Enquêtemodule

Landing Pages

Inschrijvingsmodule

Segmentatiemodule31 velden

Optionele modules

BeheerE-mailadressen

Dupliceren

Personaliseren

Selectief verzenden

ExportPDF - Excell

Bouncing

Export

Import

Archiefbeheer

3 templates

Uitgesteldverzenden

Automatischeuitschrijffunctie

Database6 velden

OntwerpenE-mailadressen

VerzendenE-mailcampagnes

Rapporten

CampagnesLink Tracking

Enquêtes

Wizard - Html EditorLink TrackingMediabeheer

Flexmail, snelle en doelgerichte e-mailcommunicatie!Flexmail is een krachtig en veilig online e-mailingplatform waarmee u moeiteloos zelf professionele e-mailcampagnes opmaakt en verstuurt naar uw relaties.

Flexmail staat voor een een snelle, efficiënte en doelgerichte communicatie die relaties met klanten, leveranciers, medewerkers, leden, enz... helpt uitbouwen en verbeteren.

Binnen Flexmail vinden we 4 belangrijke onderdelen terug, nl. het beheer van de e-mailadressen, het ontwerpen van de e-mailberichten, het versturen van de e-mailcampagnes en het analyseren en evalueren van deze campagnes.Elk onderdeel wordt gekenmerkt door een maximale gebruiksvriendelijkheid zonder hierdoor in te boeten aan flexibiliteit.

Flexmail brengt professionele e-mail communicatie binnen handbereik voor iedereen.

Surf naar www.flexmail.be en klik op “demo” voor een gratis proefabonnement.

Beheer e-mailadressenEen efficiënt en gestructureerd beheer van uw e-mailadressen is een voorwaarde voor een succesvolle e-mailcampagne. Flexmail maakt hiervoor gebruik van mailinglijsten die opgedeeld kunnen worden in categorieën.

Mailinglijsten zijn lijsten met e-mailadressen die u kan gebruiken voor het versturen van e-mail-campagnes. Binnen elke mailinglijst kan u onbeperkt e-mailadressen aanmaken of een lijst van e-mailadressen importeren.

Het beheer van uw e-mailadressen is in Flexmail uiterst eenvoudig en gebruiksvriendelijk. Diverse automatische controlefuncties houden een oogje in het zeil en zorgen ervoor dat de aanmaak van e-mailadressen en het importeren ervan vlekke-loos verloopt.

Vanuit een gestructureerd tekstbestand kan u grote lijsten van e-mailadressen makkelijk impor-teren in een mailinglijst.

Naast het e-mailadres kan u ook de naam, voornaam, firmanaam en het telefoonnummer van uw relatie alsook een vrij te gebruiken veld opslaan in de database. Dit vrij veld kan u gebrui-ken om gepersonaliseerde informatie in uw e-mailbericht op te nemen.

Met de nieuwe wet e-handel wordt opt-in voor reclame e-post van kracht. Binnen Flexmail kan u volledig automatisch en voor elke mailinglijst afzonderlijk, een opt-in e-mailbericht versturen naar alle leden van die mailinglijst. Zo kan u expliciete toestemming vragen om hen periodiek een e-mailbericht toe te sturen.

E-maiberichten aanmaken met de wizardDe meest eenvoudige manier om een e-mail-bericht aan te maken is met een template in de wizard.

Flexmail beschikt standaard over 3 basistem-plates die geschikt zijn voor de meest courante toepassingen. Hiernaast is het ook mogelijk om te werken met een template die volledig op maat werd ontwikkeld en die volledig gebaseerd is op uw eigen huisstijl.

Het werken met templates biedt vele voordelen. Zo kan u telkens opnieuw, door het invullen van een aantal vooraf gedefiniëerde velden, uw e-mailberichten in een handomdraai opstellen.De volledige opmaak is geautomatiseerd zodat u enkel de inhoud dient in te brengen. U hoeft zich verder geen zorgen te maken over de layout van het e-mailbericht.Een ander groot voordeel is dat uw e-mail-berichten herkenbaar worden bij uw relaties, gezien zij steeds een gelijkaardige lay-out zullen krijgen.

