1

Tenderboard legt gewicht in de schaal

Marktkennis revolutie voor overheidsinkopers

‘Win-win’ voor opdrachtgever én opdrachtnemer

FOR

TE18

2

KORT MAAR KRACHTIGPIANOo publiceert handreiking Marktplaats

Snel, fl exibel en kostenbesparend. Het fenomeen marktplaats is een methode van inkopen, waarbij per opdracht een minicompetitie op basis van kwaliteit en prijs wordt gehouden. Alle bedrijven die zich re-gistreren bij de marktplaats en die voldoen aan de minimumeisen van de aanbestedende dienst, kunnen meedoen aan de minicompetitie.

De methode wordt al enige tijd genoemd als dé oplossing om aanbestedingson-gemak bij de inhuur van tijdelijk personeel (2B-diensten) weg te nemen. Een aan-tal overheden heeft er al ervaring mee. Ook PIANOo ziet de voordelen van deze nieuwe aanbestedingstool. Alle partijen van groot tot klein die voldoen aan de mi-nimumeisen kunnen een aanbieding doen. Dankzij de tool kan het beste aanbod op basis van de prijs-kwaliteitverhouding uit de markt worden verkregen. Er zijn echter ook (juridische) aandachtspunten bij het gebruik van een marktplaats. In een recent verschenen handreiking gaat PIANOo dieper in op de voor- en nadelen en de toepassing bij de inhuur van 2B-diensten in de praktijk.

Leden van PIANOo-desk kunnen zich aanmelden voor het netwerk Marktplaats via pianoo-desk@pianoo.nl. U kunt de publicatie bestellen via info@pianoo.nl l

Masterclass inkopen en aanbesteden voor wethouders

De Regieraad Bouw Brabant Zeeland organiseerde onlangs een sessie voor wethouders en ambtenaren over inkopen en aanbesteden. In een masterclass leerden zij dat er veel meer kan dan alleen op laagste prijs inkopen en dat samenwerken met de markt voordelen oplevert.

Je weet vaak niet wat je niet weet, legt René Meyboom uit. Als regiomanager van Bouwend Nederland en secretaris van de Regieraad Bouw Brabant Zeeland orga-niseerde hij onlangs de masterclass voor bestuurders. Ruim veertig wethouders en ambtenaren kwamen erop af. ‘We laten zien dat je als aanbestedende dienst de hele ‘autostrada’ aan mogelijkheden kunt benutten en je niet alleen het veilige reepje in de berm hoeft te nemen. Met de forse bezuinigingen op komst is het ook belangrijk niet terug te vallen in de refl ex van de laagste prijs.’De bijeenkomst leverde concrete vervolgacties op, aldus Meyboom. ‘Provincies gaan meer aandacht besteden aan EMVI en vooral middelgrote gemeenten komen

nu naar ons toe. Ze zien dat samenwerking met marktpartijen voordeel oplevert.’Ook andere Regionale Regieraden Bouw hebben masterclasses in heel Nederland in voorbereiding, in nauwe samenwerking met provincies. Meer informatie? Bel of mail naar René Meyboom: 013-5350510 of r.meyboom@bouwendnederland.nl l

Start pilots TenderNedEerste elektronische aanbesteding

De eerste publicatie op TenderNed is een feit. In december vorig jaar heeft de Dienst Noord-Brabant van Rijkswaterstaat als eerste aanbe-stedende dienst een aankondiging geplaatst. Het is de opmaat voor een pilot met vijftien aanbestedende diensten die deze maand start.

Doordat steeds meer aanbestedende diensten hun (voor)aankondigingen op Ten-derNed publiceren, wordt het voor ondernemingen aantrekkelijker om hierop te zoeken naar interessante opdrachten. De pilots lopen nog tot juli dit jaar. In de zo-mer is TenderNed landelijk beschikbaar. TenderNed gebruikt de ervaringen met de pilots om gebruikers zo goed mogelijk te ondersteunen. Volgend jaar beschikt Ten-derNed over extra mogelijkheden waardoor het systeem werkt als online markt-plaats: ondernemingen kunnen hun gegevens opnemen in het online bedrijven-register en elektronisch inschrijven op een aanbesteding. Volgens planning biedt TenderNed daarna volledige digitale ondersteuning van het aanbestedingsproces en behoren elektronisch onderhandelen, veilen en loten ook tot de mogelijkheden.

