gebruik van de Importtool (Excel) - Aanmelden bij MyServices · Technische uitleg i.v.m. de...

Handleiding: Het

gebruik van de

Importtool (Excel)

www.wolterskluwer.be

Briljant Account Moddule 1 (BRIACC15/01) 1

Inhoudsopgave

DE IMPORTTOOL ............................................................................................................................................ 2

Algemeen ............................................................................................................................................... 2

Bespreking van de Config sheet ............................................................................................................. 2

Praktisch voorbeeld ................................................................................................................................ 5

Importeren klanten & leveranciers……………………………………………………………………………………………….5 Importeren artikels…………………………………………………………………………………………………………………….11 Nuttige informatie…………………………………………………………………………………………………………………………….17


De Importtool

Algemeen Wij hebben een importtool gemaakt om gegevens vanuit Excel naar Briljant op een eenvoudige manier

te kunnen importeren.

De importtool bestaat standaard uit 4 tabbladen:

Origineel

Hierin kopieert u de data die u wenst te importeren in Briljant

Gecontroleerd

Hierin zal de importtool automatisch de gecontroleerde data kopiëren

Config

Dit is het startscherm waarin alle koppelingen worden uitgevoerd

Structuur importbestanden

Technische uitleg i.v.m. de structuur van CSV bestanden

Bespreking van het tabblad Config U opent de importtool en komt automatisch op het tabblad Config.

Via de knop Selecteer exportfolder kiest u de locatie waar de exporttool de bestanden mag bewaren.


OPMERKING

Indien volgende melding verschijnt:

Kijk dan bovenaan in het Excel bestand en klik op Options…

Duid vervolgens ‘Enable this content’ aan en klik op OK:


Klik nu op en duid een locatie aan waarnaar de exporttool de CSV-bestanden mag

wegschrijven:

Via de knop stelt u in welke tabellen u wenst te zien op het tabblad Config. Vink hier

enkel de tabellen aan die u wenst te importeren. Een vinkje bij de optie ‘Toon beschrijving tabellen’

onderaan in dit scherm zorgt ervoor dat er een bijkomend tabblad zichtbaar wordt afhankelijk van

welke tabel is aangevinkt. Op dit tabblad vindt u de beschrijving van elk veld voor deze tabel terug.

De knop geeft u in grote lijnen uitleg over het gebruik van de Importtool.

De knop is de laatste stap alvorens uw CSV wordt aangemaakt. Hierin vinkt u aan welke

tabellen u wenst op te vullen en start u de verwerking.

U kunt hier een nieuwe folder aanmaken!


Praktisch voorbeeld

Importeren van Klanten & Leveranciers In dit voorbeeld zullen wij Klanten en Leveranciers importeren m.b.v. de importtool.

Stap 1: Open het bestand . Het tabblad CONFIG wordt automatisch

actief.

Stap 2: Klik op en geef de locatie op waar u de bestanden wenst weg te schrijven

(voor meer uitleg, zie pag. 2: Bespreking van de Config Sheet).

Stap 3: Klik op en vink daar enkel Klanten en Leveranciers aan. Indien u meer info

wenst over de bestandsstructuur van de betreffende tabellen mag u de optie Toon beschrijving

tabellen aanvinken:


Stap 4: Ga naar het tabblad Origineel van de importtool. Kopieer daar uw data van klanten en

leveranciers die u wenst te importeren in Briljant.

U ziet op het tabblad Origineel het volgende staan:

Dit betekent dat u uw gegevens vanaf cel A1 moet kopiëren. Erg belangrijk is dat uw data begint met

de kolomtitels in rij 1. Zie hieronder in de rode kader:

Stap 5: Ga naar het tabblad Config en link vervolgens uw data aan de juiste tabellen in Briljant.

Onder elke veldnaam kunt u uw data linken door op het afrolmenu te klikken. U krijgt een keuze van

uw kolomtitels uit het tabblad Origineel. De veldnamen die in het vet staan zijn verplichte velden bij

het importeren van nieuwe gegevens:


Stap 6: Klik nu op de knop waarna onderstaand scherm verschijnt:

Klanten en leveranciers zijn automatisch aangevinkt omdat we enkel data voor deze 2 hebben gelinkt.

In dit scherm worden 3 functies uitgevoerd:

1. Check “Origineel”: Deze functie controleert op dubbele quotes (“) en op punt komma (;) en

vervangt deze door enkele quotes (‘) en een komma (,) op het tabblad Gecontroleerd.