De gebruiksvriendelijkheid wordt nog verbeterd door de grafische voorstelling van de nieuwsbrief rechts op het scherm. Bovendien is het ook mogelijk om op elk ogenblik een voorbeeld van de nieuwsbrief op te vragen of een testcopy ervan naar uzelf door te mailen.

E-mailberichten aanmaken met de html-editorE-mailberichten opstellen met de html-editor biedt een grotere flexibiliteit. U vertrekt van een wit blad en u beschikt over een krachtige html-editor die u op een uiterst gebruiksvriendelijke manier vele mogelijkheden aanbiedt voor het opmaken van uw e-mailberichten.

Een html-editor is te vergelijken met de gekende tekstverwerkers en de klassieke menuknoppen zijn ook bij de editor terug te vinden. Via de editor kan u ook e-mailberichten importeren die opgemaakt zijn in andere applicaties dan Flexmail.

Ook in de html-editor is het mogelijk om te werken met vaste en steeds terugkerende onderdelen onder de vorm van templates. Zo kan een template op maat worden ontwikkeld met een vaste hoofding en vermelding van de contactgegevens in de gekende huisstijl, terwijl de rest van het bericht ingevuld kan worden met behulp van de editor.

Uitgebreide rapporteringFlexmail biedt u een breed gamma van rapporten en grafieken aan die u een overzicht geven van uw e-mailingcampagnes en die u bijstaan bij de analyse en de evaluatie ervan. U krijgt een overzicht van alle campagnes met voor elke campagne een detailfiche en een link-tracking-fiche.

De detailfiche geeft u informatie over het aantal e-mailberichten dat verstuurd en gelezen werd, en welke uitschrijvingen en bouncings er binnen deze campagne hebben plaatsgevonden.

Het link-trackingrapport geeft u een overzicht van alle linken, hoe vaak ze werden aangeklikt, door wie en wanneer.

Rapporten kunnen worden afgedrukt of geëxpor-teerd naar een PDF document.

Gepersonaliseerde e-mailberichtenU beschikt over 6 velden om uw e-mailberichten te personaliseren (e-mailadres, naam, voornaam, firmanaam, telefoon, vrij veld).Gepersonaliseerde e-mailberichten leveren betere resultaten op dan onpersoonlijke berichten door de grotere betrokkenheid van de lezers.Het vrij veld kan u gebruiken om bijvoorbeeld een persoonlijk paswoord of een persoonlijke code mee te sturen naar uw relaties.

Link trackingIndien uw e-mailbericht linken bevat naar andere websites is het interessant om te zien hoe vaak er op deze linken wordt geklikt. Link Tracking van Flexmail registreert elke klik die door uw relaties wordt uitgevoerd en houdt datum en uur van deze kliks bij. U kan zo het resultaat van uw e-mailcampagne precies meten en nagaan of u het gewenste doel heeft gerealiseerd.

Eigen mediabeheerEén van de grote voordelen van Flexmail is het online mediabeheer. U kan foto's en documenten opladen en deze koppelen aan uw e-mailberichten.

Het voordeel is dat de foto's en documenten niet samen met uw e-mailbericht worden verstuurd. Uw relatie ontvangt een e-mailbericht met daarin een link naar deze bestanden. U kan de foto's of documenten zelfs nog aanpassen nadat uw mailing werd ver-stuurd.

Multi-userFlexmail is ook als multi-user versie verkrijgbaar. Dit betekent dat meerdere gebruikers binnen één bedrijf samen kunnen werken in Flexmail. Dit kunnen bijvoorbeeld verschillende diensten zijn die elk hun eigen mediabestanden beheren en dus hun eigen mailinglijsten en e-mailberichten wensen te gebrui-ken.

Automatische uitschrijf- en update-functieBij het versturen van e-mailcampagnes is het wettelijk verplicht dat elke ontvanger de mogelijkheid heeft zich uit te schrijven uit de mailinglijst waarin hij is opgenomen.

Flexmail heeft deze functionaliteit volledig geautomatiseerd. Aan elk bericht dat vertrekt vanuit Flexmail wordt automatisch een uitschrijfmogelijk-heid toegevoegd. U hoeft daarvoor helemaal niets te ondernemen. Door op een daarvoor voorziene link te klikken zal de ontvanger zich kunnen uitschrijven uit de betreffende mailinglijst in Flexmail.