Meer weten? Kijk op www.TenderNed.nl l

PIANOo-congres 2011

Op donderdag 26 mei vindt het zesde PIANOo-congres plaats. Het thema is ‘Laat de markt voor u werken’. In de Rijtuigenloods in Amersfoort heeft u alle ruimte om kennis en ervaringen uit te wisselen. U koopt beter in door uw kennis van de markt in te zetten en door beter te communiceren met opdrachtnemers. Dit is in alle fasen van het inkoopproces belangrijk. PIANOo gaat hierover met u in gesprek en is uw gids. In diverse deelsessies staat de markt centraal. Reser-veer 26 mei alvast in uw agenda en houd onze website in de gaten. Binnenkort maken we meer bekend over het programma. l

33

Marktkennis: Het belang van marktkennis, hoofdthema PIANOo 2011

Nieuws: Nieuwsberichten over inkopen en aanbesteden

Bij de rechter: Bijzondere uitspraken rechter en het vervolg

Mijn bestek: Bijzondere bestekken met tips voor inkopers

Paspoort: Persoonlijk portret van een inkoper

inhoud

PIANOobijeenkomsten

12 januariInfra-Marktontmoeting op InfraTech

18 januari PIANOo-lunch: Ruimte voor groei met Maasvlakte 2

19 januariVan marktontmoeting naar marktpraktijk leerlingenvervoer

21 februari Marktontmoeting verhuizingen

22 maartPIANOo-lunch Den Haag

26 mei PIANOo-congres 2011

27 september PIANOo-lunch Den Haag

Agenda

iconen januari 2011

2 Kort maar krachtig

PIANOo publiceert handreiking MarktplaatsMasterclass inkopen en aanbesteden voor wethoudersStart pilots TenderNedPIANOo-congres 2011

4 marktkennis

Marktkennis revolutie voor overheidsinkopers

8 Bij de rechter Dvl milieuservice tegen de gemeente Geertruidenberg

10 coverartikel

Tenderboard legt gewicht in de schaal

14 Mijn bestek ‘Win-win’ voor opdrachtgever én opdrachtnemer

18 Provincie Gelderland stapt over op Marktplaats

20 Paspoort

Colofon

Forte is een uitgave van PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden,

Postbus 20101, 2500 EC Den Haag, telefoon 070 3490 777

Tekstbijdragen: Sanne van der Meer, Caroline Nout, Peter de Zoete

Eindredactie: PIANOo

Fotografi e: Mirjam van der Hoek en Robert Goddyn

Vormgeving: Bart van der Valk, Visuele Communicatie

Druk: Vijfkeerblauw

4

Marktkennis revolutie voor overheidsinkopers

Eén ding is na de meer dan tien marktontmoetingen van afgelo-

pen jaar duidelijk: het grote belang van gedegen marktkennis.

Het is een onderwerp dat in 2011 nog vaak de agenda van PIANOo

zal sieren. Er zijn genoeg goede voorbeelden die de meerwaarde

van ‘inkopen met kennis’ ondersteunen. De uitdaging is om die

kennis binnen het netwerk beter te organiseren.

5

�

‘Je kunt pas goed inkopen als je de markt grondig kent’

Voor directeur PIANOo Wouter Stolwijk is marktkennis een nieuw en baanbrekend issue voor overheidsinkopers. ‘Je kunt pas goed

inkopen als je de markt grondig kent. Pas dan kun je goed specifi -ceren wat je wilt. Als het gaat om innovatie, duurzaamheid of het betrekken van MKB-bedrijven, kun je veel meer bereiken als je weet waartoe de markt in staat is. Die kennis vereist veel meer communi-catie dan via formele documenten mogelijk is. Wij gaan daarom bin-nen PIANOo komend jaar fl ink aan dit onderwerp trekken.’

Markt blijven prikkelenMartien Vromans en Ilja Reurings, respectievelijk directeur en in-koper bij het Inkoopbureau Midden Nederland (IBMN) delen die overtuiging. Dat blijkt uit de aanbesteding van WMO-hulpmiddelen die zij onlangs afrondden voor twaalf gemeenten in de regio. ‘Wij hebben vijf marktpartijen aan het denken gezet aan de hand van een aantal stellingen. Achter elkaar, op één dag. Onder hen de drie huidige leveranciers. De stellingen waren gebaseerd op een grondige evaluatie van het afl opende contract. Zo kregen we een goed beeld van de verbetermogelijkheden.’

Het IBMN startte de voorbereiding eind 2009. Het IBMN is een in-koopsamenwerking tussen tien gemeenten waarvan Loenen met 8.000 inwoners de kleinste is en Maarssen met 40.000 inwoners de grootste. ‘We beginnen een inkooptraject altijd met een evaluatie. Daar gaan we mee naar de markt en op basis van de evaluatie en de marktreacties stellen we de inkoopstrategie op, en dus niet an-dersom. Pas als de inkoopstrategie door de betrokken besturen is vastgesteld, formuleren we het Programma van Eisen. Bij de WMO-middelen duurde het hele proces precies een jaar. Dat komt ook om-dat we in elke fase ruim baan gaven aan de inbreng van cliënten via de WMO-raden.’

