennennaargelangvanzijnnationaleadministratie(optioneel).Wanneer geen nummer wordt ingevoerd, blijft dit vak leeg.

“I.6.Nummer(s)vanbijbehorendeoriginelecertificaten”Omtezorgenvoorvolledigetraceerbaarheidvandierendieeenverzamelcentrumpasseren(runderen, varkens, schapen, geiten en paardachtigen), kanhetreferentienummervanelkcertificaatdatdenieuwezendingvormtinTraceswordeningevoerd.ErzijntweenieuweoptiesvoorhetinvoegenvandelinkinhetbijbehorendeINTRAofGVDBP,inhet


30/83

vak“I.6Nummer(s)vanbijbehorendeoriginelecertificaten”:“Bijbehorende INTRA toevoegen”“BijbehorendeGVDBPtoevoegen”Wanneeruopeenvandezeoptiesklikt,wordtuteruggeleidnaarhetzoekschermmetdeverplichtezoekcriteria:het“Certificaatnummer”enhet“Landvanbestemming”inTraces.Zodra INTRA is gevalideerd door de bevoegde autoriteit in het land van oorsprong, kan de bevoegde autoriteit van het land van bestemming de elektronische kopieën van de originele documentenraadplegenviadehyperlinksinvak“I.6.Nummer(s)vanbijbehorendeoriginelecertificaten”.Omhetserienummervanhetindividuelenationaledocumentofdeserienummersvandeindividuelenationaledocumententeregistrerenisookeenleegtekstvakbeschikbaar.Een voorbeeld:Met betrekking tot rundersperma30moet het diergezondheidscertificaat in bijlageD3 van Uitvoeringsbesluit 2011/629/EU van de Commissie worden aangevuld met aanvullendecertificeringseisen,enhetmagalleenwordengebruiktvoordehandelinspermadatisverzameldineen“spermaverzamelcentrum”enverzondenvanuiteen“spermaopslagcentrum”.31

“I.6.BijbehorendeCITES-certificaten”De “Overeenkomst inzake de internationale handel in bedreigde in het wild levende dier- enplantensoorten (ConventiononInternationalTradeinEndangeredSpeciesofWildFaunaandFlora– CITES)” is het enige mondiale verdrag dat ervoor zorgt dat de internationale handel in in het wild levendedierenisgebaseerdopduurzaamgebruikenbeheervanwildeeningevangenschaplevendepopulaties. CITES32biedteenkadervoorsamenwerkingtussenlandenomdeverdereachteruitgangvan in wild levende populaties van dieren en planten te voorkomen.DitvakzalautomatischwordengeactiveerdbinnenTraces,afhankelijkvandegekozengoederen(sanitair (type)enfylogenetisch(klasse, familie, soort) niveau).Gebruik de knop “Toevoegen” om meerdere CITES-nummers in te voeren.

“Bevoegde autoriteiten”

DenaamvandebevoegdeautoriteitenhunTraces-codeswordenautomatischingevuldzodradeelIisgeïnitieerd,naargelangdeinvak“I.12.Plaatsvanoorsprong/Plaatsvandevangst”ingevuldeorganisatie.Als de in het vak “I.12. Plaats van oorsprong / Plaats van de vangst”33geselecteerdeorganisatieisverbondenaaneenLVEdieafhankelijkisvaneenOfficiëleParticuliereVeterinaireAutoriteit(OPV)waarvoor de optie “Handmatig toegewezen” is aangevinkt,34 ontvangt de marktdeelnemer het volgendewaarschuwingsberichtbijhetindienenvanhetofficiëlehandelsdocumentinTraces:“Onder “Bevoegde autoriteiten” in de tab “Referenties” kan een officiële particuliere veearts worden geselecteerd.”Dit(groene)waarschuwingsberichtblijftzichtbaartotdatdemarktdeelnemerdetab“Referenties”heeft geraadpleegd, waarin hij of zij de passende OPV in een afrolmenu van het veld “Bevoegde autoriteiten” kan selecteren. In dit menu verschijnen alleen de OPV’smet de optie “Handmatigtoegewezen”.De raadpleging van de tab “Referenties” is optioneel.Wanneer het officiële handelsdocument is

30 GN-coderundersperma:05111000.31 Ongeachtofhet“spermaopslagcentrum”onderdeelisvaneenondereenandergoedkeuringsnummergoedgekeurd“sper-maverzamelcentrum”.32 CITES:http://www.cites.org/33 IngevalvanUITVOER:vak“I.11.Plaatsvanoorsprong”.34 Meer informatie over het beheer van autoriteiten is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”.

http://www.cites.org/

http://www.cites.org/


31 / 83

geïnitieerddooreenOPV,wordtdiensbevoegdheidautomatisch ingevoerd inhetveld“Bevoegdeautoriteiten”.OpdezewijzekandeLVEdenationalegezondheidsinformatieindeelIIinvullenen–na het officiële handelsdocument te hebben opgeslagen als “In uitvoering” – doorgeven aan de gewenste OPV. VervolgenskandeOPVhetcertificerenzodradenoodzakelijkecontroleszijnverricht.

“Identificatievandeaanvrager”

AlsdemarktdeelnemerinTracesisgeregistreerdenzelfdeaangiftedoet(deel I), worden in dit veld automatischzijnofhaarvoor-enachternaamingevuld.


32 / 83

handelaren

“I.7. Handelaar”Ditvakwordtalleengeactiveerdingevalvanzendingenvanrunderen,varkens,schapenofgeiten.35

“I.5. Ontvanger” en ‘I.13. Plaats van bestemming”Een niet-EU-lidstaat kan worden ingevoerd in vak “I.5 Ontvanger” in geval van uitvoer en wanneer er geenbilateraleovereenkomstmetdebetrokkenniet-EU-lidstaatbestaat.Ditisinovereenstemmingmet de eisen van artikel 3, lid 2, van Beschikking93/444/EEGvandeCommissie.36

Na het invoeren van een niet-EU-lidstaat in vak “I.13. Plaats van bestemming”, wordt het vak “I.28. Uitvoer”(indetab“Route”)automatischgeactiveerdeningevuld.

“I.1.2 Plaats van oorsprong / Plaats van de vangst”

Er is een duidelijk verband tussen de organisatie die is ingevoerd in vak “I.12. Plaats van oorsprong /Plaatsvandevangst”endeautomatischaanhetofficiëlehandelsdocumenttoegewezenbevoegdeautoriteiten.37

35 OvereenkomstigVerordening(EG)nr.599/2004vandeCommissie.36 Beschikking93/444/EUvandeCommissie:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:52009DC0569:NL:NOT37 Meer informatie is te vinden onder de subrubriek “Bevoegde autoriteiten” van de rubriek “Referenties”.

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31993D0444:EN:NOT


33 / 83

zendIng

“I.18Diersoort/Product”

Denomenclatuurcodeencode-extensiesinhetofficiëlehandelsdocumentkunnenwordengewijzigdmetbehulpvandeknoppen“Selecteren”,“Verwijderen”,“Resetten”en“Nieuwecodetoevoegen”.Elketoevoegingvaneennomenclatuurcodeofcode-extensiekanwordenbeperkttothetopdatmomentgekozenINTRA-model.Wijzigingenindenomenclatuurcodeofdeextensiekunnentotgevolghebbendat,inverbandmetdecoherentieregels,informatieindeelIwordtgewist.Als de zending betrekking heeft op meerdere geselecteerde nomenclatuurcodes, worden dezevoorafgegaandooreenvolgnummer(Id.)enweergegevenovereenkomstigdetariefindeling:


34 / 83

HetId.-nummerwordtookweergeveninhetvak“Identificatievandedieren”:

N.B.:Alleengoederenmethetzelfdetemperatuurtype(omgevingstemperatuur,gekoeldofingevroren)kunnenwordengeselecteerdinhetofficiëledocument.

“I.20.Aantal/Hoeveelheid”

Dewaarschuwing“INTRA-084 Zending I.20. Aantal/Hoeveelheid moet 1 of minder zijn”verschijntwanneeruprobeerteenINTRAvanhetmodel“2009/156AIIgeregistreerdepaardachtigen” intedienenwaarvoorvakI.20eenaantalvanhogerdan1bevat.

