Gebruikersbmdadviesoost.sufficio.nl/files/sufficio/Gebruikers Handleiding... · Handleiding...

Gebruikershandleiding Sufficio MAR

© Oktober 2016 - Versie 1.0

Ge

bru

ike

rs

Gebruikershandleiding - Sufficio MAR

® Sufficio – BMD Advies oktober 2016 versie 1.0 - Pagina 2

Handleiding Sufficio MAR .......................................................................................................... 3

Gebruikersrollen Sufficio MAR ...................................................................................................................... 3

Wachtwoord vergeten ................................................................................................................................... 4

Wachtwoord aanpassen ................................................................................................................................ 4

1. Werking van het MAR ............................................................................................................ 5

1.1 Leeg sjabloon of bestaand bestand ......................................................................................................... 5

1.2 Openen van een bestaand of geïmporteerd MAR .................................................................................. 6

2. Opstellen van een MAR.......................................................................................................... 7

2.1 Instellingen Bewerken ............................................................................................................................. 7

2.2 Tabelstructuur ......................................................................................................................................... 8

2.3 Vullen van kolommen en rijen ................................................................................................................. 8

2.4 Sorteren in kolom en verplaatsen van een rij ......................................................................................... 9

2.5 Milieuaspect gegevens bewerken ........................................................................................................... 9

3. Toelichting invulvelden .........................................................................................................11

3.1 Risico en Risico nummer ........................................................................................................................ 11

3.2 Datum 11

3.3 Locatie, afdeling, processen en onderdelen .......................................................................................... 11

3.4 Milieuthema, - aspecten en –effecten invullen ..................................................................................... 12

3.5 Significantiebepaling voor Risicoscore .................................................................................................. 13

3.6 Betekenis van de kleuren Risicoscore ................................................................................................... 13

3.7 Verbetermaatregelen ............................................................................................................................ 14

4. Wet- en regelgeving per aspect .............................................................................................15

4.1 Invullen wetgeving en koppelingen Sufficio Milieu ............................................................................... 15

4.2 Toevoegen of aanpassen gekoppelde wetgeving .................................................................................. 16

5. Rapportages en acties ...........................................................................................................17

5.1 Rapportage ........................................................................................................................................... 17

5.2 Acties 18

5.3 Actualisatie eigen beheer of met onderhoud BMD ............................................................................... 18



Handleiding Sufficio MAR

Dit is de handleiding voor Sufficio MAR, met een methodiek die is ontwikkeld om een milieuaspecten-register op te stellen en te kwantificeren, dat voldoet aan de laatste eisen van de NEN-ISO-14001. Sufficio MAR is de eerste webbased applicatie voor het opstellen van een milieuaspectenregister en online te gebruiken door iedereen binnen een organisatie. Aan de hand van een template zijn alle milieuaspecten in kaart te brengen. Dit milieuaspectenregister is daarmee een maatwerkregister (lijst) die bij de organisatie hoort en door de organisatie kan worden gedragen. Het milieuaspectenregister in Sufficio MAR is gebaseerd op alle belangrijke elementen vanuit het Informatieblad van het SCCM om tot een compleet overzicht te komen. De methodiek kan zowel voor productie- als dienstverlenende bedrijven en/of organisaties worden toegepast. Het MAR is een onderdeel van het milieumanagementsysteem, waaraan door de NEN geen specifieke vormeisen voor zijn opgesteld. Het register is een hulpmiddel om de prioriteiten vast te stellen ten aanzien van het beheersen van de milieurisico’s en beperken van de milieubelasting. Met betrekking tot de High Level Structure, kan vastgelegd worden wat het belang is van de stakeholder per aspect. Deze handleiding maakt wegwijs bij het invullen van een milieuaspect en bijbehorende beoordeling in Sufficio MAR. Voor het bewaken van milieuaspecten stelt Sufficio MAR niet alleen een register op, maar houdt deze ook actueel door bijvoorbeeld het borgen van de gegevens op juistheid door samenwerking met proceseigenaren en afdelingshoofden.