De marktpartijen gaven de voorkeur aan een raamcontract met drie contractpartners, net als de WMO-raden. Ook wat leveringsvoor-waarden en kwaliteitsbewaking betreft, zat men op een lijn. Meer moeite hadden de marktpartijen met het idee om bij iedere aanschaf met elkaar in de slag te moeten gaan. Ilja Reurings: ‘Leveranciers willen liever de buit bij voorbaat verdelen, bijvoorbeeld op basis van postcodegebied. Maar dan loopt je wederom de kans dat na een maand of drie het servicelevel als een pudding in elkaar zakt. Leve-ranciers hebben immers al een afnamegarantie. Die les hebben we ondertussen geleerd. Nu moeten ze voor iedere individuele opdracht opnieuw hun best doen om aan de klantwensen tegemoet te komen. Pure winst voor onze cliënten! Plus een besparing tot wel 40%, nog afgezien van de admini stratieve voordelen.’

Doe zoals anderen doenMarktkennis verwerven en toepassen betekent volgens Wouter Stol-wijk een nieuwe uitdaging voor het netwerk van PIANOo. ‘Hoe we met de regels moeten omgaan weten we zo langzamerhand wel. Maar hoe we de marktpartijen voor ons aan het werk krijgen, nog

6

7

niet. Die markt moet je dus door en door kennen, weten wat er te koop is. En dan is de uitdaging: hoe komen overheidsinkopers aan die marktkennis, en om welke kennis gaat het dan precies?’

Wouters ideeën gaan in de richting van een ‘consumentenbond’ voor overheidsinkopers. Een mobilisatie van het PIANOo-netwerk dat bestaande kennis verzamelt, producten onderzoekt en zo nodig vergelijkt. Om deze kennis vervolgens breed te verspreiden onder overheidsinkopers. ‘Wat bij de marktontmoetingen ook naar voren kwam, is dat er bij gemeenten en andere aanbestedende diensten eigenlijk al veel kennis aanwezig is. Het idee is nu om per inkoop-categorie – bijvoorbeeld verzekeringen – een overzichtelijk aantal mensen met de juiste kennis bij elkaar te zetten. Op persoonlijke uitnodiging. Zij kunnen ook aangeven welke kennis nog mist, en hoe je daarin kunt voorzien. Plus hoe die kennis over te dragen. Bijvoor-beeld op regionale bijeenkomsten, of via het PIANOo-congres.’

Gespecialiseerde inkopersIlja Reurings die het inkoopproces bij de WMO-hulpmiddelen bege-leidde, herkent dit. ‘Ik kom zelf uit een commerciële inkoopomgeving.

Daar voerde ik wekelijks gesprekken met leveranciers over nieuwe ontwikkelingen, innovaties en producten op de markt. Bij overheids-organisaties zie je dat samenspel veel minder. Er is geen tijd voor, of men is bang voor ongelijke kansen. Zelf oriënteer ik me altijd breed over de mogelijkheden en het aanbod, via deskresearch en gesprek-ken. Je moet als inkoper weten waar je mee te maken hebt. Daar zit ook een flink stuk van je toegevoegde waarde.’

Ook Martien Vromans kan zich helemaal vinden in het streven naar een betere organisatie van marktkennis. ‘Wij gaan straks van zes naar zeven inkopers. Die krijgen allemaal een terrein waarop ze zich kunnen specialiseren. Zij moeten kennis van ambtenaren gaan koppelen aan de kennis van de markt. Zorgen dat die elkaar vinden. Daarmee laten we zien wat we kunnen betekenen voor de organisa-tie. Nu al klopt de provincie Utrecht bijvoorbeeld bij ons aan, over duurzaam inkopen. En aan de inkoop van de WMO-hulpmiddelen de-den ook enkele gemeenten uit Noord-Holland mee. Dat is voor een relatief kleine inkooporganisatie zeker iets om trots op te zijn.’ l

‘marktpartijen voor ons aan het werk’

‘Je moet als inkoper weten waar je mee te maken hebt’

8

99

Wat was er precies aan de hand?Smit: ‘We hebben in juni 2010 de levering, distributie en nazorg voor 6500 papiercontainers Europees aanbesteed. Heel zorgvuldig, met hulp van een milieuadviesbureau en het Inkoopbureau West-Brabant. Wij vonden de ergonomische aspecten en de nazorg erg belangrijk, dus die zijn opgenomen in de gunningcriteria. Het ging om de laagste prijs, samengesteld uit de levering, distributie, en het aanbrengen van stickers en chips. De prijzen voor de onderdelen wogen in verschillende mate mee, van 45 tot 5 procent.’