DitisinovereenstemmingmetdeeisenvanbijlageIIvanRichtlijn2009/156/EGvandeRaad.38

“I.31Identificatievandedieren”

Gebruikdeknop“Toevoegen”of“Toevoegen(10)”ommeerregelsinvakI.31toetevoegen.Gebruik de knop “Invoeren” voor het uploaden van CSV-bestanden,39dieonafhankelijkvanTraceszijn ingevuld en de gegevens (bv.: “Soorten (wetenschappelijke naam)”, “paspoortnummer”,“identificatienummer”,“geslacht”of“hoeveelheid”)voordevolgendeINTRA-modellen:• Richtlijn64/432/EEGvandeRaadF1,40Schapen(0102)• BesluitvanhetGemengdVeterinairComité2005/22/EG,41 Begrazing (0102)• UitvoeringsbesluitvandeCommissie2012/112/EU,42Honden,KattenenFretten(01061900)• Besluit 2010/470/EU van de Commissie:43 sperma, eicellen en embryo’s van paardachtigen,

schapenengeitenenineicellenenembryo’svanvarkens(05119985)• UitvoeringsbesluitvandeCommissie2011/629/EU,44 Rundersperma (05111000)

38 BijlageIIvanRichtlijn2009/156/EG(http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32009L0156:NL:NOT)totintrekkingvanbijlageBvanRichtlijn90/426/EEGvandeRaad(http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31990L0426:NL:NOT)totvaststellingvanveterinairrechtelijkevoorschriftenvoorhetverkeervanpaardachtigenendeinvoervanpaardachtigenuitderdelanden.39 Niet-ingevuldeCSV-bestandenzijnbeschikbaarindeTraces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/7a85595e-5833-4bef-aedc-1f4c88f22c0a.40 Richtlijn64/432/EEG:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31964L0432:NL:NOT41 BesluitvanhetGemengdVeterinairComité2005/22/EG:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:22005D0022:NL:NOT42 UitvoeringsbesluitvandeCommissie2012/112/EU(model92/65EI):http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32012D0112:NL:NOT43 Besluit2010/470/EUvandeCommissie:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32010D0470:NL:NOT44 Uitvoeringsbesluit2011/629/EUvandeCommissie:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32011D0629:NL:NOT

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32009L0156:EN:NOT

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32009L0156:NL:NOT




https://circabc.europa.eu/w/browse/7a85595e-5833-4bef-aedc-1f4c88f22c0a


http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:22005D0022:NL:NOT




35 / 83

• Richtlijn90/429/EEGvandeRaad,45 Sperma van varkens (05119985)Het aantal regels in een CSV-bestand is niet aan beperkingen gebonden.

“Komma”en“punt”alsscheidingsteken

Udienteenkommategebruikenvoorhetinvoerenvandecimalegetallen(maximaal2cijfersnadekomma). Er hoeft geen punt te worden gebruikt voor duizendtallen.Ophetgeprinteofficiëlehandelsdocumentwordendedecimalenechterautomatischaangegevenmetbehulp van een punt.Voorbeeld: 1.234,567 (duizend tweehonderd vierendertig komma vijfhonderd zevenenzestig)wordtophetgeprinteofficiëlehandelsdocument1234.57(duizendtweehonderdvierendertigpuntzevenenvijftig).

45 Richtlijn90/429/EEG:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31990L0429:NL:NOT



36 / 83

vervoer

DetabVervoerbevatinformatieoverhetvervoervanafdeplaatsvanlading(vakI.14)enisverplichtvoor de invoer van dieren.

“I.15.Datumvanvertrek”

Tussenvak“I.15.Datumvanvertrek”endedatumvandeaangifte(deel I, tab “Referenties”)46 door demarktdeelnemerwordteenconsistentiecontroleuitgevoerd.Deaangiftedatummoet30dagenvóórofnadedatumvanvertrekliggen.47

“I.16. Vervoermiddel”

Indien een “Commerciële vervoerder” is ingevoerd in vak “I.17. Vervoerder”, kan de passende“Soort”wordengeselecteerduithetafrolmenuinvak“I.16.Vervoermiddel”.Klikhiervooropdeknop“Toewijzen”.DegeldigheidvandevergunningenvoorhetvervoermiddelwordendoorTracesgecontroleerdbijhetcertificerenvaneenINTRA.

“I.29.Geschatteduurvanhetvervoer”

Eengeografischinformatiesysteem(GIS)berekentautomatischde“geschatteduurvanhetvervoer”alsinvak“I.16.Vervoermiddel”“Wegvoertuig”isingevuldals“Soort”.Deduurvanhetluchtvervoerwordtechternietautomatischberekend.

46 Deaangiftedatum(deelI)kanverschillenvandecertificeringsdatum(deelII)indiendeelIvanhetDOCOMeerstisinge-diend door een marktdeelnemer.47 DeconsistentiecontroleisookvantoepassingwanneereenDOCOMwordtvervangen.Meerinformatieoverdevervangingvaneenofficieelhandelsdocumentistevindeninderubriek“III.1.2.1.GegevensindeelI(Zending)ofdeelII(Beslissing)corri-geren)”vandegebruikershandleiding“OfficiëlehandelsdocumentenDeelII”.


37 / 83

Het algoritme is gebaseerd op de optimale route tussen vak “I.14 Plaats van lading” en vak “I.13 Plaatsvanbestemming”,eneenmaximumsnelheidvan70kilometerperuur.48 Het door het GIS gegenereerderesultaatiseenminimumduur,die(handmatig)opwaartskanwordengecorrigeerd.49

De“Geschatteduurvanhetvervoer”indetab“Vervoer”isgekoppeldaanhetvak“Geplandehalte-of overlaadplaatsen” in de tab “Route”. Zodra de geschatte duur van het vervoer de wettelijkevereistenvandeVerordeningDierenwelzijnoverschrijdt,50 moet u mogelijk halte- of overlaadplaatsen selecterenoftoevoegen.51

48 Alsdeautomatischberekendegeschatteduurvanhetvervoerhelemaalnietlijktovereentekomenmetdefeitelijkeduurvanhetvervoer,dientucontactoptenemenmethetTraces-teamomdittecontrolerenenindiennodigdepreciezelengte-enbreedtegraadvandebetrokkenlocatiesaantepassen.49 Ingevalvanopwaartsecorrectiesdientudecorrecteinvullingvan“Geschatteduurvanhetvervoer”tecontroleren,om-datditvaknaverversingvandepaginaautomatischkanwordengeresetnaardeinitiëlewaarde.50 Verordening(EG)nr.1/2005vandeRaad:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32005R0001:NL:NOT51 Nadere details zijn te vinden onder de tab “Route”.

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32005R0001:NL:NOT


38 / 83

rouTe

“I.27Doorvoerdoorlidstaten”

Delandendieinditvakwordenvermeldomvattenniethetlanddatisingevoerdalsplaatsvanlading(vakI.14)oflandvanbestemming(vakI.10).Alsdezeregelnietwordtgevolgd,zaldevolgendewaarschuwingwordengegenereerd:“Route I.27. Doorvoer door lidstaten De lijst van doorvoerlidstaten kan niet het land van bestemming

omvatten”

“Geplande halte- of overlaadplaatsen”

InovereenstemmingmetdeVerordeningDierenwelzijn52kaneenreisschemavereistzijnvoordevolgende soorten: runderen (runderen – 0102), schapen (schapen – 010410), geiten (geiten –010420),varkens(varkens–0103),paarden(paardachtigen–0101),metname“niet-gespeendedieren”.Voordezesoortenmoeteenreisschemawordenvoorgelegdalsdegeschatteduurvanhetvervoermeer dan 8 uur bedraagt. In dergelijke gevallenmoet tenminste één overlaadplaats/rustplaatsworden opgegeven. Deze informatiemoet in een vrijetekstvak worden ingevuld zonder dat eenlinknaareen inspectieautoriteitwordtgelegd.Omde informatie in tevullen,kliktuopdeknop“Overlaadplaats toevoegen”.Alsudatnietdoet,krijgtudevolgendewaarschuwingtezienwanneeruhetofficiëlehandelsdocumentindient:

“Geplande halte- of overlaadplaatsen U moet ten minste een rust- of overlaadplaats opgeven”Ongeachtofdedierengespeendzijnofniet,moetennaargelangvandedesbetreffendesoorteneenofmeercontroleposten/verzamelcentrawordenopgegevendiekunnenwordengeselecteerduiteenmenu.Ditkanindevolgendegevallen:•voorniet-gespeendediereneneenduurvanhetvervoervanmeerdan19uren;

52 Verordening(EG)nr.1/2005vandeRaad:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32005R0001:NL:NOT


39 / 83

•voorvarkensenpaardeneneenduurvanhetvervoervanmeerdan24uren;•voorschapen,geitenenrundereneneenduurvanhetvervoervanmeerdan29uren.Indezegevallenmoetmetdeknop“Controlepostselecteren”tenminsteéén“controlepost”enéén“overlaadplaats” worden aangegeven.Alsudatnietdoet,krijgtudevolgendewaarschuwingtezienwanneeruhetofficiëlehandelsdocumentindient:

“Geplande halte- of overlaadplaatsen U moet ten minste een rust- of overlaadplaats opgeven”


40/83

opMerkIng – VerbIndIng Van Intra-Vakken In traces

Om de indiening van deel I van een INTRA sneller te laten verlopen, wordt de in een vak ingevulde informatiesomsautomatischnaaranderevakkengekopieerdalsdeinheteerstevakgeselecteerdesoortactiviteitvandeorganisatie53 is toegestaan in het andere vak of de andere vakken. “Geadresseerde” kanbijvoorbeeldautomatischwordengekopieerdnaar“Plaatsvanbestemming”en“Importeur”.

53 Meerinformatieoverdesoortenactiviteitenistevindenindegebruikershandleiding“Organisatie-,gebruikers-enauto-riteitenbeheer”,dieeveneensonderdeelvandeTraces-toolkitis.


41 / 83

II.2.3.2. ...van een uItvoer

DeelI“Zending”vanUITVOERinTracesbevatallevakkendiebijINTRAbehorenenderhalvevereistzijnopgrondvanVerordening(EG)nr.599/2004.Meerinformatieoverdebeschrijvingvandevakkenistevindenonder“II.2.3.1....vaneenINTRA”.