Sufficio en de onderliggende module(s) leveren een overzichtelijke werkomgeving om acties vanuit het voldoen aan weten regelgeving te beheren vanuit een centrale database. Het is belangrijk dat zowel het bedrijf als BMD Advies voldoende op elkaar inspelen door de PDCA-cyclus te hanteren om tot een goed eindresultaat te komen.

Gebruikersrollen Sufficio MAR

Bij het opstellen van een aspectenregister spelen verschillende functies een rol. Dit zijn:

BMD projectassistent: Zet standaard het sjabloon voor het register klaar in Sufficio MAR en/of importeert een bestaand milieuaspectenregister van het bedrijf in Sufficio MAR.

BMD adviseur: Voert eventueel aanvullende werkzaamheden uit voor het beoordelen van een MAR op inhoud en/of opstellen van een MAR of aanvullen een bestaand MAR.

Gebruiker: Vult het register met alle benodigde gegevens, stelt risicoscore vast en bepaalt verbetermaatregelen en wijst eventueel acties toe aan betrokkenen (subgebruikers). Bij import van eigen MAR in Sufficio bekijkt en beoordeelt de gebruiker zelf het resultaat en kan deze zelf aanvullen of door een BMD adviseur laten optimaliseren. De rechten van de gebruiker zijn verdeeld onder hoofdgebruiker en subgebruiker, lees hierover meer in de Snelstart handleiding Sufficio Workflowmanagement.

Een externe auditor kan middels een ‘toeschouwer functie’ in Sufficio inzicht krijgen in het milieuaspecten -register en bekijken in hoeverre preventieve verbetermaatregelen functioneren. Gebruikers beschikken over de mogelijkheid om op een eenvoudige wijze personen tijdelijke toegang tot het systeem te verlenen.

Sufficio MAR is zodanig ontwikkeld dat er een koppeling bestaat met Sufficio Milieu. Wet- en regelgeving en/of vergunningsvoorschriften bij de aspecten in Sufficio Milieu is ook zichtbaar in het MAR. Wanneer gebruik van de milieu module wenselijk is, neem dan contact op met de eigen BMD vestiging.

Leeswijzer Deze handleiding omvat de belangrijke functionaliteiten, processen en onderdelen in Sufficio MAR. Deze handleiding maakt onderdeel uit van diverse Sufficio handleidingen, waaronder onder andere Workflowmanagement, Sufficio Milieu, Sufficio RI&E en Sufficio Arbo.



Inloggen en aan de slag

Het inlogportaal van Sufficio is te vinden op www.sufficio.nl. klik op ‘inloggen’ rechtsboven aan het scherm (afb. 1) Het inlogportaal van Sufficio opent zich en voer in: - Gebruikersnaam - Wachtwoord klik op ‘Aanmelden’ (afb. 2)

Wachtwoord vergeten

Indien het wachtwoord is vergeten, kan er eenvoudig een nieuw wachtwoord worden aangevraagd.

Tussenkomst van BMD Advies is dan niet noodzakelijk. klik op ‘Wachtwoord vergeten?’

Afb. 2: Inlogportaal Sufficio. Klik op ‘Aanmelden’ om in te loggen met de toegezonden gebruikersgegevens. Wachtwoord kwijt? Klik linksonder op ‘Wachtwoord vergeten’.

Voer in het geopende scherm gebruikersnaam en e-mailadres in en klik op ‘Reset Wachtwoord’ (afb. 3). Enige ogenblikken later wordt het nieuwe wachtwoord gestuurd naar het opgegeven e-mailadres.

Afb. 3: Opvragen nieuw wachtwoord na invullen gebruikersnaam en e-mailadres.

Wachtwoord aanpassen

Wanneer ingelogd wordt in Sufficio is het wachtwoord altijd te wijzigen vanuit elke module in het menu

(afb. 4). Uit veiligheidsoogpunt staat het wachtwoord standaard op slot voor andere gebruikers. Het

wachtwoord mag wanneer een gebruiker is geactiveerd alleen worden aangepast door de gebruiker zelf.

Dit om misbruik van het account en de gegevens te voorkomen.

Om in het beheer van ‘Gebruikers’ te komen

klik op ‘Gebruikers’

klik op ’Gebruikersbeheer’

Afb. 4: Klik op ‘gebruikers’ en ‘gebruikersbeheer’ in het menu.