De updatefunctie laat de ontvanger toe zijn gegevens in uw mailinglijst bij te werken. Zo kan hij eventueel een ander e-mailadres inbrengen en er zo voor zorgen dat de e-mailberichten bij de juiste persoon binnen het bedrijf terecht komen.

Archiefbeheer e-mailberichtenBinnen Flexmail beschikt u over een archiefruimte die u toelaat e-mailberichten, die u (tijdelijk) niet meer gebruikt, in het archief onder te brengen. Dit maakt het beheer van uw berichten een stuk overzichtelijker. Op elk ogenblik kan u een e-mailbericht vanuit het archief terughalen en opnieuw gebruiken.

E-mailcampagne uitgesteld verzen-denFlexmail laat u toe om uw e-mailcampagne precies te lanceren wanneer u dat wenst. U verstuurt een campagne onmiddellijk of u kan een datum en uur inbrengen waarop de campagne automatisch gelanceerd zal worden.

Online help en opleidingFlexmail beschikt over een uitgebreide online help-functie die u op elk ogenblik kan raadplegen. Verder organiseert Infoweb op regelmatige basis groepsopleidingen om de beginnende gebruiker van Flexmail vertrouwd te maken met het pakket.

Online EnquêtemoduleMet de online enquêtemodule maakt u in een handomdraai een online enquête aan die u naar uw relaties kan verzenden. Deze kunnen dan rechtstreeks vanuit het e-mailbericht deelnemen aan de enquête. De antwoorden worden volledig automatisch opgeslagen in de database van Flexmail en verwerkt in overzichtelijke rapporten die u kan afdrukken of exporteren naar een PDF document.

Met de online enquêtemodule kan u onbeperkt vragen aanmaken en voor elke vraag een onbeperkt aantal antwoorden definiëren. Zowel vragen als antwoorden worden samen met de andere onderdelen automatisch verwerkt en grafisch professioneel voorgesteld in een e-mailbericht.

Van zodra uw relaties het e-mailbericht hebben ontvangen kunnen zij onmiddellijk deelnemen aan de enquête. De enquête is namelijk volledig geïntegreerd in het e-mailbericht.Zij kunnen vraag per vraag hun antwoord aanvinken en wanneer zij klaar zijn, door op de knop “Verzenden” te klikken in het e-mailbericht, hun antwoorden doorsturen naar Flexmail voor verwerking. Na verwerking zijn de gegevens onmiddellijk beschikbaar in de rapporten. Een enquête kan naar meerdere mailinglijsten worden verzonden. In dit geval kunnen rapporten per lijst worden opgevraagd, alsook een globaal rapport van de resultaten van alle mailinglijsten samen.

Alle enquêtes verlopen anoniem. De lijst van de deelnemers kan worden opgevraagd maar de resultaten worden niet per deelnemer opgeslagen.

U maakt online enquêtes in een handomdraai dankzij de wizardfunctie.Kostenbesparend want geen gedrukte formulieren die per post moeten worden verstuurd.Uw relaties kunnen onmiddellijk deelnemen aan de enquête vanuit het e-mailbericht.Lage drempel voor deelname aan de enquête (niets afdrukken of terugsturen).De resultaten zijn realtime en onmiddellijk beschikbaar.Rapporten zijn opvraagbaar per mailinglijst en per enquête.Online enquêtes zijn anoniem maar een deelnemerslijst is beschikbaar.Professionele grafische opbouw van het enquêteformulier.

Aanmaken van de enquête

Het enquêteformulier

Realtime rapport met enquêteresultaten

figuur2

Voordelen

Online Subscription Management - OSM

Voordelen

Online Subscription Management is een uiterst handige module voor iedereen die regelmatig uitnodigingen verstuurt met inschrijvingsformulieren.