DeconnectietussenUITVOERenINTRAkomttotuitingbijhetselecterenvandepassendenomenclatuurcodeencode-extensiesomdezending te categoriserenopsanitair (type)en fylogenetisch (klasse, familie,soort) niveau.54

BijhetcreërenvaneenUITVOERwordtuverzochtaantegevenofdezendingdoorvoerdooreenEU/EVA-lidstaatmetzichmeebrengtofniet.55

Vink de optie “Geen doorvoer door LS UITVOER-certificaat” aan, als UITVOER niet gepaard gaatmetdoorvoer door een EU/EVA-lidstaat. Op deze wijze zult u alleen UITVOER indienen.

Als u een van de andere optiesaanvinkt,wordtsamenmetUITVOERautomatischhet“bijbehorende INTRA-certificaat” gegenereerd.Bij de afgifte van deel I (Zending) van UITVOER, met inbegrip van het bijbehorende INTRA, kunnen de elementenvoordeidentificatievanhetgoeddiebijhetUITVOER-modelhorenendiewelkebijhetINTRA-model horen van elkaar worden onderscheiden wanneer ze van elkaar verschillen. De elementen diespecifiekvoorhetINTRA-modelzijnwordengemarkeerdmeteen(*).

54 Meerinformatieistevindeninrubriek“II.2.1.Denomenclatuurcodeselecteren”.55 Kiesderadiobutton“GeendoorvoerdoorLSUITVOER-certificaat”ofeenandereweergegevenmodel.


42 / 83

NaindieningvanUITVOERzalhetreferentienummervancertificaatvanhetbijbehorendeINTRAwordenweergegevenindehyperlinkinvak“I.6Nummer(s)vanbijbehorendeoriginelecertificaten”.

Het referentienummer van het certificaat van UITVOER zal op zijn beurt worden weergegeven in dehyperlinkinvak“I.6Nummer(s)vanbijbehorendeoriginelecertificaten”vanhetbijbehorendeINTRA.


43 / 83


44 / 83

opMerkIng – VerbIndIng Van uItVoer-Vakken In traces

Om de indiening van deel I van een UITVOER sneller te laten verlopen, kan de in een vak ingevulde informatie soms automatisch naar andere vakken worden gekopieerd als de in het eerste vakgeselecteerdesoortactiviteitvandeorganisatie56 in de andere vakken is toegestaan. “Geadresseerde” kan bijvoorbeeld automatischworden gekopieerd naar “Plaats van bestemming” en “Importeur”.

56 Meerinformatieoverdesoortenactiviteitenistevindenindegebruikershandleiding“Organisatie-,gebruikers-enauto-riteitenbeheer”,dieeveneensonderdeelvandeTraces-toolkitis.


45 / 83

II.2.3.3. ...van een Docom

DeelI“Zending”vanhetDOCOMinTracesgroepeertallevakkenovereenkomstigVerordening(EG)nr.142/2011vandeCommissieonderdetabszoalshiernasamengevat.

Deofficiëlebeschrijvingvandevakken is te vinden in Verordening (EG) nr. 142/2011 van de Commissie.Enkele vakkenwordenhiernaechternader toegelicht.

referenTIes

“I.2.Referentienummervanhetcertificaat”

ErwordtautomatischeenuniekreferentienummertoegekenddoorTraces,datnaindieningvandeelIverschijnt.Zolanghetofficiëlehandelsdocumentindeindieningsfasezit(“Nieuw”),kandeelIgewijzigdwordendoorTraces-gebruikers.Erwordtautomatischeenversienummer(-Vx)toegevoegdaanhetuniekereferentienummervanhetDOCOM,datwordtverhoogdtelkensalshetdocumentopnieuwwordtingediend,ongeachtofhetaldannietgewijzigdis.

“I.2.a.Lokaalreferentienummer”

DitiseennummerdatdeTraces-gebruikerkantoekennennaargelangvanzijnnationaleadministratie(optioneel).Wanneer geen nummer wordt ingevoerd, blijft dit vak leeg.

“I.6.Nummer(s)vanbijbehorendeoriginelecertificaten”

DitvakisinhetgevalvaneenDOCOMnietgeactiveerd.

“I.6.BijbehorendeCITES-certificaten”

Met betrekking tot niet-verwerkte mest57 kunnen de in bijlage XI, afdeling I van Verordening (EG) nr. 142/2011vereistedocumentenwordeningedienddooreenDOCOMnaareenINTRAte“klonen”.58 HetreferentienummervanhetbijbehorendeINTRAwordtdanautomatischingevuldinvak“I.6”van

57 GN-codevanniet-verwerktemest:31010000.58 MeerinformatieoverhetklonenvaneenDOCOMnaareenINTRAistevindeninrubriek“II.3.2.VolgendestappenDO-COM:klonennaarINTRA”.


46 / 83

hetgekloondeDOCOM.

“Bevoegde autoriteiten”

DenaamvandebevoegdeautoriteitenhunTraces-codeswordenautomatischingevuldzodradeelIisgeïnitieerd,naargelangdeinvak“I.12.Plaatsvanoorsprong/Plaatsvandevangst”ingevuldeorganisatie.Alsdeinhetvak“I.12.Plaatsvanoorsprong/Plaatsvandevangst”geselecteerdeorganisatieisverbondenaaneenLVEdieafhankelijkisvaneenOfficiëleParticuliereVeterinaireAutoriteit(OPV)waarvoor de optie “Handmatig toegewezen” is aangevinkt, ontvangt de marktdeelnemer het volgende waarschuwingsberichtbijhetindienenvanhetofficiëlehandelsdocumentinTraces:“UITVOER-160 Referenties Officiële veearts “Onder “Bevoegde autoriteiten” in de tab “Referenties”

kan een officiële particuliere veearts worden geselecteerd.”Dit(groene)waarschuwingsberichtblijftzichtbaartotdatdemarktdeelnemerdetab“Referenties”heeft geraadpleegd, waarin hij of zij de passende OPV in een afrolmenu van het veld “Bevoegde autoriteiten” kan selecteren. In dit menu verschijnen alleen de OPV’smet de optie “Handmatigtoegewezen”.De raadpleging van de tab “Referenties” is optioneel.Wanneer het officiële handelsdocument isgeïnitieerddooreenOPV,wordtdiensbevoegdheidautomatisch ingevoerd inhetveld“Bevoegdeautoriteiten”.OpdezewijzekandeLVEdenationalegezondheidsinformatieindeelIIinvullenen–na het officiële handelsdocument te hebben opgeslagen als “In uitvoering” – doorgeven aan de gewenste OPV. VervolgenskandeOPVhetcertificerenzodradenoodzakelijkecontroleszijnverricht.

“Identificatievandeaanvrager”AlsdemarktdeelnemerinTracesisgeregistreerdenzelfdeaangiftedoet(deelI),wordeninditveldautomatischzijnofhaarvoor-enachternaamingevuld.


47 / 83

handelaren

“I.7. Handelaar”

DitvakisinhetgevalvaneenDOCOMnietgeactiveerd.

“I.5. Ontvanger” en “I.13. Plaats van bestemming”

Een niet-EU-lidstaat kan worden ingevoerd in vak “I.5 Ontvanger” in geval van uitvoer en wanneer er geenbilateraleovereenkomstmetdebetrokkenniet-EU-lidstaatbestaat.Ditisinovereenstemmingmet de eisen van artikel 3, lid 2, van Besluit 93/444/EEG van de Commissie.59 Na het invoeren van een niet-EU-lidstaat in vak “I.13. Plaats van bestemming”, wordt het vak “I.28 Uitvoer”(indetab“Route”)automatischgeactiveerdeningevuld.

“I.12 Plaats van oorsprong / Plaats van de vangst”

Er is een duidelijk verband tussen de organisatie die is ingevoerd in vak “I.12. Plaats van oorsprong /Plaatsvandevangst”endeautomatischaanhetofficiëlehandelsdocumenttoegewezenbevoegdeautoriteiten.60

59 Beschikking93/444/EUvandeCommissie:http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31993D0444:NL:NOT60 Meer informatie is te vinden in de subrubriek “Bevoegde autoriteiten” van de rubriek “Referenties”.

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31993D0444:EN:NOT


48 / 83

zendIng

“I.18Diersoort/Product”

Denomenclatuurcodeencode-extensiesinhetofficiëlehandelsdocumentkunnenwordengewijzigdmetbehulpvandeknoppen“Selecteren”,“Verwijderen”,“Resetten”en“Nieuwecodetoevoegen”.Elke toevoeging van eennomenclatuurcodeof code-extensie kanwordenbeperkt tot het op datmomentgekozenDOCOM-model.Wijzigingenindenomenclatuurcodeofdecode-extensiekunnentotgevolghebbendat,inverbandmetdecoherentieregels,informatieindeelIwordtgewist.Als de zending betrekking heeft op meerdere geselecteerde nomenclatuurcodes, worden dezevoorafgegaandooreenvolgnummer(Id.)enweergegevenovereenkomstigdetariefindeling:


49 / 83

HetId.-nummerwordtookweergeveninhetvak“Identificatievandegoederen”:

N.B.:Alleengoederenmethetzelfdetemperatuurtype(omgevingstemperatuur,gekoeldofingevroren)kunnenwordengeselecteerdinhetofficiëlehandelsdocument.