Zoek de desbetreffende (eigen) naam op in het overzicht ‘Beheer gebruikers’ en een nieuw scherm opent

zich. Het potloodje ( ) bij ‘Wachtwoord’ laat zien dat het veld is vrij geschakeld en gewijzigd kan worden.

Een goed wachtwoord bestaat uit minstens 8 tekens (letters, cijfers en leestekens) en is

hoofdlettergevoelig bij gebruik.

klik op ‘Opslaan’

Afb. 1: Inloggen op sufficio.nl

http://www.sufficio.nl/



1. Werking van het MAR

Ga na het inloggen naar de module MAR waar voor een account is aangemaakt (logo is hierbij in 100% kleur aangegeven). Volg hierna een aantal stappen om het MAR te openen of te creëren.

1.1 Leeg sjabloon of bestaand bestand

Een milieuaspectenregister in Sufficio MAR kan op twee manier tot stand komen:

1) Door het importeren van alle gegevens uit een bestaand overzicht (eigen milieuaspectenregister van het bedrijf) via een Excel importbestand van BMD. Hierna kan de gebruiker zelf het MAR aanpassen of dit door een BMD adviseur laten doen.

2) Door het aanmaken van een nieuwe MAR vanuit een leeg sjabloon en het handmatig invullen van alle gegevens rechtstreeks in het tabel of via het digitale invulformulier door het bedrijf zelf of door een BMD adviseur.

In deze handleiding worden beide wegen bewandeld om tot een MAR te komen. Via het menu ‘Rapportage’ verschijnen de MAR-rapportages die in het systeem zijn gecreëerd of zijn opgenomen.

Klik op ‘MAR Rapportage’

Klik op ‘Rapportage’ in het menu Klik op ‘MAR Rapportage’ Klik op ‘Bewerken’ Afb.5: Menu ‘Rapportage’ voor het opstellen van MAR of openen van bestaande rapportage.

Afb.6: Scherm ‘Maak Rapportage’ met lijst van rapportages opent zich (bestaand MAR of een leeg sjabloon).



1.2 Openen van een bestaand of geïmporteerd MAR

Indien er al eerder een MAR zelf is gecreëerd of door middel van een importbestand, dan kan direct met het MAR aan de slag worden gegaan.

Klik op de naam van de juiste rapportage Klik op ‘Bewerken’

Afd. 7: Maak keuze uit opgeslagen bestand(en) en klik op bewerken.

Bij het openen van de MAR verschijnt direct het tabelhoofd en worden de gegevens binnen enkele seconden geladen in het MAR.

Het geopende MAR is ofwel eerder door het bedrijf/ de gebruiker zelf opgesteld of via een importbestand gecreëerd. Dit wil zeggen alle benodigde informatie is door het bedrijf/ de gebruiker (of via BMD) in de desbetreffende kolommen ingevuld.

Indien dit via een import template is gebeurd, moet de gebruiker zelf het bestand op juistheid te controleren. BMD heeft slechts de import verwerkt, maar inhoudelijk niet gecontroleerd.

Bij een onvolledig ingevuld exportbestand kunnen leemtes zijn ontstaan, die vervolgens in Sufficio MAR zichtbaar worden. Daarom is het van belang om het geïmporteerde overzicht altijd eerst te laten controleren en beoordelen door een KAM- of Milieucoördinator op juistheid.

Indien het geïmporteerde bestand gekoppeld gaat worden aan de aspecten in Sufficio Milieu, dan voert de BMD adviseur hiervoor aanvullende werkzaamheden uit. Naar wens kan het MAR worden gecontroleerd en aangevuld. De BMD adviseur biedt hiervoor aanvullende diensten.

Afb. 8: Startscherm tabel met invulvelden bestaande gegevens worden ingeladen.

Afb. 9: Voorbeeld bestaand of geïmporteerd MAR



2. Opstellen van een MAR

Bij het aanmaken van een nieuw milieuaspectenregister in Sufficio MAR, wordt gestart met een leeg sjabloon. Bij het openen van een leeg sjabloon verschijnt het volgende tabel.