Uw relaties ontvangen een e-mailbericht met daaraan gekoppeld een digitaal inschrij-vingsformulier. Door dit formulier in te vullen en terug te sturen schrijft hij of zij zich in voor het betreffende evenement. Flexmail gaat deze informatie opslaan en voor u twee lijsten bijhouden, nl. de lijst van degene die zich hebben ingeschreven en de lijst van diegene die zich nog niet hebben ingeschreven. Deze lijst is realtime en wordt automa-tisch en permanent bijgewerkt met alle nieuwe inschrijvingen. Dankzij het Online Subscription Management kan u één of meerdere vervolgcampag-nes lanceren naar één van deze beide lijsten.

Voorbeeld:Eén maand voor een groot evenement lanceert u een e-mailcampagne met een uitno-diging naar 1.000 contacten. Na twee weken hebben 450 contacten zich ingeschre-ven. U lanceert nu een vervolgcampagne naar de 550 contacten die zich nog niet hebben ingeschreven. Eén week voor het evenement hebben reeds 650 contacten zich ingeschreven en u lanceert nu een tweede vervolgcampagne met een laatste herinneringsmail naar de resterende 350 contacten. Enkele dagen voor het evene-ment hebben 750 contacten zich ingeschreven en naar deze lijst stuurt u nu een verwelkomingsmail.

Op deze wijze optimaliseert u uw inschrijvingsprocedure zonder arbeidsintensieve tussenkomsten. Het volledige beheer verloopt automatisch en levert een gigantische tijdsbesparing op. Op elk ogenblik kan u een nieuw e-mailbericht versturen naar één van beide lijsten.

Het OSM beschikt bovendien over een uiterst krachtige tool, nl. de Digital Form Processor (DFP). Dit is een eigen ontwikkeling van Flexmail waarmee u digitale formu-lieren kan aanmaken. U kan moeiteloos de meest complexe inschrijvingsformulieren opbouwen en deze vervolgens koppelen aan uw e-mailbericht.

Enorme tijdsbesparing door een volledig automatisch beheer.Optimalisatie van de inschrijvingsprocedure waardoor het aantal inschrijvingen verhoogt.U maakt zelf uw digitale formulieren m.b.v. onze Digital Form Processor.

Digital Form Processor

Inschrijvingsformulier

Beheer campagnes

Segmentatie

Voordelen

De segmentatiemodule van Flexmail is de ideale oplossing wanneer u werkt met complexe databases. Deze module biedt u meer dan 30 velden voor het beheer van uw relatie-database, gaande van de adresgegevens tot bedrijfsinformatie en financiële informatie van uw relatie.Bovendien kan u gebruik maken van 6 vrije velden om de database in Flexmail nog beter af te stemmen met uw bestaande database in een andere applicatie. Hierdoor wordt een periodieke synchronisatie met bestaande databases mogelijk, hetgeen een aanzienlijke besparing oplevert in het onderhoud van uw databases alsook in de samenstelling en de opbouw van uw mailinglijsten.

Telkens wanneer u een e-mailcampagne verstuurt kan u de globale mailinglijst segmenteren door het definiëren van een aantal criteria. Bijvoorbeeld: u wil een campagne lanceren naar alle Belgische bedrijven met meer dan 5 medewerkers en een omzet groter dan 200.000 euro en kleiner dan 1.000.000 euro.Op deze wijze bekomt u telkens een (tijdelijke) mailinglijst op maat voor uw campagne, die exact die doelgroep bevat die u wenst te bereiken.

Zo is de segmentatiemodule bijzonder handig in een multi-user omgeving. Binnen meerdere diensten, die Flexmail gebruiken, kan elke gebruiker zijn specifieke doelgroepen segmenteren uit de globale database.

Een bijkomend pluspunt is dat al deze velden tevens gebruikt kunnen worden bij het personaliseren van uw e-mailberichten.

U kan uw doelgroepen veel nauwkeuriger aanspreken.Alle e-mailadressen komen slechts 1 maal voor in de gehele database.Beperkt database onderhoud.Dagelijkse synchronisatie met een andere applicatie is mogelijk.Zoekveld laat u toe om eigen zoektermen te gebruiken bij de segmentatie.6 vrije velden beschikbaar om de database beter af te stemmen met uw eigen applicatie.U beschikt over 16 velden om uw e-mailberichten te personaliseren.Kostenbesparend gezien enkel naar de exacte doelgroep wordt gemaild.