Hoe kwam u bij de rechter terecht? ‘Er waren vijf inschrijvers, onder wie DVL Milieuservice. Hun inschrij-ving voldeed niet aan alle technische eisen. En ze hadden hun bieding

zo ingericht dat ze de meeste punten kregen, maar wij wel fors meer geld kwijt zouden zijn. Daarop hebben wij de inschrijving van DVL ongeldig verklaard. Op verzoek van DVL hebben we nog een gesprek met hen gehad, maar dat loste niets op. DVL is toen naar de rechter gestapt.’

De rechter stelde de gemeente in het gelijk… ‘Ja, op alle punten. We dachten natuurlijk al dat we in ons recht ston-den. De rechter was nog uitgesprokener dan wij! Wat DVL had gedaan, werd gekwalifi ceerd als ‘manipulatie’. Een ongeoorloofde manier van strategisch bieden. Met die uitspraak zijn we heel content.’

Wat kunnen andere aanbesteders hiervan leren? ‘De rechter heeft bepaald dat manipulatief bieden niet mag, doordat je daarmee het doel van de aanbesteding verstoort. Dat doel hadden wij duidelijk aangegeven, wij wilden de laagste prijs, en we wilden ergono-misch goede containers met prima bijkomende zorg. Als je dan zorgvul-dig aanbesteedt, hoef je niet bang te zijn voor dit soort tactische foef-jes. De andere vier inschrijvingen waren wat dat betreft prima in orde. We hebben dus gegund aan de beste bieder. Half januari 2011 worden de containers geplaatst. Zo was het ook gepland. Het belang van onze burgers was daarmee verzekerd.’ l

Rechtbank Breda, zaaknummer 223039: vonnis in kort geding 6 oktober 2010 tussen DVL Milieuservice BV te Joure (eiseres) en de Gemeente Geertruidenberg te Raamsdonksveer (gedaagde). PIANOo vat samen en beschrijft de relevantie voor de praktijk. Strategisch inschrijven mag. Manipulatief inschrijven waardoor de beoordelingssystematiek zo wordt gemanipuleerd dat het daarmee beoogde doel wordt ver-stoord, zoals het aanbieden van realistische prijzen, mag niet.

Dvl milieuservice tegen de gemeente geertruidenberg

Iedere aanbestedende dienst krijgt er vroeg of laat mee te ma-ken: een marktpartij die het niet pikt en naar de rechter stapt. In de rubriek ‘Bij de rechter’ geeft Forte een inkijk in de over-wegingen van de aanbesteder. Waar ging het mis, wat vindt de rechter en wat heeft de dienst ervan geleerd? In deze Forte: wethouder Albert Smit van de gemeente Geertruidenberg in verzet tegen een ‘manipulatieve’ bieding van papiercontainers door DVL Milieuservice BV.

Bij de rechter

10

In de gemeente Enschede groeit de strategische positie van in-

koop dankzij samenwerking in een Tenderboard. Wethouder

Marijke van Hees en Debbie Brands, afdelingshoofd Inkoop, ver-

tellen met fl air over deze aanpak. ‘We kunnen met inkoop veel

bereiken. Dat kwartje is nu gevallen.’

Tenderboard legt gewicht in de schaal

Debbie BrandsAfdelingshoofd Inkoop

11

Debbie Brands zegt het met overtuiging. Het ligt niet in haar aard om zich op de borst te kloppen, maar het doet haar zichtbaar ple-

zier dat steeds meer collega’s inzien wat er allemaal mogelijk is met inkoop. De opdracht is duidelijk: help met inkoop de doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken. De gemeente Enschede formuleerde er drie: duurzaamheid, social return on investment en de lokale econo-mie stimuleren. Hoe krijg je dat voor elkaar in een organisatie die – net als veel andere overheden – verkokerd is, die veel inkoopbevoegdhe-den aan de budgethouders heeft gegeven en die te kampen heeft met economisch zware tijden?

Gevoeligheden op tafelMarijke van Hees, wethouder met onder andere Economie in haar por-tefeuille, poneert het stellig: ‘De gemeente heeft inkoopmacht, dus we zullen die ook gebruiken!’ Als een van de maatregelen formeerde de gemeente begin 2010 een Tenderboard. Daarin komen op hoog niveau alle mensen bij elkaar die belang hebben bij een aanbesteding. Een mooi voorbeeld is de aanbe-steding van schoonmaak en catering die onlangs werd afgerond. De wethouder, de directeuren Economische Zaken, Bedrijfsvoering, het Werkplein en het leerwerkbedrijf van de gemeente (DCW), de mana-ger duurzaamheid, een inkoopadviseur en de budgethouder bespra-ken in de Tenderboard hoe ze dat zouden aanpakken. Debbie Brands was er als secretaris bij. ‘Op dat moment komen alle gevoeligheden op tafel. De afzonderlijke partijen hebben ieder hun belang: de een wil