Bij het openen van een leeg sjabloon verschijnt het volgende tabel.

Afb. 10: Leeg bestand om zelf in te vullen.

2.1 Instellingen Bewerken

Stel vervolgens zelf de scope vast van de (primaire) processen, wat zowel voor een productie- als dienstverlenend bedrijf toepasbaar is. Dit eventueel gedetailleerd in kaart gebracht per locatie, per afdeling, per proces en/of per sub-proces, afhankelijk van de structuur van de organisatie.

De processen zijn bij elke onderneming verschillend en dit kan weer onderverdeeld worden in activiteiten als de stappen binnen een proces. De processen zijn te herkennen als bedrijfsprocessen die plaatsvinden om de organisatie te laten bestaan. Zowel de primaire als secundaire processen kunnen worden meegenomen in het overzicht.

Ga naar ‘Instellingen Bewerken’ Geef de gedetailleerdheid aan met ja of nee

Afb. 11: Gedetailleerdheid aangeven van MAR bij instellingen.

Daarnaast is het mogelijk om de gedetailleerdheid van de toepassing zijnde wetgeving aan- of uit te zetten.

De vragen staan standaard op ‘Nee’. Deze functionaliteit bij ‘Instellingen Bewerken’ kan ook gebruikt worden om in de scherm rapportage een aantal kolommen wel of niet zichtbaar weer te geven.



2.2 Tabelstructuur

Bij het opstellen van een MAR in Sufficio maakt Sufficio MAR gebruik van een template tabelstructuur met invulvelden en uitklapvelden. Uit vooraf gedefinieerde velden kan een keuze worden gemaakt.

De volgorde van de indeling is zodanig opgesteld zodat kruisverbanden tussen de processen direct zichtbaar zijn.

De indeling van links naar rechts bevat de volgende blokken:

Risico Risiconr. Datum

Bewerking

Locatie Afdeling Proces Sub-proces Bedrijfs- of

installatie-onderdeel

Milieuthema Milieuaspect Milieueffect Situatie

Beheersmaatregel Borgingsmaatregel Beïnvloedbaar

door organisatie

Voorschriften vergunning

Voorschriften Activiteiten-besluit

Overige weten regelgeving of bindende afspraken

Stakeholders en eventueel hun behoeften

Aanvulling

Kans Effect Verwachting

Stakeholder Risicoscore Risico Gemotiveerde

afwijking risico

(Vervolg) actie

Potentieel Datum

gereed Actienemer

Afb. 12: Indeling van onderdelen in het MAR tabel

2.3 Vullen van kolommen en rijen

Bij het vullen van het MAR wordt voor elke activiteit een rij aangemaakt en het desbetreffende milieuthema aangevuld met informatie. Het milieuaspectenregister is zodanig samengesteld dat het gemakkelijk werkbaar is voor iedereen die enige kennis bezit van de milieuaspecten. Belangrijk is wel dat er één basis gelegd wordt, waaruit alle betrokkenen kunnen werken. Dit is vooraf zodanig ingesteld bij het aanmaken van een lege tabel bij ‘Instellingen Bewerken’.

Na het invullen van de eerste regel kan met de knop ‘Regel Toevoegen’ een tweede regel geopend worden.

Zie button ‘Regel Toevoegen’ links boven aan de tabel.

Afb. 13: Met de iconen voor aan een rij kan een rij worden toegevoegd, verwijderd of bewerkt.



Zie aan het begin bij elke (lege) rij drie iconen staan, te weten:

‘Toevoegen’ van een regel voor elke activiteit.

‘Verwijderen’ van een regel voor een activiteit. Hierna verschijnt een

pop-up scherm ter bevestiging.

‘Bewerken’ van de inhoud van een regel. Hierna verschijnt

een pop-up scherm ‘Parent aanpassen’

2.4 Sorteren in kolom en verplaatsen van een rij

Op sommige kolomkoppen in het MAR is het mogelijk om te sorteren zodat die kolom op numerieke of alfabetische volgorde gesorteerd wordt. Dit geldt voor de volgende kolommen:

- Risico - Locatie, Afdeling en Proces - Milieuthema - Risicoscore - Actienemer

Door eenvoudig op de cel dubbel te klikken, verschijnt een filterteken en wordt de inhoud van de kolom van hoog naar laag (of anders om) of van A naar B (of andersom) gesorteerd.