“I.31Identificatievandedieren”

Gebruikdeknop“Toevoegen”of“Toevoegen(10)”ommeerregelsinvakI.31toetevoegen.

“Komma”en“punt”alsscheidingstekenUdienteenkommategebruikenvoorhetinvoerenvandecimalegetallen(maximaal2cijfersnadekomma). Er hoeft geen punt te worden gebruikt voor duizendtallen.Ophetgeprinteofficiëlehandelsdocumentwordendedecimalenechterautomatischaangegevenmetbehulp van een punt.Voorbeeld: 1.234,567 (duizend tweehonderd vierendertig komma vijfhonderd zevenenzestig)wordtophetgeprinteofficiëlehandelsdocument1234.57(duizendtweehonderdvierendertigpuntzevenenvijftig).


50/83

vervoer

De tab “Vervoer” bevat informatie over het vervoer vanaf de plaats van lading (vak I.14) en isverplicht.

“I.15.Datumvanvertrek”

Tussenvak“I.15.Datumvanvertrek”endedatumvandeaangifte(deel I, tab “Referenties”)61 door demarktdeelnemerwordteenconsistentiecontroleuitgevoerd.Deaangiftedatummoet30dagenvóórofnadedatumvanvertrekliggen.62

“I.16. Vervoermiddel”

Indien een “Commerciële vervoerder” is ingevoerd in vak “I.17. Vervoerder”, kan de passende“Soort”wordengeselecteerduithetafrolmenuinvak“I.16.Vervoermiddel”.Klikhiervooropdeknop“Toewijzen”.DegeldigheidvandevergunningenvoorhetvervoermiddelwordendoorTracesgecontroleerdbijhetcertificerenvaneenINTRA.

“I.29.Geschatteduurvanhetvervoer”

61 Deaangiftedatum(deelI)kanverschillenvandecertificeringsdatum(deelII)indiendeelIvanhetDOCOMeerstisinge-diend door een marktdeelnemer.62 DeconsistentiecontroleisookvantoepassingwanneereenDOCOMwordtvervangen.Meerinformatieoverdevervangingvaneenofficieelhandelsdocumentistevindeninderubriek“III.1.2.1.GegevensindeelI(Zending)ofdeelII(Beslissing)corri-geren)”vandegebruikershandleiding“OfficiëlehandelsdocumentenDeelII”.


51 / 83

Eengeografischinformatiesysteem(GIS)berekentautomatischde“geschatteduurvanhetvervoer”alsinvak“I.16.Vervoermiddel”“Wegvoertuig”isingevuldals“Soort”.Deduurvanhetluchtvervoerwordtechternietautomatischberekend.Het algoritme is gebaseerd op de optimale route tussen vak “I.14 Plaats van lading” en vak “I.13 Plaatsvanbestemming”,eneenmaximumsnelheidvan70kilometerperuur.63 Het door het GIS gegenereerderesultaatiseenminimumduur,die(handmatig)opwaartskanwordengecorrigeerd.64

63 Alsdeautomatischberekendegeschatteduurvanhetvervoerhelemaalnietlijktovereentekomenmetdefeitelijkeduurvanhetvervoer,dientucontactoptenemenmethetTraces-teamomdittecontrolerenenindiennodigdepreciezelengte-enbreedtegraadvandebetrokkenlocatiesaantepassen.64 Ingevalvanopwaartsecorrectiesdientudecorrecteinvullingvan“Geschatteduurvanhetvervoer”tecontroleren,om-datditvaknaverversingvandepaginaautomatischkanwordengeresetnaardeinitiëlewaarde.


52 / 83

rouTe

“I.27Doorvoerdoorlidstaten”Delandendieinditvakwordenvermeldomvattenniethetlanddatisingevoerdalsplaatsvanlading(vakI.14)oflandvanbestemming(vakI.10).Alsdezeregelnietwordtgevolgd,zaldevolgendewaarschuwingwordengegenereerd:“Route I.27. Doorvoer door lidstaten De lijst van doorvoerlidstaten kan niet het land van bestemming

omvatten”.


53 / 83

opMerkIng – VerbIndIng Van docoM-Vakken In traces

OmdeindieningvandeelIvaneenDOCOMsnellertelatenverlopen,kandeineenvakingevuldeinformatie soms automatisch naar andere vakken worden gekopieerd als de in het eerste vakgeselecteerdesoortactiviteitvandeorganisatie65indeanderevakkenistoegestaan.Eenvoorbeeld:“Geadresseerde”kanautomatischwordengekopieerdnaar“Plaatsvanbestemming”en“Importeur”.

65 Meerinformatieoverdesoortenactiviteitenistevindenindegebruikershandleiding“Organisatie-,gebruikers-enautorit-eitenbeheer”,dieeveneensonderdeelvandeTraces-toolkitis.


54 / 83

II.2.4. IndIenIngsopTIes

II.2.4.1. algemeen

VoordeindieningvaneenofficieelhandelsdocumentinTraces(deelI,Zending)zijn(inhetalgemeen)devolgendeoptiesbeschikbaar:66

Opties voor opslaan«Annuleren en terug naar menu»

Wordtgebruiktomterugtekerennaardesubmenu’svanINTRA,UITVOERofDOCOMenannuleertallehandelingendietijdensdeaanmaakvanhetofficiëlehandelsdocumentzijnuitgevoerd.Alsuwofficiëlehandelsdocumentnognietisopgeslagen,zalalleinformatiedieu in deel I hebt ingevuld, verloren gaan.

«Bewaar als ontwerp» Bewaart deel I van een officieel handelsdocument dat nog niet volledig isingevuld.Ditiseentussentijdse,optionelefasevoordeuiteindelijkeindieningvandeelIvanhetofficiëlehandelsdocumentbijuwbevoegdeautoriteit.«Bewaaralsontwerp»kanzovaakalsnodigwordengebruiktinTraces.

Bepaalde gegevens over de goederen, de afzender/exporteur en de geadresseerdezijnverplichtintevullenvoordeoptie“Bewaaralsontwerp”,inverbandmetdezoekprocedure.NadereinformatiedienodigisvoordeelIkanlater worden ingevuld.Destatusvanhetofficiëlehandelsdocumentwordt“Ontwerp”.Deze optie is beschikbaar voor zowel marktdeelnemers als bevoegdeautoriteiten,maar alleen “rechtstreekse” collega’s zullen het “Ontwerp” vanofficiëlehandelsdocumentenkunnenzien.Er wordt geen notificatie verstuurd bij de indiening van een officieelhandelsdocumentmetstatus“Ontwerp”.

66 Ditgeldtvooralleofficiëlehandelsdocumenten:INTRA,UITVOER,DOCOM.


55 / 83

Opties voor opslaan«Inleveren voorcertificatie”

Alleen als alle verplichte vakken van deel I zijn ingevuld, kan het officiëlehandelsdocumenttercertificeringbijdebevoegdeautoriteitwordeningeleverd.Deze optie is beschikbaar voor zowel marktdeelnemers als bevoegdeautoriteiten. AlsdeelIvanhetofficiëlehandelsdocumentisingedienddoordemarktdeelnemer,kan hij het document samenmet zijn rechtstreekse collega’s en bevoegdeautoriteit bekijken.Als het officiële handelsdocument evenwel is ingediend door de bevoegdeautoriteit zelf, zal de marktdeelnemer (zelfs wanneer hij wordt vermeld in het officiële handelsdocument)hetdocumentnietkunnenzien.Destatusvanhetofficiëledocumentwordt“Nieuw”.Er wordt een notificatie verstuurd bij de indiening van een officieelhandelsdocument(“Nieuw”).

Opmerking - DOCOMWanneer de marktdeelnemer de optie “Inleveren voor certificatie” kiestvoor een DOCOM, wordt het automatisch “Geldig”. Er is geen aanvullende “Gezondheidsgegevens” nodig.

«Valideren» EenvandeoptiesvoorhetindienenvanDOCOMwaaruitdemarktdeelnemerkan kiezen, is «Valideren».ZodraalleverplichtevakkenvandeelIzijningevuld,kandeTraces-gebruikerrechtstreeksnaardeverklaring«Gezondheidsgegevens»gaanendegegevensinvullen.

Despecifiekeoptiesvoorhetopslaanvanditdeelvandeverklaringwordentoegelichtinrubriek“II.2.4.2.SpecifiekvoorDOCOM”.

II.2.4.2. sPecIfIek voor Docom

InhetgevalvanDOCOMkunnenmarktdeelnemersdeverklaring«Gezondheidsgegevens»invullen.VoorDOCOM-documentenzijnerdrieaanvullendeoptiesvoorhetopslaanbeschikbaar:


56 / 83

Opties voor opslaan«Verwerpen» EnkelbeschikbaarvoordemarktdeelnemerbijhetindienenvaneenDOCOM.