vooral besparen, de ander wil mensen die moeilijk zijn te plaatsen op de arbeidsmarkt een baan bezorgen. En weten ze van elkaar met welke partijen ze praten? Zo wisselden we alle informatie uit en werd één lijn uitgezet. Het resultaat is een combinatieaanbesteding, waarbij we in het contract hebben weten te bedingen dat de leverancier mensen van de DCW als reguliere arbeidskracht aanneemt. We zijn best trots op dit resultaat, want we hebben èn bespaard, èn mensen aan het werk ge-kregen.’

Betekent deze manier van werken dat iedereen zich met de aanbeste-ding bemoeit en het bestek doorploegt en uitpluist? ‘Nee, dat gaat te ver. De details en de uitwerking is aan de professionals in de organisa-tie. Ik ga natuurlijk niet op Debbies stoel zitten’, zegt Van Hees. ‘Wel zie ik erop toe dat onze afspraken worden nagekomen en dat het proces op de goede manier verloopt. Mijn taak is knopen doorhakken, want er zijn nu eenmaal soms spanningen tussen de verschillende doelstellingen.’

Sluit Tukkers niet per ongeluk uitEen andere doelstelling van de gemeente is het lokale bedrijfsleven stimuleren, natuurlijk binnen de grenzen van de wet. Brands: ‘Inkoop-adviseurs en budgethouders doen nu veel meer voorwerk voordat een aanbesteding wordt besproken. Ze kijken breder dan alleen naar prijs en kwaliteit. Marktonderzoek, welke lokale partijen een rol kunnen spelen; dat alles brengen zij in kaart. Met die informatie kunnen de be-stuurders een goede beslissing nemen.’

‘Afzonderlijke partijen hebben ieder hun eigen belang’

‘èn bespaard, èn mensen aan het werk’

�

12MARIJKE VAN HEESWethouder

13

‘Inkoopadviseurs zijn nu veel zichtbaarder bij de managers van beleid en bestuur’

‘En’, vult Van Hees aan, ‘daarmee voorkomen we dat we onbedoeld lo-kale ondernemers uitsluiten bij een aanbesteding.’ Dat is ook de reden dat de gemeente sommige opdrachten niet bun-delt met andere gemeenten, want daardoor zouden ze te groot worden voor de vaak kleinere lokale bedrijven.Bij een marktverkenning hoort soms ook een bijeenkomst met onder-nemers, liefst op kleine schaal. Brands: ‘We proberen met bedrijven mee te denken door precies te vertellen aan welke eisen ze moeten vol-doen. In sommige gevallen kan een klein bedrijf niet in aanmerking ko-men voor een opdracht, maar als ze samenwerken met de concurrent wel. Wij willen goede ondernemers niet kwijt. We willen er het beste van maken, binnen de grenzen van rechtmatigheid.’

Gewicht in de schaal Van Hees merkt het effect van de Tenderboard in het College en in de gemeentelijke organisatie. ‘Natuurlijk legt de aanwezigheid van een wethouder in het overleg gewicht in de schaal. Zo werkt dat nu een-maal. In de organisatie geeft het een ‘sense of urgency’. Maar er is ook steeds meer politieke aandacht voor inkoop door de drie doelen die we hebben geformuleerd. Wij hebben prestatie-indicatoren geformuleerd waarmee we onszelf scherp houden en waarmee we kunnen zien of we onze beloftes aan de burger waarmaken.’

Brands: ‘Het helpt gewoon als je korte lijntjes hebt naar de mensen die erover gaan. Inkoopadviseurs zijn nu veel zichtbaarder bij de managers van beleid en bestuur. Ze krijgen meer begrip voor elkaars werk, met alle politieke gevoeligheden die erbij horen.’

AmbitieusBehalve de zeswekelijkse Tenderboard zet Enschede in op meer effici-ency in de inkoop. Vanaf 2011 gaat de organisatie over van een diensten- naar een programmastructuur. Dat zorgt ook voor een meer integrale aanpak van de inkoop. Verder investeert ze in automatisering van in-koopprocessen en in strategisch leveranciersmanagement. Kleinscha-lige ontmoetingen met lokale ondernemers zijn ook een speerpunt, net als betere informatieverstrekking. ‘We gaan bijvoorbeeld de aanbeste-dingskalender op ons ondernemersloket plaatsen, zodat ondernemers weten wat eraan komt. Ja, we willen veel en we zijn ambitieus’, besluit Brands, ‘het gaat niet om de inkoop alleen, maar om informatie en ken-nis te delen. Het resultaat komt de hele organisatie ten goede.’ l

PIANOo vindt dit een goede aanpak. Inkoop is één van de middelen waarmee (college)doelstellingen kunnen worden gerealiseerd. Onder-linge afstemming waarbij de wethouder of burgermeester direct be-trokken is - zoals bij het Tenderboard van Enschede - maakt dit middel veel effectiever.