Een rij kan ook ergens anders tussengevoegd worden nodig door de rij te verslepen. Ga op een rij staan, klik met de rechter muisknop om de rij op te pakken en sleep deze vervolgens naar de gewenste plek.

Afb. 14: Dubbelklik op kop om te sorteren. Afb. 15: Klik met rechtermuis knop voor het verslepen van een rij.

2.5 Milieuaspect gegevens bewerken

Het aanpassen en bewerken van een reeds ingevuld MAR kan worden gedaan vanuit de tabel en door middel van een digitaal formulier.

Dubbelklik op de cel voor het rechtstreeks bewerken van inhoud in de tabel

Klik op het teken ‘Bewerken’ voor het openen van het digitale formulier

Het pop-up scherm met een digitaal formulier is handig om in één keer meerdere gegevens per milieuaspect te bewerken of aan te vullen.



Acties toewijzen vanuit het MAR, via de tabel door een Actienemer toe te voegen en een Datum Deadline vast te stellen.

Tussentijds opslaan

Het is raadzaam om de tabel af en toe handmatig op te slaan. Het systeem slaat namelijk tussentijds niet alle velden automatisch op. Door tussentijds opslaan wordt voorkomen dat gegevens verloren gaan bij een onverwachte browsersluiting.

Klik op ‘Regel Opslaan’ om gegevens te bewaren in de tabel

Wanneer vanuit het digitale formulier wordt gewerkt, is het ook raadzaam om af en toe handmatig de ingevoerde gegevens op te slaan.

Klik op ‘Opslaan’ om gegevens te bewaren in het formulier

Klik op ‘Terug’ om terug te keren in de tabel

Afb. 16: Digitale formulier voor het invullen van een gehele regel per activiteit.



3. Toelichting invulvelden

Het MAR in Sufficio heeft een vast aantal invulvelden, die hieronder worden toegelicht.

3.1 Risico en Risico nummer

Het eerste deel van de tabel begint met een herhaling van de weergave van het ‘Risico’. Dit is een ‘niet bewerkbaar kopie’ van de kolom ‘Risico’ die in de tabel is bepaald door het berekenen van de risicoscore, zie hiervoor uitleg bij paragraaf 3.5.

De tweede kolom ‘Risiconummer’ is het eerste zelf in te vullen veld om een numerieke structuur te creëren van de activiteiten en haar processen binnen de organisatie. Dit kan bijvoorbeeld afgeleid zijn van een bestaande locatienaam of -codering.

3.2 Datum

Bij het aanmaken van elke regel wordt automatisch de (aanmaak)datum ingevuld die bij elke bewerking van de regel wordt geactualiseerd. Hierin is direct de actualiteit te zien per onderdeel van het milieuaspectenregister.

De datum is ook te wijzigen met behulp van de kalender.

3.3 Locatie, afdeling, processen en onderdelen

Via het digitale formulier kan in één keer een aantal basis gegevens worden ingevuld. Van ‘Datum’ tot aan ‘Sub-Proces’. Deze invulvelden komen overeen met het eerste en tweede blok in de tabel.

Afb. 17: Digitale formulier voor het invullen van de basis gegevens.

Afb. 18: Voorbeeld invulling in tabel



3.4 Milieuthema, - aspecten en –effecten invullen

Het is van belang om het milieueffect per milieuaspect te beschrijven en dan per thema. Omdat er dan snel inzicht is waar de knelpunten zitten en koppelingen kunnen worden gelegd met dezelfde thema´s door de gehele organisatie verspreid.

De volgende milieuthema´s zijn in Sufficio MAR verdeeld in zeven groepen:

- Afvalstoffen - (Afval)water - Lucht - Bodem - Externe veiligheid - Geluid - Energie - Trilling - Asbest - Divers - Natuurlijke hulpbronnen

Ook hier kunnen via het digitale formulier ´Titel´ de gegevens in één keer ingevuld worden en kan via een drop-down menu ook aangegeven worden in welke situatie het milieueffect zich voordoet.