Aan de gegevens op het tabblad Origineel wordt niets gewijzigd.

2. Opvullen werkbladen: Hier wordt een controle uitgevoerd op lege cellen rekening houdend

met de verplichte gegevens. U kunt hierop filteren op het tabblad gecontroleerd - de rode

cellen.

Er wordt een controle uitgevoerd op de kolomwaarde en op de kolomtitels.

3. Exporteren naar CSV: Bij deze stap worden de CSV-bestanden aangemaakt in de folder die u

hebt gekozen bij Selecteer Exportfolder.

Er wordt tevens een kopie gemaakt van de importtool met de huidige gegevens. De CSV-

bestanden en het importbestand worden bewaard met de systeemdatum in de bestandsnaam.

Een vinkje bij de optie Voer alle bewerkingen in 1 beweging uit zal ervoor zorgen dat deze 3 stappen

in één keer worden uitgevoerd. Dan ziet het scherm er als volgt uit:


Na het uitvoeren van deze 3 stappen (afzonderlijk of in één keer) verschijnt volgende melding:

Via de Windows verkenner vindt u de bestanden terug op de aangegeven locatie:


Stap 7: Ga in Briljant naar Extra, XML Import

Druk op F3 in het veld Importbestand en haal uw klantenbestand op (dit is het bestand dat werd

aangemaakt in voorgaande stappen).

Vink vervolgens de optie CSV naar XML aan en vul het recordtype in. Voor klanten is het recordtype

Klanten.

Druk nu op 1. Transformeer <F7>

2. Controleer <F8>

3. Importeer <F9>

Na het uitvoeren van bovenstaande stappen, zijn de klanten geïmporteerd in Briljant.


De werkwijze voor leveranciers is dezelfde als deze voor de klanten.

Behalve voor de laatste stap, als recordtype geeft u Leveranc in.


Importeren van artikels

In dit voorbeeld zullen wij artikels, voorkeursleveranciers en verkoopprijzen importeren m.b.v. de

importtool.

Stap 1: Open de importtool . Het tabblad CONFIG wordt

automatisch actief.

Stap 2: Klik op en geef de locatie op waar u de bestanden wenst weg te schrijven

(voor meer uitleg, zie pag. 2: Bespreking van de Config Sheet).

Stap 3: Klik op en vink daar Artikel, ArtLev en ArtVP aan. Indien u meer info wenst

over de bestandsstructuur van de betreffende tabellen mag u de optie Toon beschrijving tabellen

aanvinken:


Stap 4: Ga naar het tabblad van de importtool. Plak daar de gegevens m.b.t. Artikels

die u wenst te importeren in Briljant.

U ziet op het tabblad Origineel het volgende staan:

Dit betekent dat uw data vanaf cel A1 moet worden gekopieerd. Erg belangrijk is dat uw data begint

met de kolomtitels in rij 1. Zie hieronder in de rode kader:

Stap 5: Ga naar het tabblad Config en link vervolgens uw data aan de juiste tabellen in Briljant. Onder

elke veldnaam kunt u uw data linken door op het afrolmenu te klikken. U krijgt een keuze van uw

kolomtitels uit het tabblad Origineel. De veldnamen die in het vet staan zijn verplichte velden bij het

importeren van nieuwe gegevens:


Opmerking:

De hoofdgroepen die u meegeeft moeten bestaan in Briljant. Deze worden niet automatisch

aangemaakt. Indien het gaat om bestaande artikels is het niet nodig om een hoofdgroep mee te

geven. Voor nieuwe artikels is dit wel noodzakelijk.

De valuta en de prijscategorie kunt u meegeven in Briljant bij het importeren van uw bestand.

Indien u meerdere prijscategorieën wenst te importeren of prijzen met vreemde valuta kunt u

dit ook in het importbestand opnemen. U moet dan wel de artikellijnen kopiëren en de prijs

en/of valuta in een aparte kolom vermelden op het tabblad Config. Het artikel zal dus

meerdere keren worden opgenomen in het importbestand.

Zie het voorbeeld hieronder:


Stap 6: Klik nu op

Artikel, ArtLev en ArtVP zijn automatisch aangevinkt omdat wij enkel data voor deze hebben gelinkt.

In dit scherm worden 3 functies uitgevoerd:

1. Check “Origineel”: Deze functie controleert op dubbele quotes (“) en op punt komma (;) en

vervangt deze door enkele quotes (‘) en een komma (,) op het tabblad Gecontroleerd.