ZodraalleverplichtevakkenvandeelIzijningevuld,kandemarktdeelnemerbesluiten de aangeboden zending te verwerpen.Destatusvanhetofficiëlehandelsdocumentwordt“Verworpen”.

«Bewaar als in uitvoering»

EnkelbeschikbaarvoordemarktdeelnemerbijhetindienenvaneenDOCOM.ZodraalleverplichtevakkenvandeelIzijningevuld,kandemarktdeelnemerdeverklaring“Gezondheidsgegevens”vanhetDOCOMopslaan,zelfsalsbepaaldeinformatie van deze verklaring ontbreekt, zodat hij de verklaring later kan vervolledigen.Ditiseentussentijdse,optionelefasevoordatdeverklaring“Gezondheidsgegevens”wordt ondertekend.Destatusvanhetofficiëledocumentwordt“In uitvoering”.

«Beslissing indienen» EnkelbeschikbaarvoordemarktdeelnemerbijhetindienenvaneenDOCOM.ZodraalleverplichtevakkenvandeelIzijningevuld,kandemarktdeelnemerbesluiten om de aangeboden zending goed te keuren.Destatusvanhetofficiëlehandelsdocumentwordt“Geldig”.


57 / 83

II.2.5. handTekenIng

Tracesvraagtuomuwwachtwoordintevoerenomhetofficiëlehandelsdocumenttekunnenindienen.Tikhetwachtwoordinenklikopdeknop“Goedkeuring ondertekenen”.

Het vak “Voor de rest van de sessie hetzelfde wachtwoord gebruiken” kan worden aangekruist om hetwachtwoorddoorTracestelatenopslaanvoordehelesessie.Eensessieeindigtautomatischna30minuteninactiviteit.


58 / 83

II.3. vervolgacTIe

II.3.1. volgende sTappen voor InTra, eXporTZodra het officiële handelsdocument is ingediend (“Inleveren voor certificatie”), krijgt de bevoegdeautoriteitonmiddellijktoegangtothetdesbetreffendeofficiëlehandelsdocumentenwordtzijautomatischdoorTracesopdehoogtegebrachtzodatzijhetcertificatieproceskanaanvatten.67

Met betrekking tot INTRA is een uitzondering van toepassing op nationale handel of (rechtstreekse) uitvoer, waarbij het officiële handelsdocument automatisch geldig wordt bij het klikken op de knop“Inleverenvoorcertificatie”.Wanneer u INTRA probeert in te dienen, kan de waarschuwing “INTRA-063 Voor certificaten voor intracommunautaire handel in verband met uitvoer of nationale handel is geen goedkeuring vereist” verschijnen.

Meerinformatieoverdecertificatiedoordebevoegdeautoriteitenistevindenindegebruikershandleiding“OfficiëlehandelsdocumentenDeelII”,dieookbeschikbaarisindeTraces-toolkit.68

67 DitgeldtnietvoorhetDOCOM.68 Traces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd



59 / 83

II.3.2. volgende sTappen voor docom: klonen naar InTraOmdeafgiftevaneenINTRAtevergemakkelijken,kunnendegegevensdieineenDOCOMzijningevuldautomatischwordenovergezetnaareenINTRA.69DitheetinTraces“klonen”.Zowel de marktdeelnemer70 als de bevoegde autoriteit71 krijgt deze optie wanneer hij/zij een goedgekeurde DOCOMopent.

II.3.2.1. toegang vIa hyPerlInks

Demarktdeelnemer kan het DOCOM dan rechtstreeks raadplegen door op de hyperlink in de Traces-notificatieteklikken.

II.3.2.2. toegang vIa het menu

Marktdeelnemers kunnen het DOCOM ook raadplegen via hetmenu “Veterinaire documenten” en hetsubmenu“Commercieeldocument”:• LoginopTraces;• Klikop“Commercieeldocument”inhetmenuaandelinkerkant,waaruhetzoekvenstervoorDOCOM

te zien krijgt;• Zoek naar (geldige)72DOCOM’sdienogkunnenwordengekloond,d.w.z.omgezetnaarINTRA;73

• “Open”hetgewensteDOCOM.

69 Voorbeeld:voorniet-verwerktemest(GN-code31010000);alsvereistinbijlageXI,afdelingI,vanVerordening(EG)nr.142/2011.70 Datwilzeggen,demarktdeelnemerdiehetDOCOMheeftaangegevenenvermeldin“Identificatievandeaanvrager”indetab “Referenties”.71 Datwilzeggen,debevoegdeautoriteitvandeplaatsvanoorspronginhetDOCOM.72 DOCOM’swordenautomatischgevalideerdnaindiening(“Inleverenvoorcertificatie”).73 Meerinformatieoverhetzoekennaarofficiëlehandelsdocumentenistevindeninrubriek“III.1.Zoekennaareenofficieelhandelsdocument”.


60/83

II.3.2.3. InDIenIng

DemarktdeelnemerkandeelIvaneengoedgekeurdDOCOM-documentoverzetten(klonen)naardeelIvaneendiergezondheidscertificaatvoorintracommunautairehandel(INTRA).DitheetinTraces“klonen”.Daartoehoeftuenkelopdeknop“Klonen naar Intra”teklikkenineen“Geldig”DOCOM-document.

Zodra de marktdeelnemer (of bevoegde autoriteit) de gegevens heeft gekloond, kan hij (of zij) niet meer op de knop klikken.

Wanneerverschillende INTRA-modellenwordengeassocieerdmetdezelfdenomenclatuurcodeencode-extensies,moethetpassendemodelwordengeselecteerd.

ErwordteennieuweINTRAaangemaaktdoordeindeelIvanhetDOCOMingevuldeinformatieovertezetten.Vak “I.6. Bijbehorend commercieel document” in de tab “Referenties” van INTRA wordt automatischingevuldmethetreferentienummervanhetcertificaat inTracesvanhetovereenkomstigeDOCOM,alshyperlink.


61 / 83

Vak“I.6.Bijbehorendcertificaatvoorintracommunautairehandel”indetab“Referenties”vanhetDOCOMwordtautomatischingevuldmethetreferentienummervanhetcertificaatinTracesvandeovereenkomstigeINTRA, als hyperlink.

DemarktdeelnemerkandemeestegegevensdiewordenovergezetnaarINTRAnogwijzigenofaanvullen,metuitzonderingvanonderstaandegegevens:• Tab“Vervoer”: vak“I.15.Datumvanvertrek(dd/mm/jjjj)” vak“I.15Tijdstipvanvertrek(uu:mm)”

Zodradeinformatieisgecontroleerden,indiennodig,aangevuld,moetdemarktdeelnemeropdeknop“Inleverenvoorcertificatie”klikkenomdeelIvanINTRAintedienen.74

74 Meer informatie over de handtekening is te vinden in de rubriek “II.2.5. Handtekening”.


62 / 83

II.3.3. conTacT opnemen meT de bevoegde auTorITeIT

Zodradebevoegdeautoriteithetdoordemarktdeelnemeringediendeofficiëlehandelsdocument(deelII)heeftgecertificeerd,75kandemarktdeelnemerdecontactgegevensvandebevoegdeautoriteitraadplegendoornaarhetgecertificeerdeofficiëlehandelsdocumenttezoeken,hetteopenenenopdelinkteklikkenmetdenaamvandebevoegdeautoriteitdiehetdocumentheeftondertekend.

Omprivacyredenenishetmogelijkdatalleenhetofficiëlee-mailadresvandeondertekenendebevoegdeautoriteit te zien is.

75 Alshetofficiëlehandelsdocumentisingedienddoordebevoegdeautoriteitzelf,zaldemarktdeelnemer(zelfswanneerhijwordtvermeldinhetofficiëlehandelsdocument)hetdocumentnietkunnenzien.


63 / 83

III. FunctIonalIteIten Van oFFIcIële handelsdocuMenten

III.1. een offIcIeel handelsdocumenT zoeken

Kieséénvanofficiëlehandelsdocumenteninhetmenu“Veterinairedocumenten”:

• “Diergezondheidscertificatenvoorintracommunautairehandel”• “Gezondheidscertificatenvooruitvoer”• “Commercieeldocument”

...…engeefeenofmeerderezoekcriteriaop,76 die hoofdzakelijk verband houden met deel I (Zending) van hetofficiëlehandelsdocument.Ukuntelkzoekcriteriumafzonderlijkgebruiken77 ofincombinatiemetanderecriteria.Enkelespecifiekezoekcriteriavoordeverschillendedocumenttypenwordenhierondergeïllustreerd.

ZoekoptiesReferent ienummer certificaat

Verwijst naar het unieke referentienummer in Traces dat automatisch wordttoegekendaanhetofficiëlehandelsdocument.

Statuscertificaat Meerinformatieoverdestatussenvanofficiëlehandelsdocumentenistevindeninrubriek«II.1.1.Certificeringsworkflow».

Gekloond Om de verificatie van de op basis van DOCOM’s ingediende INTRA’s tevergemakkelijken, kan demarktdeelnemer zoeken naar DOCOM’s die al naarINTRA’szijngekloonddooropdeknop«Gekloond»teklikken.