Afb. 19: Digitaal formulier voor het invullen van milieuaspecten en bijbehorende toelichting.



3.5 Significantiebepaling voor Risicoscore

Een risicoscore is een kwantificering van het milieueffect gebaseerd op de score van de milieuschadelijkheid en de frequentie, ook wel vertaald in de formule ‘Kans x effect x verwachting = Risicoscore’.

Afb. 20: Significantiebepaling formule en toevoegen van gemotiveerde afwijking Risico.

Maak een inschatting van drie elementen: - wat de kans is van het risico dat wordt gelopen; - het effect dat dit heeft op de activiteit; - wat de verwachting is wat de stakeholder daarvan vindt.

In een drop-down menu kan gekozen worden uit de volgende waarden

3.6 Betekenis van de kleuren Risicoscore

Score Waardering Kans - Hoe vaak komt het proces voor/hoe groot is de kans dat het effect plaatsvindt?

1 Zeer klein Zeer klein, onwaarschijnlijk maar is onder uitzonderlijke omstandigheden mogelijk. Waarschijnlijkheid: minder dan 1x per jaar (kans ≤ 5%).

2 Klein Klein, niet waarschijnlijk maar mogelijk. Komt voor in onze bedrijfstak. Waarschijnlijkheid: enkele keren per jaar (kans 6-30% ).

3 Gemiddeld Mogelijk en waarschijnlijk. Is wel eens gebeurd binnen ons bedrijf. Waarschijnlijkheid: maandelijks (kans 31-60%).

4 Groot Groot en zeer waarschijnlijk. Gebeurt met enige regelmaat in ons bedrijf. Waarschijnlijkheid: wekelijks (kans 61-90%).

5 Zeer groot Zeer groot en zal vrijwel zeker in alle omstandigheden plaatsvinden. Gebeurt regelmatig in ons bedrijf. Waarschijnlijkheid: dagelijks (kans 91-100%).

Score Waardering Effect - Wat is de ernst van het effect op het milieu?

1 Zeer klein Geen milieuschade, geen financiële consequenties.

2 Klein Lichte milieuschade, blijft binnen het terrein/nabijheid activiteiten van bedrijf. Verwaarloosbare financiële consequenties.

3 Gemiddeld Vervuiling of emissie met voldoende omvang voor schade aan het milieu, echter zonder blijvend effect. Kan eventueel eenvoudig worden opgeruimd. Eenmalige overschrijding van eisen of eenmalige klacht.

4 Groot Vervuiling of emissies met invloed op de omgeving en blijvende schade voor het milieu. Overschrijdingen van grenswaarden met herhalend karakter en/of herhalende klachten.



5 Zeer groot Ernstige milieuschade. Uitgebreide herstelmaatregelen noodzakelijk. Voortdurende overschrijdingen van grenswaarden en/of uitgebreide hinder en/of blijvende milieuschade.

Score Rating Belang stakeholder - hoe belangrijk vindt de stakeholder dit aspect? (gemiddeld)

1 Zeer klein Stakeholders vinden het risico niet belangrijk. De belangen van de stakeholders worden niet geraakt. Of: belang van de stakeholder niet bekend.

2 Klein Stakeholders vinden het risico enigszins belangrijk. De belangen van de stakeholders kunnen worden geraakt, maar dit heeft nauwelijks (nadelig) effect voor de stakeholders.

3 Gemiddeld Stakeholders staan neutraal tegenover het risico. De belangen van de stakeholders kunnen worden geraakt, maar dit heeft geen significant (nadelig) effect voor de stakeholders.

4 Groot Stakeholders vinden het risico belangrijk. De belangen van de stakeholders worden zeker geraakt en dit heeft een significante (nadelig) effect voor de stakeholders.

5 Zeer groot Stakeholders vinden het risico zeer belangrijk. De belangen van de stakeholders worden zeker geraakt en dit heeft een onacceptabele (nadelig) effect voor de stakeholders.