Aan de gegevens op het tabblad Origineel wordt niets gewijzigd.

2. Opvullen werkbladen: Hier wordt een controle uitgevoerd op lege cellen rekening houdend

met de verplichte gegevens. U kunt hierop filteren op het tabblad gecontroleerd - de rode

cellen.

Er wordt een controle uitgevoerd op de kolomwaarde en op de kolomtitels.

3. Exporteren naar CSV: Bij deze stap worden de CSV-bestanden aangemaakt in de folder die u

hebt gekozen bij Selecteer Exportfolder.

Er wordt tevens een kopie gemaakt van de importtool met de huidige gegevens. De CSV-

bestanden en het importbestand worden bewaard met de systeemdatum in de bestandsnaam.

Een vinkje bij de optie Voer alle bewerkingen in 1 beweging uit zal ervoor zorgen dat deze 3 stappen

in één keer worden uitgevoerd. Dan ziet het scherm er als volgt uit:


Klik nu op Start export.

Na het exporteren van de data verschijnt de volgende melding:

Via de Windows verkenner vindt u de bestanden terug op de aangegeven locatie:


Stap 7: Ga in Briljant naar Extra, Artikel Import. Vink de opties Artikels, Leveranciers per artikel en artikelprijzen aan. In elk van de velden kunt u

met F3 het juiste bestand ophalen (dit zijn de bestanden die u hebt aangemaakt in voorgaande

stappen).

a) Duid aan of uw nieuwe artikels wenst te importeren of bestaande artikels wenst aan te passen.

b) Vink de optie Enkel nieuwe leveranciers per artikel importeren alleen aan als die leverancier

nog niet als voorkeursleverancier staat voor dit artikel (bv. niet als u aankoopprijzen gaat

updaten).

c) Voor de artikelprijzen kunt u hier de valuta en de prijscategorie meegeven indien u dit niet in

het bestand hebt meegegeven.

Klik op Controle bestand, indien u geen meldingen krijgt, klikt u vervolgens op Importeren:

Klik op Ja om het importeren te starten. De artikels, voorkeursleveranciers met aankoopprijzen en de

verkoopprijzen zijn nu ingelezen.


Nuttige informatie

Handleiding

U kunt de online handleiding oproepen via Help, Online BriljantHelp. Verder kunt u de handleiding

oproepen van het programma waarin u werkt door op F1 te drukken. Bv. indien u op F1 drukt bij het

ingeven van aankoopfacturen, krijgt u onmiddellijk het hoofdstuk uit de handleiding m.b.t. ingave van

de aankopen.

Deze handleiding staat online. Hierdoor is deze handleiding steeds up-to-date maar moet u ook over een

internetverbinding beschikken om de handleiding te kunnen raadplegen.

Service Center, professionals @ your service

1-2-3 Support

U kunt 24/24, uw vraag of probleem rechtstreeks registreren vanuit onze 1-2-3 Support portal op

www.wolterskluwer.be/businesssoftware. Uw supportaanvraag zit onmiddellijk in ons automatisch

registratiesysteem en wordt First in First out behandeld door de medewerkers van de Service Desk. Via

MyRequest kunt u vervolgens online (de voortgang van) al uw supportaanvragen bij Kluwer software

opvolgen voor al uw producten.

Ga naar www.wolterskluwer.be/businesssoftware.

Geef rechts boven op deze pagina naast MyServices, uw klantnummer en paswoord in en klik op

de blauwe pijl.

Klik vervolgens op de link 1-2-3 Support in het midden van de pagina en vervolgens op de link

Registreer hier uw supportaanvraag onder puntje 3. Hulp aanvragen.

Beantwoord de vragen, vervolledig uw gegevens en klik op Verzenden.

U ontvangt onmiddellijk op scherm, de bevestiging dat wij uw supportaanvraag goed ontvangen

hebben en u wordt vervolgens gecontacteerd door een van onze medewerkers.

MyFAQ

Via MyFAQ op het klantenportaal MyServices van www.wolterskluwer.be/businesssoftware, kunt u een

antwoord vinden op de meest uiteenlopende vragen van de door u gebruikte programma's.

U verkrijgt toegang tot MyServices door uw klantnummer en uw paswoord in te vullen op de startpagina

van onze website (rechts boven) en vervolgens op de blauwe pijl te drukken.

Via MyServices hebt u ook toegang tot een aantal andere online diensten:

MyInfo: verifieer, vervolledig of wijzig uw adresgegevens of contactpersonen.