Erwin van Gorkum, projectleider PIANOo

14

Forte zet bestekken in het zonnetje. Heeft u een bestek dat voor

veel meer overheidsinkopers interessant is? Meldt het de redactie.

De besproken bestekken zijn te vinden in de bestekkenbibliotheek

op www.pianoo.nl. Bovendien kunt u daar met uw opmerkingen

het bestek helpen nog beter te maken (zie bestekkenbibliotheek.

nl). Deze keer: een zeer innovatief bestek voor een serie gemalen

in de Delfl andse Polder van Berkel.

‘Win-win’ voor opdrachtgever én opdrachtnemer

15

‘Bij herhaling: onderhandelingsprocedure zonder publicatie vooraf ’

‘Na twee gemalen besloten te stoppen’

�

Het aanbesteden van tien gemalen is geen alledaagse klus. Zeker niet als ze er allemaal binnen drie jaar moeten staan en ook nog

eens volgens dezelfde nieuwe huisstijl. ‘Kunnen we een manier verzin-nen waarop we als opdrachtgever zo min mogelijk risico lopen en waarbij we door herhaling geld kunnen besparen?’, vroeg Robert Heida van HBC Projectmanagement zich af. Aan hem de taak de klus voor het Hoog-heemraadschap te klaren. Hij riep strategisch beleidsadviseur Pauline Bos, tevens jurist én lid van de PIANOo vakgroep Inkoopmanagement Publieke Sector, te hulp. Zij stuitte op artikel 31 lid 4 b BAO. ‘Het aanbe-

steden van gemalen doen we bij Delfl and wel vaker. Maar nooit zo veel tegelijk in één polder. Dat was voor ons echt nieuw. Eén enkel gemaal ligt onder de Europese grens, maar meerdere gemalen samen zitten daarboven. Bij de raming moesten we dus alle gemalen meenemen.’ Bij herhaling van soortgelijke werken, en daar gaat het hier dus over, be-staat binnen de Europese regelgeving de mogelijkheid om een onder-handelingsprocedure te star ten zonder voorafgaande publicatie. Zo lang bij het eerste werk deze optie in de aankondiging is vermeld en bij de raming alle werken zijn meegenomen. Van deze procedure kan maar drie jaar gebruik worden gemaakt na publicatie van het eerste werk.

Uitzonderingsartikel‘Ons plan was als volgt’, legt Heida uit. ‘Stel ik ga met een aannemer in zee en hij doet het goed, dan mag hij het volgende gemaal ook

bouwen. Doet ie het niet goed, dan stoppen we er mee zonder dat we een contractuele verplichting hebben. Dat is wel het meest in-novatieve aan deze aanbesteding.’ Ook Bos was direct enthousiast over het plan. ‘Het is een uitzonderingsartikel. Veel aanbestedende diensten slaan het over omdat ze denken dat het toch niet op hen van toepassing is. Toch kan deze methode veel diensten voordeel op-leveren. Het is vaak lastig een bouwteam aan te besteden. Op deze manier krijg je heel goed de kennis van de aannemer in een project. Omdat je tijdens het eerste project al hebt samengewerkt, ben je bij de tweede klus al aan elkaar gewend.’

De menskantIn de Polder van Berkel kwam het uiteindelijk tot de bouw van twee gemalen. Daarna ging het mis. ‘De reden hiervoor lag vooral op het personele vlak’, licht Heida toe. ‘De menskant zeg maar. De fi loso-fi e van dit project was: zorgen dat mensen aan de voorkant – dus de ontwerpers, aannemers en opdrachtgever – dezelfde personen zijn als aan het eind van het proces. Aan de aannemerszijde vond een wisseling plaats. De nieuwe projectleider viel terug op de tra-

ditionele manier van werken en begon weer te onderhandelen over de uitgangspunten. Dat was niet meer werkbaar. Als opdrachtgever hebben wij uiteindelijk besloten te stoppen. Gelukkig hadden we die mogelijkheid.’