Score Rating Overall Risk Rating

1-30 Klein De kans en/of het effect zijn minimaal of zijn voldoende beheerst door de getroffen maatregelen.

31-40 Gemiddeld De kans en/of het effect zijn enigszins significant. De beheersmaatregelen zijn niet voldoende om het risico volledig te beheersen of de maatregelen zijn in uitvoering/bevinden zich in de implementatiefase.

41-125 Groot De kans en/of effect zijn groot dan wel catastrofaal. De getroffen beheersmaatregelen zijn niet effectief om het risico naar tevredenheid te beheersen of er zijn in het geheel geen beheersmaatregelen getroffen.

3.7 Verbetermaatregelen

Voor het bepalen van de verbetermaatregelen dient gesteld te worden hoe het milieueffect geminimaliseerd kan worden, door dit te beheersen met maatregelen. Een borgingsmiddel geeft daarmee aan hoe dit binnen het bedrijf is georganiseerd.

Tenslotte moet vastgesteld worden of de maatregel beïnvloedbaar is door de organisatie.

Afb. 21: Invulscherm voor het vastleggen van verbetermaatregelen.



4. Wet- en regelgeving per aspect

Eén van de eisen uit de ISO 14001 is dat er altijd voldaan moet worden aan de geldende weten regelgeving. Dit kan zijn de geldende milieuvergunning en/of ontheffingen, maar ook wettelijke besluiten en regelingen. Daarom is het van belang om aan te geven bij welk milieuaspect welke weten regelgeving van toepassing is. Deze weten regelgeving dient uitgediept te worden tot hoofdstuk/paragraafniveau en indien noodzakelijk tot op artikelniveau. Als het bedrijf voorschriften uit een vergunning heeft, dan is dit bij het maken van de rapportage al aan gezet en dus ook zichtbaar als kolom in de tabel. Als er geen milieuvergunning is, dan is dit bij het maken van aspectenregister als optie weggelaten. Indien overige wetgeving in Sufficio Milieu van toepassing is, dan komt dat ook terug in het MAR.

4.1 Invullen wetgeving en koppelingen Sufficio Milieu

Via het digitale formulier ‘Wettelijke Aspecten’ of via de tabel kan hier aangegeven worden welke weten regelgeving voor elk aspect hier aan ten grondslag ligt. Vul hier zelf de van toepassing zijnde informatie handmatig in. Het is mogelijk om externe links op te nemen, let dan wel op dat dit ook zelf geactualiseerd dient te worden. Bij het gebruiken van Sufficio MAR in combinatie met Sufficio Milieu worden voor dezelfde milieuaspecten direct koppelingen gelegd. Deze werkzaamheden worden vooraf in de initiële fase bij aanvang met Sufficio MAR uitgevoerd door BMD. De van toepassing zijnde wetgeving die dan te zien is, is actueel en opgenomen in het MAR via Sufficio Milieu. Hierdoor ontstaan in het MAR tabel drop-down menu’s voor de volgende drie kolommen:

- Voorschriften Vergunning (deel 3 in Sufficio Milieu); - Voorschriften Acitiviteitenbesluit (deel 1 in Sufficio Milieu); - Overige weten regelgeving of bindende afspraken (deel 2 in Sufficio Milieu).

Hierbij wordt als vierde kolom ook meegenomen gegevens over de van invloed zijnde eisen vanuit Stakeholders en eventueel hun behoeften. Daarnaast kan een ‘Aanvulling’ gegeven worden op elk aspect als er bijzonderheden gelden.

Afb. 22: Leeg bestand om zelf in te vullen. Afb. 23: Voorbeeld vanuit het tabel



4.2 Toevoegen of aanpassen gekoppelde wetgeving

Bij het toevoegen of aanpassen van een milieuaspect in Sufficio MAR, staat in het drop-down menu de weten regelgeving vanuit Sufficio Milieu. Kies bij elk aspect het van toepassing zijnde wetgeving uit de opsomming bij ‘Voorschrift Activiteitenbesluit’ die door de koppeling met Sufficio Milieu nu zichtbaar zijn.