Database 31 velden

Segmentatie

Segmentatierapport

Landing Pages

Voordelen

Landing pages zijn webpagina’s waarop men terecht komt via een link in een e-mail-bericht. Zo worden landing pages vaak gebruikt om meer informatie te geven over een product of een dienst onder de vorm van productfiches.

De Landing Pages module laat u toe dergelijke webpagina’s aan te maken binnen Flexmail. Vervolgens kan u dan vanuit uw e-mailberichten linken leggen naar deze landing pages.

Voor de opmaak van landing pages beschikt u over een uitgebreide html-editor. Zo kan u op een gebruiksvriendelijke manier professionele webpagina’s aanmaken. De html-editor is te vergelijken met klassieke tekstverwerkers en dezelfde functionaliteiten zijn hierin dan ook terug te vinden. U beschikt ook over een mediabibliotheek waar u foto’s en bestanden kan beheren.Dankzij de integratie van de landing pages in Flexmail worden deze onmiddellijk gehost op de servers van Flexmail. U heeft dus geen aparte hosting nodig voor deze webpagina’s.

De Link Tracking van Flexmail gaat bovendien alle kliks op de linken naar de landing pages registreren. Zo weet u precies wat de impact van de e-mailcampagne is geweest. U weet hoe vaak er op elke link werd geklikt, door wie en wanneer.

Korte overzichtelijke e-mailberichten, enkel de belangrijkste informatie.Alle detailinformatie wordt opgenomen in de landing pages.Link Tracking meet de resultaten van uw campagne.Integratie in Flexmail.Gebruiksvriendelijke html-editor.Hosting van de webpagina’s door Flexmail.

Html-editor

Landing pages in de wizard

Landing pages in de html-editor

Flexmail for AgenciesFlexmail for Agencies is een versie van Flexmail op maat ontwikkeld voor en samen met de agentschappen. (reclameagentschappen, organisatoren van evenementen, …)Agentschappen kunnen zelf hun klantenaccounts aanmaken en beheren met Flexmail.

De formule is zo opgesteld dat de initiële investering voor het agentschap tot een minimum wordt beperkt en dat enkel het effectieve gebruik per account achteraf maan-delijks wordt gefactureerd.Er zijn dus geen periodieke abonnementskosten of andere vaste kosten.

Beheer uw account

Verstuur mailings via een klantenaccount

Landing pages in de wizard

Overzicht facturatie

De belangrijkste kenmerken van Flexmail for Agencieszijn:

Gebruiksvriendelijke beheersmodule om zelf nieuwe accounts aan te makenRechten toekennen aan elke individuele account (adressen, berichten, rapporten)Elke account kan zelf haar statistieken raadplegenDe agent activeert enkel hetgeen hij nodig heeft voor zijn klantOverzicht van openstaande geactiveerde modules.Gecentraliseerd e-mailcreditsbeheerEenvoudige afrekening van verbruik per accountOverzicht van alle transactiesFlexmail gepersonaliseerd met uw logoLogo van Flexmail kan uit e-mailbericht worden verwijderdE-mailcredits d.m.v. pakketten of eigen server oplossing

Barcodes in FlexmailFlexmail heeft nu haar paradepaardje, nl. het inschrijvingsbeheer, uitgebreid met de mogelijkheid om gebruik te maken van barcodes in een dynamisch op te stellen inschrijvingsbevestiging. Dit document wordt automatsich per e-mail naar de inschrij-ver gestuurd en kan dan worden afgedrukt en meegebracht naar het event waar het aan de inkom simpelweg wordt ingescand. Einde dus van de lange rijen wachtenden bij de toegang van uw event.

Met het inschrijvingsbeheer van Flexmail bespaart u tijd en geld. Inschrijvingen komen automatisch terecht in de database van Flexmail. U kan vervolgens vervolg-mailings gaan uitsturen naar de lijst van diegene die zijn ingeschreven of naar de lijst van diegene die nog niet zijn ingeschreven, zonder dat u deze lijsten manueel dient te beheren.Een logisch vervolg hierop zijn de barcodes.