16

17

‘Aan een raamovereenkomst zit je vast, wij zitten nergens aan vast’

Past performance‘Dat is het voordeel van deze contractvorm’, reageert Bos. ‘Bij een raamovereenkomst zit je aan elkaar vast. Natuurlijk is het jammer dat we niet verder konden, maar het feit dat we konden stoppen toont wel aan dat deze contractsvorm goed werkt. Ook voor de op-drachtnemer biedt het voordelen. Het geeft ons namelijk de moge-lijkheid om past performance toe te passen en in het verleden be-haalde resultaten te belonen. Die creëren we namelijk zelf.’ Ondanks

het feit dat het Hoogheemraadschap is gestopt met deze opdracht-nemer, is het heel goed denkbaar dat dezelfde methode bij de bouw van de laatste acht gemalen weer wordt ingezet. Bos: ‘Het ligt er aan binnen welk tijdsbestek de volgende gemalen worden gebouwd, want dat moet dan natuurlijk wel binnen drie jaar. Maar we staan er zeer positief tegenover.’ l

Wat houdt het bestek in?De bouw van een gemaal in de Meerpolder in Delfland, met de optie op het bouwen van nog tien gemalen.

Hoe is het bestek tot stand gekomen?Er is traditioneel gestart met een Europese aanbesteding volgens de niet-openbare procedure. Van de acht aannemers die zich had-den aangemeld mochten na selectie vijf inschrijven op het bestek. Hun eenheidsprijzen vormden de basis voor de komende gemalen. De selectie en de gunning verliepen naar wens. De onderhandeling voor het tweede gemaal werd al in gang gezet terwijl de bouw van de eerste nog liep.

Wat maakt dit bestek bijzonder?Dat gebruik is gemaakt van artikel 31 lid 4 BAO. Dit artikel biedt de mogelijkheid een onderhandelingsprocedure te starten zonder voor-afgaande publicatie, zo lang bij het eerste werk deze optie in de aan-kondiging is vermeld en bij de raming alle werken zijn meegenomen.

Wat vinden anderen van het bestek?De inschrijvers reageerden heel positief. Ze vinden het zeker voor herhaling vastbaar. Opdrachtgevers zijn ook enthousiast maar tege-lijkertijd verbaasd dat zoiets zo maar mag. Is dat wel eerlijk? Moet je dat niet uitleggen? Maar dat is dus niet zo. Wie voldoet aan artikel 31 lid 4 b BAO opereert volledig ‘legaal’.

18

Korte procedures, rechtstreeks contact met ZZP-ers, markt-

conforme tarieven en een hogere kwaliteit. Voor de provincie

Gelderland biedt Marktplaats een enorme meerwaarde voor de

aanbesteding van 2B-diensten.

Senior inkoper Peter van Kempen: ‘Meer waar voor je geld’

Provincie Gelderland stapt over op Marktplaats

19

‘We besparen 30 procent op inhuur 2B-diensten’

Toen de provincie Gelderland het afgelopen voorjaar de kans kreeg een aantal functies op de UWV Marktplaats uit te zetten,

bedacht senior inkoper Peter van Kempen zich geen moment. ‘Een geweldige kans om ervaring op te doen.’ Na een pilot van vier maan-den was het tijd om het geleerde in de eigen praktijk te brengen. ‘Sa-men met Stichting ‘WerkeninGelderland’ zijn wij toen de bestaande ‘Poolz-Marktplaatsversie’ gaan doorontwikkelen. Inmiddels is de provincie hoofdafnemer. De laatste tijd plaatsen ook steeds meer Gelderse gemeenten uitvragen op deze gezamenlijke Marktplaats.

Preffered supplier Marktplaats biedt volgens Van Kempen veel voordelen ten opzichte van het traditionele aanbesteden. Het wordt ingezet voor alle func-ties met een inspanningsverplichting. ‘Door het omzeilen van dure tussenpersonen besparen we gemiddeld 30 procent op de inhuur van 2B-diensten. Bovendien kunnen we zelf de beste partij selecteren.’ Daarnaast blijft de provincie gebruik maken van raamovereenkom-sten met uitzendbureaus. Van Kempen: ‘Die kunnen in de toekomst overigens ook als preferred supplier reageren voordat een aanvraag openbaar wordt gemaakt op Marktplaats. Functies die echt een bin-ding en kennis van de provinciale organisatie vergen, vervullen we niet via Marktplaats.’

RangordeHet werken met Marktplaats doet een groot beroep op de afdeling inkoop. ‘Aan de hand van binnengekomen offertes stellen wij na ran-king door het systeem een top vijf op voor de interne opdrachtgever’, legt Van Kempen uit. ‘Meestal gaat dat op basis van minimale kwali-teitscriteria en laagste prijs. Maar het systeem kan ook selecteren op hoogste kwaliteitscriteria of op EMVI. Op basis van de CV’s bepaalt de interne opdrachtgever wie wordt uitgenodigd. Als de keuze is ge-maakt, melden wij dat weer via het systeem aan de inschrijvers.’