76 IndemeestevandeTraces-zoekcriteriakuntuhetjokerteken%gebruikenomdezoekopdrachtteverbreden. BovendienwordtinTracesvoorhetzoekengeenonderscheidgemaakttussenhoofdlettersenkleineletters.Voorbeeld:met“IN-TRA.NL%”inhetveld“Referentienummercertificaat”(tenminsteachttekens)kunnenallevooreengegevengebruikerbeschik-bareINTRA’swordenopgezocht.77 Hetcriterium“Statuscertificaat”kannietopzichwordengebruikt.


64 / 83

III.1.1. programmaomleIdIngen en beperkIngen

Behalve met de zoekcriteria die in Traces kunnen worden gebruikt, kunt u ook naar uw officiëlehandelsdocument zoeken met behulp van het unieke referentienummer van het certificaat, via eenspecifiekeomleiding:

kiesdejuisteURLzoalshieronderweergegevenenvoeghetreferentienummervanTracestoeaanheteindevanhetadres,alsvolgt:78

1. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/intratrade/open.do?ref=INTRA.XX.YYYY.ZZZZZZZ 2. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/export/open.do?ref=EXPORT.XX.YYYY.ZZZZZZZ 3. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/intratrade/open.do?ref=DOCOM.XX.YYYY.ZZZZZZZ

Volgens de toegangsregels voor de (bedrijfs)gegevens,moet u eerst in het officiële handelsdocumentzijn aangegeven voordat u er toegang toe kunt krijgen. Is dat niet het geval, dan kunt u de volgende waarschuwingtezienkrijgen:

“Beveiligingsuitzondering: u beschikt niet over de nodige rechten om de gevraagde handeling uit te voeren”

78 Verklaring:XX=ISO-codevanhetlandwaarindeLVEofdeplaatsvanoorsprong/plaatsvandevangstzichbevindt.YYYY = jaar van indiening.NNNNNNN=uniekreferentienummervanTraces.

https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/intratrade/open.do?ref=INTRA.XX.YYYY.ZZZZZZZ

https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/export/open.do?ref=EXPORT.XX.YYYY.ZZZZZZZ

https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/intratrade/open.do?ref=DOCOM.XX.YYYY.ZZZZZZZ


65 / 83

III.2. kopIëren als nIeuW

Erzijntweemogelijkhedenomeennieuwofficieelhandelsdocumentintedienen:

1. met de knop “Nieuw”omeenblancoofficieelhandelsdocumentaantemaken79

2. met de knop “Kopiërenalsnieuw”ondereenreedsbestaandofficieelhandelsdocument.

ZoweldemarktdeelnemeralsdebevoegdeautoriteitkaneennieuwofficieelhandelsdocumentaanmakeninTraces.Deoptie“Kopiërenalsnieuw”isdusvoorbeidesoortengebruikersbeschikbaar.

De optie “Kopiëren als nieuw” kan worden gebruikt om snel een nieuw officieel handelsdocument tegenererendoorbepaaldegegevensuitdeelIvaneenbestaandofficieelhandelsdocumenttekopiërennaareennieuwofficieelhandelsdocument,waardoorhetindieningsprocessnellerkanverlopen.

De aard van de gekopieerde informatie hangt af van de geselecteerde code van de GecombineerdeNomenclatuur.Alsdecodedezelfdeblijft,wordenallegegevenvandetab“Handelaren”vanhetoorspronkelijkedocumentnaarhetnieuweofficiëlehandelsdocumentgekopieerd.NaargelanghetgeselecteerdemodelendegeselecteerdeGN-code,wordendegegevensindevrijetekstvakkenvanhetoorspronkelijkeofficiëlehandelsdocumentautomatischgekopieerdnaarhetnieuweofficiëlehandelsdocument.

Het(originele)officiëlehandelsdocumentblijftongewijzigd.De informatie inhetnieuwedocumentkanuiteraard worden gewijzigd.

Deoptie“Kopiërenalsnieuw”kanwordentoegepastopelkofficieelhandelsdocument,ongeachtdestatuservan (geldig, afgewezen, geannuleerd, nieuw, enz.).80Netalsdeknop“Nieuw”isdeknop“Kopiërenalsnieuw”echteralleenbeschikbaarindienugerechtigdbentomhetdesbetreffendetypehandelsdocumentin te dienen.

79 Meerinformatieoverhetaanmakenenindienenvaneenblancoofficieelhandelsdocumentistevindeninrubriek“II.2.Indienen van deel I (Zending)”.80 Meerinformatieoverdecertificeringsworkflowistevindeninrubriek“II.1.1.Certificeringsworkflow”.


66 / 83

III.3. een IngedIend offIcIeel handelsdocumenT WIjzIgen

Binnendebeperkingenvanhetgekozendocumentmodelkandemarktdeelnemerdegewenstewijzigingenaanbrengendoorhetdocumentoptezoeken,hetteopenenentewijzigenenhetofficiëlehandelsdocumentmet de status “Ontwerp” en “Nieuw” (opnieuw) in te dienen.

Officiëlehandelsdocumentenmetdestatus“Ontwerp”zijnalleentoegankelijkvoordeTraces-gebruikerdiezeindientendiensrechtstreeksecollega’sdiegekoppeldzijnaandezelfdeorganisatie.Officiële handelsdocumentenmet de status “Nieuw” kunnen alleenworden gewijzigd als de bevoegdeautoriteithetdocumentnognietheeftgecertificeerd.

GebruikersvanTraceskunneneenvoudigcontrolerenwanneerdeelIisgewijzigddoorhetversienummer(-Vx)achterhetTraces-referentienummervanhetcertificaattecontroleren.BijhetafdrukkenvanofficiëlehandelsdocumentenkanhetbelangrijkzijnomsneltekunnenachterhalenwelkewijzigingenerzijnaangebrachttussenhetprintenendeverwerkingvandeelIvanhetdocument.


67 / 83

III.4. een offIcIeel handelsdocumenT WIssen

Deoptie“Wissen”isalleenbeschikbaarwanneerdeelIvaneenofficieelhandelsdocumentisingediendendestatus“Ontwerp”of“Nieuw”heeftinTraces.81

Zoweldemarktdeelnemeralsbevoegdeautoriteitheefttoegangtothetofficiëlehandelsdocumentendeoptie “Wissen”.Hetofficiëlehandelsdocumentisnietmeerzichtbaarnadathetisgewist.

Omeenofficieelhandelsdocumentte“Wissen”:

1.Zoekhetspecifiekeofficiëlehandelsdocument82opineenvandesubmenu’svan“Veterinairedocumenten”: “Diergezondheidscertificatenvoorintracommunautairehandel”: “Gezondheidscertificatenvooruitvoer”: “Commercieeldocument”:2.Klikopdeknop“Openen”onderhetspecifiekeofficiëlehandelsdocument;3.Klikopdeknop“Wissen”.

81 Meerinformatieoverdecertificeringsworkflowistevindeninrubriek“II.1.1.Certificeringsworkflow”.82 Voorofficiëlehandelsdocumentenmetdestatus“Ontwerp”kunnenenkelde“Initiator”enzijn/haarrechtstreeksecollega’sbinnendezelfdeorganisatiehetdocumentraadplegenenaanvullendewijzigingen(zoalsschrappingen)aanbrengeninhetofficiëlehandelsdocument.Meerinformatieoverdecertificeringsworkflowistevindeninrubriek“II.1.1.Certificeringsworkflow”.


68 / 83

III.5. offIcIële handelsdocumenTen prInTen

OmeenofficieelhandelsdocumentvanTracesteprinten,hebtuhetvolgendenodig:• Hardware:eenprinter;• Software:eenbijgewerkteversievanAdobeAcrobatReader83.

Detalendiemoetenwordengeselecteerdomuwofficiëlehandelsdocumentteprintenzijndetalendieinde landen van oorsprong en bestemming worden gebruikt.

III.5.1. IngedIende offIcIële handelsdocumenTen

Omeeningediendofficieelhandelsdocumentteprinten:

1.Zoekhetspecifiekeofficiëlehandelsdocumentopineenvandesubmenu’svan“Veterinairedocumenten”: “Diergezondheidscertificatenvoorintracommunautairehandel”: “Gezondheidscertificatenvooruitvoer”: “Commercieeldocument”:2.Klikopdeknop“Openen”onderhetspecifiekeofficiëlehandelsdocument;3.Klikopdeknop“Printen”.

Erwordteennieuwewebpaginageopendwaarueenofmeerderetalenkuntselecterenomhetingediendeofficiëlehandelsdocumentteprinten.Dezetaalversieswordeninéénpdf-bestandgecombineerd.84

83 http://get.adobe.com/reader/84 DestandaardwerktaalvanTraceswordtautomatischgeselecteerd.Ukuntalletaalvakjesdieunodighebtaan-ofafvink-en.

http://get.adobe.com/reader/

http://get.adobe.com/reader/


69 / 83

De status van officiële handelsdocumenten wordt weergegeven door eenwatermerk.

Alleeneengeldigofficieelhandelsdocumentheefthetwatermerk“ORIGINEEL”.Voor de status “Nieuw” is er geen watermerk. Er zijn verder watermerken voor “Geannuleerd”, “Ontwerp”, “Afgewezen” en “Vervangen”.85

In de testomgevingen van Traces krijgen alle officiële handelsdocumentenhetwatermerk“OPLEIDING”of“GOEDKEURING”,ongeachtdestatusvanhetofficiëlehandelsdocument,omverwarringmetdewerkelijkeproductieomgevingte vermijden.