Dubbelklik op de cel in kolom ‘Voorschriften Activiteitenbesluit’

Maak keuze uit drop-down lijst

Afb. 24: Drop-down menu om juiste weten regelgeving uit ‘Voorschriften Activiteitenbesluit’ te kiezen.

Indien voorschriften vanuit een vergunning van toepassing zijn, dan kan ook vanuit het MAR een keuze gemaakt worden van het voorschrift via een drop-down menu bij de kolom ‘Voorschriften Vergunning’.

Bij een koppeling met Sufficio Milieu is bij elk aspect in Sufficio MAR de desbetreffende weten regelgeving opgenomen met een link naar ‘Voorschriften Activiteitenbesluit’ bij het aspect in Sufficio Milieu.

De kolom ‘Overige weten regelgeving of bindende afspraken’ is van toepassing indien specifieke convenanten en afspraken heeft voor uw locatie. Hierin staat een koppeling naar de overige weten regelgeving die vanuit Sufficio Milieu is meegenomen.



5. Rapportages en acties

5.1 Rapportage

Bij het inzien van een rapportage is het mogelijk om bepaalde kolommen wel of niet zichtbaar te maken. De gegevens blijven in het MAR wel behouden, maar tijdelijk wordt het aantal kolommen verborgen.

Klik op ´Instellingen Bewerken´ en pas naar wens aan.

Afb. 25: Wel of niet zichtbaar maken van kolommen in het MAR.

Voor het genereren van een Excel rapportage kan er gefilterd worden op locatie, afdeling, risico en actienemer.

Klik op ´Excel Genereren´

Pop-up ‘Maak Excel uitdraai’ verschijnt

Geef de filters en klik op ‘Maak Excel’

Afb. 26: Filters instellen voor het genereren van een Excel bestand.

Gegevens worden verwerkt en het bestand kan geopend worden of worden opgeslagen binnen het eigen netwerk.



5.2 Acties

De tabel wordt afgesloten met de kolommen ‘(Vervolg)actie’, ‘Potentieel’, ‘Datum Gereed’ en’ Actienemer’. Acties kunnen volgen uit het controleren van verbetermaatregelen en deze kunnen zelf worden ingevoerd in de tabel.

Standaard wordt de naam van de hoofdgebruiker als Actienemer ingevuld, maar het is ook mogelijk om hier een andere sub-gebruiker te selecteren als via ‘Beheer’ hiervoor de persoon de rechten heeft.

Afb. 27: Velden in de tabel en mogelijkheid voor toewijzen actie aan Actienemer.

Al in het begin bij het opstellen van het MAR kunnen per milieuaspect vervolgacties ingevuld worden via het digitale formulier. Later kan in het overzicht de ‘Datum Gereed’ en ‘Actienemer’ worden toegewezen.

Afb. 28: Laatste onderdeel digitale formulier voor het invullen van vervolgacties om het MAR te onderhouden en/of beheren.

5.3 Actualisatie eigen beheer of met onderhoud BMD

Bij het houden van een aspectenregister geheel in eigen beheer of zonder Sufficio Milieu, dan dient het milieuaspectenregister zelf geactualiseerd te worden en getoetst aan de van toepassing zijnde weten regelgeving.

Leg in een procedure bijvoorbeeld vast welke manager verantwoordelijk is voor welke actualisatie. Met het toewijzen van acties en implementeren van verbetermaatregelen in een PDCA-cyclus blijft het MAR actueel.

Indien er een koppeling met Sufficio Milieu is gelegd en een abonnement op de maandelijkse actualisering van gewijzigde weten regelgeving in Sufficio bestaat, worden direct in beide systemen de laatste ontwikkelingen inzichtelijk.

Met aanvullende werkzaamheden tijdens de jaarlijkse compliance ronde voor Sufficio Milieu kan ook het bijwerken van de effecten in het milieuaspectenregister door BMD worden uitgevoerd. Vraag hier naar bij uw BMD adviseur.

Gebruikersbmdadviesoost.sufficio.nl/files/sufficio/Gebruikers Handleiding... · Handleiding...

Documents

Transcript of Gebruikersbmdadviesoost.sufficio.nl/files/sufficio/Gebruikers Handleiding... · Handleiding...