EerlijkerDankzij Marktplaats duurt een aanbestedingstraject nog maar twee tot drie weken. ‘Veel sneller dan een ‘normale’ aanbesteding dus’, zegt Van Kempen. ‘Het is ook veel eerlijker en we bereiken een brede-re markt. Vooraf geven wij de kostenbandbreedte aan. De dienstver-leners kunnen gemakkelijker en sneller inschrijven. Doordat we direct met marktpartijen zaken doen, betalen we een marktconforme prijs. Zelfs de grote bureaus stellen nu hun tarieven bij. Uiteraard vraagt dat van inkopers meer uitzoekwerk en zicht op de markt.’ Begin okto-ber 2010 is Marktplaats in Gelderland gestart. Gemiddeld verschijnen er zo’n twee tot drie nieuwe functies per week waar telkens tussen de 20 en 120 ZZP-ers en MKB-ers op reageren. Van de tot nu toe dertien geplaatste provinciale vacatures zijn er tien vervuld. l

PIANOo handreiking MarktplaatsPIANOo gaf onlangs een handreiking Marktplaats uit. Meer weten? Kijk bij de nieuwsberichten op pagina 2. U kunt de publicatie bestellen via info@pianoo.nl

20

FOR

TE

Ben je een inkoper in hart en nieren?Inmiddels wel! Ik begon twintig jaar geleden als secretaresse bij deze gemeente. Toevallig kwam ik bij inkoop terecht. Daar was net iemand bezig met de aanbesteding van kantoorartikelen. Ik dacht, dat wil ik ook! Ik heb de NEVI-opleiding gedaan en houd me nu volop bezig met inkopen en aanbesteden.

En hoe bevalt dat?Ontzettend goed. Het leukst vind ik om creatief te zijn, zo goed moge-lijk de wensen te omschrijven zodat de organisatie het beste krijgt. En de diversiteit is aantrekkelijk; het is elke keer iets anders, van huishou-delijke hulp tot abri’s (bushaltes).

Daar valt dus geld mee te verdienen?Het was wel een ingewikkelde zaak. Het ging om alle buitenreclame, op abri’s, billboards, reclamemasten, maar ook op de borden die on-der lantaarnpalen hangen. Het ene bord valt onder Verkeer en Vervoer, de ander onder Beheer en Onderhoud of Vergunning en Handhaving. Per geval moet je bekijken wie bepaalt waar de borden komen en wat erin komt te hangen. Wie maakt het schoon en wat gebeurt er met het onderhoud? Het nieuwe abri-contract is duurzamer dan het oude. Na tien jaar kunnen we de abri’s overnemen; ze zijn van duurzaam (re-cyclebaar) materiaal. Verder wordt een aantal mensen van het UWV werkplein ingezet voor het onderhoud. En ja, het levert ook cash op: de leverancier zorgt dat er advertenties in de abri’s komen en van die opbrengst krijgen wij een percentage. Dat levert de gemeente extra in-komsten op. Mooi meegenomen dus.

Is dat iets voor elke gemeente?Wij zijn een grote gemeente met zo’n 26 dorpskernen en hebben Schip-hol binnen de grenzen. Daarmee zijn wij interessant voor adverteer-ders. De gemeente Aalsmeer is met ons meegelift. Daardoor profi teren zij ook van dit contract; dat hadden ze in hun eentje niet voor elkaar gekregen.

Hoe gebruik je het PIANOo-netwerk?Ik ga wel eens naar een bijeenkomst. Goed om te merken dat iedereen met dezelfde vragen zit. En je hoort nog eens slimme tips. Ik vind het leuk om met collega’s over het vak te praten.

Welk type inkoper ben je privé?Ik ga meestal voor kwaliteit. Ik denk van tevoren goed na over wat ik echt nodig heb. Dat is een direct gevolg van mijn werk. l

Wie inkoopt, geeft geld uit. Logisch. Maar Ina Franssen, inkoper bij de gemeente Haarlemmermeer, zorgt er met slimme inkoop van buitenreclame voor dat er geld de gemeentekas in stroomt.

Cashen voor de gemeentekas

Ina Franssen, inkoper gemeente Haarlemmermeer

pasp

oo

rt Naam: Ina Franssen

Leeftijd: 58

Functie: inkoperVorige functie: secretaresse en archiefmedewerkerBeïnvloedbaar inkoopbudget: 350 miljoen euro.

Aantal inkoopmedewerkers: 12

Trots op: meer zichtbaarheid van het Team Inkoop en Aanbestedingen wat heeft geleid tot een groter draagvlak binnen onze gemeente

Inspirerend: mijn collega’s, allen met verschillende expertiseRecente privéaankoop: een vliegreis met KLM naar Lissabon