85 Meerinformatieoverdecertificeringsworkflowistevindeninrubriek“II.1.1.Certificeringsworkflow”.


70/83

III.5.2. blanco modellen van offIcIële handelsdocumenTen

Traces-gebruikerskunnenalle(blanco)geconsolideerdemodellenvanofficiëlehandelsdocumentenvindenonderhetmenu“Veterinairedocumenten”,inhetsubmenu“Leegcertificaat”.

• ErzijnmeerderemodellenvoorINTRA: “Diergezondheidscertificaten voor intracommunautairehandel”

• Er zijn tien modellen86voorUITVOER: “Gezondheidscertificatenvooruitvoer”• Eriséénmodel87voorDOCOM: “Commercieeldocument”

Omeenblancomodelvaneenofficieelhandelsdocumentteprinten:1.klikophetsubmenu“Leegcertificaat”inhetmenu“Veterinairedocumenten”;2.selecteerdegewenstetaaluitdedesbetreffendeafrollijst;88

3.selecteerhetgewensteblancomodelvaneenofficieelhandelsdocument: “Diergezondheidscertificatenvoorintracommunautairehandel” “Gezondheidscertificatenvooruitvoer” “Commercieeldocument”89

2.klikopdeknop“Printen”onderhetblancoofficiëlehandelsdocument.Hetblancomodelvanhetdocumentzalindegekozentaalwordenweergegeven,90 in pdf-formaat, op een nieuwe pagina.

86 D.w.z.tienmodellennaasthet“niet-geharmoniseerde”model.87 D.w.z.éénmodelnaasthet“niet-geharmoniseerde”model.88 Detalenwaarinuwofficiëlehandelsdocumentwordtgeprint,zijndetalendieindelandenvanoorsprongenbestemmingworden gebruikt.89 KieshetdesbetreffendeDOCOM-modelinhetafrolmenu.90 Herhaal deze stappen voor eventuele andere talen.


71 / 83

III.6. auTomaTIsche e-maIlnoTIfIcaTIes In Traces

InTraceswordenautomatischee-mailnotificatiesgezondennaarallebetrokkengeldigeenactieveTraces-gebruikersomhenopdehoogtetebrengenvaninTracesuitgevoerdeofuittevoerenhandelingen.

Dezee-mailnotificatieskunneninverschillendecategorieënwordeningedeeld:• officiëledocumenten:creëren,valideren,verwerpen,annuleren,wissen: INTRA UITVOER DOCOM GVDBD GVDBP GDB GFDB-PP VERKLE-mailnotificatiesvoorGVDBP’szijnintedelenindevolgendecategorieën:• notificatiesi.v.m.toelaatbaarheidvoordoorvoer/overlading(vakken30en31);• notificatiesi.v.m.toelaatbaarheidvoordeinternemarkt(vak32);• notificatiesi.v.m.vervoerondertoezicht(vak33)enspecifiekeproceduresentrepot(vak34);• notificatiesi.v.m.ontoelaatbaarheidingevalvanvernietigingofverwerking(vak35).

Traces-gebruikerskunnenkiezenwelkeautomatischee-mailnotificatieszijwensenteontvangendoorinhetmenu“Gebruikers-enorganisatiebeheer”,submenu“Gebruikersprofielwijzigen”,dedesbetreffendevakjes aan te kruisen.DeontvangstvandezeautomatischeTraces-mailnotificatiesisnietvaninvloedopdetoegangsrechtentotdeonline-informatieinTraces,dienawijzigingdoordebevoegdeautoriteitonmiddellijkwordtbijgewerkt.


72 / 83

III.6.1. conTroles van aanTallen

Wanneer de hoeveelheid dieren of het gewicht van goederen een vooraf ingestelde grenswaardeoverschrijdt,krijgenTraces-gebruikersonmiddellijknahetindieneneenwaarschuwingtezienwaarinzijertoewordenaangemaandomdehoeveelheidtecontroleren.Dezewaarschuwingwordtherhaaldtothetofficiëlehandelsdocumentisgoedgekeurd.

“De ingevulde hoeveelheid overschrijdt de vastgestelde grenswaarde: valideer om deze hoeveelheid te bevestigen”.

Alseenofficieelhandelsdocumentgoedgekeurdmeteenhoeveelheiddiedevastgesteldegrenswaardeoverschrijdt,wordtereennotificatienaardeEuropeseCommissiegestuurd.

Demaximumaantallenvoorlevendedierenzijnalsvolgtvastgesteld:

GN-code Soort Maximumhoeveelheid0101 1000102 3000103 1200010410 1500010420 15000105 200000010611 50010612 12010619 100

Evenhoevigen 300Onevenhoevigen 15Slurfdieren 15Knaagdieren 10000Haasachtigen 10000

010620 1000010631 50010632 1500010639 10000010690 1000030110 40000


73 / 83

III.6.2. beveIlIgde Toegang

DerechtstreekseonlinetoegangtotdeTraces-informatiedoormiddelvanhyperlinksindeautomatischeTraces-mailnotificatiesisbeveiligdmethetTraces-wachtwoord.


74 / 83

IV. andere traces-Menu’s

Iv.1. “rapporTage”ViaditmenukunnenzendingenvanGVDBD’senGVDBP’s91 die aan de EU-grens zijn afgewezen worden geraadpleegd.92

Daartoekliktuop:• “Afgewezenzendingen–GVDBvoordieren”• “Afgewezenzendingen–GVDBvoordierlijkeproducten”

ErkunnendiversezoekcriteriawordengebruiktomdezoekopdrachtvoorGDB’steverfijnen.EU/EVA-gebruikersdiegekoppeldzijnaanGIP’shebbentoegangtotalleafgewezenGVDB’svandeEU/EVA.EU/EVA-gebruikers die gekoppeld zijn andere bevoegde autoriteiten danGIP’s hebben toegang tot deafgewezenGVDB’svandeEU/EVAalszeindeofficiëledocumentenvanbinnenkomstwordenvermeld.Niet-EU-landen hebben alleen toegang tot de GDB’s die zijn ingediend via de validatie van INVOER-documentenopnationalebasis.

Om de vertrouwelijkheid van de betrokken handelsgegevens te vrijwaren gelden er strikte toegangsregels voorelkTraces-gebruikersprofiel.

91 Dezefunctieis(nog)nietbeschikbaarvoorGDB’sofVERKL’s.92 Er wordt geen tijdslimiet toegepast.


75 / 83

Iv.2. “gebruIkers- en organIsaTIebeheer”

Iv.2.1. WachTWoord/geheIme vraag en anTWoord WIjzIgen 93

Traces-gebruikerskunnenhunwachtwoordenhungeheimevraagenhetantwoorddaaropteallentijdewijzigenviahetmenu“Gebruikers-enorganisatiebeheer”,submenu“Wachtwoordwijzigen”.

Iv.2.2. gebruIkersprofIel WIjzIgen 94

Hetsubmenu“Gebruikersprofielwijzigen”onderhetmenu“Gebruikers-enorganisatiebeheer”biedtdevolgendemogelijkheden:

• Selecteren/deselecterenwelkecategorieënautomatischeTraces-mailnotificatiesuwenstteontvangen.95

• VerificatievandeorganisatiedieaanuwTraces-profielisgekoppeld.• Wijziging van de taal van automatische notificatiemails, het type notificatie (html/tekst)

en andere gebruikersgerelateerde gegevens, met uitzondering van de login (e-mailadres). Om uw e-mailadres te wijzigen, moet u een aanvraag indienen bij uw bevoegde autoriteit, die een formeelverzoekzalindienenbijhetTraces-team.

93 Meer informatie is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”.94 Meer informatie is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers- en autoriteitenbeheer”.95 Meerinformatievindtuinrubriek“III.6.Automatischee-mailnotificatiesinTraces”.


76 / 83

Iv.3. “publIcaTIe van lIjsTen van InrIchTIngen”Meerinformatieoverdepresentatieenhetbeheervanlijstenvanerkendeinrichtingen(LMS)istevindenindegebruikershandleiding“Organisatie-,gebruikers-enautoriteitenbeheer”,dieeveneensbeschikbaarisindeTraces-toolkit.96



77 / 83

Iv.4. “WeTgevIng”Viahetmenu“Wetgeving”wordtdeTraces-gebruikerdoorgestuurdnaardehoofdpaginavanEUR-Lex,dewebsitevoordewetgevingvandeEuropeseUnieenandereopenbaargeachtedocumenten.


78 / 83

Iv.5. “InformaTIe”Deknop“Informatie”inderechterbovenhoekvanhetTraces-vensterstuurtudoornaardeTraces-toolkit,97 op de informatiewebsite CIRCABC98.

De Traces-toolkit99 biedt u toegang tot meer Traces-gebruikershandleidingen,-filmpjesen-sjablonen.Voor de indiening van officiële handelsdocumenten bevelenwe u aan om deinstructiefilmpjesvoorhetklonenenindienenvanofficiëlehandelsdocumenten100 te bekijken.