Om gebruik te maken van de barcodes kan u in uw e-mailadressenlijst een letter- en/of cijfercode toevoegen (bvb. de klassieke EAN-13 met 13 cijfers) in een speciaal daarvoor voorzien veld. Het zal deze code zijn die straks zal worden gebruikt om de barcode van de inschrijver samen te stellen. Deze code vormt ook meteen de link naar uw eigen applicatie met de barcode lezer.Flexmail voorziet 16 verschillende barcode types: UPC-E, UPC-A, UPC Extention 5, UPC Extention 2, Standard 2 of 5, PostNet, MSI Plessey, ISBN, Interleaved 2 of 5, EAN-8, EAN-13, Code93, Code39, Code128, Code11, Codabar.

Nadat de gebruiker zich heeft ingeschreven verschijnt op het scherm de inschrij-vingsbevestiging (zie afbeelding) en wordt hij uitgenodigd deze af te drukken.Daarnaast wordt dit document naar de inschrijver per mail toegestuurd.

Deze inschrijvingsbevestiging kan in Flexmail volledig dynamisch worden aange-maakt en aangevuld met foto’s, plannetjes, programma’s, ens. van het betreffende event.Zo beschikt de inschrijver over een stijlvol document dat hij meebrengt naar uw event waarop u tevens uw sponsors nog eens extra onder de aandacht kan brengen.Aan de ingang wordt nog enkel de barcode ingescand zodat er geen tijd dient verloren te gaan met tijdrovende inschrijvingen.

Voor meer informatie of voor een demonstratie van het inschrijvingsbeheer met barcodes kan u ons steeds contacteren.

Uw CRM koppelen aan Flexmail

Voordelen

Indien u reeds beschikt over een centrale database van uw relaties die dagelijks bijgewerkt wordt, kan het wenselijk zijn om de database van Flexmail hieraan te koppelen en beide databases synchroon te laten lopen. We denken hierbij aan een CRM-applicatie (Client Relation Management) of een CMS (Content Management System) of eender welke andere database. Of misschien wenst u de segmentatie van uw relaties in uw CRM-applicatie uit te voeren en deze vervolgens automatisch als nieuwe mailinglijst door te sturen naar Flexmail? Of u wenst uw mailinglijsten aan te maken en te beheren vanuit uw CRM-applicatie en deze vervolgens te synchroniseren met Flexmail? Flexmail beschikt hiervoor over een SOAP webservices Developer API (Application Programming Interface) die het u erg makkelijk maakt om deze koppelingen volledig te automatiseren. Door gebruik te maken van ons WSDL-bestand (Web Services Description Language) realiseert u deze koppeling moeiteloos in een handomdraai. Onze specialisten kunnen u bijstaan bij de implementatie van deze koppelingen. Wij bespreken en analyseren samen met u uw wensen en op basis daarvan adviseren wij u bij het bepalen van de juiste wijze om te synchroniseren. De Flexmail Developer API is ook volledig gedocumenteerd inclusief voorbeelden zodat uw eigen ICT afdeling ook volledig zelfstandig deze koppeling kan integreren in uw applicaties. Voor meer informatie over de Flexmail Developer API neemt u best contact met onze Helpdesk via helpdesk@flexmail.be..

Volledige koppeling met uw CRM/CMS pakket Realtime en periodieke synchronistaie mogelijk Beheer van uw mailinglijsten en e-mailadressen vanuit uw CRM/CMS Uitschrijvingen en bounces zijn opvraagbaar vanuit CRM/CMS Updates klantenprofielen zijn opvraagbaar vanuit CRM/CMS

Nieuwe mailinglijst aanmakenMailinglijsten opvragenMailinglijsten verwijderenNieuw e-mailadres toevoegenE-mailadres wijzigenE-mailadres verwijderen

Opvragen uitschrijvingenOpvragen bounces

Opvragen profielwijzigingen

Flexmail developer API

CRM - CMS - DATABASE

FLEXMAIL

Flexmail is een product vanINFOWEB bvba

---

Vossebergstraat 24Tel. +32 (0)11 744 955

www.infoweb.be

3590 DiepenbeekFax +32 (0)11 744 956info@infoweb.be