MyUpdate: update uw software via het internet en beschik zo steeds over de laatste versie.

MyContact: mail ons een commerciële of administratieve vraag.

MyTrainingCredits: raadpleeg de status van uw opleidingspakketten.

1-2-3 Support: log in om snel hulp te zoeken en of uw supportaanvraag te registreren (zie

hierboven).

http://www.wolterskluwer.be/businesssoftware




Aanvraag remote interventie: verstuur een aanvraag om een interventie van op afstand te

laten uitvoeren.

Service Desk

Voor zowel inhoudelijke als technische vragen kunt u ook terecht bij onze Service Desk medewerkers.

Zij staan elke werkdag tot uw dienst en dit van 8u30 tot 12u30 en van 13u30 tot 17u30. U kunt hen

bereiken op het telefoonnummer 078 16 03 15. U selecteert de gewenste optie en geeft vervolgens uw

klantnummer in.

Belt u buiten de kantooruren of zijn de lijnen bezet, registreer dan uw vraag of probleem via onze 1-2-3

Support portal op www.wolterskluwer.be/businesssoftware of laat een boodschap na met uw

klantnummer, naam en telefoonnummer. Wij bellen u dan gegarandeerd op.

Interventies en opleidingen

Ons Interventie & Training Team komt graag bij u langs voor installatie, implementatie, opleiding en

technische bijstand. Een groot deel van deze activiteiten komt ook in aanmerking voor een interventie

op afstand. Op de pagina Aanvraag remote (interventie op afstand) van onze website vindt u hier de

nodige informatie over en kunt u rechtstreeks uw aanvraag registreren.

Sommige opleidingen worden niet via groepscursussen aangeboden door de specificiteit van bepaalde

programma’s en modules (bv. Budgetten, Analytische module). Wenst u toch een opleiding over een van

die specifieke programma’s of modules, dan kan dit steeds bij u ter plaatse. Consulteer onze Product

Catalogue op www.wolterskluwer.be/businesssoftware voor een volledig overzicht van onze producten

en de nodige informatie wat betreft vereiste en aanbevolen opleidingen, systeemvereisten e.d.

Wenst u meer informatie over onze groepsopleidingen, dan kunt u steeds terecht op

www.wolterskluwer.be/businesssoftware. Onder de titel Service (rechts) vindt u het onderdeel

Opleidingen. U vindt daar de cursuskalender en inhoud van de groepsopleiding terug en u kunt er uzelf

en uw collega’s inschrijven.

Voor meer info of een afspraak belt u gerust naar 078 16 03 10. Na de taalkeuze selecteert u 4

Interventie & Training Team.

Evaluatieformulier

Onze groepsopleidingen worden periodiek geëvalueerd en bijgeschaafd waar nodig. Deze evaluatie

gebeurt mede op basis van de door u ingevulde evaluatieformulieren. Wij zouden u dan ook willen

vragen om het elektronische formulier in te vullen. U vindt het icoontje terug op het bureaublad nadat

u alle programma’s hebt afgesloten.

Kmo-Portefeuille (vroeger BEA)

Kmo-Portefeuille (vroeger BEA of Budget voor Economisch Advies) is de naam voor de geïntegreerde

subsidiemaatregel waarmee kleine en middelgrote ondernemingen met steun van de Vlaamse overheid


http://www.kluwersoftware.be/intern/reminst_n.php


http://www.kluwer.be/software


de ondernemerschapsbevorderende diensten zoals opleiding, advies, kennis en mentorschap kunnen

inkopen.

Kluwer software is erkend als opleidingsverstrekker voor Kmo-Portefeuille. Voor meer informatie

verwijzen we u naar de website Ondernemend Vlaanderen www.beaweb.be.

Qfor

Kluwer software is Qfor gecertificeerd. Qfor is een kwaliteitsmodel dat specifiek is afgestemd op

organisaties die training, consulting en andere knowledge based services aanbieden. Het model is het

resultaat van een Europese samenwerking tussen verschillende landen. Het wordt in België toegepast

onder toezicht van de vzw Comité van Toezicht. Meer info op www.qfor.org.

http://www.beaweb.be/

http://www.qfor.org/

gebruik van de Importtool (Excel) - Aanmelden bij MyServices · Technische uitleg i.v.m. de...

Documents

Transcript of gebruik van de Importtool (Excel) - Aanmelden bij MyServices · Technische uitleg i.v.m. de...