DeTraces-toolkitbundeltallenuttigeinformatieineen“platformdocument”enhelptubijhetgebruikvanTraces.

97 Traces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd98 CIRCABC:Kenniscentrumvoorcommunicatieeninformatievooroverheden,bedrijvenenburgers.99 Traces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd100 MeerinformatieoverhetkopiërenvaneenDOCOMnaareenINTRAistevindeninrubriek“II.3.2.VolgendestappenDO-COM:klonennaarINTRA”.



79 / 83

V. Vaak gestelde Vragen

v.1. u kunT geen nIeuW offIcIeel handelsdocumenT IndIenen

Alsugeenknop“Nieuw”zietineenvandesubmenu’svan“Veterinairedocumenten”wanneerueennieuwofficieelhandelsdocumentwiltindienen,isuwTraces-profielmogelijknietaandejuistebevoegdeautoriteit(eenLVE)gekoppeld,maaraaneenGIP/APB/API.

AangezienaanelkTraces-profielspecifieketoegangsrechtenzijntoegewezen,kanditverklarenwaaromugeentoeganghebttotbepaaldefuncties.

Gelieve bij uw bevoegde autoriteit na te gaan aan welke bevoegde autoriteit u werkelijk bent gekoppeld inTraces.

v.2. WaarschuWIngsberIchT: “meervoudIge IndIenIngen nIeT ToegesTaan”

Hetwaarschuwingsbericht“Meervoudige indieningen niet toegestaan”kanverschijnenwanneeruprobeertomgegevens(officieelhandelsdocument,organisatie,gebruikersaccount,enz.)tevalideren,intedienen,tewissen,enz.,inTracesenudeknoppen“vorige”en“volgende”vanuwinternetbrowsergebruikt(MSInternet Explorer, Firefox Mozilla, enz.).

Aangeziendeknoppen“vorige”en“volgende”geendeeluitmakenvanTracesmaarbijuwinternetbrowserhoren,kuntuzenietgebruikenomactiesinTraces“ongedaantemaken”.

v.3. WaarschuWIngsberIchT: “beveIlIgIngsuITzonderIng: u beschIkT nIeT over de nodIge rechTen om de gevraagde handelIng uIT Te voeren”

Het waarschuwingsbericht “Beveiligingsuitzondering: u beschikt niet over de nodige rechten om de gevraagde handeling uit te voeren”kanopuwTraces-schermverschijnenalsu:


80/83

1/wijzigingenineenofficieelhandelsdocumentprobeertopteslaanalsdestatuservanintussenisgewijzigddooreenandereTraces-gebruiker.Het is mogelijk dat een van uw collega’s bij de marktdeelnemer of bevoegde autoriteit het officiëlehandelsdocumentintussenalheeftverwerkt,doordeelI(Zending)vanhetofficiëlehandelsdocumenttecertificerenoftewissen,waardooruhetofficiëlehandelsdocumentnietlangerkuntraadplegen/verwerken.

2/probeertomtoegang tekrijgen toteensoortofficieelhandelsdocumentwaarvooruwTraces-profielnietoverdenodigetoegangsrechtenbeschikt,101bijvoorbeelddoorhetreferentienummervanhetofficiëlehandelsdocumentintevoerenindeadresbalkvanuwinternetbrowser.

Meer informatie vindt u in rubriek “III.1.1. Programmaomleidingen en beperkingen”.

v.4. WaarschuWIngsberIchT: “heT cerTIfIcaaT Is nIeT gevonden”

Dewaarschuwing“Het certificaat is niet gevonden”kanopuwTraces-schermverschijnenalsutoegangprobeerttekrijgentoteen“Nieuw”officieelhandelsdocumentdatal isgewistdooreenandereTraces-gebruikernaaraanleidingvaneenautomatischee-mailnotificatievanTraces.Het is inderdaadmogelijk dat een vanuw collega’s bij demarktdeelnemerof bevoegdeautoriteit hetofficiëlehandelsdocumentintussenalheeftgewist.

v.5. WaarschuWIngsberIchT: “gen 002...” (onverWachTe fouT)WeverzoekenuhetTraces-probleemrapportindeTraces-toolkitin te vullen.102

Gelieve dit rapport naar het Traces-team te sturen op [email protected], met uw bevoegde autoriteit in CC (Carbon Copy).103

101 Voorbeeld:GVDBalsueenTraces-gebruikerbentdieisgekoppeldaandeLVEindeEUdienietisgekoppeldaandeplaatsvan bestemming.102 Traces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd103 DeTRACES-toolkit bevat een probleemrapport.


81 / 83

VI. nadere InForMatIe en contactgegeVens

Webevelenu,alsTraces-marktdeelnemer,tenzeersteaanomcontactoptenemenmetuwbevoegdeautoriteit, die uw vragen zal beantwoorden of u naar de ter zake verantwoordelijke bevoegde autoriteit zal doorverwijzen.

Voortskuntuterechtbij:hetTraces-team,voorvragenmetbetrekkingtotdewerkingvanTracesalsonlinesysteem: Traces-toolkit, met daarin een rubriek over “Rampenplannen” 104 en “Probleemrapportage” 105 Traces-presentaties106 E-mail:[email protected] 107 Tel.:+3222976350 Faxnummer:+3222994314

DeLMS-website,108voorvragenoverdeofficiëlelijstenvaninrichtingen

DeRASFF-website,109voorvragenoverhet“systeemvoorsnellewaarschuwin-gen voor levensmiddelen en diervoeders”

Deonlinedatabankvandouanetarieven(Taric),110voorvragenoverdecodevandeGecombineerdeNomenclatuurdiedoorGIP’swordtgebruikt

DeBTSF-website,111 voor vragen over ‘Better Training for Safer Food’

DeEurophyt-website,112voorvragenover“Plantenenplantaardigeproducten”

DeEXPORT-helpdesk,113voorvragenovervoorschriftenvoorenheffingenopdetoegangtotdeinternemarkt,invoertarievenendouanerechten

104 Rampenplannen:https://circabc.europa.eu/w/browse/91fe2ba6-6d69-4bdc-94ad-304b7eb6ff05.105 Probleemrapport:inopbouw.106 PresentatiesoverTraces:http://prezi.com/user/TRACES/.107 GelieveuwbevoegdeautoriteitinCCtezettenwanneerueene-mailstuurtnaarhetTraces-team.108 LMS-website:http://ec.europa.eu/food/food/biosafety/establishments/third_country/index_nl.htm.109 RASFF-website:http://ec.europa.eu/food/food/rapidalert/index_en.htm.110 Taric:http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/customs_duties/tariff_aspects/customs_tariff/index_en.htm.111 BTSF-website:http://www.foodinfo-europe.com/index.php?lang=english.112 Europhyt-website:http://ec.europa.eu/food/plant/europhyt/index_en.htm.113 EXPORT-helpdesk:http://exporthelp.europa.eu/thdapp/index_en.html.


https://circabc.europa.eu/w/browse/91fe2ba6-6d69-4bdc-94ad-304b7eb6ff05


mailto:[email protected]

http://ec.europa.eu/food/food/biosafety/establishments/third_country/index_en.htm

http://ec.europa.eu/food/food/rapidalert/index_en.htm


http://www.foodinfo-europe.com/index.php?lang=english

http://exporthelp.europa.eu/thdapp/index_en.html

https://circabc.europa.eu/w/browse/91fe2ba6-6d69-4bdc-94ad-304b7eb6ff05


http://www.foodinfo-europe.com/index.php?lang=english

http://exporthelp.europa.eu/thdapp/index_en.html.


82 / 83


83 / 83

Datumvanbijwerking:25Nov2013

TRAde Control and Expert System (TRACES)

is een beheersinstrument voor het traceren van bewegingen van dieren en producten van dierlijke oorsprong afkomstig uit niet-EU-landenenuitdeEuropeseUnie.Ditsysteemheefteveneensbetrekkingop de invoer van levensmiddelen en diervoeder van niet-dierlijke oorsprong en op planten, zaden en teeltmateriaal.

Tracesmoetdebetrekkingentussendeprivésector en de overheid verbeteren en de samenwerking tussen EU-partijen versterken. Het is bestemd om de handel te bevorderen, de veiligheid van de voedselketen te verbeteren en de diergezondheid te beschermen.

Dit systeem houdt een consolidatie en vereenvoudiging van de bestaande systemen in. Het zorgt op een bijzonder vernieuwende manier voor een verbetering van het beheer van dierziekten en een beperking van de administratieve lasten voor marktdeelnemers en bevoegde autoriteiten.

DeheerDidierCARTONHoofdvandesectorTraces

Voor meer informatieSectorTraces

DGGezondheidenconsumentenB23203/057

B-1049BrusselTelefoon: +3222976350

E-mail:[email protected]://ec.europa.eu/traces/


DitinformatiebladisbestemdvoorgebruikersvanTraces.Ukuntditdocumentraadplegenendownloadenop:


mailto:[email protected]




Gebruikershandleiding Officiële handelsdocumenten Deel I · Er worden regelmatig release notes...

Documents

Transcript of Gebruikershandleiding Officiële handelsdocumenten Deel I · Er worden regelmatig release notes...